standardprocessen Sysselsättningsbi draget söks inte, även om man har rätt till det. anställning. 100%.

Transkript

1 Löneberäkning Uppgift Ansvar Datasystem Frekvens/tidtabell Kontroll Risker Möjliga undantag Kommentarer Beskrivning av uppgiften Servicecentret Församlingen Övriga Vilket datasystem Utförs uppgiften dagligen, Vilka kontroller används? Vilka risker hör till Undantag från är i bruk? per vecka, per månad? uppgiften (fel i data, information, processen) standardprocessen Beslut om anställningsförhållande Beslut om ett anställningsförhållande kräver alltid ett administrativt beslut Beslutsorgan: Församlingarna, domkapitlen eller kyrkans centralfond. Ansökan om sysselsättningsbidrag (FPA) Sysselsättningsbi draget söks inte, även om man har rätt till det. Ansökan om sysselsättningsstöd av FPA görs innan anställningsförhållandet uppstår. Upprättande av arbetsavtal/tjänsteförordnand e Den som rekryterar ser till att Arbetsavtal/tjänst den som blir anställd inte har eavtal sluts med gällande tjänsteförhållanden. en person som För att effektivera och har en gällande försnabba kontrollen planeras anställning. gemensam personalnumrering Arbetstiden totalt som täcker alla organisationer får inte överskrida inom kyrkan. 100%. En fungerande kontroll förutsätter genomskinlighet organisationerna emellan. Sakgranskning och eventuell korrigering av arbetsavtalet Församlingen bär ansvaret för att uppgifterna är korrekta. Eventuella korrigeringar görs innan arbetsavtalet matas in i systemet. Registrering av arbetsavtalet/tjänsteförordna ndet (Församlingen måste ha rätt att mata in data i löneberäkningss ystemet). När arbetsavtalet granskats/korrigerats matas uppgifterna in i systemet. Arbetsavtalet skickas till servicecentret Arbetsavtalet scannas och skickas som elektronisk bilaga till servicecentret. Uppgiften sköts av förvaltningssekreteraren (oftast 1 per församling). Leverans av skattekortet och fackföreningsinformation Löntagaren leverar inte skattekortet och fackföreningsupp gifterna i tid. Löntagaren förmedlar uppgifterna direkt till servicecentret. Den representant för församlingen som gjort upp arbetsavtalet ger information om hur löntagaren lämnar in informationen till rätt ställe. Mottagning av basinformationen Löneräknaren tar emot skattekortet, arbetsavtalet och övriga basuppgifter om löntagaren. Kontroll av det administrativa beslutet gentemot övrig basinformation Servicecentret kontrollerar att ett behörigt beslut om löntagarens anställning har fattats. Med hjälp av ett beslutsnummer på arbetsavtalet kontrolleras att det finns ett adekvat förvaltningsbeslut för varje anställning. Administrativt beslut om lönetillägg och årsbundna delar Inkorrekt information i systemet. Löneutbetalarna (församlingarna, domkapitlen och centralfonden) fattar beslut om årsbundna delar utgående från den information som finns i systemet.

2 Hämtning av lönebetalningsinformation Församlingen behöver löneinformation t.e. för budgeteringen. Information om förändringar i KyrkTAK (Kyrkans centralfo nd) Information om ändringar i KyrkTAK blir inte uppdaterad i alla system. Uppdaterade uppgifter bör överföras centralt till alla löneräkningssystem. Rådgivning i pensions- och anställningsärenden Eperthjälp i pensions-, anställningsoch personalfrågor och lokala frågor. Rådgivningen riktar sig till församlingarna; löntagarna får rådgivning av sina egna förbund. Planering av arbetsskift (vid behov) Målet är användning av elektroniskt arbetsschema. Gäller inte alla anställningar. Skiftplaneringen görs elektroniskt i församlingen. Registrering av lönebetalningsgrunderna (timmar, dagar etc.) För närvarande använder församlingarna många olika system för insamling av lönebetalningsgrunder. Församligen skriver in uppgifter om lönegrunderna i systemet. Systemet måste inbegripa möjlighet att ta in information från passerkontrollsystemet. I dagens läge krävs mycket manuellt inmatningsarbete och förfaringssättet varierar i olika församlingar. Registrering av frånvaro Chefen granskar, godkänner och avstämmer frånvaron. Godkänner felaktigt frånvaro (t.e. orsaken) Löntagaren kan själv mata in frånvaro i systemet. Chefen granskar och godkänner senare. Registrering av semester Löntagaren kan själv mata in sina semesterönskemål i systemet. Godkännande av semestern (chef) Chefen godkänner semestrarna utgående från de anställdas önskemål. Registrering av annan information Omfattar bl.a. naturaförmåner, bostad, telefon, matkuponger och lunchsedlar. Obs! Hyror går inte via löneberäkningen utan faktureras. Löneavdrag (utmätning, fackförening) (Arbetsgivare n meddelar om utmätning till servicecentre t) Redovisning av fackföreningsavgifter kräver fullmakt av löntagaren. Utmätning kräver beslut av en rättsinstans. Uppgifter om utmätning skickas till arbetsgivaren, som ger informationen vidare till servicecentret. Servicecentret räknar ut den egentliga utmätningen och sköter redovisiningen. (Vi utreder om det är möjligt att få informationen om utmätning att gå direkt till servicecentret.) Rapporter om olycksfall i arbetet och behandling av beslut (försäkri ngsbolag ) Flera försäkringsbolag kommer att anlitas, eftersom försäkringarna måste konkurrensutsättas. Arbetsgivaren informerar försäkringsbolaget när det skett ett olycksfall i arbetet. Information om skadestånd förmedlas till både församlingen och löneberäkningen. Flera försäkringsbolag kommer att anlitas, eftersom försäkringarna måste konkurrensutsättas. Ansökan om dagpenning från FPA

