Del 2 - Instruktion övning Effektkedja

Transkript

1 Styrning och ledning Modul: Leda digitalisering Del 3: Effektkedjan Del 2 - Instruktion övning Effektkedja Genomförande Deltagarna i denna övning behöver ha läst artikeln Att skapa en effektkedja från moment A för att kunna delta i övningen på ett bra sätt. Du leder övningen och detta dokument utgör ett stöd för hur den kan genomföras. Det kan vara bra att utse en person som ansvarar för att hålla tiden: när ni ska ta paus och när ni ska börja igen. Material Det är bra om övningen kan genomföras i ett rum med en större whiteboard, till exempel i ett klassrum eller större konferensrum. Ni behöver också en större bunt post-it lappar, gärna i olika färger, pennor till varje deltagare och även en uppsättning whiteboardpennor. Det kan vara bra att ha artikeln Att skapa en effektkedja till hands digitalt eller på papper. 1 - Effekter (30 min) Börja med att lista de effekter ni vill se. Men innan ni gör det behöver ni komma överens om hur långt fram i tiden ni planerar. Tre år vara en lämplig tidsrymd avseende effekter av skolans digitaliseringsarbete eftersom det kan vara fråga om relativt stora insatser som behöver planeras och genomföras. Förlägger ni de tänkta effekterna för långt i framtiden så är de dels svårare att planera för och dels finns risken att ett angeläget utvecklingsarbete skjuts på framtiden. Här är arbetsgången: 1. Brainstorming låt var och en tyst för sig själv skriva ner ett antal önskvärda effekter med skolans digitalisering på post-it lappar. Tänk på att det underlättar i senare skede om ni bara skriver en effekt på varje lapp. Avsätt förslagsvis 3-5 minuter till detta. Syftet med att inleda med att alla skriver på egna lappar är att göra alla röster hörda. 2. Sortering och klustring låt var och en sätta upp sina lappar på tavlan och kort förklara vad som menas med texten på lappen. I detta skede ska ni inte argumentera utan bara förklara. När alla lappar är uppe vidtar klustring. Det vill säga att ni försöker se vilka lappar som hänger ihop eller kanske är uttryck för samma sak fast med olika ord. 3. Prioritering Det är viktigt att inte ha för många effektmål. För att ha en realistisk möjlighet att följa upp så bör ni prioritera cirka tre effektmål som ni fortsätter att arbeta med. Ett sätt att prioritera bland alla förslagen på tavlan är att använda ett prioriteringsdiagram. 1 (5)

2 Här är ett förslag på en väl beprövad process för detta: 1. Rita upp diagrammet på ett blädderblockspapper eller på en whiteboard. Deltagarna ställer sig runt tavlan/pappret så att alla når och ser bra. 2. Den som leder övningen läser upp en föreslagen effekt och räknar sedan ner 5, 4, 3, 2, På 0 sätter alla, inklusive den som leder övningen, samtidigt ut ett finger i diagrammet där de tycker att effekten här hemma i förhållande till de två axlarna. Är det lätt eller svårt? Har det stor effekt eller mycket stor effekt. 4. Kom överens om var i diagrammet gruppen vill sätta ut effekten. Låt fingarna var kvar på tavlan/pappret under diskussionen. 5. Gå sedan vidare med att läsa upp nästa effekt och räkna ned. Håll tempo i övningen och var noggrann med att alla sätter ned fingret samtidigt. Med denna metod så kommer allas tankar fram genom att alla måste manifestera sin egen initiala åsikt med fingret. Tempo i övningen är centralt för att få fram ett ärligt resultat, det gör att deltagarna inte hinner fundera över vad som är ok att tycka om något eller vad denne tror att de andra tycker om effekten. Det är av samma anledning viktigt att deltagarna sätter ner fingret exakt samtidigt på tavlan/pappret annars riskerar men att styras. Titta nu på diagrammet och de effekter ni satt ut och använd resultatet som en hjälp i prioriteringen och val av effekter. De effekter som ligger i det röda området i figuren brukar benämnas som så kallade low hanging fruits - sådant som har mycket stor effekt men är förhållandevis lätta att åstadkomma. Dessa borde i de flesta fall prioriteras. Givetvis kan ni välja att även ta med någon effekt som anses svår att genomföra men alltför viktig för att utelämna. 2 (5)

