Utbetalningsformer Utdrag ur Utbetalningar/Leverantörsskulder

Transkript

1 Utbetalningsformer Utdrag ur Utbetalningar/Leverantörsskulder Författare: Ekonomiavdelningen År: 2016 Uppdaterad:

2 Innehåll 1. Utbetalningsformer 3 2. Svenska leverantörer 3 3. Privatpersoner 4 4. Allmänt om Betalkort 5 5. ICA kort De olika stegen i hanteringen av utbetalning via ICA-kort Baskonton som används i samband med ICA-kort Kostnader, uttag och spärra kort Ej utlämnade kort 7 6. Utländska leverantörsfakturor 8 7. Övriga utbetalningar Personliga utlägg Förskott Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring 9 2 (10)

3 1. Utbetalningsformer Linnéuniversitetets betalningar går via bankgirot. Statliga myndigheter har separata bankkonton för inbetalningar respektive utbetalningar. Detta beror på att koncernen staten skall ha bruttoredovisning av likvidflöden. Vid val av utbetalningsform skall följande ordning tillämpas: - Girering till mottagare med bankgiro (gratis) se punkt 2. - Girering till mottagare med plusgiro (gratis) se punkt 2. - Insättning på bankkonto/personkonto (gratis) se punkt 3. - Betalkort (Eurocard) se punkt 4. - ICA kort (175 kr) se punkt 5. - Utlandsbetalning SWIFT/BIC (ca 5 kr) se punkt 6. - Utlandsbetalning Check (Utbetalningskort till postadressen i utlandet bör undvikas) (ca 100 kr) - Utlandsbetalning via bankkontor (endast i valuta RUB) - Utbetalning via utbetalningskort (ca 10 kr). Om en betalningsmottagare saknar andra betalningsvägar kan plusgirot skriva ut ett utbetalningskort till postadressen. Detta utbetalningssätt är både dyrt och osäkert utbetalningskort kan försvinna på vägen. 2. Svenska leverantörer På fakturor från svenska leverantörer ska bankgiro, plusgiro eller bankkonto anges. Företaget ska också visa att de har F-skatt, det vill säga att organisationsnummer eller VAT nummer ska finnas på fakturan. Även adress ska finnas med. Vid granskning av svenska fakturor ska följande kontrolleras: - Att fakturan är utställd till Linnéuniversitetet. - Att det är en originalfaktura. - Att fakturanummer finns. - Att fakturan specificerar vad som köpts in eller att följesedel bifogas. - Att fakturabeloppet är rätt. - Att faktureringsavgift inte har debiterats. - Att organisationsnummer finns på fakturan. - Att F-skatt finns. 3 (10)

4 3. Privatpersoner För arvode och utlägg (i samband med arvode) sker utbetalning via lönesystemet Primula. Se även 7.2 Förskott. För utbetalningar till privatpersoner behöver vi veta namn, personnummer, adress och bankkontonummer. Fyll i vår Utbetalningsblankett / Paymentrequest form som du hittar under Övriga blanketter på hemsidan (öppna i Internet Explorer) Nedan följer några av de vanligaste bankernas kontostrukturer: C = Clearing nummer, X = Kontosiffra - Danske bank Clearing nummer 4 siffror ( , ). - Forex bank Clearing nummer 4 siffror ( ). - Handelsbanken Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontonummer innehåller 9 siffror. XXXXXXXXX - Ica Banken Clearing nummer 4 siffror ( ). - Länsförsäkringar bank Clearing nummer 4 siffror ( , , ). - Nordea Personkonto Clearing nummer 4 siffror är alltid 3300 Kontonummer består av personnummer, d.v.s. 10 siffror. XXXXXXXXXX Bankkonto Clearing nummer 4 siffror ( , , (ej 3300), ) Nordea PlusGirot Clearing nummer 4 siffror ( , ) Kontonummer innehåller 10 siffror. XXXXXXXXXX - SEB Clearing nummer 4 siffror ( , , ) Kontonummer innehåller 7 siffror XXXXXXX - Scandiabanken AB Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 7 siffror XXXXXXX 4 (10)

