Ekonomihandbok. Utbetalningar/Leverantörsskulder

Transkript

1 Ekonomihandbok Utbetalningar/Leverantörsskulder Författare: Ekonomiavdelningen År: 2016

2 Innehåll 1. Allmänt om leverantörsfakturor 3 2. Leverantörsreskontra Olika skuldkonton Leverantörsskulder Övriga skulder Betalningsvillkor 4 3. Leverantörsfakturor Fakturahantering Roller i elektronisk hantering Administratörens arbetsuppgifter: Distributörens arbetsuppgifter: Godkännarens arbetsuppgifter: Slutattestantens arbetsuppgifter Kontering 8 4. Utbetalningsformer Svenska leverantörer Privatpersoner Allmänt om Betalkort ICA kort De olika stegen i hanteringen av utbetalning via ICA-kort Baskonton som används i samband med ICA-kort Kostnader, uttag och spärra kort Kostnader för ICA-kort Uttagsinformation och Uttagsbegränsningar Spärra kort och ersättningskort Ej utlämnade kort Utländska leverantörsfakturor Övriga utbetalningar Personliga utlägg Förskott Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring Kostnadsreduktion Vidarefakturering Periodisering av kostnad Möjliga baskonton att periodisera i samband med kontering av fakturan Användning av konsulter för undervisning eller administrativa uppdrag 19 2 (19)

3 1. Allmänt om leverantörsfakturor För att en leverantörsfaktura skall betalas av Linnéuniversitetet krävs att den är utställd till Linnéuniversitetet, annars är det inte en affärstransaktion mellan Linnéuniversitetet och leverantören. Dock kan man första gången man får en faktura med felaktig fakturaadress, om det ändå går att fastställa att det är Linnéuniversitetet som skall betala, stryka den felaktiga adressen och skriva på sitt namn och datum när ändringen är gjord (detta enligt skatteverkets rekommendationer). Kontakta därefter leverantören för ändring av adressen. Nedan följer uppgifter som måste finnas med på en faktura som skickas till Linnéuniversitetet. Korrekt faktura adress: Linnéuniversitetet Box Växjö Referenskod (sifferkod på 4 siffror) Vår referensperson Leverantörens organisationsnummer Fakturanummer Uppgift om F-skattsedel Betalningsvillkor 30 dagar netto från fakturadatum och inga faktureringsavgifter eller motsvarande godkänns. På alla fakturor skall momsbeloppet vara angivet. Vi har inte rätt att själva räkna ut moms-beloppet och dra av summan även om fakturan anger att moms ingår med t ex 25 %. Begär istället en ny faktura. Om det till fakturan finns underlag, t ex kvitton, där momsbeloppet är angivet kan vi dra av denna moms, även om själva fakturan inte anger momsbeloppet. För att revisorn lätt skall kunna bedöma fakturans giltighet krävs att fakturaunderlaget är tydligt och informativt. Av fakturan eller via dess hantering i ekonomisystemet skall framgå en tydlig förklaring av följande: Ändamål vid resor, övernattningar och inköp som inte uppenbart ingår i Linnéuniversitetets verksamhet. Det räcker inte t ex med Vidareutbildning lärare x Placering (av inventarier) Datum Vid representation skall syfte och deltagare anges Under förutsättning att yrkad ersättning inte är skattepliktig, hanteras även yrkanden från privatpersoner i leverantörsreskontran. Ett exempel på sådan ersättning är ersättning till studenter i samband med praktik och studieresor. 3 (19)

