Ordförande Sekreterare Justeringsman Justeringsman

Transkript

1 Protokoll fört vid ordinarie årsstämma med Orsa Jernvägsförening, närvarande medlemmar 1 Mötet öppnandes av ordförande Bo Karlsson. 2 Den föreslagna dagordningen fastställdes. 3 Bo Karlsson valdes till ordförande för stämman och Kåre Olsson valdes att föra protokollet. 4 Per-Olof Arvidsson och Christer Hammare valdes att jämte ordf. justera protokollet. 5 Bo Karlsson redogjorde för hur kallelsen till mötet skett och beslöts att årsmötet blivit behörigen utlyst. 6 Bo Karlsson föredrog styrelsens verksamhetsberättelse enligt bilaga 1. Olle Jobs föredrog den ekonomiska redovisningen enligt bilaga 2. Berättelserna godkändes och lades till handlingarna. 7 Stig Bäcker föredrog revisorernas berättelse och föreslog att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för föregående års förvaltning. Berättelsen lades till handlingarna. 8 Beslöts att bevilja styrelsen ansvarsfrihet för föregående års förvaltning. 9 Bo Karlsson valdes till ordförande för föreningen för ett år. Olle Jobs, Lennart Lind och Kåre Olsson valdes till ledamöter av styrelsen för två år. Hans Björkman, Torbjörn Bälter och Dan Broström kvarstår som ledamöter av styrelsen för ytterligare ett år. Anders Lång, Lars Larsson och Anders Lundberg valdes som suppleanter till styrelsen för ett år. 10 Stig Bäcker och Anette Frans valdes till revisorer. 11 Pär Boberg (sammankallande) och Tage Hanser valdes att utgöra valberedning. 12 Inga motioner från medlemmarna hade lämnats till stämman. 13 Beslöts att anta ny stadga med samma lydelse som antogs vid extra föreningsstämma 27 febr 2010 och som framgår av bilaga Beslöts att ge styrelsen uppdrag i enlighet med styrelseinstruktionen enligt bilaga Diskuterades föreningens verksamhet och angelägenheten av att engagera ungdomar i verksamheten. 16 Mötet avslutades. Bo Karlsson Kåre Olsson Per-Olof Arvidsson Christer Hammare Ordförande Sekreterare Justeringsman Justeringsman

2 Bilaga 1 Verksamhetsberättelse 2009 Styrelsens sammansättning det gångna verksamhetsåret har varit; Ordf. Bo Karlsson, Kassör Olle Jobs, Ledamöter Lennart Lind, Kåre Olsson, Torbjörn Bälter, Dan Broström och Hans Björkman. Suppleanter har varit Anders Lång, Lars Larsson och Anders Lundberg. Adjungerad har varit Stig Bäcker. Orsa Jernvägsförening har genomfört 11 st. protokollförda styrelsemöten och en julavslutning för styrelsen med särskilt inbjudna hemma hos Stig Bäcker. Föreningen har fortsatt goda relationer till näringslivet i Orsa. Detta visar sig i vårt samarbete företagarna vad gäller sponsring i form av stöd vid reparationer och liknande. Vår hemsida har skötts av Kåre Olsson och den är numera i bra skick och uppdaterad. Förening har fortsatt arbeta, genom Kåre Olsson och Ordf., för återupptagande av trafik på bandelen Furudal-Bollnäs. Föreningen har indirekt varit representerat genom Ordf. i det fortsatta projektarbetet inom Leader. En sak som vi även detta år har engagerat oss i, är att försöka förmå Orsa kommun att engagera sig i och ta ansvar för Järnvägsmiljön i Orsa centrum. Vi kan konstatera att kommunen har efter förvärvet av stationshuset, avyttrat detta till en lokal affärsman och därmed avsagt sig ansvaret för denna. Vi har med stöd av IBAB genomfört egna arrangemang, med bland annat en särskilt anordnad resa för våra sponsorer och medlemmar, sista helgen i augusti och två dagars ångtågsresor till Furudal med klent resultat samt med resor till och från Orsayrorna med ett mycket lyckat resultat, T 23:an fick ett växellådsfel under näst sista Yrankörningen. Detta visade sig lyckligtvis vara reparerbart i egen regi, efter bogsering hem till Stallet, varefter det är i det närmaste helt åtgärdat och i mycket gott skick. Ångloket E råkade ut för ett haveri vid körningen till Fågelsjö i våras. Ett fel som kunde ha utvecklats till ett haveri om det inte upptäckts i tid. Felet kunde avhjälpas temporärt på linjen och loket fick lämnas kvar i Sveg för att köras hem efter reparation. Loket är efter detta i mycket gott skick. För avfuktning av E2:an har två st. byggtorkar av mindre storlek använts även detta år E10:an har, trots att vi fått kontakt med en intresserad förening, Stambanans vänner, ännu ej hämtats varför en annan lösning för loket måste sökas. Iordningställandet av en klubblokal i stallet har ännu ej slutförts. Här finns även idag utrymme för personliga initiativ och insatser. Orsa Bo Karlsson Olle Jobs Kåre Olsson Torbjörn Bälter Lennart Lind Dan Broström Hans Björkman Lasse Larsson Anders Lång Anders Lundberg

