Hansa Financials HansaWorld

Transkript

1 Hansa Financials HansaWorld Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux, PocketPC 2002 och AIX Volym 6: Personliga register CRM, Aktiviteter, Agenda, Kalender och E-post 2003 Hansa Business Solutions, London, England All rights reserved

2 Förord Hansa Financials och HansaWorld innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP-system för Windows, Macintosh, Linux, PocketPC2002 och AIX-miljöer. Hansa Financials och HansaWorld är i stort sett identiska och de har utformats för att göra administration och bokföring så enkelt och effektivt som möjligt. Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustrationer är hämtade från Macintosh-versionen. Den här manualen beskriver Hansas funktioner gällande e-post, aktiviteter, agenda och kalender. Innan du läser manualen bör du redan ha bekantat dig med Hansas användargränssnitt (moduler, register, fönster, menyer och knappar), kund- och artikelregister. Det här beskrivs i Volym 1 av manualerna. Text inom raka parenteser [Spara], [Avbryt] refererar till knappar på bildskärmen.

3 Hur manualerna är organiserade Volym 1: Introduktion Introduktion Installation av Hansa samt de grundläggande begreppen Arbetsyta Hansas grundläggande komponenter: moduler, register, fönster, menyer, funktioner, knappar Hansa och ditt företag Börja arbeta Kunder Artiklar Modulen System Volym 2: Accounting Fakturering Leverantör Redovisning Valuta Volym 3: Logistik Order Inköpsorder Varulager Volym 4: Generella moduler Inventarier Kassabok Konsolidering Utlägg Offerter Volym 5: Specialiserade moduler Avtal Projekt Produktion Serviceorder Volym 6: Personliga register CRM E-post Hansas funktioner i ditt företag, integration mellan register och objekt Registrering av ingående saldon Kunder, kundkategorier och rapporter Produkter och tjänster, prissättning Inställningar och parametrar. Systemanvändning Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra Grundläggande redovisning. Verifikat och budget Flervaluta i alla moduler Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Kontering, avskrivningar, omvärderingar in- och utgående kontanttransaktioner, in- och utbetalningar Flerföretagsrapportering, dotterföretag Betalningar till och från anställda Skicka offerter, återkoppling, rapporter Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor. Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och offerering Montering i flera nivåer av artiklar från kompontenter. Hantering av servicelager, fakturering och garantier. Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontaktpersoner. Kundbrev och mailshots. Tidsmål. Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat.

4 Hansa Financials och HansaWorld Innehåll Förord...II Hur manualerna är organiserade...iii Kapitel 1: CRM (Customer Relationship Manager) Exempel Hantering av kontakter...10 Tidsplanering...21 Terminologi i manualen Struktur och åtkomsträttigheter i modulen CRM Inställningar...29 Introduktion Aktivitetsklasser Aktivitetskonsekvenser Posthuvud...33 Delfönster Delfönster Aktivitetstyper Aktivitetstyper, försystem Användardefinierade fält Befattningar Kundklassifikationer Kundstatusrapport Delfönster Delfönster Klassifikationstyper Leverantörsstatusrapport Nummerserier - kundbrev Texttyper Registret Aktiviteter...48 Se aktiviteter Registrera en aktivitet Sidhuvud...51 Delfönster Tid

5 Innehåll Delfönster Uppgiftstyp Delfönster Symbol Delfönster Kund Delfönster Projekt Delfönster Text Delfönster Personer Skapa aktiviteter från andra register...62 Färdigställa en aktivitet...65 Agendan Sidhuvud Delfönster Aktiviteter Delfönster Filter Knappraden Skriva ut agendan...70 Kalender Öppna kalendern...71 De fyra kalenderformaten...72 Sexmånadersöversikten ( Översikt ) Månadsöversikten Vecköversikten Dagsöversikten ( Dagens agenda ) Knappen [Ny aktivitet] Knappen [Rapport] Om det saknas veckonummer Rapporten Personlig kalender Registret Tidsmål Registrera tidsmålsposter...81 Använda informationen från tidsmål...84 Registret Kundbrev Registrera kundbrev...90 Posthuvud Delfönster Kunder Delfönster Huvud Delfönster Text Delfönster Adress Delfönster Kat Kontrollera och godkänna kundbrev...98 Skriva ut kundbrev...99 Faxa kundbrev Menyn Funktioner

6 Hansa Financials och HansaWorld Brevlista Sänd e-post Skapa aktivitet Registret Kunder Registret Kontaktpersoner Posthuvud Delfönster Adress Skriva ut från informationen från en kontaktperson Menyn Funktioner Uppdatera adress Kundstatus Registret Standardtexter Underhåll Introduktion Lägg till klass på kunder Radera klassifikation Uppdatera kontaktregister Dokument Introduktion Aktiviteter Kundetiketter Kundbrev Rapporter Introduktion Aktiviteter, kunder Aktiviteter, period Aktiviteter, personer Aktivitetstypslista Artikel/säljare statistik Användaraktiviteter Brevlista Födelsedagslista Försäljningsstatistik Kalender, bokningshistorik

7 Innehåll Personlig kalender Kontaktlista Kund/artikelstatistik Kundlista Kunder utan aktiviteter Kundstatistik Kundstatus Telefonlista Medarbetarstatistik Vem har köpt/ej köpt Exporter Introduktion Aktiviteter Kontaktlista Kontaktlista till 3com Palm Kundlista Kapitel 2: E-post Sätta upp ett e-postsystem i Hansa Servern Modulen System, avancerat Personer Konferens, åtkomstgrupper E-postlådor Konferenser Övriga inställningar Extern e-post Inkommande extern e-post (POP3) Utgående extern e-post (SMTP) Kodning Aktivera extern gateway Backup på gateway Extern e-post i enanvändarinstallationer Skicka och ta emot e-post Skicka e-postbrev

8 Hansa Financials och HansaWorld Skicka extern e-post E-postbrev och konferenser Besvara och förändra e-postbrev Markera e-postbrev som oläst Bilagor Skriva ut e-postbrev Spara e-postbrev Söka efter e-postbrev Radera e-postbrev Lokala e-postlådor Konfigurering av en lokalt e-postlådesystem Servern Klienterna Använda lokala e-postlådor Chat Menyn Funktioner Bjud in Vilka deltar i chatten? Pip på andra Spara som fil Presentationer Registrera en presentation Läsa presentationer Underhåll Introduktion Rensa e-postregister Automatisk radering av e-postbrev Tömma e-postkön Tömma mappen Tmp Återskapa raderad e-post Rapporter Introduktion E-postalias E-postberäkning Index

9 Hansa Financials HansaWorld CRM (inklusive aktiviteter, agenda och kalender)

10 Hansa Financials och HansaWorld Kapitel 1: CRM (Customer Relationship Manager) Exempel Modulen CRM (Customer Relationship Manager) är ett enkelt och effektivt verktyg för att hålla reda på kundkontakter, organisera mailshots och för att planera olika typer av aktiviteter. Modulen kan användas för att registrera olika uppgifter och händelser under en arbetsdag, så som kundkontakter för försäljning, support, konsultmöten etc. I Hansa sparas varje aktivitet som en separat post i registret Aktiviteter. Aktiviteterna kan öppnas, återöppnas, förändras och läggas till i kalendern och i agendan. De kan användas som ett planerings- och visningsverktyg för försäljning, eller som ett verktyg för att logga telefonsamtal till kundsupportavdelningen och på många andra sätt. Som med många andra av Hansas moduler finns en stor flexibilitet och olika användare kommer att utforma den efter deras egna behov. Det här kapitlet börjar med ett exempel och fortsätter sedan med en beskrivning av registret Aktiviteter, hjärtat av Hansas tids- och kontakthanteringssystem. För att hålla dina aktiviteter separerade från andra användares aktiviteter kan inte registret Aktiviteter öppnas förutom från modulen System. Istället kommer du åt aktiviteterna från kalendern, rapporten Personlig kalender och agendan. De beskrivs senare i det här kapitlet. Sedan beskrivs registren Kundbrev och Tidsmål kapitlet avslutas med beskrivningar av de olika dokumenten och rapporterna i modulen CRM. Hantering av kontakter För att förklara hur modulen CRM fungerar har vi förberett ett litet exempel. Företaget sysslar med export och har ett antal säljare som kommunicerar via telefon, fax och e-post med både svenska och utländska företag. Vi ska följa en av säljarna under en arbetsdag i modulen CRM. På morgonen öppnar Anna Pettersson sin Agenda (d.v.s. hennes att göralista ). För att göra det klickar hon på [Agenda] i Huvudmenyn: 10

11 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel Agendans lista visar aktiviteter av typen Att göra. I praktiken består listan av aktiviteter som Anna ska utföra under dagen (inklusive aktiviteter från tidigare dagar som inte har utförts). Aktiviteter som har markerats som klara kommer inte att visas i agendan. Aktiviteterna är sorterade efter startdatum och tid, men Anna kan förändra det genom att klicka på någon av rubrikerna. Om listan är lång kan Anna reducera den till att endast visa aktiviteter av en viss typ, kund och eller prioritet genom att använda fälten ovanför listan. När Anna utför en av de planerade arbetsuppgifterna dubbelklickar hon på texten i den lämpliga raden för att öppna den korresponderande aktiviteten i registret Aktiviteter. På så sätt kan hon påminna sig själv om aktivitetens detaljer innan hon fortsätter. 11

12 Hansa Financials och HansaWorld När arbetet är utfört kan hon registrera resultatet i fältet längst ner i fönstret och markera aktiviteten som klar (se nedan) T.ex. var hennes planerade samtal till Roberto Giacomelli på Giacomelli SPA framgångsrikt och kunden visade intresse för de produkter som hon säljer. Kundens intresse registreras i aktivitetsposten. 12

13 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel Om nödvändigt kan ytterligare information registreras i matrisen på delfönster Text (se nedan) När aktiviteten sparas och stängs kommer agendan att uppdateras automatiskt. 13

14 Hansa Financials och HansaWorld Den sista aktiviteten har tagits bort eftersom aktiviteter som har markerats som klara normalt inte visas (se nedan) Ibland finns det ingen orsak till att öppna en aktivitet för att kunna utföra den. Det kan t.ex. vara aktiviteter där resultatet inte behöver registreras, inga fler anteckningar måste göras eller där ingen kopia på aktiviteten behöver göras för senare uppföljning. Agendan visar tillräcklig information för att arbetet ska kunna utföras, inklusive anteckningar och kommentarer som är angivna under delfönster Text. Du kan se de här anteckningarna genom att klicka på pilen till vänster om aktivitetstexten. 14

15 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel Anna gör det på den tredje aktiviteten (se nedan) När hon har utfört aktiviteten markerar hon kryssrutan Klar (se nedan) Det här sättet att markera kryssrutan Klar kommer inte omedelbart att uppdatera den korresponderande aktiviteten. Anna måste spara Agendan (genom att antingen trycka kortkommandot Shift-Enter eller välja Spara från menyn Post) för att aktiviteten ska markeras som klar och tas bort från agendan. Hon kan självklart markera ett flertal rader som klara innan hon sparar. 15

16 Hansa Financials och HansaWorld När Anna igen tittar i sin agenda bestämmer hon sig för att ringa till Harry Engman på Gitarrhuset. Hon dubbelklickar på kolumnen Text för att öppna aktiviteten och få lite mer information. Textfältet visar att hon ska ringa och göra en uppföljning på en offert som redan har skickats ut och försöka få kunden att beställa. Aktiviteten skapades redan när offerten skickades till kunden med hjälp av funktionen Skapa aktivitet från menyn [Funktioner] i offertposten. Funktionen skapar omedelbart en aktivitet som automatiskt bifogar offerten till aktiviteten. Knappen [Bilagor] (gemet) påminner Anna om att offerten finns bifogad till aktiviteten 16

17 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel När Anna tittar på aktiviteten kan hon enkelt se offertens detaljer genom att klicka på den här knappen för att öppna listan med bilagor (se nedan) Hon dubbelklickar sedan på offerten i listan. Offerten öppnas (se nedan) 17

18 Hansa Financials och HansaWorld Anna kan konvertera offerten till en order. Hon väljer Skapa order från menyn [Funktioner] i offertposten. En order skapas och öppnas (se nedan) Nu har Anna med hjälp av agendan kunna flytta sig från modulen Offert till modulen Order, enkelt kunna hitta rätt offert och sedan skapat en order, allt i ett enda steg. Hon kan nu skriva ut en orderbekräftelse, stänga order- och offertfönstren, markera aktiviteten som klar och sedan återvända till agendan. På andra tider under dagen kommer Anna att bli kontaktad av ett flertal av hennes kunder. Genom att registrera en aktivitet för varje kontakt eller händelse kommer hon snabbt att bygga upp en kontakthistorik för varje kund. Det betyder att när Roberto Giacomelli från Rom skickar ett fax och klagar över att en leverans saknas, kommer Anna enkelt kunna ta fram en lista över de senaste aktiviteterna gällande Mr. Giacomellis företag. Listan inkluderar både hennes egna kontakter med Giacomelli SPA och hennes medarbetares. Ett sätt som Anna kan göra det här på är att använda delfönstret Filter i agendan. Hon kan ta bort sina initialer från fältet Person och ange 013 som kund (med Klistra in Special om nödvändigt) och sedan i den fjärde kolumnen med alternativ välja att inkludera klara aktiviteter. 18

19 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel Hon kommer då att få en komplett kontakthistorik för kund 013 (se nedan) Hon kan om nödvändigt dubbelklicka på texten från någon av aktiviteterna för att se ytterligare information. 19

20 Hansa Financials och HansaWorld En alternativ metod med fördelen att aktiviteternas datum visas är att ta fram rapporten Aktiviteter, kunder för kund 013 (se nedan) Ovan illustreras den specificerade varianten av rapporten. I båda fallen kan Anna snabbt se kommentarerna som registrerats på delfönstret Text i aktiviteterna. Båda visar aktiviteter som har utförts och registrerats av olika personer under en tidsperiod och är utmärkta verktyg för att reda ut frågeställningar och missförstånd som kan inträffa i samband med en serie händelser. Det här fungerar förstås bara om alla medarbetare löpande registrerar en post för varje uppgift och kontakt de har med kunderna. Som med samtliga av Hansas rapporter innehåller rapporten Aktiviteter, kunder sökfunktioner som kan användas för att leta reda på ett specifikt ord i rapporten. Framtagandet av den här rapporten kanske leder till att andra rapporter tas fram när du letar efter ytterligare information. Ett flertal rapporter kan visas på bildskärmen samtidigt vilket gör systemet oerhört flexibelt. Anna kan även klicka på ett aktivitetsnummer i den vänstra kolumnen för att öppna en aktivitetspost. 20

21 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel Tidsplanering Anna arbetar även med tidsplanering och analysering. Hon tar hand om en avdelning där det arbetar två andra försäljare. När hon planerar arbetet för kommande månad beslutar hon att boka en specifik eftermiddag som ska användas för att via telefon följa upp leads samt för utringande försäljning. Hon registrerar en aktivitet innehållande namnen på alla tre personerna på avdelningen för att boka deras tid (se nedan) Anna registrerar initialerna på de tre personerna på avdelningen i fältet Personer, separerade med kommatecken. Hon sätter uppgiftstypen till Kalender vilket innebär att aktiviteten visas i kalendern och inte i agendan. Den här uppgiftstypen betyder även att aktiviteten kommer att inkluderas i rapporten Medarbetarstatistik som använd för tidsanalysering. Av kalenderalternativen väljs Profil, vilket betyder att det här är planerad tid. När aktiviteten sparas kommer den att visas i kalendern för varje person på avdelningen. 21

22 Hansa Financials och HansaWorld När de öppnar sina kalendrar, genom att klicka på [Kalender] i Huvudmenyn, kommer de att se att deras tid den eftermiddagen har bokats (se nedan) Aktiviteten visas i deras kalendrar som en svagt färgad stapel för att Anna valde alternativet Profil. Stapeln talar om för de andra två personerna att deras tid har bokats. Om någon av dem klickar en gång på stapeln kommer aktivitetens text att visas längst ner i sökfältet. De kan även dubbelklicka på stapeln för att öppna aktiviteten och få ytterligare information om vad de ska utföra. Alla andra i företaget kan också se kalendrarna för de här tre personerna och vilken tid de har bokats. Under den här eftermiddagen finns det olika metoder som Anna kan använda för att registrera arbetet som faktiskt har utförts. Hon beslutar att se till att separata aktiviteter registreras för varje telefonsamtal. De kommer att innehålla information kring varje telefonsamtal (hålla kontakthistoriken uppdaterad för varje kund) och möjliggöra att aktiviteter för uppföljning skapas. 22

23 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel En sådan här aktivitet, registrerad av Annas kollega Kalle Karlsson visas nedan (se nedan) Kalendern passar inte riktigt för att visa många små aktiviteter som representerar individuella telefonsamtal, så uppgiftstypen sätts till Att göra. Aktiviteterna registreras inte i tidsplaneringssyfte utan för att bidra till kundernas kontakthistorik. Genom att välja uppgiftstypen Att göra kommer aktiviteten inte att visas i kalendern eller i rapporten Medarbetarstatistik. 23

24 Hansa Financials och HansaWorld Detaljerna kring varje telefonsamtal registreras i matrisen på delfönster Text i varje aktivitetspost (se nedan) I det här exemplet avslutades samtalet med en begäran om att ytterligare information kunde skickas till kunden. När aktiviteten är sparad och fortfarande på skärmen, kan Kalle klicka på knappen [Ny] eller [Kopia] för att skapa en ny aktivitet som innehåller instruktioner för utskicket av informationen. Han kan ange sitt eget namn för att påminna sig själv om att skicka informationen senare eller namnet på personen som vanligtvis tar hand om utskick. I det senare alternativet kommer den här personen att se att ett arbete ska utföras i sin agenda eller kalender (beroende på vilken uppgiftstyp Kalle väljer att ge aktiviteten). Uppföljningsaktiviteter kan skapas automatiskt, vilka styrs med inställningen Aktivitetskonsekvenser i modulen CRM. Separata poster kan registreras i den här inställningen för varje kombination av aktivitetstyp/resultat, vilka specificerar personen, aktivitetstypen och texten som ska användas i uppföljningsaktiviteten. Varje gång en aktivitet med en specifik kombination av aktivitetstyp/resultat markeras som klar och sparas, kommer en ny aktivitetspost att skapas med information som hämtas från den lämpliga posten i inställningen. 24

25 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel I slutet på dagen registrerar Anna nya aktiviteter för varje person på avdelningen. Aktiviteterna representerar eftermiddagens arbete. Aktiviteterna används endast i tidsplaneringssyfte. Per blev tvungen att gå tidigare på grund av ett tandläkarbesök, så Anna registrerar aktiviteten för det arbetet som han faktiskt utförde Eftersom den här aktiviteten endast ska används i tidsplaneringssyfte, ger hon den uppgiftstyp Kalender. Från alternativen för Kalender väljer hon Tid eftersom aktiviteten representerar faktiskt arbete som använts för utringande försäljning. Det här resulterar i att aktiviteten kommer att visas som en helfärgad stapel till höger om den svagt färgade stapeln som registrerades tidigare för att boka hans tid. 25

26 Hansa Financials och HansaWorld Det var för att kunna jämföra den faktiska tiden med den planerade tiden som Anna valde att skapa en ny aktivitet istället för att förändra den tidigare aktiviteten från Profil till Tid(se nedan) Pers tidiga avgång representeras av att hans tidsstapel (helfärgade, till höger) är kortare än hans profilstapel (svagt färgade). Tiden som har lagts ner av samtliga tre anställda kan ses i kalendern genom att alla tre signaturer anges i fältet Personer, separerade med kommatecken 26

27 Kapitel 1: CRM Introduktion och exempel De färgade staplarna visas i samma ordning som initialerna i fältet Personer. De två staplarna längst till vänster representerar alltså Pers profil och tid, och de två längst till höger, Kalles profil och tid. Informationen kan även analyseras i rapporten Medarbetarstatistik. Tidsaktiviteterna visas i kolumnen Verklig (se nedan) Kolumnerna Verklig och Profil visar delar av timmar som decimaler, inte som antal minuter. Samtliga kalenderaktiviteter inkluderas i beräkningen av siffrorna i de här kolumnerna (med undantag för de som har alternativet Visa ej markerat). Aktiviteter av typen Att göra och Planerat att göra är inte inkluderade i rapporten för att aktiviteter som används för kontakthistorik ska hållas separerade från de som används för tidsplanering. Det här tar bort risken att samma tid inkluderas två gånger i rapporten. Aktiviteter som representerar individuella telefonsamtal har alla uppgiftstypen Att göra. Terminologi i manualen I det här kapitlet (och på andra ställen i manualen) refererar ordet Kund till en post i registret Kunder. Posten behöver inte nödvändigtvis representera ett företag som har köpt varor eller tjänster från ditt företag. När en kontakt har etablerats mellan ditt företag och en potentiell kund, ska deras uppgifter registreras i registret Kunder. Deras relation med dig (d.v.s. Leads eller Prospekt ) ska anges med fältet Kundklassifikation på delfönstret Kontakt i kundposten. 27

28 Hansa Financials och HansaWorld Följande fraser används ibland för att beskriva aktiviteter av olika typer: Fras Kalenderaktivitet Att göra-aktivitet Planerat att göra-aktivitet Tidsaktivitet Profilaktivitet Refererar till en aktivitet där uppgiftstypen är satt till Kalender uppgiftstypen är satt till Att göra uppgiftstypen är satt till Planerat att göra uppgiftstypen är satt till Kalender och kalenderalternativet är satt till Tid (en aktivitet som representerar faktisk tid som har använts för att utföra ett arbete) uppgiftstypen är satt till Kalender och kalenderalternativet är satt till Profil (en aktivitet som representerar bokning av planerad tid) Struktur och åtkomsträttigheter i modulen CRM Det här kapitlet beskriver Hansas funktioner för kundkontakter och relationer (CRM). Det täcker därför modulen CRM, registret Aktiviteter, kalender och agendan. Registret Aktiviteter finns i modulen System, så användarna kommer att behöva åtkomst till modulen System för att kunna öppna det. De flesta användarna kommer att använda aktiviteterna genom kalendern eller agendan (samt genom öppna dem från nedbrytbara rapporter). Kalendern och agendan kan öppnas från Huvudmenyn när som helst och oberoende av modul. Men det finns ändå separata moduler för kalender och agenda för att du ska kunna neka användare åtkomst till dessa funktioner. De här modulerna kan anges i inställningen Åtkomstgrupper i modulen System på vanligt sätt (beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna). 28

29 Kapitel 1: CRM Inställningar - Introduktion Inställningar Introduktion Inställningarna gällande Hansas kontakt- och tidsplaneringverktyg finns i modulen CRM. För att se dem, använd menyn Moduler för att öppna modulen CRM och välj sedan Inställningar från menyn Arkiv eller klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn. Listfönstret Inställningar öppnas och visar inställningarna som finns tillgängliga i modulen CRM Aktivitetsklasser Dubbelklicka på en av inställningarna i listan för att förändra den. Aktivitetsklasser är ett sätt att klassificera olika typer av uppgifter som registreras i Hansa. Varje aktivitet ska tilldelas en aktivitetstyp, som representeras av ett specifikt arbete eller en uppgift (t.ex. försäljningssamtal, försäljningsmöte eller internt möte). Aktivitetstyper från ett brett ursprung (d.v.s. alla de som har med försäljning att göra eller med administration) kan grupperas tillsammans genom att de tilldelas samma aktivitetsklass. 29

30 Hansa Financials och HansaWorld När du dubbelklickar på Aktivitetsklasser i listfönstret Inställningar öppnas fönstret Aktivitetsklasser: Bläddra, vilket visar de tillgängliga aktivitetsklasserna. För att lägga till en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Aktivitetsklass: Ny post öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. Kod Det här är den unika koden som identifierar den här specifika aktivitetsklassen. Den kan innehålla upp till fem alfanumeriska tecken. Kalenderfärg Klistra in Special Val av möjliga alternativ Alla aktiviteter med en aktivitetstyp som tillhör samma aktivitetsklass kommer att visas med samma färg i kalendern. Välj färgen i det här fältet. 30

31 Kapitel 1: CRM Inställningar - Aktivitetsklasser Kommentar Kräv registrering av Kalender Medarbetarstatistik Tilldela aktivitetsklassen ett beskrivande namn. Det visas i fönstren Aktivitetsklasser: Bläddra och Klistra in. Markera en eller flera av de kryssrutorna om du vill att det ska vara tvingande att registrera ett projekt, kund, aktivitetsresultat och/eller tid i alla aktiviteter med en aktivitetstyp som tillhör den här aktivitetsklassen. De här alternativen används för att styra hur aktiviteterna med aktivitetstyper som tillhör den här aktivitetsklassen ska visas i kalendern. Se avsnittet nedan som beskriver delfönstret Uppgiftstyp för information kring de olika alternativen. De här alternativen visar hur aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör den aktivitetsklassen visas i rapporten Medarbetarstatistik. Betald, Obetald, Arbete, Frånvaro Exkludera från tidsstatistik Välj kombinationen Betald/Arbete om du vill att aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör den här aktivitetsklassen ska inkluderas i den huvudsakliga delen av rapporten och den huvudsakliga totalen för varje person. Om du väljer en annan kombination (d.v.s. Betald/Frånvaro, Obetald/Frånvaro, Obetald/ Arbete) kommer aktiviteterna att inkluderas i de huvudsaktliga delen av rapporten men ha separata totaler för varje person. De här alternativen gäller inte sammandraget av rapporten Medarbetarstatistik. Oavsett vilken kombination som väljs kommer aktiviteterna att inkluderas utan någon särskillnad i sammandraget. Använd det här alternativet om du inte vill att aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör en specifik Aktivitetsklass ska visas i rapporten Medarbetarstatistik. 31

32 Hansa Financials och HansaWorld Skapa projekttransaktioner Aktivitetskonsekvenser Markera den här kryssrutan om du vill att projekttransaktioner ska skapas när aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör den här aktivitetsklassen markeras som klara och sparas. Det här kommer att bli användbart om du kommer att använda aktiviteter som ett alternativ till registreringen av tidsrapporter (d.v.s. registrera utfört arbete mot projekt). Registret Projekttransaktioner är stället från vilket projekten faktureras för utförd tid, inköpt material etc. Det beskrivs i kapitlet Modulen Projekt i Volym 5 av manualerna. Om den här kryssrutan är markerad för en specifik klass, rekommenderas det att du även väljer att registrering ska krävas av tid och projekt med kryssrutorna ovan samt att kalenderalternativen ovan sätts till Tid. Det kommer inte att skapas projekttransaktioner från profil- och visa ejaktiviteter (men du kan använda vilken uppgiftstyp som helst). Den här inställningen används för att styra den automatiska genereringen av nya aktiviteter från gamla aktiviteter med en specifik kombination av aktivitetstypen och resultat. Den kan vara användbar när du t.ex. ringer ett försäljningssamtal till någon som är på semester. I den här situationen kan du sätta upp en aktivitetskonsekvenspost som automatiskt skapar en ny aktivitet för att påminna dig några dagar senare. Funktionen kan även vara användbar för de som kontrollerar reskontrorna och som använder aktivitetsregistret för att organisera inringningen av obetalda fordringar. När du dubbelklickat på Aktivitetskonsekvenser i listfönstret Inställningar kommer fönstret Aktivitetskonsekvenser: Bläddra att öppnas, vilket visar de tillgängliga posterna. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Aktivitetskonsekvens: Ny post öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. 32

33 Kapitel 1: CRM Inställningar - Aktivitetskonsekvenser Posthuvud Typ, Resultat Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Delfönster 1 Nya aktiviteter kommer att skapas när existerande aktiviteter med en specifik kombination av aktivitetstyper och resultat sparas. Använd de här två fältet för att specificera kombinationen. Endast en aktivitetskonsekvens kan sparas för varje kombination av aktivitetstyp/resultat. Ny aktivitet Klistra in special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Här ska du ange vilken aktivitetstyp som ska användas i den nya aktivitetsposten. Varje aktivitetstyp kan i sin tur tillhöra en aktivitetsklass som avgör vilket av kalenderalternativen som automatiskt kommer att väljas i den nya aktiviteten. Ny person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Om den nya aktiviteten ska utföras av en annan person, ange personens initialer här. De kan t.ex. vara användbart vid inringning av förfallna fordringar och man har kommit till en nivå där fallet bör tas över av en annan person i personalen. Lämna fältet tomt om du vill att personen från den ursprungliga aktiviteten ska stå kvar. 33

34 Hansa Financials och HansaWorld Dagar från nu Timmar från nu Med kommentar Notera att aktivitetskonsekvenserna kommer att hämta personen från den ursprungliga aktiviteten så som den senast sparades. Om personen i den ursprungliga aktiviteten har förändrats måste den sparas innan resultatet anges. Annars kan den nya aktiviteten tilldelas fel person. Ange ett antal här för att avgöra startdatumet på den nya aktiviteten. Den kommer att beräknas att bli det antalet dagar fram i tiden från startdatumet i den ursprungliga aktiviteten. På samma sätt som startdatumet vilket beskrivs ovan kan även starttiden på den nya aktiviteten sättas till ett antal timmar framåt i tiden från den ursprungliga aktiviteten. Kommentarer som anges här kommer att kopieras till fältet Text på den nya aktiviteten. Delfönster 2 Ny resursstatus Klistra in Special Inställningen Resursstatus, modulen Resursplanering Att göra Se kapitlet Modulen Resursplanering för information kring registret Resurser. Markera den här kryssrutan om du vill att uppgiftstypen i den nya aktiviteten ska vara Att göra. Annars kommer uppgiftstypen att vara samma i den nya och i den gamla aktiviteten. 34

35 Kapitel 1: CRM Inställningar - Aktivitetstyper Aktivitetstyper Kopiera länkar Markera den här kryssrutan om du vill att bilagor från den gamla aktiviteten ska kopieras till den nya. Länkar till andra aktiviteter kommer inte att kopieras. I exemplet som illustreras ovan kommer ny aktivitet att skapas varje gång en aktivitet av typen SD (för säljdemonstration ) och resultatet OK markeras som klar och sparas. Den nya aktiviteten kommer automatiskt att skapas på datumet tre dagar framåt med typen ST (för Säljtelefonsamtal ). Kryssrutan Privat kommer att vara samma i den nya aktiviteten som i den gamla. Den gamla och den nya aktiviteten kommer att vara kopplade till varandra genom bilagefunktionen. Aktivitetstyper används för att klassificera aktiviteter. Varje aktivitetstyp ska representera ett specifikt arbete eller en uppgift (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internt möte). Alla aktiviteter som registreras med samma arbetsuppgift ska ges samma aktivitetstyp. Aktivitetstypen kan användas som ett sökkriterium i många av rapporterna i modulen CRM. När du definierar din aktivitetstyper ska du även definiera några som kan användas som resultat, vilket möjliggör klassificering av aktiviteternas resultat. Det här är extra viktigt om du använder aktivitetskonsekvenser (beskrivet ovan). Antalet aktivitetstyper bör vara begränsat och du bör säkerställa att de inbördes är exklusiva. Aktivitetstyper av ett brett ursprung (d.v.s. alla de som har med försäljning att göra, eller alla de som har med administration att göra) kan grupperas tillsammans med hjälp av aktivitetsklasser (beskrivs ovan). 35

36 Hansa Financials och HansaWorld Fönstret Aktivitetstyper: Bläddra visar alla tillgängliga aktivitetstyper. För att registrera en ny typ, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Aktivitetstyp: Ny post öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. Kod Den här unika koden identifierar den här specifika aktivitetstypen. Den kan innehålla upp till fem alfanumeriska tecken. Det rekommenderas att aktivitetstyper med samma klass börjar med samma tecken, vilket gör att de visas tillsammans i fönstret Klistra in och gör att det bli enklare att välj den korrekta typen. Klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser Aktivitetstyper med samma ursprung (d.v.s. alla de som har att göra med försäljning eller alla de som har att göra med administration) ska grupperas tillsammans genom att de tilldelas samma aktivitetsklass (beskrivs ovan). Alla aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör samma aktivitetsklass kommer att visas med samma färg i kalendern. Du kan även tvinga registrering av projekt, kunder, resultat och/eller tid på aktiviteter som tillhör samma klass. Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Om en artikel specificeras här kommer den att automatiskt att anges på alla aktiviteter med den här aktivitetstypen. Det är användbart om projekttransaktioner ska skapas från aktiviteten. Om aktivitetstypen t.ex. representerar en typ av arbete som utförs på ett projekt eller en serviceorder, representerar artikelns nummer den lämpliga typen av arbete. Genom att ange artikeln här säkerställs att den korrekt artikeln anges i alla aktiviteter med den här aktivitetstypen. Endast tjänste- och normalartiklar kan anges här. 36

