Therese Åhlander, sekreterare Ewa Ekman, socialchef Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS Linda Kjellin, ekonom

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1 (9) Plats och tid Socialkontoret i Borgholm Beslutande Eva Karlström (M) Björn Andreen (M) Eva-Lena Israelsson (S) Linnea Jonzon (S) Arne Tärnblom (V) Ene Kraner (C) ersättare för Eva Wahlgren (C) Sibylla Axelsson (C) ersättare för Elisabeth Svensson (C) Mikael Palmqvist (S) ersättare för Sofi Gustavsson Fohlin (S) Anders Lejon (M) ersättare för Madeleine Selling Axelsson (FP) Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare Ewa Ekman, socialchef Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS Linda Kjellin, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Mikael Palmqvist Socialkontoret i Borgholm kl Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Therese Åhlander Eva Karlström Mikael Palmqvist PROTOKOLLET ANSLÅS UNDER TIDEN / SIGN

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (9) 95 Information från socialchef - Det har kommit in 10 ansökningar till tjänsten som MAS. - Det är högt tryck på SÄBO platser, i dagsläget används 4 av de dragspelsplatser som finns i verksamheten. - Enligt rapporter från verksamheten har sommaren trots den höga värmen fungerat bra, både för brukare och personal. 96 Dnr 2014/ SN Budgetuppföljning för augusti Linda Kjellin, ekonomi, informerar att efter åtta månader uppvisar socialförvaltningen ett negativt resultat om 2,9 mkr. Intäkterna genererar ett överskott om 1,5 mkr, driftkostnaderna ett underskott om 2,4 mkr samt personalkostnaderna ett underskott om 2,0 mkr. Personalkostnaderna är generellt över budgeterad nivå, det största underskottet finns inom särskilt boende. Intäkterna är högre då förvaltningen förväntas få in retroaktiv assistansersättning från Försäkringskassan (febmaj). Teknisk service visar för perioden ett överskott om 1,0 mkr. Kostnaden för försörjningsstöd ligger för augusti månad på 316 tkr. Antalet ärenden under månaden var 109 st vilket är lägre än i juli. Det är i snitt 142 ärende/månad. Antal barn mellan 0-18 år är 39 st. Totalt sett uppvisas ett underskott om 677 tkr efter juli månad. Försörjningsstödet har minskat något under juni och juli med det är svårt att prognostisera ett utfall för året. Det är 12 ungdomar inskrivna på ungdomsboendet. Intäkterna för perioden är 7,2 mkr, drift 1,8 mkr och personalkostnaderna 5,6 mkr. Detta genererar ett underskott på 2,0 mkr. Samtliga poster förutom antalet personer med mer är 100 timmar har stigit jämfört med maj månad. Antalet personer med hemtjänst var i augusti månad 260 st. Då personer med 100 timmar eller mer ökar så ökar även kostnaderna då det inte är ekonomiskt fördelaktigt att ha en person i ordinärt boende med så många timmar varje månad. Brytpunkten för att det ska vara billigare med särskilt boende går vid ca 80 timmar/månad. Under vecka 36 fanns en ledig plats på Ekbacka två. Övertiden för perioden har stigit ordentligt under juli och augusti. Totalt utbetald övertid i augusti är tkr. Föregående år var utbetalningarna samma period tkr. Totalt har ca 1,3 mkr utbetalats i övertid

