Kallelse till föreningsstämma 2018 i 101Net Käglinge Samfällighet

Transkript

1 Kallelse till föreningsstämma 2018 i 101Net Käglinge Samfällighet Härmed kallas medlemmar i 101net Käglinge Samfällighetsförening till ordinarie föreningsstämma. Tid: Onsdagen den 25 april 2018 kl Plats: Oxie Församlingshem vid Oxie kyrka Agenda 1) Mötet öppnas 2) Godkännande av dagordning 3) Godkännande av mötets behöriga utlysande 4) Fastställande av röstlängd 5) Val av mötesordförande 6) Val av mötessekreterare 7) Val av justerare tillika rösträknare 8 ) Styrelsen och revisorernas berättelser a) Godkännande av verksamhetsberättelse b) Ekonomisk rapport c) Revisionsberättelse 9) Ansvarsfrihet för styrelsen 10) Framställning från styrelsen a) Förslag om att anta nya stadgar i sin helhet 11) Motioner från medlemmarna 12) Ersättning till styrelsen och revisorerna samt valberedning 13) Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 14) Styrelsens förslag till verksamhetsplan 15) Val styrelseledamöter och suppleanter Styrelseledamot 2 år Styrelseledamot 2 år

2 Styrelsesuppleant 1 år Styrelsesuppleant 1 år Styrelsesuppleant 1 år 16) Val av revisorer och revisorssuppleant Revisor 2 år Suppleant 1 år 17) Val av valberedning 18) Övriga frågor 19) Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt

3 Verksamhetsberättelse för 2017 Styrelsen för 101net Käglinge Samfällighetsförening avger följande verksamhetsberättelse för verksamhetsåret Den nya styrelsen tillträdde den efter årsmötet den 20 april Den nya styrelsen har sedan årsmötet bestått av följande personer: Styrelseledamot Lars Kristiansen Ordförande Styrelseledamot Jane Andersson Kassör Styrelseledamot Jesper Hjære Styrelseledamot Markus Lindemann Styrelseledamot Stefan Ziedén Styrelseledamot Lars Fluur Vice ordförande. Avgått februari 2018 Styrelseledamot Äischa Nilsson Suppleant Lars Björk Suppleant Jörgen Andersson Suppleant Anna-Karin Lundström Sekreterare Styrelsemöte Sedan årsmötet 2017 har styrelsen haft 14 Protokollförda möten. Protokollen har förts i löpande nummerordning. Styrelsemöte avhålls som regel en gång per månad. Arbetsutskott Styrelsen har infört arbetsutskottsmöte som förberedelse inför styrelsemötena. Detta för att göra styrelsemötena mer effektiva. Arbetsutskottet har olika sammansättningar beroende på vilka ärenden som ska behandlas på nästkommande styrelsemöte Stora delar av styrelsearbetet har fördelats till arbetsgrupper som avrapporterat sitt arbete som utgjort beslutsunderlag för styrelsen Samfällighetens stadgar De stadgar som föreningsstämman röstade igenom vid årsmötet 2017 har inte godkänts av Lantmäteriet. Anledningen är att Lantmäteriet har ändrat processen kring registrering av nya/förändrade stadgar och har haft synpunkter på vissa paragrafer. Styrelsen har därför tillsatt en arbetsgrupp som sett över stadgarna så att dessa stämmer överens med den lagstiftning som gäller för samfälligheter, Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Medlemmar Under 2017 har 10 nya medlemsfastigheter tillkommit och 13 fastigheter har bytt ägare. Totalt uppgår antalet medlemmar till 508 som har 535 andelar. Arbetsgrupper: Medlemmar in- och utflyttning Alla nya medlemmar får ett välkomstbrev med information om vad medlemskapet i samfälligheten innebär, betalningsvillkor för betalning av avgifterna och att man själv måste anmäla sig till Ownit och Bredbandsbolaget för att ta del av tjänsteutbudet.

