ALLT DU BEHÖVER! VETA FÖR ATT ARRANGERA EN? DISTRIKTSSTÄMMA! Några viktiga datum! 30 april sista datum att medlemsrapportera via registret. 30 april sista dag enligt stadgarna att ha distriktets stämma. senast 30 dagar innan stämman ska en skriftlig kallelse skickas till samtliga föreningar. senast 20 dagar innan stämman ska medlemmar och föreningar skicka in motioner till distriktet. senast 10 dagar innan stämman stämmohandlingarna ska skickas till anmälda ombud. Vad är en distriktsstämma? Distriktsstämman är distriktets viktigaste möte. Det är där som alla föreningar får vara med och bestämma vad distriktet ska göra, hur pengarna ska användas och vilka som ska sitta i styrelsen, det utgör grunden för ett demokratiskt distrikt. Stämman ska genomföras varje år, i mars eller april. Distriktsstämmor är bland det bästa som finns. Att samla distriktets föreningar på samma plats och tillsammans bestäma om utvecklingen för Vi Unga i distriktet. I det här dokumentet får ni en massa tips på hur ni kan göra er distriktsstämma till årets roligaste händelse! Lycka till!
Innehållsförteckning Planera distriktsstämman steg för steg 3-4 Strax innan en distriktsstämma steg för steg 5 Under en distriktsstämma steg för steg 6 Efter en distriktsstämma steg för steg 7 Checklista för en distriktsstämma 5, 7 Medlemsrapportering 2012 8-9 Kallelse till förbundsstämman 2013 10 Skriv en motion och anordna ombudsträffar 11 Beställ Vi Unga-material 11 Massor av mallar! Vi har gjort mallar för de dokument ni behöver för att ha en distriktsstämma. Ladda ner, fyll i och spara massor av tid! De här mallarna finns på viunga.se/arsmote Kallelse/Inbjudan Föredragningslista Protokoll Verksamhetsberättelse Bokslut Revisionsberättelse Verksamhetsplan Budget Goda exempel och massa bra tips! Distriktsstämman kan bli årets roligaste händelse, med hjälp av roliga och kreativa metoder. För att ge dig tips och inspiration har vi gjort ett metodmaterial, där kan du hitta olika metoder och energizers du kan använda innan, under och efter mötet. I Vi Unga finns det massor av erfarenhet av distriktsstämmor därför har vi intervjuat personer som lyckats riktigt bra med sitt möte, detta för att ge er inspiration och en bild av hur man kan lyckas riktigt bra. Allt detta hittar på du viunga.se/arsmotet 2. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Planera distrikstsstämman steg för steg 2. Välj lokal Val av lokal är viktigt för hur distriktsstämman blir. Välj en lokal som känns trevlig och inbjudande till diskussioner, tänk på att välja en lokal som alla kan komma in i och där alla kan delta på lika villkor. Våga tänka utanför ramarna! En distriktsstämma kan hållas på ett mysigt café eller i skidbacken! Om det är möjligt, sitt hellre i en ring så att alla kan se varandra än i bänkrader, det gör det lättare att diskutera. Har ni ingen lokal att vara i, kolla med Studieförbundet Vuxenskolan eller var i en Bygdegård. Kontaktuppgifter hittar ni på sv.se och bygdegardarna.se 1. Träffa distriktsstyrelsen Snacka ihop er i styrelsen om distriktsstämman i god tid. Bestäm dag, tid och plats. Läs tillsammans resten av punkterna i det här häftet så får ni fler tips! 3. Kombinera mötet med en aktivitet Kombinera distriktsstämman med en aktivitetet så kan stämman bli ännu roligare! Bjud in någon som ni vet är duktig på något som ni är intresserad av, eller testa en ny aktivitet! Kanske finns det föreningar i distriktet som ni kan bjuda in? 4. Bjud in alla medlemmar (kallelse) När ni har gjort punkt 1-3 ska ni skicka ut inbjudan till distriktsstämman. Kallelsen (inbjudan) ska skickas