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (9) i år. Antalet arbetade timmar var i juli stycken, det är timmar mer än I år och förra året fanns ungdomsboendet med i statistiken från och med mars. Antalet sjukdagar var för juli 160 stycken och antalet tillfällen har varit 42 stycken. Det är lägre jämfört med Investeringsbudgeten är 600 tkr och fram till idag har det gjorts investeringar för 208 tkr. Uppföljningen läggs till handlingarna. 97 Dnr 2014/ SN Tillsyn av HVB barn och unga vid Borgholms boende i Borgholms kommun. Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO/LSS redovisart svar gällande tillsyn av ungdomsboendet i Borgholms kommun, Dnr /2014. Enligt beslut kräver Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att nämnden vidtar följande åtgärder: - Identifierar, beskriver och fastställer de processer som behövs för att säkra kvaliteten i verksamheten vid Borgholms ungdomsboende. Redovisning av vidtagna åtgärder ska ha kommit in till IVO senast den 30 september Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 24 april 2014 en anmäld inspektion vid Borgolms ungdomsboende för ensamkommande ungdomar. IVO krävde i inspektionsprotokollet åtgärder för två områden. Det ena, som rörde ungdomarnas möjlighet till delaktighet, har åtgärdats och godkänts av IVO. Det andra var att det, vid tillfället för inspektionen, inte fanns identifierade processer att tillgå. IVO begärde att nämnden senast 13 juni 2014 skulle inkomma med dokumenterade och fastställda processer och rutiner för att säkerställa kvaliteten i verksamheten vid Borgholms ungdomsboende. Nämnden inkom till IVO med Riktlinjer och rutiner för verksamheten vid Ungdomsboendet Ekbacka 1. IVO anser dock inte, enligt beslut, att redovisningen är tillräcklig. Åtgärder Enligt 4 kap. 2-3 SOFSF 2011:9 ska den som bedriver socialtjänst identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. I varje process ska de aktiviteter som ingår identifieras och aktiviteternas inbördes ordning bestämmas.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (9) Ur det av nämnden fastställda dokumentet Riktlinjer och rutiner för verksamheten på Ungdomsboendet, Ekbacka 1 har riktlinjer och processer nu brutits ut, förtydligats och omstrukturerats. Riktlinjer och processer finns i bilaga 1 och kommer, i sin nya form, att finnas i kvalitetsledningssystemet. Beslut Socialnämnden beslutar a t t anta de fastställda riktlinjer och processer som finns i bilaga 1 samt att skicka dem till IVO som svar. 98 Dnr 2014/ SN Taxor och avgifter för år Therese Åhlander och Linda Kjellin föreslår följande justeringar inför år 2015: - Följa de rekommenderade justeringarna från Socialstyrelsen gällande minimibelopp, högkostnadsskydd samt högsta avgift för bostad i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen. - Att sänka hemtjänsttimman från 357 kr till 348 kr per timme (ingår i maxtaxan) enligt resursfördelningsmodellen. - Att sänka avgiften för hemsjukvård och hemrehabilitering från 357 kr/månad till 348 kr/månad. Arne Tärnblom (V) yrkar att kostnaden för hemtjänst ska vara 100 kr/timme. Ordfröande ställer förslagen mot varandra och finner att kostnaden för hemtjänsttimmen ska vara 348 kr/timme. Votering begärs. JA = kostnad för hemtjänst 100 kr/timme NEJ = kostnad för hemtjänst 348 kr/timme.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (9) Resultat av votering: JA Arne Tärnblom (V) NEJ Eva Karlström (M) Björn Andreen (M) Ene Kraner (C) Sibylla Axelsson (C) Eva-Lena Israelsson (S) Mikael Palmqvist (S) Linnea Jonzon (S) Anders Lejon (M) Socialnämnden förslår kommunfullmäktige besluta a t t a t t följa de rekommenderade justeringarna från Socialstyrelsen gällande minimibelopp, högkostnadsskydd samt högsta avgift för bostad i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen. sänka hemtjänsttimman från 357 kr till 348 kr per timme (ingår i maxtaxan) enligt resursfördelningsmodellen. a t t sänka avgiften för hemsjukvård och hemrehabilitering från 357 kr/månad till 348 kr/månad. Arne Tärnblom (V) reserverar sig mot förslaget till beslut. 99 Dnr 2014/ SN Avgift för hemsjukvård, visstidare Bakgrund Hemkommunen/hemlandstinget har ansvaret för hälso- och sjukvårdens uppkommande kostnader. Socialnämnden i Borgholms kommun har ansvar för hemsjukvård i ordinärt boende. Socialförvaltningen följer de regler som tagits fram av Sveriges Kommuner och Landsting, när det gäller betalningsansvar på annan ort än folkbokföringsorten. Ersättningen grundar sig på Riksavtalet utomlänsprislistan för Sydöstrasjukvårdsregionen och är 675 kronor/besök/dag sjukvårdande behandling. Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta a t t ta ut en kostnad för visstidare inom hemsjukvården på 675 kr/besök/dag. a t t fortsättningsvis följa Riksavtalets utomlänsprislista för Sydöstra-