3 Avsluta denna del av övningen med att skriva upp de effekter ni valt längst till höger på whiteboarden. Avsluta efter 30 minuter även om ni inte upplever att ni är helt färdiga. Den effektkedja ni skapar är, som sagt, en första version och ett levande dokument. Ni bör komma tillbaka till den och förfina den i senare skede allt eftersom ert arbete med digitaliseringen fortskrider. 2 - Resultat (30 min) Inled nästa pass med att skriva upp effektkedjan överst på tavlan. Utnyttja hela tavlans bredd. Inled med att kort diskutera skillnaderna mellan resultat och effekter utifrån vad ni läst i artikeln. Upprepa metoden från arbetet med effekter. Brainstorming, sortering/klustring och prioritering. Det kan vara bra att ta en annan färg på post-it lapparna. Låt var och en tyst för sig själv under cirka 3-5 minuter notera ett antal resultat med koppling till effekten ni valt att börja med. Fortsätt sedan med att var och en får fästa upp sina lappar och förklara texten. Liksom förra gången ska ni i detta skede inte argumentera utan bara förklara. När alla lappar är uppe vidtar sortering och klustring. Det vill säga att ni försöker se vilka lappar som hänger ihop eller kanske är uttryck för samma sak fast med olika ord. Prioritera och skriv upp de resultat ni kommer överens om att ni vill eftersträva och rita pilar till den eller de effekter som de antas leda till. Ett resultat kan leda till flera effekter likaväl som en effekt kan föregås av flera resultat. Begränsa er inte till de resultat som kom fram i brainstormingfasen. Kommer det fram nya viktiga resultat under arbetets gång så kan ni givetvis ta med dem också. Totalt sett bör ni försöka hitta fler resultat än effekter. Avsluta efter 30 minuter. 3 (5)

4 Paus 3 - Aktiviteter (30 min) I tredje skedet ska ni lista ett antal aktiviteter som är nödvändiga för att nå de resultat ni vill nå. Försök att vara så specifika som möjligt. Skriv till exempel inte bara kompetensutveckling, utan dela upp det i flera aktiviteter och ange också vem den riktar sig till och specifikt vilka kompetenser den ska utveckla. Om ni tycker metoden med brainstorming fungerar bra, kan den inledningsvis tillgripas även här. Tänk på att aktiviteter kan vara mycket olika och ta sig olika uttryck. Det kan handla om inköp, utbildning, att upprätta mötestider, att inrätta tjänster och så vidare. Ni kommer behöva prioritera bland era aktiviteter. Det kan vara lämpligt att göra det med prioriteringsdiagrammet från övning 1 Effekter Low hanging fruits. Ni kan då till exempel rita upp diagrammet på ett whiteboardpapper och placera in era Post-it lappar eller göra det på ett bord framför er. Avsluta efter 30 minuter. Paus 4 - Resurser (30 minuter) För att kunna lista de resurser i organisationen som är relevanta i detta sammanhang utgår ni förslagsvis från beskrivningen nedan. I Del 5 Digitala ekosystem kommer indelningen att beröras mer i detalj. Det varierar säkert mellan organisationer hur bra överblick ni har över resursläget eller nuläget i avseende på: Infrastruktur nätverk Utrustning datorer, plattor, telefoner, skrivare, projektorer, interaktiva tavlor Resurser programvaror, appar, läromedel, e-post, lärportal eller learning management system, webb Kompetensen hos aktörer pedagoger, skolledare, förvaltning Om ni inser att ni inte har den insikt i resursläget som behövs, så är det lämpligt att dela ut ansvar för att inhämta dessa uppgifter till ett senare tillfälle. Det kan gälla inventering av utrustning, programvaror eller kompetenssituationen, till exempel genom självskattning bland personalen. 4 (5)

5 5 - Avslut och dokumentation (15 min) Slutligen bör ni ställa er frågorna: Är det rimligt att vi inom den tidsrymd vi satt upp har nått de effekter vi har satt upp utifrån de resultat vi tänker oss att ha? Är det rimligt att vi kan nå de resultat vi satt upp, utifrån de aktiviteter vi har listat? Hinner och klarar vi att genomföra alla dessa aktiviteter inom den utsatta tidsramen? Är det rimligt att vi kan genomföra de aktiviteter vi har listat, utifrån de resurser vi har avsatt och de resurser vi redan har tillgängliga? Om ni uppfattar att de effekter ni har listat känns orealistiska, så behöver ni gå tillbaka (nu eller vid ett senare tillfälle) och revidera dem. När ni avslutar arbetet, se till att resultatet dokumenteras till exempel genom att ta en bild av tavlan. För sedan in detta som en tabell i ett digitalt dokument så att ni enkelt kan revidera och förändra er effektkedja vartefter ert arbete fortsätter. Avsluta efter 15 minuter. 5 (5)