Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2012-06-02

Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening 2012-06-02 Plats: Upper Barn på Ängsbacka Närvarande: Malina Arp David Göransson Lovisa E Lagneryd Jan Kumlin Lise-Lotte Sikström Malin Wik Ej närvarande: Tom Lidström Dharenso Sahlinas Mikael Winroth 1 Mötets öppnande Efter en musikmeditation ledd av Malin Wik och efterföljande sharingrunda öppnade Jan Kumlin mötet. 2 Val av mötesordförande Styrelsen valde Jan Kumlin till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Styrelsen valde Lovisa E Lagneryd till mötessekreterare. 4 Val av justerare Styrelsen valde Malina Arp och Lise-Lotte Sikström som justerare. 5 Godkännande av dagordning Dagordningen kunde godkännas. 6 Pågående projekt 1. Etiska riktlinjer 2. Graningeskolan 3. Winterflow 4. Sommarcafé 1. Etiska riktlinjer Det etiska rådet har utformats i samråd med valberedning, styrelse och ledningsgrupp. De nuvarande medlemmarna är Punita Doux, Daniel Obed, Martin Olén, Kjell Gustafsson, Helen Wingås och Elsa Wegerif. Punita har börjat utarbeta ett dokument med etiska riktlinjer. Styrelsen har tidigare godkänt det som bra material för gruppen att arbeta vidare ifrån. På summiten 2012-05-19 leddes en diskussionscirkel av Kåre Landfald kring möjlig utformning av det etiska rådet. Förslag som kom upp i den

cirkeln var: att det ska finnas ett dokument med Ängsbackas värdegrund som alla deltagare ska kvittera att de har tagit del av vid incheckning att alla som verkar i anslutning till Ängsbacka ska bjudas in att delta i samtal kring utformning för det etiska rådet och upplägget för etiska riktlinjer att det ska hållas en workhop för alla workshopledare inför No Mind gällande Ängsbackas etiska riktlinjer samt att ledningsgruppen vill ha tillgång till ett dokument med riktlinjer för workshopledare som delges dem inför sommarens festivaler. Det etiska rådets funktion och uppdrag blir alltså att utforma Ängsbackas etiska riktlinjer, utforma det etiska rådets framtida arbete. Det etiska rådet kommer att fungera som ett rådgivande organ till styrelse och ledningsgrupp. De kan även utforma en plan för en aktiv implementering av de etiska riktlinjerna som sker fortlöpande under verksamhetsåret, i en levande dialog med alla verksamma personer på Ängsbacka. Lise-Lotte valdes av styrelsen att agera sammankallande för det Etiska rådet tills vidare. Hennes uppgift blir att stödja gruppen att komma igång att arbeta självständigt. 2. Graningeskolan Det kommer att äga rum ett öppet möte på torsdag 7/6 kl. 17.15 på Ängsbacka gällande projektet och utformandet av en projektplan. Jan Kumlin har innan dess ett inbokat möte med Tord Ternbrandt och ska försöka ordna ett möte med Henrik Lander från Karlstad Kommun. 3. Winterflow Charlotta och Patrik har varit nöjda med konceptet. Strukturen som har funnits under vintern har inneburit en besparing för Ängsbacka. Utformningen av driftsverksamheten inför kommande vintersäsong är en pågående process som drivs av ledningsgruppen. Input som dök upp under styrelsemötet var att det är viktigt att vara varsam med att cementera konceptet från i vintras. Styrelsen ansåg också att om det under kommande vinter kommer att drivas som medlemsprojekt behövs en stödjande struktur för driftsgruppen från föreningens håll. 4. Sommarcafé Ett projekt som drivs av Nova Wegerif. Det finns en vision att synliggöra och levandegöra medlemsföreningen genom olika aktiviteter som äger rum i caféet under sommaren. Lovisa och Malin utsågs av styrelsen att ansvara för att finna en lösning till skapandet av en infohörna för föreningen i caféet. Infohörnan ska vara färdig innan No Mind. I samband med diskussionen kring att synliggöra medlemsföreningen dök behovet av ett webforum återigen upp. Det skulle kunna vara ett virtuellt forum där frågor inom föreningen dryftas och ett öppet samtal mellan medlemmar kan ske på distans. Forumet skulle bara vara tillgängligt för betalande medlemmar. David kontaktar Robin Manoli

