OMDANING LogistikNytt FORUM FÖR LOGISTIK - INFO FRÅN FÖRSVARETS MATERIELVERK OCH FÖRSVARSMAKTEN Nr 6 2012 s. 2 s. 5 Fokus på produktion i FSV-organisationen Utveckling av FMLOG Ny kommer att gå i snabb takt s. 3 De flesta tackar ja till erbjudandet Koll på läget inför övergången Några av områdena där arbetet inför verksamhetsövergången flyter på bra är miljö, säkerhet, avtal och dokumenthantering. Läs mer på sida 6
2 FORUM FÖR LOGISTIK Fokus på produktionen i FSV Idén om så små overheadkostnader som möjligt och mer resurser till produktionen ligger bakom förslaget till FSV:s organisation. Tomas Salzmann vill ha en liten stab utan dagens J-struktur och utan onödig byråkrati. Så lite papper som möjligt ska skickas inom FSV och bara det nödvändigaste ska lyftas till staben, säger Tomas Salzmann. Jag vill att fokus ska vara på produktionen och därför ge stort ansvar ut till verksamheten. FSV kommer också utnyttja att vara en del av myndigheten, genom att använda så mycket det går av :s stabsfunktioner, riktlinjer och ramverk. Sju enheter Enligt förslaget kommer ledningsgruppen att bestå av Tomas Salzmann och cheferna för de sju enheterna: Marknad, som ska arbeta med produktionsstyrning och strategiska marknadsfrågor. Controlling, består som idag av ekonomihandläggarna utplacerade runt om i verksamheten. Personal, består som idag av personalhandläggarna utplacerade runt om i verksamheten. Verkstad, alla verkstäder i samma enhet som indelas efter ort snarare än efter de tidigare områdena mark, flyg och marin. Här ingår Resmat och garnisonslagren. Lager och transport, helt ny enhet. Består av delar av den tidigare försörjningsenheten, FörsE, utom reservmaterielavdelningen, Resmat. Här ingår Tomas Salzmann, chef FSV, vill ge stort ansvar ut till verksamheten. centrallagret i Arboga, FMCL, och så småningom den lagerverksamhet som nu drivs av SAAB. Service, som idag med undantag för att vissa delar inte förs över. Det gäller bland annat Arkiv och expedition. Upphandling, som idag. Här ska man se över hur samordning med den upphandlingsorganisation som finns inom ska göras. Det är viktigt för att ta bort dubbelarbete och för att utveckla ett gemensamt arbetssätt. En sak som har diskuterats är placeringen av Resmat och garnisonslagren. Jag ser att FSV kommer att hantera två typer av reservdelar, dels reservdelar som behövs i verkstäderna och dels de som ska lagerhållas i ett längre perspektiv, säger Tomas Salzmann. Vi föreslår att Resmat och garnisonslagren läggs i enheten Verkstad för att prioritera verkstädernas möjlighet att snabbt få de reservdelar som behövs. Samverkan med facken Några saker återstår ännu innan man kan bestämma vilket datum den nya organisationen börjar gälla, enligt Tomas Salzmann. Vi ska till exempel samverka kring förslaget med de fackliga organisationerna. Och så måste vi säkerställa att alla tillstånd och certifikat finns på rätt plats i nya FSV. Jag hoppas att vi kan börja arbeta i den nya organisationen några månader in i 2013. Charlotte Sameulsson Redaktionen Ansvarig utgivare: Eva Pia Sandstedt Informationschef FMLOG Omslagsbild: Åsa Persson, miljösamordnare FMLOG. Foto: Per Josse Redaktion: Per Josse Cecilia Ekdahl Carina Söderström Annika Eriksson Anja Reimers Toni Eriksson Hans Ivansson Charlotte Samuelsson FMLOG FMLOG FMLOG Kontakt: FMLOG-Stab-J9@mil.se info@fmv.se Nästa manusstopp: 29/10 Beräknad utgivningsdag: 9/11
