ICT Infrastruktur. öppet informationsmöte om ICT 2011-04-15 PRELIMINÄRT ARBETSMATERIAL

ICT Infrastruktur öppet informationsmöte om ICT 2011-04-15

Nya Karolinska Solna Universitetssjukhus av absolut världsklass som integrerar vård, forskning och utbildning Ca 600 vårdplatser, varav cirka 125 IVA/IMA. Enbart enkelrum 35 operationssalar och 180 mottagningsrum for öppenvård Kliniska och forskningslaboratorier, utbildningslokaler Ett patienthotell med 100 rum Cirka 320 000 m2 Byggkostnad ca 14,5 mdr kr Första patienten september 2016

Agenda Välkommen Syfte Informasjonsmöte ICT Förstudiens bakgrund Huvuddragen från ICT förstudien Kommunikation/information i fortsätningen 3

Syfte med informationsmötet Ge potentiella leverantörar möjlighet at förbereda sig på upphandlingen 4

Agenda Velkommen Syfte Informasjonsmöte ICT Förstudiens bakgrund Huvuddragen från ICT förstudien Kommunikation/information i fortsätningen 5

Förstudiens bakgrund Erfaring fra andre ICT infrastrukturprosjekter på sjukhus Beslutsunderlag och ramverk för NKS Patienten först Rätt vård til rätt patient i rätt tid Enkeltrum Få forflyttningar följ patienten Temabaserad indelning/team Integration vård/forskning/utbilding Patientsäkerhet Miljökrav i världsklass Flexibilitet Nye arbetssätt 6

Förstudiens bakgrund Kartlegging av behov og forventninger knyttet til ICT infrastruktur (kommunikasjons- og informasjonsbehov) Ca 70 personer fra ulike deler av følgende virksomheter: KI KUL KS SLL IT NKS förvaltningen Projektbolaget (Skanska) 7

Förstudiens bakgrund Trender og teknologiutvickling Mobil teknologi Brukerutstyr og apps Integrasjons- og samverkansløsninger 8

Agenda Velkommen Syfte ICT seminarium Förstudiens bakgrund Huvuddragen från ICT förstudien Kommunikation/information i fortsätningen 9

Förstudiens innehåll Målbild/strategi för ICT på NKS Behovsanalys/önskad funktionalitet ICT på NKS Strategi och struktur för kontrakt Projekt genomföring Gränssnitt Strategi och struktur för upphandling Överordnat projektplan 10

ICT infrastruktur projekt till ett nytt universitetssjukhus - inte ett vanlig ICT-project I tillägg till at vara ett stort leverans Project med ett brett spektrum av leveranser och mänga olika intressentgrupper, så er: ICT infrastruktur i sjukhus er verksamhetskritisk Inte ett vanlig bygg, andra krav till lösningar, höga krav till stabilitet og robusthet, liv och hälsa. ICT projektet er en viktig del av byggnadsprojektet Byggnadsprojektet er premissgivare, och ICT må leverera till absoluta bestämde milstolpar. (stängning av vaggar och tak, leverera basis infrastruktur till andre leverantörer) ICT projektet ett stort/komplext integrasjonsprojekt Inte separata lösningar, men funktionalitet mellan lösningar. Gränssnitt mellan ICT lösningar, MT, Fastighet-ICT/teknik och organisationer. 11

Målbild/strategi för ICT på NKS Goda och effektiva ICT-lösningar och infrastruktur spelar en avgörande roll i modern hälso- och sjukvård. För Nya Karolinska Solna, med sina höga verksamhetsmål, blir ICT-infrastrukturen ett särskilt viktigt och nödvändigt hjälpmedel för att dessa mål ska kunna förverkligas. ICT-infrastrukturen ska: - Se till att patientens integritet och säkerhet beaktas i alla lösningar - Bidra till att de anställda kan utföra sitt arbete där det är som mest effektivt, på plats där patienten befinner sig - Vara modern och framtidsorienterad samt kunna tillgodose behov av ICT-stöd, såväl när universitetssjukhuset tas i bruk, som att kunna anpassas och stödja ändrade arbetssätt och framtida behov - Bidra till bättre samverkan inom universitetssjukhuset men även samverkan med andra interna och externa parter genom enkla, anpassade och effektiva lösningar - Vara robust, tillgänglig och tillförlitlig Denna målbild kan karaktäriseras av följande ledord: - Mobilitet - Säkerhet - Flexibilitet - Samverkan - Robusthet 12