4 2. Leverantörsreskontra 2.1. Olika skuldkonton Leverantörsskulder I leverantörsreskontran skiljer vi mellan tre olika kategorier av leverantörer. På någon av dessa kategorier bokförs utbetalningar av faktura som avser köp av vara eller tjänst. Svenska inomstatliga leverantörer (baskonto 2561) Samtliga statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning. Linnéuniversitetet rapporterar månadsvis in vår redovisning till den så kallade riksredovisningen. Liksom i andra former av koncernredovisning skall fordringar och skulder inom koncernen ej räknas in bland externa fordringar och skulder. Det krävs att de mellanstatliga förehavandena kan specificeras och stämmas av mellan myndigheterna vid bokslut. På grund av detta skiljer vi mellan statliga och icke-statliga leverantörer. För förteckning över statliga myndigheter, se Svenska utomstatliga leverantörer (baskonto 2581) Övriga företag/organisationer som inte finns i myndighetsregistret tillhör gruppen svenska utomstatliga leverantörer. Observera att det måste vara en faktura som vi betalar ut på. Om t ex en privatperson vill ha en utbetalning se Övriga skulder. Utländska leverantörer (baskonto 2583) Leverantör i utlandet finns under denna kategori Övriga skulder När det gäller utbetalningar som inte avser köp av vara eller tjänst skall övriga skulder användas. Exempel på sådana utbetalningar är stipendier, reseersättningar till studenter och förskott. De olika skuldkonton som är aktuella vid utbetalningar är: Övriga svenska inomstatliga leverantörer (baskonto 2569) Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till svensk inomstatlig mottagare där inte en regelrätt faktura utgör underlaget. T ex skatt och sjukförsäkringsavgifter. Övriga svenska skulder, utomstatliga (baskonto 2599) Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till svensk icke-statlig mottagare. Övriga utländska skulder, utomstatliga (baskonto 25991) Leverantörsgruppen används då vi gör utbetalningar till utländsk mottagare Betalningsvillkor Enligt praxis gäller 30 dagar som betalningsvillkor och inga fakturaavgifter godkänns. Leverantörer, som tillämpar kortare betalningsfrist än 30 dagar eller debiterar fakturaavgift skall kontaktas och informeras om Linnéuniversitetet praxis. Undantag är leverantörer med avtal (t ex hyresfakturor). Har vi en gång betalat på kortare tid än 30 dagar eller betalt fakturaavgift anses vi ha en tyst överenskommelse med leverantören och det kan vara svårt att ändra betalningsvillkoren. 4 (19)

5 3. Leverantörsfakturor Hanteringen av leverantörsfakturor sker i ekonomisystemet Agressos modul för elektronisk fakturahantering (EFH). Denna är integrerad med de övriga Agresso modulerna i Agresso Business World. Elektronisk fakturahantering innebär att man arbetar med elektroniska dokument, där distribution, kontering och attestering sker på webben. Kontroller skall utföras då fakturan passerar de olika momenten i attestkedjan: Formella kontroller görs vid ankomstregistreringen. Interna kontroller görs vid distribution. Ekonomiska kontroller görs vid attestering. Redovisnings kontroller görs av administratör vid kontrollsteg Fakturahantering Skanning och tolkning av pappersfakturor görs av OpusCapita. Dessa skickas till LNU elektroniskt via en fakturaväxel. Elektroniska fakturor direkt från leverantör ankommer till LNU via fakturaväxeln. Upplägg av nya leverantörer, ankomstregistrering och definitivbokföring sker centralt på Linnéuniversitetet medan kontering och attestering utförs av berörda personer via Agressos web-portal. Fakturahanteringen innehåller följande moment: Skanning och tolkning Leverantörsfakturan skannas och tolkas av OpusCapita på Frösön. Efter att OpusCapita tolkat fakturan skickas en fil till Linnéuniversitetet. I undantagsfall skannas och registreras fakturor manuellt av administratör på ekonomiavdelningen. Inläsning I detta moment tilldelas fakturan ett verifikationsnummer som följer fakturan i hela kedjan till definitivbokföring. Har OpusCapita tolkat fakturans uppgifter sker ankomstregistrering automatiskt. Fakturan skickas då direkt ut på web till distributör. Ankomstregistrering Har OpusCapita inte lyckats tolka uppgifterna på fakturan eller leverantören är ny måste fakturan hanteras manuellt i ankomstregistreringen. Eventuella fakturaavgifter tas bort och därefter går fakturan ut i flödet till distributör. I de fall när distributör returnerar felaktiga fakturor hanteras dessa i ankomstregistrering. Distribution Distributören mottar fakturorna enligt fördefinierade regler. Ett meddelande via e-post skickas till personer som har fakturor att hantera. Dessa personer får också en påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom en viss tid. Distributören konterar fakturan i det fall uppgifterna är kända i annat fall skickas fakturan till godkännare eller slutattestant för kontering. Godkänna Godkännandet sker i Agressos web-portal och är ett godkännande av att varor och tjänster har kommit och att de uppfyller överenskomna villkor med leverantören. Alla kan vara godkännare. Liksom distributören får godkännaren meddelande via e-post om att en faktura finns att hantera vilket bör göras skyndsamt. De får också påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom viss tid. I dessa steg finns också möjlighet att ändra kontering om den skulle saknas eller vara felaktig. 5 (19)

