System för tidrapportering och tidplanering. Användarhandledning. 3 maj 2002

Transkript

1 System för tidrapportering och tidplanering Användarhandledning 3 maj 2002

2 Användarhandledning: Inledning 1 INLEDNING DOKTORAND SITEMAP LÄRARE SITEMAP STUDIEREKTOR SITEMAP 5 2 MINIORDLISTA 6 3 GRÄNSSNITTSBESKRIVNING DOKTORANDENS SIDOR STARTSIDA ADDERA AKTIVITETER ADDERA AKTIVITETER FRÅN KURSSIDA REDIGERA EN AKTIVITET ÖVERFÖR EN AKTIVITET FRÅN PLANERAD TILL GENOMFÖRD KURSSIDA 17 MINA UPPGIFTER HISTORIK RESURS LÄRARENS SIDOR STARTSIDA KURSSIDA DOKTORANDSIDA PLANERA AKTIVITETER FÖR DOKTORANDER MINA UPPGIFTER RESURS STUDIEREKTORERNAS SIDOR STARTSIDA ADMINISTRATION AV ANVÄNDARE ADMINISTRATION AV KURSER LÄSÅRSADMINISTRATION REDIGERING AV GLOBALA VARIABLER DOKTORANDSIDA DOKTORANDKURSSIDA LÄRARENS SIDA LÄRARENS KURSSIDA RESURS 49

3 Användarhandledning: Inledning 1 Inledning I denna inledande text förklaras hur tidrapportsystemet är uppbyggt, vad man kan använda det till och vilka begränsningar som finns. Tidrapporteringssystem har olika användningsområden för olika användargrupper, vilka utgörs av doktorander, lärare och studierektorer. Det är enbart för doktoranderna som det fungerar som ett rapporteringssystem av de timmar de arbetar med Gru, Grundutbildning. Det finns även planeringsmöjligheter, men eftersom detta är ett rapporteringssystem och inte ett meddelandesystem eller bokningssystem är det viktigt att kommunikation mellan lärare och doktorand sker innan timmar planeras. Systemet ger en överblick över doktorandernas arbetsinsats under såväl innevarande år som tidigare år. Denna användarhandledning är tänkt att användas som ett uppslagsverk. Vid tveksamheter letar man reda på den sida och den funktion man funderar över och läser där vad den står för. Funktionsbeskrivningen är indelad i tre delar, doktorandernas sidor, lärarens sidor och studierektorns sidor. Varje avdelning riktar sig direkt till sin specifika användare. Innan man börjar använda systemet är det bra att läsa miniordlistan, eftersom den definierar uttryck som regelbundet används. De exempel som är angivna gäller år Siffror och namn kan möjligen förändras i framtiden, men principen förblir densamma.

4 Användarhandledning: Inledning 1.1 Doktorand En doktorand kan med detta system regelbundet rapportera sin arbetsinsats inom grundutbildningen, vilket innebär att systemet ersätter den tidigare manuella behandling av doktorandernas arbete. Doktoranden rapporterar hur många timmar, vilken arbetsuppgift och inom ramarna för vilken kurs arbetat har utförts. På samma sätt som doktoranderna rapporterar sitt arbete går det också att planera arbete för att få en bättre överblick över hur arbetsbördan är fördelad under terminen och veta var luckor finns. Doktoranden kan se hur mycket han/hon arbetat, hur mycket som är planerat och hur mycket som är kvar att göra. Systemet är flexibelt uppbyggt så det finns inget krav på att redovisning av en timme måste föregås av planering av denna timme, vilket innebär att planeringsdelen är helt frivillig. Flexibiliteten hos tidrapporteringssystemet medför även att det finns flera olika sätt att redovisa sina timmar. För att doktoranden ska kunna se en sammanställning av sina Gru-timmar per kurs under varje läsår han/hon deltagit i undervisning har en historiksida tagits fram som dock inte är funktionell i dagens läge. Detta gäller även för den resurssida som finns planerad där doktoranden kan ge önskemål om t.ex. föreläsningar han/hon vill ge, eller se vilka t.ex. övningar lärare behöver hjälp med Sitemap Denna sitemap beskriver hur sidorna i gränssnittet förhåller sig till varandra. De rutor som är streckade står för sidor som inte är implementerade i dagens system. Inloggning Startsida Historik Pop-up Addera aktivitet Kurs Mina uppgifter Resurs Pop-up Ändra aktivitet Pop-up Add. aktivitet från kurs Pop-up Överför aktivitet

5 Användarhandledning: Inledning 1.2 Lärare För lärarna är detta inte ett rapporteringssystem utan erbjuder en möjlighet att få en överblick över doktorandernas arbetsinsats på en kurs. Läraren kan enkelt se vad som hänt hittills och, i den mån planering skett, vad som kommer att ske framöver. Det doktoranderna planerat markeras med en stjärna på lärarens sida för att uppmärksamma honom/henne. Läraren kan även planera in timmar för doktoranden. För lärarna har en resurssida, som dock inte är implementerad i systemet i dagens läge, framarbetats där läraren kan ge önskemål om t.ex. föreläsningar han/hon vill få hjälp med, eller se vilka t.ex. övningar en doktorand har erbjudit sig att hålla Sitemap Denna sitemap beskriver hur sidorna i gränssnittet förhåller sig till varandra. De rutor som är streckade står för sidor som inte är implementerade i dagens system. Inloggning Startsida Resurs Mina uppgifter Doktorand Kurs Pop-up Plan. aktivitet för doktorand

6 Användarhandledning: Inledning 1.3 Studierektor I många fall är en studierektor även lärare varför beskrivningen ovan kan gälla för honom/henne också. Utöver detta sköter studierektorn den administrativa sidan av systemet. Studierektorn kan skapa och redigera användare, kurser och läsår. Tidsrapporteringssystemet ger studierektorn en överblick över samtliga doktoranders arbete Sitemap Denna sitemap beskriver hur sidorna i gränssnittet förhåller sig till varandra. De rutor som är streckade står för sidor som inte är implementerade i dagens system. Inloggning Startsida Resurs Användaradm Läsårsadm Kurs-adm Doktorand Lärare Kurs Variabler Kurs Doktorand Pop-up Plan. Akt. För dokt.

7 Användarhandledning: Inledning 2 Miniordlista Det finns ett antal ord som är vitala att förstå betydelsen av för att kunna använda tidrapporteringssystemet. Moment De olika arbetsuppgifter en doktorand kan utföra kallas moment. Dessa moment består av: föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt. Aktivitet En aktivitet är en enskild arbetsinsats, d.v.s. exempelvis ett specifikt föreläsnings- eller handledningstillfälle. Lektionstid Den tid som inte inbegriper planering kallas lektionstid. Om en doktorand t. ex. ger en föreläsning på två timmar och har planerat denna i fyra timmar är lektionstiden två timmar. Förberedelsetid Till vissa moment finns en standardförberedelsetid per timme. För varje lektionstimme av en föreläsning får doktoranden t.ex. två förberedelsetimmar. Vissa moment har ingen förberedelsetid, för att t.ex. arbeta som laborationsassistent en timme ges ingen förberedelsetid.

