Meddix i öppen och sluten vård, användaranvisning

Dok-nr 23016 Författare Camilla Salomonsson, verksamhetsutvecklare, Verksamhetsutveckling vård och hälsa Version 3 Godkänd av Giltigt fr o m Rolf Östlund, närsjukvårdsdirektör, Gemensam stab NSC 2018-04-17 Meddix i öppen och sluten vård, användaranvisning Innehållsförteckning 1 Inledning...2 2 Allmänt om kommunikationsverktyget Meddix...2 2.1 Behörighetstilldelning och rutin för bevakning av brevlådor...2 2.2 Inloggning i Meddix...2 2.3 Avsändande enhets ansvar...3 2.4 Mottagande enhets ansvar...3 2.5 Regler för dokumentation i fritextrutor...3 2.6 Regler för att kvittera och svara på meddelande...3 2.7 Administrativ information om personen/patienten...3 2.8 Enhetstyper i Meddix...4 2.9 Support...4 3 Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV)...4 3.1 Allmänt om Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV)...4 3.2 Meddixkommunikation i in- och utskrivningsprocessen i sluten vård...5 3.2.1 Inmeddelande/statusmeddelande...5 3.2.2 Skicka inskrivningsmeddelande...5 3.2.3 Ta emot inskrivningsmeddelande...6 3.2.4 Generellt meddelande...6 3.2.5 Funktionerna kallelse och vårdplan ska inte användas i Meddix...7 3.2.6 Skicka utskrivningsklar...7 3.2.7 Utskrivningsplan...7 3.2.8 Utskrivningsmeddelande...8 3.2.9 Kallelse till samordnad individuell planering...8 3.2.10 Dokumentation SIP...8 3.2.11 Särskild rutin lör-sön och helgdagar...8 3.3 Meddixkommunikation i öppenvårdsprocessen...8 3.3.1 Skicka kallelse...8 3.3.2 Kallelse till SIP när Meddix inte kan användas...9 4 Kommunikationssätt utanför Meddix...9 Rutiner - administrativa Sida 1/15 3. Allmänheten

4.1 Telefoni...9 4.2 E-post...9 5 Lagstiftning...10 Bilaga 1 Mall för inskrivningsmeddelande...11 Bilaga 2 Mall för Generellt meddelande med ämne Utskrivningsplan...12 Bilaga 3 Mall för Utskrivningsmeddelande...13 Bilaga 4 Kallelse till SIP (kallelse till upprättande av samordnad individuell plan) vid utskrivning från sjukhus...14 Bilaga 5 Kallelse till SIP (kallelse till upprättande av samordnad individuell plan) i öppenvårdsprocessen...15 1 Inledning Denna rutin träder ikraft den 15 januari 2018, utifrån Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Begreppet person används för att benämna den person/patient som kommunikationen gäller. Personens samtycke är en grundförutsättning för kommunikation och ska alltid beaktas, i enlighet med länsgemensam rutin. 2 Allmänt om kommunikationsverktyget Meddix 2.1 Behörighetstilldelning och rutin för bevakning av brevlådor Verksamhetschef avgör vilka behörigheter som skall tilldelas medarbetarna och till vilka enheter utifrån organisation. Verksamhetschef för respektive enhet ska ta fram lokal rutin för hur och av vem/vilken funktion som bevakar att brevlådor i Meddix öppnas och att ärendet åtgärdas. Med brevlådor avses: Inkomna dokument Meddelande utanför vårdtillfälle Inkomna dokument akutmottagning Inneliggande patienter - Brevlådor skall öppnas två gånger/dag alla veckans dagar kl. 08.00 och 14.00 - Meddelanden skall kvitteras/besvaras samma dag kl 8.00-17.00. - Inkomna dokument akutmottagning skall bevakas kontinuerligt alla veckans dagar. 2.2 Inloggning i Meddix Meddix är en webbapplikation som kan nås från alla datorer med internetuppkoppling. Inloggning sker genom säker autentisering med e-tjänstekort eller engångslösenord. Inloggningssidan nås via webbadress https://www.meddix.se Rutiner - administrativa Sida 2/15 3. Allmänheten

