11 Dnr 2013/ SN. Evelina informerar om budgetläget för förvaltningen efter januari månads utgång:

Transkript

1

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (10) 11 Dnr 2013/ SN Budgetuppföljning januari Evelina informerar om budgetläget för förvaltningen efter januari månads utgång: Intäkter för januari månad: tkr. Periodiserade driftkostnader: tkr. Personalkostnader: tkr. Det är svårt att sätta detta i relation till budgeten då alla delar av kostnaderna för teknisk service inte har kommit in i redovisningssystemet. Försörjningsstödets kostnad januari månad: 547,9 tkr Övertidskostnad: 143,5 tkr (högre än januari 2012) Sjukfrånvaro: 363 dagar fördelat på 93 tillfällen vilket är högre än jämförelseåren 2010 och Dnr 2012/ SN Budget Ewa Larsson presenterar idag ett diskussionsunderlag för budget För att få budget 2013 i balans fattas det idag ca 4,4 mkr. Budgetramen för socialnämndens verksamheter är reducerad med 20 miljoner jämfört med Ett stort antal besparingar har gjorts men är inte tillräckliga. Effektiviseringar inom följande verksamheter ska belysas ytterligare enligt följande förslag: - Antalet dagverksamheter inom LSS minskas (nu 6) - Reducerar antalet medarbetare med Minska hyresutgifter med ca kr per år - Bemanningen inom LSS minskas på samtliga enheter - Arbetsplatsträffar reduceras till två timmar per månad i alla verksamheter - Psykiatriboendet på Markgatan stängs, besparing 2,5 miljoner - ad insats för boendestöd schemaläggs i Laps Care så att beläggningsgrad kan redovisas. - Ensamkommande flyktingbarn är en del av Socialnämndens omfattande ansvar from 1 mars. Behov finns av utslussning i eget boende

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (10) - Synkonsulentens uppdrag avslutas, besparing kr - Nattpatrullerna och tillsynsbesök utreds - Handläggarnas roll tydliggörs och nyckeltal för beslutade insatser följs Det fortsatta arbetet med besparingar kommer att leda till uppsägningar. Platserna i de särskilda boendena följs veckovis. Sedan sommaren 2012 har det funnits lediga platser. Vid årsskiftet 2012/2013 stängdes nio platser på Lingården. Trots den reduceringen finns det tomma platser och fler stängningar måste ske. Diskussion kring att stänga platser på Ekbacka 5, särskilt boende för demens, har inletts. I dagsläget är det oklart hur många platser som måste reduceras för att få tillräcklig ekonomisk effekt men sannolikt är det 7-8 platser. I detta har övriga aspekter beaktats: - Lokalerna på Ekbacka 5 är i behov av renovering - Ombyggnationer med förbättrad standard som följd är prioriterat. - Överblick på boendet måste säkerställas, det bör inte bli för stort. Fortsatt utredning behövs och målsättningen är att utredningen ska vara klar inom två veckor. lägenheterna på Lingården ska användas till ensamkommande flyktingbarn till dess att annan verksamhet har behov av lägenheterna. uppdra till förvaltningen att till nästa Socialnämnd konsekvensbeskriva synkonsulenttjänsten. Psykiatriboendet på Markgatan stängs snarast möjligt. reducera antalet dagverksamheter inom LSS från 6 till 5. ge Ewa Larsson i uppdrag att fortsätta se över möjligheterna att minska platserna i särskilt boende. I övrigt läggs informationen till handlingarna. 13 Aktuell information - Kyld mat, ska utvärderas i slutet av mars.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (10) - Teknisk service, vad kostar maten? Vad beställer vi? Kan vi påverka kostnaderna? - Borgholms kommun har en Facebooksida på gång. Varje förvaltning har utsett ansvariga. - Invigning av de tre nya enheterna: Norr: 5 april kl 13.00, Mellersta 12 april kl och Centrum 19 april kl LSS, besparingar genom schemaändringar, omförhandlat avtalet gällande en placering. - Många har sökt ledig sjukskötersketjänst inom Hälso- och sjukvården med bra kompetens. - Upphandling är på gång gällande nyckelskåp med alkolås. - Upphandling HVB hem går ut 2014, KS har beslutat att gå med i en större riksomfattande upphandling genom Sveriges kommuner och Landsting (SKL). 14 Dnr 2013/ SN Verksamhetsberättelser Texten och korrekta siffror skickades ut tillsammans med kallelsen till socialnämnden godkänna bokslutstexten för Dnr 2012/ SN Barnahus Socialnämnden har tidigare fattat två beslut i frågan gällande att starta ett Barnahus tillsammans med kommunerna i södra Kalmar Län. Det första beslutet handlade om en viljeinriktning om att starta ett Barnahus. Det andra beslutet som Socialnämnden tog var att delta under förutsättning att alla kommunerna ingick avtal. När alla kommuner nu har fattat beslut i frågan visar det sig att Torsås kommun kommer att avstå från att delta i verksamheten. Emmaboda

