Verksamhetsplan 2016

Transkript

1 1 (18) Verksamhetsplan 2016 R2A Box 170, Sundsvall Besöksadress: Södra Tjärngatan 2 Telefon: Fax: hovratten.nedrenorrland@dom.se Expeditionstid: Måndag-fredag

2 VERKSAMHETSPLAN 2 (18) 2 (18) 1 Inledning 1.1 Presidentens kommentar 2015 har för hovrätten varit ett år med mycket arbete och med ett gott resultat. I redovisningen avseende 2015 nedan, har vi utökat informationen med bl.a. åldersstrukturen av målen i balans, andelen beviljade prövningstillstånd (PT), omloppstiden för beslut om PT, omloppstiden för mål där PT beviljats samt hovrättens ändringsfrekvens. Nedan framgår att antalet inkomna mål(-48) och antalet avgjorda mål(-67) har minskat något, men även att vi har avgjort fler (+27) brottmål och detta trots att brottmålen detta år medfört att domarna i genomsnitt suttit ca en vecka mer i huvudförhandlingar jämfört med de senaste åren. En förklaring till huvudförhandlingstiderna ökat kan vara att vår hovrätt jämfört med andra hovrätter procentuellt har fler häktade mål och därigenom fler huvudförhandlingar. Även om antalet balanserade mål totalt sett ökat under året (+50) så är det värt att notera att det i huvudsak är Ö-målen som ökat i balans (+90) medan balansen av de mer arbetstyngda brottmålen minskat (-46). Av åldersstrukturen framgår att hovrätten har väldigt få gamla mål i balans. Det framgår vidare att omloppstiderna för tvistemål minskat, omloppstiden för PT i tvistemål uppgår till 2,2 månader och omloppstiden för de tvistemål där PT beviljas uppgår till 13,5 månader. Enligt de nya verksamhetsmål som regeringen bestämt för 2016 ska omloppstiden vara 2 månader för beslut om PT och omloppstiden för de tvistemål där PT beviljats ska omloppstiden vara 10 månader, vilket även är hovrättens målsättning. Hovrättens ändringsfrekvens beträffande brottmål är 46 %. Detta kan tyckas vara ett högt tal. Om man beaktar att det endast är ca 10 % av tingsrätternas domar som överklagas så blir den totala ändringsfrekvensen ca 4 %. Därtill kommer att ändringsfrekvensen mäts matematiskt och avser alla ändringar, stora som små. Under 2015 har moderna och väl fungerande videoanläggningar monterats in i alla våra salar, vilket underlättat för åklagare, ombud och parter att delta i fler förhandlingar. Min bedömning är att videonärvaro kommer att öka i framtiden och att detta i sin tur kommer att ha stor betydelse för omloppstiderna. Utifrån de förhållanden som redovisats ovan anser jag att hovrätten och dess personal kan vara stolta över utfallet 2015, vilket inkluderar de pensionärer som ställt upp för hovrätten för att få verksamheten att fungera full ut. Under 2016 kommer undertecknad att gå i pension och en ny president kommer att utses. Min bedömning är att hovrätten under 2016 kommer att sköta sitt uppdrag på minst lika bra sätt som under de senaste åren.

3 VERKSAMHETSPLAN 3 (18) 3 (18) 1.2 Verksamhetsplanering Denna verksamhetsplan är ett sammanhållet och övergripande styrdokument som tar sin utgångspunkt i regeringens intentioner och den bedrivna verksamheten, vilket kommer till uttryck i regleringsbrevet. Verksamhetsplanen omfattar ett budgetår och ska kontinuerligt följas upp i samverkan mellan ledning och medarbetare. Syftet med uppföljningen är att ständigt skapa utrymme till förbättring. Verksamhetsplaneringen sker genom arbete i ledningsgrupp, samverkansgrupp, den dömande avdelningen och den administrativa enheten. Målet är att skapa en plan där alla anställda i hovrätten är delaktiga och där de gemensamma målen för verksamhetsåret bestäms. 1.3 Uppdraget Hovrätten för Nedre Norrland ska handlägga mål och remisser samt utbilda fiskaler och tf. assessorer inom ramen för den fyraåriga domarutbildningen till domare. I uppdraget ingår även att på ett serviceinriktat sätt ge allmänheten upplysningar som rör hovrättens verksamhet. Verksamheten ska bedrivas på ett effektivt och rättssäkert sätt med hög kvalitet och genom att hushålla väl med statens medel. 1.4 Organisation President Ledningsgrupp Adm. enhet Samverkansgrupp Dömande avdelning Hovrätten för Nedre Norrlands domkrets är Gävleborgs, Västernorrlands och Jämtlands län. Hovrätten handlägger mål och ärenden som överklagats från Gävles, Hudiksvalls, Sundsvalls, Ångermanlands och Östersunds tingsrätter. Hovrätten är sedan den 1 januari 2014 organiserad i en dömande avdelning och en administrativ enhet. Det totala antalet anställda beräknas för år 2016 uppgå till cirka 40 personer.

