1(11) Plats och tid ande Ledamöter Övr närvarande Övriga Kommunhuset i Kil, IT-avdelningens sammanträdeslokal, torsdag 7 oktober 2010, kl. 14.00-16.00 Mikael Johansson (S), ordförande Kenneth Eriksson (S) Sten Myreback (C) Christian Söderblom, IT-chef Jan-Olov Ragnarsson, kommunchef Kil Ingrid Näsström, kommunchef Forshaga Wibecke Ivarsson, ekonomichef Kil Lena Backlund, ekonomichef Forshaga Cecilia Hurtig, sekreterare Justering Justerare Kenneth Eriksson (S) Tid 2010-10-21 Paragrafer 21-28 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Cecilia Hurtig Mikael Johansson Kenneth Eriksson Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Samverkansnämnden Sammanträdesdag 2010-10-07 Anslaget sätts upp 2010-10-21 Anslaget tas ner 2010-11-12 Förvaringsplats Underskrift Kommunkontoret, Kil
2(11) SVN 21 SVN 10/27 Delårsbokslut och prognos per den 31 augusti 2010 Samverkansnämnden prognostiserar ett överskott för år 2010 på 660 tkr. Detta beror på lägre kostnader för nämnden då tjänst som IT-tekniker varit vakant halva året samt en för högt räknad lönebudget, vilket ger en positiv avvikelse för personalkostnaderna. Då den långsiktiga IT-driften i Kil och Forshaga är helt beroende av en stark länk mellan våra kommuner så föreslår IT-avdelningen att vi satsar i en egen fiberförbindelse mellan Kil och Forshagas egna fibernät. En säker förbindelse med hög prestanda är avgörande för att kunna samordna systemdrift, serverhallar och lagring/backup på ett effektivt sätt. Den hyrda förbindelse vi använder idag har en maximal prestanda som inte till fullo räcker för att utnyttja effekterna av vår samverkan till fullo. En egen fiber mellan Kil och Forshaga kan användas till att koppla ihop de kommunala bolagens (Kilvision AB och Forshaga Fiber AB) infrastrukturer och på sikt erbjuda samma tjänster till kommuninvånarna i båda dessa nät. Som det ser ut i dagsläget så kommer Forshaga Fiber AB teckna avtal med OpenNet vilket är ett öppet stadsnät med relativt stort utbud. IT-avdelningen föreslår att nämnden godkänner förslag till delårsbokslut och prognos samt beslutar att det prognostiserade överskottet 2010 ska användas till fiberförbindelse mellan Kil och Forshaga kommuns befintliga fibernät. Vidare föreslås att samverkansnämnden uppdrar till förvaltningen att upphandla fiberförbindelsen under förutsättningen att totalbudget för året kvarstår eller resulterar i överskott. sunderlag Samverkansnämndens delårsbokslut och prognos 2010-08-31 IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2010-10-01 Yrkanden Kenneth Eriksson (S) yrkar att samverkansnämnden godkänner förslag till delårsbokslut och prognos men att frågan om att använda det prognostiserade överskottet 2010 till fiberförbindelse samt att uppdra till IT-avdelningen att upphandla fiberförbindelsen hänskjuts till nästa sammanträde den 4 november. Ordföranden Mikael Johansson (S) yrkar bifall till Kenneths yrkande om att godkänna förslag till delårsbokslut och prognos. Vidare yrkar Mikael Johansson att nämnden beslutar att det prognostiserade överskottet 2010 ska användas till fiberförbindelse mellan Kil och Forshagas befintliga fibernät samt att uppdra till IT-avdelningen att upphandla fiberförbindelsen under förutsättningen att totalbudget för året kvarstår eller resulterar i överskott.