6 Om en godkännare inte har hanterat sina fakturor inom 10 dagar eskaleras dessa så att de går tillbaks till distributören för ny åtgärd. Det finns även möjlighet att lägga upp fasta attestanter FAST, vilket innebär att samtliga fakturor inom vald org kommer att passera denna attestant före slutattest. Slutattest Slutattestering sker även det i Agressos web-portal enligt fördefinierade regler. Även slutattestanterna får meddelande via e-post om att en faktura finns att hantera vilket bör göras skyndsamt. De får också påminnelse om fakturan inte har åtgärdats inom viss tid. I dessa steg finns också möjlighet att ändra kontering om den skulle saknas eller vara felaktig. Kontroll Här kontrolleras att redovisningsregler följs på ett korrekt sätt. Detta utförs centralt på ekonomiavdelningen. Kontroller görs på fakturor som avser: - Anläggningar/korttidsinventarier - Byggmoms - Fakturor med värdet Byt i konteringsfält - Representation, resor, kurser och konferenser - Utlandsfakturor - Vissa leverantörer Definitivbokföring Efter kontering, godkännande och slutattestering sker definitivbokföring av fakturan som därefter är färdig för utbetalning. Detta utförs centralt på ekonomiavdelningen. Sändning av betalningar till bank Linnéuniversitetet skickar filer via bankgirot till DanskeBank för betalning av leverantörsfakturor tre gånger/vecka, vanligtvis måndagar, onsdagar och fredagar. För att utbetalningen säkert skall komma med i sändningen måste den vara slutattesterad kl måndagar och onsdagar och senast kl på fredagar. Återredovisning från bank Dagligen hämtas information om utförda betalningsuppdrag ifrån banken. Detta görs i form av kvittenslistor samt filer över utförda betalningar. Dessa filer läses in i ekonomisystemet och uppdaterar reskontran samt bokför utbetalningen från banken. Påminnelsehantering/betalningsuppföljning Påminnelser, inkasso och räntekostnader hanteras brådskande och utförs centralt på ekonomiavdelningen Roller i elektronisk hantering Det finns fyra roller som användare kan tilldelas. Inom ramen för dessa roller finns ett antal arbetsuppgifter som ska utföras av en eller flera personer. Rollerna är: Administratör Distributör Godkännare Slutattestant 6 (19)

7 Administratörens arbetsuppgifter: Inläsning av ankomna fakturor, elektroniska och skannade från skanningscentralen. Registrera ny leverantör. Ankomstregistrera fakturor. Övergripande övervaka fakturaflödet. Kontrollera att redovisningsregler följs på ett korrekt sätt. Definitivbokföra fakturor. Utbetalningar till bankgirot. Se manualer - Hantering av fellistor, Upplägg. leverantörer svenska och utländska, Ankomstregistrering manuellt, Definitivbokföring, Sändning DanskeBank, Återredovisning DanskeBank och Påminnelsehantering Distributörens arbetsuppgifter: Kontering av fakturor. Kontrollera att rätt uppgifter är tolkade. Avvisa felaktiga fakturarader tillbaka till ankomstregistrering. Kommentera syfte med resan, inköpet mm i de fall när syftet är känt. Kontrollera att LNU följer: - Skatteregler (ex. att leverantören har F-skatt). - Avtal (ex. att ingångna ramavtal följs vid inköp av varor och tjänster). - Riktlinjer/policys (ex. att rese- och representationspolicy följs). - Komplettera med bilagor och andra underlag (inkommer underlaget senare skannar distributören underlaget och skickar därefter pappersunderlaget till ekonomiavdelningen med notering om vilket verifikationsnummer som underlaget tillhör). Distribuera fakturor till godkännare eller slutattestant. Ta ställning om det gäller slutattestants egen kostnad (t.ex. reskostnad eller utlägg) då ska distributören välja att ange användare EGEN vilket gör att när slutattestanten godkänt fakturan så går den vidare till överordnad slutattestant. Övervaka fakturaflödet på institution/enhet och se till att betalningar sker i rätt tid. Mallar finns upplagda i Agresso under Leverantörsreskontra./Fråga/Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor. Mallarna heter LNU bevaka fakultetens flöde och LNU fråga enstaka verifikation via öppna poster Se manual - Distributörs manual Godkännarens arbetsuppgifter: Kontrollera att fakturan är rätt d.v.s. att vara eller tjänst är levererad och att antal och pris är riktigt. Se över att kontering är gjort på rätt kostnadsställe och ändra i de fall det behövs. Avvisa felaktiga fakturarader. Den kommer då automatiskt att återsändas till distributören. Kommentera syftet och ändamålet med resan, inköpet mm. Se manual - Manual godkännande eller Guide for approving supplier invoices. 7 (19)