ut till alla medlemmar senast 30 dagar före mötet. Var lite personliga i er kallelse. Det vinner ni på i längden. På kallelsen bör ni påminna om att motioner (förslag) till distriktsstämman ska vara inskickat till distriktet senast 20 dagar före årsmötet. Tänk också på att tydligt göra det möjligt för medlemmarna att berätta om de har något speciellt behov för att kunna delta på distriktsstämman. Uttryck tydligt att ni kommer att anpassa distriktsstämman efter dessa behov så att alla kan delta. Uppmana även föreningarna att anmäla vilka ombud som kommer till distriktsstämman, så att ni kan skicka handlingarna direkt hem till dem. 5. Vad ska vi prata om på mötet? (föredragningslista) Under en distriktsstämma pratar man i huvudsak om fem olika saker; Vad en stämma innehåller. Hur förra året har gått för distriktet. Stämman väljer personer som ska arbeta eller representera distriktet. Vad distriktet ska göra under det kommande året. Vad som får kosta under det kommande året. Dessa saker beskrivs i en föredragningslista och den ska innehålla visa punkter enligt Vi Ungas stadgar. Förslag på föredragningslista finns på viunga.se/arsmote Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 3.
Planera distrikstsstämman steg för steg 6. Förbered handlingarna till distriktsstämman Inför distriktsstämman behöver distriktsstyrelsen förbereda en del dokument som ska skickas ut till ombuden. Skriva verksamhetsberättelse (vad ni gjort under förra året) Göra bokslut (ekonomisk redovisning som visar hur ni använt era pengar under förra året) Se till att revisorerna går igenom bokslutet och skriver en revisionsberättelse Göra ett förslag till verksamhetsplan (en planering av vad ni vill göra detta året) och budget (en planering av vilka pengar ni kommer få in och hur ni ska använda dem) för det nya året. Verksamhetsplanen kan ni även göra på plats, tillsammans med ombuden. Att göra förslagen är utvecklande och roligt! För att underlätta finns det förslag på metoder och mallar på viunga.se/arsmote 8. Marknadsför distriktsstämman 7. Skicka ut handlingarna För att alla ska kunna hänga med på våra distriktsstämmor är det viktigt att alla har enkelt och schysst material. Det gäller så klart verksamhetsplan, budget och styrelseförslag som ni i distriktet förbereder. Det gäller också föredragningslista, hur mötet går till och vad orden betyder. Därför har vi samlat allt det som är lika i distrikten i den A5 folder som ni hittar tillsammans med detta utskick. I mitten kan ni enkelt lägga in era egna handlingar i A5-format. Materialet finns även på viunga.se/arsmote i redigerbart format. Har ni frågor, eller om materialet behöver redigeras för ert distrikt, mejla till info@viunga.se så hjälper vi till. Distriktsstämman är distriktets högst beslutande organ därför borde så många föreningar som möjligt vara representerade, därför är marknadsföring inför stämman viktigt. Tänk utanför ramarna och var personlig. Ni kan till exempel skicka sms, personliga brev med godis i, skriva en egen distriktsstämmolåt som ni skickar på mail. 9. Bestäm schema och mål Det är bra om ni sätter gemensamma mål för distriktsstämman, detta för att ni ska veta vad som är viktigt och för att kunna utvärdera i efterhand. Diskutera frågorna, vad vill vi uppnå, hur ska stämningen vara och hur många ska vara där och utifrån dessa diskussioner sätt mål. Gör också ett schema för föredragningslistan och aktivteter så ni har en gemensam bild av hur stämman kommer gå till. 10. Meddela datum till distriktsstödsgruppen och till Studieförbundet Vuxenskolan För att förbundet ska kunna göra