4 Medlemmar som flyttar från föreningen får också ett brev med information om vad de ska tänka på vid flytten, då medlemskapet i samfälligheten avslutas. Arbetsgruppen har också kontakter med mäklare som förmedlar fastigheterna. Det är exempelvis frågor som rör korrekt information om vad det innebär att fastigheten ingår i gemensamhetsanläggningen Käglinge ga:9 och därmed ett medlemskap i samfälligheten för ägarna eller information om det finns några skulder till samfälligheten vid överlåtelsen. I arbetsgruppen ingår: Äischa Nilsson och Jane Andersson Stadgar: Under året har styrelsen tillsatt en grupp inom styrelsen som haft dialog kring stadgarna med Lantmäteriet noga bearbetat och tagit fram förslag till ändringar av samfällighetens stadgar Målet för arbetet med stadgarna är att få samtliga paragrafer i våra stadgar godkända på föreningsstämman i april 2018 samt att de ska kunna godkännas av Lantmäteriet. I arbetsgruppen ingår: Markus Lindemann, Anna-Karin Lundström och Sten-Åke Bergman. Avtal och Dokument Under året har vi gått igenom, sorterat våra avtal och dokument som vi erhöll i en låda från förra styrelsen. Alla avtal och övriga dokument finns numera både inskannade på Google Drive samt insatta i pärmar. I arbetsgruppen ingår: Äischa Nilsson Betalning via autogiro Ett stort arbete har lagts ner för att alla medlemmar ska gå över till betalning av avgifterna till samfälligheten via autogiro istället för pappersfakturering via extern samarbetspartner Nox Finans. Vi har skickat ut meddelande till alla medlemmar och har också haft personlig kontakt med ett stort antal medlemmar som inte anmält sig för betalning via autogiro. I nuläget betalar 434 medlemmar som har autogiro. Betalning görs för 460 anslutningar. Återstår 75 medlemmar som ännu inte anmält sig för betalning via autogiro. I arbetsgruppen ingår: Jane Andersson, Äischa Nilsson, och Stefan Ziéden, Medlems-/Kundregistret Vi har under året kontrollerat att vi nu har rätt e-postadress till alla medlemmar och löpande uppdaterat vårt medlemsregister med korrekta uppgifter. För att medlemmarna ska kunna fullgöra sitt åtagande att hålla sig informerade om samfällighetens verksamhet och för att de som betalar avgiften via autogiro ska få sin faktura vid varje betalningstillfälle är det av synnerlig vikt att medlemmarna är noga med att anmäla ändrad e-postadress till styrelsen. Anmälan om ändrad e- postadress görs på hemsidan i avsett formulär (kontakt med kassören). I arbetsgruppen ingår: Jane Andersson och Äischa Nilsson Ny hemsida/facebook Under året har vi arbetat fram och publicerat en helt ny hemsida.

5 För att medlemmarna ska kunna hålla sig informerade om samfällighetens verksamhet finns all information publicerad på hemsidan. Styrelsen publicerar här också löpande nyheter och information till medlemmarna. Det finns också formulär för olika ändamål som ägarbyte, ändrad e-postadress och kontakter med styrelsen. Aktuell information publiceras också regelmässigt på Facebook. I arbetsgruppen ingår: Jane Andersson, Äischa Nilsson och Anna-Karin Lundström Kontaktpersoner Styrelsen har utsett kontaktpersoner som ansvarar för Allmänna frågor Support Ekonomi Installationer Kontakter med tjänsteleverantörer och myndigheter Nyhetsbrev Vi har under året skickat ut nyhetsbrev vid 3 tillfällen. Tanken är att skicka ut nyhetsbrev med aktuell information för att informera medlemmarna om verksamheten och aktuella frågor. Vår förhoppning är att medlemmarna genom att få löpande information ska känna sig mer delaktiga i föreningen och ett få ökat intresse för att vara aktiva i vår samfällighetsförening. Ekonomi Samfällighetens ekonomi möjliggjorde att vi i september 2017, i samband med att vårt lån omförhandlades, kunde göra en extraamortering på kronor på vårt lån. Vid årets slut var vårt lån kronor med en räntesats på 1,4 %. Styrelseutbildning Under hösten 2017 har 4 styrelsemedlemmar och en revisor deltagit i Villaägarnas utbildning i samfällighetsföreningar. Tanken är de som gått denna utbildning ska vidareförmedla sina nyvunna kunskaper genom att hålla en utbildning för de styrelseledamöter som inte hade tillfälle att delta på den externa utbildningen. Nodhuset Fastigheten där vårt nodhus är beläget ägs av MAGU fastigheter AB. Vi äger 24 m² av fastigheten. Under senhösten blev det känt för styrelsen att det finns en ansökan om bygglov för ombyggnad av industrifastigheten till bostadsrätter. Styrelsen har i samband med detta även varit i kontakt med Lantmäteriet angående det servitut vi har och som visar att vi äger del av fastigheten. Lantmäteriet har meddelat att det inte råder något tvivel om vilken del av fastigheten vi äger och att det inte råder några oklarheter i det avtal som ingicks vid köpet av utrymmet. Ombyggnationen kommer inte att föranleda någon ändring av var vårt nodhus är beläget. Eventuella ändringar som är nödvändiga för att avskärma nodhuset från boendedelen kommer att bekostas av fastighetsägaren.