8 Användarhandledning: Doktorandens sidor 3 Gränssnittsbeskrivning Gränssnittet beskrivs uppdelat på doktorand-, lärare- och studierektorssidor. 3.1 Doktorandens sidor Startsida På Startsidan presenteras uppgifter om din arbetsinsats, både den totala och fördelad på kurser. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Startsida. Du kan på menyraden välja Mina uppgifter (en sida som presenterar dina personliga uppgifter), Historik (en sida som visar statistik över de läsår du arbetet med Gru), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Privata anteckningar Plats för dina privata anteckningar, vilka ej är tillgängliga för övriga användare. Inskriven anteckning sparas med hjälp av Spara - knappen. Statusbar Statusbaren anger fördelningen mellan dina totala antal genomförda (grönt fält), planerade (blått fält) och kvarvarande arbetstimmar som ej är planerade (rött fält). Under statusbaren presenteras denna information även numeriskt. Kurser under läsår De kurser du deltar i under angivet läsår presenteras tillsammans med uppgifter gällande dina planerade och genomförda antal arbetstimmar per kurs. (Både lektionstid och förberedelsetid är inkluderat.) Kursnamnen är länkade till dina kurssidor (se Kurssida). Kurserna är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår kursnamnet presenteras de moment arbetstimmarna för denna kurs är fördelad på. Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Endast de läsår för vilka du deltagit i undervisning i Gru (Grundutbildning) är valbara. Addera aktivitet Addera aktivitet - knappen presenterar ett popup-fönster där aktiviteter kan adderas. (Se Addera aktiviteter)

9 Användarhandledning: Doktorandens sidor

10 Användarhandledning: Doktorandens sidor Addera aktiviteter Med hjälp av popup-fönstret Addera aktivitet kan aktiviteter (en aktivitet kan t.ex. vara en föreläsning eller ett handledningstillfälle) som har genomförts eller är planerade adderas. Uppgifter markerade med * är obligatoriska att ange. Menyrad På menyraden kan du välja att stänga popup-fönstret. Genomförd eller planerad aktivitet Genomförd aktivitet är default. Om aktiviteten inte är genomförd ska du istället ange planerad aktivitet. Välj kurs Obligatorisk uppgift. Kurs kan väljas på två sätt, antingen genom att välja i dropdown-menyn eller ange kurskod/kursförkortning. Välj moment Obligatorisk uppgift. I dropdown-menyn ska ett av de sju olika momenten väljas. (Föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt) Lektionstid Obligatorisk uppgift. Ange lektionstiden för den aktivitet, det vill säga t.ex. tiden du höll den specifika föreläsningen, som ska adderas. Ev. förberedelser För de moment förberedelsetimmar är aktuellt syns detta fält och standard förberedelsetid anges automatiskt för en timme av momentet. Om du t.ex. angivit att du har givit en föreläsningstimma anges 2 timmar. Förberedelsetiden per timme av denna speciella aktivitet kan du ändra. Denna förändring bör ej ske om inte överenskommet med ansvarig lärare. Om en viss gräns för förberedelsetimmar överskrids visas ett varningsmeddelande. Vilket blir totalt Totala arbetsinsatsen för angiven aktivitet beräknas automatiskt. I de fall förberedelsetid förekommer beräknas den totala förberedelsetiden enligt följande: Lektionstiden * Standard förberedelsetid för en timme av aktuellt moment = Total förberedelsetid Den totala arbetsinsatsen är total förberedelsetid adderad med lektionstid. Datum eller datumperiod Obligatorisk uppgift. Aktiviteter kan adderas separat eller i klump. Om de adderas separat anges datumet de är utförda (eller i de fall aktiviteten ska planeras, då de ska utföras) i det första datumfältet. Flera aktiviteter av samma slags moment kan även anges samtidigt över en datumperiod.(båda datumfälten används) Beskrivning Vid intresse kan en rubrik eller en beskrivning av en aktivitet anges. Addera - knapp Med denna knapp adderar du den aktivitet för vilken du fyllt i uppgifter. Avbryt - knapp Med denna knapp avbryter du den aktivitet du håller på att ange och återgår till Startsidan.

11 Användarhandledning: Doktorandens sidor

12 Användarhandledning: Doktorandens sidor Addera aktiviteter från kurssida Med hjälp av detta popup-fönster kan aktiviteter (en aktivitet kan t.ex. vara en föreläsning eller ett handledningstillfälle) som har genomförts eller är planerade adderas. Uppgifter markerade med * är obligatoriska att ange. Menyrad På menyraden anges på vilken kurs de aktiviteter du kommer att addera blir lagrade. Här kan du även välja att stänga popup-fönstret. Genomförd eller planerad aktivitet Genomförd aktivitet är default. Om aktiviteten inte är genomförd ska du istället ange planerad aktivitet. Välj moment Obligatorisk uppgift. I dropdown-menyn ska ett av de sju olika momenten väljas. (Föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt) Lektionstid Obligatorisk uppgift. Ange lektionstiden för den aktivitet, det vill säga t.ex. den specifika föreläsningen, som ska adderas. Om du t.ex. har givit en förläsning i två timmar anges två timmar. Ev. förberedelser För de moment förberedelsetimmar är aktuellt syns detta fält och standard förberedelsetid anges automatiskt för en timme av momentet. Om du t.ex. angivit att du har givit en föreläsningstimma anges 2 timmar. Förberedelsetiden per timme av denna speciella aktivitet kan du ändra. Denna förändring bör ej ske om inte överenskommet med ansvarig lärare. Om en viss gräns för förberedelsetimmar överskrids visas ett varningsmeddelande. Vilket blir totalt Totala arbetsinsatsen för angiven aktivitet beräknas automatiskt. I de fall förberedelsetid förekommer beräknas den totala förberedelsetiden enligt följande: Lektionstiden * Standard förberedelsetid för en timme av aktuellt moment = Total förberedelsetid Den totala arbetsinsatsen är total förberedelsetid adderad med lektionstid. Datum eller datumperiod Obligatorisk uppgift. Aktiviteter kan adderas separat eller i klump. Om de adderas separat anges datumet de är utförda (eller i de fall aktiviteten ska planeras, då de ska utföras) i det första datumfältet. Flera aktiviteter av samma slags moment kan även anges samtidigt över en datumperiod.(båda datumfälten används) Beskrivning Vid intresse kan en rubrik eller en beskrivning av en aktivitet anges. Addera - knapp Med denna knapp adderar du den aktivitet för vilken du fyllt i uppgifter. Avbryt - knapp Med denna knapp avbryter du den aktivitet du håller på att ange och återgår till Kurssidan.