Målbild ICT Infrastruktur - ledord Mobilitet Arbeta när och där det behövs. Effektiva processorienterade arbetssätt, bla för att minimera förflyttningar av patienten. Tillgang till information och kommunikation där det behövs - at point of care. Ställer krav till ICT Trådlöst nätverk över alt på sjukhuset med hög stabilitet, kapacitet och säkerhet. Tillgång til system/mjukvara oberoende av arbetsyta och utrustning. 13

Målbild ICT Infrastruktur - ledord Säkerhet Höga krav till patientsäkerhet och sekretess. Tillgång till information kräver säkra lösningar och säkring av känslig information. Ställer krav till ICT Säkerhet inbyggd i infrastrukturen Beskärmelse mot virus och hackare Kryptering av information Säker utskrift Patient spårning och lokalisering Spårning och lokalisering av utrustning 14

Målbild ICT Infrastruktur - ledord Flexibilitet Generella lösningar som tillåter kontinuerlig Verksamhetsutveckling Tillgång till riktig information och kommunikation för alla användare, till exempel anställda, studenter, patienter, gäster, KI-anställda. Tillräcklig kapacitet för framtiden Ställer krav till ICT Skal kunna stödja nya arbetssätt och ändrade processer utan stora ändringar. Välja verktyg/utrustning beroende av arbätssätt Skalbar kapacitet i infrastrukturen 15

Målbild ICT Infrastruktur - ledord Samverkan Förstärkt integration vård/forskning/utbildning. Samarbete med andra sjukhus nationellt och internationellt. Integration mellan ICT och Medicinsk teknisk utrustning. Integration mellan byggnadsteknik och ICT. Tema baserat team. Ställer krav till ICT Integrationslösningar Samarbetslösningar Gemensam plattform och infrastruktur Visualisering i operasjonssaler Videokonferenslösningar Enkle och användbara lösningar 16

Målbild ICT Infrastruktur - ledord Robusthet Krav till det robusta sjukhuset. Stabila lösningar som ger förtroende. Höga krav till tillgång till information Ställer krav till ICT Medical Grade Network, 99.999% uptime Redundant och feltolerant Drift och övervakning 24/7/365 Hög kapacitet 17

Behovsanalys/önskad funktionalitet för ICT på NKS Under arbetet med förstudien har ett 70-tal intervjuer gjorts med intressenter inom NKS-förvaltningen, Karolinska universitetssjukhuset, SLL, IT, KUL och Karolinska Institutet. Syftet har varit att: Kartlägga intressenternas tankar, förväntningar och önskemål om framtida funktioner i ICTinfrastrukturen Undersöka vilka trender och teknisk utveckling som är särskilt relevant för just NKS Samtidigt baseras behovet av tjänster och funktionalitet i infrastrukturen på: Erfarenhet från projekt i liknande organisationer (universitetssjukhus) Generella utvecklingstrender inom ICT-området Detta har resultat i följande förteckning över relevanta funktioner: Fast datanät Trådlöst nät Säkerhetslösningar Telefonitjänst Enterprise messaging service solution Samverkanslösningar AV-utrustning och lösningar Användarutrustning Printlösning IAM - autentisering, pålogging och provisioning Trådlös identifiering Patientkallelsesystem Spårbarhet Patientterminal Mjukvara Patientankomst Drifts- och övervakningssystem Förvaltning, drift och underhåll Utbildning 19