6 Styrelsen 101net Käglinge Samfällighetsförening Ordförande Lars Kristiansen Sekreterare (Suppleant) Anna-Karin Lundström Kassör Jane Andersson Ledamot Jesper Hjære Ledamot Markus Lindemann Ledamot Stefan Ziedén Ledamot Äischa Nilsson Suppleant Lars Björk Suppleant Jörgen Andersson

7 101NET KÄGLINGE SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Resultat- och Balansräkning Räkenskapsår INTÄKTER Nätavgift per kvartal kr kr Tjänsteutbud per kvartal kr kr Anslutning till samfällighet kr kr Markarbeten kr kr Faktureringsavgifter kr Övriga rörelseintäkter 5 kr 1 kr Fakturerade kostnader 65 kr Summa intäkter kr kr KOSTNADER Tjänsteutbudskostnad kr kr Markarbeten kr Lokalhyra kr kr Reparation och underhåll kr Förbrukningsinventarier kr kr Kreditförsäljningskostnader kr kr Representation kr kr Kontorsmateriel och trycksaker - 60 kr kr Postbefordran - 60 kr Företagsförsäkringar kr kr Förluster på kundfordringar - 63 kr IT-tjänster kr kr Bankkostnader kr kr Utbildning kr Tillsynsavgifter myndigheter kr kr Övriga externa kostnader kr Avskrivningar Fiberanläggn kr kr Avskrivningar Byggnad kr Räntekostnader kr kr Summa kostnader kr kr TILLGÅNGAR Årets resultat kr kr Fiberanläggning kr kr Byggnad- Nodhuset kr Ack Avskrivningar kr kr Summa kr kr Bankkonto kr kr Medlemsfordringar kr Förutbetalda kostnader kr Summa kr kr SKULDER EGET KAPITAL Summa tillgångar kr kr Investeringslån kr kr Leverantörsskulder kr 4 kr Övriga skulder kr kr Summa skulder kr kr IB Eget kapital kr kr Justering Byggnad kr Eget kapital just avs fond 3 kr Fond för underhåll o förnyelse - 3 kr Årets resultat kr kr Summa kr kr Summa eget kapital och skulder kr kr

8 REYISIONSBERIiTTELSE Vi, undertecknande revisorer, har granskat årsredovisningen och bokftiringen samt styrelsens ftirvaltning i lolnet Käglinge Samfiillighetsftireningen ftir år Vi anser att årsredovisningen ger en rättvisande bild av samfiillighetens ekonomiska resultat. På ftrrvaltningsdelen så har vi gått igenom protokoll från årsmöte och styrelsemöten samt även deltagit på ett antal sfrelsemöten. Vår bedömningar att styrelsen har kontroll på ftirvalhringen. Vi tillstyrker att arsmötet faststäler resultafäkningen och balansriikningen samt beviljar styrelsen ansvarsfrihet ftir råikenskapsåret. Mak4ö , av samfiilligheten valda revisorer.e+.-*ram Michael Lindh Sten-Åke Bergman

9 Inkomna motioner Lämnad av: Martin Miklas Martin Miklas: Fastighet: Tingsdagen 3 Motion: Betalning med autogiro varje månad istället för 1 ggr/kvartal Motivering: Ett jämnare flöde i ekonomin för samfälligheten men även för den enskilde husägaren. 2. Lämnad av: Lars Fluur Lars Fluur Fastighet: Simmaren 4 Motion: Moms Om inte styrelsen inte gjort ansökan innan stämman så skall styrelsen redovisa varför man har valt att inte göra någon. Skall stämman rösta så skall min redovsining med vissa justeringar vad det gäller det personliga jämte den som styrelsen gör delges medlemmarna i samband med kallese för att ligga till grund för röstning på stämman. Motivering: Framgår i min utredning.