13 Användarhandledning: Doktorandens sidor

14 Användarhandledning: Doktorandens sidor Redigera en aktivitet Vid förändringar eller felaktig tidigare inmatning kan uppgifterna angående en aktivitet behöva redigeras. I varje fält anges de tidigare angivna uppgifterna, en del av dessa kan du ändra. Menyrad På menyraden kan du välja att stänga popup-fönstret. Genomförd eller planerad aktivitet Möjlighet för dig att byta mellan planerad och genomförd aktivitet. Välj moment Obligatorisk uppgift. Om korrekt moment inte är angivet i dropdown-menyns synliga fält ändras momentet genom val i dropdown-menyn. (Valbara alternativ: Föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt) Lektionstid Obligatorisk uppgift. Ange lektionstiden för aktiviteten, det vill säga t.ex. den specifika föreläsningen. Om du t.ex. har givit en förläsning i två timme anges två timmar. Om det angivna antalet är felaktigt skriver du över det med det korrekta antalet. Ev. förberedelser För de moment förberedelsetimmar är aktuellt syns detta fält och standard förberedelsetid anges automatiskt för en timme av momentet. Om du angivit att du har givit en föreläsningstimme anges t.ex. 2 timmar. Förberedelsetiden per timme av denna speciella aktivitet kan du förändra. Denna förändring bör ej ske om inte överenskommet med ansvarig lärare. Om en viss gräns för förberedelsetimmar överskrids visas ett varningsmeddelande. Vilket blir totalt Totala arbetsinsatsen för angiven aktivitet beräknas automatiskt och den kan du inte ändra. I de falla förberedelsetid förekommer beräknas den totala förberedelsetiden enligt följande: Lektionstiden * Standard förberedelsetid för en timme av aktuellt moment = Total förberedelsetid Den totala arbetsinsatsen är total förberedelsetid adderad med lektionstid. Datum eller datumperiod Obligatorisk uppgift. Aktiviteter kan adderas separat eller i klump. Om de adderas separat anges datumet de är utförda (eller i de fall aktiviteten ska planeras, då de ska utföras) i det första datumfältet. Flera aktiviteter av samma slags moment kan även anges samtidigt över ett datumintervall.(båda datumfälten används.) Redigeras genom ny datumangivelse av användaren. Beskrivning Vid intresse kan en beskrivning eller rubrik av aktiviteten anges. Om en sådan beskrivning finns angiven för aktiviteten kan du rediga den. Spara - knapp När uppgifterna om en aktivitet stämmer, tryck på spara så lagras de nya uppgifterna. Avbryt - knapp Med denna knapp avbryter du förändringen av den aktivitet vars uppgifter är ifyllda och posten förblir oförändrad. Popup-fönstret stängs.

15 Användarhandledning: Doktorandens sidor

16 Användarhandledning: Doktorandens sidor Överför en aktivitet från planerad till genomförd Med hjälp av detta popup-fönster kan du överföra en aktivitet från planerad till genomförd eller överföra en del av en aktivitet om du har planerat den i klump, d.v.s. flera aktiviteter inom en datumperiod. Du kan även ändra uppgifter gällande aktiviteten innan du överför den. Menyrad På menyraden kan du välja att stänga popup-fönstret. Välj moment Obligatorisk uppgift. Om korrekt moment inte är angivet i dropdown-menyns synliga fält ändras momentet genom val i dropdown-menyn. (Valbara alternativ: Föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt) Lektionstid Obligatorisk uppgift. Ange lektionstiden för aktiviteten, det vill säga t.ex. den specifika föreläsningen. Om du t.ex. har givit en förläsning i två timmar anges två timmar. Om det angivna antalet är felaktigt skriver du över det med det korrekta antalet. Om du bara har genomfört en del av en planerad aktivitet så ändra timantalet här. Ev. förberedelser För de moment förberedelsetimmar är aktuellt syns detta fält och standard förberedelsetid anges automatiskt för en timme av momentet. Om du angivit att du har givit en föreläsningstimme anges t.ex. 2 timmar. Förberedelsetiden per timme av denna speciella aktivitet kan du förändra. Denna förändring bör ej ske om inte överenskommet med ansvarig lärare. Om en viss gräns för förberedelsetimmar överskrids visas ett varningsmeddelande. Vilket blir totalt Totala arbetsinsatsen för angiven aktivitet beräknas automatiskt och den kan du inte ändra. I de falla förberedelsetid förekommer beräknas den totala förberedelsetiden enligt följande: Lektionstiden * Standard förberedelsetid för en timme av aktuellt moment = Total förberedelsetid Den totala arbetsinsatsen är total förberedelsetid adderad med lektionstid. Datum eller datumperiod Obligatorisk uppgift. Aktiviteter kan adderas separat eller i klump. Om de adderas separat anges datumet de är utförda (eller i de fall aktiviteten ska planeras, då de ska utföras) i det första datumfältet. Flera aktiviteter av samma slags moment kan även anges samtidigt över en datumperiod.(båda datumfälten används.) Om du bara har genomfört en del av en planerad aktivitet så ändra datumet/datumen i datumfälten. Beskrivning Vid intresse kan en beskrivning eller rubrik av aktiviteten anges. Om en sådan beskrivning finns angiven för aktiviteten kan du rediga den. Överför - knapp När uppgifterna om en aktivitet stämmer och du har genomfört den, tryck på överför så lagras den som genomförd istället för planerad. Avbryt - knapp Med denna knapp avbryter du förändringen av den aktivitet vars uppgifter är ifyllda och posten förblir oförändrad. Popup-fönstret stängs.

17 Användarhandledning: Doktorandens sidor

18 Användarhandledning: Doktorandens sidor Kurssida På en Kurssida presenteras din arbetsinsats på kursen samt kursinformation från ansvarig lärare. Menyrad Du kan återgå till startsidan antingen genom att trycka på länken i menyraden eller länken Tillbaka till startsidan längs ned på sidan. På menyraden finns även möjligheter att länkas vidare till Mina uppgifter (en sida som presenterar dina personliga uppgifter), Historik (en sida som visar statistik över de läsår du arbetet med Gru), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Kursomgång I dropdown-menyn går det att välja för vilket läsår information om kursen ska presenteras. Kursinformation Ansvarig lärare och studierektor kan ange information om kursen som presenteras för dem och dig. Genomfört och planerat Din arbetstid är indelat i genomförda och planerade timmar. Dessa är i sin tur indelade efter de olika moment (t.ex. föreläsningar, handledningar) som du utfört aktiviteter inom. För varje moment inom vilket du genomfört eller planerat aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som presenteras i ett popup-fönster. Ändra Vid tryck blir Redigera popup-fönstret synligt med uppgifterna för vald aktivitet angivna. Radera Vid tryck på papperskorgen kommer det upp ett fönster med en förfrågan om du verkligen vill radera. Genomfört Vid tryck på Genomfört - knappen visas popup-fönstret för Överför aktivitet från planerad till genomförd, med uppgifterna från vald aktivitet inlagda. Addera aktiviteter Vid tryck på Addera aktivitet - knappen visas popup-fönstret för Addera aktivitet från kurs, med aktuell kurs (d.v.s. den kurs vars sida du är inne på) angiven.

