Uppdragsgivare Anders Fällström. IT-projekt Ja Nej

Transkript

1 Sid 1 (33) Reell kompetens vid Umeå universitet Projektledare Maria Nylén Uppdragsgivare Anders Fällström Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7526 Namn: Studentcentrum Projekttid Start: Avslut: IT-projekt Ja Nej Projektwebb Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0

2 Sid 2 (33) Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplanen i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: för mer information kring ändringshanteringen. I de fall projektplanen kommer att innebära förändringar för personal, ska projektplanen samverkas med de fackliga organisationerna. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 1.0 Rektor Uppdragsgivare Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.

3 Sid 3 (33) 1 Innehåll 2 Direktiv Definitioner och förkortningar Beskrivning Syfte Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Bakgrund Projektmål Avgränsning Organisation Beskrivning av ansvar Uppföljning Bemanning Uppdragsgivare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensgrupp Genomförande Tidplan Beslutspunkter Etapper Milstenar Resurser Ekonomi Ekonomihantering Budget projektkostnader Ansvarig projektekonom Projektkonton Kalkyl över framtida driftskostnader Kommunikationsplan Risk- och sårbarhetsanalys... 31

4 Sid 4 (33) 2 Direktiv Sammanfattning Regeringen har gett högskolor och universitet i uppdrag att under utveckla arbetet med bedömning av reell kompetens, såväl i tillträdes- som i tillgodoräknandesyfte. Rektor tillsatte en arbetsgrupp för att ta fram ett förslag på hur Umeå universitet skulle arbeta med uppdraget. Arbetsgruppens förslag, som tillstyrkts av prorektor, innebär att ett projekt tillsätts för att ta fram och implementera en process och struktur för det lokala arbetet med bedömning av reell kompetens. För arbetet har universitetet tilldelats 1,2 miljoner år 2016 och motsvarande summa för de två resterande åren. Projektets arbete ska redovisas i Umeå universitets årsredovisning till regeringen åren Definitioner och förkortningar Ord Förklaring Behörighet Grundläggande behörighet krävs till all högskoleutbildning och kraven är desamma oavsett vilken utbildning på grundnivå det gäller. Utbildningsbakgrund och när i tiden studierna avslutats avgör vilka krav som ställs för grundläggande behörighet. Kraven för särskild behörighet varierar beroende på vilken utbildning du söker. 1 Bolognaprocessen Det svenska högskolesystemet har förändrats en hel del de senaste åren till följd av den så kallade Bolognaprocessen. Processen bygger på Bolognadeklarationen som har som mål att göra Europa till ett sammanhållet område för högre utbildning. 2 EARHEI The European Recognition Manual for Higher Education Institutions 3 EHEA ESG Bologna process European Higher Education Area lanserades under Bolognaprocessens decennieårsdag Som huvudmål med Bologna Processen sedan starten 1999, var tanken också med EHEA att garantera en mer likvärdig överensstämmande och ett sammanhållet system för högre utbildning i Europa Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area

5 Sid 5 (33) Lissabon konventionen Konvention om erkännande av bevis avseende högre utbildning i Europaregionen Lissabon den 11 april 1997 Meriter Formella meriter från organiserad utbildning inom det offentliga utbildningsväsendet Icke formella meriter från organiserad utbildning vid sidan om det offentliga utbildningsväsendet Informella meriter från exempelvis arbetslivet eller vardagen 5 Reell kompetens Den reella kompetensen handlar om det som en individ har lärt sig. Det kan vara genom ett formellt lärande (till exempel grundskoleutbildning eller högskoleutbildning), icke- formellt lärande (till exempel kurser man gått på sin fritid) eller informellt lärande (sådant man lärt sig genom att arbeta eller i sin vardag). 6 SeQF Sveriges referensram för kvalifikationer Urval När det inte finns lika många platser som det finns sökande till en utbildning, görs ett urval bland de sökande som är behöriga. 7 VALDA Validering- digitalt ansöknings- och administrationssystem UHR Validand Den som blir validerad 8 Validering Validering innebär en kartläggning och bedömning av en individs kompetens och kvalifikationer, oavsett hur, var eller när de har förvärvats i det formella utbildningssystemet eller på annat sätt, inom Sverige eller utomlands, nyligen eller för länge sedan (MYH Kriterier för validering av reell kompetens) Andersson, P & Fejes, A (2011) Kunskapers värde, s

6 Sid 6 (33) 3 Beskrivning 3.1 Syfte Syftet med projektet är att genom förbättrade processer och metoder för validering av reell kompetens öka möjligheten till tillträde till högre studier samt korta utbildningstiden för att snabbt komma in på den svenska arbetsmarknaden. De övergripande målen är att - Ta fram beskriva och implementera en process för validering av tidigare kunskaper för att bedöma behörighet till högre studier. - Ta fram beskriva och implementera motsvarande process för validering av tidigare kunskaper som kan tillgodoräknas i kommande studier. Projektet ska bevaka och initiera att lokala regelverk som stödjer arbetet med bedömning av reell kompetens anpassas till beslutad process och eventuella ändringar av förordningar och föreskrifter. Beakta Lissabonkonventionen och följa den nationella utvecklingen Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Projektet är förankrat inom universitetets styrgrupp och projektgrupp för projektet reell kompetens vid Umeå universitet, samt fakulteter och Studentcentrum. Projektplanen tar sin utgångspunkt i projektdirektivet som är fastställt av prorektor. 11 Genom projektledarens kontakter med framstående lärosäten inom validering, UHR anställda inom olika projekt med koppling till validering, utredare inom validering, anställda inom Studentcentrum vid Umeå universitet och projektgruppen, har projektledare tillsammans med projektgruppen kommit fram till vissa slutsatser och åtgärder. Projektledaren har också kommunicerat med Peder Tjäderborn i styrgruppen. De mest framstående lärosätena inom valideringsfrågor är de lärosäten där man satsat på en valideringssamordnare. Att centralisera verksamheten och kartläggningssamtal hos studievägledare som också kan visa på vägen framåt ser ut att vara en framgångsfaktor. Det här stöds också av litteratur som beskriver vägledarens centrala roll och position i organisationen. 12 Genom kontakter med UHR, har det framkommit att VALDA systemet som är ett systemverktyg för validering inom Lärarlyftet, har köpts upp av UHR från Stockholms universitet. Systemet ska utvecklas för projektet En särskild valideringsinsats som är ett parallellt projekt med projektet Reell kompetens och är också tänkt som ett nationellt stöd som ska kunna användas för validering vid universitet och högskolor. Systemverktyget är tänkt att implementeras 2018 och blir då också det systemverktyg som 10 Vi ska sträva efter att bidra till den nationella utvecklingen och dra nytta av Umeå universitets kompetens. Vi behöver också hantera urvalet i förhållande till validering av reell kompetens. 11 Tjäderborn, P ( ) Projektdirektiv F.S Andersson, P & Fejes, A (2011) Kunskapers värde, s. 142

