GALLRING OCH BEVARANDE AV HANDLINGAR I EU-PROJEKT

Transkript

1 Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Dilini Huber Ratnayake Anna Ruthström DNR /2016 Sida 1 (46) :24 Promemoria GALLRING OCH BEVARANDE AV HANDLINGAR I EU-PROJEKT ÄRENDET Den 9 juni 2016 inkom en framställan om bevarande och gallring rörande handlingar i EU-projekt i Stockholms stad. Framställan utgör underlag till ett generellt gallringsbeslut som ska gälla för Stockholms stads bolag, förvaltningar och stiftelser för vilka Stockholms stads arkivregler (Kfs 2015:27) gäller. Beslutet föreslås gälla retroaktivt från år Utredningen har genomförts i samverkan mellan Stockholms stadsarkiv och representanter från Fastighetskontoret, Kulturförvaltningen, Miljöförvaltningen och Stadsledningskontoret. Inom staden finns inget tidigare gallringsbeslut för denna typ av handlingar och inte heller hanteringsanvisningar finns framtagna. Utredarna har gjort en informationsvärdering utifrån behovet av bevarande och möjligheten till gallring, och det är denna informationsvärdering som Stadsarkivet har att ta ställning till för att på Kulturnämndens vägnar ta beslut om. De hanteringsanvisningar som utredarna föreslår ska ses som rekommendationer till berörda verksamheter. Bakgrund Med EU-projekt menas projekt som helt eller delvis finansieras av EU. Kraven på hantering av handlingar i EU-projekt skiljer sig från övrig offentlig verksamhet. Både lagstiftning inom Sverige och direktiv från EU, påverkar val av gallringsfrist. Generellt behövs längre gallringsfrister för att informationen ska finnas tillgänglig vid revision från EU eller annan kontroll. Det finns inget tidigare gallringsbeslut för handlingar i EU-projekt och för att undvika dubbelarbete föreslås beslutet gälla för stadens förvaltningar, bolag och stiftelser som hanterar EU-projekt. Förslaget omfattar allmänna

2 Sida 2 (46) handlingar som genereras i projekten, pappershandlingar såväl som digital information. Utredningen föreslår att beslutet ska gälla retroaktivt från Utredningen och gallringsfrister Det finns olika bestämmelser beroende på finansieringsform, tidsperiod och om ett projekt är kopplat till ett s.k. sektorprogram. Utredningen har delat in dessa i tre grupper: 1. ( ), Sektorprogram och övriga. Den första programperioden startade år1994 och därför begär utredarna att beslutet ska gälla retroaktivt från och med detta år. Utredarna har förutom förslag till bevarande och gallring även föreslagit hanteringsanvisningar i form av registrering/ samt förvaring. Detta som en hjälp för verksamheterna samt för att underlätta en ensad hantering. Det är dock endast bevarande- och gallringsförslaget som Stadsarkivet beslutar om. Den övervägande mängden information ska bevaras. Förutom för enstaka handlingstyper, så som exempelvis korrespondens av tillfällig betydelse/karaktär som kan gallras vid inaktualitet, ligger gallringsfristerna på tidigast tio år efter programmets/. Utredningens informationsvärdering baseras i många fall på hur man har bedömt i stadens befintliga beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse 1 samt stadens beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation 2. Den tioåriga gallringsfristen är formulerad som tidigast eftersom det vid vissa EU-projekt kan förekomma krav på att revision ska kunna utföras med ytterligare fördröjning än tio år efter avslut, att preskriptionstid löper över längre tid eller på grund av annan lagstiftning. Verksamhetens måste bedöma i vilka fall detta är aktuellt och då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att utreda frågan om kopior av vissa handlingstyper kan ersätta original vid en revision har inte ingått i utredningsgruppens uppdrag. Detta gäller exempelvis fakturahantering där skanning och sedan gallring av pappersförlaga förekommer. Utredningen hänvisar 1 SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad 2 SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av Stockholms stads räkenskapsinformation

3 Sida 3 (46) till att verksamheten behöver utreda vad som gäller för de enskilda projekten. För mer detaljerat förslag se bilaga 1. I denna bilaga är även Stadsarkivets förslag till ändringar och förtydliganden markerade. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Ärendet har skickats på remiss till Revisionskontoret och Stadsledningskontorets juridiska avdelning. Revisionskontoret hade inga invändningar. Även juridiska avdelningen delar bedömningen om gallringsfristerna, men påpekar vikten av ordval i beslutet. Betoning borde ligga på formuleringen av att informationen får gallras efter 10 år, men att det är viktigt att se till bedömningen i varje enskilt EU-projekt. Utredningen har beaktat de synpunkter som juridiska avdelningen har lämnat och justerat bilagorna i enlighet med dem. Ärendet har även skickats ut på remiss till stadens bolag och förvaltningar. Dessa svar redovisas längre fram i bilaga 1. Utredningen har beaktat de synpunkter som lämnats av stadens myndigheter och förslaget har därefter justerats, för att kunna tillmötesgå inkomna synpunkter utifrån tillåtande förutsättningar. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet instämmer i Revisionskontoret och juridiska avdelningen bedömning om att framställan är noga utredd och välskriven. Dessutom tas hänsyn till stadens verksamheters behov och synpunkter vilket framgår i revideringarna som gjorts samt av dokumentationen av dessa. Gallringsframställans anvisningar i kolumnerna registrering/ och förvaring samt i vissa fall även i kommentarer är utredarnas förslag till verksamheterna hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet beslutar inte om hanteringsanvisningar och därför framgår de inte heller av beslutet. Myndigheterna ansvarar själva för att välja en konsekvent tillämpning av hantering av respektive handlingstyp i EU-projekt. Dock ser Stadsarkivet med fördel att förslagen följs för att på så sätt inom staden få en ensad hantering av handlingar i EU-projekt.