FORUM FÖR LOGISTIK Många frågor under rundresa Alla medarbetare i FMLOG som ingår i verksamhetsövergången bjöds in till informationsmöte med FSV under september. Viktigt var att få reda på medarbetarnas alla frågor och funderingar. Chefen för FSV och HR-experter på och FMLOG stod redo att svara. Så var det alltså dags för en andra rundresa med anledning av omdaningen. 14 orter besöktes denna gång, från Boden i norr till Revingehed i söder. Åhörarna fick först lyssna på Tomas Salzmanns planer för FSV och konkret HR-information om hur anställningsvillkor för den som följer med i verksamhetsövergången kommer se ut efter årsskiftet samt vad som händer om man tackar nej. Fler praktiska frågor Därefter var ordet fritt. Det surrade av många informella samtal under kaffepauserna och sedan hölls gemensamma frågestunder. Frågorna som ställdes var av skiftande karaktär, en del övergripande om varför omdaningen görs och vilka ambitioner som finns framöver. I takt med att övergången kommer närmare, är det naturligt att antalet praktiska frågor ökar, menar Tomas Salzmann: Det har varit mycket bra frågor. Det är en viktig kanal för att få upp risker på bordet, det ger oss möjlighet att lösa problemen. Allt kommer inte vara klart vid årsskiftet, men med en positiv inställning och vilja att hitta lösningar har vi ändå ett bra utgångsläge. Tanken är att alla frågor, även de som inte hann besvaras under mötena, ska publiceras med svar på emil och fmv.se Frågorna under rundresan har varit av skiftande karaktär, en del övergripande frågor men också många av praktisk natur. :s mål var att deltagarna skulle få större kunskap om fyra områden: Vad vinner Sverige på omdaningen? Vad är :s plan för den framtida försvarslogistiken? Vad händer i nästa steg med utkontraktering etc? samt Vad händer med mitt jobb? Som utvärdering fick deltagarna vid varje möte i uppgift att ange vilken fråga de ville ha ett bättre svar på. Så här blev resultatet: vad händer i nästa steg (45%), vad händer med mitt jobb (21%,) vad är :s plan för den framtida försvarslogistiken (17%), samt vad vinner Sverige på Omdaningen (17%)? Charlotte Sameulsson De allra flesta tackar ja till erbjudandet Erbjudandet om verksamhetsövergång skickades hem till alla berörda i FMLOG i början av september. Det första svaret var ett ja, med vändande post från Boden. Svaren har sedan kommit in till i en strid ström under hela september. Den 1 oktober, som var sista dag att svara, hade registrerat 1302 svar. Bland dem fanns 1248 ja och 54 nej. Därmed är en av de viktigaste förutsättningarna för att försvarslogistiken ska fungera även efter årsskiftet säkrad. Personalen med all sin kompetens och erfarenhet finns kvar i verksamheten, säger Ann-Louise Sommarström, HR-direktör på. Omfattande arbete Nu startar ett omfattande arbete för att hantera svaren. Till alla som har tackat ja ska nya anställningsbevis skrivas. Vi saknar fortfarande svar från 84 personer, säger Ann-Louise Sommarström. Dem kommer vi att kontakta personligen. Formellt går anställningen över automatiskt om man inte svarar men vi vill vara säkra på att allt blir rätt, att det inte blivit något fel i postgången till exempel. Information om vilka som tackat nej skickar till Försvarsmakten. De 43 officerare som omfattas av verksamhetsövergången men tackade nej, får möjlighet att växeltjänstgöra på. Charlotte Samuelsson
FORUM FÖR LOGISTIK För André Bouget och hans kollegor på FMLOG:s expeditionsavdelning väntar ytterligare en förändring efter Omstruktureringen. Den stora vattendelaren blir när ärendehanteringssystemet Vidar införs nästa år, säger André Bouget. Jag är nöjd att vara kvar i FM André Bouget och hans kollegor på FMLOG:s expeditionsavdelning är några av de FMLOG:are som blir kvar i Försvarsmakten efter årsskiftet. Jag är väldigt nöjd med att vara kvar i Försvarsmakten, och jag tror att de flesta av mina kollegor också är det, säger André Bouget, som arbetar på en av Försvarsmaktens expeditioner i Stockholm. André Bouget och hans kollegor på samma expedition arbetar med Högkvarterets