3 Bilaga 2 Årsredovisning 2009 Intäkter Kostnader Medlemsavgifter 6 500,00 Intäkter Körningar, bidrag ,90 Inköp av mtrl o varor ,20 Kostnadsersättning ,50 Lokalhyra o porto ,50 Övriga kostnader ,50 Summa kronor , ,70 Resultat Summa kronor , ,90 Utgående balans ,22 i kassan

4 Bilaga 3 Stadgar för Orsa Jernvägsförening 1 Föreningen och dess firma Föreningen är en partipolitiskt och religiöst obunden ideell förening. Dess firma är Orsa Jernvägsförening. 2 Verksamhet Föreningen skall i sin verksamhet - förvalta Orsa lokstall så att dess funktion och kulturhistoriska värde bibehålles - förvalta fordon och annan egendom för bibehållande i funktionellt skick - bedriva järnvägstrafik med museal inriktning - främja Orsas kulturella arv som betydande järnvägsort. 3 Styrelsens säte Föreningens styrelse har sitt säte i Orsa Kommun i Dalarnas län. 4 Medlemskap Till medlem i föreningen kan såväl fysiska som juridiska personer antas som accepterar föreningens stadgar och verksamhetsinriktning. Medlemskap erhålles efter inbetalning av fastställd årsavgift. Medlem som bryter mot föreningens stadgar eller på annat sätt skadar föreningen kan uteslutas av föreningsstämman. 5 Styrelse Styrelsen utses av föreningsstämman och består av minst fem ordinarie ledamöter, varav en är föreningens ordförande. Mandatperioden är ett år för ordföranden och två år för övriga ledamöter. Dessas mandatperioder skall överlappa varandra så att inte hela styrelsen kan bytas ut samtidigt. Suppleanter kan utses. Styrelsen väljer själv hur arbetet skall fördelas mellan ledamöterna. Styrelsen är beslutsför om alla är kallade och minst halva antalet ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller det förslag ordföranden biträtt. 6 Revision Två revisorer skall utses med en mandattid på ett år. 7 Valberedning En valberedning utses med uppgift att till kommande stämma utarbeta förslag till val av styrelse och revisorer. 8 Firmateckning Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen i dess helhet, av de personer som därtill särskilt utses. 9 Räkenskapsår Föreningens räkenskapsår utgörs av kalenderår. 10 Motion till föreningsstämma Medlem kan senast 1 februari till styrelsen inkomma med motion till årets ordinarie föreningsstämma. Motionen skall vara utformad med ett tydligt förslag till beslut vid stämman.

