Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 13 oktober 2018 kl i klubbhuset Djupadal

Transkript

1 1 Österlens Golfklubb Styrelsen Protokoll 8/2018 Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 13 oktober 2018 kl i klubbhuset Djupadal Närvarande: Claes Trollestad (ordförande), Susann Arvidsson, Sven Brown, Birgitta Forsström, Mats Hagberg (ersätter Lars Lundblad), Johan Mannergren, Åsa Nordh (ersätter Carl-Magnus Andersson), Anna Stigmar och Kent Zerath Frånvarande: Carl-Magnus Andersson och Lars Lundblad Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Johan Längerberg (banchef) t.o.m. 110 a), Andreas Wistrand och Ann Wistrand (Wistrand Golf) samt Leif Edvardsson (revisor) 104 Mötets öppnande Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna. 105 Val av justerare och sekreterare Sven valdes till att justera protokollet 106 Förslag till dagordning (Bilaga 1) Dagordningen godkändes 107 Föregående protokoll och utestående frågor Protokollet lades till handlingarna. 108 Rapport från Wistrand Golf (Andreas och Ann) Wistrand Golf har nu avslutat utomhusträningen. Det har varit ett bra år med omkring 95 golfare i regelbunden träning. Samtidigt måste konstateras att det är nödvändigt att rekrytera fler ungdomar till golfen. I år har klubben haft 50 ungdomar i regelbunden träning - fler tillkommer under sommaren - men vi bör sträva efter att få dubbelt så många deltagare. Wistrand Golf föreslår att klubben bildar en arbetsgrupp som på olika sätt ska verka för ett ökat golfintresse bland ungdomar i kommunen. I gruppen Österlen Golfing Girls ingår nu sju flickor men man hoppas att få med omkring tjugo flickor i gruppen. Under hösten och vintern har man planerat ett tiotal olika aktivitetsdagar. Nybörjarkurserna har lockat färre deltagare i år än under Nästa vecka startar inomhusträningen och då monteras studion upp i klubbhuset.

2 2 109 Rapport från banorna (Johan L och Gustav) LV: I tidningen Golf Digests rankning över Nordens bästa golfbanor finns Lilla Vik på plats 79. I vinter kommer en del av bunkrarnas dränering att förbättras; stenkistor ska byggas och åtgärder vidtas så att överflödigt vatten rinner ut från bunkrarna. På några hål ska områdena närmast bunkrarna snyggas till. Det är fortsatta problem med trädgårdsborrarna vars larver äter upp gräsets rötter och som jagas av råkorna med stora skador som följd. Trädgårdsborrar trivs i trädens lövverk varför det finns anledning att glesa ut en del träddungar. På hål 5, 6, 11 och 12 ska fairways hålpipas och dressas. DD: Alla de inköpta 150 träden är nu planterade. När banan stängs nästa vecka fortsätter arbetet med att klippa samtliga ruffar. Greenerna kommer att hålpipas och en hel del torkskador på fairways ska lagas. Båda banorna: En del nya grusvägar bör anläggas. Bankommittén återkommer med ett förslag i frågan. 110 Klubbchefen rapporterar a) Utvecklingsprojektet REDDIBO b) Medlemssituationen 2018 c) Ekonomisk rapport d) Personalfrågor e) Padelbanor f) Medlems- och gästenkät g) Övrigt a) Utvecklingsprojektet Reddibo Gustav, Sven och Mats berättar om de hittillsvarande erfarenheterna av Reddibo. Mer kunskap behövs om vilka möjligheter systemet medger. Möjligen tar det längre tid än man först trott att få alla anställda att nyttja systemet fullt ut. Den 17 oktober 2018 kommer företrädare för Reddibo till klubben för att ytterligare informera om vilka möjligheter som systemet har och hur det kan användas. b) Medlemssituationen 2018 Antalet medlemmar är nu vilket är 55 fler än vid motsvarande tid förra året. c) Ekonomisk rapport Gustav går igenom den resultaträkning som tillställts styrelsen före dagens sammanträde. Det konstateras bland annat att klubben har fått minskade greenfeeintäkter i storleksordningen kr. Minskningen är dels hänförlig till den sena våren med snö på banorna långt in i april månad, dels till Par 4:s minskade försäljning av golfpaket. Från maj till september har vi dock fått en ökning av de greenfeeintäkter som inte är kopplade till ett golfpaket. Resultatet har vidare påverkats negativt av att kostnaderna för diesel och el har ökat. d) Personalfrågor Annie Andersson avslutar sin anställning på klubben; hon kommer att vara föräldraledig efter nyår och räknar sedan med att fortsätta sina avbrutna studier. Klubben har påbörjat ett rekryteringsförfarande. Med hänsyn till planerna att förvärva restaurangfastigheten på Lilla Vik söker klubben en person som har erfarenhet av marknadsföring och försäljning inom restaurang- och hotellbranschen.