avdelningar, som till exempel produktionsledningen, internrevisionen, juridiska staben, generalläkaren och säkerhetsinspektionen. Den stora mängden arbete är med produktionsledningens infrastrukturavdelning. Det handlar mycket om vindkraft, om papper som kommer in och ska registreras och expedieras, säger han. Eftersom man på denna expedition, belägen i :s lokaler, arbetar med Högkvarterets avdelningar är det också omstruktureringen av Högkvarteret som märks av mest, även om Omdaningen av försvarslogistiken också får vissa effekter. vill ha tillbaka sina rum i korridoren här borta, vilket innebär att många av de handläggare vi jobbar med behöver flytta. Det försvårar vårt samarbete lite. Som det är nu är det lätt att ordna saker snabbt, det är bara att ta med sig sina papper och gå och prata med aktuell handläggare, men fortsättningsvis får vi skicka ärenden till varandra istället. Förändringar André Bouget har arbetat på expeditionen sedan 2009 och under den tiden har det varit en del förändringar. Framför allt har vi gått igenom stora förändringar på personalsidan med många pensionsavgångar, då vi fick anställa många nya på en gång. Det tog lång tid innan allt satt sig, men vi har fått ihop ett jättebra gäng. Det är väldigt bra stämning här, säger han. När nyheten om Omdaningen av försvarslogistiken och senare Omstrukturering av Försvarsmakten kom, tog han det med ro. Vad gäller förändringar i Försvarsmakten, så finns det ju alltid någon sorts frågeställning om vad som komma ska. I det här fallet upplever jag att vi har suttit lugnt i båten och haft i sikte att vara kvar i Försvarsmakten. Vi har haft inställningen att det kommer att lösa sig på ett positivt sätt, säger han. Men trots att de nu fått sitt besked i Omstruktureringen och svarat, så är förändringarna för personalen på expeditionerna inte över ännu. Redan nästa år väntar en förändring som André menar är den stora vattendelaren. Det blir när ärendehanteringssystemet Vidar införs vid halvårsskiftet nästa år. Då kommer handläggarna ute på avdelningarna till viss del att registrera ärenden i systemet själva och det kommer förmodligen på sikt att leda till färre expeditioner. Carina Söderström FMLOG
FORUM FÖR LOGISTIK FMLOG Ny utveckling i snabb takt Stor kraft har lagts på verksamhetsövergången. När nu alltmer klarnar för den så kommer Mats Ström, chef FMLOG, att fokusera på utveckling för den verksamhet som blir kvar i FMLOG. Han har både kort- och mer långsiktiga mål för FMLOG. Och utvecklingen kommer att gå i snabb takt. Den 1 januari 2013 har FMLOG en ny organisation. I den leder C FMLOG med stab cirka 2500 medarbetare som finns på sex enheter med chefer. De är: Försvarsmaktens Masterdatakontor, chef är Jerry Eriksson Ledningsstödenheten, dvs Transport och rese-kontor, Arkivavdelningen, Expeditionsavdelningen, Affärs- och beställnings-avdelning samt Försäljning och uthyrning, chef är Lars-Åke Nilsson Teknikenheten som består av Materielkontorsavdelningen samt fyra Teknikavdelningar, chef är Magnus Qvist Logistikförsörjningsenheten med fyra Logistikavdelningar, JSS och tre NSE, chef är Roger Olsson Operativ ledningsteknisk bataljon med chefen Ulf Åkesson (enligt org 12) Systemförvaltningsenheten med chef Sten Sandberg (enligt org 12) C FMLOG, Mats Ström är tydlig, utvecklingsarbetet är inte klart. Förändringarna kommer att fortsätta. Medarbetarna i FMLOG är vana vid och duktiga på förändringsarbete, och det är bra för utvecklingsarbetet går vidare. ÖB:s fokus på insatsförsvaret ställer krav på logistiken. Vi måste kunna leda och leverera logistik under alla beredskapsnivåer och där är vi inte ännu. Kort och lång sikt Medarbetarna i FMLOG är vana vid och duktiga på förändringsarbete, och det är bra för