Hansa Financials HansaWorld

Transkript

1 Hansa Financials HansaWorld Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux, PocketPC 2002 och AIX Volym 3: Logistik Säljorder, inköpsorder och lagerhantering 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved

2 Förord Hansa Financials och HansaWorld innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP-system för Windows, Macintosh, Linux, PocketPC2002 och AIX-miljöer. Hansa Financials och HansaWorld är i stort sett identiska och de har utformats för att göra administration och bokföring så enkelt och effektivt som möjligt. Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen. Den här manualen beskriver modulerna Order, Inköp och Varulager i Hansa. Innan du läser manualen bör du redan ha bekantat dig med Hansas användargränssnitt (moduler, register, fönster, menyer och knappar), kundoch artikelregister. Det här beskrivs i Volym 1 av manualerna. Registret Leverantör beskrivs i Volym 2a. Text inom raka parenteser [Spara], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.

3 Hur manualerna är organiserade Volym 1: Introduktion Introduktion Installation av Hansa samt de grundläggande begreppen Arbetsyta Hansas grundläggande komponenter: moduler, register, fönster, menyer, funktioner, knappar Hansa och ditt företag Börja arbeta Kunder Artiklar Modulen System Volym 2: Accounting Hansas funktioner i ditt företag, integration mellan register och objekt Registrering av ingående saldon Kunder, kundkategorier och rapporter Produkter och tjänster, prissättning Inställningar och parametrar. Systemanvändning Volym 2a Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Volym 2b Redovisning Grundläggande redovisning. Verifikat och budget Valuta Flervaluta i alla moduler Volym 3: Logistik Order Inköpsorder Varulager Volym 4: Generella moduler Inventarier Kassabok Konsolidering Utlägg Offerter Volym 5: Specialiserade moduler Avtal Projekt Produktion Serviceorder Volym 6: Personliga register CRM E-post Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Kontering, avskrivningar, omvärderingar in- och utgående kontanttransaktioner, in- och utbetalningar Flerföretagsrapportering, dotterföretag Betalningar till och från anställda Skicka offerter, återkoppling, rapporter Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor. Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Montering i flera nivåer av artiklar från kompontenter. Hantering av servicelager, fakturering och garantier. Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev och mailshots. Tidsmål. Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat.

4 Hansa Financials och HansaWorld Innehåll Förord...II Hur manualerna är organiserade...iii Kapitel 1: Modulen Order...16 Inställningar...16 Introduktion...16 Förskott...17 Leveransadresser...19 Leveranssätt...20 Leveransvillkor...22 Nummerserier - order...23 Order e-post...24 Orderinställningar...25 Orderklasser...27 Planerad leverans...28 Risknivåer...29 Registret Säljorder...30 Registrera en order...30 Posthuvud Delfönster Datum Delfönster Artiklar Delfönster Valuta Delfönster Lev.villkor Delfönster Fakt.adress Delfönster Lev.adress Inspektera och förändra ordrar...57 Skriva ut ordrar...57 Menyn Funktioner...59 Leverera Fakturera Skapa förskottsfaktura Orderstatus Skapa inköpsorder Skapa aktivitet

5 Innehåll Sätt order till fakturerad Artikelstatus Skriv ut internorder Returnerade varor Uppdatera artiklar på valutaprislista Lagertransaktion Räkna om vikt och volym Skapa e-postbrev Senaste försäljningspriser Lägg till osynliga rader Registret Kunder Registret Artiklar Registret Priser Underhåll Introduktion...82 Fakturera levererade ordrar...82 Räkna om ordrar...84 Samlingsfakturering...85 Skapa planerade poster...87 Skapa planerade poster från order...92 Skapa inköpsorder...93 Skapa lagerstransaktioner...96 Skapa utleveranser...99 Streckkod, EU kod och artikelkod Dokument Introduktion Internorder Kundetiketter Orderbekräftelse Rapporter Introduktion Artikellista Beställda artiklar Fakturerbart Källista

6 Hansa Financials och HansaWorld Leveranslista Levererbart Objekt/orderstatistik Orderjournal Offert/orderprognos Orderstock Prislista Producerbarhetslista Sorterad orderlista TB, order Överlevererade ordrar Export Introduktion Kontaktuppgifter Orderrader Kapitel 2: Modulen Inköp Inställningar Introduktion Anbud Inköpsorder e-post Inköpsorderinställningar Inköpsorderklasser Leveransvillkor Leverantörsgrupper Nummerserier - inköpsorderprocess Nummerserier - inköpsorder Nummerserier - inköpsorderoffert Registret Leverantörer Registret Artiklar Registret Inköpsartiklar Registrera en inköpsartikel Posthuvud Delfönster

7 Innehåll Delfönster Registret Inköpsorder Registrera en inköpsorder Posthuvud Delfönster Datum Delfönster Artiklar Delfönster Valuta Delfönster Villkor Delfönster Best.adress Delfönster Lev.adress Inspektera och förändra inköpsordrar Skriva ut inköpsordrar Menyn Funktioner Godkänn Stäng Skapa inköpsorder Inköpsorderstatus Inleverans Faktura Artikelstatus Skapa e-postbrev Senaste inköpspriser Skapa inköpsordrar automatiskt Registret Inköpsorderoffert Menyn Funktioner Inköpsorder Registret Internrekvisitioner Registrera internrekvisitioner Posthuvud Delfönster Lagerställe Delfönster Artiklar Delfönster Lev.adress Delfönster Kommentarer Skriva ut internrekvisitioner Leverera internrekvisitioner Menyn Funktioner Lagertransaktion Lageruttag Attestera Registret Inköpsorderprocesser Posthuvud

8 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Delfönster 2, 3 och Underhåll Introduktion Beställningsplanering Uppdatera inköpsartiklar Dokument Introduktion Inköpsorder Inköpsorderoffert Internrekvisition Inköpsorderpåminnelse, Inköpsorderbekräftelse Rapporter Introduktion Bristlista Beställningsplanering Beställningsunderlag Inköpsprislista Inköpsorderjournal Inköpsorder periodiseringar Inköpsorderstatus Inköpsorderstock Leverantör/artikelstatistik Export Introduktion Inköpsorderrader Kapitel 3: Modulen Varulager Kostnadskontering Skapa kostnadskonteringar Kostnadskonteringsverifikat från inleveranser Kostnadskonteringsverifikat från utleveranser och fakturor Utleveranser Fakturor

9 Innehåll Returnerade varor Stänga av kostnadskontering Inställningar Introduktion Artikelklassifikationer Artikelvarianter Basprisförändringar Batchinformation Batch kvalitetskontroll, Batchstatus Beställningsnivåer Fraktbolag Inställningar returnerade varor Kostnadskontering Källor Lagerinställningar Lagerställen Nummerserier - utleveranser Nummerserier - lageruttag Nummerserier - inleveranser Nummerserier - returnerade varor Nummerserier - lagertransaktioner Nummerserier - lagerinventering Pakettyper Positioner Strukturartiklar Variantgrupper Variantformat Vägt genomsnitt Registret Utleveranser Skapa en utleverans Posthuvud Delfönster Artiklar Delfönster Adress Delfönster Emballering

10 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Frakt Verifikat från utleveranser Granska och godkänna utleveranser Utleveranser från modulen Fakturering Skriva ut plocklistor och följesedlar Menyn Funktioner Godkänn Skriv ut fraktetiketter Beräkna vikt Artikelstatus Öppna verifikat ASG export Returnerade varor Återfyll batchnummer artiklar Registret Inleveranser Registrera en inleverans Posthuvud Delfönster Kommentar Delfönster Artiklar Postens nedre del Delfönster Valuta Delfönster Extra kostnader Verifikat från inleveranser Lagerjusteringar Granska och godkänna inleveranser Menyn Funktioner Skriv ut etiketter Uppdatera priser Skapa serienummer Skapa leverantörsfaktura Öppna verifikat Öppna batchinformation Registret Lageruttag Registrera ett lageruttag Verifikat från lageruttag Menyn Funktioner Artikelstatus Öppna verifikat Registret Lagertransaktioner Delfönster Objekt

11 Innehåll Delfönster Artiklar Delfönster Valuta Verifikat från lagertransaktioner Menyn Funktioner FIFO i gammalt à pris Artikelstatus Öppna verifikat Registret Returnerade varor Registrera en retur Posthuvud Delfönster Lagerställe Delfönster Artiklar Delfönster Valuta Verifikat från Returnerade varor Returnera varor som saknar utleveranser Menyn Funktioner Öppna verifikat Skapa kreditfaktura Registret Inventering Registret Recept Registret Artiklar Underhåll Introduktion Jämförelse lagerinventering Skapa lagerinventeringsposter Uppdatera kostpris Dokument Introduktion Adressetiketter Artikeletiketter Basprisförändringar Fraktetiketter Följesedlar Inleverans Inleveransetiketter

12 Hansa Financials och HansaWorld Lagertransaktioner Lageruttag Plocklistor Postens företagspaket Rapporter Introduktion Artikelhistorik Artikelhistorik per lagerställe Artikel/leveranssättsstatistik Artikelgruppslista Bristlista Bäst före lista Inleveransjournal Journal returnerade varor Jämförelse lagerinventering Jämförelse lagerlista Kreditfakturor, uppdatera lager Källista Lagerlista Lagertrans.journal Lagerinjournal Lagerutjournal Lagerinventering Lagerställelista Lageruttagsjournal Leveranslista Leverantör/Artikelhistorik Receptlista (består av) Serienummerhistorik Utleveransjournal Variantförfrågan Varianter i lager Vägt genomsnitt

13 Innehåll Export Introduktion ASG etiketter Lagerlista Index

14

15 Hansa Financials HansaWorld Order

16 Hansa Financials och HansaWorld Kapitel 1: Modulen Order Modulen Order används för att registrera säljordrar från och utleveranser till kunder. Modulen är integrerad med modulerna Offert (säljordrar kan skapas från offerter), Fakturering (fakturor kan skapas från säljordrar), Varulager (utleveranser kan skapas från säljordrar) och med modulen Projekt (artiklar kan levereras från ordermodulen och debiteras ett projekt). Inställningar Introduktion Följande inställningar är tillgängliga i modulen Order För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Order genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på inställningen som du vill titta på. 16

17 Kapitel 1: Order - Inställningar - Förskott Förskott Ett förskott är en faktura på en del av eller på hela summan som sänds till kunden innan varorna levereras eller servicen är utförd. Använd den här inställningen för att bestämma vilken procent av orderbeloppet och vilken text som ska inkluderas på förskottsfakturorna. Här anges även vilket försäljningskonto som ska krediteras. Förskottsfakturor kan skapas med funktionen Skapa förskottsfaktura från menyn Funktioner på säljordern (beskrivs senare i det här kapitlet) eller med funktionen Skapa förskottsfaktura från menyn Funktioner på en inbetalning (beskrivs i kapitlet Fakturering i Volym 2a av manualerna). Procent Det här fältet är endast relevant för förskottsfakturor som skapas från ordrar. Här ska du specificera vilken procentsats av orderbeloppet som ska förskottsfaktureras. Värdet kommer att avrundas upp eller ned till det närmaste heltalet. Om kunden tillhör en kundkategori med en förskottsprocent kommer den att användas istället för procentsatsen angiven här. I de fall förskottsfakturor skapas från inbetalningar kommer fakturavärdet att hämtas från inbetalningens mottagna belopp. 17

18 Hansa Financials och HansaWorld Villkor Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/ Leverantör. Här specificerar du det betalningsvillkor som ska användas vid förskottsfakturering. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Text Det här fältet används för att specificera förskottsfakturans försäljningskonto. Det hämtas från en artikel som är registrerad i registret Artiklar endast för det här användningsområdet, och artikelns artikelnummer ska anges här. Artikeln förser även fakturan med en momskod om fältet Momskod nedan har lämnats tomt. Om ingen artikel har angivits, kommer försäljningskontot (och momskoden, om fältet Momskod nedan också är tomt) att hämtas från inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Artikelns beskrivning kommer inte att visas i fakturan. Här specificerar du texten som ska visas på den första specifikationsraden i förskottsfakturan. Notera att ordernumret kommer att läggas till utöver den här texten, så en lämplig text kan vara Förskott för order. Momskod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Beräkningsgrund Ange vilken momskod som automatiskt ska användas i förskottsfakturorna. Momskoden avgör vilken momssats som ska debiteras kunden och vilket momskonto som ska krediteras. Om fältet lämnas tomt kommer momskoden att hämtas från artikeln ovan eller från inställningen Kontering (Kund). De här alternativen är endast relevanta för förskottsfakturor som skapas från ordrar. Välj alternativet Total om du vill att förskottsbeloppet ska beräknas från ordervärdet inklusive moms eller alternativet Netto om det ska beräknas på ordervärdet exklusive moms. De här alternativen används både när procentsatsen hämtas från fältet ovan och när den hämtas från kundens kundkategori. 18

19 Kapitel 1: Order - Inställningar - Leveransadresser Leveransadresser Använd ordernr för förskottsbetalningar Den här kryssrutan är endast relevant för förskottsfakturor som skapas från inbetalningar. När inbetalning registreras i modulen Fakturering för ett förskott (d.v.s. en betalning som tagits emot innan en förskottsfaktura har skapats), ska ett förskottsnummer registreras under flik C i inbetalningen, som en identifikation för förskottsinbetalningen. Det här kan vara ett nummer från en egen nummerserie, ett nummer som kunden tilldelat betalningen eller orderns nummer som betalningen gäller. Markera den här kryssrutan om du vill försäkra dig om att det senaste alternativet alltid används, d.v.s. att förskottsnumret alltid ska vara detsamma som ett ordernummer. Den här inställningen kan användas för att registrera leveransadresser för kunder som har flera ställen som varor ska levereras till. Den lämpliga leveransadressen kan sedan anges i fältet Adress på delfönster Lev.adress i offerter, ordrar och fakturor och på delfönster Adress i utleveranser. Fönstret Leveransadresser: Bläddra öppnas när inställningen väljs och visar alla redan registrerade leveransadresser. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] i knappraden för att öppna en ny post. När posten är komplett, spara den genom att klicka på [Spara] i knappraden eller genom att klicka i stängningsrutan och sedan välja att förändringarna ska sparas. För att stänga posten utan att spara förändringarna, klicka i stängningsrutan. 19

20 Hansa Financials och HansaWorld Kund Klistra in Special Registret Kunder Namn Lev. kod Kommentar Adress Leveranssätt Ange kundnumret eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Returtangenten kommer kundens namn att klistras in i nästa fält. Kundens namn klistras in när du har angivit kundnumret. Ange en kod som leveransadressen kan identifieras med från andra ställen i Hansa. Du kan använda upp till fem tecken. Koden måste vara unik för kundens leveransadresser, men den behöver inte vara unik för leveransadresserna i stort. Ange en kort beskrivning av leveransadressen här. Den kommer att visas i listan Klistra in och bör därför vara tydlig nog för att rätt leveransadress ska kunna väljas snabbt och enkelt. Ange leveransadressen här. Om du har angivit en leveransadress under delfönster Utleverans på kunden kommer den automatiskt att användas i offerter, ordrar, fakturor och utleveranser när kundnumret anges. Du behöver därför inte registrera en separat post för den adressen. Inställningen Leveranssätt används för att definiera olika varianter av leveranssätt som företaget använder. De är tillgängliga genom funktionen Klistra in Special i registren Säljorder, Fakturor och Utleveranser. Fönstret Leveranssätt: Bläddra visar de tillgängliga leveranssätten. Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt leveranssätt eller klicka [Ny] för att skapa en ny. 20

21 Kapitel 1: Order - Inställningar - Leveranssätt Ange en kod och en kort beskrivning för varje leveranssätt. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för leveranssättet. Texten kommer att skrivas på följesedlar från ordrar. Specificera ett språk i första kolumnen, du kan använda Klistra in Special om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk. Om ett språk har valts för en order, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut. Du kan även definiera olika typer av dokument som t.ex. fakturor och följesedlar för varje leveranssätt, kanske med lämpliga betalningsinstruktioner. För att göra det här, ange ett leveranssätt i fältet Språk när du definierar vilken dokumentmall som ska användas. Dokumentdefinition beskrivs i kapitlet Arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Markera kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter om du inte vill att fraktetiketter ska skrivas ut för utleveranser med det här leveranssättet. Se kapitlet Modulen Varulager i Volym 3 av manualerna för att få en mer detaljerad beskrivning om utskrift av fraktetiketter. Godkänn registreringen genom att klicka på [Spara]. 21

22 Hansa Financials och HansaWorld Leveransvillkor I den här inställningen registrerar du olika leveransvillkor som du vill använda, t.ex. Fritt vårt lager. Vanligtvis används leveransvillkoren för internationella kunder och anges på delfönster Utleverans på kundposten. Du kan förändra leveransvillkoret för en individuell order på delfönster Lev.villkor i orderfönstret. Fönstret Leveransvillkor: Bläddra listar de tillgängliga leveransvillkoren. Dubbelklicka på en av posterna för att öppna ett befintligt leveransvillkor eller klicka [Ny] för att skapa ett nytt. Registrera en kod och en kort beskrivning för varje leveransvillkor. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Tabellen kan användas för att registrera olika översättningar av texten för leveransvillkor. Texten kommer att skrivas ut på följesedlar från ordrar. Specificera ett språk i första kolumnen, du kan använda Klistra in Special om det behövs, och den lämpliga översättningen i den andra kolumnen. Du behöver inte registrera en rad för ditt eget språk. 22

23 Kapitel 1: Order - Inställningar - Nummerserier - order Om ett språk har valts i ordern, kommer det att bestämma vilken översättning som kommer att skrivas ut. Om du inte väljer något språk kommer texten i fältet Beskrivning att skrivas ut. Alternativen för tulldeklaration används av modulen Tull, kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information. Godkänn registreringen genom att klicka [Spara]. Nummerserier - order Varje order har ett eget unikt löpnummer. När en ny order registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den inställningen för att definiera nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen serie har angivits kommer ordernumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. När en nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönster Ser.nr ). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Order nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik nummerserie kommer att använda den första angivna nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell order med hjälp av funktionen Klistra in Special. Följande fönster öppnas om du dubbelklickar på Nummerserier order i listfönstret Inställningar 23

24 Hansa Financials och HansaWorld Order e-post Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Fältet Skapa trans. finns tillgänglig i alla nummerserieinställningar, men används inte av den här. Funktionen Skapa e-postbrev under menyn Funktioner i orderfönstret kan användas för att skapa ett e-postbrev innehållande orderns information. E- postbrevet kan användas för att skicka ordrar till kunder via e-post. Den här inställningen kan användas för att definiera standarddelarna av texten som ska visas i e-postbrev som skapas med den här funktionen. Huvud Ange den korta texten som ska visas i som Ämne i e- postbrevet. Starttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM Här ska koden för en post i registret Standardtexter i modulen CRM anges. Posten kommer att innehålla texten som skrivs ut i början av e-postbrevets text, före listan med orderns artiklar. I exemplet nedan har texten Ny order, artiklar: hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s. den med koden 1 ). Sluttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM Även här ska du ange koden för en post i registret Standardtexter. Texten kommer att skrivas ut efter listan med orderns artiklar, giltighetsdatumet och betalningsvillkoret. I exemplet nedan har texten Övrig information: hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s. den med koden S ). 24

25 Kapitel 1: Order - Inställningar - Orderinställningar Orderinställningar Den här inställningen innehåller alternativ som kontrollerar olika funktioner i orderfönstret. Kopiera orderdatum till avsändningsdatum När en order skapas tilldelas fältet Datum det aktuella datumet och fältet Sändningsdag kommer ofta att vara tomt. Markera den här kryssrutan om du även vill att fältet Sändningsdatum ska tilldelas det aktuella datumet. 25

26 Hansa Financials och HansaWorld Om orderdatumet senare förändras kommer även datumet i fältet Sändningsdatum att förändras. Faktura baserad på utleverans (endast funktionsmenyn) Flytta offertklass till order Klistra in alla leveransadresser När du i ordrar använder artiklar som kräver serienummer kan de registreras på en enda orderrad med det korrekta antalet. När utleveransen skapas, kommer den att innehålla det rätta antalet rader, alla med antalet ett, vilket ger dig möjlighet att ange de individuella serienumren. När du återvänder till ordern kommer serienumret från den sista artikeln att visas När fakturan senare ska skapas från en sådan order, kan fakturan antingen spegla ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta artiklarna, med antalet från ordern) eller utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Markera den här kryssrutan om du vill använda det senare alternativet. Det är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på fakturan på samma sätt som på följesedeln. Det här alternativet gäller endast fakturor som skapas från ordrar med funktionen Fakturera från menyn Funktioner. Fakturor som skapas batchvis med funktionen Samlingsfakturering kommer att alltid att spegla ordrarna som de skapas från. Du kan konvertera offerter till ordrar med funktionen Order från menyn Funktioner. Markera den här kryssruta om du vill att offertklassen ska kopieras till fältet Orderklass på den nya ordrarna. Inställningen Leveransadresser kan användas för att registrera leveransadresser för kunder som har flera ställen som varor ska levereras till. Den lämpliga leveransadressen kan sedan anges i fältet Adress på delfönster Lev.adress i offerter, ordrar och fakturor och på delfönster Adress i utleveranser. Fönstret Klistra in visar vanligtvis kundens leveransadresser, samt de som inte har specificerats med något kundnummer. Om du vill att fönstret Klistra in ska visa samtliga leveransadresser, markera den här kryssrutan. 26

27 Kapitel 1: Order - Inställningar - Orderklasser Orderklasser Orderklasser hjälper dig att analysera ordrarna i rapportering eller vid prioritering. När du har registrerat en order och tilldelat den en orderklass, visas orderklassen i fönstret Order: Bläddra. Den skrivs även ut i rapporten Orderstock. Fönstret Orderklasser: Bläddra visar tillgängliga orderklasser. Dubbelklicka på en av posterna för att välja en orderklass eller klicka [Ny] för att skapa en ny. I fönstret Orderklass: Ny post ska du registrera en kod och en kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Du kan låta aktiviteter automatiskt skapas från ordrar med den här orderklassen när de sparas första gången. Uppgiftstypen på aktiviteterna kommer att sättas till Att göra och symbolen kommer att sättas till Annat. Startdatumet kommer att sättas till orderdatumet. Om du vill att de ska skapas, ange vilken aktivitetstyp som ska användas på dem i fältet Aktivitetstyp. Välj alternativet Säljare från order om du vill att den aktuella säljaren ska anges i aktiviteten. Välj alternativet Använd säljare, om du vill att alla sådana här aktiviteter ska skapas för en specifik person. Ange personens signatur i fältet bredvid alternativet. Ordern och aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga. Det gör att du snabbt och enkelt kan öppna ordern direkt från aktiviteten eller öppna aktiviteten från ordern. Klicka på knappen med gemet för att öppna listan med bilagor. Dubbelklicka sedan på en av bilagorna för att öppna den. Klicka på [Spara] för att spara ändringarna. 27

28 Hansa Financials och HansaWorld Planerad leverans Den här inställningen ger dig möjlighet att definiera hur du vill att systemet ska hantera fältet Planerad leverans på ordrar och inköpsordrar. Beroende på vilket alternativ du väljer, kommer Hansa att tolka det som anges i det här fältet som fri text, ett datum, en vecka, eller en kombination av år/vecka. Den här koden används i urvalet för olika rapporter och bestämmer sorteringsordningen. En del funktioner i Hansa kräver att fälttypen är satt till Datum. Följande funktioner kräver fälttypen Datum : När utleveranser skapas från ordrar kan leveransdatumet automatiskt sättas till det aktuella datumet eller till orderns planerade leveransdatum, beroende på vilket alternativ som har valts för funktionen Leveransdatum baserat på, under delfönster Utleverans på kunden. Alternativet Planerat leveransdatum kräver att fälttypen är satt till Datum. Om du använder datumbaserade prislistor i ordrar, kan du under delfönster Priser på kunden välja om prislistan ska väljas utifrån orderns planerade leveransdatum. Om fälttypen inte är satt till Datum kommer kundens ordinarie prislista att användas. Underhållsfunktionerna Skapa planerade poster används för att skapa inköpsordrar och produktioner från ordrar där inköp eller produktion av varorna sker i direkt anslutning till kundens beställning. Den här funktionen kommer inte att fungera utan att fälttypen är satt till Datum. När offerter konverteras till ordrar kan det planerade leveransdatumet hämtas från samma fält på offerten eller, det kan beräknas med hjälp av fältet Dagar till lev. under delfönster Lev på offerten. Den sista 28

29 Kapitel 1: Order - Inställningar - Risknivåer Risknivåer metoden gör att leveransdagen sätts till ett specificerat antal dagar efter orderdatumet och kräver att fälttypen är satt till Datum. Om kryssrutan Inga utleveranser före planerat leveransdatum är markerad kommer du inte att kunna skapa utleveranser från ordrar innan det planerade leveransdatumet. Det här gäller det planerade leveransdatumet (både på delfönstret Datum och på flik E), men gäller inte inköpsordrar. Funktionen kräver att fälttypen är satt till Datum. Om ditt företag säljer artiklar förknippade med risker (t.ex. kemikalier) kan den här inställningen användas för att skriva ut riskinformation på följesedlar. När du har definierat dina risknivåer i den här inställningen kan de tilldelas lämpliga artiklar. Risknivån anges på delfönster Lager i artikeln. Använd fälten Riksnivå kod, Risknivå kommentar, Risknivå vikt och Risknivå volym för att säkerställa att den här informationen skrivs ut på följesedeln. Fönstret Riksnivåer: Bläddra öppnas när inställningen väljs och visar alla redan registrerade risknivåer. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] i knappraden för att öppna en ny post. När posten är komplett, spara den genom att klicka på [Spara] i knappraden eller genom att klicka i stängningsrutan och sedan välja att förändringarna ska sparas. För att stänga posten utan att spara förändringarna, klicka i stängningsrutan. 29

30 Hansa Financials och HansaWorld Registret Säljorder Grunden för ett ordersystem är naturligtvis de ordrar som du registrerar i systemet. Använd registret Säljorder i modulen Order för att registrera och arbeta med ordrar.! Innan du börjar registrera ordrar måste du definiera det aktuella räkenskapsåret i inställningen Räkenskapsår. Du bör även ha definierat nummerserier för ordrarna i inställningen Nummerserier - ordrar. Registrera en order I modulen Order väljer du Säljorder från menyn Register eller klickar på [Säljorder] i Huvudmenyn. Fönstret Order: Bläddra öppnas och visar de ordrar som redan finns registrerade. Ordrarna visas i ordernummerordning, men kan ändras genom att du klickar på en av de andra kolumnrubrikerna. Fönstret visar även indikationer för om en order har blivit levererad eller fakturerad samt kundens nummer och namn. Ett minustecken i kolumnen Fakt betyder att ordern är registrerad, men den kan inte faktureras därför att 30

31 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder ingen leverans har skett. En order kan inte faktureras förrän utleveransen är skapad och godkänd. Om en ofullständig utleverans och faktura har skapats från en order kommer kolumnen Fakt att innehålla en bock, medan kolumnen Lev lämnas blank. Det betyder att fakturering är gjord för det som hittills är levererat, men allt på ordern är inte levererat ännu. Kolumnen Klass visar orderklassen. Funktionerna i menyn Funktioner beskrivs senare i kapitlet. Klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows and Linux) eller z-n (Macintosh) för att registrera en ny order. Alternativt kan du markera en order som liknar den du ska registrera och klicka [Kopia] i knappraden. Fönstret Order: Ny Post öppnas, tomt om du klickade på [Ny] eller med en kopia av den kopierade ordern. Om du kopierade en order kommer den nya ordern få det aktuella datumet, inte datumet från den ursprungliga ordern. Hansa erbjuder flera genvägar för att förenkla ditt arbete med ordrar. Du kan t.ex. registrera dagens datum i datumfältet med hjälp av funktionen Klistra in Special. Funktionen kan också användas för att förenkla registrering av artikelnummer, kundnummer, betalningsvillkor m.m. 31

32 Hansa Financials och HansaWorld! Du är inte bunden vid de värden som Hansa erbjuder. De flesta fälten kan du förändra till något som passar bättre. Förändringar som görs gäller enbart den här specifika ordern. Eftersom all information som lagras för varje order inte får plats på en sida, är orderfönstret uppdelat i sex delfönster. Högst upp på varje order finns ett posthuvud. Det innehåller ordernummer, kundnummer och namn. Det finns sex namngivna flikar i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du navigera mellan delfönstren. Posthuvudet är alltid synligt som en påminnelse om vilken kund ordern avser. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie. När du skapar en ny order, kommer Hansa att använda nästa lediga nummer från nummerserien angiven i delfönstret Ser.nr på användarens personpost eller från inställningen Nummerserier - order. Du kan ändra det angivna numret, men inte till ett nummer som redan används. Om du arbetar i ett fleranvändarsystem kommer ordernumret att visas först när ordern sparas. Kundnr. Klistra in Special Registret Kunder Ange kundnumret här eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Returtangenten, klistras 32

33 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Namn Stängd Reserverad kundens namn, adress och annan information automatiskt in i lämpliga fält. Kundens namn infogas efter att du har angivit kundnumret. Markera den här kryssrutan när ordern är färdig. Om ordern sparas när kryssrutan är markerad, kan inga fler förändringar göras på ordern. Skulle det finnas några olevererade artiklar kvar på ordern, kommer de att annulleras och de kommer inte längre att visas som utestående i rapporterna. Om en order är markerad som stängd, kommer du inte att kunna skapa utleveranser från den. Du kommer fortfarande att kunna skapa fakturor för utleveranser som utförts tidigare. En stängd order kan inte återöppnas. Markera den här kryssrutan för att orderns artiklar ska reserveras i lagret. När liknande artiklar levereras för andra ordrar kommer Hansa att reservera orderns antal i lagret så länge den inte är levererad. Notera att kryssrutan Reserverad endast hanterar antal i lagret. Du ska inte tilldela någon av artiklarna serienummer förrän ordern levereras. Hansa kommer inte att förhindra att artiklar med de specifika serienumren levereras till någon annan kund. Underhållsfunktionen Skapa utleveranser kan användas för att skapa utleveranser från ordrar som inte fullt ut är levererade och där artiklarna finns i lagret. Den här funktionen prioriterar ordrar som har kryssrutan Reserverad markerad. 33

34 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Datum Datum Klistra in Special Aktuellt datum datumet då ordern registrerades, datorns aktuella datum kommer automatiskt att hämtas in. Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum Det datum som ordern är beräknad att levereras. Formatet för det här fältet bestäms i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken). Med alternativen under delfönstret Lev på varje kund kan du välja att utleveranserna som skapas från den här ordern ska ges leveransdatum baserat på det aktuella datumet (dagens datum) eller datumet angivet här (planerat datum). Om du använder det sistnämnda alternativet måste det här fältet ha fälttypen Datum vilket specificeras i inställningen Planerad leverans. Separata planerade leveransdatum kan även specificeras för separata orderrader (på flik E). Men sådana datum kan inte användas för att bestämma leveransdatumet på utleveranser skapade från ordern enligt sättet som beskrivs i det tidigare avsnittet. Om du vill förhindra att utleveranser skapas för det planerade leveransdatumet (antingen angivet här eller på flik E), markera kryssrutan Inga utleveranser före planerat leveransdatum i inställningen Planerad leverans. Vissa företag beställer sina varor så sent som möjligt, så att de tar emot varorna precis innan de har planerat att de ska levereras till kunden. Underhållsfunktionen Skapa planerade poster kan användas för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordrar baserade på deras planerade leveransdatum och ledtid. Se beskrivningen av den här funktionen senare i det här kapitlet. Om ett 34

35 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Sänd. dag planerat leveransdatum finns angivet för en av orderraderna, kommer det att användas istället för datumet som är angivet här. Om du vill använda den här funktionen måste det här fältet ha fälttypen Datum, vilket definieras i inställningen Planerad leverans. Ange datumet då ordern levererades. Det här fältet uppdateras inte automatiskt när utleveranser skapas från ordern. Men, om alternativet Kopiera orderdatum till avsändningsdatum är markerat kommer det aktuella datumet att anges här när ordern skapas. Datumet kommer att förändras varje gång orderdatumet förändras. Bet.villk. Klistra in Special Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/Leverantör Förinställt från Kunder Betalningsvillkor som registreras här kommer att föras över till fakturor som skapas från ordern. För att försäkra sig om att rätt betalningsvillkor används på fakturorna (på kundens språk om det är nödvändigt), ska du registrera de vanligaste betalningsvillkoren i inställningen Betalningsvillkor. Inställningen Betalningsvillkor hittar du i modulen Fakturering/ Leverantör. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Kunder Den säljare som är ansvarig för ordern ska anges här. Det finns ett flertal rapporter i modulerna Order och Fakturering som kan brytas ned till säljarnivå. Det är också möjligt att tilldela provision på sålda artiklar, genom att använda inställningen Provision i modulen Fakturering, fältet Provision % på delfönstret Priser på artikeln eller fältet Provision på delfönstret Provision på säljarens personpost. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (delfönster Lev.villkor ) för ytterligare information. 35

36 Hansa Financials och HansaWorld Sänd. tid Klistra in Special Aktuell tid Vår referens I det här fältet kan du ange vilken tid ordern levererades. Det uppdateras inte automatiskt när utleveranser skapas från ordern. Använd det här fältet om du vill identifiera personen som har registrerat ordern. Information hämtas automatiskt från fältet Vår ref. på delfönster Ser.nr på personposten tillhörande den aktuella användaren. Informationen kommer även att visas på fakturor som skapas från ordern. Er referens Klistra in Special Registret Kontaktpersoner, modulen CRM (om installerad) Förinställt från Kunder Här anger du kundens kontaktperson eller den som har beställt varorna/tjänsterna. Om modulen CRM finns installerad kan du använda Klistra in Special för att öppna en lista med kundens kontaktpersoner. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Kunder Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här ordern. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering i modulen Redovisning. Alla verifikat som genereras från fakturor skapade från den här ordern, kommer automatiskt att tilldelas de objekt som anges här. Objekten kommer att anges på kreditposten mot försäljningskontot, debetposten mot kostnadskontot (om kostnadskontering används) och debetposten mot kundfordringskontot (om kryssrutan Objekt på kundfordring är markerad i inställningen Kontering (Kund). Objekten som specificeras här överförs även till de utleveranser som skapas från ordern och kommer att tilldelas debetposterna i samtliga verifikat som skapas från de här utleveranserna. 36

37 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Kund best.nr. Eventuella objekt som specificerats på kunden kommer att automatiskt kopieras hit, precis som eventuella objekt på den aktuella användarens personpost. Registrera kundens inköpsordernummer här. Det kommer att skrivas på all dokumentation som tillhör ordern. Delfönster Artiklar Använd matrisen för att registrera de beställda artiklarna. Matrisen är indelad i åtta horisontella flikar. När du klickar på en flik (markerad A-H) kommer två eller tre av de högra kolumnerna att ersättas med nya kolumner. 37

38 Hansa Financials och HansaWorld Innan du börjar registrera ordern, säkerställ att rätt valuta och växelkurs är angivna. Alla priser från artikelregistret kommer att beräknas enligt den angivna växelkursen. Om växelkursen däremot är anges i efterhand kommer priserna inte att valutaberäknas. För att lägga till nya rader, klicka på den första lediga raden ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst ut till vänster så att hela raden markeras och tryck sedan på Backstegstangenten och raden tas bort. För att infoga en rad, klicka på det radnummer där du vill att raden ska infogas och tryck på Entertangenten. Rader kan inte tas bort eller läggas till efter att en utleverans har skapats från säljordern. Du kan även lägga till artiklar i ordern genom att öppna fönstret Artiklar: Bläddra, markera ett intervall av artiklar (genom att hålla ner Shifttangenten medan du klickar) och sedan dra dem till fältet Artikel i den första tomma orderraden. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal När markören står i det här fältet kan du registrera artikelnumret eller streckkoden för varje beställd artikel. pris, beskrivning och annan information hämtas automatisk från artikelposten. Om du lämnar det här fältet tomt, kan du skriva text i specifikationsfältet, t.ex. använda raden för extra information som ska skrivas ut på orderdokumentet. Om artikeln är en strukturartikel med kryssrutan Visa komponenter på dokument markerad, kommer artikelns komponenter att listas på efterföljande rader när du anger antalet. Om du förändrar antalet, försäkra dig om du även förändrar komponenternas antal. Ange vilket antal som är beställt. Tryck på Entertangenten för att beräkna radens belopp. Markören kommer automatiskt att flyttas till fältet Artikel på nästa rad. Specifikation Förinställt från Artiklar Det här fältet visar artikelns namn, vilket hämtas från registret Artiklar. Om nödvändigt kan du lägga till en extra beskrivning. Det finns plats för upp till 100 tecken. Om du har specificerat olika översättningar av artikelns namn i delfönster Text på artikelkortet, kommer den 38

39 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder rätta beskrivningen hämtas in enligt orderns språk (angivet på delfönster Lev.villkor ). Hansa kommer att hämta in alla rader med text från artikeln om inget språk har angivits, så som visas nedan. à pris Artikelns à pris, enligt kundens gällande prislista, anges automatiskt. Om det inte finns någon prislista specificerad för kunden, eller om artikeln inte finns registrerad på den aktuella prislistan, hämtas baspriset från artikelposten. Orderns prislista visas på delfönster Lev.villkor. Priset visas inklusive moms om den angivna prislistan är en prislista som inkluderar moms eller om du har angivit att baspriset ska inkludera moms på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Om en valuta och växelkurs har angivits kommer priset att visas enligt den gällande valutan (d.v.s. den har konverterats enligt den gällande växelkursen). % Rabattprocent. Om en rabattmatris som inkluderar den här artikeln har blivit knuten till kunden, kommer värdet i det här fältet att bestämmas av artikelnumret och antalet. Värdet kan förändras för den här specifika ordern om nödvändigt. Om det finns en rabattmatris knuten till ordern, visas den på delfönster Lev.villkor. I inställningen Avrundning kan du avgöra om rabatten ska beräknas på à priset innan det multipliceras med antalet, eller på summan. Under vissa omständigheter (med ett mycket lågt enhetspris och ett stort antal) kan det här valet göra att de beräknade rabatterna skiljer sig från varandra beroende på avrundningssystemet i Hansa. Se kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna för information och exempel kring den här funktionen. 39

40 Hansa Financials och HansaWorld Belopp Orderradens totala belopp, d.v.s. antalet multiplicerat med à priset, minus eventuell rabatt. Om du ändrar värdet i det här fältet kommer rabattprocenten att räknas om. Priset visas inklusive moms om den angivna prislistan är en prislista som inkluderar moms, eller om du har angivit att baspriset ska inkludera moms på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Värdet i det här fältet kommer att rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i inställningen Avrundning, valuta i modulen System. Flik B Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen System Det här fältet avgör vilket försäljningskonto som ska användas för artikeln. Verifikaten som genereras från fakturor, som skapats från den här ordern, kommer att kreditera kontot som finns angivet här. Kontot hämtas automatiskt från rätt kombination av artikel/prislista. Finns inget konto specificerat där eller om ingen sådan post finns, hämtar Hansa informationen från artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). Försäljningskontot kan om nödvändigt förändras för en specifik orderrad. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Förinställt från Artiklar Upp till 20 Objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas en artikel och alla verifikat som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering i modulen Redovisning. Alla verifikat som genereras från fakturor som ursprungligen kommer från den här ordern, kommer automatiskt att tilldelas de objekt som anges här. Objekten kommer att tilldelas kreditposten mot försäljningskontot och om kostnadskontering används, debetposten mot kostnadskontot. Objekten kommer att sammanföras med de obj- 40

41 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder ekt som eventuellt är angivna på den ursprungliga ordern (på delfönster Datum ). Objekten som anges här överförs även till den korresponderande raden i utleveranser som skapas från den här orderraden. De kommer att tilldelas debetposten i verifikat som skapas från utleveranserna. Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Flik C När en faktura skapas från den här ordern, kommer momskoden som anges här att avgöra hur mycket moms som ska debiteras för artikeln och vilket momskonto som ska krediteras. Momskoden angiven på kunden kommer automatiskt att anges på orderraden. Om ingen momskod finns angiven på kunden hämtas den från artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). Den förinställda momskoden kan om nödvändigt förändras för en specifik orderrad. Kostpris Förinställt från Artiklar TB Flik D Godk. utlev, Tot. utlev Kostpris används för beräkning av täckningsbidrag och marginaler. Det kan förändras vid behov. Orderradens täckningsbidrag är beräknat genom att kostpriset (multiplicerat med antalet) minskas från orderradens totala belopp. Värdet är därför absolut, och inte i procent. Kvantiteten som har levererats för varje orderrad uppdateras automatiskt när utleveranser skapas med funktionen Leverera från menyn Funktioner. Antalet i fältet Tot. utlev inkluderar både godkända och ej godkända utleveranser, medan fältet Godk. utlev endast visar godkända utleveranser. Fakturor kan inte skapas för utleveranser som inte är godkända. Om alternativet Automatisk utleverans av tjänst- och normalartiklar är markerat i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager, kommer de här fälten förändras till att visa orderantalet för tjänste- och 41

42 Hansa Financials och HansaWorld Fakturerat normalartiklar när ordern sparas. Det betyder att sådana artiklar kan faktureras omedelbart utan att en utleverans skapats, och de kommer heller inte att inkluderas på några utleveranser. Det betyder även att orderantalet för de här artiklarna inte kan reduceras efter att ordern har sparats. Beloppet som är fakturerat för varje orderrad visas automatiskt när fakturor skapats med funktionen Fakturera från menyn Funktioner. Beloppet inkluderar både godkända och ej godkända fakturor. Fakturor kan inte skapas förrän minst en utleverans har skapats och blivit godkänd. Vid delleverans kan endast det som levererats faktureras. Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager Flik E Förinställt från Artiklar Strukturartiklars recept visas här och har hämtats från artikelposten. En strukturartikel är en artikel som av företaget är monterad från olika inköpta komponenter. Receptet listar komponenterna med deras antal. Recept skapas i registret Recept i modulen Varulager. Serienr Klistra in Special Serienummer från artiklar i lagret Om serienummer erfordras för artikeln, kan det anges här eller, vilket rekommenderas på utleveransen (vilken skapas med funktionen Leverera från menyn Funktioner). Om antalet är större än ett kommer utleveransen att få ett flertal rader med antalet ett, vilket tillåter dig att ange individuella serienummer. När du återvänder till ordern kommer endast serienumret från den sista artikeln att visas. När det är dags att skapa en faktura där antalet är större än ett, kan fakturan antingen spegla ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta artiklarna, med antalet från ordern) eller utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Det senare alternativet är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på fakturan på samma sätt som på följesedeln. 42

43 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Gör det här valet genom att markera kryssrutan Faktura baserad på utleverans (endast funktionsmenyn) i inställningen Orderinställningar. Om inget lagerställe finns angivet kommer funktionen Klistra in Special att visa serienumren för samtliga artiklar på alla lagerställen, med en indikation på vilket lagerställe varje artikel är lagrad. Om du har angivit ett lagerställe på delfönster Lev.villkor kommer funktionen Klistra in Special endast att visa de serienummer som finns på det angivna lagerstället. Markera kryssrutan Visa bäst före datum i inställningen Artikelinställningar om du vill att Bäst före-datum ska visas när funktionen Klistra in Special används. Bäst före-datumen registreras i inställningen Batchinformation i modulen Varulager. Fönstret Klistra in kommer inte att visas om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar. Om du ändå anger ett serienummer i det här fältet kommer det inte att kontrolleras (d.v.s. att det finns tillgängligt i lagret). Notera att artiklarnas serienummer måste tilldelas manuellt, det finns ingen automatisk FIFO-funktion för detta. Plan.lev. Klistra in Special Aktuellt datum Det datum som artikeln planeras att levereras, om det är ett annat datum än i fältet Planerad leverans på delfönster Datum. Formatet för det här fältet avgörs i inställningen Planerad leverans. Möjliga alternativ är fritext, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken). Om du använder dig av underhållsfunktionerna Skapa planerade poster för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordern precis i tid för leverans eller produktion, måste värdet i det här fältet sättas till datumformat. Fältformatet för det här fältet anges i inställningen Planerad leverans. Av den här anledningen kommer datumet angivet här gälla före datumet angivet på delfönster Datum. 43

44 Hansa Financials och HansaWorld Prisfaktor Förinställt från Artiklar Flik F Följesedel En prisfaktor kan användas för att räkna om priset per enhet för en artikel. Om artikeln normalt till exempel säljs i lådor om 24 enheter, kan prisfaktor 24 registreras på artikelposten. Enhetspriset för artikeln kommer att referera till en låda med 24 enheter. Prisfaktorn hämtas till ordern från artikeln och påverkar orderradens totala belopp enligt inställningen. Prisfaktorn kan förändras och Hansa kommer att räkna om orderradens belopp enligt formeln: Belopp = (Antal/Prisfaktor) * Enhetspriset. Det här fältet kan användas för att ange ett dokumentnummer som är kopplad till orderraden, som en korsreferens. Fältet uppdateras inte automatiskt. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Ett separat lagerställe kan anges för varje rad i ordern. Det kommer att överföras till flik B på samtliga utleveranser som skapas från den här orderraden. Se avsnittet som beskriver fältet Lagerställe på delfönstret Lev.villkor nedan för ytterligare information. Om fönstret Artikelstatus ligger öppet på bildskärmen (beskrivs i avsnittet Menyn Funktioner i kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna), kommer antalet som visas att referera till lagerstället som är angivet på delfönstret Lev.villkor och inte det som är angivet här. Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Flik G Förinställt från Artiklar Det här fältet kan användas för att lagra artikelns ursprung (t.ex. tillverkaren). Informationen kommer att kopieras till utleveransen. De här fälten har skapats för att användas av modulen EDI ((Electronic Data Interchange), där det kan vara nödvändigt att lagra historiken för färskvaror, 44

45 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder t.ex. frukt och grönsaker. De är även användbara för andra ändamål där lagring av detaljerad datuminformation är nödvändig. Rapporten Källista kan användas för utskrift av den här informationen. Funktionen Klistra in Special kan användas i samtliga fält för att klistra in det aktuella datumet eller den aktuella tiden. Informationen måste anges i de här fälten innan en utleverans skapas från orderraden. Fälten kan inte förändras efter att utleveransen är skapad. Plock.dag, tid Pack.dag, tid Sändningsdag, tid Flik H Enhet, Ant.enh., Enh. à-pris Datumet och tiden då varorna hämtades eller skördades. Datumet och tiden då varorna packades och togs emot till lagret. Sändningsdagen och tiden för den här orderraden kan registreras här om de skiljer sig från de som är angivna på delfönstret Datum. De här fälten gör det möjligt att sälja en artikel med en annan enhet än den som är angiven på delfönstret Priser på artikelposten. När en enhet med en antalsfaktor anges här kommer antalet och prissättningen för orderraden att förändras. T.ex. om en artikel normalt säljs i enskilda enheter. Om du säljer två dussin kan du ange enheten som representerar ett dussin (d.v.s. dess antalsfaktor är 12 ) i fältet Enhet på artikeln och 2 i fältet Antal enhet. Fältet Antal under flik A kommer att förändras till 24 (d.v.s. 2 x 12) och priset kommer att justeras enligt förändringen. Enhetspriset i fältet Enhet kommer att visa priset för ett dussin (d.v.s. priset av en av den nya enheten). Använd Klistra in Special i fältet Enhet för att välja från en lista av enheter. Använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Funktioner för att uppdatera fälten Totalt antal, Total vikt och Total volym under delfönstret Lev. villkor på ordern. 45

46 Hansa Financials och HansaWorld Bredd, Höjd, Djup Orderns nedre del Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. De kan användas tillsammans med fältet Enhetsantal om artikeln säljs per area eller volym. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. Förutom valuta, innehåller nedre delen av ordern olika totalsummor som beskrivs nedan. När en orderrad läggs till eller förändras, uppdateras de här totalsummorna. Total TB Orderns totala täckningsbidrag. Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Förinställt från Kund eller förvald basvaluta Orderns valuta. Växelkursen visas på delfönstret Valuta, där den vid behov kan förändras för den här specifika ordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta valutan (den som ska faktureras) innan du registrerar några artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Om du har glömt att ange valutan, använd funktionen Uppdatera artiklar på valutaprislista från menyn Funktioner för att retroaktivt konvertera priserna på de artiklar som angavs på ordern innan valutan specificerades (spara ordern innan funktionen används). Lämna fältet blankt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som i vilket i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala valutan). Om kunden har en valuta angiven på delfönstret Priser, kommer den att erbjudas automatiskt, men om nödvändigt kan en annan valuta användas. 46

47 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder TB % Moms Basbelopp Summa ATT BETALA Det övergripande täckningsbidraget för ordern, angiven i procent. Orderns totala moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställningen Avrundning, valuta,, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System). Momsen beräknas efter att varje radsumma har rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i inställningen Avrundning, valuta. Det här fältet visar orderns totalsumma, inklusive moms i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt inställningen Basvalutor i modulen System). Fältet används enbart om en valuta finns angiven i fältet Valuta och inte är basvaluta 1. Orderns totala summa, exklusive moms. Orderns totala summa, inklusive moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställningen Avrundning, valuta, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System). 47

48 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Valuta Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Förinställt från Kund eller förvald basvaluta Säljorderns valuta (visas även orderns nedre del på delfönstret Artiklar ) visas tillsammans med växelkursen som om nödvändigt kan förändras för den här specifika ordern. Försäkra dig om att den rätta valutan är angiven innan du lägger till några artiklar i ordern för att priserna ska konverteras korrekt. Om du har glömt att ange den korrekta valutan, använd funktionen Uppdatera artiklar på valutaprislista under menyn Funktioner för att efteråt konvertera priserna på de artiklar som registrerades före den korrekta valutan angavs (spara ordern innan du använder funktionen). Lämna det här fältet tomt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som vilket i det här fallet kommer att förslås och ska hanteras som den lokala valutan). Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen för den specificerade valutan kommer automatiskt att klistras in i det här delfönstret av Hansa. Försäkra dig om att de är korrekta innan några artiklar läggs till i ordern, så att korrekt valutakonvertering kan säkerställas. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro med vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte. Den andra metoden är den enkla konverteringen från 48

49 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (dubbelt basvalutasystem) Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem) Delfönster Lev.villkor Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor. Se kapitlet Valutor i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel. Lev.villk. Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order/Inköp Förinställt från Kund Ange orderns leveransvillkor här. För varje leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning på olika språk: Orderns språk (på delfönster Lev.villkor ) 49

50 Hansa Financials och HansaWorld kan därmed avgöra vilken översättning som ska skrivas ut på följesedelar som produceras från ordern. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Förinställt från Kunder Här anger du orderns leveranssätt. Det kan t.ex. vara företagspaket, postförskott eller med bud. Du kanske vill specificera namnet på budfirman som kommer att leverera varorna. För varje Leveranssätt kan du specificera en lämplig översättning på olika språk. Orderns språk (på delfönstret Lev.villkor ) kommer därför att avgöra vilken översättning som kommer att skrivas ut på följesedlar som produceras från ordern. Leveranssättet i sig kan även användas som ett språk för att styra vilka dokumentmallar som ska skrivas för olika leveranssätt på fakturor, ordrar och utleveranser. Istället för att ange ett språk kan du i dokumentdefinitionen ange koden för leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Förinställt från Säljare Säljgruppen hämtas från personkortet efter att du har angivit en säljare (på delfönstret Datum ). Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla ordrar i fönstret Order: Bläddra. Användaren kan begränsas till att endast se sina egna ordrar eller de som tillhör användarens säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna för en ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange om ordern ska tillhöra en orderklass. Orderklassen möjliggör analysering och prioritering av ordrarna i 50

51 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder rapporter. Om ordrarna skapas från offerter kommer offertklassen att kopieras till det här fältet om alternativet Flytta offertklass till order i inställningen Orderinställningar används. Om du kommer att använda underhållsfunktionen Skapa Inköpsorder kan du skapa inköpsordrar batchvis genom ange deras gemensamma orderklass. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Används i Utleveranser Om artiklarna angivna på den här ordern ska levereras från ett specifikt lagerställe, ska det anges här. Om ingenting anges kommer artiklarna från samtliga lagerställen att vara tillgängliga när utleveransen ska göras. Ett separat lagerställe kan anges för en orderrad (på flik F), vilket kommer att gå före det som anges i det här fältet. Om ett huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar, betyder det att artiklarna kommer att levereras från huvudlagret om inget annat anges i det här fältet. Notera dock, att alternativet Kräv lagerställe i samma inställning, inte har någon påverkan över det här fältet. Om det här alternativet används, behöver du inte ange något lagerställe här, men du måste ange ett på samtliga utleveranser som skapas från den här ordern. Ett förinställt Lagerställe kan anges på delfönstret Provision i användarens personpost. Om fönstret Artikelstatus finns på bildskärmen (beskrivs i avsnittet Menyn Funktioner i kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna), visar det aktuella lagersaldot från det angivna lagerstället. Om fönstret visar att lagersaldot inte är tillräckligt för att leverera den här ordern, använd funktionen Lagertransaktion under menyn Funktioner för att flytta eventuella artiklar som finns på ett annat lagerställe till det här lagerstället. 51

52 Hansa Financials och HansaWorld Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt (om installerad) Det här fältet används för att koppla ordern till ett specifikt projekt. Fältet används endast om modulen Projekt finns installerad. Om ordern är tilldelad ett projekt kan utleveranserna göras från orderfönstret, men alla fakturor måste genereras från modulen Projekt, med underhållsfunktionen Fakturera projekt. Du kan koppla ordern till ett aktivt projekt, men inte till ett projekt med statusen Avslutat eller Tillåt ej registrering. Faktura till Klistra in Special Registret Kunder Faktura före utleverans Förinställt från Kund Om fakturan från den här ordern ska skickas till ett annat företag, t.ex. ett factoringbolag eller ett moderbolag, ange kundnumret för det företaget här. Företaget måste finnas registrerad som en egen kund i registret Kunder. Förinställt värde hämtas från delfönstret Villkor på kundposten. Vanligtvis innehåller fakturan som skapas från säljordern endast de artiklar som finns med på godkända utleveranser. Det betyder att en utleverans måste skapas från säljordern innan den kan faktureras. Om du vill kunna fakturera Säljordern (med hela ordervärdet) innan utleveranser har skapats, markera den här kryssrutan. Om du har beslutat att kostnadskonteringsverifikat ska skapas från utleveranserna i modulen Redovisning, kommer de fortfarande att skapas när utleveransen godkänns (därför kommer inte användningen av faktura före utleverans att påverka kostnadskonteringen på något sätt). Den här kryssrutan gäller endast den här specifika ordern. Om du alltid vill kunna fakturera ordrar innan de levererats, markera kryssrutan Fakturor före utleverans i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. 52

53 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Prislista Klistra in Special Registret Prislistor, modulen Prismodulering Förinställt från Kund, kundkategori eller betalningsvillkor Ange vilken prislista som ska avgöra priserna för den här ordern. Försäkra dig om att du har angivit den korrekta prislistan innan du lägger till några rader i ordern. Om du har glömt att ange en prislista kan du använda funktionen Uppdatera artiklar på valutaprislista från menyn Funktioner för att förändra priserna på de artiklar som angavs innan prislistan (spara ordern innan funktionen används). När en rad läggs till i en order letar Hansa efter en post i registret Priser eller Stafflingar som representerar den rätta kombinationen av artikel/prislista och hämtar sedan det korrekta à priset från den. Om ingen sådan post hittas kommer baspriset från artikeln att användas. Om en prislista av typen Beräknade priser har angivits används registret Priser, annars används registret Stafflade priser. Om prislistan har specificerats som en prislista inklusive moms, kommer à priserna och radbeloppen på varje fakturarad att vara angivna inklusive moms. När du registrerar en ny order kommer Hansa att hämta prislistan angiven på kunden. Om ingen prislista finns angiven där, hämtas den från kundens kundkategori. Om den är tom eller om kunden inte tillhör någon kundkategori kommer Hansa att hämta prislistan från betalningsvillkoret som är angivet för kunden. Om betalningsvillkoret ändras för den här separata ordern, kommer prislistan endast att ändras om det här fältet är tomt. 53

54 Hansa Financials och HansaWorld Kreditkort Klistra in Special Registret Kreditkort, modulen Check (om installerad) Om ordern kommer att betalas med ett kreditkort, ange kreditkortsnumret här. Kända kreditkortsnummer för varje kund kan lagras i registret Kreditkort i modulen Check. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Kontrollkod Förinställt från Kund Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. artikelbenämning, text för betalningsvillkor och betalningssätt. Lämna fältet tomt för att använda det lokala språket. Om ordern kommer att betalas med kreditkort, ange kontrollkoden här när den tas emot. Rabattmatris Förinställt från Kund eller Kundkategori Rabatt %/Rabatt belopp Om en rabattmatris används i den här ordern, visas den här. Det här fältet kan inte förändras. Rabattmatriser används för att administrera mängdrabatter (stafflingar). De här fälten används endast i Danmark. De använder dem när betalningen av fakturor för en viss typ av arbete delas mellan kunden och staten. Fälten är länkade till delfönster 3 på rabattmatrisen. För ytterligare information kontakta din Hansarepresentant. Kommentar Förinställt från Kunder Tot antal Här kan du ange en kommentar för ordern. Kommentaren kommer inte att skrivas ut på följesedlar och kommer inte att följa med till fakturorna. Det förinställda värdet hämtas från fältet Orderkomm på kundposten. Det här fältet visar det totala antalet artiklar på ordern. Om den här siffran av någon anledning är felaktig, välj Räkna om vikt och volym från menyn Funktioner för att uppdatera den. 54

55 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Tot vikt Förinställt från Artiklar Det här fältet kommer att innehålla ett beräknat värde baserat på orderns antal och vikten på artiklarna. Om vikten på en av artiklarna förändras eller om värdet av någon annan anledning är felaktigt, använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Funktioner för att uppdatera fältet. Tot volym Förinställt från Artiklar Kommission, Tot. In. Kom. Det här fältet kommer att innehålla ett beräknat värde baserat på orderns antal och artiklarnas volym. Om volymen för en av artiklarna förändras eller om värdet av någon annan anledning är felaktigt, använd funktionen Räkna om vikt och volym från menyn Funktioner för att uppdatera fältet. De här fälten används i Ryssland. Kontakta din Hansarepresentant för ytterligare information. Sortering Förinställt från Sortering på kund Skattebelopp Kundens sorteringsnyckel (postnummer eller din egen sorteringsnyckel) kommer att anges här automatiskt när kunden specificeras. Den kommer att användas i rapporten Sorterad orderlista. Rapporten listar ordrar med ett specifikt planerat leveransdatum sorterade efter sorteringsnycklarna. Rapporten kan användas av förarna som levererar varorna. När momskoder definieras i modulen Redovisning finns det möjlighet att ange att en extra skatt, t.ex. miljöskatt, ska läggas till. Om momskoden på någon av orderraderna är en sådan som definierats med en tilläggande skatt, kommer summan av skatten att visas i det här fältet. Beloppet kommer att räknas om allt eftersom artiklar läggs till ordern. När fakturan skapas från ordern kommer summan att överföras till fältet Ext. skatt i den nedre delen av fakturan. 55

56 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Fakt.adress Fakturaadress Förinställt från Kund Används i Fakturor Kundens adress, så som den registrerats på delfönster Kontakt på kundposten. Du kan förändra uppgifterna för den här specifika ordern. Permanenta förändringar ska göras i registret Kunder. Telefon, Fax Förinställt från Kunder Kundens telefon- och faxnummer, som de registrerats på delfönstret Kontakt i kundposten.. Zon Förinställt från Kunder Delfönster Lev.adress De här radioknapparna visar vilken zon kunden tillhör. Zonen hämtas från kundposten. Inställningen Kontering (Kund) möjliggör olika förinställningar av försäljningskonto och momskod för respektive zon. Zonen kan inte förändras för en enskild order, utan måste förändras på kundposten innan ordern registreras. 56

57 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Leveransadress Förinställt från Kund Används i Utleveranser Ange leveransadressen här, om den skiljer sig från fakturaadressen eller den vanliga leveransadressen på delfönstret Leverans på kundposten. Adress Klistra in Special Inställningen Leveransadresser, modulen Order Om kunden har flera olika leveransadresser kan dessa registreras i inställningen Leveransadresser i modulen Order. Välj den rätta adressen genom att använda funktionen Klistra in Special. Vanligtvis visas kundens leveransadresser samt de som inte har angivits med något kundnummer i listan med tillgängliga adresser. Om du vill att listan ska innehålla samtliga leveransadresser, markera kryssrutan Klistra in alla leveransadresser i inställningen Orderinställningar. Hela leveransadressen kommer att klistras in i fälten ovan. När ordern är klar, klicka på [Spara] för att spara den. Fönsterlisten byter namn från Order: Ny post till Order: Inspektera. Så länge ordern inte har sparats kan inga utleveranser skapas. Inspektera och förändra ordrar Skriva ut ordrar Du kan alltid ändra på en order, så länge den inte är markerad som stängd. För att förändra den, klicka på [Säljorder] i Huvudmenyn eller välj Säljorder från menyn Register. Fönstret Order: Bläddra öppnas och visar alla hittills registrerade ordrar. Dubbelklicka på den order som du vill inspektera eller förändra. Fönstret Order: Inspektera öppnas. Det här fönstret är identiskt med fönstret Order: Ny post som beskrivits ovan. Om utleveranser eller fakturor har skapats från ordern finns det vissa förändringar som inte kan utföras. T.ex. kan inte antalet artiklar förändras till ett lägre antal än vad om redan levererats. Nya rader kan alltid läggas till, men de kan inte infogas eller tas bort efter att den första leveransen har utförts, även om leveransen inte har gjorts från raden i fråga. Det är ofta nödvändigt att skriva ut en order som ordererkännande, bekräftelse eller för att få en underskrift från kunden. 57

58 Hansa Financials och HansaWorld Det finns tre olika sätt att skriva ut en order: 1. Under tiden som du registrerar eller inspekterar en order kan du klicka på skrivarikonen i knappraden eller välja Skriv ut från menyn Arkiv. Om du vill skriva ut till bildskärm, klicka på ikonen för förhandsgranska. 2. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Orderbekräftelser i listfönstret Dokument eller markera det och tryck på Entertangenten. Ange ordernumret (eller ett intervall av ordernummer) som ska skrivas ut och klicka på [Kör]. 3. Ordrar kan skrivas ut med automatik när de skapas och om de förändras. Den funktionen kontrolleras i inställningen Automatik som finns i modulen System. Se lämpligt avsnitt i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. Oavsett vilken metod som används, avgörs dokumentmallen som ska användas enligt följande: 1. Utforma orderbekräftelsens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till ORDER. Använd funktionen Egenskaper i menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Order. Ett förslag till ORDER medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för användning av registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Välj modulen Order från menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Listfönstret Dokument öppnas, markera Orderbekräftelse. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange ORDER i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). Om lämpligt kan du använda den första och andra raden i matrisen för att skriva ut både erkännande och bekräftelse samtidigt, med olika dokumentmallar. 6. Klicka på [Spara] för att spara orderbekräftelsens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från ordern när skrivarikonen används. 58

