FGS Personal. Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för leveranstypen Personal

Transkript

1 FGS Personal Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för leveranstypen Personal

2 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. INLEDNING LÄSANVISNING MÅLGRUPP LEVERABLER REFERENSER KONVENTIONER ÖVERSIKT TERMER OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR FGS Personal avser uttag och leverans av leveranstypen Personal MAPPNING MELLAN VERKSAMHETSSYSTEM OCH LEVERANSSPECIFIKATION XML-SPECIFIKATION BESKRIVNING AV ELEMENT LEVERANSOBJEKT BESKRIVNING AV ARKIVBILDARSTRUKTUR OCH ARKIVBILDARE Beskrivning av Arkivbildare VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING BESKRIVNING AV ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT ARKIVOBJEKT: PERSON ARKIVOBJEKT: ANSTALLNING BESKRIVNING AV ÅTERKOMMANDE TYPE-ELEMENT DatumType Tillkommande XMLdata Innehall Beskrivning av Data Elementen SchemaURI och Data Beskrivning av Type Bilaga Beskrivningar av element Referens RAPPORT OCH SAMMANSTÄLLNING BESKRIVNING AV TILLÅTNA FORMAT PAKETERING AV LEVERANSER...38

3 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) ÄNDRINGSLOGG Version Datum Namn Beskrivning Christer Atterling FGS:iering av version 3.0 av Leveransspecifikation för Personal Christer Atterling Tillägg av tabeller med obligatoriska element och attribut Christer Atterling Efter genomgång med R7 och SLL Karin Bredenberg Utkast för remiss inom projektet eard Karin Bredenberg Publicerad version

4 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 1. INLEDNING För en utförlig beskrivning av bakgrund och utgångspunkter hänvisas till följande dokument: Delrapport DP3 FGS för leveranstypen personal Det för projektet överordnade dokumentet Översiktlig beskrivning av eard Syftet med detta dokument är att beskriva specifika krav för leveranstypen Personal vid leverans till e-arkiv. Bevarandekrav beskrivs i bevarande- och gallringsplanerna för respektive organisation. 1.1 LÄSANVISNING De anvisningar som finns gällande hur man pekar ut personal information i ett leveranspaket återfinns i FGS för paketstruktur för e-arkiv. De dataelement som definierats beskrivs i kapitel 4 BESKRIVNING AV ELEMENT LEVERANSOBJEKT och 5 BESKRIVNING AV ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT. I det tillhörande XML-schemat samt medföljande exempel definieras samtliga dataelement för utbytesformatet. Dessa tillhörande XML och XML-schema dokument går att nå via länkar från MÅLGRUPP Målgrupper för denna FGS är: Statliga myndigheter Kommuner och landsting Kommersiella aktörer som utvecklar och tillhandahåller produkter och tjänster för personalsystem 1.3 LEVERABLER Leverablerna för denna FGS är: Denna specifikation med bilagor XML schema

5 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 1.4 REFERENSER Denna FGS är i första hand baserad på följade standarder och specifikationer: Specifikation och instruktion från Stockholms Läns Landsting (SLL) 1 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; beslutade den 9 december 2008, RA-FS 2008: KONVENTIONER Denna FGS följer språkbruket i Internet Engineering Task Force (IETF) Request for Comments (RFC) SLL e-arkiv Leveransspecifikation Administrativa system v och SLL e-arkiv Leveransinstruktion för informationstyp Personaladministrativa system v Kontakta SLL via leveranser@la.sll.se för att erhålla kopior. 2 en referens till deras utgångs materialve/rafs/filer/rafs% pdf 3