2.3 Avsändande enhets ansvar Om mottagande enhet inte har kvitterat inom 24 timmar (vardagar), måste avsändande enhet kontakta mottagare via telefon för att påminna. 2.4 Mottagande enhets ansvar När ett meddelande är kvitterat har mottagande enhet övertagit ansvaret för meddelandets innehåll. Om frågetecken uppstår kring innehållet, ska meddelandet besvaras direkt för att återlämna ansvaret till avsändaren och räta ut frågetecknen. 2.5 Regler för dokumentation i fritextrutor Använd formellt språk på svenska Använd endast vedertagna förkortningar enligt Svenska akademins ordlista och medicinsk terminologi Använd inga hälsningsfraser Använd inte namnunderskrifter om det inte hänvisas till annan än den som skickat meddelandet Skriv alltid fullständiga telefonnummer 2.6 Regler för att kvittera och svara på meddelande Kvittera när fråga inte är ställd Svara om fråga är ställd. Motfråga kan ställas om frågan gäller samma ämne. Välj annars nytt generellt meddelande och välj ämne relaterat till den nya frågan. 2.7 Administrativ information om personen/patienten Funktionen detaljinfo i Meddix innehåller administrativ information om en specifik person. Adress uppdateras direkt via folkbokföringsregistret, övrig information läggs in manuellt. Det åligger alla användare av Meddix att kontinuerligt uppdatera informationen så att den alltid är aktuell. Det är en förutsättning för ändamålsenlig samverkan. Information som ska kompletteras är: Boendeform och ev specifikt boende. Ordinärt boende är förvalt. Vilken vårdcentral personen är listad på. Om personen har kommunal hemsjukvård anges det under Hemsjukvård/AP (annan part). Om personen inte har kommunal hemsjukvård används fältet till att ange om personen har kontakt med någon specifik öppenvårdsenhet inom regionen, t ex specialistmottagning eller LAH. Närstående, inklusive kontaktuppgifter Ansvarig vård- och omsorgspersonal, inklusive kontaktuppgifter Rutiner - administrativa Sida 3/15 3. Allmänheten

2.8 Enhetstyper i Meddix Vårdcentral: används för kommunikation med den vårdcentral som patienten är listad på. Kommun: används för kommunikation kring SOL-behov samt HSL-behov inom särskilda boenden. För HSL-behov i ordinärt boende används enhetstypen Hemsjukvård/AP. Hemsjukvård/AP (annan part): används för kommunal hemsjukvård samt regionens öppenvårdsenheter som inte är vårdcentraler. Slutenvård: kan vara vårdavdelning eller akutmottagning. Används för kommunikation inom ett vårdtillfälle eller för statusmeddelande. Inom in- och utskrivningsprocessen går det endast att använda Meddix för kommunikation mellan den vårdavdelning som patienten är inskriven på och de enheter som är angivna i detaljinfo. Om annan enhet ska delta i kommunikation via Meddix måste först detaljinfo uppdateras. Det finns en begränsning på tre (3) enheter i detaljinfo. Om fler enheter ska delta i samverkan, får kommunikation ske utanför Meddix. 2.9 Support Support för Meddix sker i första hand av lokala nyckelpersoner/superanvändare inom respektive enhet. Läs mer om support på support. 3 Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) 3.1 Allmänt om Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) används för kommunikation i öppenvård och vid kallelse till SIP i samband med slutenvård. Ett meddelande kan skickas till en mottagande enhet, inte till fler enheter på samma gång. Ett meddelande kan besvaras tillbaka till avsändande enhet, men inte till någon ytterligare enhet. MUV sparas i Meddix och går att söka fram i efterhand. När ärendet har avslutats återfinns information i patientöversiktens via knapp MUV översikt. Ett meddelande utanför vårdtillfälle kan innehålla rent administrativa uppgifter eller uppgifter som direkt rör patientens vård. Administrativa uppgifter behöver inte dokumenteras ytterligare, däremot skall vårdrelaterade uppgifter även dokumenteras i patientens journal. Vid kallelse till SIP ska kallelsen alltid utformas enligt mall i bilaga 3 (kallelse i samband med slutenvård) eller bilaga 4 (kallelse i samband med öppenvård). Rutiner - administrativa Sida 4/15 3. Allmänheten

