Riktlinjer för stadens arbetssätt, metoder och verksamhetsarkitektur inom it-området tillhör Ett program för digital förnyelse The Capital of Scandinavia
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Stadens arkitekturramverk... 4 3 Gemensamma metoder för styrning och ledning... 5 Beslutat av stadsdirektören 2013-04-30, dnr 031-760/2013. Produktion: Snick-Snack AB Foto: Stefan Bohlin och Sami Salman. Tryck: Edita Västra Aros AB 2013 Art.nr: 10079 Stadsledningskontoret 2013-05. 2
1 Inledning Kommunfullmäktige beslutade 2013-04-29 att anta ett nytt it-program för Stockholms stad, Ett program för digital förnyelse 2013-2018. I it-programmet fastslås principer för ledning och prioritering inom stadens it-verksamhet och för stadens verksamhetsutveckling med hjälp av it. Av programmet framgår att stadens it-styrning ska utgå från verksamhetens behov, att stadens verksamheter ska sträva efter återanvändning av såväl information som tekniska lösningar, samt att system ska vara öppna, stödja ett horisontellt och organisationsoberoende arbetssätt samt tillåta integration på ett enkelt sätt. För att möjliggöra dessa arbetssätt i praktiken ska staden ha en teknisk grund för it-verksamheten i form av en gemensam it-plattform, vilket framgår av särskilda riktlinjer för den gemensamma plattformen, (Riktlinjer för stadens it-infrastruktur). Utöver detta ska kommunstyrelsen i riktlinjer beskriva specifika arbetssätt vid arbete med systemförvaltning, systemutveckling och projekt. Vidare ska staden ha en gemensam arkitektur inom it-området. I dessa riktlinjer fastslås vilka de gemensamma metoderna för systemförvaltning, systemutveckling (inklusive testning) och projekt är. Det framgår i vilka delar modellerna är tvingande respektive rådgivande. De praktiska anvisningarna för metoderna inklusive checklistor, mallar med mera förvaltas av it-avdelningen och tillgängliggörs via stadens intranät. Samverkan runt gemensamma arkitekturfrågor är enligt programmet en av förutsättningarna för att uppnå strukturer och standarder där en integrerad användarupplevelse kan uppnås, och där system kan kommunicera med varandra på ett enhetligt och säkert sätt. En gemensam arkitektur gör det möjligt att utbyta information, integrera processer och utveckla verksamhetsstödjande lösningar och tjänster. Stadens arbete med gemensam arkitektur beskrivs närmare nedan. Vidare ska stadens applikationer finnas förtecknade i en applikationsportfölj som förvaltas av kommunstyrelsen. Stadens övriga nämnder och bolagsstyrelser ska bidra med den information som kommunstyrelsen begär för att hålla förteckningen aktuell. De metoder och stöd som redovisas i dessa riktlinjer utgör en grund för ett framgångsrikt arkitekturarbete. För att värdet ska kunna realiseras krävs att stadens verksamheter arbetar tillsammans. Var och en måste inom sitt verksamhetsområde bidra med processanalyser, informationsmodeller och systembeskrivningar utifrån aktuell kunskap om sin verksamhet. Ett sådant aktivt och gemensamt arbete är en förutsättning för att skapa en hållbar och stabil plattform där information, processer och system kan återanvändas. Därigenom förbättras stadens förmåga att snabbt möta nya och förändrade krav. 3
2 Stadens arkitekturramverk Av it-programmet framgår bland annat att stadens mål att ge service utifrån medborgarens fokus förutsätter en hög grad av horisontella arbetssätt där olika nämnder verkar inom gemensamma lösningar. Samverkan runt gemensamma arkitekturfrågor är en av förutsättningarna för att uppnå en it-miljö som fungerar över verksamhetsgränser, med en i hög grad integrerad användarupplevelse och i hög grad integrerade system. En sammanhållen beskrivning av en organisations processer, information och system benämns verksamhetsarkitektur. En gemensam verksamhetsarkitektur lägger grunden för att kunna utbyta information, utveckla processer, skapa verksamhetsstödjande lösningar och erbjuda tjänster på ett säkert och enhetligt sätt. Den underlättar också snabb verksamhetsutveckling med hjälp av it, genom att det enklare går att överblicka hur förändringar i verksam heten förändrar kraven på systemstöd. Det blir också enklare att överblicka hur en del av stadens it-miljö påverkar andra system och processer inom organisationen. Metoder och standarder som används för att ta fram, lagra och bearbeta stadens verksamhetsarkitektur benämns stadens arkitekturramverk. Ramverket omfattar flera olika delar. Ändamålsenlig it kräver en god kunskap om verksamhetsprocesser och hur it-stödet bidrar