4 VERKSAMHETSPLAN 4 (18) 4 (18) På den dömande avdelningen arbetar hovrättspresidenten, hovrättslagmannen, hovrättsråd som tillika är vice ordförande, övriga hovrättsråd, tf. assessorer, fiskaler, beredningsjurist samt registrator och domstolshandläggare. Det förekommer inte någon uttalad specialisering mellan domarna utan samtliga måltyper lottas på alla domare. Beredningen av målen har i stor utsträckning delegerats till fiskaler/beredningsjurist och domstolshandläggare. Sedan februari 2008 är hovrätten samlokaliserad med Kammarrätten i Sundsvall och har en med kammarrätten gemensam administrativ enhet. All personal på den administrativa enheten arbetar för båda domstolarna. Bibliotekarien stödjer även Sundsvalls tingsrätt med visst biblioteksarbete. Hovrätten har också ett samarbete med Sundsvalls tingsrätt beträffande lokalbyten, IT och säkerhet. Hovrättens telefonväxel betjänar förutom hovrätten, Förvaltningsrätten i Härnösand, Förvaltningsrätten i Luleå, Förvaltningsrätten i Umeå, Haparanda tingsrätt, Hovrätten för Övre Norrland, Hyres- och arrendenämnden i Sundsvall, Kammarrätten i Sundsvall, Mora Tingsrätt, Rättshjälpsmyndigheten, Sundsvalls tingsrätt, Umeå tingsrätt, Ångermanlands tingsrätt, Östersunds tingsrätt och Luleå tingsrätt. Administrativa enheten består av administrativ direktör, bibliotekarie/arkivarie, administratörer, ekonom, expeditionsvakter, IT-handläggare och telefonister. Den administrativa direktören och ekonomen är anställda till 50 % vid hovrätten och till 50 % vid Kammarrätten i Sundsvall. En administratör, och en expeditionsvakt är anställd vid kammarrätten och övriga inom administrationen är anställda vid hovrätten. Den administrativa personalen arbetar åt båda domstolarna. Oavsett var man är anställd delas kostnaderna för administrationen mellan hovrätten och kammarrätten. Hovrättens arbetsordning finns tillgänglig på domstolens intranät. Hovrätten är administrativ värdmyndighet för Rättshjälpsnämnden. Nämndens ärenden bereds och föredras av hovrättens personal. Nämndens budget ingår i hovrättens totala budget. Anslaget för nämnden uppgår 2016 till tkr. 1.5 Ledning och organisation Hovrättspresidenten är chef för hovrätten. Vid den dömande avdelningen är hovrättslagmannen ansvarig chef. Därutöver finns två vice ordförande. I hovrätten finns en ledningsgrupp som är rådgivande inför hovrättspresidentens eller kollegiets beslut. I ledningsgruppen ingår presidenten, den administrativa direktören, lagmannen och de vice ordförandena. Det finns även en samverkansgrupp bestående av företrädare för fackföreningarna och olika personalkategorier. Hovrätten har ingått ett samverkansavtal med de berörda fackliga organisationerna varigenom skyldigheter m.m. såväl enligt lagen om medbestämmande som enligt arbetsmiljölagen som huvudregel ska handläggas i samverkansgruppen. Samverkan sker i ledningsgruppen och samverkansgruppen samt genom arbetsplatsträffar, personalgruppsmöten och individuella medarbetarsamtal. Utöver sam-

