Möte i Expertgruppen för Libris samkatalog Minnesanteckningar Onsdagen den 27 maj 2009 Närvarande: Harriet Aagaard, Jonas Barck, Anders Cato, Anders Fåk, Karin Grönvall, Jan Gustafsson, Oskar Hammargren, Maria Hedenström, Christer Larsson, Pia Leth (sekr), Thomas Lindström, Eva Norling, Agneta Olsson (ordf), Jette Guldborg Petersen (punkt 8), Gunilla Thunarf Sundkvist, Anna Swärd Bergström Övriga: Magdalena Svanberg, Johanna Olander (punkt 8), Henrik Lindström (punkt 8), Martin Malmsten (punkt 6), Kristin Olofsson (punkt 8) 1. Dagordningen godkändes. 2. Föregående minnesanteckningar lades till handlingarna, med ett tillägg under utvärderingen: vi uppfattade att det fungerat mycket bra att ha en bibliotekschef som ordförande i gruppen. 3. Magdalena rapporterade om läget för Deweyprojektet. (ppt bifogas). Harriet påpekade att det är svårt att hitta till Deweyprojektet från KB:s hemsida. Magdalena lovade att försöka åstadkomma en förbättring. Till listan över de bibliotek som fattat beslut att gå över kan nu Umeå universitetsbibliotek läggas rapporterade Anna. De som vill vara med i gruppen sakkunniga är välkomna att höra av sig. Expertgruppen har skapat ett virtuellt nätverk kring praktiska Deweyfrågor som är öppet för alla som vill vara med. Man blir medlem genom en inbjudan från en annan medlem eller genom att anmäla sig själv. Syftet med gruppen är att tillsammans med andra fundera över praktiska lösningar på frågor kring övergången till Dewey på respektive bibliotek. Adress: http://swedewey.collectivevex.com/. Ann Tobin från Lunds universitetsbibliotek håller i Svensk biblioteksförenings nätverk kring Dewey. Även Svensk biblioteksförenings kommitté för klassifikation vill vara med främst kring konverteringstabellen mellan SAB och Dewey. Enligt tidplanen ska KB gå över till Dewey 2011. Då måste samsökning mellan SAB och Dewey vara möjlig. Enligt Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser ska det inte vara några problem. Den större frågan hur Dewey ska kunna användas för att ämnesvis kunna hitta och upptäcka i bibliotekskatalogen måste däremot diskuteras mer och tas med i verksamhetsplanen för nästa år sa Maria. Agneta betonade att det är viktigt att projektorganisationen fungerar bra och att man får vara beredd att ändra om det behövs. Den 17 juni hålls första mötet med de sakkunniga och då är också tillsättningen av de två tjänsterna som översättarna klara. Frågan om vad biblioteken kan göra redan nu diskuterades. Önskvärt vore att bibliotek redan nu för på Deweykoder vid behov. Tjänsten Classify http://deweybrowser.oclc.org/classify2/ kan användas för att se vilken Deweykod som är mest använd för ett visst verk. Det beslutades att KB gör ett test och jämför Deweykoder från Classify med de koder man kan få fram med hjälp av konverteringstabellen innan vi uppmanar till användning av tjänsten. Eva tog upp frågan om att ta med Deweykoder som ett börkrav vid upphandling av litteratur. Pia åtog sig att undersöka saken. 4. Anders rapporterade från Arbetsgruppen för katalogisering och mötet beslutade enligt arbetsgruppens rekommendationer, se sist i minnesanteckningarna Beslut rörande: De tydligare riktlinjerna för nyutgivna avhandlingar vid svenska lärosäten 1
välkomnades. Mötet fick se ett första utkast till instruktionsfilm om hur man gör en elektronisk post via metoden att kopiera posten för den tryckta utgåvan. Eva tipsade om att man kan dela upp lärobjektet i kortare delar och direktlänka till delarna via en innehållsförteckning i marginalen. På så sätt får användarna en översikt över lärobjektet och samtidigt genvägar till rätt ställe. Här ett exempel från Blekinge Tekniska högskola: http://tuba.bth.se/stora/writing/reference/ Instruktionerna för importerade poster godkändes. Förslaget hur man ska göra med namn som ämnesord vid importerade poster godkändes. Förslaget att ändra translitterering av nygrekiska namnformer godkändes. Förslaget att ändra namnform för kända ryska namn godkändes. Beslutet ska dock gälla först när det fungerar att vid postöverföring till lokala kataloger kunna välja forskningsbibliotekens tidigare namnform. 