3.2 Meddixkommunikation i in- och utskrivningsprocessen i sluten vård 3.2.1 Inmeddelande/statusmeddelande Inmeddelande/statusmeddelande används när personen, efter bedömning av kommunens hemsjukvård i ordinärt-, särskilt boende eller LAH, skickas till akutmottagning. Regionens öppna vård kan använda meddelandet för rapportering vid direktinläggning eller för att komplettera uppgifter som inte framkommit i t ex remiss till akuten. Menyval: Välj patient I patientöversikten, välj: Statusmeddelande Meddelande kan skickas flera gånger oberoende av kvittering. Inmeddelande/Statusmeddelande skall alltid besvaras; t ex med information om personen är inlagd på avdelning, har gått hem eller har avlidit. Akutmottagning hittar aktuell person via patientöversikt, i de fall meddelandet har gått till annan/fel akutmottagning. Den vårdinformation som förmedlas i meddelandet ska dokumenteras i respektive journalsystem. 3.2.2 Skicka inskrivningsmeddelande Inskrivningsmeddelande skickas från vårdavdelning till berörda enheter för att påbörja samverkans- och planeringsprocessen. Meddelande ska skickas inom 24 timmar från inskrivning, om samverkansbehov bedöms finnas. I annat fall ska meddelandet skickas så snart samverkansbehovet identifieras. Inskrivningsmeddelande kan skickas, utan patientens samtycke, under förutsättning att inte inskrivningsorsak eller annan vårddata anges. Ange i så fall menprövning som samtycke och skriv i fritext att patienten inte samtycker. Om inskrivningsmeddelande skall skickas till annan öppenvårdsenhet än primärvård kan detta bara ske i Meddix genom att välja den aktuella öppenvårdsenheten som Hemsjukvård/AP (annan part). Det går inte att skicka både till hemsjukvård och till annan part. Om både hemsjukvård och annan part är berörda prioriteras hemsjukvården och meddelande skickas till hemsjukvården i Meddix. Öppenvård/annan part, meddelas genom lokal rutin. Adressering till Hemsjukvård/AP (annan part) förutsätter korrekt information i detaljinfon, det går inte att ändra till annan mottagare i inskrivningsmeddelandet. Menyval: Välj patient I patientöversikten välj: Inskrivningsmeddelande Obligatoriska uppgifter i inskrivningsmeddelande framgår i bilaga 1. Rutiner - administrativa Sida 5/15 3. Allmänheten

3.2.3 Ta emot inskrivningsmeddelande Menyval: Inkommande dokument-inskrivningsmeddelande Mottagande enheter öppnar och hanterar inskrivningsmeddelanden enligt enhetens lokala rutin för hantering av inkomna dokument. Kommunens hälso- och sjukvård samt socialtjänst och Regionens öppna vård ska svara på inskrivningsmeddelande genom att skicka ett Generellt meddelande. Svaret ska innehålla: Myndighet: Namngiven ansvarig handläggare Telefonnummer Pågående insatser Kommunal hälso- och sjukvård: Namngiven ansvarig legitimerad personal Telefonnummer Pågående insatser Regionens öppenvård: Fast vårdkontakt Telefonnummer Pågående behandling Vid behov av komplettering skickas ett nytt Generellt meddelande. Meddelandet ska därefter kvitteras, vidarebefordras eller returneras: Kvittera om enheten godkänner att delta i samverkan. Vidarebefordra används om Inskrivningsmeddelandet har kommit till fel vårdcentral, hemsjukvård/ap. För att kunna vidarebefordra ett meddelande måste uppgift om aktuell enhet ändras i Detaljinfo. Det går endast att vidarebefordra inom respektive enhetstyp. Meddelanden ska inte vidarebefordras till en enhet inom en annan vårdgivare alltså mellan en kommunal hemsjukvårdsenhet och regionens öppenvårdsenheter. Returnera används om meddelandet skickats till fel enhet och inte kan vidarebefordras till rätt enhet. Kommunen har möjlighet att dela ut ärenden till en underenhet om det inte redan finns en korrekt underenhet angiven i detaljinfo. 3.2.4 Generellt meddelande Generellt meddelande används för kommunikation mellan enheterna så länge personen är i sluten vård. För att enkelt kunna följa informationsflödet ska nedanstående fasta ämnesrubriker användas: Fast vårdkontakt. Rutiner - administrativa Sida 6/15 3. Allmänheten

