Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl SFN 2019/ Servicenämnden Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar - arkivbeskrivning Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta dokumentet beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar arkivbeskrivning som gällande från och med Bakgrund Enligt arkivlagen ska varje myndighet svara för vården av sitt arkiv. Förutom arkivlagens bestämmelser gäller Kalmar kommuns arkivreglemente. Kommunens arkivreglemente specificerar att respektive myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning enligt gällande mall Beskrivning av allmänna handlingar arkivbeskrivning Förvaltningen har tagit fram ett förslag till ny arkivbeskrivning för servicenämnden. Arkivbeskrivningen är uppdaterad efter ny kommungemensam mall som tagits fram av kommunledningskontoret. Dokumentet har också byggts ut med mer förklarande text för att på ett bättre och tydligare sätt klargöra nämndens uppdrag. En anpassning efter den nya organisationen har också gjorts. Marcus Kindahl Nämndsekreterare Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

2 SFN 2019/ (2) Bilagor Arkivbeskrivning SFN förslag Arkivreglemente Anvisningar till arkivreglementet

3 ALLMÄNNA HANDLINGAR - ARKIVBESKRIVNING Datum Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankett Myndighetens organisation Myndighetens namn Servicenämnden Bifoga organisationsskiss eller länka till organisationsskiss Serviceförvaltningens organisation Myndighetens uppdrag Beskriv verksamhet och uppdrag Servicenämndens ansvar för att: - Lösa kommunens lokalbehov och förvalta byggnader. - Underhåll av infrastruktur så som gator och vägar, parker, lekplatser, småbåtshamnar, motionsspår, kommunens belysningsanläggningar mm. - Interna tjänster som exempelvis varuförsäljning, kostverksamhet, lokalvård samt transport och fordonstjänster. Myndighetens tillkomstår och ev. föregångare Servicenämnden bildades 2010 av det som tidigare hette gata- och park. Därtill lades andra verksamheter med syfte att samla alla servicefunktioner i samma nämnd genomfördes omorganisation vilket innebar att IT, upphandling och bygg flyttades till kommunledningskontoret. Vilka viktigaste författningar, lagbestämmelser och regler etc. styr verksamheten? Kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighetsoch sekretesslagen, lagen om offentlig upphandling. plan och bygglagen, miljöbalken, dataskyddsförordningen, servicenämndens reglemente, delegationsordning. Myndighetens arkiv och handlingar Vilka förteckningar, register eller andra sökmedel finns för myndighetens allmänna handlingar? Public 360, Streamflow, Artvise, Tendsign, Xpand, dokumenthanteringsplanen Vilka tekniska hjälpmedel finns att tillgå för enskilda för att ta del av myndighetens allmänna handlingar? Dator Inskränkningar i tillgänglighet genom sekretess Vilka sekretessbestämmelser förekommer vanligast hos myndigheten? Handlingar utlämnas i enligt offentlighets- och sekretesslagen Vilka IT-stöd använder myndigheten? Public 360, Streamflow, Artvise, Tendsign, Xpand, KomMa, Aptus, PC-skog, Mashie, Infobric, Draftit Förvarar myndigheten arkiv från/åt någon annan myndighet? Om ja, åt vem Nej Vilka handlingsslag kan beröras av dessa sekretessbestämmelser? Handlingar som rör affärssekretess och uppgifter om tredje person. Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Kommunarkivarie Magdalena Salomonsson 1 (2) Utgåvedatum Tillhör dokument Anvisningar till blanketten Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar arkivbeskrivning

4 Kontaktpersoner Vem kan ge upplysningar om myndighetens allmänna handlingar? Telefon Marcus Kindahl, registrator Vem/vilka är arkivansvariga? Telefon Martina Adiels Balk, administrativ chef Vem/vilka är arkivredogörare? Marcus Kindahl, Nämnd Maria Jonsson, Förråd Camilla Svensson, Transport och verkstad Hanna Eliasson, Lokalvård Eva Olsson, Kost omsorg Birgitta Bretteus, Kost skola Zara Thornsäter, förvaltare Glenn Holmberg, Fastighetsservice Jonas Ajnefelt, Produktion Telefon Dataskyddsombud: Sara Svensson Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra Vilken/vilka uppgifter? Inga uppgifter hämtas eller nämnas med regelbundenhet. När hämtas/lämnas dessa? Hur sker hämtning/lämning? Försäljning av personuppgifter Har myndigheten rätt att sälja personuppgifter? Om ja, beskriv vilka och till vem. Nej 2 (2)

