Tentamenstid: 5 timmar

IT i Organisationer (ITO) Tentamen 2014-10-29 Tentamenstid: 5 timmar Tillåtna hjälpmedel: Kursbok (vilken som helst). Artikelsamling. (OBS! Det är OK att ha anteckningar i bok och artikelsamling även i form av anteckningar på post-it-lappar i bok och artikelsamling). Linjal. Språklexikon som översätter mellan två språk, till exempel svenska och finska Mål som mäts på tentamen: Mål 1. Förklara centrala begrepp, teorier och metoder inom området informationssystem, särskilt avseende verksamhetsanalys, verksamhetsmodellering, system- och tjänsteutveckling, IT-arkitektur, samt IT-system som affärssystem och beslutsstödssystem Hur mäta Mål 1: Två påståenden och två essäfrågor. Varje rätt svar för ett påstående ger max 1 poäng. Varje essäfråga ger max 7 poäng. Maximalt kan påståenden och essäfråga ge 16 poäng. Preliminär betygsskala: A=14,5, B=12,5, C=10, D=8, E=6, Fx=5, Underkänd=4,5 eller lägre. Mål 2. Förklara hur design av IT-relaterade artefakter, särskilt IT-system, kan genomföras med vetenskapliga metoder Hur mäta Mål 2: Två påståenden. Varje rätt svar för ett påstående ger max 1 poäng. Maximalt kan påståendena ge 2 poäng. Påståendena ger max 2 poäng tillsammans. Preliminär betygsskala: Godkänd=1p, Underkänd=0p Mål 3. Analysera existerande verksamheter och baserat på detta designa förändringskrav på verksamheter samt systemkrav på IT-system med hjälp av verksamhetsmodeller och teoretiska ansatser Hur mäta Mål 3: Två påståenden och två modelleringsuppgifter. Varje rätt svar för ett påstående ger max 1 poäng. Varje modelleringsuppgift ger max 7 poäng. Maximalt kan påståenden och modelleringsuppgift ge 16 poäng. Preliminär betygsskala: A=15, B=14, C=12, D=10, E=8,5, Fx=7,5, Underkänd=7 eller lägre. Mål 4. Göra konsekvensbedömningar av verksamhetsförändringar med hänsyn till ekonomiska, etiska och samhälleliga aspekter Hur mäta Mål 4: Två påståenden. Varje rätt svar för ett påstående ger max 1 poäng. Maximalt kan påståendena ge 2 poäng. 1

Preliminär betygsskala: Godkänd=1p, Underkänd=0p Så går sammanvägning av betyget på tentamen till: Medelbetyget från Mål 1och Mål 3 ger tentamensbetyget. Om Mål 1 och Mål 3 ligger mitt mellan ett betyg så ges det lägre betyget. Det ovan skrivna gäller inte om något mål får betyget F, för då underkänns tentamen oavsett betyg för övriga mål. Om inget mål har F men ett mål får Fx, så ges betyget Fx på tentamen oavsett betyg för övriga mål. 2

Mål 2 [Ange om påståendet är sant eller falskt och motivera svaret. Utan motivering blir svaret underkänt. Notera att minst ett poäng måste uppnås för detta mål, annars kan tentan inte bli godkänd.] Påstående 1: När man använder designvetenskap så är en av aktiviteterna att samla in krav. En fallstudie (case study) kan användas för detta. Sant, en fallstudie kan användas för att på djupet förstå hur en organisations krav ser ut. Notera dock att någon form av diskussion om hur dessa krav kan generaliseras bör föras för att dessa krav även ska kunna gälla andra organisationer. Lösningar i design science måste vara generella för flera organisationer. Påstående 2: Inom designvetenskap är man i första hand ute efter att förklara varför verkligheten ser ut som den gör. Falskt, design science syftar i första hand till att förändra verkligheten genom att använda artefakter, till exempel lösa ett problem genom att introducera ett IT-system (en artefakt) som förbättrar situationen, Mål 4 [Ange om påståendet är sant eller falskt och motivera svaret. Utan motivering blir svaret underkänt. Notera att minst ett poäng måste uppnås för detta mål, annars kan tentan inte bli godkänd.] Påstående 3: Det finns utilitaristiskt grundade argument för att open source är överlägset proprietär programvara. (Open source programvara är sådan programvara som utan kostnad kan 3