8 Slutattestantens arbetsuppgifter Slutattest är den sista attest som görs på en faktura. Denna attest definieras av slutattestinstruktionen för LNU med dnr: LNU 2013/ och ges personer i chefsposition. När slutattesten är utförd är fakturan klar för vidare hantering och betalning. I vissa fall när en faktura överskrider fastställda beloppsgränser görs fler slutattester. Slutattestanten skall förvissa sig om att kontroller är gjorda enligt roller och ansvar i tidigare steg i hanteringen av fakturan. Slutattestanten har möjlighet att kommentera avvikelser och ändra kontering om denna skulle vara felaktig. Kontrollera att en faktura inte gäller sina egna kostnader (d.v.s. kostnader som rör resor, egna utlägg) då ska slutattestanten kontrollera att det står EGEN i användarfältet (anv.) annars bör slutattestanten ändra till detta eller returnera fakturan till distributör för vidare åtgärd. Fakturan går sedan vidare till överordnad slutattestant. Se vidare slutattestinstruktion. Se manual - Manual Slutattesterning 3.2. Kontering Kontering ska ske enligt aktuell kod plan. Följande ska beaktas vid kontering av fakturan: Gör en rimlighetsbedömning av kontering av anläggningstillgångar (10*, 11*, 12*) samt korttidsinventarier, 561*.Se hantering av anläggningar. Det finns speciella regler för representation och gåvor med flera tillhörande konton. Se representationspolicy. Om fakturan avser en kostnad för slutattestanten ska distributören fylla i EGEN i fältet Anv. Fakturan går då vidare för ytterligare en slutattest och på så vis undviks att slutattestanter godkänner egna inköp. Periodisering kan göras i samband med kontering av fakturan. Se vidare kapitel 7 Periodisering av kostnader. Periodisering är extra viktig vid del- och årsbokslut: Vid varje bokslut skall periodiseringar av kostnader göras. Det är leveranstidpunkten som styr vilken period som kostnaden skall tillhöra. Beloppsgränser finns för aktuellt belopp se respektive tidplan som görs inför varje bokslut. Linnéuniversitetets medel får inte användas för betalning av parkeringsböter. Parkeringsböter är en privat förseelse även om böterna har uppkommit i samband med tjänsteärende. Kreditfakturor från leverantörer skall alltid registreras för sig. Detta för att underlätta sökning av fakturor i systemet. Även om en kredit- och en debetfaktura exakt motsvarar varandra skall de matas in, eftersom de har ett informationsvärde. Kreditfakturor skall alltid registreras med dagens datum som förfallodag. När vi får kreditfaktura från leverantörer med få leveranser till bör denna bokföras samtidigt som ursprungsfakturan och med samma förfallodag för att undvika att kreditfakturan inte har någon faktura att avräknas mot och därmed blir liggande oreglerad. 8 (19)

9 4. Utbetalningsformer Linnéuniversitetets betalningar går via bankgirot. Statliga myndigheter har separata bankkonton för inbetalningar respektive utbetalningar. Detta beror på att koncernen staten skall ha bruttoredovisning av likvidflöden. Vid val av utbetalningsform skall följande ordning tillämpas: Girering till mottagare med bankgiro (gratis) se punkt 4.1. Girering till mottagare med plusgiro (gratis) se punkt 4.1. Insättning på bankkonto/personkonto (gratis) se punkt 4.2. Betalkort (Eurocard) se punkt 4.3. ICA kort (175 kr) se punkt 4.4. Utlandsbetalning SWIFT/BIC (ca 5 kr) se punkt 4.5. Utlandsbetalning Check (Utbetalningskort till postadressen i utlandet bör undvikas) (ca 100 kr) Utlandsbetalning via bankkontor (endast i valuta RUB) Utbetalning via utbetalningskort (ca 10 kr). Om en betalningsmottagare saknar andra betalningsvägar kan plusgirot skriva ut ett utbetalningskort till postadressen. Detta utbetalningssätt är både dyrt och osäkert utbetalningskort kan försvinna på vägen. Mottageren får ofta betala en avgift för att lösa ut mottaget utbetalningskort Svenska leverantörer På fakturor från svenska leverantörer ska bankgiro, plusgiro eller bankkonto anges. Företaget ska också visa att de har F-skatt, det vill säga att organisationsnummer eller VAT nummer ska finnas på fakturan. Även adress ska finnas med. Vid granskning av svenska fakturor ska följande kontrolleras: Att fakturan är utställd till Linnéuniversitetet. Att det är en originalfaktura. Att fakturanummer finns. Att fakturan specificerar vad som köpts in eller att följesedel bifogas. Att fakturabeloppet är rätt. Att faktureringsavgift inte har debiterats. Att organisationsnummer finns på fakturan. Att F-skatt finns. 9 (19)