5 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommundirektör Annette Andersson Kommunarkivarie Magdalena Salomonsson (3) Anvisningar till arkivreglementet Förutom arkivlagens (1990:782) och arkivförordningens (1991:446) bestämmelser om arkivvård gäller Kalmar kommuns Arkivreglemente som finns bland de styrande dokumenten på kommunens externa hemsida. Syfte Arkivreglementet är kortfattat och det behövs därför anvisningar för att tala om hur vi ska arbeta med våra dokumenthanteringsplaner och skötseln av våra arkiv. Arkivansvar Varje myndighet (i vårt fall respektive nämnd/styrelse) ansvarar för vården av sitt egna arkiv. Det ska finnas arkivansvariga och arkivredogörare på varje myndighet. Vanligtvis är chefen arkivansvarig om det inte delegerats enligt beslut. Vilka som är arkivansvarig respektive arkivredogörare ska anges i arkivbeskrivningen. Om det inte finns någon sådan bör det finnas i ett anslutande dokument till dokumenthanteringsplanen. Om särskilda skäl finns behövs inte arkivredogörare utses. Ett särskilt skäl kan vara om myndighetens arkivbildning är mycket liten eller om arbetet som arkivredogörare utförs av en annan myndighet. Arkivansvariga har till uppgift att: Känna till bestämmelserna och anvisningarna som rör arkivvård. Bevaka arkivreglementets tillämpning. Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. Bevaka arkivfrågorna vid omorganisationer. Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med kommunarkivet. Informera berörd personal om arkiv. Samråda med kommunarkivarien och arkivredogörarna. Arkivredogörarna har till uppgift att: Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkiv. Medverka till att avdelningen vårdar sina handlingar. Delta vid utarbetandet av gallringsanvisningar. Bevaka verkställandet av beslutad gallring. Se till att handlingar är ordnade på det sätt som anges i dokumenthanteringsplanen. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. Samråda med arkivansvarig och kommunarkivet i arkivfrågor. Dokument- och ärendehantering Dokument- och ärendehantering

6 2 (3) Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningens syfte är att ge allmänheten, förtroendemän och tjänstemän den inledande orientering som behövs för att kunna ta del av kommunens dokumenthanteringsplaner och i vissa fall arkivförteckningar. I arkivbeskrivningen ges en översikt över vilken information som finns på myndigheten. Arkivbeskrivningen används också som en beskrivning av en myndighets allmänna handlingar vilket offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kräver att myndigheterna måste ha. Mallen Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning - blankett finns i verksamhetshandboken. Där finns även anvisningar till hur blanketten ska fyllas i, Anvisningar till blanketten "Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar - arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen ska innehålla: - Myndighetens organisation och uppgifter - Myndighetens historia - De viktigaste ärende- och handlingstyperna hos myndigheten - Sökingångar i arkivet - Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess - Gallringsbeslut som tillämpas - Myndighetens arkivansvarig/arkivansvariga samt arkivredogörare Dokumenthanteringsplan Varje myndighet ska ha en uppdaterad dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur de ska hanteras. Om mall saknas kontakta kommunarkivet. När planen är ifylld skickas den till kommunarkivarien för genomgång. Använd spåra ändringar så att det enkelt går att se vilka förändringar som gjorts. När det gäller förändringar i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen räcker det att skriva de uppdateringar man vill göra i ett mail till kommunarkivarien. I planen ska allmänna handlingar redovisas oavsett media d.v.s. även digitala handlingar och elektroniska förvaringsplatser ska redovisas. För att kunna följa de lagar och regler som styr kommunens dokumenthantering är en dokumenthanteringsplan ett måste. Tanken är att den anställde ska kunna hitta sitt dokument i planerna och hur den ska behandlas. Om den kan rensas, gallras eller om handlingen ska bevaras och därmed skickas till kommunarkivet efter en viss tid. I planens anmärkningsfält kan det anges om handlingen omfattas av sekretess eller någon annan lagstiftning. För att detta ska vara möjligt är det av största vikt att dokumenthanteringsplanen kontinuerligt uppdateras så att den stämmer överens med verkligheten på myndigheten. Ansvar Arbetet med dokumenthanteringsplanerna är varje enskilds myndighets ansvar. En genomgång och eventuell revidering av den kommungemensamma och verksamhetsspecifika dokumenthanteringsplanen ska göras årligen. Däremellan är det varje tjänstemans ansvar att meddela förändringar till arkivansvarige eller arkivredogörare på myndigheten. Förändringar i dokumenthanteringsplanerna kan uppstå t.ex. genom lagändringar eller genom nya rutiner. Vid eventuella förändringar, frågor m.m. kontaktas kommunarkivarien. Förändringar av dokumenthanteringsplanen ska alltid ske i samråd med kommunarkivarien.

