En studie om artikelhantering i materialoch produktionsstyrningssystem på System Andersson AB

En studie om artikelhantering i materialoch produktionsstyrningssystem på System Andersson AB Marcus Mellberg David Tham EXAMENSARBETE 2009 Industriell organisation och ekonomi Logistik och ledning

En studie om artikelhantering i materialoch produktionsstyrningssystem på System Andersson AB A study regarding item management in manufacturing planning and control systems performed at System Andersson AB Marcus Mellberg David Tham Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom ämnesområdet logistik. Arbetet är ett led i den treåriga högskoleingenjörsutbildningen. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat. Handledare: Joakim Wikner Omfattning: 15 högskolepoäng (C-nivå) Datum: 2009-05-28 Arkiveringsnummer: Postadress: Besöksadress: Telefon: Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx) 551 11 Jönköping

Abstract Abstract System Andersson, from now on called SA, develops, sells and installs business information systems for manufacturing companies. SA s current MPC-system Andersson Qwick MPS focuses on smaller companies with up to 50 employees. SA have the intention to develop their system to be able to keep clients that expands. The purpose with this thesis is to map Andersson Qwick MPS focusing on items and to show what is required to keep current and future clients. This study will result in a new proposal of item management. By mapping Andersson Qwick MPS and SA s customer market a perspective was created of what is missing and what could be improved. The mapping of Andersson Qwick MPS was made together with SA s contact person Joakim Ryding who also pointed out which functions SA wanted to improve. These functions served as the thesis delimitation. The customer mapping consist of phone interviews and e-mails where questions regarding item management were asked. Out of twelve randomly contacted manufacturing companies four replies could be used as material. The result of the customer mapping shows what Andersson Qwick MPS lacks in comparison to their competitors. A benchmarking was made against two large enterprise resource planning systems: Microsoft Dynamics AX and Oracle E-Business Suite. The benchmarking focuses on item grouping, item classification and calculation. The purpose of the benchmarking is to see what separates big ERP-systems from smaller systems. The improvement suggestions consist of improvements of the item master record, item groups and item types. Improvement proposals were also made on the calculation function. Proposals on further studies are given in form of structure handling and a further development of the attribute groups, improvement on the calculus function with focus on different calculus methods and currency calculation. 1

Sammanfattning Sammanfattning System Andersson, hädanefter kallat SA, utvecklar, säljer och installerar egenutvecklade system för tillverkande företag. SA:s MPS-system Andersson Qwick MPS inriktar sig mot mindre företag med upp till femtio anställda. SA vill utveckla deras MPS-system för att kunna behålla kunder som växer och expanderar. Syftet är att kartlägga Andersson Qwick MPS med avseende på artiklar och genom denna kartläggning visa vad som krävs för att tillfredställa SA:s nuvarande och framtida kundgrupp. Studien ska resultera i ett nytt förslag på hur artiklar ska hanteras för att tillmötesgå kraven. Genom kartläggning av Andersson Qwick MPS och SA:s kundgrupp skapades en bild av vad som brister samt vilka andra förbättringspotentialer som fanns. Kartläggningen av Andersson Qwick MPS gjordes tillsammans med SA:s kontaktperson Joakim Ryding, som även poängterade vilka funktioner SA ville förbättra. Dessa funktioner var artikelgruppering, artikelklassificering och kalkylering vilka utgör rapportens avgränsningar. Kundgruppsanalysen består av telefonintervjuer och e-post utskick där ett antal frågor angående artikelhantering och kalkylering ingick. Av de tolv tillverkande företag som kontaktades valde fem att delta. Fyra av svaren hade relevans för syftet och användes som underlag för kundanalysen. Resultatet av kundgruppsanalysen visar vad SA saknar i förhållande till sina konkurrenter. En benchmarking har gjorts med två stora affärssystem, Microsoft Dynamics AX och Oracle E-Business Suite. Benchmarkingen gjordes med fokus på artikelhantering med avsikt att urskilja vad som skiljer stora ERP-system från mindre MPS-system. Förbättringsförslagen består av förslag till förbättring av artikelposten där informationen sorteras upp, förslag till hur artiklar kan grupperas, en utveckling av artikeltyper samt ett nytt förslag på hur kalkyleringsfunktionen kan skötas. Förslag på vidare studier har gjorts i form av strukturhantering, en vidare utveckling av utlegoattributet, förbättring av kalkyleringsfunktionen där fler kalkyleringsfunktioner som valutakalkylering föreslås. Nyckelord: Artikelgrupper, artikelpost, artikeltyp, grunddata, kalkylering, klassificering 2

Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Inledning... 7 1.1 BAKGRUND... 7 1.2 SYFTE OCH MÅL... 7 1.3 AVGRÄNSNINGAR... 7 1.4 DISPOSITION... 8 2 Metod... 9 2.1 UNDERSÖKNINGSMETODIK... 9 2.1.1 Intervjuer... 9 2.1.2 Kartläggning av Andersson Qwick MPS... 10 2.1.3 Benchmarking... 10 2.1.4 Analys... 10 2.2 METODKRITIK... 10 2.2.1 Validitet... 10 2.2.2 Reliabilitet... 11 3 Teoretisk bakgrund... 12 3.1 AFFÄRSSYSTEM... 12 3.1.1 Affärssystemets syfte... 12 3.1.2 Fördelar och nackdelar med affärssystem... 13 3.1.3 Material- och produktionsstyrningssystem (MPS-system)... 14 3.1.4 Manufacturing Resource Planning... 15 3.1.5 Enterprise Resource Planning... 15 3.1.6 Enterprise Application Integration... 15 3.2 MATERIALSTYRNING... 15 3.2.1 Artiklar... 15 3.2.2 Materiallista... 16 3.2.3 Planeringsstruktur... 16 3.2.4 Artikelgrupper... 16 3.2.5 Grunddata... 17 3.2.6 Lagerstyrning på aggregerad nivå... 23 3.3 KALKYLERING... 25 3.3.1 Periodkalkylering... 25 3.3.2 Orderkalkylering... 26 3.4 BENCHMARKING... 28 3.5 SLUTSATSER TEORETISK BAKGRUND... 29 4 Nulägesbeskrivning... 30 4.1 FÖRETAGSBESKRIVNING... 30 4.2 AKTÖRER... 30 4.2.1 Kunder... 30 4.2.2 Konkurrenter... 30 4.3 PRODUKTER... 32 4.4 SYSTEM ANDERSSONS ARTIKELREGISTER... 33 4.4.1 Artikeltypen Egen... 33 3