Integratortjenester Mål: en felles ICT infrastruktur med fullt integrerte løsninger for vård/ forskning/utbilding En Leverandør må ha hovedansvar for å kartlegge grensesnitt, planlegge og gjennomføre integrasjonsoppgavene. Denne oppgaven vil inngå i ICTupphandlingen som et eget leveranseområde Integrasjon mellom ICT og Teknikk (AGV, Smågodstransport etc.) Bygg (Lys, temperatur, Heis etc) Eksterne ICT tjenester (AD, Single-signon, e-post etc.) Medisinsk teknisk utrustning 20

Fast datanät Mål: En felles nettverks- og sikkerhetsarkitektur som ivaretar alle behov for kommunikasjon, krav til driftssikkerhet og datasikkerhet En fremtidsrettet campus-løsning som ivaretar de krav som til enhver tid gjelder og er basert på gjeldende internasjonale standarder. Alle systemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll Infrastukturen skal være fleksibel, robust og ha tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov 21

Trådlöst nät Mål: Ett felles trådløst nettverk som ivaretar alle behov for mobil kommunikasjon, krav til driftssikkerhet og datasikkerhet Nettverksinfrastrukturen skal være fremtidsrettet og ivareta de krav som til enhver tid er gjeldende samt være basert på gjeldende internasjonale standarder. Alle systemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll Infrastrukturen skal være fleksibel, robust og ha tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov Det trådløse nettverket skal dekke behov for mobil kommunikasjon for pasienter, ansatte, studenter og gjester 22

Säkerhetslösningar Mål: Det skal etableres en sikkerhetsarkitektur og infrastruktur som ivaretar krav til driftssikkerhet og ICT-sikkerhet. Sikkerhetsløsningene skal være en integrert del av infrastrukturen 23 ICT sikkerhetsløsningene skal ivareta virusbeskyttelse innbruddssikring Informasjonssikkerhet Kommunikasjon mellom soner i infrastrukturen skal være kryptert Personsensitive data skal ikke lagres lokalt på brukerutstyret Det skal være tilgangskontroll til systemer, funksjoner og informasjon Alle myndighetspålagte sikkerhetskrav skal ivaretas

Telefonitjänst Mål: Egen telefonitjeneste for NKS som skal dekke behovene innenfor vård/forskning/utbilding Telefonitjenesten skal benytte fast og trådløs nettverksinfrastruktur som bærertjeneste Alle telefoni delsystemer skal benytte IP som kommunikasjonsprotokoll Telefonitjenesten skal være fleksibel, robust og ha tilstrekkelig kapasitet for fremtidige behov Den skal være integrert med øvrige telefonitjenester i KI/KS/SLL Skal også dekke pasienter og pårørendes behov for telefonitjenester 24

Enterprise Messaging Service solution Mål: et felles system for utveksling av medelanden og informasjon mellom systemer i infrastrukturen System for utveksling av medelanden skal være regel og rollebasert Skal benyttes for å beskrive og automatisere arbeidsprosesser og meldingsflyt Skal være åpent, generelt og fleksibelt slik at fremtidige behov kan ivaretas Systemet skal ivareta alle integrasjonsgrensesnitt mot KI/KS/SLL 25

Samverkanslösningar Mål: En felles plattform og funksjonalitet i infrastrukturen for mjukvara som effektiviserer samarbeid Unified Communication, presence dvs. Real time status for kolleger Sikker deling av skjermbilder, lyd og video, videokonferanse på mobil/pc/tablets integrert med telefoniløsning (Click-tocall etc.) 26

AV-utrustning och lösningar Mål: En enhetlig AV-løsning i hele sykehuset som effektiviserer og forenkler samarbeid internt og eksternt Skal benytte den faste og trådløse nettverksinfrastruktur som bærertjeneste Enhetlige brukergrensesnitt og styringssystemer AV-utstyr for møterom Videokonferanseutstyr og løsninger skal tilby enkel oppkobling og bruk ved kommunikasjon internt i NKS og mot eksterne parter Integrert med bygget, for eksempel automatisk avblending, dimming av lys etc. 27