användas och kopieras. Proprietär programvara ägs av någon och görs ofta tillgänglig genom licenser.) Sant, ett utilitaristiskt argument kan vara att programvaran enklare kan spridas och därmed komma fler till nytta. Påstående 4: Det finns deontologiskt grundade etikprinciper (rättighetsprinciper) för hur man skall utföra en enkätundersökning i ett forskningsprojekt. Sant, till exempel att man skall respektera respondenternas integritet genom att låta dem vara anonyma. Mål 3 [Ange om påståendet är sant eller falskt och motivera svaret. Utan motivering blir svaret underkänt.] Påstående 5: Flaskhalsar i en verksamhetsprocess bör kunna identifieras i ett Lean-projekt. Sant, en av de centrala analyserna i Lean är att analysera flödet så att detta sker effektivt. I en sådan analys bör flaskhalsar kunna identifieras, det vill säga det som identifieras är aktiviteter där flödet stannar upp på grund av brist på resurser. Påstående 6: En output till en funktion/aktivitet på A0-nivå ska alltid synas som output på A-0-nivå i ett IDEF0-diagram Falskt, en output från en funktion kan vara en input till annan funktion/aktivitet på A0-nivå. Då kommer denna output inte vara en output på A-0-nivån. [Gör en grafisk modell enligt följande beskrivning] Modelleringsuppgift 1: Processmodellering i BPMN (max 7 p) 4

QUALITY FOOD Du har som verksamhets- och IT-utvecklare fått i uppdrag att förbättra arbetet vid en restaurangkedja. Som ett första steg skall du beskriva verksamhetsprocesserna i modellform i ett nu-läge. Vid intervjuer med personal och ledning vid restaurangkedjan framkommer följande: QualityFood är en restaurangkedja som har sammanlagt 24 restauranger i Sverige med fokus på näringsrik mat baserad på högkvalitativa råvaror, och som serveras med hög kvalitet. Samtliga restauranger har öppet mellan 11-23 över hela landet. För att hålla hög kvalitet på arbetet så har restaurangkedjans ledning utformat en standardiserad verksamhetsprocess för tillagning av mat som används på alla restauranger i nu-läget. Nedan beskrivs den standardiserade tillagningsprocessen i textform för dagpasset (det är bara dagpassets process som ska modelleras): Kökschef för dagpasset anländer kl 7. Det första kökschefen gör är att kontrollera eventuella sjukskrivningar. Om någon eller några sjukskrivit sig så måste extrapersonal kallas in. Extrapersonal har en mindre månadsersättning för att alltid finnas tillgänglig, men har rätt att tacka nej ett visst antal gånger då de kontaktas. Kökschefen kontaktar en person bland extrapersonalen via telefon. Om denna person inte kan ställa upp eller inte svarar görs en notering om detta i personalsystemet och en ny person bland extrapersonalen kontaktas. Kökschefen kontaktar person efter person bland extrapersonalen tills han/hon fått tag på rätt antal personer. Efter det kontrollerar kökschefen kvaliteten på de råvaror som levererats under morgonen. Om några av råvarorna inte håller måttet kontaktas leverantör som då omedelbart måste leverera nya varor. Efter det sköter kökschefen administrativa sysslor fram tills två timmar före öppningsdags. Två timmar före öppningsdags samlar kökschefen all kökspersonal till ett informationsmöte. Kökspersonalen har då precis börjat sitt pass och informationsmötet blir det första som de gör. Kökspersonalen består av ett köksbiträde och fyra kockar. Vid informationsmötet informerar kökschefen kökspersonalen om vad som gäller inför dagens arbete, till exempel eventuell inkallad extrapersonal. Efter informationsmötet återgår kökschefen till administrativa sysslor och samtlig kökspersonal fokuserar på att förbereda de grönsaker som kommer att behövas under dagen genom att rengöra och hacka upp dem. 5

