2013-04-03 1 Arkiv och biobankscentrum. Leveransspecifikation för journalsystem v2.7.1.1



Relevanta dokument
Bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation

Bevarande- och gallringsplan för digital journalinformation

Leveransspecifikation Patientjournalsystem

Arkivkrav vid införande av nytt IT-system

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

LEVERANSFRAMSTÄLLAN. Version (8)

LEVERANSFRAMSTÄLLAN. Version (8) Datum:

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tjänstebeskrivning Slutarkivering

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Förvaltningsgemensamma specifikationer

(reviderad , , ) Riksarkivet IT-avdelningen. Anvisningar för ifyllning av Excelark för webbleveranser

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

1 (5) 7 oktober RÅD Signering, bekräftelse, låsning

Regelverk för skanning av patientinformation i PMO

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Anvisningar för ifyllning av Excelark för databaser (xml-filer)

Processbeskrivning för leveranser till SLL e-arkiv. v

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Svenska kyrkans bestämmelser

Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv

Dokumenthanteringsplan journalhandlingar Folktandvården Blekinge

BEAst. Rekommendation Bilagehantering. Rekommendation Bilagehantering ver november 2015

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4

Arkiv- och informationshantering

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv Anastasia Pettersson Per Carlsson

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Hälso- och sjukvårdsdokumentation

Slutarkiv. Inleveransspecifikation vårdrelaterade system Landstingsarkivet. LSF Landstingsarkivet Version

Den lagstiftning som är tillämplig på skolhälsovårdsjournaler är:

Riktlinjer för digital slutarkivering

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv

METADATASTANDARDER EN ORIENTERING

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

FGS Personal. Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för leveranstypen Personal

FormatE. Om översynen av RA-FS 2009:2

R7e arkiv. 9 Landsting i samverkan. Vitalis 9 april 2014

Anvisningar för journalhantering och dokumentationsskyldighet inom elevhälsan

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Lathund för att storstäda i mappar/filer

Systemavveckling BEVARA OCH GALLRA VERKSAMHETSINFORMATION. Koncernkontoret

Så lyckas du med e-arkiv

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Hantering av verksamhetsinformation

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Gallring av pappershandlingar som skannats till Valnämndens diarium

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

DP7 Kompletterande information

Anvisning för e-tjänsten Journal via nätet

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt


E-arkiv på SLL landstingsarkivet

FALK 06 Sundsvall Från verksamhetsanalys till dokumentplan. T Sahlén

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

Inledning Välj rätt papper och pennor Märkningen Svenskt arkiv Papper och pappersutskrifter Pennor och andra skrivmedel...

Revidering av dokumenthanteringsplan avseende Hälso- och sjukvårdslagens journalhantering

Hantering av arkiv som ska levereras till Landstingsarkivet efter beslut av Inspektionen fo r va rd och omsorg (IVO)

Riktlinjer för hälso- och sjukvård. Riktlinje för dokumentation i patientjournalen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BARN- OCH ELEVHÄLSAN Beslutad: KS 2017-xx-xx, dnr KFKS 2017/26 Upprättad:

Gemensamma författningssamlingen avseende hälso- och sjukvård, socialtjänst, läkemedel, folkhälsa m.m.

Ansvarig/ Förvaring

Dokumenthanteringsplan

Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan Stockholm

Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial

Regler om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Högskolan Dalarna

Riktlinje för informationshantering och journalföring

Österåkers kommuns styrdokument

Förvaltningens beslutsförslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att:

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt kuratorer inom den kommunala hälso- och sjukvården är skyldiga att föra journal.

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv Anastasia Pettersson Per Carlsson

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun.

