Meddelandeblad Mottagare: Kommuner: Kommunstyrelse, Nämnder med ansvar för SoL, Förvaltningschefer Nr 8/2013 Juni 2013 Förutsättningar för samtycke från enskilda när socialnämnden behöver uppgifter från Arbetsförmedlingen i ett ärende om ekonomiskt bistånd Socialnämnden har i uppdrag att hjälpa människor så att de klarar sig utan ekonomiskt bistånd och blir självförsörjande. Det innebär bland annat att nämnden kräver att personer som har arbetsförmåga är inskrivna på Arbetsförmedlingen och aktivt söker arbete. Nämnden har därför ofta behov av att inom ramen för samverkan mellan myndigheterna ha utredningskontakter med Arbetsförmedlingen. Nämnden behöver ibland även kontrollera uppgifter hos Arbetsförmedlingen om den enskildes arbetssökande för att kunna bedöma rätten till ekonomiskt bistånd och hur nämnden ska gå vidare i ärendet. Socialstyrelsen har därför fått i uppdrag av regeringen att sammanställa information om förutsättningarna för att en kommun ska kunna ta kontakter med Arbetsförmedlingen och ta del av uppgifter hos Arbetsförmedlingen. Liknande förutsättningar gäller även i förhållande till andra myndigheter. Privata aktörer som till exempel en hyresvärd omfattas inte av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Det medför att den enskilde då han eller hon ger samtycke till kontakter med privata aktörer inte har samma skydd gällande känsliga uppgifter. Det är lämpligt att socialnämnden informerar den enskilde om detta och hanterar sådana kontakter med försiktighet. Socialnämndens möjlighet att ta del av uppgifter utan den enskildes samtycke I 11 kap. 11-11 b socialtjänstlagen (2001:453), SoL, finns bestämmelser om att socialnämnden har rätt att ta del av uppgifter om förmån, ersättning eller annat stöd som den enskilde får från vissa myndigheter. Information: Kristina Eriksson och Clara Henley, 075 247 30 00
Dessa myndigheter är Centrala studiestödsnämnden, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten och arbetslöshetskassorna (11 ), Arbetsförmedlingen (11 a ), och Skatteverket (11 b ). Dessutom gäller enligt de ovan nämnda paragraferna att myndigheterna på eget initiativ ska lämna uppgifterna till socialnämnden om det finns skäl för det. I 11 c samma kapitel sägs att socialnämnden även har rätt att ta del av uppgifter som lämnats i ärenden om ersättning enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare hos en myndighet som prövar frågor om ersättning enligt den lagen. Det är Arbetsförmedlingen som prövar rätten till etableringsersättning, enligt 3 kap. 3 förordningen (2010:407) om ersättning till vissa nyanlända invandrare. Försäkringskassan prövar rätten till etableringstillägg och bostadsersättning, enligt 3 kap. 4 samma förordning. Försäkringskassan betalar ut samtliga ersättningar. Socialnämndens möjlighet att ta del av uppgifter utan den enskildes samtycke och enligt reglerna i SoL gäller bland annat ekonomisk hjälp från de angivna myndigheterna. Av 5 förordningen (2008:975) om uppgiftsskyldighet i vissa fall enligt socialtjänstlagen (2001:453) framgår vilka uppgifter hos Arbetsförmedlingen som socialnämnden har rätt att ta del av enligt 11 kap. 11 a SoL: 1. namn, personnummer och i förekommande fall samordningsnummer, 2. från och med vilken dag en person är anmäld hos eller inte längre är registrerad som arbetssökande hos den offentliga arbetsförmedlingen, 3. en arbetssökandes tillhörighet till arbetslöshetskassa enligt registrering, 4. en persons rätt till etableringsersättning enligt lagen (2010:197) om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare, 5. med vilket belopp, under vilken period och i vilken omfattning etableringsersättning har beviljats, och 6. om ett beslut om etableringsersättning har ändrats. Kontroller med hänvisning till ovanstående regler förutsätter att det finns ett ärende hos socialnämnden. Övriga utredningskontakter eller kontroller kräver den enskildes samtycke Sekretessen hävs om den enskilde samtycker till det Enligt 12 kap. 2 första stycket OSL kan en enskild helt eller delvis häva sekretess som gäller till skydd för honom eller henne, om inte annat anges i denna lag. En uppgift som omfattas av sekretess till skydd för en enskild kan alltså lämnas ut om den enskilde ger sitt samtycke till det. När den enskilde är under 18 år och sekretess inte gäller i förhållande till vårdnadshavaren, förfogar vårdnadshaven ensam eller tillsammans med den underårige över sekretessen (12 kap. 3 andra stycket OSL). Den underåriges ålder och mognad avgör hur sekretessen ska hanteras. Det finns ingen generell åldersgräns för när ett barn själv kan förfoga över sekretessen. 1 1 RÅ84 Ab 57 och JO:s ämbetsberättelser 1992/93 s. 610 och 2010/11 s. 591. 2
