Revisionsrapport 4 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Södertälje kommun Granskning av arbetslivsnämndens samarbete med Manpower Telge Jobbstart och Arbetsförmedlingen
Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund...5 2.2. Syfte...5 2.3. Revisionsfrågor...5 2.4. Revisionskriterier...5 2.5. Metod...5 3. Arbetsförmedlingen... 6 3.1. Fler i Arbete...7 3.2. Ungdomslaget...8 3.3. Nationell matchning...9 3.4. Etableringsuppdraget...9 4. Manpower Telge Jobbstart... 10 4.1. Uppföljning...11 5. Bedömning... 12 6. Övergripande bedömning... 13 Källförteckning 2
1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Södertälje kommun har Ernst & Young granskat arbetslivsnämndens samarbete med Manpower Telge Jobbstart och Arbetsförmedlingen. Framgångsrika arbetsmarknadsinsatser förutsätter en väl fungerande samverkan mellan berörda aktörer. Syftet med granskningen är att granska vilka åtgärder som vidtagits för att arbetslivsnämnden ska ha en väl fungerande samverkan med Manpower Telge Jobbstart och Arbetsförmedlingen. Vi kan konstatera att kommunens samarbete med Arbetsförmedlingen i huvudsak bedrivs i projektform, inom bland annat Fler i Arbete (FiA), Nationell matchning och Ungdomslaget. Det förefaller i huvudsak vara på handläggarnivå som ett kontinuerligt och gott samarbete sker. Det finns samverkansgrupper på kontorschefsnivå som dock mycket sällan sammanträder. Det har i samband med tidigare granskningar som revisionen genomfört konstaterats att åtgärder bör vidtas för att skapa ett bättre samarbetsklimat mellan arbetslivsnämnden och Arbetsförmedlingen. Några åtgärder har ännu inte vidtagits. Det tycks fortfarande råda ett revirtänkande mellan Arbetsförmedlingen och kommunen, vilket hämmar samarbetet. Några särskilda uppföljningar av hur samarbetet mellan arbetslivsnämnden och Arbetsförmedlingen fungerar och kan utvecklas görs inte. Den uppföljning som görs rör i huvudsak endast antalet individer som månatligen genomgår insatsen i fråga samt för hur många detta leder till arbete. Rörande samarbetet med Manpower Telge Jobbstart finns bland annat problem hur resultatet mäts. Kommunen och bolaget mäter andelen som efter genomgången insats vid bolaget kommer ut i arbete på olika sätt. Kommunens sätt att mäta resultatet ger ett sämre resultat än bolagets. Vidare har kommunen problem med att slussa individer till bolaget i den omfattning som stipuleras i avtalet. Detta leder till irritation vid Manpower Telge Jobbstart. Det råder också olika syn på vilken typ av individer som bolaget ska ta omhand. Inte heller i samarbetet med Manpower Telge Jobbstart genomförs några ledningsmöten på kontorschefsnivå med syfte att utveckla samarbetet i positiv riktning. Vår övergripande bedömning är att det finns stor utvecklingspotential i samarbetet med såväl Arbetsförmedlingen som med Manpower Telge Jobbstart. Vi har följande förslag till utveckling rörande kommunens samarbete med Arbetsförmedlingen: Nämnden bör vidta åtgärder för att stärka samarbetet framgent. Ett första steg bör vara att på ledningsnivå återuppta samrådsmötena. En ansvarsfördelning bör tas fram som tydliggör ansvaret mellan organisationerna. Samverkan bör formaliseras med tydliga rutiner och riktlinjer. Vi har följande förslag till utveckling rörande kommunens samarbete med Manpower Telge Jobbstart: Avtalet mellan kommunen och bolaget bör när möjlighet ges omförhandlas så att följden blir att endast de individer som bedöms ha behov av de insatser bolaget erbjuder slussas vidare för insats, och inte för att leva upp till ett åtagande enligt avtal. Nämnden bör komma överens med bolaget hur resultat ska räknas fram. 3
Nämnden bör tillsammans med bolaget fastslå vilken/vilka typ/typer av individer som ska slussas vidare till Manpower Telge Jobbstart för insats. Åtgärder bör vidtas vid FiA för att förkorta kartläggningstiden så att FiA inte upplevs som en flaskhals i processen att få ut så många individer som möjligt i arbete. 4