Informationsspecifikation Läkarutlåtande för sjukersättning Version 1.0

Intresseanmälan God Man eller Förvaltare

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv

Tandvård. Råd om gallring av handlingar i tandvårdsjournaler framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevaras. Tandvårdens patientjournaler

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Dokumentation i patientjournalen

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Tillämpningsanvisningar

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

Aktuellt från Riksarkivet

Arkivbeständighet och arkivförvaring

Deponi. Tjänstebeskrivning. Dokumentägare: Arkivservice. Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet TJÄNSTEBESKRIVNING LA

HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSDOKUMENTATION SAMT BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Göteborgs universitet

Transkript:

1 Leveransspecifikation för journalsystem v2.7.1.1 2013-04-03

2 Agenda 1. Syfte med uppdateringen 2. Bevarande och gallring 3. Ändringar i leveransspecifikation 4. Mappningsdokumentation 5. Frågor

3 1 Syfte med uppdateringen Anpassa bevarande och gallringsplan till digital information Förenkla mappningsarbetet Möjliggöra gallring i ett senare skede

4 2 Bevarande- och gallring bevara, rensa, gallra

5 Varför gallrar? Spara utrymme Begränsa tillväxt Synliggöra viktig information

6 Bilaga 8 Bevarande- och gallringsplan Bevarande- och gallringsplan för journalinformation i journalsystem Medföljer som en bilaga till den nya versionen av leveransspecifikationen för journalsystem (v2.7.1.1) Uppdaterad version av bilaga 8 beräknas vara färdig i december 2013

7 Nyheter Endast bevaras eller gallras med 10 års frist Gallring av Bilder samt Röntgenbilder och annan bilddiagnostik Utökat bevarande gällande journaler upprättade av fler yrkeskategorier än läkare Bevarande/gallring medieberoende

8 Bevarande och gallring nivå 1 utgår ifrån sökrubrik. Vilka sökrubriker som ska bevaras eller gallras i dess helhet tydliggörs i kolumnen Nivå 1 B/G. De är markerade med B (bevaras) eller G (gallras). Bevarande och gallring nivå 2 gäller för de sökrubriker som är markerade med B/G i kolumnen Nivå 1. På nivå 2 definieras variabler för bevarande och gallring inom de sökrubriker som inte bevaras eller gallras i sin helhet.

9 Sökrubrik Nivå 1 B/G Nivå 2 B/G Mottagningsanteckning (MOT)* B Inskrivningsanteckning (INT) Operationsberättelse (OPB) Övriga anteckningar (OANT)* Slutanteckning (SLA) Journalkopia från annan vårdgivare (KOPIA) Övrig multimedia (MULTI) Klinisk kemi lablista (KEM_LIST)* Klinisk mikrobiologi (MIKRO)* Klinisk immunologi (IMUN)* B B B B G G B B B Klinisk patologi/cytologi (PAT) EKG (EKG)* B B Röntgen (RTG)* B/G Utlåtanden mappas mot bevaras. Röntgenbilder och ultraljudsbilder mappas mot gallras. Övrig remiss och svar (ROSOV)* B Mätvärde (MV)* B/G Poster upprättade av nedanstående befattningar gallras: Mätvärden från operation, anestesi, IVA (MVOAI) B Arbetsterapeut Logoped Sjukgymnast/fysioterapeut