6 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 2. ÖVERSIKT 2.1 TERMER I denna FSG används de termer och begrepp som definierats i den begreppslista som tagits fram inom eard-projektet OMFATTNING OCH AVGRÄNSNINGAR Denna FGS är en beskrivning av leveranstypen Personal. Denna FGS beskriver och specificerar innehåll samt struktur gällande leveranstypen Personal. Denna FGS tillsammans med FGS för paketstruktur för e-arkiv specificerar ett helt leveranspaket gällande leveranstypen Personal. Huvuddelen av specifikationen avser metadata som behövs för att kunna återsöka information och samla eller knyta ihop (aggregera) information från olika typer av personalsystem. Med personalsystem avses informationssystem där information primärt är strukturerad efter en person och dennes anställning eller anställningar. Informationen kan gälla pension, lön, frånvaro, rehabilitering med mera. Det ska vara möjligt att hitta information avseende en person och dennes anställningar oberoende av vilken produkt eller tjänst som används i verksamheten. FGS:en omfattar därför uppgifter om personal handlingar oavsett vilket personalsystem som hanterar dessa uppgifter. Denna FGS tar endast upp de uppgifter som registreras och specificerar inte de meddelanden eller dokument (fulltextfiler) som hanteras i personalsystemet FGS Personal avser uttag och leverans av leveranstypen Personal Denna FGS behandlar endast de tekniska aspekterna av att leverera personalinformation till e-arkiv. Denna FGS avser inte att definiera metoder för uttag ur ett personalsystem utan definierar metadata som levereras via ett uttag. Denna FGS definierar inte heller funktioner hos ett personalsystem, exempelvis funktioner för registrering av en person. Innan överföring av information från ett verksamhetssystem till ett e-arkiv kan ske så krävs ett förarbete i form av ett leveransprojekt och en leveransöverenskommelse. Denna FGS behandlar inte denna administrativa process eller hur informationen ska presenteras för återsökning i e-arkiv. 4 Begreppslistan går att nå via

7 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 2.3 Mappning mellan verksamhetssystem och leveransspecifikation I samband med en leverans från ett specifikt verksamhetssystem måste en mappning ske mellan det aktuella verksamhetssystemets dataelement och de dataelement som definierats i leveransspecifikationen för den aktuella leveranstypen. Denna mappning är ett nödvändigt steg vid leverans till ett e-arkiv. Mappningsproblematiken kommer att minska vartefter det vid nyutveckling och kravställning vid inköp och tjänster av personalsystem tas hänsyn till FGS:en. Dock kvarstår kravet att mappningen alltid behöver kontrolleras.

8 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 3. XML-specifikation För att kunna validera, lagra och söka arkiverad information på ett enhetligt sätt har ett XML-schema definierats, vilket leveranser av digital information till e-arkiv skall ske enligt. Schemat är uppbyggt med hjälp av XML-schema konstruktionen att skapa återanvändningsbara typer i komplement till de typer som redan finns inom XML. En typ kan närmast beskrivas med att man samlar element och attribut och sparar dessa som en egen typ. När man skapar ett element anger man i elementet att det använder typen och elementet får då typens alla element och attribut. Ett antal av dessa typer beskrivs längre fram i detta dokument. En bild av de ingående objekten i leveranstypen. Arkivobjektet är det objekt som ska arkiveras, "Information Object" enligt OAIS 5 -standarden. Arkivobjektet har i denna specifikation för leveranstypen personal två nivåer: uppgifter om person på den övre nivån och uppgifter om anställning och inkomst på den undre nivån. Arkivobjektet har metadata (element/attribut) på båda nivåerna och kan ha innehåll (fil i arkivformat eller xml-data) på båda nivåerna. I beskrivningen av element och attribut används ett gemensamt tabellformat med följande rubriker: 5 För att information om OAIS se Delrapport DP3 FGS för paketstruktur för e-arkiv

9 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Förklaring till rubriker Element/attributnamn: E/A: Kard: Beskrivning: Användning: Exempel: Anger det namn som används i schemat för element eller attribut. (se WWW Consortium I denna kolumn anges om det beskrivna objektet är ett element eller attribut i schemat. Anger objektets kardinalitet, d v s antal möjliga förekomster. Ett och uppåt innebär obligatorium. Innehåller en beskrivning av objektets typ, datatyp, maxlängd och giltiga värden med mera Anger hur objektet skall användas. Ett exempel på värde för att tydliggöra. Även om de flesta XML parsers klarar teckenset med svenska tecken har dessa undvikits i element och attributnamn eftersom det framkommit viss osäkerhet om alla parsers hanterar dokument med teckenset innehållande svenska tecken. Ändringsloggar hanteras separat i för ändamålet avsedd teknisk lösning.