och ev. Christian Ander angående utformandet av ett sådant forum. Deadline för sjösättning av forumet sattes av styrelsen till 1 september. 7 Framtida projekt 5. Summit och Stay Connected 6. Winterflows donation 7. Styrdokument 5. Summit och Stay connected Det uppkom ett förslag att ha två summit-träffar per år. Förslaget innebar att lägga till en summit på hösten för att kunna ha större inflytande inför kommande säsong. Det uppkom även förslag att erbjuda fler Stay connected-helger (som även kan ske på andra platser än Äb för att hålla medlemsföreningen levande). Under Stay connected-helgerna bjuds medlemmarna in att till självkostnadspris stråla samman på Ängsbacka för att mötas, driva projekt, göra arbetsinsatser och stärka kontakten mellan varandra. Det är styrelsens åsikt att arrangera två summit-träffar per år, gärna i anslutning till höstoch vårdagjämning. Helst med inspirerande medlemsaktiviteter kopplade till träffarna. Det är styrelsens åsikt att arrangera två Stay connected-helger under året, förslagsvis i november och maj. Gärna i anslutning till styrelsemöte. Under helgerna kan det skapas möjlighet till frågestund med styrelsen eller att sitta med under vissa öppna delar av styrelsemötena. Styrelsen kommer att presentera idén i infohörnan i caféet i sommar. 6. Winterflows donation En generös donation på 20 000 kr som kan användas till framtida medlemsprojekt som går i linje med Winterflows vision om hållbar utveckling. Det är styrelsens åsikt att genom donationen finansiera Mikael Götlinds presentation av Ängsbacka Forward-projektet. Han får fakturera föreningen upp till en kostnad på 4 000 kr i tryckerikostnader. Jan meddelar Mikael. Styrelsen inväntar en ansökan gällande ett biodlingsprojekt som kan komma att drivas av två-tre medlemmar. 7. Styrdokument Styrelsen ser ett behov av att utveckla styrdokument för Ängsbacka Kursgård Ekonomiska Förening och Ängsbacka Kursgård AB som innehåller en tydlig vision för framtiden och ett tydligt syfte med verksamheten. Möjliga frågor som kan inspirera till reflektion kan vara: Varför driver vi en kursgård? Vilken riktning vill vi se gällande kurser och festivaler? Vad ser vi för riktning gällande ett eventuellt kollektiv? När dessa frågor är besvarade och vision och syftet har tydliggjorts underlättas föreningens utvecklingsarbete och verksamhetsutövande. Ett förslag är att utformandet av ett sådana styrdokument sker på höstens summit. Inför

summiten behöver styrelsen formulera frågeställningar att utgå ifrån samt lägga upp ett slags ramverk för summiten att spåna fritt inom. Styrelseledamöterna behöver inför nästa styrelsemöte själva fundera över var vi står i frågan gällande uppförandet av styrdokument för Ängsbacka Kursgård Ek. För. och AB. Malina och Lise-Lotte utsågs av styrelsen att kartlägga och sovra i materialet som redan har utarbetats gällande styrdokument för Ängsbacka material som har skapats i tidigare ledningsgrupper och styrelseformationer. De kommer att presentera detta för övriga styrelsen på nästa styrelsemöte. 8 No Mind Jan föreslog att föreningen anordnar ett öppet möte som en programpunkt i slutet av No Mind-veckan. Styrelsen beslutade att genomföra detta och utsåg Jan att hålla i mötet och kontakta programrådet för No Mind angående detta. Styrelsen enades kring att att skaffa t-shirts med trycket Board. Lise-Lotte pratar med Lasse om att skaffa t-shirt, 10 stycken. David kontaktar Emi angående tryck. Tanken med tröjorna är att göra styrelsen mer synlig och närvarande under festivalerna i sommar. När andan faller på under No Mind-veckan minglar ledamöterna på området. Detta med syftet att sprida information om föreningen och knyta nya kontakter. När vi minglar kan vi gärna ibland uppehålla oss i info-hörnan i caféet för att finnas tillgängliga att svara på frågor. För att få en sammansvetsad styrelse finns också en önskan om att ses vid ett par olika tillfällen under No Mind-veckan för att fika eller äta måltider tillsammans. Detta för att lära känna varandra och för att informellt kunna förbereda frågor inför uppkommande styrelsemöte. Styrelsen kommer även att presenteras kort under No Minds öppningsmöte. Jan kontaktar Patrik gällande detta. 9 Pyrets mejlutskick med efterföljande diskussion Styrelsen sammanfattade kort denna punkt med att vi var nöjda med hur ledningsgruppen genom Patrik bemötte och avslutade diskussionstråden. Styrelsen ansåg att det samtidigt är bra att diskussionen väcks och att det är bra att den sporrar en fortsatt reflektion och dialog kring vad som fungerar eller inte fungerar i Ängsbackas organisation. 10 Rapport från AB Charlotta Ek-Åhrbergs provanställning har precis gått ut. Alla parter är nöjda med arbetet hittills och är intresserade av en fortsatt anställning. Charlottas förslag till förändringar inför förlängd anställning var att gå upp från 50 % till 75 % och istället börja betala mat och hyra när hon är på plats på Ängsbacka, samt att hennes uppgift som economic controller utförs mot ersättning. Det har dykt upp extra kostnader för brandlarm och liknande på Graningeskolan. Men detta kommer att sparas in genom uthyrning av eget boende on site under festivalerna.