19 Användarhandledning: Doktorandens sidor

20 Användarhandledning: Doktorandens sidor Mina uppgifter De personliga uppgifter som finns lagrade om dig presenteras på Mina uppgifter-sidan. En del av uppgifterna är det du som anger, en del anges av studierektor. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Mina uppgifter. Du kan på menyraden välja Startsida, Historik (en sida som visar statistik över de läsår du arbetet med Gru), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Ändra uppgifter Du kan ange och ändra ditt namn, din e-postadress och om du vill ha påminnelsemejl, d.v.s. om du ska notifieras med ett mejl om en viss period förflutit sedan du senast var inne i tidsrapporteringssystemet. Beroende på vilken benämning du är van att använda som komplement till kursnamnet kan du därefter välja att kurskod eller kursförkortning ska användas när du är inloggad. Spara ändringar - knappen lagrar de ändringar du skrivit in. Byte av lösenord För att ange ett nytt lösenord skrivs det gamla lösenordet in följt av det nya två gånger. Vid tryck på Byt - knappen lagras nu det nya lösenordet om det gamla lösenordet är korrekt angivit och det nya är identiskt angivit i de två Nytt lösenord-fälten. Uträkning av tjänst De uppgifter som förekommer i uträkning av tjänst anger studierektorn. Gru-arbetstid, d.v.s. tjänstgöringskrav inom grundutbildning, beräknas genom att multiplicera din totala arbetstid med andelsplikten inom Gru. Total arbetsplikten beräknas sedan genom att subtrahera föräldraledigheten och övrig ledighet från Gru-arbetstiden och därefter addera eller subtrahera eventuellt överskott/underskott från föregående år. Visa uträkning för Du kan välja att se denna uträkning för ett annat år genom att välja bland de år du tjänstegjort i dropdown-menyn.

21 Användarhandledning: Doktorandens sidor

22 Användarhandledning: Doktorandens sidor Historik På Historiksidan presenteras en sammanställning över dina Gru- tjänstgöringstimmar per kurs under varje läsår du tjänstgjort på Nada. Designen är enkel, om du har några särskilda önskemål om framställningen av statistiken kan du välja att exportera uppgifterna för redigering. Funktionaliteten för denna sida är ej implementerad i systemet än, men här presenteras hur den är tänkt att fungera. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Historik. Du kan på menyraden välja Startsida, Mina uppgifter (en sida som presenterar dina personliga uppgifter), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Kurser under läsår För varje läsår presenteras de kurser du har deltagit i Gru och antalet arbetstimmar, per kurs och totalt. Det namn som är angivit i parentes var den ansvariga läraren för kursen ifråga. Skriv ut Uppgifterna skrivs ut som de är presenterade på skärmen. Exportera till Excel Om du vill redigera uppgifterna för att t.ex. passa in i ditt cv kan du välja att exportera dem till excel.

23 Användarhandledning: Doktorandens sidor Resurs På Resurssidan kan du göra inlägg i form av önskemål om en aktivitet du skulle vilja genomföra eller få en översikt över de inlägg lärare gjort om aktivteter de erbjuder.. Funktionaliteten för denna sida är ej implementerad i systemet än, men här presenteras hur den är tänkt att fungera. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Resurs. Du kan på menyraden välja Startsida, Mina uppgifter (en sida som presenterar dina personliga uppgifter), Historik (en sida som visar statistik över de läsår du arbetet med Gru) eller logga ut. Beskriv ditt inlägg Denna avdelning använder du när du själv vill lägga in ett önskemål om en aktivitet. Ämnesområde Välj det ämnesområde som din aktivitet bäst passar in under i dropdown-menyn. Tas bort Ange det sista datum som du vill att ditt erbjudande ska synas för. Textrutan, skriv in rubrik här Ange den rubrik du vill att ditt inlägg ska presenteras genom. Beskrivning Beskriv den aktivitet du vill genomföra. Kontaktperson Om någon annan än du själv ska stå som kontaktperson så ange dennas epost-adress här. Spara knappen De uppgifter du angivit sparas och finns tillgängliga för andra i och med tryck på denna knapp. Visa resurser Denna avdelning använder du dig av om du vill se vilka inlägg som finns registrerade. Ämnesområde Välj det ämnesområde du är intresserad av i dropdown-menyn. Visa förfrågningar Genom att välja detta alternativ får du se de önskemål om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa erbjudanden Genom att välja detta alternativ får du se de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa alla Genom att välja detta alternativ får du se både de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde och de önskemål om aktiviteter som finns registrerade. Träffar inom Här syns en lista med rubrikerna och upphovsman till de aktiviteter som är registrerade inom det ämnesområde du valt och som är begränsad av om du ville se erbjudanden, förfrågningar eller samtliga uppgifter. Genom att trycka på intressant aktivitet länkas du vidare till en mer detaljerad beskrivning som presenteras i ett popup-fönster.

24 Användarhandledning: Doktorandens sidor

25 Användarhandledning: Lärarens sidor 3.2 Lärarens sidor Startsida På din Startsida presenteras uppgifter om vilka kurser du är ansvarig för. Det finns även möjligheter att söka efter uppgifter om andra kurser och doktorander. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Startsida. Du kan på menyraden välja Mina uppgifter (sidan som presenterar dina personliga uppgifter), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Dina kurser De kurser du är ansvarig för presenteras. Dessa är länkade till respektive Kurssida Dina doktorander Om du handleder doktorander finns en lista över dem presenterade här länkade till respektive doktorandsida. Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Visa andra kurser Du kan söka efter andra kurser, d.v.s. kurser som du inte är ansvarig för. Det finns tre sätt att söka, antingen genom att ange kurskod eller kursförkortning i textfältet eller genom att i dropdown-menyn för kursnamn leta reda på kursen ifråga. Om inte detta läsårs kurs sökes finns det två möjligheter. Om du anger kursförkortning anges årtalet i slutet av bokstavsförkortningen (t.ex. grip00) för kursen grafik-och-interaktionsprogrammering som gick under år En annan metod är att ange en annan kursomgång i dropdown-menyn för läsår. Genom att trycka på knappen Visa kurs länkas du vidare till sida för vald kurs. Visa doktorand Du kan söka efter en speciell doktorand för att se doktorandens arbetsinsats totalt och per kurs. (Se Doktorandsida) Det finns två sökmöjligheter, antingen att ange doktorandens namn eller att i dropdown-menyn leta reda på aktuell doktorand. Genom att tryck på Visa doktorand - knappen länkas du till doktorandens sida.