7 Sid 7 (33) blir aktuellt för Umeå universitet. Under kommande år kommer vi att satsa medel på information, kommunikation, förstudie, utbildning, marknadsföring, gemensamma arbetssätt, rättssäkerhet, vilket också har diskuterats med UHR, andra lärosäten, projektgruppen och även andra personer inom Studentcentrum kan det bli fråga om att centralisera delar av valideringsarbetet, beroende av förstudien som ska göras under hösten Nulägesbeskrivning När det gäller bedömningar av reell kompetens för behörighet har samtal förts med antagningshandläggare utifrån hur det ser ut idag. När någon gör en ansökan för reell kompetens för behörighet så kryssar de i rutan Reell kompetens. Antagningsenheten vid Umeå universitet går igenom dessa. Eventuellt får de avslag och Antagningen begär in ytterligare handlingar. En sammanvägd bedömning av meriter görs av antagningshandläggare i samråd med varandra om det handlar om bedömningar som inte varit aktuella tidigare. På Antagningen finns en pärm en gemensam area G som uppdateras ständigt med nya bedömningar, för att kunna användas för framtida bedömningar. Det finns en särskild area för omvårdnad. Samtidigt som reell kompetens granskas, så undersöker även handläggaren om undantag kan komma ifråga. Hur bedömning sker vid reell kompetens och undantag, skiljer sig åt mellan lärosäten. Vid Umeå universitet så beviljas reell kompetens om den sökande uppfyller kraven för kursen, även om personen i fråga inte uppfyller hela gymnasiekursen. Vid ett annat lärosäte kan det bli fråga om ett undantag. I de fall där oklarheter finns, samråder antagningshandläggarna med berörd institution. Antagningen vid Umeå universitet följer SUHF rekommendationer 13 och tittar även på andra lärosätens beslut. Beslut från andra lärosäten följs, såvida de inte är direkt felaktiga och då redogör antagningshandläggaren för detta. Vissa reell kompetens bedömningar tas upp på Antagningens APT möten vid behov. Efter reell kompetensbedömningarna är färdiga får de sökande besked om avslag eller behörighet. Om någon sökt reell kompetens för kurs som kräver akademiska meriter, så får de ett speciellt meddelande om att tillgodoräknande inte är prövat. Antagningen granskar ibland institutionernas bedömningar för att de ska vara likvärdiga. När det gäller bedömningar av reell kompetens för tillgodoräknande har samtal förts med examenshandläggare utifrån hur det ser ut idag. Det kommer in tillgodoräknandeansökningar vad gäller högre studier och arbetslivserfarenhet (övervägande från Sverige, men det är en växande andel utländska ansökningar). I vissa fall kan institutionerna ge rekommendationer i förhand, som inte är bindande. Det finns inget gemensamt sätt för att göra dessa. För att få tillgodoräkning prövad så behöver den sökande vara eller ha varit student vid Umeå universitet. Aktuell diskussion pågår angående detta eftersom studenter även ska kunna få programkurser på program de inte är antagna på prövade som kurser att tillgodoräkna sig mot. Under hösten 2015 kom ett sådant överklagandeärende till ÖNH, där ÖNH beslutade att så ska vara fallet. Hur länge sedan det var som den sökande varit registrerad student, ska inte avgöra om studenten får ansökan prövad eller inte. Alla ärenden som kommer in ska prövas. På Examinas hemsida för tillgodoräknande och i ansökan för tillgodoräknande finns rekommendationer att vända sig till institutionen i första hand, för att få veta vad som kan vara aktuellt att tillgodoräkna. Vissa sökande vänder sig till institutionerna i första hand och tar då ofta kontakt med institutionens studievägledare. Andra gör ansökan direkt. Det skiljer sig åt mellan olika institutioner och vissa har ett utarbetat arbetssätt. När det gäller utbytesstudier, så är det ofta den 13