Användarutrustning Mål: Standardisert utvalg av effektivt og prosesstilpasset brukerutstyr som dekker behovene i vård/ forskning/utbilding PCer, Tablets, Smartphones, Laptops, telefonapparater Skal være tilpasset og optimalisert for behovene i arbeidsprosessene Enhetlige brukergrensesnitt Skal gi effektiv tilgang til nødvendige applikasjoner 28

Printlösning Mål: Standardisert utvalg av effektivt utstyr som dekker behovene i vård/ forskning/utbilding Løsninger som gir høy sikkerhet og redusert papirbruk Sikker utskrift for øket pasientsikkerhet og redusert papirbruk Mulighet for lokal scanning Energieffektive løsninger Løsninger som bidrar til effektive arbeidsprosesser, for eksempel followme-print 29

IAM - autentisering, pålogging och provisioning Mål: et felles system i infrastrukturen for sikker autentisering og tilgang til data og ressurser i infrastrukturen Systemet må være integrert med SLL sitt IAM og benytte data fra felles master i SLL Systemet skal sikre at all informasjon om brukernes roller, rettigheter og andre relevante data er tilgjengelig NKS sin katalog må være en delmengde av SLL sin hovedkatalog 30

Trådlös identifiering Mål: Autentisering og tilgang til ICT-løsningene må være hurtig, enkel, sikker og mest mulig automatisk Det vurderes å anskaffe en løsning hvor ICT infrastrukturen automatisk klargjør systemer for autentisering Hensikten er å gi personalet hurtig tilgang til ressurser og mjukvara samtidig som sikker identifisering ivaretas Trådløs identifikasjon skal baseres på SLLs eksisterende PKI-løsning (SITS) To-faktor autentisering eid med kryptering Offentlige sertifikater Bruk av trådløs infrastruktur 31

Patientkallelsesystem Mål: et pasientkallelsesystem som er integrert med telefoni- og dataløsningene. Rollebasert og mobil kallelse for sikker og effektiv kommunikasjon mellom pasienten og personalet skal benytte fast og trådløs nettverksinfrastruktur for overføring av informasjon skal være regel og rollebasert og enkelt kunne tilpasses til nye/endrede arbeidsprosesser skal være integrert med andre systemer i infrastrukturen som for eksempel Bed management, pasientflyt, selvinnsjekk, sporing, telefoni etc. 32

Spårbarhet Mål: NKS skal ha en løsning for spårning som understøtter effektivisering, automatisering og pasientsikkerhet Det vurderes å anskeffe en løsning for spårning og lokalisering. Det må kartlegges mer detaljert hvilken funksjon spårningsløsningen skal ha, men hypotesen så langt er at det skal være mulig å spore: Pasienter Utstyr Ansatte Spårningsløsningen skal effektivisere arbeidsprosessene både innenfor logistikk, fastighet og vård/ verksamhet. 33

Patientterminal Mål: Pasientene skal ha et tilbud om underholdning, informasjon og kommunikasjon. Pasienten skal i større grad selv bestille mat, skaffe seg informasjon om egen behandling etc. under oppholdet Pasientterminalen er primært pasientens hjelpemiddel og skal for eksempel tilby følgende tjenester (ikke endelig fastlagt): Internettilgang E-post Underholdning (Radio, TV, Spill ) Praktisk og generell info om NKS Informasjon om eget opphold ved NKS Tilgang til egen journal Selvbetjening (Mat, kioskvarer etc) Styring av lys og temperatur? Kommunikasjon med vårdpersonalet? 34

Mjukvara Mål: ICT infrastrukturen skal bidra til at arbeidsprosessene blir effektive og at pasientsikkerheten bedres. Ved å utnytte sporing og mobilitet skal graden av automatisering øke Det bør utvikles små applikasjoner som utnytter postensialet i infrastrukturen til å automatisere datafangst og datapresentasjon Point-of-care apps Mine pasienter dagens visitt utdrag av data fra pasientjournal Context-Aware Computing Kvalitets- og prosedyrekontroll for eksempel ved prøvetaking og medisinering, Location aware computing 35