59 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Menyn Funktioner Ovanför visas Funktionsmenyerna som finns tillgängliga för Ordrar. Till vänster visas den som finns tillgänglig i fönstret Order: Bläddra, den valda funktionen kommer att utföras på den första markerade posten i listan. Till höger visas den som finns tillgänglig i fönstret Order: Ny post och Order: Inspektera. Leverera Välj Leverera från menyn Funktioner för att skapa en utleverans. För att funktionen ska ha någon effekt måste först alla förändringar i ordern sparas (använd knappen [Spara]). En ny post skapas i registret utleveranser (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Utleverans: Inspektera. Det betyder att den har skapats, sparats och nu öppnats för justering och godkännande. 59

60 Hansa Financials och HansaWorld Utleveransposten hämtar sin information från ordern, och försöker leverera så många av orderns artiklar som möjligt. För lagerförda artiklar kontrollerar vanligtvis Hansa först lagersaldot för det specificerade lagerstället (på delfönstret Lev i ordern), och föreslår sedan det antalet som är levererbart för varje artikel. Om inget lagerställe har specificerats kommer lagersaldot från alla lagerställen att kontrolleras. Om du vill att antalet alltid ska vara samma som det beställda antalet, även om lagersaldot inte räcker till, markera alternativet Leverera alltid i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Normala artiklar levereras alltid, utan kontroll av lagersaldot, men kommer inte att visas på utleveranser om alternativet Automatiskt utleverans av tjänst- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar. Om en artikel som kräver ett serienummer finns inkluderad på ordern med mer än ett i antal, kommer utleveransen att innehålla det lämpliga antalet rader med antal ett i varje. Det här möjliggör att du kan registrera serienummer på flik B. Serienumrena måste anges innan utleveransen kan godkännas. Om du behöver göra en delleverans, ändra antalet i kolumnen Leverera på en eller flera rader i utleveransen. Du kan även ta bort hela rader genom att 60

61 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Hansa kommer att hindra dig från att leverera fler artiklar än vad som är beställt på ordern, om inte alternativet Tillåt utleverans av större antal än beställt, är markerad i inställningen Lagerinställningar. För de lagerförda artiklarna kan du förebygga att inte leverans sker av ett större antal än vad som finns tillgänglig på lagret, genom att markera kryssrutan Tillåt inte överleverans i samma inställning. Om en delleverans har utförts, kommer Hansa vid nästa leverans att igen försöka att leverera så många som möjligt av de kvarstående artiklarna. Antalet på den andra utleveransen kommer att vara de återstående artiklarna oavsett om den första utleveransen är godkänd eller inte. Leveransdatumet kan vara förinställt på det aktuella datumet eller till den planerade leveransdagen på ordern, beroende på vilket alternativ som markerats under delfönstret Leverans på kundposten. Det förställda datumet kan förändras vid behov. För att skriva ut fraktetiketter, använd funktionen under menyn Funktioner. För att skriva ut en plocklista, klicka på skrivarikonen. För att skriva ut en följesedel (se nästa stycke), klicka på [Spara] och klicka därefter på skrivarsymbolen. Alternativt kan du gå till modulen Varulager och använda funktionen Dokument från menyn Arkiv eller [Dokument] i Huvudmenyn. När utleveransen är klar, markera kryssrutan Godkänd och klicka på [Spara]. Om du har angivit att en kostnadskontering ska genereras vid utleverans kommer ett verifikat att skapas i modulen Redovisning (kostnadskonteringen kan alternativt skapas i samband med fakturering). Du kan inte längre göra några förändringar på utleveransen. Du kan inte skapa en faktura från ordern förrän utleveransen har blivit godkänd. I kapitlet som handlar om modulen Varulager hittar du information om utleveranser, lager och om verifikat som skapas från utleveranser. För att stänga fönstret och återvända till ordern, klicka i stängningsrutan. Fältet Utlev 1 och Utlev 2 på ordern (under flik D) kommer att uppdateras automatiskt. Du kan inte längre radera ordern. Om funktionen Leverera väljs från menyn Funktioner i fönstret Order: Bläddra, kommer den att skapa en utleverans endast för den första markerade ordern i listan. Om du vill skapa utleveranser för ett flertal ordrar samtidigt, använd underhållsfunktionen Skapa utleveranser (beskriven nedan). Du kan även skapa utleveranser genom att dra en order med musen från fönstret Order: Bläddra till fönstret Utleveranser: Bläddra. Utleveransen kommer i det här fallet inte att öppnas automatiskt för kontroll och godkännande. 61

62 Hansa Financials och HansaWorld Om funktionen inte skapar en utleverans beror det troligen på att: 1. Ordern är stängd. 2. Alla artiklar på ordern har redan levererats. 3. Kunden har överskridit sin kreditgräns och du har angivit i inställningen Kreditgränser i modulen Fakturering att utleveranser inte får skapas för de här kunderna. Om så är fallet kommer ett meddelande att visas som förklarar situationen. 4. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserier - utleverans (i modulen Varulager). Det kan bero på ett fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönstret Ser.nr i den aktuella användarens personpost inte finns definierade i inställningen Nummerserier - utleveranser. Det här problemet uppstår vanligtvis i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönstret Ser.nr på personposten, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Fakturera För att skapa en faktura från ordern, välj Fakturera från menyn Funktioner. För att funktionen ska ha någon effekt måste först alla förändringar i ordern sparas (använd knappen [Spara]), och vanligtvis måste åtminstone en godkänd utleverans vara skapad från ordern, undantagen beskrivs senare i det här avsnittet. En ny post skapas i registret Fakturor (i modulen Fakturering). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Faktura: Inspektera. Det här betyder att fakturan har skapats, sparats och har nu öppnats för justering och godkännande. 62

63 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Fakturan hämtar sin information från ordern och tar för givet att alla levererade artiklar ska faktureras. Om du har skapat och godkänt en delleverans, kommer fakturan automatiskt att innehålla endast det antalet som har levererats. Har två delleveranser gjorts kommer fakturan att innehålla det sammanslagna antalet som har levererats. Om du har gjort två delleveranser endast en av dem är godkänd kommer fakturan att innehålla antalet från den godkända utleveransen. Om ordern innehåller artiklar som kräver serienummer kan de registreras på en enda orderrad med det korrekta antalet. När utleveransen skapas, kommer den att innehålla det rätta antalet rader, alla med antalet ett. Fakturan som skapas från en sådan order kan, antingen spegla ordern (d.v.s. med en enda rad för de serienummermärkta artiklarna, med antalet från ordern) eller utleveransen (d.v.s. med ett flertal rader, varje med antalet ett). Markera kryssrutan Faktura baserad på utleverans i inställningen Orderinställningar om du vill använda det senare alternativet. Det här är användbart om du vill att serienumren ska skrivas ut på fakturan på samma sätt som på följesedeln. 63

64 Hansa Financials och HansaWorld Vanligtvis måste minst en utleverans ha genererats från ordern innan en faktura kan skapas, vilket betyder att en artikel inte kan faktureras förrän den har levererats. Det finns två undantag från det här: 1. Om kryssrutan Automatisk utleverans av tjänste- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar. I det här fallet skapas inga utleveranser för tjänste- och normalartiklar, vilket betyder att de kan faktureras omedelbart. Om du använder den här funktionen måste du se till att du inte av misstag skapar fakturor för tidigt för tjänster och arbete från ordrar som även innehåller lagerförda artiklar. Lagerförda artiklar måste fortfarande levereras innan de kan faktureras. Om det här alternativet används och när tjänste- eller normalartiklar är inkluderade i en order, kommer antalen i fälten Godk. utlev och Tot. utlev att ändras till det beställda antalet när ordern sparas. Tjänste- och normalartiklar kommer därför aldrig att inkluderas i utleveranser som skapas från ordern. Det betyder även att det beställda antalet för sådana artiklar inte kan förändras efter att ordern har sparats. 2. Om kryssrutan Faktura före utleverans på ordern eller kryssrutan Fakturor före utleveranser i inställningen Lagerinställningar är markerad. I det här fallet kan en faktura för hela ordern skapas före utleveransen. Om du har bestämt att kostnadskonteringar ska skapas i samband med leveranser, kommer fortfarande lagerverifikaten i modulen Redovisning att skapas när utleveransen godkänns (d.v.s. användningen av kryssrutan Fakturor före utleverans påverkar inte kostnadskonteringen på något sätt). Du kan manuellt ändra antalet på en eller flera rader i fakturan, men inte till ett antal som är större än det levererade antalet. Du kan även ta bort eller lägga till hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten eller Returtangenten. Om du behöver fakturera mer än vad som levererades måste du lägga till en ny rad i fakturan. Kontrollera att kryssrutan Uppdatera lager på delfönstret Utleverans i Fakturan är markerad så att lagret uppdateras korrekt med det extra antalet samt att en eventuell kostnadskontering inkluderas på fakturans verifikat. Kryssrutan Uppdatera lager har endast effekt på de rader som inte är relaterade till ordern. Två kryssrutor i inställningen Kontering (Kund), Uppdatera basvaluta vid fakturering och Uppdatera utländsk valuta vid fakturering, kontrollerar fakturans växelkurser på delfönstret Valuta. Om de här alternativen inte används kommer växelkurserna från ordern att användas. Om de används kommer den senaste registrerade basvalutakursen och växelkursen att användas. Det senare fallet kommer inte att påverka priserna på artiklarna. 64

65 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Det betyder att kunden kommer fortfarande att debiteras det överenskomna priset i valuta, men värdet på fakturan i den lokala valutan kommer att förändras (och därmed även värdet i fakturans verifikat). Om du vill uppdatera fakturans priser så att de reflekterar den nya växelkursen (d.v.s. förändra priserna till kunden men behålla det ursprungliga värdet i den lokala valutan), spara fakturan och välj sedan Uppdatera valutaprislists artikel från menyn Funktioner.Om kunden har tilldelats en standardartikel under delfönstret Priser, kommer samtliga artiklar i den posten att läggas till i fakturan automatiskt (de kommer inte att visas i ordern eller i utleveransen). Notera att de här artiklarna inte kommer att ha något antal, så säkerställ att antal anges innan fakturan skrivs ut eller godkänns. För att skriva ut en faktura, klicka på skrivarikonen. Om fakturan inte är markerad som godkänd, kommer fakturans utskrift att markeras som provutskrift. Provutskriften förhindrar att utskriften blandas ihop med den slutliga versionen av fakturan. När fakturan är komplett, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att fakturan godkänns. Ett tillhörande verifikat skapas i modulen Redovisning (innehållande en eventuell kostnadskontering) och du kan inte längre göra några förändringar i fakturan. Om du har delfakturerat en order, kommer du att ha möjlighet att skapa ytterligare en faktura, även om den första inte har godkänts. I kapitlet som handlar om modulen Fakturering, i Volym 2a av manualerna, hittar du information kring fakturans olika fält och funktioner. För att stänga fönstret och återvända till ordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringar. Fältet Fakturerat på ordern (visas under flik D) kommer att uppdateras automatiskt. Om du förändrar antalet i en fakturarad eller tar bort en hel rad, kommer den förändringen inte att uppdateras på flik D i ordern. I den här situationen kör underhållsfunktionen Räkna om ordrar för den specifika ordern och välj alternativet Fakturerat antal för att återställa det fakturerade antalet. Funktionen beskrivs senare i det här kapitlet. Om funktionen Fakturera väljs från menyn Funktioner i fönstret Order: Bläddra, kommer den endast att skapa en faktura för den första markerade ordern i listan. Om du vill skapa fakturor för ett flertal Ordrar samtidigt, använd underhållsfunktionen Samlingsfakturering (beskriven nedan). Du kan även skapa fakturor genom att dra en order med musen från fönstret Order: Bläddra till fönstret Fakturor: Bläddra. Fakturan kommer i det här fallet inte att öppnas automatiskt för kontroll och godkännande. 65

66 Hansa Financials och HansaWorld Om funktionen inte skapar en faktura, beror det troligtvis på att: 1. Det finns inga faktureringsbara artiklar i ordern. 2. Ordern har ett projektnummer angivet på delfönstret Lev.villkor. Om så är fallet måste fakturan skapas från modulen Projekt med underhållsfunktionen Fakturera projekt. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie fakturor (i modulen Fakturering). Det kan bero på ett fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönstret Ser.nr i den aktuella användarens personpost inte finns definierade i inställningen Nummerserier - fakturor. Det här problemet uppstår vanligen i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönstret Nr.ser på personposten, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Fakturor som har skapats av misstag med den här funktionen kan tas bort på följande sätt: 1. Förändra fakturans värde till noll. Gör det genom att ta bort alla rader från fakturan eller genom att ändra alla antal till noll. 2. Radera fakturan med kommandot Radera från menyn Post. 3. Kör underhållsfunktionen Räkna om ordrar för den specifika ordern och välj alternativet Fakturerat antal för att återställa det fakturerade antalet i ordern (flik D). Funktionen beskrivs senare i det här kapitlet. Om du vill förhindra att en faktura skapas för en order med godkända utleveranser, använd funktionen Sätt order till fakturerad från menyn Funktioner, beskriven nedan. Skapa förskottsfaktura En förskottsfaktura ska skapas om du har tagit emot en förhandsbetalning för ordern eller om du vill skicka en till kunden. Hansa möjliggör att du sätter upp en standardtext för de här fakturorna, samt vilket värde (procentsats av orderns värde) som ska faktureras. För att kunna utnyttja de här funktionerna (definieras i inställningen Förskott, beskriven tidigare i det här kapitlet), finns en separat funktion under menyn Funktioner från orderfönstret, där du kan skapa förskottsfakturor. När funktionen väljs, skapas en faktura som innehåller en referens till ordern som den skapades från och beloppet som ska betalas i förskott. Ordern måste sparas med knappen [Spara] innan funktionen kan användas. 66

67 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Fakturatexten ( Förskott för order: i illustrationen ovan) hämtas från textfältet i inställningen Förskott. Förskottsbeloppet är en angiven procentsats av ordervärdet, beräknat med procentsatsen angiven i fältet Förskott % på kundens kundkategori. Om det här fältet är tomt eller om kunden inte tillhör en kundkategori används procentsatsen angiven i inställningen Förskott. Den här inställningen avgör även om den här procentsatsen ska beräknas på ordervärdet inklusive eller exklusive moms. Förskottsfakturan behandlas som vilken annan faktura som helst, den måste godkännas innan den kan skickas till kunden och innan något verifikat skapas i modulen Redovisning. Den slutliga fakturan som skapas från ordern, kommer att innehålla en referens till förskottsfakturan och kommer att redovisas som ett avdrag från totalsumman. Följden blir att den sammanlagda summan av förskottet och den slutliga fakturan kommer att överensstämma med ordertotalen. Om det är nödvändigt kan du ta bort raden med förskottet på den slutliga fakturan och fakturera hela beloppet. Den slutliga fakturan som skapas från ordern i exemplet visas i det föregående avsnittet som beskriver funktionen Fakturera under menyn Funktioner. 67

68 Hansa Financials och HansaWorld När förskottsfakturan godkänns skapas ett verifikat i modulen Redovisning (om det är definierat så i inställningen Försystem i modulen Redovisning), som krediterar kontot som visas på fakturans första rad. Det förinställda kontot finns angivet som försäljningskonto på artikeln (eller dess artikelgrupp) som specificerats i inställningen Förskott. Om den här fältet är tomt, eller om ingen artikel finns angiven, hämtas det lämpliga försäljningskontot för orderns zon från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Det kan vara så att du behöver förändra kontot till ett interimskonto som förskottsbeloppet ska ligga på till dess att den slutliga fakturan har skapats. I exemplet har beloppet bokats mot konto När den slutliga fakturan skapas kommer det tillhörande verifikatet att debitera samma konto med beloppet från förskottsfakturan. Artikeln som är specificerad i inställningen Förskott förser även förskottsfakturan med momskoden, vilken bestämmer hur momsen ska konteras i verifikatet som skapas från fakturan. Endast en förskottsfaktura kan skapas från varje order. Ytterligare förskottsfakturor kommer att ges noll i belopp. 68

69 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Orderstatus Den här producerar en rapport för ordern som för tillfället är öppen på bildskärmen. Den här rapporten summerar all information kring ordern, inklusive alla orderdetaljer, varje utleverans samt varje faktura Skapa inköpsorder Den här funktionen används för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordrar som inte kan levereras från lagret. Inköpsordrarna kommer att sparas men inte godkännas. Du kan skriva ut ett flertal inköpsordrar med funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn när du befinner dig i modulen Inköp. Du kan läsa mer om inköpsordrar i kapitlet Inköpsordrar senare i den här manualen. Till skillnad från andra funktioner under menyn Funktioner i fönstret Order: Bläddra, kan den här funktionen användas på flera ordrar samtidigt. För att gör det, markera de aktuella ordrarna genom att hålla ned Shifttangenten medan du klickar. Välj sedan funktionen från menyn Funktioner. 69

70 Hansa Financials och HansaWorld För att avgöra vilka artiklar som inköpsordrarna ska innehålla måste följande åtgärder utföras: Artiklarna som ska beställas måste vara lagerförda (anges på delfönstret Priser i artikelposten). Artiklarna måste vara registrerade som inköpsartiklar i modulen Inköp. En av inköpsartiklarna för varje artikel måste vara specificerad med en leverantör samt vara markerad som förvald (kallas för förvalda inköpsartiklar ). Se kapitlet Inköpsordrar för ytterligare information kring inköpsartiklar. Om en artikel inte har en relaterad förvald inköpsartikel, kommer den ändå bli inkluderad i inköpsordern om du har angivit en förvald leverantör i inställningen Inköporderinställningar. Om ingen förvald leverantör finns specificerad, kommer ingen inköpsorder att skapas för artiklar som inte uppfyller kriterierna i de två ovanstående punkterna. När funktionen Skapa inköpsorder väljs kommer ett lämpligt antal inköpsordrar att skapas i registret Inköpsordrar. Åtgärden kan ta en liten stund beroende på hur många inköpsordrar som ska skapas. När antalet som ska beställas beräknas tar Hansa med både orderantalet och lagersaldot i beräkningen. Notera att syftet med den här funktionen är att skapa inköpsordrar för varor som behövs för att täcka utestående ordrar i ett enda steg. Den fungerar i stort sett som underhållsfunktionen Skapa inköpsorder utan några urval. Urvalet Per order används automatiskt i den här funktionen, vilket innebär att om det finns flera ordrar med samma artikel kommer funktionen inte att lägga ihop antalen på en och samma order. Den kommer istället att skapa en inköpsorder för varje order. Kostpriset kommer att hämtas från den förvalda inköpsartikeln. Om en artikel saknar en relaterad förvald inköpsartikel och om du definierat en förvald leverantör, kommer kostpriset att hämtas från flik C på den relevanta orderraden. Om det här inte passar dina krav, använd underhållsfunktionen Skapa inköpsordrar istället. Om du behöver skapa inköpsordrar för artiklar som ligger under deras beställningspunkt, använd funktionen Skapa inköpsordrar från menyn Funktioner i fönstret Inköpsordrar: Bläddra. Skapa aktivitet Den här funktionen kan användas för att skapa poster i registret Aktiviteter i modulen System. Vid behov kan det här vara användbart för att t.ex. planera ett samtal till kunden angående ordern. Aktivitetstypen som tilldelas aktiviteter som skapas med den här funktionen kommer att hämtas från inställningen Aktivitetstyper, försystem, i modulen CRM. Uppgifttypen i den 70

71 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder nya aktiviteten kommer att sättas till Att göra, symbolen till Annat och startdatumet till orderdatumet. Till skillnad från andra funktioner under menyn Funktioner kan den här utföras på flera ordrar samtidigt. För att göra det, markera aktuella ordrar genom att hålla ned Shifttangenten medan du klickar. Välj sedan funktionen från menyn Funktioner. Separata aktiviteter kommer att skapas i registret Aktiviteter för varje markerad order. De sparas i registret Aktiviteter men öppnas inte för kontroll eller förändring. När funktionen väljs från fönstren Order: Ny post och Order: Inspektera öppnas följande fönster, från vilken en ny post i registret Aktiviteter kan skapas En ny post öppnas i fönstret Aktivitet: Inspektera. Det betyder att den redan har sparats och har öppnats för kontroll. Personen angiven i aktiviteten kommer att vara säljaren från ordern och den aktuella användaren kommer att visas i fältet Cc. Efter eventuella förändringar, spara posten genom att klicka på [Spara] i knappraden och stäng den genom att klicka i stängningsrutan. Alternativt, om du inte längre behöver aktiviteten, ta bort 71

72 Hansa Financials och HansaWorld den genom att välja Radera från menyn Post. I båda fallen kommer du tillbaka till orderfönstret. Ordern och aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga. Det här gör att du snabbt kan öppna ordern från aktiviteten eller aktiviteten från ordern. När du har en aktivitet eller order öppen, klicka på bilden med gemet högst upp till höger i posten för att öppna en lista med bilagor. Dubbelkicka sedan på en av bilagorna för att öppna den. Du kan även låta aktiviteter skapas automatiskt från ordrar när de sparas första gången. Se beskrivningen av Orderklasser ovan för ytterligare information. Se Volym 6 av manualerna för en utförlig beskrivning av fönstret Aktivitet: Inspektera samt inställningen Aktivitetstyper, försystem. Sätt order till fakturerad Den här funktionen finns endast tillgänglig från menyn Funktioner i fönstret Order: Blädda. Den kan användas vid tillfällen där en utleverans har godkänts men av någon anledning så får ingen faktura skapas. Markera säljordern och välj funktionen från menyn Funktioner. Det fakturerade antalet på flik D för varje orderrad kommer att sättas till det levererade antalet från fältet Tot.utlev för att förhindra att någon faktura skapas från ordern. Om du senare bestämmer dig för att skapa en faktura, använd underhållsfunktionen Räkna om ordrar för att sätta det fakturerade antalet på flik D på varje orderrad till noll eller till antalet som tidigare faktureras. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status för artikeln som är angiven i orderraden där markören befinner sig eller för artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. I ett eget fönster visas lagersaldot, hur många som ligger i order, hur många som är levererbara samt det aktuella täckningsbidraget för varje artikel. Se kapitlet Artiklar och Priser i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Skriv ut internorder En utskriven order skickas vanligtvis till kunden för att bekräfta att ordern har tagits emot och registrerats. En internorder används inom företaget för administrativa ändamål och som referens. 72

73 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Det finns tre sätt att skriva ut en internorder. 1. När du registrerar eller inspekterar en order, välj Skriv ut internorder från menyn Funktioner. 2. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka Internorder från listfönstret Dokument eller markera det och tryck på Entertangenten. Ange ordernumret (eller ett intervall av ordernummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [Kör]. 3. Dokumentet internorder kan även skrivas ut med automatik. Det kontrolleras med inställningen Automatik i modulen System. Se lämpligt avsnitt i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. Oavsett vilken metod som du använder, avgör följande vilken dokumentmall som kommer att användas: 1. Utforma internorderna dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INTERNORDER. Använd funktionen Egenskaper i menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Internorder. Ett förslag till INTERNORDER medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för användning av registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Välj modulen Order genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Listfönstret Dokument öppnas, markera Internorder. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange INTERNORDER i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Klicka på [Spara] för att spara orderbekräftelsens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från ordern när skrivarikonen används. Returnerade varor Den här funktionen används när din kund returnerar levererade varor. När det inträffar, öppna ordern och välj Returnerade varor från menyn Funktioner. För att funktionen ska ha någon effekt, måste först alla förändringar i ordern vara utförda och sparade (använd knappen [Spara]), och minst en tidigare 73

74 Hansa Financials och HansaWorld utleverans måste vara godkänd. Ett alternativ är att öppna utleveransen och välja Returnerat varor från menyn Funktioner. Om du använder dig av FIFO-metoden och/eller kostnadskonteringar (för lagervärdering i redovisningen), är svårigheten med att returnera varor till lagret, att systemet inte vet den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) på varorna som returneras. Syftet med registret Returnerat varor är att ge användaren möjlighet att påverka den här processen så att korrekta FIFO-värden kan registreras. En ny post skapas i registret Returnerade varor (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Returnerat varor: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har sedan öppnats för förändring och godkännande. Posten hämtar sin information från ordern. Det förinställda antalet är det som redan har levererats. Om ordern innehåller artiklar som inte har levererats alls, kommer de här artiklarna inte att följa med till posten för returnerade varor. Notera att det förinställda kostpriset är hämtat från flik C på ordern och är inte den returnerade artikelns faktiska kostpris. Det här beror på 74

75 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder problemet med att beräkna det korrekta FIFO-värdet och att FIFO-värden inte lagras i ordrar. Ange det returnerade antalet för varje artikel och ta bort artiklar som inte returnerats genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra kostpriset till det korrekta värdet av den returnerade artikeln (vilket visas i den ursprungliga utleveransen). Om en artikel som returneras är av typen struktur, ska du lista dess komponenter i returposten, inte själva strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med utleveransen och finns inte själva på lagret. Därför ska de inte inkluderas i en returpost. Endast komponenterna ska listas i returposten vilket säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. Serienummer på serienummermärkta artiklar som returneras kommer inte att överföras från ordern till returposten. Det här beror på att serienumren på levererade artiklar inte lagras alls på ordern om antalet är större än ett. Du måste själv ange det korrekta serienumret på flik B i returposten. Om varor returneras p.g.a. något fel (d.v.s. kunden vill ha en ersättande vara), välj att reducera det levererade antalet med alternativen på högra sidan i fönstret. När du sedan har sparat och godkänt returposten kan du skapa en ny utleverans med det korrekta antalet från ordern. I det här fallet kanske du väljer att inte uppdatera lagret (kryssruta) med returposten och sedan skriva av artiklarna i registret Lageruttag. Om du behöver returnera artiklarna till leverantören, rekommenderas det att lagret uppdateras och att artiklarna sedan tas ut från lagret med en post i registret Lageruttag. Alternativt kanske varorna returneras utan att kunden ska ha några ersättande varor (ordern kanske har annullerats). I det här fallet, välj att reducera det beställda antalet och att uppdatera lagret. När posten har godkänts kommer både det beställda och levererade värdet på ordern att ha reducerats. Om ordern har fakturerats, kan du kreditera den ursprungliga fakturan genom att använda funktionen Skapa kreditfaktura från menyn Funktioner i returposten. Funktionen kommer att skapa en kreditfaktura med ett korrekt betalningsvillkor och med en referens till fakturan som krediteras. När returposten är klar, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att returposten är godkänd. När det här är gjort kommer du inte längre att kunna göra några förändringar i posten. Du kommer inte att kunna skapa en kreditfaktura förrän posten är godkänd. Ett verifikat med en lagerkontering kommer att skapas i modulen Redovisningen om det är definierat så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. En möjlig arbetsrutin kan vara att skapa en post i registret Returnerade varor när kunden kontaktar dig angående returnering av levererade varor. Numret 75

76 Hansa Financials och HansaWorld på posten i registret Returnerade varor kan då användas som ett returnummer. När artiklarna ankommer kan posten godkännas och lagret blir därmed korrekt uppdaterat. För en beskrivning av fönstret, samt detaljerad information kring verifikat ett som skapas när en returpost godkänns, se kapitlet som beskriver modulen Varulager, senare i den här manualen. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret och återvända till ordern. Du kommer att tillfrågas om ändringarna ska sparas. Fälten Godk.utlev och Tot. utlev på ordern (visas på flik D) kommer att uppdateras automatiskt (vilket även antalet på flik A kommer att göra om du har valt det). Uppdatera artiklar på valutaprislista Om en komplex order registreras med fel valuta, växelkurs eller prislista, eller om växelkursen har förändrats så pass mycket mellan det att ordern registrerades och dess slutliga godkännande att priserna måste förändras, behöver du inte registrera om hela ordern. Ändra till den korrekta valutan, växelkursen eller prislistan och välj sedan den här funktionen. Alla priser kommer att konverteras enligt de nya uppgifterna. Lagertransaktion Om det inte finns tillräckligt i lager på lagerstället som är specificerat på delfönstret Lev.villkor för att kunna leverera ordern (vilket kan kontrolleras med funktionen Artikelstatus, beskriven ovan), kan den här funktionen användas för att flytta artiklar som eventuellt finns på en annan plats till det här lagerstället. Ordern måste sparas innan funktionen kan användas och det måste finnas ett lagerställe specificerat på delfönstret Lev.villkor (om inte ett huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar, vilket i så fall kommer att användas). Ordern kan inte vara stängd och det måste finnas minst en rad som inte är fullt levererad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lagertransaktioner (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lagertransaktion: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. 76

77 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Lagerstället från delfönstret Lev.villkor på ordern (eller, om det är tomt, huvudlagret) kopieras till fältet Till lagerställe på lagertransaktionen för att möjliggöra en flytt av artiklarna till lagerstället (lagerstället på flik F används inte). Textfältet på Lagertransaktionen innehåller en referens till ordern som den skapades från. Alla rader i ordern kommer att överföras till lagertransaktionen med undantag för de rader som redan är fullt eller delvis levererade. Antalet hämtas från ordern, ingen beräkning av skillnaden mellan vad som är beställt och vad som redan finns på lagerstället kommer att ske. Ange vilket lagerställe lagret ska flyttas från i fältet Från lagerställe och markera kryssrutan Godkänd och klicka sedan på [Spara] för att spara. Artiklarna kommer att flyttas till det angivna lagerstället. Du kommer inte att kunna godkänna lagertransaktionen om det inte finns tillräcklig i lager på lagerstället som artiklarna ska flyttas från, och om alternativet Tillåt ej överleverans används i inställningen Lagerinställningar. Den här kontrollen kommer inte att göras för tjänste- och normalartiklar, oavsett vilket alternativ som används för Överleverans. Du kan använda funktionen Artikelstatus från menyn Funktioner för att innan försäkra dig om att artiklar finns på det lagerställe du ska flytta från. Alternativt kan du ta fram rapporten Lagerlista. 77

78 Hansa Financials och HansaWorld När en Lagertransaktion godkänns och sparas kommer beloppet i fältet Gammalt värde att förändras till FIFO- eller det vägda värdet. Det vägda inpriset på artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare inleveranser, vilket visas på delfönster Kostnad på artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFOvärdena. Om alternativet FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, kommer även extra värden att läggas till i FIFO-värdet för den flyttade artikeln. Använd underhållsfunktionen Skapa lagertransaktioner (som beskrivs nedan) om du behöver skapa ett flertal lagertransaktioner på samma gång. Se kapitlet Modulen Varulager senare i manualen för ytterligare information om fönstret Lagertransaktion: Inspektera. Räkna om vikt och volym Allt eftersom artiklar läggs till i ordern visas det totala antalet och deras totala vikt och volym under delfönstret Lev.villkor, beräknade från orderantalet och artikelposterna. Om vikten eller volymen förändras på en artikel eller om värdena av någon annan anledning är felaktiga, kan de räknas om med hjälp av den här funktionen. Skapa e-postbrev Den här funktionen kan användas för att skapa ett e-postbrev som innehåller information från ordern. Funktionen kan användas för att skicka ordern via e- post till kunden. 78

79 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder När funktionen väljs öppnas följande fönster, från vilket ett nytt e-postbrev kan skapas En ny post öppnas i fönstret E-post: Inspektera. Det betyder att den redan har sparats och har nu öppnats för kontroll. Den aktuella användaren kommer att automatiskt att sättas som avsändare. Fältet Till kommer att innehålla e- postadressen till kontaktpersonen eller kunden som är angiven i ordern. Texten i fältet Ämne ( Ny order: i exemplet ovan) är hämtat från inställningen Order e-post. Även ordernumret visas. Inställningen Order e- post ger dig även möjlighet att inkludera två standardtexter i e-postbrevet. Den första av dem visas i början på textfältet ( Ny order artiklar: i exemplet ovan). Texten följs av en lista över orderns artiklar med priser och antal. Sedan visas giltighetsdatum och betalningsvillkor samt den andra standardtexten ( Övrig information: i exemplet ovan). Innehållet kan redigeras vid behov och du kan lägga till eller ta bort mottagare. När du är klar att skicka e-postbrevet, markera kryssrutan Sänt. Spara slutligen e-postbrevet genom att klicka på [Spara] i knappraden. Om du använder funktionen Lås och sänd e- post automatiskt i inställningen E-postinställningar i modulen System, avancerat och e-postbrevet innehåller en extern e-postadress (d.v.s. innehåller kommer e-postbrevet automatiskt att skickas. Om du inte 79

80 Hansa Financials och HansaWorld använder det här alternativet, välj Sänd e-post från menyn Funktioner efter att brevet har sparats. Stäng slutligen e-postbrevet genom att klicka i stängningsrutan. Du kommer att komma tillbaka till orderfönstret. Om funktionen inte skapar ett e-postbrev beror antagligen på en av följande orsaker: 1. Den aktuella användaren saknar en e-postlåda. 2. Kontaktpersonen och kunden i ordern saknar e-postadresser. 3. Ordern har inte sparats. Om du vill använda den här funktionen för att skicka e-postbrev till arbetskollegor måste Hansas e-postfunktionalitet användas och mottagaren måste ha en e-postlåda. Om du behöver skicka e-postbrev till kunder måste Hansas gateway användas och inställningen E-post SMTP-servrar måste konfigureras. Se Volym 6 av manualerna för detaljerad information kring Hansas e-postfunktioner. Senaste försäljningspriser Den här funktionen producerar en rapport som visar försäljningspriserna som tidigare har debiteras kunden för en av orderns artiklar. Ställ markören i en av orderraderna och välj sedan funktionen. Rapporten visar priset från senaste ordern. Lägg till osynliga rader Den här funktionen kan användas för att dölja vissa rader på utskriften av ordern. Registrera ordern så att raderna som ska skrivas ut ligger ovanför de rader som inte ska skrivas ut. Placera sedan markören på första raden som inte ska skrivas ut. Det här kan inte utföras på orderns första rad. Välj den här funktionen och en ny rad kommer att infogas. Den nya raden och samtliga efterföljande rader kommer inte att skrivas ut. Registret Kunder Se kapitlet Kunder i Volym 1 av manualerna för information om det här registret. 80

81 Kapitel 1: Order - Registret Säljorder Registret Artiklar Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om det här registret. Registret Priser Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om det här registret. 81

82 Hansa Financials och HansaWorld Underhåll Introduktion Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. För att använda någon av de här funktionerna, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Fakturera levererade ordrar Den här funktionen ger dig möjlighet att skapa fakturor från fler ordrar på en gång. Funktionen söker reda på alla godkända fast inte fakturerade utleveranser och skapar lämpliga fakturor. Fakturorna kan sparas i registret Fakturor som ej godkända eller godkända. Den stora skillnaden mellan den här funktionen och funktionen Samlingsfakturering, beskriven nedan, är att en separat faktura kommer att skapas från varje order, istället för en faktura för varje kund med möjligheten att inkludera flera ordrar. Varje faktura kommer att innehålla en referens till ordern den kommer från. Ordrar som saknar betalningsvillkor kommer inte att faktureras. Du kan godkänna samtliga fakturor i ett enda steg genom att markera dem alla i fönstret Fakturor: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Funktioner. Kom 82

83 Kapitel 1: Order - Underhåll - Fakturera levererade ordrar ihåg, att om du vill förändra några fakturor måste du göra det innan de godkänns. Du kan även skriva ut flera fakturor samtidigt genom att i modulen Fakturering använda funktionen Dokument från menyn Arkiv, eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att skriva ut och godkänna fakturor beskrivs närmare i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna. När du väljer funktionen Fakturera levererade ordrar öppnas följande urvalsfönster Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt Om du vill skapa fakturor från levererade ordrar för en specifik kund, ange kundnumret här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Sorteringsurval Godkänn fakturor Använd det här fältet för att begränsa funktionen till att endast skapa fakturor för levererade ordrar som tillhör en specifik orderklass. Intervall Alfanumeriskt Fakturor kommer att skapas från ordrar angivna med sorteringsnycklar inom intervallet som specificeras här. Orderns sorteringsnyckel visas på delfönstret Lev. villkor. Markera den här kryssrutan för att skapa godkända fakturor. Annars kommer ej godkända fakturor att skapas. 83

84 Hansa Financials och HansaWorld Räkna om ordrar Uppdatera till nuvarande priser Markera den här kryssrutan om du vill att fakturan ska använda de senaste priserna från registrena Priser och Artiklar istället för priserna angivna i ordern. Om funktionen inte skapar en faktura beror det troligen på något av följande: 1. Det finns inga artiklar på ordern som ska faktureras. 2. Ordenr har ett projektnummer angivet på delfönstret Lev.villkor. Om så är fallet måste fakturan skapas från modulen Projekt med underhållsfunktionen Fakturera projekt. 3. Fältet Bet.villkor på delfönstret Datum i ordern är tomt. 4. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie fakturor (i modulen Fakturering). Det kan bero på ett fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönstret Ser.nr i den aktuella användarens personpost inte finns definierade i inställningen Nummerserier - fakturor. Det här problemet uppstår vanligen i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönstret Nr.ser på personposten, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många fakturor som kommer att skapas. När det är klart kommer du att komma tillbaka till listfönstret Underhåll. Värdena i fälten Godk. utlev, Tot. utlev och Fakturerat i ordrar kan emellanåt uppdateras felaktigt i vissa situationer. Om det här händer kan de korrigeras med den här funktionen. Ange ordernumret på den order som du vill korrigera (eller ett intervall av ordrar), och specificera om det är det utlevererade antalet eller det 84

85 Kapitel 1: Order - Underhåll - Samlingsfakturering fakturerade antalet (eller båda) som ska uppdateras. Klicka på [Kör] i knappraden. Ordrarna kommer att uppdateras till den aktuella statusen.! Använd inte den här funktionen på ordrar som har fakturerats med underhållsfunktionen Samlingsfakturering. De här fakturorna har inget ordernummer på delfönstret Identifierare, vilket innebär att funktionen inte kan hitta dem när uppdatering av fakturerat antal sker. Samma gäller för de ordrar som är satta som fakturerade med funktionen Sätt order till fakturerad. Det finns inga fakturor från dessa ordrar och därför kommer de inte hittas av uppdateringsfunktionen. Samlingsfakturering Den här funktionen ger dig möjlighet att skapa fakturor från fler ordrar på en gång. Funktionen söker reda på alla godkända fast inte fakturerade utleveranser och skapar lämpliga fakturor. Fakturorna sparas i registret Fakturor som ej godkända. Varje faktura kommer att innehålla en referens till ordern den kommer från. Om flera utleveranser har gjorts till samma kund, kanske från olika ordrar, kommer de att faktureras tillsammans på en och samma faktura, under förutsättning att de har samma betalningsvillkor. Annars kommer en faktura för varje betalningsvillkor att skapas. Om du vill att en faktura ska skapas för varje order, använd funktionen Fakturera levererade ordrar, beskriven ovan. Du kan godkänna samtliga fakturor i ett enda steg genom att markera dem alla i fönstret Fakturor: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Funktioner. Kom ihåg, att om du vill förändra några fakturor måste du göra det innan de godkänns. Du kan även skriva ut flera fakturor samtidigt genom att i modulen Fakturering använda funktionen Dokument från menyn Arkiv, eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att skriva ut och godkänna fakturor beskrivs närmare i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna. 85

86 Hansa Financials och HansaWorld När du väljer funktionen Samlingsfakturera öppnas följande urvalsfönster Här kan du begränsa funktionen till att skapa fakturor för en specifik kund, en specifik kundkategori eller för ett intervall av kunder (ange två kundnummer, separerade med ett kolontecken). Du kan använda funktionen Klistra in Special om nödvändigt. För att skapa fakturor från ordrar där fältet Faktura till på delfönstret lev.villkor innehåller ett kundnummer (d.v.s. fakturorna ska skickas t.ex. till ett factoringbolag istället för direkt till kunden), ange kundnumret på factoringbolaget, inte huvudkunden som är angiven i orderns posthuvud. Lämna fälten tomma om du vill att funktionen ska skapa fakturor på alla lämpliga utleveranser oavsett kund. Alternativen under Funktion ger dig möjlighet till att kontrollera vad fakturorna ska innehålla. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många fakturor som kommer att skapas. När det är klart kommer du att komma tillbaka till listfönstret Underhåll. 86

87 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa planerade poster Nedanför visas ett exempel på en faktura som har skapats med hjälp av den här funktionen Samlingsfakturering. Om kunden har tilldelats en post från inställningen Standardartiklar (på delfönstret Priser i kundposten), kommer samtliga artiklar i den posten att läggas till i fakturor som skapas för den här kunden. Du kan välja i urvalsfönstret för samlingsfaktureringen om du vill att en standardartikel ska läggas till varje faktura eller varje order. Notera att de här artiklarna inte kommer att tilldelas något antal, så säkerställ att antalet anges innan fakturorna godkänns Skapa planerade poster Den här funktionen är användbar i företag som arbetar efter i sista minuten -principen, där inköpsordrar för artiklar på ordrar skapas så sent som möjligt, så att varorna kan tas emot precis innan de planeras att levereras till kunden. Funktionen skapar inköpsordrar och produktioner för artiklar på ordrar daterade enligt de planerade leveransdagarna och produktionstiden för artikeln i fråga. De kallas ibland för Framtids- eller Planerade poster. 87

88 Hansa Financials och HansaWorld Om du vill använda den här funktionen måste fältet Planerad leveransdag använda ett datumformat, vilket ställs in i inställningen Planerad leverans. Funktionen kommer att leta reda på alla ej fullt levererade ordrar med en planerad leveransdag som ligger inom den specificerade perioden. Vanligtvis kommer en separat inköpsorder att skapas för varje datum/leverantörskombination. Inköpsordern kommer inte att vara godkänd. De kan skrivas ut och godkännas vid en lämplig tidpunkt från fönstret Inköporder: Bläddra, sorterade efter transaktionsdag. Undantag från det här är noterade under illustrationen där fälten beskrivs. Poster kommer att skapas i registret Produktion om någon av artiklarna i ordrarna är lagerförda artiklar med ett recept specificerat på delfönstret Recept. Posterna kommer att innehålla komponenter i artiklarnas recept och inköpsordrar kommer att skapas för dessa kompontenter. Se Volym 5 av manualerna för ytterligare information om registren Recept och Produktion. Artiklarnas leverantörer kommer att väljas enligt följande: 1. Leverantören som finns angiven på artikelns eventuellt korresponderande inköpsartikel, som också är markerad som förvald, kommer att användas. Se kapitlet Modulen Inköp för ytterligare information om inköpsartiklar. 2. Om artikeln saknar en korresponderande inköpsartikel, kommer leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Inga inköpsordrar kommer att skapas om ingen förvald leverantör finns specificerad eller om artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1. Inköpsorderns datum kommer att beräknas från den planerade leveransdagen på ordrarna och leveransdagarna på inköpsartiklarna. Till exempel: Planerad leveransdag på order Leveransdagar på artikel 1 (från inköpsartikel) 10 Leveransdagar på artikel 2 (från inköpsartikel) 5 Datum på inköpsorder för artikel Datum på inköpsorder för artikel Om en artikel köps in från den förvalda leverantören (punkt 2 ovan), kommer noll leveransdagar att förutsättas. För lagerförda artiklar med recept, kommer det att bli nödvändigt att skapa poster i registret Produktioner. Deras datum kommer att beräknas utifrån receptens produktionsdagar och produktionsdagar per enhet. Om inköpsordrar skapas för komponenterna kommer inköpsordrarna att dateras så att komponenterna ankommer i tid för monteringen av artikeln. 88

89 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa planerade poster När funktionen Skapa planerade poster väljs öppnas följande urvalsfönster Planerad period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Inköpsordrar och produktioner kommer att skapas från samtliga ordrar med en planerad leveransdag inom perioden som anges här. Om specifika orderrader har planerade leveransdagar under flik E, kommer dessa att användas istället för datumet på delfönstret Datum. Fältet på delfönstret Datum kan faktiskt vara tomt om alla orderrader har deras egna datum. Den planerade leveransdagen måste vara av fälttypen Datum, vilket anges i inställningen Planerad leverans. Den förinställda perioden löper från det aktuella datumet fram till den sista dagen i den första perioden angiven i inställningen Perioder. Stängda ordrar med en planerad leveransdag inom den angivna perioden kommer att ignoreras. Artiklar Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att skapa inköpsordrar och produktioner för specifika artiklar, ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer här. Endast artiklar inom 89

90 Hansa Financials och HansaWorld intervallet som har använts i de valda ordrarna kommer att beställas. Endast lagerförda artiklar kommer att beställas. Normala, struktur-, och tjänsteartiklar kommer att ignoreras. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering För att skapa inköpsordrar och produktioner för artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp, ange den artikelgruppen här. Endast lagerförda artiklar som har använts i de valda ordrarna kommer att beställas. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om det här fältet lämnas tomt kommer funktionen att skapa en inköpsorder för varje kombination av leverantör/datum, med reservation för alternativet Skapa inköpsorder per säljorder nedan. Det här innebär att artiklar från olika ordrar som kan beställas från en och samma leverantör och som ska beställas på ett specifikt datum, kommer att läggas till i samma inköpsorder. Lagerstället på delfönstret Lev.adress i den hör inköpsordern kommer att lämnas tomt. Hänsyn kommer att tas till ordrar med och utan lagerställe (specificerat på delfönstret Lev.villkor ). Om det här fältet innehåller ett lagerställe eller ett intervall av lagerställen, kommer funktionen att skapa separata inköpsordrar för varje kombination av leverantör/datum/lagerställe. Det lämpliga lagerstället kommer att visas på delfönster Lev.adress i inköpsordern. Endast ordrar med det angivna lagerstället (specificerat på delfönster Lev.villkor ) kommer att hanteras i underhållet. Funktionen kommer inte att uppmärksamma eventuella lagerställen som har angivits under flik F på ordern. Vanligtvis ska endast en inköpsorder och en produktion skapas från varje specifik order. Upprepad användning av funktionen Skapa planerade poster kommer inte att resultera i flera inköpsordrar. Men, om funktionen används två gånger för ordrar med lagerställen, den 90

91 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa planerade poster Skapa Ignorera befintliga lagervärden första gången för en specifik artikel (eller med ett helt tomt urvalsfönster) och sedan för ett specifikt lagerställe, kommer två inköpsordrar att skapas, en med ett lagerställe specificerat på delfönstret Lev.adress och en utan lagerställe. Det är därför rekommenderat att du alltid specificerar ett lagerställe eller alltid lämnar fältet Lagerställe tomt, enligt det som bäst passar dina behov. Använd de här alternativen för att avgöra om inköpsordrar och/eller Produktioner ska skapas för komponenterna. Om du väljer att endast skapa produktioner, kommer inköpsordrar fortfarande att skapas för komponenterna. Notera, när recept registreras ska alltid den sista raden innehålla artikelnumret på Ut-artikeln (d.v.s. artikeln som produceras). Om ett recept inte är registrerat på det här sättet, kommer den här funktionen få problem när den försöker skapa en produktion innehållande det här receptet. Registreringen av recept beskrivs detaljerat i Volym 5 av manualerna. Antalet som anges på inköpsordrar och produktioner kommer automatiskt att ta med det aktuella lagersaldot i beräkningen. Om du t.ex. har en order med fem av en specifik artikel, som det redan finns tre av i lagret, kommer funktionen att skapa en inköpsorder som innehåller två. Den minsta beställningskvantiteten från inköpsartikeln kommer att tas med i beräkningen. Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet att kopieras direkt från ordern till inköpsordern. Det aktuella lagersaldot kommer att ignoreras. Med samma exempel som ovan kommer alltså inköpsordern med det här alternativet att innehålla fem stycken av artikeln. Den minsta beställningskvantiteten från inköpsartikeln kommer även här att tas med i beräkningen. Inklusive artiklar utan framtida planering Funktionen kommer att inkludera artiklar i ordern som inte har någon planerad leveransdag angiven. 91

92 Hansa Financials och HansaWorld Skapa en inköpsorder per säljorder Funktionen skapar vanligtvis endast en inköpsorder för varje kombination av leverantör/datum eller för varje kombination av leverantör/datum/lagerställe, beroende på om fältet Lagerställe innehåller något värde. Artiklar från olika ordrar som kan beställas från samma leverantör och ska beställas på samma datum, kommer att beställas tillsammans på samma inköpsorder. Om det redan finns en öppen och ännu ej godkänd inköpsorder med samma leverantör, lagerställe, orderdatum och planerad leveransdag, kommer ingen ny inköpsorder att skapas. Artiklarna kommer istället att läggas till på den redan befintliga inköpsordern. Om du istället vill att separata inköpsordrar ska skapas för varje order, markera den här kryssrutan. Alternativet påverkar endast funktionen om ett lagerställe finns angivet i fältet ovan. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många inköpsordrar och produktioner som ska skapas. När den är klar kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. Skapa planerade poster från order Den här funktionen är mycket lik underhållsfunktionen Skapa planerade poster, men möjliggör att inköpsordrar och produktioner skapas från individuella ordrar istället för specifika artiklar. Se beskrivningen av Skapa planerade poster ovan för ytterligare information. Alternativet Ignorera befintliga lagervärden hanteras som markerad i den här funktionen. 92

93 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa inköpsorder Skapa inköpsorder Den här funktionen används för att skapa inköpsordrar från specifika ordrar, d.v.s. inköpsordrar för artiklar från ordrar som inte fullt kan levereras från lagret. Inköpsordrarna kommer att sparas som ej godkända i registret Inköpsorder. Du kan skriva ut flera inköpsordrar samtidigt genom att i modulen Inköp använda funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att godkänna och skriva ut Inköpsordrar beskrivs närmare i kapitlet Modulen Inköp senare i manualen. Endast lagerförda artiklar kommer att beställas. Normal-, struktur-, och tjänsteartiklar kommer att ignoreras. Artiklarnas leverantörer kommer att väljas enligt följande: 1. Leverantören som finns angiven på artikelns eventuellt korresponderande inköpsartikel, som också är markerad som förvald, kommer att användas. Se kapitlet Modulen Inköp för ytterligare information om inköpsartiklar. 2. Om artikeln saknar en korresponderande inköpsartikel, kommer leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Inga inköpsordrar kommer att skapas om ingen förvald leverantör finns specificerad eller om artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1. När du väljer funktionen Skapa inköpsorder öppnas följande urvalsfönster 93

94 Hansa Financials och HansaWorld Om du vill skapa inköpsordrar för samtliga säljordrar, lämna de tre fälten tomma. Använd dem annars som de beskrivs nedan. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill skapa inköpsordrar för säljordrar inom en viss period, ange start- och slutdatumet, separerade med ett kolontecken. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att funktionen ska begränsa sig till en specifik säljorder eller ett intervall av säljordrar. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Funktion Per order Per leverantör Samlingsorder Använd det här fältet för att funktionen ska begränsas till säljordrar som tillhör en specifik orderklass. De här radioknapparna används för att bestämma hur inköpsordrarna ska skapas. Oavsett vilket alternativ som väljs, kommer antingen leverantören som finns angiven på den förvalda inköpsartikeln eller den förvalda leverantören i inställningen Inköpsorderinställningar att användas. En inköpsorder kommer att skapas för varje säljorder. Även om du har två säljordrar med samma artikel, kommer två inköpsordrar att skapas. Inköpsordrarna kommer att innehålla antalet från respektive säljorder (förutsatt att ingenting finns i lager eller att beställningsnivån har understigits). En inköpsorder kommer att skapas för varje leverantör. Även om du har två säljordrar med samma artikel, kommer en enda inköpsorder att skapas med det sammanslagna antalet från båda säljordrarna.. Det här alternativet fungerar som alternativet Per leverantör. Skillnaden är att antalet från varje säljorder kommer att presenteras tillsammans med säljordernumret på inköpsordern. Om du har några inköpsordrar som inte är godkända och som är ställda till någon av de 94

95 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa inköpsorder Artikelbenämning från order Kundens lev.adress på inköpsordern Endast artiklar med brist leverantörer som används i den här funktionen, kommer artiklarna att läggas till i de redan befintliga inköpsordrarna. Artiklarna läggs till i leverantörens tidigaste inköpsorder. Det kommer alltså inte att skapas några nya inköpsordrar. Med den här kryssrutan markerad kommer benämningen för varje artikel som presenteras på inköpsordern att hämtas från säljordern. Om kryssutan inte är markerad hämtas benämningen från inköpsartikeln. Markera det här alternativet om du vill att kundens namn och leveransadress ska skrivas ut på varje inköpsorder. Alternativet kan endast användas tillsammans med alternativen Per order och Samlingsorder ovan. Markera det här alternativet om du behöver skapa inköpsordrar för sådana artiklar som du kan leverera från lagret. Lagernivån kommer att tas med i beräkningen av antalet som ska beställas. Om alternativet inte är markerat kommer inköpsordrar att skapas för samtliga artiklar i det angivna intervallet med säljordrar. Orderantalet kommer att kopieras till den nya inköpsordern, så ingen hänsyn kommer att tas till den befintliga lagernivån. Orderkommentar på inköpsorder (endast per order) Inköpspris Det här alternativet kan endast användas om du har markerat alternativet Per order ovan. Det kommer att kopiera texten från fältet Kommentar på ordern till fältet Kommentar på inköpsordrarna som skapas från ordern. Använd de här alterntiven för att specficera hur inköpspiset för varje artikel i inköpsordern ska väljas. Alltid från inköpsartikel Om en artikel har en förvald inköpsartikel, kommer inköpspriset att hämtas därifrån. Om en förvald leveranstör finns specificerad kommer inköpspriset att hämtas från fältet Kostpris på flik 95

96 Hansa Financials och HansaWorld Alltid från artikelns kostpris C i säljordern (det här artikelns kostpris plus extra kostnader). Inköpspriset kommer att sättas till varje artikels kostpris (delfönstret Kostnad ). Om fältet är tomt kommer kostpriset från flik C på ordern att hämtas. I det här fallet kommer den förvalda inköpsartikeln (om det finns en sådan) endast att tillhandahålla leverantören. Från artikelns kostpris eller från inköpsartikeln Om artikeln har en förvald inköpsartikel, kommer inköpspriset att hämtas från fältet Kostpris på flik C i säljordern. Annars, om en förvald leverantör har specificerats, kommer inköpspriset att hämtas från fältet Kostpris i artikelposten. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på hur många inköpsordrar som ska skapas. När det är klart kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. Syftet med den här funktionen är att skapa inköpsordrar för varor som behövs för att leverera utestående säljordrar, även om den tar värdet från beställningsnivåerna i beräkning. Om du behöver skapa inköpsordrar för artiklar som har understigit sina beställningsnivåer, använd funktionen Skapa inköpsordrar från menyn Funktioner i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Skapa lagerstransaktioner Den här funktionen möjliggör att lagertransaktioner kan skapas batchvis och att lagerförda varor kan flyttas till lagerstället specificerat på delfönstret Lev.villkor i de valda ordrarna. Funktionen letar reda på alla ordrar i urvalet och skapar lämpliga lagertransaktioner för dem som har ett lagerställe specificerat och som har rader som inte är levererade. Du kan välja om de ska sparas som ej godkända eller som godkända i registret Lagertransaktioner. En separat post kommer att skapas för varje order, med en rad per orderrad (med undantag för de rader som redan har levererats eller dellevererats). Det kommer inte att skapas några lagertransaktioner för stängda ordrar. Lagerstället från delfönstret Lev.villkor på varje order kommer att kopieras till fältet Till lagerställe på den korresponderande lagertransaktionen, så att lagerförda varor kan flyttas till det lagerstället. Fältet Text på lagertransaktionen kommer att innehålla en referens till ordern från vilken den 96

97 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa lagerstransaktioner skapades. Antalen hämtas från ordern, ingen beräkning av skillnaden mellan vad som är beställt och vad som redan finns på lagerstället kommer att ske. När funktionen Skapa lagertransaktioner välj öppnas följande urvalsfönster Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill inkludera ordrar inom en specifik period, ange start- och slutdatumet, separerade med ett kolontecken. Ordernummer Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att funktionen ska skapa lagertransaktioner från en specifik order eller från ett intervall av ordrar. Det kommer inte att skapas några lagertransaktioner för ordrar inom intervallet som saknar lagerställe på delfönstret Lev.villkor eller för orderrader som är fullt eller delvis levererade. Det här fältet måste innehålla ett värde för att lagertransaktioner ska skapas. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Använd det här fältet för att funktionen endast ska skapa lagertransaktioner från ordrar i det angivna intervallet och som tillhör en specifik orderklass. 97

98 Hansa Financials och HansaWorld Kund Klistra in Special Registret Kunder Använd det här fältet för att funktionen endast ska skapa lagertransaktioner från ordrar i det angivna intervallet som tillhör en specifik kund. Från lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Specificera vilket lagerställe varorna ska flyttas från. Lagerstället de ska flyttas till är angivet på delfönstret Lev.villkor i ordrarna. Det här fältet måste innehålla ett värde för att Lagertransaktioner ska skapas. Num. ser. kom.här kan du specificera vilken nummerserie i inställningen Nummerserie - lagertransaktioner som ska användas vid numreringen av de nya lagertransaktionerna. Ange nummerseriens kommentar här. Fältet är shiftlägeskänsligt, så var noggrann när du skriver in kommentaren. Om ingenting anges här, eller om ingen matchande kommentar hittas, kommer den första giltiga nummerserien i inställningen att användas. Lagertransaktionsdatum Klistra in Special Godkänn lagertransaktioner Aktuellt datum Ange ett datum som ska användas som transaktionsdatum i samtliga lagertransaktioner som skapas av funktionen. Markera den här kryssrutan för att skapa godkända lagertransaktioner. Ej godkända lagertransaktioner kommer annars att skapas. Om den här den kryssrutan är markerad och om alternativet Tillåt ej överleverans i inställningen Lagerinställningar används, kommer lagertransaktionerna inte att godkännas om lagersaldot inte är tillräckligt på lagerstället som varorna ska flyttas från. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Den kan ta en liten stund, beroende på hur många lagertransaktioner som ska skapas. När den är klar kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 98

99 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa utleveranser Skapa utleveranser Den här funktionen ger dig möjlighet att batchvis skapa utleveranser. Den letar reda på alla ordrar som inte är fullt levererade och där ett tillräckligt antal finns i lagret, och skapar sedan lämpliga utleveranser. Du kan välja om de ska sparas som ej godkända eller som godkända. En separat utleverans kommer att skapas för varje order, även de tillhör samma kund. En ny utleverans kommer inte att skapas för en order som redan har en ej godkänd utleverans. Du kan godkänna alla skapade utleveranser samtidigt genom att markera dem i fönstret Utleveranser: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Funktioner. Kom ihåg att om du vill förändra någon utleverans måste det göras innan den godkänns. I modulen Varulager kan du även skriva ut följesedlar från alla utleveranser samtidigt. Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Utleveranser beskrivs mer utförligt i kapitlet Modulen Varulager senare i manualen. När funktionen Skapa utleveranser väljs öppnas följande urvalsfönster Använd urvalsfönstret enligt följande: Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du vill skapa utleveranser för ordrar inom en specifik period, ange start- och slutdatumet här, separerade med ett kolontecken. Första raden från inställningen Perioder anges automatiskt. Order Intervall Numeriskt För att skapa utleveranser för en specifik order (eller för ett intervall av ordrar), ange det lämpliga ordernumret (eller två ordernummer separerade med ett kolontecken). 99

100 Hansa Financials och HansaWorld Num.ser. kom Här kan du specificera vilken nummerserie i inställningen Nummerserie - utleverans som ska användas vid numreringen av de nya utleveranserna. Ange nummerseriens kommentar här. Fältet är shiftlägeskänsligt, så var noggrann när du skriver in kommentaren. Om ingenting anges här, eller om ingen matchande kommentar hittas, kommer den första giltiga Nummerserien i inställningen att användas. Planerad lev. Klistra in Special Aktuell datum Om du vill skapa utleveranser för ordrar med ett specifikt planerat leveransdatum, ange det datumet här. Det kommer även att skapas utleveranser för ordrar utan planerat leveransdatum. Leveransdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ordrar Endast fullt levererbara Alla ordrar Prioritera reserverade Godkänn utleveransen Ange datumet som ska användas som leveransdatum i utleveranserna skapade av den här funktionen. Om inget datum anges kommer det lämpliga orderdatumet att användas. De här alternativen används för att bestämma vilka typer av ordrar som det ska skapas utleveranser från. Utleveranser kommer endast att skapas från ordrar som kan levereras fullt ut från lagret. Det kommer inte att skapas några utleveranser från ordrar som redan har tidigare utleveranser som ännu inte är godkända Det kommer att skapas utleveranser från ordrar som delvis kan levereras från lagret. Använd det här alternativet när du har ett begränsat lager och vill prioritera ordrar som har kryssrutan Reserverad markerad i posthuvudet. Lagret kommer annars att tilldelas de äldsta ordrarna först. Markera den här kryssrutan för att skapa redan godkända utleveranser. Utleveranserna kommer annars att skapas och sparas som ej godkända. 100

101 Kapitel 1: Order - Underhåll - Skapa utleveranser Utleverans per lagerställe Ignorera kunder med varningar Kontrollera ej kreditgräns Enligt förinställningen skapar den här funktionen en separat utleverans per order. Ordernas lagerställe finns angivet på delfönster Lev.villkor. Om ett separat lagerställe har angivits under flik F på en av orderraderna, kommer det att anges under flik B på den korresponderande raden i utleveransen. Markera den här kryssrutan om du vill att en separat utleverans ska skapas för varje använt lagerställe. Markera den här kryssrutan om du inte vill skapa utleveranser för kunder med varningar (angivna på delfönstret Företag på kundposten). Den här funktionen kommer inte att skapa utleveranser för kunder som överskridit sin kreditgräns om alternativet Stoppa utleverans har valts i inställningen Kreditgräns i modulen Fakturering. Markera den här kryssrutan om du vill att utleveranser ska skapas för de här kunderna. Om du inte använder alternativet Stoppa utleverans i inställningen Kreditgräns, utan istället använder alternativet Varna vid utleverans, kommer den här underhållsfunktionen att skapa utleveranser för de kunder som har överskridit sin kreditgräns. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund beroende på hur många utleveranser som ska skapas. När det är klart kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 101