utvecklingsarbetet går vidare, säger Mats Ström, chef FMLOG. Under 2013 kommer FMLOG att arbeta både på kort och lång sikt. I det arbetet kommer alla att behövas. Leveranserna av försvarslogistik till Försvarsmakten måste fungera. Det gäller FMLOG:s egen produktion men C FMLOG ser också nödvändigheten att också fortsättningsvis stödja FSV i dess uppstartsfas. En annan viktig uppgift blir att uppfylla de ratiokrav som regering och riksdag beslutat om för försvarslogistiken. På längre sikt bör målet vara att skapa en utvecklad logistikorganisation i Försvarsmakten som kan leda och understödja insatsorganisationen i alla beredskapsnivåer. Tanken är att använda delar av FMLOG som en kärna och så bygga på med ytterligare delar, beroende på vilka krav som ska ställas. C FMLOG:s målbild är att börja förverkliga det från den 1 januari 2014. Påverkar FMLOG:s utveckling I Försvarsmakten är det många arbeten som kommer att påverka FMLOG:s utveckling. Det är det nya dokumenthanteringsprojektet VIDAR och dess konsekvenser, det är fortsättningen på Omdaningen delen som handlar om ledning och beställning och hur logistikorganisationen ska se ut. Samtidigt ska Högkvarteret omorganiseras och förbandet FMTIS bildas. Men C FMLOG ser att det hänger ihop: Min målbild är inte att till varje pris behålla FMLOG som det ser ut den 1 januari 2013, menar Mats Ström. Tvärtom ser jag hur olika delar kan hjälpa till att optimera verksamheten om de sammanförs i andra förband, som t ex bildandet av FMTIS. Vår målbild om en effektiv och utvecklad logistikorganisation hänger bra ihop med övrigt utvecklingsarbete i Försvarsmakten. Vi är naturligtvis lyhörda för signaler om vad vi eventuellt behöver ändra i målbilden. Till exempel är det inte alls säkert att alla tidplaner kommer att hålla. Eva Pia Sandstedt FMLOG
6 FORUM FÖR LOGISTIK Koll på läget inför övergången Tusen saker ska göras inför verksamhetsövergången kunde man läsa i ett tidigare nummer av LogistikNytt. Mikael Frisell, stabschef vid FMLOG, reder ut vilka punkter på listan som har bockats av och hur mycket som återstår att ta tag i inför årsskiftet. En viktig milstolpe är att alla erbjudanden gått ut till dem som ska gå över till FSV och samma vecka fick också de som ska vara kvar i Försvarsmakten en placering i FM ORG 13. Det är glädjande att se att de allra flesta har sagt ja. Vi har med andra ord den kompetenta personal som behövs för att säkra produktionen. Vi har knutit ihop de flesta trådarna inom HR-området. Våra HR-avdelningar på FMLOG och har rett ut vad som gäller med avtal, saldon, ersättningar för systemstödsresor med mera. Det finns så klart frågor kvar men de löses efter hand. Andra områden som Mikael Frisell nöjt kan konstatera att det börjar ljusna inom är miljö, säkerhet, avtal och dokumenthantering. Det här är inga enkla frågor att reda ut men vi ser inga show stoppers och med en hel del arbete och om vi följer planeringen kommer vi att hinna i tid, fortsätter han. Att produktionen fungerar även efter årsskiftet är A och O. Och det är ett gemensamt ansvar mellan FMLOG och FSV. Vi har gjort en gemensam produktionsplanering för 2013 och under hösten kommer förberedelserna för att dela budget och produktionsplaneringen fortsätta. Ett orosmoment är om vi ska hinna knappa in 2013 års budget i PRIO men det är något man jobbar hårt med. Detsamma gäller för hur besparingarna ska tas hem. Där är FMLOG och FSV överens om hur besparingarna ska fördelas mellan myndigheterna och vi har sedan gjort en plan för det arbetet. Och i FMLOG för vi en löpande dialog med enhetscheferna om detta. Stor och komplex fråga För att produktionen ska kunna genomföras måste verksamheten stöttas av ITsystem. Det är en stor och komplex fråga, där flera