5. Expertgruppens uppdrag och mandat och beslutsgångar diskuterades. Först gjorde Maria en presentation av Enheten för LIBRIS systemen och databaslicenser. De två förslagen som skickats ut diskuterades. Olika uppfattningar fanns på mötet om det var bra med en ny expertgrupp kring systemtekniska frågor och vad som innefattas i systemtekniska frågor. Förslagen om en eller två expertgrupper ska tas upp på den nationella referensgruppen nästa vecka där Agneta är med. Hon anser att det vore bra med en grupp, men att arbetsgrupper kan fungera som undergrupper. Ett bra exempel är tex Arbetsgruppen för katalogiseringsfrågor som vi har. Eva framförde att om man inte vill skapa en ny expertgrupp kan man istället tillsätta en särskild arbetsgrupp kring användar/systemtekniska frågor motsvarande arbetsgruppen för katalogiseringsfrågor, något hon framfört tidigare. Mötet avvaktade med det. 6. Webbkatalogisering, rapport från Martin Malmsten. En inledande användarundersökning har gjorts, med intervjuer av åtta katalogisatörer, både på KB och andra bibliotek. Bild- och handskriftskatalogisatörer har medverkat. Just nu analyseras resultatet och han återkommer. 7. Maria rapporterade om läget vad gäller WorldCat. Förhandlingar pågår fortfarande, men läget är låst och det lutar åt att LIBRIS inte går med. Det är framförallt rättigheterna till OCLC:s poster som är stötestenen. Posterna får visas i LIBRIS och i lokala kataloger men inte användas utanför detta samarbete. LIBRIS poster är däremot fritt tillgängliga för all användning. 8. Ansökningarna om LIBRIS som lokal OPAC. Under denna punkt var Jette ordförande och Agneta, Thomas, Gunilla, Jonas och Jan lämnade mötet eftersom deras bibliotek står bakom ansökningarna. Expertgruppen enades om följande yttranden: Sökande: Göteborgs universitetsbibliotek LIBRIS som lokal OPAC KB:s dnr: 51-365-2009 Göteborgs universitetsbibliotek dnr: B38 1719/2009 Expertgruppen för LIBRIS samkatalog tillstyrker projektet. Motivering: Frågan om LIBRIS som lokal OPAC är mycket angelägen och att flera stora bibliotek står bakom ansökan gör att vi tycker att den ska tillstyrkas. Eftersom projektet betonar att man vill få fram generella lösningar gör det projektet värdefullt även för andra bibliotek. Vi tycker att projektet ska genomföras i nära samarbete med Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser. Texten i bilagan 2 sista stycket: 2
Undersökningen ska bidra till att hitta öppna generella lösningar som inte begränsas till ett specifikt lokalt system ändras till: Undersökningen ska belysa öppna generella lösningar som inte begränsas till ett specifikt lokalt system. Detta för att markera att projektet inte har som syfte att komma fram till en lösning utan belysa hur LIBRIS som lokal OPAC kan se ut. Projektet måste också komma fram till vilka löpande resurser KB skulle behöva avsätta i form av drift och underhåll. Tiplanen ändras till sista april. Från Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser kommer Kristin Olofsson, Johanna Olander och Henrik Lindström att medverka. Ett första möte är inplanerat till den 15 juni. Mötet föreslår att Expertgruppen blir referensgrupp för projektet. Det hindrar inte att projektet även knyter andra grupper till sig vid behov. Sökande: Högskolan i Gävle LIBRIS som gemensam OPAC för HelGe-biblioteken KB:s dnr: 51-366-2009 Högskolan i Gävle dnr: 321-491/09 Expertgruppen för LIBRIS samkatalog avslår projektet Motivering: Expertgruppen tycker att projektet är intressant då det omfattar både högskole- och folkbibliotek inom Gävleborg, men en nackdel med ansökan är att den spänner över för många områden där LIBRIS som lokal OPAC bara är en av de visioner som tas upp i projektet. 9. Omvärldsbevakning, trender och framtidsfrågor. Pia rapporterade kort från en resa till USA med Poul Erlandsen och Annsofie Oscarsson som varit mycket givande. I sommar kommer några i gruppen att framträda på IFLA och andra att åka dit som deltagare. Anders åker även på American Library Association (ALA) i Chicago. 10. Beslut att vi håller ett seminarium i början av 2010. Harriet anmälda sig till den arbetsgrupp som lägger fram ett programförslag till expertgruppens första möte i höst. 11. Pia föreslog att några läser OCLCs rapport Online Catalogs: What Users and Librarians Want, 2009 och ger förslag på vad man kan göra i LIBRIS utifrån vad rapporten kommit fram till. En av de viktigaste frågorna som tas upp är att förse katalogposter med innehållsförteckningar, abstracts etc. Beslut att Harriet och Pia tittar på rapporten och försöker komma fram till idéer just för hur posterna ska kunna berikas med denna efterfrågade information. 12. Kommande möten bestämdes till onsdagen den 16 september 2009 och onsdagen den 11 november 2009. 3