26 Användarhandledning: Lärarens sidor

27 Användarhandledning: Lärarens sidor Kurssida På din Kurssida presenteras information om kursen och om vilken arbetsinsats de olika doktoranderna lagt ned på kursen. Menyrad Du kan återgå till Startsidan antingen genom att trycka på länken i menyraden eller länken Tillbaka till startsidan längs ned på sidan. På menyraden finns även möjligheter att länkas vidare till Mina uppgifter (sidan som presenterar dina personliga uppgifter), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Kursomgång I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Endast de läsår kursen har genomförts är tillgängliga. Kursinformation Du kan ange relevant information som är knuten till kursen. Denna information lagras genom tryck på Spara - knappen och är sedan tillgänglig för övriga användare. Genomförda aktiviteter Doktorandernas arbetsinsats redovisas per doktorand. För varje moment (t.ex. föreläsningar, handledningstillfällen) inom vilket doktoranden genomfört aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som presenteras i ett popup-fönster. Avmarkera Om doktoranderna angivit ett annat antal förberedelsetimmar än standard markeras denna aktivitet röd på din sida. Om du tycker att den tid doktoranden angivet är acceptabel kan du avmarkera, d.v.s. ändra färgen från röd till svart, genom att trycka på bocken. Om du inte finner förberedelsetiden acceptabel får du diskutera detta med doktoranden. Planerade aktiviteter Doktorandernas arbetsinsats redovisas per doktorand. För varje moment (t.ex. föreläsningar, handledning) inom vilket doktoranden planerat aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som visas i ett popup-fönster. Planera aktiviteter för doktorander Om du vill planera din kurs kan du efter samtal med doktoranden planera in aktiviteter för honom/henne på din kurs. Vid tryck på denna knapp visas ett popup-fönster där detta möjliggörs. Genvägar till dina andra kurser Här kan du snabbt länka dig vidare till någon av de andra kurser du är ansvarig för.

28 Användarhandledning: Lärarens sidor

29 Användarhandledning: Lärarens sidor Doktorandsida Doktorandsidan är doktorandens startsida där du kan se uppgifter om doktorandens arbetsinsats, både den totala och fördelad per kurs. Menyrad Du kan återgå till Startsidan antingen genom att trycka på länken i menyraden eller länken Tillbaka till startsidan längs ned på sidan. På menyraden finns även möjligheter att länkas vidare till Mina uppgifter (sidan som presenterar dina personliga uppgifter), Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Statusbar Statusbaren anger fördelningen mellan doktorandens totala antal genomförda (grönt fält), planerade (blått fält) och kvarvarande arbetstimmar som ej är planerade(rött fält). Under statusbaren presenteras denna information även numeriskt. Kurser under läsår De kurser doktoranden deltar i under angivet läsår presenteras tillsammans med uppgifter gällande doktorandens planerade och genomförda antal arbetstimmar per kurs. (Både lektionstiden och förberedelsetid är inkluderat.) Kursnamnen är länkade till dina kurssidor (se Kurssida). Kurserna är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår kursnamnet presenteras de moment arbetstimmarna för denna kurs är fördelad på. Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Endast de läsår för vilka doktoranderna deltagit i Gru är valbara.

30 Användarhandledning: Lärarens sidor Planera aktiviteter för doktorander Om du som lärare vill planera din kurs kan du efter samtal med doktoranden planera in aktiviteter för honom/henne på din kurs. Menyrad Här kan du välja att stänga popup-fönstret. Välj doktorand Obligatorisk uppgift. Doktoranden anges genom att välja dennes namn i dropdown-menyn. Välj moment Obligatorisk uppgift. I dropdown-menyn ska ett av de sju olika momenten väljas. (Föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt). Lektionstid Obligatorisk uppgift. Ange lektionstiden för den aktivitet, det vill säga t.ex. den specifika föreläsningen, som ska adderas. Om doktoranden t.ex. ske ge en förläsning i två timmar anges två timmar. Ev. förberedelser För de moment förberedelsetimmar är aktuellt syns detta fält och standard förberedelsetid anges automatiskt för en timme av momentet. Om du t.ex. angivit att doktoranden ske ge en föreläsningstimme anges 2 timmar. Förberedelsetiden per timme av denna speciella aktivitet kan du ändra. Vilket blir totalt Totala arbetsinsatsen för angiven aktivitet beräknas automatiskt. I de fall förberedelsetid förekommer beräknas den totala förberedelsetiden enligt följande: Lektionstiden * Standard förberedelsetid för en timme av aktuellt moment (eller den av dig angivna förberedelsetiden per timme) = Total förberedelsetid Den totala arbetsinsatsen är total förberedelsetid adderad med lektionstid. Datum eller datumperiod Obligatorisk uppgift. Aktiviteter kan adderas separat eller i klump. Om de adderas separat anges datumet de ska utföras i det första datumfältet. Flera aktiviteter av samma slags moment kan även anges samtidigt över en datumperiod.(båda datumfälten används) Beskrivning Vid intresse kan en rubrik eller en beskrivning av en aktivitet anges. Addera - knapp Med denna knapp adderar du den aktivitet för vilken du fyllt i uppgifter. Avbryt - knapp Med denna knapp avbryter du den aktivitet du håller på att ange och återgår till kurssidan.

31 Användarhandledning: Lärarens sidor

32 Användarhandledning: Lärarens sidor Mina uppgifter De personliga uppgifter som finns lagrade om dig presenteras på Mina uppgifter-sidan. Dessa uppgifter är redigerbara. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Mina uppgifter. Du kan på menyraden välja Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter) eller logga ut. Ändra uppgifter Du kan ange och ändra ditt namn och din e-postadress. Beroende på vilken benämning du är van att använda som komplement till kursnamnet kan du här välja att kurskod eller kursförkortning ska användas när du är inloggad. Spara ändringar - knappen lagrar de ändringar du skrivit in. Byte av lösenord För att ange ett nytt lösenord skrivs det gamla lösenordet in följt av det nya två gånger. Vid tryck på Byt - knappen lagras nu det nya lösenordet om det gamla lösenordet är korrekt angivit och det nya är identiskt angivit i de två Nytt lösenord-fälten.

33 Användarhandledning: Lärarens sidor Resurs På Resurssidan kan du göra inlägg i form av erbjudande om en aktivitet du skulle vilja få hjälp av en doktorand och en översikt över de inlägg doktorander gjort om aktivteter de önskar genomföra. Funktionaliteten för denna sida är ej implementerad i systemet än, men här presenteras hur den är tänkt att fungera. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Resurs. Du kan på menyraden välja Startsida, Mina uppgifter (sidan som presenterar dina personliga uppgifter) eller logga ut. Beskriv ditt inlägg Denna avdelning använder du när du själv vill lägga in ett erbjudande om att få hjälp av en doktorand med en aktivitet. Ämnesområde Välj det ämnesområde som din aktivitet bäst passar in under i dropdown-menyn. Tas bort Ange det sista datum som du vill att ditt erbjudande ska synas för. Textrutan, skriv in rubrik här Ange den rubrik du vill att ditt inlägg ska presenteras genom. Beskrivning Beskriv den aktivitet du få hjälp av doktorand med. Kontaktperson Om någon annan än du själv ska stå som kontaktperson så ange dennas epost-adress här. Spara knappen De uppgifter du angivit sparas och finns tillgängliga för andra i och med tryck på denna knapp. Visa resurser Denna avdelning använder du dig av om du vill se vilka inlägg som finns registrerade. Ämnesområde Välj det ämnesområde du är intresserad av i dropdown-menyn. Visa förfrågningar Genom att välja detta alternativ får du se de önskemål av doktorander om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa erbjudanden Genom att välja detta alternativ får du se de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa alla Genom att välja detta alternativ får du se både de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde och de önskemål om aktiviteter från doktorander som finns registrerade. Träffar inom Här syns en lista med rubrikerna och upphovsman till de aktiviteter som är registrerade inom det ämnesområde du valt och som är begränsad av om du ville se erbjudanden, förfrågningar eller samtliga uppgifter. Genom att trycka på intressant aktivitet länkas du vidare till en mer detaljerad beskrivning som presenteras i ett popup-fönster.