Innehållsförteckning 4.4.2 Artikeltypen Köp... 35 4.5 KALKYLERING... 37 4.5.1 Flik 1 Ändring kostnad/inköpspris... 37 4.5.2 Flik 2 Ändra påslag... 38 4.5.3 Flik 3 Kalkylera kostnad... 39 4.6 SLUTSATSER NULÄGESBESKRIVNING... 39 5 Benchmarking ERP-system... 40 5.1 MICROSOFT DYNAMICS AX... 40 5.1.1 Materiallista... 41 5.2 ORACLE E-BUSINESS SUITE MANUFACTURING & SUPPLY CHAIN MANAGEMENT... 42 5.2.1 Materiallista... 43 5.2.2 ABC-analys... 44 5.2.3 Kostnadskalkylering... 44 5.3 BENCHMARKING... 44 5.3.1 Likheter... 45 5.3.2 Leverantörsspecifika attribut... 45 5.3.3 Slutsatser benchmarking... 45 6 Nulägesanalys och resultat... 46 6.1 KUNDGRUPPSANALYS... 46 6.1.1 Företag A... 46 6.1.2 Företag B... 46 6.1.3 Företag C... 47 6.1.4 Företag D... 47 6.1.5 Sammanfattning av kundgruppsanalys... 47 6.2 ANALYS AV ARTIKELTYPER... 48 6.2.1 Egen... 48 6.2.2 Köp... 49 6.3 ANALYS AV KALKYLERINGSFUNKTIONEN ÄNDRING KOSTNAD & PÅLÄGG... 49 6.3.1 Flik 1 Ändring kostnad/inköpspris... 50 6.3.2 Flik 2 Ändra påslag... 50 6.3.3 Flik 3 Kalkylera kostnad... 50 6.4 FÖRBÄTTRINGSFÖRSLAG... 51 6.4.1 Artikelposten... 51 6.4.2 Artikeltyper... 52 6.4.3 Artikelgrupper... 53 6.4.4 Kalkylering... 54 6.4.5 Klassificering och statuskoder... 55 7 Slutsats och diskussion... 57 7.1 FÖRSLAG PÅ VIDARE PROJEKT... 57 8 Referenser... 59 9 Sökord... 61 10 Bilagor... 62 10.1 BILAGA 1, EXEMPEL PÅ ABC-ANALYS I MJUKVARA... 63 10.2 BILAGA 2, PÅLÄGGSMETODEN I TILLVERKANDE FÖRETAG... 64 4

Innehållsförteckning 10.3 BILAGA 3, PÅLÄGGSMETODEN I TJÄNSTEFÖRETAG... 65 10.4 BILAGA 4, PÅLÄGGSMETODEN I HANDELSFÖRETAG... 66 Figurförteckning Figur 1 Övergripande presentation av Herbert Simon s modell över beslutfattandeprocessen (Magnusson & Olsson, 2005, s.15)... 13 Figur 2 - ABC-analys (Vollmann et al, 2004, s.158)... 24 Figur 3 - Moduler och produkter i Andersson Qwick MPS (System Andersson, 2009)... 32 Figur 4 - Artikelregister... 33 Figur 5 - Översikt kalkyleringsfunktion... 37 Figur 6 - Flik 1, Ändring Kostnad/Inköpspris... 38 Figur 7 Flik 2, Ändra påslag... 39 Figur 8 Flik 3, Kalkylera kostnad... 39 Figur 9 - Identifieringsdata för artikelposten... 51 Figur 10 - Artikeltyper... 52 Figur 11 - Artikelgrupper... 53 Figur 12 Ändra kostnad/pålägg... 54 Tabellförteckning Tabell 1 Enkel materiallista (Översatt från Arnold et al, 2008, s.81)... 16 Tabell 2 - Exempel på artikelstatuskoder (Mattson, 1999, s.49)... 19 Tabell 3 - Attributgrupper (Översatt från Scheer, 1998, s.104)... 19 Tabell 4 - Generella attributgrupper (Översatt från Scheer, 1998, s.104-106)... 20 Tabell 5 - Typspecifika artikelattribut (Översatt från Scheer, 1998, s.106)... 21 Tabell 6 Attribut relaterade till struktur (Översatt från Scheer, 1998, s.107)... 22 Tabell 7 - Exempel på artikelhuvud för artikeltypen Egen... 33 Tabell 8 - Operationer... 34 Tabell 9 - Artikel... 34 Tabell 10 - Instruktioner... 34 Tabell 11 - Dokument... 34 Tabell 12 - Artikelinfo... 34 Tabell 13 - Artikelinfo... 34 Tabell 14 - Påslag... 35 Tabell 15 - Transaktion... 35 Tabell 16 Tillverkningsorder... 35 Tabell 17 - Inköp... 35 Tabell 18 - Reserverat material... 35 Tabell 19 - Exempel på Artikelhuvudet för artikeltypen Köp... 35 Tabell 20 - Artikeltext... 36 Tabell 21 - Dokument... 36 Tabell 22 - Huvudleverantör... 36 Tabell 23 - Hantera leverantör... 36 Tabell 24 - Artikelinfo... 36 Tabell 25 - Transaktion... 36 Tabell 26 - Inköp... 37 Tabell 27 - Reserverat material... 37 Tabell 28 - Item-Defining Attributes (Gerald et al, 2001, s.67)... 43 Tabell 29 - Kostnadsnivåer (Översatt från Gerald et al, 2001, s.679)... 44 5

Innehållsförteckning Tabell 30 - Kalkylfunktion med artikelnummerintervall samt artikelgruppen slutprodukt vald... 55 Tabell 31 - Exempel på enkel ABC-analys... 55 Tabell 32 - Exempel på användningsområden för klassificeringsinformation... 56 6

Inledning 1 Inledning Tillverkande företag, stora som små, befinner sig på marknader som har ett allt mer internationellt fokus. Kraven från deras kunder ökar i takt med att konkurrensen blir allt hårdare. För att överleva i denna miljö krävs ett affärssystem som genererar goda beslutsunderlag och ökar verksamhetens konkurrenskraft på bästa möjliga sätt. Artikelhantering är ett område som all produktion kommer i kontakt med och kraven skiftar mycket beroende på verksamhetens storlek, ändamål och komplexitet. Detta projekt har studerat hur kraven på artikelhanteringen i affärssystem skiftar när en verksamhet växer och utvecklas. 1.1 Bakgrund System Andersson, hädanefter kallat SA, har under 29 år utvecklat, sålt och installerat egenutvecklade system för tillverkande företag. SA:s målsättning är att erbjuda sina kunder ett verkstadssystem som ska ge stöd att bedriva en toppmodern och effektiv verkstad. SA finns hos över 1600 tillverkande företag i Sverige. Just nu är SA inne i en expansiv fas och har fördubblat både antalet anställda och omsättning de senaste fyra åren. (System Andersson, 2009) SA har med sitt Andersson Qwick MPS haft fokus på mindre tillverkande företag med fem till femtio anställda. Andersson Qwick MPS bygger på enkelhet, vilket för deras kundgrupp länge varit tillräckligt, men efterfrågan på effektivare gruppering och klassificering av artiklar har den senaste tiden ökat. Detta ställer ökade krav på SA att kunna erbjuda detta för att kunna behålla och tillfredställa sina nuvarande och framtida kunder. (Joakim Ryding) SA har även intentionen att tillgodose kunders behov när deras verksamhet expanderar, vilket förändrar kraven på MPS-systemet. I nuläget har SA enbart möjligheten att erbjuda ihopkopplingar med andra affärssystem. Här finns det intresse från SA att få en bild av vad som krävs av deras nuvarande kundgrupp avseende artiklar samt hur kravbilden förändras när en verksamhet expanderar. Tanken är att kunna erbjuda enkelhet men även mer avancerade funktioner när behovet finns. (Joakim Ryding) 1.2 Syfte och mål Syftet är att studera vilka krav som finns på artiklar i material- och produktionsstyrningssystem. Genom att analysera SA:s nuläge utifrån litteraturstudier, en benchmarking och en kundgruppsanalys ska ett förslag presenteras på hur artiklar ska hanteras för att tillmötesgå kraven. 1.3 Avgränsningar För att hålla projektet inom givna tidsramar har två funktionsområden identifierats i Andersson Qwick MPS, där behovet av utveckling avseende artiklar är stort. Dessa funktionsområden är allmän artikelbeskrivning och kalkyleringsfunktionen. Inom allmän artikelbeskrivning vill SA veta hur en artikel ska kunna urskiljas. Till exempel utifrån artikelnummer, färg, kundens artikelnummer, lagerprofil, anskaffningssätt och produktklass. Vilken information ska presenteras på artikelposten och hur ska artikeln kunna grupperas och klassificeras? 7