37 Kapitel 1: CRM Inställningar - Aktivitetstyper, försystem Kommentar Tilldela aktivitetstypen ett beskrivande namn. Namnet kommer att visas i fönstren Artikeltyper: Bläddra och Klistra in. Den ska därför vara tillräckligt beskrivande så att ett korrekt val av aktivitetstyp enkelt kan göras av alla användare. Aktivitetstyper, försystem Det är möjligt låta aktiviteter skapas automatiskt när en annan uppgift är klar. Funktionen styrs av den här inställningen. Aktiviteter kan skapas med funktionen Skapa aktivitet från menyn [Funktioner] i posterna för avtal, kundbrev, leverantörsfakturor, offerter, arbetsordrar och säljordrar. Aktiviteterna kommer att ges aktivitetstypen angiven till höger. Aktiviteter kan även skapas när avtal, kundbrev, fakturor och leverantörsfakturor godkänns och sparas. Markera kryssrutorna till vänster om du vill att det ska hända. De påverkar inte funktionen Skapa aktivitet. Även de här aktiviteterna kommer att tilldelas aktivitetstypen angiven till höger. Markera kryssrutan Klar längst till höger om du vill att de nya aktiviteterna ska markeras som klara redan när de skapas från ett specifikt register. Markera kryssrutan Uppdatera kundens namn i kontaktpersoner om du vill att förändringar av kundens namn i registret Kunder ska kopieras till kontaktpersonerna som tillhör den kunden. 37

38 Hansa Financials och HansaWorld Användardefinierade fält Befattningar Se kapitlet Kunder i Volym 1 för information kring den här inställningen. Den här inställningen är ett index som används i registren Kontaktpersoner och Kundbrev. Det är möjligt att ta ut rapporter och skicka brev till kontakter baserat på deras befattningar. Det rekommenderar därför att den här inställningen inte används för att registrera faktiska befattningstitlar (vilka varierar mellan olika företag), utan för generella befattningar. Det gör att du enkelt kan ta ut rapporter eller skicka brev till kontakter med liknande roller, men varierande befattningstitlar. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Befattningar i listfönstret Inställningar Lägg till nya befattningar på den första lediga raden och när du är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Kundklassifikationer Den här inställningen ger dig möjlighet att definiera ett fritt antal klassifikationer som du kan använda för att kategorisera dina kunder, kanske deras relation till dig (t.ex. prospekt, servicekund, återförsäljare etc.) Det här gör du genom att använda fältet Klass på delfönster Kontakt i kundposten. Fältet kan innehålla en eller flera klassifikationer, separerade med kolontecken. En kund kan alltså både vara ett prospekt och ha kreditnivå 3. 38

39 Kapitel 1: CRM Inställningar - Kundstatusrapport Kundklassifikationen ger dig en annan klassificering av kunder jämfört med inställningen Kundkategorier i modulen Fakturering. Den används vanligtvis för att lagra information om vilken typ av bransch kunden befinner sig i. Varje kund kan som tillägg tillhöra flera olika klassifikationer, men endast en kategori. Kundklassifikationen kan användas som ett sökkriterium i många rapporter i modulen CRM (och EU Momsförsäljning i modulen Fakturering). Kundklassifikationerna kan grupperas tillsammans i klassifikationstyper, vilket ger en stor flexibilitet. Klassifikationstyper definieras i en annan inställning i den här modulen. Kundstatusrapport I fönstret Kundklassifikationer: Bläddra visas alla tillgängliga kundklassifikationer. För att registrera en ny post klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Kundklassifikation: Ny post öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. Funktionen Klistra in Special kan användas från fältet Klassifikationstyper för att få en lista med alternativ. Den här inställningen används för att styra innehållet i rapporten Kundstatus när den tas fram med menyn [Funktioner] i fönstren Kunder: Bläddra, Kund: Inspektera och Kontaktperson: Inspektera. Den påverkar inte rapporten Kundstatus som tas fram med funktionen Rapporter i modulen Fakturering. En separat post kan sparas i den här inställningen för varje person, vilket betyder att varje användare kan själv utforma rapporten enligt deras egna behov. Posterna visas om du först dubbelklickar på Kundstatusrapport i listfönstret Inställningar i modulen CRM. För att registrera en ny post 39

40 Hansa Financials och HansaWorld klicka på [Ny] i knappraden eller markera post i listan som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia]. Följande fönster öppnas Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Delfönster 1 Med aktiviteter Ange personens initialer i fältet Användare, använd funktionen Klistra in Special om nödvändigt. Hansa kommer att förhindra dig från att registrera fler än en post för varje specifik person. Markera den här kryssrutan om du vill att klara aktiviteter ska inkluderas varje gång personen angiven ovan tar fram rapporten Kundstatus. Med att göra och ej klara aktiviteter Senaste aktiviteter Om du vill att även aktiviteter som inte är klara samt att att göra -aktiviteter ska inkluderas i rapporten, markera den här kryssrutan. Det här betyder att alla typer av aktiviteter kommer att visas. Kryssrutan har ingen effekt om inte kryssrutan Med aktiviteter är markerad. 40

41 Kapitel 1: CRM Inställningar - Kundstatusrapport Med fakturor Alla öppna Här ska du ange det maximala antalet klara aktiviteter som ska visas i rapporten när den tas fram av personen angiven ovan. De senaste aktiviteterna kommer att visas. Om kryssrutan Med att göra och klara aktiviteter är markerad kommer alla sådana aktiviteter som är senare än den tidigaste klara aktiviteten även att visas. Lämna fältet tomt för att lista alla aktiviteter. Markera den kryssrutan om du vill att fakturor ska visas i rapporten Kundstatus när den tas fram av den ovan angivna personen. Du kan även ange vilka fakturor som ska inkluderas genom att markera kryssrutan Alla öppna och/eller ange ett antal i fältet Sen. bet. faktura. Markera den här kryssrutan om du vill att öppna (obetalda) fakturor ska visas. Sen. bet. faktura Om du vill att redan betalda fakturor ska visas i rapporten, ange här hur många av dem som ska visas. Med checkar Med avtalsofferter Med stängda Antal avtalsofferter Med avtal Markera den här kryssrutan om du vill att checkar som tagits emot från varje kund ska visas i rapporten. Kryssrutorna Med fakturor och Alla öppna måste vara markerade och modulen Check måste vara installerad. Markera den här kryssrutan om du vill att avtalsofferter ska inkluderas varje gång den ovan angivna personen tar fram rapporten Kundstatus. Markera den här kryssrutan om du vill att utgångna avtalsofferter ska inkluderas i rapporten. Här ska du ange det maximala antalet avtalsofferter som ska visas i rapporten. Markera den här kryssrutan om du vill att avtal ska inkluderas i rapporten varje gång den ovan angivna användaren tar fram rapporten Kundstatus. Avtalsklass Klistra in Special Inställningen Avtalsklasser, modulen Avtal Ange en avtalsklass här för att begränsa listan till avtal som tillhör den angivna klassen. 41

42 Hansa Financials och HansaWorld Antal avtal Delfönster 2 Alla ej godkända Markera den kryssrutan om du vill att avtal som inte har godkänts ska inkluderas i listan. Här ska du ange det maximala antalet avtal som ska visas i rapporten. Inkl. månatliga balanser (12 mån) Inkl. kundartikel, Antal månader Med offerter Markera den här kryssrutan om du vill att de månatliga försäljningsbalanserna för det senaste året ska visas i rapporten. Informationen hämtas från godkända fakturor. Om du vill att artiklarna som varje kund har köpt in under en viss period ska visas i rapporten, markera kryssrutan Inkl. kundartikel och ange perioden i fältet Antal månader. Kryssrutan kommer inte att ha någon effekt om fältet Antal månader är tomt. Informationen hämtas från godkända fakturor. Markera den här kryssrutan om offerter ska visas i rapporten när ovan angivna person tar fram rapporten Kundstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om fältet Antal offerter är tomt. 42

43 Kapitel 1: CRM Inställningar - Klassifikationstyper Offertklass Klistra in Special Inställningen Offertklasser, modulen Offert Antal offerter Med ordrar Ange en offertklass här för att begränsa listan till offerter som tillhör den angivna klassen. Ange det maximala antalet offerter som ska visas i rapporten med den senaste först. Inga offerter kommer att visas om du inte anger ett antal. Markera den här kryssrutan om säljordrar ska visas i rapporten när ovan angivna person tar fram rapporten Kundstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om fältet Antal ordrar är tomt. Orderklass Klistra in Special Inställningen Orderklasser, modulen Order Antal ordrar Ange en orderklass här för att begränsa listan till säljordrar som tillhör den angivna klassen. Ange det maximala antalet säljordrar som ska visas i rapporten med den senaste först. Inga säljordrar kommer att visas om du inte anger ett antal. För att spara inställningen Kundstatusrapport för användaren, klicka i stängningsrutan och välj att spara förändringar. Klassifikationstyper Klassifikationstyperna används för att gruppera kundklassifikationerna (beskrivna ovan). 43

44 Hansa Financials och HansaWorld Fönstret Klassifikationstyper: Bläddra listar de tillgängliga klassifikationstyperna. För att skapa en ny post klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Klassifikationstyper: Ny post öppnas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. Leverantörsstatusrapport Den här inställningen används för att styra innehållet i rapporten Leverantörsstatus när den tas fram med hjälp menyn [Funktioner] i fönstret Leverantörer: Bläddra. En separat post kan sparas för varje person i den här inställningen, vilket betyder att varje användare kan själv utforma rapporten enligt deras egna behov. Posterna visas om du först dubbelklickar på Leverantörsstatusrapport i listfönstret Inställningar i modulen CRM. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden eller markera post i listan som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia]. Följande fönster öppnas Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange personens initialer i fältet Användare, använd funktionen Klistra in Special om nödvändigt. Hansa kommer att förhindra dig från att registrera fler än en post för varje specifik person. 44

45 Kapitel 1: CRM Inställningar - Leverantörsstatusrapport Med fakturor Alla öppna Senast betalda fakturorna Med inleveranser Markera den kryssrutan om du vill att leverantörsfakturor ska visas i rapporten Leverantörsstatus när den tas fram av den ovan angivna personen. Du kan även ange vilka fakturor som ska inkluderas genom att markera kryssrutan Alla öppna och/eller ange ett antal i fältet Sen. bet. faktura. Markera den här kryssrutan om du vill att öppna (obetalda) fakturor ska visas. Om du vill att redan betalda fakturor ska visas i rapporten, ange här hur många av dem som ska visas. Markera den här kryssrutan om du vill att inleveranser ska inkluderas när användaren angiven ovan tar fram rapporten Leverantörsstatus. Med månatliga balanser (12 månader) Med lev.artiklar, Antal månader Med ordrar Markera den här kryssrutan om du vill att de månatliga inköpsbalanserna för det senaste året ska visas i rapporten. Informationen hämtas från godkända leverantörsfakturor. Om du vill att artiklarna som inköpta från varje leverantör under en viss period ska visas i rapporten, markera kryssrutan Med lev.artiklar och ange perioden i fältet Antal månader. Kryssrutan kommer inte att ha någon effekt om fältet Antal månader är tomt. Informationen hämtas från godkända inleveranser. Markera den här kryssrutan om inköpsordrar ska visas i rapporten när ovan angivna användaren tar fram rapporten Leverantörsstatus. Kryssrutan kommer inte ha någon effekt om fältet Antal ordrar är tomt. Orderklass Klistra in Special Inställningen Inköpsorderklasser, modulen Inköp Ange en orderklass här för att begränsa listan till inköpsordrar som tillhör den angivna klassen. 45

46 Hansa Financials och HansaWorld Antal ordrar Ange det maximala antalet inköpsordrar som ska visas i rapporten med den senaste först. Inga inköpsordrar kommer att visas om du inte anger ett antal. För att spara inställningen Leverantörsstatusrapport för den här användaren, klicka i stängningsrutan och välj att spara förändringarna. Nummerserier - kundbrev Varje kundbrev har sitt eget unika identifieringsnummer, vilket är baserad på en sekventiell serie. När ett nytt kundbrev registreras kommer nästa lediga nummer i serien att användas. Vid behov kan du använda flera olika nummerserier samtidigt, t.ex. för olika år eller för olika avdelningar. Använd den här inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika serierna får inte överlappa varandra. Om ingen serie har definierats kommer kundbreven att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt. När ny poster registrera i registret Kundbrev kommer nästa nummer från den första serien i den här inställningen att anges automatiskt. Du kan byta till ett nummer i en annan serie med funktionen Klistra in Special. Följande fönster öppnas när du dubbelklickar på Nummerserier kundbrev i listfönstret Inställningar Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden och klicka på [Spara] i knappraden när du är klar. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan. Kolumnen Skapa trans. finns i alla nummerserier men används inte i den här specifika inställningen. 46

47 Kapitel 1: CRM Inställningar - Texttyper Texttyper Vid registrering av aktiviteter kan olika standardtexter användas från den här inställningen för att förenkla registreringen. Fönstret Texttyper: Bläddra visar de tillgängliga texttyperna. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret Texttyper: Ny post visas. Ange lämplig information och klicka på [Spara] för att spara den nya posten. 47

48 Hansa Financials och HansaWorld Registret Aktiviteter Se aktiviteter Alla affärshändelser, möten och arbetsuppgifter kan registreras som aktiviteter. Registret Aktiviteter kan bli en värdefull källa av många olika typer av information gällande kunder och andra typer av affärsrelationer om aktivitetstyper och klasser används rätt sätt. Både händelser som har inträffat och ska inträffa kan registreras, vilket betyder att registret kan användas som ett effektivt dagboks- och planeringsverktyg. Aktiviteter kan ses på fyra olika sätt: 1. Klicka på en färgad stapel, vilken representerar en aktivitet, i den månatliga, veckoatliga eller dagliga kalendern. 2. Med rapporten Personlig kalender på skärmen kan du klicka på starttiden eller aktivitetstexten från en aktivitet. 3. Från agendan, dubbelklicka på texten från en aktivitet. 4. Användare som har åtkomst till modulen System kan öppna registret Aktiviteter för att se alla aktiviteter som har registreras i databasen. Fönstret Aktivitet: Inspektera öppnas i samtliga fall och ger användaren möjlighet att se detaljerna kring aktiviteten och förändra dem om nödvändigt. Kalendern, rapporten Personlig kalender och agendan beskrivs alla senare i det här kapitlet. Registrera en aktivitet Aktiviteter kan registreras på många olika sätt: 1. Du kan registrera nya aktiviteter från alla typer av kalenderfönster genom att klicka på [Ny aktivitet] uppe i högra hörnet eller genom att använda kortkommandot Ctrl-N (Windows) eller z-n (Macintosh). Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Kalender och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden. 48

49 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter 2. När du har en befintlig aktivitet öppen, klicka på [Kopia] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-K (Windows) eller z-y (Macintosh). Startdatum från den kopierade aktiviteten kommer att kopieras till den nya, men slutdatumet kommer att vara tomt. 3. Med rapporten Personlig kalender på skärmen, klicka på texten Ny aktivitet i början på rapporten. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Kalender och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden. 4. I agendan, klicka på [Ny uppgift] i högra hörnet. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Att göra och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer att visa det aktuella datumet och tiden. 5. När du arbetar med avtal, kundbrev, leverantörsfakturor, offerter, arbetsordrar eller säljordrar, välj Skapa aktivitet från menyn [Funktioner] för att skapa en aktivitet som är relevant med posten du arbetar med. Uppgiftstypen i den nya aktiviteten kommer att vara Att göra och symbolen Annat. Startdatumet och starttiden kommer variera, beroende på vilket register aktiviteten skapades från. Den angivna aktivitetstypen har definierats i inställningen Aktivitetstyper, försystem. När du väljer funktionen öppnas den nya posten i fönstret Aktivitet: Inspektera. Det betyder att posten har sparats och öppnats för kontroll. När eventuella förändringar har gjorts, spara posten genom att klicka på [Spara] i knappraden. Alternativt, om du inte alls vill ha aktiviteten, välj Radera från menyn Post. Aktiviteter kan även skapas från kunder, projekt, serviceordrar, e- postbrev och produktionsposter med funktionen Skapa aktivitet från menyn [Funktioner]. I de här fallen kommer aktiviteterna inte att tilldelas någon förinställd aktivitetstyp. Aktiviteten och posten som den skapades från kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor. Det här gör det enkelt för dig att öppna den ursprungliga posten när du tittar på aktivitet eller att öppna aktiviteten från den ursprungliga posten. När du har aktiviteten eller den ursprungliga aktiviteten öppen på skärmen, klicka på knappen med gem-symbolen för att öppna en lista med bilagor. Dubbelklicka på en bilaga i listan för att öppna den. 6. När du arbetar med avtal, kundbrev, fakturor och leverantörsfakturor kan aktiviteter skapas när dessa poster godkänns och sparas. Det här styrs av inställningen Aktivitetstyper, försystem. De här aktiviteterna skapas och sparas, men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändring. 49

50 Hansa Financials och HansaWorld På samma sätt som tidigare kommer aktiviteten och den ursprungliga posten att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor. Vid arbete med säljordrar kan aktiviteter skapas när säljordern sparas för första gången. Det här kontrolleras av inställningen Orderklasser. Sådana aktiviteter skapas och sparas, men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändring. 7. Du kan markera ett flertal poster i bläddrafönstren för registren Säljordrar, Serviceordrar och Avtal och sedan välja Skapa aktivitet från menyn [Funktioner]. Separata aktiviteter kommer att skapas för varje markerad post. När funktionen väljs kommer aktiviteterna att skapas och sparas men kommer inte automatiskt att öppnas för kontroll och förändring. Om aktiviteter skapas från registret Säljordrar kommer aktivitetstypen i de nya aktiviteterna att hämtas från inställningen Aktivitetstyper, försystem. 8. En ny aktivitet kan skapas automatiskt från gamla aktiviteter när ett resultat anges och den sparas. Det beror på kombinationen av typ/resultat och kontrolleras av inställningen Aktivitetskonsekvenser. Sådana aktiviteter skapas och sparas men öppnas inte automatiskt för kontroll och förändringar. Den gamla och den nya aktiviteten kommer att fortsätta vara kopplade till varandra genom funktionen för bilagor. Oavsett vilken metod som används kan du registrera alla nödvändig och relevant information om händelsen när fönstret öppnas. Om du har registrerat en framtida händelse kan du enkelt återvända till aktiviteten när det är lämpligt för att läsa informationen och markera den som klar. 50

51 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Eftersom informationen som lagras i varje aktivitet inte får plats på en enda skärm har aktiviteten fönster delats upp i sju delfönster. Överst finns posthuvudet. Det innehåller texten och typen och visar om aktiviteten har godkänts (är klar). Det finns sju namngivna flikar i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren och du kan alltid gå direkt till ett specifikt fönster. Posthuvudet är alltid synligt så att du kan identifiera aktiviteten som du arbetar med. Sidhuvud Text Ett fält för fri text som används för att beskriva aktiviteten. Texten kommer att visas i den dagliga kalendern, agendan och i rapporten Personlig kalender. 51

52 Hansa Financials och HansaWorld Typ Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Klar Ange en aktivitetstyp som aktiviteten ska klassificeras efter. Varje aktivitetstyp ska representera ett specifikt arbete eller uppgift (t.ex. säljsamtal, säljmöte eller internt möte). Varje aktivitetstyp kan i sin tur tillhöra en aktivitetsklass (du kan t.ex. ha en klass för alla typer som har att göra med försäljning och en för administration etc.) Aktivitetsklassen kommer att avgöra färgen på stapeln som representerar aktiviteten i kalendern och kan även tvinga dig till att ange projekt, kund, resultat och/eller tid (se nedan). Den kommer även att bestämma vilket av kalenderalternativen som ska vara förinställt. Om en artikel har specificerats i aktivitetstypen kommer den att hämtas in till artikelfältet på delfönstret Projekt i aktiviteten. Det är användbart om aktiviteter används för att registrera tid mot projekt. I det här fallet ska artikeln vara en tjänsteartikel som representerar ett lämpligt arbete som kan debiteras kunden. Den här kryssrutan används för att markera aktiviteten som klar eller utförd. Planerade eller schemalagda aktiviteter ska registreras utan att den här kryssrutan markeras. När aktiviteterna har utförts ska kryssrutan markeras och du kan även lägga till ytterligare anteckningar i matrisen på delfönster Text. På det här sättet kan du enkelt underhålla din agenda (att göra-lista) eftersom aktiviteter som har markerats som klara inte visas i den listan. När en aktivitet har markerats som klar och sedan sparats kan ett flertal fält, så som start- och sluttid, kosttid och person inte förändras längre. Om du upptäcker att en klar aktivitet innehåller ett misstag, öppna den och välj Annullera från menyn Post. Röda linjer kommer att dras genom alla fält och aktiviteten kommer att tas bort från kalendern, agendan och samtliga rapporter. Klicka sedan på [Kopia] i knappraden för att skapa en ny och korrekt aktivitet. 52

53 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Delfönster Tid Starttid Klistra in Special Aktuell tid Tiden då aktivitetens arbete ska eller har startat. Den aktuella tiden fylls i automatiskt. En 24-timmasklocka ska användas. När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte starttiden förändras. Startdatum Klistra in Special Aktuellt datum Datumet då aktivitetens arbete ska eller har startat. Det aktuella datumet fylls i automatiskt. När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte startdatumet förändras. Sluttid Klistra in Special Aktuell tid Tiden då aktivitetens arbete ska eller har avslutats. Fältet kommer automatiskt att få ett värde när ett resultat (nedan) anges. När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte sluttiden förändras. Slutdatum Klistra in Special Aktuellt datum Kost (Tid) Datumet då aktivitetens arbete ska eller har avslutats. Fältet kommer automatiskt att få ett värde när ett resultat (nedan) anges. När en aktivitet har markerats som klar och därefter sparats kan inte slutdatumet förändras. Den totala tiden som behövdes för att utföra aktiviteten, beräknad av Hansa när start- och sluttiden samt datum har angivits. Om det inte är den korrekta siffran (du kanske har haft lunch under tiden) kan den skrivas över med den korrekta siffran. Om aktivitetens aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass där alternativet Kräv registrering av tid är vald, måste något anges i det här fältet innan aktiviteten kan sparas. När aktiviteten har markerats som klar och sparats kan inte kosttiden förändras. Kosttiden refererar ibland till använd tid i den här manualen. 53

54 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Uppgiftstyp Uppgiftstyp Kalender Att göra Planerat att göra Använd de här alternativen för att specificera det huvudsaktliga syftet med aktiviteten. Välj det här alternativet om aktiviteten ska visas i kalendern och i rapporten Medarbetarstatistik. Vanligtvis används kalenderaktiviteter för tidsstyrning, schemaläggning och analyser. En kalenderaktivitet kan representera antingen planerad eller utförd tid och rapporten Medarbetarstatistik kan användas för att jämföra dem. Välj kalenderalternativet Kalender till höger om aktiviteten representerar planerad tid. Om den representerar faktisk tid, välj kalenderalternativet Tid. Välj Visa ej om aktiviteten inte ska visas i kalendern eller i rapporten Tidsstatistik., person. Markera den här alternativet om du vill att aktiviteten ska visas i agendan. Vanligtvis gäller det aktiviteter som refererar till enstaka arbetsuppgift, t.ex. ett telefonsamtal. Uppgiften utförs på en speciell dag men själva tiden är inte viktig. Att göra-aktiviteter kommer inte att inkluderas i rapporten Medarbetarstatistik. De här aktiviteterna kan istället användas för att bygga upp en kontakthistorik för varje kund. Välj det här alternativet om aktiviteten ska visas i den högra delen av dagens agenda. Det här alternativet används för att planera aktiviteter som består av en enstaka uppgift som ska utföras en speciell tid. Planerat att göra-aktiviteter kommer inte att inkluderas i rapporten Medarbetarstatistik. De här aktiviteterna kan istället användas för att bygga upp en kontakthistorik för varje kund. Om kalenderalternativen Tid eller Profil används måste alltid aktiviteten innehålla både start- och sluttid innan den kan sparas. Kalenderalternativen har inga andra effekter om uppgiftstypen är satt till Att göra eller Planerat att göra. När en aktivitet har markerats som klar och sedan sparats kan uppgiftstypen och kalenderalternativen fortfarande 54

55 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter förändras så länge aktiviteten innehåller både start- och slutdatum. Som ett exempel på hur dessa alternativ används, föreställ dig att du bestämmer dig för att avsätta en eftermiddag för utringande försäljning. Du kommer troligtvis att boka eftermiddagen i förväg genom att registrera en aktivitet som täcker hela eftermiddagen med uppgiftstypen Kalender. Aktiviteten kommer att synas i din kalender som en stapel med lämplig färg vilken visar vilken arbetsuppgift du ska utföra. Den här aktiviteten ska ha kalenderalternativet Profil angivet eftersom det representerar planerat arbete. Andra anställda på företaget kommer att kunna se din kalender och att den specifika eftermiddagen har bokats. När eftermiddagens arbete har utförts, kopierar du aktiviteten gör de nödvändiga förändringarna och byter till kalenderalternativet Tid. Det gör det möjligt för rapporten Medarbetarstatistik att jämföra den panerade tiden med den faktiska. Till de individuella samtalen som du vill utföra under eftermiddagen, vilka några kanske är planerade i förväg genom att separata aktiviteter är registrerade för varje samtal som ska utföras. De här aktiviteterna har uppgiftstyperna Att göra eller Planerat att göra. Varje aktivitet är specificerad med en kund, kontakt och telefonnummer. Du kommer troligtvis starta eftermiddagens arbete med att gå igenom en lista med dessa samtal i din agenda eller kalenderagenda och sedan fylla på dem ytterligare information kring samtalet och möjligen skapa nya aktiviteter för uppföljning. Du kanske även skapar liknande aktiviteter (med uppgiftstyp Att göra eller Planerat att göra) om du gör ej schemalagda telefonsamtal. När samtalet är klart markerar du kryssrutan Klar i lämplig aktivitet. Det kommer att ta bort aktiviteten från agendan eller kalenderagendan. Deras senare syfte blir att vara en del av kontakthistoriken för den specifika kunden. Rapporten Medarbetarstatistik kan användas för att analysera antalet timmar som varje anställd har arbetat. Rapporten bygger endast på kalenderaktiviteter. Tiden för alla dessa aktiviteter inkluderas i tidsberäkningen med undantag för de som har kalenderalternativet Visa ej markerat. Aktiviteterna som representerar de individuella telefonsamtalen i ovanstående exempel 55

56 Hansa Financials och HansaWorld Kalender Tid Profil Visa ej kommer inte att visas i rapporten men det kommer däremot profil- och tidsaktiviteterna som i helhet representerar eftermiddagens arbete. Om de två olika aktivitetstyperna hålls separata på det här sättet (med uppgiftstyperna) finns ingen risk att eftermiddagens arbete räknas dubbelt i rapporten. De här alternativen används för att kontrollera hur aktiviteten ska visas i kalendern. Vanligtvis gäller kalenderalternativen endast för aktiviteter med uppgiftstypen (ovan) Kalender. Undantaget gäller tid som ska debitera ett projekt, där du måste ange alternativet Tid, vilket kan ändras efter att aktiviteten har markerats som klar och sparats. Det här alternativet ska användas i aktiviteter som representerar faktisk tid som har använts för att utföra en uppgift. Den kommer sedan att visas i rapporten Personlig kalender tillsammans med dess kosttid samt i kalendern med en helfärgad stapel. Om aktiviteten ska debitera ett projekt måste den registreras som en tidsaktivitet, men kan ha valfri uppgiftstyp. Typen måste tillhöra en aktivitetsklass som har kryssrutan Skapa projekttransaktioner markerad. En projekttransaktion kommer att skapas när aktiviteten markeras som klar och sparas. Projekttransaktionen instruerar kortfattat funktionen Fakturera projekt att fakturera kunden det utförda arbetet som aktiviteten representerar. Se kapitlet Projekt i Volym 5 av manualerna för ytterligare information om projekttransaktioner och funktionen Fakturera projekt. Det här alternativet kan användas för att boka framtida aktiviteter i kalendern. Aktiviteter av den här typen visas i kalendern som svagt färgade staplar och till vänster om de aktiviteter som har kalenderalternativet Tid markerat. Tidsaktiviteter har en helfärgad stapel. Profilaktiviteter visas utan kosttid i rapporten Kalender, person. Använd det här alternativet om du inte vill att aktiviteten ska visas i kalendern. Den kommer 56

57 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Delfönster Symbol Symbol Samtal Möte fortfarande att visas i rapporten Kalender, person. Aktiviteter med kalenderalternativet Visa ej kommer inte att inkluderas i tidsberäkningarna för rapporten Medarbetarstatistik. Det kan vara svårt att hitta tillbaka till en Visa ejaktivitet efter att den har sparats eftersom den inte visas i kalendern. Du kan klicka på aktiviteten i rapporten Kalender, person eller använda delfönstret Filter i agendan. Genom att välja rätt uppgiftstyp kommer alla kalenderaktiviteter att listas, även de med alternativet Visa ej. Om du specificerar en aktivitetstyp som tillhör en aktivitetsklass, kommer det valda kalenderalternativet att förändras till den som är angiven i aktivitetsklassen. Du kan välja ett annat kalenderalternativ i en specifik aktivitet, men notera att den kan förändras om du sedan ändrar aktivitetstyp. Aktiviteter som visas i agendan kan visas tillsammans med en liten symbol så att du snabbt kan se vilken typ av arbete den gäller. Följande bilder finns tillgängliga: Skrivbordsarbete Annat (ingen bild) Delfönster Kund Kund Klistra in Special Registret Kunder Ange kundnumret eller använd funktionen Klistra in Special. Om det behövs kan ett leverantörsnummer anges här, men de visas inte i fönstret Klistra in. När du trycker på Enter kommer kundens eller leverantörens namn, huvudkontakt samt telefonnummer att automatiskt klistras in i fälten nedan. Om du anger ett projekt på delfönster Projekt (beskrivs nedan) kommer kunduppgifterna att hämtas in automatiskt. 57

58 Hansa Financials och HansaWorld Namn Om aktivitetens aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass med alternativet Kräv registrering av kunder markerat, måste en kund anges innan aktiviteten kan sparas. Hansa hämtar in kundens eller leverantörens namn efter att du har angivit kund- eller leverantörsnumret. Kontakt Klistra in Special Registret Kontaktpersoner, modulen CRM Telefon Ange kontaktpersonens namn eller välj en från registret Kontaktpersoner. Funktionen Klistra in Special listar endast den angivna kundens kontakter. Kontakter som finns angivna i fältet Huvudkontakt på delfönster Kontakt i kundposten eller fältet Kontakt på delfönster Kontakt i leverantörsposten kommer automatiskt att hämtas in. Kundens eller leverantörens telefonnummer anges av Hansa efter att du har angivit kund- eller leverantörsnumret. Resultat Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Delfönster Projekt Ange en aktivitetstyp för att visa aktivitetens slutresultat. När du trycker på Tab eller Enter kommer det aktuella datumet och tiden hämtas in till fälten Slutdatum och Sluttid, om de är tomma. När aktiviteten markeras som klar och sparas, kommer Hansa att försöka hitta en aktivitetskonsekvenspost för den specificerade kombinationen av aktivitetstyp/resultat. Om en sådan kombination hittas kommer en aktivitet att skapas enligt instruktionerna i aktivitetskonsekvensposten. Om aktivitetens aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass med alternativet Kräv registrering av resultat markerat, måste ett resultat anges här innan posten kan sparas. 58