10 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 4. BESKRIVNING AV ELEMENT LEVERANSOBJEKT För att det ska vara möjligt att leverera arkivobjektet krävs ett leveransobjekt som beskriver den leverans som arkivobjektet ingår i. Leveransobjekt beskriver leveransen och innehåller element och attribut enligt nedan. I Bilagor kan dokument som ingår i leveransobjektet placeras, exempelvis Mappningsdokument. Följande element/attribut är obligatoriska ArkivobjektlistaPersoner ArkivbildarStruktur E 0..1 Type Kan endast finnas en Arkivbildarstru ktur per leverans. Se 4.1 BESKRIVNING AV ARKIVBILDARST RUKTUR OCH Bilagor E 0..* Type Bilagor är på denna nivå till exempel systemredovisni g. Detta material är ej avsett för gallring. Se Beskrivning av Type Bilaga ARKIVBILDARE systemredovisning, mappningsdokument etc ArkivobjektListaPersoner E 1 Type Arkivobjektlista n listar de arkivobjekt som ingår i leveransen. Arkivobjektlista kan endast innehålla Arkivobjekt. Se 5 BESKRIVNING AV ARKIVOBJEKTLIS TA OCH ARKIVOBJEKT

11 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) VerksamhetsbaseradArki vredovisning E 0..1 Typ Dataelement som krävs för att hänvisa till en verksamhetsbas erad arkivredovisnin g. TillkommandeXMLdata E 0..* Type Se Tillkomman de XMLdata Eventuellt tillkommande metadata i valfritt XMLformat Se 4.2 VERKSAMHETS BASERAD ARKIVREDOVISN ING <ApplicationArea xmlns=" openapplications... >

12 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 4.1 BESKRIVNING AV ARKIVBILDARSTRUKTUR OCH ARKIVBILDARE Detta sätt att beskriva en arkivbildare kan användas när beskrivning ej sker med hjälp av FGS för arkivredovisning. Överenskommelse gällande användandet av elementet specificeras i leveransöverenskommelsen. Arkivbildarstrukturen beskriver arkivbildaren och innehåller endast Arkivbildare. En arkivbildare kan ingå i en annan arkivbildare och på så sätt bilda en arkivbildarstruktur. En arkivbildare kan ha flera nivåer. Ett exempel på arkivbildarnivåer är: (Nivå 1) Stockholms läns landsting (Nivå 2) Landstingsstyrelsens förvaltning (Nivå 3) SLL Personal Med arkivbildare menas myndighet eller enskild som genererar, hanterar och samlar handlingar och därigenom skapar ett enhetligt arkiv. Informationsägare 6 är en nivå av arkivbildare och affärsmässig avtalspart Beskrivning av Arkivbildare Följande element/attribut är obligatoriska Namn Följande element/attribut bör användas på den lägsta nivån: Namn VerksamhetstidFran Historik Verksamhetsbeskrivning Arkivbildare Namn E 1 xs:string, maxlängd 256 Arkivbildarens officiella namn. Värdet (namnet) måste förankras hos earkivet. SLL Personal 6 Person eller organisation som har det yttersta ansvaret för informationsinnehåll, i t. ex. ett system, och som bestämmer om vem som ska får ta del av informationen inom ramen för befintligt regelverk.

13 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) VerksamhetstidFran E 0..1 xs:string, maxlängd 32 När arkivbildarens verksamhet 1999 VerksamhetstidTill E 0..1 xs:string, maxlängd 32 Historik E 0..1 xs:string, maxlängd 1024 Verksamhetsbeskrivning E 0..1 xs:string, maxlängd, 1024 inleddes. När arkivbildarens verksamhet avslutades. Kortfattad historik om arkivbildaren. Beskrivning av arkivbildarens verksamhet och samband med information. Arkivbildare E 0..1 Type En Arkivbildare kan innehålla ytterligare Arkivbildare En historik om arkivbildaren En verksamhetsbeskrivn ing. Se beskrivning av Arkivbildare 4.2 VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING De myndigheter som använder verksamhetsbaserad arkivredovisning bör använda nedanstående attribut och element i leveransobjektet för att beskriva placering i arkivredovisningen. Även på lägre nivåer återfinns vissa av dessa element som pekare till den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Elementen som förekommer på de lägre nivåerna är klassreferens, handlingstypsreferens samt förvaringsenhetsreferens. Följande element/attribut är obligatoriska ArkivReferens KlassificeringsstrukturNamn ArkivReferens E 1 xs:string Identitetskod SE/RA/125.3 för arkivet som leveransen tillhör KlassificeringsstrukturNa mn E 1 xs:string Namn på den klassificeringsst ruktur som använts Verksamhetsbaserad Arkivredovisning