Beslut rörande: A) Förtydligande anvisningar för hantering av nyutgivna avhandlingar publicerade vid svenska lärosäten B) Minimikrav på importerade bibliografiska poster, inklusive namn som ämnesord C) Ändrad praxis för ryska och nygrekiska namn i LIBRIS A. Nyutgivna avhandlingar publicerade vid svenska lärosäten De nyutgivna avhandlingar som löpande publiceras vid svenska lärosäten kan antingen katalogiseras manuellt eller importeras maskinellt till LIBRIS. Det senare fallet gäller lärosäten anslutna till DiVAsystemet (Digitala Vetenskapliga Arkivet). Normalt upprättas endast en (1) bibliografisk post för varje avhandling. 1. Bibliografisk post för elektronisk manifestation De avhandlingar som huvudsakligen är publicerade i digital form får en katalogpost för den elektroniska manifestationen, med eventuellt ISBN i 020#z. Normalfallet är då fulltexten i sin helhet är tillgänglig via lärosätets publiceringssystem. Den bibliografiska posten förses med fulltextlänk (856) till lärosätets publiceringssystem. Anmärkning om att biblioteket har en utskrift eller ett tryckt exemplar kan i dessa fall lämnas med lämplig fras i beståndspostens 852#z, till exempel Tryckt exemplar, Tryckt utgåva, Pliktexemplar, Pappersutskrift av digital fil (se även avsnittet Elektroniska resurser). 2. Bibliografisk post för tryckt manifestation De avhandlingar som huvudsakligen är publicerade i tryckt form får en katalogpost för den tryckta manifestationen, med eventuellt ISBN i 020#a. Normalfallet är då endast abstract finns tillgängligt via lärosätets publiceringssystem. Den bibliografiska posten förses med 856-länk till bibliografisk beskrivning och eventuellt abstract i lärosätets publiceringssystem. Maskinellt importerade DiVA-poster kan innehålla identiska serieuppgifter i fält 490 och 830. Dessa uppgifter kan ligga kvar oförändrade, eller korrigeras så att de överensstämmer med seriens kontrollerade form (830) respektive dess variantform (490). I övrigt räcker det normalt att komplettera med klassifikation och/eller ämnesord, samt att kontrollera och vid behov rätta förekommande namnformer. För förlagsutgiven avhandling, som tilldelats annat ISBN, upprättas separat bibliografisk post. 4
B) Minimikrav på importerade bibliografiska poster Om posten saknas I LIBRIS, välj remotedatabas/er (Search Remote Add Connect). - Sök därefter fram och importera önskad post. - Kontrollera och rätta den importerade posten (markerad med Imported remote Bib i katalogfönstrets övre ram) innan den sparas i LIBRIS. Jfr även Katalogisering av fritt tillgängliga e-resurser via metoden Copy Record. Godkända bibliografiska poster som har importerats på maskinell väg kontrolleras och rättas normalt på motsvarande sätt. Undantag: - Avtalsresurser importerade från SFX (motsvarande) hanteras helt maskinellt och lämnas utan åtgärd (jfr även Allmänna anvisningar för katalogisering av e-böcker och e-tidskrifter). - Preliminära poster med fullständighetsnivå (000/17) 5 importerade via LIBRIS Förvärvsrutin (dawson2libris) uppgraderas successivt via maskinella rutiner och lämnas normalt utan åtgärd. För svenska avhandlingar importerade från DiVA (Digitala Vetenskapliga Arkivet), se även Nyutgivna avhandlingar publicerade vid svenska lärosäten. Följande minimikrav gäller för importerade poster på godkänd nivå Jfr även LIBRIS Formathandbok. Godkänd bibliografisk post skall normalt ha fulltständighetsnivå (000/17) 3 (miniminivå), 7 (biblioteksnivå) eller blank (nationalbibliografisk eller motsvarande nivå). Allmänt - Ta bort eller rätta ogiltiga fält, delfält, indikatorer och tecken, annars går det inte att spara eller uppdatera posten i Voyager. - Ta bort alla delfält #0, #5 och #9 (gäller även 035#9). - Rätta eventuella stavfel i framförallt titelfält 245. - Komplettera vid behov med ISBD-interpunktion före minst delfält 245#b/#c, 260#b/#c och, 4X0#x/#v. Koder i postetikett (000) - Ändra statuskod (000/05) d (borttagen) till c, annars kommer inte posten över till LIBRIS webbsök eller lokala system. - Rätta felaktiga koder för medietyp och bibliografisk