59 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Om aktiviteten används för tidsregistrering ska projektet som arbetet utfördes på, samt en artikel som representerar typen av arbete, anges här. Artikeln ska vara en tjänste- eller normalartikel. Kundinformationen kommer att hämtas in automatiskt till aktiviteten. En projekttransaktion kommer att skapas när aktiviteten markeras som klar och sparas om den är en tidsaktivitet, om typen tillhör en aktivitetsklass med kryssrutan Skapa projekttransaktioner markerad och om en kosttid har specificerats. Det spelar ingen roll vilken uppgiftstyp som har angivits. Projekttransaktionen instruerar kortfattat funktionen Fakturera projekt att fakturera kunden det utförda arbetet som aktiviteten representerar. Se kapitlet Projekt i Volym 5 av manualerna för ytterligare information om projekttransaktioner och funktionen Fakturera projekt. Om aktivitetens aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass med alternativet Kräv registrering av projekt markerat, måste ett projekt anges här innan posten kan sparas. Om en artikel har specificerats i aktivitetstypen kommer den automatiskt att anges i aktiviteten. Om en artikel redan har angivits i aktiviteten kommer artikeln att förändras eller tas bort när en aktivitetstyp anges. 59

60 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Text Kod Klistra in Special Inställningen Texttyper, modulen CRM Text Matrisen är användbar för att göra anteckningar kring aktiviteten. Inställningen Texttyper kan användas för att hämta in generella kommentarer. Alternativt kan du lämna fältet Kod tomt och sedan använda textfälten för att skriva valfri text. Det finns utrymme för att flertal anteckningsrader. Det här fältet kommer att innehålla texttypens text. Du kan ange ytterligare valfri text vid behov. Om du behöver använda mer än en rad, fortsätt att skriva. Markören kommer att förflyttas till nästa rad automatiskt när det är nödvändigt. 60

61 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Delfönster Personer Personer Klistra in Special Registret Personer, modulen System Personen som utför aktiviteten. Den aktuella användarens initialer anges automatiskt. Om aktiviteten utförs av flera personer, ange de lämpliga initialerna separerade med kommatecken. Aktiviteten kommer att visas i samtligas kalendrar, agendor och i rapporterna Kalender, person. Om du behöver använda Klistra in Special när du ska ange flera initialer, ange ett kommatecken innan du öppnar fönstret Klistra in. Det gör att Hansa kommer att lägga till de nya initialerna efter de som redan finns angivna, annars kommer de att skrivas över. När aktiviteten har markerats som klar och sparats, kan inte personerna förändras. Cc Klistra in Special Registret Personer Ange initialerna på någon annan person som behöver få information om aktiviteten (t.ex. personen som ansvarar för kunden). På samma sätt som beskrivits ovan kan fler än en initial anges separerade med kommatecken. Aktiviteten kommer att visas i alla deras kalendrar och i rapporterna Kalender, person. Aktiviteten kommer endast att visas i deras agendor om de har valt så under delfönstret Filter. Supervisor Klistra in Special Registret Personer Ange initialerna på den person som slutligen är ansvarig för aktiviteten. Aktiviteten kommer inte att visas i deras kalendrar, agendor eller i rapporterna Kalender, person. 61

62 Hansa Financials och HansaWorld Prioritet Privat Du gradera hur viktig en aktivitet är genom att använda fältet Prioritet. Prioriteten kommer att visas i agendan och du kan reducera listan till att visa endast aktiviteter med en specifik prioritering. Aktiviteter som är markerade som privata kommer att visas i rapporterna Kalender, person och Aktiviteter, kunder samt i alla kalenderfönster när du själv tittar på dem, men inte när någon annan användare tittar på dem. De kommer även att exkluderas från de flesta rapporter när de tas ut av andra användare. De kan ses av användare som har åtkomst till registret Aktiviteter i modulen System. När en aktivitet har markerats som klar och sparats, kan kryssrutan Privat fortfarande förändras. Skapa aktiviteter från andra register Många aktiviteter kommer att skapas från andra poster och register så som avtal, kunder, kundbrev, leverantörsfakturor, offerter, arbetsordrar, projekt, serviceordrar, e-postbrev, produktioner eller säljordrar. Aktviteterna skapas med funktionen Skapa aktivitet från menyn Funktioner. Aktiviteten och den ursprungliga posten kommer fortsätta att vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga (gemet). Det här gör att du snabbt kan ta dig till den ursprungliga posten när du tittar på aktiviteten eller snabbt till aktiviteten när du tittar på den ursprungliga posten. När du tittar på någon av posterna klicka på knappen [Bilaga] (med gemet) för att öppna en lista med bilagor. Dubbelklicka på en av posterna för att öppna den. 62

63 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Den här aktiviteten har t.ex. skapats från en offert Knappen [Bilaga] med pappersgemet visar att aktiviteten har minst en bilaga 63

64 Hansa Financials och HansaWorld Klicka på gemet (eller välj Bilagor från menyn Post) för att öppna listan som visar objekt som har bifogats till aktiviteten För att öppna offerten, dubbelklicka på den lämpliga raden i listan. Du kan även öppna aktiviteten från offerten på samma sätt som beskrivits ovan. 64

65 Kapitel 1: CRM - Register - Aktiviteter Färdigställa en aktivitet Du kommer att vilja markera aktiviteterna som färdigställda i agendan allt eftersom du arbetar dig igenom dem. Genom att färdigställa dem försvinner de inte bara från din agenda, utan ligger även till grund för uppbygganden av en korrekt kontakthistorik för kunden. För att färdigställa en aktivitet, följ nedanstående beskrivning: 1. Öppna din agenda genom att klicka på [Agenda] i Huvudmenyn. 2. Dubbelklicka på aktivitetstexten för den aktivitet som du nu ska arbeta med. Aktiviteten öppnas och påminner dig om detaljerna i uppgiften. 3. När du har färdigställt uppgiften, klicka på kryssrutan Klar. Om nödvändigt, ange ett resultat och klicka på Tab eller Enter. Slutdatum och sluttid kommer att anges automatiskt. Förflytta dig till delfönster Text för att skriva in en kommentar kring arbetet med uppgiften. 4. Klicka på [Spara] i knappraden för spara förändringarna. Beonde på hur du har ställt in dina aktivitetskonsekvenser, kommer eventuellt en uppföljningsaktivitet att skapas. Stäng slutligen aktiviteten genom att klicka i stängningsrutan. Du kommer tillbaka till agendan där du kan upprepa samma procedur för de kvarstående aktiviteterna som är schemalagda för dagen. 5. Om du inte behöver lägga till några anteckningar i aktiviteten kan du färdigställa den direkt i agendan utan att öppna den. Markera helt enkelt kryssrutan Klar genom att klicka på den och sedan spara agendan (använd kortkommandot Shift-Enter eller välj OK från menyn Post). Aktiviteten kommer att markeras klar och tas bort från agendans lista. Du kan markera ett flertal rader som klara innan du sparar agendan. När en aktivitet har markerats som klar och sedan sparats, kommer många fält så som start- och slutdatum, tider och personer, inte kunna förändras. Om du upptäcker att en klar aktivitet innehåller ett misstag, kan du radera den genom att välja Radera från menyn Post. Aktiviteten kan dock inte raderas om dess aktivitetstyp tillhör en aktivitetsklass som har kryssrutan Skapa projekttransaktioner markerad. I det här fallet ska du öppna aktiviteten och välja Annullera från menyn Post. Röda linjer kommer att dras genom samtliga fält och aktiviteten kommer att tas bort från kalendern, agendan och alla rapporter. Klicka sedan på [Kopia] i knappraden för att skapa en ny och korrekt aktivitet. 65

66 Hansa Financials och HansaWorld Agendan Agendan är en lista med aktiviteter, sorterade efter startdatum och tid. Agendans huvudsakliga syfte är att lista aktiviteter som ännu inte har färdigställts och därmed skapa en checklista med uppgifter som ska utföras. Det är förinställt att endast att att göra -aktiviteter inkluderas i listan. De här aktiviteterna representerar vanligtvis korta arbetsuppgifter som t.ex. telefonsamtal som ska färdigställas på en specifik dag. Du kan öppna en aktivitet genom att dubbelklicka på dess text i agendan. På så sätt kan du bli påmind om ytterligare detaljer innan du utför uppgiften. När uppgiften är utförd kan du markera den som klar. När du sparar aktiviteten kommer den omedelbart att tas bort från agendan. Om du behöver schemalägga en annan aktivitet som resultat av den första kan även det göras direkt här i agendan. För att öppna agendan, klicka på [Agenda] i Huvudmenyn: Agendan för den aktuella användaren (d.v.s. personen som har loggat in i Hansa) öppnas och visar Att göra -aktiviteter i startdatum och tidsordning. Det här är aktiviteter med startdatum på dagens datum eller tidigare och som inte har kryssrutan Klar markerad. 66

67 Kapitel 1: CRM - Agenda Sidhuvud Person, Typ, Kund, Prio Delfönster Aktiviteter Om listan med aktiviteter är lång kan du reducera den genom att endast visa aktiviteter som tillhör en viss person, typ, kund och/eller prioritet i valfri kombination med hjälp av fälten ovanför listan. För att t.ex. lista försäljningssamtal, ange den lämpliga aktivitetstypen i fältet Typ och tryck på Tab eller Enter. För att ytterligare reducera listan till de högst prioriterade försäljningssamtalen, ange en lämplig prioriteringskod i fältet Prio och tryck Tab eller Enter igen. Dina egna privata aktiviteter kommer att visas, men inte för andra användare. Du kan använda funktionen Klistra in Special i fälten Person, Typ och Kund för att säkerställa korrekt registrering. Agendan är en lista med aktiviteter som ska utföras under dagen (inklusive aktiviteter från föregående dagar som inte har färdigställts). Aktiviteter som är markerade som klara visas inte i agendan. Aktiviteterna är sorterade efter startdatum och tid, men du kan ändra sorteringen genom att klicka på en av rubrikerna. Du kan förändra innehållet i listan på två olika sätt: 1. Du kan använda fälten i sidhuvudet så som beskrivet ovan. 2. Du kan använda radioknapparna på delfönster Filter (beskrivet nedan) för att lägga till aktiviteter till listan som normalt inte visas där (exempelvis klara aktiviteter eller aktiviteter som inte är av typen Att göra). Prio Klar Den här kolumnen visar prioriteten på varje aktivitet (hämtat från fältet på delfönster Personer ) och visar också en liten bild beroende på vilken symbolalternativ som har valts för varje aktivitet. Den här kolumnen kan användas för att markera en aktivitet som klar när den har utförts. Markeringen kommer inte att uppdateras omedelbart i aktiviteten, du måste spara agendan (genom att använd kortkommandot Shift-Enter eller välja OK från menyn Post) för att 67

68 Hansa Financials och HansaWorld! aktiviteten ska merkeras som klar och bli borttagen från agendans lista. Du kan markera ett flertal rader innan du sparar agendan. Om du har markerat någon aktivitet som klar, glöm inte att spara agendan innan du stänger den. Text Supervisor Telefon Om du har använt alternativet på delfönster Filter (beskrivna nedan) för att inkludera klara aktiviteter i listan kommer de att visas med en bock ( ) i kolumnen Klar. Den här kolumnen innehåller text från huvudet på varje aktivitet. Om du dubbelklickar på texten kommer aktivitetsposten att öppnas. Det kommer att finnas en liten pil till vänter om aktiviteten innehåller text på delfönster Text. Klicka på pilen för att läsa kommentarerna. På rad fyra i exemplet visas en sådan aktivitet. Den här kolumnen innehåller personen som angivits i fältet Supervisor på delfönster Personer i varje aktivitet. Om fältet är tomt kommer kontakten eller kundnamnet från delfönster Kund att visas. Den här kolumnen visar kundens eller leverantörens telefonnummer från delfönstret Kund i varje aktivitet. 68

69 Kapitel 1: CRM - Agenda Delfönster Filter Det är förinställt att aktiviteter som listas i agendan ska ha uppgiftstypen att göra, inte vara markerade som klara och ha startdatum som är på eller tidigare än det aktuella datumet. Använd delfönstret Filter (i kombination med fälten i sidhuvudet) om du vill förändra på dessa inställningar. Välj Uppgiftstyp Visa Inkl. klara Använd en av de här alternativen för att lista aktiviteter med olika symboler. Använd ett av de här alternativen för att lista aktiviteter med olika uppgiftstyper. Använd ett av de här alternativen för att lista aktiviteter med olika startdatum. Alternativen Nästa vecka och Nästa månad inkluderar inte det aktuella datumet. Välj ett av de här alternativen om du vill att klara aktiviteter ska inkluderas i listan. Klara aktiviteter kommer att vara markerade med en bock i kolumnen Klar. Du kan välja om du vill inkludera alla klara aktiviteter eller de med startdatum i den föregående månanden eller året. 69

70 Hansa Financials och HansaWorld Personer Agendan kommer att lista aktiviteterna som personen angiven i sidhuvudet har registrerat. Det betyder de aktiviteter som har personens initialer angivna i fältet Personer. Använd de här alternativen för att förändra urvalet till aktiviteter som har personens initialer angivna i fältet Cc eller både i fälten Personer och Cc. Knappraden Knappraden innehåller två knappar enligt följande: Dagens agenda Ny uppgift Skriva ut agendan Klicka på den här knappen för att öppna dagens agenda. Dagens agenda beskrivs i avsnittet Kalender nedan. Klicka på den här knappen för att skapa en ny aktivitet. Att göra kommer att sättas som uppgiftstyp och Övrig som symbol. Du kan även använda kortkommandot Ctrl- N eller Äpple-N. När du sparar aktiviteten kommer den omedelbart och automatiskt läggas till i agendan, under förutsättning att den ingår i dina filterurval. För att skriva listan med aktiviteter i agendan, välj Skriv ut från menyn Arkiv. 70

71 Kapitel 1: CRM - Kalender Kalender Öppna kalendern Kalendern är ett användbart verktyg för att boka anställdas tid och för att analysera de anställdas tidsstatistik. Alla i företaget kan se en specifik persons individuella kalender. Kalenderns grafiska format gör det enkelt att kontrollera de anställdas tillgänglighet och att schemalägga de större arbetsuppgifterna. Ett flertal rapporter (t.ex. rapporten Kalender, person, rapporten Medarbetarstatistik och rapporten Aktiviteter, period) beräknas med hjälp av kalenderaktiviteterna och är mycket användbara verktyg för planering och analysering av tid. Klicka på [Kalender] i Huvudmenyn för att öppna kalendern: När den öppnas visar kalendern den aktuella månaden i mitten på den översta raden, den föregående månaden och de fyra kommande månaderna. Det här sex-månadersformatet är en av fyra format som Hansas kalender kan visas i. De fyra formaten är: Sexmånadersöversikt (kallad Översikt ) Månadsöversikt Veckoöversikt Dagsöversikt (kallad Agenda ) 71

72 Hansa Financials och HansaWorld De fyra kalenderformaten Sexmånadersöversikten ( Översikt ) I översikten är det aktuella datumet (1 april i illustrationen) markerad med en ruta och helgerna är röda. Klicka på [Kalender] i Huvudmenyn för att öppna Översikten. Använd Nästa och Förra i menyn Post eller pilarna till vänster i knappraden för att förändra de visade månaderna. Dubbelklicka på någon av månadernas namn för att öppna en månadsöversikt. Dubbbelklicka på ett av veckonumren för att öppna en veckoöversikt. Dubbelklicka på ett av datumen för att öppna Dagens agenda. Klicka i stängningsrutan för att stänga Översikten. Månadsöversikten I den månatliga översikten är det aktuella datumet (xx april i illustrationen) markerat med en kraftigare ram. Helgerna är gråmarkerade med röda datum. 72

73 Kapitel 1: CRM - Kalender Dubbelklicka på någon av månadernas namn för att öppna en månadsöversikt. Använd Nästa och Förra i menyn Post eller pilarna till vänster i knappraden för att förflytta dig mellan olika månader. Dubbbelklicka på ett av veckonumren för att öppna en veckoöversikt. Dubbelklicka på ett av datumen för att öppna Dagens agenda. Varje dags aktiviteter representeras av färgade staplar. De är helfärgade för tidsaktiviteter och svagt färgade för profilaktiviteter. Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten. Färgen beror på vilken aktivitetsklass varje aktivitet tillhör. Endast kalenderaktiviteter visas. Aktiviteter för fler än en person kan visas i kalendern. Ange initialen för varje person (använd Klistra in Special om nödvändigt) separerade med kommatecken i fältet Personer och tryck sedan på Enter. En separat kolumn med färgade staplar visas för varje person. Kolumnen längst till vänster tillhör den första angivna personen och den längst till höger den sista angivna personen. Dina egna privata aktiviteter visas men inte de som tillhör andra personer. Klicka i stängningsrutan för att stänga månadsöversikten. 73

74 Hansa Financials och HansaWorld Vecköversikten Dubbelklicka på något av veckonumren för att öppna en månadsöversikt. Använd Nästa och Förra i menyn Post eller pilarna till vänster i knappraden för att förflytta dig mellan olika veckor. Dubbbelklicka på ett av veckonumren för att öppna en veckoöversikt. Använd rullningslisten till höger för att förflytta dig till en tidigare eller senare del av dagen. Aktiviteter som börjar tidigare än vad som visas i fönstret har en pil högst upp i sin stapel, medan de som slutar senare än vad som visas har en pil nedåt i sin stapel. Dubbelklicka på ett av datumen för att öppna Dagens agenda. Varje dags aktiviteter representeras av färgade staplar. De är helfärgade för tidsaktiviteter och svagt färgade för profilaktiviteter. Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten. Färgen beror på vilken aktivitetsklass varje aktivitet tillhör. Endast kalenderaktiviteter visas. Aktiviteter för fler än en person kan visas i kalendern. Ange initialen för varje person (använd Klistra in Special om nödvändigt) separerade med kommatecken i fältet Personer och tryck sedan på Enter. En separat kolumn med färgade staplar visas för varje person. Kolumnen längst till vänster tillhör den första angivna personen och den längst till höger den 74

75 Kapitel 1: CRM - Kalender sista angivna personen. Dina egna privata aktiviteter visas men inte de som tillhör andra personer. Du kan flytta en aktivitet till en annan tid och/eller ett annat datum genom att dra och släppa stapeln. Klicka i stängningsrutan för att stänga veckoöversikten. Dagsöversikten ( Dagens agenda ) Dubbelklicka på något av datumen i Översikten, månads- eller veckoöversikten för att öppna Dagens agenda eller klicka på [Dagens agenda] i agendan. Använd Nästa och Förra i menyn Post eller pilarna till vänster i knappraden för att förflytta dig mellan olika dagar. Dagens agenda är uppdelat i två sektioner. Sektionen till vänster visar dagens kalenderaktiviteter i form av färgade staplar. Det är samma aktiviteter som visas i månads- och veckoöversikten. De är helfärgade staplarna visar tidsaktiviteter (den första aktiviteten i illustrationen) och de svagt färgade profilaktiviteter (den andra, tredje och fjärde i illustrationen). Dubbelklicka på en av de färgade staplarna för att öppna aktiviteten eller klicka en gång på den för att aktivitetens text ska visas i sökfältet. Staplarnas färg beror på vilken aktivitetsklass aktiviteten tillhör. Endast kalenderaktiviteter visas. 75

76 Hansa Financials och HansaWorld! Använd rullningslisten till höger för att förflytta dig till en tidigare eller senare del av dagen. Aktiviteter som börjar tidigare än vad som visas i fönstret har en pil högst upp i sin stapel, medan de som slutar senare än vad som visas har en pil nedåt i sin stapel. Aktiviteter för fler än en person kan visas i sektionen till vänster. Ange initialen för varje person (använd Klistra in Special om nödvändigt), separerade med kommatecken, i fältet Personer och tryck sedan på Enter. En separat kolumn med färgade staplar visas för varje person. Kolumnen längst till vänster tillhör den första angivna personen och den längst till höger den sista angivna personen. Dina egna privata aktiviteter visas men inte de som tillhör andra personer. Sektionen till höger listar planerade att göra-aktiviteter. Listan innehåller endast aktiviteter som gäller den person som är först angiven i fältet Personer. Som vanligt visas dina egna privata aktiviteter med inte de som tillhör andra personer. Dubbelklicka på en aktivitet i sektionen till höger för att öppna den. Kryssrutorna i kolumnen Klar kan användas för att markera varje aktivitet som klar efter att de har utförts. De här kommer inte omedelbart att uppdatera aktiviteten, utan agendan måste sparas först (genom kortkommandot Shift-Enter eller genom att OK väljs från menyn Post). Du kan markera ett flertal rader som klara innan du sparar agendan. Om du har markerat någon av aktiviteterna som klar i agendan, kom ihåg att spara den innan du stänger den eller byter till en annan dag. Klicka i stängningsrutan för att stänga Dagens agenda. Knappen [Ny aktivitet] Klicka på knappen [Ny aktivitet] i någon av kalenderöversikterna för att registrera en ny aktivitet. Kalender kommer att anges som uppgiftstyp i den nya aktiviteten och Övrig som symbol. Personerna angivna i fältet Personer kommer att kopieras till fältet Personer i den nya aktiviteten. Se avsnittet Registret Aktviteter ovan för information om aktiviteter. 76

77 Kapitel 1: CRM - Kalender Knappen [Rapport] Klicka på [Rapport] i någon av kalenderöversikterna för att producera rapporten Kalender, person. Se avsnittet Rapporten Kalender, person nedan för information om rapporten. Om det saknas veckonummer Om streck visas istället för veckonummer i någon av dina kalenderöversikter beror det antingen på att det inte finns någon post i inställningen Veckor i modulen System eller att den befintliga posten inte är korrekt ifylld. Det rekommenderas i det senare fallet att om den nya året har lagts till men strecken fortsätter att visas, att den befintliga posten raderas och att en ny läggs till där det säkerställs att landskoden i veckoposten är densamma som på delfönstret Reg i inställningen Företagsdata. Inställningen Veckor beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. 77

78 Hansa Financials och HansaWorld Rapporten Personlig kalender Rapporten Personlig kalender är rapportversionen av kalendern. Som med kalendern visar den endast kalenderaktiviteter. De är sorterade efter startdatum och starttid. Rapporten är nedbrytbar (har Hansas funktion Drill down ) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på starttiden eller aktivitetstexten på någon av aktiviteterna i rapporten för att öppna den aktiviteten. För att öppna rapporten Personlig kalender, klicka på knappen [Rapport] högst upp till höger i kalenderöversikten.rapporten visas omedelbart på bildskärmen. Rapportperioden och personen hämtas från kalenderöversikten som rapporten skapas från. Om rapporten t.ex. skapades från en veckoöversikt, kommer rapportperioden att vara veckan som visas i översikten. Aktiviteterna i rapporten kommer att vara desamma som visas i kalendern, med två undantag. Om fler än en person visas i kalenderöversikten, separerade med kommatecken, kommer rapporten endast att visa de aktiviteter som innehåller samtliga personer, alltså inte alla aktiviteter för alla personer, samt aktiviteter som är markerade med Visa ej, vilka inte visas i kalendern, kommer att inkluderas i rapporten. Precis som i kalendern kommer dina egna privata aktiviteter att visas i rapporten men inte de som tillhör andra personer. Kosttiden för tidsaktiviteter (d.v.s. tiden som användes för att utföra en uppgift) kommer att visas (tillsammans med en total i slutet av rapporten). Ingen tid kommer att visas för profilaktiviteter. Den använda tiden kommer att presentera delar av timmar som decimaler, inte som antal minuter. Om en aktivitet har markerats som klar, kommer ordet OK att visas till höger om den använda tiden. 78

79 Kapitel 1: CRM Rapporten Kalender, person Bildskärmsversionen av rapporten innehåller en antal textknappar: Ny aktivitet Starttid, Text Klicka på texten (precis under rapportens rubrik) för att skapa en ny aktivitet. Kalender kommer att anges som uppgiftstyp och Övrig som symbol. När aktiviteten har sparats, stängts och du är tillbaka på rapporten, välj Räkna om från menyn Funktioner. Den nya aktiviteten kommer nu att visas i rapporten, om du inte ändrade på uppgiftstypen. Klicka på texten för någon aktivitet för att öppna den aktivitetsposten. För att skriva ut rapporten Personlig kalender på en skrivare, skriv först ut den till bildskärm och klicka sedan på skrivarikonen eller välj Skriv ut från menyn Arkiv. Du kan även ta fram rapporten Personlig kalender genom att klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn (eller genom att välja Rapporter från menyn Arkiv) och sedan dubbelklicka på Personlig kalender i listfönstret Rapporter. 79

80 Hansa Financials och HansaWorld Registret Tidsmål Som beskrivet tidigare i det här kapitlet har profilaktiviteterna två syften. De möjliggör bokning av tid i framtiden och de tillåter att den här bokade tiden jämförs med tiden som faktiskt användes för att utföra arbetsuppgiften. Profilaktiviteter används i stor utsträckning i relation med specifika arbetsuppgifter (t.ex. när försäljningsmöten ska bokas kommer du vanligtvis att skapa en profilaktivitet för att boka varje enskilt möte). Eftersom uppgiftstypen är kalender på de här aktiviteterna visas de i kalendern och alla anställda kan se att den aktuella personens tid är bokad. Även registret Tidsmål kan användas för att jämföra planerad tid med faktisk. I det här registret är den planerade tiden inte relaterad till en specifik arbetsuppgift och den visas heller inte i kalendern. Vanligtvis används profilaktiviteterna av de anställda för att boka tid i framtiden, medan registret Tidsmål används av verksamhetsledaren för att sätta upp mål för hur mycket tid som deras anställda ska använda för varje aktivitetstyp. Registret kan t.ex. användas för att specificera att en säljare ska använda 30 timmar i veckan för försäljning och 10 timmar för administration. Säljaren kommer att skapa profilaktiviteter alla planerade försäljningsmöten och tidsaktiviteter när mötena har avklarats. Nu kan rapporten Medarbetarstatistik (beskrivs senare i det här kapitlet) användas för att jämföra tidsmålen med profilaktiviteter, tidsmålen med tidsaktiviteter eller profilaktiviteter med tidsaktiviteter. Aktiviteten måste ha uppgiftstypen Kalender för att inkluderas i den här rapporten. Eftersom registret Tidsmål inte är relaterad till specifika arbetssuppgifter kommer det inte att behöva speciellt mycket underhåll. För säljaren i exempel angivet ovan krävs det endast en tidsmålspost. Målen uppsatta i den här posten kommer att användas varje vecka av rapporten Medarbetarstatistik. Det kommer endast att vara nödvändigt att lägga till ytterligare en post om antalet timmar för varje aktivitetstyp förändras (t.ex. till 25 timmar per vecka för försäljning, 10 timmar för administration och fem timmar för försäljningsadministration). Perioden som en tidmålspost täcker kan vara en dag, en vecka, en månad eller en annan valfri period. När rapporten Medarbetarstatistik produceras kommer timmarna från Tidsmålsposten att anpassas proportionerligt för att passa rapportperioden. I ovanstående exempel är perioden en vecka. Om rapporten Medarbetarstatistik produceras för en vecka kommer timmarna från tidsmålsposten att visas i rapporten. Om rapportperioden är en månad 80

81 Kapitel 1: CRM - Register - Tidsprioritering kommer timmarna från tidsmålsposten att multipliceras med fyra och om rapportperioden är ett helt år kommer timmarna att multipliceras med 52. Registrera tidsmålsposter 1. I modulen CRM välj Tidsmål från menyn Register (eller klicka på [Tidsmål] i Huvudmenyn). Fönstret Tidsmål: Bläddra öppnas och visar alla poster som redan har registrerats. 2. Klicka på [Ny] i knappraden eller markera en post som liknar den du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden. 81

82 Hansa Financials och HansaWorld Fönstret Tidsmål: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny] eller som en kopia av den kopierade posten. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Namn Ange initialerna på den personen som du ska sätta upp tidsmål för eller använd funktionen Klistra in Special. När du trycker på Enter kommer personens namn att fyllas i fältet nedan. Personens namn anges automatiskt när du har angivit initialerna. Startdatum Klistra in Special Aktuellt datum Här ska du ange från vilket datum tidsmålsposten ska gälla. Den kommer att gälla fram till dess att en ny tidsmålspost registreras med ett senare datum. Endast en post för varje kombination av person/startdatum kan registreras. 82

83 Kapitel 1: CRM - Register - Tidsprioritering 3. Använd matrisen för att specificera antalet timmar som det är meningen att personen ska lägga ned på arbetet med respektive aktivitetstyp. Tidsmålsposten i illustrationen ovan har en period gällande en vecka (visas i fältet Period i dagar). Den specificerar att varje vecka ska den anställde använda åtta timmar för arbete med administration, 24 timmar för försäljningsmöten samt åtta timmar för utringande försäljning. Akt.typ Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Text Period i dagar, Timmar Ange för vilken aktivitetstyp som målet ska sättas upp för. Aktivitetstypens namn Period i dagar är perioden som tidsmålsraden ska gälla, medan timmarna är det antalet timmar som ska användas för att utföra arbete som tillhör aktivitetstypen. Om t.ex. en anställd ska använda åtta timmar per vecka för administrativa arbetsuppgifter, ange 7 i fältet Period i dagar och 8 i fältet Timmar. Om 1 anges i fältet Period i dagar, kommer målet att bli åtta timmar per dag. Båda fälten måste innehålla ett värde på varje rad annars kommer raden att ignoreras av rapporten Medarbetarstatistik. De rekommenderas att du använder sju eller en en multiplicering sju som Period i dagar. Det säkerställer att rapporten Medarbetarstatistik producerar korrekta resultat med hänsyn till helgerna. Om du sätter upp dagliga mål kommer rapporten att använda målen även på lördagar och söndagar. Om du anger 5 som Period i dagar, kommer rapporten att innehålla felaktiga mål om rapportperioden är på fler än fem dagar. 4. När tidsmålsposten är registrerad, klicka på [Spara] i knappraden. Du kan när som helst gå tillbaka till posten och förändra den. 83

84 Hansa Financials och HansaWorld Använda informationen från tidsmål Varje tidsmålspost innehåller mål för en person och tidsperiod. I exemplet ovan är perioden en vecka. Målen i posten kommer att gälla varje vecka till dess att en ny post registreras. Varje person ska registrera arbetet som faktiskt har utförts genom att lägga in aktiviteter så som beskrivits tidigare i det här kapitlet. Om vi fortsätter med samma exempel som ovan, när den anställde i fråga (Per Persson) arbetar en hel dag med telefonförsäljning ska han registrera en aktivitet som anger vad han har gjort under dagen. T.ex. registrerar Per tidsaktiviteter med uppgiftstyp Kalender allt eftersom veckan går. De visas i Pers kalender Som alltid med aktiviteter, rekommenderas att användningen av kalenderalternativen (Tid, Profil och Visa ej) är konsekvent och planerad. Den här processen kan stödjas genom att en aktivitetsklass (som innehåller de korrekta alternativen) kopplas till varje aktivitetstyp. Det betyder att aktiviteter med samma aktivitetstyp automatiskt alltid kommer att ha samma kalenderalternativ, vilket minskar risken för fel (d.v.s. säkerställer att de kommer att inkluderas korrekt i de olika rapporterna). I slutet på veckan kan rapporten Medarbetarstatistik produceras. Den här rapporten i modulen CRM kan jämföra tiden i registret Tidsmål med antingen den faktiska tiden eller med den planerade tiden som registrerats i profilaktiviteter. Tillförlitligheten i jämförelsen beror på om det korrekta och lämpliga kalenderalternativet (Tid eller Profil) har valts och att uppgiftstypen har satts till Kalender i de här aktiviteterna. 84

85 Kapitel 1: CRM - Register - Tidsprioritering I urvalsfönstret för rapporten har veckan i fråga angivits som rapportperiod och Pers initialer har angivits i fältet Medarbetare. I exemplet vill vi jämföra tidsmålet mot den faktiska tiden, så alternativet Tidsmål/Faktisk har valts som jämförelse För att skapa jämförelsen kommer rapporten att söka efter aktiviteter med startdatum inom rapportperioden och efter tidsmålsposten som gäller under rapportperioden. Det är tidsmålsposten med det senaste startdatumet inom rapportperioden som kommer att användas. 85

86 Hansa Financials och HansaWorld Med urvalet Per typ kommer rapporten att producera en kortfattad analys över timmarna som använts för de olika aktivitetstyperna (se nedan) Kolumnen Diff % i rapporten visar att Per arbetat enligt de uppsatta målen för admin och säljmöten, men har arbetat lite mindre än tänkt med utringande försäljning. Kolumnen Tot % visar i procenten hur mycket av den faktiska tiden som har använts för de olika aktivitetstyperna. För nästkommande vecka finns ingen anledning att registrera en ny tidsmålspost om inte de anställdes arbetsuppgifter har förändrats. Den ursprungliga posten kommer att användas av rapporten igen. Per fortsätter att registrera tidsaktiviteter för den arbetade tiden. Rapporten för nästkommande vecka kan produceras enligt nedanstående beskrivning. 86