14 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) KlassReferens E 0..* xs:string Referens till en specifik strukturenhet HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till Anställningsavtal den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör FörvaringsenhetsReferen s E 0..1 xs:string Referens till den förvaringsenhet som objektet tillhör 1/2/2/

15 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 5. BESKRIVNING AV ARKIVOBJEKTLISTA OCH ARKIVOBJEKT Arkivobjektlistan listar de arkivobjekt som ingår i leveransen. Arkivobjektlista kan endast innehålla Arkivobjekt och inga andra element. Innehåller ett arkivobjekt en arkivobjektlista som listar ytterligare arkivobjekt är dessa underordnade de föregående. Varje arkivobjekt innehåller den metadata som är definierade för respektive nivå. Nedanstående bild beskriver uppbyggnaden. 5.1 ARKIVOBJEKT: PERSON I tabellen nedan beskrivs hur person representeras. "Person" beskriver den anställde som kan ha en eller flera anställningar, vid en eller flera förvaltningar. Följande element/attribut är obligatoriska Unikt ID Sekretess PuL Skapare Datum Namn PersonId

16 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Unikt ID E 1 xs:string, Unik sträng Refnr:00123 maxlängd 64 som identifierare för det arkiverade objektet. Genereras i samband med export efter överenskommel se med e- arkivförvaltning en. KlassReferens E 0..* xs:string Referens till en specifik strukturenhet enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen. HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin Anställningsavtal FörvaringsenhetsReferen s gen. E 0..1 xs:string Referens till den förvaringsenhet som objektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen. 1/2/2/

17 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Bevaras E 1 Boolean: true eller false Om det Innehåller gallringsbart material = false, annars true. True Enligt bevarande- och gallringsplanen. Sekretess E 1 Boolean Måste objektet sekretessprövas före utlämning? Lagrum E 0..1 Xs:string maxlängd 16 True el False. Hänvisning till lagrummet för sekretessen. Anges som [lag][kap.]:[para graf] Om sekretess förekommer men lagrum saknas anges lagrum saknas. Om sekretess inte förekommer används inte Lagrum. PuL E 1 Boolean PuL är alltid = True på såväl Person som Anstallning Skapare E 1 xs:string, maxlängd 128 Den avdelning/enhet inom organisationen som ansvarar för att registrera och uppdatera informationen i systemet när systemet lämnas till arkivet False (default) OSL 2:2 True (default) SLL HR

18 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) SkapadDatum E 1 DatumType Se DatumType From=Datum när objektet (personalakten) skapades. Finns ej detta kan utplocksdatum anges. Tom=lämnas Namn E 1 xs:string, maxlängd 512 tomt. För- och efternamn på personen. Ordningen överenskoms vid leveransen Personid E 1 Type Innehåller attributen root och extension. Root A 1 Attribut som innehåller den del som talar om vilken typ av personid detta är. Värdemängden är 1, 2, 3, 4, 5 eller 6. Betydelsen av är enligt följande: 1= Personnummer 2= Samordningsnu mmer 3= Regionalt Reservnummer 4= Nationellt Reservnummer Typ 1 5= Nationellt Reservnummer Typ 2 6= Lokalt Reservnummer (d v s lokalt för det aktuella systemet) Lars Larsson eller Larsson, Lars 1 (default)

19 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Extension A 1 Innehåller själva identifikation svärdet, t.ex. personnumre t Värdet anges utan bindestreck, plustecken etc. Ett personnummer skall också alltid anges med inledande sekelsiffra utan efterföljande mellanslag. Attributet skall alltid innehålla Adress E 0..1 xs:string, maxlängd SkyddadIdentitet E 0..1 Boolean: True eller False Kon E 0..1 Xs:string, maxlängd Nationalitet E 0..1 Xs:string, maxlängd 12 tecken. Personens adress, se exempel Anteckning om skyddad identitet ska anges om personen haft skyddad id vid sista anställningens avslut. Default= False. Rekommendera de värden: M=man, K=kvinna. Nationstillhörig het som ISOkod. Använda ISO-koder läggs till i dokumentatione n. Stigvägen 15, Stockholm False M SE

