Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 11 mars 2017 kl i klubbhuset Djupadal

Transkript

1 1 Österlens Golfklubb Styrelsen Protokoll från styrelsemöte i Österlens Golfklubb den 11 mars 2017 kl i klubbhuset Djupadal Närvarande: Claes Trollestad (ordförande), Carl-Magnus Andersson, Susann Arvidsson, Sven Brown, Birgitta Forsström, Mats Hagberg (ersätter Lena Nydahl), Johan Mannergren och Anna Stigmar Frånvarande: Lars Lundblad, Lena Nydahl och Kent Zerath Adjungerade: Gustav Andersson (klubbchef), Johan Längerberg (banchef) , Andreas Wistrand (Wistrand Golf) 134 Mötet öppnades och Claes hälsade alla välkomna. 135 Val av justerare Carl-Magnus valdes till att justera protokollet 136 Val av sekreterare för dagens möte Johan M valdes till sekreterare för dagens möte 137 Förslag till dagordning (Bilaga 1) as att punkt 10 utgår för att tas upp vid nästa styrelsemöte. Dagordningen godkändes. 138 Föregående protokoll och utestående frågor Protokollet från föregående möte lades till handlingarna. Utestående frågor Bankommittén arbetar med att ta fram en detaljerad skiss över övningsområdet på DL. Sven, Carl-Magnus och Johan L ska inom kort slutföra den planerade inventeringen av fruktträden och då också bestämma vilka nyplanteringar som ska göras i år. 139 Rapport från Wistrand Golf (Andreas) I samband med ombyggnaden av klubbhuset på DL har studion flyttats till huset norra del. Det är viktigt att även den delen snyggas till vilket bör vara klart till påskhelgen. Gustav upplyser att en vägg ska sättas upp som delar av studion och tillhörande utrymme från klubbhuset i övrigt men att den kommer på plats först nästa år. Årets kursutbud är omfattande och hittills verkar intresset vara stort för att delta i kurser och utbildningar. Skånes Idrottsförbund - Skåneidrotten - har godkänt ett skolprojekt där klubbens tränare besöker olika skolor och berättar om golf. I ett första skede besöks skolar i närheten av golfbanorna men senare planeras besök även i skolorna i Simrislund, Kivik, Sankt Olof och Hammenhög. Det finns önskemål om att skolorna kan ersättas för de kostnader som uppkommer om barnen bussas till golfbanan.

2 2 Ett så kallat Framtidsprojekt har inletts med Sofiaskolan. Hela golfsäsongen från mitten av april kommer barnen att få möjlighet att träna golf två timmar i veckan. Ett Familjeprojekt planeras med målsättningen att hitta tio familjer som vill börja med golf. Ett helårsprogram kommer att tas fram vilket även kommer att innehålla rekommendationer om hälsa och kost. Wistrand Golf har även i år tre tränare; Andreas, Gunnar och Philip. Shopen kommer i år att få förstärkning med Annika Johnsson. Shopen öppnar för säsongen den 1 april Under påskhelgen anordnas så kallade demodagar där tre olika klubbtillverkare visar klubbor. Den 30 april 2017 arrangeras en träningsdag för herrarnas serielag.... Styrelsen konstaterar att det är viktigt att klubben kontinuerligt redovisar kursverksamhet, studiedagar, utbildningar, träningsinsatser med mera till Skåneidrotten En tydlig redovisning är en förutsättning för att Skåneidrotten ska besluta om betalning för uppkomna kostnader. Styrelsen uppdrar åt Gustav att i samråd med Andreas samt Peter Rosenquist på Skåneidrotten ta fram en arbetsmetod som möjliggör att klubben kan fullgöra den önskvärda rapporteringen i dator eller mobiltelefon. 140 Rapport från banorna (Johan L, Gustav och Carl-Magnus) Lilla Vik Banan öppnas den 17 mars 2017 om det varma torra vädret håller i sig. Banan ser bra ut och som det ser ut i dag blir det tillåtet att från nästa veckoslut använda golfbil. Under veckan som gick genomförde Miljöförbundet en miljötillsyn. Inga anmärkningar noterades men det framkom att den dieseltank som finns på LV felaktigt hade angetts vara belägen inom det inre vattenområdet. En ny bunkerkratta med ankfötter kommer att användas på LV och tills vidare sker inget byte av bunkersanden där. Årets städdag på LV är bestämd till den 1 april. Djupadal Alla planerade nya vägar på banan är klara och grusade. En bred ny väg kommer att byggas från klubbhusets altan till bollautomaten. Årets städdag på DL är bestämd till den 25 mars. Båda banorna Den årliga beskärningen av fruktträd är nästan avklarad. Efter genomgång av fruktträdsbestånden kommer döda träd att tas bort. Sandpåsarna ska användas även i år men nu kommer påsarna att innehålla torvmull och gräsfrö. Styrelsen uppdrar åt Gustav att ta fram information som på ett informativt sätt beskriver nyttan med att fylla igen hål efter uppslagen torv.