102 Hansa Financials och HansaWorld Streckkod, EU kod och artikelkod Den här funktionen kan användas för att kopiera artikelnumret på artiklarna till fältet för streckkod och för att byta streckkoden mot Intrastat/EAN-koden (EU-koden). När funktionen väljs öppnas följande urvalsfönster Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artiklar för att specificera vilka artiklar som ska ingå i underhållet. Lämna fältet tomt om alla artiklar ska inkluderas. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Endast artiklar med blank streckkod Funktion Ange en artikelgrupp för att underhållet ska utföras på samtliga artiklar som tillhör den gruppen. Markera den här kryssrutan om funktionen ska ignorera artiklar som redan har en streckkod. Funktionen kan användas på två olika sätt. Ange här vilket alternativ som ska användas. Kopiera artikelkod till streckkod Det här alternativet kommer att kopiera artikelnumret till fältet Streckkod. 102

103 Kapitel 1: Order - Underhåll - Streckkod, EU kod och artikelkod Byt streckkod och EU-kod Det här alternativet kommer att kopiera streckkoden till fältet Intrastat/EAN kod (EU kod) och det som fanns i fältet Intrastat/EAN kod kommer att flyttas till fältet Streckkod. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund, beroende på antalet artiklar. När den är klar kommer du tillbaka till listfönstret Underhåll. 103

104 Hansa Financials och HansaWorld Dokument Introduktion Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Order. Varje dokument i listan skrivs ut med olika dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning: 1. Markera lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Funktioner för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i Volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Dubbelklicka på dokumentet eller markera det och tryck på Entertangenten. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka ordrar ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 104

105 Kapitel 1: Order - Dokument - Introduktion 4. Klicka på [Kör] för att skriva ut dokumenten. 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken dokumentmall som ska användas för de olika dokumenten, följ nedanstående beskrivning: 1. Skapa en dokumentmall för varje dokument (eller förändra den mallen som följde med Hansa) i registret Dokumentmallar i modulen System. I kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna beskrivs registret Dokumentmallar. 2. Byt till modulen Order och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Följande fönster används för att tilldela dokumentet en eller flera dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i avsnittet Dokument i kapitlet Hansa arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika dokumentmallar som avgörs t.ex. av kundens språk eller vilken nummerserie ordern tillhör. 4. Funktionen Dokumentdefinition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet utskrivna dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av ordrar. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. göra en utskrift för kunderna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. 105

106 Hansa Financials och HansaWorld Internorder Internorder används vanligtvis inom företaget för administrativa ändamål och referenser. Kundetiketter Orderbekräftelse Nummer Intervall Numeriskt Ange ett ordernummer eller ett intervall av ordernummer. Det här dokumentet kan skrivas ut med automatik vilket kontrolleras av inställningen Automatik i modulen System. Det här dokumentet är även tillgängligt i modulerna Fakturering, CRM och Avtal. Se kapitlet Kunder i Volym 1 av manualerna för information om det här dokumentet. En orderbekräftelse skickas vanligtvis till kunden för att bekräfta att beställningen har tagits emot och registrerats. 106

107 Kapitel 1: Order - Dokument - Orderbekräftelse Nummer Intervall Numeriskt Endast outskrivna Ange ett ordernummer eller ett intervall av ordernummer. Om du markerar den här kryssrutan kommer endast de ordrar som inte tidigare har skrivits ut att skrivas ut. Det här dokumentet kan även skrivas ut med automatik vilket kontrolleras av inställningen Automatik i modulen System. 107

108 Hansa Financials och HansaWorld Rapporter Introduktion Utskrifter i modulen Order utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på lämplig rapport i listan. I modulen Order finns följande rapporter tillgängliga Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga ordrar i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t.ex. kunder eller artiklar. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med ett kolontecken. För att t.ex. skriva ut kund 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Använd alternativen längst ner i urvalsfönstret för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt 108

109 Kapitel 1: Order - Rapporter - Artikellista Artikellista Beställda artiklar skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarikonen. När du har gjort rapporturvalen och valt utskriftsdestination, klicka på [Kör]. Med ett rapportfönster aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Funktioner. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Funktionen Öppna rapportens urvalsfönster i samma meny kan användas för att uppdatera rapporten genom att använda ett annorlunda rapporturval. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här rapporten. Den här rapporten förser dig med en enkel lista över lagerförda artiklar som är registrerade i ordrar, men som ännu inte har levererats. Rapporten visar antalet som ännu inte har levererats, kostnad (kostpriset multiplicerat med det olevererade antalet) och försäljningsvärdet på de olevererade artiklarna. 109

110 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för rapportens period. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller en specifik artikel eller ett intervall av artiklar. Endast lagerförda artiklar i intervallet kommer att inkluderas i rapporten. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller lagerförda artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Planerad leverans Kostpris Växelkurs Sortering Ange en orderklass för att begränsa rapporten till ordrar som till en specifik klass. Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa artiklar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. på flik E i varje orderrad), ange det datumet här. För de rader som saknar en planerad leveransdag, kommer datumet som specificerats på delfönstret Datum att användas. Här kan du välja om kostpriset som visas i rapporten ska baseras på orderns kostpris eller på artikelns senaste inpris. Försäljningsvärdena som visas i rapporten är i den lokala valutan. Här kan du välja om ordrar i utländsk valuta ska beräknas med orderns växelkurs eller med valutans senaste registrerade växelkurs. De här radioknapparna kontrollerar sorteringen i rapporten. Rapporten är förvald att sorteras efter grupp (artikelgrupp), men du kan även sortera den efter nummer (artikelnummer) eller beskrivning (artikel- 110

111 Kapitel 1: Order - Rapporter - Fakturerbart Fakturerbart Endast gruppsaldo beskrivning), men då får inte alternativet Endast gruppsaldo användas. Ta bort markeringen från det här alternativet om du vill att rapporten ska visa respektive artikel som väntar på att bli levererad, med antal och inköpsvärde. I annat fall visas bara de sammanslagna totalerna för varje artikelgrupp. Den här rapporten visar alla ordrar som är klara för fakturering. Ordrar är klara för fakturering om de är helt eller delvis levererade och där alla utleveranser är godkända. Rapporten visar den fakturerbara totalen och täckningsbidraget för respektive order. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett ordernummer i rapporten för att öppna en individuell orderpost. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enskild order eller ett intervall av ordrar. 111

112 Hansa Financials och HansaWorld Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar innehållande en specifik artikel. Siffrorna i rapporten kommer att visas för hela ordern, inte bara för den angivna artikeln. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till ordrar från en specifik kund, ange ett kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som genererats av en specifik säljare, ange säljarens signatur här. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System För att lista ordrar som tillhör en specifik säljgrupp (visas på delfönstret Lev.villkor ), ange säljgruppen här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en orderklass för att begränsa rapporten till ordrar som tillhör en specifik klass. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som innehåller ett specifikt objekt, ange det objektet här. Urvalet refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till de objekt som är angivna för respektive orderrad. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att producera en rapport för ett enskilt lagerställe, ange lagerstället här. Urvalet refererar till lagerstället som är angivet på ordernivån, inte till de som är angivna på för respektive orderrad (flik F). 112

113 Kapitel 1: Order - Rapporter - Källista Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Planerad leverans Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar med artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Siffrorna i rapporten kommer att visas för hela ordern, inte bara för den angivna artikelgruppen, så länge inte alternativet Visa endast artiklar från valda artikelgrupper (nedan) används. Klistra in Special Intervall Aktuellt datum Efter datum Om du vill att rapporten ska visa ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. på delfönstret Datum i ordern), ange det datumet här. Visa endast artiklar från valda grupper Inklusive stängda Om du har angivit en artikelgrupp i avsett fält ovanför, kommer rapporten endast att visa ordrar som innehåller artiklar från den specifika artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de artiklar som tillhör artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten även ska visa stängda ordrar. Källista Den här rapporten har tagits fram för användning i modulen EDI (Electronic Data Interchange), där det kan vara nödvändigt att skriva ut historiken för färskvaror som har levererats av ditt företag, t.ex. frukt och grönsaker. Rapporten är även användbar för andra ändamål där någon form av datuminformation behövs. Rapporten visar för varje order, ordernummer, kundnummer och namn, kundordernummer och planerad leveransdag. De beställda artiklarna listas sedan med artikelnummer, beskrivning, antal, källa, plockdatum och tid, 113

114 Hansa Financials och HansaWorld lagerställe, packdag och tid samt sändningsdag och tid. Den här informationen hämtas från flikarna F och G på ordern. Ordernr. Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik order (eller ett intervall av ordrar). Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Planerad Lev.datum Ange rapportens start- och slutdatum separerade med ett kolontecken (:). Ordrar med orderdatum inom perioden kommer att visas i rapporten. Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att ta fram en rapport med ordrar innehållande det här datumet i fältet Planerad leveransdag. Ingen hänsyn tas till fältet Planerad leveransdag under flik E. 114

115 Kapitel 1: Order - Rapporter - Källista Plockdatum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista orderrader med det här datumet i fältet Plock. dag under flik G i ordern Pack. datum Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista orderrader med det här datumet i fältet Pack.dag under flik G i ordern. Sänd.dag Klistra in Special Aktuellt datum Ange ett datum här för att lista orderrader med det här datumet i fältet Sänd.dag under flik G i ordern. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att lista ordrar för en specifik kund (eller ett intervall av kunder) inom rapportens period. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Ange ett lagerställe här för att lista orderrader med det här lagerstället under flik F på ordern, Ingen hänsyn tas till fältet Lagerställe på delfönstret Lev.villkor. Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Ange en källa här för att lista orderrader med den källan angiven under flik F på ordern. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Skriv ut Sortering Inkludera stängda ordrar Ange en orderklass för att lista ordrar som tillhör en specifik orderklass. Använd alternativet Order per sida om du vill att varje order ska skrivas ut på en separat sida. Det här gäller endast när rapporten skrivs ut till skrivare. Rapporten kan sorteras efter kundnummer eller ordernummer. Markera den här kryssrutan om du vill att även stängda ordrar ska visas i rapporten. 115

116 Hansa Financials och HansaWorld Format för e-post Det här alternativet kan användas när rapporten ska skrivas ut till en textfil. Vanligtvis när en rapport skrivs ut till en textfil får den samma format som om den skrivs ut till bildskärmen eller skrivaren. Kolumnrubrikerna (separerade med tabbar) skrivs ut på första raden följt av rapportens information. När filen öppnas i ett kalkylprogram kommer rubrikerna att visas på den första raden och informationen på de efterföljande raderna, en rad per post. Det här ett förenklat exempel: Ordernr Orderdatum Kundnr Om det här alternativet används kommer inte kolumnformatet att användas, utan varje del av information visas på en egen rad med dess rubrik: Ordernr 5001 Orderdatum Kundnr 001 Ordernr 5002 Orderdatum Kundnr 002 Ordernr 5003 Orderdatum Kundnr 001 Det här gör det enklare att förstå informationen om den inkluderas i ett e-postbrev eller, beroende på omständigheterna, i ett ordbehandlingsprogram. Linjer används för att separera posterna. För att skriva ut en rapport till fil, markera Fil i alternativen för Media nedan. 116

117 Kapitel 1: Order - Rapporter - Leveranslista Leveranslista Den här rapporten visar en lista av ordrar som fortfarande ska levereras eller faktureras. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda order eller ett intervall av ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange ett artikelnummer här för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller en specifik artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en enda kund, ange ett kundnummer här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en orderklass här för att begränsa rapporten till ordrar som tillhör en specifik klass. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar med artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 117

118 Hansa Financials och HansaWorld Levererbart Planerad leverans Sortering Klistra in Special Intervall Aktuellt datum Efter datum Om du vill att rapporten ska visa ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fältet Plan.lev. i delfönstret datum på ordern), ange det datumet här. Ingen hänsyn tas till planerade leveransdagar som angivits på flik E. Rapporten kan antingen sorteras efter kundkategori eller artikelgrupp. Den här rapporten visar alla ordrar som ännu inte till fullt ut har levererats och där artiklarna på ordern finns tillgängliga för leverans från lager. Det betyder att det finns tillräckligt i lagret för var och en av ordrarna, men inte nödvändigtvis för alla på en gång. Ordrar som har utleveranser som inte är godkända kommer att hanteras som levererade av den här rapporten (d.v.s. de kommer inte att visas i listan). Däremot räknas varor i lagret som finns med på ej godkända utleveranser som tillgängliga för andra ordrar. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett ordernummer i rapporten för att öppna en individuell orderpost. 118

119 Kapitel 1: Order - Rapporter - Levererbart Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enda order eller ett intervall av ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller en specifik artikel. Siffrorna i rapporten kommer endast att gälla den angivna artikeln, inte hela ordern. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till att visa ordrar från en specifik kund, ange ett kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som genererats av en specifik säljare, ange säljarens signatur här. 119

120 Hansa Financials och HansaWorld Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en orderklass för att begränsa rapporten till ordrar som tillhör en viss orderklass. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som innehåller ett specifikt objekt, ange det objektet här. Det här urvalet refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till de objekt som är angivna för respektive orderrad. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att producera en rapport för ett specifikt lagerställe, ange koden för lagerstället här. Det här urvalet refererar till lagerställen som är angivna på ordernivå, inte till de lagerställen som är angivna på orderraderna (flik F). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Planerad leverans Tillåt delleveranser Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Siffrorna i rapporten kommer att gälla hela ordern med undantag för om alternativet Visa endast artiklar från valda grupper (nedan) används. Klistra in Special Intervall Aktuellt datum Efter datum Om du vill att rapporten ska visa ordrar som ska levereras ett visst datum (enligt fältet Plan.lev på delfönstret Lev.villkor samt flik E på ordern), ange datumet här. Markera den här kryssrutan om du vill att ordrar som endast kan dellevereras ska inkluderas i rapporten. För att få ut det mesta av det här alternativet, rekommenderas att det används tillsammans med funktionen Belopp (nedan). När det används tillsammans med funktionen Belopp kommer ordrar som kan bli del- 120

121 Kapitel 1: Order - Rapporter - Levererbart levererade inkluderas i rapporten, men hela orderantalet kommer att visas. Visa endast artiklar från valda grupper Funktion Sammandrag Om du har angivit en artikelgrupp i avsett fält ovan, kommer rapporten endast att visa ordrar som innehåller artiklar som tillhör den angivna artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de artiklar som tillhör artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Använd de här alternativen för att avgöra på vilken nivå detaljerna ska visas på i rapporten. När antal visas, menas det antalet som väntar på leverans och fakturering. Så om en artikel har levererats men inte fakturerats, kommer den att inkluderas i antalet. Sammandrag per säljare Specificerat Orderrader Det här alternativet är förvalt för den här rapporten och visar en enkel lista med ordrar som inte är fullt ut levererade. För varje order visas nummer, datum, kundnamn, artiklarnas värde som inte ännu levererats och fakturerats, samt valutan. Listan är sorterad efter ordernummer. Det här är en mer omfattande rapport där ordrarna sorteras efter säljare och sedan efter ordernummer. Förutom den information som visas med alternativet Sammandrag, visas även den planerade leveransdagen och orderraderna. För varje rad visas artikelnamnet, antalet, à priset, rabatten och det utestående värdet. En summa av värdet för de ännu ej levererade artiklarna beräknas för varje säljare. Det här alternativet liknar alternativet för Sammandrag per säljare, med tillägg för den fulla faktureringsadressen, telefon- och faxnummer, prislista och vår referens. Listan är sorterad efter ordernummer. Det här är en enkel lista med orderrader från ordrar som inte är fullt ut levererade. Listan är sorterad efter ordernummer och visar order- 121

122 Hansa Financials och HansaWorld Funktion Belopp Antal Objekt/orderstatistik Inkl. lagervärde nummer, datum, planerad leveransdag, artikelnummer, ofakturerat antal, à pris, utestående ofakturerat värde samt valuta. Använd de här alternativen för att bestämma om rapporten ska visa belopp eller antal. Rapporten kommer att visa beloppet (värdet) för de artiklar som ännu inte har levererats för varje order. Det här alternativet ska endast användas om du inte har markerat alternativet Sammandrag. För varje orderrad kommer rapporten att visa antalet i ordern, vad som är utlevererat, fakturerat och vad som är kvar att leverera (istället för à pris, att fakturera och utestående värde). Det här alternativet är bara användbart om du har markerat alternativet Sammandrag per säljare eller Specificerat och har valt alternativet Antal precis ovanför. Om du har gjort det här kommer rapporten dessutom att visa lagervärdet för respektive rad. På så sätt kan du identifiera vilka orderrader som omedelbart kan levereras. Alternativet Orderrader visar alltid lagersaldot oavsett om det här alternativet har valts eller inte. Den här rapporten analyserar försäljning som är knuten till objekt. Den visar omsättning, antal säljordrar och det genomsnittliga ordervärdet för varje objekt. En jämförelse ges mellan rapportperioden och perioden som sträcker sig från räkenskapsårets början till slutet av rapportens period. Objekt som används i analysen är de som är angivna på ordernivå, inte de som har angivits för varje orderrad. 122

123 Kapitel 1: Order - Rapporter - Orderjournal Orderjournal Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum separerade med ett kolontecken. Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enskild order eller till ett intervall av ordrar. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som innehåller ett specifikt objekt, ange det objektet här. Det här urvalet refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till de objekt som är angivna för respektive orderrad. Den här rapporten ger dig information om registrerade ordrar i systemet. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett ordernummer i rapporten för att öppna en individuell orderpost. 123

124 Hansa Financials och HansaWorld Ordernr Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik order eller ett intervall av ordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum separerade med ett kolontecken. Kunder Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till ordrar från en specifik kund, ange ett kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som genererats av en specifik säljare, ange säljarens signatur här. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System För att lista ordrar med en specifik säljgrupp (visas på delfönstret Lev.villkor ), ange den säljgruppen här. 124

125 Kapitel 1: Order - Rapporter - Orderjournal Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en orderklass här för att begränsa rapporten till att visa ordrar som tillhör en viss orderklass. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar innehållande en specifik artikel. Siffrorna i rapporten kommer att visas för hela ordern, inte bara för den angivna artikeln. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Funktion Urval Sammandrag Specificerat Ex moms Fakt. ej levererat Ej fakturerade Dellevererade Levererade För att producera en rapport för ett enskilt lagerställe, ange lagerstället här. Urvalet refererar till lagerstället som är angivet på ordernivån, inte till de som är angivna på för respektive orderrad (flik F). Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet är förvalt för den här rapporten och innebär att rapporten kommer att visa den viktigaste informationen om ordrarna i ett tabellformat. Om det här alternativet markeras kommer all tillgänglig information kring respektive order att visas. Samma som för alternativet Sammandrag, fast beloppen visas netto utan moms. Markera ett eller flera av alternativen för att inkludera ordrar av olika status i rapporten. Minst ett av alternativen måste väljas annars kommer rapporten att bli tom. Ordrar som har fakturerats men som inte har levererats. Ordrar som ännu inte har fakturerats. Ordrar som har dellevererats. Ordrar som till fullo har levererats. 125

126 Hansa Financials och HansaWorld Sortering Visa endast reserverade Offert/orderprognos Rapporten kan sorteras efter ordernummer eller kundnummer. Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten endast ska visa ordrar som är markerade som reserverade. Den här rapporten listar offerterna som är registrerade inom rapportperioden. För varje offert visas offertdatum, giltighet, totalen inklusive och exklusive moms, täckningsbidrag och sannolikheten för att offerten ska konverteras till en order. Ordrar från samma period kan också tas med i listan om så krävs. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportperiodens start- och slutdatum. Perioden från den första raden i inställningen Perioder erbjuds automatiskt. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en separat order, eller ett intervall av ordrar. Stängda ordrar i intervallet kommer inte att visas. 126

127 Kapitel 1: Order - Rapporter - Orderstock Orderstock Offert Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en separat offert, eller ett intervall av offerter. Stängda offerter i intervallet kommer inte att visas. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar och offerter som tillhör en viss säljare, ange säljarens signatur här. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till ordrar och/eller offerter som skapats till en specifik kund, ange kundnumret här. Giltig till Klistra in Special Aktuellt datum Om ett datum angivits här kommer endast offerter som är giltiga t.o.m. det datumet att visas i rapporten (d.v.s. offerterna som har det här datumet i fältet Giltigt till på delfönstret Datum ). Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Order Offerter För att lista ordrar och/eller offerter som tillhör en specifik säljgrupp (visas på delfönstret Lev.villkor ), ange säljgruppen här. Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten ska visa ordrar. Markera den här kryssrutan om du vill att rapporten ska visa offerter. Den här rapporten ger dig information om ej fullt levererade ordrar. Den visar ordernummer, objekt, datum, kund och ej fakturerat ordervärde. Eftersom den även visar datum för planerad leverans, kan den användas för likviditetsplanering. Ytterligare information finns tillgänglig om det behövs. 127

128 Hansa Financials och HansaWorld Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enskild order eller ett intervall av ordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller en specifik artikel. Siffrorna i rapporten gäller endast den enskilda artikeln, inte hela ordern. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till ordrar från en specifik kund, ange ett kundnummer här. 128

129 Kapitel 1: Order - Rapporter - Orderstock Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som genererats av en specifik säljare, ange säljarens signatur här. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange en orderklass för att begränsa rapporten till ordrar som tillhör en specifik klass. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som innehåller ett specifikt objekt, ange det objektet här. Det här urvalet refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till de objekt som är angivna för respektive orderrad. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att producera en rapport för ett enskilt lagerställe, ange lagerstället här. Urvalet refererar till lagerstället som är angivet på ordernivån, inte till de som är angivna på för respektive orderrad (flik F). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Planerad leverans Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar med artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Siffrorna i rapporten kommer att visas för hela ordern, inte bara för den angivna artikelgruppen, så länge inte alternativet Visa endast artiklar från valda artikelgrupper (nedan) används. Klistra in Special Intervall Aktuellt datum Efter datum Om du vill att rapporten ska visa ordrar som ska levereras ett specifikt datum (enligt fälten Plan.lev. på delfönstret Datum och fliken E i ordern), ange det datumet här. 129

130 Hansa Financials och HansaWorld Sorteringsurval Intervall Alfanumeriskt Funktion Funktion Sammandrag Specificerat Orderrader Komponenter Belopp Antal Inkl. lagersaldo eller TB Alla ordrar med en sorteringsnyckel inom det specificerade intervallet kommer att inkluderas i rapporten. Orderns sorteringsnyckel visas i fältet Sortering på delfönstret Lev.villkor. Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet visar den viktigaste informationen kring en order (ordernummer, objekt, datum, kundnamn och ordervärdet som ännu inte fakturerats) i ett tabellformat. Det här alternativet visar per order även betalningsvillkor och den planerade leveransdagen. Den visar även orderraderna med artikelnummer och -namn, ej levererat/fakturerat antal och ej levererat/fakturerat värde. Kundens fullständiga adress kan visas genom att kryssrutan Visa all orderinformation markeras. Det här alternativet visar den minimala orderinformationen (ordernr, datum och planerad leveransdag). Samtliga ej levererade/fakturerade orderrader presenteras med artikelnummer, ej utfört antal och ej utfört värde. Rapporten kommer att visa strukturartiklarnas komponenter. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska presentera antal eller belopp. Rapporten kommer att visa beloppen (värdena) som inte är levererade/fakturerade. Det här alternativet är endast användbart om du har markerat alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du har valt en av dem kommer rapporten att visa antalet som har levererats, fakturerats och vad som är kvar att leverera. Det här alternativet är bara användbart om du har markerat alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du har valt alternativet Antal ovan, 130

131 Kapitel 1: Order - Rapporter - Orderstock Status Status per rad Visa endast artiklar från vald grupp Visa all orderinfo. En sida per order Visa TB kommer rapporten visa lagersaldot för artikeln på varje orderrad, vilket innebär att du kan identifiera vilka ordrar som kan levereras omedelbart. Om du har valt alternativet Belopp, kommer täckningsbidraget för varje rad att visas. Markera en eller flera av kryssrutorna för att inkludera ordrar med olika status. Alternativet Ej fakturerat refererar till orderrader som har levererats, men inte fakturerats (d.v.s. rader som är klara för fakturering), vilket betyder att rader som inte har levererats kommer inte att visas i rapporten om detta är det enda alternativet som har markerats. Om du ska ta fram en rapport för dellevererade ordrar och har valt alternativen Specificerat och Antal, innebär det här alternativet att rapporten bara kommer att visa orderrader som är olevererade eller dellevererade, annars visas samtliga orderrader. Om du har angivit en artikelgrupp i avsett fält ovanför, kommer rapporten endast att visa ordrar som innehåller artiklar från den specifika artikelgruppen. Här kan du bestämma om du vill att rapporten ska visa alla rader från de här ordrarna eller om den bara ska visa raderna med de artiklar som tillhör artikelgruppen. Om du behöver det senare alternativet, markera den här kryssrutan. Markera den här kryssrutan om du har valt alternativet Specificerat och vill se kundens fullständiga adress för respektive order i rapporten. Markera den här kryssrutan om du vill att varje order ska skrivas ut på en separat sida. Det här används endast när rapporten skrivs ut på skrivare. Markera den här kryssrutan om du vill att det totala täckningsbidraget i belopp och procent ska skrivs ut i slutet på rapporten. Om du vill att siffrorna för täckningsbidraget ska skrivas ut för varje individuell 131

132 Hansa Financials och HansaWorld Status order, markera kryssrutan Inkl. lagersaldo eller TB ovan och välj alternativet Belopp. Här kan du bestämma om rapporten endast ska visa öppna ordrar, både öppna och stängda ordrar, eller endast stängda ordrar. Ordrar stängs med kryssrutan Stängd i orderns posthuvud. Prislista Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här rapporten. Producerbarhetslista Den här rapporten visar en lista med antalet monteringsartiklar (lagerförda artiklar och strukturartiklar med recept). Listan visar antalet av varje artikel som kan produceras av komponenter som finns tillgängliga i lagret och jämför sedan de här siffrorna med antalet som krävs från ej levererade ordrar. Ej levererade ordrar med individuella komponenter tas med i beräkningen. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik artikel eller ett intervall av artiklar. Rapporten kommer endast att visa artiklar som innehåller recept. 132

133 Kapitel 1: Order - Rapporter - Sorterad orderlista Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till Artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp eller ett intervall av grupper. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Recept i flera nivåer Funktion Sortering Sorterad orderlista Sammandrag Specificerat Om du behöver en rapport över vad som kan produceras med komponenter som finns tillgängliga på ett specifikt lagerställe, ange det lagerstället här. Du kan för monteringsartiklar som består komponenter som själva är monteringsartiklar (d.v.s. undermonteringsartiklar), välja om rapporten ska visa lagersaldon för undermonteringsartiklarna eller för komponenterna på grundnivån. Markera den här kryssrutan för det senaste alternativet. Använd de här alternativen för att bestämma vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet kommer att visa en enkel uppställning över antal i lager, vad som finns i order och vad som är producerbart. Det här alternativet visar hur många som är producerbara och listar dess komponenter, samt visar antalet för varje i lager och i order. Här visas även antalet som recepten behöver av varje komponent. Rapporten kan sorteras efter artikelnummer eller artikelgrupp. Den här rapporten listar ordrar med en specifik leveransdag sorterade efter sorteringsnyckeln. Den kan användas som ett stöd till dem som levererar varorna. Sorteringsnyckeln är angiven i fältet Sortering på delfönstret Lev.villkor i respektive order. 133

134 Hansa Financials och HansaWorld Rapportern visar för varje order, ordernummer, kundnummer, namn och adress samt sorteringsnyckeln. Ordrarnas artiklar listas sedan med artikelnummer, namn och orderantal. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett ordernummer i rapporten för att öppna en individuell orderpost. Planerad leverans Klistra in Special Intervall Aktuellt datum Efter datum Om du vill att rapporten ska visa ordrar som ska levereras ett specifikt datum (endast enligt fältet Plan.lev. på delfönstret Datum i ordern, inte datumen på flik E), ange det datumet här. Sorteringsurval Intervall Alfanumeriskt Alla ordrar med en sorteringsnyckel inom det specificerade intervallet kommer att inkluderas i rapporten. Orderns sorteringsnyckel visas i fältet Sortering på delfönstret Lev.villkor. Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Om en avdelning anges här kommer rapporten att visa ordrar med artiklar som är kopplade till den avdelningen 134

135 Kapitel 1: Order - Rapporter - TB, order (visas på delfönstret Lager i varje artikelposr). Om ordern innehåller flera artiklar, kommer endast de som är kopplade till avdelningen att visas. Order Intervall Numeriskt Rader per sida Funktion Löpande En sida per order Artikeltotaler Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enskild order eller ett intervall av ordrar. Här kan du ange hur många orderartiklar som ska visas på varje sida. Om du t.ex. anger 10 här kommer en order med 20 rader att delas upp på två sidor när rapporten skrivs ut till skrivare. Det finns tre tillgängliga versioner av rapporten: Det här standardversionen av rapporten, enligt beskrivningen ovanför bilden. Markera den här kryssrutan om du vill att varje order ska skrivas ut på en separat sida. Det här används endast när rapporten skrivs ut på skrivare och är annars identisk med alternativet Löpande. Den här versionen av rapporten är en enkel lista över varje artikels antal som ska levereras på den planerade leveransdagen. TB, order Den här rapporten visar ordertotalen och täckningsbidraget för varje order som ingår i rapportens urval. Täckningsbidraget är beräknat med hjälp av kostpriset för respektive orderrad. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett ordernummer i rapporten för att öppna en individuell orderpost. 135

136 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Om du endast vill se ordrar som finns inom en specifik period, ange start- och slutdatumet här, separerade med ett kolontecken. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en enskild order eller ett intervall av ordrar. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en enskild kund, ange ett kundnummer här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som genererats av en specifik säljare, ange säljarens signatur här. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till ordrar som innehåller ett specifikt objekt, ange det objektet här. Det här urvalet 136

137 Kapitel 1: Order - Rapporter - Överlevererade ordrar refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till de objekt som är angivna för respektive orderrad. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Funktion Sortering Sammandrag Specificerat Inkl. stängda ordrar Överlevererade ordrar För att lista ordrar med en specifik säljgrupp (visas på delfönstret Lev.villkor ), ange den säljgruppen här. De här alternativen kontrollerar hur detaljerad rapporten kommer att bli. Det här alternativet erbjuder en rad per order som visar ordertotalen och täckningsbidraget. Det här alternativet visar respektive orderrad med artikel, orderantal,, summa och täckningsbidrag. Rapporten kan sorteras efter ordernummer eller säljare. Markera den kryssrutan om du vill att även stängda ordrar ska visas i rapporten. Den här rapporten visar samtliga ordrar, inom det angivna intervallet, som har levererats och eller fakturerats ett större antal än vad som angivits på ordern. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik order eller ett intervall av ordrar. 137

138 Hansa Financials och HansaWorld Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik artikel. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till en specifik kund, ange ett kundnummer här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till ordrar som innehåller artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 138

139 Kapitel 1: Order - Export - Introduktion Export Introduktion Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar de exporter som kan produceras från modulen Order. Dubbelklicka på en av posterna i listan. För varje alternativ öppnas sedan ett urvalsfönster, där du kan välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [Kör] för att öppna dialogrutan där du kan namnge filen och bestämma var den ska sparas. 139

140 Hansa Financials och HansaWorld Kontaktuppgifter Det här alternativet används för att exportera kontaktinformation för respektive kund. Orderrader Ange ett kundnummer eller ett intervall av kundnummer. Du kan även välja att istället ange en kundkategori. Exporten Orderrader skapar en textfil innehållande alla orderrader från det angivna urvalet. Orderraderna kan användas för olika typer av statistiska analyser t.ex. i ett kalkylprogram. Använd de olika urvalsfälten för att begränsa exporten enligt dina behov. I fälten Kund och Nummer kan intervall anges. 140

141 Hansa Financials HansaWorld Inköp

142 Hansa Financials och HansaWorld Kapitel 2: Modulen Inköp Inställningar Introduktion I den här modulen kan du registrera och skriva ut dina inköpsordrar (beställningar) och skicka till dina leverantörer. Det finns även ett separat artikelregister för inköpsartiklar. Registret kan samarbeta med det normala artikelregistret i modulerna Order och Fakturering. Modulen ger dig möjlighet att ta fram bristlistor, inköpsförslag, inköpsorderjournaler och andra rapporter. Det finns ett verktyg för att automatiskt generera inköpsordrar som spar mycket tid. Se avsnittet om menyn Funktioner nedan. Följande inställningar finns i modulen Inköp För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på. 142

143 Kapitel 2: Inköp - Inställningar - Anbud Anbud Anbud används tillsammans med registret Inköpsorderprocess, vilket beskrivs senare i det här kapitlet. Om ditt företag lägger ut ett arbete som ni vill ha utfört på anbud, registrera det här. Registret Inköpsorderprocess kan sedan användas för att hålla reda på inlämnade anbud. När inställningen väljs öppnas fönstret Anbud: Bläddra som visar alla tidigare registrerade anbud. Dubbelklicka på en av dem eller lägg till en ny genom att klicka på [Ny] i knappraden. När posten är registrerad, spara den genom att klicka på [Spara] eller genom att klicka i stängningsrutan och spara förändringarna. För att stänga utan att spara, klicka i stängningsrutan. Inköpsorder e-post I anbudsfönstret ska du registrera en kod och kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt välja mellan bokstäver och siffror. Funktionen Skapa e-postbrev under menyn Funktioner i inköpsorderfönstret kan användas för att skapa ett e-postbrev innehållande orderns information. E-postbrevet kan användas för att skicka bställningar till leverantörer via e- post. Den här inställningen kan användas för att definiera standarddelarna av texten som ska visas i e-postbrev som skapas med den här funktionen. Huvud Ange den korta texten som ska visas som Ämne i e-postbrevet. 143

144 Hansa Financials och HansaWorld Starttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM Här ska koden för en post i registret Standardtexter i modulen CRM anges. Posten kommer att innehålla texten som skrivs ut i början av e-postbrevets text, före listan med inköpsorderns artiklar. I exemplet nedan har texten Ny order, artiklar: hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s. den med koden 1 ). Sluttext Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM Även här ska du ange koden för en post i registret Standardtexter. Texten kommer att skrivas ut efter listan med inköpsorderns artiklar, giltighetsdatumet och betalningsvillkoret. I exemplet nedan har texten Övrig information: hämtats från den angivna standardtexten (d.v.s. den med koden L ). 144

145 Kapitel 2: Inköp - Inställningar - Inköpsorderinställningar Inköpsorderinställningar Den här inställningen innehåller blandade alternativ som kontrollerar olika funktioner i modulen Inköp. Sätt antal på inleverans till noll Funktionen Inleverans i menyn Funktioner från inköpsordrar skapar vanligtvis en inleverans innehållande alla artiklar som har beställts men inte tagits emot ännu. Markera det här alternativet om du vill att antalet automatiskt ska sättas till noll på alla artiklar i inleveransen. Överför konto och objekt till inleverans Använd det här alternativet om du vill att inköpskontrollskontot på flik B i inköpsordern ska överföras till fältet Lagerkonto på flik E i inleveranser (och tillhörande verifikat) som skapas med funktionen Inleverans från menyn Funktioner. Objekt som är angivna under flik B i inköpsordern kommer även att föras över till korresponderande rader i inleveransen. Notera att inköpskontrollskontot på flik B i inköpsordern väljs efter en annorlunda prioritet än vad som används i inleveranserna (prioriteringen liknar den som används i fakturor). Därför ska det här alternativet endast används i speciella konteringssituationer.! Använd inte alternativet Överför konto och objekt till inleverans om du skapar kostnadskonteringar om du inte är säker på att det är korrekt för din verksamhet. 145

146 Hansa Financials och HansaWorld Varna om ej förvald lev. Inköpsorderklasser Förvald lev.klistra in Special Markera den här kryssrutan om du vill att Hansa ska kontrollera att artiklar som registreras i inköpsordrar faktiskt säljs av den angivna leverantören. Om det här alternativet är markerat kommer Hansa att ge en varning om artikeln inte har någon relaterad inköpsartikel med inköpsorderns leverantör. Om alternativet inte är markerat kommer det att vara användarens ansvar att kontrollera att den korrekta kombinationen av leverantör/artikel registreras. Registret Leverantörer Underhållsfunktionen Skapa inköpsorder i modulen Order används för att skapa inköpsordrar för artiklar på ordrar som inte fullt kan levereras från lagret. Funktionen Skapa inköpsorder från menyn Funktioner i fönstret Inköpsordrar: Bläddra kommer att skapa inköpsordrar för Artiklar som ligger under sina beställningsnivåer. Vanligtvis skapar de här funktionerna endast inköpsordrar för artiklar som har korresponderande inköpsartiklar med en förvald leverantör. Om du vill att funktionerna även ska skapa inköpsordrar för artiklar som inte har några korresponderande inköpsartiklar, ange här vilken leverantör som ska användas. Inköpsorderklasser används för analysering och prioritering av inköpsordrar. Fönstret Orderklasser: Bläddra visar tillgängliga orderklasser. Dubbelklicka på en av dem för att förändra den eller klicka på [Ny] för att skapa en ny klass. 146

147 Kapitel 2: Inköp - Inställningar - Leveransvillkor Leveransvillkor I fönstret Inköpsorderklass: Inspektera/Ny post ska du ange en kod och en kort beskrivning. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Klicka på [Spara] för att spara förändringarna. Se kapitlet Modulen Order tidigare i manualen för en beskrivning av den inställningen. Leverantörsgrupper Se kapitlet Modulen Order tidigare i manualen för en beskrivning av den inställningen. Nummerserier - inköpsorderprocess Använd den här inställningen för att definiera nummerserier för inköpsorderprocesser enligt beskrivningen nedan. Nummerserier - inköpsorder Varje inköpsorder har ett eget unikt löpnummer. När en ny inköpsorder registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen nummerserie har angivits kommer inköpsordernumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. 147

148 Hansa Financials och HansaWorld När inköpsordrar registreras kommer automatiskt nästa nummer i den första nummerserien i inställningen att tilldelas posten. Du kan förändra numret till en annan nummerserie med funktionen Klistra in Special. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Nummerserier - inköpsorder i listfönstret Inställningar Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringen. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Fältet Skapa Trans. finns tillgängligt i alla nummerserieinställningar, men används inte av den här. Nummerserier - inköpsorderoffert Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Inköpsorderofferter. 148

149 Registret Leverantörer Kapitel 2: Inköp - Inställningar - Nummerserier - inköpsorderoffert Registret Leverantör beskrivs i kapitlet Leverantör i Volym 2b av manualerna. Registret Artiklar Registret Artiklar beskrivs i kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna. 149

150 Hansa Financials och HansaWorld Registret Inköpsartiklar Det här är ett separat artikelregister, som innehåller information om de artiklar som ditt företag normalt köper. Varje artikel kan ha flera inköpsartiklar kopplade till sig. Artiklar ska ha flera olika inköpsartiklar då de t.ex. kan köpas in från olika leverantörer. Normalt sett används inköpsartikelregistret av företag som köper produkter och säljer dem vidare som de är, för att kunna registrera en leverantör och kostnad för varje produkt. Registret inköpsartiklar måste användas om du automatiskt vill kunna skapa inköpsordrar för att antingen beställa restnoterade artiklar eller för att se till att antalet artiklar på lagret är över beställningsnivåerna. Om ditt företag mest är inriktat på att sälja tid, eller tillverkar artiklar, är det inte säkert att du behöver använda registret inköpsartiklar. Registrera en inköpsartikel Inköpsartiklar kan skapas på två olika sätt: 1. Du kan registrera inköpsartiklarna i registret Inköpsartiklar på det normala sättet. I modulen Inköp, välj Inköpsartikel från menyn Register, eller klicka på [Inköpsartikel] i Huvudmenyn. Fönstret Inköpsartiklar: Bläddra öppnas och visar alla inköpsartiklar som redan har registrerats. Klicka på [Ny] i knappraden, eller markera en inköpsartikel som liknar den som du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. 2. Du kan även skapa en inköpsartikel genom att kopiera en artikel. Från artikelposten, välj funktionen Skapa inköpsartikel från menyn Funktioner. Informationen från artikeln kommer att kopieras till inköpsartikeln. Viss information på inköpsartikeln måste kompletteras i efterhand, exempelvis leverantör och eventuellt ett annat pris. I båda fallen, visas fönstret Inköpsartikel: Ny Post som beskrivs nedan. Fönstret för inköpsartikeln är uppdelad i två delfönster. Det finns två numrerade flikar i sidhuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Fönstrets posthuvud är alltid synligt, för att påminna dig om vilken artikel du arbetar med. 150

151 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsartiklar Posthuvud Vårt.art.nr Klistra in Special Registret Artiklar Ange ett artikelnummer. Du kan ha flera inköpsartiklar som relaterar till samma artikel. Benämn Benämningen på artikeln kopieras från artikelposten. Du kan förändra namnet om nödvändigt. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Namn Förvald Ange leverantörens nummer här. Hansa anger automatiskt leverantörens namn här. Den här kryssrutan används i två syften. Den informerar Hansa att en speciell artikel ska finnas med i beräkningen när flera inköpsordrar ska skapas samtidigt, och den bestämmer vilken leverantör som ska användas när sådana inköpsordrar skapas. 151

152 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster 1 Pris Inlev.kostnad Du kan ha flera inköpsartiklar kopplade till en artikel. Funktionen Skapa Inköpsorder kommer inte att använda den här artikeln, om inte en av dess inköpsartiklar har kryssrutan Förvald markerad. Leverantör och inköpspris kommer att hämtas från den förvalda inköpsartikeln. Du kan inte ha fler än en förvald inköpsartikel för en specifik artikel. Ange priset som artikeln har hos den här leverantören. När inköpsordrar skapas, är det möjligt att uppdatera inköpspriset på den vanliga artikeln automatiskt. Den här automatiken finns inte för inköpsartiklar. För att uppdatera priset på dina inköpsartiklar på ett enkelt sätt, använd underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartikel i modulen Inköp. Funktionen beskrivs senare i det här kapitlet. Den extra kostnaden som är kopplad till inköpet av artikeln från den här leverantören. När en inleverans skapas från en inköpsorder innehållande den här inköpsartikeln, kommer värdet som är angivet i det här fältet att överföras per enhet till flik C på varje inleveransrad. Den totala kostnaden kopieras till fältet Tull i inleveransens sidfot. Valuta Klistra in Special Registret Valutor Förinställt från Leverantör Om priset (ovan) är registrerat i en annan valuta än den lokala valutan, ange valutakoden här. Om underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartikel (beskrivs senare i det här kapitlet) används för att uppdatera priset från fältet Kostpris på artikeln och om kostpriset på artikeln är i en annan valuta än den som du har angivit på inköpsartikeln, kommer uppdateringsprocessen att inkludera en valutaomräkning. Omräkningen använder den lämpliga växelkursen från registret Växelkurser i modulen System. 152

153 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsartiklar Enhetsfakt., Lev.enhet Klistra in Special Inställningen Enheter, modulen Fakturering Det här fältet används om artiklarna köps in i en annan kvantitet än vad den säljs i. I fältet Lev.enhet ska du ange enheten som du köper in artiklarna i, använd funktionen Klistra in Special om nödvändigt. Använd sedan fältet Enhetsfakt. för att visa relationen mellan leverantörens enhet och den enhet som du säljer artiklarna i (visas på delfönstret Priser i artikelposten). Priset (ovan) kommer att referera till leverantörens enhet. Som exempel, ditt företag säljer artikeln i enstaka enheter men leverantören säljer dem i lådor om 12. I det här fallet kommer enheten på delfönstret Priser i artikeln att vara stycken, leverantörens enhet dussin och enhetsfaktorn 12. Priset (ovan) kommer att vara för ett dussin. Om du senare behöver göra en beställning på 240 stycken av artikeln, skriv 240 i fältet Antal på inköpsordern. Antalet i fältet Lev.art.ant. på inköpsordern (under flik B på delfönstret Artiklar ) kommer att beräknas till 20, vilket är orderantalet ur leverantörens synpunkt (antalet delat med enhetsfaktorn). Det är den här siffran som visas som antal på dokumentet som skrivs ut från inköpsordern. Inställningen Enheter i modulen Fakturering gör det möjligt att översätta enheterna till olika språk som sedan kan skrivas ut på inköpsordrarna (beställningarna). Lämna de här fälten tomma om inköpsenheten och försäljningsenheten är samma. I det här fallet kommer priset att vara per försäljningsenhet. Lev.art.nr. Används i Inköpsorder Leverantörens artikelnummer. Det här kommer att visas som artikelnummer i dokumentet som skrivs ut från inköpsordern. 153

154 Hansa Financials och HansaWorld Norm best kvant, Min best kvant När du skapar ett förslag till inköpsorder med hjälp av ett beställningsunderlag eller genom att automatiskt skapa inköpsordrar kommer den normala beställningskvantiteten att föreslås som det antal som ska beställas, såvida antalet i lager är under beställningspunkten (specificerad på delfönstret Lager i artikelposten). Om lagerantalet efter det här inte uppnår den normala beställningspunkten kommer Hansa automatiskt att föreslå att artikeln beställs upp till beställningspunkten. Om bristen i lagret är mindre än minsta beställningskvantitet, kommer inget att beställas. En brist i lagret varar så länge som det tillgängliga lagret är mindre än beställningspunkten, specificerad på delfönstret Lager i artikelposten. Om båda fälten lämnas tomma kommer Hansa att beställa upp till artikelns beställningspunkt. Tillverkare Klistra in Special Registret Leverantörer Här kan du ange artikelns tillverkare. Ursprungsland Klistra in Special Inställningen Land, modulen System Artikelns ursprungsland. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Aktuell användare Ange personen som ansvarar för den här inköpsartikeln. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (nedan) för ytterligare information. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Förinställt från Säljare Säljgruppen hämtas från personposten efter att du har angivit en säljare. Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla inköpsartiklar i fönstren Inköpsartiklar: Bläddra och Klistra in inköpsartikel. 154

155 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsartiklar Leveransdagar Användaren kan begränsas till att endast se sina egna inköpsartiklar eller de som tillhör användarens säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. Här ska du ange hur lång tid det tar att få artikeln från leverantören. Om artikeln har en förvald leverantör kommer den här informationen att användas av underhållsfunktionen Skapa planerade poster i modulen Order. Funktionen skapar inköpsordrar med datum som är beräknade utifrån orderns planerade leveransdag samt ledtiderna från de lämpliga inköpsartiklarna. Det här säkerställer att inköpsordrar för artiklar i ordrar beställs så sent som möjligt och varorna tas emot precis innan de enligt planeringen ska levereras till kunden. Delfönster 2 Text Plats för en extra text om artikeln. Det här kommer att visas på inköpsordern för den här artikeln. 155

156 Hansa Financials och HansaWorld Registret Inköpsorder Registret Inköpsorder innehåller poster för varje registrerad inköpsorder. Innan du börjar registrera inköpsordrar, se till att du har definierat en nummerserie för inköpsordrar i inställningen Nummerserier - inköpsorder. Registrera en inköpsorder I modulen Inköp, välj Inköpsorder från menyn Register eller klicka på [Inköpsorder] i Huvudmenyn. Fönstret Inköpsorder: Bläddra öppnas och visar de inköpsordrar som redan finns registrerade. Inköpsordrarna visas sorterade i nummerordning. Du kan förändra sorteringen genom att klicka på någon av de andra kolumnrubrikerna. I fönstret visas även statusen för om inköpsordern är godkänd, om varorna har tagits emot och är inlevererade i lagret (i kolumnerna Godk och Inlev ) och om leverantörsfakturan har tagits emot och godkänts (i kolumnen Fakt ) samt leverantörsnumret och -namnet. Funktionerna under menyn Funktioner beskrivs nedan. I Hansa finns det flera genvägar för att förenkla ditt arbete med registreringen av inköpsordrar. Du kan t.ex. registrera det aktuella datumet i ett datumfält genom att använda funktionen Klistra in Special. Funktionen kan även användas för att förenkla registreringen av artikelnummer, kundnummer, betalningsvillkor o.s.v. 156

157 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder För att registrera en ny inköpsorder, klicka på [Ny] i knappraden eller använd snabbkommandot Ctrl-N (Windows och Linux) eller z-n (Macintosh). Alternativt kan du markera en inköpsorder som liknar den som du tänkt registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Inköpsorder: Ny Post öppnas, utan information om du klickade på [Ny], eller som en kopia av den markerade inköpsordern.! Du behöver inte använda de värden som Hansa föreslår. I de flesta fälten kan de fördefinierade värdena förändras till något som du tycker passar bättre. De förändringar som du gör här gäller bara den specifika inköpsordern. 157

158 Hansa Financials och HansaWorld Eftersom all information som lagras på varje inköpsorder inte ryms i ett fönster, har inköpsordern delats upp i sex delfönster. Överst i fönstret finns posthuvudet. Det innehåller inköpsorderns nummer och leverantörens nummer och namn. Det finns sex namngivna flikar ( delfönster ) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Posthuvudet är alltid synligt, som en påminnelse om vilken leverantör som du arbetar med. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj nummer från en annan nummerserie. När du registrerar en ny inköpsorder kommer Hansa automatiskt att tilldela inköpsordern det nästa lediga numret från den första nummerserien från inställningen Nummerserier -inköpsorder. Du kan förändra det här numret, men inte till ett som redan används. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör, modulen Inköp/Leverantör Namn Ange leverantörens nummer eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Returtangenten kommer leverantörens namn, adress och annan information att klistras in i lämpliga fält. Leverantörens namn klistras in automatiskt efter att leverantörens nummer har angivits. Attest Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen för den person som har godkänt inköpsordern. Fler än en person kan anges, separerade med kommatecken. 158

159 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Stängd Pris inkl. moms Markera den här kryssrutan när alla leveranser och leverantörsfakturor har tagits emot för den här inköpsordern. Utestående antal som inte har tagits emot kommer att annulleras och kommer inte längre att visas som utestående i rapporter. Du kan inte skapa inleveranser från en inköpsorder som är markerad som Stängd. Men du kommer att kunna skapa leverantörsfakturor för tidigare inleveranser. Markera den här kryssrutan om priset på de beställda varorna inkluderar moms. Delfönster Datum Trans.dag Klistra in Special Aktuellt datum Inköpsorderns datum. Hansa anger det aktuella datumet automatiskt. Plan lev. Klistra in Special Aktuellt datum Inköps.ref. Här anger du när i tiden du vill att artiklarna ska levereras till lagret. Formaten för det här fältet avgörs i inställningen Planerad leverans i modulen Order. De olika formaten är fri text, datum, vecka eller år/vecka (fyra tecken). En separat planerad leveransdag kan även specificeras för en enskild orderrad (på flik D). Det här fältet kan användas om du behöver identifiera inköpsordern på ett annat sätt än med inköpsordernumret. Referensen visas i fönstret Inköpsorder: Bläddra, vilket ger dig möjligheten att söka efter inköpsordrar med en specifik referens. 159

160 Hansa Financials och HansaWorld Betalningsvillkor Klistra in Special Förinställt från Inställningen Betalningsvillkor, modulen Fakturering/Leverantör Leverantör Betalningsvillkoret som anges här kommer automatiskt att överföras till leverantörsfakturor som skapas från inköpsordern. Förutom att säkerställa att rätt betalningsvillkor skrivs ut på inköpsordern (på leverantörens språk om nödvändigt), kommer Hansa att söka efter möjliga kassarabatter för det här betalningsvillkoret. Er referens Förinställt från Registret Leverantörer Vår referens Ange din kontaktperson hos leverantören. Använd det här fältet om du behöver identifiera inköpsordern på något annat sätt än genom inköpsordernumret. Förinställd information hämtas från fältet Vår ref på delfönstret Ser.nr i den aktuella användarens personpost. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Förinställt från Leverantör Upp till 20 objekt separerade med kommatecken kan tilldelas den här inköpsordern och alla transaktioner som genereras från den. Du kan definiera separata objekt som representerar olika avdelningar, kostnadsställen eller produkter. I modulen Redovisning ger det här dig en flexibel analysmetod i rapporterna. Verifikatet som skapas från leverantörsfakturor som kommer från den inköpsordern kommer att innehålla objekten som angivits här. Objekten kommer att anges på debetposten mot kostnadskontot, och om alternativet Objekt på lev.skuld är markerad i inställningen Kontering (Lev), även på kreditposten mot leverantörsskuldkontot. På samma sätt kommer objekt som är angivna här att tilldelas debetposten på verifikat som skapas från inleveranser som kommer från den här inköpsordern. 160

161 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Delfönster Artiklar Använd matrisen på delfönstret Artiklar för att lista de artiklar som du vill beställa. Matrisen är indelad i fyra horisontella flikar. När du klickar på en flik (A-D), byts de två eller tre högra kolumnerna ut. Innan du lägger till rader i en inköpsorder, försäkra dig om att valutan och växelkursen är korrekt. Om en växelkurs är specificerad (på delfönstret Valuta ) kommer alla priser som överförs från registret Inköpsartiklar att konverteras. Om växelkursen förändras efter registreringen av artiklarna, kommer priserna inte att konverteras. För att lägga till en rad i inköpsordern, klicka på det första tomma fältet i raden och ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radens nummer längst ut till vänster och tryck på Backstegstangenten. För att infoga en rad mellan två redan registrerade rader, klicka på radnumret där du vill att 161

162 Hansa Financials och HansaWorld raden ska infogas och tryck på Returtangenten. Rader kan inte tas bort eller läggas till efter att inleveranser har skapats från inköpsordern. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal Specifikation När markören står i det här fältet, ange artikelnumret eller streckkoden för varje artikel som ska beställas. Pris, beskrivning och annan information kommer att hämtas automatiskt från registret Artiklar. Om du lämnar fältet tomt kan du ange annan valfri information i fältet Specifikation, t.ex. en extra kommentar som ska skrivas ut på dokumentet för inköpsordern. Om du vill att Hansa ska kontrollera att artikeln faktiskt säljs av den angivna leverantören, markera alternativet Varna om ej förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. Hansa kommer att kontrollera att den angivna artikeln har en relaterad inköpsartikel med inköpsorderns leverantör om det här alternativet används. Om det inte används kommer det vara användarens ansvar att kontrollera att den rätta kombinationen av leverantör/artikel är vald. Registrera det antal som ska beställas. Tryck på Returtangenten för att beräkna summan och flytta markören till fältet artikel på nästa rad. Den här siffran refererar till artikeln huvudenhet (enheten som du använder när du säljer artikeln och som visas på delfönstret Priser i artikelposten). Det kanske inte är samma enhet som leverantören säljer artikeln i. Om ditt företag t.ex. säljer artiklarna en och en, men leverantören säljer dem i förpackningar om 12, ska 12 anges i fältet Lev. enhet på inköpsartikeln. När du sedan behöver beställa t.ex. 240 stycken av artikeln, anger du 240 i det här fältet. Fältet Lev. art. ant på flik B kommer då att visa 20, d.v.s. beställningskvantiteten ut leverantörens synpunkt (värdet i fältet Antal divideras med värdet i fältet Lev. enhet). Om artikeln har en relaterad inköpsartikel och om leverantören på inköpsordern är samma som på inköpsartikeln, kommer Hansa att hämta specifikationen från inköpsartikeln. All information som är registrerad 162

163 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder à pris % En rabattprocent. på delfönster 2 på inköpsartikeln kommer också att hämtas in, på nödvändigt antal rader. Under andra omständigheter kommer specifikationen att hämtas från artikelposten. Om artikeln har registrerats som en inköpsartikel och om leverantören på inköpsordern är samma som på inköpsartikeln kommer Hansa att använda priset som finns på inköpsartikeln. Om inköpsartikeln innehåller en enhetsfaktor samt en leverantörsenhet, kommer det här priset att anges som leverantörens à pris. Om ditt företag t.ex. säljer artiklarna en och en, men leverantören säljer dem i förpackningar om 12, ska 12 anges i fältet Lev. enhet på inköpsartikeln och dussin fältet Lev.enhet. Priset som anges här kommer vara för ett dussin. Om det inte finns någon lämplig inköpsartikel, kommer à priset att hämtas från delfönstret Priser på artikelposten. À priset inkluderar moms om kryssrutan Inkl. moms är markerad i posthuvudet. I det här fallet kommer priset i inköpsartikeln eller à priset i artikelposten att hanteras som om de inkluderar moms. Om en valuta och växelkurs har specificerats i inköpsordern, kommer beloppet att visas i den specificerade valutan (d.v.s. konverterat enligt den gällande växelkursen). Belopp Radens summa, d.v.s. leveranstörens antal (från flik B) multiplicerat med à-priset, minus eventuell rabatt. Förändrar du det här beloppet kommer procentsatsen i fältet % att räknas om. Notera att även om priset har hämtats från inköpsartikeln kommer eventuell prisfaktor från artikelposten att tas med i beräkningen. Värdet i det här fältet kommer att rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i inställningen Avrundning, valuta i modulen System. 163

164 Hansa Financials och HansaWorld Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning Flik B När en leverantörsfaktura skapas från den här inköpsordern kommer momskoden som anges här referera till inställningen Momskoder i modulen Redovisning. Momskoden avgör vilken procentsats som momsen ska beräknas med, samt vilket konto som den ska debitera. Som förslag hämtas momskoden från leverantören. Om ingen momskod har angivits på leverantören kommer den att hämtas från artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Lev). I de tre sista alternativen kommer momskoden för leverantörens zon att användas. Momskoden kan förändras för en specifik rad om nödvändigt. Inköpskto. Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Förinställt från Inköpskontrollskonto på artikelgrupp eller från Kontering (Kund) Om alternativet Överför varje rad separat används i inställningen Leverantörsfakturainställning, kommer det här kontot att debiteras i verifikat som skapas från leverantörsfakturor som kommer från den här inköpsorderraden. Om kryssrutan Överför konto och objekt till inleverans används i inställningen Inköpsorderinställningar, kommer det här kontot att kopieras till fältet Lagerkonto på lämpliga rader i inleveranser som skapas från inköpsordern. Kontot kommer sedan att debiteras i verifikat som skapas från inleveransen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Upp till 20 objekt separerade med kommatecken kan tilldelas den här raden och alla verifikat som genereras från den. Du kan definiera separata objekt som representerar olika avdelningar, kostnadsställen eller 164

165 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Lev. art, nr Lev ant produkter. I modulen Redovisning ger det här dig en flexibel analysmetod i rapporterna. Objekt som anges här kommer att tilldelas debetposten mot kostnadskontot på verifikat som genereras från leverantörsfakturor som kommer från den här inköpsordern. Objekten kommer att läggas till utöver de objekt som är angivna på delfönstret Datum i inköpsordern. Om kryssrutan Överför konto och objekt till inleverans används i inställningen Inköpsorderinställningar, kommer det här objektet att kopieras till fältet objekt på lämpliga rader i inleveranser som skapas från inköpsordern. Objektet kommer att anges på debetposten i verifikatet som skapas från den inleveransen. Den här koden är leverantörens artikelnummer. Den kommer att visas som det huvudsakliga artikelnumret på inköpsorders dokumentutskrifter. Om artikeln har registrerats som en inköpsartikel och om inköpsorderns leverantör är samma som den som har registrerats på inköpsartikeln, kommer Hansa att hämta leverantörens artikelnummer från inköpsartikeln. Det här fältet visar antalet enheter som leverantören behöver skicka för att uppfylla ditt artikelantal på inköpsordern. Antalet beräknas med hjälp av värdet som finns angivet i fältet Lev. enhet på inköpsartikeln. Om ditt företag t.ex. säljer artiklarna en och en, men leverantören säljer dem i förpackningar om 12, ska 12 anges i fältet Lev. enhet på inköpsartikeln. När du sedan behöver beställa t.ex. 240 stycken av artikeln, anger du 240 i fältet Antal på flik A. Fältet Lev. art. ant kommer då att visa 20, d.v.s. beställningskvantiteten ut leverantörens synpunkt (värdet i fältet Antal divideras med värdet i fältet Lev. enhet). Siffran i det här fältet kommer att skrivas ut som antal på dokumentet Inköpsorder. Om det här antalet förändras kommer fältet Antal att ändras till det rätta antalet automatiskt, (värdet i fältet Lev. art. ant multipliceras med värdet i fältet Lev. enhet). Om inköpsartikeln saknar en enhetsfaktor, eller om det inte finns någon inköpsartikel, kommer det här siffran att vara samma som antalet på flik A. 165

166 Hansa Financials och HansaWorld Flik C Inlev Fakt Projekt AP I det här fältet kommer Hansa att visa hur många av varje artikel på inköpsordern som har inlevererats från den här inköpsordern. Fältet uppdateras automatiskt när funktionen Inleverans används från menyn Funktioner. I antalet ingår endast godkända inleveranser. Den här funktionen underlättar uppföljningen av delleveranser. Om alternativet Automatiskt inleverans av tjänst- och normalartiklar används i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager, kommer de här fälten förändras till att visa det beställda antalet på inköpsordern när den sparas för artiklar som är tjänste- eller normalartiklar. Det här betyder att leverantörsfakturor kan skapas för sådana här artiklar omedelbart, utan att någon inleverans skapas först. De här artiklarna kommer inte att anges på några inleveranser. Det här betyder även att antalet inte kan förändras för de här artiklarna efter att inköpsordern är sparad. Det här fältet visar hur många av artikeln som har fakturerats. Fältet uppdateras automatiskt när funktionen Faktura används från menyn Funktioner. Antalet hämtas endast från godkända leverantörsfakturor. Leverantörsfakturor kan inte skapas innan minst en inleverans har skapats och godkänts. Vid delleveranser kan leverantörsfakturan skapas endast för det antalet som har inlevererats. Om modulen Projekt används och en av raderna i inköpsordern är relaterad till ett specifikt projekt, ange projektnumret här. Använd fältet Projekt på delfönstret Villkor om hela inköpsordern är kopplad till ett specifikt Projekt. Du kan skapa inköpsordrar för reservdelar från modulen Serviceorder. Inköpsordrarna skapas med funktionen Skapa inköpsorder under menyn Funktioner från arbetsordern. Sådana här inköpsordrar kan innehålla flera artiklar när det finns fler än ett arbetspapper kopplat till arbetsordern som de skapades från. Det här fältet kommer att ange vilket arbetspapper varje rad är kopplad till. Se kapitlet Modulen Serviceorder i Volym 5 av manualerna för ytterligare information om den här funktionen. 166

167 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Flik D Plan. lev. Klistra in Special Aktuellt datum Kommentar Inköpsorderns nedre del Här kan du ange vilket datum du behöver leverera in varorna i lagret, om det skiljer sig från datumet angivet fältet Plan. lev på delfönstret Villkor. Formatet i det här fältet avgörs i inställningen Planerad leverans. Formaten fri text, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken) finns tillgängliga. Ytterligare information kring artikeln kan registreras här. Förutom valuta innehåller inköpsorderns nedre del ett antal summeringar, som beskrivs närmare nedan. När en inköpsorderrad läggs till eller förändras, uppdateras de här summorna. Godkänd Inköpsordern kan godkännas genom att du markerar kryssrutan och sedan klickar på [Spara]. När det här är gjort, kan du inte längre förändra inköpsordern. En inköpsorder behöver inte vara godkänd för att varorna ska kunna inlevereras från den och för att dess artiklar ska inkluderas i funktionen Artikelstatus. Men så fort en inköpsorder är klar och utskriven bör den godkännas, eftersom funktionerna som automatiskt skapar inköpsordrar ibland kan att lägga till artiklar i inköpsordrar som inte ännu är godkända. När manualen refererar till godkända inköpsordrar menas de som har kryssrutan Godkänd markerad.! Notera att en godkänd inköpsorder inte kan förändras. 167