Samordningsbehov (och ange förslag på spår; gul/oranget/rött) Hjälpmedel Bistånd Ändrad beräknad tidpunkt för utskrivning Utskrivningsplan Kallelse SIP (används endast i rött spår, för kommunikation om tidpunkt för kallelse till SIP, eftersom upprättandet av SIP då ska föregå meddelande om utskrivningsklar.) Återtagande av kallelse till SIP För övriga meddelanden anges ämne fritt Mottagande enheter: Kvittera när fråga inte är ställd. Kvittera och svara om fråga är ställd. Motfråga kan ställas om frågan gäller samma Ämne. Om frågan gäller annat ämne skickas ett nytt Generellt meddelande. Välj Ämne relaterat till den nya frågan. 3.2.5 Funktionerna kallelse och vårdplan ska inte användas i Meddix Funktionerna för kallelse och vårdplan i Meddix är inte anpassade efter gällande lagstiftning och knappval i Meddix ska därför inte användas. Kallelse ersätts med Generellt meddelande eller Meddelande utanför vårdtillfälle. Vårdplan ersätts med upprättande av SIP. Knapparna Kallelse och Vårdplan i Meddix ska inte användas. 3.2.6 Skicka utskrivningsklar Personen är klar för att skrivas ut från slutenvården. Menyval: Inneliggande patient-utskrivningsklar För personer i rött spår krävs alltid att läkaransvar överlämnas till namngiven läkare. För gult och orange spår anges det vid behov. Utskrivningsklar och överlämnat läkaransvar skall alltid dokumenteras i journal. Personer i rött spår skall ha en upprättad SIP innan utskrivningsklar skickas eftersom SIP upprättas innan hemgång från slutenvård. Kallelse till SIP skickas av öppenvården genom Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) till parter i öppen vård och via Generellt meddelande till slutenvården. Särskild rutin gäller lö-sö- och helgdag. 3.2.7 Utskrivningsplan Samma dag som meddelande om utskrivningsklar skickas ska även ett Generellt meddelande med ämne Utskrivningsplan skickas. Mall och obligatoriska uppgifter framgår i bilaga 2. Rutiner - administrativa Sida 7/15 3. Allmänheten

3.2.8 Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelandet ska skickas dagen innan eller senast samma dag som personen skrivs ut från sjukhus. Mall och obligatoriska uppgifter framgår i bilaga 3. 3.2.9 Kallelse till samordnad individuell planering Öppenvården skickar kallelse inom 24 timmar efter utskrivningsklar. I rött spår gäller särskild rutin. Kallelse ska skickas före utskrivningsklar eftersom SIP är en förutsättning för att personen ska vara utskrivningsklar. I patientöversikten, välj: Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV), för att kalla parter i öppen vård. I patientöversikten, välj: Generellt meddelande för att kalla sluten vård. Mall och obligatoriska uppgifter framgår i bilaga 4. Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) går bara att skicka till en part i taget. Texten kopieras från första meddelande till kommande meddelanden, så att kallelsetexten blir lika för alla parter. 3.2.10 Dokumentation SIP Dokumentation av SIP sker inte i Meddix utan på avsedd blankett och sparas enligt lokal rutin. 3.2.11 Särskild rutin lör-sön och helgdagar När slutenvården skickar meddelande om Utskrivningsklar skall samtidigt ett mejl skickas till funktionsbrevlåda Kallelse SIP i Outlook. På ämnesraden anges den vårdcentral där personen är listad. Ingen övrig information får förmedlas i detta mejl. Primärvårdens tre jourcentraler, i regionen, öppnar brevlådan och handlägger ärenden enligt lokal rutin. 3.3 Meddixkommunikation i öppenvårdsprocessen Vid kommunikation i öppenvård används Meddelande utanför vårdtillfälle 3.3.1 Skicka kallelse Kallelse skickas via meddelande utanför vårdtillfälle (MUV). MUV går bara att skicka till en part i taget. Texten kopieras från första meddelande till kommande meddelanden, så kallelsetexten blir lika för alla parter. Menyval: meddelande utanför vårdtillfälle(muv) för att kalla parter i öppen vård. Rutiner - administrativa Sida 8/15 3. Allmänheten

Fast ämne: Kallelse till SIP Återtagande av kallelse till SIP Mall och obligatoriska uppgifter framgår i bilaga 5. 3.3.2 Kallelse till SIP när Meddix inte kan användas Lokal rutin upprättas för Telefon Epost(ej mellan vårdgivare) Brevpost Dokumentation SIP, samma rutin som i In- och utskrivningsprocessen. 4 Kommunikationssätt utanför Meddix 4.1 Telefoni Telefon används för kommunikation som kräver omedelbar återkoppling samt som reservrutin vid driftstopp i Meddix. De telefonnummer som ska användas är de som finns angivna i Vård till vårdtelefonlistorna längst ner på denna sida. Tillgängligheten skall vara god på angivna telefonnummer. 4.2 E-post E-post får inte användas för att överföra patientinformation mellan vårdgivare (kommun, region och privata utförare). E-post kan användas för att kommunicera administrativ information som inte rör en specifik person. För kommunikation inom en vårdgivare kan andra regler gälla, var vänlig se respektive vårdgivares lokala rutiner. Rutiner - administrativa Sida 9/15 3. Allmänheten

5 Lagstiftning Om samordnad individuell planering: Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30), kap. 16, 4 https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svenskforfattningssamling/halso--och-sjukvardslag_sfs-2017-30 Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård, 4 kap. 1-3 https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag- 2017612-om-samverkan-vid-utskrivning-fran_sfs-2017-612 Socialtjänstlagen (2001:453), 2 kap. 7 https://www.riksdagen.se/sv/dokumentlagar/dokument/svensk-forfattningssamling/socialtjanstlag-2001453_sfs-2001-453 Rutiner - administrativa Sida 10/15 3. Allmänheten