Inledning Inom kalkyleringsfunktionen där ändringar av pris och pålägg sker vill SA ha ett smidigare sätt att uppdatera priser och pålägg på flera artiklar. Vilka parametrar behövs för att kunna styra detta på ett effektivt sätt? SA var även intresserade av att studera strukturhantering kopplat mot kundorder. Hur sker selektering av kompatibla artiklar när en kundorder registreras? Då tidsramarna inte tillät studier av detta fokuserades projektet på de två tidigare presenterade avgränsningarna. 1.4 Disposition Rapporten är baserad på Jönköpings Tekniska Högskolas mall för examensarbeten. Efter inledningen följer metod, teoretisk bakgrund och en nulägesbeskrivning. Metodkapitlet tar upp hur arbetet genomfördes och innehåller intervju och kartläggningsmetoder. Metodkapitlet innehåller även ett analyskapitel och metodkritik. Den teoretiska bakgrunden är uppbyggd på litteraturstudier och består av teorier och begrepp som är relevanta för arbetets syfte och mål. I nulägesbeskrivningen beskrivs kartläggningen av de valda avgränsningarna. Teoretisk bakgrund kommer före nulägesbeskrivningen med anledning av att vissa begrepp krävs för att förstå nulägesbeskrivningen. Ett benchmarking kapitel visar resultatet av en benchmarking med två stora aktörers affärssystem. Nulägesanalysen och resultatet baseras på nulägesbeskrivningen och de presenterade teorierna. Här analyseras nuläget utifrån teorierna och arbetets syfte och mål. I resultatet presenteras även resultat från en kundanalys samt förbättringsförslag utifrån nulägesanalysen. Sedan följer slutsats och diskussion där arbetets genomförande och resultat diskuteras. Här tas även eventuella fortsatta projektförslag upp. Rapporten avslutas med referenser, sökord och bilagor. 8

Metod 2 Metod Resultatet grundas på en kartläggning av Andersson Qwick MPS, litteraturstudier, en kundgruppsanalys samt en benchmarking med två ERP-system med avseende på artikelhantering. En kartläggning av Andersson Qwick MPS har genomförts hos SA och från denna kartläggning har en bild skapats om hur artiklar hanteras och beskrivs i Andersson Qwick MPS. En kundgruppsanalys har gjorts på företag som är tänkbara kunder till SA. Företagen var traditionella tillverkande företag. För att få en bra kommunikation med SA har e-postkontakt hållits en gång i veckan samt företagsbesök en till två gånger om månaden. Väl på företaget gjordes undersökningar på Andersson Qwick MPS och möten hölls med företagets kontaktperson Joakim Ryding vid behov. Detta för att uppdatera SA om projektets framskridande samt för att hålla rapporten inom valda avgränsningar. Kartläggningen resulterar i en nulägesbeskrivning samt en nulägesanalys. För att analysera resultatet från kartläggningen har litteraturstudier gjorts på teorier och metoder som har relevans för rapportens syfte och mål. Kartläggningen resulterar i förslag till förbättringsåtgärder samt även förslag till fortsatta projektområden. 2.1 Undersökningsmetodik 2.1.1 Intervjuer Intervjuer har genomförts med företag, som valdes efter storlek och verksamhet. Intervjuerna låg till grund för kundgruppsanalysen och skapade en bild av vad som fungerar bra med respektive affärssystem avseende artiklar. Tolv företag kontaktades via telefon och efter en kort presentation av studiens syfte fick vi kontakt med en person som var väl insatt i företagets affärssystem. En telefonintervju hölls vid första kontakten om möjligt, annars fick de företag som ville delta möjligheten att svara via e-post. Både företag eller individer lovades anonymitet. Frågor till grund för kundgruppsanalys: Hur stort är ert företag? Antal anställda? Vilket affärssystem använder ni? Har ni använt andra system innan? Om ni har bytt, varför? Hur fungerar det angående artikelhanteringen? Vilka artikelgrupper använder sig systemet av? Bra/dåligt? Är det några speciella funktioner avseende artiklar som önskas/saknas? Används någon form av artikelklassificering? Exempelvis ABCklassificering? Om inte, finns det behov för det? Hur beskrivs artiklar? Färg, vikt, operationer, ledtider etc. Bra/dåligt? Saknas något? Hur fungerar kalkyleringsfunktionen? Är det enkelt att utföra kalkyler på en artikel (Kostnadskalkyler, påläggkalkylering)? Använder sig kalkyleringsfunktionen av artikelgrupper eller hur kan urvalet av artiklar ske vid kalkylering? 9

Metod 2.1.2 Kartläggning av Andersson Qwick MPS Genom att studera Andersson Qwick MPS, med hjälp av SA:s utbildare Joakim Ryding, skapades en bild av hur artiklar hanteras i dagsläget. Kartläggningen genomfördes genom att skapa egna artiklar och lägga in dessa artiklar i databasen samt genom att hantera leverantörer och distributörer. Även kalkyleringsprocessen kartlades då denna funktion är en del av artikelhanteringen och rapportens avgränsningar. Kartläggningen genomfördes vid en dator på SA och pågick under två dagar. 2.1.3 Benchmarking En funktionsinriktad benchmarking genomfördes genom att först beskriva två stora ERP-systems artikelhantering, för att sedan jämföra detta resultat med hur Andersson Qwick MPS hanterar artiklar. Benchmarkingen skapade en bild av vad som skiljer stora affärssystem mot mindre MPS-system. Ax och Johansson (2005, s.659) menar att fördelar med funktionsinriktad benchmarking är att framgångsrecept kan identifieras och överföras. 2.1.4 Analys Den information som samlades in från kartläggningen av Andersson Qwick MPS jämfördes med de teoretiska utgångspunkterna samt resultatet från intervjuerna och benchmarkingen. Målet med analysen är att finna vad som stämmer överens med teorin samt vad kunderna vill ha, och genom detta få en bild av vad som saknas i Andersson Qwick MPS. Nuläget jämfört med resultatet från benchmarkingen gav en bild av vad som krävs av SA för att kunna behålla kunder som expanderar. Resultatet av analysen och benchmarkingen ligger till grund för det nya förslag som presenteras. 2.2 Metodkritik Holme och Solvang (1997) menar att validitet och reliabilitet är viktigt för att stärka tillförlitligheten av arbetet. Validitet innebär att relevanta metoder och teorier används för att mäta det studerade fenomenet. Arbetets reliabilitet är beroende av hur mätningar utförs och hur informationen bearbetas. Hög reliabilitet uppnås genom att olika oberoende mätningar av samma fenomen ger samma eller ungefärligen samma resultat. 2.2.1 Validitet För att stärka validiteten grundas rapporten på erkända teorier som flera författare förordar. Nulägesbeskrivningen och nulägesanalysen ger en bild av vad som fungerar bra respektive dåligt i Andersson Qwick MPS avseende artiklar. För att ytterligare identifiera förbättringspotentialer jämförs Andersson Qwick MPS med konkurrenters affärssystem. En benchmarking med två stora aktörers ERP-system skapar ytterligare en bild av vad som krävs avseende artiklar när en verksamhet expanderar. 10