10 4.2. Privatpersoner För arvode och utlägg (i samband med arvode) sker utbetalning via lönesystemet Primula. Se även Förskott. För utbetalningar till privatpersoner behöver vi veta namn, personnummer, adress och bankkontonummer. Fyll i en Utbetalningsblankett / Paymentrequest form som du hittar under Övriga blanketter på hemsidan (öppna i Internet Explorer) Nedan följer några av de vanligaste bankernas kontostrukturer: C = Clearing nummer, X = Kontosiffra - Danske bank Clearing nummer 4 siffror ( , ). Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX - Forex bank Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX - Handelsbanken Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontonummer innehåller 9 siffror. XXXXXXXXX - Ica Banken Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX - Länsförsäkringar bank Clearing nummer 4 siffror ( , , ). Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX - Nordea Personkonto Clearing nummer 4 siffror är alltid 3300 Kontonummer består av personnummer, d.v.s. 10 siffror. XXXXXXXXXX Bankkonto Clearing nummer 4 siffror ( , , (ej 3300), ) Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX Nordea PlusGirot Clearing nummer 4 siffror ( , ) Kontonummer innehåller 10 siffror. XXXXXXXXXX - SEB Clearing nummer 4 siffror ( , , ) Kontonummer innehåller 7 siffror XXXXXXX - Scandiabanken AB Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 7 siffror XXXXXXX - Sparbanken Syd Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 10 siffror XXXXXXXXXX 10 (19)

11 - Sparbanken Öresund/Finn Clearing nummer 4 siffror ( ) Kontonummer innehåller 10 siffror XXXXXXXXXX - Swedbank Clearing nummer 4 siffror ( ta bort den sista siffran). CCCC-X Kontonummer innehåller 10 siffror. Om personen som begär utbetalning anger ett kontonummer med 8 eller 9 siffror kan man fylla ut med nollor framför kontonumret. XXX XXX XXX-X Gamla kontonummer från Föreningsbankens tid: Clearing nummer 4 siffror ( ). Kontonummer innehåller 7 siffror. XXXXXXX Kontrollera extra att bankkontouppgifterna ser korrekta ut och kolla gärna att clearing nummer stämmer på Allmänt om Betalkort Linnéuniversitetets personal skall i första hand använda Eurocard (SEB Kort AB MasterCard) enligt det statliga ramavtalet. Förifyllda Ansökningsblanketter med vårt avtalsnummer mm till nedan nämnda korttyper finns på vår hemsida Följande korttyper gällande Eurocard Corporate finns: Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering Används mestadels av chefer eller andra ansvariga. Kvitto skall redovisas mot faktura och inköpen skall vara verksamhetsförenliga. Ansökan skall undertecknas av behörig firmatecknare (ekonomichef) och skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten. Detta kort skall vid anställningens upphörande, klippas mitt itu och sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. Personligt betalningsansvar Kan beställas av alla anställda. Fakturan kommer hem till bostadsadressen. Ansökan skall undertecknas av närmaste chef, som vidimerar att personen är anställd vid myndigheten. Ansökan skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten. Detta kort skall vid anställningens upphörande klippas mitt itu och kastas. Meddelande härom skall sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. Limit (inköpskort) Myndigheten betalningsansvarig - Central fakturering Kan beställas av den personal, som ofta gör många små inköp, dels för att undvika fakturor och dels för att slippa ha medlemskort på respektive inhandlingsställe, vilket ofta krävs för att få handla mot faktura. Möjlighet till valfri köpgräns. Kvitto skall redovisas mot faktura och inköpen skall vara verksamhetsförenliga. Ansökan skall undertecknas av närmaste chef och skickas direkt till Eurocard enligt angiven adress på ansökningsblanketten. Detta kort skall vid anställningens upphörande, klippas mitt itu och sändas till Birgitta Johansson, ek.avd. Kalmar. 11 (19)