5 11 Föreningsstämma Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ där varje medlem har en röst och där frågor avgörs genom enkel majoritet. Ordinarie föreningsstämma skall hållas före utgången av april månad varje år. Kallelse till föreningsstämma, med föredragningslista och övriga stämmohandlingar, skall med e-post eller vanligt brev utsändas till medlemmarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. Extra föreningsstämma hålls när ordinarie årsstämma, styrelsen eller revisorerna beslutar om detta. Extra föreningsstämma för särskilt angivet ärende kan hållas om minst en tiondel av föreningens medlemmar begär detta. Kallelse skall ske på samma sätt som vid ordinarie föreningsstämma. Övriga meddelanden till medlemmarna skickas på samma sätt som kallelse till stämma. 12 Dagordning Vid den ordinarie föreningsstämman skall följande ärenden alltid avhandlas: 1. Val av mötesordförande, sekreterare och två justeringspersoner 2. Fastställande av röstlängd 3. Fråga om mötet är behörigen utlyst 4. Styrelsens redovisningshandlingar för det gångna verksamhetsåret (Verksamhetsberättelse, bokslut, resultat- och balansräkning) 5. Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning. 6. Revisorernas berättelse 7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna året 8. Beslut med anledning av årets vinst eller förlust 9. Val av ordförande och övriga styrelseledamöter 10. Val av revisorer 11. Val av valberedning 12. Behandling av motioner och propositioner 13. Övriga ärenden 13 Ändring av stadgan Ändring av stadgar skall ske genom likalydande beslut på två, på varandra följande, föreningsstämmor, varav en skall vara ordinarie årsstämma 14 Upplösning Eventuellt beslut om upplösning av föreningen skall ske på samma sätt som vid stadgeändring. Om föreningen upplöses skall de behållna tillgångarna användas för att främja sådan verksamhet föreningen tidigare bedrivit.

6 Bilaga 4 Styrelseinstruktion Styrelseinstruktionen ska vara ett levande dokument och revideras årligen. Dokumentet utgör ett uppdrag från OJF:s föreningsstämma till styrelsen. Styrelsens arbetsformer o Ordföranden är OJF:s officielle representant. Ordföranden leder styrelsens förhandlingar och arbete samt övervakar att såväl OJF: s stadgar som övriga för OJF bindande föreskrifter och årsmötesbeslut efterlevs. Har ordföranden förhinder träder vice ordföranden in i ordförandens ställe. Viceordföranden väljs av styrelsen bland dess ledamöter. I övrigt fördelas arbetsuppgifterna bland styrelsens ledamöter enligt styrelsens beslut. Delegationsordning o Ordföranden delegerar, skriftligt och med skriftlig kvittens från mottagaren, till teknisk chef, trafikchef, banmästare och trafiksäkerhetshandläggare enligt de ansvarsområden som är beskrivna i OJF Föreskrift 06.1 Säkerhetsstyrning. Attestinstruktion o Envar som beordrat ett inköp eller annan åtgärd som medför kostnader skall godkänna faktura, utbetalningsorder eller liknande innan ordföranden attesterar den för betalning. Policy för kostnadsersättningar o Ersättning för kostnader utbetalas till den som utfört ett uppdrag åt föreningen som beställts av styrelseledamot eller projektansvarig inom ramen för sitt mandat. Således utgår ingen ersättning vid normal hobbyverksamhet. 3-årig verksamhetsplan o Upprättas inför stämman 2011 Marknadsföringsplan. o Upprättas inför stämman 2011 Jämställdhetsarbete o OJF har som mål med sitt jämställdhetsarbete att ingen diskriminering som grundar sig på könstillhörighet, etnisk tillhörighet eller annan omständighet ska förekomma. Kvalitetspolicy o OJF ska bedriva ett aktivt kvalitetsarbete genom att ge medlemmarna en god information om verksamheten och därmed skapa ett reellt medlemsinflytande utveckla starka nätverk i det lokala samhället, näringslivet och järnvägsmuseibranschen ha tydliga och aktuella mål för verksamheten, utbildningar och kurser tillämpa aktuella handlingsplaner och policys erbjuda rätt utbildningar och ha bra lärarkompetens ha väl fungerande metoder för uppföljning och åtgärder upprätta en årlig kvalitetsredovisning efter verksamhetsåret som delges medlemmarna på ordinarie årsstämma Miljöpolicy o OJF:s miljöpolicy syftar till att minimera negativ miljöpåverkan. För järnvägsföretag finns gamla traditioner och värderingar som inte alltid har tagit

7 hänsyn till naturen och miljön. OJF ska därför tillämpa och verka för ett ansvarsfullt förhållningssätt i dessa frågor. Plan för systematiskt arbetsmiljöarbete o Upprättas inför stämman 2011 Krisplaner o OJF krisplaner omfattar åtgärder vid dödsfall/olyckor samt förekommande missbruk och finns reglerade i OJF föreskrifter: OJF föreskrift Säkerhetsstyrning OJF föreskrift Hälsoundersökning och hälsotillstånd OJF föreskrift Fara och olycka. OJF föreskrift Anmälan av olyckor och tillbud. Säkerhetsrapportering