10 Sökrubrik Nivå 1 B/G Nivå 2 B/G Brev och intyg (BOI) B/G Varje post som mappas mot sökrubriken brev och intyg (BOI) måste även mappas mot en gallringsmarkering (se leveransspecifikationen). Urvalslistan nedan anger vilka typer av brev och intyg som ska mappas mot bevaras, övriga brev och intyg mappas mot gallras. Anmälningar enligt Socialtjänstlagen Ansökningar om abort efter utgången av 18:e graviditetsveckan Beslut från Socialstyrelsen om abort Beslut om tvångsåtgärder (som inte är beslut enligt LVM, LPT och LVU) Beslut om vårdinsats/behandling Canceranmälningar Domar, polisrapporter, förundersökningar rörande t.ex. tvångsvård Dödsbevis Dödsorsaksintyg Egenbedömningar/frågeformulär God man/förmyndare/förvaltare, förordnande av Intyg enligt SOSFS 2005:29(M) Intyg om övertagande av behandlingsansvar enligt Smittskyddslagen Intyg till försäkringsbolag Intyg till försäkringskassa Intyg till socialtjänst Journalbeställningar/rekvisitioner/förfrågningar, inkomna Korrespondens, mellan patient och vårdgivare eller mellan två vårdgivare, rörande patientens behandling Kunskapsprov och tester Medgivanden/samtycken/fullmakter från patient Medicinskt underlag fr o m dag 28 FKF 7262, blanketter Patient/anhöriginformation, undertecknad Rättsintyg Släktöversikter Smittspårningshandlingar Vårdintyg Vårdplaneringskonferenser, dokumentation av Ostrukturerad information gallras. Kan man inte säkerställa vilken typ av information ett brev eller intyg innehåller mappas den mot gallras. Varning (VARN) Läkemedel (LKM) Oklassificerad journalhandling (OKL) Forskning (FORSK) Åtgärd enligt LVM, LPT, LVU mm. (LVX) B B G B B

11 Föreskrift nr. 11 Bevarande- och gallringsplan för vårdhandlingar på papper och andra analoga lagringsmedia Uppdaterad version av Föreskrift nr. 11 börjar gälla den 1 juli 3013

12 Gallringsutredning Verksamhetens behov Lagar och andra regler Allmänhetens rätt att ta del av informationen Informationens funktion Är informationen unik? Behövs informationen för rättskipning och förvaltning? Forskning historik

13 www.arkivochbiobankscentrum.se Generella bevarande- och gallringsplaner Enskilda gallringsbeslut Råd Leveransdokumentation Presentationsmaterialet från informationsträffen Kontaktuppgifter M.m.

14 3 Ändringar i leveransspecifikationen Ny bilaga, bilaga 8, bevarande- och gallringsplan Nytt element gallring Anpassat informationsmodellen enligt XML-schemat Uppdaterad formatbeskrivning Förtydligande av användning av HSA-id och kombika-koder Övrigt: förtydligande av texter etc

15 Nytt element gallring elektroniskjournalpost och pappersjournalpost Element/ E/A Kard Obl? Max Beskrivning attributnamn längd gallring A 1 Gallringsbara poster märks upp så att de senare kan gallras. För information om bevarande och gallring, se Bilaga 8. Användning Boolean: 0 eller 1 0=false (bevaras) 1=true (gallras) Default=0

16

17 Informationsmodell earkiv 2013-01-16 version 2.7 leveransobjekt -kontaktperson [0..1] -epost [0..1] -journalsystemnamn -journalsystemversion -leveransversion -leveranstidpunkt -leveransanteckning [0..1] 1 -levereras av 1 organisatoriskenhet -scheme [0..1] -schemename [0..1] -code -displayname 1 -Levereras 1..* organisatoriskenhet -identifierasav: HSA -benämning: text -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod 1 -Skapas vid 1..* patientjournal -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod 1..* 1 fysiskperson -identifierasav : personid -efternamn [*] -förnamn [*] 1 -Skapas vid 1 1 Val A Val B -Består av 1..* 1..* -Skapar 1..* patienrelateradkontakt -from: Datum -tom: Datum -vårdform: Vårdform=öppen, sluten -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod -Skapas under 1..* Val A 1 Val B 1..* 1 journaldel -konfidentialitet: LokalKKod -huvuddiagnos: klassifikation [0..2]=ksh 97, KSH97P, ICD9, ICD10, lokal -bidiagnos: Klassifikation [0..500]=KSH97, KSH97P, ICD9, ICD10, lokal -konfidentialitet [0..1]: LokalKKod -Skapas under 1 1..* JournalPost -Består av -händelsefrom -händelsetom -åtgärd: Klassifikation [0..500]l -aktivitetstyp -gallring [boolean] 1 -Har samband (ingår i, svar till) 0..1 1..* -Har 1 sökrubrik -schemename [0..1] -code -displayname 1..* elektroniskjournalpost -innehåll: Data -externlank -format -konfidentialitet: LokalKKod -signal: Boolsk [0..1] -aktivitet: Text [0..1] -resultat: Text [0..1] -utförandeenhet: Organisatorisk enhet [0..1] -kommentar Text [0..1 ] -konfidentialitet:[0..1] LokalKKod 1..* -Har pappersjournalpost -externlank -format 1..* 1..* -Har 0..* Ansvarig -journalförare HoS Personal=yrkeskod -befattning: Befattningstyp 1