5 - Sparbanken Syd Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 10 siffror XXXXXXXXXX - Sparbanken Öresund/Finn Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 10 siffror XXXXXXXXXX - Swedbank Clearing nummer 4 siffror ( ta bort den sista siffran). CCCC-X Kontonummer innehåller 10 siffror. Om personen som begär utbetalning anger ett kontonummer med 8 eller 9 siffror kan man fylla ut med nollor framför kontonumret. XXX XXX XXX-X Gamla kontonummer från Föreningsbankens tid: Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontrollera extra att bankkontouppgifterna ser korrekta ut och kolla gärna att clearing nummer stämmer på 4. Allmänt om Betalkort Linnéuniversitetets personal skall använda Eurocard (SEB Kort AB master card) enligt det statliga ramavtalet. Förifyllda Ansökningsblanketter med vårt avtalsnummer samt kontobestämmelser till nedan nämnda korttyper finns på vår hemsida Följande korttyper gällande Eurocard Corporate finns: Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering Används mestadels av chefer eller andra ansvariga. Kvitto skall redovisas mot faktura. Ansökan skickas till Birgitta Johansson, ekonomiavdelningen, Kalmar, som ombesörjer att ansökan undertecknas av behörig firmatecknare (ekonomichef). Detta kort skall vid anställningens upphörande, klippas mitt itu och meddelande om kortets upphörande ska skickas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. Personligt betalningsansvar Kan beställas av alla anställda. Fakturering sker via e-faktura och betalas av kortinnehavaren. Ansökan skall undertecknas av närmaste chef, som vidimerar att personen är anställd vid myndigheten. Ansökan skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten. Detta kort skall vid anställningens upphörande klippas mitt itu och meddelande om kortets upphörande ska skickas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. Limit (inköpskort) Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering Kan beställas av den personal, som ofta inhandlar många små utgifter, dels för att undvika flera fakturor och dels för att slippa ha medlemskort på respektive inhandlingsställe, vilket ofta krävs för att få handla mot faktura. Möjlighet till valfri köpgräns. Kvitto skall redovisas mot faktura. Ansökan skall skickas till Birgitta Johansson, ekonomiavdelningen, Kalmar, som ombesörjer att ansökan undertecknas av behörig firmatecknare (ekonomichef). Detta kort skall vid anställningens upphörande klippas mitt itu och meddelande om 5 (10)

6 kortets upphörande ska skickas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. Inköpskonto (Purchasing Account) Ett kortlöst inköpskonto som kan användas av flera personer hos myndigheten. Används där kortköp utan fysisk kortbricka är nödvändig, t ex vid internetköp. Ansökan fylls i av en administratör, som är ansvarig för kontot. Administratören styr vem som får handla på kontot. En köpgräns (limit) per 30 dagar ska anges. Ansökan skickas till Birgitta Johansson, ekonomiavdelningen, Kalmar, som ombesörjer att ansökan undertecknas av behörig firmatecknare (ekonomichef). Kontakta Birgitta Johansson, eller maila birgitta.johansson@lnu.se för ansökningsblankett samt villkor. 5. ICA kort Allmän information Bankerna kommer inte att tillhandahålla kontanter från och med våren Ekonomiavdelningen kommer därför att upphöra med att skriva ut checkar, istället kommer det att erbjudas ICA kontantkort för denna typ av utbetalningar. Från att fakturan är slutattesterad tar det ca 3 dagar innan pengarna förts över till ICAbanken. Men hela processen tar längre tid. Kortet är namnlöst och är ersatt med ett referensnummer, ett A-nr. Det går att ladda kortet flera gånger, till kortets giltighetstid går ut. Eventuellt belopp som finns kvar på kortet förs över till vårt konto hos ICA-banken. ICA-kortet är ett kontantkort som kan användas för att göra kontantuttag i ICA Butiker och uttagsautomater i Sverige och utomlands. Kortet fungerar på inköpsställen med Maestrosymbol över hela världen. Man kan inte göra köp eller betala räkningar via Internet med denna typ av ICA-kort. Insättningar på korten kan endast göras av oss på ekonomiavdelningen. Alla kort är giltiga 2 år De olika stegen i hanteringen av utbetalning via ICA-kort 1. Maila beställning av antal ICA-kort till faktura@lnu.se. 2. Utbetalningsblankett för kortutbetalning, skrivs ut och fylls i av respektive institution som vill göra en utbetalning. På utbetalningsblanketten finns en kortavgift specificerad, den bokas men utbetalas inte. 3. Utbetalningsblanketten skickas till scanning för att sen gå i det vanliga flödet i Agresso. 4. När den registreras i Agresso, meddelas Ekonomiavdelningen via ett kontrollsteg, som då skriver in A-nr på fakturan i Agresso, samt uppdaterar excelfil med namn. 5. Kortet skickas ut till institutionen tillsammans med kod, lösen, och information (engelsk eller svensk), och delas sedan ut till den enskilde. 6. Den som lämnar ut kortet ansvarar också för att säkerställa att rätt person får kortet genom att kolla identiteten och kopiera legitimation eller pass. Kvittensblanketten fylls i och signeras sen av kortutlämnaren och 6 (10)