2. Inledning 2.1. Bakgrund År 2011 genomförde revisionen en granskning av arbetsmarknadsarbetet. En slutsats var att det är positivt att kommunen samverkar med Manpower Telge Jobbstart. Det är dock viktigt att individer som skickas till bolaget för att medverka i insats har fått sina behov kartlagda och att detta ses som det bästa alternativet för individen och inte sker för att fylla en kvot för att bolagets verksamhet ska gå runt eller gå med vinst. I granskningen framkom även att samarbetet med Arbetsförmedlingen försämrats sedan den blev en myndighet och de tidigare länsarbetsnämnderna avvecklades. 2.2. Syfte Framgångsrika arbetsmarknadsinsatser förutsätter en väl fungerande samverkan mellan berörda aktörer. Mot bakgrund av dessa slutsatser genomförs en riktad granskning med syfte att granska vilka åtgärder som vidtas för att arbetslivsnämnden ska ha en väl fungerande samverkan med Manpower Telge Jobbstart och Arbetsförmedlingen. 2.3. Revisionsfrågor Inom ramen för granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur ser samarbetet ut mellan kommunen och Arbetsförmedlingen? Vilka funktioner/organisatoriska nivåer samarbetar? Kring vilka målgrupper fokuseras samarbetet primärt? Vilka åtgärder har vidtagits för att förbättra samarbetet? Hur fungerar samarbetet inom ramen för Fler I Arbete? Hur ser samarbetet ut mellan kommunen och Manpower Telge Jobbstart? Hur säkerställs att rätt individer skickas till Manpower Telge Jobbstart? Hur följs samarbetet upp? Hur används uppföljning för att utveckla samarbetet? Är samarbetet mellan arbetslivsnämnden, Arbetsförmedlingen och Manpower Telge Jobbstart ändamålsenligt? 2.4. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier kan ofta hämtas från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. I föreliggande granskning utgörs revisionskriterierna av de övergripande riktlinjer som finns för samarbetet mellan kommunen, Arbetsförmedlingen och Manpower Telge Jobbstart. 2.5. Metod Granskningens resultat är baserat på intervjuer med berörda tjänstemän vid kommunen, Manpower Telge Jobbstart samt mailkontakt med tjänstemän vid Arbetsförmedlingen i Södertälje. 5
Följande funktioner har intervjuats: Kontorschef arbetslivskontoret Fd. controller arbetslivskontoret VD Manpower Telge Jobbstart Affärsområdeschef Manpower Telge Jobbstart Information har inhämtats per mail från följande funktioner: Kontorschef Arbetsförmedlingen Södertälje Två handläggare Arbetsförmedlingen Södertälje Kvalitetsutvecklare arbetslivskontoret Koordinator arbetslivskontoret Vidare har dokumentation rörande samarbetet samt uppföljningar av arbetet granskats. För en detaljerad förteckning över granskade dokument, se källförteckning. 3. Arbetsförmedlingen Kommunens samarbete med Arbetsförmedlingen sker på olika nivåer och olika sätt. I första hand sker samarbetet inom ramen för olika projekt. 2011-06-07 antog socialnämnden, arbetslivsnämnden och kommunstyrelsen gemensamt Arbetsmarknadspaket 2012-2014. En av de övergripande principerna för det framtida arbetsmarknadsarbetet var att öka den strukturerade samverkan med Arbetsförmedlingen för att dra större nytta av Arbetsförmedlingens ansvar och resurser. I arbetsmarknadspaketet konstateras att som en konsekvens av de utmaningar som Södertälje ställts inför de senaste åren, har kommunen tvingats ta ett allt större ansvar för att skapa förutsättningar för att människor ska kunna gå ut i jobb. I vissa fall har kommunen klivit in på Arbetsförmedlingens ansvarsområde. Detta understryks även i arbetslivsnämndens verksamhetsplan för 2012 där det fastslås att statens insatser är otillräckliga. Dock understryks att det är viktigt att kommunens insatser ses som ett komplement till de statliga resurserna. I den tidigare granskning som revisionen genomfört (Granskning av arbetsmarknadsarbetet, Revisionsrapport nr. 5/2011) är ett förbättringsområde utökad samverkan med Arbetsförmedlingen gällande utbudet av yrkesutbildningar kopplat till efterfrågan på arbetsmarknaden. Det konstateras i rapporten att samarbetet med Arbetsförmedlingen måste utvecklas, en roll- och arbetsfördelning måste skapas för att undvika dubbelarbete och att olika kompetenser som finns hos stat och kommun istället kompletterar varandra. Enligt intervjuade företrädare för kommunen fungerar samarbetet med