7 3 (3) Kommunarkivarien har vetorätt angående handlingar som kan tänkas ha ett värde för framtida forskning. Kommunarkivarien ansvarar att inkomna förändringar, uppdateringar och att beslut om gallring tas upp i Kommunstyrelsen gällande den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Övriga planer är respektive myndighets ansvar. Då handlingar ska bevaras går detta att uppdatera i planen kontinuerligt efter samråd med kommunarkivarien, men upptas nya gallringstider eller att en nytillkommen handling ska gallras måste detta upp i nämnden/styrelsen för beslut. Det är alltid myndigheten som beslutar om gallring. Har inga förändringar i gallringstid gjorts behöver dokumenthanteringsplanen inte upp för beslut. Gallring Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och en gallring innebär därför alltid en informationsförlust. Om en handling är betydelsefull enligt nedanstående tre aspekter så får handlingen inte gallras. Myndigheternas arkiv ska tillgodose: rätten att ta del av allmänna handlingar behovet av information för rättskipningen och för förvaltningens egna behov forskningens behov Gallringsfrist Gallringsfrist är den tid som måste gå innan gallringen får verkställas. Med begreppet gallring vid inaktualitet avses när en handling enligt myndighetens bedömning saknar framtida värde för allmänhetens insyn, rättskipning, myndigheten och forskningen. "2 år" respektive "10 år" innebär att två respektive tio år efter handlingarnas tillkomst ska ha gått innan gallring får ske. Till exempel: om gallring ska ske efter två år och handlingen tillkommit 1995, så ska gallring ske Begreppet "bevaras" innebär att handlingarna ska finnas kvar för alltid. Endast handlingar som ska bevaras får levereras till kommunarkivet. Den tid som anges i dokumenthanteringsplanen för leverans ska följas. När ska kommunarkivet kontaktas? Vid omorganisationer eftersom det kan komma att påverka myndighetens arkivbildning När förändringar ska göras i dokumenthanteringsplanerna Vid frågor angående god arkivvård såsom ex. förvaring av våra arkiv Vid leverans När myndigheten planerar köpa in nya verksamhetssystem för att säkerställa bevarande av information och att systemet ska vara förberett och möjligt för att införa e-arkiv.

8 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige den 26 januari 2009, 10. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kalmar kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (1 kap 9 sekretesslagen) samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. I detta reglemente inberäknas i fortsättningen även dessa organ i begreppet myndighet. 2 Myndighetens arkivansvar Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av 5-10 i detta reglemente. Arkivansvarig(a) och arkivredogörare utses av varje myndighet för fullgörande av arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig hos en myndighet ska normalt vara förvaltningschefen. Den arkivansvarige ska bevaka arkivfrågorna inom hela myndigheten samt informera nämnd/styrelse och berörd personal om bestämmelser och rutiner inom arkivområdet. Arkivredogörare ska svara för tillsyn och vård av den egna förvaltningens/enhetens handlingar. Arkivansvarig och arkivredogörare är myndighetens kontaktpersoner i arkivfrågor. Utöver vad som anges i arkivreglementet ska myndigheterna kontakta arkivmyndigheten vid omorganiseringar eftersom det kan påverka arkivbildningen. 3 Arkivmyndighetens ansvar Arkivmyndighet är kommunstyrelsen. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften vari ingår inspektion av myndigheternas arkiv och dokumenthantering. Arkivmyndigheten får utfärda riktlinjer som behövs för en god arkivvård i kommunen. Arkivmyndigheten ansvarar för arkiv som överlämnats till kommunarkivet. Kommunarkivet är arkivmyndighetens verkställande organ och till en sådan funktion hör dels personal, dels lokaler godkända för förvaring av arkivalier, nödvändig utrustning för läsbarhet och tillgänglighet Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