5 VERKSAMHETSPLAN 5 (18) 5 (18) verkansmötena håller avdelningen och administrationen möten med respektive personal där löpande information ges och arbetet planeras. 2 Uppföljning och analys av föregående års resultat 2.1 Verksamhetsmålen För 2015 uppnåddes följande resultat. Omloppstid (månader) (Hovrättens egna mål för 2015 anges inom parentes.) Regeringens mål för 75 percentilen Median 75 percentilen Antal inkomna mål Antal avgjorda mål Brottmål exkl. förtursmål 5,0 5,2 (4,0) 7,7 (5,0) 392 (420) 436 (420) Tvistemål exkl. familjemål - - 2,3 (2,0) 8,0 (6,0) 100 (110) 101 (110) Familjemål - - 1,3 (2,0) 2,4 (3,0) 67 (60) 60 (60) Tvistemål totalt 5,0 1,7 (2,0) 5,4 (5,0) 167 (170) 161(170) Totalt brottmål exkl. förtursmål och tvistemål 559 (590) 597 (590) Hovrätten uppfyller inte de två verksamhetsmål som Regeringen uppsatt men tre av de verksamhetsmål avseende omloppstider som hovrätten själv satt upp. Antalet avgjorda brottmål blev något högre än beräknat. Antalet avgjorda familjemål blev som beräknat medan antalet övriga tvistemål som avgjorts är något färre än beräknat. Sammanlagt avgjorde hovrätten under 2015 fler mål än som kom in och fler mål än beräknat.

6 VERKSAMHETSPLAN 6 (18) 6 (18) 2.2 Målsättning och utfall av antalet inkomna och avgjorda mål samt balanser under 2015 mm Utfall 2015 (målsättning 2015 inom parentes) Brottmål Inkl förtursmål Tvistemål Övriga mål Summa Ingående balans 212 (212) 56 (56) 76 (76) 344 (344) Inkomna mål 551 (570) 167 (170) 727 (760) 1445 (1500) Avgjorda mål 597 (570) 161 (170) 657 (780) 1415 (1520) Utgående balans (212) 62 (56) 146 (56) 374 (324) Förändrad balans Balanserna av brottmål minskade väsentligt medan balanserna av Ö-mål ökade motsvarande. Det senare torde främst bero på att hovrätten under hösten hade många brottmål som prioriterades och att vi tillfälligtvis under sommarhalvåret var underbemannade av fiskaler, vilka föredrar Ö-målen.

7 VERKSAMHETSPLAN 7 (18) 7 (18) 2.3 Åldersstruktur Åldersstruktur balanserade mål Målkategori 0-6 månader 6-12 månader månader >18 månader Summa Brottmål Tvistemål Övriga mål Summa Av de balanserade målen är 28 % äldre än 6 månader och 4 % äldre än ett år, vilket är en mycket bra åldersstruktur. 2.4 Optimal balans Optimal balans och överbalans avseende brottmål och tvistemål Optimal balans Överbalans varav brottmål varav tvistemål Överbalansen är liten och har förbättrats jämfört med de två senaste åren.

8 VERKSAMHETSPLAN 8 (18) 8 (18) 2.5 Förhandlingstid mm Förhandlingstid i avgjorda brottmål Antal förhandlingstimmar Antal avgjorda brottmål med förhandling Genomsnittlig förhandlingstid i timmar 3,73 3,65 3,74 Avgjorda brottmål Antal avgjorda brottmål Antal avgjorda brottmål med förhandling Andel avgjorda brottmål med förhandling 70 % 68 % 79 % Resurser och förhandlingstid Antal årsarbetskrafter dömande personal *) 15,7 14,5 16,9 Antal avgjorda brottmål per åak dömande personal**) Antal avgjorda brottmål med förhandling per åak dömande personal**) Antal förhandlingstimmar i b-mål per åak dömande personal**) *)Ordinarie och icke ordinarie domare inklusive pensionerade domare och exklusive fiskaler. **)Räknat på att rätten består av tre ledamöter Den genomsnittliga förhandlingstiden per brottmål under åren har i stort sett varit konstant. Antalet brottmål med huvudförhandling och antalet brottmål per årsarbetande domare har ökat, vilket medfört att den sammanlagda förhandlingstiden under 2015 ökat med ca 400 timmar, eller med ca en vecka per årsarbetande domare. 2.6 Prövningstillstånd Brottmål - Antal mål och omloppstid fram till pt-beslut Antal mål med pt beviljat Andel mål med pt beviljat 34 % 39 % 45 % Antal mål med pt vägrat Andel mål med pt vägrat 66 % 61 % 55 % Genomsnittlig omloppstid, inkom till pt beslut 2,2 1,9 2,1 Median omloppstid, inkom till pt beslut 1,6 1,0 1,4 75 percentilen omloppstid, inkom till pt beslut 3,1 2,5 2,9