Arbetsförmedlingen på ett övergripande plan förhållandevis dåligt. Det konstateras att samarbetet gnisslar, vilket uppges bero på att kommunen har åsikter om att staten inte tar tillräckligt ansvar för de personer som står längst från arbetsmarknaden. Detta gör att kommunen får höga kostnader för försörjningsstöd, vilket i sin tur leder till att kommunen vidtar åtgärder för att få ner andelen kommuninvånare som uppbär försörjningsstöd genom att erbjuda insatser som egentligen är en del av Arbetsförmedlingens ansvar. Samtliga tre projekt som kommunen driver K2, F50 och FiA anses vara projekt som egentligen bör falla inom ramen för Arbetsförmedlingens ansvar. En tydligare rollfördelning/ansvarsfördelning efterfrågas av företrädare för kommunen. Ett tydligt exempel på att motsättningar finns är att Arbetsförmedlingen valde att inte gå in kommunen och ESF-rådets projekt K2, som består av olika branschspår, som konstrueras tillsammans med branscher i vilka det finns ett personalbehov. Målet med projektet är att 50 % av totalt 720 deltagare ska nå eget arbete eller studier. Enligt intervjupersonerna har det tagits nya initiativ till att Arbetsförmedlingen ska gå in i projektet. 6
Nedan följer en beskrivning av på vilka sätt och inom vilka projekt arbetslivsnämnden/kontoret samarbetar med Arbetsförmedlingen. 3.1. Fler i Arbete Fler i Arbete (FiA) är ett projekt som kommunen drivit tillsammans med Arbetsförmedlingen. Syftet med projektet, som avslutades i halvårsskiftet 2012, var att utifrån en metod effektivisera och förbättra arbetet med att individer ska nå självförsörjning och därmed korta tiden personen är beroende av försörjningsstöd. Inom ramen för FiA har kommunens enhet för försörjningsstöd, kommunens arbetsmarknadsenhet samt Arbetsförmedlingen tillsammans kartlagt individens behov. Individer som kommit till FiA har fått en huvudansvarig handläggare, istället för som tidigare en handläggare vid varje myndighet. Varje individ har inom ramen för FiA kartlagts under tre veckors tid varpå en övergång till de överenskomna kompetenshöjande insatserna har tagit sin början. Exempel på kompetenshöjande insatser är K2 eller insatser via Manpower Telge Jobbstart. Målgruppen för kartläggning vid FiA har varit individer med upp till två månaders beroende av försörjningsstöd. Vid det så kallade Huset för Fler i Arbete har de arbetslösa kunnat komma för att samtidigt och på samma ställe träffa handläggare från Försörjningsstöd, Arbetsmarknadsenheten samt Arbetsförmedlingen. Under 2011 genomgick 540 personer kartläggning inom ramen för FiA. Under hela projekttiden, som pågick mellan 1 januari 2011 och 30 juni 2012, deltog totalt 1358 personer i FiAs verksamhet. Av dessa har totalt 902 personer genomgått hela kartläggningen och gått vidare till en insats. Av dem var 413 fortfarande inskrivna i någon insats då projekttiden för FiA löpte ut. Bland de 489 som avslutats efter insats gick 165 personer vidare till egen försörjning. Nedanstående diagram visar fördelningen av samtliga avslutsorsaker. Avslutade efter insats 2011-20120630 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Egen försörjning 34% 9% 14,5% AF/JOBen Sjukskriven/rehabiliteringsbehov Avbrutit utan att meddela orsak 16,5% 19% Övrigt, avslag FSS, föräldrapenning Åter till FSS efter avslutad insats 456 personer gick aldrig efter genomgången kartläggning vid FiA vidare till en insats. Den största orsaken till detta uppges vara att de inte längre beviljades försörjningsstöd, vilket i sig kan ha många olika orsaker. 7% 7