8 Sid 8 (33) internationella kontaktpersonen för institutionen som bedömer tillgodoräknanden. Det kan finnas olika personer som gör olika typer av tillgodoräknanden vid institutionerna. Om kurskoderna skiljer sig åt, vad gäller den kurs som den sökande har dokumenterad och kursen som den sökande behöver, så behöver ett tillgodoräknande ske. Den sökande fyller i blankett på hemsidan. Hemsidan för tillgodoräknande håller på att uppdateras. Det går också att fylla i en pappersblankett, men Examina försöker att uppmana sökande att använda sig av webbformuläret. Ett antagande är att det kommer in ca 15 ärenden per dag i genomsnitt, men det kan se väldigt olika ut både vad gäller hur många som kommer in, som hur stor omfattning av tillgodoräknade det gäller per ansökan och vilket område det är. Många tillgodoräknandeansökningar gäller utlandsstudier. Efter att sökande skickat in ansökan om tillgodoräknande så får Examina ärenden via Servicedesk. Examenshandläggarna kontrollerar att sökande har bifogat de dokument som behövs. Ex. vis official transcript (här framgår lärosäte, vilka kurser, vilka betyg, nivå och stämpel) för utlandsstudier, arbetsgivarintyg för arbete, kursplaner för kurser och uppsatser för examensarbeten som ska tillgodoräknas. För kurser som ska tillgodoräknas kontrolleras resultat via Ladok-Ping. Examenshandläggare sammanställer ansökan och dokument i en mall i Servicedesk och skickar in det till berörd institution för ämnesbedömning. Institutionen gör en bedömning om beviljat/avslag eller en kombination tillbaka till Examina. Sedan sammanställer examenshandläggare underlaget och den sökande får en motivering i de fall de blivit avslag. I systemet Servicedesk så finns det Word mallar kopplade för att kunna göra dessa underlag. Examina sammanställer och gör ett beslut som skickas till studenten och en kopia går till institutionen. Studenten får via angiven mailadress bifogad PDF. Tillgodoräknandet läggs in i Ladok. Examina lägger i dagsläget in alla typer av tillgodoräknanden. Framöver är tanken att institutionerna ska lägga in tillgodoräknande för moment där inte hela kursen ska tillgodoräknas. Dock ska proceduren vara densamma. I beslutet om tillgodoräknande, framgår information gällande överklagan till ÖNH. Ett antagande är att det kommer in något överklagandeärende i veckan. Enligt anvisningar så skickar den sökande överklagan till Registrator, som skickar det vidare till Examina, som i sin tur skickar det vidare till berörd institution och ber dem ompröva eller förtydliga avslagsmotiveringen. Examina utfärdar ett nytt beslut och ett förtydligande skickas till ÖNH och till Registrator. Om det beviljas, så läggs det in i Ladok. Om det blir avslag så beslutar ÖNH om vidare handläggning, om de går på studentens linje eller om de följer universitetets beslut. Oftast följer de universitetets utlåtande. Statistik för bedömning av reell kompetens för behörighet Under bearbetning Statistik tillgodoräknande totalt för Umeå universitet År Totalt antal tillgodoräknande Grundat på yrkesverksamhet 13/ / /

9 Sid 9 (33) Statistik tillgodoräknande hela kurser per fakultet 13/14 14/15 15/16 Hum fakultet Sam fakultet Med fakultet Tek/Nat fakultet Lärarhögskolan På uppdrag av Arbetsförmedlingen arbetar idag några studievägledare på central nivå vid universitet i Korta vägen projektet med kartläggningssamtal och vidare vägledningssamtal. Kartläggningssamtalen består av översiktlig kompetenskartläggning och fördjupad kompetenskartläggning, där de använder sig av speciellt utformade mallar för ändamålet. De samarbetar också med institutioner vid universitetet för kompetensbedömningar samt med företag för anskaffning av praktikplatser. 14 Folkuniversitet ingår också i samarbetet. Centrala studievägledare som tar emot drop-in samtal, bokade samtal, telefonsamtal och skriftliga ärenden från presumtiva studenter och studenter får också förfrågningar gällande reell kompetens för behörighet och tillgodoräknande. Idag finns det inte en centralt samordnad ingång för kartläggning av valideringsarbetet vid Umeå universitet. En organisation kring breddad rekrytering ska byggas upp vid universitetet och tillträdesreglerna är en del i det. Bedömningar av reell kompetens kan bidra till breddad rekrytering och det finns lärosäten som anser att bedömningar skulle kunna göras i större omfattning. 15 Universitetet har en samordnare för arbetet med nyanlända akademiker. En informativ sida på Umeå universitets hemsida har skapats där viktig och aktuell information presenteras. 16 Umeå universitet nämns också som ett bra exempel på att ha en tillgänglig och aktuell hemsida kring arbetet med flyktingar. 17 Samarbete med samordnaren för nyanlända och projektledaren för Reell kompetens har påbörjats Universitets- och högskolerådet (2016) Kan excellens uppnås i homogena studentgrupper? Smidt, H Validering och integrering underlagsrapport till utveckling av validering och integrering, Lunds universitet, s. 27

10 Sid 10 (33) 3.2 Bakgrund I budgetpropositionen 2015/16 (PROP. 2015/16:1 Utgiftsområde 16) beskriver regeringen behovet av att utveckla validering inom högskolan i syfte att möjliggöra ett snabbt inträde på arbetsmarknaden inte minst för att ta tillvara den kompetens som finns bland de asylsökande som beviljats uppehållstillstånd. Med validering menar regeringen bedömning av reell kompetens både för behörighet och för tillgodoräknande och med reell kompetens menas tidigare kunskaper: I universitetet och högskolors uppgifter ingår moment av validering när de bedömer en sökandes s.k. reella kompetens, dels för behörighet för tillträde till en utbildning, dels för tillgodoräknande när den sökande har antagits till en utbildning. Att få sida tidigare kunskaper erkända inom högre utbildning, oavsett när och hur de har förvärvats, kan var mycket betydelsefullt för individen. Regeringen konstaterar vidare att det är oklart i vilken omfattning som reell kompetensbedömning används av lärosäten för bedömning av behörighet till studier och att uppgifter tyder på att antalet som antagits efter sådan bedömning är lågt. Dagens situation är inte tillfredsställande varför regeringen avsätter 30 mkr årligen för att stödja lärosätenas bedömning av reell kompetens. I Regleringsbrev för budgetåret 2016 avseende universitet och högskolor ges lärosäten ett uppdrag gällande reell kompetens : Alla som har behov av att få sin reella kompetens bedömd för högskoleutbildning bör kunna erbjudas den möjligheten. Universitet och högskolor ska därför under perioden utveckla sitt arbete med bedömning av reell kompetens. Universitets- och högskolerådet (UHR) har i regleringsbrev för 2016 fått i uppdrag att bidra till en varaktig struktur såväl för stöd till lärosätenas arbete med bedömning av reell kompetens som för samarbete mellan lärosäten i frågan kan etableras. Universiteten och högskolorna ska samverka med UHR i detta arbete. Regeringen har i regleringsbrevet för 2016 för anslaget 2:64 särskilda utgifter inom universitet och högskolor fördelat kronor tills stöd för lärosätenas arbete med bedömning av reell kompetens ( till UHR). I årsredovisningen ska lärosätena redogöra för hur arbetet med bedömning av reell kompetens utvecklas. Redovisningen ska också innefatta hur lärosätet har bidragit till Universitets- och högskolerådets arbete inom ramen för det nämnda uppdraget. I årsredovisningen för 2018 ska lärosätena redogöra för hur arbetet med reell kompetens har utvecklats under perioden. Rektor beslutade att Studentcentrum skulle leda en arbetsgrupp för att ta fram förslag på hur universitet bör arbeta med detta uppdrag. I arbetsgruppen ingår representant från fakultet och lärarhögskolan samt tre representanter från Studentcentrum och en student. I valideringsprocessen finns ett antal steg som bör beaktas. De handlar om organisering, rekrytering, kartläggning och urval, bedömning, dokumentation, fortsatt vägledning och kompletterande