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (9) sjukvårdsregionen. 100 Dnr 2014/ SN Svar till arbetsmiljöverket med anledning av tillsyn av Soldalen, Strömgården och Ekbacka med tillhörande hemtjänst. Svar till Arbetsmiljöverket med anledning av de brister och krav som beskrivs i inspektionsmeddelande IRS 2014/5947, 2014/5969, IRS 2014/5970 Arbetsmiljöverket gjorde inspektioner 15 och 16 april på Soldalen, Strömgården och Ekbacka med tillhörande hemtjänstverksamhet. Inspektionsmeddelande daterat återförde resultat och synpunkter till ansvariga på Socialförvaltningen, diarienr: 2014/ Innehållet i inspektionsmeddelandet har redovisats för äldreomsorgens ledningsgrupp och för fackliga representanter och skyddsombud som ingår i förvaltningens samverkansgrupp. Kraven som framförts i inspektionsmeddelandet, relaterade till identifierade förbättringsområden, kommer att redovisas nedan under rubrikerna: - Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete, riskbedömning - Belastningsergonomi - Tillbud - Tillgång till ledning och stöd 1. Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete, riskbedömning Under 2012 fattade socialnämnden beslut om att införa ett kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9. Arbetet har resulterat i en omfattande översyn och uppdatering av verksamhetens riktlinjer. Kvalitets och utvecklingsansvariga har tillsammans med chefer och ledare gått igenom riktlinjer och uppdaterat dokument. Dokumenten finns sedan i maj 2014 på vårt intranät, i socialförvaltningens kvalitetsledningssystem, bilaga 1. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår en månatlig rutin för dialog om arbetsmiljöfrågor på arbetsmiljöträffar (lokalt) och i samverkansgrupp (centralt). Dessutom genomför cheferna en årlig arbetsmiljögenomgång med de berörda skyddsombuden. Det finns flera verktyg i verksamheten för att klargöra var och på vilket sätt insatser ska ske. Genomförandeplan är ett sådant verktyg och finns upprättad på samtliga brukare. Kontakpersonerna ansvarar för att upprätta en genomförandeplan. I planen, som görs i dialog med brukaren,

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (9) framgår vilka behov den enskilde har och vilka insatser som är beslutade samt hur dessa ska verkställas. Det finns även en rutin med checklista för riskbedömning i ordinärt boende. Checklistan används för att beskriva personalens arbetsmiljö, t.ex. att det finns tillräckligt med plats på toaletten, att sängen har rätt höjd, att ev hjälpmedel behövs för att underlätta vid tunga lyft i hemmet osv. Riskbedömning vad gäller bostadens utformning hos brukaren ska göras vid inflyttning på särskilt boende. Ansvarig för detta är kontaktpersonen. Riskbedömningar har hittills kommunicerats muntligt i stor omfattning, dokumentationen med checklista som hjälp behöver bli bättre. En riktlinje, där checklista och instruktion för dokumentation ingår, är framtagen och klar att implementeras from 1 november. Tanken är att riskbedömningen ska göras av kontaktperson, i ordinärt boende och vid inflyttning till särskilt boende. Om förändringar sker som har betydelse för arbetsmiljön ska det göras en ny riskbedömning. Riskbedömningen med kopplade åtgärder ska dokumenteras. Blanketten för riskbedömning förvaras i brukarens pärm. Enhetschefen följer regelbundet upp riskbedömningar tillsammans med medarbetarna på arbetsplatsträffar under punkten arbetsmiljö. Fallprevention är en viktig del i verksamheten. Den sker genom riskbedömning i Senior Alert. Åtgärder vidtas för att minimera risker för fall. Hjälpmedel av olika slag används. Individuella lösningar ska kommuniceras med brukaren. Utvärdering av effekter av vidtagna åtgärder ska göras regelbundet, i Senior Alert. Ett av våra förbättringsarbeten handlar om hur och när uppföljningar sker. Kvalitets- och utvecklingsarbetet pågår tillsammans med ombuden för Senior Alert för att förbättra uppföljningen av åtgärder till följd av riskbedömning i Senior Alert. Samtliga moment som kräver hjälpmedel för att kunna genomföras på ett bra sätt kommuniceras på APT, arbetsplatsträffar och teamträffar. På teamträffarna deltar baspersonal, ansvariga chefer samt arbetsterapeuter och sjukgymnaster. Uppföljning av speciella arbetsmoment sker vid behov på arbetsplatsträffar. Under oktober-december 2014 sker en särskild kompetenssatsning för äldreomsorgens medarbetare. Samtliga får en heldags utbildning där värdegrund, värdighetsgarantier, kontaktpersonens uppgifter och ansvar, genomförandeplaner och hur vi ska använda kvalitetsregister som Senior Alert, BPSD och palliativa registret i det dagliga arbetet. 2. Belastningsergonomi All personal får kontinuerligt utbildning gällande förflyttningsteknik. Det är sjukgymnaster och arbetsterapeuter som utbildar övriga medarbetare. Utbildning kan ske på olika sätt t.ex. på avsatt utbildningstid, på APT och teamträffar. Det kan vara korta insatser med instruktioner med tips och riktlinjer kring hjälpmedel som ska underlätta omsorgsarbetet. Uppföljning av speciella arbetsmoment sker ofta på arbetsplatsträffar. Samtliga medarbetare som vikarierar under semesterperioden på sommaren får en introduktion där förflyttningsteknik ingår. Arbetsmiljöfaktorer bedöms i den årliga fysiska skyddsronden, den en-