Ett mål för projektet har varit att skapa bättre samsyn mellan deltagande myndigheter och kommunala aktörer. I arbetslivskontorets slutrapport som tagits fram efter projektets slut konstateras att den tydliga arbetsfördelningen mellan professionerna som varit verksamma vid Huset för Fler i Arbete har medfört en bättre samsyn mellan de tre myndigheterna med en tydlig gränsdragning och ansvarsfördelning. Det konstateras vidare att detta har lett till att varje profession har kunnat fokusera på sina styrkor och att arbeta med det områden där handläggaren kunnat vara till störst nytta för varje enskild individ. Detta faktum samt möjligheten att utbyta kunskaper utifrån respektive myndighets erfarenheter bidrar enligt rapporten till samsyn gentemot individen. Det framgår vidare att arbetet vid FiA har lett till en omfattande reducering av dubbelarbete. Efter att FiA avslutats som projekt ämnar kommunen driva verksamheten vidare som en ordinarie verksamhet. Enligt intervjuade företrädare för arbetslivskontoret har Arbetsförmedlingen avböjt att fortsättningsvis geografiskt sitta tillsammans med handläggare från kommunen, trots att avsikten är att verksamheten ska fortsätta på samma sätt som tidigare. Inom ramen för FiA är det i första hand kommunens handläggare och Arbetsförmedlingens arbetsförmedlare som har samarbetat. Återkommande medarbetarmöten har genomförts med samtliga medarbetare. Diskussioner har förts rörande projektets syfte och uppdrag samt om de olika rollerna medarbetarna från de olika huvudmännen har i projektet. Tidigare har problem med informationsspridningen om FiA funnits. Åtgärder vidtogs där kontaktpersoner vid de olika myndigheterna utsågs som ansvarade för att informationen kommunicerades på bästa sätt i de olika organisationerna samt riktat mot de individer som kunde vara aktuella för stöd vid FiA. Enligt de skriftliga svar som erhållits från arbetsförmedlare vid Arbetsförmedlingen fungerade samarbetet med kommunen bra. Det konstateras att det fanns en gemensam vilja och samsyn kring hur de arbetssökande skulle bemötas och behandlas, samt en gemensam strävan mot att så snabbt som möjligt få ut individerna i egen försörjning. Däremot är upplevelsen att det på ledningsnivå fanns olika syn på projektets uppdrag, mål och resultat vilket skapade osäkerhet på handläggarnivå. Enligt en av de intervjuade företrädarna för arbetslivskontoret har FiA varit en flaskhals. Då syftet varit att samtliga individer ska genomgå kartläggning inom ramen för FiA har detta lett till att en kösituation har uppstått och det har tagit lång tid för försörjningsstödtagare att komma ut i en insats. Detta uppges på flera håll ha lett till frustration och att det till och med har hänt att individer har skickats till insatser utan att först ha genomgått kartläggning vid FiA. 3.2. Ungdomslaget Inom ramen för Ungdomslaget samarbetar Arbetsförmedlingen med Försörjningsstöd och Mottagningen för unga och LSS. Målgruppen är ungdomar mellan 18 och 24 år som söker eller uppbär försörjningsstöd. Syftet med samarbetet är att gemensamt coacha och anvisa ungdomarna till lämpliga insatser i form av utbildning eller praktik inom kommunens arbetsmarknadsenhet. Under de första 90 dagarna är de ungdomar som är inskrivna på Arbetsförmedlingen aktuella för Ungdomslaget. Om de inte fått jobb eller börjat studera inom tre månader erbjuds de att gå med i Arbetsförmedlingens Jobbgaranti för unga. De kurser som erbjuds inom ramen för Ungdomslaget kan till exempel vara kurs i CV-skrivning eller körkortskurser. Personalen som arbetar med insatser inom Ungdomslaget är en handläggare vid kommunens arbetsmarknadsenhet samt en arbetsförmedlare från Arbetsförmedlingen. Avstämningsmöten görs en gång per vecka mellan kommunens handläggare och arbetsförmedlaren. 8
I den senaste rapporten konstateras att det under 2011 kom cirka 20-30 ungdomar i veckan till Ungdomslaget. Under 2012 har antalet deltagare sjunkit till 5-9 ungdomar per vecka. Vissa åtgärder har vidtagits för att ett större antal ungdomar ska komma och delta i aktiviteter inom ramen för Ungdomslaget. En gång per månad samlas deltagande aktörer med syfte att skapa ett bättre samarbete. 