Patientankomst Mål: Pasienter skal ha mulighet til å benytte selvbetjening i forskjellige situasjoner. Dette kan være som forberedelse til og ved innlegging på sykehuset samt fremmøte til dagbehandling/poliklinikk. Det bør anskaffes en selvbetjeningsløsning som gjør det mulig for pasienten å registrere seg ved ankomst til NKS og få instruksjon om videre aktivitet Løsningen skal inneholde et køsystem for dagbehandling Systemet skal ivareta pasientens sikkerhet og integritet Kommunikasjon med pasienten skal kunne starte før pasienten kommer til sykehuset og fortsette etter at pasienten har forlatt sykehuset 36

Drifts- och övervakningssystem Mål: En robust og tilgjengelig infrastruktur (99.999%) Drifts- og overvåkningssystemet skal støtte ende-til-ende måling og overvåking av forretningskritiske prosesser i infrastrukturen Systemet skal ivareta proaktiv monitorering, feilretting og vedlikehold av prosesser, løsninger og verdikjeder Kapasitet skal overvåkes og avvik/justeringer rapporteres før problemer oppstår Det skal legges opp til stor grad av self-healing og automatiske tiltak som sikrer tilgjengeligheten 37

Förvaltning, drift och underhåll Mål: ICT infrastrukturen skal forvaltes og driftes slik at krav til tilgjengelighet og kapasitet oppfylles, med krav til kontinuerlig kvalitetsforbedring. Det må inngås en driftskontrakt Kontinuerlig drift 24/7/365 Driftskontrakten kan inneholde forvaltningsoppgaver som ivaretar lifecycle kostnader og kvalitet Det vil være krav om proaktivt vedlikehold av både program- og maskinvare 38

Utbildning Gi brukeropplæring i det enkelte system/løsning/utstyr med fokus på arbeidsprosess Mål: Sikre at de ansatte får nødvendig kompetanse til å kunne bruke ICT-løsningene 39

Strategi och struktur för kontrakt ICT projektets komplexitet, riskprofil och behov av integrerade lösningar är en utmaning för såväl leverantörer som för Nya Karolinska Solna-förvaltningen. Fokus för förstudien har således varit att göra en värdering av hanteringen av: Risk Tydlighet beträffande ansvar Komplexitet Integrations- och koordinationsuppgifter Ekonomi Det ekonomiskt mest fördelaktiga vore att använda sig av en totalentreprenad för att upphandla och genomföra flera av delprojekten. Det blir annars en särskild utmaning att skapa samverkan mellan leverantörer med olika kontrakt. Det skulle innebära krav på speciell kompetens hos NKS-förvaltningen att kunna välja delkontrakt, under själva upphandlingen och framför allt under genomförandet av projektet/leveransen. Resultat från förstudien Totalentreprenad bör användas som kontraktsform för ICT pga projektets komplexitet, riskprofil och behov av integration mellan olika lösningar. Behov av tydligt ansvar i kontrakt Förslag till sanktioner och samverkan Utkast till komplett kontraktstruktur Övergripande kontraktsstruktur Del 0 AVTALSREGLER Del I AVTALSDOKUMENT Del II KONTRAKTSBILAGA Bilaga A Övergripande beskrivning, orientering Bilaga B Vederlag, omfattning och krav Bilaga C Plan för genomförande Bilaga D Administrative specifikationer och krav Bilaga E Underleverantörer Bilaga F Ritningar Bilaga G Annan dokumentation 41

Förstudiens innehåll Målbild/strategi för ICT på NKS Behovsanalys/önskad funktionalitet ICT på NKS Strategi och struktur för kontrakt Projektgenomföring Gränssnitt Strategi och struktur för upphandling Överordnat projektplan 42

Projektgenomföring Projektet behöver genomföras med hänsyn till planeringen för genomförande av byggnationen. Huvudprinciperna för själva genomförandet visas i figuren nedan. Projektering och installation ska huvudsakligen ske per enskild del av anläggningen men sedan genomföras och färdigställas parallellt. I modellen för genomförandet behöver följande hänsyn tas: Totalleverantörens fulla ansvar för lösningar, genomförande och koordinering ICT-leveransen som en integrerad del av byggprojektet ICT-leveransens gränssnitt mot verksamhetsprojektet ICT-leveransens utvecklingsmöjligheter utveckling och integration av ny teknik och speciell utveckling inom NKS-projektet 43