4 Sida 4 (46) Förslag på vissa kompletteringar och förtydliganden vad gäller anvisningar framförs nedan. Då frågan om EU:s revisorer godtar att kopior ersätter original, antingen i analog eller digital form, inte kan besvaras generellt måste verksamheten ta ställning till detta från fall till fall. Det är inte Stadsarkivets uppgift att utreda frågan. 3 Stadsarkivet framhåller dock vikten av att varje verksamhet noga värderar varje handling inför gallring och vid tveksamheter konsulterar Stadsarkivet. Informationsvärdering Förslaget är väl underbyggt dels genom ett brett deltagande av olika kompetenser under utredningsarbetet och dels genom en omfattande remissrunda. Såväl verksamhetens behov av tillgång till information som rättskipningens behov har vägts in i utredningens förslag. Stadsarkivet ska i värderingen ta ställning till helheten, dock med fokus på forskningens behov av informationstillgång. Arkivet ska ge en bra och tydlig bild av verksamheten som handlingarna har uppstått i och sätta in verksamheten i sitt sammanhang. Fokus ska vara på verksamhetens kärnverksamhet i föreliggande fall vad projekten haft för uppdrag, hur de planerats och genomförts, vad de resulterat i samt säkerställa t.ex. revisionskontroll. Handlingar som uppstått i administrativt syfte eller som stöd på annat sätt har inte ett lika stort bevarandevärde. Utredarna har gjort en god avvägning mellan bevarande av handlingar som speglar huvudsyftet med projektens arbete och förslag till gallring av handlingar som uppstått i stödjande syfte. Förslaget har förankrats genom bedömning från verksamheten och expertis från Revisionskontoret samt Stadsledningskontorets juridiska avdelning. Stadsarkivet bedömer att även forskningens behov av information tillgodoses genom förslaget. Beslutet föreslås gälla retroaktivt från år 1994 vilket Stadarkivet inte motsätter sig. 3 För resonemang kring möjlighet att gallra exempelvis pappersförlagor som skannats se SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad samt SSA Dnr /2015 Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad

5 Sida 5 (46) Förslag på ändringar, förtydliganden och fortsatt arbete Föreslagna ändringar och förtydliganden är markerade i tabellen i bilaga 1. Här redogörs kortfattat för dessa för att underlätta förståelse. Avtal Avtal bedöms ha olika bevarandevärde beroende på relevans över tid. Därför föreslår utredningen att avtal med större bevarandevärde ska bevaras och sådana av mindre vikt ska gallras tidigast tio år efter programmets/projektets avslut. För att förtydliga att det finns en skillnad föreslås handlingstypens benämningar få tilläggen av vikt samt av mindre vikt där respektive avtalstyp beskrivs i tabellen. Utredningen föreslår gallringsfrist tidigast projektets/programmets slut. Även avtalets giltighet måste ha upphört och det förtydligandet har lagts till. Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter i Sverige Utredningen föreslår att gallringsfristen uttrycks som När verksamheten inte behöver informationen längre och att gallringsbeslut ska tas i och med avdömning av utredningens förslag. Då informationen, efter dialog med utredare, bedöms omfattats av handlingstypen Handlingar som inte leder till åtgärd i SSA 2016:1 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad är redan gallringsbeslut taget. Detta ska framgå i kommentaren och förhindrar inte att gallringsfrist ändå skrivs ut för att underlätta hanteringen. För en genomgående konsekvent benämning av gallringsfrister i tabellen ändras ordalydelsen till Vid inaktualitet. Det har även framkommit efter utredningens avslut att ett förtydligande behövs, både vad gäller benämning som bör användas och med exempel på vad som kan ingå i handlingstypen. Benämningen kommer att ändras till Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter och kontaktpunkter i Sverige. en kompletteras även med följande formulering och ingående exempel som ska förtydliga vilken information det kan handla om: Exempel på information av allmän karaktär kan vara presentationer från seminarier, information publicerat på hemsidor angående utlysningar, ansökningsförfaranden, regelverk och rapportering.

6 Sida 6 (46) Information från extern webbplats/intranät om projektet För att förtydliga att viss information av denna typ ska gallras och annan ska bevaras föreslås en uppdelning på två rader. Rubrikerna föreslås få tilläggen av mindre vikt och av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats. Delar av denna information fanns tidigare i kommentaren och har därför strukits därifrån. Vad gäller hur arkivering ska ske av den information som ska bevaras så kan det ske på olika sätt beroende på webbplatsens utformning och storlek. En vägledning för bland annat webbarkivering är planerad att tas fram och i väntan på den bör anvisningen vara att kontakta Stadsarkivet för resonemang. Föreslår att anvisningarna kompletteras med en kommentar gällande detta. Marknadsförings- och informationsmaterial Marknadsförings- och informationsmaterial bedöms ha olika bevarandevärde i ett långsiktigt perspektiv. Därför föreslår utredningen att sådan information med större bevarandevärde ska bevaras och sådan information av ringa betydelse ska gallras tidigast tio år efter programmets/projektets avslut. I tabellen särskiljs de olika bedömningarna genom presentation på två olika rader, dock med handlingstypens benämning endast på den översta raden. Jämför med handlingstypen avtal där olika bedömningar av bevarandevärde förekommer och särskiljs med olika rader, dock med benämningen av handlingstypen på båda raderna. För konsekvent presentation och för att förtydliga att det finns en skillnad föreslås att benämningen på handlingstypen anges på båda raderna med tilläggen av ringa betydelse samt av vikt. Sociala medier för utökad dialog om projektet Beroende av vilket socialt medium som används kan det vara svårt för staden att ha kontroll över informationen och därmed att gallra den. Utredningen föreslår omedelbar gallring av inlägg och kommentarer som strider mot gällande lagstiftning, vilket alltså kan vara svårt att åstadkomma. Dessutom kan omedelbar gallring leda till att bevisning i rättssak förstörs. Däremot är det viktigt att utan tidsfördröjning avpublicera eller på annat sätt ta bort sådan information, vilket även omnämns i Stockholms stads handledning i sociala medier 4. I samma handledning framgår också att inkommande information som hör till ett redan pågående ärende eller som initierar ett nytt ärende ska flyttas och hanteras enligt ordinarie rutiner för ärendehandläggning ,