ett så bra jobb som möjligt är det viktigt att vi vet vad som är på gång i distrikten. Därför vill vi gärna komma ut och besöka era distriktsstämmor. Vi vill veta vad som är viktigt för er, vad ni behöver i just ert distrikt och hur ni vill att Vi Unga ska se ut i framtiden. Förbundet kan också hjälpa till under distriktsstämman. Kanske behöver ni mötesordförande, mötessekreterare eller bara någon som har koll på alla ord och begrepp. Hör av er till distriktsstödsgruppen (distriktsstod@viunga.se) så fort ni satt datum till er stämma så fixar de någon som kommer ut och besöker er! Meddela även Studieförbundet Vuxenskolan vilken tid ni ska ha distriktsstämma så att de kan medverka med representanter. 4. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Strax innan en distriktsstämma steg för steg 1. En distriktsstämma ska inte vara strikt och tråkigt. Använd roliga metoder och övningar så kommer garanterat stämman att blir bra och roligt! Planera med kreativa metoder! Förslag på metoder som ni kan använda under stämman för såväl lärakänna-övningar som att diskutera förslaget på verksamhetsplan hittar ni på viunga.se/arsmote 3. Att vara mötessekreterare 2. Det är bra om ni (eller valberedningen) innan distriktsstämman lägger ett förslag på vem som ska jag vara mötesordförande, så att personen kan förbereda sig. Det är mötesordförandens ansvar att leda mötet så att ni hinner med alla punkter och tar beslut, denna person väljs i början av mötet. Tänk på att använda metoder så att alla blir delaktiga. Blir det rörigt eller om ingen lyssnar, bryt för en rast eller en övning. 4. Att vara mötessordförande Glöm inte fikat! Sekreterarens uppgift är att skriva protokoll över vilka som är på mötet, och vilka beslut som tas. Skriv också var mötet hålls och dagens datum. Renskriv protokollet och skriv under det. Skicka sedan ut det till mötesordförande och justerare så att de kan skriva under det. Köp in fika det är trevligt, gott och piggar upp. Akta er bara för att ha det för sent på mötet, annars riskerar mötesdeltagarna att hålla in med diskussioner för att de är mer sugna på fika. Bjud alla på tuggummi, det stimulerar blodcirkulationen i huvudet och höjer blodsockret. Mall för protokoll finns på viunga.se/arsmote Checklista innan distriktsstämman Här har ni en checklista för vad ni borde göra och tänka på innan en distriktsstämma. Kryssa i de saker ni är färdiga med under resans gång och om ni sedan kryssat i allt så kan ni vara nöjda med att ni genomfört en bra distriktsstämma! Innan mötet Satt datum Bokat lokal Planerat in en rolig aktivitet i samband med distriktsstämman Bjudit in alla föreningar (kallelse) Skrivit en föredragningslista (kom ihåg att det finns ett redigerbartförslag i A5-foldern) Skrivit verksamhetsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett bokslut (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Kom ihåg att det finns mallar, metodmaterial och tips på viunga.se/arsmote! Bett revisorerna att skriva en revisionsberättelse (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett förslag på verksamhetsplan (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Gjort ett förslag på budget (kom ihåg att det finns en mall på viunga.se/arsmote) Skickat ut handlingarna till föreningarna Meddelat datum till förbundet och Studieförbundet Vuxenskolan Planerat mötet med kreativa metoder (tips hittar ni på viunga.se/arsmote) Ett förslag på mötesordförande Ett förslag på mötessekreterare Köpt in fika eller mat Alla anmälda behov inför stämman är fixade Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 5.