11 Sid 11 (33) utbildning eller yrkeskarriär. 18 I ett övergripande ramverk för validering beskrivs fyra delprocesser, som handlar om översiktlig kompetenskartläggning, fördjupad kompetenskartläggning, kompetensbedömning för intyg och kompetensbedömning för bevis. 19 Sverige samarbetar kring Bolognaprocessen och har godkänt Lissabonkonventionen. Därför ska vi som lärosäte förhålla oss till dessa regler och riktlinjer i arbetet med validering av reell kompetens. 20 Vi ska sträva efter att ha en transparens i valideringsarbetet 21 och fokus ska vara på vad validandens samlade kompetens snarare än vad hen inte har med sig. Vilka regler som gäller för validering av reell kompetens gällande tillgodoräknande och behörighet framgår av Högskoleförordningen. 22 Sveriges referensram (SeQF) bygger på en gemensam Europeisk referensram för kvalifikationer EQF Europen Qualification Framework, vilken 39 europeiska länder är anslutna till. Med SeQF kan resultat av lärande synliggöras oavsett hur de är förvärvade. På så sätt blir det lättare att jämföra kvalifikationer från studier och arbetsliv både nationellt och internationellt. Kvalifikationer inom det offentliga utbildningssystemet i form av examen eller motsvarande är idag nivåplacerade i SeQF av regeringen. Att det verkar finnas brister i bedömningen av reell kompetens inom högre utbildning har också konstaterats. Valideringsarbetet ska genomsyras av kvalitet vilket också betyder att bedömningarna har hög validitet. 23 Kvalitetssäkring av valideringsarbetet är något som behöver belysas på nationell nivå. 24 I betänkandet av Tillträdesutredningen från 2004, är några av de erfarenheter som lärosätena beskriver, att ha mer och tydligare information i fler kanaler, samordningen mellan lärosäten har varit svår pga. varierande bedömningar, urvalet har inte hanterats i tillräckligt stor utsträckning och att begreppen reell kompetens och dispens har varit svåra att skilja åt Projektmål De preciserade effektmålen som följer nedan är ett resultat av produktmålen och gäller för Beroende av vad förstudien visar 2016, så är tanken 2017 att delar av valideringsarbetet som idag sker lokalt på institutionerna ska centraliseras. Underlaget ska också avgöra om/hur Umeå universitet ska använda sig av förhandsbedömningar samt att de övergripande målen bearbetas utifrån förstudien, den lokala, nationella och internationella utvecklingen samt litteraturstudier för att senare under 2016 preciseras. Eftersom ett nationellt systemverktyg för validering i dagsläget utvecklas genom UHR 18 Andersson, P & Fejes, A (2011) Kunskapers värde, s Ibid s Smidt, H Validering och integrering underlagsrapport till utveckling av validering och integrering, Lunds universitet, s Sveriges riksdag, Högskoleförordningen (1993:100) 6 kap. 6 samt 7 kap. 5 och 8 23 Stenlund, T (2011) As valid as it can be? s. ix 24 Smidt, H Validering och integrering underlagsrapport till utveckling av validering och integrering, Lunds universitet, s Lustig, L (SOU 2004:29) Tre vägar till den öppna högskolan Betänkande av Tillträdesutredningen

12 Sid 12 (33) projekt och beräknas implementeras 2018, så är målen för 2018 beroende av utvecklingen, samt att de övergripande målen i direktiven preciseras under senare delen av 2017 och att beroende av utvecklingen i tidigare delen av projektet, lyfta fram delar som beräknas vara gynnande för ett framgångsrikt arbete vad gäller validering av reell kompetens. Under projektets gång ska vi hantera urvalsproblematiken vad gäller sökande som fått sin reella kompetens validerad för grundläggande behörighet samt de som har för avsikt att få sin reella kompetens validerad i förhållande till akademiska meriter för antagning men också för tillgodoräknande. 26 Effektmål 1. Presumtiva studenter/studenter som behöver få sin reella kompetens validerad ska enkelt kunna hitta information om hur de ska gå tillväga. Informationen ska finnas på svenska och engelska och göra det lättare för webbesökarna att förstå vilka möjligheterna är och att kunna ansöka om validering. Det ska finnas relevant information till nyanlända stycken ska ha besökt sidan under 2016 och minst 75 % ska uppleva att de är nöjda med informationen. 2. Medarbetare som arbetar med reell kompetens vid Umeå universitet ska lätt kunna hitta relevant information om hur valideringen utförs. Berörda medarbetare ska få tillräckligt med stöd för att kunna utföra sitt arbete på ett korrekt sätt och förklara möjligheter och förutsättningar för reell kompetens för studenter som de kommer i kontakt med. 100 stycken ska ha besökt sidan under 2016 och minst 75 % ska vara nöjda med informationen. 3. Öka kunskapen om validering av reell kompetens bland de anställda. 80 anställda vid Umeå universitet ska ha deltagit vid Seminarium och work-shops gällande reell kompetens som kommer att erbjudas under hösten. 26 Det här diskuterades på konferensen Kvalitetsdrivet i april 2016 med projektledaren för projektet En särskild valideringsinsats. Det nämns också i ERHEI handbok s om urval. Sökande som får sin reella kompetens validerad för grundläggande behörighet har inte i dagsläget någon urvalsgrupp att konkurrera i om de inte gjort högskoleprovet. Högskoleprovet är inte anpassat för sökande med utländsk bakgrund. Senare del antagningar för de som redan har delar av utbildning gör i viss mån till program vid Umeå universitet, där de som tidigare studerat vid lärosätet är prioriterade. Utländska akademiker hamnar utanför prioritering till senare del antagning.