3 Sammanställning och godkännande av lönebetalningsgrunderna (chef) Uppgifterna samlas ihop från flera olika system. Uppgifter om löntagaren sammanställs av församlingen (för varje anställd). Chefen godkänner uppgifterna. Mottagning av löneberäkningsgrunderna Löneräknaren tar emot löneberäkningsmaterialet och utgår från att allt inskickat material är tillförlitligt. Lönekörning Löneräknaren startar den egentliga lönekörningen. Granskning av lönekörning Löneräknaren gör en rimlighetsgranskning baserad på sin egen yrkeskunskap. Lön som räknats fel eller grundar sig på fel information betalas ut. Om fel upptäcks returneras lönebetalningsunderlaget till församlingen för granskning / korrigering. Korrigering av lönekörning kontaktas församlingen för granskning av lönebetalningsgrunderna. Uppgörande av lönespecifikation Sändning av lönespecifikation Elektronisk kanal Skickas till löntagarna via elektroniska kanaler, antingen banker eller andra operatörer Godkännande av löner som går till utbetalning Arbetsgivarens representant (chef) godkänner lönerna som går till betalning. Godkännande av betalningar till myndigheter Arbetsgivarens representant (chef) godkänner myndighetsbetalningarna Omfattar bl.a. pensioner, utmätning och medlemsavgifter. Betalning av nettolöner (Lönematerialet överförs till banken via betalningsrörelseprocessen) Om löntagaren har möjlighet att ta emot lönespecifikationen direkt till banken skickas den i samband med löneutbetalningen. (Fungerar för närvarande om löntagaren använder Andelsbanken eller Nordea) Utbetalning till myndigheter Omfattar bl.a. pensioner, utmätning och medlemsavgifter. Betalning av skatter Elektronisk kontaktkanal till skattemyndighet erna. Servicecentret skickar informationen om lönematerialet till skattemyndigheterna. Obs! I detta skede överförs inte pengar, bara uppgifter om utbetalda löner. Överföring av lönematerialet till bokföringen

4 Utfärdande av arbetsintyg Månadsvis Rapportering till kyrkans pensionsanstalt Årsrapport om pensionsbetalningarna till kyrkans pensionsanstallt Årligen Rapport till skattemyndigheterna Månadsvis/Årsvis Arbetsgivaren kan korrigera socialskyddsavgifterna när FPA eller försäkringsbolaget har betalat dag- eller moderskapspenning till arbetsgivaren. Socialskyddsavgift som betalats till för stort belopp beräknas eempelvis varje kvartal och antecknas i ett granskningsmeddelande. Den överlopps utbetalda avgiften minskar därefter den socialskyddsavgift som kvittas från följande månads redovisning av kyrkoskatter. Samtidigt rapporteras ansökningar om låglönestöd (dessa avdras direkt från förskottsinnehållningen). Rapport till statistikcentralen Årligen Rapport till försäkringsbolag Månadsvis/Årsvis Pesti-rapport till KyA Månadsvis/Årsvis Arkivering av löneinformation Månadsvis Besked om att anställning upphör Församlingen skickar information om en avslutad anställning till servicecentret. Besked om att visstidsanställning upphör Användarrätter och passerkontroll programmeras automatiskt till slutdatum för en visstidsanställning. Målsättning att ett meddelande alltid skickas till arbetstagaren 1 mån. innan en visstidsanställning upphör. Administrativt beslut om anställningens upphörande Om en anställning ska förnyas krävs alltid ett officiellt beslut av ett förvaltningsorgan. Om en visstidsanställning förnyas börjar processen från början (vissa skeden kan hoppas över). Insamling av data för slutlönen Församlingen kontrollerar ledigheter och obetald semesterpenning och skickar informationen till servicecentret. Beräkning av slutlön och rapportering Servicecentret beräknar och betalar ut slutlönen och skickar nödvändiga rapporter (t.e. löneintyg till

5 Framställning av skriftlig information om personalen Årligen Framställning av numerisk information om personalen Årligen Löneberäkningsprogrammets huvudanvändaruppgifter Kompetensen för användning och upprätthållande av löneberäkningssystemet koncentreras till servicecentret. Församligarna kommer att ha begränsade användarrättigheter (rätt att mata in och bläddra i uppgifter). Uppföljning och rapportering över årsbundna lönedelar Församlingarna har läsrättigheter till lönesystemet, där man hämtar uppgifter som behövs för bestämning av de årsbundan lönedelarna. Beslut om årsbundna delar Periodisering Årligen I löneberäkningen periodiseras endast semesterposter. Underhåll av personalregistret Utfärdande av arbetsintyg Tills vidare inte helt klart om personalregistret endast kommer att omfatta det som behövs för löneberäkningen eller ett mera omfattande HR-system. I detta skede koncentreras planeringen till det persondatasystem som behövs för löneberäkning (innehåller uppgifter som är relevanta för beräkningen). Löntagarens basupgifter sparas i samband med att arbetsavtalet införs. Vilka personalgrupper som tas med i systemet klarnar senare (t.e. tjänsteinnehavare, eterna konsulter och personer på arvodesbasis). Dessa grupper har olika behov när det gäller personalregistret. Behövs flera system eller kan personalen delas in i olika kategorier inom samma system? Viktigt är att alla uppgifter matas in i systemet endast en gång. utgångspunkten är att löneberäkningens personregister omfattar de personer till vilka lön/arvode har betalats eller betalas. Underleverantörer och företag som fakturerar kyrkan ingår inte > leverantörsregister. Matrikelföringen slopas. Gruppens medlemmar anser att matrikelföringen inte medför någon betydande nytta.

6