BILPOLICY HSB SKÅNE Beslutad av styrelsen -09-11 HSB SKÅNE Postadress: Box 1712, 22101 Lund, Vxl: 046-2108400, http://www.hsb.se
Antagen av styrelsen -09-11 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Förmånsbil... 3 2 Tjänstebil... 3 3 Företagsbil... 3 4 Ansvar... 3 5 Generell regel... 4 6 Bruttolöneavdrag och förmånsvärde... 4 7 Val av märke och modell... 4 8 Riktbilspris... 4 9 Standardutrustning... 5 10 Tillvalsutrustning... 5 11 Bilbeställning... 5 12 Anmälningsskyldighet... 5 13 Kontantutlägg... 5 14 Drivmedel... 6 15 Bil och förare... 6 16 Körkort och körkortsindragning... 6 17 Utlandsresor... 6 18 Sjukdom, tjänstledighet... 6 19 Service och reparationer... 7 20 Körjournal... 7 21 Parkeringsavgifter, P-böter och andra kostnader... 7 22 Försäkring, skador och självrisk... 8 23 Bilbyte, värdering av befintlig bil... 8 24 Upphörande av anställning... 8 25 Ersättning för ändrade förutsättningar... 8 2
Antagen av styrelsen -09-11 1 FÖRMÅNSBIL Gäller endast Verkställande Ledning (VL). Med begreppet förmånsbil avses att innehavaren i enlighet med gällande anställningsavtal har bilen som en förmån i sin nuvarande befattning. Något absolut krav att köra förmånsbilen ett minsta antal mil per år i tjänsten finns inte. Det är dock angeläget att innehavaren använder tjänstebilen vid resor i tjänsten i så stor omfattning som möjligt när bil kan anses vara det bästa transportalternativet. Körjournal över antal mil körda i tjänsten skall föras. 2 TJÄNSTEBIL Gäller anställda som beräknas köra i genomsnitt 2000 mil i tjänsten per år. På utgående månadslön görs ett bruttoavdrag (bilavdrag) som för helt år motsvarar 12% av fordonets pris inklusive extrautrustning och efter avdrag för eventuell vagnrabatt (fakturapriset inkl moms). Körjournal över antal mil körda i tjänsten skall föras. 3 FÖRETAGSBIL Gäller anställda som ej har förmåns- eller tjänstebil. Företagsbil får ej användas för privat bruk. Med företagsbil för personservice och godstransport avses bilar företaget införskaffar för att under arbetstid ställa till anställdas förfogande för tjänsteärende. Vanligtvis är det fråga om servicebilar av olika slag, men det kan också vara personbilar som används för att transportera personal i tjänsten till och från olika förrättningar. Företagsbil skall efter tjänsteresa parkeras på arbetsplatsen eller på av HSB Skåne särskilt anvisad uppställningsplats. Särskild körjournal och bokningslista skall föras. Lämnas till närmsta chef vid årets slut eller på anmodan. 4 ANSVAR Beslut om leasing eller köp av bil gällande VD tas av HSB Skånes styrelse Beslut om leasing eller köp av bil gällande VL tas av VD. Beslut om leasing eller köp av bil gällande MO-chefer tas av VL. Beslut om leasing eller köp av bil gällande övriga tjänstemän tas av respektive MO-chef tillsammans med ekonomichefen. 3
Antagen av styrelsen -09-11 5 GENERELL REGEL Förmåns- och tjänstebilar skall i normalfallet användas i 36 månader. Bilbyte kan vara aktuellt tidigare om bilen använts mycket i tjänsten, ett rikttal är 10 000 mil. Poolbil/företagsbil leasas/ägs i 5 år. I de fall en befattningshavare slutar före kontraktstidens slut och inte väljer att lösa ut bilen befinner sig HSB Skåne i ett läge med en bil som sannolikt har kvarvarande månader. Befattningshavare, som står i begrepp att erhålla förmåns- eller tjänstebil måste i nämnda situation i första hand överta sådan bil med kvarvarande leasingmånader. 