3(11) Propositionsordning Ordföranden ställer först proposition på Kenneth Erikssons yrkande om att godkänna förslag till delårsbokslut och prognos och finner att nämnden har bifallit det. Därefter ställer ordföranden proposition på Kenneth Erikssons yrkande om att hänskjuta frågan om fiberförbindelse till nästa möte mot det egna yrkandet om att fatta beslut idag och finner att nämnden har beslutat enligt Kenneth Erikssons yrkande. 1. Samverkansnämnden godkänner förslag till delårsbokslut och prognos. 2. Samverkansnämnden hänskjuter frågan om att använda det prognostiserade överskottet 2010 till fiberförbindelse mellan Kil och Forshaga kommuns befintliga fibernät samt att uppdra till IT-avdelningen att upphandla fiberförbindelsen till nästa sammanträde den 4 november 2010. Utdrag IT-avdelningen Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen Forshaga kommun
4(11) SVN 22 SVN 10/28 Priser datorarbetsplatser och systemdrift 2011 IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt direkt av koncernens verksamheter för hyra av datorarbetsplatser och systemdrift. Priserna är framtagna efter verkliga kostnader i IT-driften. I Kil har prislappen varit den samma under 2009 och 2010 och inför 2010 gick även Forshagas verksamhet in under samma prislapp. Budget och utfall för dessa verksamhetsår har stämt väl och IT-avdelningen ser idag inga skäl att inför år 2011 ändra på prismodellen. Typ av arbetsplats Personal kr/år Elev kr/år Bolag kr/år Stationär 5500 4500 5500 Bärbar 7000 6000 7000 Tunn klient 3000 3000 3000 Virtuell 4000 4000 4000 Dockningsstationspaket (docka, skärm, tangentbord och mus) till bärbara datorer kostar 1100 kr/år oavsett användarkategori. Driftkostnad för system är också baserat på verklig kostnad. Priset beror på en kombination av många faktorer så som hårdvara, licenser, arbetsinsats, komplexitet, tredjeparts avtal, databaskrav med mera. Faktorer för varje system fylls i en matris och sammanställs till en poängskala. Poängskalan är kopplad till tre olika prisnivåer, 30, 60 och 90 tkr per år. IT-avdelningen föreslår att samverkansnämnden fastställer att priserna för arbetsplatser, dockningspaket och systemdrift är oförändrade för 2011. sunderlag IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2010-10-01 Ordföranden frågar om nämnden kan besluta i enlighet med IT-avdelningens förslag.
5(11) Samverkansnämnden fastställer att priserna för arbetsplatser, dockningspaket och systemdrift är oförändrade för 2011 enligt följande: Typ av arbetsplats Personal kr/år Elev kr/år Bolag kr/år Stationär 5500 4500 5500 Bärbar 7000 6000 7000 Tunn klient 3000 3000 3000 Virtuell 4000 4000 4000 Dockningsstationspaket (docka, skärm, tangentbord och mus) till bärbara datorer kostar 1100 kr/år oavsett användarkategori. För systemdrift finns tre olika prisnivåer, 30, 60 och 90 tkr per år. Priset beror på en kombination av många faktorer så som hårdvara, licenser, arbetsinsats, komplexitet, tredjeparts avtal, databaskrav med mera. Utdrag IT-avdelningen Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen Forshaga kommun
6(11) SVN 23 SVN 10/28 Redovisning intäktsbudget 2010 och preliminär intäktsbudget per förvaltning för 2011 Prognosen för intäktsbudgeten 2010 är 11 402 000 kronor. Det verkliga utfallet 2010 är 11 539 000 kronor. Differensen mellan prognos och utfall är +137 000 kronor Den preliminära intäktsbudgeten för 2011 uppgår till totalt 11 924 000 kronor. Budgeten är baserad på verkligt utfall 2010 samt kostnad för en eventuell utökning av datorarbetsplaster och system samt för dockningsstationer. sunderlag IT-avdelningens skrivelse 2010-10-01 Samverkansnämnden har tagit del av informationen. Utdrag Kommunledningsförvaltningen, ekonomiavdelningen Forshaga kommun
7(11) SVN 24 SVN 10/29 Samverkansnämndens sammanträden 2011 IT-avdelningen har tagit fram förslag till sammanträdesdagar för samverkansnämnden år 2011. Sammanträdena föreslås äga rum följande torsdagar kl. 14.00 enligt följande: 10 februari, Kil 5 maj, Forshaga 8 september, Kil 6 oktober, Forshaga 3 november, Kil sunderlag IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2010-10-01 Ordföranden frågar om nämnden kan besluta enligt IT-avdelningens förslag. Samverkansnämnden fastställer följande sammanträdesdatum för 2011, sammanträdena börjar kl. 14.00: 10 februari, Kil 5 maj, Forshaga 8 september, Kil 6 oktober, Forshaga 3 november, Kil Utdrag IT-avdelningen Kommunledningsförvaltningen, kansliavdelningen Forshaga kommun
8(11) SVN 25 SVN 10/30 Information om pågående gemensamma upphandlingar inom Kil och Forshagas kommuner IT-avdelningen informerar om följande pågående gemensamma upphandlingar: Avrop Kommunikation som tjänst 2008 Upphandling Skolsystem och lärplattform Upphandling Resursbokningssystem sunderlag IT-avdelningens skrivelse 2010-10-01 Samverkansnämnden har tagit del av informationen.