20 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Arbetstillstand E 0..* DatumType Innehåller elementen From och Tom. Tidsperiod, om arbetstillstånd finns. Datum måste vara olika för varje arbetstillstånd. Innehall E 0..* Type, se Innehall TillkommandeXMLdata E 0..* Eventuellt tillkommand e metadata i valfritt XML-format. Se Tillkomman de XMLdata ArkivobjektListaAnstalln ing Ett element för varje bilaga. Tillkommande XMLdata E 0..1 Type Listar de objekt av typen anställning som ingår för personen , 5.2 ARKIVOBJEKT: ANSTALLNING I tabellen nedan beskrivs hur anställning representeras. Anstallning beskriver uppgifter om en eller flera anställningar för en person. En ny befattning och/eller ny arbetsgivare och/eller ny anställningsform innebär att en ny anställning skapas, det vill säga ett nytt arkivobjekt. Om exempelvis lönen, lönetillägget eller tjänstgöringsgraden förändras skapas däremot inte någon ny anställning. Information som inte ryms inom definierade metadatafält kan läggas antingen som Innehåll eller som Rapport/sammanställning. Följande element/attribut är obligatoriska Unikt ID Bevaras Sekretess PuL

21 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Datum Arbetsgivare Anstallningsform Primar BeslutadLon Unikt ID E 1 xs:string, Unik sträng maxlängd 64 som identifierare för det arkiverade objektet. Genereras i samband med export efter överenskommel se med e- arkivförvaltning en. KlassReferens E 0..* xs:string Referens till en specifik strukturenhet enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen HandlingstypsReferens E 0..* xs:string Referens till den handlingstyp i arkivredovisnin gen som arkivobjektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen. Anställningsavtal

22 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) FörvaringsenhetsReferen s E 0..1 xs:string Referens till den förvaringsenhet som objektet tillhör enligt den verksamhetsbas erade arkivredovisnin gen. 1/2/2/ Bevaras E 1 Boolean: true eller false Om det Innehåller gallringsbart material = false, annars true. Enligt bevarande- och gallringsplanen. Sekretess E 1 Boolean Måste objektet sekretessprövas före utlämning?. Om personen har sekretess blir anställningen sekretessmärkt på samma sätt True True, False

23 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Lagrum E 0..1 xs:string Hänvisning till OSL 2:2 maxlängd 16 lagrummet för sekretessen. Anges som [lag][kap.]:[para graf] Om sekretess förekommer men lagrum saknas anges lagrum saknas. Om sekretess inte förekommer används inte lagrum. PuL E 1 Boolean PuL är alltid = True på såväl Person som Anstallning True AnstPeriodDatum E 1 DatumType se DatumType Anställningsper iod. Innehåller elementen From och Tom From=Det datum när anställningen påbörjades Tom=Det datum när anställningen avslutades. Kan lämnas tomt och tolkas då som att anställningen fortfarande pågick vid arkiveringen

24 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Befattning E 0..* Type Elementet befattning innehåller tre underelement: BefattningTyp BefattningKate gorikod BefattningNam n BefattningTyp E 0..1 xs:string maxlängd 56 BefattningKategorKod E 0..1 xs:string, maxlängd 56 Beskriver typen på befattningen. Kod för Befattning Avtal chefkod dag_natt lakarspec 1020 BefattningNamn E 1 xs:string, maxlängd 512 Befattning (kategori) i klartext. Arbetsgivare E 1..* Type Elementet Arbetsgivare innehåller tre underelement: ArbetsgivareNa mn ArbetsgivareKo d ArbetsgivareTy p ArbetsgivareNamn E 1 xs:string, maxlängd 256 ArbetsgivareKod E 0..1 xs:string, maxlängd 56 Arbetsgivaren, den organisatoriska enhet vars budget belastas. Kod som identifierar arbetsgivaren, Exempelvis HSA. Läkare Neurokirurgiska kliniken, Huvud div, Karolinska Universitetssjukhuse t SE SH8

25 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) ArbetsgivareTyp E 0..1 xs:string, maxlängd 56 Beskriver Arbetsgivare i en hierarki. Olika antal nivåer finns. Anstallningsform E 1 Type Beskriver vilken form som anställningen följer. Elementet Anstallningsfor m innehåller tre underlement: Anstallningsfor mnamn Anstallningsfor mkod Anstallningsfor mformansgrup p AnstallningsformNamn E 1 Enumererad lista Enbart värden som finns uppräknade i exempelkolu mnen får användas. Beskriver anställningsfor m AnstallningsformKod E 0..1 Xs:numeric Kod för Anstallningsfor m AnstallningsformForm ansgrupp E 0..1 xs:string Visar vilka anställningsvill kor som gällde Förvaltning Klinik, Division, verksamhet, område, enhet Tillsvidare Visstid Vikarie pensionsgrundande Vikarie, ej pensionsgrundande >67år Prov Säsong Tim Arvode Heltid, deltid, timlön