34 Användarhandledning: Lärarens sidor

35 Användarhandledning: Studierektorns sidor 3.3 Studierektorernas sidor Startsida Din Startsida ger dig möjlighet att söka efter uppgifter om kurser, doktorander och lärare. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Startsida. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm. (en sida där du skapa nya år), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Visa lärare För att komma till en sida som presenterar uppgifter om en viss lärare kan du antingen ange namn och därefter trycka på Visa - knappen eller leta efter aktuell lärare i dropdown-menyn. Visa doktorand För att komma till en sida som presenterar uppgifter om en viss doktorand kan du antingen ange namn och därefter trycka på Visa - knappen eller leta efter aktuell doktorand i dropdown-menyn. Visa kurs För att komma till en sida som presenterar uppgifter om en viss kurs kan du först ange läsår i dropdown-menyn för detta om du inte är intresserad av aktuellt läsår. Därefter finns det tre sätt att söka, antingen genom att i dropdown-menyn för kursnamn leta reda på kursen ifråga eller ange kurskod eller kursförkortning i textfältet. Dina kurser under I de fall du som studierektor även är lärare presenteras de kurser du är ansvarig för. Dessa är länkade till respektive Kurssida Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges.

36 Användarhandledning: Studierektorns sidor Administration av användare På Användar-adm. kan du redigera och skapa nya användare. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Användar-adm. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Kurs-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm. (en sida där du skapa nya år), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Börja med Du börjar med att välja om du ska redigera uppgifterna om en användare eller skapa en ny användare. Om du ska redigera fyller du i användarnamn och trycker på Sök eller väljer namn i dropdown-menyn. Uppgifterna om denna användare dyker nu upp i fält nedan på sidan. Om du ska ange en ny användare fyller du i användarnamn och lösenord till höger, anger vilken användarkategori användaren hör till och trycker därefter på knappen Skapa användare. Därefter kan du fylla i mer detaljerade uppgifter om användaren i de övriga fälten som dyker upp nedan på sidan. Uppgifter Här presenteras/anges ytterligare uppgifter om användaren. Användarnamn Varje användare har ett unikt användarnamn som ej är redigerbart eftersom detta är nyckeln till databasen. Användarkategori Detta är inte redigerbart. Lösenord Användaren kan ändra det lösenord du givit honom/henne. Även du har möjlighet att ändra detta om behov skulle uppkomma. Handledare Detta fält syns enbart om användaren är doktorand och här anges vem som är huvudhandledare för doktoranden. Påminnelsemejl Detta fält syns enbart om användaren är doktorand och här anges om användaren ska notifieras med ett påminnelsemejl om en viss period förflutit sedan han/hon senast var inne i tidsrapporteringssystemet. Denna uppgift kommer troligen användaren att ange själv, men den är redigerbar för dig. Visa kursernas Detta val innebär om kursnamnen kompletteras med kurskod eller kursförkortning när användaren är inloggad. Denna uppgift kommer troligen användaren att ange själv, men den är redigerbar för dig. Beräkning av tjänst Högerspalten visar uträkning av tjänst i de fall användaren är doktorand. Du beräknar hur många arbetstimmar varje användare har för läsåret ifråga. Arbetstiden står för den totala arbetstid en användare har och är en global variabel som ändras på Variabelsidan. Därefter anges den andel Gru-tjänstgöring denna specifika användare ska ha. Övriga uppgifter du ska fylla i vid behov är avdrag för kursassistans, d.v.s. om användaren är kursassistent (anges i procent), avdrag för föräldraledighet (anges i procent) och sjukledighet (anges i dagar). Spara ändringar - knapp För att de ändringar som förts in i vänstra eller högra spalten ska lagras trycker du på Spara ändringar - knappen.

37 Användarhandledning: Studierektorns sidor Radera användare - knapp Vid tryck på Radera användare knappen kommer det upp ett fönster med en förfrågan om du verkligen vill radera den användare vars uppgifter är ifyllda.

38 Användarhandledning: Studierektorns sidor Administration av kurser På Kurs-adm. sidan kan du redigera och skapa nya kurser. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Kurs-adm. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Läsårsadm. (en sida där du skapa nya år), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Ändra en kurs Du börjar med att välja om du ska redigera uppgifterna om en kurs eller skapa en ny kurs. Om du ska redigera börjar du med att välja läsår i dropdown-menyn om det inte ska vara det läsår som är förinställt. Därefter väljer du kurs vilket kan göras på två sätt, antingen genom att välja i dropdown-menyn eller ange kurskod/kursförkortning i textfältet. Genom att trycka på Visa kurs laddas uppgifterna om vald kurs i fält som dyker upp nedan på sidan. Skapa ny kurs Ange kursförkortning som är databasnyckeln för denna specifika kurs. En ny kurs skapas och de angivna uppgifterna laddas in i fälten som dyker upp nedan på sidan när knappen Skapa ny kurs trycks in, varefter du kan fylla i ytterligare uppgifter om kursen i de tomma fälten. Läsår Detta är inte redigerbart. Kursförkortning Varje kurs har en unik förkortning som ej är redigerbar eftersom detta är nyckeln till databasen. Kursnamn I fältet kursnamn anges det namn kursen har. Kurskod I fältet kurskod anges den kod kursen har. Ämne I fältet ämne anges vilket ämne kursen tillhör, välj i dropdown-meny. Ämnen kan redigeras eller läggas till på Variabelsidan. Kursansvarig I fältet kursansvarig anges vem som har huvudansvaret för kursen, välj i dropdown-menyn, redigering eller tillägg sker på Användar-adm. Kursassistent I fältet kursassistent anges vem som arbetar som kursassistent på kursen. Assistenttjänstgöring motsvarar Ange den procentsats som en eventuell assistenttjänstgöring på kursen ifråga ska motsvara. Spara ändringar - knapp För att de ändringar som förts in ska lagras trycker du på Spara ändringar - knappen. Radera kursen - knapp Vid tryck på Radera användare knappen kommer det upp ett fönster med en förfrågan om du verkligen vill radera den kurs vars uppgifter är ifyllda.