12 Inköpskonto Ett kortlöst kortkonto som kan användas av flera personer hos myndigheten. Används där kortköp utan en fysisk kortbricka är nödvändig, t ex vid internetköp. Ansökan fylls i av en administratör, som blir ansvarig för kontot. Ansökan skall undertecknas av behörig firmatecknare (ekonomichef), eftersom myndigheten är betalningsansvarig. Administratören styr vem som kan handla på kontot. Kontakta Birgitta Johansson, eller maila birgitta.johansson@lnu.se för erhållande av ansökningsblankett och villkor. American Express I vissa fall kan behov finnas att använda betalkort från American Express, vilket också är möjligt enligt det statliga ramavtalet. Kontakta Birgitta Johansson, eller maila birgitta.johansson@lnu.se för erhållande av ansökningsblankett ICA kort Allmän information Bankerna tillhandahåller inte kontanter och checkar från och med våren Ekonomiavdelningen erbjuder istället ICA kontantkort för denna typ av utbetalningar. Från att fakturan är slutattesterad tar det ca 3 dagar innan pengarna förts över till ICAbanken. Men hela processen tar längre tid. Kortet är namnlöst och är ersatt med ett referensnummer, ett A-nr. Det går att överföra pengar till kortet flera gånger, till kortets giltighetstid går ut. Eventuellt belopp som finns kvar på kortet förs över till vårt konto hos ICA-banken. ICA-kortet är ett kontantkort som kan användas för att göra kontantuttag i ICA Butiker och uttagsautomater i Sverige och utomlands. Kortet fungerar på inköpsställen med Maestrosymbol över hela världen. Man kan inte göra köp eller betala räkningar via Internet med denna typ av ICA-kort. Insättningar på korten kan endast göras av oss på ekonomiavdelningen. Alla kort är giltiga 2 år De olika stegen i hanteringen av utbetalning via ICA-kort 1. Maila beställning av antal ICA-kort till faktura@lnu.se. 2. Utbetalningsblankett för kortutbetalning, skrivs ut och fylls i av respektive institution som vill göra en utbetalning. På utbetalningsblanketten finns en kortavgift specificerad, den bokas men utbetalas inte. 3. Utbetalningsblanketten skickas till scanning för att sen gå i det vanliga flödet i Agresso. 4. När den registreras i Agresso, meddelas Ekonomiavdelningen via ett kontrollsteg, som då skriver in A-nr på fakturan i Agresso, samt uppdaterar Excel fil med namn. 12 (19)

13 5. Kortet skickas ut till institutionen tillsammans med kod, lösen, och information (engelsk eller svensk), och delas sedan ut till den enskilde. 6. Den som lämnar ut kortet ansvarar också för att säkerställa att rätt person får kortet genom att kolla identiteten och kopiera legitimation eller pass. Kvittensblanketten fylls i och signeras sen av kortutlämnaren och kortmottagaren. Kopian på ID-handlingen och kvittensblanketten skickas till ekonomiavdelningen. Det går bra att först scanna in handlingarna och skicka dem via mail till faktura@lnu.se, för snabbare hantering. 7. När betalningen kommit in på ICA-banken, överförs utbetalningssumman till respektive ICA-kort via A-nr. Kortet aktiveras. 8. Utbetalningen till ICA-kort från ICA-banken bokförs Baskonton som används i samband med ICA-kort Konto Beskrivning Plusgirot ut 1975 ICA banken 2581 Leverantörsskulder, utomstatliga Övriga skulder utbet ICA banken Övriga skulder ICA banken, manuellt bokfört 5735 Övriga avgifter XXXX Kostnadskonton etc Kostnader, uttag och spärra kort Kostnader för ICA-kort Alla ICA-kort kostar 175 SEK även ersättningskort. Denna kostnad debiteras respektive fakultet/institution Uttagsinformation och Uttagsbegränsningar Max SEK per gång i ICA-butik (i mån av tillgång av kontanter). I uttagsautomater max SEK per gång. Totalt SEK under en fyradygnsperiod. Uttagsavgift i uttagsautomater eller i kassa i ICA butik, 15 SEK per uttag. Uttag i samband med köp är kostnadsfria. Alla nekade uttag är kostnadsfria. Saldoförfrågningar, via webbsida, telefon, kundsupport eller kassa är kostnadsfria Spärra kort och ersättningskort Spärra kortet kan göras genom att ringa ICA-banken på telefonnummer och ange sitt referensnummer eller kontakta ekonomiavdelningen. Om en användare blivit av med sitt kort, kortet trasigt eller glömt sin PIN-kod måste man beställa ett ersättningskort. Ersättningskort beställs av ekonomiavdelningen Ej utlämnade kort Alla kort som fakulteten eller institutionen har fått och som ej har blivit utlämnade måste omedelbart returneras till ekonomiavdelningen, för hantering och återbetalning. 13 (19)

