Arkivbeskrivning och ny arkivredogörare

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur SN 2018/ Socialnämnden Arkivbeskrivning och ny arkivredogörare Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse förvaltningssekreterare Johnny Lesseur till arkivredogörare. Socialnämnden godkänner information angående arkivbeskrivning. Bakgrund Enligt arkivreglementet för Kalmar kommun skall nämnderna utse arkivansvarig samt arkivredogörare för respektive nämnds ansvarsområde. Nämnden har sedan tidigare, , utsett socialchef Cecilia Frid till arkivansvarig. Till ny arkivredogörare, efter tidigare medarbetaren Doris Eile, föreslås förvaltningssekreterare Johnny Lesseur utses. Socialförvaltningen skall upprätta en arkivbeskrivning, där bland annat dessa ansvarsfunktioner skrivs in, som innehåller en beskrivning av verksamhetens arkivfrågor. Arkivbeskrivningen har reviderats och biläggs tjänsteskrivelsen. Johnny Lesseur Förvaltningssekreterare Cecilia Frid Socialchef Bilagor Arkivbeskrivning, Bilaga arkivbeskrivning organisationsbild, april 2018 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx

2 ALLMÄNNA HANDLINGAR - ARKIVBESKRIVNING Datum Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankett Myndighetens organisation Myndighetens namn Socialnämnden i Kalmar kommun Myndighetens tillkomstår och ev. föregångare Nuvarande organisation , dessförinnan ingick handläggning av ärenden gällande personer med funktionsnedsättning i Omsorgsnämndens ansvarsområde. Bifoga organisationsskiss eller länka till organisationsskiss Bilaga. Myndighetens uppdrag Beskriv verksamhet och uppdrag Nämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag sägs om socialnämnd, förutom insatser till äldre. Därutöver ansvarar även nämnden för de uppgifter som kommunen har enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), ensamkommande flyktingbarn och ungdomar, kommunens uppgifter enligt alkohollagen, tobakslagen, lagen om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare samt lag om handel med vissa receptfria läkemedel. Vidare har nämnden samordningsansvar för kommunens förebyggande arbete med alkohol, narkotika, doping och tobak (ANDT), samt ansvar för hälso- och sjukvård inom socialnämndens verksamhetsområde Vilka viktigaste författningar, lagbestämmelser och regler etc. styr verksamheten? Kommunallag (2017:725), Förvaltningslag (1986:223), Offentlighets- och sekretesslag Socialtjänstlag (2001:453), Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, Föräldrabalk (1949:381), Alkohollag (2010:1622), (2009:400), Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall. Myndighetens arkiv och handlingar Vilka förteckningar, register eller andra sökmedel finns för myndighetens allmänna handlingar? Socialregister, allmänt diarium, register över alkohol-, tobaks- och läkemedelsärenden, personalförteckning, ekonomi- och fakturaregister, synpunktshantering. Vilka tekniska hjälpmedel finns att tillgå för enskilda för att ta del av myndighetens allmänna handlingar? Dator Vilka IT-stöd använder myndigheten? Procapita IFO, Procapita VoO/Lifecare, Procapita HSL, Public 360, AlkT, Personec/Visma, Ekonomisystem/Visma, Streamflow Förvarar myndigheten arkiv från/åt någon annan myndighet? Om ja, åt vem Nej Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kommunarkivarie Marie Johansson 1 (2) Utgåvedatum Tillhör dokument Anvisningar till blanketten Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar arkivbeskrivning

3 Inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess Vilka sekretessbestämmelser förekommer vanligast hos myndigheten? 26 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen Vilka handlingsslag kan beröras av dessa sekretessbestämmelser? Alla handlingar som rör handläggning av ärenden gällande enskilda inom kommunal socialtjänst. Kontaktpersoner Vem kan ge upplysningar om myndighetens allmänna handlingar? Telefon Johnny Lesseur Vem/vilka är arkivansvariga? Telefon Cecilia Frid Vem/vilka är arkivredogörare? Telefon Johnny Lesseur Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra Vilken/vilka uppgifter? Hämtar: Skatteverket (kommuninvånarregister, skatteuppgifter i alkoholärenden), Arbetsförmedling (kontroll av att person är anmäld arbetssökande), Försäkringskassan (uppgifter om utbetalningar), Bilregistret (bilinnehav), Hälso- och sjukvård - Landstinget Kalmar län (vid gemensam patienthantering), Omsorgsnämnden (vid gemensam ärendehandläggning), Kronofogden (vid ärenden gällande skuldsanering samt alkoholärenden), Polismyndighet (vid alkoholärenden), Samhällsbyggnadsnämnden (livsmedelshantering vid alkoholärenden), Kommunstyrelsen (räddningstjänst vid alkoholärenden, andra kommuner (vid utredningar gällande enskilda samt utredningar av blivande uppdragstagare). Lämnar: Polismyndighet (vid anmälan om brott som riktar sig mot nämndens verksamhet och vid vissa allvarliga brott), Kriminalvården (vid personutredningar), Hälso- och sjukvård - Landstinget Kalmar län (vid gemensam patienthantering), Omsorgsnämnden (vid gemensam ärendehandläggning), Inspektionen för vård och omsorg (vid tillsynsärenden, Lex Sarah samt ej verkställda beslut), andra kommuner (vid utredningar gällande enskilda samt utredningar av blivande uppdragstagare, Överförmyndarnämnden (vid enskildas behov av ställföreträdare samt vid utredning av blivande ställföreträdare), Transportstyrelsen (vid körkortsärenden), Skatteverket (folkbokföringsärenden), Försäkringskassan (vid beräkning av underhållsstöd), Socialstyrelsen (statistik Öppna Jämförelser), SCB (statistik), Rådet för främjande av kommunala analyser RKA (statistik Kolada). När hämtas/lämnas dessa? Hur sker hämtning/lämning? Vid behov, beroende på ärendets karaktär. Digitalt, via papper och muntlig information. Försäljning av personuppgifter Har myndigheten rätt att sälja personuppgifter? Om ja, beskriv vilka och till vem. Nej 2 (2)