9(11) SVN 26 SVN 10/31 Information från IT-avdelningen IT-chef Christian Söderblom informerar om pågående projekt inom nämndens verksamhet och vad som hänt sedan förra mötet. Bland annat har några säkerhetsrisker korrigerats som kritiserats av slutanvändarna. Den gamla maskinparken i Forshaga håller på att bytas ut. Även i Kil ska en stor del datorer bytas ut under året. IT-avdelningen har under några veckor satsat extra resurser inom skolan i Forshaga för att lösa problem och byta datorer med ett högre tempo eftersom skolan upplevt stora problem med IT-driften. Införandet av IT-servicedesk den 1 april 2010 i Forshaga har i stort gått enligt plan. Många projekt är på gång under hösten, till exempel ny e-postplattform, ny plattform och koncept för bärbara datorer och ny lagring och backuplösning. Under hösten kommer de interna tjänstegarantierna mellan IT-avdelningen och verksamheterna att bli klara. I dessa avtal specificeras IT-avdelningens tjänster, ansvarsområden och kostnader kopplade till dessa i detalj. Avtalen ska gälla från och med 1 januari 2011. Den vakanta tjänsten som projektledare är tillsatt. sunderlag IT-avdelningens skrivelse 2010-10-01 Samverkansnämnden har tagit del av informationen.
10(11) SVN 27 Information om Duostation Vid sammanträdet demonstrerar IT-chef Christian Söderblom Duostation IT-avdelningens verksamhetssystem och ärendeflödeshantering. Samverkansnämnden har tagit del av informationen.
11(11) SVN 28 SVN 10/25 Revisorernas årliga övergripande granskning 2010 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen, som regleras i kommunallagen och i god revisionssed. Kommunallagen och god revisionssed förutsätter att revisorerna ska granska all verksamhet årligen. För att tillgodose detta krav inriktar revisorerna sin granskning på att följa upp och säkerställa hur nämnder och styrelse arbetar för att styra, leda och ha kontroll över sina verksamheter och därmed uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Revisorerna avser att genomföra den årliga övergripande granskningen av nämnder/ styrelsen på ett något annorlunda sätt 2010 än tidigare år. Revisorerna kommer även i år att genomföra den årliga granskningen genom dialog och sammanträffande med ledamöterna i nämnderna och i kommunstyrelsen. I år avser dock inte revisorerna att sända ut enkäter till de enskilda ledamöterna. I stället förbereds sammanträffandena genom att nämnderna och kommunstyrelsen får ett antal frågeställningar tillsammans med denna skrivelse. Revisorernas förhoppning är att ledamöterna inom respektive nämnd och styrelse har möjlighet att gemensamt diskutera dessa frågor innan sammanträffandet med revisorerna. Inriktningen är sedan att vid sammanträffandet, med utgångspunkt från frågeställningarna, gemensamt diskutera nämndens/styrelsens förutsättningar för styrning, ledning och kontroll, samt vilka risker som kan finnas för att klara uppdragen på ett tillfredsställande sätt. Vid sammanträffandet kan revisorerna även komma att lyfta upp enskilda aktuella frågeställningar samt tidigare genomförda granskningar som berör nämndernas och styrelsens ansvarsområden. Revisorerna kommer att delta vid samverkansnämndens möte den 4 november 2011. sunderlag Skrivelse från kommunrevisionen 2010-06-21 Årlig övergripande granskning 2010 Vid dagens sammanträde diskuteras revisorernas frågor.