168 Hansa Financials och HansaWorld Valuta Klistra in Special Inställningen Valuta, modulen System. Moms Summa ATT BETALA Förinställt från Leverantör eller den förvalda basvalutan Inköpsorderns valuta. Växelkursen visas på delfönstret Valuta, där den vid behov kan förändras för den här specifika inköpsordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta valutan (den som du ska faktureras i) innan du registrerar några artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Priser på artiklar som lagts till i inköpsordern innan valutan specificerades kan inte konverteras i efterhand. Lämna fältet blankt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala valutan). Om en valuta finns specificerad på leverantören under delfönstret Företag, kan endast den valutan användas. Inköpsorderns totala moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställningen Avrundning, valuta, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System). Momsen beräknas efter att varje radsumma har rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler i inställningen Avrundning, valuta. Inköpsorderns totala summa, exklusive moms. Inköpsorderns totala summa, inklusive moms. Det här beloppet rundas upp eller ned enligt valutans avrundningsregler (i inställningen Avrundning, valuta i modulen System). Om ingen valuta har specificerats eller om valutan i fråga inte har registrerats i inställningen Avrundning, valuta, hämtas avrundningsreglerna från inställningen Avrundning (även den i modulen System). 168

169 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Delfönster Valuta Valuta Klistra in Special Inställningen Valuta, modulen System. Förinställt från Leverantör eller den Förvalda basvalutan Inköpsorderns valuta (visas även i nedre delen på delfönstret Artiklar ) visas tillsammans med växelkursen som vid behov kan förändras för just den här inköpsordern. Kontrollera att det här fältet visar den korrekta valutan (den som du ska faktureras i) innan du registrerar några artiklar. Det säkerställer att priserna konverteras korrekt. Priser på artiklar som lagts till i inköpsordern innan valutan specificerades kan inte konverteras i efterhand. Lämna fältet blankt för att använda den lokala valutan (så länge du inte har en förvald basvaluta, som i det här fallet kommer att erbjudas automatiskt och ska hanteras som den lokala valutan). Växelkurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen för den angivna valutan kommer automatiskt att klistras in i det här delfönstret av Hansa. Vid behov kan du förändra växelkursen till den som du har avtalat med leverantören för just den här specifika inköpsordern. Försäkra dig om att de är riktiga och inte tomma innan några artiklar läggs till i inköpsordern, för att priserna ska konverteras korrekt. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro, men vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte. 169

170 Hansa Financials och HansaWorld Den andra metoden är den enkla konverteringen från den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (dubbelt basvalutasystem) Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem) Delfönster Villkor Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor. Se kapitlet Valutor i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel. Lev. villkor Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, Modulen Order Förinställt från Leverantör Ange vilket leveransvillkor som du vill använda för den här inköpsordern. För varje leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning för olika språk. Språket på inköpsordern 170

171 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder avgör vilken översättning som ska skrivas ut på inköpsordern. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Förinställt från Leverantör Här anger du inköpsorderns leveranssätt. För varje leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika språk. Inköpsorderns språk kommer därför att avgöra vilken översättning som kommer att skrivas ut på inköpsordern. Leveranssättet kan även användas för att styra vilka dokumentmallar som ska skrivas ut för olika leveranssätt. Du kan alltså skapa olika mallar för olika leveranssätt. Istället för att ange ett språk i dokumentdefinitionen ska du ange koden för leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Faktura till Klistra in Special Registret Leverantörer Förinställt från Leverantör Om betalningen för en leverantörsfaktura som genererats från den här inköpsordern ska skickas till ett annat företag, t.ex. ett factoringbolag, ange företagets leverantörsnummer här. Factoringbolaget måste vara registrerad som en egen leverantör i ditt system. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Order nr Förinställt från Leverantör Språket avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. artikelbenämning, text för betalningsvillkor och betalningssätt, för utskrift på olika dokumentmallar. Lämna fältet tomt för att använda det lokala språket. Om den här inköpsordern har skapats för att uppfylla en av dina egna säljordrar, ange ordernumret här. Om inköpsordern har genererats från modulen Order med underhållsfunktionen eller funktionen Skapa Inköpsorder från menyn Funktioner kommer säljordernumret att klistras in automatiskt. 171

172 Hansa Financials och HansaWorld Inköpsorderavtal Om inköpsordern har skapats från ett inköpsorderavtal, kommer avtalsnumret att visas här. Det här fältet kan inte förändras. Inköpsorderavtalet beskrivs i kapitlet Modulen Leverantör i Volym 2a av manualerna. Arbetsorder Inköpsordrar kan skapas för reservdelar från modulen Serviceorder. Inköpsordrarna skapas med funktionen Skapa inköpsorder från menyn Funktioner på arbetsordern. I det här fältet kommer arbetsorderns nummer att anges. Se kapitlet Modulen Serviceorder i Volym 5 av manualerna för ytterligare information om den här funktionen. Inköpsord.klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Order Ange orderns inköpsorderklass (om någon). Klassificeringen möjliggör analysering och prioritering av inköpsordrarna. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Förinställt från Leverantör Ange signaturen för den personen som ansvarar för den här inköpsordern. Det här fältet används även av modulen Begränsad åtkomst. Se beskrivningen av fältet Säljgrupp (nedan) för ytterligare information. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Förinställt från Säljare Säljgruppen hämtas från personposten efter att du har angivit en säljare. Om modulen Begränsad åtkomst finns installerad kan det här fältet användas för att förhindra användare från att se alla inköpsordrar i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Användaren kan begränsas till att endast se sina egna inköpsordrar eller de som tillhör användarens säljgrupp. Se avsnittet som beskriver registret Personer i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna för ytterligare beskrivning av modulen Begränsad åtkomst. 172

173 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt (om installerad) Inköpskostnad Inköpsorderprocess Kommentar Det här fältet används för att koppla inköpsordern till ett specifikt projekt. Fältet används endast om modulen Projekt finns installerad. Projektnumret kan skrivas ut på inköpsorderdokument. Värden som anges här kommer att överföras till inleveranserna som en fraktavgift. Om ordern dellevereras kommer värdet att delas proportionellt mellan inleveranserna. När ett verifikat genereras från inleveransen kommer den här kostnaden att kreditera kontot för Inköpsfraktkostnad, specificerat på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Kostnaden kommer även att inkluderas i leverantörsfakturor som skapas med funktionen Faktura under menyn Funktioner. Klistra in Special Registret Inköpsorderprocess, modulen Inköp Om inköpsordern är kopplad till en inköpsorderprocess, ange processnumret här. Inköpsorderprocesser beskrivs senare i det här kapitlet. Här kan du ange en kommentar kring till inköpsordern. Zon Förinställt från Leverantör Den här informationen hämtas från leverantörskortet och indikerar var ifrån leverantören kommer. Momskoderna som anges på raderna är beroende av vilken zon leverantören tillhör. Zonen ska inte förändras för enskilda inköpsordrar. 173

174 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Best.adress Beställningsadress Förinställt från Leverantör Leverantörens adress som inköpsordern ska skickas till. Delfönster Lev.adress Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Här anger du lagerstället som du vill att varorna ska levereras till. Det här lagerstället kommer att vara förinställt i alla inleveranser som skapas från inköpsordern. Det förinställda lagerstället och den associerade adressen kan hämtas in från delfönstret Provision i användarens personpost. Leveransadress Förinställt från Lagerstället Här anger du om varorna ska levereras till en annan än företagets normala adress. 174

175 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Inspektera och förändra inköpsordrar Du kan förändra en inköpsorder när som helst så länge den inte är godkänd (d.v.s. så länge inte kryssrutan Godkänd är markerad). För att inspektera eller förändra en inköpsorder, klicka på [Inköpsorder] i Huvudmenyn eller välj Inköpsorder från menyn Register. Fönstret Inköpsorder: Bläddra öppnas och visar alla redan befintliga inköpsordrar. Dubbelklicka på den inköpsorder som du vill inspektera eller förändra. Fönstret Inköpsorder: Inspektera öppnas, det är identiskt med fönstret Inköpsorder: Ny post som har beskrivits ovan. Efter att en inleverans eller en leverantörsfaktura har skapats från inköpsordern, finns det förändringar som inte längre kan göras. T.ex. kan inte antalet artiklar förändras till ett värde som är lägre än det som redan har levererats till lagret. Nya rader kan läggas till när som helst, men de kan inte infogas eller tas bort efter att en inleverans har skapats från inköpsorden, även om inleveransen inte är gjord på raden i fråga. Skriva ut inköpsordrar Det finns två sätt att skriva ut en inköpsorder. 1. Klicka på skrivarikonen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv när du har skapat eller när du inspekterar inköpsordern. Klicka på ikonen för förhandsgranskning för att få inköpsordern utskriven på bildskärmen. 2. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Inköpsorder i fönstret Dokument eller markera det och tryck på Entertangenten. Ange löpnumret på inköpsordern (eller ett intervall av löpnummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [Kör]. Oavsett vilken metod som används, avgörs dokumentmallen som ska användas enligt följande: 1. Utforma orderbekräftelsens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till BESTÄLLNING. Använd funktionen Egenskaper i menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Inköpsorder. Ett förslag till BESTÄLLNING medföljer Hansa och kan förändras så att den passar dina behov. Instruktioner för användning av registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Välj modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. 175

176 Hansa Financials och HansaWorld Menyn Funktioner 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Listfönstret Dokument öppnas, markera Inköpsorder. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange BESTÄLLNING i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du har utformat olika dokumentmallar för att använda till olika språk eller leveranssätt under punkt 1 ovan, ange de olika mallarna på olika rader i dokumentdefinitionen. Ange det lämpliga språket eller leveranssättet i fältet Språk för respektive mall. Du kan använda funktionen Klistra in Special för att öppna en lista över tillgängliga språk och från vilken du sedan kan välja det rätta. 7. Klicka på [Spara] för att spara orderbekräftelsens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från ordern när skrivarikonen används. Ovanför visas Funktionsmenyerna för inköpsordrar. Till vänster visas menyn som är tillgänglig i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Markera en eller flera inköpsordrar (håll ner Shifttangenten medan du klickar) innan du väljer en av funktionerna. Till höger visas menyn som finns tillgänglig när fönstret Inköpsorder: Ny post eller Inköpsorder: Inspektera är aktivt. Godkänn Det här kommandot finns endast tillgängligt när fönstret Inköpsorder: Bläddra är aktivt. Funktionen tillåter dig att godkänna en inköpsorder på samma sätt som när du sätter en bock i kryssrutan Godkänd på inköpsordern. Du kan även godkänna flera inköpsordrar samtidigt från bläddrafönstret genom att markera dem alla (håll ner Shifttangenten för att markera ett intervall av inköpsordrar i listan) och välja Godkänn från menyn Funktioner. Kom ihåg att när du väl har utfört den här åtgärden kan du inte längre förändra de godkända inköpsordrarna. 176

177 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Stäng Det här kommandot finns endast tillgängligt när fönstret Inköpsorder: Bläddra är aktivt. Funktionen stänger inköpsordern på samma sätt som när du sätter en bock i både kryssrutan Godkänd och Stängd i inköpsordern. Med den här funktionen kan du stänga flera inköpsordrar samtidigt genom att markera de inköpsordrar som du vill stänga (håll ner Shifttangenten när du klickar) och sedan välja Stäng från menyn Funktioner. Kom ihåg att när du väl har utfört den här åtgärden kommer du inte längre kunna förändra de stängda inköpsordrarna. En inköpsorder ska stängas när alla artiklar har mottagits och inlevererats, och när leverantörsfakturan har skapats. Artiklar som finns kvar för inleverans kommer att annulleras när inköpsordern stängs. Skapa inköpsorder Den här funktionen är en av flera olika metoder för att skapa inköpsordrar automatiskt. Se avsnittet Generera inköpsorder automatiskt nedan för att få en beskrivning av hur den här funktionen kan användas. 177

178 Hansa Financials och HansaWorld Inköpsorderstatus Den här producerar en rapport för inköpsordern som för tillfället är öppen på bildskärmen. Den här rapporten summerar all information kring inköpsordern, inklusive alla orderdetaljer, varje inleverans samt varje leverantörsfaktura Inleverans Den här funktionen används för att leverera artiklar till lagret från en inköpsorder. Funktionen finns tillgänglig under menyn Funktioner i både bläddrafönstret och i postfönstret för varje individuell inköpsorder. Om du vill använda funktionen i bläddrafönstret, ska du först markera inköpsordern som du vill skapa en inleverans för. Om funktionen ska användas i ett postfönster måste först alla eventuella ändringar vara sparade (använd knappen [Spara]). När du väljer funktionen skapas en ny post i registret Inleveranser (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Inleverans: Inspektera. Det betyder att en ny post har skapats, sparats och sedan öppnats för eventuell justering och för godkännande. 178

179 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Inleveransen hämtar sin information från inköpsordern och antar vanligtvis att alla artiklar som ännu inte har levererats finns med i den aktuella leveransen. Ett undantag finns om kryssrutan Sätt antal på inleverans till noll används i inställningen Inköpsorderinställningar, som i så fall sätter antalet på alla artiklar i inleveransen till noll. Normala artiklar inköpsordrar kommer inte att visas på inleveranser om alternativet Automatisk inleverans av tjänst- och normalartiklar används i inställningen Lagerinställningar. Om inköpsordern innehåller en artikel som kräver serienummer (delfönstret Lager på artikeln) och fler än en har beställts, kommer inleveransen att innehålla det lämpliga antalet rader med antalet ett på varje rad. På så sätt kan serienummer registreras på flik B för varje enskild artikel. Serienumren måste anges innan inleveransen kan godkännas. Antalet i inleveransen kan justeras på en eller flera rader, så att de överensstämmer med den aktuella leveransen. Du kan även ta bort hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Du kan leverera fler artiklar till lagret än vad som finns på inköpsordern. 179

180 Hansa Financials och HansaWorld Använd funktionen Skriv etiketter från menyn Funktioner för att skriva ut inleveransetiketter. För att skriva ut själva inleveransen, klicka på skrivarikonen. När du har kontrollerat inleveransen, godkänn den genom att markera kryssrutan Godkänd. Om du tidigare har bestämt att verifikat ska genereras när inleveranser sker (i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer ett verifikat att skapas när du godkänner inleveransen. Du kan inte göra några förändringar i inleveransen efter att du har godkänt den. Du kommer inte att kunna skapa någon leverantörsfaktura för artiklarna på inleveransen förrän den är godkänd. För ytterligare information om in- och utleveranser, lager o.s.v. se kapitlet som handlar om modulen Varulager senare i manualen. För att stänga fönstret och återgå till inköpsordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om du vill spara ändringarna. Fältet Inlevererat på inköpsordern (på flik C) kommer automatiskt att uppdateras om inleveransen godkändes. Lagersaldot kommer automatiskt att uppdateras för de lagerförda artiklarna på lagerstället angivet i inleveransen. Om du använder Hansas funktion för kostnadskontering, vill du antagligen att sådana verifikat ska genereras från både inleveranser och utleveranser. För att säkerställa att det sker, markera kryssrutan Verifikat från inleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Du måste även specificera konton för samtliga fält på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Se avsnittet Kostnadskontering i kapitlet Varulager senare i manualen för ytterligare information. Om funktionen inte skapar en inleverans beror det troligen på att: 1. Inköpsordern är markerad som Stängd. 2. Alla artiklar på inköpsordern har redan tagits emot 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie inleverans (i modulen Varulager). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att de förvalda nummerserierna på delfönstret Ser.nr i den aktuella användarens personpost inte finns definierade i inställningen Nummerserier - utleveranser. Det här problemet uppstår vanligtvis i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönstret Ser.nr på personposten, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. 180

181 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Faktura För att skapa en leverantörsfaktura från en inköpsorder, välj Faktura från menyn Funktioner. För att fakturan ska skapas måste du först spara alla eventuella ändringar som har gjorts på inköpsordern (använd knappen [Spara]), och leverantören måste ha tilldelats ett kostnadskonto på delfönstret Konton. Vanligtvis måste en godkänd inleverans ha skapats från inköpsordern innan den kan faktureras. Undantagen beskrivs senare i det här avsnittet. När du väljer den här funktionen, skapas en ny post i registret Leverantörsfakturor (i modulen Leverantör). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Leverantörsfaktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapats, sparats och sedan öppnats för justering och godkännande. 181

182 Hansa Financials och HansaWorld Leverantörsfakturan hämtar sin information från inköpsordern och antar att artiklar från godkända inleveranser som är inte redan är fakturerade ska faktureras. Leverantörsfakturans innehåll avgörs av alternativen för Inköpsorderöverföringskontroll i inställningen Leverantörsfakturainställningar i modulen Leverantör. Alternativen i inställningen fungerar på följande sätt: Konsolidera artiklar till lev. kostnadskontot Konsolidera per artikel och projekt Överför varje rad separat Om det här alternativet har valts, kommer samtliga artiklar på inköpsordern att grupperas på en enda rad i fakturan, vilket indikerar att de ska bokas mot samma kostnadskonto (hämtas från fältet Kostnadskonto på delfönstret Konton i leverantören). Om artiklarna har olika momskoder på inköpsordern, kommer det att skapas en separat rad för varje momskod. Leverantörsfakturan kommer att innehålla en separat rad för varje kombination av artikel/projekt som finns i inköpsordern. Kostnadskontona kommer att sättas till inköpskontrollkontot angivet på artikelns artikelgruppen (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager) eller det som är angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Varje artikel (d.v.s. varje rad) på inköpsordern kommer att få sin egen rad på leverantörsfakturan. Kostnadskontot för varje rad kommer att sättas till inköpskontrollkontot angivet på artikelns artikelgrupp (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager) eller det som är angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Vanligtvis kan inte lagerförda artiklar faktureras förrän de har tagits emot (d.v.s. finns med på en godkänd inleverans). Det här gäller även normala och tjänsteartiklar om alternativet Konsolidera artiklar till lev.kostnadskontot (beskrivet ovan) används. Om det här alternativet inte används kommer normal- och tjänsteartiklar att inkluderas med deras fulla kvantitet på den första leverantörsfakturan som skapas från inköpsordern (d.v.s. det måste finnas en godkänd inleverans, men den behöver inte innehålla någon av inköpsorderns normal- eller tjänsteartiklar). 182

183 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Det finns två undantag till det här: 1. Om alternativet Använd alltid antalet från inköpsordern används i inställningen Leverantörsfakturainställning. Med det här alternativet kommer alla artiklar (lagerförda, normala och tjänsteartiklar) från inköpsordern att inkluderas i leverantörsfakturan, även om de inte har tagits emot ännu. Det måste inte finnas någon inleverans. 2. Om kryssrutan Automatisk inleverans av tjänst- och normalartiklar är markerad i inställningen Lagerinställningar kommer inga inleveranser att skapas för tjänst- eller normalartiklar. Därför kan leverantörsfakturor skapas omedelbart för de här artiklarna utan att någon inleverans har registrerats. lagerförda artiklar måste fortfarande levereras in, om inte punkt 1 ovan används. Om den här kryssrutan är markerad och tjänst- och normalartiklar är inkluderade i en inköpsorder, kommer det inlevererade antalet att automatiskt uppdateras till det beställda antalet när inköpsordern sparas. Av den anledningen kommer de här artiklarna aldrig att inkluderas på inleveranser som skapas från inköpsordern. Det betyder även att det beställda antalet inte kan minskas efter att inköpsordern har sparats. Alternativet är främst avsett för arbete eller utbildning som köps in ofta, och för sådana artiklar där inga inleveranser behövs. Du kan förändra beloppet på en eller flera rader i leverantörsfakturan så att den stämmer med beloppen från leverantörens faktura. Du kan även lägga till flera rader. Två kryssrutor i inställningen Kontering (Kund), Uppdatera basvaluta vid fakturering och Uppdatera utländsk valuta vid fakturering, kontrollerar leverantörsfakturans växelkurser på delfönstret Valuta. Om de här alternativen inte används kommer växelkurserna från inköpsordern att användas. Om de används kommer den senaste registrerade basvalutakursen och växelkursen att användas. Det senare fallet kommer inte att påverka priserna på artiklarna. Det betyder att du fortfarande kommer att debiteras det överenskomna priset i valuta men värdet på fakturan i den lokala valutan kommer att förändras (och därmed även värdet i fakturans verifikat). När leverantörsfakturan har kontrollerats, markera kryssrutan Godkänd för att slutligen godkänna den. När leverantörsfakturan godkänns skapas automatiskt ett verifikat i modulen Redovisning (om det är definierat så i inställningen Försystem i modulen Redovisning). Du kan inte göra några förändringar i leverantörsfakturan efter att den är godkänd. För en beskrivning av fälten i leverantörsfakturan, se kapitlet som modulen Leverantör i Volym 2a av manualerna. 183

184 Hansa Financials och HansaWorld För att stänga fönstret och återvända till inköpsordern, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om ändringarna ska sparas. Fältet Fakt. under flik C kommer att uppdateras automatiskt om leverantörsfakturan sparades. Om funktionen inte skapar en leverantörsfaktura beror det troligen på att: 1. Leverantören är markerad som stängd eller saknar kostnadskonto. 2. Det finns inga artiklar på inköpsordern som väntar på fakturering. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie lev.fakturor (i modulen Leverantör). Det kan bero på fel i själva inställningen, men det kan även bero på att den förvalda nummerserien på delfönstret Nr.ser i den aktuella användarens personpost inte finns definierade i inställningen Nummerserier - lev.fakturor. Det här problemet uppstår vanligtvis i början på nya räkenskapsår. Om en förändring görs under delfönstret Nr.ser på personposten, måste Hansa avslutas och startas om för att förändringen ska få effekt. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status på artikeln som är angiven i orderraden där markören befinner sig eller på artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. Artikelstatusen visar i ett eget fönster lagersaldot, hur många som ligger i order och hur många som är levererbara för varje artikel. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Skapa e-postbrev Den här funktionen kan användas för att skapa ett e-postbrev som innehåller information från inköpsordern. Funktionen kan användas för att skicka inköpsordern via e-post till leverantören. 184

185 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder När funktionen väljs öppnas följande fönster, från vilket ett nytt e-postbrev kan skapas En ny post kommer att skapas och läggas i aktuella användarens e-postlåda. Den aktuella användaren kommer automatiskt att sättas som avsändare. Fältet Till kommer att innehålla e-postadressen till leverantören som är angiven i ordern. Texten i fältet Ämne ( Ny inköpsorder: i exemplet ovan) är hämtat från inställningen Inköpsorder e-post. Även ordernumret visas. Inställningen Inköpsorder e-post ger dig även möjlighet att inkludera två standardtexter i e- postbrevet. Den första av dem visas i början på textfältet ( Ny order artiklar: i exemplet ovan). Texten följs av en lista över inköpsorderns artiklar med priser och antal. Sedan visas giltighetsdatumet och betalningsvillkoret samt den andra standardtexten ( Övrig information: i exemplet ovan). Innehållet kan redigeras vid behov och du kan lägga till eller ta bort mottagare. När du är klar att skicka e-postbrevet, markera kryssrutan Sänt. Spara slutligen e- postbrevet genom att klicka på [Spara] i knappraden. Om du använder funktionen Lås och sänd e-post automatiskt i inställningen E-postinställningar i modulen System, avancerat och e-postbrevet innehåller en extern e-postadress (d.v.s. innehåller kommer e-postbrevet nu automatiskt att skickas. Om du inte använder det här alternativet, välj Sänd e-post från menyn Funktioner efter att brevet har sparats. Stäng slutligen e- 185

186 Hansa Financials och HansaWorld postbrevet genom att klicka i stängningsrutan. Du kommer att komma tillbaka till inköpsorderfönstret. Om funktionen inte skapar ett e-postbrev beror antagligen på en av följande orsaker: 1. Den aktuella användaren saknar en e-postlåda. 2. Leverantören i inköpsordern saknar e-postadress. 3. Inköpsordern har inte sparats. Om du vill använda den här funktionen för att skicka e-postbrev till arbetskollegor måste Hansas e-postfunktionalitet användas och mottagaren måste ha en e-postlåda. Om du behöver skicka e-postbrev till leverantörer måste Hansas gateway användas och inställningen E-post SMTP-servrar måste konfigureras. Se Volym 6 av manualerna för detaljerad information kring Hansas e-postfunktioner. Senaste inköpspriser Den här funktionen producerar en rapport som visar inköpspriserna som tidigare har debiterats från leverantören för en av inköpsorderns artiklar. Ställ markören i en av orderraderna och välj sedan funktionen. Rapporten visar priset från senaste inköpsordern. Skapa inköpsordrar automatiskt Funktionen Skapa inköpsorder under menyn Funktioner finns tillgänglig i fönstret Inköpsorder: Bläddra. Funktionen skapar inköpsordrar genom att jämföra lagervärdet med beställningsnivån för respektive artikel, antal ej levererade från säljordrar tas med i beräkningen. Inköpsordrarna kommer att sparas som ej godkända. Du kan skriva ut alla inköpsordrar samtidigt genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Tidigare i kapitlet beskrivs hur inköpsordrar godkänns och skrivs ut. För att Hansa automatiskt ska kunna välja vilka artiklar som ska inkluderas i inköpsordrarna måste vissa villkor uppfyllas. Följande information måste finnas tillgänglig i registret Inköpsartiklar: Artiklarna som ska beställas måste finnas registrerade som inköpsartiklar. För varje artikel måste det finnas en inköpsartikel som är specificerad med en förvald leverantör. Varje inköpsartikel måste specificeras med den normala eller den minsta beställningskvantiteten. 186

187 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Varje artikel bör vara specificerad med ett pris (det normala inköpspriset). Artiklar som saknar en korresponderande inköpsartikel kommer ändå att inkluderas på inköpsordern om du angivit en förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. I det här fallet kommer inköpspriset på artikeln att sättas till priset som är angivet på delfönstret Kostnader i artikelposten. Notera att varje artikel kan ha fler än en korresponderande inköpsartikel. De olika inköpsartiklarna kan representera olika leverantörer som säljer samma vara. Endast en inköpsartikel per artikel ska ha kryssrutan Förvald markerad. Följande information måste finnas tillgänglig i registret Artiklar: Artiklarna som ska beställas och köpas in måste vara lagerförda (anges på delfönstret Priser i artikelposten). En Beställningspunkt måste anges på delfönstret Lager i artikelposten. Alternativt, om du vill definiera separata beställningsnivåer för olika lagerställen, använd inställningen Beställningsnivåer i modulen Varulager. Artiklarna som ska beställas får inte vara stängda. Slutligen, funktionen kommer inte att skapa några inköpsordrar om inte en giltig nummerserie finns angiven i inställningen Nummerserie - inköpsorder. Det här problemet uppstår främst vid årsskiften. Innan du använder den här funktionen rekommenderar vi att du skriver ut rapporten Bristlista eller Beställningsunderlag. På de här rapporterna får du information om vilka artiklar som troligtvis kommer att inkluderas på inköpsordrarna. När du har valt funktionen Skapa inköpsorder kommer följande urvalsfönster att visas 187

188 Hansa Financials och HansaWorld Om alla fälten lämnas tomma kommer Hansa att skapa inköpsordrar för alla lagerförda artiklar som har en lagernivå som är lägre än beställningspunkten. Hansa tar även hänsyn till utestående säljordrar och inköpsordrar. Antalet på varje artikel kommer sättas så att lagernivån når upp till beställningspunkten eller den normala eller minsta beställningskvantiteten, vilket av dem som är störst. Varje inköpsorder kommer att skapas till den förvalda leverantören för varje artikel eller till den förvalda leverantören i inställningen Inköpsorderinställningar. Om du vill skapa inköpsordrar på något annat sätt, använd nedanstående fält. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa inköpsorder för en specifik artikel eller ett intervall av artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa inköpsorder för artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Prioritera angiven leverantör Använd det här fältet för att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa inköpsorder för artiklar med en specifik leverantör i deras förvalda inköpsartikel. Artiklar som saknar en förvald inköpsartikel (d.v.s. de som använder den förvalda leverantören från inställningen Inköpsorderinställningar) kommer inte att inkluderas i funktionen om en leverantör anges här. De här artiklarna kan beställas genom att fälten Artikel eller Artikelgrupp ovan används. Om du har specificerat en leverantör, markera den här kryssrutan om du vill att funktionen ska kontrollera och eventuellt skapa inköpsorder för artiklar som levereras av angiven leverantör, trots att leverantören inte är markerad som förvald i inköpsartikeln. 188

189 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorder Skapa ny inköpsorder Inga inköpsordrar kommer att skapas om den här kryssrutan är markerad utan att någon leverantör har angivits ovan. Men, om en förvald leverantör finns angiven i inställningen Inköpsorderinställningar kommer samtliga artiklar att beställas från den leverantören (även de som har en förvald inköpsartikel). Markera den här kryssrutan om du vill att nya inköpsordrar alltid ska skapas. Annars kommer artiklarna att läggas till på inköpsordrar som redan finns för de aktuella leverantörerna. Artiklarna kommer att läggas till på de tidigast registrerade inköpsordrarna som fortfarande inte är godkända eller är öppna. Om det här alternativet används kommer separata inköpsordrar att skapas för varje artikel, även om de kommer från samma leverantör. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. När processen är klar finns de nya Inköpsordrarna tillgängliga för kontroll, justering och godkännande i registret Inköpsorder. Notera att syftet med den här funktionen är att skapa inköpsordrar för artiklar vars lagernivå är under den angivna beställningsnivån. Om du behöver skapa inköpsordrar för att tillgodose utestående säljordrar, använd funktionen Skapa inköpsorder i modulen Order. 189

190 Hansa Financials och HansaWorld Registret Inköpsorderoffert Menyn Funktioner Det här registret ger dig möjlighet att registrera offerter för inköpsordrar som du har tagit emot från leverantörer. Om offerten har tagits emot som ett svar på ett anbud kan den kopplas till registret Inköpsorderprocess (beskrivet senare i det här kapitlet). Vid behov kan offerterna konverteras till inköpsordrar. Fönstret för inköpsorderofferten är mycket likt fönstret för inköpsorder som beskrivits ovan. Se det avsnittet för detaljerad information kring varje fält. Funktionsmenyn som visas ovan är tillgänglig från fönstren Inköpsorderoffert: Ny post och Inköpsorderoffert: Inspektera. Inköpsorder För att konvertera en inköpsorderoffert till en inköpsorder, välj Inköpsorder från menyn Funktioner. Alla förändringar i inköpsorderofferten måste sparas med [Spara] innan inköpsordern kan skapas. En ny post skapas i registret Inköpsordrar. Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Inköpsorder: Inspektera. Det här betyder att den har skapats, sparats och sedan öppnats för justering och godkännande. Så gott som all registrerad information i offerten överförs till lämpliga fält i inköpsordern, vilket reducerar registreringsarbetet och minskar risken för felaktigheter. Det finns ingen begränsning i hur många inköpsordrar som kan skapas från en inköpsorderoffert. Se avsnittet Inköpsordrar tidigare i kapitlet för detaljerad information kring fönstret. För att stänga fönstret och komma tillbaka till offerten, klicka i stängningsrutan. Du kommer att få frågan om du vill spara förändringarna som du har gjort. Ordernumret kommer att visas på delfönster 4 i offerten. Om funktionen inte skapar en inköpsorder kan det bero på att: 1. Inköpsorderofferten har markerats som stängd. 2. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie - inköpsorder. Det här problemet uppstår främst vid årsskiften. 190

191 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Registret Internrekvisitioner Registret Internrekvisitioner används när en process av förfrågningar och attestering måste ske innan lageruttag eller lagertransaktioner kan registreras. Lageruttag används för att ta ut varor från lagret för internt bruk och för avskrivningar. Lagertransaktioner möjliggör att varor kan flyttas mellan olika lagerställen. De här två registren beskrivs närmare i kapitlet Varulager, senare i manualen. Registret Internrekvisitioner kan användas av återförsäljare för att organisera förflyttningen av artiklar i lagret till demonstrations- eller klassrum, eller när det är nödvändigt att byta ut utrustning som används internt. I sådana exempel ska demonstrations- och klassrummen vara separata lagerställen. Registrera internrekvisitioner I modulen Inköp, välj Internrekvisitioner från menyn Register, eller klicka på [Intern rek.] i Huvudmenyn. Fönstret Internrekvisitioner: Bläddra öppnas och visar de internrekvisitioner som redan finns registrerade. Internrekvisitionerna visas sorterade efter rekvisitionsnummer. Förändra sorteringen genom att klicka på en av de andra rubrikerna. Här visas även datumet och statusen för varje rekvisition, deras avdelning och referens, samt signaturen och namnet på personen som skapade dem. Kolumnen Status är tom för rekvisitioner som är markerade som skapade, eller innehåller ett bindestreck (-) för de som är attesterade eller en bock ( ) för de som är levererade eller avvisade. 191

192 Hansa Financials och HansaWorld För att registrera en ny internrekvisition, klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows och Linux) eller z-n (Macintosh). Alternativt kan du markera en internrekvisition som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Internrekvisition: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade internrekvisitionen. Om du kopierade en post kommer datumet på den nya posten att vara det aktuella datumet, inte datumet som var angivet på originalet. Eftersom all information som lagras på varje internrekvisition inte ryms i ett fönster, har rekvisitionen delats upp i fyra delfönster. Överst i fönstret finns posthuvudet. Det innehåller internrekvisitionens nummer, datum samt signaturen och namnet på personen som har skapat posten. Det finns fyra namngivna flikar ( delfönster ) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Posthuvudet är alltid synligt, som en påminnelse om vilken rekvisition du arbetar med. 192

193 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Posthuvud Nr. Klistra in Special Välj från en annan nummerserie. Det här numret är unikt och identifierar internrekvisitionen. Hansa föreslår numret efter det som användes på den förra internrekvisitionen. Numret kan förändras, men inte till ett som redan används. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Person Delfönster Lagerställe Internrekvisitionens datum. Hansa föreslår det aktuella datumet. Här anges signaturen på den aktuella användaren och den kan inte förändras. Den aktuella användaren hanteras alltid som den som beställt internrekvisitionen. Personens namn kommer att anges i fältet till höger. Plan. lev. Klistra in Special Aktuellt datum Här kan du ange vilket datum du vill att rekvisitionen ska verkställas. Fältets format avgörs av inställningen Perioder. Formaten fri text, datum, veckonummer eller år/vecka (4 tecken) finns tillgängliga. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Om rekvisitionen ska skapa en lagertransaktion ska du här ange till vilket lagerställe artiklarna ska flyttas. 193

194 Hansa Financials och HansaWorld Om internrekvisitionen t.ex. ska användas för att flytta en artikel från lagret till demonstrations- eller klassrummet, ska lagerstället som representerar demonstrations- eller klassrummet anges här. Om internrekvisitionen ska användas för ett lageruttag, ska lagerstället som artiklarna ska tas bort eller skrivas av från anges här. En lagertransaktion eller lageruttag kan inte genereras från internrekvisitionen förrän ett lagerställe finns specificerat här. Det här gäller även om ett huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställningar. När lagerstället anges kommer dess adress, telefonnummer och faxnummer att kopieras till lämpliga fält på delfönstret Lev.adress. Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Attest Ange vilken avdelning som ansvarar för internrekvisitionen. Det här fältet lagrar signaturen från de personer som har attesterat den här internrekvisitionen. Det kan innehålla flera signaturer, separerade med kommatecken. Fältet måste innehålla ett värde innan rekvisitionens status kan förändras till attesterad eller levererad. Du kan inte ange en signatur i det här fältet. Du ska istället spara rekvisitionen och sedan välja Attestera från menyn Funktioner. Signaturen från den aktuella användaren kommer att anges i fältet. Du kan använda inställningen Åtkomstgrupper för att begränsa användningen av funktionen Attestera till vissa personer i personlen. När rekvisitionen är sparad igen kan förändringar i posten endast utföras av de personer som finns angivna i fältet Attest, men lagertransaktioner och lageruttag kan skapas av vilken användare som helst. 194

195 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Status Skapad Attesterad Levererad Avvisad En internrekvisition kan befinna sig i fyra olika statuslägen, för att hjälpa till med arbetsflödet och för rapporteringssyften. Följande statuslägen kan användas: När en internrekvisition registreras, markeras den som skapad. Lagertransaktioner och lageruttag kan inte skapas från internrekvisitioner med den här statusen. När internrekvisitionen har blivit godkänd bör en signatur anges i fältet Attest med hjälp av funktionen Attestera i menyn Funktioner. Statusen ska sedan ändras till attesterad. Nu kan lagertransaktioner och lageruttag skapas från rekvisitionen med funktionerna under menyn Funktioner. Internrekvisitioner med den här statusen kan inte förändras utan att de först ändras tillbaka till statusen skapad. Endast personer med signatur i fältet Attest kan ändra tillbaka statusen. Den här statusen väljs automatiskt när internrekvisitionens fulla antal är inkluderat i en godkänd lagertransaktion eller i ett lageruttag. Det här förhindrar att ytterligare lagertransaktioner eller lageruttag skapas från rekvisitionen. Om internrekvisitionen inte godkänns ska dess status förändras till avvisad. Internrekvisitioner med den här statusen kan inte förändras, och lagertransaktioner och lageruttag kan inte heller skapas. En signatur måste anges i fältet Attest innan statusen kan förändras till avvisad. 195

196 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Artiklar Använd matrisen på delfönstret Artiklar för att lista artiklarna som ska inkluderas i internrekvisitionen. De visas i en matris som är indelad i två horisontella flikar. När du klickar på en flik (markerade med A och B), kommer två eller tre av kolumnerna till höger att bytas ut. För att lägga till en rad i internrekvisitionen, klicka på den första tomma raden och ange lämplig information. För att ta bort en rad, klicka på radens nummer längst ut till vänster och tryck på Backstegstangenten. För att infoga en rad klicka på radnumret där den ska infogas och tryck på Returtangenten. Den nya raden läggs till ovanför den markerade. Rader kan inte tas bort eller läggas till om internrekvisitionens status är attesterad, levererad eller avvisad. 196

197 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal Behand., Utlev. Beskrivning Kostpris Total kostnad Flik B Med markören i det här fältet, ange artikelnumret eller streckkoden för varje artikel. Ange antalet enheter som ska ingå i internrekvisitionen. De här siffrorna förändras automatiskt när lagertransaktioner eller lageruttag skapas med funktionerna under menyn Funktioner. Det behandlade antalet inkluderar både godkända och inte godkända lagertransaktioner och lageruttag, medan det utlevererade antalet endast inkluderar godkända poster. När antalet i fältet Utlevererat antal är samma som i fältet Antal, kommer rekvisitionens status att automatiskt att förändras till levererad. Det här förhindrar att ytterligare lagertransaktioner och lageruttag skapas från rekvisitionen. Hansa anger automatiskt artikelns namn i det här fältet, det kan förändras om nödvändigt. Här anges à priset hämtat från fältet Senaste inköpspris på delfönstret Kostnad i artikeln. Priset kommer att överföras till lagertransaktioner eller lageruttag som skapas från internrekvisitionen, där det kommer att ersättas med ett FIFO-värde vid när posten godkänns. FIFO-värdet kommer inte att uppdateras på internrekvisitionen. Radens totala kostnad, beräknad genom att antalet multipliceras med kostpriset. Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att överföras till samma rad på lagertransaktioner som skapas från den här internrekvisitionen. Kontot kommer sedan att debiteras med artikelns FIFO-värde. Om fältet är tomt, kommer lagerkostnadskontot i inställningen Kontering (Kund) att användas. 197

198 Hansa Financials och HansaWorld Fältet används inte i lageruttag som skapas från internrekvisitionen. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Ange ett eller flera objekt, separerade med kommatecken. De kommer att överföras till samma rad på lagertransaktioner som skapas från den här internrekvisitionen. När lagertransaktionen godkänns kommer objekten att bifogas debetkonteringen mot kostnadskontot. Fältet används inte i lageruttag som skapas från internrekvisitionen. Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager Förinställt från Internrekvisitionens nedre del TOTAL Artikel Om artikeln är en strukturartikel kommer dess recept att anges här. Receptet hämtas från artikeln. En strukturartikel är en artikel som är sammansatt av komponenter som ditt företag har köpt in. Receptet listar de här komponenterna och deras antal. Receptet registreras i registret Recept i modulen Varulager. Internrekvisitionens total uppdateras när rader läggs till eller förändras. 198

199 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Delfönster Lev.adress Lev. villkor Klistra in Special Inställningen Leveransvillkor, modulen Order Specificera leveranssättet som du vill ska användas om internrekvisitionen gäller en flytt till ett externt lagerställe. För varje Leveransvillkor kan du specificera en lämplig beskrivning på olika språk. Internrekvisitionens språk kommer därför att avgöra vilken översättning som skrivs ut på internrekvisitionen. Leveranssätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Ange vilket leveranssätt som ska användas om internrekvisitionen gäller en flytt till ett externt lagerställe. För varje leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika språk. Internrekvisitionens språk kommer därför att avgöra vilken översättning som skrivs ut på dokumenten från rekvisitionen. Leveranssättet kan också användas som ett språk för att styra vilka dokumentmallar som ska skrivas för olika leveranssätt. Du kan alltså skapa olika mallar för olika leveranssätt. Istället för att ange ett språk kan du i dokumentdefinitionen ange koden för leveranssättet. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. artikelbenämning, text för betalningsvillkor och betalningssätt, för utskrift på olika 199

200 Hansa Financials och HansaWorld dokumentmallar. Lämna fältet tomt för att använda det lokala språket. Leveransadress Förinställt från Lagerställe Adressen som internrekvisitionen ska skickas till. Det kan vara en adress till ett externt lagerställe. Telefon, fax Förinställt från Lagerställe Delfönster Kommentarer Ange relevanta telefon- eller faxnummer gällande internrekvisitionen. Kommentar Ange eventuellt en kommentar gällande internrekvisitionen. Skriva ut internrekvisitioner Det finns två sätt att skriva ut en internrekvisition. 1. Klicka på skrivarikonen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv när du har skapat eller när du inspekterar internrekvisition. Klicka på ikonen för förhandsgranskning för att få internrekvisitionen utskriven på bildskärmen. 2. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Internrekvisition i fönstret Dokument eller markera det och tryck på Entertangenten. Ange löpnumret på internrekvisitionen (eller ett intervall av löpnummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [Kör]. Oavsett vilken metod som används, avgörs dokumentmallen som ska användas enligt följande: 1. Utforma orderbekräftelsens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INTERREKVISITION. Använd funktionen Egenskaper i menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Internrekvisition. Instruktioner för användning av 200

201 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Välj modulen Inköp genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Listfönstret Dokument öppnas, markera Internrekvisition. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange INTERNREKVISITION i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du har utformat olika dokumentmallar för att använda till olika språk eller leveranssätt under punkt 1 ovan, ange de olika mallarna på olika rader i dokumentdefinitionen. Ange det lämpliga språket eller leveranssättet i fältet Språk för respektive mall. Du kan använda funktionen Klistra in Special för att öppna en lista över tillgängliga språk och från vilken du sedan kan välja det rätta. 7. Klicka på [Spara] för att spara orderbekräftelsens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från ordern när skrivarikonen används. Leverera internrekvisitioner När en internrekvisition har skapats ska den sparas, attesteras och sedan levereras eller avvisas. 1. För att attestera en internrekvisition, välj Attestera från menyn Funktioner. Din signatur kommer att anges i fältet Attest på delfönstret Lagerställe. Förändra sedan statusen till attesterad och spara posten genom att klicka på [Spara] i knappraden. 2. För att avvisa en internrekvisition, välj Attestera från menyn Funktioner. Din signatur kommer att anges i fältet Attest på delfönstret Lagerställe. Förändra sedan statusen till avvisad och spara. Internrekvisitionen kan inte förändras efter att det här är utfört. En internrekvisition kan levereras på två olika sätt: 1. Om internrekvisitionen gäller en flytt av varor från ett lagerställe till ett annat, ska den levereras med hjälp av funktionen Lagertransaktion från menyn Funktioner. 201

202 Hansa Financials och HansaWorld Menyn Funktioner 2. Om internrekvisitionen gäller ett borttag eller en avskrivning av varor från lagret ska den levereras med hjälp av funktionen Lageruttag från menyn Funktioner. Funktionerna från menyn Funktioner beskrivs nedan. När en lagerpost av något slag (antingen lagertransaktion eller lageruttag) skapas, kommer antalet från posten att anges i fältet Behand. på flik A i interrekvisitionen. När transaktionen godkänns kommer antalet även anges i fältet Utlev. När antalet i fältet Utlev. är samma som internrekvisitionens antal kommer internrekvisitionens status att förändras till levererad, för att förhindra att ytterligare lagertransaktioner skapas. Ovan visas Funktionsmenyn för fönstren Internrekvisition: Ny post och Internrekvisition: Inspektera. Det finns ingen Funktionsmeny för fönstret Internrekvisition: Bläddra. Lagertransaktion Om internrekvisitionen gäller en flytt av varor från ett lagerställe till ett annat, ska den levereras genom att den här funktionen används. Innan funktionen kan användas måste internrekvisitionen sparas, ett lagerställe måste finnas angivet på delfönstret Lagerställe och den måste ha statusen attesterad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lagertransaktioner (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lagertransaktion: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. 202

203 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Lagerstället på delfönstret Lagerställen i internrekvisitionen kopieras till fältet Till lagerställe på lagertransaktionen för att möjliggöra flytt av varor till det lagerstället. Alla rader i internrekvisitionen kommer att överföras till lagertransaktionen med undantag för de rader som har samma antal i fältet Behand. som det totala antalet för raden. Lagertransaktionens antal kommer automatiskt att beräknas genom att antalet i fältet Behand. minskas från internrekvisitionens antal, d.v.s. det beställda antalet som ännu inte har varit föremål för leverans i en lagerpost. Ange vilket lagerställe varorna ska flyttas från i fältet Från lagerställe, ange en eventuell kostnad för flytten i fältet Extra kostnad och markera kryssrutan Godkänd och klicka sedan på [Spara] för att spara. Varorna kommer att flyttas till det angivna lagerstället. Om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat, kommer Lagertransaktionen inte att kunna godkännas om det inte finns tillräckligt i lager på lagerstället som artiklarna ska flyttas från. Den här kontrollen kommer inte att göras för tjänste- och normalartiklar, oavsett vilket alternativ som används för överleverans. Du kan använda funktionen Artikelstatus från menyn Funktioner för att försäkra dig om att det finns artiklar på det lagerställe du ska flytta dem från 203

204 Hansa Financials och HansaWorld innan du godkänner lagertransaktionen. Du kan även använda dig av rapporten Lagerlista. När en lagertransaktion godkänns och sparas kommer det gamla värdet att förändras till FIFO- eller det vägda värdet. Det vägda inpriset på artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare inleveranser, vilket visas på delfönstret Kostnader på artikeln) används om alternativet Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I övriga fall används FIFOvärdena. Om alternativet FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, kommer även eventuellt extra värde att läggas till i FIFO-värdet för den flyttade artikeln. Klicka i stängningsrutan för att stänga lagertransaktionen och återvända till internrekvisitionen. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringarna. Om lagertransaktionen inte godkändes kommer fältet Behand. att uppdateras automatiskt. Om den godkändes kommer både fältet Behand. och Utlev. att uppdateras. Du kan behöva stänga och öppna internrekvisitionen för att se förändringarna. Om fältet Utlev. har samma värde som fältet Antal, kommer statusen på internrekvisitionen att ändras till levererad, vilket innebär att den är fullt levererad och ytterligare lagertransaktioner kommer att förhindras. Om funktionen inte skapar en lagertransaktion kan det bero på att: 1. Internrekvisitionen har inte attesterats eller har statusen levererad eller avvisad. 2. Inget lagerställe har angivits i internrekvisitionen. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserier - lagertransaktioner (i modulen Varulager). Det här uppstår vanligtvis vid räkenskapsårsskiften. Se kapitlet Modulen Varulager senare i manualen för en detaljerad beskrivning av fönstret Lagertransaktion: Inspektera och vilka effekter godkännandet av en lagertransaktion har på FIFO-värdet. Lageruttag Om internrekvisitionen gäller avskrivning av varor i lagret, ska den levereras med den här funktionen. Innan funktionen kan användas måste internrekvisitionen sparas, ett lagerställe måste finnas angivet på delfönstret Lagerställe och den måste ha statusen attesterad. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Lageruttag (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Lageruttag: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har nu öppnats för förändring och godkännande. 204

205 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner Lagerstället från delfönster Lagerställe i internrekvisitionen kopieras till fältet Lagerställe på lageruttaget, så att varorna skrivs av därifrån. Alla rader i internrekvisitionen kommer att överföras till lageruttaget med undantag för de rader som har samma antal i fältet Behand. som det totala antalet för raden. Lageruttagets antal kommer automatiskt att beräknas genom att antalet i fältet Behand. minskas från internrekvisitionens antal, d.v.s. det beställda antalet som ännu inte har föremål för leverans i en lagerpost. Om en rad i internrekvisitionen har ett kostnadskonto angivet under flik B, kommer kontot att överföras till den korresponderande raden i lageruttaget. När lageruttaget godkänns kommer det här kontot att debiteras med FIFO-värdet eller det vägda inpriset för artikeln, istället för att det förinställda kontot i sidhuvudet debiteras (kontot angivet i fältet Lagerkostnad i inställningen Kontering (Kund)). Artikelns vägda inpris (den vägda kostnaden beräknad från samtliga tidigare inköp av artikeln, vilket visas på delfönstret Kostnader i artikeln) används om alternativet Vägt inpris är valt under Kostnadskonteringsmodell, faktura i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. För övriga alternativ används FIFO-värden. Markera kryssrutan Godkänd och klicka på [Spara] för att spara och godkänna lageruttaget. Artiklarna kommer att räknas av från lagret. Om 205

206 Hansa Financials och HansaWorld alternativet Tillåt ej överleverans är markerad i inställningen Lagerinställningar, kommer du inte att kunna godkänna och spara posten om det inte finns tillräckligt med artiklar på lagerstället som du vill skriva av artiklar från. Den här kontrollen sker inte för tjänste- och normalartiklar, oavsett vad som är valt i inställningen Lagerinställningar. Om du vill försäkra dig om att det finns tillräckligt i lagret innan du godkänner och sparar lageruttaget, använd funktionen Artikelstatus under menyn Funktioner eller ta fram rapporten Lagerlista. Klicka i stängningsrutan för att stänga Lageruttaget och återvända till internrekvisitionen. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringarna. Om lageruttaget inte godkändes kommer fältet Behand. att uppdateras automatiskt. Om det godkändes kommer både fältet Behand. och Utlev. att uppdateras. Du kan behöva stänga och öppna internrekvisitionen för att se förändringarna. Om fältet Utlev. har samma värde som fältet Antal, kommer internrekvisitionens status att förändras till levererad, vilket innebär att internrekvisitionen är fullt levererad och ytterligare lageruttag kommer att förhindras. Om funktionen inte skapar ett lageruttag kan det bero på att: 1. Internrekvisitionen har inte attesterats eller har statusen levererad eller avvisad. 2. Inget lagerställe har angivits i internrekvisitionen. 3. Det finns ingen giltig nummerserie i inställningen Nummerserie - lageruttag (i modulen Varulager). Det här uppstår vanligtvis vid räkenskapsårsskiften. Se kapitlet Modulen Varulager senare i den här manualen för en detaljerad beskrivning av fönstret Lageruttag: Inspektera. Attestera När en internrekvisition har registrerats ska de attesteras och sedan levereras eller avvisas. Spara internrekvisitioner och välj sedan Attestera från menyn Funktioner. Din signatur kommer automatiskt att klistras in i fältet Attest på delfönstret Lagerställe. Förändra sedan statusen till attesterad eller avvisad enligt behov och spara sedan genom att klicka på [Spara] i knappraden. Nu kan ytterligare förändringar endast utföras av personer vars signatur finns angiven i fältet Attest. Lagertransaktioner och lageruttag kan däremot skapas av vem som helst. 206

207 Kapitel 2: Inköp - Registret Internrekvisitioner En internrekvisition kan attesteras av fler än en person. Varje persons signatur anges i fältet Attest, separerade med kommatecken, efter att personen har valt funktionen Attestera från menyn Funktioner. Du kan använda inställningen Åtkomstgrupper för att begränsa användningen av funktionen Attestera till ett antal personer av personalen. För att göra det, förflytta dig först till modulen System och öppna sedan en post i inställningen Åtkomstgrupper. Om posten startar från Ingen åtkomst ska du använda matrisen för att tilldela gruppens användare åtkomst till specifika funktioner I den här illustrationen har medlemmarna i åtkomstgruppen full tillgång till modulen Inköp så att de kan registrera sina egna internrekvisitioner. Men de kan inte använda funktionen Attestera från menyn Funktioner för at attestera dem. Om åtkomstgruppen startar från Full åtkomst ska du använda matrisen för att ta bort åtkomsten till specifika funktioner för gruppens användare. 207

208 Hansa Financials och HansaWorld I båda fallen, om funktionen Attestera internrekvisitioner inte är listad i matrisen, kommer åtkomsten bero på om gruppen tilldelats modulen Inköp. Inställningen Åtkomstgrupper beskriv i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. 208

209 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorderprocesser Registret Inköpsorderprocesser Registret Inköpsorderprocesser används för att hålla ordning på offerter och anbud som inkommer efter att ditt företag skickat ut en anbudsförfrågan på arbete som ska utföras. En separat post används i registret för varje leverantör som anbudsförfrågan har skickats till. Själva anbudet registreras i inställningen Anbud, beskriven tidigare det här kapitlet. När du har accepterat ett anbud från en specifik leverantör kan den relevanta inköpsorderprocessen anges på delfönstret Villkor i samtliga tillhörande inköpsordrar och på delfönstret Övrigt i leverantörsfakturor. Det här ger dig möjlighet att få en detaljerad rapportering, kontakta din representant för Hansa för ytterligare information. För att öppna registret Inköpsorderprocesser, säkerställ att du befinner dig i modulen Inköp och välj Inköpsorderprocesser från menyn Register eller klicka på [Inköpsord, pro,] i Huvudmenyn. Fönstret Inköpsorderprocesser. Bläddra öppnas och visar de poster som redan har registrerats. Klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows och Linux) eller z-n (Macintosh) för att registrera en ny post. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Inköpsorderprocess: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade posten. 209

210 Hansa Financials och HansaWorld Eftersom informationen som lagras kring varje inköpsorderprocess inte får plats i ett enda fönster, har det delats upp i fyra delfönster. Högst upp visas alltid posthuvudet. Det innehåller nummer, leverantörsnummer och -namn och detaljer kring anbudet. Det finns fyra numrerade delfönster (flikar) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren, och alltid gå direkt till ett specifikt fönster. Posthuvudet visas alltid så att du kan se vilken process du arbetar med. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Hansa kommer ange det första oanvända numret från den första nummerserien i inställningen Nummerserier - inköpsorderprocesser när en ny post skapas. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan används. 210

211 Kapitel 2: Inköp - Registret Inköpsorderprocesser Om du arbetar i en fleranvändarmiljö kommer numret att tilldelas posten när den sparas första gången. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Namn Ange Leverantörsnumret eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på returtangenten kommer leverantörens namn att hämtas in i fältet till höger. En separat post ska registreras för varje leverantör som du har tänkt att skicka en anbudsförfrågan till. Posterna kommer att lagra leverantörernas svar på den här anbudsförfrågan. Leverantörens namn anges automatiskt när leverantörsnumret registreras. Anbud Klistra in Special Inställningen Anbud, modulen Inköp Kommentar Attest Stängd Delfönster 1 Ange anbudets kod här. Det här refererar till arbetet som du vill ha utfört. Anbudets namn anges här automatiskt när du har angivit anbudskoden. Markera den här kryssrutan i inköpsorderprocessen för att visa att det här budet är det som har godkänts för det angivna anbudet. En bock kommer att visas i bläddrafönstret vilket gör det enkelt att hitta de anbud som har godkänts. Markera den här kryssrutan när det är klart att anbudet inte kommer att användas. Stängda poster kommer att visas i fönstret Inköpsorderprocesser: Bläddra men inte i fönstret Klistra in, vilket förhindrar att de används i inköpsordrar och leverantörsfakturor. När posten har markerats som stängd kan den inte längre förändras. Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Värde Ange valutan som används av leverantören här. När leverantörens anbud tas emot, ange dess värde här, i valutan angiven ovan. 211

212 Hansa Financials och HansaWorld Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen på personen som är ansvarig för att ta hand om leverantörens anbud. Klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Ange inköpsorderklassen (om någon). Inköpsorderklasserna möjliggör att ordrarna kan analyseras i rapporter eller prioriteras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Delfönster 2, 3 och 4 Specificera ett eller flera objekt, separerade med kommatecken. De här fönstren innehåller ett antal olika fält som kan användas för att lagra olika processtadier som leverantören befinner sig i för det här anbudet. Det finns fält för planerade datum och för faktiska datum 212

213 Kapitel 2: Inköp - Underhåll - Introduktion Underhåll Introduktion Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. För att använda någon av de här funktionerna, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Beställningsplanering Den här funktionen kommer att analysera vilka behov av inköp som du har för en specifik period i framtiden, baserat på den tidigare genomsnittliga försäljningen per månad. Funktionen kommer sedan att använda analysen för att skapa inköpsordrar för artiklarna som ska säljas i den framtida perioden. Rapporten Beställningsplanering ger dig en förhandsgranskning av hur många av varje artikel som kommer att inkluderas på inköpsordrarna som skapas med den här funktionen. För information om hur antalet beräknas, se beskrivningen av rapporten Beställningsplanering senare i det här kapitlet. Antalet som kommer att beställas visas i kolumn 11 i den här rapporten. 213

214 Hansa Financials och HansaWorld Inköpsordrar som skapas med den här funktionen kommer att sparas som ej godkända i registret Inköpsorder. Du kan skriva ut flera inköpsordrar samtidigt genom att i modulen Inköp använda funktionen Dokument under menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Att godkänna och skriva ut inköpsordrar beskrivs närmare tidigare i kapitlet. Artiklarnas leverantörer kommer att väljas enligt följande: 1. Leverantören som finns angiven på artikelns eventuellt korresponderande inköpsartikel och som är markerad som Förvald, kommer att användas. Registret Inköpsartiklar finns beskrivet tidigare i kapitlet. 2. Om artikeln saknar en korresponderande inköpsartikel, kommer leverantören att hämtas från fältet Förvald leverantör i inställningen Inköpsorderinställningar. En inköpsorder utan leverantör kommer att skapas om ingen förvald leverantör finns specificerad eller om artiklarna inte uppfyller kriteriet nämnt i punkt 1 ovan. Du kan sedan ange den korrekta leverantören eller fördela artiklarna mellan inköpsordrar med olika leverantörer enligt behov. När du väljer funktionen Beställningsplanering öppnas följande urvalsfönster Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Funktionen kommer med hjälp av den genomsnittliga försäljningen per månad för varje artikel beräkna den framtida försäljningen och därmed kunna skapa inköpsordrar. Den genomsnittliga försäljningen beräknas utifrån godkända fakturor med datum inom perioden som anges i det här fältet. Det rekommenderas att du noggrant fyller i den korrekta perioden. Om funktionen t.ex. ska inkludera hela kalenderåret, kommer flera månader utan försäljning att inkluderas i beräkningen, vilket innebär att genomsnittet inte blir korrekt. 214

215 Kapitel 2: Inköp - Underhåll - Uppdatera inköpsartiklar Antal månader Perioden ska bestå av ett antal kompletta månader. Perioden kommer att avrundas uppåt till den närmaste hela månaden om inte en hel månad anges, Funktionen beräknar den genomsnittliga försäljningen för varje månad och artikel och använder sedan de här siffrorna till att förutspå försäljningen de närmaste månaderna. Funktionen skapar inköpsordrar med ett antal som behövs av varje artikel för att täcka den förutspådda försäljningen. Här ska du ange hur många månader som du vill att rapporten ska förutspå försäljningen för. Inga inköpsordrar kommer att skapas om det här fältet lämnas tomt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer, separerade med ett kolontecken (:) för att skapa inköpsordrar för de här artiklarna. Endast lagerförda artiklar i intervallet kommer att beställas. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en artikelgrupp för att skapa inköpsartiklar för artiklar som tillhör en viss artikelgrupp. Endast lagerförda artiklar i intervallet kommer att beställas. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund beroende på hur många inköpsordrar som ska skapas. När funktionen är klar kommer du att återvända till listfönstret Underhåll. Uppdatera inköpsartiklar Det är möjligt att automatiskt få kostpriset på artikelposten uppdaterat när en inköpsorder skapas. Den här uppdateringen inkluderar inte inköpsartiklar. För att uppdatera priset på inköpsartiklar i ett enda steg, använd den här funktionen. Funktionen kan även användas för att uppdatera inköpsartikelns beskrivning, vilket är användbart om du har många inköpsartiklar för en och samma artikel. 215

216 Hansa Financials och HansaWorld Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Lämna det här fältet tomt om du vill uppdatera alla inköpsartiklar. Ange ett artikelnummer om du vill uppdatera inköpsartiklar som tillhör en specifik artikel. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Ange ett leverantörsnummer för att uppdatera inköpsartiklar som tillhör en specifik leverantör. Uppdatera namnmarkera den här kryssrutan för att begränsa uppdateringen till inköpsartiklarnas beskrivning (namn). Den nya beskrivningen hämtas från artikelposten och kommer att användas på alla tillhörande inköpsartiklar. Uppdatera pris Markera den här kryssrutan om du vill att inköpsartiklarnas pris ska uppdateras med kostpriset från registret Artiklar. Kostpriset på artikelposten kan uppdateras automatiskt från den senaste inköpsordern. Notera att kostpriset kommer att uppdateras på alla tillhörande inköpsartiklar, oavsett om de har markerats som förvalda eller inte och oavsett vilken leverantör som senast levererat artikeln. I de fall där inköpsartikelns pris är angiven i en annan valuta än basvalutan kommer uppdateringsprocessen att beräkna valutan med hjälp av den aktuella växelkursen. Klicka på [Kör] för att starta uppdateringen. 216

217 Kapitel 2: Inköp - Dokument - Introduktion Dokument Introduktion Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Inköp. Varje dokument i listan skrivs ut med olika dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning: 1. Markera lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Funktioner för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i Volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Dubbelklicka på dokumentet eller markera det och tryck på Entertangenten. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka inköpsordrar ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 217