14 4.5 Utländska leverantörsfakturor För att leverantörsfakturan ska räknas som utländsk ska företaget inte ha svenskt organisationsnummer. Det förekommer dock att dessa har ett svenskt plusgiro eller bankgiro. Men har leverantören sitt säte utanför Sverige så räknas den som utländsk. Viktigt att ange företagets Account name korrekt. Vi behöver också företagets adress annars blir den stoppad vid utbetalning av banken. VAT nummer bör också finnas med på fakturan. För betalningar inom Europa krävs IBAN och SWIFT. - (kontrollera IBAN) - (kontrollera SWIFT) Utanför Europa krävs Bankkontonummer och SWIFT. För betalningar till nedanstående länder krävs förutom Bankkontonummer och SWIFT även en bank kod, bankensnamn och bankensadress. - Australien: AU + 6 siffror (BSB no.) - Indien: IN + 11 tecken (IFSC Code) - Kanada: CC + 9 siffror (Transit No.) - Nya Zeeland: NZ + 6 siffror - Ryssland: RU + 9 siffror (kallas ibland för BIK) - Sydafrika: ZA + 6 siffror (Sorting Code) - USA: FW + 9 siffror (Fedwire Routing no./aba) Det finns vissa små banker i USA som inte har någon SWIFT kod. Vi skickar då betalningen via en korrespondensbank. Kontakta ekonomiavdelningen. Vid granskning av utländska fakturor ska följande kontrolleras: Att fakturan är utställd till Linnéuniversitetet. Att det är en originalfaktura. Att fakturanummer finns. Att fakturan specificerar vad som köpts in eller att följesedel bifogas. Att fakturabeloppet är rätt beräknat. Att utländsk moms inte är debiterat felaktigt. Se kapitel momshandledning: (kontakta ekonomiavdelningen om du är osäker). Att faktureringsavgift inte debiterats. Att fakturan är utställd i överenskommen valuta. Att VAT-nummer finns på fakturor från EU-länder. Att tullavgifter inte tas upp på fakturor från EU-länder (endast fakturor från 3:e land kan innehålla tullavgifter och sakna VAT-nummer). Vissa länder har vi svårt att betala till t ex Ryssland, om vi ska betala i valutan RUB. För att genomföra dessa betalningar ska en speciell blankett från banken fyllas i och skickas till banken. Kontakta Ekonomiavdelningen. 14 (19)

15 Valutor vi kan betala till: AUD - Australian Dollar CAD - Canadian Dollar CHF - Swiss Franc CZK - Czech Koruna DKK - Danska Kronor EUR - Euro GBP - British Pound HKD - Hong Kong Dollar ILS - Israeli New Shekel JPY - Japanese Yen NOK - Norska Kronor NZD - New Zealand Dollar PLN - Polska Zloty SGD - Singapore Dollar SEK - Svenska kronor TRY - Turkish Lira USD - US Dollar ZAR - Sydafrikanska Rand Finns inte den valuta du vill betala till med så måste vi välja att betala i USD eller EUR de flesta länder kan ta emot den valutan. Läs mer på Danske Banks eller Nordeas Landsinformation vid utlandsbetalningar Övriga utbetalningar Personliga utlägg Ersättning för personliga utlägg inom tjänsten betalas ut via lönesystemet Primula i samband med lön. Om särskilda skäl finns kan dessa även göras i Agresso. En Agresso betalning måste godkännas av personalavdelningen Förskott Alla förskottsutbetalningar inklusive reseförskott som görs till anställda och även arvodister måste komma på underlag underskrivna av personalkonsult från personalavdelningen. Alla ska vara konterade med org Inga underlag avseende förskott / reseförskott underskrivna av övrig personal får alltså ligga till grund för utbetalning. Om sådana underlag kommer till er måste dessa först stämmas av med ansvarig personalkonsult innan utbetalning görs Manuell ankomstregistrering/definitivbokföring Ekonomiavdelningen kan lägga in utbetalningar manuellt i Agresso. Dessa kan skickas via internposten eller till faktura@lnu.se Uppmärksamma att det endast är brådskande betalningar som ska läggas in manuellt. Övriga fakturor skall skickas till skanningscentralen i Frösön (Linnéuniversitetet, FE 347, Frösön). Originalen för de fakturor som skickats till faktura@lnu.se skickas sedan till ekonomiavdelningen märkta med verifikationsnummer. 15 (19)

16 5. Kostnadsreduktion Kostnadsreducering bör undvikas eftersom det strider mot huvudregeln och kan orsaka problem t ex. kopplat till momsredovisningen, motpartsavstämning etc. Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Exempel på när kostnadsreducering kan bli aktuellt är: - Återbetalning av betald faktura eller kreditfaktura. - Vid rena utlägg t ex. faktura för mobiltelefonräkning är bokförd som kostnad i sin helhet, men där den anställde ska ersätta universitetet för privata samtal. Universitetet har av praktiska skäl bokfört kostnaden i sin helhet och reducerar därför dessa för den anställdes del. Motsvarande tillämpning för alla andra typer av utlägg för den anställdes räkning. Observera att ingående moms för den privata kostnaden inte får bokföras som ingående moms. Detta innebär att man måste korrigera ingående momskonto för den felaktigt avdragna ingående momsen. Kostnadsreduceringar krediteras alltid det kostnadskonto i resultaträkningen vilket ursprungligen belastades om inte kostnaden skall vidarefaktureras, se avsnitt 6, då det i stället bokförs på ett intäktskonto för vidarefakturerade kostnader. 16 (19)