nivå (000/06-07). - Uppgradera preliminära poster med fullständighetsnivå (000/17) 5, 8, u, z, till minimi- (3) eller biblioteksnivå (7), annars kan posten skrivas över vid maskinell inläsning. Anmärkning: Med preliminära poster jämställs här poster importerade från källa med annat format än MARC21. Dessa poster kräver ofta bearbetning utöver de minimiåtgärder som listas här. Mediespecifika koder (008) - Om datum för posten (008/00-05) saknas, lägg till datum för postimport/åtgärd, annars kan posten förorsaka problem vid export till lokala system. - Rätta felaktiga värden i typ av utgivningsdatum och årtal (008/06-14). Frågetecken (?) ändras till u. - Kontrollera och rätta vid behov felaktiga värden för utgivningsland (008/15-17) och språk (008/35-37). ISBN/ISSN (020/022) - För e-resurser, flytta standardnummer för den tryckta manifestationen till delfält #z, och lägg till ett parentetiskt tillägg (Print, pbk, hbk eller liknande) om sådant inte redan finns, annars fungerar inte maskinella matchningar. Print-ISSN kan även flyttas till delfält #y. Katalogiserande instans (040) - Lägg till det egna bibliotekets sigel i delfält 040#d. Detta gäller även preliminära poster och poster som helt saknar 040-fält. 5
Språkkod (041) - Kontrollera och rätta vid behov felaktiga värden. Person-, institutions- och konferensnamn (100/110/111, 600/610/611, 700/710/711) - Validera namnformerna mot Voyagers auktoritetsindex. - Komplettera vid behov med funktionskod (#4) i 100-111 respektive 700-711. - Ändra andraindikator till 4 i 600-611. - Ta bort eventuella delfält #2 i 600-611. Uniform titel (130, 240, 630, 730, 830 och titeldelfält i 600-611. 700-711, 800-811) - Kontrollera att titelformen stämmer med svensk praxis. - Ändra andraindikator till 4 i 630. - Ta bort eventuella delfält #2 i 630. Serie och länkfält (440, 760-787, 800-830) - Ta bort delfält #w, annars fungerar inte länkningen i LIBRIS. Låt eventuella fält 440 ligga kvar. Ämnesord, indextermer och form/genre (600-655) - Komplettera vid behov med tillämpliga ämnesord (600-651), indextermer (653) och/eller termer för form/genre (655) Namnformen valideras mot Voyagers auktoritetsindex, ändra andraindikatorn till 4. När namnformen följs av titeldelfält kontrollera att även titelformen stämmer med svensk praxis. - När namnformen följs av ett ämnesdelfält görs enligt nedan: 1. Huvudregeln Underindelningen översätts enligt Svenska ämnesords lista för ämnesord under personer. Andraindikatorn ändras till 7 och ett delfält 2 sao läggs sist i ämnesordssträngen. 600 1 7 Lessing, Doris, d 1919- x analys och tolkning 2 sao 600 0 7 Maria, c Jesu moder x i konsten 2 sao 2. Alternativ regel Underindelningen behålls sedan namnformen validerats, andraindikatorn ändras till 4. 600 1 4 Lessing, Doris, 1919- x Criticism and interpretation 600 0 4 Maria, c Jesu moder x Art 6
C) Ändrad praxis för ryska och nygrekiska namn i LIBRIS Ryska namn Beslut: LIBRIS använder den i Sverige vedertagna namnformen för kända ryska personer (sådana namn som förekommer i allmänt kända svenska uppslagsverk etc. och där namnformerna skiljer sig väsentligt från forskningsbibliotekens form) Övriga ryska namn skrivs, som tidigare, med den translitterering som forskningsbiblioteken hittills använt. Auktoritetsposten ska innehålla hänvisning från namnet med kyrillisk skrift och hänvisning från den hittills använda forskningsbiblioteksnamnformen med ett tillägg för forskningsbibliotek, formaterat så att de bibliotek som så önskar ska kunna ta ut denna namnform i sina egna kataloger. Exempel: 100 1 a Tjechov, Anton, d 1860-1904 400 1 i Forskningsbiblioteksform: a Čechov, Anton Pavlovič, d 1860-1904 400 1 a Chekhov, Anton Pavlovich, d 1860-1904 400 1 a Чехов, Антон Пaвлович, d 1860-1904 700 1 a Chekhov, Anton Pavlovich, d 1860-1904 0 (DLC)n 79130807 Ovanstående beslut gäller så snart LIBRIS gjort erforderliga programändringar så att export till de bibliotek som önskar variantnamnformen fungerar Nygrekiska namn Beslut: LIBRIS går över till samma translitterering för nygrekiska namnformer som folkbiblioteken använder. Äldre grekiska namn påverkas inte av beslutet. Exempel: 100 1 a Theodorakis, Mikis 400 1 a Theodōrakēs, Mikēs 400 1 a Θεοδωράκης, Μίκης 700 1 a Theodorakis, Mikis 0 (DLC)n 50027120 Ovanstående beslut gäller med omedelbar verkan. 7