3.3. Nationell matchning Nationell matchning är ett ESF-projekt där Arbetsförmedlingen är projektägare. Medfinansiärer i projektet är Arbetsförmedlingen, KTH, Malmö stad, Huddinge, Södertälje och Botkyrka kommuner. Projektet syftar till att utveckla och anpassa Arbetsförmedlingens och kommunernas arbetsmetoder för att bättre matcha och tillvarata den kompetens som finns hos utlandsfödda med yrkeskunskaper med den efterfrågan som finns på arbetsmarknaden, i huvudsak på sådana orter där arbetsgivare har svårt att rekrytera eller behålla kvalificerad arbetskraft. Projektet pågår fram till juni 2014 och de verktyg som används kan i stor utsträckning härledas till de metoder som Arbetsförmedlingen nyttjar. Genom att nyttja arbetsgivarkontakter identifieras företag och organisationer som är i behov av arbetskraft. Dessa bearbetas därefter för att de ska se målgruppen som en arbetskraftsreserv värd att utforska och för att hitta lämpliga arbetstillfällen för deltagarna i gruppen. Då en arbetsgivare identifierar en presumtiv arbetstagare i gruppen genomförs en så kallad yrkeskompetensbedömning, vilket innebär att arbetstagaren provas i den aktuella verksamheten. Efter att detta gjorts ges också möjligheter till mindre kompletterande kompetenshöjande utbildningar. Matchningar mot arbetsgivare görs inte enbart på den egna orten utan sträcker sig även över kommungränser. Målet med nationell matchning är att förkorta tiden det tar för nyanlända att etablera sig på den svenska arbetsmarknaden. Av 37 individer bosatta i Södertälje som deltagit i programmet hittills har 25 stycken fått anställning och tre stycken har gått vidare till studier. 3.4. Etableringsuppdraget Från och med den 1 december 2010 har Arbetsförmedlingen ett samordnande ansvar för att påskynda nyanländas etablering i arbets- och samhällslivet enligt lagen om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare (2010:197) En lokal överenskommelse (LÖK) har tagits fram (2012-06-01) mellan Arbetsförmedlingen och Södertälje kommun för arbetet med nyanlända inom den så kallade Etableringsreformen. Det övergripande målet för överenskommelsen är att genom gemensamma insatser korta vägen till arbete. Målgruppen är nyanlända i arbetsför ålder (20-64 år) samt nyanlända i åldern 18-19 år utan föräldrar i Sverige med uppehållstillstånd som flyktingar. Målgruppen omfattar även anhöriga i samma ålder som ansökt om uppehållstillstånd. Syftet är att säkerställa samverkan, bland annat inom områdena arbete, boende, språk och försörjning. Målen är att tillsammans med den nyanlände upprätta en etableringsplan med insatser med syfte att korta vägen till arbete. Etableringsplanen ska beskriva de aktiviteter som den nyanlände ska delta i för att så snabbt som möjligt komma i arbete. Vidare ska etableringsinsatserna kunna bedrivas parallellt och integrerat för att i möjligaste mån förkorta tiden för etablering. 9
Inom ramen för överenskommelsen har kommunen och Arbetsförmedlingen fastslagit vilka fora för samverkan mellan tjänstemännen som ska finnas. Styrgrupp o Med uppgift att tillse att förutsättningar finns för samverkan och att överenskommelsen fungerar och följs upp. Möte 1 gång per år. o Består av chef för AF, sektionschef för etableringsuppdraget (AF), chef för arbetslivskontoret samt chef för socialkontoret Lokal överenskommelsegrupp o Uppgift att säkerställa att samverkan fungerar och att insatserna blir så bra och tydliga som möjligt. Möte 4 ggr/år. o Består av sektionschef för etableringsuppdraget (AF), samt representanter från kommunstyrelsens kontor, arbetslivskontoret samt social- och omsorgskontoret Operativ arbetsgrupp o Med uppgift att arbeta fram rutiner som främjar individens möjlighet till etablering och försörjning. Möte varannan månad. o Består av arbetsförmedlare samt handläggare från social- och omsorgskontoret samt representanter från sfi. Målen för samverkan i överenskommelsen ska följas upp kvartalsvis. 4. Manpower Telge Jobbstart Manpower Telge Jobbstart (MTJ) är ett bolag som ägs av Manpower AB och Telge AB. Bolaget startade sin verksamhet i april 2009. Ursprungligen fanns två program vid MTJ, där fokus i program 1 var att ta emot nyanlända för att så snabbt som möjligt få ut dem i arbete. Program 1 lades ned då etableringsansvaret för nyanlända flyktingar i december 2010 gick över från kommunen till Arbetsförmedlingen. Program 2, som är det enda programmet som fortfarande bedrivs på uppdrag av kommunen inom ramen för MTJ, tar emot individer från Försörjningsstöd och försöker via insatser få dem i ett varaktigt arbete. Avtalet mellan kommunen och MTJ har vid ett tillfälle omförhandlats och enligt nu gällande avtal ska Försörjningsstöd varje månad tillhandahålla 60 individer för