7 kortmottagaren. Kopian på ID-handlingen och kvittensblanketten skickas till ekonomiavdelningen. Det går bra att först scanna in handlingarna och skicka dem via mail till för snabbare hantering. 7. När betalningen kommit in på ICA-banken, överförs utbetalningssumman till respektive ICA-kort via A-nr. Kortet aktiveras. 8. Utbetalningen till ICA-kort från ICA-banken bokförs Baskonton som används i samband med ICA-kort Konto Beskrivning Plusgirot ut 1975 ICA banken 2581 Leverantörsskulder, utomstatliga Övriga skulder utbet ICA banken Övriga skulder ICA banken, manuellt bokfört 5735 Övriga avgifter XXXX Kostnadskonton etc Kostnader, uttag och spärra kort Kostnader för ICA-kort Alla ICA-kort kostar 175 SEK även ersättningskort. Denna kostnad debiteras respektive fakultet/institution Uttagsinformation och Uttagsbegränsningar Max SEK per gång i ICA-butik (i mån av tillgång av kontanter). I uttagsautomater max SEK per gång. Totalt SEK under en fyradygnsperiod. Uttagsavgift i uttagsautomater eller i kassa i ICA butik, 15 SEK per uttag. Uttag i samband med köp är kostnadsfria. Alla nekade uttag är kostnadsfria. Saldoförfrågningar, via webbsida, telefon, kundsupport eller kassa är kostnadsfria Spärra kort och ersättningskort Spärra kortet kan göras genom att ringa ICA-banken på telefonnummer och ange sitt referensnummer eller kontakta ekonomiavdelningen. Om en användare blivit av med sitt kort, kortet trasigt eller glömt sin PINkod måste man beställa ett ersättningskort. Ersättningskort beställs av ekonomiavdelningen. Vid en eventuell förlust av kort eller kod kan man beställa ett ersättningskort. A-nr är då detsamma Ej utlämnade kort Alla kort som fakulteten eller institutionen har fått och som ej har blivit utlämnade måste omedelbart returneras till ekonomiavdelningen, för hantering och återbetalning. 7 (10)