Metod 2.2.2 Reliabilitet Nulägesbeskrivningen bygger på information som författarna själva samlade in genom att testa artikelfunktionen i Andersson Qwick MPS. Denna information anses ha hög reliabilitet eftersom försök kunde genomföras tills funktionen var kartlagd. Intervjuerna genomfördes med personer som dagligen använde företagets affärssystem och de var därför väl insatta i systemets artikelhantering. 11

Teoretisk bakgrund 3 Teoretisk bakgrund Den teoretiska bakgrunden behandlar först affärssystemet som helhet, dess syfte och fördelar och nackdelar, för att sedan fokusera på system som stöder tillverkningsprocesser. Vidare behandlas relevanta delar av materialstyrning, kalkylering och benchmarking. 3.1 Affärssystem Magnusson och Olsson (2005, s.7-11) definierar affärssystem som standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd. Begreppet standardiserade ligger att finna i att affärssystem traditionellt saluförts som bransch- eller industrispecifika lösningar. Men begreppet standardiserade kan lätt misstolkas som att systemen bygger på erkända standarder som exempelvis ISO, vilket inte är fallet, utan utvecklingen av standarderna är leverantörsspecifik. Med en leverantörsspecifik standard menas att leverantörerna erbjuder färdiga system utan att specialanpassa systemen efter kundernas enskilda behov. Det andra begreppet, verksamhetsövergripande, syftar till att systemstödet ger en översikt och kontroll över hela verksamhetens data. Rent teoretiskt innebär verksamhetsövergripande att systemstödet leder till full insyn och kontroll över verksamheten. Verksamhetsövergripande innefattar också systemets funktionella spridning, där antingen ett system används för alla funktioner, eller där en integrationsmotor binder samman en uppsjö av system som sammanlänkade täcker hela verksamheten. Det slutgiltiga begreppet systemstöd avser det informationsteknologibaserade informationssystem som möjliggör en effektiv hantering av informationen och genom detta en effektivisering av affärsprocesserna som systemstödet är tänkt att stödja. Systemstödet fungerar som en brygga mellan verksamheten och informationsteknologin. (Magnusson & Olsson, 2005, s.7-11) 3.1.1 Affärssystemets syfte Magnusson och Olsson (2005, s.12-16) menar att affärssystem har två syften: förbättra beslutskvalitet och effektivisera processer. För att kvaliteten på beslut ska förbättras är det viktigt att korrekt information presenteras på ett överskådligt sätt som gör det enklare för användaren att fatta korrekta beslut. Herbert Simon s modell över beslutfattandeprocessen illustrerar att utfallet av beslutsprocessen är beroende av vilken information som presenteras, se Figur 1. (Magnusson & Olsson, 2005, s.12-16) För att det andra syftet ska uppfyllas bör en kartläggning av verksamhetens processer genomföras för att se hur väl processerna stämmer överens med systemets processhantering. Systemleverantören förväntas argumentera för att undvika större förändringar i systemet, vilket lämnar kunden med avvägandet att förändra sin verksamhet eller acceptera att systemet inte stödjer vissa delar av verksamheten. Effektivisering av systemet sker när verksamheten försöker nå en mer fördelaktig passform till systemet. (Magnusson & Olsson, 2005, s.16-20) 12

Teoretisk bakgrund OMGIVNING INDIVID Undersökning Problemformulering Fenomen Design Alternativ Val Lösning Figur 1 Övergripande presentation av Herbert Simon s modell över beslutfattandeprocessen (Magnusson & Olsson, 2005, s.15) 3.1.2 Fördelar och nackdelar med affärssystem Enligt Magnusson och Olsson (2005, s.38-48) kan affärssystemets fördelar och nackdelar delas in efter Porters indelning av konkurrensfördelar. Porter delade in förväntade effekter i strategiska och operativa effekter där ett exempel med en löpare kan illustrera skillnaden. Konkurrensfördelar kan uppnås på två sätt för löparen, antingen genom att springa snabbare (operativa konkurrensfördelar) eller genom att välja att springa ett annat lopp (strategiska konkurrensfördelar). Magnusson och Olsson listar fördelar och nackdelar enligt nedan: Fördelar Kortare ledtider: Onödiga ledtider kortas ner eller försvinner helt. Effektivare processer: Effektivisering sker när verksamhetens processer anpassar sig efter systemet. Bättre kontroll: Systemet utgör en gräns för vad som är möjligt att göra. Ledningen har teoretiskt full insyn och kan styra verksamheten i realtid. Sänkta driftskostnader: Färre system och minskad komplexitet sänker driftsoch underhållskostnaderna. Ökad datakvalitet: Centraliserad datalagring säkerställer att den data som hämtas är den senast uppdaterade. Förenklad managementagenda: Hantering av information underlättas genom den minskade komplexiteten och ökade överblickbarheten. Skiljer informationsteknologi och informationssystem: Detta innebär att den teknik som anskaffas i verksamheten inte är beroende av vilket informationssystem som används. 13