7 Sida 7 (46) Detta föreslås som hanteringsanvisning istället för förslag om utskrift eller konvertering till pdf. Olika myndigheter har olika rutiner för ärendehantering och mest teknikneutralt är att hänvisa till sådan rutin. Även om den avpublicerade informationen inte hör till ett pågående ärende eller initierar ett bör informationen hanteras enligt en särskild rutin. I SSA 2016:1 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad framgår att information som inkommer via sociala medier och som leder till åtgärd, vilket en avpublicering kan anses vara, ska tas omhand innan den inkomna handlingen får gallras. Även om hanteringen och gallringen i detta fall inte stödjer sig på nämnda gallringsbeslut bör samma princip gälla, vilket rimmar väl med det som framkommer av stadens handledning i sociala medier. För att förtydliga att viss information som förekommer på sociala medier bevaras och viss information hanteras i särskild ordning föreslås en uppdelning på två rader. Dessutom föreslås förtydliganden i rubriker genom formuleringarna meddelanden och inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift samt meddelanden och inlägg av mindre vikt. Förslag är också att ändra formuleringen i kommentarskolumnen så att det framgår att meddelanden/inlägg som tas bort på grund av risk för lagbrott kan komma att användas som bevisning i rättssak och måste hanteras därefter. Även komplement vad gäller Registrering/ samt föreslås för att tydliggöra hanteringen. Verifikationer Den tioåriga gallringsfristen är formulerad som tidigast eftersom det vid vissa EU-projekt kan förekomma krav på att revision ska kunna utföras med ytterligare fördröjning än tio år efter avslut, att preskriptionstid löper över längre tid eller på grund av annan lagstiftning. Verksamhetens måste bedöma i vilka fall detta är aktuellt och då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att verksamheten måste göra bedömningar från fall till fall tas indirekt upp i utredningstexten, men bör också förtydligas i anslutning till där handlingsregler för denna specifika handlingstyp beskrivs. Detta görs förslagsvis i kommentaren. er som är till synes ringa och tillfälliga I utredningen förekommer handlingar som kan tyckas omfattas av SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad där föreslagen gallringsfrist föreslås vara minst tio år efter projekts/programs avslut. Detta gäller t.ex. Korrespondens av

8 Sida 8 (46) tillfällig betydelse karaktär (under genomförandefasen) samt Sociala medier för utökad dialog om projektet (avser meddelanden och inlägg som är av tillfällig eller ringa betydelse). Utredningen har i vissa fall hänvisat till SSA 2016:01 men skrivit ut ett förtydligande vad gäller gallringsfristen. Skälet till en gallringsfrist på minst tio år är för att informationen eventuellt kan behövas vid t.ex. revision. Om informationen ska sparas i minst tio år är det tveksamt om den kan bedömas vara av tillfällig betydelse och om den kan vara underlag för revision är det tveksamt om den kan vara av ringa betydelse. Dock bedöms inte informationen ha ett bevarandevärde i ett långsiktigt perspektiv. Beslut om gallring av sådana handlingar i specifikt EU-projekt föreslås tas i och med avdömning av denna utredning, och hänvisning till SSA 2016:01 blir inte relevant. För att förtydliga att gallringen inte grundar sig på SSA 2016:01 föreslås benämningen tillfällig och ringa ändras till av mindre vikt alternativt av mindre betydelse. Inledning till tabeller Då det från fall till fall kan skilja sig vilka krav som ställs på åtkomst till information det kan t.ex. skilja sig vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som ska kunna presenteras är ett flertal gallringsfrister formulerade som tidigast tio år efter programperiodens/. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamhetens måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att verksamheten måste göra bedömningar från fall till fall tas indirekt upp i utredningstexten, men bör också förtydligas i anslutning till tabellerna där gallringsbeslut och handlingsregler presenteras. Den inledande texten vid tabellerna kommer därför att kompletteras med denna information. I den inledande texten till tabellerna förtydligas också att Stadsarkivet endast tar beslut om gallring. Vägledning Utredningen är upplagd både med förslag på gallring och med förslag på hanteringsanvisningar. Stadsarkivet tar endast beslut vad gäller gallring och hanteringsanvisningarna ska ses som rekommendationer. Stadsarkivet kan, vid behov, ge ut vägledningar inom vissa områden. Dessa arbetas fram i samarbete med verksamheten för att förbättra förutsättningarna för en mer enhetlig dokumenthantering inom staden och som ett hjälpmedel för hantering samt resonemang kring vissa problemställningar. Av remissyttranden framgår att det vad gäller handlingar i EU-projekt finns behov av att förtydliga viss problematik samt att stödja i resonemang som inte ingått i detta uppdrag. Förslag är att

9 Sida 9 (46) Stadsarkivet, tillsammans med verksamheten, ser över möjligheten att ta fram en vägledning där handlingar i EU-projekt ingår och där relevanta hanteringsanvisningar framtagna i denna utredning arbetas in. Det framgår av remissyttranden att det finns behov av att se över hantering av handlingar som ingår i andra projekt än EU-projekt. Förslag är att överväga om det finns möjligheten att samordna arbetet med översyn av handlingar för andra projektformer. Stadsarkivets beredning av ärendet På grund av personalomsättning har två handläggare vid Stadsarkivet ansvarat för ärendet att bedöma gallringsframställan. Stadsarkivet har under beredningen haft underhandskontakter med deltagare i utredningen och inhämtat förtydliganden både från dessa och från remissinstanser. Förslag till förtydliganden och ändringar i jämförelse med gallringsframställan är i bilaga 1 till gallrings-pm markerade enligt följande: borttagen information är överstruken tillagd information är understruken Markeringarna är gjorda för att underlätta för verksamheten att se skillnader mellan gallringsframställan och resultat, och kommer inte att framgå i beslutet. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges enligt föreslagna gallringsfrister i bilaga 1. Gallring medges retroaktivt från och med år Anna Ruthström Arkivarie