till dessa processer. Beskrivningar av organisationens arbetssätt och hur de kan utvecklas vid införande av it-stöd benäms processmodellering. It-utveckling förutsätter vanligen också att information kartläggs och dokumenteras i förhållande till såväl processen som det it-stöd som tas fram. Att identifiera, definiera och strukturera information i modellform benämns informationsmodellering. Beskrivningen över vilka system som finns och hur de hänger samman benämns systemarkitektur. En sammanhållen verksamhetsarkitektur gör det inte bara möjligt att se dessa tre olika huvudkomponenter: processer, information och system beskrivna var för sig, utan beskrivningarna ska upprättas så att det blir möjligt att se hur de förhåller sig till varandra. Att ta fram sådana modeller ska ingå som en naturlig del av alla centralfinansierade it-projekt och rekommenderas för stadens systemförvaltare och systemutvecklare i stort. Ju större del av stadens verksamhetsarkitektur som tas in i en gemensam modell, desto mindre blir risken för att utveckling av it-stöd i en del av organisationen får oförutsedda negativa konsekvenser för andra delar av organisationen. Genom att gemensamma informationsmodeller skapas blir det dessutom möjligt att se var det finns möjligheter att konsolidera informationslagring för att undvika dubbellagring. För att modeller av ovanstående slag ska fungera på ett bra sätt krävs att de ord som används har en enhetlig betydelse inom hela arkitekturen. Detta är i sig ett omfattande arbete som benämns begreppsmodellering. Begreppsmodellering ska normalt ske så nära den berörda verksamheten som möjligt. Det kan också finnas nationella standarder eller ramverk för begrepp inom ett visst område. Strävan för stadens verksamheter ska vara att så långt möjligt förhålla sig till sådana fastslagna nationella begrepp för att underlätta samverkan med andra myndigheter och organisationer. Begreppsmodelleringen bör vara verksamhetsnära, men eftersom samma begrepp kan användas i flera verksamheter, har stadsledningskontoret uppgiften att vid behov samordna och fördela ansvaret för modellering av begrepp inom ett visst område. I de fall där samma typ av information lagras i flera system, och det är viktigt för staden att ha kontroll över vilken information som har status av att vara mest trovärdig kan kommunstyrelsen genom stadsdirektören peka ut en huvuddatakälla. Till exempel ska stadens elektroniska medborgarkatalog (EPS) betraktas som huvuddatakälla när det gäller adressinformation och annan liknande information om medborgare. Andra system ska hämta sina uppgifter i detta avseende från huvuddatakällan. Närmare beskrivningar av arbetssätt som rör modelleringsfrågor och verksamhetsarkitektur tas löpande fram av stadsledningskontoret. Inom ramen för förvaltningsobjektet Metodstöd och verksamhetsarkitektur äger och förvaltar stadsledningskontoret stadens arkitekturramverk samt verktyg som möjliggör processbeskrivning och informationsmodellering. Vid process- och informationsmodellering ska av stadsledningskontoret anvisade verktyg användas av stadens verksamheter. Förvaltningsobjektet, som är placerat vid stadsledningskontorets it-avdelning, ansvarar även för att tillhandahålla stöd till stadens verksamheter i frågor som rör informationsmodellering och systemarkitektur. 4
3 Gemensamma metoder för styrning och ledning Stadens nämnder och bolag rekommenderas tillämpa de stadsgemensamma metoder för styrning och ledning genom it-stödets hela livscykel som stadsledningskontoret anvisar. De metoder som avses framgår av avsnitt 3.1 3.4 nedan. Några av de metoder som beskrivs är obligatoriska, det vill säga ska tillämpas av stadens nämnder och bolag. Där så är fallet framgår detta särskilt. Samtliga nedan beskrivna modeller ägs och förvaltas av stadsledningskontoret genom förvaltningsobjektet Metodstöd och verksamhetsarkitektur. Närmare information om modellerna och hur de ska tillämpas tillgängliggörs av stadsledningskontorets it-avdelning på stadens intranät. Tjänsteutvecklingsmodell Stockholms stads tjänsteutvecklingsmodell, UGuide, beskriver de faser som krävs för att gå från idé till införande av en ny it-tjänst/ produkt inom Stockholms stad. Tjänsteutvecklingsmodellen innehåller även en beskrivning av hur stadens modeller för metodledning och styrning av it-verksamheten samverkar och förhåller sig till varandra. Den gemensamma tjänsteutvecklingsmodellen syftar till att säkra kvalitén vid tjänsteutveckling och få en enhetlig syn på tjänsteutvecklingsprocessen. Stadens