9 samt för att kunna verka för en god arkivvård. Arkivmyndigheten får delegera beslutanderätt till kommunarkivarien. Kommunarkivarien utövar arkivmyndighetens tillsynsverksamhet samt svarar under arkivmyndigheten för kommunarkivet. Kommunarkivet skall under arkivmyndigheten: - Vårda, förteckna och tillhandahålla till arkivmyndigheten överlämnade handlingar. - Utöva tillsyn över myndigheternas arkiv samt ta initiativ till åtgärder för att främja arkivvården i kommunen. - Främja arkivhandlingarnas användning i kulturell verksamhet och för forskning samt verka för att kommunarkivets handlingar levandegörs. - Lämna myndigheterna biträde i arkivfrågor. - Efter särskild överenskommelse med andra organ än de som avses i reglementet biträda dessa i arkivfrågor och i särskilda fall ta emot handlingar från enskilda i den mån utrymmet medger. 4 Avgifter Arkivmyndigheten har rätt att ta ut en avgift för iordningställande av arkiv som skall överlämnas till kommunarkivet samt för icke överenskomna leveranser om de överlämnats i oordnat skick. Arkivmyndigheten får efter överenskommelse i varje enskilt fall ta ut ersättning för uppdrag som inte är av obetydlig omfattning. Avgift får uttas med 600 kr per påbörjad timme. För kopior m.m. av allmänna handlingar uttas avgift enligt särskilt beslut i kommunfullmäktige. 5 Redovisning av arkiv Varje myndighet skall - redovisa sitt arkiv i en arkivbeskrivning - redovisa sitt arkiv i en arkivförteckning - upprätta en dokumenthanteringsplan i samråd med kommunarkivarien som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras Dessa ska fortlöpande revideras. 6 Rensning Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen. Rensning bör utföras av person med kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av ärendet. 7 Bevarande och gallring Myndighet beslutar, efter samråd med kommunarkivet, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Kommunarkivarien har vetorätt i fråga om handlingar som av denna anses ha ett värde för framtida forskning. Beträffande arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna ensam. Arkivmyndigheten får besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter.

10 Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig karaktär får utgallras av kommunens samtliga myndigheter. Gallring utförs med omsorg och försiktighet. Särskild aktsamhet bör iakttas vid förstöring av handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. 8 Överlämnande Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivhandlingar från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagandet kan ske både efter överenskommelse och på ensidigt beslut från arkivmyndigheten. När arkivhandlingarna inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet kan de efter överenskommelse eller vad som finns angivet i dokumenthanteringsplanen överlämnas till kommunarkivet. När så sker övergår ansvaret för arkivmaterialet till arkivmyndigheten. Vid överlämnandet skall gallring ha ägt rum och materialet vara i ordnat skick samt vid leverans ska ett leveranskvitto medfölja. Varje myndighet står för eventuella transportkostnader. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan myndighet inom kommunen ska arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader. Om en kommunal verksamhet överförs till en annan kommunal myndighet, stiftelse eller bolag, kan hela eller delar av arkivet följa med till den nya huvudmannen. Det ska dokumenteras vilka handlingar som överlämnats och dessa får inte införlivas i den mottagande myndighetens arkiv utan medgivande från arkivmyndigheten. Överlämnande till myndighet utanför kommunen kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. 9 Arkivbeständighet och arkivförvaring Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Av riksarkivet till statliga myndigheter utfärdade föreskrifter, allmänna råd och tekniska krav ska följas. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten. 10 Utlåning Myndighet har rätt att för tjänsteändamål låna in arkivhandlingar från kommunarkivet eller annan myndighet. Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Arkivhandlingar får utlånas endast mot kvitto Handlingar får inte utlånas till enskilda personer utanför myndighetens lokal. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagens bestämmelser. 11 Anvisningar Arkivmyndigheten kan meddela närmare anvisningar om tillämpningen av detta reglemente.