10 Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Dilini Huber Ratnayake Anna Ruthström DNR /2016 Sida 10 (46) :24 Promemoria Bilaga 1 er och föreslagna gallringsfrister samt ändringsförslag Markeringar av förslag till ändringar och förtydliganden Handläggare ansvarig för beredning av beslut har markerat förslag till ändringar och förtydligande genom att borttagen text är genomstruken och tillagd text är understruken. Initiera I initierafasen samlas tankar och idéer utifrån gällande regelverk för respektive fond för att mynna i en ansökan om medel till projektet. I denna fas finns även handlingstyper som kan ingå i flera faser. Anvisningarna i kolumnerna registrering/ och förvaring ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt projekt avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras.

11 Sida 11 (46) Analyser och rapporter Förprojektering eller motsvarande Riskanalyser Arbetsplaner, tidsplaner m.m. Avtal av vikt Avser bl.a. Projektkontrakt/ avtal Samverkanskontrakt/avtal Partnerskapsavtal (mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande, Partnership Agreement between the Lead Partner and its Projects Partners) Avtal av mindre vikt Hyresavtal Leasingavtal Avtal med underentreprenörer m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Gallras att avtalet upphört att gälla samt tidigast programperiodens slut Gallras att avtalet upphört att gälla samt tidigast program Gallras att avtalet upphört att gälla samt tidigast program Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Kan ingå i flera faser. Kan ingå i flera faser. Kan ingå i flera faser.

12 Sida 12 (46) periodens slut m och övriga periodens slut Avsiktsförklaringar (Letter of Intent, Letter of Support) Beslut Från fonden eller programmet Från projektägaren Från myndigheter Övriga Checklistor, dokumentation Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. programperiodens slut Original i projektdokumentationen. Innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl.a. hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet. Avser t.ex. beviljande och avslag av projekt, beslut om finansiering, nämndbeslut. Avser redovisning av aktiviteter och roller med syfte att säkra kvalitet i projektet.

13 Sida 13 (46) Friställningsintyg för offentligt anställt personal (ERUF*) Fullmakter för projektledaren programperiodens slut Förekommer inte m och övriga Original i projektdokumentationen. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. * Europeiska regionala utvecklingsfonden Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter och kontaktpunkter i Sverige Vid inaktualitet När verksamheten inte behöver informationen längre Vid inaktualitet När verksamheten inte behöver informationen längre Vid inaktualitet När verksamheten inte behöver informationen längre Kronologiskt/ objekt Kan ingå i flera faser. Exempel på information av allmän karaktär kan vara presentationer från seminarier, information publicerat på hemsidor angående utlysningar, ansökningsförfa randen, regelverk och

14 Sida 14 (46) m och övriga rapportering. Kommunikationsplaner Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Korrespondens av vikt (initierafasen) Korrespondens av tillfällig betydelse karaktär (initierafasen) Källmaterial och statistik som varit underlag för Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Kronologiskt/ objekt program Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Original i projektdokumentationen. Avser bl.a. korrespondens med EU och medfinansiärer samt projektpartners. Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Informationen finns bevarad i

15 Sida 15 (46) m och övriga projektens problembeskrivningar periodens slut andra handlingar. Medfinansieringsintyg Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Projektansökningar, inklusive bilagor Beviljade Ej beviljade Projektplaner Godkända Reviderade Ej godkända Protokoll, mötesanteckningar av vikt Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Styrgrupps, referensgruppsoch projektmöten. Dagordningar, kallelser, signerade listor programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Kan ingå i flera faser. Styrgrupps, referensgruppsoch projektmöten. Kan ingå i flera

16 Sida 16 (46) m och övriga faser. Underlag och uträkningar Vid budgeteringar Vid framtagandet av beräkningsunderlag programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Kan ingå i flera faser.

17 Sida 17 (46) Genomföra Genomförandefasen innehåller dokumentation från själva projektet. Det är viktigt att dokumentationen hålls samlad, dels för att underlätta för kommande kontroll, dels för att få en bra överblick över projektet när det pågår. Anvisningarna i kolumnerna registrering/ och förvaring ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras. Ansökningar och beslut om utbetalningar av stöd, med bilagor Avräkningsplaner för förskott m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Deltagarrapporteringar Sammanställningar till statistiska centralbyrån (SCB) Underlag programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker.

18 Sida 18 (46) Dokumentation kring/ från arrangemang och aktiviteter (t.ex. mässor, kurser, konferenser och kickoffer) Avser bl. a. Inbjudningar Anmälningar Program/mötesagendor Deltagar förteckningar Egenproducerat utbildningsmaterial Provformulär/ifyllda provformulär Prov /examensresultat Kursintyg m och övriga Se kommentar Se kommentar Se kommentar Varje projekt behöver värderas utifrån forskningens behov. Delar av dokumentation en kring respektive aktivitet kan i vissa projekt vara intressant att bevara medan annat kan gallras tidigast 10 år efter programperiodens slut alt. tidigast 10 år efter Ekonomiska månadsrapporter Information från extern webbplats/intranät om programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Kontinuerlig redovisning av ekonomin. Se även Rapporter /Ekonomi Bevaras Bevaras Bevaras Beroende på webbplatsens

19 Sida 19 (46) projektet, av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats. Information från extern webbplats/intranät om projektet som är av mindre vikt programperiodens slut, se kommentar, se kommentar m och övriga, se kommentar Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. utformning och storlek kan bevarande ske på olika sätt. Kontakta Stadsarkivet för vidare resonemang. Avser information som är av tillfällig eller ringa betydelse Information av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats bevaras. Webbplatsen kan konverteras till PDF filer och bevaras förvaras digitalt eller skrivas ut för att sedan gallras tidigast 10 år efter program

20 Sida 20 (46) Korrespondens av vikt (genomförandefasen) Korrespondens av mindre betydelse karaktär (genomförandefasen) Marknadsförings och informationsmaterial av vikt Ingår även dokument som visar synliggörande/ publicitet (material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts) Avser bl.a. m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. programperiodens slut Bevaras, se kommentar Bevaras, se kommentar Bevaras, se kommentar Kronologiskt/ objekt Registreras Original i projektdokumentationen. Original i ärendet. periodens slut alt. tidigast 10 år efter Avser bl.a. korrespondens med EU och medfinansiärer samt projektpartners. Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse. Ett exemplar bevaras. Skyltmaterial, t.ex. roll ups ska avbildas genom fotografering och kan sedan gallras efter sista tidpunkt för revision.