6 BRUTTOLÖNEAVDRAG OCH FÖRMÅNSVÄRDE Bruttolöneavdrag och förmånsvärde justeras fr.o.m. den månad ändringen sker. 7 VAL AV MÄRKE OCH MODELL HSB Skåne vill säkerställa att de bilar som köps är säkra och utrustade så att säkerheten vid körning ej kan ifrågasättas. HSB Skåne vill även minimera miljöpåverkan från biltransporter i företaget. Därav skall följande kriterier uppfyllas vid val av bil: Dieselbilar som saknar partikelfilter godkänns ej av miljöskäl. Begränsa fordonens CO 2-utsläpp till max 120gram/km för manuellt växlad bil o max 140 gram/kilometer för automatiskt växlad bil Tjänstevikten får ej understiga 1 100 kg. Bilar av typ cabriolet eller sportbilar godkänns ej. Bilar av typ pick-up godkänns endast som företagsbil. Huvudregel är att endast nya fordon får anskaffas. Undantag från huvudregeln får göras för demobilar av innevarande eller föregående års modell som körts ett begränsat antal mil. Företaget förbehåller sig rätten att kunna avslå ansökan om bilbeställning om fordonet är av sådan karaktär att det inte överensstämmer med företagets image på marknaden. 8 RIKTBILSPRIS Priset för bil inklusive tillvalsutrustning och moms är högst 7,5 basbelopp (fn juli 2013 = 333 750 kr) Beloppsgräns för VD-bil är 9 basbelopp. 4
Antagen av styrelsen -09-11 9 STANDARDUTRUSTNING Följande utrustning är obligatorisk: Vinterhjul Larm som godkänts av Stöldskyddsföreningen Gummimattor Stereo av standardmodell ABS-bromsar Airbag på förarplats Höj- och sänkbara nackskydd på samtliga platser Samtliga bilar utrustas med handsfree via bluetooth. 10 TILLVALSUTRUSTNING All tillvalsutrustning skall beställas samtidigt som den nya bilen. 11 BILBESTÄLLNING När den anställde är intresserad av att köpa bil (förmånnsbil/tjänstebil) skall han/hon ta kontakt med auktoriserad, anvisad återförsäljare och begära en skriftlig offert på bilen med specifikation av modell och eventuell tillvalsutrustning. Den formella bilbeställningen genomförs av ekonomichefen. Poolbil/företagsbil beställs av verksamhetschef, via ekonomichef. Endast utsedda modeller får införskaffas. Undantag (specialfordon) skall godkännas av VL. 12 ANMÄLNINGSSKYLDIGHET Vid anskaffning av bil är den anställde skyldig att anmäla detta till HSB Skånes lönehandläggare samt försäkringsansvarig. Relevant dokumentation lämnas för att rätt bruttolöneavdrag och förmånsvärde skall kunna åsättas. Blå del av registreringsbevis förvaras i bilen o gul del (värdehandling) lämnas till ekonomichef. Den anställde är skyldig att anmäla bilbyte eller komplettering av extrautrustning snarast möjligt till HSB Skånes lönehandläggare. 13 KONTANTUTLÄGG I de fall den anställde själv har utlägg för bilrelaterade kostnader redovisas dessa direkt till företaget och utbetalas efter attest. 5
Antagen av styrelsen -09-11 14 DRIVMEDEL Företaget står inte för drivmedel. För tankning av förmåns- eller tjänstebil rekommenderas att privata bensinkort anskaffas. Drivmedel betalas av den anställde och mil körda i tjänsten redovisas sedan i lönerapporten i AGDA, där man även väljer vilket drivmedel man använder sig av. Kostnaderna utbetalas genom lönehanteringen efter attest. För tankning av företagsbil rekommenderas att HSB Skånes tankkort används. HSB Skånes tankkort skall i möjligaste mån införskaffas hos bolag med större andel förnybart bränsle Fritt drivmedel gäller endast VD. 15 BIL OCH FÖRARE Förmåns- och tjänstebilen får disponeras av familjemedlemmar. Bilen får ej användas som tävlingsbil, hyras ut till annat ändamål eller användas i annan affärsverksamhet än i HSB Skånes. 16 KÖRKORT OCH KÖRKORTSINDRAGNING Förutsättning för att få förmåns- och tjänstebil är giltigt körkort. Detta skall på begäran uppvisas på företaget. Om den anställde skulle få sitt körkort indraget är denne skyldig att omgående underrätta företaget och ställa bilen till företagets förfogande. 17 UTLANDSRESOR Förmåns- och tjänstebilen får köras utanför EU/EFTA under förutsättning att det godkänts av VD. Den anställde är därvid ansvarig för att ett fullgott försäkringsskydd upprättas. Kontakta därför försäkringsbolaget som hjälper Er att skaffa Grönt kort samt en kör-vidare-försäkring. 18 SJUKDOM, TJÄNSTLEDIGHET Om den anställde av något skäl blir borta från företaget längre tid än 90 sammanhängande kalenderdagar äger HSB Skåne rätt att återkalla rätten till förmåns- eller tjänstebilen. 6