Teoretisk bakgrund Nackdelar Höga risker: Riskerna delas in i finansiella, projektrelaterade och operativa risker. Finansiella risker syftar på de kostnader införandet av ett affärssystem innebär. Projektrelaterade risker är direkt relaterade till hur van verksamheten är att driva och organisera projekt av tillfällig karaktär. Operativa risker är de mest överhängande och kritiska riskerna då verksamheten kan tappa förmågan att agera om affärssystemet ej fungerar som avsett. Strömlinjeformning: Eftersom verksamheter anpassar sig efter systemet kan konkurrenskraften minska då flera konkurrenter har samma system. Leverantörsberoende och ägande problematik: Eftersom affärssystemet stödjer verksamhetens absolut nödvändigaste processer uppstår ett leverantörsberoende. Leverantörens roll har skiftat mot att bli en aktör som hanterar verksamhetsutveckling. Inlåsningseffekter: Införandet av ett affärssystem innebär mer eller mindre att andra leverantörer väljs bort vilket gör att relationen till leverantören blir långvarig. Det innebär en inlåsning både i form av leverantör och tekniska lösningar. 3.1.3 Material- och produktionsstyrningssystem (MPS-system) Arnold et al (2008, s.20-22) menar att tillverkande företag varierar i både storlek och antal produkter som tillverkas. Detta gör tillverkningsprocessen komplex då olika resurser och material måste styras på ett effektivt sätt för att nå hög kvalitet till låga kostnader. För att kunna göra detta krävs ett MPS-system för att planera och kontrollera resurser och material. Ett MPS-system ska besvara frågorna (Arnold et al, 2008, s.20-22): Vad ska vi tillverka? Vad krävs för att tillverka det? Vad har vi för material? Vad behöver vi för material? Arnold et al menar att MPS-systemet består av olika nivåer som strategisk affärsplanering, produktionsplanläggning, huvudplan (MPS) och Materials requirements plan (MRP). Varje nivå varierar i syfte, tidsspann och komplexitet. MPS-system bör icke beblandas med engelskans ord för huvudplan (Master production schedule, MPS) (Olhager, 2009). Vollmann et al (2004, s.2) menar att MPS-system har påverkats mycket av att de internationella marknaderna växer och ställer nya krav på tillverkande företag. Även små företag har kunder och leverantörer från olika delar av världen. Den internationella marknaden innebär även att företagen lägger ut tillverkningen till andra företag för att vinna fördelar. 14

Teoretisk bakgrund 3.1.4 Manufacturing Resource Planning Ett fullt integrerat MPS-system som styr alla delar av tillverkningen kallas Manufacturing resource planning med förkortningen MRP II för att skilja det från Materials requirements planning (MRP). Ett MRP II-system tillhandhåller koordinering mellan marknadsfunktion, finansiering och produktion (Arnold et al, 2008, s.28). 3.1.5 Enterprise Resource Planning Arnold et al (2008, s.29-30) skriver att i takt med att organisationers behov växte mot mer integrering och IT systemen utvecklades, blev affärssystemen större och mer komplexa jämfört med MRP och MRP II system. Dessa fick namnet enterprise resource planning (ERP). Blackstone (2008) definierar ERP som en struktur för att organisera, definiera och standardisera verksamhetens processer för att genom effektiv planering och kontroll över organisationen söka externa fördelar. Ett ERPsystem består av en bred uppsättning moduler anpassade efter en specifik industri vilket gör dem verksamhetsövergripande (Magnusson & Olsson, 2005, s.29). ERPsystemets breda uppsättning av moduler tillåter spårning av information genom hela verksamheten (Arnold et al, 2008, s.30). Enligt Vollmann et al (2004, s.112) är tillverknings- och logistikmodulen en av de mest komplexa funktionerna i ett ERPsystem. Olhager och Selldin (2003, s.370-372) fann i en studie av svenska tillverkande företags implementation av ERP, att tillgängligheten och kvaliteten av information samt lagerhantering var några av de områden som drog mest fördelar av implementeringen. 3.1.6 Enterprise Application Integration Enterprise Application Integration (EAI) handlar om en lösning som binder samman och integrerar verksamhetens applikationer. EAI syftar till att ta vara på den existerande systemmiljön till skillnad från ERP. Tanken är att de olika systemen ska kunna kopplas till en integrationsmotor för att sedan fungera som en integrerad systemmiljö. (Magnusson & Olsson, 2005, s.34-35) 3.2 Materialstyrning Materialstyrning är ett brett område vilket denna rapport enbart berör delar av. Fokus ligger på artiklar och de grunddata som krävs för att kunna tillämpa en effektiv materialstyrning i MPS-system. 3.2.1 Artiklar Blackstone (2008) definierar en artikel som en unik tillverkad eller inköpt komponent, material, halvfabrikat eller produkt. Vidare skriver Blackstone att i ett MPS-system beskrivs en artikel av en artikelpost som innehåller information, beskrivande data och styrparametrar. Här kan information angående lagerstatus, materialbehov, planerade order och kostnader finnas att tillgå. Artikelposten lagras i sin tur i ett artikelregister med information om de artiklar som köps, tillverkas och säljs i ett företag (Mattson & Olhager, 2009). Vollmann et al (2004, s.134) skiljer på artiklar med ett beroende eller 15

Teoretisk bakgrund oberoende behov i logistikflödet. Beroende artiklar är direkt beroende av interna faktorer och kan exempelvis påverkas av företagets huvudplan. Oberoende artiklar påverkas av externa faktorer och är försäljningsartiklar som prognostiseras. 3.2.2 Materiallista I ett företag som tillverkar mot kundorder kan det finnas oändligt många slutproduktsmöjligheter, exempelvis inom bilindustrin där en stor mängd olika varianter av bilar kan tillverkas (Vollmann et al, 2004, s.183-184). Detta innebär att ett företag som tillverkar mot kundorder inte enbart kan basera sin planering på slutprodukter, utan en materiallista måste skapas för att definiera andra enheter som ingår i produkten (Vollmann et al, 2004, s.183-184). På engelska kallas materiallista för Bill of materials (BOM) (Olhager, 2009). En enkel materiallista består endast av de komponenter som direkt påverkar slutprodukterna, se Tabell 1, och inte komponenternas underkomponenter. En materiallista på flera nivåer listar komponenter från slutprodukten till råmaterialet, och även visar komponenternas underkomponenter (Vollmann et al, 2004, s.183-184). Den huvudsakliga användningen av materiallistan är att översätta huvudplanen till underkomponentsbehov (Vollmann et al, 2004, s.184) Tabell 1 Enkel materiallista (Översatt från Arnold et al, 2008, s.81) Beskrivning: BORD Artikelnummer: 100 Artikelnummer Beskrivning Krävd kvantitet 203 Träben 4 411 Bordsidor i trä 2 622 Bordsslut i trä 2 023 Bordsskiva 1 722 Tillbehörskitt 1 3.2.3 Planeringsstruktur En planeringsstruktur är en gruppering av artiklar eller händelser i produktstrukturer och används för att underlätta huvudplanering och materialplanering (Blackstone, 2008). Den vanligaste planeringsstrukturen som används är en Super bill of material (Vollmann et al, 2004, s.186). En Super bill of material är en typ av planeringsstruktur som befinner sig högst upp i planeringsstrukturen och den definierar en hel produkt eller produktfamilj genom att knyta samman modulbaserade eller gemensamma produktstrukturer (Blackstone, 2008). 3.2.4 Artikelgrupper Arnold et al (2008, s.31) menar att verksamheter som tillverkar en artikel eller artiklar som liknar varandra kan enkelt mäta sitt utflöde genom antal enheter som produceras. Men många verksamheter befinner sig inte i den situationen, utan de tillverkar en stor mängd av artiklar utan en gemensam nämnare för att mäta utflödet. I fall med många artiklar är det lämpligt att skapa artikelgrupper för lättare hantering av artiklar. I ett tillverkande företag är det lämpligt att skapa artikelgrupper utifrån likheter i 16