Trettio minuter före öppningsdags sätter köksbiträdet på ris i en riskokare och lägger sedan potatis i kastrull för kokning samtidigt som kockarna sätter igång ugnar och sedan lägger sina redskap på plats då varje kock vill ha sina speciella redskap under sitt arbete. Köksbiträdets ansvar under dagspasset är att rengöra i köket och sköta potatiskokningen. När potatis är färdigkokt så läggs denna i ett varmt kärl, sedan läggs ny potatis i kastrull för uppkokning. Efter detta återgår köksbiträdet till rengöring av köket, tills potatisen är färdigkokt, då denna läggs i ett varmt kärl, etc. Kockarnas ansvar under dagspasset är att hantera beställningar. Varje kock tar en beställning på papper som har satts upp på en vägg. Kocken tillagar rätten enligt beställning och lägger sedan på kokt potatis eller ris. Innan en färdig rätt serveras till kund så kommer kökschefen att kontrollera att rätten är estetiskt upplagd och har rätt värme (med en elektronisk termometer). Om kvaliteten inte är tillräckligt hög så måste kocken som tillagat rätten att fixa till den färdiga rätten så att den uppnår rätt kvalitet. När en rätt har uppnått rätt kvalitet så är den klar för servering. Kocken kan då ta hand om nästa beställning. Om en beställning innehåller fler än fyra rätter måste två kockar samverka och de måste då först göra en gemensam plan för hur tillagningen ska genomföras samt sätta upp en gemensam deadline så att alla gäster får maten samtidigt. UPPGIFTEN: Utforma en beskrivning av tillagningsprocessen med hjälp av BPMN-tekniken. Modellera processen från restaurangens synvinkel. Använd (swim)lanes för kökschef, kock och restaurangbiträde. Följande aktiviteter måste finnas med (så att du modellerar på rätt detaljnivå): Kontakta person bland extrapersonalen via telefon, Lägga ny potatis i kastrull för uppkokning, Kontrollera kvalitet på tillagad rätt. Varje aktivitet ska börja med verb i infinitivform. 6

Köksbitr. Tillagningsprocessen - dagpasset Kockar Kökschef IT i organisationer (ITO), Tentamen 2014-10-29. HT2014 Sköta admin sysslor (mitt antagande) Kontrollera rätter Rätt kvalitet på rätter? Nej Ja A + Ta beställning Beställning har fler än fyra rätter? Nej Ja Göra plan Bestämma deadline Tilllaga rätter Lägga på potiatis/ris Fixa till rätter Dagpass slut? Placera rätt för servering Ja Nej + Rengör i kök Potatis färdigkokt Lägg potatis i kärl Sätta potatis på kokning Dagpass slut? Ja Nej [Gör en grafisk modell enligt följande beskrivning] Modelleringsuppgift 2: Problemanalys och målmodellering (max 7 p) Restaurangkedjan QualityFood finns beskriven i Modelleringsuppgift 1. Här kommer ytterligare 7

information om QualityFood: Restaurangkedjan har satsat på kockar som är kända i branschen för hög kvalitet, och, som nämnts tidigare, fokuserat på råvaror av högsta kvalitet. Man har också lagt ned stora resurser på marknadsföring och på kort tid har man skapat ett varumärke förknippat med hög kvalitet. Restaurangerna är välbesökta trots den höga konkurrensen. Det övergripande målet för restaurangkedjan är att öka lönsamhen tack vare höga intäkter baserat på välbesökta restauranger. Det finns dock flera problem och restaurangkedjans ledning har listat följande problem och möjliga lösningar: Kostnaderna för restaurangkedjan har ökat kraftigt på grund av höga löner för kockar, kraftig marknadsföring, ökade sjukskrivningar och ökade kostnader för råvaror. Kockarnas höga löner är något man får acceptera enligt ledningen. Marknadsföringen har kostat mycket fram till nu men man avser nu att övergå till att marknadsföra via sociala medier, vilket kommer att minska marknadsföringskostnaderna. Sjukskrivningar är ett stort problem. Sjukskrivningarna ligger över genomsnittet för restaurangpersonal i allmänhet i Sverige. Det är särskilt bland serveringspersonal som sjukskrivningarna ökat kraftigt. En orsak till denna ökning är det stressiga arbetet. Det visar en personalenkät som nyligen har genomförts. Ett förslag på lösning är här att införa ett bättre IT-stöd för beställningar. Idag arbetar serveringspersonal helt pappersbaserat, det vill säga beställningar tas på papper och notan skrivs på papper baserat på pappersbeställningen. Dessutom måste flera extra manuella aktiviteter utföras av serveringspersonalen under arbetets gång för att hantera den skrivna dokumentationen korrekt, vilket avser underlätta för senare administration. Flera leverantörer har ökat priserna på de råvaror de säljer. En lösning är att välja bland de många leverantörer som finns på nätet som erbjuder lägre priser men som ändå håller hög kvalitet. För att beställa råvaror från sådana leverantörer måste dock restaurangkedjan beställa via nätet, vilket kräver ett IT-system för inköp som enkelt kan hantera sådana beställningar över nätet. UPPGIFTEN: Utforma först en tabell (som ni gjorde i projektarbetet AFFE) med minst 3 problem, minst 3 orsaker och minst 3 lösningsförslag. Notera att varje problem inte behöver ha orsak kopplat till det och ett problem kan ha mer än en orsak. Notera också att varje orsak inte behöver ha lösningsförslag kopplat till den och en orsak kan ha mer än ett lösningsförslag. Baserat på denna tabell ska sedan en målmodell utformas. Målmodellen ska minst ha 5 mål, 3 medel, 2 8