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (9) skilde medarbetarens situation på jobbet diskuteras vid medarbetarsamtal en gång per år. I dagsläget finns ett kvalitetsledningssystem med ett årshjul som beskriver arbetsmiljöarbetet. Dessutom finns rutiner som beskrivits t.ex. utbildning, teamträffar, skyddsronder mm. Vårt arbete med arbetsmiljöriskinventeringar och handlingsplaner för att åtgärda och följa upp behöver förbättras. Det arbetet är påbörjat och kommer att fortsätta in i Tillbud Avvikelserapportering är en del av det systematiska arbetsmiljö- och förbättringsarbetet. Under våren har vi haft särskilt fokus på att uppdatera och implementera riktlinjer för avvikelserapportering och tillbudsrapportering. Det fanns en del oklarheter kring vem som ska rapportera avvikelser vilka framkom i samband med den översyn vi hade. Våra riktlinjer är förenklade och kommunicerades innan sommaren med samtliga chefer och medarbetare. Samtliga enhetschefer har informerats om de uppdaterade riktlinjerna vid ett möte i maj 2014, därefter informerades medarbetare och fackliga företrädare, bilaga 2. I vårt dokumentationssystem, ProCapita rapporteras avvikelser av samtliga medarbetare. De tillbud som berör personal (skada/risk för skada) sker på särskild blankett. Samtliga tillbud kommuniceras med skyddsombuden, det går även en kopia av tillbudsrapport till de fackliga representanterna centralt i kommunen. Handläggning av avvikelser sker på olika nivåer beroende på allvarlighetsgrad. Oftast handläggs avvikelserapporten ute på enheterna. Återkoppling och samtal kring orsak och åtgärder, på APT och på teamträffar. På månatliga samverkansmöten finns punkten arbetsmiljö alltid med. Sammanställning av avvikelser och tillbud sker årsvis i kvalitetsberättelsen. 4. Tillgång till ledning och stöd Frågor efter kontorstid som måste hanteras brådskande av en chef är mycket sällan förekommande. De frågor som handlar om bemanning, t.ex. vid frånvaro kan hanteras på enheterna med hjälp av riktlinjer av medarbetarna själva. De har tillgång till uppgifter om tillgänglig personal och de har kännedom om vilka som kan tjänstgöra. Dygnet runt finns en sjuksköterska i tjänst och hon/han fungerar som arbetsledare utanför kontorstid. Sköterskan har rådgivande funktion och är stöd och lots för medarbetare. I händelse av behov av vak kan sjuksköterskan fatta beslut. I de fall det händer något extraordinärt efter kontorstid och en chef måste kontaktas finns en larm-manual. Larmkedjan består av enhetschef för respektive verksamhet, därefter verksamhetschef och socialchef. Inom socialtjänsten finns alltid en socialsekreterare i jour. Enhetschef i beredskap avskaffades Det var flera orsaker som ledde fram till beslutet att avskaffa beredskapen i den form som då fanns. Det

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (9) var svårt att bemanna beredskapen och kostnaderna motsvarade inte de utförda uppgifterna ( kr). Kartläggningen som gjordes inför den förändringen visade att det var nästan uteslutande bemanningsfrågor som hanterades. Bemanningsriktlinjer har upprättats och fungerar väl ute i verksamheten, medarbetarna har god kännedom om vilka som kan jobba om det behövs. Sedan beredskapen avslutades har ett fåtal händelser föranlett att medarbetare ringt cheferna. Som exempel kan nämnas ett brandlarm som slutade fungera på ett särskilt boende, trygghetslarm som inte fungerade i samband med tekniska problem med telefonnätet och ett par ärenden med bemanningssvårigheter pga. mycket hög frånvaro en storhelg. I rollen som socialchef ingår att alltid vara nåbar, är jag på resa eller vistelseadress där jag inte kan nås finns en tf. socialchef som ersättare. Beslut Socialnämnden beslutar a t t anta svaret till Arbetsmiljöverket. 101 Informationspärmen - Delegationsbeslut, IFO och LSS, Dnr 2014/ SN - Delegationsbeslut, VoO Dnr 2014/ SN - Revidering av upphandlingspolicy för Borgholms kommun och de kommunala bolagen. - Näringslivsstrategi för Borgholms kommun.