Teoretisk bakgrund tillverkningsprocessen, på grund av att likheter i tillverkningsprocessen innebär liknande resursbehov. (Arnold et al, 2008, s.31) Mattson (1999, s.28) anser att artiklar kan urskiljas i sex typer med alternativa benämningar inom parantes: Helfabrikat (Slutmontage/Färdigartikel) Halvfabrikat (Delmontage/Grupp) Detalj Köpkomponent (Köpartikel) Råmaterial (Råvara) Orderbehandlingsartikel När Scheer (1998, s.102-103) grupperar artiklar skiljs slutprodukter, halvfabrikat, komponenter och material åt. Scheer anser även att det finns tre artikeltyper för tillverkande företag, externa, interna och försäljningsartiklar eftersom dessa typer kräver olika styrning och datastruktur. Externa artiklar är material, komponenter och halvfabrikat som tillverkas externt av ett annat företag men köps in. Interna artiklar är artiklar som måste genomgå minst en tillverknings- eller montageprocess internt inom företaget. Försäljningsartiklar är alla säljbara artiklar som slutprodukter, reservdelar eller säljbara halvfabrikat. (Scheer, 1998, s.102-103) 3.2.5 Grunddata Tillverkande företag följer upp och lagrar stora volymer av data och det är nödvändigt att hålla dessa data aktuella. En stor del av denna basinformation lagras i grunddatamodulen. Grunddatamodulen består av flera olika register och artikelregistret är vanligen det mest omfattande. Artikelregistret kan exempelvis bestå av artikeldata, planeringsdata, kalkyldata och lagerdata. (Olhager & Rapp, 1985, s.97-101) Information om artiklar som ingår i material- och produktionsstyrningsaktiviteter bör enligt Mattson (1999, s.25-27) innehålla vissa grundtyper av artikeldata. Dessa grundtyper är: Artikelgrunddata: Omfattar information som beskriver och karaktäriserar artikeln och kan exempelvis internt vara benämning och externt leverantörsuppgifter för en köpartikel. Pris- och kalkyldata: Omfattar information om priser, pålägg och kalkyler. Informationen erhålls både internt och externt. Internt kan det exempelvis vara pålägguppgifter och externt priser på köpartikel. Prognosdata: Omfattar prognostiseringsinformation om artiklars efterfrågan. Försäljningsdata: Omfattar information om försäljningsvolymer och försäljningsutfall. Planeringsdata: Består till huvudsak av fattade beslut och omfattar information för planering av anskaffning, förädling och utleverans av artiklar. Lagerdata: Omfattar information om lagerstatus för artiklar. 17

Teoretisk bakgrund Mattson (1999, s.27) menar att artiklar också kan struktureras efter ändringsfrekvens. Med ändringsfrekvens menas hur ofta artikeldata behöver ändras och detta är viktigt för att kunna upprätthålla en hög kvalitet på informationen som presenteras. Struktureras artikeldata på detta sett kan fyra typer urskiljas: Fasta artikeldata: Artikeldata som i huvudsak inte förändras från det att artikeln läggs upp till dess att den tas bort. Denna typ av artikeldata kan exempelvis vara benämning, enhet, vikt och ritningsnummer. Halvfasta artikeldata: Artikeldata som sällan ändras. Exempel kan vara lagerplats, omkostnadspålägg och planeringsmetod. Lågrörliga artikeldata: Artikeldata som ändras ofta. Exempel kan vara medelpris och prognostiserad försäljning. Högrörliga artikeldata: Artikeldata som ändras mycket ofta. Exempel kan vara lagersaldo och reserverade kvantiteter. Enligt Mattson (1999, s.44-49) är andra artikeldata som ofta finns i MPS-system: Benämning: En form utav artikelgrunddata som används för identifiering av artikeln. Artikelbenämningen kan i många MPS-system utgöra ett sökordfält där enbart vissa delar av benämningen behöver anges. Enhet: Ett artikelgrunddatafält där ofta felaktigheter förekommer. Här är det viktigt att enheter stämmer överens mellan olika MPS-system. I huvudsak bör lagerförd enhet användas. Artikelgrupp: Ett fält för att definiera grupptillhörigheter. Kan användas till vitt skilda saker som sammanställning av lagerkapitalbindning, försäljningsstatistik till den ekonomiska redovisningen och uppdatering av standardpriser. Ansvarig planerare/inköpare: Fält för registrering av personer som är artikelansvariga för någon eller några funktioner. Exempelvis ansvarig inköpare eller planerare. Kontroll- och hållbarhetstid: Kontrolltid avser den tid som kvalitets- och kvantitetskontroll förväntas ta. Hållbarhetstid är den tid från produktionstidpunkten som artikeln är användbar. Multipelkvantitet och förpackningskvantitet: Multipelkvantitet är den kvantitet som orderkvantiteter avrundas till vid inköp och tillverkning. Förpackningskvantitet används i anslutning till försäljning och inköp och är en variant av multipelkvantitet. Ersättningsartiklar och alternativartiklar: Ersättningsartiklar innehåller information om vilken artikel som har ersatt eller kommer att ersätta en viss artikel. Alternativa artiklar innehåller information om vilka artiklar som kan användas som alternativ till den aktuella artikeln. Artikelstatuskod: En kod som anger var på produktlivscykeln artikeln befinner sig. Tabell 2 illustrerar hur statuskoder kan byggas upp. 18

Teoretisk bakgrund Tabell 2 - Exempel på artikelstatuskoder (Mattson, 1999, s.49) Värde Beskrivning E Artikeln är under utveckling. Är upplagd för experiment och prototyptillverkning. K P R I U Artikel är under konstruktion. Den är upplagd med ofullständiga data. Tillverkningsorder och inköpsorder får inte läggas upp. Artikeln ingår i aktuella produkter i den löpande produktionsverksamheten. Artikeln ingår inte längre som en del i aktuella produkter. Får endast köpas eller tillverkas mot reservdelsbehov. Artikeln är inaktiv. Ingår ej i aktuella produkter och är inte en reservdel. Finns kvar i avvaktan på utskrotning av resterande lager. Utgången artikel. Finns inte fysiskt kvar i lager. Är kvar i register för historik- och dokumentationsändamål. Scheer (1998, s.103-104) listar grunddata i form av attribut som bör ingå i de tre tidigare av Scheer angivna artikeltyperna, samt unika attribut för de olika artikeltyperna. Tabell 3 nedan visar generella attributgrupper samt för vilka artikeltyper de är relevanta. Kommande tre kapitel beskriver generella, typspecifika och strukturella attribut. Tabell 3 - Attributgrupper (Översatt från Scheer, 1998, s.104) Attributgrupper Identifieringsdata Klassificeringsdata Statusdata Tekniska/fysiska data Operationsföljd Tillgängligt lager Behovsdata Artikeltyp som påverkas Alla Alla Alla Alla Interna artiklar Alla Alla Planeringsdata: Inköp Tillverkning Försäljning Externa artiklar Interna artiklar Slutprodukter 19