87 Kapitel 1: CRM - Register - Tidsprioritering Rapporten kan även produceras för en tvåveckorsperiod (se nedan) I den här rapporten beräknas tidsmålet med följande formel: Tidsmål = Timmar (från tidsmålsraden) x dagar i rapportperioden Period i dagar (från tidsmålsraden) T.ex. tidsmålet för säljmöten är 24 x 14/7 = 48. Tidsmålsposten som täcker en vecka har alltså utvidgats till att täcka hela tvåveckorsperioden. På onsdag den tredje veckan byter Per arbetsuppgifter. De åtta timmarna som han tidigare använde för utringande försäljning ska nu användas till försäljningsadministration. 87

88 Hansa Financials och HansaWorld En ny post registreras i registret Tidsmål med startdatum 9:e april Rapporten Medarbetarstatistik för den tredje veckan visar förändringen. Rapporten innehåller fortfarande tidsmålet för utringande försäljning, för de två första dagarna i veckan, eftersom den nya tidssmålsposten inte börjar gälla förrän på onsdagen. 88

89 Kapitel 1: CRM - Register - Tidsprioritering På samma sätt reduceras tidsmålet proportionerligt för försäljningsadministrationen eftersom det endast gäller den andra halvan av veckan (se nedan) Den nya tidsmålsposten kommer att användas från och med den 9:e april till dess att hans arbetsuppgifter förändras igen. Båda tidsmålen kommer att användas när Medarbetarstatistiken produceras för hela april. 89

90 Hansa Financials och HansaWorld Registret Kundbrev Det här registret används för att skicka brev till kunder, den tillhandahåller en mekanism som göra att standardtexter och valfria texter kan matchas med en eller flera adresser. Brev kan därför skickas till individuella kunder eller till ett flertal kunder på en gång. Registrera kundbrev I modulen CRM, välj Kundbrev från menyn Register eller klicka på [Kundbrev] i Huvudmenyn. Fönstret Kundbrev: Bläddra öppnas och visar alla redan registrerade kundbrev. För att registrera ett nytt kundbrev, klicka på [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows och Linux) eller Äpple-N (Macintosh). Alternativt kan du markera ett brev som liknar det du ska skriva och klicka på [Kopia] i knappraden. Fönstret Kundbrev: Ny post öppnas, tom om du klickade på [Ny] eller som en kopia av det kopierade brevet. Om du kopierade ett befintligt brev kommer datumet och tiden nu visa det aktuella datumet och tiden, inte dem från den ursprungliga kundbrevet. 90

91 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Eftersom informationen som lagras för varje kundbrev inte får plats på ett enda fönster har kundbrevet delats upp i fem delfönster. I toppen på varje visas posthuvudet som innehåller brevnumret, datum. Det finns fem namngivna flikar ( delfönster ) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du navigera mellan delfönstren. 91

92 Hansa Financials och HansaWorld Posthuvud Nummer Klistra in Special Välj från en annan nummerserie Det här unika numret identifierar kundbrevet. När nya brev registreras kommer Hansa tilldela brevet det första lediga numret från den översta serien i inställningen Nummerserier - Kundbrev. Du kan förändra numret till något annat, men inte till ett som redan används. Om du arbetar i ett fleranvändarsystem kommer numret att tilldelas brevet när det sparas för första gången. Datum Klistra in Special Aktuellt datum Tid Delfönster Kunder Datumet som kommer att skrivas ut på brevet. Det här fältet visar när brevet ursprungligen skapades. Tiden kan förändras och kan skrivas ut på utskriva brev om det är nödvändigt. Det här delfönstret tillsammans med delfönstret Kat. används för att avgöra vilken eller vilka kunder som brevet ska skickas till. Kund Klistra in Special Registret Kunder Ange kundnumret på kunden som brevet ska skickas till. Om fältet lämnas tomt kommer brevet att skickas till samtliga kunder som ingår i de övriga urvalen som gjort i andra fält. Det är möjligt att skicka brevet till ett intervall av kunder. För att göra det, ange det lägsta och högsta kundnumret separerade med ett kolontecken. För att t.ex. skicka brev till kund 001 till 010 ange 001:

93 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Namn Notera att en alfanumerisk sortering används och inte en numerisk. Det betyder att intervallet 1:2 även inkluderar 100, etc. Om ett enda kundnummer har angivits i fältet ovan kommer det lämpliga kundnamnet visas här. Om ett intervall av kundnummer har angivits i fältet ovan kommer namnet från det första kundnumret i intervallet att visas här. Kontakt Klistra in Special Registret Kontakter, modulen CRM En per kontakt Om ett enda kundnummer har angivits finns möjlighet att skicka brevet till en specifik kontaktperson på företaget. Funktionen Klistra in Special listar endast kontakter för det angivna kunden. Om ingen kontakt specificeras här och om inte kryssrutan En per kontakt är markerad, kommer ett enda brev att produceras för varje kund i urvalet, adresserat till huvudkontakten angiven på delfönstret Kontakt på kundposten. Markera den här kryssruta om du vill skriva ut ett separat brev till varje kontakt från alla angivna kunder (d.v.s. de i registret Kontakter och de som är angivna på delfönstret Kontakt på varje kundpost). Kundbrevet kommer inte att skrivas ut till kontaktpersoner med kryssrutan Inga brev eller Stängd markerad. Om den här kryssrutan inte är markerad och om ingen kontakt har specificerats i fältet ovan kommer ett enda brev att skrivas ut för varje kund i urvalet. Brevet kommer att vara adresserat till huvudkontakten angiven på delfönstret Kontakt på varje kundpost. Om kryssrutan är markerad kommer den att gälla framför andra urval som har gjorts i fälten Kontaktklass och Befattning på delfönstret Kat.. 93

94 Hansa Financials och HansaWorld Delfönster Huvud Det här delfönstret används i kombination med delfönstret Text för att avgöra brevets text. Fälten Huvud, Hälsningar, Sign. och Signatur kan alla skrivas ut separat på brevet, kanske med olika typsnitt och kommer innehålla lämplig information. Funktionen Klistra in Special kan användas från fältet Sign. för att få en lista över personalen. Besvara (e-post) Om kundbrevet ska skickas via e-post med funktionen Sänd e-post ska returadressen (avsändarens adress) anges här. Om fältet lämnas tomt kommer returadressen hämtas från personposten som är angiven i fältet Sign. eller om det är tomt, från inställningen E-post SMTP servrar. Dokument Klistra in Special Registret Dokumentmallar, modulen System Som vanligt i Hansa skrivs kundbrev ut från en kundbrevpost antingen med funktionen Dokument eller genom att klicka på skrivarikonen. Valet av dokumentmall sker däremot lite annorlunda mot vad det görs för andra dokument i Hansa. Den mest enklaste metoden för att välja dokumentmall är att använda det här fältet. Ange helt enkelt koden på dokumentmallen här. Hur som helst kan det vara enklare att använda en specifik dokumentmall för de flesta tillfällena och vid speciella tillfällen ange någon annan mall. För att göra det, följ nedanstående beskrivning: 1. Utforma en dokumentmall i registret Dokumentmallar i modulen System. Den här processen beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna och ett specifikt exempel gällande utformning av kundbrev finns i avsnittet Skriv ut kundbrev nedan. Använd funktionen Egenskaper under menyn Funktioner i 94

95 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev dokumentmallen för att tilldela mallen en passande kod, t.ex. BREV. Kundbrev ska anges som dokumenttyp. 2. Gå till modulen CRM och öppna listfönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera Kundbrev i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. I det efterföljande fönstret ange dokumentmallens kod ( BREV i vårt exempel) i fältet Blankett på första raden. Du kan ange olika mallar för olika språk (på kundbrevet) och åtkomstgrupper. 4. När det här är gjort kommer dokumentmallen BREV att användas om fältet Dokument lämnas tomt på kundbrevet. Om du vill att en specifik mall ska användas för just det här utskicket, ange den mallen i det här fältet och mallarna angivna i fönstret Definition Kundbrev kommer att ignoreras. Std. text Klistra in Special Registret Standardtexter, modulen CRM Godkänd Vid behov kan du använda det här fältet för att välja en färdig text från registret Standardtexter. Texten kommer att visas i delfönstret Text. Kryssrutan Godkänd ska markeras när kundbrevet har kontrollerats och godkänts. Till dess att den markeras kommer eventuella utskrifter av brevet vara markerade med texten Provutskrift. När det godkänns kommer du inte längre att kunna förändra brevet, fast om det ändå blir nödvändigt med senare förändringar kan du avmarkera kryssrutan igen. Två anledningar till kontrollera och godkänna ett kundbrev innan det markeras som godkänt (vilket innebär att inga fler förändringar kan göras) är att försäkra sig om att rätt mottagare är angivna och texten inte innehåller några felaktigheter. Kontrollen kan göras snabbt och enkelt med funktionen Brevlista under menyn Funktioner. 95

96 Hansa Financials och HansaWorld När manualen refererar till godkända kundbrev menas kundbrev som har kryssrutan Godkänd markerad. Delfönster Text Det här delfönstret visar brevets text. Texten kan hämtas från registret Standardtexter (vilken kan modifieras efter att den har klistras in här) eller den kan skrivas här för just det här brevet. Delfönster Adress Om en enda kund har specificerats på delfönstret Kund kommer kundens normala adress och fax anges här. Om kontaktpersonen har en annan adress och fax kommer dessa att visas istället för dessa som hämtats från kunden. Den förinställda e-postadressen kommer hämtas in från kund- eller kontaktposten. 96

97 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev De här fälten används endast om en enskild kund har specificerats och om inte kryssrutan En per kontakt har markerats. I det här fallet kommer adressen så som den är angiven här att skrivas ut på brevet. Om brevet skickas via fax eller e-post kommer faxnumret och e-postadressen som är angivna här att användas. Om du behöver ändra adressen för ett enskilt brev kan du göra det här, men det kommer inte att uppdatera kund- eller kontaktposten. När du utformar dokumentmallen som ska användas vid utskriften av brevet finns ett antal tillgängliga fält för utskrift av adressen. Föltet Adress1, Adress 2, etc. innehåller varje rad av adressen så som den angivets här. Fältet Adress innehåller hela adressen. Fältet Kontaktadress innehåller adressen från kontaktpersonen och om den saknas hämtas den från kundposten. Om fler än en kund har angivits i kundbrevet kommer adressen, faxnumret eller e-postadressen att hämtas från respektive kundpost. Om kryssrutan En per kontakt har markerats kommer de istället att hämtas från respektive kontaktpost och om den är tom från den relaterade kundposten. Delfönster Kat. Det här delfönstret används i kombination med delfönstret Kund för att välja vilka kunder och kontakter som brevet ska skickas till. Kategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Om du vill skicka brev till alla kunder i en specifik Kategori (eller ett intervall av kategorier) ange den här. Det här fältet tar förutsätter att fältet Kund på delfönstret Kund är tomt. Fältet kommer att ignoreras om kundfältet innehåller ett värde. Språk Klistra in Special Inställningen Språk, modulen System Med hjälp av språket kan du avgöra vilken mall som automatiskt ska användas vid utskrift av kundbrevet. Om du har angivit något i fältet Dokument kommer det att gälla före det som är angivet här. 97

98 Hansa Financials och HansaWorld Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Om du vill skicka brev till alla kunder som tillhör en specifik kundklassifikation, ange den här. Om ett intervall av kunder har angivits i fältet Kund på delfönstret Kund kommer alla kunder i det intervallet som tillhör den angivna klassifikationen att få brevet. Kontaktklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Om du vill skicka brev till alla kontakter med en specifik kontaktklassifikation, ange den här. Det här fältet förutsätter att fältet Kund på delfönstret Kund innehåller ett värde och att kryssrutan En per kontakt är markerad. Den kommer inte att har någon effekt om en eller båda förutsättningarna inte är uppfyllda. Befattning Klistra in Special Inställningen Befattningar, modulen CRM Kontrollera och godkänna kundbrev Om du vill skicka brev till alla kontakter med en viss befattning, ange den här. Det här fältet förutsätter att fältet Kund på delfönstret Kund innehåller ett värde och att kryssrutan En per kontakt är markerad. Den kommer inte att har någon effekt om en eller båda förutsättningarna inte är uppfyllda. Innan breven som är utformade enligt en kundbrevspost skrivs ut är det värt att kontrollera att brevtexten är korrekt och att alla som ska ta emot brevet finns inkluderade i urvalen, speciellt om det är en stor utskrift eller ett mailshot med många mottagare. Kontrollera kundbrevet genom funktionen Brevlista i menyn Funktioner. Den producerar en rapport med hela texten samt en lista av samtliga mottagare. När allting stämmer kan kundbrevet godkännas genom att kryssrutan Godkänd markeras. När det är utfört kan du inte längre förändra några detaljer i posten. Om du efteråt upptäcker att det är nödvändigt att göra en förändring, avmarkera kryssrutan och spara posten genom att klicka på [Spara] i knappraden. 98

99 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Skriva ut kundbrev Två metoder finns tillgängliga för utskrift av brev som är utformade enligt en kundbrevpost. I båda fallen, om inte kundbrevet är godkänt kommer att utskrivna brev vara markerade med texten Provutskrift. De två metoderna är: 1. Med en kundbrevpost på bildskärmen, klicka på skrivarikonen. 2. Använd funktionen Dokument (tillgänglig från menyn Arkiv eller ikonen i Huvudmenyn). Dubbelklicka på Kundbrev i listfönstret. Det här möjliggör utskrift av ett intervall av kundbrevsposter. I båda fallen används en utformning eller layouten som skapats i registret Dokumentmallar i modulen System. Layouten på dokumentmallarna säkerställer att brevet skrivs ut enligt företagets grafiska profil och stil och att de passar dina standarddokument. När kundbreven utformas ska du tänka vad som händer om utskriften av ett brev kräver mer än en sida. Vanligtvis ska adress, datum och hälsningar endast skrivas ut på första sidan. Det betyder att texten kanske kan starta lite högre upp på de följande sidorna än på den första. För att utforma en mall för kundbrev, följ nedanstående beskrivning: 1. Gå till modulen System och välj Dokument från menyn Register eller klicka på [Dok.mallar] i Huvudmenyn. 2. Fönstret Dokumentmallar: Bläddra öppnas och visar redan befintliga dokumentmallar. För att lägga till en ny dokumentmall, klicka på [Ny] i knappraden, för att modifiera en redan befintlig, dubbelklicka på den i listan. 3. Om du lägger till en ny mall, välj Egenskaper från menyn Funktioner. 99

100 Hansa Financials och HansaWorld Ange en lämplig kod och använd Klistra in Special i fältet Dokumenttyp för att klassificera mallen som ett kundbrev. Det här säkerställer att du endast kommer att kunna inkludera fält som är lämpliga för kundbrev. Du ska nu beräkna hur många rader av texten i brevet som kan skrivas ut på varje sida i ett flersidigt kundbrev. I exemplet som vi kommer att använda genom hela den här beskrivningen får det plats 34 rader text på den första sidan och 53 på de efterföljande. Ange de här siffrorna i de fyra fälten under rubriken Rader i matrisen på så som visas i illustrationen. De fyra fälten används enligt följande: Första Mellan Sista Endast en sida Första sidan i flersidigt dokument. I ett flersidigt dokument, sidorna mellan första och sista sidan. Sista sidan i ett flersidigt dokument. Den enskilda sidan i ett ensidigt dokument. Vanligtvis är utformning av alternativen Första och Endast en sida samma. I exemplet kommer breven att skrivas ut enligt följande, beroende på textlängden (d.v.s. antalet rader): Textrader Sidor Sidtyp Upp till 34 1 Endast en sida Första och sista Första, Mellan och Sista Första, 2 x Mellan, Sista När alla fält är ifyllda, klicka på [OK] i dialogrutan för att stänga den. 4. Vanligtvis kommer utformningen för sidorna Första och Endast en att vara desamma (ett ensidigt brev kommer att samma utformning som första sidan i ett flersidigt brev). I det här steget kommer dessa sidor (Första och Endast en) att utformas. 100

101 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Lägg till fält- och textobjekt enligt beskrivningen ovan så att utformningen ser ut ungefär så här För att lägga till ett fält, klicka på [Fält] högst upp i fönstret och rita sedan en ruta på mallen där du vill att fältet ska vara. Den kan flyttas och storleksförändras senare om det behövs. Fönstret Fält öppnas 101

102 Hansa Financials och HansaWorld Ange fältnamnet (använd Klistra in Special för att se alla tillgängliga fältnamn för dokumenttypen Kundbrev ), och klistra in en stil i fältet Stil. Alternativen för Exkludera från sida ska användas för att ställa in specifikationen för varje fält. Markera alternativen Mellan och Sista för att definiera att de här fälten ska skrivas ut på sidorna Första och Endast en sida (d.v.s. de kommer att exkluderas från sidorna Mellan och Sista). För fältet som ska representera brevtexten, ange Text som fältnamn och fyll i de andra fälten enligt följande: Radavstånd Topp, Botten Fältargument Eftersom texten troligtvis kommer att skrivas ut på fler än en rad är det nödvändigt att fylla i fältet Radavstånd. Om fältet lämnas med siffran 0 (förinställt) kommer alla rader i brevet att skrivas ut på varandra. Om du använder typssnittet Times, 10 punkter rekommenderas att radavståndet sätts till minst 10 punkter. Glöm inte att säkerställa att textfältet är tillräckligt stort för att det angivna antalet rader ska få plats med den specificerade fonten (34 rader i exemplet). Genom att ange en antal som t.ex. 90 (som i illustrationen) i det här fältet kommer den maximala bredden på raderna sättas till 90 tecken (färre än 90 om det 90:nde tecknet befinner sig mitt i ett ord). Klicka på [OK] i dialogrutan för att spara fältspecifikationerna och repetera så många gånger som behövs för att sidan Första och Endast en har alla nödvändiga fält. Textobjekt kan läggas till på samma sätt, klicka på [Text] överst i fönstret och rita en ruta på dokumentmallen där du vill att texten ska visas. När fönstret Text öppnas, skriv in texten som ska skrivas ut på mallen. Texten kan innehålla 80 tecken men är begränsad till en rad. För att skapa en text med flera rader, använd så ett lämpligt antal separata textobjekt. 102

103 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Som med fält, ska textobjekten som ska skrivas ut på sidorna Första och Endast en sida ha samma sidspecifikation under rubriken Exkludera från sida som nedanstående illustration Klicka på [OK] i dialogfönstret för att spara textobjektet och dess specifikation. Repetera till dess att alla nödvändiga textobjekt för sidorna Första och Endast en sida har lagts till. 5. Nu ska mellansidorna och sista sidan utformas. I vårt exempel kommer de att vara likadana. Som hjälp kan du dölja objekten som lagts till under punkt 4 ovan. Välj Endast mellan från menyn Funktioner. Nu kommer endast de fält som skrivs ut på mellansidorna att visas. Vid det här tidpunkten finns inga sådana objekt så att fönstret kommer att bli tomt. 103

104 Hansa Financials och HansaWorld Lägg till fält- och textobjekt så att utformningen ser ut ungefär så här (se nedan) Den här gången ska du exkludera objekten från sidorna Första och Endast en sida (d.v.s. de ska skrivas ut på mellansidorna och sista sidan). Glöm inte att säkerställa att textfältet är tillräckligt stort för att det angivna antalet rader ska få plats med den specificerade fonten (52 rader i exemplet) 104

105 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev 6. Välj nu Visa alla från menyn Funktioner. Nu visas alla objekt från alla sidor. Det här bekräftar att vänstermarginalen är samma på alla objekt (se nedan) Notera att textfältet från mellansidorna och sista sidan startar högre upp på sidan än textfältet för första sidan och endast en sida. 7. Om någon av objekten inte är placerade rätt, dra den till rätt position med musen eller dubbelklicka på den för att öppna urvalsfönstret och ange de korrekta koordinaterna. 8. När utformningen är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara dokumentmallen 9. Nu ska du informera Hansa om att mallen som du precis har formgivit ska användas vid utskrift av kundbrev. För beskrivning hur det utförs, se avsnittet tidigare i det här kapitlet som beskriver delfönstret Huvud i kundbrevposten. 105

106 Hansa Financials och HansaWorld Faxa kundbrev Om du vill faxa ett kundbrev istället för att skriva ut det och om du använder en Macintosh med ett faxmodem, följ nedanstående beskrivning: 1. Efter att du har registrerat kundbrevet på vanligt sätt, välj Dokument från menyn Arkiv. 2. Markera Kundbrev i listan. 3. Välj Fax från menyn Funktioner. 4. Dubbelklicka på Kundbrev i listan och fortsätt på det vanliga sättet. Om du har en faxserver kan du konfigurera en mer permanent lösning där vissa typer av kundbrev alltid faxas. Följ nedanstående beskrivning: i. Följ instruktionerna i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. Ange en rad i inställningen Skrivare i modulen System som representerar din fax. ii. iii I modulen CRM, välj Dokument från menyn Arkiv, Markera Kundbrev i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Ange en rad med den lämpliga dokumentmallen och ange din faxserver i fältet Skrivare. Den här raden ska ha ett dedikerat språk (t.ex. FAX ) i fältet Språk eller en dedikerad nummerserier i fältet Löpnr. När du registrerar ett kundbrev som ska faxas, säkerställ att den har det korrekta språket angivet på delfönstret Kat. eller att du tilldelar brevet ett löpnummer från den dedikerade nummerserien. En dokumentmall måste anges i fältet Dokument på delfönstret Huvud. Notera att eventuella bilder i brevets dokumentmall (d.v.s. PICT- och EPSfiler) kommer inte att faxas. Faxnumret kommer att väljas på samma sätt som adressen skrivs ut för brev. Se avsnittet som beskriver delfönstret Adress i kundbrevsposten för ytterligare information. 106

107 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev Menyn Funktioner Menyn Funktioner är tillgänglig när ett kundbrev är öppet på bildskärmen. Brevlista Välj det här kommandot för att direkt producera en rapport som visar brevtexten och en lista av samtliga mottagare. Säkerställ att du har sparat kundbrevet genom att klicka på [Spara] innan du använder den här funktionen. Sänd e-post Den här funktionen kommer att skicka brevtexten till alla mottagare via e- post. E-postadresserna kommer att hämtas från registret Kontakter eller Kunder enligt behov. Varje e-postadress kommer att kontrolleras att den korrekt angiven (d.v.s. innehåller innan brevet skickas. Returadressen (av avsändaren) kommer att hämtas från fältet Besvara (e-post) på delfönstret Huvud i kundbrevet, från avsändarens personpost eller från inställningen E-post SMTP servrar. För att funktionen ska kunna användas måste kundbrevet vara godkänt och sparat, modulen External Gateway måste vara i bruk och inställningen E-post SMTP servrar måste vara korrekt konfigurerad. Se kapitlet E-post för ytterligare information. Skapa aktivitet Den här funktionen kan användas för att skapa aktiviteter. Aktivitetstypen som tilldelas aktiviteter som skapas med den här funktionen kommer att hämtas från inställningen Aktivitetstyper, försystem. Uppgiftstypen kommer att sättas till Att göra, symbolen till Övrigt och startdatumet kommer att sättas till de aktuella datumet. 107

108 Hansa Financials och HansaWorld Följande fönster öppnas när funktionen väljs En ny post öppnas i fönstret Aktivitet: Inspektera. Det betyder att den redan har sparats och nu har öppnats för kontroll. Text angiven i fältet Huvud i kundbrevet kommer att kopieras till fältet Text i aktiviteten och initialerna i fältet Sign i kundbrevet kommer att kopieras till fältet Personer i aktiviteten. Efter nödvändiga förändringar spara aktiviteten genom att klicka på [Spara] i knappraden och stäng den genom att klicka i stängningsrutan. Alternativt kan du ta bort aktiviteten om du inte behöver den genom att välja Radera från menyn Post. I båda fallen kommer du att komma tillbaka till kundbrevet. Kundbrevet och aktiviteten kommer att vara kopplade till varandra genom funktionen Bilaga (gemet). Det möjliggör att kundbrevet senare kan öppnas enkelt och snabbt direkt från aktiviteten, eller att aktiviteten kan öppnas från kundbrevet. När du har en aktivitet eller ett kundbrev öppet, klicka på knappen med gemet för att öppna en lista med bilagor. Dubbelklicka sedan på en av bilagorna för att öppna den. En aktivitet kan skapas från kundbrevet innan det är sparat. Om du vill kan aktiviteter skapas automatiskt varje gång ett kundbrev godkänns. Även det här kontrolleras av inställningen Aktivitetstyper, för- 108

109 Kapitel 1: CRM - Register - Kundbrev system. Aktiviteten kommer inte att skapas med den här metoden om ett intervall av kunder har angivits i fältet Kund på kundbrevet. Se tidigare avsnitt i det här kapitlet för ytterligare information kring fönstret Aktivitet: Inspektera och om inställningen Aktivitetstyper, försystem. Registret Kunder Hansas normala kundregister. Se kapitlet Kunder i Volym 1 av manualerna för en full beskrivning. Notera att användningen av fältet Klassifikationer på delfönster Kontakt i kundposten är relaterade till inställningen Kundklassifikationer som beskrivs ovan. Varje kund kan ha fler än en klassifikation, separerade med kommatecken. 109

110 Hansa Financials och HansaWorld Registret Kontaktpersoner Vid registrering av poster i registret Kunder kan namnet på huvudkontakten anges i fältet Huvudkontakt på delfönstret Kontakt i kundposten. Namnet kommer att med automatik att hämtas in varje gång kunden används i offerter, säljordrar eller fakturor. Om det är nödvändigt att registrera fler kontaktpersoner kan det göras i det här registret, vilket även är tillgängligt som en inställning i modulen Fakturering. Sedan när du befinner dig i fältet Er referens på en offert, säljorder eller faktura, använd funktionen Klistra in Special för att få en lista över alla kontaktpersoner som finns registrerade för kunden, inklusive huvudkontakten. För att registrera en nu kontaktperson, säkerställ att du befinner dig i modulen CRM och klicka på [Kontaktpers.] i Huvudmenyn eller välj Kontaktpersoner från menyn Register. Fönstret Kontaktpersoner: Bläddra öppnas och visar alla redan registrerade kontaktpersoner. Dubbelklicka på en av raderna för att öppna och förändra en kontaktperson, eller klicka på [ny] i knappraden för att skapa en ny post. 110

111 Kapitel 1: CRM - Register - Kontaktpersoner Eftersom informationen som lagras kring varje kontakt inte får plats på ett enda fönster så har fönstret delats upp i två delfönster. Högst upp visas alltid posthuvudet, vilket innehåller kundnummer, namn och kontaktnamn. Det finns två delfönster (flikar) i posthuvudet. Genom att klicka på flikarna kan du förflytta dig mellan delfönstren. Posthuvudet är alltid synligt som en påminnelse om vilken kontakt du arbetar med. Posthuvud Kundnr. Klistra in Special Registret Kunder Ange kundnumret eller använd funktionen Klistra in Special. Är trycker på Enter kommer kundens namn, adress och annan information att klistras in i lämpliga fält. 111

112 Hansa Financials och HansaWorld Kundnamn Avdelning Namn Stängd Inga brev Kundens namn anges här efter att du har angivit kundnumret. Om du vill att det här fältet ska uppdateras automatiskt om kundens namn förändras i registret Kunder, markera kryssrutan Uppdatera kundens namn i kontaktpersoner i inställningen Aktivitetstyper, försystem. Avdelningen som kontaktpersonen arbetar på. Kontaktpersonens namn. Markera den här kryssrutan om kontakten inte ska användas längre. Stängda kontaktpersoner kommer att visas i fönstret Kontaktpersoner: Bläddra men inte i Klistra in kontaktperson. En stängd kontaktperson kan när som helst öppnas igen. Stängda kontaktpersoner kommer inte att inkluderas vid utskrifter från registret Kundbrev. Markera den här kryssrutan om du inte vill att brev ska skrivas ut för den här kontaktpersoner från registret Kundbrev. Delfönster Adress Adress Tel, Telefax Mobiltelefon E-post Alt. telefon Hansa kommer att klistra in adressen från kundposten. Om det är nödvändigt kan du förändra den för en specifik person eller avdelning. Angivet av Hansa från kundposten. Förändra om nödvändigt. Underhållsfunktionen Uppdatera faxnummer i modulen System kan användas för att ta bort mellanslag och snedstreck från samtliga kontaktpersoners faxnummer. Det kommer att vara nödvändigt om du vill kunna skicka fax via faxservern, då faxnummer endast får innehålla numeriska tecken. Kontaktpersonens mobiltelefonnummer. Kontaktpersonens e-postadress. Adressen kommer att hämtas automatiskt till kundbrev som är adresserade till den här kontaktpersonen. Det möjliggör kommunikation via e-post. Här kan ett annat telefonnummer som t.ex. hemnummer eller personligt faxnummer anges. 112

113 Kapitel 1: CRM - Register - Kontaktpersoner Födelsedag Kontaktpersonens födelsedag. Rapporten Födelsedagslista kan användas för att lista alla kontaktpersoner som har sin födelsedag under en viss period. Kommentar Titel En kommentar. Kontaktpersonens titel, så som den har angivits på deras visitkort. Den kan inkluderas på kundbrev som är adresserade till kontakter. Befattning Klistra in Special Inställningen Befattningar, modulen CRM Det här fältet används för att beskriva kontaktpersonens roll på deras företag. Den ska användas för att få en gemensam benämning på samma roller som beskrivs olika på olika företag. T.ex. kan rollen som inköpsansvarig ha Inköpschef som titel på ett företag och Inköpsansvarig på ett annat. 113

114 Hansa Financials och HansaWorld I fältet befattning anger du alltid Inköpsansvarig för dessa titlar vilket innebär att du kan skicka ett brev till alla inköpsansvariga tillsammans, oavsett vilken terminologi företagen använder. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Hälsning 1, 2 och 3 Det här fältet kan användas för att markera varje kontakt med en kommentar relevant med deras roll i försäljningsprocessen, t.ex. Beslutsfattare eller Användare. Som med fältet Kundklass på delfönstret Kontakt på kundposten, kan fler än en klassifikation anges här separerade med kommatecken. De här fälten kan användas för att registrera olika grader av formella hälsningar. Det rekommenderas att du anger hälsningar i alla tre fälten även om de är desamma. När du formger dokumentmallar som kommer användas för att skriva ut kundbrev kan du inkludera fälten Hälsning 1, 2 eller 3 beroende på formaliteten på brevet. Skriva ut från informationen från en kontaktperson Menyn Funktioner När en kontaktperson är öppen, klicka på skrivarikonen för att skriva ut rapporten Kontaktlista från den öppna kontaktpersonen. Rapporten visar kontaktinformationen (telefon, fax, mobilnummer och e-postadress). När en kontaktperson öppnas i ett postfönster är menyn Funktioner tillgänglig. Uppdatera adress Välj den här funktionen för att uppdatera kontaktpersonen med den senaste adressen, telefonnumret och faxnumret från kundposten. 114

115 Kapitel 1: CRM - Register - Kontaktpersoner Kundstatus Funktionen Kundstatus ger dig en genväg till rapporten Kundstatus som i vanliga fall endast är tillgänglig i en kortare version från modulen Fakturering. I sin grundläggande utformning visa rapporten adress- och omsättningsinformation samt en lista över kundens kontaktpersoner (kunden som kontaktpersonen på bildskärmen tillhör). Ytterligare information kan visas i rapporten om nödvändigt, t.ex. en lista över de senaste registrerade aktiviteterna, fakturorna, avtalsofferterna, avtalen, offerterna och ordrarna, samt månatliga försäljningssiffror för det senaste året. Använd inställningen Kundstatusrapport i modulen CRM för att kontrollera hur mycket av informationen ska visas för olika användare, vilka kan ges olika rapportdefinitioner. En stor del av den här extra informationen kommer inte att visas om rapporten tas ut från funktionen Rapporter i modulen Fakturering. Kundstatusrapporten är nedbrytbar (Drill-down). Många av posterna i rapporten såsom kontaktpersoner, offerter och fakturor kan öppnas om du klickar på lämpliga länkar i rapporten. 115