10 101NET KÄGLINGE SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Förslag till utgifts- och inkomststat för 2018 Antal anslutningar 535 Lånebelopp kr Ränta 1,40% Beräknad amorteringstid 7 år ( kr/år) Debitering 550 kr / månad per andel kr per kvartal / andel. Summa kr/år per andel Betalas : 28/6-18, 28/9-2018, 28/1-2019, 28/ Nya medlemmar beräknas till 8 st INTÄKTER Nätavgift per kvartal kr kr Tjänsteutbud per kvartal kr kr Summa tjänsteutbud kr kr Anslutning till samfällighet kr kr Markarbeten kr kr Faktureringsavgifter kr kr Övriga rörelseintäkter 5 kr Fakturerade kostnader (nya medl) kr Summa intäkter kr kr KOSTNADER Tjänsteutbudskostnad kr kr Markarbeten kr Lokalhyra kr kr Reparation och underhåll kr Förbrukningsinventarier kr Kreditförsäljningskostnader kr kr Representation kr kr Kontorsmateriel och trycksaker kr - 60 kr Postbefordran - 60 kr Företagsförsäkringar kr kr Förluster på kundfordringar - 63 kr IT-tjänster kr kr Bankkostnader kr kr Utbildning kr kr Tillsynsavgifter myndigheter kr kr Övriga kostnader kr Avskrivningar Fiberanläggn kr kr Avskrivningar Byggnad kr kr Räntekostnader kr kr Summa kostnader kr kr Årets resultat, vinst kr kr

11 Styrelsens verksamhetsplan för verksamhetsåret 2018 Styrelsen för 101net Käglinge Samfällighetsförening avger följande förslag till verksamhetsplan för verksamhetsåret Avtal med tjänsteleverantörer Våra avtal med Ownit och Bredbandsbolaget löper ut maj-juni Enligt avtalen ska dessa sägas upp sex månader respektive ett år innan de löper ut annars förlängs de automatiskt. Styrelsen kommer under året se över avtalen med våra tjänsteleverantörer för att kunna ta ställning till hur ett nytt avtal ska kunna se ut. Styrelsen kommer också att undersöka marknaden för att se vilka alternativ det finns som uppfyller de krav föreningen har. Fråga om nytt avtal kommer att avhandlas på nästa årsstämma. Kundregistret - Styrelsen kommer under året att gå igenom medlems-/kundregistret för att kontrollera att det är rätt person som är registrerad som fastighetsägare i vårt register. Föreningen kan bara rikta betalningskrav mot de fastighetsägare som är medlemmar i föreningen och som upptas i debiteringslängden. Betalningsansvaret kan inte överlåtas på annan person Betalning av kvartalsavgiften - Styrelsen kommer att fortsätta arbetet med att få alla medlemmar att betala avgiften via autogiro. 75 medlemmar betalar fortfarande via Nox Finans. Föreningens verksamhet momspliktig Föreningen har tidigare ansökt om att bli registrerade för mervärdesskatt. Skatteverket fattade ett avslagsbeslut i februari 2015 med motiveringen att föreningens verksamhet inte utgör en skattepliktig verksamhet. Styrelsen kommer under året att utreda om den förra ansökan var korrekt och om samfälligheten ändå bedriver momspliktig verksamhet. Om momspliktig verksamhet bedrivs kommer föreningen att lämna in en ny ansökan om registrering för moms. Utbildning för styrelsen och revisorer Styrelsen kommer under året att genomföra utbildning i vad det innebär att sitta i styrelsen eller vara revisor för en samfällighet. Alla som har uppdrag i styrelsen eller som revisor ska alltid ha en grundläggande utbildning i detta. Efteranslutning Styrelsen kommer att erbjuda ej tidigare anslutna fastigheter att bli medlemmar i vårt nät. Erbjudandet gäller de fastigheter där fiber finns förberett och framdraget i gatan. Det kommer att finnas möjligt att ansluta vid två tillfälle per år (31 mars och 30 september). Kostnaden för anslutningen kommer att vara densamma som den är för övriga medlemmar d.v.s. avgift till samfälligheten betalas retroaktivt från 1 april Samverkan med andra fiberföreningar Styrelsen kommer aktivt att arbeta för att skapa kontakt med och samverka med andra samfälligheter som har fibernät. Syftet är att dela erfarenheter med varandra och diskutera gemensamma frågor. Styrelsen för 101net Käglinge samfällighet Käglinge den 11 mars 2018

12 101Net Käglinge Samfällighetsförening FULLMAKT OMBUD Ombudets namn Adress Postnummer och adress Telefonnummer Personnummer Fullmakten gäller rätt att (stryk det som inte ska gälla!) Företräda mig vid årsstämman 25 april Företräda mig vid hela stämman. Ombudet har rätt att för min räkning (stryk det som inte ska gälla!) Ingå överenskommelser Godkänna stämmobeslut. FULLMAKTSGIVARE Ort och datum Underskrift Namnförtydligande Fastighetsbeteckning