Samtycke till att uppgift lämnas ut till en annan person En enskild kan samtycka till att en sekretessbelagd uppgift om honom eller henne lämnas till en annan person. Han eller hon kan göra detta med ett förbehåll som inskränker mottagarens rätt att lämna uppgiften vidare eller utnyttja den. Socialnämnden ska då göra ett sådant förbehåll när uppgiften lämnas ut. (12 kap. 2 andra stycket OSL). Förbehållet medför då tystnadsplikt för den som får uppgiften. Samtycke gäller inte om den enskilde återkallar det Ett samtycke är frivilligt och kan alltid återkallas av den enskilde. 2 Socialnämnden har enligt 11 kap. 5 SoL skyldighet att dokumentera beslut och åtgärder som vidtas i ett ärende. Socialnämnden ska därför dokumentera både när nämnden hämtar in samtycke och när samtycket återkallas av den enskilde. 3 Information ska i första hand hämtas från den enskilde själv Socialtjänsten ska bygga på respekt för människornas självbestämmande och integritet (1 kap. 1 SoL). I första hand ska information därför hämtas från den enskilde själv. 4 Det är ibland nödvändigt att få information även från annat håll eller att kontrollera uppgifter som en enskild har lämnat. Socialnämnden behöver då den enskildes samtycke utom i de fall som anges i 11 kap. 11-11c SoL. JO har sagt att det är lämpligt att den enskilde och handläggaren hos socialnämnden gemensamt diskuterar och bestämmer vilka kontakter som behöver tas för att utreda den enskildes behov av bistånd och att handläggaren dokumenterar vad man har kommit överens om. 5 I det fallet konstaterade JO att socialnämnden kunde ha avstått från flertalet av de utredningskontakter som angavs i ansökningsblanketten. Nämnden ville bland annat kontrollera vissa uppgifter i en bouppteckning hos tingsrätten. JO ansåg att nämnden i stället borde ha begärt att den enskilde visade en kopia på bouppteckningen. Samråd i stället för generellt utformade samtycken JO har vid flera tillfällen konstaterat att ett förfarande som ger socialnämnden rätt att efter egen bedömning fritt ta utredningskontakter är olämpligt. Det kan vara till exempel att socialnämnden på ansökningsblanketten för ekonomiskt bistånd har ett generellt utformat samtycke som den enskilde tar ställning till. Den enskilde och socialnämnden bör i samråd bestämma vilka utredningskontakter som nämnden behöver för att kunna ta ställning till en ansökan om bistånd och hur uppgifterna ska hämtas in. Ett annat handlingssätt strider mot grunderna i SoL och de principer som gäller för socialnämndens verksamhet. 6 Av besluten i stycket ovan framgår även att ett samtycke inte kan vara ett krav för att få sin ansökan om ekonomiskt bistånd behandlad. I de fall socialnämnden kan få nödvändiga uppgifter direkt från den enskilde, kan det inte heller vara ett krav för att ha rätt till bistånd. Det måste stå klart vilket samarbete den enskilde gett samtycke till I ämbetsberättelsen 2011/12 s. 557 uttalade JO följande: 2 Proposition 1979/80:2 med förslag till sekretesslag m.m. Del A s. 331. 3 Se vidare vad en journalanteckning bör innehålla i SOSFS 2006:5. 4 JO:s beslut den 2 maj 2013 dnr 4815-2012. 5 JO:s ämbetsberättelse 1997/98 s. 328. 6 JO:s ämbetsberättelser 1997/98 s. 328 och 2011/12 s. 557, JO:s beslut den 2 maj 2013 dnr 4815-2012. 3
Uppgifter om en enskilds personliga förhållanden som förekommer vid en socialnämnd eller en sjukvårdsinrättning får som huvudregel inte röjas för andra myndigheter utan att den enskilde samtyckt till det. Redan uppgiften att den enskilde förekommer i ett ärende hos en sådan myndighet omfattas som regel av sekretess. Beslut om samarbete mellan myndigheter får därför i princip inte fattas ovanför den enskildes huvud, utan förutsätter normalt att den enskilde efterger den sekretess som kan gälla och även i övrigt medger att hans eller hennes ärende diskuteras mellan myndigheterna. Vid ett samarbete mellan myndigheter är det av största vikt att det klargörs vilket slags samarbete som den enskilde ger samtycke till. JO påpekar i beslutet att den enskildes inställning till ett samarbete mellan myndigheter och eftergift av sekretess ska dokumenteras på sådant sätt att missförstånd undviks. Utgångspunkten måste enligt JO vara att varje berörd myndighet själv ska inhämta den enskildes samtycke. Samtycke ska dokumenteras Den enskildes samtycke ska dokumenteras. 7 Det kan vara dokumenterat på ansökningsblanketten för ekonomiskt bistånd eller på en separat blankett. Det kan även dokumenteras genom en journalanteckning. 