26 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Primar E 1 Boolean: true Default= true, True eller false dvs Primär. Har grundanställnin g men utlånad till annan verksamhet = false, dvs sekundär. Anstallningsfaktor E 0..1 xs:numeric Beskriver 750 grundanställnin gen i tusendelar. 750=75%-ig anställning. Sysselsattningsgrad E 0..* Type Sysselsättnings grad (hur personen egentligen arbetar) för anställningen. Elementet Sysselsattnings grad innehåller fyra underelement: Sysselsattnings grad Procent Sysselsattnings grad Datum Sysselsattnings grad ArbetstidDel Sysselsattnings gradarbetstidh SysselsattningsgradPro cent el. E 1 xs:numeric Underelement till sysselsattningsg rad. Anges i procent 0-100, där 100 är full sysselsättning. Default=

27 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) SysselsattningsgradDat um SysselsattningsgradArb etstiddel SysselsattningsgradArb etstidhel E 1 DatumType Se DatumType Sysselsättnings grad. Innehåller elementen From och Tom From=Det datum sysselsättningsg raden gäller från. Tom= Det datum när den sysselsättningsg raden slutar att gälla. Kan lämnas tomt och tolkas då som att sysselsättningsg raden fortfarande gällde vid arkiveringen. E 0..1 xs:numeric Det antal timmar per vecka som personen defacto arbetar E 0..1 xs:numeric Det antal timmar per vecka som motsvarar heltid BeslutadLon E 1..* Type Elementet Beslutad_lon innehåller fyra underelement. BeslutadLonBel opp BeslutadLonDat um BeslutadLonTy p BeslutadLonLo nekod

28 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) BeslutadLonBelopp E 0..1 xs:string, maxlängd Belopp i kronor/månad. Om inte belopp anges måste BeslutadLonDatum E 1 xs:date, yyyy-mm-dd BeslutadLonTyp E 0..1 xs:string, maxlängd BeslutadLonLonekod E 0..1 xs:string, maxlängd Lönekod anges. Datumet då beloppet gäller ifrån. Månadslön, timlön, veckolön etc. Innehåller lönekod. Kan bestå av löneplan, lönegrad, löneklass, tilläggslöneklas s avskilt med semikolon Lonetillagg E 0..* Type Elementet Lonetillagg innehåller tre underelement: LonetillaggTyp LonetillaggBelo pp LonetillaggDatu m. LonetillaggTyp E 0..1 xs:string, maxlängd Visar vilken typ av tillägg och vad tillägget avser LonetillaggBelopp E 1 xs:string, maxlängd Belopp i kr. LonetillaggDatum E 0..1 DatumType From= Det datum då lönetillägget gäller ifrån Tom= Det datum då lönetillägget gäller till Månadslön, KA; 11; AZ Chefstillägg, bilförmån 500 kr

29 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Uppehallslon E 0..* Type För tjänst med uppehållslön delar av året, te x lärarlön. Elementet Uppehallslon innehåller två underelement: UppehallslonFa ktor UppehallslonFa ktordatum. UppehallslonFaktor E 1 xs:numeric Underelement. Lönen fördelas lika på årets alla månader, alltså även under uppehållen. Uppehållslönefa ktor 0,92 innebär att du får 92 procent av månadslönen under tolv 0.92 UppehallslonFaktorDat um PensionsgrundandeLonM anad E 0..1 DatumType se DatumType månader. From= det datum då uppehållslönefa ktorn gäller ifrån, måste anges. Tom= det datum uppehållslönefa ktorn gäller till. Kan lämnas tomt. E 0..* xs:string, Belopp i kr. Månadslön med avdrag för frånvaro samt tillägg för semesterlön kr