21 Sida 21 (46) Affischer, roll ups och skyltmaterial m.m. Annonser och notiser, egna om projektet Broschyrer och informationsfoldrar m.m. Fotografiskt material, film och ljud om projektet/ från utställningar av vikt Informationsutskick (faktablad, nyhetsbrev m.m.) av väsentlig karaktär Konverterade PDFfiler eller utskrifter från webbplatser som byggts upp för projektet (se även information på hemsidan) Trycksaker m och övriga

22 Sida 22 (46) Marknadsförings och informationsmaterial av ringa betydelse programperiodens slut m och övriga Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Fotografiskt material, film och ljud av ringa betydelse Informationsutskick och marknadsföringsmaterial av ringa betydelse Visitkort Postgiro och bankgirolistor (där det framgår att betalningen verkligen är gjord) programperiodens slut Ekonomisystem Kronologiskt/ objekt Utdrag av räkenskaper ur system. Original i ekonomisystem. Pressklipp/tidnings Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Originalhandlingar regleras av SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation.

23 Sida 23 (46) urklipp som rör artiklar och annonser om projektet Pressmeddelanden (egna om projektet) Projektdagböcker m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Projektplaner kring varje aktivitet Se kommentar Se kommentar Se kommentar Varje projekt behöver värderas utifrån forskningens behov. Delar av dokumentation en kring respektive aktivitet kan i vissa projekt vara intressant att bevara medan annat kan gallras tidigast 10 år efter programperiodens slut

24 Sida 24 (46) m och övriga alt. tidigast 10 år efter Rapporter Avser bl.a. Ekonomirapporter Externa rapporter för kännedom Följeforskning Incidentrapporter Interimsrapporter/ Delrapporter/Lägesrapporter Inventeringsrapporter Meddelande/rapport om projektet avbryts eller försenas Reserapporter Tillgänglighets och jämställdhetsplaner Utvärderingsrapporter Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

25 Sida 25 (46) Rekryteringsärenden, handlingar i Avser kopior av bl.a. Annonser Ansökan, anställd Anställningsavtal Sökandeförteckningar programperiodens slut m och övriga Rekryteringssystem Kronologiskt/ objekt Observera att originalhandlingar utgör ett eget rekryteringsärende som tillhör projektägarens arkiv. Sociala medier för utökad dialog om projektet Avser Meddelanden och inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Kronologiskt/ objekt Original i ärendet Originalhandlingar regleras av SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av löne och personalinformation regleras i Stadsarkivets beslut. T.ex. utskrifter eller konvertering till PDF filer. Hanteras i enlighet med rutin för ärende

26 Sida 26 (46) m och övriga hantering Inkomna klagomål och synpunkter bevaras. Kan t.ex. vara inkomna klagomål och synpunkter som leder till åtgärd. er och inlägg som strider kan strida mot gällande lagstiftning tas bort gallras omedelbart, så att sådana inte kommuniceras ut. Gäller t.ex. förtal, förolämpning, ofredande, olaga hot eller hets mot

27 Sida 27 (46) m och övriga folkgrupp. Observera att dessa kommentarer/ inlägg kan utgöra bevismaterial i rättssak så med tas bort menas inte gallring. Sociala medier för utökad dialog om projektet Avser Meddelanden och inlägg av mindre vikt som är av tillfällig eller ringa betydelse programperiodens slut Kronologiskt/ objekt Kopia i projektdokumentationen er och inlägg som strider kan strida mot gällande lagstiftning tas bort gallras omedelbart, så att sådana inte kommuniceras ut. Gäller t.ex. förtal, förolämpning, ofredande, olaga hot eller hets mot

28 Sida 28 (46) m och övriga folkgrupp. Observera att dessa kommentarer/ inlägg kan utgöra bevismaterial i rättssak så med tas bort menas inte gallring. Om kommentar/ inlägg blir bevis i rättssak är informationen inte att anse som av mindre vikt utan ska hanteras som meddelanden och inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift. Strategi/handlingsplan för implementering av Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

29 Sida 29 (46) projektresultat Underlag för utgifter Avser bl.a. underlag för: Förbruknings inventarier Biljetter, beställningar av hotell och konferenslokaler m.m., traktamenten, hyra av transport medel, kostnader för kopiatoranvändning Förbrukningsmaterial och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Uppdragsbeskrivningar För bl.a. Projektpersonal Utvärderare/följeforskare programperiodens slut m och övriga Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

30 Sida 30 (46) Upphandlingsärenden, handlingar i Avser kopior av bl.a. Beslut om upphandling Anbudsinbjudningar Förfrågningsunderlag Annonseringar Anbudsöppningsprotokoll Anbud, antaget Utvärderingsprotokoll Tilldelningsbeslut Efterannonseringar Utdrag ur lönelistor programperiodens slut programperiodens slut m och övriga Kronologiskt/ objekt Personalsystem Kronologiskt/ objekt Observera att originalhandlingar utgör ett eget upphandlingsärende som tillhör projektägarens arkiv. Originalhandlingar regleras av SSA 2003:13. Beslut om bevarande och gallring i upphandlingsärenden. regleras i Stadsarkivets beslut För redovisning av personalkostnader. Original i projektägarens arkiv (t ex LISA). Originalhandlingarna