13 Sid 13 (33) 4. Underlag (klart 2016 med införande 2017) för att: * fatta beslut om central ingång för validering * beslut om vi ska hantera förhandsbedömningar av reell kompetens vid behörighetsförfrågningar samt tillgodoräknandeförfrågningar * identifiera kompetenser inom Umeå universitet för medverkande i nationellt samarbete * avgöra vilka utbildningar som kan utnyttja ett par procent från alternativt urval till de som blivit grundläggande behöriga genom reell kompetens. * Avgöra riktlinjer för utvecklingsarbetet Idébank med idéer från andra lärosäten för projektplan Det ska vara tydligt hur Umeå universitet arbetar med validering av reell kompetens. 7. Öka inflytandet i utvecklingen av systemverktyget VALDA. Öka vår kunskap om verktyget och samtidigt bidra med vår kompetens. Projektledaren deltar i tre möten till hösten. 8. Synliggöra möjligheten att få sin reella kompetens validerad genom information på en plats med bra genomslag på Umeå universitets hemsida (Underlaget förbereds i slutet på 2016 och kommer att läggas ut i början av 2017). Minst tre informationspass i grupper där målgrupper kan finnas. 9. Kvalitetssäker statistik som är jämförbar utifrån projektet Reell kompetens, för att kunna göra en årlig uppföljning av bedömningar av reell kompetens. 10. Att processerna och metoderna för validering förbättras och att vi inom Umeå universitet har ett gemensamt sätt att hantera validering av reell kompetens. Under hösten 2016 kommer fokus vara på att tydliggöra och strukturera upp verksamheten för att få en gynnsam utveckling och ett sammanhållet arbete vid Umeå universitet.

14 Sid 14 (33) Produktmål Nr. Mål 1. Utökad mer tillgänglig och tydlig information på svenska och engelska 27 om hur man söker reell kompetens och vad som gäller vid Umeå universitet. Relevant information till nyanlända, där kopplingar ska göras till andra sidor som vänder sig till denna målgrupp. Informationen ska omfatta ansökningsprocedur, ärendehantering, kontaktinformation och länkar till ansökningshandlingar. Sidan ska ha räkneverk och utvärdering för att kunna se hur stor del av besökarna som är nöjda med informationen. 2. Det ska finnas allmän information om reell kompetens som vänder sig till anställda samt specifik information för de som arbetar med validering av reell kompetens. Den allmänna informationen ska finnas på svenska och engelska. Specifik information för de som arbetar aktivt med reell kompetens ska endast finnas på svenska. Sidan ska ha räkneverk och utvärdering för att kunna se hur stor av besökarna som är nöjda med informationen. 3. Två halvdagars seminarium med tillhörande work-shops gällande validering av reell kompetens, som ges vid två tillfällen under hösten. Expertkunskaper hämtas in genom konsultuppdrag och inslag av kunniga inom området vid Umeå universitet. 4. Förstudie gällande centralisering av valideringsfrågor. Enkät som går ut till alla institutioner. 7 fokusgrupper ska bildas för att reda ut möjligheter och hinder i arbetet med reell kompetens, en för varje fakultet, en för Lärarhögskolan, en för Förvaltningen och en studentgrupp. Minst en intervju ska 27 Informationen på engelska läses i största grad av de som inte bor i Sverige. Vi ska motverka att sökande från andra länder betalar onödiga anmälningsavgifter där antagning inte är möjlig.

15 Sid 15 (33) göras med någon från ledningen. Förstudien ska också utreda om/hur Umeå universitet ska arbeta med förhandsbedömningar vad gäller behörighet och tillgodoräknande. Förstudien ska även utreda möjligheter och hinder för validering av reell kompetens samt hitta möjliga kompetensområden där Umeå universitet kan vara en nationell tillgång och var brister kan finnas. Vi ska också diskutera möjligheter i urvalet för alternativt urval och senare del av program. Riktlinjer ska dras för utvecklingsarbetet för validering av reell kompetens Löpande informationsutbyte med andra lärosäten vad gäller validering av reell kompetens. Studiebesök på ett par framstående lärosäten vad gäller valideringsfrågor, där ett av besöken ska göras vid Malmö högskola. Delta i valideringsnätverket, med tillhörande träffar. Delta i valideringsnätverkets LinkedIn grupp. 6. Handläggningsordning för validering av reell kompetens. Justera lokala regelverk. 7. Projektledaren ingår i VALDAs Förvaltningsråd. En av projektmedlemmarna ingår sedan tidigare genom Lärarlyftet. 8. Underlag för webbpublicering för att synliggöra möjligheten att få sin reella kompetens bedömd samt material till informationspass. Informationspassen kan exempelvis göras vid Umeå universitet, Arbetsförmedlingen, Folkuniversitetet, Komvux och/eller vid något asylboende. 9. Metoder att föra statistik utifrån vad som gäller i projektet Reell kompetens. Kvalitetssäkring utifrån ESG standards. 10. Processbeskrivningar för validering av reell kompetens