9 VERKSAMHETSPLAN 9 (18) 9 (18) Tvistemål - Antal mål och omloppstid fram till pt-beslut Antal mål med pt beviljat Andel mål med pt beviljat 36 % 32 % 35 % Antal mål med pt vägrat Andel mål med pt vägrat 64 % 68 % 65 % Genomsnittlig omloppstid, inkom till pt beslut 3,6 2,3 2,3 Median omloppstid, inkom till pt beslut 2,8 1,5 1,3 75 percentilen omloppstid, inkom till pt beslut 5,4 3,4 2,7 Övriga mål - Antal mål och omloppstid fram till pt-beslut Antal mål med pt beviljat Andel mål med pt beviljat 20 % 18 % 24 % Antal mål med pt vägrat Andel mål med pt vägrat 80 % 82 % 76 % Genomsnittlig omloppstid, inkom till pt beslut 1,7 1,2 1,6 Median omloppstid, inkom till pt beslut 0,8 0,7 1,0 75 percentilen omloppstid, inkom till pt beslut 1,7 1,4 2,3 Tvistemål omloppstider inkom fram till slutligt avgörande (tabell e) Antal mål med pt beviljat som avgjorts under perioden Genomsnittlig omloppstid fram till avgörande 8,8 11,4 9,5 Median omloppstid, inkom till avgörande 7,8 10,3 8,9 75 percentilen omloppstid, inkom till avgörande 12,8 15,4 13,5 Antalet brottmål där PT beviljats har ökat. Omloppstiden för PT har förbättrats väsentligt i tvistemål och försämrats avseende Ö-mål. Omloppstiden avseende tvistemål där PT beviljats fram till avgörande har förbättrats men är alltjämt för lång. 2.7 Ändringsfrekvens Ändringsfrekvens Ändringsfrekvens brottmål Antal avgjorda mål Antal mål med ändrad utgång Andel ändrade i procent 41 % 40 % 46 % Antal mål med fastställd utgång Andel fastställda i procent 59 % 60 % 54 %

10 VERKSAMHETSPLAN 10 (18) 10 (18) Ändringsfrekvens tvistemål Antal avgjorda mål Antal mål med ändrad utgång Andel ändrade i procent 21 % 20 % 19 % Antal mål med fastställd utgång Andel fastställda i procent 79 % 80 % 81 % Ändringsfrekvens övriga mål Antal avgjorda mål Antal mål med ändrad utgång Andel ändrade i procent 15 % 14 % 18 % Antal mål med fastställd utgång Andel fastställda i procent 85 % 86 % 82 % Ändringsfrekvens tvistemål där PT beviljats (tabell 6 d) Antal slutligt avgjorda mål som beviljats pt - Varav avskrivna mål - Varav återförvisat - Varav förfallet - Varav avvisat - Varav lämnat utan bifall - Varav PT meddelat och ändrat - Varav ändrat - Varav fastställt Ändrat % 61 % Ändrat % 49 % Antal mål som ej beviljats PT Antal mål som ej omfattas av PT Ändrat % 48 % 2.8 Budgetutfall Utfallet för 2015 blev ett överskott på 50 tkr Vid årets början bedömde vi att överskottet skulle bli 250 tkr. Differensen beror till stor del på en ökad semesterlöneskuld. 3 Planeringsförutsättningar 3.1 Riskanalys Hovrättens samverkansgrupp genomförde en riskanalys i juni som föredrogs för ledningsgruppen. Totalt identifierades fjorton risker inom områdena målutveckling, säkerhet, IT och teknik samt kompetensförsörjning. Högsta totala riskvärdet uppgick till sex poäng av sexton möjliga. Fyra risker har rapporterats till Domstolsverket inom området IT och teknik där hovrätten inte anser sig kunna påverka