18 Uppdaterad formatbeskrivning Borttagna mediatyper: audio/basic, audio/k32adpcm, image/g3fax, video/x-avi, model/vrml Dessa anses inte arkivbeständiga för slutarkivering. Definierade mediatyper för ExternLank (kap 2.3.7.2) som inte fanns med i tabellen i kap. 4 har lagts till och fått beskrivningar: png, gif, mp3, sgml Förtydligat att det inte är säkert att alla format som är definerade i schemat stöds i e-arkivet (kap. 4.1.1): Om annat format än XML för data av elektroniskt ursprung och PDF, TIFF eller JPEG för data vars ursprung är papper används måste detta överenskommas med e-arkivförvaltningen för att säkerställa att formatet stöds i e-arkiv.

19 Jämförelse tillåtna format Journalspec Riksarkivet (RA-FS/FGS)* Data/strukturerade text/xml xml dokument text/sgml sgml text/html html xhtml text/plain Dokument (text application/pdf pdf/a-1 och bild) Bilder image/png png image/jpeg jpeg image/tiff tiff image/gif image/g3fax Ljud audio/mp3 mp3 waw audio/k32adpcm audio/basic Video mpeg-1, mpeg-2, mpeg-4 video/x-avi model/vrml *RA-FS 2009:2, FGS Personal och FGS Ärendehantering

20 Tabellen Tillåtna format i kap. 4.1.1 Version 2.6.4.1 Version 2.7.1.1 Format Kommentar Format Kommentar Endast tillåtet i extern länk XML XML är det format som förväntas för allt data som har ett elektroniskt ursprung. Om det är möjligt skall alltid innehållet levereras i detta format. XML-dokumentet skall alltid referera till en stylesheet som tillsammans med dokumentet ger ett läsbart resultat. Utseendet på det resulterande dokumentet skall vara så likt den ursprungliga källan som möjligt. För anvisningar om hur stylesheet gällande anteckningar skall utformas se bilaga 6.Till leveransen skall vidhäftas (enligt kapitel 6) en stylesheet för varje sökrubrik/aktivitetstyps-kombination som det levereras journalposter med XML-innehåll till e-arkivet. XML XML 1.0 är det format som förväntas för allt data som har ett elektroniskt ursprung. Om det är möjligt ska alltid innehållet levereras i detta format. Exempel: För t ex Klinisk Kemi Lablista skall det levereras stylesheets för alla aktivitetstyper som levererats in, t ex Beställning, Analyssvar och Analysresultat. Vidare skall det schema som utgör underlag för XMLstrukturen i innehållsdelen både refereras till och göras tillgängligt (enligt kapitel 6). Det är en fördel om strukturen följer någon form av standard. Leverantörerna skall se till att data är validerat mot medföljande schema utan några fel. För detta ändamål finns en Hjälpapplikation framtagen. Kontakta e-arkivförvaltningen för information om hur man kan få tillgång till denna applikation.