insatser vid MTJ. Kommunen är den enda leverantören av deltagare för insatser, vilket gör att MTJ är beroende av att leveransen av deltagarna från kommunen fungerar. Ända sedan början av avtalstiden har kommunen haft problem att klara åtagandet. Tanken är att individerna ska genomgå en kartläggning inom ramen för FiA där de som bedöms vara lämpade för insatser vid MTJ ska slussas till verksamheten. Kartläggningarna vid FiA har dock ofta resulterat i att individerna inte bedöms vara lämpade för den typ av verksamhet som erbjuds vid MTJ, vilket i sin tur har lett till att kommunen inte kunnat leverera så många deltagare som avtalet stipulerar. Efter att detta konstaterats har det börjat slussas deltagare till MTJ direkt från Försörjningsstöd, utan att kartläggningen vid FiA genomförts. Detta ska ha skett efter påtryckningar från kommunledningen som krävt att avtalet med MTJ ska följas och att 60 individer ska slussas till bolaget varje månad. En annan anledning som uppges vara en orsak till att kartläggning inte alltid sker vid FiA är att FiA upplevs vara en flaskhals och att individerna ofta blir kvar där för lång tid innan de skickas till insats. För kartläggning av individernas behov används ett verktyg som kallas Instrument X. Verktyget har arbetats fram inom ramen för ett tidigare projekt i kommunen (KNUT). Verktyget syftar till att kartlägga individens situation på bästa sätt och som följd av detta erbjuda rätt insats i rätt tid av rätt aktör. Instrument X består av fyra delar. Utredning för rätt till ekonomiskt bistånd Utredning för val av insats 10
Handlingsplan Uppföljning och utvärdering Efter kartläggning tilldelas varje individ en av tre olika statusar. De individer som bedöms ha minst behov av insatser (AM1) ska slussas till Arbetsförmedlingen. De individer som bedöms ha ett mellanbehov (AM2) ska slussas till MTJ, medan de individer som bedöms ha störst behov av insatser ska kommunen själv ta hand om. Enligt intervjupersonerna vid kommunen har MTJ inställningen att de kan ta emot fler individer än de som kartläggs och bedöms ha ett mellanstort behov (AM2) av insatser, vilket leder till missnöje då kommunen väljer att inte skicka dessa individer till bolaget. MTJ tolkar avtalet som att de kan ta emot både AM2 och AM3, eftersom en MAklassning betyder att individen står till arbetsmarknadens förfogande. Konstruktionen för ersättning är av trappmodell. MTJ får en summa (25.000:-) då en individ påbörjar insats. Under den första månaden kan deltagare som inte står till arbetsmarknadens förfogande skickas tillbaka till kommunen. Då debiteras inte kommunen de 25.000:-. Utbetalning nr 2 (15.000:-) görs då deltagaren arbetat heltid i en månad. I de fall deltagaren arbetar i mindre omfattning faktureras motsvarande procent på beloppet. Om anställning varat i sex månader faller den tredje utbetalningen (20.000:-) ut. Gällande avtal mellan kommunen och MTJ löper ut i juni 2013. Uppdrag ligger på en extern konsult att utvärdera verksamheten. Därefter tar arbetslivsnämnden beslut om verksamheten ska upphandlas på den fria marknaden eller om MTJ ska få fortsatt förtroende. Tidigare har en samrådsgrupp funnits bestående av kontorscheferna för arbetslivskontoret och Manpower Telge Jobbstart samt samordnare och utvecklingsledare. Enligt avtalet mellan kommunen och MTJ ska samrådsgruppen bestå av 2-3 representanter från respektive organisation. I gruppen diskuterades gemensamma strategiska frågor som rörde organisationerna. Enligt intervjuade företrädare för Manpower Telge Jobbstart har intresset från arbetslivskontorets sida svalnat vilket har lett till att det numera inte längre genomförs några möten. Manpower Telge Jobbstarts företrädare anser att försök har gjorts flera gånger till att återuppta samarbetet på kontorschefsnivå. Enligt kommunens företrädare är MTJ upprörda då de anser att kommunen tillhandahåller alldeles för många insatser riktade mot arbetslösa, och att kommunen väljer att placera de arbetslösa i insatser som exempelvis F50 istället för att skicka dem till MTJ. 4.1. Uppföljning I juni 2011 togs ett nytt arbetsmarknadspaket fram för 2012-2014. Målsättningen