16 Sid 16 (33) Strävansmål är att det efter projektets avslut ska finnas en valideringssamordnare och ett valideringsråd vid Umeå universitet Avgränsning Projektet har inte ansvar för aktiviteter för etablering på arbetsmarknaden. Projektet omfattar heller inte bedömning av reell kompetens som görs inom ramen för särskilda satsningar inom lärarutbildningarna. Projektet avser inte bedömningar av ansökningar utan dokumentation, då det är en del av projektet En särskild valideringsinsats Organisation 4.1 Beskrivning av ansvar Enligt beslutat regelverk och Umeå universitets projektmodell. För ansvarsfördelningen mellan uppdragsgivare, styrgrupp och projektledare se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet årligen, i februari månad. Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl milstolpar). Uppdragsgivaren ska vid dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske.. Övrigt Om projektet innehåller IT ska alltid IT-chefen involveras. I de fall där studenter berörs av projektet bör det övervägas om de även ska finnas med i projektorganisationen. För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: och 28 När man tittar på andra framstående lärosäten, så bör detta bli en tillgång för Umeå universitet och kan få lärosätet att växa genom ökad kompetens och samordning i aktuella frågor vilket kan leda till att Umeå universitet blir mer efterfrågat nationellt. 29 Universitets- och högskolerådet (2016) En särskild valideringsinsats avrapportering av regeringsuppdrag

17 Sid 17 (33) 4.2 Bemanning Uppdragsgivare Namn Anders Fällström Funktion/motsv prorektor E-post Telefon Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Anders Fällström Universitetsledningen Prorektor, ordförande Maria Nylén Studentcentrum/Studievägledn. Projektledare, föredragande Peder Tjäderborn Studentcentrum Enhetschef Fredrik Georgsson Tek/Nat fakultet Utbildningsledare Erik Ångman Studentcentrum/Ladok,Examina Områdeschef Åsa Vännman Studentcentrum/Antagningen Områdeschef André Lundgren Umeå medicinska studentkår Studentrepresentant

18 Sid 18 (33) Projektledare Namn Maria Nylén E-post Telefon CAS maanyn Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Maria Nylén Studentcentrum/ Studievägledning och studentstöd Studievägledare/Projektledare Jenny Feltenmark Institutionen för psykologi Studievägledare Anna-Karin Lidström Persson Lärarhögskolan Utbildningsledare Loke Brinkstam Studentcentrum/Antagningen Antagningshandläggare Maria Rudberg Studentcentrum/Examina Examenshandläggare Stina Alm Umeå medicinska studentkår Studentrepresentant Referensgrupp Referenspersoner kommer att inkluderas allt efter behov. Referenspersonernas chefer kontaktas i första hand. Projektet har en referensgrupp Ja Nej

19 Sid 19 (33) Namn Org.enhet/motsv Funktion/motsv Elin Öhman Studentcentrum Examina Examenshandläggare Tillgodoräknande Annica Höglund Studentcentrum Kommunikatör Ewa Rolfsman Institutionen för tillämpad utbildningsvetenskap Biträdande prefekt Thomas Wahlström Studentcentrum Studievägledare Studenträtt Tova Stenlund Institutionen för psykologi Universitetslektor Helena Lindvall Studentcentrum Biträdande chef, Enhetschef Victoria Bernhardtson Studentcentrum Studievägledning och studentstöd Studievägledare Korta vägen Malin Larsson Planeringsenheten Rektors samordnare Utredare Samordnare för integration Inger Duchek Planeringsenheten Utredare Birgitta Wilhelmsson Lärarhögskolan Utbildningsledare Petra Kanon Universitetsledningens kansli Universitetsjurist Hanne Smidt Hanne Smidt Consulting Senior Advisor, EUA Gunnar Sundström Skellefteå kommun, Vux Utvecklingsledare Valiweb Linda Leonhardt Linnéuniversitetet Ansvarig validering Rasmus Lilja UHR Systemförvaltare Lars Petersson UHR avd för bedömning av utländsk utbildning Avdelningschef Maria Andersson Malmö högskola Valideringssamordnare

20 Sid 20 (33) 5 Genomförande Beroende på hur UHR s arbete med Valideringsinsats respektive Reell kompetens utvecklas kan tidsplanen komma att påverkas. 5.1 Tidplan Start: Avslut: Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen BP2 Styrgruppen fastställer processbeskrivningar BP3 UD beslutar om handläggningsordning i samråd med uppdragsgivare BP4 UD beslutar om/hur Umeå universitet ska använda sig av förhandsbedömningar vad gäller reell kompetens vid behörighets- och tillgodoräknandeförfrågningar i samråd med uppdragsgivare BP5 UD beslutar om centralisering av validering, utifrån vad som kommer fram i förstudien, i samråd med uppdragsgivare BP6 UD beslutar om implementering av systemverktyget VALDA, utifrån hur utvecklingen går samt vilka beslut som tas nationellt. Detta sker i samråd med uppdragsgivare och It-chef 2018 BP7 Rektor fastställer slutrapporten 2018