3 3 e) Padelbanorna Klubben har informerat några närboende om planerna att bygga padelbanor norr om parkeringsplatsen på Djupadal. Ansökan om bygglov ska nu ges in. f) Medlems- och gästenkät Gustav redogör kort för den medlems- och gästenkät som genomförts i två omgångar under året. Klubben har fortfarande ett högt NPS-index men det finns samtidigt några omdömen som föranleder närmare undersökningar. Gustav återkommer om detta. g) Övrigt Köp av restaurangfastigheten på Lilla Vik Sven redovisar hur förhandlingarna hittills genomförts med Par 4. Styrelsen diskuterar den Affärsplan som finns i utkast och som kommer att presenteras för årsmötet den 3 november Styrelsen går på nytt igenom klubbens finansiella situation och därmed sammanhängande frågor. Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet den 3 november 2018 att godkänna styrelsens förslag att Österlens Golf AB köper Lilla Viks golfrestaurang (Par Fyra Fastighets AB med fastigheten Simrishamn Rörum 67:85) och dess verksamhet Lilla Viks restaurang) för en köpeskilling om kr. Enligt styrelsens förslag ska köpet finansieras enligt följande: Övertagande av befintligt lån på kr Upptagande av nytt lån i Sparbanken Syd på kr Kontantinsats om kr Till säkerhet för banklånen har banken rätt att söka inteckning i bolagets och golfklubbens fastigheter samt att ta ut erforderliga pantbrev i fastigheterna. En proposition i frågan ska föreläggas årsmötet. 112 Överlåtelse av tomtmark Simrishamn Viks fiskeläge 4:1 Styrelsen diskuterar frågan om överlåtelse av fastigheten Simrishamn Viks fiskeläge 4:1 från golfklubben till Österlens Golf AB Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet den 3 november 2018 att godkänna styrelsens förslag att golfklubben genom försäljning överlåter fastigheten Simrishamn Viks fiskeläge 4:1 till Österlens Golf AB för en köpeskilling om 5 mkr. En proposition i frågan ska föreläggas årsmötet.

4 4 113 Rapport från kommittéer/arbetsgrupper Damkommittén: Kommittén arbetar för att få fler medlemmar som vill hjälpa till med olika uppgifter som t.ex. att vara golfvärd vid tävlingar. Juniorkommittén: Kommittén arbetar med att rekrytera en ny ordförande. Fastighetskommittén: Kommittén har ägnat mycket tid åt frågan om förvärv av restaurangrörelsen med fastighet på Lilla Vik. Tävlingskommittén: Inför nästa års tävlingssäsong ska kommittén i samråd med klubbchefen försöka skapa förutsättningar för en bättre samordning mellan tävlingar och andra engagemang. Man hoppas då nå vissa effektivitetsvinster, bland annat genom att dubbelbokningar undviks. Miljökommittén: Se Miljökommitténs anteckningar från den 17 september /50-projektet: Utbildningsomgången är nu genomförd och projektgruppen kommer att arbeta vidare med målsättningen att rekrytera och engagera fler kvinnor i klubben. Arbetet kommer fortsättningsvis att ske inom ramen för Klubb- och medlemskommittén. Klubbens rådgivare hos SGF Sandra Tancred var vidtalad att närvara vid årsmötet den 3 november 2018 men med hänsyn till de antagligen tidskrävande frågor som ska avhandlas vid mötet har hennes närvaro skjutits upp på obestämd tid. 114 Rapport från Djupadalsprojektet Claes berättar att arbetet fortsätter enligt plan. Kommunfullmäktige beslöt den 1 oktober att godkänna förslaget till Planprogram för Viks Fiskeläge 4:1. Synpunkter har inkommit från några boende i närheten av området liksom från Länsstyrelsen. Förhoppningsvis ska ett förslag till detaljplan finnas klart till sommaren Höstmötet den 3 november 2018 Höstmötet äger i år rum på Skeppet, Marins centrum, i Simrishamn. Mötet börjar kl Handlingar och underlag skickas ut den 19 oktober. Kallelse och dagordning skickades ut den 5 oktober Styrelsen beslutar att anta det i dag framlagda budgetförslaget för Förslaget innebär bland annat att den årliga medlemsavgiften höjs med 200 kr. Se bilaga. Inga motioner har inkommit till årsmötet. 116 Balanslista Balanslistan (årsmötesbeslut) upptar nu följande punkter Övningsområde DD, Detaljplan DD, Toaletter på DD och LV samt placeringen av soffor, papperskorgar och bolltvättar på DD och LV. Beslutsloggen kommer att uppdateras med hänsyn till vad som framkommit vid dagens sammanträde.

5 5 117 Övriga frågor Mötet avslutas m.m. Claes tackar för ett väl genomfört möte och tackar samtidigt alla som deltagit vid styrelsens sammanträden för goda insatser under året. Claes Trollestad Ordförande Sven Brown Justerare Johan Mannergren Sekreterare Tillägg Ändring av beslutet i 112 Efter sammanträdet har styrelsen fortsatt att diskutera köpeskillingens storlek vid golfklubbens försäljning av fastigheten Simrishamn Viks fiskeläge 4:1 till Österlen Golf AB. Ett beslut i frågan måste fattas innan årsmöteshandlingarna skickas ut till klubbens medlemmar. Styrelsens samtliga ledamöter - ordinarie och suppleanter - har per e-post den 17 oktober 2018 erhållit underlag i frågan och ett förslag att köpeskillingen ska ändras från 5 mkr till 6,8 mkr. Samtliga har därefter - också per e-post - svarat att de biträder förslaget om höjd köpeskilling till 6,8 mkr. Djupadal den 18 oktober 2018 Claes Trollestad Johan Mannergren