Under en distriktsstämma steg för steg 1. Det är bra att ha en tydlig och bra inledning på distriktsstämman. Ni kan exempelvis börja med en namnrunda och en lärakänna-övning så att alla känner sig välkomna. Tydlig inledning 2. För att alla ska kunna vara delaktiga på mötet är det viktigt att alla vet vad som kommer hända och vilka frågor och beslut ni ska fatta. Därför är det bra att inledningsvis gå igenom föredragningslistan och tidsplaneringen. Se till så att alla ombud har en föredragningslista, kopiera upp några extra eller använd en projektor. Vad händer under mötet? 3. Tänk på att ta raster under mötet eller ha energizers så ni får röra på er. Det kan vara danspaus till favoritlåten, personbingo eller massagering. Energizers brukar göra mötet roligare och ge deltagarna ny energi att gå vidare. Ta pauser eller gör energizers 4. En förutsättning för att alla ska hänga med är att prata ett språk som alla förstår. Använd inte krångliga och svåra ord. Se även till att vara tydlig och förklara när något är svårt. Använd ord som alla förstår 5. Det viktigaste är att ni som leder mötet har en schysst attityd. Låt alla komma till tals och känna att de är viktiga! Er attityd som ledare på mötet är avgörande för resultatet och därför är det alltid bra om ert agerande i rollerna under mötet är medvetet och genomtänkt. Ha en schysst attityd 6. Det är bra att ha en tydlig och bra avslutning av distriktsstämman. Ett exempel kan vara att avsluta med en runda om hur mötet var och att sekreteraren går igenom de beslut som tagits. Bra avslutning på mötet 6. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Efter en distriktsstämma steg för steg 1. Sekreteraren har under mötet skrivit ner alla beslut som tagits på mötet. Protokollet är giltigt först när det skrivits under av ordföranden, sekreteraren och justeraren. Samla alla protokoll i en pärm eller liknande så att föreningens alla protokoll finns samlade på ett och samma ställe. Tänk på att protokollet ska sparas för medlemmar i framtiden. 3. Skriv rent och justera protokollet Anmäl valda ombud De som valdes som ombud till förbundsstämman ska anmäla sig på hemsidan senast den 6 juni 2013. Se till att alla ombud vet hur de gör. Länken till anmälan hittar ni på viunga.se/forbundsstamma 5. Nu kör vi... 2. Följ upp vad som hänt på mötet! En utvärdering av distriktsstämman vinner alla något på. Ni som arrangörer får feedback på vad som varit bra och mindre bra och medlemmarna får vara med och påverka hur nästa stämma ska vara. Följ också upp de målen ni satte upp innan för att se hur väl ni nådde dem. 4. Utvärdera distriktsstämman Registrera nya uppgifter i registret Nu ska ni meddela förbundet att ni haft distriktsstämma och vad som hänt igenom att uppdatera medlemsregistret, detta tar bara några minuter. Där ska ni bland annat fylla i när distriktsstämman var, vilka som sitter i den nyvalda styrelsen (minst tre funktionärer), vilken verksamhet ert distrikt har samt vilken medlemsavgift ni beslutat att ta in från föreningarna om ni valt att göra det. Glöm inte att kolla så ni har rätt bankkonto registrerat. Ni har nu genomfört distriktets högst beslutande organ distriktsstämman. Bra jobbat! Nu har ni en styrelse, verksamhetsplan och budget för 2013 och vi önskar er stort lycka till! Checklista under och efter distriktsstämman Här har ni en checklista för vad ni borde göra och tänka på under och efter en distriktsstämma. Kryssa i de saker ni är färdiga med under resans gång och om ni sedan kryssat i allt så kan ni vara nöjda med att ni genomfört en bra distriktsstämma! Under mötet Haft en bra inledning Gått igenom föredragningslistan Tagit pauser eller gjort energizers Använt ord som alla förstått Haft en schysst attityd Haft en bra avslutning Efter mötet Skrivit rent protokollet Justerat protokollet Utvärderat hur det gick Uppdaterat medlemsregistret Anmält valda ombud till förbundsstämman Har en verksamhetsplan och budget som ni kan jobba med Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 7.