30 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Pensionsbestämmelser E 0..1 xs:string, Vilket pensionsavtal man följer för beräkning av pension på den aktuella inkomsten. I klartext. Pensionsalder E 0..1 xs:numeric Vilken pensionsålder som gäller för en viss person, utifrån denna anställning. Avgangsvag E 0..1 xs:string Betecknar den avgångsväg som gällde för en viss anställning. Avgangsorsak E 0..1 xs:string Betecknar den avgångsorsak som gällde för en viss Innehall E 0..* Type se RapporterSammanstallni ngar E 0..* Enumererad lista: anställning. Ett element för varje bilaga. Möjlighet att skapa sammanställnin gar och rapporter för information som kan knytas mot anställningen. Se kapitel 6. TillkommandeXMLdata E 0..* Type Eventuellt tillkommande metadata i valfritt XMLformat KollektivAvtaladPen sion pensionsavtal för arbetstagare hos kommunal arbetsgivare 65 Slutar/Okänd, Privat verksamhet Sjukersättning, Avliden före 65 Anstallningsbevis.pd f Frånvaro Pension Lönespecifikation Rehabilitering Timanställning (tid)

31 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 5.3 BESKRIVNING AV ÅTERKOMMANDE TYPE-ELEMENT De element som i tabellerna beskrivs som Type och återkommer på flera ställen i de tidigare tabellerna beskrivs här. Övriga type-element beskrivs direkt i tabellerna på raden/raderna under sitt huvudelement, dessa rader inleds med ett indrag DatumType From E 1 xs:date, yyyy-mm-dd Detta är startpunkten för tidsperioden i intervallet Tom E 0..1 xs:date, yyyy-mm-dd Anger övre gränsen för tidsperioden i intervallet. Om endast en tidpunkt (ej tidsperiod) ska anges ska detta fält ha samma värde som From Tillkommande XMLdata Ibland kan det förekomma att valfri XML data som följer ett annat definierat schema behöver infogas. Detta element medger den möjligheten. Element kan endast innehålla metadata som följer ett valfritt schema och dessa utökar den information och kompletterar de element som finns i FGS:en. Observera att användandet av elementet och vilka metadatascheman som kan användas bestäms i leveransöverenskommelsen mellan leverantör och mottagare. Ett exempel på utnyttjandet visas nedan där ett element från HR-XML 7 har infogats: <TillkommandeXMLdata> <ApplicationArea xmlns=" xmlns:xsi=" xsi:schemalocation=" NotifyDevelopmentPlan.xsd"> 7

32 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) <Sender>... </Sender>... </ApplicationArea> </TillkommandeXMLdata> Innehall InnehallType beskriver arkivobjektets innehåll som Data, Bilagor och Referens. Elementet Innehall kan finnas på både Person och Anstallning, som data (inre xml-data), bilaga (till exempel pdf/a) eller referens (pekare till ID på ett annat objekt). Data används när innehållet läggs in direkt som XML. Bilaga används för binär fil eller textbaserad information när den är en bilaga till arkivobjektet. Handlingar som ingår i en personalakt och är knutna till en person läggs som bilaga till Person. Handlingar som kan knytas till en anställning läggs som bilaga till Anstallning. Referens används för att relatera aktuellt objekt med andra valfria objekt inom samma leverans. Som en vägledning till vad som placeras som Innehall kan RA-FS 2006:5 8 användas. I kapitel 6 finns beskrivning av Rapporter och sammanställningar, dessa skall inte läggas i innehåll. Det är den levererande verksamhetens ansvar att mappa rätt bilaga till rätt nivå Beskrivning av Data Följande element/attribut är obligatoriska Data Data E 1 xs:string Xml-koden som representerar innehållet. <as> FormatVersion E 0..1 xs:string, maxlängd 32 Se förklaring i Format version 1.0 MediaTyp E 0..1 xs:token Se tabell nedan. text/xml CharacterSet E 0..1 xs:token Se tabell nedan. UTF-8 <a><n> attribut 1</n><v><![CDAT A[värde 1]]></v></a></as> 8

33 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) SchemaURI E 0..1 xs:string En pekare till xml-schemat i leveransen som används för att beskriva xmlstrukturen. sll_schemadata_1_0.xsd Esignatur E 0..1 Enumererad lista Se förklaring i Certifikaten tas bort före arkivering. Detta är markören för att handlingen har varit elektroniskt signerad. Ja Nej Exempel på mediatyper (MIME): Mediatyper text/xml Exempel på teckenkoder (charset): Teckenkoder US-ASCII UTF-8 UTF-16 ISO UCS-2 ISO ISO Elementen SchemaURI och Data I elementet SchemaURI anges vilket eller vilka XML-scheman gällande för det XML-data som presenteras i elementet Data. I elementet Data infogas XML-dokumentet med element enligt nedanstående tabell. XML-element <as> <a> <n> <v> Beskrivning Rotelementet för alla attribut (as=attributes) Innehåller det enskilda attributet (a=attribute) Attributets namn (n=name) Attributets värde (v=value)