Teoretisk bakgrund Kostnadsdata Alla 3.2.5.1 Generella artikelattribut Generella artikelattribut är attribut som påverkar samtliga artikeltyper och bör därför finnas tillhanda under alla artiklar (Scheer, 1998, s.104-106). Tabell 4 visar de generella attributgrupperna samt deras innehåll och innebörd. Tabell 4 - Generella attributgrupper (Översatt från Scheer, 1998, s.104-106) Identifieringsdata: (Identification data) Artikelnummer: (Part number) Ritningsnummer: (Drawing number) Benämning: (Part name) Klassificeringsdata: Artikeltyp: (Part type) Värde: (Value) Planeringsnivå: (Planning level) Behovstyp: (Requirements type) Typ av planering: (Type of planning) Statusdata: (Status data) Produktionsstatus: (State of production) Användningsstatus: (Use status) Senaste uppdatering: (Date of update) Identifierar artiklar i artikelregistret. Artikelnummer används för att identifiera unika artiklar. Ritningsnummer används för att identifiera unika ritningar. Namnet på artikeln. Arrangerar artiklar enligt flera förbestämda kriterier. Identifierare för artikeltyper. Identifierare baserad på resultatet från en ABC-analys. Vilken planeringsnivå artikeln befinner sig på i en materiallista. Identifierare som indikerar om det är en artikel med ett beroende eller oberoende behov. Identifierare som indikerar vilken typ av planeringsmetod som används för artikeln. Indikerar vilken status artikeln har inom tillverkningsprocessen. Identifierare som visar vilken status artikeln har inom dess livscykel, till exempel designfasen, testfasen, nollserieproduktion, nerläggningsfasen. Identifierare som indikerar om artikeln fortfarande tillverkas, används som reservdel eller har slutat att tillverkas. Visar datumet då senaste tekniska förändringen har skett. 20

Teoretisk bakgrund Tekniska/fysiska data: (Technical/physical data) Tillgängligt lager: (Stock on hand data) Planeringsdata: (Planning data) Typ av planering: (Type of planning) Kostnads data: (Cost data) Senaste uppdatering: (Date of update) Fasta partikostnader: (Fixed lot costs) Lagerränta: (Storage cost rate) Resultatet av kostnadsredovisning: (Results of cost accounting) Måttenheter, till exempel vikt, dimensioner, platsbehov, materialtyp, färg och modell. Lagersaldon. Dessa uppgifter är nödvändiga för planerings- och schemaläggningsändamål. Identifierare som visar vilken typ av planering artikeln kräver. Under kostnadsdata bör alla kostnader som är relaterade till artikeln finnas tillhanda. Visar datumet då senaste kostnadsuppdatering har skett. Kostnader för internt tillverkade artiklar eller fast orderkostnad för externt tillverkade artiklar. Värde som används för att räkna ut partistorlekar. Kostnaden för material och produktion av en artikel. 3.2.5.2 Attribut som relaterar till specifika artikeltyper Utöver de generella attributen bör även typspecifika artikelattribut finnas tillhanda under respektive artikeltyp, se Tabell 5 (Scheer, 1998). Tabell 5 - Typspecifika artikelattribut (Översatt från Scheer, 1998, s.106) Extern artikel: Orderpolicy (Ordering policy) Gränser: (Limits) Leveranstid: (Delivery time) Identifierare för kalkylering av beställningsstorleken: Ekonomisk order kvantitet (EOQ), fast orderstorlek, periodjusteringar, efterfrågan för ett specifikt antal perioder. Övre och undre gränserna för beställningskvantiteter. Genomsnittliga tiden från sändning av order och mottagning av order. 21

Teoretisk bakgrund Säkerhetsfaktor: (Safety factor) En procentfaktor som används för att räkna ut hur stort säkerhetslager som bör hållas. Beror på servicenivåer och medelabsolutfel och måste justeras om prognosintervaller och ledtider varierar. Intern artikel: Partistorlek: (Lot size) Processtid: (Processing time) Operationsföljd: (Routing) Minimal, optimal och maximal partistorlek. Genomsnittliga summan av produktions-, ställ- och transporttider för en artikelorder. Innehåller information om vilka operationer som ska utföras, deras sekvens, vilka produktionsgrupper som involveras och standarder för omställning och drift av maskiner. Försäljningsartikel: Försäljningspris: (Selling price) Avdragsklassificering: (Rebate classification) Minsta förpackningsstorlek: (Minimum package size) Bruttopris, påslag, vinstmarginaler Identifierare för artikelorienterad rabattskala. Minsta tillåtna förpackningstorlek. 3.2.5.3 Attribut relaterade till struktur Strukturella attribut anger hur relationerna ser ut i strukturen, se Tabell 6. Tabell 6 Attribut relaterade till struktur (Översatt från Scheer, 1998, s.107) Kvantitet: (Quantity) Kassationsvärde: (Scrap rate) Ledtid: (Lead Time) Antal enheter som används i en överordnad artikel Kassationsvärde för komponenter vid tillverkning av överordnade delar. Antal tidsenheter mellan början av produktionen för en överordnad artikelorder och tiden där måste komponenterna ska finnas tillgängliga. Om komponenterna är i behov av början av produktionen är ledtiden noll. 22

Teoretisk bakgrund Operationsklassificering: (Operation classification) Validitetsdatum: (Validity date) Utgångsdatum: (Expiration date) Typ av materiallista: (Type of Bill of Materials) Variantinformation: (Variant information) Operationsordning för komponenter vid tillverkning av överordnad artikel. Datumet strukturen blir giltig. Datumet strukturen blir ogiltig. Indikerar inom vilken materiallista strukturen inträffar. Visar inom vilken produktvariant strukturen inträffar. 3.2.6 Lagerstyrning på aggregerad nivå För att kunna utnyttja sina resurser på ett effektivt sätt måste fokusering ligga på det som betyder mest för företagets konkurrensförmåga och lönsamhet. En sortering av det viktiga från det oviktiga är fördelaktig i detta sammanhang. Ett sätt att göra detta är att använda ABC-analys. (Mattson, 2003) 3.2.6.1 Enkel ABC-analys Med en enkel ABC-analys delas lagret in i tre grupper enligt deras volymvärde (pris per styck årlig förbrukning). Dessa grupper är: A Artiklar som har högt volymvärde B Artiklar som har medelhögt volymvärde C Artiklar som har lågt volymvärde Figur 2 visar resultatet av hur en typisk ABC-analys kan se ut. Figuren visar att 20 procent av lagret består av A artiklar som utgör 65 procent av det årliga volymvärdet. Kategori B består av 30 procent av lagret och 25 procent av volymvärdet. De återstående 50 procenten består av C artiklar som enbart utgör 10 procent av volymvärdet. Procentskillnaden kan variera från företag till företag, men det är vanligt att en liten procentdel i lagret utgör en stor procentdel av den årliga volymkostnaden. (Vollmann et al, 2004, s.157) ABC-analysen är ett verktyg för att identifiera de artiklar som har störst påverkan på företagets totala lagerkostnad. Analysen hjälper ledning med att fokusera sig på vad som är viktigt. Ledning koncentrerar sig på de vitala få (A artiklar) och spenderar mindre tid på de många obetydliga (C artiklarna). (Vollmann, 2004, s.157) En nackdel med att klassificera artiklar i A-, B- och C- kategorier är att många andra viktiga kriterier försummas eftersom att ABC-analysen enbart fokuserar sig på ett specifikt kriterium. (Vollmann et al, 2004, s.157) 23