218 Hansa Financials och HansaWorld 4. Klicka på [Kör] för att skriva ut dokumenten. 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken dokumentmall som ska användas för de olika dokumenten, följ nedanstående beskrivning: 1. Skapa en dokumentmall för varje dokument (eller förändra den mallen som följde med Hansa) i registret Dokumentmallar i modulen System. I kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna beskrivs registret Dokumentmallar. 2. Byt till modulen Inköp och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Följande fönster används för att tilldela dokumentet en eller flera dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i avsnittet Dokument i kapitlet Hansa arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika dokumentmallar som avgörs t.ex. av leverantörs språk eller vilken nummerserie ordern tillhör. 4. Funktionen Dokumentdefinition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet utskrivna dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av inköpsordrar. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. göra en utskrift för leverantörerna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för leverantör. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. 218

219 Kapitel 2: Inköp - Dokument - Inköpsorder Inköpsorder Inköpsorderoffert Ange numret för en inköpsorder eller ett intervall för flera inköpsordrar (separerade med ett kolontecken) för att välja vilka poster som ska skrivas ut. Klicka sedan på [Spara] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Genom att klicka på skrivarikonen när inköpsordern är öppen kan du skriva ut den individuella posten. För att skriva ut posten till bildskärm, klicka på ikonen för förhandsgranskning. Hansa kan producera en utskriven offert för arkivering. Ange ett offertnummer eller ett intervall av offertnummer, separerade med ett kolontecken, för att välja vilka poster som ska skrivas ut. Klicka sedan på [Kör] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Du kan även klicka på skrivarikonen i knappraden när du befinner dig i en inköpsorderoffert för att skriva ut den individuella posten. För att skriva ut posten till bildskärm, klicka på ikonen för förhandsgranskning. 219

220 Hansa Financials och HansaWorld Internrekvisition Det här dokumentet kan användas för att skriva ut internrekvisitioner för att underlätta processen med godkännande och attestering. För att välja vilka poster som ska skrivas ut, ange ett internrekvisitionsnummer eller ett intervall av nummer, separerade med ett kolontecken. Klicka sedan på [Kör] i knappraden eller tryck på Returtangenten. Du kan även klicka på skrivarikonen i knappraden när du befinner dig i en internrekvisition för att skriva ut den individuella posten. För att skriva ut posten till bildskärm, klicka på ikonen för förhandsgranskning. Inköpsorderpåminnelse, Inköpsorderbekräftelse De här alternativen fungerar på samma sätt som för Inköpsorder, beskrivet ovan. De här dokumenten ger dig möjlighet att använda olika dokumentmallar beroende på vilka behov du har vid olika tillfällen. 220

221 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Introduktion Rapporter Introduktion Utskrifter i modulen Inköp utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan på lämplig rapport i listan. I modulen Inköp finns följande rapporter tillgängliga Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t.ex. kunder eller artiklar. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med ett kolontecken. För att t.ex. skriva ut kund 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Använd alternativen längst ner i urvalsfönstret för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt skriva ut 221

222 Hansa Financials och HansaWorld Bristlista till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarikonen. När du har gjort rapporturvalen och valt utskriftsdestination, klicka på [Kör]. Med ett rapportfönster aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Funktioner. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Funktionen Öppna rapportens urvalsfönster i samma meny kan användas för att uppdatera rapporten genom att använda ett annorlunda rapporturval. Den här rapporten visar lagersaldot för varje artikel, vilket antal som finns i säljorder, vilket antal som finns i inköpsorder och ett förslag till hur mycket som ska beställas. Förslaget tar med det aktuella lagersaldot, det ej levererade antalet i säljordrar, artikelns beställningspunkt samt den förvalda inköpsartikelns minsta beställningskvantitet i beräkningen. För att få en aktuell bristlista är det nödvändigt att hålla ett antal register uppdaterade. Artikeln måste finnas registrerad både i registret Artiklar och Inköpsartiklar, och de här registren måste innehålla rätt och aktuell information: Registret Inköpsorder innehåller information om tidigare inköpsordrar. Registret Säljorder innehåller information om säljordrar som ännu inte har levererats. Varje artikel måste vara definierad som Lagerförd och ett värde för beställningspunkt måste antingen finnas angiven i själva artikelposten eller i inställningen Beställningspunkter i modulen Varulager. Använd den här inställningen om du vill ha olika beställningspunkter för olika lagerställen. Minst en inköpsartikel per artikel måste finnas registrerad, specificerad med normal och minsta beställningskvantitet. Registret Inleveranser tillhandahåller information om fysiska inleveranser till lagret och påverkar lagersaldot. Registret Utleveranser påverkar också lagersaldot. Precis som rapporten Beställningsunderlag (se nedan), använder bristlistan all ovanstående information för att kunna presentera ett inköpsförslag för lagerförda artiklar. Rapporten Beställningsunderlag visar endast de artiklar 222

223 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Bristlista som kan beställas via funktionen Skapa inköpsordrar under menyn Funktioner (d.v.s. de artiklar som har korresponderande inköpsartiklar som är markerade som förvalda), medan den här rapporten visar alla lagerförda artiklar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik artikel eller ett intervall av artiklar. Endast lagerförda artiklar kommer att visas i rapporten. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp eller ett intervall av artikelgrupper. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar, lagersaldon och säljordrar på ett specifikt lagerställe. Inställningen Beställningspunkter i modulen Varulager kan användas för specificera beställningspunkten (minsta antalet som ska finnas på lagret) för varje artikel och lagerställe. Om inget lagerställe specificeras i rapport- 223

224 Hansa Financials och HansaWorld urvalet kommer beställningspunkten för varje artikel att vara för samtliga lagerställen. Om ett specifikt lagerställe har specificerats kommer beställningsnivån för varje artikel gälla det angivna lagerstället. Beställningspunkten kommer att hämtas från delfönstret Lager på artikelposten om ingen post finns för artikeln i inställningen Beställningspunkter. Avdelning Klistra in Special Registret Avdelningar, modulen Inventarie Om rapporten ska visa artiklar som tillhör en specifik avdelning (angiven på delfönstret Lager i artikelposten), ange avdelningen här. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Om en persons signatur anges här kommer endast artiklar med en förvald inköpsartikel som tillhör den angivna personen att visas i rapporten. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Sortering Endast med saldo Endast med förslag Om en säljgrupp anges här kommer endast artiklar med en förvald inköpsartikel som tillhör den angivna säljgruppen att visas i rapporten. Rapporten kan sorteras efter artikelnummer, artikelgrupp eller beskrivning (namn). Markera det här alternativet om du inte vill att rapporten ska inkludera artiklar utan lagersaldo. Det betyder vanligtvis att några artiklar som du har brist av inte kommer att visas i rapporten. Markera det här alternativet om du vill att rapporten endast ska innehålla artiklar som kommer att ges inköpsförslag på (d.v.s. de artiklar som du har brist av). 224

225 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Beställningsplanering Beställningsplanering Den här rapporten kan användas för att analysera vilka behov av inköp som du har de närmaste månaderna, baserat på tidigare försäljning. Rapporten ger dig en förhandsgranskning av hur många av varje artikel som kommer att inkluderas på inköpsordrar, som senare kan skapas med underhållsfunktionen Beställningsplanering. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Antal månader Rapporten kommer att visa den genomsnittliga försäljningen per månad för varje artikel. Siffrorna används sedan för att beräkna den framtida försäljningen och därmed även kunna ge ett beställningsförslag. Den genomsnittliga försäljningen beräknas utifrån godkända fakturor med datum inom perioden som anges i det här fältet. Det rekommenderas att du noggrant fyller i den korrekta perioden. Om rapporten t.ex. ska inkludera hela kalenderåret, kommer flera månader utan försäljning att inkluderas i beräkningen, vilket innebär att genomsnittet inte blir korrekt. Perioden ska bestå av ett antal kompletta månader. Perioden kommer att avrundas uppåt till den närmaste hela månaden om inte en hel månad anges. Rapporten visar den genomsnittliga försäljningen för varje månad och artikel och använder sedan de här siffrorna till att förutspå försäljningen de närmaste månaderna. Rapporten föreslår sedan hur mycket som 225

226 Hansa Financials och HansaWorld ska beställas av varje artikel för att täcka den förutspådda försäljningen. Här ska du ange hur många månader som du vill att rapporten ska förutspå försäljningen för. Inga beställningsförslag kommer att beräknas om det här fältet lämnas tomt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer eller ett intervall av artikelnummer, separerade med ett kolontecken (:) för att förutspå försäljningen och beställningsbehovet för de här specifika artiklarna. Endast lagerförda artiklar i intervallet kommer att visas i rapporten. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en artikelgrupp för att förutspå försäljningen och beställningsbehovet för artiklar som tillhör en viss artikelgrupp. Endast lagerförda artiklar i intervallet kommer att visas i rapporten. Rapporten innehåller elva kolumner enligt följande: 1. Art. nummer Endast lagerförda artiklar visas i rapporten. 2. I lager Antalet i lagret när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. 3. Beställt Antal i inköpsordrar som inte har inlevererats när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. Antalet är hämtat från både godkända och ej godkända inköpsordrar, 4. I order Antal i säljordrar som inte har utlevererats när rapporten produceras. Det behöver inte vara antalet i slutet på rapporteringsperioden. 5. Teoretiskt lager Lagersaldot efter att inköp- och säljordrarna i kolumn 3 och 4 har levererats. 6. Försäljning Antalet som har sålts under rapporteringsperioden, beräknat från godkända fakturor som är registrerade inom den här perioden. 7. Snitt. förs. Det genomsnittliga antalet som har sålts per månad. Det här är antalet i kolumn 6 som är delat med rapporterings- 226

227 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Beställningsplanering 8. Förväntad förs. periodens antal månader. Det rekommenderas inte att du använder kalenderår som rapporteringsperiod, eftersom den genomsnittliga siffrorna inte kommer att bli korrekta när framtida månader inte innehåller någon försäljning. Här har den genomsnittliga försäljningen i kolumn 7 multipliceras med antalet månader angivet ovan. Det här visar därmed den förutspådda försäljningsnivån för det antalet månader. 9. Best.punkt Beställningspunkten från inställningen Beställningspunkter eller från delfönstret Lager på artikelposten. 10. Min. best. kvant 11. Beställningsförslag Minsta beställningskvantiteten från den lämpliga inköpsartikeln. Beställningsförslaget baserat på den förutspådda försäljningen (kolumn 8), det teoretiska lagret (kolumn 5), beställningspunkten (kolumn 9) och den minsta beställningskvantiteten (kolumn 10). Det här antalet kommer att inkluderas på inköpsordrar som skapas av underhållsfunktionen Beställningsplanering. 227

228 Hansa Financials och HansaWorld Beställningsunderlag Den här rapporten liknar bristlistan, med den skillnaden att den endast visar artiklar som kan beställas via funktionen Skapa Inköpsorder under menyn Funktioner (de artiklar som är kopplade till en förvald inköpsartikel). Inköpsprislista Den här rapporten listar valda inköpsartiklar med deras inköpspris, leverantörer och vilken av dem som är förvald. 228

229 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Inköpsorderjournal Artikelnr Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Numeriskt Använd det här urvalet för att begränsa rapporten till en specifik artikel eller ett intervall av artiklar. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Sortering Pris från Inköpsorderjournal Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar från en specifik leverantör. Rapporten kan endast sorteras efter artikelnummer eller leverantörsnummer. Använd de här alternativen för att specificera om inköpspriset i rapporten ska hämtas från inköpsartikeln eller från registret Artiklar. I det senare alternativet används kostpriset från delfönstret Kostnader på artikelposten. Den här rapporten visar registrerade inköpsordrar. Du kan välja att skriva ut rapporten för ett intervall av inköpsordrar, för en period eller för en specifik leverantör. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett inköpsordernummer för att öppna den individuella posten. 229

230 Hansa Financials och HansaWorld Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik inköpsorder eller ett intervall av inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System. Ange rapportens start- och slutdatum. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör För att begränsa rapporten till inköpsordrar som är ställda till en specifik leverantör, ange leverantörsnumret här. Klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Ange en inköpsorderklass för att begränsa rapporten till att endast visa inköpsordrar som tillhör en specifik klass. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Funktion Sammandrag Specificerat Inköpsorder periodiseringar Använd det här fältet för att begränsa rapporten till inköpsordrar som är avsedda för ett enskilt lagerställe (angivet på delfönstret Lev.adress i inköpsordern). Använd de här alternativen för att avgöra vilken nivå av detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet är förvalt för rapporten och visar den viktigaste informationen kring inköpsordrar i ett tabellformat. Om du markerar det här alternativet kommer rapporten att visa all tillgänglig information kring varje inköpsorder. Den här rapporten är mycket lik rapporten Inköpsorderstatus nedan när den tas fram med alternativet Löpande. Men, där den rapporten endast visar inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier och som har levererats men inte fakturerats, visar den här rapporten samtliga inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier. Artiklarna visas individuellt för varje inköpsorder. Artikelnummer, beskrivning, kostnadskonto, värde och eventuella objekt, tillsammans med beställt, 230

231 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Inköpsorder periodiseringar levererat och fakturerat antal, samt antalet som väntar på fakturering. På inköpsordernivå kommer inköpsordernummer, leverantörsnummer och -namn, objekt och planerad leveransdag att visas. Rapporten kräver att det finns artiklar specificerade på flik B i leverantörsfakturan. Det här sker automatiskt när leverantörsfakturor skapas från inköpordrar och om antingen alternativet Konsolidera per artikel och projekt eller Överför varje rad separat i inställningen Leverantörsfakturainställningar i modulen Leverantören används. Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en enda inköpsorder eller ett intervall av inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställt. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till inköpsordrar som tillhör en specifik leverantör (eller leverantörer), ange leverantörsnumret (eller ett intervall av leverantörer separerade med ett kolontecken). 231

232 Hansa Financials och HansaWorld Objekt (från huvud) Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till inköpsordrar som innehåller ett enskilt objekt, ange det objektet här. Det här refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till dem som är angivna på separata rader i inköpsordern. Om du anger ett flertal objekt separerade med kommatecken, kommer endast de inköpsordrar som innehåller samliga angivna objekt att visas i rapporten. Objekttyp Klistra in Special Inställningen Objekttyper, modulen Redovisning Objekt (från rad) För att visa inköpsordrar som innehåller objekt som tillhör en specifik objekttyp, ange objekttypen här. Det här refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till dem som är angivna på separata orderrader. Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till inköpsordrar med rader som innehåller enskilda objekt, ange objektet här. Om du anger ett antal objekt separerade med kommatecken, kommer endast de orderrader som innehåller samtliga angivna objekt att visas. Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen System Datum Urval För att begränsa rapporten till inköpsordrar med rader som innehåller ett specifikt kostnadskonto under flik B, ange det kontot här. För varje inköpsorderrad visas det beställda, mottagna, och fakturerade antalet, samt vilket antal som ska faktureras. Om du vill att de här antalet ska beräknas för ett specifikt datum, ange det datumet här. Det är förinställt att endast godkända inköpsordrar ska visas i rapporten. Du kan med de här alternativen även inkludera stängda och ej godkända inköpsordrar. 232

233 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Inköpsorderstatus Inköpsorderstatus Den här rapporten kan betraktas som en mer detaljerad version av Inköpsorderjournalen, vilken kan användas när det inte bara är nödvändigt att lista inköpsordernummer utan när även nödvändigt att visa antalet av artiklar i relaterade inleveranser och leverantörsfakturor. Inköpsorder Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa en enskild inköpsorder eller ett intervall av inköpsordrar. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Första raden från inställningen Perioder är förinställt. 233

234 Hansa Financials och HansaWorld Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör Objekt (från huvud) Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till inköpsordrar som tillhör en specifik leverantör (eller leverantörer), ange leverantörsnumret (eller ett intervall av leverantörer separerade med ett kolontecken). Klistra in Special Registret Objekt, modulen System För att begränsa rapporten till inköpsordrar som innehåller ett enskilt objekt, ange det objektet här. Det här refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte till dem som är angivna på separata rader i inköpsordern. Om du anger ett flertal objekt separerade med kommatecken, kommer endast de inköpsordrar som innehåller samliga objekt att visas i rapporten. Objekttyp Klistra in Special Inställningen Objekttyper, modulen Redovisning För löpande rapportering Urval Funktion Sammandrag För att visa inköpsordrar som innehåller objekt som tillhör en specifik objekttyp, ange objekttypen här. Det här refererar till objekt som är angivna på ordernivå, inte dem som är angivna på separata orderrader. Om du använder alternativen Löpande eller Löpande per kontonummer (beskrivna nedan), kommer rapporten vanligtvis att visa de inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier mot vilka varor som har tagits emot men vilka ingen faktura tagit emot för. Om du vill att rapporten ska visa inköpsordrar vilkas varor har tagits emot ett specifikt datum, men ingen faktura har mottagits det datumet, ange datumet här. Det är förinställt att endast godkända inköpsordrar ska visas i rapporten. Du kan med de här alternativen även inkludera stängda och ej godkända inköpsordrar. De här alternativen används för att kontrollera vilken nivå av detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet visar alla inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier. För varje 234

235 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Inköpsorderstatus Specificerat Löpande inköpsorder visas individuellt för varje artikel, artikelnummer och benämning, samt eventuella objekt tillsammans med antalet som ha beställts, mottagits och fakturerats. På inköpsordernivå visas inköpsordernumret, leverantörsnumret- och namn, objekt och planerad leveransdag. Som tillägg till informationen som visas med ovanstående alternativ, visar det här alternativet leverantörens adress och för varje inköpsorder visas alla relaterade inleveranser och leverantörsfakturor. Samtliga rader i inleveranserna och leverantörsfakturorna visas individuellt tillsammans med lämpliga kostpriser, antal, serienummer och kostnadskonton Det här alternativet visar endast de inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier med varor som har tagits emot men som inte har blivit fakturerade. Om ett datum har angivits i fältet Datum ovan, visas inköpsordrar som har blivit levererade den dagen men som inte har fakturerats under samma dag. Utformningen liknar alternativet Sammandrag fast med tillägg av information kring vilket antal som väntas bli fakturerat för varje inköpsorderrad, samt värde och kostnadskonto. Det här alternativet kräver att det finns artiklar specificerade på flik B i leverantörsfakturan. Det här sker automatiskt när leverantörsfakturor skapas från inköpsordrar och om antingen alternativet Konsolidera per artikel och projekt eller Överför varje rad separat i inställningen Leverantörsfakturainställningar i modulen Leverantör används. För att producera samma rapport fast med samtliga inköpsordrar som uppfyller rapporturvalets kriterier, använd rapporten Inköpsorder periodiseringar som beskrivs ovan. 235

236 Hansa Financials och HansaWorld Inköpsorderstock Löpande per konto Det här alternativet visar beloppen som bokats mot varje kostnadskonto av leverantörsfakturor som tagits emot för de utvalda inköpsordrarna. På samma sätt som för alternativet Löpande ovan, kräver det här alternativet att artiklar är specificerade under flik B på leverantörsfakturan. Den här rapporten ger dig information om systemets inköpsordrar som ännu inte är fullt levererade. Den visar inköpsordernummer, orderdatum, leverantör och värdet på de artiklar som ännu inte har levererats. Ytterligare information är tillgänglig beroende på vilka alternativ som väljs i urvalsfönstret. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett inköpsordernummer för att öppna den individuella posten. 236

237 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Inköpsorderstock Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik inköpsorder eller ett intervall av inköpsordrar. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Använd det här fältet för att begränsa rapporten inköpsordrar som innehåller en specifik artikel. I sammandraget kommer siffrorna som visas i rapporten att gälla hela ordern, inte bara för den angivna artikeln. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantör För att begränsa rapporten till en enskild leverantör, ange leverantörsnumret här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Planerad leverans Använd det här fältet för att begränsa rapporten till inköpsordrar med artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. I sammandraget kommer siffrorna som visas i rapporten att gälla hela ordern, inte bara för den angivna artikeln. Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill att rapporten ska visa inköpsordrar som planeras att levereras ett specifikt datum (baserat på fältet Plan. lev på delfönstret Datum i inköpsordern och på flik D på delfönstret Artiklar i inköpsordern), ange det datumet här. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Använd det här fältet för att begränsa rapporten till att visa artiklar som planeras att levereras till ett specifikt lagerställe (angivet på delfönstret Del.adress i inköpsordern). Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Med det här fältet kan du få rapporten att visa inköpsordrar som är kopplade till ett specifikt projekt. Rapporten refererar till projekt som är angivna på 237

238 Hansa Financials och HansaWorld delfönstret Villkor i inköpsordern inte projekt som är angivna under flik C på varje orderrad. Klass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Visa endast ej levererade artiklar Inklusive minsta ordersumma Planerad lev. datum på sammandrag Funktion Sammandrag Specificerat Orderrader Ange en inköpsorderklass för att begränsa rapporten till inköpsordrar med en enskild klass. Om du tar ut en rapport för dellevererade inköpsordrar och använder alternativen Specificerat och Antal, kommer rapporten endast att visa ej fullt levererade (ej levererade eller dellevererade). Om kryssrutan inte markeras kommer alla orderrader att visas. Om det här alternativet markeras kommer beloppet för minsta ordersumma från delfönstret Villkor på leverantören att visas för varje inköpsorder. Det här visas endast för alternativen Sammandrag och Specificerat. Alternativet Sammandrag visar vanligtvis orderdatumet från varje inköpsorder. Med den här kryssrutan kommer istället det planerade leveransdatumet att visas. Använd de här alternativen för att kontrollera vilken nivå av detaljer som rapporten ska visa. Det här alternativet visar den viktigaste informationen kring inköpsordrarna (ordernummer, datum, leverantörsnamn och ordervärdet som ännu inte tagits emot) i en tabell. Det här alternativet visar på inköpsordernivå, den vanligaste informationen kring betalningsvillkor och planerad leverans. Den visar även inköpsorderrader med artikelnummer och beskrivning, ej levererat antal och värde. Det här alternativet visar minsta möjliga information om inköpsordern (ordernummer, datum och planerad leverans). För alla inköpsorderrader som inte har levererats visas artikelnummer, ej levererat antal och värde. 238

239 Kapitel 2: Inköp - Rapporter - Leverantör/artikelstatistik Funktion Belopp Antal Urval Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska visa värde (belopp) eller antal. Rapporten kommer att visa värdet för respektive inköpsorder som inte ännu har levererats. Det här alternativet är endast användbart om du använder alternativet Specificerat eller Orderrader. Om du gör det kommer det levererade och ej levererade antalet att visas för respektive orderrad. Markera en eller flera av kryssrutorna för att inkludera inköpsordrar med olika status. Leverantör/artikelstatistik Rapporten Leverantör/artikelstatistik analyserar i formatet leverantör-förleverantör inköpen i både kvantitet och omsättning för artiklar från leverantörer. Där det behövs visas även serienummer. Informationen hämtas från registret Inleveranser i modulen Varulager. Leverantörer Klistra in Special Registret Leverantörer Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar som är inköpta från en specifik leverantör eller ett intervall av leverantörer. 239

240 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Använd det här fältet för att begränsa rapporten till inleveranser som är registrerade under en specifik period. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar som köpts in under den specificerade perioden. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa rapporten till artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp som köpts in under den specificerade perioden. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Om en persons signatur anges här kommer endast artiklar med en förvald inköpsartikel som tillhör den angivna personen att visas i rapporten. Säljgrupp Klistra in Special Inställningen Säljgrupper, modulen System Inkl. artikelnamn Visa antal 2 Urval Om en säljgrupp anges här kommer endast artiklar med en förvald inköpsartikel som tillhör den angivna säljgruppen att visas i rapporten. Markera den här kryssrutan för att artiklarnas benämning ska skrivas ut i rapporten. Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det kan endast användas på de artiklar som har en Enhet 2 och Enhetskoefficient angivet under delfönstret Lager. Här specificerar du om rapporten ska visa både godkända och ej godkända inköpsordrar eller bara en av dem. 240

241 Kapitel 2: Inköp - Export - Introduktion Export Introduktion Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar den exporten som kan produceras från modulen Inköp. Dubbelklicka på posten i listan för att öppna exportens urvalsfönster, där kan du välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [Kör] för att öppna dialogrutan där du kan namnge filen och bestämma var den ska sparas. Inköpsorderrader Det här kommandot exporterar information från en eller flera inköpsordrar. Resultatet av exporten är en textfil som innehåller en rad för varje inköpsorderrad. Filen kan användas för vidare statistiska analyser. 241

242 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Order Intervall Numeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla raderna från en specifik inköpsorder eller från ett intervall av inköpsordrar. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla rader från inköpsordrar som är ställda till en specifik leverantör eller från ett intervall av leverantörer. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla inköpsorderrader för en specifik artikel eller för ett intervall av artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Använd det här fältet för att begränsa exporten till att innehålla inköpsorderrader för artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 242

243 Kapitel 2: Inköp - Export - Inköpsorderrader Planerad leverans Sortera Urval Klistra in Special Aktuellt datum Om du vill exportera rader från inköpsordrar som ska levereras ett specifikt datum (baserat på fältet Plan.lev på delfönstret Datum i inköpsordern), ange datumet här. Välj nummer eller leverantör som sorteringsordning. Välj ett eller flera av alternativen. Klicka på [Kör] för att starta exporten. Namnge filen och bestäm var den ska sparas i dialogrutan. När exporten är klar, stäng fönstret Export genom att klicka i stängningsrutan. 243

244

245 Hansa Financials HansaWorld Varulager

246 HansaWorld och Hansa Financials Kapitel 3: Modulen Varulager I den här modulen registreras leveranser till och från varulagret. Modulen Varulager samverkar med modulerna Order, Fakturering, Projekt, Inköp, Produktion och Redovisning. Registret Utleveranser uppdateras alltid från modulen Order och inleveranserna kan skapas från modulen Inköp om den är installerad. Alla leveranser in i och ut ur i lagret registreras och sparas som transaktioner i modulen Varulager. Hansa kan, om önskvärt, uppdatera lagervärdena i modulen Redovisning. Lagret kan bestå av flera fristående lagerställen. Ett flertal rapporter ger dig information om lagrets innehåll och värde. Kostnadskontering För många företag är det tillräckligt att hålla reda på lagervärden genom att ta ut månatliga lagervärderingsrapporter och sedan uppdatera balansräkningen och kostnaden av försäljningsvärdena med månatliga verifikat i modulen Redovisning. Men för andra företag är det viktigt att de här värdena är konstant uppdaterade, vilket för med sig att balans- och resultaträkningen kan tas ut när som helst med korrekta siffror. För de här användarna skapas verifikat i Redovisningen ( kostnadskonteringar ) varje gång varor levereras in eller varor säljs från lagret, vilka uppdaterar lagervärdena. Det finns möjlighet att välja om verifikat ska skapas för utlevererade varor när fakturan eller utleveransen godkänns. För att kostnadskonteringar ska kunna utföras måste de aktuella artiklarna vara lagerförda. När inställningarna som är beskrivna nedan är utförda, kommer kostnadskonteringar att skapas automatiskt. Skapa kostnadskonteringar Gör följande för att systemet ska kostnadskontera: 1. Definiera artikelgrupper enligt beskrivningen i kapitlet Artiklar och Priser i Volym 1 av de här manualerna. Försäkra dig om att konton för kostnad, inköpskontroll och lager har definierats för varje grupp, samt att en kostnadskonteringsmodell har valts. Även om kostnadskonteringar kan skapas för artiklar som inte tillhör någon artikelgrupp, är det lättare att underhålla systemet med hjälp av artikelgrupper eftersom det är 246

247 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering enklare att förändra kostnads- och lagerkonton samt kostnadskonteringsmodeller för en specifik artikelgrupp istället för individuella artiklar. Säkerställ att kryssrutan Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager om du vill att artikelgrupperna ska vara grunden i ditt kostnadskonteringssystem. Det rekommenderas att samtliga lagerförda artiklar tillhör en artikelgrupp och att samtliga artikelgrupper är specificerade med kostnads- och lagerkonton. Om den här kryssrutan inte är markerad, kommer kostnads- och lagerkontona i artikelgrupperna att ignoreras av din kostnadskonteringsstruktur. 2. Säkerställ att samtliga artiklar som det ska skapas kostnadskonteringar ifrån har definierats som lagerförda på delfönstret Priser i artikeln. Om du använder alternativet Använd artikelgrupper för kostnadskontering, tilldela alla lagerförda artiklar en artikelgrupp. 3. I modulen Fakturering, definiera konton för lager, inköpskontroll och lagerkostnad på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Kontona kommer att användas i de fall artikelgruppen eller lagerstället saknar motsvarande konton. Regler för vilka konton som används beskrivs senare i avsnitten Kostnadskontering vid inleveranser och Kostnadskontering vid fakturering och utleveranser. I samma inställning ska även konton för extra kostnad, inköpsfraktkostnad och tullkostnad definieras. 4. Om du har fler än ett lagerställe, definiera dem i inställningen Lagerställen i modulen Varulager. För varje lagerställe kan du definiera ett separat lagerkonto som ska debiteras vid inleverans av varor och krediteras vid utleverans av varor. I det här fallet rekommenderas att alternativet FIFO per lagerställe markeras i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager. Det här alternativet säkerställer att artiklarna hämtas från lagerställena i den ordning de levererades in. Det rekommenderas även att alternativet Kräv lagerställe markeras eller ett huvudlager anges (båda alternativen finns i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). Det här kommer att säkerställa att ett lagerställe alltid specificeras för in- respektive utleveranser. 5. Inställningen Försystem i modulen Redovisning används för att bestämma när kostnadskonteringen kommer att ske. 247

248 HansaWorld och Hansa Financials Om du vill att verifikat med kostnadskonteringar ska skapas när utleveransen godkänns, markera kryssrutan Verifikat från utleveranser. Annars kommer kostnadskonteringen att ske i samband med fakturering. Om du väljer det senare alternativet, försäkra dig om att kryssrutan Faktura uppdatera lager är markerad i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Även alternativet verifikat från inleveranser bör markeras. Det säkerställer att en ingående kontering sker som kan balansera den utgående konteringen på fakturan eller utleveransen. Det resulterar i att en ingående kontering kommer att kreditera ett inköpskontrollskonto och debitera ett lagerkonto, medan den utgående konteringen kommer att kreditera lagerkontot och debitera lagerkostnadskontot. Hansa erbjuder även möjligheten att endast skapa ingående kostnadskonteringar. De här verifikaten kommer att debitera lagerkostnadskontot direkt utan att kontera lagerkontot alls. Om du vill använda den här metoden, avmarkera alternativet verifikat från utleveranser i den här inställningen, men låt fortfarande alternativet verifikat från inleveranser vara markerat. 6. Om du har valt att den förvalda kostnadskonteringsmodellen ska användas på delfönstret Kostnad i artikelgrupperna (för att beräkna kostnaden som ska bokas i det utgående kostnadskonteringsverifikatet), måste du i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering välja vilken kostnadskonteringsmodell som ska vara förvald. Den här modellen kommer även att användas för artiklar som inte tillhör någon 248

249 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering artikelgrupp. Inställningen Kostnadskontering beskrivs i kapitlet Fakturering i Volym 2a av manualerna. 7. Fler alternativ för kostnadskonteringsinställningar finns i modulen Varulager, se det avsnittet som beskriver inställningen Kostnadskontering, senare i det här kapitlet. Kostnadskonteringsverifikat från inleveranser Förutsatt att punkterna ovan har följts (särskilt punkt 3 och 5) kommer verifikat att skapas när inleveranser godkänns. Det används ingen kostnadskonteringsmodell vid det här tillfället, utan beloppet som bokas hämtas direkt från inleveransposten. Vilket konto som ska krediteras avgörs enligt följande: 1. Inköpskontot från flik E på inleveransen används. Det här fältet ges inget förinställt värde. 2. Om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering kommer inköpskontrollkontot från artikelns artikelgrupp att krediteras. 3. I alla andra fall kommer inköpskontrollkontot på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Vilket konto som ska debiteras avgörs enligt följande: 1. Lagerkontot från flik E i inleveranser används. Det här fältet innehåller endast ett värde om inleveransen är skapad från en inköpsorder samt om alternativet Överför konto och objekt till inleverans är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. Det här alternativet ska endast användas under mycket speciella omständigheter. 2. Lagerkontot som angivits på lagerstället kommer att debiteras. 3. Om det här fältet är tomt eller om ett lagerställe inte är specificerat och om alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering, debiteras lagerkontot som är angivet på artikelgruppen som artikeln tillhör. 4. Om det här fältet är tomt eller om artikeln inte tillhör någon artikelgrupp eller om inte alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerat i inställningen Kostnadskontering kommer lagerkontot angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering att debiteras. 249

250 HansaWorld och Hansa Financials Kostnadskonteringsverifikat från utleveranser och fakturor Verifikat med en utgående kostnadskontering där lagret minskas kan skapas när utleveranser eller fakturor godkänns. Utleveranser För att skapa verifikat med kostnadskonteringar från utleveranser, markera kryssrutan Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning (se punkt 5 i avsnittet Skapa kostnadskontering ). Kontrollera att även kryssrutan Verifikat från inleveranser är markerad i samma inställning, så att kostnadskonteringen sker på både ingående och utgående leveranser till lagret. Beloppen beräknas utifrån modellen som valts under Kostnadsmodell, utleverans i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. Kostnadsmodellen i artikelgrupper används inte. Kontot som krediteras av sådana verifikat avgörs enligt följande: 1. Lagerkontot angivet på det specificerade lagerstället kommer att krediteras. 2. Om det här är tomt eller om inget lagerställe finns specificerat, kommer lagerkontot i artikelns artikelgrupp att krediteras om alternativet Använd artikelgrupper för kontering i inställningen Kostnadskontering används. 3. Om fältet är tomt, om artikeln inte tillhör någon artikelgrupp eller om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat kommer lagerkontot på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Kontot som debiteras av sådana verifikat avgörs enligt följande: 1. Artikelns kostnadskonto kommer att debiteras. 2. Om det är tomt och om alternativet Använd artikelgrupper för kontering i inställningen Kostnadskontering är markerat kommer kostnadskontot på artikelns artikelgrupp att debiteras. 3. Om det här är tomt, om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat eller om artikeln inte tillhör en artikelgrupp, kommer kontot för lagerkostnad på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Utleveranser kan endast skapas från säljordrar och en säljorder kan vanligtvis inte faktureras förrän utleveransen har godkänts. Fakturor kan däremot registreras direkt, utan referens till en säljorder. När det är fastställt att 250

251 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering utgående leveranser från lagret ska kostnadskonteras på utleveranser, rekommenderas det att även fakturor utan referens till säljordrar skapar kostnadskontering med hjälp av modellen som beskrivs nedan, eftersom det inte finns någon utleverans som konterar de här transaktionerna. För att konteringen ska ske på de här fakturorna, säkerställ att alternativet Faktura uppdatera lager är markerat på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund). Om du upptäcker att det inte skapas några verifikat från utleveranserna trots att det är specificerat så i inställningen Försystem, är kostnadskonteringsmodellen troligtvis satt till Ingen.! Fakturor För att försäkra dig om att det skapas kostnadskonteringar för utgående leveranser från lagret enbart vid faktureringen, avmarkera alternativet Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning (se steg 5 i avsnittet Skapa kostnadskontering ovan). Säkerställ att alternativet Verifikat från inleveranser fortfarande är markerat så att kostnadskonteringen balanserar. Kontrollera sedan att alternativet Faktura uppdatera lager är markerat på delfönster 1 i inställningen Kontering (Kund). Beloppen som konteras beräknas med hjälp av kostnadskonteringsmodellen som valts för artikelns artikelgrupp. Om artikeln inte tillhör någon artikelgrupp eller om inget lagerkonto eller kostnadskonto har angivits, används den markerade modellen under Kostnadskonteringsmodell, faktura i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. Kontot som krediteras i de här verifikaten avgörs enligt följande: 1. Lagerkontot angivet på det specificerade lagerstället kommer att krediteras. 2. Om det är tomt eller inget lagerställe är specificerat och om alternativet Använd artikelgrupp för kontering i inställningen Kostnadskontering är markerat, kommer kreditkontot angivet på artikelgruppen som artikeln tillhör att krediteras. 3. Om det här fältet är blankt, om artikeln inte tillhör en artikelgrupp eller om alternativet Använd artikelgrupp för kontering i inställningen Kostnadskontering inte är markerat, kommer lagerkontot på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. 251

252 HansaWorld och Hansa Financials Kontot som debiteras i de här verifikaten avgörs enligt följande: 1. Om alternativet Använd artikelgrupper för kontering inte är markerat i inställningen Kostnadskontering kommer artikelns kostnadskonto att debiteras. Om det här alternativet är markerat kommer kostnadskontot angivet på artikelns artikelgrupp att debiteras. 2. I övriga fall kommer kontot angivet för lagerkostnad på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Notera att ordningsföljden skiljer sig en del från den som används för kostnadskonteringsverifikat som skapas när utleveranser godkänns. Verifikat som skapas när fakturor godkänns kommer att innehålla kostnadskonteringar under följande omständigheter: i När en faktura registreras direkt i registret Fakturor (d.v.s., den är inte relaterad till någon säljorder och, ii När en faktura skapas från en säljorder och inget verifikat skapades från utleveransen (d.v.s. alternativet Verifikat från utleveranser är avmarkerat i inställningen Försystem). Returnerade varor Kostnadskonteringsmodellen FIFO kan endast användas i den första situationen (d.v.s. när du inte att använder registret Säljorder). I den andra situationen kommer FIFO-värdena att skapas när utleveransen godkänns och kommer inte att överföras till fakturan. Om du använder kostnadskonteringsmodellen FIFO, betyder det att verifikatet inte kommer att innehålla någon kostnadskontering, eftersom FIFO-värdena inte är kända för fakturan. Om du vill använda modellen för FIFO och troligtvis kommer att skapa fakturor från registret Säljordrar, måste du välja att låta utleveransen innehålla kostnadskonteringen (d.v.s. alternativet Verifikat från utleveranser ska vara markerat i inställningen Försystem och Kostnadskonteringsmodell, utleverans ska vara satt till FIFO). Om du använder FIFO som lagervärderingsmetod och/eller som kostnadskonteringsmodell (uppdatering av lagervärden i modulen Redovisning), kan två komplikationer inträffa när en kreditfaktura skapas: 1. en del kreditfakturor kommer att innehålla varor som ska returneras till lagret och några kommer inte att innehålla det. 2. FIFO är omöjligt att beräkna utan manuell kontroll, eftersom det inte finns något sätt för systemet att veta den faktiska kostnaden för varorna som returneras. 252

253 Kapitel 3: Varulager - Kostnadskontering För att det korrekta lagervärdet ska bibehållas, rekommenderas det p.g.a. de här anledningarna att en viss arbetsordning följs när kreditfakturor och returer till lagret registreras. Se avsnittet Kreditfakturor och lager i Volym 2a av manualerna för ytterligare information. Stänga av kostnadskontering Om du inte vill kostnadskontera, kanske för att det extra arbetet som krävs för att försäkra sig om att lagervärdena stämmer överens mellan lagerlistan och redovisningen, inte uppväger fördelarna, följ nedanstående steg: 1. Säkerställ att alternativen Verifikat från inleveranser och Verifikat från utleveranser i inställningen Försystem i modulen Redovisning är avmarkerade. Alternativet Verifikat från fakturor ska fortfarande vara markerat så att försäljnings- moms- och fordringskonton ska kunna konteras. 2. Markera alternativen Ingen under både Kostnadskonteringsmodell, faktura och utleverans i inställningen Kostnadskonteringsmodell i modulen Fakturering 3. Säkerställ att antingen alternativet Ingen eller Förvald är markerad på delfönstret Kostnad i varje artikelgrupp. Den förvalda modellen har redan satts till Ingen under punkt Om du skapar utleveranser från säljordrar kommer lagerantalet att uppdateras automatiskt för använda artiklar när utleveranserna godkänns. Om du vill att lagerantalet ska uppdateras även för fakturor som inte skapats via säljorder, markera kryssrutan Faktura uppdatera lager i inställningen Kontering (Kund). Lagerantalet kommer även att uppdateras då inleveranser godkänns. 253

254 HansaWorld och Hansa Financials Inställningar Introduktion Följande inställningar är tillgängliga i modulen Varulager För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv. Dubbelklicka på en av inställningarna i listan. Artikelklassifikationer Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. 254

255 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Artikelvarianter Artikelvarianter Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. Basprisförändringar Batchinformation Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. Den här inställningen används för att administrera bäst före-datum för färskvaror. Om ditt företag köper in artiklar för försäljning, kan poster i inställningen Batchinformation skapas automatiskt från registret Inleveranser. De skapas om ett bäst före-datum finns specificerat i inleveransen, men endast för artiklar som har serienummerhantering antingen på batchnivå eller enhetsnivå. Om artikeln produceras av ditt företag kan du manuellt registrera poster i den här inställningen. I det här fallet ska artikeln ska vara lagerförd och ska först produceras i registret Produktion (modulen Produktion), där den ska ha tilldelats eget genererat serienummer. Hansa identifierar bäst före-datumet för varje individuell batch eller artikel med hjälp av serienumret eller batchnumret. När det är dags att leverera färskvaror med utgångsdatum, där poster i inställningen Batchinformation har skapats med en av ovanstående metoder, kommer ett bäst före-datum att fyllas i automatiskt. Datumet kan skrivas ut på följesedlar om nödvändigt. Bäst före-datumen kan även visas i fönstret Klistra in serienummer som kan öppnas från fältet Serienummer. Markera kryssrutan Visa bäst före-datum i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering för att datumet ska visas i listan. 255

256 HansaWorld och Hansa Financials Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Här ska artikelnumret anges. Batch/serienr Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Bredd, Höjd, Djup Ange ett serie- eller batchnummer. Numret måste vara ett redan existerande nummer som skapats antingen vid inleverans eller produktion Om posten skapades från en inleveransrad specificerad med bredd, vikt och djup under flik G, kommer de dimensionerna att kopieras hit. Annars ska du ange lämpliga dimensioner. Det här kan vara användbart om artiklarna köps och säljs i area eller volym (t.ex. tyg eller sten) 256

257 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Batch kvalitetskontroll, Batchstatus Förs. bredd, Förs. höjd, Förs. djup Produktionsdatum De här fälten kan användas under vissa omständigheter i Portugal. Vänligen kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information. Om lämpligt, ange det datum då artikeln producerades. Bäst före-datum Förinställt från Inleveranser Text Batch kvalitetskontroll, Batchstatus Ange bäst före-datumet, vilket kommer att anges på utleveransen då serienumret registreras. Om du vill förhindra att försäljning av de här varorna efter bäst före-datumet, använd inställningen Batch kvalitetskontroll, (beskriven nedan). Kommentarer som anges här kan visas på utskrivna fakturor. De här inställningarna kan användas för att förhindra att försäljning sker av artiklar efter deras bäst före-datum. Använd först inställningen Batchstatus för att definiera vilka varningar som ska visas när någon försöker sälja en artikel efter artikelns bäst före-datum. När det är gjort kommer du att kunna tilldela en status till varje post i inställningen Batch kvalitetskontroll. Kod Ange posten unika kod som den ska identifieras med på andra ställen i Hansa. Koden kan innehålla upp till fem tecken, både siffror och bokstäver. 257

258 HansaWorld och Hansa Financials Kommentar Vid användning Inget meddelande Varna Tillåt ej anv. Ange kommentaren som ska visas när någon försöker använda ett av serienumren som tilldelats den här statusen. Använd de här alternativen för att specificera hur och när du ska kunna använda serienumren som tilldelats den här statusen. Du kommer att kunna använda serienumret fritt och utan varning. Varje gång serienumret används i en försäljningstransaktion (d.v.s. säljorder, utleverans, faktura), kommer texten i fältet Kommentar ovan att visas i ett varningsmeddelande. Du kommer att kunna registrera och spara transaktionen. varje gång serienumret används i en försäljningstransaktion (d.v.s. säljorder, utleverans, faktura), kommer texten i fältet Kommentar ovan att visas i ett varningsmeddelande. Du kommer inte att kunna registrera och spara transaktionen. När du tar emot artiklar med bäst före-datum till lagret kan du använda inställningen Batch kvalitetskontroll för att avgöra när de kan säljas. Ett typiskt exempel kan vara att du t.ex. direkt registrerar en post i inställningen Batch kvalitetskontroll med statusen Inget meddelande. När bäst föredatumet närmar sig, registrerar du kanske en andra post i inställningen Batch kvalitetskontroll med statusen Varna. Slutligen när bäst före-datumet har passerat kanske du registrerar en tredje post i inställningen Batch kvalitetskontroll med statusen Tillåt ej anv. Det här kommer att förhindra att ytterligare försäljning sker av artiklar som tillhör batchen. 258

259 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Batch kvalitetskontroll, Batchstatus Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Här ska artikelnumret anges. Batch/serienr Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Ange ett serie- eller batchnummer. Numret måste vara ett redan existerande nummer som skapats antingen vid inleverans eller produktion Analysdatum Klistra in Special Aktuellt datum Postens datum. Om artiklarna behöver testas innan de säljs kan testdatumet anges här. Om du har registrerat ett flertal poster i inställningen Batch kvalitetskontroll för samma kombination av artikel/serienummer, kommer den med det senaste analysdatumet att användas för att ge en varning till försäljningen eller för att helt stoppa försäljningen. Resultat Klistra in Special Inställningen Batchstatus, modulen Varulager Nästa analysdatum Nytt bäst före dat. Kontrollerad av Använd det här fältet för att länka den här posten till inställningen Batchstatus. När den här kombinationen av artikel/serienummer används i en försäljningstransaktion kommer batchstatusposten som angivits här att ge en varning eller helt stoppa försäljningen. Den senaste batchstatusen kan visas i fönstret Klistra in som öppnas från fältet Serienummer. För att den ska visas, markera kryssrutan Visa batchstatus i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Klistra in Special Aktuellt datum Om artiklarna behöver testas periodvis innan de säljs, kan nästa testdatum anges här. Klistra in Special Aktuellt datum Ange det nya bäst före-datumet vid behov. Det här används endast som information. När posten skapas kommer den aktuella användarens signatur att anges här automatiskt. 259

260 HansaWorld och Hansa Financials Kommentar Godkänd Här kan ytterligare noteringar registreras kring posten. Markera den här kryssrutan för att godkänna posten. Efter att den är sparad kan du inte längre göra några förändringar i posten. Posten måste godkännas innan Hansa kommer att använda den för att ge varningar till försäljningen eller stoppa försäljningen. När posten har godkänts och sparats, kommer den att ge en varning från den relaterade batchstatusposten varje gång serienumret används i en försäljningstransaktion Beställningsnivåer Du kan använda fältet Best.punkt på varje artikelpost för att definiera artikelns beställningspunkt (d.v.s. minsta antalet som bör finnas i lagret). Använd den här inställningen om du behöver definiera olika beställningspunkter för olika lagerställen. 260

261 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Fraktbolag Funktionen Skapa inköpsorder i modulen Inköp (från menyn Funktioner i fönstret Inköpsorder: Bläddra ) kommer att skapa inköpsordrar med ett tillräckligt antal för att lagersaldot för varje artikel ska ligga vid sin beställningspunkt. Funktionen tar även hänsyn till säljordrar som inte kan levereras från lagret. Beställningspunkten beräknas genom att posterna i inställningen Beställningspunkter läggs ihop för varje artikel. Om det inte finns några poster i inställningen Beställningspunkter för en specifik artikel kommer beställningspunkten att hämtas från artikelposten. Av den här anledningen rekommenderas det att fältet Best.punkt lämnas tomt i varje artikel om inställningen Beställningspunkter används. Den här inställningen kommer även att användas i rapporterna Bristlista och Beställningsunderlag, vilka producerar beställningsförslag och kan användas för att kontrollera vilka inköpsordrar som kommer att skapas med funktionen som beskrivits ovan. Om inget lagerställe har specificerats i rapporterna kommer beställningspunkten för varje artikel att visas för samtliga lagerställen. Om det inte finns några poster i inställningen Beställningspunkter för en specifik artikel, kommer beställningspunkten att hämtas från artikelposten. Fraktbolag Ange artikel, lagerställe och om nödvändigt, position med hjälp av funktionen Klistra in Special i avsedda fält. Endats en post för varje kombination av artikel/lagerställe/position kan registreras. Ange sedan beställningspunkten för varje kombination i fältet Best.punkt. Om du har fler än en position på ett lagerställe, kommer beställningspunkten för varje lagerställe att läggas ihop när en siffra för hela lagerstället ska visas. Klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. Om ditt företag använder sig av fraktbolag eller budbolag för att leverera varor till kunderna, kan de registreras i den här inställningen. Fraktbolaget kan anges på delfönstret Frakt på utleveranser och informationen från den här inställningen kommer kunna skrivas ut på fraktsedlar och följesedlar. Den här informationen krävs enligt lagen i vissa länder. 261

262 HansaWorld och Hansa Financials Klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv för att öppna fönstret Inställningar. Dubbelklicka på Fraktbolag i listan. Fönstret Fraktbolag: Bläddra visar alla redan registrerade fraktbolag. Dubbelklicka på ett av dem för att redigera det eller klicka på [Ny] i knappraden för att skapa en ny post. När posten är komplett, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna och klicka sedan i stängningsrutan för att stänga den. Klicka stängningsrutan om du inte vill spara förändringarna. Kod Företag Org.nr Bilinfo Förare CMR text Ange en unik kod som fraktbolaget kan identifieras med på andra ställen i Hansa. Koden kan innehålla upp till fem tecken, både nummer och bokstäver. Ange fraktbolagets namn här. Fraktbolagets organisationsnummer ska anges här. Det här fältet används för att registrera nödvändig information om fraktbolagets fordon (t.ex. registreringsnumret). Här ska förarens namn anges. Om fraktbolaget används i kombination med leveranssättet CMR, kan en text som ska skrivas ut på frakt- /följesedeln anges här. 262

263 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Inställningar returnerade varor Inställningar returnerade varor Den här inställningen innehåller alternativ som kontrollerar funktionerna kring registret Returnerade varor. Reducera Här ska du ange vilket alternativ för Reducera som ska vara förinställt när nya poster skapas i registret Returnerade varor. Se beskrivningen av registret Returnerade varor senare i manualen för information kring de två alternativen. Kostnadskontering Den här inställningen ger dig möjlighet att kontrollera vilken metod Hansa använder när kostnadskonteringsverifikat genereras från modulen Varulager. Uppdatera TB vid fakturering När fakturor skapas från säljordrar kan kostpriset för varje artikel (och därmed täckningsbidraget) antingen hämtas från säljordern eller bestå av summan av kostpriset och extra kostnader från artikelkortet. Om du vill använda det senare alternativet, markera den här 263

264 HansaWorld och Hansa Financials FIFO per lagerställe kryssrutan. Det här kan bli mer riktigt om rutinmässiga uppdateringar av artikelns kostpris görs från inköpsordrar eller inleveranser eftersom de troligtvis uppstår efter registreringen av säljordern. Hansa erbjuder två olika metoder för värdering enligt FIFO. I den första metoden underhålls en enda FIFO-värdering oberoende av antal lagerställen. Den här metoden kan vara lämplig i företag där inga lagerställen används eller om lagerställena representerar olika rum eller hyllor i samma byggnad. Med det här sättet kommer den äldsta artikeln alltid att tas bort från lagret av utleveranser eller fakturor, oavsett vilket lagerställe artikeln lagras på eller vilket lagerställe som är specificerat på utleveransen eller fakturan. Artiklarna kan flyttas mellan olika lagerställen, men deras värde kommer fortfarande att vara desamma. Säkerställ att den här kryssrutan inte är markerad om du vill använda den här metoden. Den andra metoden går ut på att underhålla FIFOvärderingen per lagerställe. Den här metoden är lämplig då lagerställen representerar olika byggnader eller lagerplatser. Med det här sättet kommer den äldsta artikeln på det specificerade lagerstället att tas bort från lagret av utleveranser eller fakturor. Artiklarna kan flyttas mellan olika lagerställen och deras värden kan förändras, kanske för att reflektera flyttkostnaden. Säkerställ att den här kryssrutan är markerad om du vill använda den här metoden. Det rekommenderas att den här kryssrutan markeras om du kommer att använda lagerställen. Det rekommenderas även att antingen alternativet Kräv lagerställe markeras eller att ett huvudlager specificeras (båda i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). Det kommer att säkerställa att ett lagerställe alltid används på alla typer av lagertransaktioner. När du väl har bestämt dig för vilken metod du ska använda, ska statusen på den här kryssrutan inte förändras. Om kryssrutan markeras och avmarkeras efter att modulen Varulager har börjat användas, kommer FIFO-värdena med stor sannolikhet att bli felaktiga. Om 264

265 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Kostnadskontering Objekt på lagerkontot Använd artikelgrupper för kontering du vill förändra statusen på den här kryssrutan, rekommenderas det att det utförs i en ny databas som skapas vid en lämplig tidpunkt, t.ex. i början på ett räkenskapsår. När en utleverans godkänns kommer objekten som är specificerade under flik E att tilldelas debetposten i verifikatet som genereras från utleveransen. Markera det här alternativet om du vill att de även ska tilldelas kreditposten. Med det här alternativet kommer Hansa att prioritera konton som finns definierade för varje artikelgrupp när verifikat genereras från utleveranser eller inleveranser. Om det här alternativet används, rekommenderas att alla lagerförda artiklar tillhör en artikelgrupp och att samtliga artikelgrupper är specificerade med kostnadsoch lagerkonton. Det här alternativet påverkar inte valet av kostnadskonteringsmodell. Använd komponenternas kostnadskonton När en strukturartikel inkluderas i en utgående kostnadskonteringstransaktion från en faktura, kommer det här alternativet att styra om kontona och värdena ska hämtas från själva strukturartikeln eller från dess komponenter. Det här alternativet är mest relevant om Kostnadskonteringsmodell, faktura är satt till Kostpris. Om kostnadskonteringsmodellerna FIFO kostpris eller Vägt inpris används, ska det här alternativet markeras eftersom modellerna FIFO och Vägt inpris inte kan tillämpas på strukturartiklar (artiklar som byggs ihop samtidigt som de säljs). Säkerställ att kostpriser finns inkluderade i alla dina strukturartiklar om den här kryssrutan inte är markerad. Det här betyder även att kryssrutan Visa komponenter på dokument inte ska vara markerad på strukturartiklarna. 265

266 HansaWorld och Hansa Financials Kostpris för serienummer När en strukturartikel är inkluderad i en utgående kostnadskonteringstransaktion som skapas från en utleverans, är de enda tillgängliga alternativen FIFO eller Vägt inpris. I den situationen hanteras den här kryssrutan alltid som markerad. När en artikel med serienummer säljs måste dess serienummer anges manuellt på fakturan eller utleveransen (serienummer väljs inte automatiskt). Hansa erbjuder två metoder för hur lagervärderingen ska påverkas av en sådan försäljning. I den första metoden är kostpriserna oberoende av serienumren. När en faktura eller utleverans godkänns kommer lagervärderingen att justeras enligt FIFOmetoden, och om du använder dig av kostnadskontering, kommer även den att beräknas enligt FIFO-metoden. Det vill säga, artikeln med det äldsta kostpriset kommer att tas bort från lagret. Det här kommer att ske oavsett om serienumret som har angivits är det äldsta eller inte. Säkerställ att den här kryssrutan är avmarkerad om du vill använda den här metoden. Den andra metoden kopplar kostpriserna till serienumren. När en faktura eller utleverans godkänns kommer kostpriset från det angivna serienumret att dras av från lagervärdet och det här kommer även att bli värdet i kostnadskonteringsverifikatet. Det här behöver inte nödvändigtvis vara det äldsta kostpriset och därför är det ett avsteg från FIFO-principen. Säkerställ att den kryssrutan är markerad om du vill använda den här metoden. Den här metoden rekommenderas när varor då och då kan köpas in för speciella priser. Ett exempel kan vara att artiklar köps in för ett specifikt pris för försäljning till utbildningsställen eller för demonstration. När demonstrationslagret flyttas från lagret till ett visningsrum eller från ett visningsrum till ett annat med lagertransaktioner (möjligtvis i kombination med internrekvisitioner) kommer den här metoden att säkerställa att det speciella demonstrationspriset fortsätter att vara kopplat till det aktuella serienumret. 266

267 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Källor När du väl har bestämt dig för om kostpriserna ska vara kopplade serienumren eller inte, ska statusen på den här kryssrutan inte förändras. Om kryssrutan markeras och avmarkeras efter att modulen Varulager har börjat användas, kommer FIFO-värdena med stor sannolikhet att bli felaktiga. Om du vill förändra statusen på den här kryssrutan, rekommenderas det att det utförs i en ny databas som skapas vid en lämplig tidpunkt, t.ex. i början på ett räkenskapsår. Separata verifkationsrader per artikel Om inleveranser eller utleveranser innehåller ett flertal artiklar som använder samma kostnadskonto, inköpskontrollkonto och/eller lagerkonto kan verifikatet som resulterar från transaktionerna innehålla antingen separata dubbelsidiga konteringar för varje artikel eller en enda ackumulerad kontering. Markera den här kryssrutan för att använda den första metoden. Källor Den här inställningen kan användas för att lagra namn och adresser till de ursprungliga producenterna av artiklarna som du säljer (t.ex. tillverkare, producenter eller importörer). De kan anges på delfönstret Lager i varje artikel, från vilka de sedan kan överföras till säljordrar (flik F) och utleveranser (flik D). Fönstret Källor: Bläddra visar de tillgängliga källorna. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny] för att skapa en ny post. 267

268 HansaWorld och Hansa Financials Lagerinställningar Registrera information som namn och adress för varje källa enligt behov och klicka sedan på [Spara] för att spara förändringarna. Den här inställningen innehåller ett antal olika alternativ för kontroll av hur olika delar ska bete sig i modulen Varulager. Huvudlager Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Om ett lagerställe anges här kommer det automatiskt att användas när ett lagerställe krävs och har lämnats tomt. T.ex. kommer artiklarna i en inleverans utan angivet lagerställe att hanteras som om de finns i huvudlagret. Om inte kryssrutan Kräv lagerställe (nedan) är markerad och huvudlagret förändras, måste du, innan ytterligare lagertransaktioner utförs, skapa en backupfil och importera den i en ny databas. När importen görs kommer alla varor i det gamla huvudlagret att flyttas till det nya huvudlagret, eftersom alla lagertransaktioner (inleveranser, utleveranser, lagertransaktioner etc.) utan 268

269 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Lagerinställningar angivet lagerställe automatiskt kommer att hanteras som om de hör till det nya huvudlagret. Om varorna i det gamla huvudlagret faktiskt är kvar där, ska de flyttas tillbaka dit med hjälp av lagertransaktioner. Ett specialfall av det här är när ett huvudlager specificeras första gången. I det här fallet kommer varor som tidigare levereras in utan lagerställe att hanteras som om de tillhör huvudlagret efter att ovanstående uppdateringsprocedur är utförd. Om inte den här uppdateringsproceduren utförs efter att huvudlagret har förändrats, och om varorna istället manuellt flyttas från det gamla huvudlagret till det nya med en lagertransaktion, kommer lagersaldona att bli felaktiga nästa gång du skapar en backupfil och importerar den i en ny databas (t.ex. när du uppdaterar till en ny version av Hansa). Felaktigheterna kan korrigeras genom att lagertransaktionerna backas. Hoppa inte över den här uppdateringsproceduren för att du inte vill att alla varor ska flyttas från det gamla till det nya huvudlagret, eftersom de ändå kommer att flyttas nästa gång du importerar en backupfil i en ny databas (t.ex. vid versionsbyte).! Om inte kryssrutan Kräv lagerställe är markerad och huvudlagret förändras, skapa omedelbart en backupfil och importera den i en ny databas. Servicelager Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Det här fältet använder du om du använder modulen Serviceorder. När du tar emot artiklar som tillhör kunder och som t.ex. ska repareras, kommer de automatiskt att läggas på lagerstället som är angivet här. 269

270 HansaWorld och Hansa Financials Klistra in klassifikation Kräv lagerställe Klistra in Special Inställningen Artikelklassifikationer, modulen Varulager Se avsnittet Artikelklassifikationer kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. Om det här alternativet markeras måste ett lagerställe anges på alla lagertransaktioner (som inleveranser och utleveranser) och fakturor. Om kryssrutan inte är markerad och om inget lagerställe anges, kommer huvudlagret angivet ovan att användas. Uppdatera kända serienummerregister Beräkna FIFO automatiskt Det här alternativet kommer att användas om du använder modulen Serviceorder. Om den här kryssrutan är markerad kommer modulen Serviceorder att få tillgång till en lista med serienummer från artiklar som ditt företag har sålt. När en sådan artikel senare lämnas in på reparation kommer den här listan göra det möjligt för Hansa att avgöra om artikeln fortfarande har garanti, beräknat utifrån faktureringsdagen och fältet Garantimånader under delfönstret Recept på artikeln. Det här alternativet används enbart om modulen Produktion finns tillgänglig. När en produktion registreras kommer den förinställda varukostnaden för varje komponent att automatiskt hämtas in från receptet. Kostnaden är därför ett fast belopp och är INTE samma som FIFO-värdet. Om det här alternativet markeras kommer FIFO-värdet att anges i fältet V-kost för varje komponent (vilket ersätter det förinställda värdet) när produktionen markeras som avslutad och sparas. Värdet kommer även att förändras på den utgående artikeln enligt värdena på komponenterna. Det här kommer att påverka det slutliga verifikatet och därmed ditt lagervärde i redovisningen. För ytterligare information om modulen Produktion, se Volym 5 av manualerna. 270

271 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Lagerinställningar Automatiskt utleverans av tjänst- och normalartiklar Vanligtvis innehåller fakturor som skapas från säljordrar endast de artiklar som finns med på godkända utleveranser. Det betyder att en utleverans måste skapas från säljordern innan den kan faktureras. Den här metoden kanske inte är lämplig om säljordern inte innehåller några lagerförda artiklar eller strukturartiklar (d.v.s. de kommer inte att påverka lagret). Markera den här kryssrutan om du vill ha möjligheten att skapa fakturor från sådana säljordrar, utan att först skapa en utleverans, Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet i fälten Godk. utlev och Tot. utlev för tjänste- och normalartiklar att förändras till orderantalet när säljordern sparas. Därför kommer inte tjänste- och normalartiklar att inkluderas på utleveranser som skapas från säljordern. Det betyder även att orderantalet för sådana här artiklar inte kan förändras efter att säljordern har sparats. Var försiktig så att du inte oavsiktligt skapar fakturor från säljordrar som innehåller både arbete och lagerförda artiklar när den här kryssrutan används. Den här kryssrutan ska inte vara markerad om du har säljordrar som är kopplade till projekt. För sådana här säljordrar skapas inte fakturorna direkt från ordern, utan istället från projekttransaktionerna som i sin tur skapas från utleveranserna. Om den här kryssrutan är markerad kommer inte tjänste- och normalartiklar att överföras från ordern till projekttransaktionerna genom utleveranserna, eftersom inga utleveranser kommer att existera. Automatiskt inleverans av tjänste- och normalartiklar Vanligtvis inkluderas endast de artiklar som finns på godkända inleveranser när en leverantörsfaktura skapas från en inköpsorder. Det betyder att en inleverans måste registreras mot en inköpsorder innan leverantörsfakturan kan skapas. Det här kanske inte är lämpligt om inköpsordern inte innehåller några lagerförda artiklar eller strukturartiklar (d.v.s. de kommer inte att påverka lagret). Markera den här kryssrutan om du vill ha möjligheten att skapa fakturor utan att först registrera inleveranser från sådana här inköpsordrar. 271