Antagen av styrelsen -09-11 19 SERVICE OCH REPARATIONER Den anställde ansvarar för att bilen hålls ren och proper samt säker. Rökning är ej tillåten. Service ansvarar den anställde för enligt de regler som finns uppställda av leverantören. Service skall göras på auktoriserad verkstad. Kostnader såsom service och underhåll betalas av HSB Skåne och ingår i det skattemässiga beräkningsunderlaget av bilens förmånsvärde. Reparationer överstigande 5 000 kr skall godkännas av ekonomichef. 20 KÖRJOURNAL Den anställde är skyldig att med körjournal styrka sina tjänstemil gentemot skatteverket och företaget. Uppgifter om körningar i tjänsten redovisas enligt följande: Datum. Körsträcka. Tjänsteresans start och mål. Vilket företag/person man besökt. Körjournal och rapportering av drivmedel inlämnas till HSB Skånes löneadministratör genom lönesystem AGDA För tjänstekörning får föraren efter månatlig redovisning ersättning för kostnader enligt Skatteverkets och företagets normer. Beslut om ersättning för tjänstekörning tas inför varje verksamhetsår. De anställda som har förmåns- eller tjänstebil och önskar ersättning för de mil de kör i tjänsten skall lämna in sin redovisning i samband med ordinarie tidrapportering i AGDA efter den månad man vill ha ersättning för. 21 PARKERINGSAVGIFTER, P-BÖTER OCH ANDRA KOSTNADER Alla kostnader som uppkommer genom att den anställde åsidosätter lagar och förordningar skall betalas av denne. Parkeringsböter och fortkörningsböter betalas alltid av den som orsakat böterna. HSB Skåne äger rätt att, utöver avgifter som via krav debiteras, ta ut en avgift om 150 kr/parkeringsbot som företaget måste betala. Debiterade böter samt den extra avgiften avdrages från nettolön. HSB Skåne ersätter den anställdes parkeringskostnader vid tjänsteresor. Privata parkeringskostnader betalas av den anställde. 7
Antagen av styrelsen -09-11 22 FÖRSÄKRING, SKADOR OCH SJÄLVRISK HSB Skåne svarar för att fordonet är helförsäkrat och skattat. HSB Skåne/leasingivaren står som försäkringstagare. Vid uppkommen skada/stöld skall den anställde kontakta gällande försäkringsbolag för information. Original av skade-/stöldanmälan skall sändas till försäkringsbolaget (kopia till attesterande chef). Därefter ombesörjer den anställde själv att skadan åtgärdas. Meddela verkstaden att försäkring finns tecknad hos aktuellt bolag. Den självrisk som är förenad med försäkringen betalas av HSB Skåne. Reparationskostnader för skador som upptäcks när bilen återlämnas och inte kan hänföras tillnormalt slitage skall betalas av den anställde om det är uppenbart att denne har slarvat med bilens handhavande. Vid upprepade skadetillfällen och/eller vårdslöshet kan den anställde bli skyldig att erlägga hela självrisken/reparationskostnaden. 23 BILBYTE, VÄRDERING AV BEFINTLIG BIL Vid byte/återlämnade av fordon kontaktas ekonomichefen för instruktion om förfarandet. 24 UPPHÖRANDE AV ANSTÄLLNING Om den anställdes anställning upphör och vederbörande är arbetsbefriad skall förmåns- eller tjänstebilen återlämnas till HSB Skåne trots att uppsägningstiden ej gått ut. 25 ERSÄTTNING FÖR ÄNDRADE FÖRUTSÄTTNINGAR För de anställda som redan har förmåns- eller tjänstebil och inte uppfyller kraven för tjänstebil enligt denna policy eller ej godtar policyn utgår ekonomisk ersättning. Ersättningen beräknas på inbetalt förmånsvärde dock görs beräkningen maximalt upp till 7,5 basbelopp (fn juli-13 = 333 750 kr) på bilens inköpspris inklusive tillvalsutrustning och moms. 8