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (10) kommun har tidigare fattat beslut att medverka under förutsättning att alla kommuner i södra Kalmar län deltar. Hur Emmaboda ställer sig till Torsås kommuns beslut är i dag oklar. Detta innebär att kostnaden för Borgholms kommun 2013 blir kronor och för 2014 ökar kostnaden till kronor. Dessa siffror är aktuella under förutsättning att Emmaboda kommun deltar. Socialnämnden behöver därför ta ett nytt beslut om att delta i verksamheten. Hillevi Österbo går igenom och redovisar de förändringar som gjorts i delegationsordningen. Fördelning av kostnader: 6 kommuner Andel Kostnad Kostnad % mån 2014 helår Kalmar ,8% Borgholm ,2% Mörbylånga ,9% Nybro ,2% Emmaboda ,0% Mönsterås ,9% Totalt ,0% Borgholms kommun deltar i verksamheten för Barnahus under förutsättning att alla sex nu aktuella kommuner medverkar. 16 Dnr 2013/ SN Revidering av delegationsordningen anta den reviderade delegationsordningen.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (10) 17 Dnr 2012/ SN Informationsärende; Från samtid till framtid med ökad samverkan och utveckling. Ewa Larsson informerar att verksamhet med ensamkommande flyktingbarn övergår till Socialförvaltningen/socialnämnden från och med 1 mars En tjänstemannaberedning bestående av Christina Madeling, Ewa Larsson, Hillevi Österbo och Agneta Dahlberg gällande att föra över arbetsmarknadsenhetens övriga verksamheter till Socialförvaltningen har hittills kommit fram till följande: - Sammanslagning av verksamheterna föreslås i en tid där ett flertal stora omstruktureringar i kommunen pågår eller ska påbörjas. - Fler svårigheter än möjligheter har identifieras med hänsyn till ovanstående. - Ökad samverkan planeras mellan verksamheterna försörjningsstöd och arbetsmarknadsåtgärder med nuvarande organisation. Tjänstemannaberedningen ska träffas igen i mars men i nuläget är bedömningen den att det är klart olämpligt att starta ytterligare en omorganisation. Önskvärt är att avstå från planerad omorganisation. bordlägga den planerade omorganisationen av arbetsmarkandsavdelningen till socialnämndens sammanträde Dnr 2013/ SN Rapportering av avvikelser Peo Westberg informerar att socialförvaltningen sedan 1997 har arbetat med avvikelserapporter och det är under ständig utveckling. I början var det uteslutande avvikelser inom hälso- och sjukvård som rapporterades och idag rapporterar vi på detaljnivå inom följande områden. - Administration - Allvarliga missförhållanden