mätbara mål och 4 influerare. Använd ordet ska i varje mål och ordet att i varje medel. Influerare ska namnges så att de är enkla att förstå, det vill säga de ska namnges med mer än ett ord. Varje relation ska också namnges enligt BMM, till exempel relationen mellan mål och medel ska namnges stödjer. Mål, medel och influerare ska baseras på tabellen med problem, orsak och lösningsförslag, men de kan även baseras på beskrivningar av restaurangkedjan ovan. De mätbara målen måste ni dock formulera basera på ert eget omdöme. Problem Orsak Lösningsförslag Kostnader har ökat Kostsam marknadsföring Höga lönekostnader för kockar Ökade sjukskrivningar Ökade kostnader för råvaror Kostsam marknadsföring Satsat på marknadsföring som ska ge genomslag Marknadsföra via sociala medier som är billigare Ökade sjukskrivningar Stressigt arbete Bättre IT-stöd för beställningar Ökade kostnader för råvaror Leverantörer har ökat priset på sina råvaror Beställa råvaror hos leverantörer som säljer via Saknar IT-stöd för att hantera beställningar över nätet nätet Investera i IT-stöd för inköp som underlättar beställningar över nätet Mål 1 [Ange om påståendet är sant eller falskt och motivera svaret. Utan motivering blir svaret underkänt.] 9

Påstående 7: Business-IT-alignment kan stödjas med ett affärssystem. Sant, genom att verksamhetsprocesser och IT-stödet är nära integrerade i ett affärssystem så uppnås Business-IT-alignment Påstående 8: Ett master data management (MDM) system kan ersätta en data warehousing-lösning. Här går det att argumentera för både sant och falskt Falskt, då ett MDM-system inte är ett beslutstödssystem, till exempel så finns inte aggregerad data från de olika operationella systemen i ett MDM-system. Falskt, däremot kan ett MDM-system stödja design av ett dw-system då MDM har korrekt info om namnsättning och adresser, etc Sant, vissa funktioner som ett dw-lösning erbjuder kan även en MDM-lösning erbjuda, till exempel så tvättas data från felaktigheter med hjälp av ETL-verktyg. Vissa av dessa felaktigheter, som nämn på produkter och kunder och deras adresser, kan även MDMsystemet erbjuda. (MDM-system kan även ha länkar till de delar av olika IT-system som data om till exempel en kund finns.) [Skriv essä nedan, max 1 ½ sida] Essäuppgift 1: Affärs- och IT-strategi (max 7 p) Restaurangkedjan QualityFood (se modelleringsuppgifter ovan) tänker formulera både en affärsstrategi och IT-strategi för kedjan. De avser att utgå från Porters generiska strategier för att formulera affärsstrategin. Diskutera utifrån detta vilka alternativa strategier som QualityFood kan välja och vilken strategi som är att föredra. Du måste alltså motivera både vilken strategi som ska väljas och vilka som inte ska väljas bland Porters generiska strategier. Formulera i en mening eller två en IT-strategi som stödjer affärsstrategin och diskutera två IT-system som skulle kunna stödja affärsstrategin och motivera varför. Klargör även om de två IT-systemen kan komplettera varandra eller om de är alternativa lösningar och varför. 10