3 3 141 Klubbchefen rapporterar a) Medlemssituationen 2017 b) Ansökan till Skåneidrotten respektive till Allmänna arvsfonden c) Restaurangerna på LV och DL d) Ombyggnad av klubbhuset e) Ekonomisk rapport f) Personalfrågor och g) Övrigt Medlemssituationen Antalet medlemmar har minskat något men nästan hela minskningen är hänförlig till att antalet passiva medlemmar blivit färre. Under kommande vecka skickas påminnelser ut till de medlemmar som inte har betalat sin årsavgift. Mot bakgrund av de nya principer som bestämts angående medlems anmälan om utträde ur klubben diskuteras vilka principer som bör gälla i de fall när en medlem under åberopande av sjukdom, flyttning eller liknande begär befrielse från att betala årsavgiften. Styrelsen beslutar att följande Riktlinjer ska gälla a) Medlem som avlidit under tiden efter den 1 januari ska inte krävas på årsavgift för det nya året. b) Medlem som med läkarintyg styrker att han eller hon har insjuknat under perioden den 1 januari till den dag årsavgiften ska ha betalats enligt utsänd påminnelse kan befrias från att betala avgiften för det nya året under förutsättning att läkarintyget visar att medlemmen på grund av sjukfallet blivit oförmögen att spela golf. c) Erlagd årsavgift återbetalas inte. Ansökan till Skåneidrotten respektive Allmänna arvsfonden Claes och Gustav kommer att den 14 mars sammanträffa med en representant från Skåneidrotten och då diskutera klubbens ansökan. Allmänna arvsfonden har gett klubben möjlighet att komplettera den inlämnade ansökan med nytillkomna förhållanden. kan sannolikt väntas den 15 april. Restaurangerna på LV och DL Restaurangen på LV är fortfarande till salu. Claes och Sven har haft en sammankomst med Ulf och Åke från Par 4 och då presenterat den värdering som nyligen tagits fram efter samråd med banken. Klubben har fått försäkringar om att Par 4 kommer att driva restaurangen med samma ambition som hittills under åtminstone hela år Restaurangen på DL kommer att bedrivas under namnet Café Djupadal. Klubben har träffat överenskommelse med Sinsupa Minny Punjarak som kommer att bli ansvarig för restaurangen. Någon kock kommer inte att anställas utan utbudet bygger på buffémat. Man räknar med ett personalbehov på två-tre personer och kanske ytterligare någon under högsäsong. Det blir även i fortsättningen servering på Tap Inn. Klubben har som mål att nå en årsomsättning på mellan 1,5 och 1,6 miljoner kr. Ekonomisk rapport Inför vårmötet tar Gustav fram bokslutshandlingar och översänder till styrelsens ledamöter. Personalfrågor Minny har som redan nämnts anställts som restaurangansvarig för Café Djupadal.

4 4 Johan L har rekryterat John Olsson som säsongsanställd med arbetsuppgifter på golfbanorna men även med särskilt ansvar för att hålla omgivningarna runt klubbens byggnader snygga. Från och med den 15 mars återvänder också Jonas och Peter som är anställda med lönebidrag under säsongen. 142 Rapport från kommittéerna Miljökommittén: Klubben är nu som nionde golfklubb i landet GEOcertifierad. et bör tillkännages i olika medier (t.ex. hemsidan, Facebook, Svensk Golf och Ystads Allehanda). Klubb- och medlemskommittén: Inbjudan har skett till årets resa den maj. Tävlingskommittén: Den 12 mars hålls en tävlingsledarträff i klubbhuset. En ny handledning har tagits fram där man beskriver bland annat hur uppgifterna inför tävlingar delas mellan kansli och tävlingsledare. Junior- och elitkommittén: Det är angeläget att alla kommittéer är representerade vid Golfens dag den 20 maj. Bankommittén: Carl-Magnus föreslår att korthålsbanan på LV ges ett attraktivt namn och att klubben utlyser en tävling i namnfrågan. Styrelsen uppdrar åt Gustav att i samråd med Carl-Magnus ta fram ett förslag till tävling i frågan om nytt namn på korthålsbanan. Herrkommittén: En enkät har sänts ut till alla som har spelat herrgolf under Förhoppningen är att fånga upp olika önskemål i hopp om att få ännu fler deltagare i Herrgolfen. Arbetsgrupp 50/50 Susann uppmanar alla styrelseledamöter att titta på den film om jämställdhetsarbete som finns på SGF:s hemsida. Hon presenterar också en broschyr som SGF tagit fram. 143 Årsmötet den 16 april, handlingar och praktikaliteter Kallelse till vårmötet ska gå ut senast fyra veckor före årsmötet. Årsmöteshandlingar ska sändas ut senast två veckor före mötet. Claes ges i uppdrag att skriva inledningen till klubbens verksamhetsberättelse. En motion har inkommit med förslag på att klubben ska införa en ny medlemskategori kallad seniormedlemskap. Inför nästa styrelsemöte ska Arbetsutskottet ha tagit fram ett förslag till svar på motionen. 144 Djupadalsprojektet (Claes) Claes redovisar status för projektet. Ytterligare en offert har tagits in - från Ångpanneföreningen - angående arbetet med att ta fram en detaljplan. Offerten ligger ungefär på samma nivå som övriga offerter. Till vårmötet bör klubben ta fram en redovisning av projektets nuvarande status med en beskrivning av de ekonomiska konsekvenser som projektet väntas leda till. 145 Balanslistan Balanslistan genomgås. Gustav får i uppdrag att datera upp balanslistan med hänsyn till de beslut som fattats i dag. Det bör övervägas om inte balanslistan borde finnas på klubbens hemsida.

5 5 146 Övriga frågor Birgitta berättar att hon kommer att företräda klubben vid Skånegolfens årsmöte den 23 mars. 147 Mötet avslutas Claes tackade för ett väl genomfört möte. Claes Trollestad Ordförande Carl-Magnus Andersson Justerare Johan Mannergren Sekreterare vid mötet