Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll VALNÄMNDEN Plats och tid Stadshuset, Avesta, klockan 13:15 13:50 Beslutande Laila Borger (S), ordförande Lilian Palm (S) Stig Lindqvist (S) Lars Levahn (S) Per-Axel Siljebäck (M) Monika Pettersson (C) Mikael Karlsson (AIL) Övriga deltagande Christina Hardyson, kanslisekreterare, sekreterare Utses att justera Mikael Karlsson (AIL) med Per-Axel Siljebäck (M) som ersättare Justeringens plats och tid Kommunkansliet onsdag 20 augusti 2014 klockan 13:15 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 20-27 Ordförande Justerande Sammanträde Valnämnden ANSLAG Datum 2014-08-19 Anslag sätts upp 2014-08-20 Anslag tas ner 2014-09-11 Protokollets förvaring Kommunkansliet Christina Hardyson

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 20 Information 3 21 EP-valet 25 maj erfarenheter och avstämning 4 22 Kommunala bud på valdagen 14 september 2014 5 23 Valnämndens bemanning på valdagen 14 september 2014 7 24 Bemanning på valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) 17 september 2014 kl 8:30 9 25 Redovisning av delegationsbeslut 11 26 Delgivningar 12 27 Tid för nästa sammanträde för valnämnden 13

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 20 Information Länsstyrelsens valkonferens juni 2014 Valnämndens sekreterare Christina Hardyson deltog vid konferensen i Falun 10 juni 2014. - Information om val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige 2014. - Instruktioner om det valadministrativa arbetet i valportalen inför höstens val. - Stor ökning av förtidsröster vid Europaparlamentsvalet i maj. - Erfarenhetsutbyte mellan kommunerna och Länsstyrelsen.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 21 EP-valet 25 maj erfarenheter och avstämning Valnämndens sekreterare framför att alla röstmottagare och kommunala bud samt valnämnden och Posten gjorde ett bra och säkert arbete med valet till Europaparlamentet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 22 Kommunala bud på valdagen 14 september 2014 Bud är till för väljare som på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder inte själva kan ta sig till en röstningslokal eller vallokal. Det kan med budets hjälp få hjälp att rösta. Väljaren utser själv bud och det kan vara väljarens make/maka/sambo/partner eller väljarens, alternativt väljarens makes/makas/sambos/partners barn, barnbarn, förälder eller syskon. Budet kan också vara väljarens vårdare eller motsvarande eller en anställd på häkte/kriminalvårdsanstalt. Kommunen har möjlighet att förordna kommunala bud som kan bistå de som inte själva kan ta sig till någon röstningslokal och inte heller har möjlighet att utse eget bud. Ett förordnat bud bör vara en person som upplevs trovärdig och neutral. Det kan t ex vara kommunanställda som vid behov och efter överenskommelse står till tjänst under arbetstid. Kommunala bud ska få utbildning för sitt uppdrag. Valnämnden beslutade 23 oktober 2013 16 följande: - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att utse två kommunala bud som tjänstgör vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under perioderna 19-23 maj 2014 samt 8-12 september 2014. Vid Europaparlamentsvalet var det en väljare som utnyttjade möjligheten att använda sig av kommunalt bud under perioden 19-23 maj 2014. Båda kommunala buden åkte hem till väljaren, ett av buden var då vittne. Behov kan finnas av att kommunala bud även finns under valdagen, söndag 14 september 2014. Sekreterarens förslag - Röstmottagare vid förtidsröstningen, Siv Sundin, tillfrågas om uppdraget som kommunalt bud för tjänstgöring vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under valdagen 14 september 2014. - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att utse ytterligare kommunala bud som tjänstgör vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under valdagen 14 september 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 22 (forts) Valnämnden beslutar enligt sekreterarens förslag. Valnämndens beslut - Röstmottagare vid förtidsröstningen, Siv Sundin, tillfrågas om uppdraget som kommunalt bud för tjänstgöring vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under valdagen 14 september 2014. - Delegation ges till valnämndens ordförande, med sekreteraren som föredragande, att utse ytterligare kommunala bud som tjänstgör vid behov och efter överenskommelse med väljaren, under valdagen 14 september 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 23 Valnämndens bemanning på valdagen 14 september 2014 Vallokalerna har öppet kl 8:00 20:00 vid valet till riksdag, kommun och landsting. Representanter från valnämnden ska finnas tillgängliga i stadshuset för frågor m m innan vallokalerna öppnar och fram tills att alla valdistrikt har lämnat in sina valhandlingar till stadshuset på valkvällen. I stadshuset pågår förtidsröstning på valdagen mellan klockan 8:00 20:00. Röstningslokalen bemannas av valnämndens sekreterare samt ytterligare två röstmottagare som tjänstgör efter schema. Från valnämnden bör en två ledamöter tjänstgöra efter schema från morgonen och fram tills alla valdistrikt lämnat sitt material till stadhuset. Fr o m kl 22:00 14 september bör ytterligare fyra ledamöter tjänstgöra för att ta emot valhandlingar från valdistrikten. Förslag på schema utdelas vid sammanträdet. Söndag 14 september (8-20) (valnämnden) 07:30-11:00 Laila Borger 11:00-13:00 Lilian Palm 13:00-15:00 Laila Borger Lilian Palm 15:00-17:00 Laila Borger 17:00-18:00 Lilian Palm 18:00-20:30 Laila Borger Lilian Palm 20:30-24:00 Laila Borger Lilian Palm 22:00-24:00 Lars Levahn Stig Lindkvist Monika Pettersson Per-Axel Siljebäck Mottagning av valhandlingar Valdistriktens material tas emot vid tre bord på nedre våningen i stadshuset: - Sammanträdesrummet: Laila Borger och Per-Axel Siljebäck. - Växelns rum: Lilian Palm och Lars Levahn - Hallen utanför kontoren: Monika Pettersson och Stig Lindkvist. Valmyndighetens manual Kommunens mottagning på valnatten utdelas vid sammanträdet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 23 (forts) Måndag 15 september 2014 transport av valmaterial till Falun (tjänstemän kommunkansliet) Christina Hardyson Yvonne Angerfelt Sekreterarens förslag - Valnämndens bemanning och mottagning av valhandlingar på valdagen 14 september 2014 antas. - Ansvar för transport av valhandlingar till Länsstyrelsen ombesörjes av kommunkansliet. - Valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning av valnämnden på valdagen 14 september och besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen. Valnämnden beslutar enligt sekreterarens förslag. Valnämndens beslut - Valnämndens bemanning och mottagning av valhandlingar på valdagen 14 september 2014 antas. - Ansvar för transport av valhandlingar till Länsstyrelsen ombesörjes av kommunkansliet. - Valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning av valnämnden på valdagen 14 september och besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 24 Bemanning på valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) 17 september 2014 kl 8:30 Onsdagen den 17 september 2014 kl 8:30 ska valnämnden genomföra preliminära rösträkningar av förtidsröster som inte kommit i tid till valdistrikten, brevröster samt underkända förtidsröster från valdistrikten (överprövning). Rösträkningarna är offentliga och tid och plats ska kungöras genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annons samt information på kommunens hemsida. Sammanträdesrummet på mellanvåningen är bokat för valnämndens rösträkning. Vid tidigare val har valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet tjänstgjort vid rösträkningen. När den preliminära rösträkningen blivit klar har två tjänstemän transporterat valhandlingarna till Länsstyrelsen. Sekreterarens förslag: - Tid och plats för valnämndens preliminära rösträkning 17 september 2014 kungörs genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annonser samt information på kommunens hemsida. - Den preliminära rösträkningen 17 september 2014 bemannas av valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet. - Transport av valmaterial till Falun 17 september 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Yvonne Angerfelt. - Valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning vid valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) 17 september 2014 samt besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen 17 september 2014. Valnämnden beslutar enligt sekreterarens förslag.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 24 (forts) Valnämndens beslut - Tid och plats för valnämndens preliminära rösträkning 17 september 2014 kl 8:30 kungörs genom anslag på kommunens anslagstavla, genom annonser samt information på kommunens hemsida. - Den preliminära rösträkningen 17 september 2014 bemannas av valnämndens ordförande, valnämndens vice ordförande, valnämndens sekreterare samt ytterligare en tjänsteman från kommunkansliet. - Transport av valmaterial till Falun 17 september 2014 ombesörjes av Christina Hardyson och Yvonne Angerfelt. - Valnämndens ordförande ges i delegation, med sekreteraren som föredragande, att vid behov besluta om förändrad bemanning vid valnämndens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) 17 september 2014 samt besluta om nya ansvariga för transporter av valhandlingar till Länsstyrelsen 17 september 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 25 Redovisning av delegationsbeslut Valnämnden delges nedanstående delegationsprotokoll över delegationsbeslut för valnämndens verksamhetsområde. 1. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 6/14 om bemanning kommunala bud 2014 (valåret 2014). Listan utdelas vid sammanträdet. 2. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 7/14 om bemanning valdstrikten 2014 (EP-valet). Valdistrikten Avesta C, Horndal, Karlbo och Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs. Listan utdelas vid sammanträdet. 3. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 8/14 om bemanning valdistrikten 2014 (EP-valet). Valdistrikten Avesta C, Folkärna, Karlbo, Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs och Skogsbo C-Grytnäs gärde samt reserver. Listan utdelas vid sammanträdet. 4. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 9/14 om bemanning förtidsröstning 2014 (EP-valet). Förtidsröstning Avesta bibliotek. Listan utdelas vid sammanträdet. 5. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 10/14 om bemanning förtidsröstning 2014 (R, K, L-valen). Förtidsröstning Avesta bibliotek, Krylbo bibliotek och Horndals bibliotek. Listan utdelas vid sammanträdet. 6. Valnämndens ordförandes delegationsbeslut VN 11/14 om bemanning valdistrikten 2014 (R, K, L-valen). Valdistrikten Avesta N-Högbo, Avesta C, Avesta V-Bengtsbo-Nyhyttan, Avesta S, Folkärna. Krylbo, Karlbo, Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs och Skogsbo C-Grytnäs gärde samt reserver. Listan utdelas vid sammanträdet. Delegationsprotokollen bilägges protokollet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 26 Delgivningar 1. Skrivelse från kommunarkivet om uppdaterad arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Utdelas vid sammanträdet. 2. Beslut från Länsstyrelsen Dalarnas län om anordningar för valpropaganda inför 2014 års allmänna val. Utdelas vid sammanträdet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 27 Tid för nästa sammanträde för valnämnden Nästa sammanträde för valnämnden: Tisdag 14 oktober 2014 kl 13:15 i Stadshusets sammanträdesrum på mellanvåningen.