Medlemsrapportera senast 30 april! Här kommer information om hur du gör för att lämna in uppgifter om vilken verksamhet ni hade i distriktet under 2012 och hur ni skickar in era föreningars årsrapporter till förbundet. Från och med den 1 mars 2013 kan du gå in och rapportera distriktens årsrapport, dock måste alla föreningar skickat in sina årsrapporter innan ni kan årsrapportera till förbundet. Alla Vi Ungas medlemmar ska finnas med i det centrala medlemsregistret. Uppgifterna från ditt distrikt ligger till grund för att förbundet Vi Unga får ekonomiskt stöd från ungdomsstyrelsen. En förändring i Vi Ungas interna bidragssystemet kommer att ske för underlagsåret 2013 (vilket är underlaget för det bidrag som betalas ut till föreningarna under 2014). Förändringen är att 60 % av föreningens medlemmar ska var mellan 6-25 år för att föreningen ska vara berättigad till föreningsstödet som betalas ut 2014. Vi uppmanar föreningar som ligger i riskzonen att redan i år se över en förändring i hur ni hanterar medlemmar över 25 år eller under 6 år. Har föreningen många medlemmar över 25 år kan vi tipsa om funktionen gästmedlem i medlemsregistret. Anledningen till förändringarna är förändrat regelverk från ungdomsstyrelsen, där Vi Unga får ekonomiskt stöd från. Distriktet måste skicka in sin fullständiga årsrapport senast den 30 april. Ny regel för underlagsåret 2013 alltså bidraget 2014! 60% av medlemmarna ska vara mellan 6-25 år för att föreningen ska kunna få bidrag från Vi Unga Nedlagd eller vilande förening? Har någon av er förening lagt ner sin verksamhet? Om de har haft verksamhet under 2012 ska ni ändå fylla i uppgifterna i medlemsregistret, och skriva vilken verksamhet föreningen haft och om dem är vilande eller om den är nedlagd. Saknar du inloggningsuppgifter? Kontakta förbundssekreteraren på 070-855 30 68 eller info@viunga.se för att få behörighet eller nytt lösenord.!!!!!!!!! Dubbelanslutna föreningar? Om föreningen är ansluten till en annan ungdomsorganisation som får bidrag från ungdomsstyrelsen så måste föreningen välja vilken organisation de vill ha föreningsstödet ifrån. Är föreningen ansluten till riksidrottsförbundet OCH söker deras så kallade LOK-stöd kan de inte söka bidrag från Vi Unga. 8. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Guide för medlemsrapportering så här gör ni! 1. Gå in på medlem.viunga.se och logga in med dina inloggningsuppgifter. Klicka på Mitt distrikt. Kontroller att ni fyllt i allt som guiden tar upp. Behöver ni redigera uppgifterna klickar ni på knappen: Ert Vi Unga distrikt Kontaktuppgifter Namn: Adress: Telefon: Fax: Mobil: E-post: Hemsida: Antal aktiviteter: 5 eller fler... Verksamhet Funktionärer Ordförande Kassör Ordinarie ledamot Ert Vi Unga distrikt Eventuell C/O Adresss Postnummer och postort 000-000 00 00 Förnamn Efternamn Förnamn Efternamn Förnamn Efternamn 7. Uppgifter om distriktets ledning/styrelse. Minst tre personer ska anges. Årtalen kommer i december att ändras till 2012 och 2013! 2. Stämmer era kontaktuppgifter? Namn, adress, telefon, mail och eventuell hemsida? 3. Datumet för årsmötet 2013. 4. Vilken verksamhet har ni haft under året? 5. Stämmer ert bankkontonummer? 6. Tar ni ut någon medlemsavgift från föreningarna? Ange avgiften för 2013. 8. Kontrollera att alla föreningar skickat in sin årsrapport, finns det föreningar som är vilande eller nedlagda som haft verksamhet 2012? Se till att årsrapportera de föreningarna. De är bidragsberättigande.??? Har du frågor? Förbundssekreteraren på riksorganisationen svarar gärna på dina frågor ang. medlemsrapporteringen. Denne når du på 070-855 30 68 eller info@viunga.se 9. När du har fyllt i dessa uppgifter, trycker du på spara. Då kommer du tillbaka till sidan med information om distriktet. För att skicka in rapporteringen trycker du på knappen Skicka in klubbarnas medlemsrapportering för 2012 till förbundet! som finns längst ner på sidan. När du trycker på den knappen innebär det att du digitalt skriver under medlemsrapporteringen och ansökan skickas vidare till förbundet för godkännande. Även här kommer 2011 ändras till 2012! Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 9.