verksamheter rekommenderas att tillämpa UGuide när de står inför projekt som syftar till utveckling av it-tjänster. Förvaltningsmodell Förvaltningsmodellen FGuide är Stockholms stads gemensamma modell för att organisera systemförvaltningen så att den kan bedrivas på ett effektivt sätt. Syftet med modellen är att öka verksamhetsnyttan av gjorda it-investeringar. Modellen är särskilt anpassad för att skapa en stark koppling och ett aktivt samarbete mellan verksamhetsrepresentanter och it-ansvariga genom en gemensam styrnings organisation. Med hjälp av FGuide ska staden driva ett underhållsoch vidareutvecklingsarbete (systemförvaltningsarbete) som utgår från verksamhetens behov och som bedrivs genom en tydlig målstyrning samt klargjorda roller och ansvar. Genom att organisera underhållsoch vidareutvecklingsarbetet i enlighet med modellen säkerställs såväl koppling till verksamhetens behov som kopplingen till it och risken för onödiga utgifter minimeras. När utvecklingsarbetet innebär införande av ett helt nytt system ska metodik från Stockholms stads utvecklingsguide UGuide eller stadens projektstyrningsmodell Lilla ratten (se kaptiel 3.4) användas. Utvecklingsprojekt ska omfatta planering av förvaltningsfasen och avslutas normalt med en förvaltningsöverlämning, där projektresultatet tas över av den linjefunktion som ska äga systemet. FGuide blir gällande när det nya systemet är implementerat. För att möjliggöra en effektiv systemförvaltning utgår FGuide från fyra principer: 1. effektivt förvaltningsobjekt 2. förvaltningsorganisation med klargjorda roller 3. tydliga förvaltningsuppdrag 4. beskrivna, förstådda och accepterade förvaltningsprocesser och -aktiviteter. Begreppet förvaltningsobjekt är centralt inom FGuide och beskriver det system eller systemområde som förvaltas. Ett förvaltningsobjekt kan innefatta både itstöd och ett flertal verksamhetsstöd som inte är direkt kopplade till systemen, till exempel mallar, instruktioner och processbeskrivningar. Samtliga system som används i staden ska förvaltas inom ramen för ett förvaltningsobjekt enligt FGuide. FGuide är därmed obligatoriskt för samtliga stadens nämnder och bolag. Testmodell Stadens modell Testhandboken (även benämnd TGuide) är avsedd att användas vid test av it-system som håller på att utvecklas i projekt. Den kan även, efter anpassning, användas vid förvaltningsuppdrag. Modellen är tänkt som hjälpmedel både för den som ska arbeta som testledare och för de som ska genomföra tester. Delar av den kan även användas vid information om test och vid utbildning i testarbete. Testhandboken innehåller övergripande och detaljerade definitioner av olika testtyper, tips och råd beträffande planering, rapporter, felhanteringsrutiner och genomförande samt olika typer av mallar och checklistor som är avsedda att förenkla arbetet med att ta fram testfall och genomföra testerna. I Testhandboken beskrivs även olika roller och bemanning i testprojektet, beskrivning av testprocessen samt olika testfaser. Alla förändringar i stadens it-miljö ska testas på ett ordnat sätt innan produktionssättning får ske. Användning av Testhandboken i sin helhet rekommenderas som stöd vid större projekt. Även vid mindre projekt kan testhandboken i tillämpliga delar utgöra ett stöd. Inte minst bidrar Testhandboken då med en stadsgemensam syn på test och testarbete och med en gemensam nomenklatur. 5
Projektstyrning Stockholms stads projektmodell Lilla Ratten beskriver hur projekt ska bedrivas för att de ska leda till avsedd verksamhetsnytta på ett effektivt sätt. Modellen beskriver vad ett projekt är hur man beställer, planerar, följer upp och styr projekten så att de kommer verksamheten tillgodo på bästa sätt. Projektmodellen ger staden möjlighet att bedriva projekt genom en enhetlig metodik och standardiserade rutiner. Lilla Ratten innehåller ett antal mallar och checklistor. Vilka mallar som ska användas avgörs utifrån det aktuella projektets innehåll och omfattning. Det finns dock en miniminivå med ett antal obligatoriska moment, som samtliga projekt måste innehålla. Dessa finns närmare beskrivna i modellen. Lilla Ratten är obligatorisk för stadens nämnder och bolag som en miniminivå för projektstyrning vid systemutveckling och verksamhetsutveckling med hjälp av it. I större projekt kan mer avancerade modeller komplettera Lilla Rattens grundkomponenter. Projekt som resulterar i nya it-system eller tjänster ska normalt avslutas genom att projektresultatet överlämnas till ett förvaltningsobjekt, se FGuide. 6
7