Bilaga 1 Mall för inskrivningsmeddelande Text nedan kopieras till fritextruta övrig information i inskrivningsmeddelandet. Parenteserna tas bort när frågan är besvarad. Obligatoriska uppgifter att ange är: Samtycke till utlämnande av vårddata: (ja/nej) Samtycke till sammanhållen journalföring: (ja/nej) Samtycke till samordnad individuell planering: (ja/nej) Inskrivningsorsak: Beräknad tidpunkt för utskrivning: Sannolikt behov av hemsjukvård efter utskrivning: Rutiner - administrativa Sida 11/15 3. Allmänheten

Bilaga 2 Mall för Generellt meddelande med ämne Utskrivningsplan Texten nedan kopieras till fritextruta kompletterande uppgifter i Generellt meddelande, med ämne Utskrivningsplan. Varje rad ska kompletteras med information som rör den aktuella personen. Parenteserna tas bort när texten är kompletterad. Obligatoriska uppgifter att ange är: Aktuella upprättade planer och bistånd (ja/nej/ej aktuellt) Vårdplan: (ja/nej/ej aktuellt) Rehabiliteringsplan: (ja/nej/ej aktuellt) Habiliteringsplan: (ja/nej/ej aktuellt) Egenvårdsbedömning: (ja/nej/ej aktuellt) Omvårdnadsplanering: (ja/nej/ej aktuellt) Biståndsbeslut under aktuellt vårdtillfälle: (ja/nej/ej aktuellt) Rutiner - administrativa Sida 12/15 3. Allmänheten

Bilaga 3 Mall för Utskrivningsmeddelande Texten nedan kopieras till fritextruta kompletterande uppgifter. Varje rad ska kompletteras med information som rör den aktuella personen. Parenteserna tas bort när texten är kompletterad. Obligatoriska uppgifter att ange är: Persons skrivs ut till (ordinärt boende, SÄBO, kortidsplats): Personen har fått kopior på upprättade planer: Personen har fått aktuella kontaktuppgifter till region och kommun: Närstående är underrättade: Praktiska överenskommelser i samband med utskrivning (ex datum, kl., möts upp): Rutiner - administrativa Sida 13/15 3. Allmänheten

Bilaga 4 Kallelse till SIP (kallelse till upprättande av samordnad individuell plan) vid utskrivning från sjukhus Texten nedan kopieras till fritextruta i Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV). Parenteserna tas bort när frågan är besvarad. I rött spår gäller särskild rutin. Kallelse ska skickas före utskrivningsklar eftersom SIP är en förutsättning för att personen ska vara utskrivningsklar. I rött spår skickas kallelse till SIP av öppenvården genom Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV) till parter i öppen vård och via Generellt meddelande till slutenvården. Ämne: Kallelse till SIP Obligatoriska uppgifter att ange i fritextruta: Samordningsbehov spår (gult, orange, rött) Datum Klockslag Mötesform(video, fysiskt, telefon) Plats (hemmet, mottagning, slutenvård, korttidsplats, annan): Personen har accepterat mötestid och plats? Närstående deltar? Sammankallande (enhet, namn, roll och telnr) Övriga kallade parter (enhet, roll, ev. namn) Svar på kallelse kopieras till fritextruta och skall innehålla: Deltagare på mötet, namn och telefonnummer Godkännande av mötesform, tid och plats Icke godkännande, anledning och förslag på ny tid Rutiner - administrativa Sida 14/15 3. Allmänheten

Bilaga 5 Kallelse till SIP (kallelse till upprättande av samordnad individuell plan) i öppenvårdsprocessen Texten nedan kopieras till fritextruta meddelanderuta i Meddelande utanför vårdtillfälle (MUV). Parenteserna tas bort när frågan är besvarad. Datum Klockan Mötesform(video, fysiskt, telefon) Plats (hemmet, mottagning, korttidsplats, annan): Personen har accepterat mötestid och plats? Närstående deltar? Sammankallande (enhet, namn, roll och telnr) Övriga kallade parter(enhet, roll, ev. namn) Svar på kallelse kopieras till fritextruta och ska innehålla: Deltagare på mötet, namn och telefonnummer: Godkännande av mötesform, tid och plats: Icke godkännande, anledning och förslag på ny tid: Rutiner - administrativa Sida 15/15 3. Allmänheten