Ledningen har också föreslagit att införa en data warehouse-lösning. Diskutera på vilket sätt detta system stödjer eller inte stödjer den affärsstrategi som du förordar. [Skriv essä, max 1 ½ sida] Full argumentering kring val av affärsstrategi ger max 2,5 poäng, se nedan för ett sådant exempel: Eftersom QualityFood lägger stor fokus på att erbjuda hög kvalitativ mat och högkvalitativ service så är det svårt att tänka sig att företaget kommer att satsa på någon av strategierna cost focus eller cost leadership. Dessa två strategier innebär att företaget ska konkurrera med låga priser gentemot konkurrenterna, antingen på hela marknaden eller viss fokuserad del av marknaden eller viss kundgrupp. Vi vet att restaurangkedjan har höga kostnader på grund av bland annat höga löner för kockar och höga kostnader för råvaror. Det gör att man kan anta att företaget kommer att ha högre kostnader än konkurrenterna även på längre sikt, vilket försvårar att konkurrera med låga priser. Man kan med andra ord argumentera för att de båda andra generiska strategierna skulle kunna fungera. Differentiation handlar om att särskilja sig från konkurrenter på hela marknaden till exempel genom högre kvalitet eller kundanpassning och differentiation focus innebär att särskilja sig genom att rikta in sig på en mindre del av marknaden eller en viss kundgrupps önskemål. Det går att argumentera för båda dessa strategier. En IT-strategi som är tydligt kopplad till affärsstrategin ger 1 poäng, annars ½ poäng. En IT-strategi skulle vara att utveckla och förvalta IT-system som stödjer QualityFoods mål att erbjuda hög kvalitativ mat och högkvalitativ service och ända ha kontroll över kostnaderna. Studenterna ska välja två IT-system. Om de har ett övertygande argument för val av IT-system ger det 1 poäng per IT-system (annars ges bara ½ poäng, och utan argument 0p), totalt max 2 p. Om det har argument för hur endata warehouse-lösning stödjer eller inte stödjer affärsstraegin så får de 1 poöng. Om de har en riktig bra diskussion som tydligt kopplar till affärsstrategin ger det max 1,5 poäng, till exempel: För strategin differentiation eller differentiation focus så kan ett datawarehouse 11

undersöka vilka kundgrupper som tillhör en kundgruppen att fokusera på, samt vilka maträtter som särskilt intresserar gruppen. Därmed kan företaget bättre fokusera sin marknadsföring på dessa grupper, samt bättre anpassa sina maträtter. Essäuppgift 2: Beskriv utveckling och införande av IT-system och tillämpa IT-relaterade teorier (max 7 p) Restaurangkedjan QualityFood (se modelleringsuppgifter ovan) avser att införa ett IT-system för beställningar, så att serveringspersonal kan göra beställningar från restauranggäster i en handdator. Detta IT-system innebär också att notor kan skrivas ut automatiskt givet beställningar och att kockar får beställningarna på displayer i köket. Idag arbetar man helt pappersbaserat. Din uppgift blir att beskriva hur man bör utveckla och införa ett sådant IT-system. Ange vilka aktiviteter som bör genomföras och i vilken ordning. Förklara också kort varför varje aktivitet behövs. Glöm inte att krav bör samlas in från de som ska jobba med systemet. Systemet ska inte köpas in utan utvecklas av ett IT-företag, men du ska ändå beskriva stegen i utvecklingsprocessen. Förklara också på vilket sätt följande teorier/modeller kan användas för att stödja införandet av systemet: Technology Acceptance Model (TAM), Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), Quinns kulturella typer (dessa teorier/modeller finns beskriva i artikelkompendiet, se två artiklar av Boddy et al i del 2 av artikelkompendiet). Här kan man som student välja viss systemutvecklingsmetod eller princip, till exempel vattenfallsprincipen eller någon iterativ metod. För att få 3,5 poäng för denna del så bör man tydlig motivera varför varje steg behövs. Man får inte heller glömma viktiga steg som problemanalys, utforma kravspec, designa och koda, testa och införa systemet i verksamheten. För att få 3,5 poäng på delen med TAM, UTAUT, Quinn så bör man konkret klargöra hur dessa teorier och modeller ska kunna användas för Quality Food, och inte bara beskriva vad de innebär. 12