21 Tabellen Tillåtna format, forts. Version 2.6.4.1 Version 2.7.1.1 Format Kommentar Format Kommentar Endast tillåtet i extern länk PDF Portable Document Format från Adobe kan utgöra leveransformat. PDF-fil som levereras skall vara kompatibel med PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) PDF/A Portable Document Format från Adobe kan utgöra leveransformat. PDF-fil som levereras ska vara kompatibel med PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005), 1a eller 1b. TIFF Tiff-filer levereras normalt endast för inskannade papperskopior. TIFF Ver. 6.0. Tiff-filer levereras normalt endast för inskannade x papperskopior. JPG Även med JPG kompatibla format som PNG kan levereras. JPEG ISO 10918. För rasterade bilder och fotografier i gråskala och x färg. Även JPG-kompatibla format som PNG kan levereras. PNG Se JPEG. x GIF GIF 89a, för rasterade bilder. Vanligt för hemsidor. Använd i x första hand PNG eller JPEG. MP3 MPEG-1 Audio Layer 3. För ljudfiler som kan komprimeras. Bitrate x bör vara minst 128 kbit/s. SGML SGML är en föregångare till XML. I första hand ska XML användas. Om det finns skäl att använda SGML istället för XML ska detta först diskuteras med e-arkivförvaltningen. HTML Den HTML som produceras skall vara kompatibel med version 4. HTML/ XHTML Den HTML som produceras ska vara kompatibel med version 4 eller 5, eller XHTML. Text Andra format Om information av ren text levereras skall alltid teckenset anges. Detta format används normalt inte. Får bara användas efter särskild överenskommelse med e-arkivförvaltningen. Det är tänkbart att leverera innehållsinformation i andra format. Om t.ex. DICOM används i ursprungsdokumentet kan detta troligtvis levereras i sin ursprungliga form. All leverans av andra format än i tabellen nämnda skall avtalas. Text Om information av ren text levereras ska alltid teckenset anges. Detta format används normalt inte. Får bara användas efter särskild överenskommelse med e-arkivförvaltningen. x

22 HSA-id vs kombika Förtydligande av användning av HSA-id och kombika i kap. 5 Detaljerad beskrivning av hur <inrättningsid> och <klinikid> ska hanteras: <inrattningsid> resp. <klinikid> består av både en kod (<code>) och ett namn (<displayname>). Grundregeln är att kod och namn strikt ska användas i enlighet med definitioner i SLL:s Elektroniska katalog eller kodserver. Det är <displayname> i <klinikid> som visas som sökkriterium Vårdenhet i e-arkivs tillämpning. Om möjligt bör HSA-id användas. Leverantören måste också säkerställa att verksamhetens HSA-id är unikt, t ex om en verksamhet privatiseras får inte landstingsverksamheten som lagts ner och den nya privata verksamheten ha samma HSA-id.

23 Övriga ändringar Ny bilaga, bilaga 7, översiktsbild av hela leveransobjektet Nya bilder high/low-värden <handelsetidsperiod> (rest från tidigare uppdatering) Tabellen med Aktivitetstyper flyttad från kap. 2.3.5.4 till kap. 3. Nya rubriker: 1.1 Läsanvisningar 1.2 Beskrivning tabellformat 1.3 Versionshantering 2.1.1 Yttre och inre xml 2.1.2 Alternativa sätt att skapa schemat 4.1.1 Tillåtna format Förtydligande av texter kap. 1, kap. 2.1, kap. 2.3.4.1 (sökrubriker), kap 4.1, kap. 5, kap 7 och korrändringar. Anpassat sidhuvud och sidfot till nya mallar.

24 Datum för implementation Nya leveranser ska ske enligt ny leveransspecifikation fr.o.m. 20 maj 2013 Redan pågående leveranser kan fortsätta leverera enligt nuvarande leveransspecifikation tills leveransen är klar

25 4 Mappningsdokumentation Ska medfölja alla leveranser till Slutarkiv.

26 Bifogade dokument 1 Arkivbeskrivning för aktuell verksamhet 2 Arkivförteckning för aktuell verksamhet 3 Systembeskrivning 4 Mappning journalsystem, bevarande och gallringsplan och e-arkiv Arkivhandboken på nätet

27 Bilaga 4, Mappning journalsystem, bevarande och gallringsplan och e-arkiv Två delar Mappning Information och Mappning Yrkeskategorier

28 Mappning information

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38 Mappning Yrkeskategorier

39 Frågor?