17 6. Vidarefakturering Generellt gäller att kostnader som inte förädlas på något sätt, där det rör sig om kostnader/utlägg som ska fördelas mellan myndigheter/företag och Universitetet, där Linnéuniversitetet är betalningsansvariga för fakturan men motparten likväl hade kunnat stå som betalningsansvarig, bokförs hela fakturabeloppet med kostnaden på kostnadskonto och avdrag för ingående moms. Balanskonto ska inte användas för bokföringen. Exempel: Det kan exempelvis vara kostnader för resa där Linnéuniversitetet är betalningsansvarig gentemot reseföretaget, där kostnaderna samtidigt avser deltagare från annan myndighet/företag och därför skall vidarefaktureras. 17 (19)

18 7. Periodisering av kostnad Periodisering kan göras i samband med kontering av fakturan. Vid varje bokslut görs periodiseringar av kostnader. Beloppsgränser finns för aktuellt belopp se respektive tidplan som görs inför varje bokslut. Exempel på kostnader som vanligen ska periodiseras är: Lokalhyror. Hyres- och serviceavtal, t ex med Rank Xerox och Securitas. Växelns telefonabonnemang (övriga telefonabonnemang är i regel för små). Prenumerationer Möjliga baskonton att periodisera i samband med kontering av fakturan. Det är idag möjligt att periodisera kostnader under följande baskonton enligt nedan. Konto Beskrivning 5011 Lokalhyror enl. hyreskontrakt 5012 Lokalhyror, tillfälliga förhyrningar 5051 El 5052 Vatten 5054 Fjärrvärme 5071 Städning 5072 Sophämtning 5091 Bevakning 5222 Service och underhållsavtal maskiner 5591 Lämnade bidrag till studentföreningar 5622 Tidningar, tidskrifter 5721 Datakonsulttjänster 5722 Databaskostnader 5723 Programlicenser 5724 Service- och underhållsavtal datorer, kringutrustning 5733 Medlemsavgifter (ej personal) 5752 Telefonkostnader fast telefoni 5753 Telefonkostnader mobil telefoni 5754 Bredband-Datakommunikation 5765 Kaffeapparater, leasing 5793 Övriga tjänster Om ni har behov av andra konton kontakta ekonomiavdelningen. För exempel på hur du gör se Distributörs manual (19)

19 8. Användning av konsulter för undervisning eller administrativa uppdrag Användande av konsulter för olika typer av arbetsinsatser är vanligt förekommande inom universitetet. Det finns därför anledning att peka på några saker som man bör tänka på när en konsult ska anlitas. Vi är skyldiga att kontrollera att konsulten eller det anlitade företaget har F- skattebevis. Företaget kan vara en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag. Finns inte F-skattebevis skall betalningen ske som ett arvode via personalavdelningen. Vid frågor som rör detta kontakta personalavd. Om en konsult ska anlitas för ett mer omfattande uppdrag ska anbud konkurrensutsättas. Om en konsult anlitas för undervisning så kan konsultuppdraget aldrig omfatta examination. Detta beror på att det måste utses en lärare (en fysisk person) med viss kompetens som examinator. Eller uttryckt i andra termer- ett företag kan aldrig bli ansvarig för en examination. Detta gäller naturligtvis inte om man köper en kurs eller ett kursmoment från en annan högskola. En person som är anställd på Linnéuniversitetet kan aldrig anlitas som konsult. Man kan inte både vara anställd och konsult hos samma arbetsgivare. Detta gäller även om konsultinsatsen avser uppgifter som normalt inte ingår i tjänsten. Om en sådan utbetalning görs kan vi bli skyldiga att, utöver konsultarvodet, betala ut sociala avgifter och källskatt. Skattemyndigheten anser i dessa fall att personen är anställd och har fått utbetalningen i denna roll. Det kan i detta sammanhang påpekas att om en institution vill anlita en lärare på en annan institution så måste detta genomföras som ett uppdrag i tjänsten. Det går inte att betala ut ett timlärarförordnande direkt via personalavdelningen. Gästföreläsare som har undervisat på kurs som ingår i vårt grundutbildningsuppdrag skall inte debitera oss moms. Se momshandledning sista stycket. 19 (19)