delar verkar lösa ut sig men där till exempel nya SAP/PRIO-lösningen är tidskritisk. (läs mer om det i artikeln på sida 8). När det gäller lokaler så ska personalen i huvudsak sitta kvar i samma lokaler. Där är vi är nära en lösning med en hyresmodell där FSV kommer att andrahandshyra lokalerna av Försvarsmakten, förklarar Mikael Frisell. Många har också ställt frågor om IDkort och om FSV-personalen kommer att släppas innanför grindarna och där är det enkla, pragmatiska lösningar som gäller, poängterar han. Ett direktiv om detta till garnisonscheferna är på väg ut från Högkvarteret och då kommer allt från parkeringsplatser på garnisonsområdet till inpassering att få en lösning lokalt. En annan viktig milstolpe är att chefen för produktionsledningen har fattat beslut om hur man ska gå vidare i materielfrågan, det vill säga vem som ska äga vilken materiel och hur den ska inventeras. Inom det här området arbetas det för fullt ute i organisationen men mycket arbete återstår innan det är i hamn. Vi har den kompetenta personal som behövs för att säkra produktionen, säger FMLOG:s stabschef Mikael Frisell, apropå att de flesta FMLOG:are tackat ja till erbjudanden både vad gäller Omstrukturering och Omdaning. Foto: Marcus Boberg FMLOG På Omdaningssidan på emil och på fmv.se finns frågor och svar. Där kan man få svar på många av de detaljfrågor som finns kopplat till omdaningen av försvarslogistiken. Cecilia Ekdahl FMLOG
FORUM FÖR LOGISTIK Gott arbetsklimat på - fem snabba frågor till Anders och Annika, fmlog:are i rekstyrka 1 och 2 Fem snabba frågor till Anders Lorentzon, produktionsledare på FMLOG stab, som gick över till den 1 maj, rekstyrka 1, och till Annika Eriksson, informatör på FMLOG stab, som gick över till den 1 september, rekstyrka 2. Båda ingår i FSV-projektet och tillhör formellt sett FMLOG fram till årsskiftet, men arbetsleds under hösten av. Anders: Hur känns det att byta arbetsgivare utan att du har valt det själv? För mig är det ingen stor sak och jag kan se att det finns fördelar med att hamna i en civil myndighet, där det också finns mer utvecklingsmöjligheter för mig som är civil. Arbetsvillkoren är de samma som innan verksamhetsövergång, så där ser jag heller inga nackdelar. Det känns också roligt att vara med från början och kunna påverka hur FSV utformas. Hur har du blivit emottagen på? Det är ett väldigt gott arbetsklimat på. Det är lätt att komma i kontakt med nya kollegor och skapa nätverk och det känns redan som om vi är en del av verksamheten. Vilken är din roll i nya organisationen på? Det vet jag inte riktigt ännu, för det är inte klart. Vad har du gjort hittills och vad gör du fram till årsskiftet? I rekstyrka 1 blir vi inblandade i de flesta frågor även om vi inledningsvis delat upp arbetet i olika områden. Jag har fått ansvar för Upphandlingsenhetens överförande, se till att arkiv och registratur kommer att fungera och att verksamhetstillstånd finns på plats samt att verksamheten eller regelverk är anpassade efter verksamhetsövergången. Har du någon uppfattning om hur det kommer att bli med FSV? Som med alla större organisationsförändringar tror jag att det inledningsvis blir en del inkörningsproblem. Men efter hand som det går smidigare, kommer vi också att kunna utveckla verksamheten på ett positivt sätt, så att det blir ännu Annika Eriksson trivs bra på, dit hon är utlånade fram till verksamhetsövergången. bättre. Jag hoppas också att FSV verkligen blir en integrerad del av, så att vi känner att det är ett och samma företag. Annika: Hur känns det att byta arbetsgivare utan att du har valt det själv? Det känns inte som något problem. Jag ser det här som en möjlighet till både personlig och yrkesmässig utveckling och det ska bli spännande