Komposttoaletterna har beviljats tillstånd och kommer också att innebära en besparing. Cyklar kommer att införskaffas, 15 st à 400 kr, för användning för pendling mellan Äb och volontärsboendet på Graninge. Framöver kommer minnesanteckningar eller kortfattade beslutsprotokoll från ABstyrelsens möten att bifogas till föreningsstyrelsens protokoll. Detta för ökad insyn och transparens i föreningen. 11 Övriga frågor 1. Familjedagen Styrelsen anser att arrangemanget bör gå över i föreningens regi istället för att ansvaret ligger på ledningsgruppen för Ängsbacka Kursgård AB. Detta får träda i kraft inför nästa års arrangemang. 2. Info från Mallika Tre av ledarna från Diamond Approach har blivit medlemmar i föreningen. Fler är förmodligen på gång. Mallika kommer i sommar att koncentrera sig på det administrativa arbetet och kommer inte att finnas tillgänglig som ambassadör. Vi behöver uppdatera betalningsinformationen på hemsidan paypal ska tas bort som alternativ och kontouppgifter ska finnas synliga för redan existerande medlemmar. Lovisa och Malin utsågs av styrelsen att utforma ny information för medlemssidan på Ängsbackas hemsida. 3. Framework Hur lägger vi upp arbetet inom styrelsen och hur kan föreningens struktur se ut? Vad vill vi utforma för ramar och mallar för hur medlemmar kan gå till väga när de kontaktar oss gällande projektidéer dvs. upprättande av ansökningsformulär och liknande? Styrelsens mål under året är att definiera och kommunicera medlemsföreningens struktur och vision. Styrelsen vill skapa förutsättningar för en levande och aktiv medlemsförening. Ett mål är att ha en uppdaterad medlemssida på Ängsbackas hemsida samt att från och med september ha ett aktivt medlemsforum på nätet. Styrelsens mål är att utforma styrdokument för Ängsbacka Kursgård Ek. För. och AB. Ett mål är att skapa tydliga strukturer för tillvägagångssätt för projekt inom medlemsföreningen hur ansöker man om att få sjösätta projekt inom föreningen? Hur följs projekten upp? Kanske finns en möjlighet för en ansvarspost inom styrelsen dvs. en ledamot som agerar kontaktperson för projekt som drivs inom föreningen. Är det ett bra alternativ att ledmöterna är kontaktperson/fokalisator/cirkelledare för subgrupper/cirklar kopplade till styrelsen? Detta för att bjuda in och inspirera fler medlemmar att engagera sig i det fortlöpande arbetet i föreningen och för att göra arbetsbördan hållbar för styrelseledamöterna. Styrelsen ser ett behov av att strukturera upp processen och avtalen för projekten som pågår on site. Styrelsens vision är att projekt drivs genom föreningen så att AB får verka som vinstdrivande företag utan att behöva ordna dealar i lika stor utsträckning.

Styrelsens vision följer stadgarna och vill uppmuntra entreprenörskap bland medlemmarna så att föreningens verksamhet blir expansiv och gynnsam för alla. Styrelsen behöver också ordna ett ramverk för hur det fortlöpande arbetet med projekten ska gå till. Styrelsen vill också formulera en intention gällande projekt som drivs i föreningens namn vad vi ger projekten för möjligheter och vad vi ställer för krav i retur. Styrelsen konstaterade att det redan finns en kalkyl för medlemsaktiviteter som drivs på Ängsbackas site, och vill uppmuntra att medlemsaktiviteter kan ske på Ängsbacka till själkostnadspris. David utsågs av styrelsen att inventera och dokumentera avtalen som finns idag kring pågående projekt på Ängsbacka. David får gärna i samband med detta också utforma ett förslag till en presentation av hur man ska gå till väga med medlemsdrivna projekt inom föreningen. Punkterna Framework och styrdokument kommer att behandlas mer grundligt på nästa styrelsemöte. 12 Nästa möte Nästa möte kommer att äga rum på Ängsbacka 8/7, söndagen direkt efter att No Mind har avslutats. 13 Mötets avslutande Jan tackade och avslutade mötet och alla närvarande var glada och nöjda med dagen. Vid protokollet Justeras av Lovisa E Lagneryd Malina Arp Lise-Lotte Sikström