Kallelse till Vi Ungas förbundsstämma 2013 Den 25-27 juli är det dags för 2013 års Vi Unga-höjdpunkt förbundsstämman! Det är där alla Vi Unga-iter kommer träffas och gemensamt slå sina kloka huvuden ihop för att påverka och förbättra Vi Unga! Några saker vi kommer snacka om på stämman är: * Ny utbildningsplan för åren 2014-2015 * Vi väljer en ny förbundsstyrelse och ny valberedning * Ny verksamhetsinriktning och budget för 2014 * Alla motioner som ni skriver och skickar in! I år arrangeras förbundsstämman tillsammans med Västra Vi Unga-distrikt. För att åka på stämman kan du antingen åka som åhörare (får delta, men inte rösta) eller som ombud (får delta och får rösta). Är du intresserad? Ta kontakt med ditt distrikt! Vi syns på förbundsstämman! Jakob Sjöström Förbundsordförande Förbundet Vi Unga?! xxxxx rixlägret 2013 Det är dags för Vi Unga att återigen få ett nationellt sommarläger. 2013 genomförs lägret i samarbete med Västra Vi Unga. Datumet är XXXX, vilket är i direkt anslutning till förbundsstämman! Det kommer bli några fantasiska dagar! Följ utveckligen och få senaste informationen om lägret på viunga.se/rix13 10. Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote
Påverka Vi Unga skriv en motion! Gör din röst hörd och skriv en motion till förbundsstämman! En motion är ett förslag på något som du/ni tycker ska förändras eller göras i Förbundet Vi Unga. Du kan skriva en motion själv eller gå ihop med andra medlemmar, föreningar eller distrikt. Under vårträffen kommer vi ha en gemensam motionsverkstad, där kommer vi tillsammans skriva motioner och få tips på vad man ska tänka på. Skicka din motion till info@viunga.se och märk eposten motion. Motionen ska vara inskickad senast 12 maj 2013. Anordna ombudsträff På förbundsstämman har ombuden makten. Därför är det väldigt viktigt att alla ombuden är pålästa och vet vad som kommer att hända under förbundsstämman. Bjud därför in till ett möte med de ombud som anmält sig från ditt distrikt några veckor innan förbundsstämman. Då kan ni förbereda er på de frågor som kommer diskuteras. Handlingarna, där ni får reda på vilka frågor som kommer diskuteras, skickas ut senast den XXX efter detta datum är det därför bra att lägga en ombudsträff i distriktet. Beställ marknadsföringsmaterial! Vi har under hösten fyllt på vårt lager. Det betyder att de populära tygkassarna, nyckelbanden och pinsen återigen går att beställa! Beställ Vi Unga-grejer! För att beställa, gör så här: Tygmärke? 1. Gå till viunga.se 2. Sök efter dokumentet Beställ Vi Ungagrejer. Där hittar du en lista över allt material som går att beställa och hur du går tillväga för att beställa materialet! Frågor? Kontakta förbundssekreteraren på på 070-855 30 68 eller info@viunga.se Kanske beställa några tygkassar? Eller ballonger? Vykort? Mallar, metodmaterial och goda tips hittar du på viunga.se/arsmote 11.
Kontakt och kommunikationskanaler Hemsida: www.viunga.se Twitter: @viunga Facebook: Förbundet Vi Unga (facebook.com/viunga) Nyhetsbrevet: Kommer varannan vecka på tisdagar. Anmäl dig på hemsidan under fliken nyhetsbrev. LYCKA TILL! Kontaktuppgifter Förbundet Vi Unga Box 30083, 104 25 Stockholm info@viunga.se 070 855 30 68