8 6. Utländska leverantörsfakturor För att leverantörsfakturan ska räknas som utländsk ska företaget inte ha svenskt organisationsnummer. Det förekommer dock att dessa har ett svenskt plusgiro eller bankgiro. Men har leverantören sitt säte utanför Sverige så räknas den som utländsk. Viktigt att ange företagets Account name korrekt. Vi behöver också företagets adress annars blir den stoppad vid utbetalning av banken. VAT nummer bör också finnas med på fakturan. För betalningar inom Europa krävs IBAN och SWIFT. - (kontrollera IBAN och SWIFT) - (kontrollera IBAN) - (kontrollera SWIFT) Utanför Europa krävs Bankkontonummer och SWIFT. För betalningar till Australien, Indien, Kanada, Sydafrika och USA krävs förutom Bankkontonummer och SWIFT även en bank kod, bankensnamn och bankensadress. - Australien: AU + 6 siffror (BSB no.) - Indien: IN + 11 tecken (IFSC Code) - Kanada: CC + 9 siffror (Transit No.) - Nya Zeeland: NZ + 6 siffror - Ryssland: RU + 9 siffror (kallas ibland för BIK) - Sydafrika: ZA + 6 siffror (Sorting Code) - USA: FW + 9 siffror (Fedwire Routing no./aba) Det finns vissa små banker i USA som inte har någon SWIFT kod. Vi skickar då betalningen via en korrespondensbank. Kontakta ekonomiavdelningen. Vid granskning av utländska fakturor ska följande kontrolleras: - Att fakturan är utställd till Linnéuniversitetet. - Att det är en originalfaktura. - Att fakturanummer finns. - Att fakturan specificerar vad som köpts in eller att följesedel bifogas. - Att fakturabeloppet är rätt beräknat. - Att utländsk moms inte är debiterat felaktigt. Se kapitel momshandledning: (kontakta ekonomiavdelningen om du är osäker). - Att faktureringsavgift inte debiterats. - Att fakturan är utställd i överenskommen valuta. - Att VAT-nummer finns på fakturor från EU-länder. - Att tullavgifter inte tas upp på fakturor från EU-länder (endast fakturor från 3:e land kan innehålla tullavgifter och sakna VAT-nummer). 8 (10)

9 Vissa länder har vi svårt att betala till t ex Ryssland, om vi ska betala i valutan RUB. För att genomföra dessa betalningar ska en speciell blankett från banken fyllas i och skickas till banken. Kontakta Ekonomiavdelningen. Valutor vi kan betala till: AUD - Australian Dollar NOK - Norska Kronor CAD - Canadian Dollar NZD - New Zealand Dollar CHF - Swiss Franc PLN - Polska Zloty CZK - Czech Koruna SGD - Singapore Dollar DKK - Danska Kronor SEK - Svenska kronor EUR - Euro THB - Thailändska baht GBP - British Pound TRY - Turkish Lira HKD - Hong Kong Dollar USD - US Dollar ILS - Israeli New Shekel ZAR - Sydafrikanska Rand JPY - Japanese Yen Finns inte den valuta du vill betala till med så måste vi välja att betala i USD eller EUR de flesta länder kan ta emot den valutan. Läs mer på Danske Banks eller Nordeas Landsinformation vid utlandsbetalningar Övriga utbetalningar 7.1. Personliga utlägg Ersättning för personliga utlägg inom tjänsten betalas ut via lönesystemet Primula i samband med lön. Om särskilda skäl finns kan dessa även göras i Agresso. En Agresso betalning måste godkännas av personalavdelningen Förskott Alla förskottsutbetalningar inklusive reseförskott som görs till anställda och även arvodister måste komma på underlag underskrivna av personalkonsult från personalavdelningen. Alla ska vara konterade med org Inga underlag avseende förskott / reseförskott underskrivna av övrig personal får alltså ligga till grund för utbetalning. Om sådana underlag kommer till er måste dessa först stämmas av med ansvarig personalkonsult innan utbetalning görs Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring Ekonomiavdelningen kan lägga in utbetalningar manuellt i Agresso. Dessa kan skickas via internposten eller till faktura@lnu.se Uppmärksamma att det endast är brådskande betalningar som ska läggas in manuellt. Övriga fakturor skall skickas till skanningscentralen i Frösön (Linnéuniversitetet, FE 347, Frösön). 9 (10)

10 Originalen för de fakturor som skickats till skickas sedan till ekonomiavdelningen märkta med verifikationsnummer. 10 (10)