Teoretisk bakgrund Figur 2 - ABC-analys (Vollmann et al, 2004, s.158) 3.2.6.2 ABC-analys med flera kriterier Det finns fler kriterier förutom volymvärde, bland annat ledtid, inkurans, ersättningsbarhet, och kritiskhet. Enligt Vollmann et al (2004) är kritiskhet ett viktigt kriterium när det kommer till klassificering. Kritiskhet tar upp aspekter som att artikeln tar slut, hur snabbt artikeln kan köpas in, om det finns ett substitut till artikeln och även styrningsrelaterade konsekvenser av att artikeln tar slut. Vissa av dessa kritiska kriterier kan väga mera än volymvärde i ledningens ögon. En separation av ABC-kategorierna mellan volymvärde och kritiskhet leder till många kombinationer av klassificeringar där varje klassificering behöver sin egen ledningsstrategi. För att hålla nere antal ledningsstrategier behöver även antal klassificeringskombinationer hållas nere. För att göra detta kan en kombination av kriterier göras. (Vollmann et al, 2004, s.157-158) I Bilaga 1, visas ett exempel på hur en ABC-analys med flera kriterier kan se ut i en mjukvara. Kolumnen Value Class innehåller olika kriterier: Lead Time, Unit Cost, Annual Value och Percent Value. I detta exempel ser vi att de olika kriterierna inte har blivit kombinerade till en kategori. De är separerade av deras individuella A, B, C och D klassificeringar. Ett exempel är att den första delen, AA-05, är klassificerad som B i Lead Time, och C i Unit Cost, och A i Annual Usage Value. Notera att artikeln representerar nästan 25 procent av det totala värdet. (Vollmann et al, 2004, s.160-161) 24

Teoretisk bakgrund 3.3 Kalkylering Självkostnadskalkylering utmärks av att företagets samtliga kostnader tas med i kalkylen, det vill säga att den innehåller en fullständig kostnadsfördelning, och fördelas ända ner på enhetsnivå, till exempel kostnaden för en varuenhet eller en konsulttimme. Man kan säga att kalkylobjektet, exempelvis varor, kundorder, projekt och tjänster, orsakar kostnaderna och ska därför stå för sina kostnader. (Ax & Johansson, 2005, s.173) Självkostnad för en vara, order och tjänst kan definieras enligt följande (Ax & Johansson, 2005, s.173): Vara o Självkostnaden utgör summan av samtliga kostnader för en vara till dess den är levererad och betald Order Tjänst o Självkostnaden utgör summan av samtliga kostnader för en order till dess den är fullgjord och betald o Självkostnaden utgör summan av samtliga kostnader för en tjänst till dess den är utförd och betald Denna rapport fokuserar på delar av de två huvudmetoderna inom självkostnadskalkylering, periodkalkylering och orderkalkylering. 3.3.1 Periodkalkylering Periodkalkylering används för att beräkna självkostnaden för varor och tjänster för en viss tidsperiod exempelvis över ett år, ett halvår, ett kvartal eller för en månad. Periodkalkyler är särskilt vanligt förekommande vid massproduktion. (Ax & Johansson, 2005, s.175) Periodkalkylering används bäst av företag som enbart arbetar med en vara eller tjänst eller flera varor eller tjänster någorlunda lika varandra. Då blir kalkylobjekten identiska eller någorlunda lika varandra när det gäller till exempel slag av kvantiteter av material, arbetsmetoder, utnyttjande av utrustning, försäljning, administration, inköp och transporter. Den viktigaste förutsättningen med periodkalkyleringen är att kalkylobjektens självkostnad beräknas med enkla beräkningsmetoder. (Ax & Johansson, 2005, s.175) Inom periodkalkylering finns det tre olika sorters metoder (Ax & Johansson, 2005, s.175-176): Divisionsmetoden Normalmetoden Ekvivalentmetoden I denna rapport kommer enbart normalmetoden att beskrivas. 25

Teoretisk bakgrund 3.3.1.1 Normalmetoden Normalmetoden är fördelaktig för att självkostnaden inte fluktuerar vid skillnader i sysselsättning mellan tidsperioder. Med normalmetoden delas kostnaderna in i rörliga och fasta, för att sedan behandlas på skilda sätt i kalkyleringen. (Ax & Johansson, 2005, s.179) Med normalmetoden divideras de rörliga kostnaderna med den verkliga verksamhetsvolymen och de fasta kostnaderna divideras med den normala verksamhetsvolymen. Med verklig verksamhetsvolym avses den volym som faktiskt framställts eller som beräknas framställas under en viss tidsperiod. Med normal verksamhetsvolym avses den verksamhetsvolym som över flera tidsperioder betraktat, oftast framställs. Den kan även vara ett genomsnitt av verksamhetsvolymer för flera tidsperioder vid god effektivitetsnivå under en konjunkturcykel. Ekvation 1 illustrerar hur självkostnaden för en vara eller tjänst beräknas med normalmetoden. (Ax & Johansso n, 2005, s.179-180 ) ö 3.3.2 Orderkalkylering ä 1 Vid orderkalkylering beräknas självkostnaden för företagets kalkylobjekt oberoende av tidsaspekten. Även om det heter orderkalkylering behöver kalkylobjektet inte vara en order. Kalkylobjektet kan exempelvis vara en kundorder, ett projekt, en tjänst en tillverkningsserie eller en produkt. (Ax & Johansson 2005, s.187) Exempel på företag som använder sig av orderkalkylering är verkstadsföretag, byggbolag, konsultföretag, försäkringsbolag, revisionsbyråer, banker och restauranger. Orderkalkyler förekommer i de flesta branscher, men det som är gemensamt för företag som använder orderkalkyler är att deras varor och tjänster skiljer sig åt i resursförbrukning. (Ax & Johansson, 2005, s.188) Inom orderkalkylering finns det två metoder (Ax & Johansson, 2005, s.190): Påläggsmetoden Aktivitetsbaserad självkostnadskalkylering I denna rapport kommer enbart påläggsmetoden att beskrivas. 3.3.2.1 Påläggsmetoden Kalkyler i tillverkande företag är ofta mer utbyggda än de i tjänste- och handelsföretag, på grund av att de innehåller flera direkta kostnadsposter och flera omkostnadsposter. Detta är för att verksamheten i tillverkande företag är mer komplicerad än i andra slag av företag. I bilaga 2-4 ges exempel på hur orderkalkyler, även kallade kalkylmallar, kan se ut i tre branscher. Vid kostnadsposterna samlas kostnader av olika slag. I anslutning till kalkylmallarna anges kostnadsslag som vanligen inkluderas i kostnadsposterna. (Ax & Johansson, 2005, s.191) Enligt Ax och Johansson (2005, s.194) kan omkostnader beräknas med olika utgångspunkter. När omkostnaderna har grupperats i sina omkostnadsposter fördelas de därefter vidare till kalkylobjekten via pålägg. Påläggen beräknas med fördelningsnycklar där de sedan uttrycks i procenttal och absoluttal. Ekvation 2 illustrerar principen för fastställande av påläggen. (Ax & Johansson, 2005, s.195-196) 26