116 Hansa Financials och HansaWorld Registret Standardtexter Det här registret kan användas för att bygga upp ett bibliotek av standardbrev som kan användas vid specifika relationer med kunder. Registret Kundbrev kan hämta in standardtexter. För att registrera en ny standardtext, försäkra dig om att du befinner dig i modulen CRM och klicka på [Standardtext] i Huvudmenyn eller välj Standardtext från menyn Register. Fönstret Standardtext: Bläddra öppnas och visar en lista med tillgängliga standardtexter. För att registrera en ny post, klicka på [Ny] i knappraden. För varje ny standardtext, ange en lämplig kod och en beskrivande kommentar tillsammans med själva texten. För att spara posten, klicka i stängningsrutan och välj att spara ändringarna. 116

117 Kapitel 1: CRM Underhåll - Introduktion Underhåll Introduktion Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifik register. Det finns tre sådana funktioner tillgängliga i modulen CRM. För att använda dem, välj Underhåll från menyn Arkiv. Följande fönster visas: Dubbelklicka på ett av alternativen. Ett urvalsfönster kommer att visas där du kan bestämma vad underhållsfunktionen utföra. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Lägg till klass på kunder Den här funktionen kan användas för att lägga till en speciell kundklassifikation på kunder som har eller inte har köpt en specifik artikel, eller på kunder med avtal som innehåller eller inte innehåller en specifik artikel. Det kan vara användbart om du vill skicka brev till de här kunderna. För att göra det, kör underhållsfunktionen och skapa sedan ett kundbrev med den aktuella klassifikationen angiven under delfönster Kat. Alternativt kan du använda klassifikationen för att ta fram en rapport över den här gruppen av kunder. När klassifikationen har uppfyllt sin funktion kan du ta bort den från kunderna med underhållsfunktionen Radera klassifikation (beskrivs nedan). 117

118 Hansa Financials och HansaWorld Du kan ta fram rapporten Vem har köpt/ej köpt innan du använder den här funktionen om du vill se en lista över de kunder som kommer att påverkas. Kategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Om en kundkategori anges här kommer funktionen att söka efter kunder som tillhör den angivna kategorin och som har eller inte har köpt den specificerade artikeln. Funktionen kommer sedan att lägga till klassifikationen på de här kunderna. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System En persons initialer här för att den nya klassifikationen ska läggas till på kunder med en specifik säljare, och som har köpt eller inte köpt den angivna artikeln. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Om en kundklassifikation anges här kommer funktionen att söka efter kunder som tillhör den angivna klassen och som har eller inte har köpt den specificerade artikeln. Funktionen kommer sedan att lägga till klassifikationen på de här kunderna. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med kommatecken kommer funktionen att söka efter kunder med samtliga klassifikationer. 118

119 Kapitel 1: CRM Underhåll - Lägg till klass på kunder Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Lägg till klassifikation Register Funktion Fakturor Avtal Ange artikeln som funktionen ska gälla. Den ny klassifikationen kommer att läggas till alla kunder som har eller inte har köpt den här artikeln. Funktionen kommer inte att ha någon effekt om ingen artikel anges. Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange klassifikationen som ska läggas till varje kund som har köpt eller inte köpt den angivna artikeln. Om någon av kunderna redan har klassifikationen kommer den inte läggas till igen. Välj vilket av alternativen som funktionen ska använda. Den här funktionen kommer att söka efter godkända fakturor för att hitta kunder som har eller inte har köpt den angivna artikeln. Funktionen kommer att söka igenom registret Avtal för att hitta kunder som har ett avtal med eller utan den specificerade artikeln. Om du har valt alternativet Har ej köpt (nedan) kommer funktionen att ignorera kunder som helt saknar avtal. Välj om den nya klassifikationen ska läggas till på kunder som har köpt eller inte köpt den angivna artikeln. Det finns en liknande underhållsfunktion i modulen Fakturering, Uppdatera kundklassifikationer. Den har fördelen att du kan specificera vilka kunder som funktionen ska påverka samt inom vilken period som artikeln ska vara inköpt. Den ger dig även möjligheten att lägga till eller ta bort klassifikationer på kunder som har köpt eller inte har köpt artiklar som tillhör en specifik artikelgrupp. Men den ger dig inte möjligheten att ta bort eller lägga till klassifikationer baserade på artiklar i avtal. 119

120 Hansa Financials och HansaWorld Radera klassifikation Den här funktionen kan användas för att ta bort en klassifikation från alla kunder. Klassifikation Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange klassifikationen som ska tas bort från alla kunder. Funktionen måste köras en gång för varje klassifikation. Klicka på [Kör] för att starta uppdateringsprocessen. Även underhållsfunktionen Uppdatera kundklassifikationer i modulen Fakturering kan användas för att ta bort en specifik klassifikation från kunder. Uppdatera kontaktregister Den här funktionen kan användas för att kopiera information från ett fält till ett annat i samtliga kontaktregistrets poster. Följande fönster öppnas när funktionen väljs 120

121 Kapitel 1: CRM Underhåll - Uppdatera kontaktregister Välj ett vilket fält som ska uppdateras från alternativen till vänster. Välj från vilket fält informationen ska kopieras från alternativen till höger. I illustrationen ovan kommer informationen från fältet Titel på alla kontaktpersoner att kopieras till fältet Befattning. Fältet Titel kommer inte att bli tomt. Klicka på [Kör] för att uppdatera alla kontaktpersoner. 121

122 Hansa Financials och HansaWorld Dokument Introduktion Funktionen Dokument möjliggör att dokument och dokumentmallar kan skrivas ut i intervall (flera stycken på en gång). Välj Dokument från menyn Arkiv eller klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. Följande fönster visas när funktionen väljs, vilket innehåller en lista med de dokument som kan skrivas ut från modulen CRM. Varje dokument i listan skrivs ut med olika dokumentmallar. För att skriva ut ett dokument följ nedanstående beskrivning: 1. Markera lämpligt dokument i listan. 2. Använd menyn Funktioner för att styra utskriftens destination. Det är förvalt att utskriften ska ske till vald skrivare. De andra alternativen är Utskriftskö (se kapitel Hansas gränssnitt i Volym 1 för detaljerad beskrivning) eller Fax (om du har hårdvara som stödjer den funktionen). 3. Dubbelklicka på dokumentnamnet eller tryck på Enter. Ett urvalsfönster kommer nu att visas. Här kan du avgöra vilken information som ska inkluderas i utskriften (t.ex. vilka aktiviteter som ska skrivas ut). Urvalsfönstren för respektive dokument beskrivs i detalj nedan. 122

123 Kapitel 1: CRM Dokument - Aktiviteter Aktiviteter 4. Klicka på [Kör] för att skriva ut dokumenten. 5. Stäng fönstret Dokument genom att klicka i stängningsrutan. För att bestämma vilken dokumentmall som ska användas för respektive dokument i fönstret Dokument, följ nedanstående beskrivning: 1. Skapa en dokumentmall för varje dokument i registret Dokumentmallar i modulen System. I kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna beskrivs registret Dokumentmallar. 2. Byt till modulen CRM och öppna fönstret Dokument genom att välja Dokument från menyn Arkiv eller genom att klicka på [Dokument] i Huvudmenyn. 3. Markera ett dokument i listan och välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. Följande fönster används för att tilldela ett dokument en eller flera dokumentmallar. Det här beskrivs mer detaljerat i avsnittet Dokument i kapitlet Hansa arbetsyta i Volym 1 av manualerna. Exempelvis kan varje alternativ använda sig av olika dokumentmallar som avgörs t.ex. av kundens språk. 4. Funktionen Dokumentdefinition behöver bara användas en gång för varje dokument. När du har utfört det här kommer valet av dokumentmall ske automatiskt. Urvalsprocessen för varje dokument beskrivs nedan. För att skriva ut dokument för samtliga poster i databasen, lämna alla fält tomma i urvalsfönstret. Om det finns behov av att begränsa antalet utskrivna dokument, använd fälten som det beskrivs nedan. Som det anges nedan, är det ofta möjligt att skriva ut ett intervall av poster, t.ex. ett intervall av aktiviteter. För att göra det här, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolon. För att t.ex. göra en utskrift för kunderna 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på typen av fältet används en alfanumerisk eller numerisk sortering. Om en alfanumerisk sortering används inkluderar urvalet 1:2 även 100, etc. Använd det här dokumentet för att skriva ut aktiviteter på papper. Det är även möjligt att skriva ut en enskild aktivitet när du har den öppen på bildskärmen genom att klicka på skrivarikonen och du kan skriva ut den på bildskärmen genom att klicka på ikonen för förhandsgranskning. 123

124 Hansa Financials och HansaWorld Notera att minst ett av de två fälten under perioden måste fyllas i för att någon aktivitet ska skrivas ut. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange perioden som du vill att aktiviteterna ska skrivas ut för. För att skriva ut aktiviteter för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Kundnummer Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumeriskt Ange ett kundnummer (eller ett intervall av kundnummer) för att skriva ut aktiviteter för en specifik kund. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Ej klar, Klar Intervall Alfanumerisk Ange en aktivitetstyp för att skriva ut aktiviteter av en specifik typ. Använd de här alternativen för att specificera om klara eller inte klara aktiviteter ska skrivas ut. 124

125 Kapitel 1: CRM Dokument - Kundetiketter Kundetiketter Kundbrev Det här dokumentet skriver ut namn- och adressetiketter till kunder. Fakturaadressen på delfönstret Kontakt från varje kundpost kommer att användas. Dokumentet är även tillgänglig i modulerna Fakturering och Avtal. Se kapitlet Kunder i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Det här dokumentet skriver ut brev till kunder. Det söker först efter poster i registret Kundbrev som överensstämmer sökkriteriet som har angivits i fönstret Urval kundbrev, vilket beskrivs nedan. För varje kundbrev som hittas skriver det sedan ut brevtexten som angivits på delfönstret Text till mottagarna enligt urvalet på delfönstren Kund och Kat.. Innan utskriften kan du ta fram lista över mottagarna med rapporten Brevlista. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Med begränsning av de övriga urvalen kommer alla kundbrev med datum inom den angivna perioden att skrivas ut. Nummer Intervall Numerisk För att skriva ut brev från en specifik kundbrevpost, ange kundbrevets nummer här. Ange alternativt ett intervall av nummer separerade med ett kolontecken (:). Kom ihåg att brev inom intervallet som inte har godkänts 125

126 Hansa Financials och HansaWorld kommer att skrivas ut med texten Provutskrift snett över brevet. Kategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Om en kundkategori specificeras här kommer brev att skrivas ut från de kundbrevsposter som har den kategorin angiven på delfönstret Kat. Kom ihåg att om kundbrevet har en kundkategori angiven på delfönster Kat. och om fältet Kund är tomt, kommer brev att skrivas ut till samtliga kunder i den kategorin. Om fältet Kund däremot innehåller ett värde kommer brev endast att skrivas ut till den angivna kunden eller det angivna intervallet av kunder, oavsett om de tillhör den angivna kategorin eller inte. Dokumentmall Klistra in Special Registret Dokumentmallar, modulen System Funktion Om en dokumentmall är specificerad här kommer brev att skrivas ut från samtliga kundbrevposter med den här mallen angiven i fältet Dokument på delfönster Huvud. Du kan välja att skriva ut brev från alla kundbrev i urvalet eller endast de som inte har skrivits ut tidigare. Markera ett av alternativen. När dokumentmallen som används vid utskrift av kundbrev utformas, finns två fält tillgängliga för datumutskrifter. Fältet Datum skriver ut ett kort datum (d.v.s ). Fältet Datum med månad i text skriver ut ett längre datum (d.v.s. 1 Januari 2003). 126

127 Kapitel 1: CRM Rapporter - Introduktion Rapporter Introduktion Utskrifter i modulen CRM utförs på samma sätt som i Hansas övriga moduler. Välj Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Kortkommandot Ctrl-R (Windows) eller z-r (Macintosh) kan också användas. Markera sedan lämplig rapport i listan. I modulen CRM finns följande rapporter tillgängliga Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan välja vilken information som ska inkluderas i rapporten. Oberoende av rapport, kan alla fält lämnas tomma i urvalsfönstret för att rapporten ska innehålla samtliga poster i databasen. Om rapporten behöver begränsas till att innehålla färre poster, använd de fält som finns beskrivna för respektive rapport nedan. Där det specificeras nedan, är det ofta möjligt att skriva ut en rapport för ett intervall av t.ex. kunder. För att göra det, ange lägsta och högsta värdet i intervallet, separerade med kolontecken. För att t.ex. skriva ut kund 001 till 010, ange 001:010 i fältet för kund. Beroende på fältet kan sorteringen vara antingen alfanumerisk eller numerisk. Där en alfanumerisk sortering används kommer intervallet 1:2 också att inkludera 100, osv. 127

128 Hansa Financials och HansaWorld Aktiviteter, kunder Använd alternativen längst ner i urvalsfönstret för att bestämma var rapporten ska skrivas ut (utskrift till bildskärm är förinställt).du kan initialt skriva ut till bildskärm för att senare skicka rapporten till en skrivare genom att klicka på skrivarsymbolen. När du gjort rapporturvalen och valt utskriftsdestination, klicka på [Kör]. Med ett rapportfönster aktivt på skärmen finns kommandot Räkna om tillgängligt under menyn Funktioner. Det här kommandot används för att uppdatera rapporten efter förändringar i informationen som rapporten bygger på. Funktionen Öppna rapportens urvalsfönster på samma meny kan användas för att uppdatera rapporten genom att använda ett annorlunda rapporturval. Den här rapporten listar aktiviteter av samtliga uppgiftstyper, sorterade efter kund. Personens (den som tar fram rapporten) privata aktiviteter är markerade med en asterisk (*). Andra personers privata aktiviteter visas inte i rapporten. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på en persons initialer för att producera rapporten Aktiviteter, personer för den specifika personen, eller på ett aktivitetsnummer för att öppna aktivitetsposten. 128

129 Kapitel 1: CRM Rapporter - Aktiviteter, kunder Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange en rapportperiod. Aktiviteter med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer eller ett intervall av nummer för att lista aktiviteter som är registrerade eller planerade för den angivna kunden (eller kunderna i intervallet). Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange initialerna för en person för att lista aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av den här personen. Om du listar aktiviteter för en annan person kommer deras privata aktiviteter inte att inkluderas i rapporten. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att lista aktiviteter för kunder som har en specifik klassifikation. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med kolontecken, kommer endast aktiviteter för kunder som innehåller samtliga angivna klassifikationer att visas. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Ange en aktivitetstyp för att begränsa rapporten till aktiviteter av den typen. Kundkat. Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att lista aktiviteter som tillhör kunder i en specifik kategori. 129

130 Hansa Financials och HansaWorld Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Ange ett projektnummer för att lista aktiviteter som är relaterade till det projektet. Akt.klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser, modulen CRM Prio Funktion Urval Sammandrag Specificerat Visa kundinformation Visa kontaktinformation Ange en aktivitetsklass för att begränsa rapporten till aktiviteter av den klassen. Ange en prioritet för att lista aktiviteter med den prioriteten. Använd de här alternativen för att styra hur detaljerad rapporten ska vara. I båda fallen är rapporten sorterad efter kundnummer. Den här rapporten innehåller en enskild rad per aktivitet och visar datum, aktivitetstyp, person, kontakt och text (från aktivitetens posthuvud). Som tillägg till informationen som visas i sammandraget, visar det här alternativet all information som har registreras i matrisen på delfönster Text i aktiviteten. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska innehålla endast klara aktiviteter, ej klara eller båda Markera den här kryssrutan om du vill att faktura- och leveransadress, telefon- och faxnummer, kortkod, sorteringsnyckel, kategori, klassifikation, betalningsvillkor, avdelning, objekt, momsnummer, kommentar och varning för varje kund ska inkluderas i rapporten. Markera den här kryssrutan om du vill att telefon-, faxoch mobilnummer från kontaktpersonerna ska visas i rapporten. För att kunna använda det här alternativet måste du även välja den specificerade versionen av rapporten 130

131 Kapitel 1: CRM Rapporter - Aktiviteter, period Aktiviteter, period Visa endast aktiviteter utan aktivitetstyp Aktiviteter som inte har någon aktivitetstyp kommer att inkluderas i rapporten. Markera den här kryssrutan om du vill rapporten endast ska visa de här aktiviteterna. Med inställningen Visningsgrupper i modulen System kan du dela upp de anställda i olika grupper. Grupperna kan t.ex. representera olika typer av arbete eller företagets olika avdelningar. Rapporten visas i en tidstabell som per dag i rapportperioden visar vad varje person i visningsgruppen arbetar med. Information hämtas från kalenderaktiviteter. I exemplet som illustreras nedan visas kalenderaktiviteterna för medlemmarna i visningsgruppen SÄLJ för den andra veckan i november. Beskrivningarna kommer från textfältet i posthuvudet på varje aktivitet. Rapporten använder den förinställda tiden för en arbetsdag. En aktivitet listas separat för varje person som är inkluderad i fälten Person och Cc. Om en person har fler än en aktivitet som börjar under samma timme kommer endast den tidigaste att visas. Privata aktiviteter kommer att visas i rapporten. 131

132 Hansa Financials och HansaWorld Fönstret Urval aktiviteter, period öppnas när du dubbelklickar på Aktiviteter, period i listfönstret Rapporter Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Visningsgrupp Ange en rapportperiod. Aktiviteter med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Ange en visningsgrupp. Rapporten kommer att visa aktiviteterna för alla personer som tillhör visningsgruppen. Du måste ange en visningsgrupp för att rapporten ska beräknas. Tidsklass Klistra in Special Inställningen Tidsklasser, modulen Projekt Visa Det är förinställt att rapporten visar aktiviteter med starttid inom arbetstiden Om du vill använda en annan arbetstid (t.ex ), sätt upp den i en tidsklasspost och ange sedan tidsklassen här innan rapporten tas fram. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska visa endast tidsaktiviteter, profilaktiviteter eller båda. 132

133 Kapitel 1: CRM Rapporter - Aktiviteter, personer Aktiviteter, personer Den här rapporten listar aktiviteter av samtliga uppgiftstyper, sorterade efter kund. Personens (den som tar fram rapporten) privata aktiviteter är markerade med en asterisk (*). Andra personers privata aktiviteter visas inte i rapporten. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett kundnummer för att producera rapporten Aktiviteter, kunder för den specifika kunden. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange en rapportperiod. Aktiviteter med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange initialerna för en person för att lista aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av den här personen. Om du listar aktiviteter för en annan person kommer deras privata aktiviteter inte att inkluderas i rapporten. 133

134 Hansa Financials och HansaWorld Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer eller ett intervall av nummer för att lista aktiviteter som är registrerade eller planerade för den angivna kunden (eller kunderna i intervallet). Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att lista aktiviteter för kunder som har en specifika klassifikation. Om de anger ett antal klassifikationer separerade med kolontecken, kommer endast aktiviteter för kunder som innehåller samtliga angivna klassifikationer att visas. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Visningsgrupp Funktion Urval Aktivitetstypslista Sammandrag Specificerat Ange en aktivitetstyp för att begränsa rapporten till aktiviteter av den typen. Om du anger en visningsgrupp här kommer rapporten att visa aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av alla personer som tillhör den angivna visningsgruppen. Använd de här alternativen för att styra hur detaljerad rapporten ska vara. I båda fallen är rapporten sorterad efter personer. Den här rapporten innehåller en enskild rad per aktivitet och visar datum, aktivitetstyp, person, kontakt och text (från aktivitetens posthuvud). Som tillägg till informationen som visas i sammandraget, visar det här alternativet all information som har registreras i matrisen på delfönster Text i aktiviteten. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska innehålla endast klara aktiviteter, ej klara eller båda Den här rapporten skriver ut en lista över aktivitetstyperna som har registrerats i databasen. Den visar kod, namn, artikel och aktivitetsklass. 134

135 Kapitel 1: CRM Rapporter - Artikel/säljare statistik Akt.klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser, modulen CRM Sortering Artikel/säljare statistik Användaraktiviteter Intervall Alfanumerisk Ange en aktivitetsklass för att lista aktivitetsklasserna som tillhör den klassen. Välj om du vill att rapporten ska sorteras efter aktivitetstyp eller aktivitetsklass. Se kapitlet Fakturering i Volym 2 för information kring den här rapporten. Den här rapporten visar den aktuella användarens aktiviteter, vilken inkluderar aktiviteter av uppgiftstyper. Det här är aktiviteter som har den aktuella användarens initialer angivna i fältet Personer eller Cc. För varje aktivitet visar rapporten aktivitetsnummer, startdatum, aktivitetstyp, kalendertyp (tid, profil eller visa ej) och text. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett aktivitetsnummer för att öppna en specifik aktivitetspost. 135

136 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange en rapportperiod. Aktiviteter som inte är klara med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten Med alternativen som beskrivs i slutet av det här avsnittet kan du även välja att inkludera aktiviteter med registreringsdatum, senast förändringsdatum och/eller slutdatum inom den här perioden. Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer eller ett intervall av nummer för att lista aktiviteter som är registrerade eller planerade för den angivna kunden (eller kunderna i intervallet). Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att lista aktiviteter för kunder som har en specifik klassifikation. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med kolontecken, kommer endast aktiviteter för kunder som innehåller samtliga angivna klassifikationer att visas. 136

137 Kapitel 1: CRM Rapporter - Användaraktiviteter Kundkat. Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att lista aktiviteter som tillhör kunder i en specifik kategori. Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Exkludera kalendertyp Exkludera starta i period Inkludera skapad i period Inkludera senast uppdaterad i period Inkludera klar i period Ange ett projektnummer för att lista aktiviteter som är relaterade till det projektet. Använd de här alternativen för att exkludera aktiviteter av olika typer i rapporten. Markera det här alternativen om du vill att aktiviteter med startdatum inom rapportperioden ska exkluderas från rapporten. Om kryssrutan är markerad måste du markera minst ett av alternativen nedan, annars kommer rapporten att bli tom. Markera den här kryssrutan om du vill att aktiviteter som har skapats under perioden ska inkluderas i rapporten. Markera den kryssrutan om du vill att aktiviteter som senast har uppdaterats under perioden ska inkluderas i rapporten. Markera den här kryssrutan om du vill att aktiviteter med slutdatum inom perioden ska inkluderas i rapporten. Om den här kryssrutan är markerad kommer både klara och ej klara aktiviteter att inkluderas i rapporten. Annars visas endast klara aktiviteter. 137

138 Hansa Financials och HansaWorld Brevlista Den här rapporten visar samma sak som den som skrivs ut med funktionen Brevlista från menyn Funktioner från kundbrevsposten. Rapporten visar texten och en lista över alla mottagare för varje kundbrevspost. Båda godkända och ej godkända brev inkluderas i rapporten. Brev Födelsedagslista Ange serienumret (eller ett intervall av serienummer) på kundbrevet som ska visas. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange en persons initialer för att lista alla kundbrev som är signerade av den personen. Kund Klistra in Special Registret Kunder Ange ett kundnummer för att lista alla kundbrev som har skickats till den kunden. Notera att endast kundbrev med enskilda mottagare kommer att visas. Den här rapporten används för att lista alla kontaktpersoner som har samma födelsedag. Rapporten hämtar informationen från fältet Födelsedag på delfönster Adress på varje kontaktpersonpost. Förutom varje kontakts födelsedag visas även deras namn, titel, adress, telefonnummer, fax, mobilnummer, e-postadress, avdelning och kundnummer och -namn. 138

139 Kapitel 1: CRM Rapporter - Födelsedagslista Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett kundnummer för att öppna den specifika kundposten. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Rapporten kommer skriva ut alla kontaktpersoner med födelsedag inom den angivna rapportperioden. Om perioden : har angivits kommer rapporten att visa alla kontaktpersoner som har födelsedag i mars. Året används inte. För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att visa kontaktpersoner som tillhör kunder inom den kategorin. Kund Klistra in Special Registret Kunder Visa stängda Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer för att lista kontaktpersoner som arbetar för en specifik kund. Markera den här kryssrutan om du vill att stängda kontaktpersoner ska inkluderas i rapporten. 139

140 Hansa Financials och HansaWorld Försäljningsstatistik Se kapitlet Kunder i Volym 1 för information kring den här rapporten. Kalender, bokningshistorik Den här rapporten visar en lista med kalenderaktiviteter och jämför deras startdatum med det faktiska registreringsdatumet. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett aktivitetsnummer för att öppna den specifika aktiviteten. Privata aktiviteter kommer att visas i rapporten men de är inte nedbrytbara (d.v.s. de kan inte öppnas från rapporten. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange en rapportperiod. Aktiviteter med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. 140

141 Kapitel 1: CRM Rapporter - Personlig kalender Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer eller ett intervall av nummer för att lista aktiviteter som är registrerade eller planerade för den angivna kunden (eller kunderna i intervallet). Aktivitetsklass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser, modulen CRM Ange en aktivitetsklass för att begränsa rapporten till aktiviteter aktivitetstyper som tillhör den klassen. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Ange en aktivitetstyp för att begränsa rapporten till aktiviteter av den typen. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Visningsgrupp Sortering Kalendertyp Personlig kalender Ange initialerna för en person för att lista aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av den här personen. Om du listar aktiviteter för en annan person kommer deras privata aktiviteter inte att inkluderas i rapporten. Om du anger en visningsgrupp här kommer rapporten att visa aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av alla personer som tillhör den angivna visningsgruppen. Rapporten innehåller separata sektioner för varje persons aktiviteter. Välj ett av de här alternativen för att specificera i vilken ordning aktiviteterna ska visas i de här sektionerna. Använde de här alternativen för att avgöra om rapporten ska innehålla tidsaktiviteter, profilaktiviteter eller visa ej-aktiviteter. Den här rapporten är en lista över kalenderaktiviteter och är samma som den som tas fram genom att klicka på knappen [Rapport] i något av kalenderfönstren. Se avsnittet Kalender, person tidigare i det här avsnittet för ytterligare information. 141

142 Hansa Financials och HansaWorld Notera att något måste anges i minst ett av fälten under perioden, annars kommer rapporten att bli tom. Kontaktlista Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange en rapportperiod. Aktiviteter med startdatum inom perioden kommer att visas i rapporten För att ta fram rapporten för en specifik dag, ange endast den enskilda dagen. Hansa kommer att konvertera den till ett periodformat genom att lägga till ett kolontecken och repetera den angivna dagen. Person Klistra in Special Registret Personer, modulen System Visningsgrupp Ange initialerna för en person för att lista aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av den här personen. Om du listar aktiviteter för en annan person kommer deras privata aktiviteter inte att inkluderas i rapporten. Om du anger en visningsgrupp här kommer rapporten att visa aktiviteterna som är registrerade, planerade eller utförda av alla personer som tillhör den angivna visningsgruppen. Den här rapporten listar kontakter i registret Kontakter tillsammans med kontaktinformation (telefon-, fax-, och mobilnummer samt e-postadress). 142

143 Kapitel 1: CRM Rapporter - Kontaktlista En kontaktlista för en specifik kontaktperson kan skrivas ut direkt från deras kontaktpost med hjälp av skrivarikonen. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett kontaktnamn för att öppna en specifik kontaktpost. Kundklass Klistra in Special Inställningen kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att lista kontaktpersoner med den klassen. Om du anger ett intervall av klassifikationer separerade med kommatecken, endast de kontaktpersoner som innehåller samliga angivna klasser kommer att bli listade. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att begränsa rapporten till kontaktpersoner som tillhör kunder med den kategorin. Kontaktperson Klistra in Special Registret Kontakter, modulen CRM Funktion Ange namnet på en kontaktperson för att skriva ut endast deras information De här alternativen kontrollera hur mycket information som ska visas i rapporter. 143

144 Hansa Financials och HansaWorld Sammandrag Specificerat Det här alternativet visar namnet på varje kontaktperson, tillsammans med kontaktuppgifter (telefon-, fax- och mobilnummer samt e-postadress. Som tillägg till informationen som visas i sammandraget visas även hela adressen för varje kontakt, tillsammans med kundnummer, kommentar, titel, befattning och kontaktklassifikation. Kund/artikelstatistik Kundlista Se kapitlet Artiklar och priser i Volym 1 för information kring den här rapporten. Se kapitlet Kunder i Volym 1 för information kring den här rapporten. Kunder utan aktiviteter Den här rapporten visar en lista över kunder som inte har kontaktats under rapportperioden. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett kundnummer för att öppna en specifik kundpost. 144

145 Kapitel 1: CRM Rapporter - Kundstatistik Kundstatistik Kundstatus Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange rapportperioden. Rapporten kommer att visa de kunder som saknar aktiviteter med startdatum under den angivna perioden. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Om en aktivitetstyp anges här kommer rapporten att visa kunder som saknar aktiviteter av den angivna typen under rapportperioden. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori om du vill begränsa rapporten till att visa kunder som tillhör en specifik kategori och som inte har blivit kontaktade under rapportperioden. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att lista kunder med den klassen. Om du anger ett intervall av klassifikationer separerade med kommatecken, endast de kunder som innehåller samliga angivna klasser kommer att bli listade. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange en persons initialer för att lista kunder med en specifik säljare och som inte har kontaktats under rapportperioden. Se kapitlet Kunder i Volym 1 för information kring den här rapporten. Se kapitlet Kunder i Volym 1 för information kring den här rapporten. 145

146 Hansa Financials och HansaWorld Telefonlista Den här rapporten liknar rapporten Kontaktlista som är beskriven ovan eftersom den listar kontakter i registret Kontaktpersoner. Kunder Klistra in Special Registret Kunder Ange ett kundnummer för att lista kontaktpersonerna som arbetar åt den kunden. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en kundklassifikation för att visa kontaktpersoner med den klassifikationen. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med ett kommatecken, kommer endast de kontaktpersoner som innehåller samtliga angivna klassifikationer att visas. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att visa kontaktpersoner som tillhör kunder med den kategorin. Befattning Klistra in Special Inställningen Befattningar, modulen CRM Funktion Ange en befattning för att visa kontaktpersoner med den specifika befattningen. De här alternativen kontrollerar hur mycket information som ska visas i rapporten. 146

147 Kapitel 1: CRM Rapporter - Medarbetarstatistik Medarbetarstatistik Sammandrag Sammandrag med arbetsdetaljer Specificerat Det här alternativet visar namnet på varje kontaktperson tillsammans med kontaktuppgifterna telefon-, mobil och alt- (hem) nummer. I tillägg till informationen i sammandraget visar den här alternativet befattningen, avdelningen och klassifikationen för varje kontaktperson. Som tillägg till informationen som visas i alternativet Sammandrag med arbetsdetaljer visar det här alternativet även varje kontaktpersons adress, kundnummer, titel, faxnummer och kommentar. Den här rapporten visar en lista över medarbetarna, jämför planerade och faktiska timmar som var och en av dem har arbetat under rapportperioden. Beroende på vilken jämförelsemetod som har valts kommer antalet timmar beräknas med hjälp av aktiviteter vars startdatum faller inom rapportperioden och tidsmålsposter vars startdatum är närmast (före) rapportperioden. Se beskrivningen av registret Tidsmål ovan för ett exempel. Kalenderaktiviteter kommer endast att inkluderas i jämförelsen. Aktiviteter som har markerats med Visa ej kommer inte att inkluderas i beräkningarna. På samma sätt kommer inte aktiviteter med aktivitetstyper som tillhör aktivitetsklasser som är markerade med Exkludera från tidsstatistik att inkluderas. 147

148 Hansa Financials och HansaWorld Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Rapportperioden. Beroende på vilken metod som har valts för jämförelse (se nedan), kan rapporten inkludera alla aktiviteter med ett startdatum inom rapportperioden och tidsmålsposten närmast (före) rapportperioden för den angivna personen. Även tidsmålsposter med ett startdatum inom rapportperioden kommer att inkluderas. Medarbetare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Intervall Alfanumerisk Ange personens initialer för att ta fram en rapport som analyserar de arbetade timmarna för en enskild medarbetare. 148