21 Sid 21 (33) 5.3 Etapper Nr Beskrivning Start Avslut 1 Processbeskrivningar Beskriva processer, med strukturer och organisatorisk ordning i VISIO Rekrytering av personal och köp av tjänster Se till att rekrytera personal och köpa tjänster i den omfattning som behövs för att uppfylla målen. Statistik Se över hur statistiken ser ut idag och vad som går att göra för att få en statistik som är relevant och mätbar i förhållande till projektet reell kompetens. Statistiken ska vara kvalitetssäkrad enligt ESG Information Se över informationen vad gäller reell kompetens på studentrekryteringswebben och studentwebben för presumtiva studenter/studenter. Se över andra lärosätens information och se om det är möjligt att använda, samt samarbeta med kommunikationsenheten, kommunikatör vid Studentcentrum och samordnare för nyanlända. Publicera en projektsida, en anställdasida samt en samarbetsyta. PowerPoint för informationstillfällen. Kommunikation Aktivt kommunicera med andra lärosäten och komma överens om var och när studiebesöken ska göras. Vara aktiv på LinkedIn. Delta på VALDAs förvaltningsrådsmöten. Kommunicera med anställda vid Umeå universitet. Förstudie Fokusgrupper tillsammans med Hanne Smidt. Minnesanteckningar behöver skrivas under fokusgruppstillfällena. Anders Fällström är inbokad till intervju. Lärarhögskolan, Sam. fak. och Hum. fak. är inbokad till fokusgrupper. Övriga fakulteter har fått förfrågan om fokusgrupper, men inte svarat ännu. Förvaltningen och studenter tillfrågas också om fokusgrupper. Enkäten behöver färdigställas och skickas ut. Rapport ska skrivas av Hanne Smidt.

22 Sid 22 (33) Utbildning Utbildning i form av seminarier med tillhörande work-shops i samarbete med Hanne Smidt. Anställda inom Umeå universitet kommer att hålla i informationspunkter vid seminarierna. Rättssäkerhet och kvalitetssäkring Hela tiden tänka på rättssäkerheten och samarbeta med lämpliga personer kring detta samt utgå från regelverk och justera lokala regelverk vid behov. Se över och utgå ifrån ESG 2015 gällande kvalitetssäkring. Konsultativt stöd Konsultativt stöd av Hanne Smidt 2 Centralisering Centralisering av kartläggningsarbetet vid validering av reell kometens beroende av vad förstudien visar Förhandsbesked Om det bestäms att Umeå universitet ska använda sig av förhandsbesked så ska nödvändiga formulär för detta produceras, regelverk justeras och informationer hållas. Urval Vi behöver hantera urvalsfrågan och alternativt urval kommer att börja användas i mindre grad för att anta sökande som beviljats reell kompetens för grundläggande behörighet. Vi behöver också se över fler möjligheter. 30 Fortsättning på 2016 Utifrån vad som händer i projektet under 2016, vad som händer vid Umeå universitet och nationellt så ska vi specificera de mål som blir berikande för den fortsatta utvecklingen gällande validering av reell kompetens vid universitetet. 30 Det finns förväntningar på att den stora gruppen nyanlända kommer att söka in på universitet och högskolor till hösten 2017.

23 Sid 23 (33) Övergripande mål Förbättra processer och metoder för validering av reell kompetens för att öka möjligheten till tillträde till högre studier samt korta utbildningstiden för att snabbt komma in på den svenska arbetsmarknaden. Specificera mål för Det förväntas bli en större arbetsbörda under 2017 med arbetet kring reell kompetens, med tanke på de migranter som kom hösten 2015 till Sverige. 3 VALDA Implementering av systemverktyget VALDA samt utbildning av personal om utvecklingen av systemet går som tänkt (UHR) Fortsättning på 2017 Utifrån vad som händer i projektet under 2017, vad som händer vid Umeå universitet och nationellt så ska vi specificera de mål som blir berikande för den fortsatta utvecklingen gällande reell kompetens vid universitetet. Övergripande mål Förbättra processer och metoder för validering av reell kompetens för att öka möjligheten till tillträde till högre studier samt korta utbildningstiden för att snabbt komma in på den svenska arbetsmarknaden. Specificera mål för Milstenar Nr Leverans Datum 1 Processbeskrivningar Fokusgrupper Projektsida, Information på Aurora och Samarbetsyta Seminarier & Work-shops ,11,12 5 Reell kompetens på studentrekryteringswebben och studentwebben

24 Sid 24 (33) 6 Handläggningsordning, justeringar i föreskrifter Underlag för beslut om centralisering och förhandsbedömningar Centralisering delar av valideringsarbetet beroende av vad förstudien visar, beslutas av rektor Införande av förhandsbesked, beslutas av rektor. Processbeskrivning, information och mallar Implementering av nya VALDA beroende av utvecklingen (UHR), beslutas av rektor. Samråd med IT-chef Resurser 2016 Funktion Namn Timmar Projektledare Maria Nylén 995 Rekrytering 332 Hanne Smidt 188 Kommunikationsenheten 100 Vissa resurser kommer att behövas inom områden som reell kompetens för behörighet och tillgodoräknande, samt för statistik och information. Det kommer även att behövas resurser för webbenkät och juridik. Vi behöver också resurser till seminarierna för att informera om delar av Umeå universitets verksamhet. 5.6 Beskriv kortfattat hur fördelningen av arbetet planeras inom projektet. Projektet leds av projektledaren. Arbetet med texter på studentrekryteringswebben, projektsidan, Aurora och samarbetsyta kommer att köpas in från Kommunikationsenheten och Annica Höglund på Studentcentrum. Samarbete med Malin Larsson, som har hand om sidan för nyanlända. Hanne Smidt köps in för seminarier, work-shops, konsultation och rapport. Projektledaren ska rekrytera personer med kompetens i vad målen avser, för att gemensamt arbeta mot de uppsatta målen. Projektledaren ska också med hjälp av projektgruppen se över vilka tjänster som kan köpas för att nå målen. Chefen

25 Sid 25 (33) för Antagningen, Ladok/Examina och Studievägledning och studentstöd har tillfrågats om resurser. Rekrytering av en projektadministratör på 50 % under september december kan bli aktuellt. Personalenheten hjälper till om det blir aktuellt. Statistiska institutionen är tillfrågad om konsultation för statistikdelen, planeringsenheten ska också involveras. It-chefen har informerats om planerna för Ekonomi 6.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, dvs tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner. Särskilt projektkonto Ett projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande. Utbetalningar årsvis Medel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto en gång per år. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 31 dec överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen.