39 Användarhandledning: Studierektorns sidor

40 Användarhandledning: Studierektorns sidor Läsårsadministration På Läsårs-adm sidan kan du redigera och generera nya läsår. En kurs lagras förknippad med ett visst läsår, vilket innebär att det finns en post för varje kurs och läsår. Det är denna post som all information om det årets kurs knyts till. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Läsårs-adm. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kursadm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Generera nytt år När ett nytt år genereras kopieras uppgifterna från föregående år. Skillnaden är att de gamla årtalen ersätts med de aktuella årtalen. Generera nytt år - knapp Tryck på Generera nytt år - knappen skapar ett nytt år, där årtalen är de som följer efter det aktuella året. Administrera läsår Redigerbart När ett läsår har tagit slut blir det inte längre möjligt att ändra uppgifter för detta läsår för någon annan än studierektorerna. Ni kan välja att göra ett läsår redigerbart igen vid behov. Läsår Anger det läsår som de övriga uppgifterna (tim/år m.m.) är kopplade till. Tim/år För varje läsår är det möjligt att ange hur många arbetstimmar det året beräknas inneha. Tim/dag För varje läsår är det möjligt att ange hur många arbetstimmar en dag beräknas inneha. Spara ändringar - knapp För att de ändringar som förts in ska lagras trycker du på Spara ändringar - knappen.

41 Användarhandledning: Studierektorns sidor Redigering av globala variabler För tidsrapporteringssystemet finns det en mängd globala variabler som redigeras här. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Variabler. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kursadm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm (en sida där du kan redigera och generera nya läsår) eller logga ut. Avdelning Nada är indelat i olika avdelningar. Redigering av dessa kan ske genom att t.ex. ändra namnet och sedan trycka på Spara ändringar knappen. Trycker du på papperskorgen kommer ett fönster upp med en förfrågan om du vill radera avdelningen ifråga. En ny avdelning kan läggas till genom att ange dess namn i det tomma textfältet och därefter trycka på Lägg till ny knappen. Befattning Användare av detta tidsrapporteringssystem kan inneha olika befattningar. Redigering av dessa kan ske genom att t.ex. ändra namnet och sedan trycka på Spara ändringar knappen. Trycker du på papperskorgen kommer ett fönster upp med en förfrågan om du vill radera befattningen ifråga. En ny befattning kan läggas till genom att ange dess namn i det tomma textfältet och därefter trycka på Lägg till ny knappen. Moment De olika arbetsuppgifter en doktorand kan utföra kallas moment (föreläsning, övning, handledning, kursassistent, laboratorieassistent, tentamensrättning eller övrigt). Förberedelsetid är den eventuella standardtid en doktorand får på sig att förbereda en timme av ett visst moment. Ex, får en doktorand 2 förberedelsetimmar för varje föreläsningstimme. En doktorand kan själv ändra denna standard förberedelsetid för en viss aktivitet. Varningsgränsen är den gräns för förberedelsetiden som doktoranden får ett varningsmeddelande om han/hon överskrider. För att lagra redigeringar av dessa variabler eller av namnet används Spara ändringar knappen. Trycker du på papperskorgen kommer ett fönster upp med en förfrågan om du vill radera momentet ifråga. Ett nytt moment kan läggas till genom att ange dess namn i det tomma textfältet och därefter trycka på Lägg till ny knappen. Ämnesindelning Olika kurser kan anses tillhöra olika ämnen. Redigering av dessa kan ske genom att t.ex. ändra namnet och sedan trycka på Spara ändringar knappen. Trycker du på papperskorgen kommer ett fönster upp med en förfrågan om du vill radera ämnet ifråga. Ett nytt ämne kan läggas till genom att ange dess namn i det tomma textfältet och därefter trycka på Lägg till ny knappen. Meddelande Vid vissa tillfällen skickas meddelande ut till användarna. Varningsmeddelande Varningsgränsen är den gräns för förberedelsetiden som doktoranden får ett varningsmeddelande om han/hon överskrider. Texten till varningsmeddelande anges i textfältet och lagras med Spara knappen. Påminnelsemejl Användaren kan välja att få ett påminnelsemejl om en viss tid förflutit sedan de senast var inne i systemet. Texten till detta meddelande anges i textfältet och lagras med Spara knappen.

42 Användarhandledning: Studierektorns sidor

43 Användarhandledning: Studierektorns sidor Doktorandsida På Doktorandsidan presenteras uppgifter om doktorandens arbetsinsats, både totalt och fördelad på kurser. Du kan även se uppgifter om doktorandens tjänstgöringsplikt och frånvaro. Till denna sida kommer du genom att välja visa doktorand på din startsida. Menyrad Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm (en sida där du kan redigera och generera nya läsår), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Ändra uppgifter Tryck på Ändra uppgifter knappen tar dig till Användar-adm. där uppgifterna för doktoranden är inlagda så att det är möjligt att redigera dem. Kommentar I kommentarfältet kan anteckningar om t.ex. doktorandens tjänst göras. Dessa anteckningar är endast tillgängliga för dig och lagras genom att trycka på Spara - knappen. Beräkning av tjänst Du beräknar hur många arbetstimmar varje användare har för läsåret ifråga. Arbetstiden står för den totala arbetstid en användare har och är en global variabel som ändras på Variabelsidan. Därefter anges den andel Gru-tjänstgöring denna specifika användare ska ha. Övriga uppgifter du kan fylla i vid behov är avdrag för kursassistans, d.v.s. om användaren är kursassistent (anges i procent), avdrag för föräldraledighet (anges i procent) och sjukledighet (anges i dagar). Spara ändringar - knapp För att de ändringar som förts in ska lagras trycker du på Spara ändringar - knappen. Statusbar Statusbaren anger fördelningen mellan doktorandens totala antal genomförda (grönt fält), planerade (blått fält) och kvarvarande arbetstimmar som ej är planerade(rött fält). Under statusbaren presenteras denna information även numeriskt. Kurser under läsår De kurser doktoranden deltar i under angivet läsår presenteras tillsammans med uppgifter gällande doktorandens planerade och genomförda antal arbetstimmar per kurs. (Både lektionstid och förberedelsetid är inkluderat.) Kursnamnen är länkade till doktorandens kurssidor (se Kurssida). Kurserna är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår kursnamnet presenteras de moment arbetstimmarna för denna kurs är fördelad på. Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Endast de läsår för vilka doktoranden deltagit i Gru är valbara.