11 VERKSAMHETSPLAN 11 (18) 11 (18) riskerna på egen hand. Inom området säkerhet har en rad utbildningar och övningar genomförts och det är en satsning som även kommer att pågå under Vad gäller målutvecklingen så har hovrätten identifierat att antalet mål med lång förhandlingstid har ökat de senaste åren. En annan risk som identifierats är att hovrätten har en relativt sett hög andel förtursmål, särskilt häktade mål, som påverkar omloppstiderna för övriga mål. Utifrån målutvecklingen ställs större krav på en väl fungerande kompetensförsörjningsprocess, t.ex. att personalomsättning och kompetensöverföring kan hanteras på ett bra sätt. Genom kontinuerlig dialog med medarbetarna är målet att identifiera eventuella avgångar i god tid så att ersättningsrekrytering kan genomföras så snabbt som möjligt och att det skapas utrymme för kompetensöverföring. Hovrätten har också säkerställt att en grupp av pensionerade domare finns tillgängliga och som anlitas för att avarbeta mål vid arbetstoppar. Sammantaget bedöms medvetenheten om riskerna vara god och åtgärder vidtas löpande för att minimera nuvarande risker. 3.2 Omvärldsanalys Hovrätten bedömer att antalet inkomna mål under 2016 kommer att motsvara antalet som inkom Vi bedömer även att vi kommer att ha full bemanning och tillräcklig kompetens för verksamheten. 3.3 Rekrytering och kompetensförsörjning Hovrätten har hittills haft kvalificerade sökande till lediga tjänster inom alla personalkategorier även om det ibland vore önskvärt med ett större urval. Från och med december 2014 har hovrätten varit fullt bemannad. Några förändringar på arbetsmarknaden som på något väsentligt sätt skulle kunna påverka hovrättens möjligheter att rekrytera och behålla kvalificerad personal kan inte förutses. Under första halvåret 2016 kommer det att vara färre tf. assessorer i tjänst i hovrätten. Hovrätten har därför för avsikt att under 2016 anställa en extern adjunkt. Detta kommer med en god planering bidra till möjligheten att klara den löpande verksamheten och verksamhetsmålen. Hovrätten planerar att under 2016 anställa fyra fiskaler. Under 2016 kommer hovrättspresidenten att gå i pension och ny president utses.

12 VERKSAMHETSPLAN 12 (18) 12 (18) 3.4 Budget 2016 Hovrättens budgetram för 2016 är på totalt tkr. Här ingår även ett överföringsbelopp på 50 tkr från föregående års budgetöverskott och ett extra anslag på 450 tkr för att anställa en extern adjunkt. Budget 2016 (all belopp i tkr.) Budgetram (årets anslag) Budgetram Rättshjälpsnämnden Överföringsbelopp från föregående år 50 TOTALT ATT DISPONERA Intäkter av sålda tjänster mm TOTAL INTÄKT Lönekostnader Övriga kostnader TOTAL KOSTNAD ÅRETS RESULTAT 546 Maximalt att överföra till Hovrätten kommer under hösten 2016 anställa ytterligare en domstolshandläggare att ersätta en domstolshandläggare som går i pension vid årsskiftet. Hovrätten kommer i samband med detta att erhålla medel för kompetensöverföring. 4 Hovrättens egna mål och aktiviteter 4.1 Kvalitet och effektivitet i dömandet Den dömande verksamheten bedrivs utifrån parternas, ombudens och allmänhetens krav på en enhetlig rättstillämpning där mål och ärenden på ett rättssäkert sätt avgörs snabbt och med hög kvalitet. Utifrån Domstolsverkets strategiska inriktning ska Sveriges Domstolars dömande verksamhet bedrivas professionellt. Mål och ärenden avgörs snabbt, med bibehållen hög kvalitet, och det finns få mål i balans. Verksamheten har ett högt förtroende hos allmänheten Verksamhetsmål som rapporteras till Domstolsverket Verksamhetsmålen för den dömande verksamheten enligt regleringsbrevet för 2016 är att 75 % av brottmålen (exklusive förtursmål) inte ska ta längre tid att avgöra än fem månader. För tvistemålen gäller nya verksamhetsmål f o m 2016 innebärande att beslut om PT i 75 % av målen ska fattas inom två månader och att 75 % av de mål där PT beviljats ska vara avgjorda inom tio månader. Utöver regeringens mål har hovrätten även bestämt vissa egna mål. Hovrätten bedömer att inkommande brottmål och tvistemål under 2016 kommer att motsvara antalet mål som inkom 2015.