31 Sida 31 (46) Utvärderingsplaner/ planer för följeforskning m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. regleras av SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av löne och personalinformation. regleras i Stadsarkivets beslut. Egenutvärdering görs i mindre projekt som ansöker om högst 3 miljoner SEK i EU stöd. Extern utvärdering görs som söker om 3 10 miljoner SEK i EU stöd. Följeforskning görs i större projekt som ansöker om 10 miljoner SEK eller mer i EU stöd. Tidredovisningar/ Kronologiskt/ Original i projekt För redovisning

32 Sida 32 (46) arbetstidredovisningar Verifikationer Avser bl.a. Leverantörsfakturor (kopior) Reseräkningar Kvitton och boardingcards programperiodens slut programperiodens slut m och övriga objekt dokumentationen. av personal som är anställd i projektet. Ekonomisystem Kronologiskt/ objekt Original i projektägarens arkiv (t ex Agresso) Originalhandling regleras av SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation Myndigheten måste själv utreda om kopior kan komma att godtas som underlag vid EUrevison eller om originalen (analoga eller elektroniska fakturor) måste finnas bevarade

33 Sida 33 (46) m och övriga i projektägarens arkiv så länge revision eller annan kontroll är möjlig.

34 Sida 34 (46) Avsluta Denna fas omfattar de aktiviteter som uppstår vid projektets avslut och innehåller bl.a. dokumentation som verifierar att projektets målsättningar har uppnåtts. Anvisningarna i kolumnerna registrering/ och förvaring ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras. Ansökan och beslut om avbrutet projekt Korrespondens av vikt (avslutandefasen) Korrespondens av tillfällig betydelse karaktär (avslutandefasen) m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Kronologiskt/ objekt Original i projektdokumentationen. Avser bl.a. korrespondens med revisorer, medfinansiärer och projektpartners. Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse.

35 Sida 35 (46) Rapporter Följeforskning Rapporter om t.ex. projektet avbryts eller försenas Revisionsrapporter Slutrapporter Uppföljningsrapporter Utvärderingsrapporter Revisionshandlingar Avser bl.a. Revisionsaviseringar Revisionsintyg Revisionsrapporter Utgående yttranden Upphävanden av beslut och återbetalningsskyldighet m och övriga Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

36 Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Dilini Huber Ratnayake Anna Ruthström DNR /2016 Sida 36 (46) :24 Promemoria Bilaga 2 Sammanställning av remissvar Bolag Stadsarkivet har remitterat Utredning om bevarande och gallring av handlingar i EU-projekt till bl.a. Stockholms Stadshus AB, som i sin tur remitterat vidare till dotterbolagen AB Svenska Bostäder, AB Stockholmshem, AB Familjebostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Stockholms Business Region AB, Skolfastigheter i Stockholm AB, Stockholm Vatten AB samt AB Stokab. Stockholm Stadshus AB (för vidarebefordran till vissa bolag inom staden) Av de tre bolag inom koncernen som har besvarat remissen har samtliga meddelat att de inte har något att invända mot förslaget. Koncernledningens synpunkter lyder i huvudsak enligt följande. Stadshus AB ställer sig positivt till att bevarandet och gallringen av EU-handlingar regleras i staden. Det vore bra om Staden i detta sammanhang också kunde beakta hanteringen av projekthandlingar överlag, där behovet förmodligen är ännu större hos stadens verksamheter. I texten står: EU:s revisorer kräver i flera fall att de handlingar som granskas och visas är i sitt originalformat. I förvaringskolumnen för många av handlingstyperna anges att dessa kan lagras som original i diarie- eller ärendehanteringssystem. Det bör utklaras vad som avses med detta och vad lägger man i begreppen original och kopia. AB Stockholmshem: Stockholmshem välkomnar den gemensamma ansatsen för att utreda hur dokument från EU-projekt ska hanteras. Stockholmshem har inga synpunkter på utredningen. Generellt anser dock bolaget att det är viktigt att det finns tydliga syften med de krav på dokumentation som följer med ett EU-projekt, eftersom projekten ofta innefattar omfattande handlingar (bilaga 1).

37 Sida 37 (46) AB Familjebostäder: Bolaget välkomnar förslaget. Utredningen synes väl genomarbetad. Utredningen ger god vägledning avseende hantering av de aktuella handlingarna. Familjebostäder ser mycket positivt på klargörandet i fråga om projektägarens (stödmottagarens) ansvar i fråga om hantering av handlingarna (bilaga 2. Micasa Fastigheter i Stockholm AB: Micasa Fastigheter ansluter sig till utredningens förslag till bevarande och gallring av handlingar i EU-projekt i Stockholms stad. Det är mycket bra att förslag till gemensamma regler tagits fram som tydligt visar på hur denna hantering ska ske (bilaga 3). Koncernledningens synpunkter Koncernledningen ställer sig positivt till att Stockholms stad tar fram riktlinjer för bevarande och gallring av de handlingar som uppstår i EU-projekt, eftersom det har blivit alltmer vanligt att stadens verksamheter ingår i sådana projekt, där särskilda krav ställs på hur länge informationen ska sparas och hur. Förslaget synes väl genomarbetat avseende olika handlingstyper, med tillhörande gallringsfrister. Koncernledningen ser, tillsammans med bolagen, positivt på klargörandet i fråga om projektägarens (stödmottagarens) ansvar i fråga om hantering av handlingar. Koncernledningen vill dock poängtera att eftersom inte alla stadens verksamheter arbetar i specifika EU-projekt, men i någon typ av projektform, där möjligheterna att lagra informationen från dessa projekt på olika ytor och system (Projectplace, Sharepoint m.m.) ökat så kan det finnas anledning att se över hanteringen av projekthandlingar i staden överlag. Detta för att det ska vara så enkla och enhetliga anvisningar som möjligt för verksamheterna. En sådant helhetgrepp skulle med fördel kunna samordnas med de föreskrifter för projekthandlingar som tidigare har funnits i staden; t.ex. stadsarkivets vägledning Att hantera projekthandlingar i Stockholms stad (2004). EU-beslutet är utförligt i sin definition av tänkbara handlingstyper. Möjligtvis skulle detta beslut därför kunna användas som utgångspunkt och stämmas av mot de äldre föreskrifterna, för att se hur dokumentationen i projekt har förändrats. Nedan ges ett antal kommentarer kring förslaget:

38 Sida 38 (46) - Då många av de handlingar som förekommer i ett EU-projekt är skrivna på engelska kan det vara en fördel att, i förekommande fall, ange handlingstypens engelska benämning i hanteringsanvisningarna för att underlätta vid exempelvis registrering. - I utkastet till bevarande- och gallringsbeslut för EU-handlingar görs det klart att dokumentet inte bara innehåller anvisningar om hur länge dokumentationen ska sparas, utan att det också omfattar förslag på hur dokumenthanteringen kan gå till. Hanteringsförslagen kan upplevas som en aningen omständliga. - I texten står: EU:s revisorer kräver i flera fall att de handlingar som granskas och visas är i sitt originalformat. I förvaringskolumnen för många av handlingstyperna anges att dessa kan lagras som original i diarie- eller ärendehanteringssystem. Det bör utklaras vad som avses med detta och vad lägger man i begreppen original och kopia. Omfattar bestämmelsen om original endast handlingar som från början har skapats elektroniskt? Hur ska man i så fall betrakta pappershandlingar? Att handlingar som ska bevaras registreras i ett diarieförings- eller ärendehanteringssystem är inte detsamma som att handlingarna också förvaras där (som original ). Koncernledningen vill även betona frågan hur EUrevisorerna förhåller sig till originalunderlag. I staden, liksom i myndighetsvärlden överlag, pågår diskussioner om vilka handlingar som får gallras efter att de har digitaliserats. Som beslutet är formulerat nu skulle det kunna tolkas som att gallring av pappershandlingar i original är tillåtet efter genomförd inskanning. Om EU:s regelverk medger en sådan hantering bör detta klargöras i texten samt att det generellt bör förtydligas hur verksamheten ska hantera detta. - Kopplat till kommentaren ovan, innehåller förslaget detaljerade rekommendationer om den praktiska hanteringen av handlingarna. Förslaget innebär att en mängd handlingstyper föreslås finnas i såväl kopia som i original. Även här behöver det tydliggöras vad detta innebär, utifrån vad som får förvaras digitalt eller vad som måste sparas som pappersoriginal. Koncernledningen tycker digitalisering är en väg som ska premieras, samt att det är en fördel att förvara handlingar digitalt för att de enkelt ska kunna återsökas. Stockholms stad står inför införandet av ett kommunkoncerngemensamt ärendehanteringssystem, edok, med alla de praktiska dokumenthanteringsfrågor som följer av detta, inte minst vad gäller just möjligheten att kunna skapa, hantera och bevara handlingar i digital form. Koncernledningen förutsätter att Staden i beslutet tagit höjd för denna kommande utveckling, för att

39 Sida 39 (46) undvika att inom en alltför snar framtid behöva revidera beslutet, i takt med att arbetssätten och det digitala verktyget inom staden förändras. Fackförvaltningar Arbetsmarknadsförvaltningen Förvaltningen ställer sig positiv till att en enhetlighet och tydlighet gällande stadens hantering och arkivering av handlingar inom EUprojekt. Förvaltningen väljer att lämna synpunkter inom de områden där det finns möjlighet till förtydliganden eller ändringar i det förslag som Stadsarkivet tagit fram. Arbetsmarknadsförvaltningen ser mycket positivt på att ett samlat regelverk införs i Stockholms stad vad gäller hantering av handlingar inom och arkivering av EU-projekt. Förvaltningen är övertygad om att detta kan komma att underlätta i arbetet med att hantera arkivering av EU-projekt och säkerställa att rätt material finns att tillgå för framtida revisioner av avslutade projekt. Förvaltningen redogör i yttrandet endast för de områden inom utredningen där det finns synpunkter på liggande förslag. Deltagarredovisning Vad gäller deltagarredovisning kräver Europeiska Socialfonden (ESF) att alla underlag sparas i 10 år. Det betyder att allt underlag kopplat till deltagarredovisning måste finnas tillgängligt för revision i tio år, inte bara de sammanställningar som lämnas till Statistiska Centralbyrån. Gällande detta bör därför tilläggas att även ytterligare underlag för deltagarredovisning (tex ESF aktivitetsredovisning bilaga 1) inkluderas i hanteringen. Hänsyn till personuppgiftslagen (PuL) Det är viktigt att hänsyn tas till den konflikt som finns mellan PuL och EU:s lagstiftning om arkiveringstid för personuppgifter och att den konflikten blir löst. Förvaltningens bedömning är att det i dagsläget är EU:s lagstiftning som gäller. Tydlighet gällande digitalisering av arkivmaterial ESF har tidigare lämnat motstridiga besked vad gäller i vilket format underlag kan arkiveras, om det ska arkiveras i pappersformat eller om digital arkivering är möjlig.