är att minska kostnaderna för försörjningsstöd. Inom ramen för arbetsmarknadspaketet konstateras att Manpower Telge Jobbstart kan ta emot individer som kartläggs tillhöra båda grupperna AM2 och AM3. En uppskattning som gjordes är att Manpower Telge Jobbstart bedöms ha potential att hitta insatser till 60 % av de individer som slussas från kommunen till bolaget. Om kommunen uppfyller sin del av åtagandet och skickar 60 personer per månad till bolaget betyder det att 430 av 720 personer kan lämna försörjningsstöd under 2012. Samma potential uppskattas även för åren 2013 och 2014. Uppföljning görs månatligen av hur många individer MTJ tagit emot samt hur många som gått till insats. Kommunen och MTJ har olika sätt att räkna fram andelen individer som går till en insats via bolaget. Kommunen räknar fram andelen bland bruttoantalet, det vill säga de individer som antagits till MTJ. MTJ räknar fram andelen bland nettoantalet deltagare, det vill säga bruttoantalet minus de som avslutats i förtid. Anledningar till förtida avslut kan vara hälsoskäl, föräldraledighet eller att de inte längre är berättigade till försörjningsstöd. 11
De olika sätten att följa upp resultatet leder till att kommunen anser att bolaget finner insatser för cirka 40% av deltagarna, medan bolaget menar att resultatet ligger närmare 60%. Antalet förtida avslut har hittills under 2012 varierat mellan en och fem individer per månad. Det bör dock nämnas att kommunen under 2012 inte har levererat 60 individer per månad till bolaget. Antalet varierar mellan 20 och 48 personer. Månad 2012 Antal remitterade till MTJ Fakturerade brutto Januari 41 38 34 Februari 48 45 43 Mars 43 36 31 April 30 29 25 Maj 48 47 46 Juni 20 17 16 Juli 24 23 22 Augusti 48 45 45 September 37 36 36 Antalet deltagare som genomgått program 5. Bedömning Kommunen samarbetar med Arbetsförmedlingen inom ramen för ett antal projekt. Några avtal eller skriftliga överenskommelser som fastslår på vilket sätt samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och arbetslivskontoret ska se ut finns inte förutom inom ramen för etableringsuppdraget. Några uppföljningar rörande samarbetet mellan organisationerna presenteras inte för nämnden. Däremot presenteras månatligen resultatet från respektive verksamhet, det vill säga hur många deltagare projektet/verksamheten haft samt hur många som kommit ut i arbete. I enlighet med tidigare genomförd granskning av kommunens arbetsmarknadsarbete konstaterar vi även fortsättningsvis att samverkan mellan Arbetsförmedlingen och arbetslivskontoret i första hand sker på tjänstemannanivå inom ramen för de gemensamma projekt som drivs. Vidare konstateras att samverkan i liten utsträckning är formaliserad i rutiner och riktlinjer. Denna bedömning kvarstår från tidigare granskning. Mötesforum finns där tanken är att ledande tjänstemän för arbetslivskontoret, Arbetsförmedlingen och Manpower Telge Jobbstart ska mötas och diskutera gemensamma frågor. Forat tycks ligga i träda. Vissa försök har gjorts att starta upp igen men detta har enligt uppgift inte lyckats. Vår bedömning är att det förefaller vara på ledningsnivå samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och kommunen samt Manpower Telge Jobbstart och kommunen inte fungerar. Viljan att få samarbetet att fungera förefaller inte finnas till 100 %. Enligt några intervjupersoner ligger det en hel del prestige i frågorna och respektive organisations ledning anser att den andra organisationen inte har med somliga frågor att göra. Vår bedömning är att detta till viss del kan tillskrivas tjänstemän och politiker vid kommunen som inte längre är verksamma i organisationen. Av somliga upplevdes det som att någon dialog inte fanns mellan organisationerna i uppstartsskedet av bland annat Manpower Telge Jobbstart, en känsla som fortfarande verkar leva kvar. Det förefaller också ligga prestige i hur väl MTJ ska lyckas med sitt uppdrag. Vår bedömning är att det fortfarande tycks råda ett revirtänkande mellan Arbetsförmedlingen och kommunen, vilket hämmar samarbetet. Ett visst revirtänkande kan dock vara oundvikligt. Det väsentliga är dock att motverka detta och istället fokusera på hur samverkan kan ske på bästa sätt för de gemensamma målgrupperna. 12