272 HansaWorld och Hansa Financials Fakturor före utleverans Om den här kryssrutan är markerad kommer antalet i fältet Inlev ant. för tjänste- och normalartiklar att förändras till orderantalet när inköpsordern sparas. Därför kommer inte tjänste- och normalartiklar att inkluderas på inleveranser som skapas från inköpsordern. Det betyder även att orderantalet för sådana här artiklar inte kan förändras efter att inköpsordern har sparats. Vanligtvis innehåller fakturor som skapas från säljordrar endast de artiklar som finns med på godkända utleveranser. Det betyder att en utleverans måste skapas från säljordern innan den kan faktureras. Om du vill kunna fakturera säljordern (med hela ordervärdet) innan utleveranser har skapats, markera den här kryssrutan. Om du har beslutat att kostnadskonteringsverifikat ska skapas från utleveranserna i modulen Redovisning, kommer de fortfarande att skapas när utleveransen godkänns (därför kommer inte användningen av alternativet Faktura före utleverans att påverka kostnadskonteringen på något sätt). Om du inte använder det här alternativet kan du använda funktionen för individuella säljordrar genom att markera kryssrutan Faktura före utleverans på delfönstret Lev.villkor i säljordern. Automatiskt batchnummer på utleverans När utleveranser skapas för serienumrerade artiklar måste du vanligtvis ange serienumrena manuellt, eftersom det inte finns någon automatiskt FIFOtilldelning av serienummer. Men för artiklar som endast har serienummer på batchnivå kan serienummer och bäst före-datum tilldelas utleveransen automatiskt om den här kryssrutan är markerad. Om orderantalet är större än antalet i batchen, kommer utleveransen att innehålla ett lämpligt antal rader med olika serienummer. T.ex. du har en batch med tio artiklar med serienummer 1 och en batch med tio artiklar med serienummer 2. När du tar emot en beställning på 11 artiklar, kommer det här alternativet att skapa en utleverans med två rader, den första med tio i antal och 272

273 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Lagerinställningar med serienummer 1 och den andra med ett i antal och med serienummer 2. Om utleveransen inte godkänns på en gång kan serienumren uppdateras med funktionen Återfyll batchnummer artiklar från menyn Funktioner. Tillåt utleverans av större antal än beställt Inga serienummer på inleveranser Vanligtvis förhindras du från att utleverera ett större antal än vad som är beställt på säljordern. Använd det här alternativet om du vill kunna göra det här. Det här gäller samtliga artikeltyper, inklusive tjänst- och normalartiklar. Som standard kan du inte godkänna en inleverans med artiklar som använder serienummer utan att först definierat serienumrena. Samma sak gäller vid försäljningen av artikeln, ett giltigt serienummer (d.v.s. tillgängligt i lagret) måste anges i utleveransen eller fakturan. Använd det här alternativet om du tycker att de här reglerna är för strikta. Med den här kryssrutan markerad behöver du inte ange några serienummer vid inleveranser. Du kommer fortfarande bli tvungen att ange serienummer på utgående lagertransaktioner (d.v.s. utleveranser, fakturor och lageruttag), men ingen kontroll kommer att göras att serienumren är giltiga (att de finns i lagret). Eftersom det inte är obligatoriskt att ange serienummer i inleveranser kan systemet inte veta om ett specifikt serienummer är giltigt. Av samma anledning kan du inte använda funktionen Klistra in Special för att klistra in serienummer på utgående lagertransaktioner. Minska tillgängligheten på leveranser Använd de här alternativen för att bestämma mer exakt när levererade varor ska registreras som uttagna från lagret. Med hjälp av funktionerna Artikelstatus och Artikelstatusrapport från menyn Funktioner kan du på ett flertal ställen i Hansa få information om kvantiteten på specifika lagerställen. 273

274 HansaWorld och Hansa Financials Enhet 2 konverteringsberäkning Kronologi De här alternativen styr beräkningen av det tillgängliga antalet som visas i en utleverans när den skapas. De styr även när lager och orderantal ska uppdateras i fönstret Artikelstatus och i Artikelstatusrapporten. I bägge fallen kan antalen reduceras med det levererade antalet antingen när utleveranserna skapas eller när de godkänns (d.v.s. om antalet ska inkludera tidigare utleveranser som inte har godkänts ännu). Funktionerna Artikelstatus och Artikelstatusrapport beskrivs i kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna. Ett flertal rapporter i modulen Varulager erbjuder alternativet att inkludera enhet 2. Det här alternativet gör det möjligt för dig att uttrycka lagersaldot i två olika mätenheter. Det här är endast lämpligt för artiklar som har specificerats med en enhet 2 och en enhetskoefficient på delfönstret Lager. Du kan avgöra om enhet 2 ska beräknas genom att det vanliga enhetsantalet ska multipliceras eller divideras med enhetskoefficienten. Du gör valet med de här alternativen. Om du förändrar ditt val ska du exportera en företagstextbackup och importera den i en ny databas för att rapporterna ska uppdateras korrekt. Funktionen Kronologi användas för att hjälpa till att förbättra FIFO-värderingarna så de blir mer korrekta genom att alla lagertransaktioner registreras i datumordning. Om funktionen används kommer Hansa inte att tillåta att lagertransaktioner (t.ex. inleveranser, utleveranser, lagertransaktioner, returnerade varor eller lageruttag) godkänns om det redan finns ej godkända lagertransaktioner (i något av de här registren) med ett tidigare transaktionsdatum, eller godkända lagertransaktioner med ett senare transaktionsdatum. Använd alternativet För hela lagret om samtliga lagertransaktioner som ingå i kontrollen av kronologin, eller Per lagerställe för att begränsa kontrollen till de transaktioner som påverkar lagerstället angivet på den nya posten. Kontrollen av kronologin kan stängas av för specifika lagerställen genom att kryssrutan Ignorera kronologi markeras i posten för lagerstället. 274

275 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Lagerställen Lagerställen Överleverans Tillåt överleverans Tillåt ej överleverans Leverera alltid De här alternativen styr hur Hansa ska bete sig när utleveranser skapas från säljordrar och det inte finns tillräckligt i lagret för att leverera dem. Normal- och tjänsteartiklar påverkas inte av de här alternativen. Det här alternativet innebär att fler enheter kan levereras än vad som finns i lager. Men det förinställda antalet på utleveranserna (som skapas från säljordrarna) kommer att sättas till antalet som finns i lagret om orderantalet är större. Använd det här alternativet för att förhindra att fler enheter än vad som för tillfället finns på lagret levereras. Det här alternativet tillåter att fler enheter av lagerförda artiklar levereras än vad som finns i lager. Alternativet skiljer från Tillåt överleverans på det sättet att det förinställda antalet på utleveranserna (skapade från säljordrarna) kommer att sättas till orderantalet, även om det inte finns tillräckligt i lager. Med Hansa kan du dela upp ditt lager på flera olika lagerställen, som det ofta är i verkligheten. Lagersaldon för olika artiklar kan visas både för de olika lagerställena och totalt för hela lagret. Klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj Inställningar från menyn Arkiv för att öppna listfönstret Inställningar. Dubbelklicka på Lagerställen i listfönstret. Fönstret Lagerställen: Bläddra öppnas och visar existerande lagerställen. Klicka på [Ny] i knappraden för att registrera ett nytt lagerställe. Alternativt kan du kopiera ett lagerställe som liknar det du ska registrera genom att markera det i listan och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Lagerställe: Ny post öppnas, tomt om du klickade på [Ny] eller som en kopia av det kopierade lagerstället. 275

276 HansaWorld och Hansa Financials Ange en kod och övrig information om respektive lagerställe. Lagerkonto Ignorera kronologi Lagerkontot som specificeras i sista fältet kommer att debiteras vid inleverans och krediteras vid utleverans (förutsatt att det i inställningen Försystem i modulen Redovisning är angivet att verifikat ska skapas från inleveranser och utleveranser när de godkänns). Om fältet lämnas tomt, kommer lagerkontot angivet på artikelgruppen som den individuella artikeln tillhör eller lagerkontot angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att användas. Hansa innehåller en funktion för kronologi, vilken kan användas för att hjälpa till att förbättra FIFOvärderingarna så de blir mer korrekta genom att alla lagertransaktioner registreras i datumordning. Funktionen kontrolleras med alternativen för Kronologi i inställningen Lagerinställningar. Om funktionen används kommer Hansa inte att tillåta att lagertransaktioner (som inleveranser, utleveranser, lagertransaktioner, returnerade varor eller lageruttag) godkänns om det finns ej godkända lagertransaktioner (i något av ovanstående register) med ett tidigare transaktionsdatum. Systemet kommer heller inte att tillåta att lagertransaktioner godkänns om det redan finns god- 276

277 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Nummerserier - utleveranser Kräv position kända lagertransaktioner med senare transaktionsdatum. Kronologin kan stängas av för specifika lagerställen med kryssrutan Ignorera kronologi. Markera den här kryssrutan om lagerstället har olika positioner och om du vill försäkra dig om att positionen alltid anges under flik F på inleveranserna till det här lagerstället. Om du använder dig av lagerställen rekommenderas det att du markerar alternativet FIFO per lagerställe i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager. Det gör att FIFO-värderingen underhålls per lagerställe, vilket säkerställer artiklar tas från lagerstället i den ordning som de levererades in. Om det alternativet inte används kommer FIFO-värderingen att göras på hela lagret vilket innebär att artiklarna tas från lagret i den ordningen de levererades in oavsett vilket lagerställe de tillhör. Det rekommenderas även att du aktiverar alternativet Kräv lagerställe eller att du specificerar ett huvudlager (båda i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager). De säkerställer att ett lagerställe alltid specificeras vid in- eller utleveranser till lagret. Nummerserier - utleveranser Varje utleverans har ett eget unikt löpnummer. När en ny utleverans registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar. Använd den här inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika serierna få inte överlappa varandra. Om inga nummerserier har definierats kommer utleveransnumren att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. När en nummerserie har definierats kan den tilldelas individuella användare i registret Personer i modulen System (delfönster Ser.nr ). Ange det första numret från den lämpliga nummerserien i fältet Utlev nr. Användare som inte har tilldelas någon specifik nummerserie kommer att använda den första angivna nummerserien i listan. Alla användare kan ändra löpnumret för en individuell utleverans med hjälp av funktionen Klistra in Special. För varje nummerserie kan du bestämma om verifikat automatiskt ska skapas i modulen Redovisning när utleveranser inom den nummerserien godkänns. Om du använder funktionen Klistra in Special i fältet Skapa trans. visas två alternativ; Generera verifikat och Generera ej verifikat. Välj det första alternativet om du vill att utleveranserna ska skapa verifikat och det andra om de inte ska det. Egentligen kan du endast välja att verifikat inte ska 277

278 HansaWorld och Hansa Financials skapas för specifika nummerserier, eftersom det är inställningen Försystem (modulen Redovisning) som i första hand styr om några verifikat ska skapas överhuvudtaget. D.v.s. du kan inte välja att skapa verifikat för en specifik nummerserie om inte försystemet är inställt så. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Nummerserier - utleveranser i listfönstret Inställningar Ange varje ny nummerserie på den första tomma raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Nummerserier - lageruttag Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lageruttag. Nummerserier - inleveranser Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Inleveranser. Nummerserier - returnerade varor Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Returnerade varor. 278

279 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Nummerserier - lagertransaktioner Nummerserier - lagertransaktioner Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lagertransaktioner. Nummerserier - lagerinventering Pakettyper Den här inställningen innehåller nummerserier för poster i registret Lagerinventering. Den här inställningen används för att lagra olika typer av paket som ditt företag använder när ni levererar varor. Några exempel kan vara kuvert, jiffykuvert (vadderade) och olika storlekar på paketlådor. Den här informationen kan skrivas ut på följsedlar, som gör att kunden snabbt kan kontrollera att rätt antal och rätt pakettyper har levererats. Fönstret Pakettyper: Bläddra visar vilka pakettyper som finns tillgängliga. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny] för att skapa en ny post. Positioner I fönstret Pakettyper ska du ange en kod och en kort beskrivande text. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Klicka på [Spara] för att spara förändringarna. Positioner är specifika platser inom ett lagerställe. När en inleverans registreras kan artiklarna placeras på en specifik position under flik F. Det här kan underlätta organisationen av stora lagerställen, men har ingen koppling till värderingen av lagret (en lagervärdering kan inte tas ut på en specifik position). Artiklar kan flyttas till nya positioner med hjälp av lagertransaktioner. 279

280 HansaWorld och Hansa Financials Fönstret Positioner: Bläddra visar de tillgängliga positionerna. Dubbelklicka för att redigera eller klicka på [Ny] för att skapa en ny post. Strukturartiklar I fönstret Position: Ny post ska du ange en kod och en kort beskrivande text. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan fritt blanda bokstäver och siffror. Specificera vilket lagerställe som positionen är en del av, använd Klistra in Special vid behov. Klicka på [Spara] för att spara förändringarna. Kryssrutan Kräv position kan markeras i lagerställets post för att säkerställa att en position måste anges i alla inleveranser till det specifika lagerstället. Den här inställningen används för att avgöra hur strukturartiklar ska visas på följesedlar och plocklistor (d.v.s. om deras komponenter ska listas). För att bestämma hur komponenterna ska listas på offerter, säljordrar och fakturor, använd kryssrutan Visa komponenter på dokument för varje artikel. Skriv ut komponenter Strukturartiklar skrivs ut på följesedlar och plocklistor. Deras komponenter listas under strukturartikeln på separata rader med namn och antal. 280

281 Kapitel 3: Varulager - Inställningar - Variantgrupper Variantgrupper Variantformat Vägt genomsnitt Endast huvudartikel Summerad plocklista och följesedel Strukturartiklar skrivs ut på följesedlar och plocklistor. Deras komponenter visas inte. Det här alternativet gäller både strukturartiklar och lagerförda artiklar, och använd i situationer där en specifik artikel har använts mer än en gång i samma utleverans (d.v.s. den finns angiven på fler än en rad). Om du använder det här alternativet kommer den utskrivna följesedeln eller plocklistan att innehålla en enda rad för den här artikeln, med det totala antalet. Artiklar med serienummer kommer fortfarande att visas individuellt. Om du inte vill använda det här alternativet varje gång kan du fortfarande använda det för individuella följesedlar och plocklistor när de skrivs ut via funktionen Dokument. Funktionen beskrivs senare i kapitlet. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om den här inställningen. Den här inställningen används för att lagra det genomsnittliga inköpspriset per enhet av varje artikel. Dubbelklicka på Vägt genomsnitt i listfönstret Inställningar i modulen Varulager för att öppna fönstret Vägt genomsnitt: Bläddra. Fönstret visar poster med vägda genomsnittspriser. Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] i knappraden för att lägga till en ny post. Vanligtvis behöver du inte lägga till några nya poster själv, eftersom de skapas automatiskt när inleveranser godkänns och sparas, under förutsättning att de är specificerade med ett lagerställe. Om det redan finns en post för en 281

282 HansaWorld och Hansa Financials specifik kombination av artikel/lagerställe, kommer det vägda inköpspriset att omräknas med den nya inleveransen med i beräkningen. Inleveranser utan lagerställe kommer inte att påverka poster i den här inställningen. Eftersom en separat post finns för varje kombination av artikel/lagerställe kan det vägda inpriset skilja sig från det som visas på delfönstret Kostnader på artikelkortet, vilket beräknas utifrån samtliga lagerställen. Det vägda kostpriset inkluderar extra kostnader som frakt och tullavgifter. När en post skapas i inställningen Vägt genomsnitt kommer samtliga inleveranser för kombinationen av artikel/lagerställe att tas med i beräkningen. Den här situationen kan uppstå om den tidigare posten är raderad. Informationen i den här inställningen kommer att användas i värderingen av ditt lagersaldo när rapporten Lagerlista skrivs ut med värderingsmodellen Vägt genomsnitt per lagerställe. 282

283 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Registret Utleveranser Det här registret innehåller en post per utleverans. En utleverans är alltid kopplad till en säljorder, och kan avse antingen en full leverans (slutlig) eller en delleverans. Registret kan inte användas om modulen Order saknas. För att se de utleveranser som redan registrerats, välj Utleveranser från menyn Register eller klicka på [Utleveranser] i Huvudmenyn. Fönstret Utleveranser: Bläddra öppnas Utleveranserna visas normalt i löpnummerordning. För varje post visas utleveransnummer, en indikation om utleveransen har godkänts i kolumnen Godk, säljordernummer, sändningsnummer, leveransdag samt kundnummer och -namn. Som i alla Hansas bläddrafönster kan posterna omsorteras och du kan söka efter specifika poster. Skapa en utleverans Nya utleveranser måste alltid skapas från modulen Order. Välj kommandot Leverera från menyn Funktioner när du befinner dig i en säljorder. Kommandot skapar en ny post i registret Utleveranser. För att kommandot ska ha någon effekt måste alla förändringar i säljordern först sparas (använd knappen [Spara]). Du kan även skapa en utleverans genom att klicka och dra en säljorder från fönstret Säljorder: Bläddra till fönstret Utleveranser: Bläddra. 283

284 HansaWorld och Hansa Financials Notera att posten öppnas i fönstret Utleverans: Inspektera. Det betyder att posten redan har registrerats och sparats i registret. För att ta bort den måste du välja kommandot Radera från menyn Post. Vi börjar med en genomgång av fälten. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Löpnumret för den aktuella utleveransen. Nästa lediga nummer från nummerserien angiven under delfönstret Nr.ser på användarens personpost eller från inställningen Nummerserier - utleveranser föreslås automatiskt. Du kan förändra numret men inte till ett som redan används. Lev.sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Leveranssättet från säljordern. För varje leveranssätt kan du specificera en lämplig beskrivning på olika språk. Utleveransens språk (angivet på delfönstret Frakt ) 284

285 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser kommer därför att styra vilken översättning som kommer att skrivas ut på följesedeln. Du kan även definiera olika mallar för följesedlar för olika leveranssätt, kanske med olika betalningsanvisningar. För att göra det, ange leveranssättet i fältet Språk i dokumentdefinitionen när du definierar dokument. Dokumentdefinitionen beskrivs i kapitlet Arbetsyta i volym 1 av de här manualerna. Du kan förhindra att fraktetiketter skrivs ut för vissa leveranssätt genom att markera alternativet Skriv ej ut fraktetiketter på leveranssättet i inställningen Leveranssätt i modulen Order. Ord.klass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Order Ange en orderklass (om nödvändigt). Orderklasserna ger möjligheter till att analysera utleveranserna vid prioritering och rapportering. Notera att säljorderns orderklass inte överförs till utleveransen. Löpnumret på säljordern som utleveransen skapades från. Innehållet i det här fältet kan inte förändras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorder, delfönster Datum Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här utleveransen och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten från säljordern som utleveransen skapades från anges automatiskt här, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten i samtliga verifikat som skapas från utleveransen. Adress Klistra in Special Inställningen Leveransadresser, modulen Order Om kunden har flera olika leveransadresser kan dessa registreras i inställningen Leveransadresser i modulen 285

286 HansaWorld och Hansa Financials Order. Välj den rätta adressen för den här utleveransen genom att använda funktionen Klistra in Special. Normalt inkluderas endast leveransadresser för den angivna kunden samt de utan kundnummer i listan med leveransadresser. Om du vill att alla leveransadresser ska visas i listan, markera kryssrutan Klistra in alla leveransadresser i inställningen Orderinställningar i modulen Order. Hela leveransadressen kommer att hämtas in till delfönstret Adress. Leveransdag Klistra in Special Aktuellt datum Datumet för leveransen. Leveransdatumet kan vara förinställt på det aktuella datumet eller till den planerade leveransdagen på ordern, beroende på vilket alternativ som markerats under delfönstret Utleverans på kunden. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Sortering Kund Namn Förinställt från Säljorder Lagerstället som leveransen ska göras från. Lagersaldot för respektive lagerställe kontrolleras för varje artikel när det förinställda antalet som ska levereras beräknas. Om fältet lämnas tomt kommer saldot från hela lagret att användas i beräkningen. Om ett huvudlager finns angivet i inställningen Lagerinställningar kommer det att användas om det här fältet lämnas tomt. Ett lagerställe kan anges per utleveransrad och kommer då att få förtur framför det här fältet. Det här fältet måste innehålla ett värde om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i inställningen Lagerinställningar. Om fönstret Artikelstatus öppnas (se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 för ytterligare beskrivning) refererar kvantiteten till lagerstället angivet här. Det här fältet innehåller sorteringsnyckeln från den ursprungliga ordern. Fältet används endast som information. Kundnumret från säljordern. Det här fältet kan inte förändras. Kundens namn från säljordern. 286

287 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Tel. avisering Kunden som avs. Om det är nödvändigt att påminna din personal på lagret om att ringa till kunden för att arrangera den här leveransen, markera den här kryssrutan. Beroende på hur dina leveransdokument ser ut kan ett X skrivas ut för att säkerställa att uppgiften utförs. Med den här kryssrutan kan du skriva ut fakturaadressen istället för leveransadressen på följesedlar och fraktetiketter. Du ska använda fältet Faktura till adress på dokumentmallarna för de här dokumentet för att Hansa automatiskt ska välja vilken adress som ska skrivas ut, i enlighet med om kryssrutan är markerad eller inte. Det här kan vara användbart om du ibland skickar mindre paket som ska gå direkt till fakturaadressen. Delfönster Artiklar Informationen i utleveransens matris är hämtad från säljordern och på lämpliga ställen från det aktuella lagersaldot. Om du behöver göra en delleverans, ändra antalet på en eller flera rader enligt behov. Du kan ta bort hela rader genom att först klicka på radens siffra till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Hansa tillåter inte att rader läggs till. Flik A Artikel Specifikation Beställt Lager Artikelns nummer från säljordern. Fältet kan inte förändras. Artikelns namn från säljordern. Det beställda antalet från säljordern. Fältet kan inte förändras. Tillgängligt antal på det valda lagerstället vid det tillfället då utleveransen skapades. Fältet kommer att vara tomt i de fall det gäller artiklar av typen Normal (artiklar som inte är lagerförda) eller Tjänst eftersom det inte finns något lagersaldo för sådana artiklar. Fältet kan inte förändras. Beräkningen av det här fältet styrs av alternativen för Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar. Antalet för varje artikel i lagret kan reduceras av kvantiteten på tidigare utleveranser när de skapas eller när de godkänns. Om det andra alternativet i 287

288 HansaWorld och Hansa Financials Leverera inställningen aktiveras (När leverans skapas) betyder det att antalet i det här fältet inkluderar levererade kvantiteter från tidigare ej godkända utleveranser. Hansa förutsätter att du vill leverera så många artiklar som möjligt. Om lagersaldot för lagerförda artiklar är större än det beställda antalet kommer Hansa automatiskt att föreslå att alla beställda artiklar levereras. Om saldot är mindre än det beställda antalet kommer Hansa vanligtvis att förslå lagersaldot (på det angivna lagerstället). Om lagersaldot är noll eller negativt, kommer noll att anges. För normal- och tjänsteartiklar lagras inget lagersaldo, därför föreslås alltid det beställda antalet. Siffran kan förändras om nödvändigt. Förändringen kommer även att göras i fälten Godk. utlev och Tot. utlev på den aktuella säljorderraden. Om du vill förhindra att fler artiklar utlevereras än vad som finns registrerade (d.v.s. du vill inte ha ett negativt saldo i lagret), markera alternativet Tillåt ej överleverans i inställningen Lagerinställningar i modulen Varulager. Om du vill att det förslagna antalet som ska levereras alltid ska vara det beställda antalet, oavsett om det finns tillräckligt i lagret, markera alternativet Leverera alltid i inställningen Lagerinställningar. Om du vill ha möjlighet att leverera ett större antal än vad som är beställt, använd alternativet Tillåt utleverans av större antal än beställt i inställningen Lagerinställningar. Flik B Serienr. Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar i lagret Om artikeln använder serienummer eller batchnummer, måste ett giltigt serienummer anges här. Om det beställda antalet av en artikel med serienummer är mer än ett, kommer utleveransen att innehålla separata rader, varje med antal ett, för att du ska kunna ange individuella serienummer. När du kommer tillbaka till säljordern kommer endast serienumret från den sista artikeln att visas. 288

289 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Om inget lagerställe har angivits kommer listan som visas med funktionen Klistra in Special att innehålla artiklar med serienummer från samtliga lagerställen. Listan kommer att visa vilket lagerställe respektive artikel tillhör. Om du har angivit ett lagerställe på i posthuvudet eller under flik B på delfönstret Artiklar, kommer endast de serienummer som finns lagrade på det lagerstället att visas. Markera kryssrutan Visa bäst före-datum i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering om du vill att ett bäst före-datum ska visas i listan Klistra in serienummer. Bäst före-datum registreras i inställningen Batchinformation i modulen Varulager. Fönstret Klistra in kommer inte att visas om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar. Du måste ändå ange ett serienummer och antalet ett, men ingen kontroll kommer att ske att serienumret är giltigt. (d.v.s. att det finns tillgängligt i lagret). Notera att serienummer måste anges manuellt, det finns inte någon automatisk FIFO-allokering. Men om artiklarna använder batchnummer och kryssrutan Automatiskt batchnummer på utleverans är markerad i inställningen Lagerinställningar, kommer batchnumret att hämtas in automatiskt i utleveransen. Funktionen Återfyll batchnummer artiklar från menyn Funktioner kan användas för att uppdatera batchnumren om utleveransen inte godkänns på en gång. Alternativet Kostpris för serienummer i inställningen Kostnadskontering kontrollerar hur valet av serienummer påverkar fältet FIFO under flik C och värdet av en eventuell kostnadskontering i verifikatet från fakturan. Om det här alternativet inte är valt kommer det äldsta kostpriset att läggas till i fältet FIFO, även om det angivna serienumret inte är det äldsta. Om alternativet används kommer det faktiska kostpriset från det valda serienumret att läggas till i fältet FIFO. 289

290 HansaWorld och Hansa Financials Bäst före Förinställt från Inställningen Batchinformation, modulen Varulager Om artikeln har ett bäst före-datum ange det här. När serienumret anges kommer fältet automatiskt att fyllas i med eventuellt förinställt Bäst före-datum. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Flik C Recept FIFO Baspris Ett separat lagerställe kan anges för varje rad i utleveransen. Receptet för strukturartiklar anges här. Det här fältet kan inte förändras. Det här fält anger radens FIFO-värde och beräknas automatiskt när utleveransen godkänns. Det här fältet visar artikelns baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala valutan. Priset hämtas från artikelposten. Koeff. Förinställt från Artikel Flik D Artikelns enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönstret Lager på artikelposten. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Sänd. dag/tid Förinställt från Säljorder Det här fältet kan användas för att lagra artikelns ursprung (t.ex. tillverkaren). Sändningsdag och -tid kan anges för den här raden i utleveransen. 290

291 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Flik E Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Bredd, Höjd, Djup Förinställt från Säljorderrad Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten hämtas automatiskt från den korresponderande säljorderraden som utleveransen skapades från, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten på samtliga verifikat som skapas från utleveransen. De här objekten kommer att sammanslås med de som är angivna i posthuvudet på utleveransen. Objekten kommer även tilldelas kreditposten om alternativet Objekt på lagerkontot används i inställningen Kostnadskontering. Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. Om artikeln säljs per area eller volym kan antalet beräknas genom att dimensionerna multipliceras. Om du vill använda den här funktionen ska du först markera kryssrutan Tillåt antalsberäkning i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Markera sedan kryssrutan Beräkna antal i den enhetsposten som tilldelats artikeln. Om artikeln säljs per area, välj alternativet Två dimensioner i enhetsposten och den levererade antalet kommer att beräknas så fort att bredden och höjden är registrerad. Om artikeln säljs i volym, välj alternativet Tre dimensioner i enhetsposten och det levererade antalet kommer att beräknas så fort du har angivet bredd, höjd och djup. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. 291

292 HansaWorld och Hansa Financials Flik F Paket Ange antalet paket för den här raden. Det här tillsammans med pakettypen (nedan) kan skrivas ut på leveransdokumentationen vilket ger kunden möjlighet att snabbt avgöra att rätt antal och rätt typer av paket har levererats. Det totala antalet paket för hela utleveransen visas på delfönstret Emballering. P. typ Klistra in Special Inställningen Pakettyper, modulen Varulager Paketbeskrivning Accis Utleveransens nedre del Godkänd Antal lev. Här anges vilken typ av paket som ska användas vid leverans av den här artikeln (t.ex. kuvert eller paket). Pakettypens beskrivning visas här efter att du har angivit pakettypen ovan. Det här fältet kan användas för att registrera ett sändnings- eller tullnummer för just den här artikeln. Numret kan skrivas ut på följesedlar och på fakturor som är relaterade till den här utleveransen. Markera den här kryssrutan för att godkänna utleveransen. När den godkända utleveransen har sparats kan den inte längre förändras. Lagersaldot kan minskas beroende på vilket alternativ som är valt under Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar (lagersaldot kan t.ex. minskas när utleveransen skapas istället för när den godkänns). Om du har bestämt att en kostnadskontering ska skapas i samband med utleverans, kommer nu ett verifikat att skapas i modulen Redovisning (det kan även skapas i samband med fakturering). Kostnadskonteringen beskrivs tidigare i kapitlet. Utleveransen måste godkännas innan säljordern kan faktureras. När manualen refererar till godkända utleveranser, menas utleveranser med den här kryssrutan markerad. Det här visar det totala antalet levererade artiklar. 292

293 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Kommentar Här kan du ange en beskrivande text som skrivs ut på fraktetiketten. Delfönster Adress Adress Förinställt från Säljorder Delfönster Emballering Leveransadressen hämtad från delfönstret Lev.adress på säljordern, som i sin tur är hämtad från delfönstret Utleverans på kundposten. Adressen kan förändras för den här specifika utleveransen om nödvändigt. Adressfältet längre ned är en upprepning av vad som finns i posthuvudet. Om kunden har flera olika leveransadresser, använd Klistra in Special för att välja den korrekta. Hela Leveransadressen kommer att hämtas in till fälten ovan. Kolli Transportnummer Antalet kollin som totalt används för att leverera utleveransen beräknas automatiskt från antalet på varje rad (visas under flik F på delfönstret Artiklar ). Alternativt kan det totala antalet anges här manuellt. Den här informationen kan skrivas ut på fraktetiketten. Ett valfritt transportnummer, t.ex. lastnummer. Informationen kan skrivas ut på fraktetiketten och visas i fönstret Utleveranser: Bläddra. 293

294 HansaWorld och Hansa Financials Vikt Förinställt från Artiklar Det här fältet innehåller ett beräknat värde utifrån levererat antal och artiklarnas vikt. Om en av artiklarnas vikt har förändras eller om det här värdet på något annan sätt har blivit felaktigt, använd funktionen Beräkna vikt från menyn Funktioner för att uppdatera det här fältet. Volym Förinställt från Artiklar Från stad Till stad Från kaj Till kaj Transportanvisningar Delfönster Frakt Det här fältet innehåller ett beräknat värde utifrån levererat antal och artiklarnas volym. Om en av artiklarnas volym har förändras eller om det här värdet på något annan sätt har blivit felaktigt, använd funktionen Beräkna vikt från menyn Funktioner för att uppdatera det här fältet. Om lämpligt, ange staden eller platsen som leveransen utgår från. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange till vilken stad eller plats leveransen ska gå. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange här vilken kaj eller flygplats som leveransen ska utgå från. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange till vilken kaj eller flygplats leveransen ska gå. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. Om lämpligt, ange instruktioner i samband med leveransen. Den här informationen kan skrivas ut på leveransdokumentationen. 294

295 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Fraktkod Klistra in Special Inställningen Fraktbolag, modulen Varulager Skattebelopp Fraktkoden refererar till en post i inställningen Fraktbolag, där information lagras kring fraktbolagen som ditt företag använder för att leverera varor till kunderna. I en del länder är det ett krav enligt lagen att den här informationen ska finnas utskriven på leveransdokumentationen. Ange den lämpliga fraktkoden för fraktbolaget som ska användas för den här utleveransen När koden anges kommer fraktbolagets registreringsnummer, namn, bilinformation, förare och texten för CMR att hämtas in från inställningen Fraktbolag. Uppgifterna kan förändras för den här specifika utleveransen. För en beskrivning av fälten, se avsnittet som beskriver den här inställningen tidigare i kapitlet. När momskoder definieras i modulen Redovisning finns det möjlighet att ange att en extra skatt, t.ex. miljöskatt, ska läggas till. Om momskoden på någon av orderraderna i den ursprungliga säljordern är en sådan som definierats med en tilläggande skatt, kommer summan av skatten att visas i det här fältet. Här visas endast beloppet som information. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Verifikat från utleveranser Förinställt från Kund Språkkoden avgör vilken text som ska hämtas från olika register och inställningar, t.ex. artikelbenämning, text för leveransvillkor och leveranssätt. Lämna fältet tomt för att använda det lokala språket. När en utleverans godkänns och sparas kommer ett verifikat att skapas i modulen Redovisning om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, om en kostnadskonteringsmodell har valts samt att minst en av artiklarna är lagerförda. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i kapitlet för ytterligare information kring det här verifikatet. Om utleveransen innehåller ett flertal artiklar som använder samma kostnadskonto, inköpskontrollkonto och/eller lagerkonto kan verifikatet som resulterar från den innehålla antingen separata dubbelsidiga konteringar för 295

296 HansaWorld och Hansa Financials varje artikel eller en enda ackumulerad kontering. Om du vill använda den förstnämnda metoden, markera kryssrutan Separata verifikationsrader per artikel i inställningen Kostnadskontering. När verifikatet har skapats kan du direkt titta på det genom att använda funktionen Öppna verifikat från menyn Funktioner. Granska och godkänna utleveranser Innan en utleverans är klar ska den granskas och godkännas. Det första steget är att skriva ut en plocklista. Det gör du genom att klicka på skrivarikonen i knappraden. När utleveransen slutligen är klar, markera kryssrutan Godkänd och klicka därefter [Spara] i knappraden. När det här är gjort kan utleveransen inte längre förändras. Du kan nu fakturera säljordern som utleveransen avser. Du kan även godkänna flera utleveranser samtidigt genom att markera dem i fönstret Utleveranser: Bläddra och sedan välja Godkänn från menyn Funktioner. För att markera flera poster samtidigt, markera den första posten och håll sedan ner Shifttangenten medan du klickar på den sista. När utleveransen godkänns, kan lagersaldot minskas beroende på vilket alternativ som är valt under Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar (lagersaldot kan minskas när utleveransen skapas istället för när den godkänns). Ett verifikat kommer även att skapas om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i kapitlet för information om de konton som används i det här verifikatet. Utleveranser från modulen Fakturering Det finns möjlighet att leverera varor från lagret utan en utleverans. Det här kan göras genom att en faktura registreras direkt i registret Fakturor (d.v.s. utan att först registrera en relaterad säljorder). På delfönster Utleverans på fakturan finns kryssrutan Uppdatera lager. Den kan markeras automatiskt om alternativet Faktura uppdatera lager är påslaget i inställningen Kontering (Kund). Om den här kryssrutan är markerad kommer fakturan att skapa en osynlig utleverans för lagerförda artiklar. Funktionen gör att lagersaldot för artikeln uppdateras, men det skapas inga poster i registret Utleveranser. Lagerförändringarna kan följas i rapporten Artikelhistorik i modulen Varulager. Om du använder dig av kostnadskontering (värderar lagret i redovisningen) kommer lagerkonteringar (jämförbara med de i verifikaten som skapas från utleveranser) att inkluderas i verifikatet som skapas från fakturan. 296

297 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Kryssrutan Faktura uppdatera lager är enbart relevant för utleveranser som skapas från fakturor (d.v.s. när det inte finns någon relaterad säljorder). Skriva ut plocklistor och följesedlar När en post i registret Utleveranser är aktiv, kan du klicka på skrivarikonen i knappraden för att skriva ut ett dokument. Om utleveransen inte är godkänd kommer en plocklista att skrivas ut. Om utleveransen är godkänd, skrivs en följesedel ut. Om du vill skriva ut dokumentet till bildskärm, klicka på ikonen för förhandsgranskning. För att skriva ut flera följesedlar eller plocklistor på samma gång, klicka på [Dokument] i huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbeklicka Följesedlar eller Plocklistor i listan. Ange utleveransnumret (eller ett intervall av nummer) som ska skrivas ut och klicka sedan på [Kör]. Följesedlar kan även skrivas ut direkt vid utleveransens godkännande. Det styrs från inställningen Automatik i modulen System. Se avsnittet Automatik i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. När plocklistor eller följesedlar skrivs ut avgörs vilken dokumentmall som ska användas enligt följande: 1. Utforma plocklistans eller följesedelns dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till PLOCKLISTA eller FÖLJESEDEL. Använd funktionen Egenskaper från menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Plocklista eller Följesedel. Förslag till de här mallarna medföljer Hansa och kan förändras så att de passar dina behov. Instruktioner för registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. Du kanske vill utforma olika dokumentmallar för olika språk eller leveranssätt. 2. Välj modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Fönstret Dokument öppnas, markera Följesedlar. 4. Välj Definition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange FÖLJESEDEL i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 6. Om du under steg 1 ovan har utformat olika dokumentmallar som ska användas för olika språk eller leveranssätt, ange dokumentmallarnas koder på separata rader i matrisen. Ange det lämpliga språket eller 297

298 HansaWorld och Hansa Financials Menyn Funktioner leveranssättet i fältet Språk framför varje mall. Funktionen Klistra in Special kan användas för att öppna en lista med tillgängliga språk och från vilken det rätta kan väljas. 7. Klicka på [Spara] för att spara dokumentdefinitionen. 8. Repetera steg 3-7 ovan, men markera den här gången Plocklistor i listfönstret Dokument. Från och med nu kommer dokumentmallarna som du utformade att användas, både från Dokument och skrivarikonen. PLOCKLISTA kommer att användas när en utleverans inte har godkänts ännu, annars används FÖLJESEDEL. Om du har utformat fler än en mall kommer den korrekta mallen att användas beroende på kundens språk eller utleveransens leveranssätt. Om telefon- och/eller faxnummer ska framgå på dokumenten kommer de att hämtas från informationen som angiven på lagerstället. Saknas informationen eller om inget lagerställe är angivet, hämtas informationen från inställningen Företagsdata i modulen System. Menyn Funktioner för utleveranser visas ovan. Till vänster visas den som är tillgänglig från fönstret Utleveranser: Bläddra. Markera en eller flera utleveranser (håll Shifttangenten nere när du väljer flera) innan funktionen används. Till höger visas menyn som är tillgänglig från fönstret Utleverans: Inspektera. Godkänn Det här kommandot är endast tillgängligt från fönstret Utleveranser: Bläddra. Kommandot tillåter dig att godkänna en utleverans och är därmed samma sak som om kryssrutan Godkänd markeras direkt i utleveransen. Du kan välja ett flertal utleveranser (håll ner shifttangenten för att markera ett intervall av utleveranser i listan) och godkänna dem alla samtidigt. Kom ihåg att den här funktionen skapar verifikat i modulen Redovisning för varje utleveranspost i intervallet, om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. När funktionen är utförd kan inga förändringar längre 298

299 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser göras i de godkända utleveranserna. Lagersaldot kan komma att minskas i samband med godkännandet, beroende på vilket alternativ som har markerats under Minska tillgängligheten på leveranser i inställningen Lagerinställningar (lagersaldot minskades annars när utleveransen skapades). Skriv ut fraktetiketter Välj det här kommandot för att skriva ut fraktetiketter för den aktuella utleveransen. Fraktetiketter kan även skrivas ut från funktionen Dokument eller med automatik när utleveransen godkänns. Det sista alternativet styrs från inställningen Automatik i modulen System. Se avsnittet Automatik i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Du kan förhindra att fraktetiketter skrivs ut för vissa artiklar. Placera de här artiklarna i en artikelgrupp där kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter för denna grupp är markerad. Du kan även förhindra att fraktetiketter skrivs ut för utleveranser med specifika leveranssätt. Markera kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter på det specifika leveranssättet i inställningen i modulen Order. Beräkna vikt När en utleverans skapas från en säljorder beräknas den totala volymen och vikten på delfönstret Emballering utifrån den utleveransens antal och artikelposterna. Om vikten eller volymen förändras för en artikel eller om värdena av någon annan anledning inte är korrekta kan de uppdateras med hjälp av den här funktionen. Artikelstatus Den här funktionen ger en omedelbar status för artikeln på raden i utleveransen där markören befinner sig eller för artikeln som är markerad i fönstret Klistra in artikel. Informationen visas i ett nytt fönster och inkluderar antal i lager, antal i order och antal som kan levereras. Se kapitlet Artiklar och Priser i Volym 1 av manualerna för ytterligare information om den här funktionen. Öppna verifikat När en utleverans har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det verifikatet. När funktionen väljs kommer verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 299

300 HansaWorld och Hansa Financials ASG export Den här funktionen används endast i Sverige. Kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information. Returnerade varor Den här funktionen används när din kund returnerar levererade varor. När det inträffar, öppna utleveransen och välj Returnerade varor från menyn Funktioner. För att funktionen ska ha någon effekt, måste först alla förändringar i utleveransen vara utförda och sparade (använd knappen [Spara]) och den måste vara godkänd. Ett alternativ är att öppna säljordern som utleveransen är skapad från och välja Returnerade varor från menyn Funktioner. Om du använder dig av FIFO-metoden och/eller kostnadskonteringar (för lagervärdering i redovisningen), är svårigheten med att returnera varor till lagret, att systemet inte vet den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) på varorna som returneras. Syftet med registret Returnerade varor är att ge användaren möjlighet att påverka den här processen så att korrekta FIFO-värden kan registreras. En ny post skapas i registret Returnerade varor (i modulen Varulager). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Returnerade varor: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och har sedan öppnats för förändring och godkännande. 300

301 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser Posten hämtar sin information från utleveransen. Det förinställda antalet är det som redan har levererats. Notera att det förinställda kostpriset är hämtat från flik C på ordern som utleveransen är skapad från och är inte den returnerade artikelns faktiska kostpris. Det här beror på problemet med att beräkna det riktiga FIFO-värdet. Ange det returnerade antalet för varje artikel och ta bort artiklar som inte returnerats genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra kostpriset till det riktiga värdet av den returnerade artikeln (vilket visas i den ursprungliga utleveransposten). Om en artikel som returneras är av typen struktur ska du lista dess komponenter i returposten, inte själva strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med utleveransen och finns inte själva i lagret. Därför ska de inte inkluderas på en returpost. Endast komponenterna ska listas på returposten och det säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. Om varor returneras p.g.a. något fel (d.v.s. kunden vill ha en ersättande vara), välj att reducera det levererade antalet med alternativen på högra sidan i fönstret. När du sedan har sparat och godkänt den returnerade varan kan du öppna den ursprungliga säljordern och skapa en ny utleverans med det 301

302 HansaWorld och Hansa Financials korrekta antalet. I det här fallet kanske du väljer att inte uppdatera lagret (kryssruta) med posten i registret Returnerade varor och sedan skriva av artiklarna med registret Lageruttag. Om du behöver returnera artiklarna till leverantören, rekommenderas det att lagret uppdateras och att artiklarna sedan tas ut från lagret med ett Lageruttag. Alternativt kanske varorna returneras utan att kunden ska få några ersättande varor (ordern kanske har annullerats). I det här fallet, välj att reducera det beställda antalet och att uppdatera lagret. När posten har godkänts kommer både det beställda och levererade värdet på säljordern att ha reducerats. Om ordern har fakturerats, kommer funktionen Fakturera under menyn Funktioner när du befinner dig på ordern att skapa en faktura med negativa antal, d.v.s. en kredit jämfört den ursprungliga fakturan. En alternativ metod för att kreditera den ursprungliga fakturan är att använda funktionen Skapa kreditfaktura från menyn Funktioner i returposten. Funktionen kommer att skapa en kreditfaktura med ett korrekt betalningsvillkor och med en referens till fakturan som krediteras. När returposten är klar, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att returen är godkänd. När det här är gjort kommer du inte längre att kunna göra några förändringar i posten. Du kommer inte att kunna skapa en kreditfaktura förrän posten är godkänd. Ett verifikat med en lagerkontering kommer att skapas i redovisningen om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. En möjlig arbetsrutin kan vara att skapa en post i registret Returnerade varor när kunden kontaktar dig angående returnering av levererade varor. Numret på posten i registret Returnerat varor kan då användas som ett returnummer. När artiklarna ankommer kan posten godkännas och lagret blir därmed korrekt uppdaterat. För en beskrivning av fönstret, samt detaljerad information kring verifikat som skapas när en Retur godkänns, se avsnittet som beskriver registret Returnerade varor senare i kapitlet. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret och återvända till utleveransen. Programmet kommer att fråga om ändringarna ska registreras. Fälten Godk.utlev och Tot. utlev på den ursprungliga ordern (visas på flik D) kommer att uppdateras automatiskt (vilket även antalet på flik A kommer att göra om du har valt det). Återfyll batchnummer artiklar Om du använder alternativet Automatiskt batchnummer på utleverans i inställningen Lagerinställningar, kommer serienummer och bäste före-datum att hämtas in automatiskt varje gång du skapar en utleverans. Det här gäller endast artiklar som är serienummermärkta på batchnivå. Om du inte 302

303 Kapitel 3: Varulager - Registret Utleveranser godkänner utleveransen på en gång kan de här batchnumren vara felaktiga. Du kan uppdatera dem med den här funktionen. Om du t.ex. har 10 stycken av en artikel i lagret med batchnummer 1 och ytterligare 10 med batchnummer 2 och du tar emot en beställning på åtta. När utleveransen skapas kommer den att innehålla en rad med antalet åtta och batchnumret 1. Utleveransen godkänns inte och du tar emot en till beställning på tre stycken artiklar. Den andra utleveransen som skapas kommer att innehålla en rad med antalet tre och batchnummer 1. Om någon av dessa utleveranser godkänns kommer den andra utleveransen innehålla ett felaktigt batchnummer. Om t.ex. den första utleveransen godkänns finns det bara två stycken kvar med batchnumret 1. Så när den andra utleveransen ska godkännas kommer du att få en varning om att du inte har tillräckligt på lager. Du kan då använda den här funktionen. Antalet på första raden kommer att förändras till två och en ny rad kommer att läggas till med antalet ett och batchnummer 2. För att den här funktionen ska ha någon effekt måste följande tre villkor uppfyllas: 1. Kryssrutan Automatiskt batchnummer på utleverans måste vara markerad i inställningen Lagerinställningar. 2. Du måste placera markören på raden med det felaktiga serienumret. Så i stora utleveranser måste du använda funktionen ett flertal gånger. 3. Vanligtvis, när utleveransen ska godkännas, kommer du att försöka göra det utan att först kontrollera lagersaldot. När du markerar kryssrutan Godkänd och sparar kommer du att få ett meddelande om att det inte finns tillräckligt på laget. Varningen kommer att placera markören på den lämpliga raden enligt punkt 2 ovan. Du måste ändå avmarkera kryssrutan Godkänd innan du kan använda funktionen. 303

304 HansaWorld och Hansa Financials Registret Inleveranser Registret Inleveranser innehåller poster avseende lagerförda artiklar som levereras till företagets lager. Vanligtvis registreras informationen på inleveransen från leverantörens följesedel. I många fall finns inte alltid leverantörens faktura tillgänglig när artiklarna tas emot och därför inte heller all information om de olika artiklarnas kostnader. Lagervärdet i Hansa baseras på de värden som registreras i registret Inleveranser. Poster i registret Inleveranser kan skapas direkt i modulen Varulager. Om modulen Inköp är installerad, kan de skapas direkt från registret Inköpsorder, på liknande sätt som utleveranser skapas från registret order. Om modulen Produktion är installerad, kommer en post som registreras i registret Produktioner att uppdatera lagret med en osynlig lagertransaktion. Resultatet från en produktionspost som Avslutas i modulen Produktion är att lagersaldot uppdateras med antalet In och Ut av de olika artiklarna som ingår i receptet som produktionen använder. Det kommer inte att skapas någon inleverans, men lagerförändringen kommer att synas i rapporten Artikelhistorik i modulen Varulager. I modulen Varulager, välj Inleveranser från menyn Register eller klicka på [Inleveranser] i Huvudmenyn. Fönstret Inleveranser: Bläddra öppnas och visar de inleveranser som redan har registrerats Inleveranserna visas normalt i löpnummerordning. Kolumnen Godk innehåller en markering för inleveranser som är godkända. 304

305 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Registrera en inleverans Inleveranser kan registreras på två olika sätt: 1. I fönstret Inleveranser: Bläddra, klicka på [Ny] i knappraden för att öppna en ny inleveranspost. 2. Öppna inköpsordern som ligger till grund för artiklarna som ska levereras in. Leverantörens följesedel innehåller oftast ditt inköpsordernummer, vilket gör det lätt att hitta den. Välj Inleverans från menyn Funktioner. En ny post skapas i registret Inleveranser. Fördelen med den här metoden är att det överenskomna priset på artiklarna för den specifika inköpsordern överförs till inleveransen. Den här informationen framgår vanligtvis inte på leverantörens följesedel. Notera att inleveransen skapas på ett sådant sätt att den kommer att öppnas i fönstret Inleverans: Inspektera. Det betyder att posten är redan skapad och sparad i registret. För att ta bort posten måste du välja Radera från menyn Post. 305

306 HansaWorld och Hansa Financials Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Inleveransens nummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från nummerserien angiven på användarens personpost eller från inställningen Nummerserier - inleveranser. Numret kan förändras, men inte till ett nummer som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Inleveransens datum. Det aktuella datumet anges automatiskt. Lev. nr Klistra in Special Registret Leverantörer Namn Inköpsordernr Ange leverantörens nummer. När du trycker på Returtangenten kommer leverantörens namn att klistras in i fältet till höger. Leverantörens namn klistras in från leverantörsposten efter att du har angivit leverantörsnumret. Om inleveransen har skapats från en inköpsorder kommer inköpsordernumret att anges här av Hansa. Fältet kan inte förändras. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Delfönster Kommentar Lagerstället där varorna ska lagras. Om ett huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställningar kommer varorna att lagras där om det här fältet lämnas tomt. Men om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i samma inställning, måste fältet innehålla ett värde. Kommentar I det här fältet kan du skriva en förklarande text till den aktuella Inleveransen. 306

307 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Inköp.avtal Förinställt från Leverantör Du kan ange upp till 20 objekt separerade med kommatecken till varje inleverans. De ger dig möjlighet att göra analyser per avdelning eller kostnadsställe. De kommer att tilldelas kreditposten mot inköpskontrollkontot när verifikatet skapas från inleveransen. Om alternativet Lev. objekt på lagerkonto används på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev) i modulen Leverantör, kommer objekten även tilldelas debetposten mot lagerkontot. Om inleveransen har skapats från en inköpsorder som i sin tur har skapats från ett inköpsorderavtal, kommer avtalsnumret att visas här. Det här fältet kan inte förändras. Inköpsorderavtal beskrivs i kapitlet Modulen Leverantör i Volym 2a av manualerna. Pris inkl. moms Förinställt från Inköpsordrar Markera den här kryssrutan om priserna som är angivna för de mottagna varorna inkluderar moms. Momsen beräknas för varje artikel med hjälp av momskoden angiven på artikeln, artikelgruppen eller från delfönster 3 i inställningen Kontering (Kund). 307

308 HansaWorld och Hansa Financials Delfönster Artiklar Använd matrisen på delfönstret Artiklar för att registrera artiklar som mottagits till lagret. Matrisen är uppdelad i åtta horisontella flikar. När du klickar på en av flikarna (markerade A-H), ersätts de två eller tre högra kolumnerna i matrisen ut mot nya kolumner. Försäkra dig om att fälten valuta och växelkurs innehåller korrekta värden innan du registrerar några rader i inleveransen. Om en växelkurs är specificerad kommer alla priser som överförs från registren Inköpsartiklar eller Artiklar att konverteras. Priserna på redan registrerade rader kommer inte att konverteras om växelkursen förändras. Klicka i den första lediga raden och ange lämplig information för att lägga till en ny rad i inleveransen. För att ta bort en rad, klicka på radnumret längst till vänster och tryck sedan på backstegstangenten. För att infoga en rad, klicka på radnumret där du vill att raden ska infogas och tryck på Returtangenten. 308

309 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser När inleveranser skapas från inköpsordrar förutsätts vanligtvis att alla artiklar som inte redan mottagits finns med i den aktuella leveransen. Undantag görs när alternativet Sätt antal på inleverans till noll i inställningen Inköpsorderinställningar används, vilket innebär att det förinställda antalet för samtliga artiklar kommer att vara noll. Antalet för en eller flera artiklar i inleveransen kan sedan förändras enligt behov. Du kan även ta bort hela rader genom att klicka på radnumret till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Du kan leverera in ett större antal än vad som var beställt. För serienumrerade artiklar kommer du att hänvisas till att registrera serienummer innan inleveransen får sparas. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal Specifikation à-pris Ange artikelnumret på den mottagna artikeln. Du kommer att få en varning om du använder en artikel som inte är lagerförd. Antalet som tagits emot av den aktuella artikeln och som ska läggas till lagersaldot. Negativa värden accepteras inte. Artikelns benämning hämtas av Hansa från registret Artiklar. Specifikationen kan förändras. Det normala inköpspriset i den valuta som är angiven på inleveransen, vilka hämtas från inköpsordern, inköpsartikeln för kombinationen av artikel/leverantör eller från fältet Kostpris i registret Artiklar. Det här priset innehåller inte några extra kostnader som t.ex. frakteller tullavgifter men inkluderar moms om kryssrutan Pris inkl. moms är markerad på delfönstret Kommentar. Priset kan förändras för en specifik transaktion. Om kostpriset för artikeln i fråga uppdateras vid inleverans (ställs in med alternativen under delfönstret Kostnader på artikeln), kommer en prisändring här på inleveransen att automatiskt uppdatera kostpriset på artikeln. Om inleveransens valuta och/eller växelkurs förändras kommer inte värdet i det här fältet att omräknas. Det kommer istället att hanteras som om det var i den nya valutan och kostpriset (nedan) kommer att omräknas. 309

310 HansaWorld och Hansa Financials Kostpris Artikelns à pris i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System), inklusive eventuell frakt och andra extra kostnader. Om kryssrutan Pris inkl. moms är markerad på delfönstret Kommentar kommer beloppet angivet här vara det enda som inte inkluderar moms. Summa Radens summa inklusive eventuella kostnader i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Flik B Serienr Bäst före Artikelns serienummer eller batchnummer. I det fall artiklarna ska ha unika serienummer måste numrena anges på separata rader, varje med antal ett. Om en stor kvantitet av serienumrerade artiklar mottas till lagret kan funktionen Skapa serienummer under menyn Funktioner automatiskt tilldela artiklarna löpande serienummer. Det här är främst användbart för företag som själva skapar sina egna serienummer. Ange artikelnumret på ett lämpligt antal rader och specificera det lägsta serienumret på den första raden. Välj sedan funktionen. De återstående raderna kommer nu att tilldelas ett serienummer, varje ett nummer högre än raden ovan. Som standard måste artiklar som använder serienummer tilldelas serienummer här innan inleveransen kan godkännas. Om serienumrena inte är kända vid inleveransen ska du använda alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar. Det tillåter dig att spara inleveranser utan serienummer, men du måste fortfarande ange serienummer på utgående lagertransaktioner. Notera att serienummer inte får innehålla mellanslag och att samma serie- eller batchnummer inte kan användas mer än en gång. Om artiklarna är färskvaror, ange ett Bäst före-datum här. Om du även har angivit ett serie- eller batchnummer kommer en post att skapas i inställningen Batchinformation när inleveransen godkänns och sparas. 310

311 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Posten kommer att lagra bäst före-datumet för artikeln eller batchen. Du kan titta på den här posten på en gång genom att välj Öppna batchspecifikation från menyn Funktioner. När artikeln säljs kommer bäst före-datumet att hämtas in till utleveransen. Datumet kan sedan om nödvändigt skrivas ut på leveransdokumentationen. Om du vill förhindra försäljning av artiklar vars bäst före-datum har passerats, använd inställningarna Batchstatus och Batch kvalitetsinställningar enligt beskrivning tidigare i kapitlet. Flik C Fraktkost Tull En valfri fraktkostnad (per enhet) som läggs till det totala kostpriset för inleveransen. Beloppet är i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Värdet kan läggas till manuellt eller beräknas automatiskt av Hansa. Vid den automatiska beräkningen ska den totala fraktkostnaden anges i fältet Frakt på inleveransens nedre del. När du flyttar markören till nästa fält kommer beloppet att fördelas mellan de olika artikelraderna enligt varje rads kostnad. Om inleveranserna är skapade från inköpsordrar kommer värdet att hämtas från fältet Inköpskostnad på delfönstret Villkor i inköpsordern (fördelat proportionerligt emellan de olika raderna). Om det skapas ett verifikat från den här inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella fraktkostnader att krediteras kontot för inköpsfraktkostnad som är specificerat på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Det här fältet fungerar på samma sätt som fältet Fraktkostnad och använder fältet Tull i nedre delen av inleveransen. Fältet refererar till eventuella tullavgifter som är kopplade till inleveransen. Det här värdet kommer att vara förinställt från den aktuella inköpsartikeln (multiplicerat med antalet). 311

312 HansaWorld och Hansa Financials Kostnad Om det skapas ett verifikat från den här inleveransen, krediteras den eventuella tullkostnaden kontot som angivits för tullkostnad under delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). En extra kostnad (per enhet) för artikeln. Den kommer att läggas till i enhetspriset i kolumnen Kostpris till höger. Ange antingen ett belopp i den lokala valutan (eller i Basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System) eller en procentsats följt av ett procenttecken (%). Procentsatsen används på artikelns à pris i den lokala valutan. Det här värdet att hämtas från fältet Extra kostnad under delfönstret Kostnad på den aktuella artikeln (multiplicerat med antalet). Om det skapas ett verifikat från den här inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella extra kostnader som är angivna i det här fältet att krediteras kontot för extra kostnad, som är specificerat på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Flik D Lev.artnr. Artikelnumret som leverantören har tilldelat artikeln. Om inleveransen skapas från modulen Inköp kommer Hansa automatiskt att ange leverantörens artikelnummer. Koeff. Förinställt från Artikel Baspris Flik E Artikelns enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönstret Lager på artikelkortet. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Det här fältet visar artikelns baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala valutan. Priset hämtas från artikelkortet. Lagerkonto Klistra in Special Registret Konto, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att debiteras i verifikat som skapas när inleveransen godkänns. Om det här fältet är tomt kommer lagerkontot för det angivna lagerstället, 312

313 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser artikelgruppens lagerkonto eller lagerkontot i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Vanligtvis erbjuds inget konto om inte inleveransen skapas från en inköpsorder och alternativet Överför konto och objekt till inleverans är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. I det här fallet kommer kontot att hämtas från fältet Inköpskontrollkonto i den korresponderande raden i inköpsordern som inleveransen skapades från. Det kommer att vara inköpskontrollkontot från artikelgruppen som artikeln tillhör eller från inställningen Kontering (Kund). Inköpskonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Kontot som anges här kommer att krediteras i verifikatet som skapas när inleveransen godkänns. Inget förinställt konto kommer att anges i det här fältet. Om fältet lämnas tomt kommer inköpskontrollkontot från artikelgruppen som artikeln tillhör eller inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Artikel Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas debetposten på samtliga verifikat som skapas från inleveransen. När inleveranser skapas från inköpsordrar kommer objekten i det här fältet hämtas från den korresponderande inköpsorderraden, om alternativet Överför konto och objekt är markerat i inställningen Inköpsorderinställningar. 313

314 HansaWorld och Hansa Financials Flik F Tullnr. Det här fältet kan användas för att registrera fraktsedelseller tullnumret för den inkommande leveransen för den här artikeln. I Ryssland krävs det enligt lag att det här fältet fylls i för importerade artiklar. Ursprungsland Klistra in Special Inställningen Länder, modulen System Ange artikelns ursprungsland. I Ryssland krävs det enligt lag att det här fältet fylls i för importerade artiklar. Position Klistra in Special Inställningen Positioner, modulen Varulager Flik G Bredd, Höjd, Djup Om lagerstället angivet på delfönster 1 är ett stort lager som har delats in i positioner, kan positionen där artikeln ska lagas anges här. Om alternativet Kräv position används för det aktuella lagerstället måste en position anges innan posten kan sparas. Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. Om artikeln köps in per area eller volym kan antalet beräknas genom att dimensionerna multipliceras. Om du vill använda den här funktionen ska du först markera kryssrutan Tillåt antalsberäkning i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Markera sedan kryssrutan Beräkna antal i den enhetsposten som tilldelats artikeln. Om artikeln köps in per area, välj alternativet Två dimensioner i enhetsposten och det levererade antalet kommer att beräknas så fort bredden och höjden är registrerad. Om artikeln köps in i volym, välj alternativet Tre dimensioner i enhetsposten och det levererade antalet kommer att beräknas så fort du har angivit bredd, höjd och djup. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. 314

315 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Flik H Kost 1-5 De här fälten kan användas för extra kostnader (per enhet) för artikeln. De kommer att läggas till i enhetspriset i kolumnen Kostpris på flik A. Ange ett belopp i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Du kan även lägga till extra kostnader för hela inleveransen på delfönstret Extra kostnader. Hansa kommer att fördela de totala kostnaderna över de olika artikelraderna enligt kostnadsvärdena på varje rad. Om det skapas ett verifikat från den här inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella extra kostnader som är angivna i de här fälten att krediteras mot de korresponderande kontona på delfönster 6 i inställningen Kontering (Kund). Postens nedre del Antal Frakt Tull Det här fältet visar det totala antalet artiklar av samtliga typer som finns registrerade på inleveransen. Se beskrivningen av fältet Fraktkost. under flik C för information om det här fältet. Det här beloppet visas i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System). Om inleveransen skapades från en inköpsorder kommer värdet att hämtas från fältet Inköpskostnad under delfönstret Villkor på inköpsorden (proportionell fördelning vid delleverans). Se beskrivningen av fältet Tull under flik C för information om det här fältet. Det här beloppet visas i den lokala valutan (eller i basvaluta 1 enligt definitionen i inställningen Basvalutor i modulen System) och som standar kommer det här värdet vara summan av inleveranskostnaderna från delfönster 1 på de relevanta inköpsartiklarna (multiplicerat med antal). 315