4 Socialnämnd Förvaltningschef Cecilia Frid Gemensamma stödfunktioner och verksamheter Förvaltningssekreterare Bemanningsservice Barnahus och Sydostjouren Alternativ till våld och Familjerådgivning Tillståndenheten och ANDT-samordnare Gemensamma stödfunktioner Administrativa enheten Kristina Appert ekonomer, ekonomiadministratörer, IT-samordnare, Fastighet- och teknikenheten, verksamhetsstrateger, verksamhetutvecklare, anhörigstöd, sekreterare socialnämnd, sekreterare socialt utskott, registrator och boendeadministration Verksamhetsområde barn och familj Ann-Charlotte Hedström Verksamhetsutvecklare Mottagning och utredning barn och familj Placering HVB och stödboende Familjehem Kontaktperson/-familj Förebyggande/tidig insats Familjecentral Öppenvård barn och familj Insatser ensamkommande Familjerätt Utredning funktionsnedsättning Insatser funktionsnedsättning Personligt ombud Verksamhetsområde vuxen - ekonomiskt bistånd, våld, missbruk och socialpsykiatri Laila Andersson Verksamhetsutvecklare Mottagning och utredning vuxna ekonomiskt bistånd, boende, våld, missbruk och socialpsykiatri Öppenvård missbruk/beroende Internt HVB missbruk Boendetillsyn Boendestöd Bostad med särskild service Boendeplanerare Verksamhetsområde funktionsnedsättning, hälso- och sjukvård Niklas Hermansson Verksamhetsutvecklare Utredning funktionsnedsättning vuxen Bostad med särskild service Boendestöd Insatser daglig verksamhet LSS och sysselsättning SoL Hälso- och sjukvårdsteam (HSL)

5 Verksamhetsområde barn och familj, verksamhetschef Ann-Charlotte Hedström Förebyggande och öppenvård, 201 Enhetschef Annelie Österberg Förebyggandeteam Multiversum Familjerådgivning Områdesarbete Boende barn och ungdom, 202 Enhetschef Tomas Seveholt Aquarellen Familjehuset, 207 Enhetschef Madeleine Hermansson Barn och ungdom LSS, 211 Enhetschef Ulrika Medrin Björkenäsvägen kortis Björeknäsvägen bostad Barn och undgom LSS, 212 Enhetschef Pia Andersson Skälby Center Dr. Margaretas väg Lindebo Barn och ungdom LSS, 213 Enhetschef Lena Andersson Vesta Boende ensamkommande, 214 Enhetschef Andrea Freidenvall Mobila teamet Ungdom Norr Mobila teamet Ungdom Söder Nattpatrullen Ungdom Boende ensamkommande, 215 Enhetschef Jill Hedlund Torpet Utredning barn och familj, 251 Enhetschef Linda Ulestedt Barn och ungdom 0-18 år LSS-handläggning barn och unga Utredning barn och familj, 252 Enhetschef Thereze Lundborg Barn och ungdom Utredning barn och familj, 253 Enhetschef Sanna Hallgren Ungdom Mottagning barn och familj, 254 Enhetschef vakant Barn och ungdom Familjerätt/personliga ombud, 255 Enhetschef Birgitta Jansson Familjerätt Personliga ombud Familjehemsenheten, 256 Enhetschef Minna Ljungberg Familjehemsteam Rekryteringsteam Placeringsenheten, 257 Enhetschef Minna Ljungberg Externa placeringar Hem för vård och boende (HVB) Utredning ensamkommande, 258 Enhetschef Lisa Rosén Ensamkommande barn och ungdom