13 VERKSAMHETSPLAN 13 (18) 13 (18) Hovrättens mål för 2016, i enlighet med den mallstruktur som Domstolsverket fastställt, är följande: (Hovrättens måluppfyllelse 2015 anges inom parantes) Regeringens mål Omloppstid (månader) PT 75 percentilen (ej mätt 2015) 75 percentilen. T-mål = PT beviljat Prognos antal inkomna mål Prognos antal avgjorda mål Brottmål exkl. förtursmål 5,0-5,0 (6,7) 400 (392) 400 (436) Tvistemål exkl. familjemål 2,0 (3,1) 10,0 (14,4) 100 (100) 110 (100) Familjemål 2,0 (?) 10,0 (?) 70 (67) 60 (60) Tvistemål totalt 2,0/10,0 2,0 (?) 10,0 (?) 170 (167) 170 (161) Totalt, brottmål exkl. förtursmål och tvistemål 570 (559) 570 (597) Domstolens egen målsättning för balanser (2015 års värden inom parentes) Brottmål Inkl. förtursmål Tvistemål Övriga mål Summa Ingående balans 166 (212) 62 (56) 146 (76) 374 (344) Prognos inkomna mål 550 (551) 170 (167) 700 (727) 1420 (1445) Prognos avgjorda mål 570 (597) 170 (161) 760 (657) 1500 (1415) Prognos utgående balans (166) 62 (62) 86 (146) 294 (374) Aktiviteter - Omarbeta och förbättra den s.k. HF lappen - Det under år 2014 införda systemet med fasta föredragningstider, som huvudregel fredagar, ska bibehållas - Föredragning om prövningstillstånd (PT) ska föredras inom två månader - Den under år 2014 införda arbetsmetoden med s.k. förenklad föredragning i fråga om PT ska fortsätta

14 VERKSAMHETSPLAN 14 (18) 14 (18) - I dispositiva tvistemål ska den s.k. HF lappen upprättas och målet planeras ut till huvudförhandling direkt efter det att svar från motparten har kommit in. - I dispositiva tvistemål ska arbetsmetoden att rotelinnehavaren som huvudregel ska delta och vara referent vid avgörande av målet och föredragning av preliminärfrågor utvecklas. Preliminärfrågor ska föredras så snart som möjligt - Alla mål som är äldre än ett år ska ges särskild uppmärksamhet med målsättning att målet ska avgöras snarast efter förtursmålen - Praxismötena ska som utgångspunkt hållas en gång/månad och helst inte ta längre tid än ca en till en och en halv timma i anspråk. Frågan om och hur genomgång av ny lagstiftning och praxis ska skiljas från frågor rörande arbetsrutiner ska utredas - Slutföra arbetet med hovrättens riktlinjer för översättning av handlingar, beslut och domar - Fortsätta arbetet med genomgång och uppdatering av fiskals-pm. 4.2 Personal och kompetensförsörjning Förmågan att rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare är helt avgörande för hovrättens möjlighet att uppnå verksamhetsmålen samt att bibehålla och utveckla god kvalitet i verksamheten Mål Målsättningen är att hovrätten ska vara en attraktiv och hälsofrämjande arbetsplats med personal som trivs på arbetsplatsen. Vi ska ha en väl fungerande kompetensförsörjnings- och kompetensutvecklingsprocess som tillgodoser verksamhetens behov. Medarbetarnas kompetens utvecklas kontinuerligt och deras kuskaper tas till vara Aktiviteter - Kompetensinventering och planering av kompetenshöjande insatser ska ske i dialog mellan chef och medarbetare - Samtliga hovrättsråd ska genomgå Domstolsverkets handledarutbildning - Bedriva ett aktivt kompetensförsörjningsarbete genom att genomföra fiskalsutbildning, ta emot sommarnotarier och praktikanter, delta på arbetsmarknadsdagar, hålla informationsmöten kring fiskalsutbildningen - Utveckla och kvalitetssäkra år 1 av fiskalsutbildningen genom - att fiskalernas handledare i möjligaste mån deltar i rätten vid föredragning - regelbundna samtal mellan fiskal och handledare med återkoppling till genomfört arbete - fortsatt schemaläggning av fiskalens arbete som protokollförare - att fiskal som är protokollförare alltid bör votera och vid några tillfällen även ges möjlighet att skriva utkast till dom