att få vara med och bygga upp något nytt. Hur har du blivit emottagen på? Mycket bra. Alla har varit måna om att jag ska känna mej välkommen. Det har varit lätt att komma in i det nya arbetslaget och få kontakt med nya kollegor. Vilken är din roll i nya organisationen på? Jag vet inte ännu var i organisationen jag kommer att hamna, i vilken ruta. Det kan bli centralt på Info eller i FSV stödfunktion. Men det oroar mig inte så mycket. Oavsett var jag hamnar kommer jag att jobba som informatör, precis som idag. Vad har du gjort hittills och vad gör du fram till årsskiftet? Min roll är att stötta FSV-projektet och förbereda organisationen inför verksamhetsövergången vad gäller informations- och kommunikationsfrågor. Det finns mycket som ska lösas på kort tid, så arbetsuppgifterna är ganska varierade. Interna informationskanaler i den nya organisationen är en uppgift som vi jobbar med. En annan är att genomföra en kundundersökning inom Försvarsmakten innan verksamhetsövergången, för att ha ett basresultat att jämföra framtida undersökningar med. Har du någon uppfattning om hur det kommer att bli med FSV? Jag tror att det blir bra även om allt inte kommer att fungera smärtfritt den 1 januari. Man jag tror att det blir ett tydligare fokus på logistikverksamheten, med mer renodlade roller och tydligare gränsdragningar i förhållandet kund leverantör, och att det kanske kan göra att statusen för FSV-verksamheten höjs. Anja Reimers
Posttidning B R E T U R A D R E S S: F ö r s va r s m a k t e n s lo g i s t i k - T e g e lu d d s väg e n 31-107 86 S to c k h o l m Även efter verksamhetsövergången blir det möjligt att jobba i system PRIO, samt ha med sig sitt mobiltelefonnummer och abonnemang till. Jobb i FM AP även efter övergång En av frågorna inför verksamhetsövergången till har varit hur ledningssystemen ska se ut och fungera. Som vi skrev i förra numret har Försvarsmakten och fattat beslut om att utveckla en SAP-lösning, vilket innebär att man kommer att utgå från Försvarsmaktens system PRIO. Denna lösning innebär att och Försvarsmakten blir varsitt företag i PRIO, som båda är åtkomliga från FM AP. Det betyder att alla medarbetare ska jobba kvar i FM AP efter verksamhetsövergången och alltså behålla sin behörighet i FM AP. Visst arbete kommer att ske i motsvarande plattform i, kallad SFAP - säker -arbetsplats. I syfte att förenkla för verksamheten, men även att spara pengar, försöker nu den gemensamma arbetsgruppen mellan FMLOG och finna lösningar som minimerar behovet av SFAP. Exempel på det gäller möjligheten för /FSV att lagra information på SWEDI-domänen samt möjligheten att fortsätta använda Försvarsmaktens e-postsystem, säger Martin Nylander ITchef FMLOG. Eftersända mejl Alla medarbetare kommer att få en e-postadress som slutar på fmv.se och som är åtkomlig via SFAP. I SFAP finns möjlighet att eftersända de mejl som kommer till fmv-adressen till försvarsmaktsmejlen. På så sätt skulle man kunna förenkla arbetet och minimera antalet SFAP. Men vi återkommer med besked om detta är möjligt, dels eftersom en sådan lösning måste godkännas av Högkvarteret och dels för att en del säkerhetsmässiga och juridiska knäckfrågor måste lösas. Behålla telefonnummer Vad gäller mobiltelefoni för de medarbetare som flyttar till FSV, kommer Försvarsmakten att flytta över alla abonnemang i klump till /FSV. Gällande fast telefoni kommer berörda medarbetare sannolikt att behålla sitt telefonnummer och abonnemang i Försvarsmakten. Telefonnumren kommer genom :s försorg att registreras i både :s och Försvarsmaktens växel. Detta är positivt och innebär att ytterligare ett steg är taget mot att minimera förändringar inför verksamhetsövergången, säger Martin Nylander. Carina Söderström FMLOG