149 Kapitel 1: CRM Rapporter - Medarbetarstatistik Projekt Klistra in Special Registret Projekt, modulen Projekt Intervall Alfanumerisk Ange ett projektnummer för att analysera arbetade timmar för ett specifik projekt. Aktiviteter med projektnummer angivet på delfönster Projekt kommer att inkluderas i beräkningarna. Det här fältet kommer vanligtvis att användas tillsammans med jämförelsemetoden Faktureringsbar/Faktisk. Typer Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Intervall Alfanumerisk Om du anger en aktivitetstyp eller ett intervall av aktivitetstyper kommer endast de aktiviteter och tidsmålsposter med den angivna typen att användas i rapporten. Akt.klass Klistra in Special Inställningen Aktivitetsklasser, modulen CRM Visningsgrupp Funktion Sammandrag Specificerat Per typ Om du anger en aktivitetsklass här, kommer endast aktiviteter och tidsmålsposter med typer som tillhör den klassen att användas i rapporten. Om du anger en visningsgrupp här, kommer rapporten att analysera de arbetade timmarna för alla personer som tillhör den angivna visningsgruppen. De här alternativen kan användas för att kontrollera hur detaljerad informationen i rapporten ska vara. Det här alternativet är en enkel lista som för varje medarbetare visar deras initialer, totalsiffror på faktiska och planerade timmar och en jämförelse mellan de båda totalerna. I tillägg till informationen som visas i sammandraget, visar det här alternativet alla aktiviteter som har använts för att beräkna totalerna. Det här alternativet mitt emellan sammandraget och den specificerade versionen. Den visar delsummor för faktiska och planerade timmar för varje aktivitetstyp. 149

150 Hansa Financials och HansaWorld Inkludera Jämförelse Visa Per klass Per visningsgrupp Fakturerbar/faktisk Tidsmål/faktisk Det här liknar alternativet Per typ och visar delsummorna för faktiska och planerade timmar för varje aktivitetsklass. Det här liknar alternativet Per typ och visar delsummorna för faktiska och planerade timmar för varje visningsgrupp. Använd de här alternativen för att avgöra om rapporten ska innehålla endast klara aktiviteter, ej klara eller båda. Minst ett av alternativen måste väljas, annars kommer inga aktiviteter att inkluderas i jämförelsen. Det finns fyra tillgängliga metoder för jämförelse. Kom ihåg att endast kalenderaktiviteter kommer att inkluderas i beräkningarna. De som är markerade som Visa ej eller de med aktivitetstyper som tillhör aktivitetsklasser markerade med Exkludera från tidsstatistik kommer inte att inkluderas i någon jämförelsemetod. Den här versionen jämför den totala arbetade tiden under rapportperioden (beräknad med tidsaktiviteter) med den del av tiden som är fakturerbar (beräknad med tidsaktiviteter som har ett faktureringsbart projekt angivet på delfönstret Projekt ). Den faktiska tiden beräknad med tidsaktiviteter jämförs med tidsmålet beräknat från registret Tidsmål. Tidsmål/profil Den planerade tiden beräknad med profilaktiviteter jämförs med tidsmålet beräknat från registret Tidsmål. Profil/faktisk Den faktiska tiden beräknad med tidsaktiviteter jämförs med den planerade tiden beräknad med profilaktiviteter. Rapportens sista kolumn visar jämförelsen mellan de två siffrorna. Jämförelsen beräknas enligt följande: % Jämförelsen visas i procent. Antal Jämförelsen visas i antal timmar. 150

151 Kapitel 1: CRM Rapporter - Vem har köpt/ej köpt Vem har köpt/ej köpt Den här rapporten visar kunder som har köpt eller inte köpt en specifik artikel, eller kunder med avtal som innehåller eller inte innehåller en specifik artikel. Rapporten är nedbrytbar (innehåller funktionen Drill-down) när den skrivs ut till bildskärm. Klicka på ett kundnummer för att öppna en specifik kundpost. Kategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori om du vill begränsa rapporten till att visa kunder som tillhör en specifik kategori och som har köpt eller inte har köpt den angivna artikeln. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange en persons initialer för att lista kunder med en specifik säljare och som har köpt eller inte har köpt den angivna artikeln. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en kundklassifikation för att lista kunder med den klassen som har eller inte har köpt den angivna artikeln. Om du anger ett intervall av klassifikationer separerade med kommatecken, endast de kunder som innehåller samliga angivna klasser kommer att bli listade. 151

152 Hansa Financials och HansaWorld Artikel Klistra in Special Registret Artiklar Register Funktion Fakturor Avtal Ange artikeln som rapporten ska visa. Den kommer att visa kunderna som har köpt eller inte köpt den här artikeln. Rapporten kommer att bli tom om du inte specificerar en artikel. Välj vilken version av rapporten som ska produceras. Rapporten kommer att söka efter godkända fakturor för att producera en lista över kunder som har köpt eller inte köpt den angivna artikeln. Rapporten kommer att söka igenom registret Avtal för att producera en lista med kunder som har avtal innehållande eller inte innehållande den angivna artikeln. Om du har valt alternativet Har ej köpt (nedan), kommer rapporten inte inkludera kunder som helt saknar avtal. Välj om rapporten ska visa kunder som har eller inte har köpt den angivna artikeln. 152

153 Kapitel 1: CRM Exporter - Introduktion Exporter Introduktion Funktionen Export möjliggör export av specifik information till tabbseparerade textfiler, som i sin tur kan bearbetas i externa programvaror för t.ex. ordbehandling, kalkylberäkningar eller page make-up. Med importfunktionerna Automatisk och Automatiskt, manuell filsökning i modulen System, kan de här filerna även användas för import i andra databaser eller företag i Hansa. Kom ihåg att även rapporter kan skrivas ut till disk. Den mesta informationen som lagras i Hansa är tillgänglig för bearbetning i andra applikationer genom textfiler. För att skapa en exportfil, välj Exporter från menyn Arkiv eller klicka på [Export] i Huvudmenyn. Fönstret som illustreras nedan kommer att öppnas. Det visar de exporter som kan produceras från modulen CRM. Dubbelklicka på en av posterna i listan. För varje alternativ öppnas sedan ett urvalsfönster, där du kan välja vad den exporterade textfilen ska innehålla. Klicka på [Kör] för att namnge filen och bestämma var den ska sparas. 153

154 Hansa Financials och HansaWorld Aktiviteter Den här funktionen exportera information från en eller flera aktiviteter. Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Ange start- och slutdatum för rapportperioden. Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Begränsa urvalet till aktiviteter som är registrerade eller planerade för en specifik kund (eller ett intervall av kunder). Personer Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange initialerna för en person för att begränsa urvalet till aktiviteter som har registrerats, planerats eller utförts av den personen. Aktivitetstyp Klistra in Special Inställningen Aktivitetstyper, modulen CRM Aktivitet radkod Ange en aktivitetstyp för att begränsa exporten till aktiviteter av den typen. Klistra in Special Inställningen Texttyper, modulen CRM Ange en texttyp för att begränsa exporten till aktiviteter innehållande den typen. 154

155 Kapitel 1: CRM Exporter - Kontaktlista Kontaktlista Klicka på [Kör] för att starta exporten. När den är färdig, stäng fönstret Export genom att klicka i stängningsrutan. Den här funktionen exportera information från registret Kontaktpersoner. Kunder Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer för att exportera kontaktpersoner som arbetar för den kunden. Kontaktperson Klistra in Special Registret Kontaktpersoner, modulen CRM Ange namnet på en kontaktperson för att exportera informationen för en enskild kontakt. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att exportera kontaktpersoner som tillhör kunder med den kategorin. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att exportera kontaktpersoner med den klassen. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med kolontecken, kommer endast de kontaktpersoner som innehåller samtliga angivna klassifikationer att inkluderas i exporten. 155

156 Hansa Financials och HansaWorld Kontaktlista till 3com Palm 3 Den här funktionen exporterar information från registret Kontaktpersoner i korrekt format för import till en Palm3. Kundlista Kunder Klistra in Special Registret Kunder Palm3 kategori Intervall Alfanumerisk Ange ett kundnummer för att exportera kontaktpersonerna som arbetar för den kunden. Du måste ange något här annars kommer exporten att bli tom. Här ska du ange kategorin i din Palm3 som du vill att informationen ska importeras i. Kategorin inkluderas i exportfilen och säkerställer att filen kommer att importeras till rätt ställe. Använd den här funktionen för att exportera information från registret Kunder. 156

157 Kapitel 1: CRM Exporter - Kundlista Kund Klistra in Special Registret Kunder Intervall Alfanumerisk Välj vilka poster som ska exportera genom att ange ett kundnummer eller ett intervall av kundnummer. Kundkategori Klistra in Special Inställningen Kundkategorier, modulen Fakturering Ange en kundkategori för att exportera kunder som tillhör en viss kategori. Säljare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange initialerna för en person för att exportera kunder med den personen angiven som deras säljare. Kundklass Klistra in Special Inställningen Kundklassifikationer, modulen CRM Ange en klassifikation för att exportera kunder med en specifik klass. Om du anger ett antal klassifikationer separerade med kolontecken, kommer endast de kunder som innehåller samtliga angivna klassifikationer att inkluderas i exporten. 157

158

159 Hansa Financials HansaWorld E-post

160 Hansa Financials och HansaWorld Kapitel 2: E-post Hansas e-postfunktioner tillåter användare i fleranvändarsystem att: skicka e-post till varandra, med eller utan bifogade filer eller Hansaposter. skicka e-post till konferenser där de kan läsas av alla användare (kan styras med åtkomstrestriktioner). uppdatera e-post som har skickats av andra användare skicka och ta emot extern e-post. chatta med andra användare i systemet. Sätta upp ett e-postsystem i Hansa Servern Installera servern så som beskrivs i avsnittet Skapa en ny databas fleranvändare i kapitlet Introduktion och installation i Volym 1 av manualerna. Öppna inställningen Systemanvändning i modulen System. Kontrollera att korrekt antal användare, e-postlådor och konferenser är angivna samt att kryssrutan Server är markerad. Om du kommer att använda extern e-post, markera även kryssrutan Extern e-post på delfönster 4. Om du har använt Hansa ett tag innan du sätter igång e-postsystemet kommer förändringarna i den inställningen att resultera i att du behöver en ny databasnyckel. 160

161 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Om du vill att användarna ska kunna logga in på servern för att skicka och ta emot e-post över internet via en webbläsare, markera även kryssrutorna Hemsida, Internetserver, en användare och Internetserver, flera användare på delfönster 5. Kontakta din lokala Hansarepresentant för ytterligare information kring den här funktionen. Försäkra dig om att mappen eller katalogen Attach finns tillgänglig i Hansas servermapp. Den används för att lagra filer som har bifogats interna e-postbrev. Om servern kommer att fungera som gateway måste Hansas servermapp även innehålla mappen eller katalogen Tmp. Den används för att lagra bilagor som har laddats ned från POP3-servern innan de överflyttas till mappen Attach och bilagor som ska ladda upp till SMTP-servern. Se avsnittet Extern gateway nedan för information hur du sätter upp en sådan server. 161

162 Hansa Financials och HansaWorld Följande arbete med att sätta upp e-postsystemet ska utföras på servern, så sätt den inte i serverläge ännu. 162

163 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Modulen System, avancerat Förutom registrering av poster som representerar de anställda i registret Personer kommer all konfigurering av e-postsystemet att göras i modulen System, avancerat. Du kan få åtkomst till modulen System, avancerat på två olika sätt: 1. Vanligtvis finns modulen System, avancerat endast tillgänglig på servern när inga andra användare är inloggade. Om servern är igång måste du först välja Avsluta, ta bort server från menyn Arkiv och starta om Hansa innan du kan använda menyn Moduler. Om System, avancerat inte finns tillgänglig under menyn Moduler har du troligtvis loggat in som en person som inte har åtkomsträttigheter till den här modulen. Om du är en systemadministratör, rekommenderas att din personpost antingen inte alls tillhör någon åtkomstgrupp eller att den tillhör en åtkomstgrupp som startar med full åtkomst och inte exkluderar åtkomsten till modulerna Server och System, avancerat. 163

164 Hansa Financials och HansaWorld 2 Om du vill kunna arbeta med modulen System, avancerat från en klient medan andra användare är inloggade, ska din personpost tillhöra en åtkomstgrupp som startar från Full åtkomst och som ger full åtkomst till modulen System, avancerat (se nedan) Om ditt personkort tillhör en sådan åtkomstgrupp, kommer du att från en klient att kunna gå in i modulen System, avancerat från menyn Moduler och göra de inställningar som beskrivs nedan. Personer som fungerar som systemadministratörer bör tillhöra en sådan åtkomstgrupp. För vissa inställningar (E-post alias, E-post POP3 servrar och Gateways) måste du efter att du loggat in som systemadminstratör byta till att arbeta som Admin klient. För att göra det, välj Företag från menyn Arkiv, Öppna företag från menyn Funktioner och sedan Admin klient från menyn Funktioner igen. Om du inte arbetar som Admin klient kommer alla inställningar som du gör lagras i din lokala klient och inte på servern. När du har gjort nödvändiga inställningar ska du byta tillbaka till att arbeta som Normal klient på samma sätt som du gjorde tidigare, men att du väljer Normal klient från menyn Funktioner som det sista steget. Personer och åtkomstgrupper beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. 164

165 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Personer Alla medarbetare som ska använda e-postsystemet ska registreras i registret Personer i modulen System. Information kring registret (inklusive tilldelning av lösenord) finns i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. För varje person som ska skicka extern e-post ska en returadress anges på delfönster Provision Om det finns fler än ett företag i databasen är posterna i registret Personer specifika för företaget som de registrerats i. Men e-postlådorna kommer att vara öppna för samtliga företag i databasen. Det här möjliggör att e-post kan skickas mellan personer i olika företag. En konsekvens av det här är att alla personer måste ha unika signaturer (initialer). Om två eller fler personer i olika företag har samma signatur kommer de inte att kunna ha sina egna e- postlådor. Om du använder extern e-post och har en separat maskin som gateway, skapa en post i registret Personer som endast ska användas för att möjliggöra att gatewayen kan koppla upp sig mot servern. Personen ska tilldelas signaturen 165

166 Hansa Financials och HansaWorld GATE. Den här personen ska tillhöra en åtkomstgrupp som startar från ingen åtkomst och med full åtkomst endast till modulen Extern gateway Åtkomstgrupper skapas i inställningen Åtkomstgrupper som beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. Konferens, åtkomstgrupper När du sätter upp Hansas e-postsystem kommer du troligen att definiera ett antal e-postlådor och konferenser. E-postlådor är personliga och endast ägarna kan se deras innehåll. De kan användas både för att skicka och ta emot e-post. Konferenser är mer öppna, om inte åtkomsten har begränsats kan innehållet läsas av alla. De kan endast ta emot e-post. För ytterligare information kring e-postlådor och konferenser, se de två följande avsnitten i det här kapitlet. Om du vill begränsa behörigheten för dina konferenser, använd inställningen Konferens, åtkomstgrupper i modulen System, avancerat. Välj System, avancerat från menyn Moduler och klicka på Inställningar i Huvudmenyn (eller välj Inställningar från menyn Arkiv). Dubbelklicka på Konferens, 166

167 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem åtkomstgrupper i listfönstret. Nu öppnas fönstret Konferens, åtkomstgrupper: Bläddra vilket visar alla redan upplagda åtkomstgrupper E-postlådor Dubbelklicka på en post i listan för att förändra den eller klicka på [Ny] för att skapa en ny post. Du ska ange en kod och en kort beskrivande text i fönstret Konferens åtkomstgrupper: Ny post. Koden kan innehålla upp till fem tecken och du kan blanda siffror och bokstäver. Klicka på [Spara] i knappraden för att spara. När du har definierat dina konferensåtkomstgrupper kan de tilldelas e- postlådor och konferenser. De kommer att användas enligt följande. När en person loggar in kommer de automatiskt att få tillgång till sin egen e- postlåda, vilken innehåller deras signatur i fältet Användare. E-postlådan innehåller en lista med konferensåtkomstgrupper. En lista med åtkomstgrupper kan även anges på konferenserna. Personen kommer att kunna öppna konferenser där minst en av konferensåtkomstgrupperna i konferensen stämmer överens med åtkomstgrupperna i den personliga e- postlådan (samt alla konferenser som saknar åtkomstgrupp). Personer som inte har åtkomst till en viss konferens kan fortfarande skicka e-post dit. Blanda inte ihop den här inställningen i modulen System, avancerat med inställningen Åtkomstgrupper i modulen System. Inställningen Åtkomstgrupper styr åtkomsten till moduler och funktioner i Hansa och beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. Varje person kan ha sin egen personliga e-postlåda som de kan använda för att skicka och ta emot e-post. Den finns inte tillgänglig för andra användare med undantag för systemadministratören via modulen System, avancerat. 167

168 Hansa Financials och HansaWorld E-postlådor kan läggas upp på följande sätt: 1. Välj modulen System, avancerat från menyn Moduler och klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn (eller välj Inställningar från menyn Arkiv). I följande listfönster, dubbelklicka på E-postlådor. Nu öppnas fönstret Konferenser som visar alla redan upplagda e-postlådor. Klicka på [Ny] i knappraden. 2. I modulen System, öppna registret Personer och markera en av posterna i fönstret Personer: Bläddra. Välj Skapa e-postlåda från menyn Funktioner. I båda fallen öppnas fönstret Konferens/e-postlåda: Ny post Fyll i fälten enligt följande: Namn Ange det unika namnet som e-postlådan kommer att identifieras med från andra ställen i Hansa. Vanligtvis kommer det att vara namnet på personen som äger e- postlådan. När e-post skickas till den e-postlådan kommer namnet att vara adressen till den. Namnet kommer även att visas bland möjliga adresser i fönstret Klistra in. Säkerställ att namnet anges korrekt eftersom det inte kan ändras efter att första e-postbrevet har tagits emot i postlådan. Det kan vara en god idé att inte använda specialtecken i det här fältet (som t.ex. apostroftecken). Om du arbetar i ett blandat nätverk (Windows och Macintosh) kan vissa tecken inte visas så som tänkt på alla maskiner och plattformar. 168

169 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Kommentar Klass Här kan en förklarande text till brevlådan anges. Kommentaren kommer att visas i rapporten Vilka är uppkopplade. Säkerställ att det står E-postlåda här (förinställt). Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Ange signaturen (initialerna) för personen som äger brevlådan. Endast den här personen (och systemadministratören via modulen System, avancerat) har åtkomst till postlådan. Serienr Det här unika serienumret genereras automatiskt när e- postlådan sparas första gången. Det kan inte förändras. Moder Max antal e-postbrev Det här fältet kan inte användas för e-postlådor. Det här fältet används om du vill begränsa antalet e- postbrev som kan lagras i postlådan. Lämna fältet tomt om du inte vill ha någon begränsning eller om du vill att postlådan ska rätta sig efter de generella reglerna som satts upp i inställningen E-postinställningar. Om en e-postlåda innehåller fler än den specificerade begränsningen kommer breven inte att tas bort med automatik. Istället ska underhållsfunktionen Rensa e- postregister köras av systemadministratören för att rensningen ska utföras. Underhållsfunktionen raderar e- postbrev (börjar med de äldsta) ända till maximumgränsen är nådd. I de här fallet kan e-postbrev raderas även om deras livslängd (se nedan) inte har gått ut. Livslängd för läst e-post, Livslängd för oläst e-post De här fälten används för att specificera en maxgräns för antalet dagar som e-postbrev ska finnas kvar i postlådan. Livslängden beräknas med den sista förändringsdagen, inte den dagen brevet skapades. Lämna fälten tomma om du inte vill ha någon gräns eller om du vill att de generella inställningarna i inställningen E-postinställningar ska gälla. 169

170 Hansa Financials och HansaWorld Stängd Åtkomstgrupp konferenser Användarnivå Underhållsfunktionen Rensa e-postregister kan användas av systemadministratören för att radera e- postbrev vars livslängd är överstigen. Markera den här kryssrutan om e-postlådan inte längre ska användas (e-postlådan kan inte raderas om den innehåller e-postbrev). Stängda e-postlådor visas i fönstret Konferenser men inte i fönstret Klistra in konferens/e-postlåda. Du kommer inte att kunna skicka e-postbrev till stängda e-postlådor. En stängd e-postlåda kan när som helst öppnas upp igen. Klistra in Special Inställningen Konferens, åtkomstgrupper, modulen System, avancerat Använd matrisen för att ge åtkomst till konferenser (konferenser beskrivs i nästa avsnitt). E-postlådans ägare (personen vars initialer är angivna i fältet Användare) kommer att ges tillgång till de konferenser som delar minst en åtkomstgrupp i matrisen (och till konferenser som helt saknar åtkomstgrupper i matrisen). T.ex., ägaren till e-postlådan i illustrationen ovan kommer att kunna se innehåller i alla konferenser som tillhör konferensåtkomstgrupperna SÄLJ eller TEKN. De här alternativen finns endast i HansaWorld och visas inte i Hansa Financials. De används för att tilldela åtkomstnivån till e-postlådans ägare. Se Volym 1 av manualerna för information om den funktionen. Spara e-postlådan genom att klicka på [Spara] i knappraden. Du kommer nu tillbaka till fönstret Konferenser som visar e-postlådan som du precis skapade. 170

171 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Konferenser Efter att en e-postlåda har skapats kan dess inställningar endast förändras i modulen System, avancerat. Öppna fönstret Konferenser enligt beskrivningen ovan och klicka på e-postlådan som du vill förändra. Klicka sedan på [Egenskaper] högst upp till vänster i fönstret. Gör nödvändiga förändringar och spara på det vanliga sättet eller för att ta bort e-postlådan, välj Radera från menyn Post. E-postlådor kan endast raderas om de inte innehåller några e-postbrev. Dubbelklicka på en e-postlåda i fönstret Konferenser för att se innehållet i den. En e-postlåda kan tömmas med underhållsfunktionen Rensa e-postregister i modulen System, avancerat. Konferenser är publika e-postlådor, om de inte har begränsats med åtkomsträttigheter kan de läsas av alla. Till skillnad från e-postlådor kan de endast ta emot e-postbrev. Det finns möjlighet att sätta upp ett hierarkiskt system av konferenser inom andra konferenser på ett liknande sätt som strukturen av dina filer och mappar på datorns hårddisk. Innan du lägger upp konferenser måste du skapa åtminstone en e-postlåda enligt det tidigare avsnittet och sedan måste Hansa startas om. Klicka sedan på [Konferenser] i Huvudmenyn och klicka sedan på [Ny] i knappraden. Du behöver inte befinna dig i modulen System, avancerat för att göra det här, men du måste ha tilldelats åtkomst till modulen System, avancerat, annars kommer inte knappen [Ny] att vara tillgänglig. Fönstret Konferenser öppnas och visas de redan existerande konferenserna. För att skapa en ny konferens, klicka på [Ny] i knappraden. Fönstret 171

172 Hansa Financials och HansaWorld Konferens/e-postlåda: Ny post öppnas. Det här är samma fönster som användes när nya e-postlådor lades upp i ovanstående avsnitt. Med undantag för det som beskrivs nedan används fälten på samma sätt som e-postlådor. Namn Ange det unika namnet som konferensen kommer att identifieras med från andra ställen i Hansa. När e-post skickas till konferensen, kommer namnet att användas som adressen. Namnet kommer även att visas bland möjliga adresser i fönstret Klistra in. Säkerställ att namnet anges korrekt eftersom det inte kan ändras efter att första e-postbrevet har tagits emot i konferensen. Klass Klistra in Special Val av möjliga alternativ Det här fältet ska innehålla ett av följande alternativ: Konferens, Nyheter, Anslagstavla, Bibliotek, Arkiv Katalog E-postlåda Använd ett av de här alternativen om du vill att konferensen ska kunna ta emot e-postbrev. Den enda skillnaden mellan alternativen är att de har olika ikoner (visas i illustrationen nedan) och olika generella inställningar som kan göras i inställningen E-postinställningar (Maximalt antal e-postbrev och Livslängd). Använd det här alternativet om du vill skapa en hierarkisk struktur. En katalog kan innehålla konferenser eller ytterligare kataloger. Du kan inte skicka e-postbrev till en katalog. Det här alternativet ska inte användas här. 172

173 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Användare Det här fältet ska lämnas tomt, det används endast för e- postlådor. Moder Åtkomstgrupp Konferens Användarnivå Om konferensen ska förläggas inuti en katalog (kallad moderkatalogen ), ska moderkatalogens serienummer anges här. Det säkerställer att konferensen visas på korrekt ställe i konferensstrukturen. Innan du skapar konferensen, dubbelklicka på moderkatalogen i fönstret Konferenser för att öppna den. När du sedan skapar konferensen kommer moderkatalogen serienummer automatiskt att anges här. Klistra in Special Inställningen Konferens, åtkomstgrupper, modulen System, avancerat Använd matrisen för att definiera vilka åtkomstgrupper som ska ha tillgång till konferensen. När en användare försöker öppna konferensen kommer Hansa att jämföra åtkomstgrupperna som är definierade i e-postlådan med de som är angivna för konferensen. Om det finns minst en åtkomstgrupp som är samma i e-postlådan och konferensen kommer konferensen att öppnas. Om alla ska ha tillgång till konferensen, lämna matrisen tom. Konferensen illustrerad ovan kommer endast att kunna öppnas av personer med åtkomstgrupper SÄLJ angiven i deras e-postlåda. Matrisen för åtkomstgruppen kan användas enligt beskrivningen ovan för både katalogerna och de konferenserna som de innehåller. Om de används på det sättet måste alla åtkomstgrupper som är angivna i konferenserna även anges i moderkategorin. Annars kommer en användare som ges åtkomst till en konferens kanske inte att kunna öppna katalogen för att ta sig dit. De här alternativen finns endast i HansaWorld och visas inte i Hansa Financials. Spara konferensen genom att klicka på [Spara] i knappraden. Du kommer nu tillbaka till fönstret Konferenser vilket visar konferensen som du precis har skapat. 173

174 Hansa Financials och HansaWorld Om konferensen har ett modernummer angivet måste du dubbelklicka på moderkatalogen för att se den. För att komma tillbaka till den översta nivån, dubbelklicka på den stora pilen högst upp till vänster. Efter att en konferens har skapats kan dess inställningar endast förändras av personer som har tillgång till modulen System, avancerat. Öppna fönstret Konferenser enligt beskrivningen ovan och klicka på konferensen som du vill förändra. Klicka sedan på [Egenskaper] högst upp till vänster i fönstret. Gör nödvändiga förändringar och spara på det vanliga sättet eller om du vill ta bort den, välj Radera från menyn Post. Konferenser kan endast raderas om de inte innehåller några e-postbrev. Kataloger kan endast raderas om de är tomma, dubbelklicka på en konferens i fönstret Konferenser för att se innehållet i den. En konferens kan tömmas med underhållsfunktionen Rensa e-postregister i modulen System, avancerat. 174

175 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Övriga inställningar Slutligen måste några inställningar göras på huvudservern. De hittas i inställningen E-postinställningar i modulen System, avancerat. Max antal e-postbrev De här fälten används om du vill begränsa antalet e- postbrev som kan lagras i konferenser och e-postlådor av olika klasser. Lämna fälten tomma om du inte vill ha någon begränsningar. Gränserna som är angivna direkt i specifika e-postlådor eller konferenser gäller före dem som är angivna här. Om en e-postlåda eller konferens innehåller fler än den specificerade begränsningen kommer breven inte att tas bort med automatik. Istället ska underhållsfunktionen Rensa e-postregister köras av systemadministratören för att rensningen ska utföras. Underhållsfunktionen raderar e-postbrev (börjar med de äldsta) ända till maximumgränsen är nådd. I det här fallet kan e-postbrev raderas även om deras livslängd (se nedan) inte har gått ut. Livslängd för läst e-post, Livslängd för oläst e-post De här fälten används för att specificera maxgränserna för antalet dagar som e-postbrev ska finnas kvar i 175

176 Hansa Financials och HansaWorld postlådor och konferenser av olika klasser. Livslängden beräknas med den sista förändringsdagen, inte den dagen brevet skapades. Lämna fälten tomma om du inte vill sätta några gränser. Underhållsfunktionen Rensa e-postregister kan användas av systemadministratören för att radera e- postbrev vars livslängd är överstigen. Gränserna som är angivna direkt i specifika e-postlådor eller konferenser gäller före dem som är angivna här. Postmaster Klistra in Special E-postlådor och konferenser Här ska du specificera e-postlådan eller konferensen som ska ta emot inkommande extern e-post med felaktiga adresser. Den felaktiga adressen kan bero på att den är felskriven (t.ex. att specialtecken som inte finns i e- postadresser har använts) eller att mottagaren inte längre arbetar i ditt företag. Sådana e-postbrev ska skickas till en postmaster för vidarebefordran. Vanligtvis, kommer inkommande extern e-post med felaktig adress endast att tas emot om POP3-kontot är ett konto för mottagning av ett flertal adresser. Om det är så, kommer gatewayen att ta emot alla e-postbrev med rätt domännamn (d.v.s. den delen av adressen som kommer måste vara korrekt) och kommer sedan försöka hitta den korrekta e-postlådan eller konferensen. Om den misslyckas kommer den att skicka e-postbrevet till postmastern. Om POP3-kontot är ett konto för en specifik adress kommer internetleverantören att returnera e-postbrevet till avsändaren som ej skickat. Gatewayen kommer därför aldrig att ta emot brevet och därför behövs heller ingen postmaster. Administratör Klistra in Special E-postlådor och konferenser Om en namnet på en e-postlåda anges här kommer ägaren att hanteras som en systemadministratör, vilken är den enda personen som kommer att kunna radera e- postbrev från konferenser. Den här personen måste ges åtkomst till modulen System, avancerat, enligt beskrivningen under punkt 2 i avsnittet Modulen System, avancerat i början av det här kapitlet. 176

177 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Extern e-post Lås alla mottagna e-postbrev Lås och sänd e-postbrev automatiskt Markera den här kryssrutan om du vill låsa alla inkommande externa e-postbrev. Det innebär att du måste skapa ett nytt e-postbrev om du vill besvara det och att den ursprungliga texten kommer att vara oförändrad. Hansa kommer på så sätt att hantera inkommande e-post på samma sätt som många andra e- postsystem. Markera den här kryssrutan om du vill att all extern utgående e-post ska sändas och låsas automatiskt när det markeras som Sänt och sparas. Extern e-post är e- postbrev som innehåller minst en mottagare med en e- postadress som innehåller Det betyder att du inte ska inkludera externa adresser i listan om du vill skicka ett brev internt för korrläsning innan du skickar det externt. Det innebär även att du kommer ha kvar en post med texten så som den skickades till mottagaren. Hansas gateway tar hand om hämtning och sändning av extern e-post. Den skickar externa e-postbrev till din SMTP-server vid behov och den kontrollerar regelbundet dina POP3-konton efter inkommande e-post. Den fördelar även den inkommande e-posten till de lämpliga e-postlådorna och/eller konferenserna. Beroende på förhållandena kan en enda kopia av Hansa fungera som både som server och gateway (en intern gateway). Alternativt kan gatewayen ligga på en separat dator (extern gateway). I korthet är några av fördelarna med en intern gateway följande: Enklare att underhålla och säkerhetskopiera (alla inställningar för gatewayen ligger i huvudservern). Snabbare sändning och mottagning av e-post mellan din e-postlåda i Hansa och externa e-postadresser. 177

178 Hansa Financials och HansaWorld Några nackdelar är: Kan inte användas om huvudservern är en Windowsmaskin. Rapporthastigheten kommer att bli långsammare i större installationer där både gatewayen och stora rapporter (d.v.s. kund- och leverantörsreskontror) används ofta. Datorn med gatwayen ska vara kopplad mot internet (d.v.s. med modem eller en permanent uppkoppling) och, om den ligger på en separat dator, kopplad mot servern. Följ nedanstående avsnitt för att konfigurera gatewayen så att den kan sända och ta emot extern e-post: Intern gateway Extern gateway Om du kommer att använda en intern gateway, ska arbetet utföras på server/gateway-maskinen. Säkerställ att katalogen Tmp finns tillgänglig i katalogen som innehåller Hansas programfil och att alternativet Extern e-post (delfönster 4) är markerat i inställningen Systemanvändning i modulen System. Det kommer att möjliggöra sändning och mottagning av externa e- postbrev. Alternativet Använd extern Gateway i inställningen Tilläggsfunktioner ska inte vara markerad. Om den är markerad kommer servern inte att ta emot och sända extern e-post efter som den förutsätter att gatewayen finns på en annan maskin. Du kan utföra nedanstående arbete direkt på servern/gatewayen eller som systemadministratör från en klientmaskin, inloggad som Admin klient. Se avsnittet Modulen System, avancerat tidigare i det här kapitlet för information om de två olika alternativen. Du ska även säkerställa att du befinner dig i modulen System, avancerat genom att välja System, avancerat från menyn Moduler. Om du ska använda en extern gateway, säkerställ först att registret Personer innehåller en post med signaturen GATE på servermaskinen,, enligt beskrivningen i avsnittet Personer ovan och att alternativet Extern e- post i inställningen Systemanvändning i modulen System (delfönster 4) är markerat. Välj sedan Server från menyn Moduler. Servern kommer att ställas i serverläge och fönstret Serverstatus visas. Installera sedan Hansa på datorn som ska fungera som gateway. 178