8 Enligt JO:s praxis är det viktigt att det framgår vad syftet med samtycket är, vilket samråd eller informationsutbyte som samtycket gäller för och för vilka myndigheter. Det är även lämpligt att dokumentera för vilket tidsperiod samtycket gäller. Utan samtycke får ärendet avgöras på de uppgifter som finns Det kan påverka socialnämndens beslut om det inte går att utreda den enskildes situation tillfredsställande på grund av att den enskilde inte ger samtycke till nödvändiga kontroller. Den enskilde bör få information om detta så att han eller hon kan välja att inte fullfölja ansökan eller att få den avgjord på de uppgifter som finns. 9 Olika sätt att hämta in samtycke Inget krav på särskild form för samtycke OSL innehåller inget krav på hur ett samtycke ska vara utformat. Ett samtycke kan därför vara både skriftligt och muntligt. JO har sagt att samtycke inte behöver vara skriftligt, men att det är lämpligt om det gäller känsliga uppgifter att åtminstone föra anteckningar om när och hur samtycket har hämtats in. 10 Av praxis från JO framgår att utgångspunkten är att den enskilde och handläggaren gemensamt diskuterar vilka kontakter som handläggaren anser sig behöva för att utreda den enskildes behov av hjälp och att dessa kontakter bör dokumenteras på ett lämpligt sätt. 11 7 JO:s ämbetsberättelse 1997/98 s. 328 och 11 kap. 5 SoL och SOSFS 2006:5. 8 Se vidare vad en journalanteckning om samtycke bör innehålla i SOSFS 2006:5 och Socialstyrelsens handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. 9 t.ex. JO:s beslut den 2 maj 2013 dnr 4815-2012. 10 JO: s ämbetsberättelser 2010/11 s. 591 och 638 och JO:s beslut den 24 juni 2010 dnr 7071-2009. 11 JO:s ämbetsberättelse 1997/98 s. 328. 4
Generella samtycken är olämpliga I förarbetena till OSL anförs att om den enskilde mer eller mindre avtvingas ett generellt samtycke, kan omständigheterna vara sådana att samtycket inte bör gälla. 12 JO har pekat på vikten av att vara noggrann vid utformningen av ett skriftligt samtycke så att det inte blir mer omfattande än vad den enskilde avser 13 eller att den enskilde genom ett särskilt formulär allmänt förklarar sig avstå från sekretessen hos en viss myndighet 14. Det finns då risk för att den enskilde lämnar ett medgivande som går betydligt längre än vad som är nödvändigt för att hantera en ansökan om ekonomiskt bistånd. Samtycke via ansökningsblankett eller separat blankett JO har uttryckt att användningen av en blankett innefattande samtycke till utredningskontakter inte saknar förtjänster då det ger en fullgod dokumentation av ett lämnat samtycke. JO har dock ställt sig tveksam till att en enskild genom att underteckna en blankett där flertalet utredningskontakter räknas upp lämnat ett medgivande som går betydligt längre än vad som behövs för att utreda den enskildes ansökan om ekonomiskt bistånd. 15 Även om den enskilde i det fallet hade möjlighet att stryka en eller flera av de utredningskontakter som var uppräknade på ansökningsblanketten var JO tveksam till att socialnämnden överlät åt den enskilde att själv avgöra vilka kontakter socialnämnden får ta. Det kan vara svårt för den enskilde att ta ställning till vilka kontakter som socialnämnden behöver ta och att våga ifrågasätta socialnämndens behov. JO uttalade att frågan om vilka utredningskontakter som nämnden behöver ta och hur uppgifterna ska inhämtas bör bestämmas i samråd mellan handläggaren och den enskilde. 16 Lämpligt att beakta när samtycke hämtas in Vid inhämtande av samtycke från den enskilde är det utifrån angiven praxis från JO lämpligt att beakta följande: vilka myndigheter som omfattas av samtycket, vad syftet med samtycket är, vilken information som ska inhämtas eller utlämnas hos respektive myndighet, och vilken tidsperiod samtycket gäller för. Oavsett på vilket sätt socialnämnden väljer att hämta in den enskildes samtycke är det av vikt att det är tydligt, konkret och inte går utöver vad socialnämnden behöver för en ansökan om ekonomiskt bistånd. 12 Prop. 1979/80:2 Del A s. 331. 13 JO:s ämbetsberättelse 1990/91 s. 366. 14 JO:s ämbetsberättelse 2006/07 s. 355 med hänvisning till Regner m.fl. Sekretesslagen s. 14:36. 15 JO:s ämbetsberättelse 1997/98 s. 328. 16 JO:s ämbetsberättelse 1997/98 s. 328. 5
Referenser SFS 2001:453 SFS 2009:400 SFS 2010:197 SFS 2010:407 SFS 2008:975 Proposition SOSFS 2006:5 Socialtjänstlagen Offentlighets- och sekretesslagen Lag om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare Förordning om ersättning till vissa nyanlända invandrare Förordning om uppgiftsskyldighet i vissa fall enligt socialtjänstlagen (2001:453) 1979/80:2 med förslag till sekretesslag m.m. Del A Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5) om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS Rättsfall RÅ84 Ab 57 JO: ämbetsberättelse 1990/91 s. 366 1992/93 s. 610 1997/98 s. 328 2006/07 s 355 2010/11 s. 591 och 638 2911/12 s. 557 JO:s beslut den 24 juni 2010, dnr 7071-2009 den 2 maj 2013, dnr 4815-2012 Socialstyrelsens handbok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten 6