Kommunen bör vidta åtgärder och försöka förmå de två organisationerna att istället förbättra samarbetet framgent. Ett första steg bör vara att på ledningsnivå med jämna mellanrum genomföra samrådsmöten. Vår bedömning är att en tydligare ansvarsfördelning måste göras mellan kommunen och Arbetsförmedlingen, dels för att undvika att en organisation trampar in på den andras ansvarsområde samt för att undvika att dubbelarbete utförs. För samarbetet mellan kommunen och Manpower Telge Jobbstart gör vi bedömningen att ett av problemen som föreligger är att bolaget anser att kommunen inte lever upp till sitt åtagande att skicka 60 personer per månad till MTJ, vilket irriterar bolaget. Ett annat problem som föreligger är att MTJ och kommunen inte har samma syn på vilka individer som ska slussas till bolaget, samt att kartläggningen vid FiA tar för lång tid och att FiA är en flaskhals i flödet, vilket leder till att genvägar tas. I det långa loppet gagnar det ingen att kompletta kartläggningar inte alltid görs av individen. Vår bedömning är att det är ett problem att det i avtalet mellan kommunen och MTJ framgår en exakt siffra för det antal individer som kommunen månatligen ska slussa till MTJ. Kommunen och MTJ bör vid nästa tillfälle omförhandla avtalet så att endast de individer som bedöms ha behov av de insatser som erbjuds vid MTJ slussas till bolaget. Vidare bör kommunen och bolaget komma överens om hur resultatet ska räknas fram, så att samtliga är överens om hur framgångsrikt bolaget är. Åtgärder bör vidare vidtas vid FiA så att kartläggningen av individernas behov går smidigt så att FiA inte upplevs som en flaskhals i processen att få ut så många individer som möjligt i arbete. Kommunen och MTJ bör även gemensamt komma överens om vilken typ av individer som ska skickas till bolaget för insats. I dagsläget förefaller det vara oklart. 6. Övergripande bedömning Några omfattande försök att utveckla och förbättra samarbetet mellan organisationerna förefaller inte göras. Vår övergripande bedömning är att samarbetet mellan kommunen och Arbetsförmedlingen inte fungerar smärtfritt. Det verkar finnas historik kring samarbetet som fortfarande ligger i vägen för ett gott och fruktbart samarbete. Kommunen har en stor utmaning i att hantera de stora grupper arbetslösa som går på försörjningsstöd. Ett gott samarbete mellan kommunen och Arbetsförmedlingen är högst väsentligt för att lyckas få så många människor som möjligt i jobb. Vår bedömning är att kommunen inte lever upp till åtagandet i arbetsmarknadspaketet där det fastslås att en ökning av den strukturerade samverkan med Arbetsförmedlingen måste ske. Rörande samarbetet med Manpower Telge Jobbstart är vår övergripande bedömning att det inte fungerar ändamålsenligt. I stor utsträckning beror det på att avtalet stipulerar antalet individer kommunen ska skicka till bolaget varje månad, och att kommunen inte lever upp till sitt åtagande. Vi bedömer det vara olyckligt att avtalet formulerats så att ett exakt antal har angivits. Stockholm den 28 november 2012 Anders More Verksamhetsrevisor 13
Källförteckning Kommunens mål och budget 2012-2014 Effektivisering och förstärkning av arbetslinjen i Södertälje kommun med anledning av extern översyn, 2010-03-01 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Södertälje kommun Effektivisering och förstärkning av arbetslinjen i Södertälje kommun med anledning av extern översyn, 2010-03-26 Arbetsmarknadspaket 2012-2014; Insatser för att minska kostnaderna för försörjningsstöd, 2011-06-07 Avsiktsförklaring mellan Södertälje kommun och Manpower Telge Jobbstart, 2012-05-23 Avtal mellan Manpower Telge Jobbstart AB och Södertälje kommun Protokoll från Avtalsmöte mellan Arbetslivskontoret och Manpower Telge Jobbstart Lokal överenskommelse mellan Arbetsförmedlingen Södertälje och Södertälje Kommun för arbetet med nyanlända inom Etableringsreformen, 2012-06-01 Insatser för ungdomar som varken studerar eller arbetar Förslag till Ung i Tälje, 2012-08-14 Resultatuppföljningar Manpower Telge Jobbstart 2012 14