179 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Säkerställ att mappen Tmp finns i samma mapp som Hansas programfil. Den externa gatewayen kommer att använda mappen för att lagra bilagor som har laddats ner från POP3-servern innan de skickas vidare till mappen Attach, och för att lagra bilagor innan de laddas upp till SMTP-servern. Dubbelklicka på Hansas programfil och skapa en ny databas enligt beskrivningen i avsnittet Logga på från en klient i manualernas första kapitel. Meningen med den här databasen är att gatewayen ska tillåtas koppla upp sig mot servern, så skapa ett enda företag med serverns IP-adress och med samma portnummer som är angivet i inställningen Programinställningar på servern. Logga in med GATE (eller den signaturen som du valt som användare till gatewayen enligt beskrivningen i avsnittet Personer tidigare i det här kapitlet) som användare. När du loggar in i Hansa kommer du att befinna dig i modulen Extern gateway och fönstret Serverstatus visas. Öppna Huvudmenyn genom att trycka på Ctrl-M eller z-m. 179

180 Hansa Financials och HansaWorld Inkommande extern e-post (POP3) E-post tas emot genom att man loggar på ett POP3-konto (Post Office Protocol, version 3) och laddar ner olästa e-postbrev till datorn. Om du använder Hansa för att läsa din inkommande e-post kommer Hansa automatiskt och med jämna mellanrum logga in på ditt POP3-konto (-konton) och ladda ner olästa e-postbrev och sedan fördela dem till lämpliga e- postlådor eller konferenser. Med en extern gateway kontrolleras den här funktionen med registren E-post POP3 servrar och E-post alias i modulen Extern gateway. Med en intern gateway finns inställningarna E-post POP3 servrar och E- post alias i modulen System, avancerat. Om du har loggat på server/ gatewayen från en klient, säkerställ att du är inloggad som en admin klient innan du börjar arbeta med de här intällningarna. Om du inte är inloggad som en admin klient kommer arbetet att sparas på din lokala klientmaskin och inte på servern. Ta emot inkommande extern e-post (registret E-post POP3 servrar) Registret E-post POP3 servrar ska innehålla information (inklusive adress och lösenord) kring alla dina POP-konton. Hansa kommer med jämna mellanrum gå igenom posterna i det här registret och logga på varje konto som finns representerat bland posterna. Hansa kommer sedan att ta emot alla olästa e-postbrev och fördela dem till lämpliga e-postlådor eller konferenser enligt specifikationerna i registret E-post alias. Om du använder POP3-konton för endast en mottagare (singel), kommer du att ha ett POP3-konto (d.v.s. en separat e-postadress) för varje person eller avdelning. Registret E-post POP3 servar kommer då att innehålla ett flertal poster (en för varje person eller avdelning som har sin egen adress). Notera alla returadresser som finns angivna i registret Personer (se avsnittet Personer ovan), det ska finnas en post för varje returadress i registret E-post POP3 servrar. Om du använder ett multi-pop3 konto kanske du bara har ett POP3- konto. I det här fallet kommer registret E-post POP3 servrar att innehålla en post. Det här tillåter att du kan ta emot och skicka e-post för alla i ditt företag genom inloggning på ett enda POP3-konto. För att skapa poster för POP3-servrar, öppna registret E-post POP3 servrar i modulen Extern gateway (extern gateway) eller inställningen E-post POP3 servrar i modulen System, avancerat (intern gateway). Nu öppnas fönstret POP3 servrar: Bläddra som visar alla redan upplagda poster. Klicka på [Ny] 180

181 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem i knappraden för att skapa en ny post eller klicka på en som liknar den du ska skapa och klicka på [Kopia]. Fönstret POP3 server: Ny post öppnas Fyll i fälten enligt nedan: Kod A-pop Stängd IP-adress Port Användare Lösenord Kommentar Ange en unik kod som identifierar varje POP3-server. Du kan använda upp till tjugo tecken och du kan blanda bokstäver och siffror. Markera den här kryssrutan om du vanligtvis loggar in på det här kontot med en A-pop-kryptering. Markera den här kryssrutan om den här posten inte längre ska användas. Det här kommer att stoppa den externa gatewayen att kontrollera kontot för inkommande e-postbrev. Om du inte redan vet vilken den är, kan POP3 kontots IP-adress fås genom att pinga domännamnet (d.v.s. den delen av adressen efter Alternativt kan du ange själva domännamnet. Det här kommer vanligtvis vara 110. Du kan säkerställa det med hjälp av din internetleverantör. Ange användarid till ditt POP3-konto vilket tillhandahålls av din internetleverantör. Ange POP3-kontots lösenord här. Använd det här fältet för att ange en kommentar kring POP3-kontot. Här kan med fördel e-postadressen som POP3-kontot är kopplat till anges. All information som anges här kan lämnas av din internetleverantör eller hämtas från inställningarna i din tidigare e-postprogramvara (t.ex. Netscape, Internet Explorer etc.). Efter att posten är klar, spara den genom att klicka på [Spara] och stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Repetera proceduren genom att 181

182 Hansa Financials och HansaWorld skapa nya poster eller genom att kopiera befintliga poster så många gånger som det är nödvändigt. När du är klar, stäng bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan. Koppla inkommande extern e-post till e-postlådor (registret E- postalias) Registret E-post alias vidarebefordrar inkommande extern e-post till Hansas e-postlådor och konferenser. Hansa tar emot e-post genom att gå igenom posterna i registret E-post POP3 servar, en efter en, och sedan logga på varje konto som representeras av posterna. När e-post har tagits emot från ett specifikt konto kommer Hansa att söka efter aliasposterna som tillhör det kontot. E-postbreven distribueras till e-postlådorna eller konferenserna som finns angivna i aliasposten. Mottagaren kommer sedan att kunna läsa brevet på samma sätt som ett internt e-postbrev. Om du använder POP3-konton för endast en mottagare, kommer de inkommande e-postbreven vara adresserade till en specifik person och då behövs bara en aliaspost för att vidarebefordra brevet till den lämpliga e- postlådan. Du ska alltså ska registrera en aliaspost för varje POP3-server. Om du använder en multi-pop3-server kan de inkommande e-postbreven vara adresserade till vem som helst på företaget, så det kan bli svårt att vidarebefordra e-postbrevet till den korrekta e-postlådan. Du kan behöva fyra eller fem aliasposter för varje e-postlåda och konferens. Du ska även namnge e-postlådan som ska fungera som postmaster. Den kommer att ta emot e-postbrev i vilka mottagaren inte kan identifieras. Lägg upp e- postlådan i inställningen E-postinställningar i modulen System, avancerat. För att skapa en aliaspost, öppna registret E-post alias i modulen Extern gateway (extern gateway) eller inställningen E-post alias i modulen System, avancerat (intern gateway). När fönstret E-postalias: Bläddra öppnas, klicka på [Ny] för att skapa en ny post. 182

183 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem POP3 Server Klistra in Special Registret E-post POP3 servrar, modulen Extern gateway/ modulen System, avancerat Ange POP3-servers kod här. När e-postbrev tas emot från det här POP3-kontot kommer Hansa att söka efter alla aliasposter med den här koden och vidarebefordra e-postbrevet till e-postlådan som är specificerad här. Om POP3-kontot är ett för en enda mottagare, ska endast en aliaspost anges, vilken vidarebefordrar e-postbrevet till den korrekta e-postlådan. Om POP3-kontot är ett multi-pop3-konto, ska det finnas åtminstone en aliaspost för varje möjlig mottagare. Fälten Fält och Träff kommer att användas för att avgöra vilken e-postlåda som är korrekt för ett specifikt e- postbrev. E-postlåda Klistra in Special E-postlådor och konferenser Fält, Träff, Prioritet Multi-POP3-konto E-postbrev som tas emot från POP3-kontot som specificeras ovan kommer att vidarebefordras till e- postlådan eller konferensen angiven här. Användningen av de här fälten kommer att variera beroende på om POP3-kontot är ett singel- eller multikonto. Om POP3-kontot specificerat ovan är ett multikonto, kan det vara svårt att avgöra vem som är den tänkta mottagaren. Det kommer därför att finnas ett flertal aliasposter som relaterar till ett POP3-konto. De här fälten kommer att användas för att fastställa vilken/ vilka e-postlådor som ska ta emot ett specifikt e-postbrev. Det kanske är lättare att beskriva hur det här fungerar med ett exempel. Du har två e-postlådor med namnet Francoise French och Neil Brooker. Först ska du försöka förutse hur stavningen av namnen kan göras på inkommande e-post ( FFrench, Francoise, Francoise 183

184 Hansa Financials och HansaWorld French, FrancoiseFrench, etc.). Sådana e- postbrev är helt klart avsedda för e-postlådan Francoise French. Registrera separata aliasposter enligt nedan för de olika alternativen: Fält Träff E-postlåda Recip eller Recvd eller To Francoise French Francoise French Recip eller Recvd eller To FFrench Francoise French Recip eller Recvd eller To Francois Francoise French Adressen som avsändaren har använt (delen anges i fältet Träff och Recip eller Recvd eller To ska anges i fältet Fält med hjälp av funktionen Klistra in Special (sista alternativet). T.ex. kommer e-postbrev adresserade till FFrench@ovningsforetaget.com att vidarebefordras till e-postlådan Francoise French med hjälp av aliasposten med FFrench angivet som träff. Liknande aliasposter ska sedan skapas för e- postlådan Neil Brooker. Eftersom e-post adresserad till Francoise French och Neil Brooker är avsedda för deras e-postlådor kan de ges en hög prioritet. Ange1 i fältet Prioritet på samtliga av de här aliasposterna. Sedan kanske du vill kunna ta emot e-post adresserad till olika avdelningar, t.ex. Sales eller Support. Om du vill det, skapa aliasposter med Sales och Support angivet som träffar. De här e-postbreven kan sedan vidarebefordras till en specifik e-postlåda, konferens eller till ett antal e-postlådor och konferenser. T.ex. e- postbrev adresserade till Sales@ovnings foretaget.com ska vidarebefordras båda e- postlådorna och till konferensen med namnet Potentiella kunder. Registrera följande aliasposter Fält Träff E-postlåda Recip eller Recvd eller To Sales Francoise French Recip eller Recvd eller To Sales Neil Brooker Recip eller Recvd eller To Sales Potentiella kunder 184

185 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Om alla aliasposter har samma prioritet kommer e-postbrev adresserade till Sales att vidarebefordras till båda e-postlådorna och konferensen. Slutligen kanske du vill kunna ta emot e-postbrev med otydlig adressering. I fältet Fält erbjuds du följande alternativ med funktionen Klistra in Special : All e-post, Recipient, Sender, Subject, Body och Recip eller Recvd eller To. Om du t.ex. vet att all e-post från en specifik avsändare är avsedd för Neil Brooker, kan du registrera en aliaspost med den effekten. Ange Sender i fältet Fält, avsändarens adress i fältet Träff och Neil Brooker som e-postlåda. Alternativet All e-post ska endast användas om singelmottagar- POP3-konton används. Du kan även registrera några aliasposter enligt nedan: Fält Träff E-postlåda Body Francoise French Francoise French Body Neil Brooker Neil Brooker Sådana aliasposter ska ges en lägre prioritet (d.v.s. ett högre nummer i fältet Prioritet) än de ovan. De har uppgiften att fånga upp e-postbrev med okända adresser genom att söka efter namn i brevets text. Så e-postbrev med okänd adress och vars text innehåller frasen Neil Brooker kommer att skickas till hans e-postlåda. Men om brevet adresserat till FFrench@ovningsforetaget. com kommer det att vidarebefordras till hennes e-postlåda eftersom aliasposten med träff FFrench har en högre prioritet. Det är inte nödvändigt att registrera sådana aliasposter om du hellre tar hand e-postbrev med okända adresser genom att skicka dem till postmastern. Postmastern tar emot alla e-postbrev som saknar aliasposter. Hon eller han kan sedan manuellt vidarebefordra e-postbrevet till den korrekta e- postlådan eller konferensen. E e-postlåda ska namnges som Postmaster i inställningen E- postinställningar i modulen System, avancerat. 185

186 Hansa Financials och HansaWorld Notera att alternativet Mottaget eller Mottag. eller Till kallas så därför att innehållet i ett e- postbrev kan variera beroende på vilken programvara avsändaren använde. Recip. eller Recev. eller To betyder att systemet kommer att leta efter fält med något av de här tre namnen med en enda aliaspost. Alternativet förenklar därmed underhållet av aliasposterna. En alternativ metod är att ha en aliaspost för varje typ vilket blir lite svårare att underhålla: Fält Träff E-postlåda Recipient Francoise French Francoise French Recipient FFrench Francoise French Recipient Francoise Francoise French Received Francoise French Francoise French Received FFrench Francoise French Received Francoise Francoise French To Francoise French Francoise French To FFrench Francoise French To Francoise Francoise French POP3-konto (singel) Sätt prioritet på e-post Om det ovan specificerade POP3-kontot är ett för endast en mottagare (singel) kommer de inkommande e-postbreven vara adresserade till en specifik person. Det behövs därför endast en aliaspost för att vidarebefordra de breven till korrekt e-postlåda. Aliasposten ska registreras enligt följande: Fält Träff E-postlåda All e-post (tomt) namn på e-postlådan eller konferensen Markera den här kryssrutan om du vill att e-postbrev som har vidarebefordras av en viss aliaspost ska markeras som prioriterat när det visas i mottagarens e- postlåda. 186

187 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Full header Behåll originaladress E-postbrev innehåller vanligtvis information som t.ex. avsändarens e-postadress, tiden det skickades och vilka servrar det har passerat. Informationen kallas för header (huvud) och visas vanligen i början av e-posttexten. Hansa fördelar e-postbreven genom att skapa nya e- postbrevposter och kopiera e-posttexten. Om du vill att headern ska kopieras som en del av e-posttexten, markera den här kryssrutan. Om den här kryssrutan inte är markerad kommer inte den ursprungliga adressen som avsändaren använde att visas i e-postbrevet. Med fortsättning på exemplet ovan, e-postbrev kommer att återfinnas i e-postlådan Francoise French utan indikering att det faktiskt skickades till adressen FFrench@ovningsforetaget. com. Om kryssrutan är markerad kommer den ursprungliga adressen ( FFrench@ovningsforetaget. com i exemplet) att listas separat som en av mottagarna. Det här kan vara användbart om du har flera alias knutna till samma e-postlåda eller konferens. Efter att posten är klar, spara den genom att klicka på [Spara] och stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Repetera proceduren genom att skapa nya poster eller genom att kopiera befintliga poster så många gånger som det är nödvändigt. När du är klar, stäng bläddrafönstret genom att klicka i stängningsrutan. Modulen System, avancerat innehåller en rapport som skriver ut alla aliasposter för varje användare. Den listar även användare som saknar e- postlådor och användare som har e-postlådor men saknar aliasposter. Utgående extern e-post (SMTP) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) servern används för utgående e-post. Registret E-post SMTP servrar i modulen Extern gateway (även tillgänglig som en inställningen i modulen System, avancerat) tillåter dig att definiera en SMTP server som den externa gatewayen kommer att skicka all din externa e-post till. 187

188 Hansa Financials och HansaWorld SMTP-adress Port Användaradress Om du inte redan vet SMTP-serverns IP-adress kan du få den genom att pinga domännamnet (d.v.s. delen av adressen efter Vanligtvis är det samma adress som POP3-servern har. Alternativt kan du ange själv domännamnet. Ska vanligen vara 25. Du kan kontrollera det med din internetleverantör. En e-postadress kan specificeras för varje person på delfönster Provision på deras personposter. Den angivna adressen kommer att visas som avsändaradress (och därför som returadress) i externa e-postbrev från den personen. Om en person saknar en separat e- postadress (fältet på delfönster Provision är tomt) kommer adressen som är angiven här att användas istället. Max. filstorlek Ange SMTP serverns storleksgräns på individuella e- postbrev. Du kommer att få en varning om du försöker att skicka större e-postbrev än den angivna gränsen. All information som anges här kan tillhandahållas av din internetleverantör eller hämtas från inställningarna i din tidigare e-postprogramvara (t.ex. Netscape, Internet Explorer, Eudora etc.). När inställningen är klar, klicka på [Spara] i knappraden för att spara och stänga fönstret. Kodning Alla e-postbrev är kodade för att skydda specialtecken i texten. Det gör att mottagaren kan läsa de här tecknen så som de skrevs. Det är förinställt att Hansa använder standarden ISO (Västra Europa). Om du har behov av att använda en annan standard för teckenkodning, ska du ange den i fältet Std e-postkodning i inställningen Företagsdata i modulen System (delfönster 188

189 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Typsnitt ). Användare i Ryssland ska t.ex. ange koi8-r i det här fältet. Om du har en separat maskin för gatewayen ska det här anges på gatewayen och sevrern. Kontakta din Hansarepresentant för ytterligare information. Medan du är i inställningen Företagsdata, sätt fältet DB kodning till mac (alla med små bokstäver) om severn körs på en PowerPC processor (d.v.s. AS/400, AIX, Macintosh, zseries). Om servern är Intel-baserad, ska fältet lämnas tomt. Om du har en separat maskin för gatewayen ska det här göras på huvudservern. Aktivera extern gateway För att aktivera gatewayen, öppna registret Gateway i modulen Extern gateway (extern gateway) eller inställningen Gateway i modulen System, avancerat. Fönstret Gateway: Inspektera öppnas Ange i sekunder hur ofta den externa gatewayen ska kontrollera inkommande och utgående e-post. En vanlig inställning är 3600 sekunder (en timme). På en intern gateway rekommenderas det inte att kontrollen ska ske mer frekvent än det här. Kontrollen och hämtningen av e-post (speciellt hämtningen) ställer höga krav på servern och andra uppgifter i systemet kan bli lite långsammare än vanligt. Markera slutligen kryssrutan Aktivera. Spara och stäng sedan fönstret genom att klicka på [Spara] i knappraden. Backup på gateway Om du använder en extern gateway lagras informationen i registren E-post POP3-servrar, E-postalias och E-post SMTP-servrar i databasen på datorn med den externa gatewayen, inte på huvudservern. Det betyder att det måste tas separata backuper från gatewayen. Om inga backuper har tagits tidigare på gatewayen måste ett andra företag skapas, vilket endast ska användas i backupsyfte. Följ nedanstående beskrivning: 1 Välj Företag från menyn Arkiv. Fönstret Välj företag öppnas. Välj Öppna företag från menyn Funktioner. 189

190 Hansa Financials och HansaWorld 2. Fönstret Företag: Inspektera öppnas. Ange ett nytt företag på den andra raden. Företaget ska vara lokalt, så lämna fälten TCP/IP och port tomma. 3. Spara det nya företaget genom att klicka på [Spara] i knappraden. Av säkerhetsskäl kommer Hansa avslutas automatiskt. Starta om Hansa och dubbelklicka på det nya företaget. Av säkerhetsskäl kan du lägga upp en post i registret Personer med ett lösenord. Om det har tagits backuper tidigare och det andra företaget redan existerar, måste du växla från företaget med gatewayen till den andra företaget. Informationen i gatewayen kommer inte att inkluderas i backuper som tas från gatewayens företag. Följ nedanstående beskrivning: 1. Om gatewayen är startad, avsluta Hansa. 2. Starta om Hansa och välj det andra företaget. Du kan inte byta företag med funktionen Företag i menyn Arkiv, eftersom företagen ligger på olika maskiner. I båda fallen kan du nu exportera en backup på datorn med gatewayen. Du gör det som vanligt genom att välja exportfunktionen Databastextbackup i modulen System. Informationen om E-post POP3-servar, E-post SMTPservrar och E-postalias lagras på databasnivå och inte på företagsnivå, vilket innebär att exportfunktionen Företagstextbackup inte kan användas. 190

191 Kapitel 1: E-post Sätta upp ett e-postsystem Extern e-post i enanvändarinstallationer Om du har en enanvändarinstallation av Hansa vill du troligtvis inte använda Hansas funktioner för intern e-post. Men du kanske fortfarande vill kunna skicka och ta emot extern e-post. Följ nedanstående steg för att konfigurera Hansa: 1. I inställningen Systemanvändning i modulen System, säkerställ att du har tillgång till modulen Server och att antalet e-postlådor är satt till ett (se nedan) Kryssrutan Server ger dig tillgång till modulen System, avancerat, vilken du kommer att använda för att konfigurera Hansa till att skicka och ta emot extern e-post. Du ska inte ge dig själv tillgång till den externa gatewayen, på delfönster Säkerställ att registret Personer i modulen System innehåller en post för dig själv. 3. Använd menyn Moduler för att gå in i modulen System, avancerat. Följ instruktionerna i avsnittet E-postlådor tidigare i det här kapitlet och skapa en e-postlåda till dig själv. 4. Följ instruktionerna i avsnittet Ta emot extern e-post (registret E-post POP3-servrar) ovan för att lägga upp en post som representerar ditt POP3-konto. Posten kan läggas upp i inställningen i modulen System, avancerat. 191

192 Hansa Financials och HansaWorld 5. Se nu instruktionerna i avsnittet Koppla inkommande extern e-post till e-postlådor (registret E-postalias) ovan och följ instruktionerna för registrering av en aliaspost för att koppla ihop ditt POP3-konto med din e-postlåda. Även det här ska göras i modulen System, avancerat. 6. Fortsätt till avsnittet Utgående extern e-post (SMTP) ovan och följ instruktionerna för att konfigurera E-post SMTP servern med serveradressen dit dina externa e-postbrev ska skickas. Precis som tidigare ska det här utföras i modulen System, avancerat. 7. Slutligen ska fälten DB kodning och Std e-postkodning i inställningen Företagsdata i modulen System konfigureras enligt beskrivningen i avsnittet Kodning ovan. 8. Du kommer nu att kunna skicka och ta emot e-post. 192

193 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Skicka och ta emot e-post För att öppna din e-postlåda, klicka på knappen [E-postlåda] i Huvudmenyn. Du kan även använda kortkommandot Ctrl-Shift-M (Windows och Linux) eller z-shift-m (Macintosh) om Huvudmenyn är det aktiva (översta) fönstret. Följande fönster öppnas och visar alla e-postbrev som skickats och tagits emot. E-postbreven sorteras i serienummerordning (d.v.s. i den ordning som de ursprungligen skapades i). Om ett e-postbrev förändras kommer det att stanna kvar i sin ursprungliga position i listan. För att se de senast förändrade e- postbreven, sortera listan i datumordning (klicka på rubriken Datum två gånger för att de senast förändrade e-postbreven ska visas överst i listan). De rekommenderas att du väljer Spara utseende från menyn Fönster efter att du har sorterat listan i datumordning. Det betyder att varje gång du öppnar e- postlådan kommer Hansa att komma ihåg den här sorteringsordningen och de senast förändrade e-postbreven kommer alltid att visas överst. Kolumnen Status kan innehålla följande symboler: (tom) E-postbrevet har skickats eller blivit läst. E-postbrevet har inte blivit läst ännu eller har uppdaterats sedan du läste det sist. E-postbrevet har skrivits men är ännu inte skickat Dubbelklicka på ett e-postbrev i listan för att läsa eller förändra det, eller skapa ett nytt genom att klicka på [Ny] i knappraden. Du kan även använda kortkommandona Ctrl-N (Windows och Linux) eller z-n (Macintosh). Om du vill skapa ett e-postbrev genom att kopiera ett som liknar det du ska 193

194 Hansa Financials och HansaWorld skriva, måste du först öppna den gamla posten innan du kan klicka på [Kopia] i knappraden. Om du vill skicka ett e-postbrev till en kund kan du dra den lämpliga kundposten från fönstret Kunder: Bläddra till din e-postlådas bläddrafönster. Ett nytt e-postbrev kommer att skapas med kundens e- postadress som mottagare. Du kan göra samma sak från fönstret Kontaktpersoner: Bläddra Datum Tid Datumet då e-postbrevet senast förändrades. Hansa uppdaterar datumet automatiskt och det kan inte förändras. Datumet hämtas från servern. Klockslaget då e-postbrevet senast förändrades. Hansa uppdaterar tiden automatsikt och den kan inte förändras. Tiden hämtas från servern. Livslängd Klistra in Special Val av möjliga alternativ Det här fältet används för att avgöra hur länge e- postbrevet ska finnas kvar i systemet. Underhållsfunktionen Rensa e-postregister i modulen System, avancerat kan användas regelbundet för att ta bort gamla e-postbrev. 194

195 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Sänt Normal Radera aldrig Radera nästa dag De olika alternativen är: E-postbrevet kommer att raderas med underhållsfunktionen Rensa e-postregister när dess livslängd har gått ut. Livslängden beräknas från datumet det senast förändrades och kan specificeras för varje e-postlåda eller generellt med inställningen E-postinställningar. E-postbrevet kommer inte att raderas med underhållsfunktionen Rensa e-postregister. Om ett maxantal har ställts in för e-postlådan och den innehåller fler än det angivna antalet med e- postbrev som är markerade som Radera aldrig, kommer underhållsfunktionen att radera alla andra e-postbrev (d.v.s. de som är markerade som Normal eller Radera nästa dag) varje gång den körs. E-postbrevet kommer att raderas nästa gång underhållsfunktionen Rensa e-postregister körs. Livslängden på e-postbrev kan förändras när som helst, med undantag för låsta e-postbrev. Klicka på den här kryssrutan för att skicka e-postbrevet. När det sparas nästa gång kommer det omedelbart att visas i mottagarnas e-postlådor, med ikonen som talar om att brevet är oläst. Om du raderar ett skickat e-postbrev från din e-postlåda kommer det att finnas kvar i mottagarnas e-postlådor även om det inte har blivit läst ännu. Om minst en av mottagarna har en extern e-postadress (d.v.s. har en adress inkluderar och om kryssrutan Lås och sänd e-postautomatiskt är markerad i inställningen E.postinställningar kommer e-postbrevet att sändas och låsas automatiskt när det markeras som Sänt och sparas. Det betyder att du inte ska inkludera externa adresser i listan om du vill skicka ett brev internt för korrektionsläsning innan du skickar det externt. Om kryssrutan Lås och sänd e-postbrev inte är markerad ska du efter att brevet är markerat som sänt och blivit sparat, 195

196 Hansa Financials och HansaWorld Låst Prioritet välja Sänd e-post från menyn Egenskaper för att brevet ska skickas till dessa mottagare. När ett e-postbrev har markerats som låst och sparats kommer inga fler förändringar kunna göras, inte ens av författaren till e-postbrevet. Det kan dock raderas av både författaren och mottagaren samt av underhållsfunktionen Rensa e-postregister när dess livslängd har gått ut. Markera den här kryssrutan om du vill tala om för mottagaren att e-postbrevet ska hanteras med hög prioritet. Adress Klistra in Special E-postlådor och konferenser, kontakter och kunder Namnet på e-postlådan eller konferensen som e- postbrevet ska skickas till. Ett enda e-postbrev kan skickas till 99 e-postlådor, konferenser och externa e- postadresser. När ett e-postbrev har lästs kan det vidarebefordras till andra adresser båda av författaren och mottagaren genom att helt enkelt lägga till den nya adressen i slutet på listan. Om du vet de första tecknen i mottagarens adress, ange dessa och tryck på Enter. Mottagarens hela adress kommer att klistras in. 196

197 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Om du skickar externa e-postbrev, skriv in hela mottagarens e-postadress i den här listan. Alternativt kan du använda funktionen Klistra in Special genom att trycka på Ctrl-Enter eller z-enter. Listfönstret Klistra in öppnas och visar alla interna e-postlådor och konferenser Klicka på [Kontakter] eller [Kunder]. Listan kommer nu att förändras till att visa kontakter eller kunder med e- postadresser. Dubbelklicka på en kontakt eller kund och deras e-postadress kommer att klistras in i listan med mottagare. Om du använder alternativet Lås och sänd e-postbrev automatiskt i inställningen E-postinställningar, ska du endast ange en e-postadress när du är säker på att brevet är korrekt. (Det här alternativet innebär att e-postbrev med externa e-postadresser (d.v.s. en som inkluderar kommer att sändas och låsas automatiskt när det markeras som Sänt och sparas. Det betyder att du inte ska inkludera externa adresser i listan om du vill skicka ett brev internt för korrektionsläsning innan du skickar det externt. Namnet på din e-postlåda kommer att hämtas in automatisk till den första raden och kommer att visas som avsändare. Kolumnen till vänster om adressfältet kan förändras till att visa Till, Från, Kopia eller Bcc enligt behov. Du kan använda funktionen Klistra in Special för att välja ett av alternativen. Alternativet Bcc (blind carbon copy) är endast relevant när externa e-postbrev 197

198 Hansa Financials och HansaWorld Ämne Skicka e-postbrev skickas, alla interna mottagare kan se hela listan med mottagare. E-postbrevets rubrik eller sammanfattning av innehållet som kommer att visas i e-postlådans bläddrafönster. Text E-postbrevets text. Det finns plats för ungefär 7500 tecken. När ett e-postbrev har lästs kan texten förändras av författaren och vilken som helst av mottagarna. Om ett inkommande e-postbrev innehåller mer än 7500 tecken kommer texten att bifogas till e-postbrevet som en bilaga. Under tiden du skriver ett e-postbrev, speciellt om det är långt, kanske du vill spara det allt eftersom, av säkerhetsskäl, men du kanske inte vill att mottagarna ska se det medan det inte är färdigt. För att göra det, skriv e- postbrevet, ange mottagarna och spara det utan att markera kryssrutan Sänt. Du kan stänga e-postbrevet och fortsätta skriva i det en annan dag och skriva ut det för kontroll. Det kommer att få pennikonen i din e-postlåda vilket betyder att det ännu inte har skickats. När e-postbrevet är färdigt, markera kryssrutan Sänt och spara det. Det kommer omedelbart att visas i mottagarnas e-postlådor. Det kommer inte längre vara markerat med pennikonen i din e-postlåda och det kommer att märkas med kuvertikonen i alla mottagares e-postlådor, vilket innebär att de inte har läst brevet ännu. Skicka extern e-post Om minst en av mottagarna har en extern e-postadress kan brevet skickas på två olika sätt: 1. Brevet kommer att sändas automatisk när det markeras som sänt och sparas. Det kommer att inträffa om du använder alternativet Lås och sänd e-post automatisk i inställningen E-postinställningar. E-postbrevet kommer även att låsas. 2. Om du inte använder alternativet Lås och sänd e-post automatiskt, välj Sänd e-post från menyn Funktioner efter att e-postbrevet har sparats. Om e-postbrevet inte är sparat innan funktionen väljs kommer den senast 198

199 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post sparade versionen av det att skickas. E-postbrevet kommer att skickas även om inte kryssrutan Sänt är markerad, men det rekommenderas att den markeras för att pennikonen ska tas bort från brevet i din e- postlåda. E-postbrevet kommer inte att låsas. När e-postbrevet med en extern e-postadress har skickats kommer det att placeras i en e-postkö. Kön hanteras enligt följande: Fleranvändare Enanvändare Om du har aktiverat den externa gatewayen enligt beskrivningen tidigare i det här kapitlet, kommer den att kontrollera e-postkön med jämna mellanrum. E-postbrev i kön kommer att skickas automatiskt. I ett enanvändarsystem ska e-postbreven skickas manuellt. Aktivera Huvudmenyn och välj Sänd och ta emot e-post från menyn Funktioner. Beroende på hur din dator är konfigurerad kanske du först måste koppla upp dig mot internet. Alla e-postbrev i kön kommer sedan att skickas och eventuellt inkomna e-postbrev kommer även att laddas ner från ditt POP3-konto. Du kan kontrollera e-postköns innehåll i registret E-postkö, i modulen System, avancerat på huvudservern. Notera att e-postbreven inte tas bort från kön efter att de har skickats. Underhållsfunktionen Radera e-postkö i modulen System, avancerat kan användas för att tömma kön. Funktionen raderar inte e-postbrev som inte har skickats. Bifoga en signatur till externa e-postbrev Du kan bifoga en signatur till varje externt e-postbrev som du skickar. Signaturen är ett kort textmeddelande som kommer att visas i slutet på brevet. För att lägga till din signatur, aktivera Huvudmenyn och välj Öppna signatur från menyn Funktioner. Följande fönster öppnas 199