15 VERKSAMHETSPLAN 15 (18) 15 (18) - Kvalitetssäkra år 2-3 av fiskalsutbildningen genom utökad uppföljning och dialog med underrättsfiskalerna - Utveckla och kvalitetssäkra år 4 av fiskalsutbildningen genom att utreda behov/önskemål av handledning/mentorskap för tf. hovrättsassessorerna - Möjligheten till erfarenhetsutbyte mellan den dömande avdelningen och motsvarande avdelning på kammarrätten ska utredas - I syfte att nå en jämnare arbetsbelastning mellan domstolshandläggarna ska hovrätten utarbeta ett elektroniskt dokument i vilket rotel- och målnummer samt datum för doms meddelande kan skrivas in. Det ska finnas åtkomst till dokumentet från intranätet. - För att underlätta för domstolshandläggarna att planera sitt arbete ska domen som huvudregel lämnas till handläggaren dagen före dag för meddelande - Bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt fastställda rutiner - Genomföra återkommande hälsofrämjande aktiviteter - Omhänderta och följa upp resultatet från 2015 års medarbetarundersökning och genomföra ytterligare aktiviteter för att främja arbetsmiljön 4.3 Bemötande, service och extern kommunikation Ett professionellt bemötande och begripliga domar och beslut bidrar till ett ökat förtroende för domstolarna och att verksamheten kan bedrivas rättssäkert och effektivt. Allmänhetens förtroende påverkas också av mediabilden. Det är genom media som den breda allmänheten till största del får sin kunskap om domstolarna. Det är därför viktigt för oss att vara tillgänglig och öppen med information och veta hur vi kan använda medier effektivt för kommunikation med allmänheten Mål Målet är att alla som kommer i kontakt med domstolen bemöts på ett professionellt sätt. Vårt språk och den juridiska argumentationen i domar och beslut ska vara lätt att förstå. Domstolen har en väl utvecklad kommunikation på den externa webbplatsen och informationen i dessa kanaler är lättillgänglig, relevant och begriplig. Domstolen har en god kommunikativ förmåga och är aktiv kring mediakontakter och pressmeddelande. Domstolens växel ska erbjuda enhetlig och professionell samtalshantering och personlig service med hög kundnöjdhet såväl internt som externt Aktiviteter - Skrivningen i domslut och beslut ska göras mera enhetlig och förbättras genom att vi löpande ser över våra mallar för beslut och utreder behovet av mallar för utformningen av domslut - I de mål som är eller kan förväntas bli uppmärksammade ska domstolen arbeta aktivt med att säkerställa tillgänglighet och öppenhet i förhållande till massmedia och allmänhet

16 VERKSAMHETSPLAN 16 (18) 16 (18) - Utarbeta riktlinjer för beredningen av mål - Underlätta att besvara frågor om datum för doms meddelande genom att tredje man direkt efter avslutad förhandling lägger in aktuellt datum i Vera. - En översyn av den externa webbplatsen ska genomföras - Domstolen ska arrangera en verksamhetsutvecklingsdag kring det interna bemötandet och värdegrund - Växeln ska i samverkan med kunddomstolarna bedriva ett löpande kvalitetsutvecklingsarbete inom telefonin kring service och bemötande med kunden i fokus. Växeln ska även implementera fyra nya kunddomstolar 4.4 Säkerhet För att hovrätten ska vara en trygg och säker arbetsplats för såväl personal som andra som besöker hovrätten krävs ett strukturerat och aktivt arbete och att alla anställda är väl förtrogna med hovrättens säkerhetsarbete. En viktig del i det förebyggande arbetet är att vi alla tar ansvar för att göra riskbedömningar i vardagen Mål Målet med säkerhetsarbetet är att upprätthålla en trygg och säker domstol för samtliga medarbetare och för andra som besöker domstolen, oavsett om det sker genom sitt yrke, för att delta som part i en förhandling eller för att som åhörare ta del av en förhandling. Det ska också finnas ett högt säkerhetsmedvetande och en god krisberedskap inom domstolen Aktiviteter - Hovrätten ska bedriva ett systematiskt arbete kring brandskydd och säkerhet och uppdatera och redigera planer, policys, larmlistor och instruktioner - En krisövning avseende säkerheten i salarna och allmänhetens utrymmen ska genomföras med all personal - En utbildning ska genomföras i bemötande och säkerhet för medarbetare som har många kontakter med allmänheten (receptionister, domstolshandläggare m.fl.) - En oanmäld utrymningsövning av lokalerna ska genomföras i samverkan med övriga hyresgäster och räddningstjänsten - Hovrätten ska tillsammans med Sundsvalls tingsrätt initiera samverkansmöte med Polis, Kriminalvården och Åklagarkammaren i Sundsvall 4.5 Inre organisation, ledarskap, intern kommunikation och administration och service En effektiv verksamhet präglas av att medarbetare och chefer arbetar mot samma mål och förstår hur uppdrag, verksamhet, resurser, mål och resultat hänger ihop. En förutsättning för detta är att vi genom dialog och kommunikation skapar delaktighet i verksamhetens planering och utveckling och att vi gemensamt tar ansvar för att genomföra fattade beslut.