40 Sida 40 (46) Förvaltningen anser att det vore önskvärt är att det finns ett tydligt direktiv om vilket format som gäller för all arkivering av EUprojekt. Tillägg till redovisning och arkivering Förvaltningen anser att det för spårbarhetens skull bör tillföras och sparas information och underlag om hur redovisningen har genomförts och beräknats, till exempel då förutsättningar förändras under projektets gång och därmed uträkning av medfinansiering förändras. Som exempel på detta kan ges hur uträkningen av en deltagares närvaro har gjorts kopplat till uträknad medfinansiering. Förvaltningen anser att tillgänglighets- och jämställdhetsplaner, riskanalyser och liknande dokument bör arkiveras med övrigt underlag från EU-projekt. Ekonomiska handlingar inom Erasmus + Förvaltningen vill påpeka att det för Erasmus + krävs att det kan uppvisas underlag för betalningar det vill säga utdrag ur själva bokföringsordern med kopia på själva betalningen. Detsamma gäller lönespecifikationer där handlingarna måste kunna uppvisas med bevis för själva lönebetalningen från bankkonto. Fastighetskontoret Fastighetskontoret ser positivt på att staden har gemensamma regler när det gäller bevarande och gallring av handlingar rörande EUprojekt. Fastighetskontoret har inga invändningar mot att införa det gemensamma bevarande- och gallringsbeslutet. Arkivering och registrering av EU-projekt är komplexa och skiljer sig i vissa fall från svensk lagstiftning. Det är därför viktigt att vi följer EU:s regelverk. Den framtagna sammanställningen kommer att underlätta arbetet och skapa en enhetlig hantering inom staden. Kulturförvaltningen Utdrag ur lönelistor svårt för projektledare att få ut och se traktamenten m.m. i efterskott, efter 12 månader är det mycket svårt att se i Lisa och Agresso. Förtydliga uppgifter om personal rörande tidrapporter och arbetstid. Gäller både externt och internt. Här skriver man projektkontrakt för dessa personer! Miljöförvaltningen

41 Sida 41 (46) Miljöförvaltningen tycker att det är bra att Stadsarkivet gjort en utredning rörande bevarande och gallring för handlingar i EUprojekt eftersom staden allt mer arbetar med sådana projekt. Stadsarkivets remiss har vidareremitterats inom miljöförvaltningen för att de som arbetar med EU-projekt och därmed är bekanta med handlingarna ska få tillfälle att yttra sig. I och med internremissen har det framkommit att det finns en stor undran och osäkerhet om EU:s revisorer verkligen nöjer sig med kopior (digitala eller papper) och utskrifter från rekryterings-, upphandlings-, ekonomisystem. Frågan bör därför utredas vidare för att säkerställa att informationen inte gallras för tidigt. Miljöförvaltningen anser att det är rimligt att frågan utreds i samband med utredningen om bevarande och gallring av handlingar i EU- projekt. Annars måste alla stadens förvaltningar och bolag göra egna utredningar i frågan som kan leda till olika ställningstaganden och olika resultat. Det är inte heller kostnadseffektivt att alla ska göra en egen utredning i samma fråga. Det måste också finnas hänvisningar mellan kommande gallringsbeslut om handlingar i EU-projekt och redan befintliga gemensamma gallringsbeslut. Om hänvisningar saknas kan information gallras för tidigt. Ett exempel är fakturor i Agresso som enligt SSA gallringsbeslut 2006:35 ska gallras efter 10 år. I de flesta EU-projekt behöver fakturan sparas betydligt längre och det har att göra med när projektet avslutats. Skulle vi bara följa 2006:35 skulle många fakturor gallras för tidigt. Det har även framkommit att de som arbetar med EU-projekt efterfrågar en praktisk och mer heltäckande vägledning som komplement, även om haneringsanvisningarna i utredningen kan ses som en typ av vägledning. Likaså efterfrågas en grundligare beskrivning av det som kallas projektdokumentation så att det blir tydligare vad som menas med projektdokumentation och dess fördelar. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen stödjer förslaget om en enhetlig och tydlig hantering av handlingar i EU-projekt. Serviceförvaltningen hanterar redovisning av EU-projekt för olika förvaltningar och får i det sammanhanget frågor om gallring och arkivering av detta material. Det kan konstateras att det råder en viss oklarhet inom staden gällande hur dessa frågor ska hanteras.

42 Sida 42 (46) Mot bakgrund av detta är det positivt att stadsgemensamma riktlinjer tagits fram. Socialförvaltningen Förvaltningen tillstyrker förslaget på ett gemensamt gallringsbeslut för hantering av allmänna handlingar inom EU-projekt. Det är angeläget att staden har en gemensam syn på hanteringen så att kravet från EU:s revisorer samt hanteringen av allmänna handlingar tillgodoses. Gallringsfristen för de handlingar som endast ska finnas kvar till dess att revisionstiden har gått ut föreslås vara gallras tidigast 10 år efter projektets/programmets slut. Förvaltningen föreslår en omformulering av gallringsfristen till gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision. Detta skulle öppna för framtida förändringar i EU:s regler för handlingar inom EU-projekt vilket då skulle innebära en ändring av gallringsfristen. EU:s revisorer kräver i vissa fall att handlingar som ska granskas och visas är i sitt originalformat. Utredningen rekommenderar att man sparar ner digitala kopior av till exempel fakturor från de stadsgemensamma system som förvaltningen inte ansvarar för. Utredningen föreslår även att lämpliga rutiner måste hittas för att särskilja EU-projektets handlingar från ordinarie verksamhet i stadens gemensamma system för rekrytering, upphandling och ekonomi. Förvaltningen undrar om dessa rutiner kommer att tas fram av Stadsarkivet med tanke på EU:s krav på uppvisande av original? Hur kommer det vara möjligt att behålla exempelvis verifikationer i Agresso till dess att EU:s revision har genomförts? Stadsledningskontoret Utredningen ger som förslag att handlingar som ska bevaras kan förvaras i diarie- eller ärendehanteringssystem. Det kan tolkas som att bevarandet endast behöver ske digitalt och inte analogt. Samtidigt avses bland annat avtal, beslut och protokoll som normalt undertecknas eller justeras analogt. Här efterlyser Stadsledningskontoret ett förtydligande. Flera handlingar föreslås hanteras både i projektordning/mapp och i original i diariesystem. För förvaltningar med många EU-projekt kan det bli mycket dubbelhantering med olika sordningar. Se till exempel Rekryteringsärenden, s 23 och Upphandlingsärenden och Utdrag ur lönelistor, s 26. Utöver vad Stadsledningskontoret anför ovan om förvaring i diariesystem, så finns det en risk att det blir svårt för