316 HansaWorld och Hansa Financials Kostpris Godkänd Delsumma Moms Total Det här fältet räknar samman det totala värdet för inleveransen, i valuta och inklusive all frakt och andra extrakostnader. Markera den här kryssrutan för att godkänna inleveransen. Efter att transaktionen är godkänd kan inga förändringar göras. Lagersaldona kommer att uppdateras enligt uppgifterna i inleveransen. Ett verifikat kommer att skapas i modulen Redovisning om det är angivet så i inställningen Försystem. Konteringen i verifikatet beskrivs nedan i avsnittet Verifikat från inleveranser. Om du inte kan spara inleveransen efter att du har markerat kryssrutan Godkänd, beror det troligtvis på att inga konton har specificerats för frakt, tull och extra kostnad på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) (i modulen Fakturering). De här kontona måste vara specificerade, även om inleveransen inte innehåller någon av de här kostnaderna. Inleveransen måste vara godkänd innan en leverantörsfaktura kan skapas från inköpsordern. När manualen hänvisar till godkända inleveranser avser det inleveranser med den här kryssrutan markerad. Inleveransens totala belopp, exklusive moms. Inleveransens totala moms. Inleveransens total, inklusive moms. Delfönster Valuta 316

317 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Förinställt från Inköpsorder, leverantör eller den förvalda basvalutan Valutan som leverantören fakturerar i (om inte samma som den lokala valutan). Artiklarnas lagervärde kommer att lagras i den valuta som är angiven här. Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System När inleveranser registreras direkt i registret inleveranser kommer den aktuella växelkursen att anges av Hansa. Om inleveranserna skapas från inköpsordrar kommer växelkursen att hämtas från inköpsordrarna. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro men vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte. Den andra metoden är den enkla konverteringen från den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (dubbelt basvalutasystem) Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem) Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor. 317

318 HansaWorld och Hansa Financials Delfönster Extra kostnader Se kapitlet Valutor i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel. Extra kost 1-5 De här fälten kan användas för att registrera extra kostnader som ska gälla hela inleveransen. Totalkostnaden kommer att fördelas fälten Kost 1-5 på flik H på delfönstret Artiklar enligt kostnadsvärdet på varje rad. Om det skapas ett verifikat från den här inleveransen (det bestäms i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer eventuella extra kostnader som är angivna i de här fälten att krediteras mot de korrespondernade kontona på delfönster 6 i inställningen Kontering (Kund). Verifikat från inleveranser När en inleverans godkänns och sparas kan ett verifikat genereras automatiskt, om du har bestämt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Se avsnittet Kostnadskontering tidigare i kapitlet för en full beskrivning av de här verifikaten. Artiklar av typen normal eller tjänst kommer inte att inkluderas i verifikatet. Även om lagerantalet för de här artiklarna uppdateras, uppdateras inte lagervärdet. 318

319 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Nedan visas ett exempel på ett verifikat från en inleverans När verifikatet har skapats kan du direkt kontrollera det genom att använda funktionen Öppna verifikat från menyn Funktioner. Så som visas i illustrationen kommer frakt-, tull- och extra kostnader specificerade under flik C att kreditera separata konton, vilka är angivna på delfönster 4 i inställningen Kontering (Kund). Även om fälten på flik C lämnas tomma måste giltiga konton anges i inställningen Kontering (Kund) innan Inleveransen kan godkännas. Om giltiga konton inte finns angivna kommer Hansa att visa felmeddelandet Verifikat kunde inte skapas. Kontrollera inställningar om du försöker godkänna och spara inleveransen. Om inleveransen innehåller ett flertal artiklar som använder samma inköpskontrollkonto och/eller lagerkonto kan verifikatet som resulterar från den innehålla antingen separata dubbelsidiga konteringar för varje artikel eller en enda ackumulerad kontering. Om du vill använda den förstnämnda metoden, markera kryssrutan Separata verifikationsrader per artikel i inställningen Kostnadskontering. 319

320 HansaWorld och Hansa Financials Lagerjusteringar Vid vissa tillfällen behöver lagersaldona justeras med returnerade varor etc. Sådana här justeringar kan göras som inleveranser. Den här metoden kan vara användbar när varor utan ursprunglig säljorder returneras (d.v.s. det finns endast en faktura på försäljningen). Vanligtvis sker inte en uppdatering av lagret när kreditfakturan godkänns och sparas, på grund av svårigheten att upprätthålla FIFO-värderingen. Varorna ska istället returneras till lagret genom en inleverans. Var noggrann med att kostpriserna är korrekt angivna i enlighet med den lagervärderingsmetod som du har valt. Du hittar troligtvis det rätta värdet för artikeln under flik C på den ursprungliga fakturan. Lagervärderingen kommer att uppdateras från inleveransen om du använder Hansas funktioner för kostnadskontering. I kapitlet Fakturering i Volym 2a av manualerna finns registreringen av kreditfakturor beskrivet, medan kostnadskontering är beskrivet tidigare i det här kapitlet. Om det finns en säljorder uppdateras lagret enklast med registret Returnerade varor (beskrivs senare i det här kapitlet). Granska och godkänna inleveranser När en inleverans har registrerats behöver den granskas och godkännas för att beloppen och värdena ska bekräftas. Markera kryssrutan Godkänd för att godkänna den och klicka sedan på [Spara] i knappraden för att spara den. Du kan inte förändra en inleverans efter att den är godkänd. När den godkänns kommer lagersaldot att uppdateras och, om så är inställt i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas i modulen Redovisning. Se avsnittet Verifikat från inleveranser ovan för information om vilka konton som används i verifikatet. Om du inte kan spara en inleverans efter att du har markerat kryssrutan Godkänd kan orsaken vara att du inte har specificerat konton för frakt-, tulloch extra kostnader på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) (modulen Fakturering). Kontona måste finnas specificerade trots att inleveransen inte innehåller någon av de här kostnaderna. 320

321 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Menyn Funktioner Menyn Funktioner för fönstren Inleveranser: Ny post och Inleveranser: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Funktionsmeny för fönstret Inleveranser: Bläddra. Skriv ut etiketter Kommandot Skriv ut etiketter skriver ut ett etikettdokument som kan användas för att identifiera en specifik leverans från en leverantör. För att skriva ut flera etiketter åt gången, klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka sedan Inleveransetiketter i listfönstret Dokument eller markera det och tryck på Entertangenten. Ange inleveransnumret (eller ett intervall av nummer) som ska skrivas ut och klicka på [Kör]. Oavsett om en eller flera etiketter ska skrivas ut avgörs vilken dokumentmall som ska användas enligt följande: 1. Utforma inleveransetikettens dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System och döp den till INLEVETIKETT. Använd funktionen Egenskaper från menyn Funktioner för att tilldela mallen dokumenttypen Inleveransetiketter. Instruktioner för registret Dokumentmallar hittar du i kapitlet som beskriver modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Välj modulen Varulager genom att använda menyn Moduler. 3. Klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. När listfönstret Dokument öppnas, markera Inleveransetiketter. 4. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 5. I det efterföljande fönstret, ange INLEVETIKETT i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att rätt stavning används). 321

322 HansaWorld och Hansa Financials 6. Klicka på [Spara] för att spara Inleveransetikettens definition. Från och med nu kommer dokumentmallen som du utformade att användas, både från Dokument och från menyn Funktioner. Uppdatera priser Det här kommandot kan användas för att uppdatera artiklarnas kostpris med priserna från den aktuella inleveransen. Det kan även användas för att uppdatera eventuella prislistor som beräknas genom att en marginal läggs till artikelns kostpris. De kostpris som påverkas är de som visas på delfönstret Kostnader i artikelposten. Kostpriset på inköpsartiklarna påverkas inte av den här funktionen. Inköpsartiklarna kan förändras med hjälp av underhållsfunktionen Uppdatera inköpsartiklar i modulen Inköp. Funktionen ska endast användas efter att inleveransen har sparats med [Spara] i knappraden. Inleveransen behöver inte vara godkänd. När funktionen väljs öppnas följande dialogruta. Ange information enligt beskrivningen nedan och klicka på [Kör] i knappraden. Priserna kommer sedan att förändras enligt de urval som gjorts. Inleverans Det här fältet talar om vilken inleverans som prisförändringarna hämtas från. Fältet kan inte förändras. Prislistor Klistra in Special Inställningen Prislistor, modulen Fakturering Ange en specifik prislista, vilkas priser ska uppdateras med funktionen. Om fältet lämnas tomt kommer samtliga prislistor som innehåller artiklar från inleveransen att påverkas. Endast de prislistor som beräknas genom att en marginal läggs till artikelns kostpris kommer att påverkas. 322

323 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser Artiklar Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange en specifik artikel (vilken måste finnas representerad i inleveransen) vars kostpris ska uppdateras. Om fältet lämnas tomt kommer kostpriset på samtliga artiklar i inleveransen att uppdateras. Artikelgrupper Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Uppdatera kostpris Exkludera prislistor Skapa serienummer Intervall Alfanumeriskt Ange en specifik artikelgrupp för att uppdatera kostpriset på de artiklar som tillhör artikelgruppen. Endast artiklar som tillhör artikelgruppen och som finns representerade i inleveransen kommer att påverkas. Markera det här alternativet om du vill förändra kostpriset på artiklarna i inleveransen med värden hämtade från inleveransen. Markera det här alternativet om du inte vill att prislistorna ska räknas om. Den här funktionen kan vara användbar när en stor kvantitet av serienumrerade artiklar ska levereras in i lagret och när det är nödvändigt att tilldela dem flertalet löpande serienummer. Funktionen används främst av företag som genererar sina egna serienummer. Ange artikelnumret på ett lämpligt antal rader och specificera det lägsta serienumret på den första raden. Välj sedan funktionen. De återstående raderna kommer att tilldelas serienummer, den andra ett högre än den första. Om inget lägsta serienummer anges kommer funktionen att hitta det senast använda serienumret och sedan räkna upp från det. Skapa leverantörsfaktura Välj Skapa leverantörsfaktura från menyn Funktioner för att skapa en leverantörsfaktura från inleveransen. För att funktionen ska ha någon effekt måste alla förändringar i inleveransen sparas (använd knappen [Spara]), men den behöver inte vara godkänd. Funktionen kan endast användas på inleveranser som har fältet inköpsordernummer tomt (d.v.s. de inleveranser 323

324 HansaWorld och Hansa Financials som registrerats oberoende och inte har skapats från en inköpsorder). För att skapa leverantörsfakturor från inleveranser med inköpsordernummer, öppna inköpsordern och välj funktionen Faktura från menyn Funktioner. När funktionen väljs skapas en ny post i registret Leverantörsfakturor (i modulen Leverantör). Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Leverantörsfaktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapas, sparats och nu öppnas för förändring och godkännande. Leverantörsfakturan tar för givet att alla artiklar i inleveransen ska faktureras. Kostnadskontot i varje faktura kommer att vara artikelgruppens inköpskontrollkonto (om kryssrutan Använd artikelgrupper för kostnadskontering används i inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager) eller inköpskontrollkontot angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Leverantörsskuldskontot kommer att hämtas från delfönstret Konton på leverantörsposten eller, om fältet är tomt, från inställningen Kontering (Lev). Momskoden på varje rad hämtas från leverantören, artikeln, artikelgruppen eller från inställningen Kontering (Lev). Om momskoden hämtas från leverantören kommer alla artiklar i inleveransen att grupperas tillsammans på samma fakturarad. Annars kommer en fakturarad per 324

325 Kapitel 3: Varulager - Registret Inleveranser momskod att skapas. Värdet i fältet Räknad MOMS i fakturans nedre del kommer att beräknas med momskoderna från varje rad. Om kryssrutan Automatisk momsberäkning är markerad i inställningen Leverantörsfakturainställningar i modulen Leverantör, kommer momsen att beräknas bakvägen från det totala värdet av leverantörsfakturan med den procentsats som angivits i den inställningen. Beloppet kommer att läggas in i fältet Moms i posthuvudet och kan skilja sig från beloppet angivet i fältet Räknad MOMS om artiklarna har olika momskoder. Du måste korrigera momsen i posthuvudet innan du kan godkänna leverantörsfakturan. Av den här anledningen rekommenderas att alternativet Automatisk momsberäkning endast används i länder som har en enda momssats. Beloppet på varje fakturarad inkluderar eventuella extra kostnader från flik C och H i inleveransen. Du kan förändra värdet på en eller flera rader i leverantörsfakturan enligt behov. Du kan även lägga till fler rader. När leverantörsfakturan har kontrollerats, markera kryssrutan Godkänd och klicka på [Spara] i knappraden. Ett verifikat kommer nu att skapas i modulen Redovisning (om det har angivits så i inställningen Försystem i modulen Redovisning) och du kommer inte längre kunna förändra uppgifterna i fakturan. Se kapitlet Modulen Leverantör i Volym 2a av manualerna för ytterligare information om leverantörsfakturans olika fält. Öppna verifikat När en inleverans har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det verifikatet. När funktionen väljs kommer verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. Öppna batchinformation När en inleverans har godkänts och sparats kommer batchinformationspost att skapas för varje inleveransrad med ett serienummer och ett bäst före-datum. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna den posten. Placera först markören i en inleveransrad som har ett serienummer och ett bäst före-datum. Välj sedan funktionen och batchinformationsposten kommer att öppnas i ett nytt fönster. 325

326 HansaWorld och Hansa Financials Registret Lageruttag Det här registret används för att hantera en särskild typ av lagertransaktioner, exempelvis; egna uttag eller nedskrivning av lagret. Det ger dig full kontroll över artiklar som tas bort från lagret, inklusive justering av FIFO-värden och serienummer. Om det är angivet så inställningen Försystem i modulen Redovisning, kan lageruttagen skapa verifikat i modulen Redovisning när de godkänns, med full kontroll över konton, objekt etc. I modulen Varulager, välj Lageruttag från menyn Register eller klicka på [Lageruttag] i Huvudmenyn. Fönstret Lageruttag: Bläddra öppnas och visar lageruttag som redan har registrerats Lageruttagen visas vanligtvis i transaktionsnummerordning. Kolumnen Godk. innehåller en bock för de lageruttag som har godkänts. Registrera ett lageruttag Från fönstret Lageruttag: Bläddra, klicka på [Ny] i knappraden för att öppna ett nytt lageruttag. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Lageruttag: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade lageruttagsposten. 326

327 Kapitel 3: Varulager - Registret Lageruttag Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lageruttagets löpnummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från den första nummerserien i inställningen Nummerserier - lageruttag. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Transaktionsdagen. Hansa föreslår det aktuella datumet. Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Det förinställda debetkontot för lageruttaget. Ett kostnadskonto kan anges för någon av de specifika raderna i lageruttaget och kommer då att gälla framför det som är angivet här. Kontot för lagerkostnad i inställningen Kontering (Kund) kommer att vara förinställt. 327

328 HansaWorld och Hansa Financials Om inget konto finns angivet här eller på lageruttagsraden, kommer kostnadskontot från artikeln eller artikelgruppen att debiteras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Ange ett eller flera objekt separerade med kommatecken. I verifikatet som eventuellt skapas från lageruttaget kommer samtliga objekt som specificerat här att tilldelas alla debetposter, som tillägg till de om specificerats på respektive rad. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället som påverkas av lageruttaget. Lagerkontot som angivits på lagerstället kommer att krediteras av verifikatet som kommer att skapas från det här lageruttaget. Om inget lagerkonto eller lagerställe finns angivet, krediteras lagerkontot angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Om ett huvudlager finns specificerat i inställningen Lagerinställningar kommer varorna att automatiskt att registreras där om det här fältet lämnas tomt. Men om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i samma inställning, måste fältet innehålla ett värde. Om fönstret Artikelstatus visas på skärmen (se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om fönstret), kommer antalet som visas att referera till lagerstället som är angivet här. Ett förinställt lagerställe kan hämtas in från delfönstret Provision i användarens personpost. Lagerställen kan även anges för respektive rad i lageruttaget och kommer då att gälla före det som är angivet här. Klass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Ange om lageruttaget ska tillhöra en orderklass. Orderklassen möjliggör att posterna kan analyseras i rapporter och i prioriteringar. 328

329 Kapitel 3: Varulager - Registret Lageruttag Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Godkänd Tot. antal Kommentar Numret på projekten som lageruttag kan kopplas till. När lageruttaget godkänns och sparas kommer en post att skapas i registret Projekttransaktioner i modulen Projekt. Projekttransaktionen kommer att användas för att debitera kunden för lageruttaget. Ibland kan det vara användbart att använda den här metoden istället för att skapa en order och en utleverans när en del av projektet går ut på att tillhandahålla material. Om projekt har tilldelats några objekt kommer de inte att kopiera till fälten ovan, men de kommer att visas i den resulterande projekttransaktionen. Markera den här kryssrutan för att godkänna lageruttaget. När transaktionen har godkänts kan den inte längre förändras. Om du har angivit i inställningen Försystem i modulen Redovisning att verifikat ska skapas från lageruttag kommer ett verifikat att skapas när lageruttaget godkänns. Verifikatets utformning beskrivs i avsnittet Verifikat från lageruttag nedan. När manualen refererar till godkända lageruttag, menas de som har kyssrutan Godkänd markerad. Det här fältet visar det totala antalet artiklar i lageruttaget. Ange en kommentar till lageruttaget, t.ex. anledningen till att det registreras. Använd matrisen som tar upp större delen av fönstret till att registrera artiklarna som ska tas bort från lagret. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Som med alla artikelfält i Hansa, ange artikelnumret eller artikelns Streckkod. Om en artikel som saknas i lagret väljs kommer den inte att inkluderas i verifikatet som skapas från lageruttaget. Artikelns lagersaldo kommer däremot att reduceras (d.v.s. ett negativt lagersaldo uppstår), om inte alterna- 329

330 HansaWorld och Hansa Financials Antal Specifikation tivet Tillåt ej överleverans används i inställningen Lagerinställningar. Om den valda artikeln är av typen normal eller tjänst, kommer ingen kontroll av lagersaldot att utföras, oavsett om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat eller inte. Lagersaldot på det angivna lagerstället kommer att uppdateras enligt uppgifterna i posten. Verifikatet som skapas från lageruttaget kommer inte att innehålla något värde för den här raden. Lagervärden lagras inte för normal- och tjänsteartiklar. Antalet artiklar som ska reduceras från lagersaldot. Du kommer inte att kunna ange ett större antal än lagersaldot på det specificerade lagerstället om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar Hansa anger artikelnamnet i det här fältet. Namnet kan förändras om nödvändigt. Kost. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Ett individuellt kostnadskonto kan anges för varje rad. Kontot som anges här kommer att gälla framför det som är angivet i posthuvudet. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Flik B Ange ett eller flera objekt för raden, separerade med kommatecken. Objekten som anges här kommer att tilldelas alla debet- och kreditposter i verifikatet som skapas från den här raden i lageruttaget. Serienr Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Om artiklarna använder sig av serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. Separata rader måste användas i lageruttaget om antalet är större än ett, så att serienumrena kan tilldelas individuellt. 330

331 Kapitel 3: Varulager - Registret Lageruttag Fönstret Klistra in visar serienumren för samtliga artiklar i lagret om inget lagerställe finns angivet. Listan visar en indikation på vilket lagerställe respektive artikel finns lagrad. Om det finns ett lagerställe angivet i posthuvudet eller på flik B i matrisen, kommer endast de serienumren som finns lagrade på det specifika lagerstället att visas. Om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar, kommer det inte att vara obligatoriskt att ange serienummer och du kan ange ett större antal än ett. Notera att serienumret måste anges manuellt, det finns ingen automatisk tilldelning enligt FIFO. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Flik C Ange ett lagerställe om det skiljer sig från lagerstället som angivits i posthuvudet. Recept Klistra in Special Registret Recept, modulen Varulager Baspris Gäller uttaget en strukturartikel, ange dess recept här. Det här innebär att lagersaldot för komponenterna kommer att reduceras när lageruttaget godkänns och sparas. Det här fältet visar artikelns baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala valutan. Priset hämtas från artikelkortet. Flik D FIFO Artikelns FIFO per enhet eller vägda inpris, vilket kommer att överföras till verifikatet som skapas från lageruttaget. Om antalet är större än ett, kommer det här fältet att visa den vägda FIFO-kostnaden per enhet. Den hämtas automatiskt när lageruttaget godkänns. Det vägda inpriset på artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare inleveranser, vilket visas på delfönstret Kostnad på artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till vägt inpris i 331

332 HansaWorld och Hansa Financials Rad FIFO inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Det totala värdet (vägt inpris eller FIFO) av den här radens artiklar (enhetskostnad multiplicerat med antal). Värdet hämtas in automatiskt när lageruttaget godkänns. Koeff Förinställt från Artikel Flik E Bredd, Höjd, Djup Verifikat från lageruttag Artikelns enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönstret Lager på artikelposten. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. Om artikeln köps in och säljs per area eller volym kan antalet i lageruttaget beräknas genom att dimensionerna multipliceras. Om du vill använda den här funktionen ska du först markera kryssrutan Tillåt antalsberäkning i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Markera sedan kryssrutan Beräkna antal i den enhetsposten som tilldelats artikeln. Om artikeln köps in och säljs per area, välj alternativet Två dimensioner i enhetsposten och antalet i lageruttaget kommer att beräknas så fort bredden och höjden är registrerad. Om artikeln köps in och säljs i volym, välj alternativet Tre dimensioner i enhetsposten och antalet i lageruttaget kommer att beräknas så fort du har angivit bredd, höjd och djup. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. Nedan visas ett exempel på ett verifikat som är skapat från ett lageruttag (det som visas i den tidigare illustrationen). Verifikatet kommer att skapas automatiskt när ett lageruttag godkänns och sparas, om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. 332

333 Kapitel 3: Varulager - Registret Lageruttag Debetkontona i verifikatet kommer att bestämmas enligt följande: 1. Kontot som är angivet i fältet Kostnadskonto i lageruttaget kommer att debiteras. Det här kontot är förinställt från inställningen Kontering (Kund). Om ett indviduellt kostnadskonto har angivits för en specifik rad kommer det att gå före det konto som har angivits övergripande för lageruttaget. 2. Om inget kostnadskonto är angivet i lageruttaget, kommer artikelns kostnadskonto att debiteras. 3. Om det är tomt och alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering, kommer kostnadskontot från artikelns artikelgrupp att användas. Kreditkontona i verifikatet kommer att bestämmas enligt följande: 1. Lagerkontot från lagerstället kommer att krediteras. 2. Om det är tomt eller om inget lagerställe har angivits och om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering, kommer lagerkontot från artikelns artikelgrupp att krediteras. 3. Om det är tomt och om artikeln inte tillhör en artikelgrupp eller om inte alternativet Använd artikelgrupper för kontering används, kommer lagerkontot från delfönster 5 i inställningen Kontering (kund) att krediteras. Om lageruttaget innehåller ett flertal artiklar som använder samma kostnadskonto och/eller lagerkonto kan verifikatet som resulterar från den innehålla antingen separata dubbelsidiga konteringar för varje artikel eller en enda ackumulerad kontering. Om du vill använda den förstnämnda metoden, markera kryssrutan Separata verifikationsrader per artikel i inställningen Kostnadskontering. Notera att normalartiklar samt artiklar som inte finns i lager inte kommer att inkluderas i verifikatet som skapas från lageruttaget. 333

334 HansaWorld och Hansa Financials Menyn Funktioner När verifikatet har skapats kan du direkt öppna det med funktionen Öppna verifikat från menyn Funktioner Menyn Funktioner för fönstren Lageruttag: Ny post och Lageruttag: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Funktionsmeny tillgänglig för fönstret Lageruttag: Bläddra. Artikelstatus Den här funktionen visar en omedelbar status för artikeln som är angiven på raden i lageruttaget där markören befinner sig eller för artikeln som är markerad i fönstret Klistra in. Artikelstatusen visar i ett eget fönster lagersaldot, hur många som ligger i order och hur många som är levererbara. 334

335 Kapitel 3: Varulager - Registret Lageruttag Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Öppna verifikat När ett lageruttag har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig direkt möjlighet att öppna det skapade verifikatet. När funktionen väljs kommer verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 335

336 HansaWorld och Hansa Financials Registret Lagertransaktioner Det här registret ger dig möjlighet att flytta varor mellan olika lagerställen. När en lagertransaktion godkänns och sparas och om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas med full kontroll över konton, objekt etc. Eventuell extra kostnad för flytten kommer att inkluderas i verifikatet. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Kostnadskontering, kommer den eventuella extra kostnaden att läggas till FIFO-värdet på den flyttade artikeln. I modulen Varulager, välj Lagertransaktioner från menyn Register eller klicka på [Lagertrans.] i Huvudmenyn. Fönstret Lagertransaktioner: Bläddra öppnas och visar de lagertransaktioner som redan har registrerats. De visas normalt i löpnummerordning. Kolumnen Godk. innehåller en bock för de lagertransaktioner som har godkänts. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. Alternativt kan du markera en post som liknar den du ska registrera och sedan klicka på [Kopia]. Fönstret Lagertransaktion: Ny post öppnas, tomt om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den markerade posten. 336

337 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagertransaktioner Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lagertransaktionens löpnummer. Hansa kommer att ange nästa lediga nummer från den första nummerserien i inställningen Nummerserier - lagertransaktioner. Du kan förändra numret, men inte till ett som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Transaktionsdagen. Hansa anger automatiskt det aktuella datumet. Från lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället som artiklarna ska flyttas från. Fältet måste innehålla ett värde även om ett huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar. 337

338 HansaWorld och Hansa Financials Till lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Lagerstället som artiklarna ska flyttas till. Fältet måste innehålla ett värde även om ett huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar. För produktion Klistra in Special Registret Produktioner, modulen Produktioner Från position, Till position Delfönster Objekt Text Anledningen till transaktionen kanske är att flytta komponenter till ett lagerställe där de ska byggas ihop till en producerad artikel. Här kan du i såfall ange numret på produktionsposten som används för att kontrollera produktionsprocessen. Det här fältet används endast i informationssyfte, men rapporten Lagertrans.- journal kan användas för att skriva ut en lista med lagertransaktioner som är kopplade till en specifik produktionspost. Se Volym 5 av manualerna för en beskrivning av registret Produktioner. Klistra in Special Inställningen Positioner, modulen Varulager Om nödvändigt, ange vilka positioner inom de två lagerställena som artiklarna ska flyttas mellan. En textmeddelande för lagertransaktionen, t.ex. anledningen till flytten. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Delfönster Artiklar Ange ett eller flera objekt för posten, separerade med kommatecken. Objekten som anges här kommer att tilldelas debet- och kreditposterna mot lagerkontona angivna på de två lagerställena i verifikatet som skapas från den här lagertransaktionerna. Objekten kommer inte att tilldelas några konteringar mot lagervinstkontot. Använd matrisen på delfönstret Artiklar för att registrera artiklarna som ska inkluderas i flytten. 338

339 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagertransaktioner Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal Specifikation Ange artikelnumret eller streckkoden på artikeln som ska flyttas. Artiklar utan lagersaldo på det specificerade lagerstället kommer fortfarande att inkluderas i verifikatet som skapas från lagertransaktionen. Artikelns lagersaldo kommer att reduceras på lagerstället (d.v.s. ett negativt lagersaldo skapas) om inte alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar. Ingen kontroll kommer att göras av lagersaldot för artiklar av typen normal eller tjänst, oavsett om alternativet Tillåt ej överleverans används eller inte. Antalet av artikeln kommer att uppdateras enligt uppgifterna i lagertransaktionen. Verifikatet som skapas kommer endast att innehålla värdet för den här raden om det har angivits manuellt i fältet Nytt värde, men det kommer inte att bli artikelns FIFO-värde. Lagervärden lagras inte för artiklar av typen normal eller tjänst. Antalet av artikeln som flyttas. Du kan inte ange ett större antal än vad som finns på lagerstället om alternativet Tillåt ej överleverans är markerat i inställningen Lagerinställningar. Artikelns namn hämtas in från registret Artiklar. Serienummer Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Om artiklarna använder sig av serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. Separata rader måste användas i lagertransaktionen om antalet är större än ett, så att serienumrena kan tilldelas individuellt. Fönstret Klistra in visar serienumren för samtliga artiklar i lagret om inget lagerställe finns angivet i fältet Från lagerställe. Listan visar en indikation på vilket lagerställe respektive artikel finns lagrad. Om det finns ett lagerställe angivet i fältet Från lagerställe, kommer endast de serienumren som finns lagrade på det specifika lagerstället att visas. 339

340 HansaWorld och Hansa Financials Gammalt värde Extra Om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar kommer det inte vara obligatoriskt att ange serienummer och ett antal större än ett kan anges per rad. Här visas artikelns FIFO-värde per enhet eller vägda inpris efter att lagerstransaktionen sparas. Beloppet kommer att användas i verifikatet som genereras från lagertransaktionen. Om antalet är större än ett kommer fältet att visa det genomsnittliga FIFO-värdet per enhet. Om du inte använder alternativet Beräkna FIFO automatiskt i inställningen Lagerinställningar, kommer det här sättet att vara tomt fram till posten godkänns. Om du förändrar artikelnumret uppdateras inte alltid kostpriset omedelbart. Om du behöver uppdatera värdet, välj funktionen FIFO i gammalt värde från menyn Funktioner. Värdet uppdateras alltid när lagertransaktionen godkänns. Det vägda inpriset på artikeln (d.v.s. det vägda inpriset från samtliga tidigare inleveranser, vilket visas på delfönstret Kostnader på artikeln) används om Kostnadskonteringsmodell, faktura satts till Vägt inpris i inställningen Kostnadskontering i modulen Fakturering. I alla andra fall används FIFO-värdena. Ibland kan artikelns värde förändras i samband med att den förflyttas till ett annat lagerställe. I det här fältet kan du göra både positiva och negativa justeringar av värdet. Justeringen ska anges per enhet. Fältet kan användas på följande sätt: Gammalt pris Extra Nytt pris % % 45 I verifikatet som skapas från lagertransaktionen kommer justeringen att konteras mot lagervinstkontot angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) i modulen Fakturering. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Lagerinställningar, kommer FIFO-värdet att justeras så att det inkluderar den Extra kostnaden. 340

341 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagertransaktioner Nytt värde Om alternativet FIFO per lagerställe och kostpriset för artikeln i fråga uppdateras vid inleverans med alternativet Vägt inpris (ställs in med alternativen under delfönstret Kostnader på artikeln), kommer ett värde här att automatiskt uppdatera kostpriset. Det nya kostpriset per enhet, inklusive kostnader för flytten till det nya lagerstället. Om alternativet FIFO per lagerställe är markerat i inställningen Kostnadskontering, kommer det här värdet att bli artikelns (eller artiklarnas) nya FIFO-värde. Funktionen FIFO i gammalt à pris från menyn Funktioner kommer att omräkna den här siffran genom att lägga till eventuella extra kostnader till det gamla à priset. Siffran omräknas även när lagertransaktionen godkänns. Flik B Baspris Det här fältet visar artikelns baspris (försäljningspris) per enhet i den lokala valutan. Priset hämtas från artikelposten. Koeff Förinställt från Artikel Flik C Bredd, Höjd, Djup Artikelns enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönstret Lager på artikelposten. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. Om artikeln köps in och säljs per area eller volym kan antalet i lagertransaktionen beräknas genom att dimensionerna multipliceras. Om du vill använda den här funktionen ska du först markera kryssrutan Tillåt antalsberäkning i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Markera sedan kryssrutan Beräkna antal i den enhetsposten som tilldelats artikeln. Om artikeln köps in och säljs per area, välj alternativet Två dimensioner i enhetsposten och antalet i lagertransaktionen kommer att beräknas så fort bredden och höjden 341

342 HansaWorld och Hansa Financials Lagertransaktionens nedre del Godkänd Totalt antal Ej bokade extra kostnader Delfönster Valuta är registrerad. Om artikeln köps in och säljs i volym, välj alternativet Tre dimensioner i enhetsposten och antalet i lagertransaktioner kommer att beräknas så fort du har angivit bredd, höjd och djup. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. Markera den här kryssrutan för att godkänna lagertransaktionen. Posten kan inte förändras efter att den är godkänd. Ett verifikat kan skapas i registret Verifikat om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning. Verifikatets innehåll beskrivs i avsnittet Verifikat från lagertransaktioner nedan. När manualen refererar till godkända lagertransaktioner menas de som har den här kryssrutan markerad. Fältet visar det totala antalet artiklar i lagertransaktionen. Om det finns några kostnader associerade med lagertransaktionen som inte ska bokas mot lagervinstkontot eller inkluderas i artikelns FIFO-värde eller vägda inpris, ange dem här. Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Valutan som används i den här lagertransaktionen. Kurser Förinställda från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen kommer att anges av Hansa. 342

343 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagertransaktioner En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro med vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte. Den andra metoden är den enkla konverteringen från den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (dubbelt basvalutasystem) Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro. Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem) Verifikat från lagertransaktioner Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor. Se kapitlet Valutor i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel. Ett verifikat kan skapas automatiskt när en lagertransaktion godkänns och sparas, om det alternativet är markerat i inställningen Försystem i modulen Redovisning. I normala fall kommer lagerkontot angivet för artikelns Från lagerställe att krediteras med ett värde motsvarande det Gamla värdet. Lagerkontot angivet för artikelns Till lagerställe kommer att debiteras med värdet i fältet Nytt värde. Om något av lagerkontona har lämnats tomt, kommer lagerkontot angivet på artikelgruppen (om alternativet Använd artikelgrupper för kontering används i inställningen Kostnadskontering) eller det som är angivet delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att 343

344 HansaWorld och Hansa Financials användas. Eventuella differenser kommer att konteras mot kontot för lagervinst i inställningen Kontering (Kund). Menyn Funktioner När verifikatet har skapats kan du omedelbart kontrollera det genom att välja funktionen Öppna verifikat från menyn Funktioner. Menyn Funktioner för fönstren Lagertransaktion: Ny post och Lagertransaktion: Inspektera visas ovan. Det finns ingen Funktionsmeny för fönstret Lagertransaktioner: Bläddra. 344

345 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagertransaktioner FIFO i gammalt à pris Om du ändrar artikelnumret i någon eller några av raderna uppdateras inte alltid värdena i fälten Gammalt värde och Nytt värde. Använd den här funktionen om du behöver uppdatera värdena. Funktionen kan endast användas när alternativet FIFO per lagerställe i inställningen Kostnadskontering är markerad. Artikelstatus Den här funktionen ger dig en direkt återkoppling för artikeln som visas på den raden där markören befinner sig eller för den artikeln som är markerad i fönstret Klistra in Special. Informationen visas i ett nytt fönster och inkluderar antal i lager, antal i order och hur mycket som är levererbart. Siffrorna visas för Från lagerstället. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för ytterligare information kring den här funktionen. Öppna verifikat När en lagertransaktion har godkänts och sparats, och om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas. Den här funktionen ger dig möjlighet att direkt öppna det skapade verifikatet. När funktionen väljs kommer verifikatet att öppnas i ett nytt fönster. 345

346 HansaWorld och Hansa Financials Registret Returnerade varor Registrera en retur Det här registret används när din kund returnerar varor som tidigare har levererats till dem. En post i registret Returnerade varor är alltid kopplad till en post i registret Order. Posten kan antingen vara en hel retur på samtliga artiklar eller en delretur. Det här registret kan inte användas om inte modulen Order är installerad. Om du använder FIFO som lagervärdering och/eller kostnadskontering (för lagervärdering i redovisningen), är det besvärligt att returerna varor till lagret eftersom systemet inte kan veta den faktiska kostnaden (FIFO-värdet) av de returnerade varorna. Syftet med registret Returnerade varor är att möjliggöra för användaren att ta del av den här processen så att de korrekta FIFOvärdena kan registreras. När returen godkänns kommer lagersaldot för de angivna artiklarna att förändras enligt registreringen och även värdet i redovisningen kommer att uppdateras för de lagerförda artiklarna (om du i inställningen Försystem i modulen Redovisning har valt att sådana verifikat ska skapas). Du kan sedan skapa en ny utleverans (om du vill leverera ersättande varor) eller en kreditfaktura (om en faktura redan har skickats ut och inga ersättande varor ska levereras). Kreditfakturan kan skapas direkt från returposten. För att se returer som redan har registreras, välj Returnerade varor från menyn Register i modulen Varulager eller klicka på ikonen [Retur. varor] i Huvudmenyn. Fönstret Returnerade varor: Bläddra öppnas. Returerna visas vanligtvis i nummerordning. För varje rad visas ett returnummer, en indikering om returen är godkänd i kolumen Godk, datum och en kommentar. Som i samtliga av Hansas bläddrafönster kan du sortera om listan och söka efter specifika poster. Du kan inte registrera nya poster direkt i registret Returnerade varor. Nya poster måste skapas med en av de två följande metoderna: 1. Med en öppen säljorder på bildskärmen, välj funktionen Returnerade varor från menyn Funktioner. Det här skapar en ny post i registret Returnerade varor. För att funktionen ska ha någon effekt måste först alla förändringar sparas i säljordern (använd knappen [Spara]) och minst en utleverans måste ha genererats och godkänts från ordern. 346

347 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor 2. Med en öppen Utleverans på bildskärmen, välj funktionen Returnerade varor från menyn Funktioner. Det här skapar en ny post i registret Returnerade varor. För att funktionen ska ha någon effekt måste först förändringar i Utleveransen sparas (använd knappen [Spara]) och den måste vara godkänd. Notera att posten kommer att presenteras i fönstret Returnerade varor: Inspektera, vilket betyder att posten redan har skapats och sparats i registret. För att radera posten måste du välja Radera från menyn Post. Låt oss gå igenom fälten. Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Den aktuella postens nummer. Det första oanvända numret i den översta serien angiven i inställningen Nummerserier - returnerade varor kommer att vara förinställt. Numret kan förändras, men inte till ett som redan används. 347

348 HansaWorld och Hansa Financials Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Kund Namn Delfönster Lagerställe Returens datum. Det aktuella datumet kommer automatiskt att anges av Hansa. Kundnumret angivet på ordern. Kundens namn, hämtat från ordern. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Förinställt från Order Lagerstället som artiklarna ska returneras till. Om ett huvudlager har specificerats i inställningen Lagerinställningar kommer artiklarna att levereras dit, om inget lagerställe anges här. Det här fältet måste innehålla ett värde om alternativet Kräv lagerställe i inställningen Lagerinställningar är markerat. Uppdatera lager Använd det här alternativet om lagret behöver uppdateras när posten godkänns. Ordernr Den här kryssrutan styr inte om ett verifikat ska skapas när returen godkänns. Numret på ordern som returposten skapades från. Det här fältet kan inte förändras. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorder, delfönster Datum Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här returposten och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. Objekten kommer att vara förinställda från ordern som returen skapades från, men kan förändras vid behov. 348

349 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor Pris inkl. moms Kommentar Reducera Levererat antal Orderantal Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas kreditposten på samtliga verifikat som skapas från returen. Markera den här kryssrutan om enhetspriserna på returen inkluderar moms. Kommentarer som anges här (t.ex. orsaken till returen) kommer att visas i fönstret Returnerade varor: Bläddra. De här alternativen används för att kontrollera vilken effekt returen ska ha på ordern som den skapades från. Det här alternativet reducerar endast antalet i fälten Godk. utlev. och Tot. utlev. Det här alternativet används när varor returneras på grund av fel (d.v.s. när kunden kräver en ersättningsvara). Efter att returen har godkänts och du har kommit tillbaka till ordern kan du skapa en ny utleverans med det lämpliga antalet för att fullt ut leverera ordern igen. I det här fallet kanske du inte väljer att uppdatera lagret och skriva artiklarna med ett lageruttag. Om du behöver returnera artiklarna till leverantören rekommenderas att lagret uppdateras och att du senare registrerar ett lageruttag. Det här alternativet reducerar antalet i fälten Godk. utlev. och Tot. utlev. samt orderantalet. Det här alternativet används när varor returneras utan att några ersättande varor ska skickas till kunden (ordern kanske har avbeställts). I det här fallet välj att reducera orderantalet och att lagret ska uppdateras. Om ordern tidigare har fakturerats, välj funktionen Kreditfaktura från menyn Funktioner i returposten för att skapa en kreditfaktura med det lämpliga betalningsvillkoret och med hänvisning till fakturan som har krediterats. Använd inställningen Inställningar returnerade varor för att definiera vilka av dessa alternativ som ska vara förinställda i nya returposter. 349

350 HansaWorld och Hansa Financials Delfönster Artiklar Matrisen på delfönstret Artiklar visar vilka artiklar som ska returneras. Informationen har hämtats från ordern eller utleveransen som returen skapades från och antalet för varje artikel är förinställt med det som redan har levererats. Artiklar från ordrar med noll som levererat antal kommer inte att visas i returen. Ange det returnerade antalet för varje artikel och ta bort de artiklar som inte har returnerats genom att klicka på radnumret längst ut till vänster och sedan trycka på Backstegstangenten. Om nödvändigt, förändra kostpriset till FIFO-värdet (vilket visas på den ursprungliga utleveransen). Flik A Artikel Antal Specifikation Kostpris Artikelnumret från ordern. Om en strukturartikel returneras ska du lista dess komponenter i returposten, inte själva strukturartikeln. Strukturartiklar byggs ihop i samband med utleveransen och finns inte själva i lagret. Därför ska de inte inkluderas på en returpost. Endast komponenterna ska listas i returposten och det säkerställer att de kommer tillbaka korrekt i lagret. Ange antalet som har returnerats (det tidigare levererade antalet är förinställt). Artikelns namn, hämtat från ordern. Kostpriset per enhet av artikeln som returnerats. Om returen har skapats från en utleverans kommer artikelns korrekta FIFO-värde vara förinställt från flik C i utleveransen. Om returen skapades från order är kostpriset hämtat från flik C på ordern och är inte detsamma som det verkliga kostpriset på den returnerade artikeln. FIFO-värdet lagras inte ordern. För att behålla det korrekta FIFOvärdet måste du se till att det här värdet anges korrekt. Du hittar artikelns verkliga värde under flik C på den ursprungliga utleveransen. Om alternativet FIFO per lagerställe och kostpriset för artikeln i fråga uppdateras vid inleverans med alternativet Vägt inpris (ställs in med alternativen under delfönstret Kostnad på artikeln), kommer en förändring i priset här att automatiskt uppdatera kostpriset. Artikelns FIFO-värde kommer att justeras enligt förändringen. 350

351 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor! Du måste själv kontrollera att kostpriset är korrekt, för att säkerställa att de rätta FIFO-värdena bibehålls. Extra kost à pris Extra kostnader (per enhet) som har uppstått i ditt företag i samband med returen. Beloppet kommer att visas och läggas till enhetspriset i kolumnen Kostpris. Ange antingen ett belopp i valuta eller en procentsats följt av ett %-tecken. Om ett verifikat skapas från den här returen (avgörs i inställningen Försystem i modulen Redovisning), kommer kostnader som anges här att kreditera kontot angivet i fältet Extra kostnad på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) och den kommer även att ingå som en del i debetkonteringen. FIFO-värdet kommer att justeras så att det inkluderar den extra kostnaden. Om kostpriset för artikeln i fråga uppdateras vid inleverans med alternativet Vägt inpris (ställs in med alternativen under delfönstret Kostnad på artikeln), kommer ett värde här att automatiskt uppdatera kostpriset. Artikelns kostnad per enhet i den valuta som returen är registrerad i, inklusive eventuell extra kostnad. Flik B Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Förinställt från Säljorderrad Upp till 20 objekt, separerade med kommatecken, kan tilldelas den här artikeln och alla transaktioner som genereras från den. Du kanske vill definiera separata objekt för olika avdelningar, kostnadsställen eller produkttyper. Det här ger dig en flexibel metod för analyser och rapportering från modulen Redovisning. 351

352 HansaWorld och Hansa Financials Objekten hämtas automatiskt från den korresponderande säljorderraden som returen skapades från, men kan förändras vid behov. Objekten som är specificerade här kommer att tilldelas kreditposten på verifikat som skapas från returen. De här objekten kommer att sammanslås med de som är angivna på den ursprungliga returen (visas på delfönstret Lagerställe ). Serienummer Klistra in Special Serienummer från artiklar i lagret Bäst före Om artikeln använder serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. Om returen skapades från en utleverans kommer fältet att innehålla ett förinställt serienummer från artiklarna som redan har levererats. Om returen skapades från en order kommer inga förinställda serienummer att anges eftersom serienummer för levererade artiklar inte lagras i ordrar om antalet är större än ett på respektive artikel. Om du använder alternativet Inga serienummer på inleveranser i inställningen Lagerinställningar kommer det inte att vara obligatoriskt att ange serienummer och ett antal större än ett kan anges per rad. Ange ett Bäst före-datum om returen gäller färskvaror. Det förinställda datumet har hämtats från artiklarna som redan har levererats från ordern. Nedre delen Godkänd Markera den här kryssrutan för att godkänna returen. När den godkända returen har sparats kan inga fler förändringar göras. Om du har markerat alternativet Uppdatera lager (delfönstret Lagerställe ), kommer lagersaldona att uppdateras. Om du i inställningen Försystem i modulen Redovisning har angivit att verifikat ska skapas från returnerade varor, kommer ett verifikat med lagerkonteringar att skapas. Om du inte kan spara returen efter att kryssrutan Godkänd är markerad beror det troligtvis på att du inte har specificerat något konto för extra kostnader på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). Kontot måste 352

353 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor Antal specificeras även om returen inte innehåller några extra kostnader. Returen måste vara godkänd innan några kreditfakturor kan skapas. När manualen hänvisar till godkända returer avses returer som har kryssrutan Godkänd är markerad. Här visas antalet returnerade varor. Delfönster Valuta Valuta Klistra in Special Registret Valutor, modulen System Returens valuta. Växelkurs Förinställt från Inställningen Basvalutakurser och/eller registret Växelkurser, modulen System Den aktuella växelkursen kommer att anges av Hansa. En av två konverteringsmetoder kommer att användas. Det dubbla basvalutasystemet är användbart för företag som har kontor i två olika länder och behöver rapportera i båda valutorna, för företag som har sin verksamhet i länder med en andra valuta (vanligtvis US dollar eller Euro) samt för företag i EU-länder som bytt till Euro med vill ha kvar sin gamla valuta i ett jämförelsesyfte. Den andra metoden är den enkla konverteringen från den utländska valutan till den lokala valutan som kan användas av de flesta som skickar eller tar emot fakturor i utländska valutor. Metoderna beskrivs nedan. Växelkurser (dubbelt basvalutasystem) Om det dubbla valutasystemet används visar fältet Basvaluta 1 och 2 till vänster växelkurserna mellan de två basvalutorna (hämtat från den senaste posten i inställningen Basvalutakurser). Notera att reglerna för European Monetary Union (EMU) specificerar att växelkursen alltid måste visa hur mycket av den lokala valutan eller den utländska valutan som kan köpas för en Euro. 353

354 HansaWorld och Hansa Financials Växelkurser (enkelt valutakonverteringssystem) Verifikat från Returnerade varor Vid ett enkelt valutakonverteringssystem behöver endast fältet kurs och det högra fältet för Basvaluta 1 användas för att visa en enkel växelkurs mellan utländska och lokala valutor. Se kapitlet Valutor i Volym 2b av manualerna för ytterligare information och exempel. När en post med returnerade varor godkänns och sparas kan ett verifikat skapas automatiskt, om det är angivet så i inställningen Försystem i modulen Redovisning och om minst en av artiklarna är lagerförda. Kontot som debiteras i den här typen av verifikat avgörs enligt följande: 1. Lagerkontot specificerat på det angivna lagerstället kommer att debiteras. 2. Om det här är tomt eller om inget lagerställe finns angivet, och om kryssrutan Använd artikelgrupper för kontering är markerad i inställningen Kostnadskontering, kommer Lagerkontot på artikelns artikelgrupp att debiteras. 3. I övriga fall kommer lagerkontot på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att debiteras. Kontot som krediteras i den här typen av verifikat avgörs enligt följande: 1. Artikelns kostnadskonto kommer att krediteras. 2. Om det är tomt och om alternativet Använd artikelgrupper för kontering är markerat i inställningen Kostnadskontering, kommer kostnadskontot angivet på artikelns artikelgrupp att krediteras. 3. I övriga fall kommer kontot för returnerade varor på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. 4. Om ingen konto finns angivet för returnerade varor, kommer kontot för lagerkostnad angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund) att krediteras. Om några extra kostnader finns specificerade på returen kommer de att konteras mot kontot för extra kostnader, angivet på delfönster 5 i inställningen Kontering (Kund). 354

355 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor Nedan visas ett exempel på ett verifikat som har skapats från en retur När verifikatet har skapats kan du kontrollera det på en gång genom att välja funktionen Öppna verifikat från menyn Funktioner. Returnera varor som saknar utleveranser Det finns möjlighet att leverera varor från lagret utan att registrera en säljorder eller utleverans. Den här metoden beskrivs avsnittet Utleveranser från modulen Fakturering tidigare i kapitlet. Registret Returnerade varor kan inte användas för varor som returneras och som saknar en ursprunglig säljorder. Följ istället nedanstående beskrivning: 1. En sådan här artikel bör ursprungligen ha sålts via en faktura. Fakturan ska krediteras enligt metoden som beskrivs i avsnittet Kreditfakturor i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna. När kreditfakturan har skapats och betalningsvillkoret är förändrat till K kommer kryssrutan Uppdatera lager på delfönstret Utleverans att avmarkeras. Kryssrutan ska inte markeras igen eftersom det innebär att 355

356 HansaWorld och Hansa Financials Menyn Funktioner lagervärderingen i redovisningen kommer att bli felaktigt (felaktigt FIFO-värde kommer att användas). Godkänn istället kreditfakturan (för att uppdatera kundreskontran, kundfordringskontot, momsen och försäljningskontona i redovisningen). 2. Leverera tillbaka artikeln till lagret med registret Inleveranser i modulen Varulager. Inleveransen kommer att uppdatera lagret med det korrekta antalet och om du har det alternativet markerat i inställningen Försystem kommer lagervärdet i redovisningen att uppdateras med den korrekta värderingen. Eftersom systemet inte kan hämta FIFO-värderingen rekommenderas det att du manuellt anger kostpriserna i inleveransen. Du kan först leta reda på det korrekta värdet från den ursprungliga fakturan (FIFO-värdet på flik C visar det genomsnittliga FIFO-värdet av de artiklar som levererades). Ovan visas menyn Funktioner för fönstrena Returnerade varor: Ny post och Returnerade varor: Inspektera. Det finns ingen Funktionsmenyn för fönstret Returnerade varor: Bläddra. Öppna verifikat Om det är inställt så i inställningen Försystem i modulen Redovisning, kommer ett verifikat att skapas från returen när den godkänns och sparas. Den här funktionen ger dig möjlighet att öppna det verifikatet. När du väljer funktionen öppnas verifikatet i ett nytt fönster. Skapa kreditfaktura När en order är fakturerad och varorna returneras utan att de ska ersättas (ordern kanske har avbeställts), kan den här funktionen användas för att skapa en kreditfaktura. Returen måste först godkännas och sparas, och det måste finnas minst en faktura som har skapats från ordern för att funktionen ska fungera. När funktionen väljs kommer en ny post att skapas i registret Fakturor. Den öppnas i ett nytt fönster med namnet Faktura: Inspektera. Det här betyder att den har skapats och sparats och nu har öppnats för granskning och godkännande. 356

357 Kapitel 3: Varulager - Registret Returnerade varor Kreditfakturans betalningsvillkor ( K i illustrationen) har hämtats från den översta posten i inställningen Betalningsvillkor som är av typen Kredit. Första raden i fakturan innehåller en referens till den ursprungliga fakturan som nu krediteras. Om det här är fel (kanske flera fakturor har skapats från samma order), kan referensen förändras med hjälp av Klistra in Special, som visar en lista med öppna (obetalda) fakturor. För att skriva ut en faktura, klicka på skrivarikonen. Om fakturan inte är markerad som godkänd, kommer fakturans utskrift att markeras som provutskrift. Provutskriften förhindrar att utskriften blandas ihop med den slutliga versionen av fakturan. När fakturan är komplett, markera kryssrutan Godkänd. Det här innebär att fakturan godkänns. Ett tillhörande verifikat skapas i modulen Redovisning och du kan inte längre göra några förändringar i fakturan. Om du har skapat fler än en faktura från en order, kan du inte använda den här funktionen för att skapa en kreditfaktura, eftersom Hansa inte vet vilken faktura som ska krediteras. I den här situationen ska du registrera kreditfakturan direkt i registret Fakturor, kanske genom att kopiera den korrekta och ursprungliga fakturan. 357

358 HansaWorld och Hansa Financials I kapitlet som handlar om modulen Fakturering, i Volym 2a av manualerna, hittar du information kring fakturans olika fält och funktioner. För att stänga fönstret och återvända till returen, klicka i stängningsrutan. Du kommer att tillfrågas om du vill spara ändringar. 358

359 Kapitel 3: Varulager - Registret Inventering Registret Inventering Lite då och då ska du göra en lagerinventering för att kontrollera att antalet artiklar i lagret överenstämmer med antalet registrerat i Hansa. När det är nödvändigt att utföra den, rekommenderas att följande steg följs: 1. Skriv ut rapporten Lagerinventering. Den har utrymme för att notera det verkliga lagersaldot. 2. När inventeringen är klar bör resultaten registreras i en ny post i registret Lagerinventering (en post per lagerställe). Du kan själv registrera posten direkt i registret Inventering eller, för att minska registreringsarbetet, använda underhållsfunktionen Skapa lagerinventeringsposter. Den kommer att skapa en post per lagerställe i registret Inventering med de aktuella lagersaldona som är registrerade i Hansa. 3. Om du använde underhållsfunktionen Skapa lagerinventeringsposter för att skapa lagerinventeringsposten, ska du nu uppdatera posten så att den stämmer överens med ditt verkliga lager enligt lagerinventeringen. 4. Godkänn lagerinventeringsposten och skriv ut rapporten Jämförelse lagerinventering. Rapporten kommer att jämföra lagerinventeringsposten som du precis registrerade med de aktuella lagersaldona i Hansa. Notera att Hansa kommer att göra jämförelsen mot föregående lagerinventeringspost om du har glömt att godkänna den nya. 5. När rapporten har kontrollerats och avstämts som korrekt, kan skillnader som upptäcks i rapporten registreras i något utav registren Lageruttag eller Inleveranser beroende på orsaken till skillnaden. Om en specifik artikel finns på ett annat lagerställe än där det är registrerat kan det rättas till med hjälp av en lagertransaktion. När det gäller skillnader i antal kan det rättas med ett lageruttag eller inleverans. På samma sätt som tidigare kan du själv registrera de här posterna direkt i lämpliga register eller använda underhållsfunktionen Jämförelse lagerinventering. Den kommer att skapa lämpliga ej godkända poster i registren Lageruttag och Inleveranser. Registret Inventering beskrivs här. Underhållsfunktionerna Skapa lagerinventeringsposter och Jämförelse lagerinventering beskrivs i avsnittet Underhållsfunktioner senare i kapitlet. 359

360 HansaWorld och Hansa Financials Välj Inventering från menyn Register (eller klicka på [Inventering] i Huvudmenyn) för att öppna fönstret Lagerinventering: Bläddra som visar alla redan registrerade lagerinventeringar. Klicka på [Ny] för att registrera en ny post. Följande fönster visas Nummer Klistra in Special Välj från annan nummerserie Lagerinventeringens löpnummer. Hansa föreslår nästkommande lediga nummer från den nummerserie som är angiven på första raden i inställningen Nummerserier - lagerinventarier. Du kan ändra numret men inte till något som redan har använts. Transdag Klistra in Special Aktuellt datum Ange datumet som inventeringen utfördes. Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager Om du har flera olika lagerställen och gjort en inventering för varje ställe ska du registrera en lagerinventering per lagerställe och ange lagerstället här. 360

361 Kapitel 3: Varulager - Registret Inventering Flik A Lagerställen kan specificeras per rad i lagerinventeringen och kommer att gälla före det lagerstället som är angivet här. Det är endast vid två tillfällen som det rekommenderas att det här fältet lämnas tomt. Om du inte använder lagerställen över huvudtaget och om du använder lagerställen men av någon anledning har lagerförda artiklar utan lagerställe. Även om ett huvudlager har angivits i inställningen Lagerinställningar ska inte det här fältet lämnas tomt så som du kan göra på andra ställen i modulen Varulager för att det förinställda lagerstället ska användas. I det här fallet ska du ange huvudlagret här Om kryssrutan Kräv lagerställe är markerad i inställningen Lagerinställningar måste det här fältet innehålla ett värde. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Antal Beskrivning Som på andra ställen i Hansa, ange artikelnumret eller artikelns streckkod. Endast lagerförda artiklar ska anges. Det verkliga antalet av artikeln på lagerstället. Det här antalet refereras som det räknade antalet i Hansa och i manualen. Hansa anger automatiskt artikelns namn, vilket kan ändras vid behov. Serienr. Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Om artikeln använder serienummer eller batchnummer måste ett giltigt nummer anges här. För de artiklar som har serienummer och antalet är större än 1, måste separata rader användas för att serienumren ska kunna tilldelas individuellt. Har inget lagerställe angivits visar fönstret Klistra in serienumren från alla lagerställen med en hänvisning till vilket lagerställe varje artikel finns lagrad på. Om ett lagerställe har angivits antingen i posthuvudet eller på den specifika raden, kommer endast de serienumren som finns lagrade på det angivna lagerstället att visas. 361

362 HansaWorld och Hansa Financials Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Ange ett lagerställe om det skiljer sig från det som är angivet ovan. Koeff Förinställt från Artikel Artikelns enhetskoefficient visas här och är hämtad från delfönstret Lager på artikelposten. Om du använder olika sorters enheter för att mäta lagersaldot är den här koefficienten kursen mellan de olika enheterna. Flik B Baspris Det här fältet visar artikelns baspris (listpris) i den lokala valutan och är hämtat från artikelposten. Flik C Bredd, Höjd, Djup Förinställt från Artikel De här fälten innehåller artikelns dimensioner. Om artikeln köps in och säljs per area eller volym kan det räknade antalet i lagerinventeringen beräknas genom att dimensionerna multipliceras. Om du vill använda den här funktionen ska du först markera kryssrutan Tillåt antalsberäkning i inställningen Artikelinställningar i modulen Fakturering. Markera sedan kryssrutan Beräkna antal i den enhetsposten som tilldelats artikeln. Om artikeln köps in och säljs per area, välj alternativet Två dimensioner i enhetsposten och det räknade antalet i lagerinventeringsposten kommer att beräknas så fort att bredden och höjden är registrerad. Om artikeln köps in och säljs i volym, välj alternativet Tre dimensioner i enhetsposten och det räknade antalet i lagerinventeringsposten kommer att beräknas så fort du har angivit bredd, höjd och djup. Se beskrivningen av inställningen Enheter i kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för information och ett exempel. Nedre delen Godkänd Markera den här kryssrutan när inventeringsposten har kontrollerats och godkänts. När den här rutan har markerats och posten sparas kan inga fler förändringar 362

363 Kapitel 3: Varulager - Registret Inventering utföras. Lagervärdena kommer inte att förändras och det kommer inte att skapas några verifikat från en sådan här post. De här registreringarna görs så rapporten Jämförelse lagerinventering (lagerinventeringsposten måste godkännas först) kan användas som ett hjälpmedel för att jämföra det verkliga lagersaldot med det saldot som är registrerat i Hansa. Eventuella skillnader registreras sedan i registren Lageruttag eller Inleveranser, vilka båda påverkar lagersaldot och skapar, om så är inställt, ett verifikat. 363

364 HansaWorld och Hansa Financials Registret Recept Strukturartiklar är artiklar som tillverkas av ditt företag genom att sätta ihop andra artiklar (d.v.s. komponenter). Det finns två olika typer av strukturartiklar beroende på om modulen Produktion är installerad: Strukturartiklar Lagerförda artiklar Om modulen Produktion inte är installerad måste strukturartikeln anges som typen Struktur (på delfönstret Priser i artikelposten) och den kommer då inte att vara lagerförd. Det förutsätts att strukturartikeln sätts ihop det ögonblick som den levereras. När den levereras kommer lagersaldot för komponenterna att reduceras. Modulen Produktion skapar produktioner. De är normalt resultatet av en produktionsorder. När en produktion markeras som Avslutad kommer lagersaldona för ingående artiklarna att reduceras och lagersaldot för den utgående artikeln att öka. För att säkerställa att det här sker ska sådana här utgående artiklar anges med typen Lagerförd. Lagerförda artiklar kan endast byggas ihop med modulen Produktion och för att sedan vara lagerförda i lagret fram till dess att de levereras ut. En ingående artikel i ett recept kan själv vara en strukturartikel som byggs upp av komponenter. Om den är det ska den vara av typen Lagerförd och den ska byggas ihop i modulen Produktion. Lagersaldona ökar och minskar i enlighet med att de byggs ihop och sedan används som komponenter i andra produktioner. För att använda den här typen av strukturartiklar måste modulen Produktion vara installerad. Oavsett vilken typ av strukturartiklar du använder kommer ihopbyggnadsprocessen (behovet av antalet komponenter och sedan uppdateringen av lagret) att styras av recepten. Nedan beskrivs konceptet med ett exempel på strukturartikel. För en mer detaljerad beskrivning av hur lagerförda artiklar byggs ihop med hjälp av recept (en process som kräver att modulen Produktion finns installerad), se Volym 5 av manualerna. Låt säga att du säljer ett trumset som består av en mängd komponenter, exempelvis pukor, bastrumma etc. och det ska säljas som en separat artikel. 364

365 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagerställen Börja med att skapa den nya artikeln Trumset i registret Artiklar. Markera radioknappen Struktur på delfönstret Priser. På delfönstret Recept ska du ange receptet som ska användas för artikeln. Vi kommer att definiera ett recept nedan. När sedan en säljorder ska registreras i modulen Order kommer du att använda artikelnumret för trumset. När säljordern levereras kommer lagersaldot att reduceras för respektive komponent enligt receptet, t.ex. pukor, bastrumma etc. Lagersaldot för trumset är därför beroende av tillgången på komponenter. När receptet ska läggas upp för trumsetet, försäkra dig om att tilldelas samma receptkod som angavs på delfönstret Recept i artikeln. I modulen Varulager, välj Recept från menyn Register eller klicka på [Recept] i Huvudmenyn. Klicka sedan på [Ny] i knappraden för att skapa en ny receptpost. 365