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (10) - Brister i omvårdnad inom SoL/OFN - Brister i vårdkedja/rapportkedja - Externa avvikelser - Förväntade fall - Läkemedel - MTP ( Medicinsk Tekniska Produkter) - Olycksfall/Olyckshändelser - Specifik omvårdnad inom sjukvården ( HSL) Vidare så ligger Synpunkter och klagomål i samma system. Vi har en god följsamhet i rapporteringen som är reglerad så till vida att man är skyldig att rapportera missförhållanden eller risk för missförhållanden. Det finns ett mörkertal i rapporteringen men den är sannolikt liten vilket baseras på att vi inledningsvis ständigt ökade i fråga om antalet rapporter och som nu ligger på en stadigare nivå. Noteras kan att vid större förändringar så påverkas antalet rapporter. Efter att hemsjukvården gick över till kommunen så steg antalet avvikelser kring läkemedelshantering, orsakat av att kulturkrock mellan kommun och landsting. Avvikelserapporterna är en viktig del i förvaltningens kvalitetsarbetet och även ett underlag för Patientsäkerhetsberättelsen. Vad är en avvikelse: En icke förväntad händelse Inom socialförvaltningen har vi sedan starten 1997 haft ett klassifikationssystem för att gradera avvikelserna. Enkelt beskrivet så bygger modellen på följande: Klassifikation 1 Störning: Ingen brukare/patient inblandad avvikelsen kan behöva korrigeras 2 Incident: Händelsen involverar brukare/patient men utan skada eller effekt, avvikelsen kan behöva korrigeras. 3 Allvarlig incident: Har nått brukare/patient och gett negativa effekter på densamma. 4 Kritisk incident: Allvarlig effekt på brukare/patient 5 Haveri: Allvarlig icke reparerbar skada, dödsfall Alla avvikelser på nivå 1 och 2 utreds och åtgärdas lokalt av enhetschef och sjuksköterska sjukgymnast eller arbetsterapeut. Alla avvikelser skall återkopplas till verksamheten regelbundet (APT) Avvikelser på nivå 3-5 utreds centralt av verksamhetschef och MAS. Socialnämnden lägger avvikelserapporteringen till handlingarna.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (10) 19 Dnr 2013/7-720 SN Ansökan om föreningsbidrag för år 2013, Kris i Kalmar. Inkommit ansökan om föreningsbidrag från Kris i Kalmar för år avslå ansökan då föreningsbidragen för 2013 är fördelade. 20 Dnr 2013/6-720 SN Ansökan om aktivitetsbidrag för år 2013, Ölands FUB Inkommit ansökan om aktivitetsbidrag för är 2013 från Ölands FUB. avslå ansökan då föreningsbidragen för 2013 är fördelade. 21 Dnr 2011/ Fastställande av nya Lex Sarah-rutiner Anna Hasselbom Trofast redogör för ärendet. Efter ett beslut av Socialstyrelsen skulle socialnämnden i Borgholm inkomma med svar på hur man bland annat säkerställer att Lex Sarah-rutinerna tillämpas i organisationen. Svar har skickats med de då tillgängliga dokument som fanns. Komplettering gjordes även Socialstyrelsen har därefter påpekat att det fortfarande fanns felaktigheter i våra rutiner och efterlyser till och med december 2012 ett beslut från socialnämnden där tidigare brister är eliminerade och att det finns ett nämndsbeslut i frågan. Bedömning Det nya materialet uppfyller de krav som ställs och under hösten har interutbildning genomförts med enhetschefer och legitimerad personal. Vidare så har ansvaret för information och utbildning till nyanställda och fast anställda tydliggjorts.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (10) Nödvändiga korrigeringar i rutinerna är gjorda enligt följande: - Tidigare felaktig hänvisning till lagstiftningen är korrigerade - Att det inte bara är missförhållande som skall rapporteras utan även påtaglig risk för missförhållanden. Vidare så säkras informationen till de anställda i och med denna nya rutin. (Introduktion för nyanställda och repetition för anställda). För att ytterligare försäkra socialnämnden om att rutinerna efterlevs kommer förvaltningen inom ramen för SOSFS 2011:9 (kvalitetsledningssystem) att genomföra regelbundna internkontroller. Innehållet i förslag till nya rutiner kommer att behöva omarbetas regelbundet för att vara uppdaterat, vilket också finns med som ansvarspunkt i den nya rutinen, men även pedagogisk utveckling av materialet skall regelbundet ses över. godkänna riktlinjerna och rutiner för Lex Sarah samt skicka dessa som svar till Socialstyrelsen. 22 Dnr 2013/ SN Ersättare till Funktionshinderrådet Ärendet utgår. 23 Dnr 2013/ SN Verksamhetsbesök; Arne Tärnblom Arne Tärnblom (V) redovisar sitt verksamhetsbesök på Soldalen.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (10) 24 Informationspärmen - Delegationsbeslut IFO, Dnr 2013/ SN - Delegationsbeslut VoO, Dnr 2013/ SN - Ev. verksamhetsövergång från arbetsmarknadsavdelningen till socialförvaltningen, ensamkommande flyktingbarn, Dnr 2012/ SN - Begäran om köp av leasingbilar inom socialförvaltningen, Dnr 2012/ SN - Upphävande av beslut Alkolås i kommunens bilar, Dnr 2012/ SN - Information, lokaler socialförvaltningen, Dnr 2012/ SN