Gränssnitt Kartläggning, dokumentation och implementering av gränssnittet spelar en avgörande roll i ett ICT-infrastrukturprojekt för ett modernt universitetssjukhus. Förstudien har övergripande kartlagt gränssnittet inom ICT-projektet samt gränssnittet mot Fastighet ICT, gränssnittet mot MT och alla de rent organisatoriska gränssnitt som måste beaktas av en ICT-leverantör. En beprövad metod för att hantera gränssnitt har inkluderats i förstudien och visar hur en leverantör bör arbeta för att kartlägga, planera, genomföra, följa upp och dokumentera gränssnitten. Resultat av förstudien 96 gränssnitt internt i ICT infrastrukturen 64 gränssnitt gentemot Fastighet ICT 50 gränssnitt gentemot MT Gränssnitt gentemot 6 organisationer Färdig metod för hantering av gränssnitt 9. Grensesnitt... 49 9.1 Overordnede grensesnitt som skal ivaretas... 50 9.1.1 Grensesnitt internt i ICT Infrastruktur... 51 9.1.2 Grensesnitt til Fastighets-ICT... 52 9.1.3 Grensesnitt til MT (Medicinteknik)... 53 9.1.4 Grensesnitt til Organisasjoner... 54 9.2 Metode for håndtering av grensesnitt... 55 9.2.1 Struktur på grensesnittarbeidet... 58 9.2.2 Generelt om tidslinjen i grensesnittarbeidet... 58 9.2.3 Kartlegging av grensesnitt... 58 9.2.4 Planlegging... 58 9.2.5 Avklaring... 58 9.2.6 Oppfølging/oppdatering av grensesnitt... 59 9.2.7 Godkjenning og signering av Grensesnittdokument... 59 9.2.8 Distribusjon... 59 9.2.9 Rapportering til infrastrukturintegrator... 59 45

Strategi och struktur för upphandling Upphandlingen av ICT-infrastrukturen för NKS är en omfattande och komplex process, som ställer höga krav på såväl leverantör som beställare. ICT-infrastrukturen består av både tjänster och leveranser av produkter, som ska anpassas och kunna levereras i ett byggprojekt med redan fastställda milstolpar och med hög grad av integration. Upphandlingen innebär en risk, både för beställaren och för leverantören. Resultat av förstudien Förhandlat förfarande rekommenderas som upphandlingsform utifrån omfattning, komplexitet, risk och behov av förtydliganden/förhandlingar. Kontinuerlig dokumentation och protokollförande för korrekt genomförande. Tidigt marknadsföra och offentliggöra information till marknaden för att ge leverantörerna tid för förberedelser samt kunna skapa anbudsteam och göra affärsanalyser. Riskfyllda och osäkra leveranser ska offereras som optioner. Rekommendationen är att grunden för utvärdering utgörs av det mest fördelaktiga anbudet. Utöver värderingen av pris kommer NKS-förvaltningen även att värdera leveranskvalitet och genomföringssätt. 47 47

Överordnad projektplan Det finns milstolpar, som ska bidra till att säkerställa kontroll och genomförande i ICTleveransen i de olika faserna av projektet. Dels milstolpar för det generella genomförandet/upplägget av projektet, dels milstolpar för byggprojektets genomförande. Det finns en föreslagen tidplan för ICT som tar hänsyn till Projektbolagets överordnade tidplan för själva bygget. 49

Agenda Velkommen Syfte Informasjonsmöte ICT Förstudiens bakgrund Huvuddragen från ICT förstudien Kommunikation/Information i fortsätningen 50

Kommunikation/Information i fortsätningen NKS sin web-sida kommer att användas for kommunikation och information Ny information Leverantörforum Frågor/svar Beställe Förstudie 51