26 Sid 26 (33) 6.2 Budget projektkostnader XX TOTALT INTÄKTER Anslag 0 Bidrag Summa KOSTNADER XX TOTALT Personalkostnader Lokalkostnader Övriga driftskostnader Räntekostnader 0 Avskrivningar 0 Summa SALDO Kommentarer till budgeten: Kalkylen för 2016 presenteras under punkt 7. Projektledaren har även en specificerad kalkyl för För 2017 och 2018 så blir det en övergripande kalkylering som kommer att bero av hur förstudien av centralisering av valideringsfrågor visar och hur systemverktyget VALDA utvecklas. IT kostnader planeras till år 2018, då VALDA systemet är tänkt att implementeras. Utbildning i systemet kommer också att behövas. 6.3 Ansvarig projektekonom Projektekonom E-post Anneli Enström anneli.enstrom@umu.se Telefon

27 Sid 27 (33) 6.4 Projektkonton Projektkonton för kostnader Projektkonto (nr) Projektkonto (benämning) V-het (nr) År Summa Reell kompetens TOTALT Projektkonton för finansiering Projektkonto (nr) Projektkonto (benämning) V-het (nr) Kontotyp År Summa Reell kompetens 12 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering TOTALT Kalkyl över framtida driftskostnader Här ska hela kostnaden ingå, det vill säga vad projektet kommer att kosta årligen totalt Studentrekryteringswebben Projektsida, Aurora och samarbetsyta Seminarier, work-shops, resor för ändamålet, konsultation validering Förstudie: enkät, fokusgrupper, rapport Projektledarutbildning, konsultation och deltagande i förvaltningsråd Handläggningsordning Processbeskrivning, program och konsultation Marknadsföring Statistik och utveckling av statistik Materialkostnader och övriga kostnader OH kostnader Personalkostnader projektledare, SC-chef och projektadministratör Resor för benchmarking/omvärldsbevakning Totalt

28 Sid 28 (33) 2017 Större delen av medlen kommer att gå till att centralisera delar av valideringsarbetet, beroende av vad förstudien visar. Fördelningen av medel kommer också att bero av resultatet av 2016 års arbete samt utvecklingen lokalt, nationellt och internationellt. De övergripande målen kommer också att preciseras och medelsfördelningen kommer då att specificeras för Större delen av medlen kommer att gå till att implementera VALDA systemstöd för validering utifrån hur utvecklingen av systemet går. Fördelningen av medel kommer också att bero av resultatet av 2017 års arbete samt utvecklingen lokalt, nationellt och internationellt. De övergripande målen kommer också att preciseras och medelsfördelningen kommer då att specificeras för Projektbudgeten bygger på att regeringen beviljar medel för på den nivå som regeringen beslutat för år I det fall regeringen beslutar om lägre anslag för åren 2017 och/eller 2018 behöver projektbudget och projektplan anpassas till tillgängliga resurser.

29 Sid 29 (33) 8 Kommunikationsplan 2016 Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Presumtiva studenter/studenter Att presumtiva studenter/studenter lätt ska kunna hitta information kring reell kompetens. Studentrekryteringswebben och studentwebben Umeå universitets hemsida, på en plats med högt genomslag (läggs ut i början av 2017) Projektledare Uppdragsgivare Övrig Informationspass hos organisationer som arbetar med individer som är i behov av att få sin reella kompetens bedömd (Ex. UMU, AF, Folkuniv., Komvux, flyktingboende) Malin L planerar att bjuda in en grupp nyanlända, där reell kompetens skulle kunna presenteras. Anställda vid Umeå universitet Öka kunskapen om reell kompetens. Medvetandegöra hur vi på Umeå universitet ska arbeta med frågor gällande reell kompetens. Synliggöra projektet och aktiviteter i projektet Projektsida, information i Aurora och Samarbetsyta, Seminarier, Work-shops i utbildningssyfte och för att öka samarbetet. Fokusgrupper för att synliggöra vilken kompetens som finns inom universitetet och för att se på möjligheter och hinder i verksamheten. Projektledare Uppdragsgivare Övrig

30 Sid 30 (33) Hämta in information om vilken kunskap som finns vid Umeå universitet och öka samarbetet. Inslag i Nyheter för anställda. Möten och samarbete med arbetsgruppen för breddad rekrytering och samordnaren för universitetets arbete med nyanlända akademiker. Information i juni för gruppen som arbetar med nyanlända. Universitet och högskolor i Sverige (Ev. internationellt ex. Norge, Frankrike nästa år) Öka samarbetet och skapa kontakter med andra lärosäten. Få nya insikter och dela med oss av våra kunskaper. Möten, telefon och mailkontakter Valideringsnätverket, LinkedIn. Studiebesök Projektledare Uppdragsgivare Övrig UHR Öka kunskapen om vad som händer på nationell nivå och öka samarbetet. Möten anordnade av UHR och telefonkontakter. VALDA förvaltningsråd Projektledare Uppdragsgivare Övrig Andra organisationer, Skellefteå kommun, Arbetsförmedlingen, Komvux Öka kunskapen om validering och vad som händer runt omkring Telefonkontakter och ev. studiebesök Projektledare Uppdragsgivare Övrig

31 Sid 31 (33) Kommunikation resultat Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Regeringen och UHR Redogörelse för hur arbetet med reell kompetens har utvecklats under perioden. Årsredovisningen Projektledare Uppdragsgivare Övrig 9 Risk- och sårbarhetsanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering Åtgärder vid realitet Ansvarig Förändringar i regeringens prioriteringar minskar medelstilldelningen och projektet måste avbrytas Låg (<6) Medel (6 11) Hög (>12) Påverka UHR så att vi får medel i samma utsträckning. Göra ett nytt ställningstagande. Projektledare Uppdragsgivare Övrig