44 Användarhandledning: Studierektorns sidor

45 Användarhandledning: Studierektorns sidor Doktorandkurssida För varje doktorand finns det en speciell Doktorandkurssida där information om doktorandens arbetsinsats på kursen ifråga presenteras. Menyrad Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm (en sida där du kan redigera och generera nya läsår), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Kursomgång I dropdown-menyn går det att välja för vilket läsår information om kursen ska presenteras. Kursinformation Du och ansvarig lärare för kursen kan ange information om kursen som presenteras för doktoranderna, lärarna och dig. Privata anteckningar Du kan även ange kommentarer som bara är tillgängliga för dig själv. Spara knapp För att spara information angiven i kursinformation eller privata anteckningar används Spara knappen. Genomförda och planerade aktiviteter Doktorandens arbetstid är indelat i genomförda och planerade timmar. Dessa är i sin tur indelade efter de olika moment (t.ex. föreläsningar, handledningar) som doktoranden utfört aktiviteter inom. För varje moment inom vilket du genomfört eller planerat aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som presenteras i ett popup-fönster. Avmarkera Om doktoranderna angivit ett annat antal förberedelsetimmar än standard markeras denna aktivitet röd på din sida. Om du tycker att den tid doktoranden angivet är acceptabel kan du avmarkera, d.v.s. ändra färgen från röd till svart, genom att trycka på bocken. Om du inte finner förberedelsetiden acceptabel får du diskutera detta med doktoranden. Ändra Vid tryck blir Redigera popup-fönstret synligt med uppgifterna för vald aktivitet angivna. Radera Vid tryck kommer det upp ett fönster med en förfrågan om du verkligen vill radera. Planera aktiviteter för doktorand Vid tryck på Planera aktiviteter för doktorand - knappen visas popup-fönstret för Planera aktiviteter för doktorand, med aktuell kurs (d.v.s. den kurs vars sida du är inne på) angiven. Planerad av doktorand Vissa av aktiviteterna är markerad med *. Detta innebär att det är en doktorand som har planerat dem och stjärnan finns där för att uppmärksamma dig på aktiviteten.

46 Användarhandledning: Studierektorns sidor

47 Användarhandledning: Studierektorns sidor Lärarens sida På Lärarens sida presenteras uppgifter om vilka kurser lärarens ifråga är ansvarig för. Det finns även möjligheter att söka efter uppgifter om andra kurser eller om doktorander. Menyrad Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm (en sida där du kan redigera och generera nya läsår), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Ändra uppgifter Tryck på Ändra uppgifter knappen tar dig till Användar-adm där uppgifterna för läraren är inlagda så att det är möjligt att redigera dem. Kurser och doktorandinsats De kurser läraren är ansvarig för presenteras, med information om hur många planerade och genomförda doktorandtimmar det finns på varje kurs. Kurserna är länkade till respektive kurssida ur lärarens synvinkel.(se Lärarens kurssida) Byt läsår I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Visa andra lärare Du kan här söka efter andra lärare. Det finns två sätt att söka, antingen genom att ange namn i textfältet eller genom att i dropdown-menyn leta reda på läraren ifråga.

48 Användarhandledning: Studierektorns sidor Lärarens kurssida På Lärarens kurssida presenteras information om kursen och om vilken arbetsinsats de olika doktoranderna lagt ned på kursen. Menyrad Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Resurs (en sida där du kan ge eller söka efter önskemål om aktiviteter), Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm (en sida där du kan redigera och generera nya läsår), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Ändra Tryck på Ändra uppgifter knappen tar dig till Kurs-adm där uppgifterna för kursen är inlagda så att det är möjligt att redigera dem. Kursomgång I denna dropdown-meny är det möjligt att välja för vilket läsår kurser ska anges. Endast de läsår kursen har genomförts är tillgängliga. Kursinformation Du kan ange relevant information som är knuten till kursen. Denna information lagras genom tryck på Spara - knappen och är sedan tillgänglig för övriga användare. Genomförda aktiviteter Doktorandernas arbetsinsats redovisas per doktorand. För varje moment (t.ex. föreläsningar, handledningstillfällen) inom vilket doktoranden genomfört aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som presenteras i ett popup-fönster. Avmarkera Om doktoranderna angivit ett annat antal förberedelsetimmar än standard markeras denna aktivitet röd på din sida. Om du tycker att den tid doktoranden angivet är acceptabel kan du avmarkera, d.v.s. ändra färgen från röd till svart, genom att trycka på bocken. Om du inte finner förberedelsetiden acceptabel får du diskutera detta med doktoranden. Planerade aktiviteter Doktorandernas arbetsinsats redovisas per doktorand. För varje moment (t.ex. föreläsningar, handledning) inom vilket doktoranden planerat aktiviteter finns lektionstiden, den totala förberedelsetiden (d.v.s. lektionstiden multiplicerat med standard förberedelsetiden för valt moment) och den totala arbetstiden (d.v.s. lektionstiden adderat med den totala förberedelsetiden ) angivet. Momenten är även expanderbara, d.v.s. vid tryck på pilen som föregår momenten presenteras de aktiviteter arbetstimmarna för detta moment och kurs är uppdelade på. De enskilda aktiviteterna är länkade till en eventuell ytterligare beskrivning som presenteras i ett popup-fönster. Genvägar till lärarens andra kurser Här kan du snabbt länka dig vidare till någon av de andra kurser läraren är ansvarig för.

49 Användarhandledning: Studierektorns sidor

50 Användarhandledning: Studierektorns sidor Resurs På Resurssidan kan du göra inlägg i form av erbjudande om en aktivitet du skulle vilja få hjälp av en doktorand och en översikt över de inlägg doktorander gjort om aktivteter de önskar genomföra. Denna sida är bara tillgänglig om du undervisar inom Gru. Funktionaliteten för denna sida är ej implementerad i systemet än, men här presenteras hur den är tänkt att fungera. Menyrad Aktuell sida anges genom svartmarkerad text, här Resurs. Du kan på menyraden välja mellan att länkas till din Startsida, Användar-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya användare), Kurs-adm. (en sida där du kan redigera och skapa nya kurser), Läsårs-adm. (en sida där du skapa nya år), Variabler (en sida där du kan redigera globala variabler för tidsrapporteringssystemet) eller logga ut. Beskriv ditt inlägg Denna avdelning använder du när du själv vill lägga in ett erbjudande om att få hjälp av en doktorand med en aktivitet. Ämnesområde Välj det ämnesområde som din aktivitet bäst passar in under i dropdown-menyn. Tas bort Ange det sista datum som du vill att ditt erbjudande ska synas för. Textrutan, skriv in rubrik här Ange den rubrik du vill att ditt inlägg ska presenteras genom. Beskrivning Beskriv den aktivitet du få hjälp av doktorand med. Kontaktperson Om någon annan än du själv ska stå som kontaktperson så ange dennas epost-adress här. Spara knappen De uppgifter du angivit sparas och finns tillgängliga för andra i och med tryck på denna knapp. Visa resurser Denna avdelning använder du dig av om du vill se vilka inlägg som finns registrerade. Ämnesområde Välj det ämnesområde du är intresserad av i dropdown-menyn. Visa förfrågningar Genom att välja detta alternativ får du se de önskemål av doktorander om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa erbjudanden Genom att välja detta alternativ får du se de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde. Visa alla Genom att välja detta alternativ får du se både de erbjudanden från lärare om aktiviteter som finns inlagda på valt ämnesområde och de önskemål om aktiviteter från doktorander som finns registrerade.

51 Användarhandledning: Studierektorns sidor Träffar inom Här syns en lista med rubrikerna och upphovsman till de aktiviteter som är registrerade inom det ämnesområde du valt och som är begränsad av om du ville se erbjudanden, förfrågningar eller samtliga uppgifter. Genom att trycka på intressant aktivitet länkas du vidare till en mer detaljerad beskrivning som presenteras i ett popup-fönster.