200 Hansa Financials och HansaWorld Skriv in din signatur och klicka på [Spara] i knappraden för att spara och stänga fönstret. Du kan gå tillbaka till signaturen när som helst på samma sätt som beskrivs ovan. Varje e-postlåda kan ha sin egen signatur. E-postbrev och konferenser Du kan läsa e-postbrev i konferenser på ungefär samma sätt som i din e- postlåda. För att få åtkomst till dina konferenser, klicka på [Konferenser] i Huvudmenyn. Fönstret Konferenser öppnas och visar konferenserna och katalogerna i bokstavsordning. Dubbelklicka på ikonen för att öppna en konferens eller katalog. 200

201 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Om en katalog öppnas kommer innehållet i katalogen att visas. I det här exemplet har katalogen Kontor öppnats och visar tre konferenser Klicka på den stora pilen högst upp till vänster för att komma tillbaka till den föregående nivån. Om en konferens öppnas kommer ett bläddrafönster att visas med en lista över de innehållande e-postbreven. Bläddrafönstrets namnlist visar namnet på konferensen. Precis som med din e-postlåda kan du använda funktionen Spara utseende från menyn Fönster efter att du sorterat listan efter datum, för att de alltid ska öppnas med de senaste förändrade e-postbreven överst. Funktionen används separat på varje enskild konferens, vilket innebär att du kan spara olika sorteringsordningar och fönsterstorlekar för varje konferens. Konferensen kommer inte att öppnas om du inte har åtkomst till den. 201

202 Hansa Financials och HansaWorld E-postbrev som du inte ännu har läst kommer att visas med kuvertikonen. Dubbelklicka på ett e-postbrev i listan för att läsa det. När du har läst det kan du lägga till kommentarer enligt beskrivningen i avsnittet Svara på och förändra e-postbrev nedan. Du kan skicka nya e-postbrev till konferensen medan konferensens bläddrafönster är öppet. Klicka på [Ny] i knappraden och ett nytt e-postbrev öppnas 202

203 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Notera att namnet på din e-postlåda visas som avsändare och namnet på konferensen som första mottagare. Skriv e-postbrevet på samma sätt som beskrivits tidigare i det här avsnittet, lägg till fler mottagare om nödvändigt, markera kryssrutan Sänt och spara. E-postbrevet kommer omedelbart att visas i konferensens bläddrafönster, utan kuvertikonen för dig (författaren) men med den för övriga användare. Besvara och förändra e-postbrev För att besvara ett e-postbrev, öppna det och välj Besvara, Besvara med citat, Besvara avsändare från menyn Funktioner. Ett nytt e-postbrev skapas med omvända till- och frånadresser. Om du använder funktionen Besvara kommer texten i fältet Ämne att föregås med texten Re 203

204 Hansa Financials och HansaWorld Med funktionen Besvara med citat kommer texten i fältet Ämne att föregås med texten Re och texten i det föregående e-postbrevet kommer att kopieras till den nya posten och visas inom citationstecken Funktionen Besvara avsändare kan användas när du vill besvara ett e- postbrev med många mottagare och endast vill svara till avsändaren. I det nya e-postbrevet kommer avsändaren att vara den enda mottagaren och de övriga mottagarna kommer att tas bort från adresslistan. I alla tre fallen visas e-postbrevet i fönstret Ny post, vilket betyder att det inte har sparats ännu. Skriv klart brevet och skicka det på samma sätt som beskrivits ovan eller klicka på [Avbryt] om du inte längre behöver brevet. Funktionen Besvara kommer troligen att användas endast för extern e-post, eftersom det inte finns något behov av att besvara interna e-postbrev genom att skapa nya. Internt kan vem som helst av mottagarna förändra i e- postbrevet och därför finns inget behov av att läsa ett flertal e-postbrev för att hålla kontroll på diskussionen. Det här gäller för samtliga interna e-postbrev men är speciellt användbart för de som har skickats till konferenser där de kan läsas och diskuteras av många personer. 204

205 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post När en förändring har gjort och e-postbrevet sparas kommer det att visas som oläst (med kuvertikonen ) i e-postlådorna för alla de andra mottagarna. Om e-postbrevet är i en konferens, kommer det att visas som oläst för alla de andra användarna, så att de blir medvetna om att det har skett en förändring sedan de läste det sist. Om någon av mottagarna har en extern e-postadress ska du välja Sänd e-post från menyn Funktioner efter att brevet förändrats, om du vill att den mottagaren ska se förändringarna. Du kommer inte att kunna förändra e-postbrev med minst en extern mottagare om alternativet Lås och sänd e-post i inställningen E-postinställningar används. När e-postbrev förändas på det här sättet rekommenderas det att alla kommentarer och tillägg som görs dateras och signeras i texten så att inte ordningen och syftet med e-postbrevet förloras. Om det ändå händer kan det vara användbart att titta på e-postbrevets historik. Markera e-postbrevet i bläddrafönstret eller öppna det och välj sedan Historik från menyn Funktioner. Rapporten kommer att visa vilka som har läst och förändrat e- postbrevet och när. 205

206 Hansa Financials och HansaWorld Markera e-postbrev som oläst Bilagor Du kan markera e-postbrev i din e-postlåda eller i en konferens som olästa. Du kanske vill göra det så att e-postbrevet får tillbaka kuvertikonen som en påminnelse att läsa eller ta hand om det vid ett senare tillfälle. För att göra det, markera e-postbrevet i din e-postlåda och välj Markera som oläst från menyn Funktioner. Du kan även välja funktionen när du har e-postbrevet öppet. Filer, anteckningar och andra Hansaposter (inklusive andra e-postbrev) kan bifogas till ett e-postbrev med hjälp av knappen [Bilagor] med gemikonen. Knappen kan se ut på två olika sätt: Objekt som kopplas hit kallas för bilagor och är en generell funktion i Hansa. Se avsnittet Arbeta med poster i Volym 1 av manualerna för ytterligare information. Kom ihåg att mappen eller katalogen Attach måste 206

207 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post finnas i Hansas serverkatalog om du vill använda bilagor. Om du vill kunna skicka och ta emot extern e-post med bilagor måste en katalog eller mapp med namnet Tmp finnas på datorn med gatewayen. E-postbrevet måste sparas minst en gång innan du kan bifoga några bilagor till det. E-postbrev med bilagor har en extra ikon i e-postlådans och konferensens bläddrafönster Skriva ut e-postbrev Klicka på skrivarikonen i knappraden eller välj Skriv ut från menyn Arkiv för att skriva ut ett e-postbrev. Dokumentmallen som används vid utskrift avgörs enligt följande: 1. Använd registret Dokumentmallar i modulen System för att formge e- postdokumentet och döp det till EPOST. Använd funktionen Egenskaper under menyn Funktioner för att tilldela dokumentmallen typen E-post. Med Hansa medföljer en färdig mall som kan modifieras för att passa dina behov. För att lägga till fält i mallen, klicka på knappen [Fält] och dra sedan ut en ruta på mallen där fältet ska visas. Om nödvändigt kan den flyttas och storleksförändras senare. Fönstret Fält öppnas.om fältet representerar själva texten i e-postbrevet eller adressraderna där det förväntas att det kommer att skrivas ut mer än en rad, måste du ange ett tal i fältet Radavstånd. Om det lämnas med 0 (förinställt) kommer alla rader med text att överlappa varandra. Om stilen är 10 punkter Times rekommenderas att radavståndet sätts till minst 10 punkter. 207

208 Hansa Financials och HansaWorld Spara e-postbrev Fullständiga instruktioner kring användningen av registret Dokumentmallar kan hittas i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna. 2. Fortfarande i modulen System, välj Dokument från menyn Arkiv. Listfönstret Dokument öppnas. Markera E-post. 3. Välj Dokumentdefinition från menyn Funktioner. 4. I efterföljande fönster, ange EPOST i fältet Blankett på första raden (du kan använda Klistra in Special för att säkerställa att stavningen är korrekt). 5. Klicka på [Spara] för att spara dokumentdefinitionen för e-post. Nu kommer mallen som du utformat att användas varje gång ett e-postbrev skrivs ut. Du kan spara texten i ett e-postbrev som en textfil. Öppna e-postbrevet och välj Spara text som fil från menyn Funktioner. Den normala fildialogrutan öppnas där du kan namnge och välja destination för filen. E-postbrevets ämne kommer att vara förinställt som filnamn (de tecknen som är ogiltiga i vissa operativsystem kommer att tas bort). Om ämnet är för långt kommer det att avkortas och Hansa kommer att pipa. Ämnet kommer även att anges som första raden i textfilen. 208

209 Kapitel 2: E-post Skicka och ta emot e-post Att spara e-postbrev som textfil kan vara användbart eftersom: 1. Du vill behålla e-postbrevet innan det raderas av underhållsfunktionen Rensa e-postregister. 2. Du vill kunna läsa och uppdatera e-postbrevet off-line. I det här fallet, öppna textfilen i en ordbehandlare och gör de nödvändiga förändringarna. Kopiera sedan texten (hoppa över den första raden som är e-postbrevets ämne) och återvänd till ett e-postbrevet i Hansa. Placera markören i textfältet och välj Markera allt från menyn Redigera (Ctrl-A eller z-a) och klistra sedan in den kopierade texten. Söka efter e-postbrev Du kan söka efter e-postbrev som innehåller ett specifikt ord eller en fras. Öppna din e-postlåda eller den konferensen som du vill söka i och välj Sök från menyn Funktioner. Följande fönster öppnas Period Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System Funktionen kommer att söka efter det angivna ordet eller frasen i e-postbrev som senast förändrades inom den här perioden. 209

210 Hansa Financials och HansaWorld Till/Från Klistra in Special E-postlådor/Konferenser Textsökning Radera e-postbrev Ange en e-postlåda eller konferens här om du vill söka efter e-postbrev med en specifik avsändare eller mottagare (välj om du ska söka efter avsändare, mottagare eller båda två under rubriken Funktioner nedan). Här ska du ange ordet eller frasen som du letar efter. Funktion Välj om du ska leta efter e-postbrev med den angivna e- postlådan eller konferensen i fältet Till/Från som avsändare, mottagare eller båda. Sök Välj om du vill leta efter ordet eller frasen i e- postbrevets huvud, brevtext eller i båda. Klicka på [Kör] för att aktivera sökningen. En rapport kommer att skrivas ut till bildskärmen med en lista över alla hittade e-postbrev. Klicka på ämnet för ett e-postbrev för att öppna och läsa det. Funktionen kommer endast att söka efter e-postbrev i e-postlådan eller konferensen som den aktiverades i. För att radera ett e-postbrev, markera det i din e-postlåda och välj Radera från menyn Post. Du kan även markera ett flertal e-postbrev (håll ned shifttangenten för att välja ett intervall av e-postbrev) och radera dem alla på en gång. Du kan inte radera e-postbrev i konferenser på det här sättet. Om du raderar ett e-postbrev som du har skickat kommer det endast att raderas från din specifika e-postlåda. De kommer att ligga kvar i mottagarnas e-postlådor och konferenser, även om de inte har lästs ännu. Om du vill ta bort e-postbrev från alla e-postlådor och konferenser, avmarkera kryssrutan Sänt innan du raderar.! Du kan inte ångra raderingen av ett e-postbrev. 210

211 Kapitel 2: E-post Lokala e-postlådor Lokala e-postlådor Lokala e-postlådor ger dig möjligheten att läsa och förändra e-postbrev offline (d.v.s. när du inte är uppkopplad mot servern). Du kan logga in på servern och ladda ner innehållet i din e-postlåda till ett lokalt företag. Du kan sedan koppla ner dig från servern och läsa och förändra din e-post när det passar. I slutet på dagen kan du koppla upp dig mot servern igen och ladda upp de e-postbrev som har förändrats (och igen ladda ner de e-postbrev som har skapats eller förändrats under dagen). Konfigurering av en lokalt e-postlådesystem Servern För att konfigurera servern för ett lokalt e-postlådesystem, följ nedanstående steg: 1. Om servern är igång, säkerställ att alla användare har logga av och välj Avsluta, ta bort server från menyn Arkiv. Hansa avslutas. 2. Om det inte redan existerar, skapa personposter och e-postlådor för alla användare som kommer att använda det lokala e-postlådesystemet. Registret Personer beskrivs i kapitlet Modulen System i Volym 1 av manualerna och e-postlådor beskrivs i avsnittet Sätta upp ett e- postsystem i Hansa tidigare i det här kapitlet. 3. Starta om Hansa för att förändringarna ska börja gälla. Välj Server från menyn Moduler. Klienterna Om det lokala e-postlådesystemet redan används ska det finnas två företag i varje klients databas, enlig följande: Det lokala företaget ska användas för att läsa och förändra e-postbrev off-line. Klientföretaget möjliggör för användaren att logga på servern. Följ nedanstående steg för att konfigurera varje klientmaskin för att använda det lokala e-postlådesystemet. Beskrivningen förutsätter att du installerar Hansa på varje klient för första gången. Se slutet av det här avsnittet om du har använt Hansa ett tag innan ska du ska börja använda lokala e-postlådor. 211

212 Hansa Financials och HansaWorld 1. Installera Hansa på klientmaskinen. Säkerställ att Hansas mapp innehåller filerna DBDef.txt och Default.txt men inte filen Hansa.HDB. Starta sedan Hansa. 2. Hansa öppnar fönstret Företag: Inspektera. Ange ett företag enligt föjande Det här är företaget som ska användas för att läsa och redigera e-postbrev off-line (det lokala företaget ). Eftersom det inte ska användas för uppkoppling mot servern ska fältet TCP/IP och Port lämnas tomma. Klicka på [Spara] för att spara och dubbelklicka på det nya företaget i det efterföljande listfönstret. 4. När fönstret Tillgängliga importfiler visas, stäng det genom att klicka i stängningsrutan. Importera ingenting ännu. 5. Välj System från menyn Moduler och klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn. Dubbelklicka på Systemanvändning. 212

213 Kapitel 2: E-post Lokala e-postlådor Eftersom det här är en klient kan antalet användare sättas till en. Antalet e-postlådor ska sättas till så många som du beräknar kommer att använda den här datorn. Om datorn t.ex. används av en användare på förmiddagen och en annan på eftermiddagen ska antalet sättas till två. Antalet företag ska sättas till två. Kontrollera att övriga kryssrutor är markerade korrekt. Klicka på [Spara] för att spara. 6. Öppna registret Personer genom att klicka på [Personer] i Huvudmenyn eller genom att välja Personer från menyn Register. Registrera en post för varje användare som kommer att använda datorn. I vårt exempel kommer två poster att registreras, en för förmiddagsanvändaren och en för eftermiddagsanvändaren. Glöm inte bort att ange lösenord för alla användare. Som nämndes under punkt 2 i avsnittet Server ovan måste varje användare även ha en personpost i servern (med samma initialer) samt e- postlådor 7. Förflytta dig till modulen System, avancerat med hjälp av menyn Moduler och klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn. Dubbelklicka på E-postlådor och skapa en e-postlåda för varje användare. I exemplet kommer två e-postlådor att skapas. 8. Gå tillbaka till modulen System och klicka på [Företag] i Huvudmenyn (eller välj Företag från menyn Register). Ange ett andra företag med 213

214 Hansa Financials och HansaWorld servern IP-adress och port. Företagets kod ska vara samma kod som är angivet i registret Företag på servern. När du klickar på [Spara] för att spara kommer Hansa av säkerhetsskäl att avslutas. Klientmaskinen är nu konfigurerad för att använda det lokala e-postlådesystemet. Repetera ovanstående punkter för övriga klientmaskiner. Du ska sedan ansöka om en databasnyckel för varje klient. Om du har använt Hansa ett tag innan du ska börja använda det lokala e- postlådesystemet kan du fortfarande konfigurera varje klient enligt beskrivningen ovan men med följande skillnader: i. Klientmaskinens databas kommer redan att innehålla ett företag, klientföretaget. När du startar Hansa kommer det företaget att visas i fönstret Välj företag Om loginfönstret visas istället för fönstret Välj företag, klicka på [Avbryt]. Nu kommer fönstret Välj företag att visas. 214

215 Kapitel 2: E-post Lokala e-postlådor ii. Välj Öppna företag från menyn Funktioner. Fönstret Företag: Inspektera öppnas iii. Ange det lokala företaget på den andra raden så som visas iv. Klicka på [Spara] för att spara. Hansa kommer av säkerhetsskäl att avslutas. Starta om Hansa och välj att gå in i det lokala företaget. Utför punkt 5,6 och 7 enligt beskrivningen ovan. Klientmaskinen är nu konfigurerad för att använda det lokala e-postlådesystemet. Du ska sedan ansöka om en databasnyckel till varje klient. v. I en del installationer kanske du inte kommer att kunna spara fönstret Företag: Ändra när du klickar på [Spara] under punkt iv, på grund av att antalet tillåtna företag har överstigits. Om det här händer ska du avsluta Hansa, ta bort filen Hansa.HDB ur Hansas katalog och följa ovanstående beskrivning från punkt 1. Den enda informationen som kommer att gå förlorad är eventuella anpassade placeringar, sorteringar och storlekar på fönster, som du har sparat med funktionen Spara utseende från menyn Fönster. 215

216 Hansa Financials och HansaWorld Använda lokala e-postlådor Du kommer att ha två e-postlådor om du använder det lokala e- postlådesystemet: din riktiga e-postlåda. Det här är din normala e-postlåda som du använder enligt instruktionerna tidigare i det här kapitlet. Den kan endast användas när du är inloggad mot servern, eftersom det är där den lagras. När du uppdaterar e-postbreven i den här e-postlådan kommer de omedelbart att markeras som olästa i mottagarnas e-postlådor. din lokala e-postlåda. Den här lagras i din klientdatabas, så du behöver inte vara inloggad på servern för att läsa och uppdatera innehållet. I det här avsnittet kommer vi att beskriva arbetsordningen som du kan följa för att läsa och uppdatera e-postbrev off-line i en normal Hansainstallation. 1. I början på dagen, starta Hansa och välj klientföretaget för att logga in på servern. 2. Klicka på [E-postlåda] i Huvudmenyn för att öppna din e-postlåda. Nu kan du ta hand om de brådskande e-postbreven. De mindre brådskande e-postbrevet ska föras över till din lokala e-postlåda. För att göra det, välj Lokal från menyn Moduler och sedan Lokal e-post från menyn Register (eller klicka på [Lokal e-post] i Huvudmenyn). Fönstret Lokal e-post: Bläddra öppnas. Det listar innehållet i din lokala e- postlåda. Om det är första gången som du öppnar din lokala e-postlåda kommer den att vara tom. 3. Välj Synkronisera från menyn Funktioner. Innehållet i din e-postlåda kommer nu att föras över till din lokala e-postlåda. Penn- och kuvertikonerna kommer att följa med så att du kan se vilka e-postbrev som behöver tas hand om. 4. Logga av från servern genom att avsluta Hansa. 5. Under dagen kan du starta Hansa och välja det lokala företaget. Välj Lokal från menyn Moduler och klicka sedan på [Lokal e-postlåda] i Huvudmenyn. Fönstret Lokal e-postlåda: Bläddra öppnas och visar alla e-postbrev som du förde över från din e-postlåda under punkt 3 ovan. 6. Läs och uppdatera e-postbreven på vanligt sätt, enligt beskrivningen i avsnittet Skicka och ta emot e-post tidigare i det här kapitlet. Det finns en begränsning vid uppdatering av e-postbrev, förändringar kan inte infogas mitt i texten utan måste läggas till i slutet. 216

217 Kapitel 2: E-post Lokala e-postlådor 7. När du kommer tillbaka till kontoret i slutet på dagen, kan du återigen starta Hansa och välj klientföretaget för att logga in på servern. Öppna återigen din e-postlåda genom att välja Lokal från menyn Moduler och klicka på [Lokal e-postlåda]. Välj Synkronisera från menyn Special. Samtliga förändrade e-postbrev kommer att föras över från din lokala e- postlåda till din riktiga e-postlåda och från din riktiga e-postlåda till din lokala e-postlåda. Om du har uppdaterat e-postbrev i din lokala e- postlåda under dagen på samma tid som det har förändrats av en dess mottagare i din riktiga e-postlåda, kommer alla förändringar att bevaras. 217

218 Hansa Financials och HansaWorld Chat Funktionen Chat ger dig möjlighet att ha en konversation med andra användare i systemet, under förutsättning att de har en e-postlåda. Konversationen sparas inte i databasen. Det finns ingen gräns för hur många som kan delta i ett chat och en användare kan samtidigt delta i ett flertal olika chat. Chat är inte synliga för dem som inte deltar och inte heller för systemadministratören. Gör enligt följande för att öppna ett chat: 1. Tryck Ctrl-M (Windows och Linux) eller z-m (Macintosh) för att aktivera Huvudmenyn. Alternativt kan du välja Huvudmeny från menyn Arkiv. 2. Klicka på [Chat] eller välj Chat från menyn Funktioner för att ta reda på vilka som för tillfället är inloggade i Hansa. Rapporten Vilka är uppkopplade öppnas och visar vilka som för tillfället är inloggade samt tiden då de senast utförde något och deras IPadress. 218

219 Kapitel 2: E-post Chat 3. Dubbelklicka på ett namn i rapporten för att öppna ett chat med den personen. Fönstret Chat öppnas. Menyn Funktioner 4. För att delta i ett chat, skriv helt enkelt ditt meddelande i fältet Skriv text i nedre delen av fönstret och tryck på retur- eller entertangenten. Ditt meddelande kommer att visas i fönstret Chat, synligt för alla deltagare. 5. För att skriva ut ett chat, välj Skriv ut från menyn Arkiv. 6. För att lämna ett chat, stäng fönstret Chat genom att klicka i stängningsrutan. De andra deltagarna kommer att få ett meddelande om att du har lämnat chatten. Knapparna överst i fönstret Chat är genvägar till funktionerna i menyn Funktioner. 219

220 Hansa Financials och HansaWorld Bjud in Den här funktionen öppnar en lista som visar alla som för tillfället är inloggade i Hansa. Dubbelklicka på ett namn för att bjuda in personen till chatten. Vilka deltar i chatten? Den här funktionen producerar en rapport som visar vilka som för tillfället deltar i chatten. Du kan skriva ut rapporten genom att klicka på skrivarikonen. Pip på andra Den här funktionen gör att de aktuella deltagarnas datorer piper. Spara som fil Använd den här funktionen om du vill spara chatten som en textfil. 220

221 Kapitel 2: E-post Presentationer Presentationer Varje Hansaanvändare med en e-postlåda kan registrera en presentation som innehåller en kortfattad presentation av dem med en bild. Presentationen kan ses av andra användare. Varje konferens kan också ha en presentation, vilken kan innehålla information kring syftet med konferensen. Presentationer kan ses och förändras av systemadministratören i inställningen Presentationer i modulen System, avancerat. Registrera en presentation För att registrera din presentation, aktivera Huvudmenyn och välj Presentation från menyn Funktioner. Följande fönster öppnas Skriv din presentation i fältet till höger och klistra in en bild i fönstret till vänster. Klicka på [Spara] för att spara presentationen och för att stänga fönstret. Du kan på samma sätt, när som helst, gå tillbaka till din presentation för att förändra den. Läsa presentationer För att läsa en annan användares presentation, öppna först ett e-postbrev med den personen listad som antingen avsändare eller mottagare, eller skapa ett nytt e-postbrev och ange användarens namn i listan med mottagare. Säkerställ att markören befinner sig på användarens namn och välj sedan Presentation från menyn Funktioner. 221

222 Hansa Financials och HansaWorld Användarens presentation öppnas. När du har läst den, stäng den genom att klicka på stängningsrutan. Den här metoden används även för att skapa presentationer för konferenser. 222

223 Kapitel 2: E-post Underhåll - Introduktion Underhåll Introduktion Underhållsfunktioner brukar hantera olika typer av uppdateringar eller utföra någon form av registervård för alla eller många av posterna i ett specifik register. Underhållsfunktionerna som är kopplade till Hansas e-postsystem finns i modulen System, avancerat. Använd menyn Moduler för att försäkra dig om att du är i modulen System, avancerat och välj sedan Underhåll från menyn Arkiv. När listfönstret Underhåll öppnas, dubbelklicka på ett av alternativen i listan. Ett urvalsfönster kommer att öppnas där du kan avgöra hur funktionen ska fungera. Klicka på [Kör] för att starta funktionen. Rensa e-postregister Den här funktionen kan användas för att radera gamla e-postbrev och därmed frigöra utrymme på hårddisken. E-postlåda Klistra in Special E-postlådor och konferenser Max antal e-postbrev Om du vill radera e-postbrev från en specifik e-postlåda eller konferens, ange namnet på den här. Lämnas fältet tomt kommer alla e-postlådor och konferenser att påverkas. Här ska du ange det totala antalet e-postbrev som du vill att e-postlådor och konferenser ska innehålla. Om någon av e-postlådorna eller konferenserna innehåller fler än det här antalet kommer de äldsta e-postbreven att raderas till dess att maxantalet har nåtts. E-postbrev med 223

224 Hansa Financials och HansaWorld Max ålder på e-postbrev livslängden Radera aldrig kommer inte att raderas, medan de med livslängden Radera nästa dag kommer att tas bort i första hand. Du ska endast ange ett antal här om du vill överskida antalet som har specificerats i inställningen E- postinställningar i modulen System, avancerat eller det som är specificerat i de individuella e-postlådorna och konferenserna eller om inget av de här två ställena innehåller ett maxantal. Här ska du ange maxåldern på e-postbrev i dagar som du vill att e-postlådor och konferenser ska innehålla. Alla e- postbrev som är äldre kommer att raderas med undantag för de med livslängden Radera aldrig. Beräkningen görs från datumet då e-postbrevet senast förändrades, inte datumet då de skapades. E-postbrev som inte har uppnått den här åldern kommer ändå att raderas om maxantalet (ovan) har uppnåtts. Du ska endast ange ett antal här om du vill överskida antalet som har specificerats i inställningen E- postinställningar i modulen System, avancerat eller det som är specificerat i de individuella e-postlådorna och konferenserna eller om inget av de här två ställena innehåller en maxålder. Maxåldern för lästa e-postbrev gäller både e-postlådor och konferenser, medan maxåldern för olästa e-postbrev endast gäller e-postlådor. Klicka på [Kör] för att starta underhållsfunktionen. Det kan ta några minuter beroende på antalet e-postlådor och konferenser och på antalet e-postbrev som ska raderas. När underhållet är klart kommer du tillbaka till fönstret Underhåll. Du stänger det genom att klicka i stängningsrutan. 224

225 Kapitel 2: E-post Underhåll - Rensa e-postregister Automatisk radering av e-postbrev Du kan välja att den underhållsfunktionen ska köras regelbundet och automatiskt. För att göra det, öppna inställningen Tidsstyrda händelser i modulen System, avancerat Ange en tid i fältet Starttid (använd en 24-timmarsklocka) och markera kryssrutan E-postrensning. Underhållsfunktionen Rensa e-postregister kommer nu att köras automatiskt på det klockslaget varje dag, under förutsättning att servern är igång. Om du vill använda den här funktionen måste du säkerhetsställa att ett maxantal av e-postbrev och/eller en maxålder har specificerats i inställningen E-postinställningar, om det inte finns angivet på varje individuell e-postlåda och konferens. Saknas inställningarna kommer inga e-postbrev att raderas. I illustrationen har man bestämt att både backupen och e-postrensningen ska ske varje dag. Tömma e-postkön Extern e-post placeras i en e-postkö var ifrån de sedan skickas vidare till mottagarna med hjälp av den externa gatewayen. När de har skickats tas de inte bort från kön utan markeras som sända (det visas i registret E-postkö i modulen System, avancerat). Om du vill tömma registret E-postkö, använd underhållsfunktionen Radera e-postkö i modulen System, avancerat. Det här ska göras på huvudservern, inte på den separata gatewayen, om du har en sådan. 225

226 Hansa Financials och HansaWorld Ange inom vilken period som du vill radera externa e-postbrev för och klicka på [Kör]. E-postbrev som inte har skickats kommer inte att tas bort. Tömma mappen Tmp Den externa gatewayen använder katalogen Tmp för at lagra e-postbilagor som har laddats ner från POP3-servern innan de vidarebefordras till mappen Attach samt bilagor som ska laddas upp till SMTP-servern. När bilagan har vidarebefordrats till mappen Attach eller laddats upp till SMTP-servern raderas den inte från mappen Tmp. Om du har ont om utrymme ska du med jämna mellanrum, manuellt tömma katalogen Tmp Återskapa raderad e-post Den här funktionen kan användas för att återskapa e-postbrev som har raderats av misstag. Den kommer inte att återskapa e-postbrev som har raderats från samtliga e-postlådor/konferenser. Efter att funktionen har använts, läs ut en backup med exportfunktionen Databastextbackup och importera den sedan i en ny databas. 226

227 Kapitel 2: E-post Rapporter - Introduktion Rapporter Introduktion E-postalias Rapporterna som är kopplade Hansa e-postsystem finns i modulerna System och System, avancerat. Använd menyn Moduler för att försäkra dig om att du befinner dig i en av de här modulerna och välj sedan Rapporter från menyn Arkiv eller klicka på [Rapporter] i Huvudmenyn. Dubbelklicka sedan lämplig rapport i listan. Ett urvalsfönster kommer sedan att öppnas där du kan bestämma vad rapporten ska innehålla. Där det nedan specificeras är det möjligt att ta ut rapporter för ett visst intervall, t.ex. ett visst intervall av e-postbrev. För att få fram ett intervall av t.ex. kunder gör du så här: ange det lägsta kundnumret i intervallet och det högsta, separerade med ett kolontecken. T.ex. e-postbreven 001 till 010 skrivs 001:010 i fältet Sereinummer. Beroende på fält används alfanumerisk eller numerisk sortering. Vid en alfanumerisk sortering kommer intervallet 1:2 även att inkludera 100,10109 etc. Med alternativen längst ner i urvalsfönstret kan du avgöra var rapporten ska skrivas ut (den är automatiskt inställd på att skriva ut till bildskärmen). Du kan också välja att få rapporten först till skärmen och sedan, genom att klicka på skrivarsymbolen, till skrivaren. När du har gjort dina urval och valt utskriftsdestination, klicka på [Kör]. Den här rapporten i modulen System, avancerat listar e-postalias för varje användare. Den listar även användare som saknar e-postlådor och användare som har e-postlådor men saknar e-postalias. 227

228 Hansa Financials och HansaWorld E-postberäkning Användare Klistra in Special Registret Personer, modulen System Intervall Alfanumeriskt Ange initialerna på användaren (d.v.s. en post i registret Personer) för vilken du vill kontrollera e-postalias. Om du anger två initialer separerade med ett kolontecken (:), kommer rapporten att lista e-postalias för samtliga användare med initialer som faller mellan initialerna i bokstavsordning. Lämna fältet tomt för att få en lista med samtliga användare. Konferens Klistra in Special E-postlådor eller konferenser Intervall Alfanumeriskt Ange namnet på e-postlådan eller konferensen för vilken du vill kontrollera e-postalias. Om du anger två namn (eller två bokstäver) separerade med ett kolontecken (:), kommer rapporten att lista e-postalias för samtliga e- postlådor och konferenser i intervallet. Den här rapporten i modulen System, avancerat visar hur många e-postbrev, bilagor och storleken på bilagorna i varje e-postlåda och konferens. Notera att varje e-postbrev vanligtvis tillhör minst två e-postlådor (avsändaren och mottagaren), så rapporten ger inte representativa siffror för det totala antalet e-postbrev i databasen. 228

229 Kapitel 2: E-post Rapporter - E-postberäkning E-postlåda/Konf. Klistra in Special E-postlådor och konferenser Exkludera klass Sortera efter Namn (ASC) E-brev ant. (DESC) Använd det här fältet för att begränsa rapporten till en specifik e-postlåda eller konferens. Lämna fältet tomt för att få en rapport över samtliga e-postlådor och konferenser. Markera en eller flera av kryssrutorna för att exkludera e-postlådor och konferenser av vissa typer från rapporten. De här alternativen styr hur e-postlådorna och konferenserna ska sortera i rapporten. E-postlådorna och konferenserna kommer att sorteras efter namn i alfabetisk ordning. E-postlådorna och konferenserna kommer att sortera efter hur många brev de innehåller, från högsta antalet till lägsta. 229