366 HansaWorld och Hansa Financials Kod Benämning Normalprod.kvant Receptets kod kan bestå av upp till 20 tecken. Det rekommenderas att koden som anges liknar artikelnumret på strukturartikeln. En beskrivning av receptet. Det här fältet kan endast användas om modulen Produktion är installerad (d.v.s. när resultatet av receptet ska bli en lagerförd artikel). Se kapitlet Produktion i Volym 5 av manualerna. Min prod.kvant, Produktionsdagar, Produktionsdagar per enhet Som föregående fält, de kan endast användas om modulen Produktion är installerad. Använd matrisen som tar upp större delen av fönstret för att lista de ingående artiklarna (d.v.s. komponenterna som ska användas för att bygga ihop den slutliga artikeln). På den sista raden i matrisen ska du ange artikelnumret på den färdiga produkten (d.v.s. resultatet av receptet). Om modulen Produktion 366

367 Kapitel 3: Varulager - Registret Lagerställen saknas måste resultatet av receptet bli en strukturartikel. Om modulen Produktion används för att bygga artikeln ska den vara en lagerförd artikel. Flik A Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Spec In Ut V-Kost A-Kost Ange artikelnumren på varje komponent. På den sista raden ska du ange artikelnumret på den slutliga produkten. Hansa anger automatiskt artikelns benämning. Ange antalet för som krävs av respektive komponent för att skapa eller bygga ihop den slutliga produkten. Ange inga ingående antal för strukturartikeln på sista raden. Det här fältet innehåller hur många av den slutliga produkten som kommer att skapas av de ovanstående komponenterna. Vanligtvis anges det här endast till en, och det måste vara en om receptet relaterar till en artikel. Fältet för varukostnad används på två olika sätt beroende på om artikelraden avser en komponent eller den slutliga produkten. Om raden innehåller en komponent ska artikelns inköpspris (kostpriset) anges. Finns kostpriset angivet på artikelposten kommer det att hämtas in automatiskt när artikeln registreras i receptet. Kostnaden som visas i det här fältet är INTE samma som FIFOvärdet. Om raden innehåller den slutliga produkten ska varuvärdet av den artikeln anges i fältet för V-kost. Vanligtvis är det summan av kostpriserna från de ingående komponenterna, antalet inräknat. De ingående kostnaderna summeras av Hansa och visas i fältet Kostnad nedan. Arbetskostnaden. Ange arbetskostnaden för in- och utgående artiklar. Vanligtvis är det här kostnaden för arbetet som krävs för att bygga ihop produkten. Kostnaden som angivits här summeras med varukostnaden och visas i fältet Värde nedan. Flik B Beskrivning Här kan noteringar kring artikeln anges. 367

368 HansaWorld och Hansa Financials Recept Nedre delen Låst Det här fältet visas om artikeln är en ihopbyggd artikel (d.v.s. har ett recept angivet på delfönstret Recept. Fältet uppdateras automatiskt av Hansa och kan inte förändras. När du är säker på att receptet är korrekt ska du markera den här kryssrutan för att förhindra att ytterligare förändringar. När receptet väl har använts i en transaktion (d.v.s. i en utleverans eller produktion), ska den inte förändras eftersom det kan orsaka misstämningar i lagerposter. Om det senare blir nödvändigt att förändra ett recept, ska förändringen inte göras på det befintliga receptet. Istället ska du skapa ett nytt recept (och koppla det till den nya strukturartikeln eller lagerförda artikeln.! Förändra inte ett recept efter att det har använts i en lagertransaktion. Kostnad Värde Det här fältet innehåller summan av kostnaderna för de ingående komponenterna. Det här fältet innehåller summan av kostnaderna för de ingående komponenterna och arbetskostnaderna. Värdet måste manuellt registreras som kostpris under delfönstret Kostnader på strukturartikeln. Registret Artiklar Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information om det här registret. 368

369 Kapitel 3: Varulager - Underhåll - Introduktion Underhåll Introduktion Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifikt register. Det finns tre sådana funktioner i modulen Varulager. För att använda dem, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen ska göra. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Jämförelse lagerinventering Den här funktionen automatiserar det sista steget i inventeringsprocessen. Den jämför det räknade antalet från den senaste registrerade lagerinventeringsposten med de aktuella lagersaldona i Hansa. Om det finns några skillnader kommer den att skapa ej godkända poster i registren Lageruttag och Inleveranser. Som med funktionen Skapa lagerinventeringsposter ovan bör du köra den här funktionen en gång per lagerställe. Innan du använder funktionen kan du skriva ut rapporten Jämförelse lagerinventering som listar vilka skillnader som måste korrigeras. Notera att om inventeringen visar att en specifik artikel är på ett annat lagerställe än vad som registrerats i Hansa, ska du troligen göra korrigeringen 369

370 HansaWorld och Hansa Financials med en post i registret Lagertransaktioner. Om du använder den här funktionen kommer artikeln först att tas bort från det ursprungliga lagerstället med ett lageruttag och sedan läggas till på det korrekta lagerstället med en inleverans. Om funktionen skapar inleveranser kommer à priset att hämtas från fältet Kostpris på delfönstret Kostnader i artikelposten. Eftersom den nya inleveransen inte är godkänd har du möjlighet att förändra de här siffrorna om nödvändigt. När du väljer funktionen Jämförelse lagerinventering öppnas följande fönster Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer (eller ett intervall av nummer) om funktionen ska jämföra lagersaldot och det räknade antalet för en specifik artikel. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Jämförelsen kommer endast att göras för lagerförda artiklar inom det angivna intervallet (inte normala, tjänste- eller strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp för att funktionen ska jämföra lagersaldot med det räknade antalet för samtliga lagerförda artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 370

371 Kapitel 3: Varulager - Underhåll - Jämförelse lagerinventering Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att jämföra lagersaldot och det räknade antalet för ett separat lagerställe, ange koden för lagerstället här. Det här lagerstället kommer även att anges i lageruttag och inleveranser som skapas med den här funktionen. Om du har fler än ett lagerställe måste du ange något i det här fältet och köra funktionen en gång för varje lagerställe (inklusive en gång för huvudlagret, om du har ett). Om du inte har ett huvudlager och av någon anledning har artiklar som inte ligger på något lagerställe, ska du manuellt korrigera differenser som uppstår där genom att registrera poster direkt i registren Lageruttag och Inleveranser. Om du har ett enda lagerställe, rekommenderas det att du anger det lagerstället här. Om du inte anger något lagerställe kan resultatet bli något annat än vad som förväntats eftersom funktionen kommer att lägga till antalet från det enskilda lagerstället till antalet utan lagerställe innan beräkningen av differenserna sker. Om du har en del artiklar utan lagerställe ska du korrigera differenser där genom att registrera manuella poster direkt i registren Lageruttag och Inleveranser. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Det aktuella lagersaldot kommer alltid att användas för jämförelse mot det räknade antalet. Men du kan specificera vilket räknat antal som ska användas genom att ange ett datum här. Det räknade antalet kommer att hämtas från lagerinventeringsposten med det angivna datumet. Om fältet lämnas tomt kommer de räknande antalen att hämtas från Lagerinventeringsposten med det senaste datumet. Om ett datum som saknar Lagerinventeringsposter anges och om alternativet Standard har valts nedan kommer posten med det närmaste datumet att användas. Om inte alternativet Standard är valt kommer inget försök till att hitta den närmaste posten att göras. Så om du inte använder alternativet Standard, rekommenderas det att det här fältet lämnas tomt eller att du anger ett datum som du är säker på att det finns lagerinventeringsposter för. 371

372 HansaWorld och Hansa Financials Funktion Standard Datumet som anges här kommer att kopiera till lageruttag som skapas av den här funktionen. Använd de här alternativen för att specificera hur differenserna ska beräknas. För att kunna hitta det räknade antalet för en artikel letar det här alternativet bakåt genom alla inventeringsposter (från datumet angivet ovan) till det hittar en referens till artikeln i fråga. T.ex. funktionen körs för den 31:a maj. En artikel finns inte med i lagerinventeringen den 31:a maj eller den 30:e april, men var inkluderad i en lagerinventeringspost med datumet 31:a mars med det räknade antalet 2. Det räknade antalet kommer att förutsättas att det forfarande är 2 i slutet på maj. Använd det här alternativet om det endast finns en lagerinventeringspost eller om dina lagerinventeringsposter alltid listar samtliga lagerförda artiklar, med antalet noll där det är lämpligt. Lagerinventeringsposter som är skapade med underhållsfunktionen Skapa lagerinventeringsposter kommer inte att innehålla artiklar med lagersaldo noll. Använd därför ett av det andra alternativet i det här fallet. Sätt artikel till noll i lager om den saknas i senaste lagerinventeringen För att hitta det räknade antalet för en artikel, kommer det här alternativet att se igenom lagerinventeringsposten för det angivna datumet för att hitta en referens till artikeln i fråga. Om inget datum har angivits kommer det att se igenom den senaste lagerinventeringsposten. Om artikeln inte är inkluderad i den posten kommer alternativet att förutsätta att både lagersaldot i Hansa och det räknade antalet är noll. Så inget lageruttag kommer att skapas. Om du av misstag specificerar ett datum som det inte finns någon lagerinventeringspost för, kommer funktionen att förutsätta att lagersaldot och det räknade antalet för samtliga artiklar är 372

373 Kapitel 3: Varulager - Underhåll - Skapa lagerinventeringsposter noll. Så inga lageruttag eller inleveranser kommer att skapas, även om en del förväntas. Det här alternativet kan användas i situationer då lagerinventeringsprocessen inte är slutförd och om du inte vill att lageruttag eller inleveranser ska skapas för de artiklar som inte ännu är inventerade. Sätt artikel till noll i räknat antal om den saknas i senaste lagerinventeringen För att hitta det räknade antalet för en artikel, kommer det här alternativet att se igenom lagerinventeringsposten för det angivna datumet för att hitta en referens till artikeln i fråga. Om inget datum har angivits kommer det att se igenom den senaste lagerinventeringsposten. Om artikeln inte är inkluderad i den posten kommer alternativet att förutsätta att det räknade antalet är noll. Om lagersaldot i Hansa inte är noll kommer ett lageruttag att skapas. Använd det här alternativet med försiktighet. Om du av misstag anger ett datum som det inte finns några lagerinventeringsposter för, kommer funktionen att förutsätta att det räknade antalet för samtliga artiklar är noll och ett lageruttag med hela lagret kommer att skapas för det angivna lagerstället. Igonera artikel om den saknas på senaste lagerinventeringen Skapa lagerinventeringsposter Det här alternativet liknar det andra alternativet som beskrivits ovan. När du utför en inventering ska resultaten registreras i registret Inventering. Du kan själv registrera den här posten enligt beskrivningen tidigare i kapitlet eller, för att minska registreringsarbetet, använda den här underhållsfunktionen. Den nya posten kommer att innehålla de aktuella lagersaldona för varje lagerförd artikel enligt informationen i Hansa. Om du har ett flertal lagerställen, kommer funktionen att skapa en post per lagerställe. Posterna kommer endast att innehålla lagerförda artiklar som finns på det specifika lagerstället. Du kan sedan uppdatera de nya posterna så att de stämmer 373

374 HansaWorld och Hansa Financials överens med din inventering innan du godkänner dem och skriver ut rapporten Jämförelse lagerinventering. När du väljer funktionen Skapa lagerinventeringsposter öppnas följande fönster Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Här ska lagerstället som funktionen ska skapa en lagerinsventeringpost för anges. Om fältet lämnas tomt och om du har ett flertal lagerställen, kommer en separat lagerinventeringspost att skapas för varje lagerställe. Om du har specificerat ett huvudlager i inställningen Lagerinställningar kommer alla inleveranser, utleveranser och andra lagertransaktioner utan angivet lagerställe att hanteras mot huvudlagret. Huvudlagret fungerar dock inte på samma sätt i lagerinventeringsposter, så den här funktionen kommer att skapa en inventeringspost för själva huvudlagret. Om huvudlagret till exempel är 1, kommer alla lagertransaktioner utan lagerställe att hanteras som om de ska öka eller minska saldot på lagerställe 1. Den här funktionen kommer att skapa en lagerinventeringspost för lagerställe 1, inte med ett tomt lagerställe. Om du har en del lagertransaktioner med ett tomt lagerställe och andra med lagerställe kommer de alla att räknas ihop i den nya lagerinventeringsposten för lagerställe 1. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en artikelgrupp här om du vill att den nya inventeringposten endast ska innehålla artiklar som tillhör den angivna artikelgruppen. 374

375 Kapitel 3: Varulager - Underhåll - Uppdatera kostpris Uppdatera kostpris Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund beroende på antalet lagerförda artiklar och på det aktuella lagersaldot. När den är klar kommer du att återvända till listfönstret Underhåll. Den här funktionen gör det möjligt att uppdatera alla kostpriser för lagerförda artiklar i registret Artiklar. De nya kostpriserna hämtas från registret Inleveranser. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Ange ett artikelnummer eller lämna fältet tomt för att uppdatera samtliga lagerförda artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Valutakurs Vid inleverans Nuvarande Uppdatera med Begränsa uppdateringen till lagerförda artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. De här alternativen används för att kontrollera hur kostpriserna ska uppdateras när artiklarna har inlevereras i utländsk valuta. Kostpriserna beräknas enligt den växelkurs som gällde vid varje inleveransdatum. Det här valet rekommenderas eftersom det ger samma värde som lagerrapporten. Kostpriset beräknas enligt den nuvarande växelkursen. De här alternativen används för att bestämma hur de nya kostpriserna ska beräknas. 375

376 HansaWorld och Hansa Financials Typ från artikel Vägt FIFO Uppdatera vägt pris på artikeln Endast artiklar med saldo Funktionen kommer att använda det markerade alternativet för Uppdatera kostpris vid inleverans på delfönstret Kostnader på artikeln. Ett vägt FIFO-värde kommer att användas för samtliga artiklar. Använd det här alternativet för att omräkna det vägda inpriset på varje artikel. Använd det här alternativet för att begränsa uppdateringen till artiklar som har ett positivt lagervärde. 376

377 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Introduktion Dokument Introduktion Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. När funktionen har blivit vald visas följande fönster som innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen Varulager. Varje dokument i listan skrivs ut med olika dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning: 1. Markera lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Funktioner för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i Volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Dubbelklicka på dokumentet eller markera det och tryck på Entertangenten. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka utleveranser ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 377

378 HansaWorld och Hansa Financials Adressetiketter 4. Klicka på [Kör] för att skriva ut dokumenten. 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken dokumentmall som ska användas för de olika dokumenten, följ nedanstående beskrivning: 1. Skapa en dokumentmall för varje dokument (eller förändra den mallen som följde med Hansa) i registret Dokumentmallar i modulen System. I kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna beskrivs registret Dokumentmallar. Utformningen, innehållet och användningen av mallarna är helt upp till de behov som ditt företag har. 2. Byt till modulen Varulager och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Följande fönster används för att tilldela dokumentet en eller flera dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i avsnittet Dokument i kapitlet Hansa arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika dokumentmallar som avgörs t.ex. av leverantörens eller kundens språk eller vilken nummerserie utleveransen eller inleveransen tillhör. 4. Funktionen Dokumentdefinition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet utskrivna dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av utleveranser. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. göra en utskrift för kunderna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. Du kan skriva ut adressetiketter per kund eller för samtliga kunder. 378

379 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Adressetiketter Dubbelklicka på Adressetiketter i listan med dokument för att öppna fönstret Urval adressetiketter Ange ett kundnummer (eller ett intervall av nummer) och ett antal (antalet etiketter som skrivas ut per kund) och klicka sedan på [Kör] i knappraden. Du måste ange ett antal. Om du vill att fast text ska skrivas ut på adressetiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, t.ex. Kundnr. ), följ instruktionerna som finns beskrivet i avsnittet om artikeletiketter nedan. Dokumentmallen som ska användas har koden ADRESSETIKETT. 379

380 HansaWorld och Hansa Financials Artikeletiketter Artikeletiketter kan användas för att fästa på förpackningar med artiklar. Informationen på etiketterna hämtas från registret Artiklar. Dubbelklicka på Artikeletiketter i listfönstret Dokument. Fönstret Urval artikeletiketter öppnas Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Använd det här fältet om du behöver skriva ut etiketter för specifika artiklar. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Etiketter/artikel Sortering Funktion Använd det här fältet om du behöver skriva ut etiketter för samtliga artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Här kan du ange hur många etiketter per artikel som ska skrivas ut. En etikett per artikel skrivs ut om det här fältet lämnas tomt. Etiketterna kan sorteras efter artikelnummer eller -namn. Välj lämpligt alternativ enligt den etikettkonfigurationen som du ska skriva ut på. 380

381 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Artikeletiketter Nedan visas ett exempel på dokumentmallen ARTIKELETIKETT i registret Dokumentmallar i modulen System. Notera att varje fält endast ska anges en gång, utskriftsfunktionen kommer att skriva ut fälten i ett lämpligt antal per sida. Fälten läggs till i dokumentmallen på vanligt sätt (klicka på knappen [Fält] och dra ut en rektangel där du vill att fältet ska visas). När dialogrutan öppnas, ange fältnamnet. Den enda skillnaden från det vanliga sättet är att fältet Format på varje fält måste sättas till 1 Formatet 1 säkerställer att etiketterna på varje rad skrivs ut på en rak linje. 381

382 HansaWorld och Hansa Financials Om du vill att fast text ska skrivas ut på adressetiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, t.ex. Artikelnr. ), öppna dokumentmallen ARTIKELETIKETT i registret Dokumentmallar i modulen System och följ nedanstående beskrivning: 1. Klick på knappen [Fält] och dra ut en rektangel där du vill att den fasta texten ska skrivas ut. Fältdialogrutan öppnas. 2. Lämna Fältnamnet tomt och ange den fasta texten i fältet Fältargument. 3. Klicka på [OK] för att spara. 4. Använd inte knappen [Text] för det här ändamålet. Text som anges på det sättet kommer endast att skrivas ut på den första etiketten. Basprisförändringar Det här dokumentet ger dig en utskrift av de poster som har registrerats i inställningen Basprisförändringar. Det kan skrivas ut för ett intervall av poster genom att den här funktionen används med funktionen Dokument. För att skriva ut enskilda poster kan du klicka på skrivarikonen när du befinner dig i fönstret Basprisförändringar: Inspektera. För att använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Basprisförändringar i listan med dokument och ange sedan numret på posten (eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken) som ska skrivas ut i fönstret Urval basprisförändringar. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. 382

383 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Fraktetiketter Fraktetiketter De här är speciella fraktetiketter som kan sättas på kollin för att identifiera varje utleverans. Dubbelklicka på Fraktetiketter i listfönstret Dokument och när fönstret Urval fraktetiketter öppnas, ange ett utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Ett utleveransnummer måste anges, fältet kan inte lämnas tomt. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Du kan skriva ut en fraktetikett per Utleverans, en per rad i varje utleverans eller en för varje artikel. Om det sistnämnda alternativet används kommer antalet etiketter styras av hur många som levererades. När du använder alternativen En per artikelrad eller En per artikel kan du förhindra att etiketter skrivs ut för specifika artiklar. För att göra det, placera de här artiklarna i en artikelgrupp som har kryssrutan Skriv ej ut fraktetiketter för denna grupp markerad. Det här är användbart för till exempel tjänsteartiklar så som arbete. Du kan även förhindra att fraktetiketter skrivs ut för utleveranser med ett specifikt leveranssätt. För att göra det, markera alternativet Skriv ej ut fraktetiketter i den aktuella posten i inställningen Leveranssätt i modulen Order. Om du vill att fast text ska skrivas ut på etiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketterna, t.ex. Artikelnr. ), följ instruktionerna som finns beskrivet i avsnittet om Artikeletiketter. Dokumentmallen som ska användas har koden FRAKTETIKETT. 383

384 HansaWorld och Hansa Financials Följesedlar Det finns flera sätt att skriva ut följesedlar: 1. När utleveransen visas i ett postfönster, klicka på skrivarikonen i knappraden. Om du vill skriva ut till bildskärmen, klicka på ikonen för förhandsgranskning. 2. Följesedeln kan skrivas ut automatiskt när utleveransen godkänns. Det anges i inställningen Automatik i modulen System. 3. När fönstret Utleveranser: Bläddra är aktivt kan du markera en eller flera rader och sedan klicka på skrivarikonen i knappraden. Följesedlar kommer att skrivas ut för samtliga markerade utleveranser. Markera flera rader genom att hålla ned shifttangenten samtidigt som du klickar på den första och sista posten. Samtliga poster i intervallet kommer att markeras. 4. I modulen Varulager, klicka på [Dokument] i Huvudmenyn eller välj Dokument från menyn Arkiv. Dubbelklicka på Följesedlar i listfönstret Dokument. Fönstret Urval följesedlar öppnas. Ange ett Utleveransnummer eller ett intervall separerade med ett kolontecken. Om det finns utleveranser som inte är godkända i intervallet kommer de att skrivas ut med dokumentmallen för plocklistor istället för följesedlar. Något måste anges i det här fältet annars kommer inga följesedlar att skrivas ut. 384

385 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Följesedlar Använd alternativen under rubriken Sorteringsnyckel för att välja i vilken ordning följesedlarna ska skrivas ut. Alternativet Summerad utskrift används då en specifik artikel har används mer än en gång i samma utleverans (d.v.s. den finns med på flera rader). Välj det här alternativet om du vill att den utskrivna följesedeln endast ska innehålla en rad för den här artikeln, med det totala antalet. Artiklar med serienummer kommer fortfarande att skrivas ut på separata rader. Det här alternativet kommer inte att ha någon effekt om du har markerat kryssrutan Summerad följesedel och plocklista i inställningen Strukturartiklar (beskriven tidigare i kapitlet). I det här fallet kommer alla följesedlar plocklistor att skrivas ut som om du hade valt alternativet Summerad utskrift. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Om följesedeln ska innehålla ett telefonnummer och/eller ett faxnummer, kommer informationen att hämtas från det angivna lagerstället. Om ingen information finns specificerad på lagerstället eller om inget lagerställe finns angivet, hämtas informationen från inställningen Företagsdata i modulen System. 385

386 HansaWorld och Hansa Financials Inleverans Inleveransetiketter Lagertransaktioner Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Inleveranser. Det kan skrivas ut för ett intervall av inleveranser med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild inleverans genom att klicka på skrivarikonen i fönstret Inleverans: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Inleverans i listfönstret Dokument och när fönstret Urval inleveranser öppnas, ange ett inleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Det här är etiketter som kan skrivas ut och fästas på artiklar som levereras in till lagret för att märka upp vilken leverans de tillhör. Etiketterna kan skrivas ut för ett intervall av inleveranser med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild inleverans genom att välja funktionen Skriv etiketter från menyn Funktioner i fönstret Inleverans: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Inleveransetiketter i listfönstret Dokument och när fönstret Urval inleveransetiketter öppnas, ange ett inleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Om du vill att fast text ska skrivas ut på etiketterna (d.v.s. text som identifierar informationen på etiketter, t.ex. Artikelnr. ), följ instruktionerna i avsnittet som beskriver artikeletiketter ovan. Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Lagertransaktioner. Det kan skrivas ut för ett intervall av lagertransaktioner med hjälp av funktionen Dokument eller för en enskild lagertransaktion genom att klicka på skrivarikonen i fönstret Lagertransaktion: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Lagertransaktioner i listfönstret Dokument och när fönstret Urval lagertransaktioner öppnas, ange ett nummer för en lagertransaktion eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. 386

387 Kapitel 3: Varulager - Dokument - Lageruttag Lageruttag Plocklistor Det här dokumentet ger dig en utskrift av poster registrerade i registret Lageruttag. Det kan skrivas ut för ett intervall av lageruttag med hjälp av funktionen Dokument eller för ett enskilt lageruttag genom att klicka på skrivarikonen i fönstret Lageruttag: Inspektera. När du ska använda funktionen Dokument, dubbelklicka på Lageruttag i listfönstret Dokument och när fönstret Urval lageruttag öppnas, ange ett numret för ett lageruttag eller ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Plocklistan kan användas av lagerpersonalen när en säljorder ska göras i ordning för leverans. Dubbelklicka på Plocklistor i listfönstret Dokument och när fönstret Urval plocklistor öppnas, ange ett utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med kolontecken. Se beskrivningen av följesedlar ovan för en beskrivning av de övriga alternativen. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. Om plocklistan ska innehålla ett telefonnummer och/eller ett faxnummer, kommer informationen att hämtas från det angivna lagerstället. Om ingen information finns specificerad på lagerstället eller om inget lagerställe finns angivet, hämtas informationen från inställningen Företagsdata i modulen System. Postens företagspaket Det här dokumentet används för att skriva ut företagspaketlappar på löpande bana. Dokumentet skrivs ut från utleveranser. Dubbelklicka på Postens företagspaket i listfönstret Dokument och när fönstret Urval postens företagspaket öppnas, ange ett utleveransnummer eller ett intervall av nummer separerade med kolontecken. Ange i vilken sortering som företagspaketlapparna ska skrivas ut. Klicka på [Kör] för att starta utskriften. 387

388 HansaWorld och Hansa Financials Rapporter Introduktion Utskrifter i modulen Varulager utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller z-r (Macintosh) kan också användas. Dubbelklicka sedan på lämplig rapport i listan. I modulen Varulager finns följande rapporter tillgängliga Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. 388

389 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Artikelhistorik Artikelhistorik Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t.ex. kunder eller artiklar. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med ett kolontecken. För att t.ex. skriva ut kund 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. Använd alternativen längst ner i urvalsfönstret för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt). Du kan initialt skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarikonen. När du har gjort rapporturvalen och valt utskriftsdestination, klicka på [Kör]. Med ett rapportfönster aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Funktioner. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Funktionen Öppna rapportens urvalsfönster i samma meny kan användas för att uppdatera rapporten genom att använda ett annorlunda rapporturval. Den här rapporten listar varje in- och ut-transaktion i lagret för varje individuell artikel. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett transaktionsnummer (d.v.s. utleverans-, inleverans- eller fakturanummer etc.) för att öppna den korresponderande posten. 389

390 HansaWorld och Hansa Financials Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange periodens första och sista datum separerade med ett kolontecken. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till specifika artiklar, ange ett artikelnummer eller ett intervall av nummer här. Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en artikelgrupp för att rapporten endast ska inkludera de artiklar som tillhör den angivna artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange lagerställets kod här. 390

391 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Artikelhistorik Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Förvald leverantör Intervall Endast lagerförda artiklar Alfanumeriskt Ange en avdelning för att rapporten endast ska inkludera de artiklar som har tilldelats en specifik avdelning (angivet på delfönstret Lager i artikelposten). Klistra in Special Visa saldo för artiklar utan historik Inklusive planerade händelser Registret Leverantörer Om en leverantör är angiven här, kommer endast artiklar med den angivna leverantören på sin förvalda inköpsartikel att visas i rapporten. Markera den här kryssrutan för att exkludera normal-, struktur- och tjänsteartiklar från rapporten. Enligt förinställningen kommer endast artiklar med minst en registrerad transaktion under rapportperioden att visas i rapporten. Artiklar som levererades in i lagret innan rapportperioden och som inte har varit föremål för någon förändring, kommer inte att visas i rapporten. Om du vill att de här artiklarna ska inkluderas i rapporten tillsammans med det ingående saldot, använd det här alternativet. Vanligtvis inkluderar inte rapporten sälj- och inköpsordrar, därför att de inte direkt påverkar förändringar i lagret (deras påverkan på lagret representeras mer korrekt av utleveranser och inleveranser). Markera den här kryssrutan om du vill att vissa säljordrar och inköpsordrar ska inkluderas i rapporten. Det här kan hjälpa till med planeringen för framtida behov av specifika artiklar. För att ordrarna ska inkluderas i rapporten måste de vara olevererade och ha en planerad leveransdag inom rapportperioden. Fältet för den planerade leveransdagen måste ha ett datumformat, vilket du kan styra från inställningen Planerad leverans i modulen Order. 391

392 HansaWorld och Hansa Financials Funktion Funktion Register Sammandrag Specificerat Antal Funktion Med belopp Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Rapporten kommer att innehålla en rad per artikel vilken visar inlevererat antal samt antal som levererats ut från lagret under rapportens angivna period. Om artikeln är en komponent och har använts i lageruttag som en del i en strukturartikel, kommer de här förändringarna att visas separat. För varje artikel kommer rapporten att lista samtliga lagerförändringar under perioden. Även de olika lagerställena kommer att visas. Använd de här alternativen för att avgöra vilka summor som ska visas i rapporten Rapporten kommer endast att visa lagerantalen. Rapporten kommer att visa lagervärdena och om funktionen Specificerat används även antalen. Välj att en eller flera transaktionstyper ska visas i rapporten. Använd de här alternativen om du har artiklar som kan uttryckas med olika mätenheter i lagret (d.v.s. stycken och dussin, meter och tum etc.). De här artiklarna ska konfigureras med en huvudenhet på delfönstret Priser och en andra enhet samt en koefficient (relationen mellan de två enheterna) på delfönstret Lager. Om en artikel t.ex. säljs som stycken och dussin ska den ha STYCKEN som huvudenhet och DUSSIN som Enhet 2 och 12 som koefficient. Siffran för Antal 2 i den här rapporten kommer då att visa antalet i dussin. Visa ej antal 2 Använd det här alternativet om du vill att rapporten ska visa lagerantalet i huvudenheten (stycken i exemplet). Visa antal 2 Använd det här alternativet om du vill att rapporten ska visa lagerantalet i båda enheterna (stycken och dussin i exemplet). Antal 2 kommer endast att visas för de artiklar som har en andra enhet samt en koefficient angiven på delfönstret Lager. 392

393 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Artikelhistorik per lagerställe Visa koefficient Använd det här alternativet för att uttrycka lagerantalet med huvudenheten, tillsammans med koefficienten där det är lämpligt. Artikelhistorik per lagerställe Den här rapporten är mycket lik rapporten Artikelhistorik, beskriven ovan. Skillnaden är att transaktionerna är sorterade efter lagerställe. Se beskrivningen av rapporten Artikelhistorik ovan för ytterligare information om de olika fälten och alternativen i fönstret Urval artikelhistorik per lagerställe. 393

394 HansaWorld och Hansa Financials Artikel/leveranssättsstatistik Den här rapporten analyserar utleveranser per leveranssätt. Den visar värdet av varorna som levereras ut för varje leveranssätt inom rapportens period. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum, separerade med ett kolontecken. Perioden angiven på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Leveranssätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Status Artikelgruppslista Intervall Alfanumeriskt Ange vilka leveranssätt som ska inkluderas i rapporten. Använd de här alternativen för att specificera om godkända och/eller ej godkända utleveranser ska ingå i rapporten. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information kring den här rapporten. 394

395 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Bristlista Bristlista Bäst före lista Den här rapporten visar de artiklar som har ett lagervärde lägre än beställningspunkten. Rapporten finns även tillgänglig i modulen Inköp. Se kapitlet Modulen Inköp tidigare i manualen för ytterligare information om rapporten. Den här rapporten visar samtliga artiklar i lagret som är serie- eller batchnummermärkta. Den visar artikelnummer, namn, serie- eller batchnummer, bäst före-datum, antal, enhetspris och värde. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportens start- och slutdatum. Samtliga artiklar i lagret som är serie- eller batchnummermärkta och som har ett bäst före-datum inom rapportens period (eller som saknar bäst före-datum) kommer att inkluderas i rapporten. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifik artikel, ange ett artikelnummer här eller ett intervall av nummer. 395

396 HansaWorld och Hansa Financials Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp här för att rapporten endast ska inkludera artiklar som tillhör den här artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange dess kod här. Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Valutakurser Värderingsmodell Ange en avdelning för att begränsa rapporten till artiklar som är tilldelade en specifik avdelning (specificerat på delfönstret Lager på artikelposten). För inleveranser registrerade med priser och värden i utländsk valuta, kan lagervärdet beräknas antingen med växelkursen för valutan vid själva inleveransen (FIFOprincipen) eller med den växelkurs som råder när rapporten skrivs ut. Det rekommenderas att växelkursen vid inleveransen används, eftersom värdet då kommer att bli detsamma som FIFO-värderingen. Lagervärdena i rapporten kan beräknas enligt baspriset (som visas på delfönstret Priser på artikelposten) eller enligt inköpspriset (FIFO-värdet från inleveransen). 396

397 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Inleveransjournal Inleveransjournal Den här rapporten visar inleveranser från registret Inleveranser. Inleverans Intervall Numeriskt Specificera ett intervall av inleveranser som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatumet för perioden som inleveranserna ska visas för i rapporten. Perioden som är angiven på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer För att begränsa rapporten till en specifik leverantör, ange leverantörsnumret här. Inköpsorder Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till inleveranser skapade från specifikt intervall av inköpsordrar, ange deras inköpsordernummer här. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. 397

398 HansaWorld och Hansa Financials Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Funktion Urval Sortering Sammandrag Specificerat Journal returnerade varor För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange koden för lagerstället här. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer rapporten ska visa. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per inleverans. Den visar inleveransnummer och datum, leverantör, kommentar samt värde. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga artiklar på inleveransen med antal och enhetspriser. Även eventuella extrakostnader som frakt eller tullavgifter kommer att visas. Använd de här alternativen för att specificera om godkända och/eller icke godkända inleveranser ska ingå i rapporten. Välj vad inleveranserna ska sorteras efter i rapporten. Journalen för returnerade varor visar en lista med poster från registret Returnerade varor. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm.. Klicka på ett returnummer eller ordernummer i rapporten för att öppna den korresponderande posten. 398

399 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Journal returnerade varor Nummer Intervall Numeriskt Ange intervallet av returposter som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken för att separera det första och sisa numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange första och sista datumet i perioden som returerna ska visas för i rapporten. Perioden på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifik kund, ange kundnumret här. Ordernummer Intervall Numeriskt Funktion Urval Sammandrag Specificerat För att begränsa rapporten till returer från ett specifikt intervall av säljordrar, ange säljordrarnas nummer här. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per returpost. Den visar returnummer och datum, ordernummer samt kundnummer och namn. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga artiklar på returen med antal, kostpriser och eventulla extra kostnader. Du kan använda den här typen av rapport för arkivering i bokföringen istället för att skriva ut en kopia av respektive retur. Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller icke godkända returposter ska inkluderas i rapporten. Du måste välj minst ett av alternativen annars kommer rapporten att bli tom. 399

400 HansaWorld och Hansa Financials Jämförelse lagerinventering När en lagerinventering har genomförts, bör resultaten registreras i en ny post registret Lagerinventering. När den posten har godkänts kan dess innehåll (det räknade antalet för varje lagerförd artikel) jämföras med Hansas aktuella lagersaldon i den här rapporten. När rapporten har kontrollerats att den är korrekt ska differenserna registreras i registren Lageruttag, Inleveranser eller Lagertransaktioner beroende på anledningen till differensen. De kan registreras manuellt eller med underhållsfunktionen Jämförelse lagerinventering. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer (eller ett interval av nummer) för att inkludera specifika artiklar i rapporten. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Endast lagerförda artiklar inom det angivna intervallet kommer att visas (inte normala, tjänste- eller strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp för att begränsa rapporten till samtliga lagerförda artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 400

401 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Jämförelse lagerinventering Lagerställe Klistra in Special Registret Lagerställen, modulen Varulager För att ta fram en rapport för ett enda lagerställe, ange koden för lagerstället här. Om du har specificerat ett huvudlager i inställningen Lagerinställningar kommer alla inleveranser, utleveranser och andra lagertransaktioner utan angivet lagerställe att hanteras mot huvudlagret. Om huvudlagret till exempel är 1, kommer alla lagertransaktioner utan lagerställe att hanteras som om de ska öka eller minska saldot på lagerställe 1. Om du anger lagerställe 1 här kommer siffrorna i rapporten att vara beräknade på lagertransaktioner utan lagerställe samt de med lagerställe 1. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Visa antal 2 Funktion Standard Ange ett datum för att ta fram en rapport för ett specifikt datum. Om fältet lämnas tomt kommer det räknande antalet att hämtas från lagerinventeringsposten med det senaste datumet. Om ett datum som saknar lagerinventeringsposter anges och om alternativet Standard har valts nedan kommer posten med det närmaste datumet att användas. Om inte alterntivet Standard är valt kommer inget försök till att hitta den närmaste posten att göras. Så om du inte använder alternativet Standard, rekommenderas det att det här fältet lämnas tomt eller att du anger ett datum som du är säker på att det finns lagerinventeringsposter för. Använd det här alternativet för att lagerantalen ska uttryckas i två olika enheter. Alternativet är endast lämpligt för de artiklar som har en enhet 2 och en enhetskoefficient angiven på delfönstret Lager. Använd de här alternativen för att specificera hur differenserna ska beräknas. För att kunna hitta det räknade antalet för en artikel letar det här alternativet bakåt genom alla inventeringsposter (från datumet angivet ovan) till det hittar en referens till artikeln i fråga. 401

402 HansaWorld och Hansa Financials T.ex. rapporten skrivs ut den 31:a maj. En artikel finns inte med i lagerinventeringen den 31:a maj eller den 30:e april, men var inkluderad i en lagerinventeringspost med datumet 31:a mars med det räknade antalet 2. Det räknade antalet kommer att förutsättas att det forfarande är 2 i slutet på maj. Använd det här alternativet om det endast finns en lagerinventeringspost eller om dina lagerinventeringsposter alltid listar samtliga lagerförda artiklar, med antalet noll där det är lämpligt. Lagerinventeringsposter som är skapade med underhållsfunktionen Skapa lagerinventeringsposter kommer inte att innehålla artiklar med lagersaldo noll. Använd därför ett av de andra alternativet i det här fallet. Sätt artikel till noll i lager om den saknas i senaste lagerinventeringen För att hitta det räknade antalet för en artikel, kommer det här alternativet att se igenom lagerinventeringsposten för det angivna datumet för att hitta en referens till artikeln i fråga. Om inget datum har angivits kommer det att se igenom den senaste lagerinventeringsposten. Om artikeln inte är inkluderad i den posten kommer alternativet att förutsätta att både lagersaldot i Hansa och det räknade antalet är noll. Så ingen differens kommer att visas. Om du av misstag specificerar ett datum som det inte finns någon lagerinventeringspost för, kommer rapporten att förutsätta att lagersaldot och det räknade antalet för samtliga artiklar är noll. Så inga differenser kommer att visas, även om några förväntas. Det här alternativet kan användas i situationer då lagerinventeringsprocessen inte är slutförd och om du inte vill att differenser ska visas för de artiklar som inte ännu är inventerade. 402

403 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Jämförelse lagerlista Jämförelse lagerlista Sätt artikel till noll i räknat antal om den saknas i senaste lagerinventeringen För att hitta det räknade antalet för en artikel, kommer det här alternativet att se igenom lagerinventeringsposten för det angivna datumet för att hitta en referens till artikeln i fråga. Om inget datum har angivits kommer det att se igenom den senaste lagerinventeringsposten. Om artikeln inte är inkluderad i den posten kommer alternativet att förutsätta att det räknade antalet är noll. Om lagersaldot i Hansa inte är noll kommer en differens att visas som måste korrigeras med ett lageruttag. Använd det här alternativet med försiktighet. Om du av misstag anger ett datum som det inte finns några lagerinventeringsposter för, kommer rapporten att förutsätta att det räknade antalet för samtliga artiklar är noll. Differensen kommer att vara hela lagret på det angivna lagerstället. Igonera artikel om den saknas på senaste lagerinventeringen Det här alternativet liknar det andra alternativet som beskrivits ovan. När differensen mellan lagersaldot i Hansa och det räknade antalet båda förutsätts att vara noll, kommer det andra alternativet visa nollor i rapporten, medan det här alternativet helt tar bort artikeln från rapporten. Den här rapporten visar det aktuella lagersaldot och det öppna ej fullt levererade) orderantalet för samtliga eller valda artiklar för två specificerade lagerställen. Om det andra lagerstället inte har tillräckligt i lager för att leverera de ordrar som det tilldelats, kommer rapporten även att visa om det finns tillgängligt lager på det första lagerstället att överföra till det andra. Rapporten kommer att innehålla sex kolumner för varje artikel enligt följande: I order 1 Det öppna orderantalet för lagerställe 1 Lagerställe 1 Det aktuella lagersaldot för artikeln på lagerställe 1. I order 2 Det öppna orderantalet för lagerställe

404 HansaWorld och Hansa Financials Lagerställe 2 Det aktuella lagersaldot för artikeln på lagerställe 2. 1->2 Om lagerställe 2 inte har tillräckligt i lagret av en artikel för att leverera alla öppna ordrar, kommer den här siffran vara antalet som är tillgängligt för överföring från lagerställe 1. Om också lagerställe 1 har öppna ordrar kommer det att förutsättas att de levereras först. Lagerst. 1/ord 1 Det lediga lagerantalet på lagerställe 1 (d.v.s. kolumn 2 - kolumn 1) Det öppna orderantalet för lagerställe 1 och 2 beräknas genom att fältet Lagerställe på delfönstret Lev.villkor på varje order används. Lagerställen angivna under flik F på delfönstret Artiklar kommer inte att användas. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer (eller ett intervall av nummer) för att ta fram en lagerlista för specifika artiklar. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Rapporten kommer endast att visa lagerförda artiklar (inte normal, tjänste- eller strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp för att ta fram en rapport som täcker samtliga artiklar som tillhör den specifika artikelgruppen. 404

405 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Kreditfakturor, uppdatera lager Lagerställe 1 Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Här ska du ange lagerstället från vilket överskjutande lager kan överföras. Det här kommer att sättas som Från lagerställe i en eventuellt efterföljande post i registret Lagertransaktioner. Lagerställe 2 Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Endast med saldo Kreditfakturor, uppdatera lager Här ska du ange till vilket lagerställe som lager ska överföras för att öppna ordrar ska kunna levereras. Det här kommer att sättas som Till lagerställe i en eventuellt efterföljande post i registret Lagertransaktioner. Markera den här kryssrutan om du vill exkludera alla artiklar som kommer att få siffran noll i rapportens femte kolumn. Siffran kommer att bli noll om det finns tillräckligt med artiklar på lagerställe 2 för att leverera alla öppna ordrar, eller om det inte finns något lager på lagerställe 1 som kan överföras. Den här rapporten listar kreditfakturor och är avsedd som hjälp till avstämningen av lagersaldon och lagervärden. Här kan du kontrollera att uppdateringarna är korrekta efter kreditering av fakturor. Den här rapporten finns även tillgänglig i modulen Fakturering, se kapitlet Modulen Fakturering i Volym 2a av manualerna för ytterligare information om rapporten. 405

406 HansaWorld och Hansa Financials Källista Den här rapporten ger dig en lista över de källor du registrerat i inställningen Källor. Listan visar namnet på källan, kontaktperson, adress etc. Lagerlista Källa Klistra in Special Inställningen Källor, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om du behöver skriva ut informationen för en specifik källa eller ett intervall av källor, ange källans kod eller koder här. Den här rapporten visar situationen på lagret, saldon etc. för samtliga eller angivna artiklar, Lagerställen etc. Olika värderingsmetoder finns tillgängliga för att beräkna lagervärdet. Var försiktig när du jämför resultatet från den här rapporten med saldot på lagerkontot i bokföringen, eftersom det kan vara baserat på en annan lagervärdering än den som valts här. 406

407 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagerlista Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange ett artikelnummer (eller ett intervall av nummer) för att ta fram en lagerlista för specifika artiklar. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Rapporten kommer endast att visa lagerförda artiklar (inte normal, tjänste- eller strukturartiklar). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp för att ta fram en rapport som täcker samtliga artiklar som tillhör den specifika artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange det lagerstället här. 407

408 HansaWorld och Hansa Financials Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Ange en avdelning för att rapporten endast ska inkludera artiklar som tilldelats en specifik avdelning (angivet på delfönstret Lager på artikelposten). Leverantör Klistra in Special Registret Leverantörer Om en leverantör är angiven här, kommer endast artiklar med den angivna leverantören på sin förvalda inköpsartikel att visas i rapporten. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Funktion Sammandrag Historik Per lagerställe Inkl. värden Du kan ta fram lagerlistan för ett specifikt datum. Om fältet lämnas tomt kommer det aktuella datumet att användas. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här valet ger en rapport med en rad per artikel som visar antal, inpris och värde. Det här alternativet ska inte användas om kryssrutan FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering. Det här ger en rapport som visar när varje individuell artikel levererades in i lagret tillsammans med FIFO-värdet. Det här alternativet ska inte användas om kryssrutan FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering. Det här alternativet ger en liknade rapport som alternativet Sammandrag, men visar antal per artikel för varje lagerställe. Det här alternativet bör endast användas om alternativet FIFO per lagerställe används i inställningen Kostnadskontering. När alternativet Per lagerställe har valts kan den här kryssrutan markeras för att rapporten ska visa både värden och antal. Endast med saldo Använd det här alternativet för att endast artiklar som finns i lagret (både positiva och negativa antal) visas i rapporten. 408

409 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagerlista Visa serienummer Visa enhet 2 Värde - två decimaler Valutakurser Markera den här kryssrutan för att rapporten även ska visa artiklarnas eventuella serienummer. Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för artiklar som har en andra enhet och en enhetskoefficient specificerad på delfönstret Lager. Markera den här kryssrutan om du vill att det totala lagervärdet för varje artikel (d.v.s. enhetsvärdet multiplicerat med antalet) alltid ska visas med två decimaler. Om värderingsmodellen (nedan) är FIFO kommer den här kryssrutan att gälla framför inställningen Avrundning i modulen System. För inleveranser registrerade med priser och värden i utländsk valuta, kan lagervärdet beräknas antingen enligt valutans aktuella växelkurs vid själva inleveransen (FIFO-principen), eller med den växelkurs som råder när rapporten skrivs ut. Det rekommenderas att alternativet Vid inleverans använd eftersom det kommer att visa samma värden som FIFO-värdet. Värderingsmodell De här alternativen kontrollerar hur lagret värderas. Om alternativet Baspris eller Inköpspris har valts och om rapporten skrivs ut med funktionen Historik, kommer generella lagervärden att beräknas enligt de valda alternativen, men FIFO-värdena kommer att visas för varje individuell artikel. FIFO Baspris Det här alternativet beräknas lagervärdet strikt i enlighet med FIFO-principen. Värdet påverkas av inställningen Kostnadskontering i modulen Varulager, där ett av alternativen är att beräkna FIFO per lagerställe. I inställningen Avrundning i modulen System avgörs hur många decimaler som ska användas i kolumnerna för enhetsvärde och de totala värdet. Välj det här alternativet om du vill ta fram ett lagersaldo värderat enligt baspriset (försäljningspriset) som registrerats i registret Artiklar. 409

410 HansaWorld och Hansa Financials Sortering Lagertrans.journal Inköpspris Välj det här alternativet om du vill ta fram ett lagersaldo värderat enligt kostpriset som visas på delfönstret Kostnader i artikelposten. FIFO och basprisdet här alternativet ger två lagervärderingar, genom att alternativen FIFO och Baspris ovan slås samman. Vägt genomsnitt Vägt genomsnitt per lagerställe Välj det här alternativet för att värdera lagersaldot enligt det vägda genomsnittet som visas på delfönstret Lager i artikelposten. Det här alternativet kan endast användas i kombination med alternativen Per lagerställe och Inkl. värden ovan. Det värderar lagersaldot enligt separata vägda genomsnitt för varje lagerställe. De här värdena kan ses i inställningen Vägt genomsnitt. Fyra alternativ för sortering finns tillgängliga. Den här rapporten visar interna lagertransaktioner mellan lagerställen enligt de poster som är registrerade i registret Lagertransaktioner. 410

411 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagertrans.journal Nummer Intervall Numeriskt Om du behöver skriva ut informationen från en specifik lagertransaktion eller för ett intervall av lagertransaktioner, ange numret för lagertransaktionen(erna) här. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Från lagerställe, Till lagerställe Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska täcka. Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att ta ut en rapport på lagertransaktioner som flyttar lager från eller till ett specifik lagerställe, ange det lagerstället här. Om du anger både ett från- och ett tilllagerställe kommer rapporten endast att visa de lagertransaktioner som uppfyller båda kriterierna. Om du vill att rapporten ska visa alla lagertransaktioner där ett specifikt lagerställe antingen är från eller till, ange lagerstället i ett av de här fälten och markera kryssrutan Mellan alla lagerställen nedan. För produktion Klistra in Special Registret Produktion, modulen Produktion Funktion Sammandrag Specificerat Använd det här fältet för att skriva ut en lista över lagertransaktioner som är relaterade till en specifik produktionspost. Det kan vara användbart om du använder lagertransaktioner för att flytta komponenter till ett speciellt lagerställe där de ska användas för att bygga ihop en strukturartikel. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer rapporten ska visa. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per lagertransaktion. Den visar lagertransaktionsnummer och datum, kommentar, från- och tilllagerställe, antal samt värde. Förutom informationen som visas med alternativet Sammandrag visar det här alterntivet valutan, växelkursen och samtliga artiklar för 411

412 HansaWorld och Hansa Financials Status Värden Lagerinjournal Nytt à pris Gammalt à pris Baspris Mellan alla lagerställen varje lagertransaktion med artikelnummer och namn, serienummer, antal samt värde. Du kan använda den här typen av rapport för arkivering i bokföringen istället för att skriva ut en kopia av respektive lagertransaktioner. Använd de här kryssrutorna för att bestämma om godkända och/eller ej godkända lagertransaktioner ska inkluderas i rapporten. Använd de här alternativen för att specificera om några värden ska skrivas ut i rapporten. Det nya à priset för varje artikel kommer att skrivas ut i rapporten. Det gamla à priset för varje artikel i varje lagertransaktion kommer att skrivas ut i rapporten. Baspriserna från flik B i varje lagertransaktion kommer att skrivas ut i rapporten. Om du anger både ett från- och ett till-lagerställe i fälten ovan kommer rapporten endast att visa de lagertransaktioner som uppfyller båda kriterierna. Om du vill att rapporten ska visa alla lagertransaktioner där ett specifikt lagerställe antingen är från eller till, ange lagerstället i ett av fälten Från lagerställen eller Till lagerställe (ovan) och markera den här kryssrutan. Den här rapporten visar alla transaktioner som levererat in artiklar till lagret under den specificerade perioden. 412

413 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagerinjournal Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska visa. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Funktion Status Sammandrag Specificerat Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange koden för det lagerstället här. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet ger dig en rapport innehållande en rad per transaktion, med transaktionstyp, datum, serienummer och leverantör. För lagertransaktioner visas från vilket lagerställe artikeln flyttats i kolumnen för leverantör. Det här alternativet visar vilka artiklar som ingick i varje transaktion, tillsammans med antal och värden. Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller ej godkända transaktioner ska inkluderas i rapporten. 413

414 HansaWorld och Hansa Financials Typ Visa enhet 2 Registrering i någon av de här tre registren kan innebära att lagret ökar. Använd de här kryssrutorna för att avgöra vilka typer av transaktioner som ska ingå i rapporten. Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för artiklar som har en andra enhet och en enhetskoefficient specificerad på delfönstret Lager. Lagerutjournal Den här rapporten visar alla transaktioner som levererat ut artiklar från lagret under den angivna perioden. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska visa. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Funktion Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe, ange koden för det lagerstället här. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. 414

415 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagerinventering Status Typ Sammandrag Specificerat Visa enhet 2 Lagerinventering Det här alternativet ger dig en rapport innehållande en rad per transaktion, med transaktionstyp, datum, serienummer och kund. För lagertransaktioner visas från vilket lagerställe artikeln flyttats i kolumnen för kund. Det här alternativet visar vilka artiklar som ingick i varje transaktion, tillsammans med antal och värden. Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller ej godkända transaktioner ska inkluderas i rapporten. Registrering i något av de här fem registren kan innebära att lagret minskar. Använd de här kryssrutorna för att avgöra vilka typer av transaktioner som ska ingå i rapporten. Använd det här alternativet för att lagerantalet ska uttryckas i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för artiklar som har en andra enhet och en enhetskoefficient specificerad på delfönstret Lager. Den här rapporten används som grund för lagerinventeringar. Rapporten visar en rad per artikel tillsammans med antalet som har registrerats i lagret och har ett utrymme där det verkliga antalet kan skrivas. När inventeringen har genomförts kan resultaten registreras i registret Lagerinventering. De här antalen kan sedan skrivas ut med hjälp av rapporten Jämförelse lagerinventering (beskriven ovan). När rapporten har kontrollerats kan lagervärdena justeras om några differenser har uppstått. Justeringen sker antingen i registret Lageruttag, Inleveranser eller Lagertransaktioner, beroende på anledningen till differensen. 415

416 HansaWorld och Hansa Financials Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfnumeriskt Ange artikelnumren för de artiklar som du vill ska inkluderas i rapporten eller lämna fältet tomt för att samtliga artiklar ska skrivas ut. Endast lagerförda artiklar i det angivna intervallet kommer att visas i rapporten. Lagerplats Intervall Alfanumeriskt Ange en lagerplats (eller ett intervall av lagerplatser) för att rapporten endast ska inkludera artiklar som är tilldelad en specifik lagerplats (angivet på delfönstret Lager på artikelposten). Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Intervall Alfanumeriskt Ange en artikelgrupp (eller ett intervall av grupper) för att rapporten endast ska inkludera lagerförda artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. 416

417 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lagerställelista Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Sortering Visa antal Lagerställelista Visa serienummer Visa endast artiklar i lager Ange ett lagerställe här för att begränsa rapporten till ett specifikt lagerställe. Det här är endast användbart om alternativet Visa antal och/eller Visa endast artiklar i lager (nedan) används. Rapporten kan sorteras efter artikel eller lagerplats. Använd det här alternativet om du vill att rapporten ska visa det aktuella lagerantalet för varje artikel. Använd det här alternativet om du vill att rapporten ska visa serienummer. Som standard visas rapporten enbart lagerförda artiklar. Markera den här kryssrutan om du vill att endast artiklar med saldo i lagret ska visas. Den här rapporten ger dig en lista över de lagerställen du registrerat i inställningen Lagerställen. Listan visar namnet på lagerstället, ansvarig person, adress etc. Kod Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Intervall Alfanumeriskt Om du behöver skriva ut informationen för ett specifikt lagerställe eller ett intervall lagerställen, ange lagerställets kod eller koder här. 417

418 HansaWorld och Hansa Financials Lageruttagsjournal Den här rapporten visar valda poster från registret Lageruttag. Serienr Intervall Numeriskt Specificera det intervall av lageruttag som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för perioden som rapporten ska täcka. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager För att ta ut en rapport på lageruttag som är relaterade till ett specifikt lagerställe, ange det lagerstället här. Bokf. konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Intervall Alfanumeriskt För att få en rapport över lageruttag som debiterar ett speciellt konto, ange kontonumret här. Det här refererar till kostnadskontot som är angivet i posthuvudet på 418

419 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Lageruttagsjournal lageruttagen, inte till de som eventuellt har angivits på separata rader. Objekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System Funktion Status Värden Sammandrag Specificerat Inga Kostpris Baspris Visa antal 2 För att få en rapport över lageruttag som använder ett speciellt objekt, ange objektkoden här. Det här refererar till objekt som är angivna i posthuvudet på lageruttagen, inte till dem som eventuellt har angivits på separata rader. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer rapporten ska visa. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per lageruttag. Den visar serienummer och datum, kostnadskonto (från posthuvudet i varje post), lagerställe, objekt samt kommentar. Förutom informationen som visas med alternativet Sammandrag visar det här alternativet samtliga artiklar i varje lageruttag med artikelnummer och namn, kostnadskonto, antal och värde. Du kan använda den här typen av rapport för arkivering i bokföringen istället för att skriva ut en kopia av respektive retur Använd de här kryssrutorna för att bestämma om godkända och/eller ej godkända lageruttag ska inkluderas i rapporten. Använd de här alternativen för att specificera om några värden ska skrivas ut i rapporten. Inga värden kommer att skrivas ut i rapporten. FIFO-värden från flik D i varje lageruttag kommer att skrivas ut i rapporten. Baspriserna från flik C i varje lageruttag kommer att skrivas ut i rapporten. Använd det här alternativet för att uttrycka lagersaldot i två olika enheter. Det här är endast lämpligt för artiklar som har en Enhet 2 och en Enhetskoefficient angiven på delfönstret Lager. 419

420 HansaWorld och Hansa Financials Leveranslista Den här rapporten liknar rapporten Utleveransjournal som beskrivs nedan. Skillnaden är, att istället för att visa samtliga utleveranser inom en viss period, listar den här rapporten alla utleveranser som skapats från ordrar vilka har registrerats under en specifik period. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatumet för den period vars säljordrar ska ingå i rapporten. Perioden som är angiven på den första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Utleverans Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till en specifik utleverans eller ett intervall av utleveranser, anges deras nummer här. Kundnr Klistra in Special Registret Kunder Ange ett kundnummer för att begränsa rapporten till utleveranser som tillhör den kunden. Order Intervall Numeriskt Ange ett säljordernummer eller ett intervall av nummer för att begränsa rapporten till dem. 420

421 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Leverantör/Artikelhistorik Lev.sätt Klistra in Special Leveranssätt, Inställningar, modulen Order Använd det här fältet för att begränsa rapporten till utleveranser med ett specifikt leveranssätt. Orderobjekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen System Ange ett objekt för att begränsa rapporten till säljordrar med det objektet. Det här refererar till objekt på säljordernivån, inte till dem som är angivna på artikelnivån. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Funktion Urval Sammandrag Specificerat Per artikel Leverantör/Artikelhistorik Ange en persons signatur för att visa utleveranser som är skapade från säljordrar som tillhör en viss säljare. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per utleverans. Den visar utleveransnummer och datum, ordernummer, kundnummer och namn samt utleveransens värde. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga artiklar på utleveransen med antal och enhetspriser. Hela leveransadressen kommer även att skrivas ut. Det här ger dig en rapport som visar en rad per artikel med orderantal, levererat antal och levererat värde. Använd de här kryssrutorna för att specificera vilka typer av utleveranser som ska inkluderas i rapporten. Den här rapporten är även tillgänglig i modulen Inköp. Se kapitlet Modulen Inköp tidigare i manualen för information om rapporten. Receptlista (består av) Se kapitlet Produktion i Volym 5 av manualerna för information kring den här rapporten. 421

422 HansaWorld och Hansa Financials Serienummerhistorik Den här rapporten spårar lagerförändringar för individuella serienummermärkta artiklar och batchar. Rapporten är nedbrytbar när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett transaktionsnummer (d.v.s. utleverans-, inleverans- eller fakturanummer etc.) för att öppna den korresponderande posten. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för rapportens period. Artikelnr Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifika artiklar, ange ett artikelnummer eller ett intervall av nummer här. Kund Klistra in Special Registret Kunder För att begränsa rapporten till artiklar som har levererats till en specifik kund, ange ett kundnummer här. Serienummer Klistra in Special Serienummer på lagerförda artiklar Om du behöver spåra en artikel med ett specifikt serienummer, ange serienumret här. 422

423 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Utleveransjournal Utleveransjournal Artikelgrupp Klistra in Special Registret Artikelgrupper, modulen Fakturering Ange en artikelgrupp här för att rapporten endast ska inkludera de artiklar som tillhör den angivna artikelgruppen. Lagerställe Klistra in Special Inställningen Lagerställen, modulen Varulager Att ange ett lagerställe här innebär att rapporten begränsas till transaktioner gällande det angivna lagerstället. Avdelning Klistra in Special Inställningen Avdelningar, modulen Inventarier Intervall Alfanumeriskt Ange en avdelning för att rapporten endast ska inkludera de artiklar som har tilldelats en specifik avdelning (specificerat på delfönstret Lager i artikelposten). Utleveransjournalen visar en lista med utleveranser från registret Utleveranser. 423

424 HansaWorld och Hansa Financials Utleverans Intervall Numeriskt Ange intervallet av utleveranser som ska visas i rapporten. Använd ett kolontecken för att separera det första och sisa numret. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange första och sista datumet i perioden som utleveranserna ska visas för i rapporten. Perioden på första raden i inställningen Perioder kommer att vara förinställd. Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt För att begränsa rapporten till en specifik kund, ange kundnumret här. Order Intervall Numeriskt För att begränsa rapporten till utleveranser från ett specifikt intervall av säljordrar, ange säljordrarnas nummer här. Använd ett kolontecken för att separera det första och sista numret. Lev. sätt Klistra in Special Inställningen Leveranssätt, modulen Order Funktion Sammandrag Specificerat Använd det här fältet för att begränsa rapporten till utleveranser med ett specifikt leveranssätt. Använd de här alternativen för att avgöra vilka detaljer som ska visas i rapporten. Det här alternativet skapar en rapport med en rad per utleverans. Den visar utleveransnummer och datum, ordernummer, kundnummer och namn samt utleveransens värde. Det här alternativet skapar en rapport som listar samtliga artiklar på utleveransen med antal och enhetspriser. Hela leveransadressen kommer även att skrivas ut. Du kan använda den här typen av rapport för arkivering i bokföringen istället för att skriva ut en kopia av respektive utleverans. 424

425 Kapitel 3: Varulager - Rapporter - Variantförfrågan Urval Variantförfrågan Varianter i lager Vägt genomsnitt Ny sida för varje kund Använd de här alternativen för att avgöra om godkända och/eller icke godkända utleveranser ska ingå i rapporten. Markera den här kryssrutan för att en sidbrytning ska läggas in efter varje kund. Rapport sorteras normalt efter utleveransnummer. Om det här alternativet används kommer sorteringen i första hand att ske efter kundnummer och sedan efter utleveransnummer. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information kring den här rapporten. Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 av manualerna för information kring den här rapporten. Den här rapporten listar posterna i inställningen Vägt genomsnitt. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Intervall Alfanumeriskt Ange artikelnumren för de artiklar som du vill ska inkluderas i rapporten eller lämna fältet tomt för att inkludera samtliga artiklar. 425

426 HansaWorld och Hansa Financials Export Introduktion Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar den exporten som kan produceras från modulen Inköp. Dubbelklicka på posten i listan för att öppna exportens urvalsfönster, där kan du välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [Kör] för att öppna dialogrutan där du kan namnge filen och bestämma var den ska sparas. ASG etiketter Den här funktionen exporterar specifik information från utleveranser och används i Sverige. Kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information. 426

427 Kapitel 3: Varulager - Export - Lagerlista Lagerlista Den här funktionen exporterar de aktuella lagersaldona för de specificerade artiklarna, lagerställen etc. Olika beräkningsmodeller finns tillgängliga för att beräkna lagervärdena. Se avsnittet som beskriver rapporten Lagerlista för information om de olika urvalen som finns tillgängliga för exportfunktionen. 427