6 Verksamhetsområde vuxen, ekonomiskt bistånd, våld, missbruk och socialpsykiatri, verksamhetschef Laila Andersson Missbruk och socialpsykiatri, 301 Enhetschef Eva Vesterdal Nilsson Skogsdal Smedbacken Missbruk och socialpsykiatri, 302 Enhetschef Kerstin Hafstad Alkohol- och drogmottagningen Missbruk och socialpsykiatri, 303 Enhetschef Sofia Ekström Boendestöd norr Lindsdalsvägen Missbruk och socialpsykiatri, 312 Enhetschef Maria Simonsson Väpnaregatan Nattpatrull söder Missbruk och socialpsykiatri, 315 Enhetschef Hanna Anderzén Småland Mobilt team missbruk Missbruk och socialpsykiatri, 316 Enhetschef Elin Almheden Vindbryggan Servicebostad Norr Missbruk och socialpsykiatri, 317 Enhetschef Kerstin Hafstad Boendestöd Söder Servicebostad söder Missbruk och socialpsykiatri, 319 Enhetschef Sophie Davklint Boendestöd Mellersta Servicebostad Stensbergsvägen Missbruk och socialpsykiatri, 325 Enhetschef Karin Blomqvist Dressinen Ebbebo Boendestöd väst Missbruk och socialpsykiatri, 328 Enhetschef Liselotte Linnér Boendestöd Två Bröders Furuvägen Ekonomiskt bistånd mottagning/utredning våld, 351 Enhetschef Susanne Krusell Försörjning år Försörjning över 50 år Budgetrådgivning Ekonomiskt bistånd mottagning/utredning bostad, 352 Enhetschef Marie Jogestål Mottagningsteam Försörjning år Försörjning år Mottagning/utredning socialpsykiatri och missbruk, 353 Enhetschef Frida Össmar Socialpsykiatri Missbruk vuxen

7 Verksamhetsområde funktionsnedsättning och hälso- och sjukvård, verksamhetschef Niklas Hermansson Team 1 Enhet 509, enhetschef Sofia Allberg Kungsfågeln Esplanaden Vasallgatan Enhet 512, enhetschef Angelika Haidar Skogsbacka Enhet 513, enhetschef Ann-Margret Wedin Smedhagen Tingby Fältet Enhet 516, enhetschef Gunilla Lindblom Tågabo Proviantgatan Kölby Enhet 517, enhetschef Karin Robertsson Team 2 Enhet 502, enhetschef Lil Engdahl Lönn Ljusstaden Lillgången Vimpeltorpet Team 2 Enhet 505, enhetschef Lise-Lott Nilzon Lästmakaren Gränden Enhet 508 enhetschef Raija Äijö Heiding Enhet 510, enhetschef Tina Fungbrandt Veteby Safiren Kristallen Enhet 511 enhetschef Vanja Kastens Fyrklövern Enhet 515, enhetschef Eva Hildeblom- Darrell Hälso- och sjukvårdsteam (HSL) Enhet 518, enhetschef Charlotta Andersson Smedås Team 3 Enhet 501, enhetschef Anders Kjellsson Team 74 Täljstenen Sjötrollet Enhet 503, enhetschef Åsa Blomquist Målatorp Dag/kväll/nattpatrull Enhet 504, enhetschef Eva-Lott Jäghagen Krafslösa Briljanten Enhet 506, enhetschef Lars-Olof Jonasson Adelgatan Solrum Enhet 507, enhetschef Terese Wollinger Sjöbjörnen Team 16 Brändebo Enhet 514, enhetschef Michelle Long Lindeberga Kajalen

8 Verksamhetsområde funktionsnedsättning och hälso- och sjukvård verksamhetschef Niklas Hermansson Daglig verksamhet och sysselsättning, 525 Enhetschef Camillia Söderberg Kontaktgruppen Norrsken Gumsen utegrupp och cykelverkstad Mediahuset Aktivitetshuset Valen Skapandehuset Butik handgjort Jollen Karisma Daglig verksamhet och sysselsättning, 526 Enhetschef Annelie Liljegren Servicegruppen Backen Focus Kuggen Agera 29:ans företagsgrupp Upplevelsegruppen Daglig verksamhet och sysselsättning, 527 Enhetschef Mikael Hylén Kneget Kreativa Navet Slussen Daglig verksamhet och sysselsättning, 528 Enhetschef Johan Augustsson Företagsgrupp COOP Företagsgrupp Maxi Företagsgrupp Delta Företagsgrupp City Gross Företagsgrupp Travet Företagsgrupp Pumpen Företagsgrupp Skälby Företagsgrupp Brigbys Paka MobilCenter Snäckan KRUS Utredning funktionsnedsättning vuxen, 551 Enhetschef Charlotte Larsson Utredning funktionsnedsättning vuxen