34 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Beskrivning av Type Bilaga Följande element/attribut är obligatoriska Namn Lank Bevaras Namn A 1 xs:string, maxlängd 64 Bilagans namn/benämnin g Chefskontrakt Beskrivning A 0..1 xs:string, maxlängd 1024 Lank A 1 xs:string, maxlängd 128 Beskriver bilagans innehåll. Filens namn inklusive sökväg och filändelse. Storlek A 0..1 xs:integer Anges i bytes 100 CharacterSet A 0..1 xs:string, maxlängd 32 Mimetyp A 0..1 xs:string, maxlängd 32 Checksumma A 0..1 xs:string, maxlängd 64 ChecksummaMetod A 0..1 xs:string, maxlängd 32 Anger vilken teckenuppsättni ng som använts. Ett sätt att beskriva filens typ. Tex text/plain för en textfil. En summa som räknats ut och som är unik för just denna fil. Används för att ange den algoritm som använts för att generera checksumman. Definition av chefsuppdrag \bilagor\chefskontra kt.pdf UTF-8 application/pdf 0A CA408E 30E2BEAC MD-15

35 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) SchemaURI A 0..1 xs:string, maxlängd 1024 Esignatur A 0..1 Enumererad lista Bevaras E 1 Boolean: true eller false En pekare till xml-schemat i leveransen som används för att beskriva xmlstrukturen. Certifikaten tas bort före arkivering. Detta är markören för att handlingen har varit elektroniskt signerad. Om bilagan är gallringsbar=fal se, annars true. sll_schemadata_1_0.xsd Ja Nej True Exempel på mediatyper (MIME): Mediatyper application/pdf text/xml audio/mp3 audio/wav image/tiff video/mpeg-1 video/mpeg-2 video/mpeg-4 Exempel på teckenkoder (charset) Teckenkoder US-ASCII UTF-8 UTF-16 ISO UCS-2 ISO UCS-4 ISO ISO

36 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) Beskrivningar av element Referens ObjektId A 0..* xs:string, maxlängd 64 ObjektID för ett annat objekt, tex Arkivobjekt, som ingår i leveransen Refnr:00123

37 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 6. RAPPORT OCH SAMMANSTÄLLNING Syftet med rapporter och sammanställningar är att underlätta sökbarheten för ett antal definierade personalspecifika sökrubriker, som kan ses som extra bilagor tillkommande till själva anställningen. Rapporterna och sammanställningarna är att betrakta som individbaserade. Om andra sökrubriker återkommer och kan specificeras, kan man över tid utöka nedanstående lista. Observera att användandet av rapporter och sammanställningar ska definieras och överenskommas med respektive arkivorganisation inför varje leverans. Bifogade rapporter och sammanställningar ska antingen levereras i formatet pdf/a eller som xml-filer. Bedömningen om vilket format som skall användas kan göras för varje leverans och innefattar såväl tekniska som funktionalitetsaspekter. Elementet <Rapporter_Sammanstallningar> kategoriseras efter förutbestämd lista. Följande är initialt identifierade: Pension Lönespecifikation Frånvaro RehabiliteringTimanställning (tidspost) Om bifogade filer levereras i form av xml så bör de filerna följa en given struktur, exempel på hur dessa rapporter kan skapas som XML-fil finns i bilaga till delrapporten tillhörande FGS för leveranstypen personal.

38 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 7. BESKRIVNING AV TILLÅTNA FORMAT E-arkivet är till för att bevara data under längre tidsperioder och måste därför tillse att data är läsbart även efter många år. För att kunna uppnå detta är det av största vikt att de format som används i arkivet är beständiga över lång tid. Vid leveransen behöver en överenskommelse om vilka format som är godkända träffas. Mer information går att finna i FGS för paketstruktur för e-arkiv.

39 Christer Atterling & Karin Bredenberg IT (38) 8. PAKETERING AV LEVERANSER Mer information om detta finns i dokumentet FGS för paketstruktur för earkiv.