17 VERKSAMHETSPLAN 17 (18) 17 (18) Mål Målsättningen är att hovrätten ska ha en ändamålsenlig organisationsstruktur och arbetsform samt en ansvarsfördelning som leder till en kvalitetssäkrad, effektiv och snabb hantering av mål som därmed ger förutsättningar för att uppfylla verksamhetsmålen. Organisationen ska vara flexibel och ha en tydlig roll- och ansvarsfördelning, ge möjligheter till utökad delegation och renodling av domarrollen Hovrätten ska ha ett ledarskap och medarbetarskap som i samverkan och dialog utvecklar verksamheten Hovrätten ska tillämpa en tydlig, strukturerad och ändamålsenlig intern kommunikation som bidrar till delaktighet och engagemang i verksamheten Hovrätten ska ha en administration som ger god service och är ett kompetent stöd till alla medarbetare så att de på bästa sätt kan fullgöra sitt uppdrag. Hovrätten ska ha en ändamålsenlig process för intern styrning och kontroll samt kvalitativa administrativa rutiner och kontroller som säkerställer att verksamheten bedrivs effektivt och rättssäkert Aktiviteter - Hovrätten ska kontinuerligt arbeta med utvecklingen av den inre organisationen och för ett effektivt administrativt stöd som är anpassat utifrån verksamhetens behov och omvärldens krav - Med dialog som verktyg vid t.ex. arbetsplatsträffar, samverkansmöte, domarmöten och individuella samtal ska vi utveckla och förbättra våra arbetsformer, rutiner och vår arbetsmiljö - Hovrätten ska genomföra verksamhetsplanering där alla är delaktiga i framtagandet - Administrativa enheten ska genomföra en enkät för att utveckla den interna servicen - Hovrätten ska öka antalet publicerade artiklar på intranätet 4.6 Samverkan inom Sveriges domstolar Genom samverkan inom Sveriges domstolar ska all kompetensen tas till vara på bästa sätt så att såväl verksamheten som medarbetarna utvecklas Mål Hovrätten ska genom samverkan bidra till effektivitet och kunskapsutbyte inom Sveriges domstolar Aktiviteter - Hovrätten ska delta i olika nätverk, arbetsgrupper och utbildningar inom Sveriges domstolar - Hovrätten ska årligen arrangera möte med domstolscheferna inom domkretsen

18 VERKSAMHETSPLAN 18 (18) 18 (18) - Administrativa enheten ska i samverkan med Domstolsverket arbeta med kontinuerlig utveckling för att säkerställa ett effektivt administrativt stöd. Tre prioriterade områden är att kvalitetssäkra konteringen av fakturor, att arbeta för gemensamma riktlinjer och arbetssätt för telefoniverksamheten inom Sveriges domstolar samt att verka för att justeringarna av navigationsstrukturen på Intranätet implementeras 5 Uppföljning Uppföljning bidrar till att mål och planer blir verkliga i vardagen. Uppföljning och analys av verksamhetens resultat syftar också till att få en avstämning av hur verksamheten fortskrider i förhållande till verksamhetsplanen och att vid eventuella avvikelser besluta om nödvändiga åtgärder. 5.1 Målstatistik Statistik ska tas ut och analyseras månadsvis i hovrättens ledningsgrupp. Resultatet ska jämföras med uppställda mål och utfallet tidigare år. Utfallet ska kommenteras kvartalsvis. 5.2 Skriftlig uppföljning ska ske enligt följande Omloppstider, antalet inkomna, avgjorda och balanserade mål samt uppfyllelse av verksamhetsmålen ska ske månadsvis genom nyckeltalsrapport från Domstolsverket Inkommande, avgjorda och balanserade mål fördelade på olika måltyper ska ske genom egna månadsvisa sammanställningar Därutöver ska ett uppföljningsdokument upprättas kvartalsvis som relaterar till verksamhetsplanen. I detta ska bl.a. framgå Förhandlingstid i brottmål; totalt, per mål och per domare samt andelen brottmål som avgjorts efter förhandling Antal meddelade prövningstillstånd per målkategori Ändringsfrekvens per målkategori En förteckning över alla mål som är äldre än ett år ska finnas vid varje möte med ledningsgrupp och samverkansgrupp.