1
Innehållsförteckning Teamets medlemmar... 3 Sammanfattning... 3 Vi sparade 60 timmar på fyra veckor!... 3 Områdesbeskrivning... 3 Befolkning... 3 Verksamheten... 4 Problembeskrivning... 5 Syfte och mål... 5 Mätningar... 6 Förändringar... 7 Resultat... 8 Sjukgymnastik... 8 Arbetsterapi... 8 Dietist... 8 Medarbetare... 9 Hur går vi vidare?... 10 Sjukgymnastik... 10 Dietist... 10 Arbetsterapi... 11 Medarbetare... 11 Reflektion... 11 2
Ökat patientflöde Teamets medlemmar För att få ett representativt urval valde vi medlemmar till teamet dels utifrån yrke, dels geografi. Namn Befattning Arbetsplats Angela Georgii Sjukgymnast Rinkeby/Traneberg Anita Holopainen Sjukgymnast Kista Gunvor Malmberg/Anna Olsson Arbetsterapeut Kista/Rinkeby Zahra Akbari Arbetsterapeut Traneberg Kerstin Gustafsson Dietist Rosenlunds sjukhus Jörgen Helgesson (kontaktperson) Verksamhetschef Bromma sjukhus Ttfn. 687 66 40, 070-484 58 28, jorgen.helgesson@sll.se Sammanfattning Vi sparade 60 timmar på fyra veckor! Vi sammanförde patienter med ryggdiagnos till gruppbehandling hos sjukgymnast. I stället för att som tidigare gå enskilt till var sin behandlare, fick de delta i ett anpassat program med flera deltagare samtidigt. Vi frigjorde tid som kunde utnyttjas till fler nybesök. Övriga förbättringsarbeten fördelade på dietister och arbetsterapeuter har haft motsvarande inriktning frisätta tid genom förbättrade rutiner. En handläggningsmanual för dietist har tagits fram och remismall för journal skapats. Vi har dessutom sett positiva resultat avseende medarbetarnas arbetstillfredsställelse. Teamet har haft uppföljande möten regelbundet och mätningar och resultat har dokumenterats och presenterats på gemensam katalog på nätverket. Förbättringsarbetet har främst drivits av medlemmarna i teamet. Områdesbeskrivning Primärvårdsrehab Västra erbjuder behandling, rehabilitering och förebyggande hälsoarbete i västra Stockholm. Befolkningsstrukturen varierar stort mellan de olika områdena. Befolkning Befolkningens utseende i de stadsdelar som ingår i uppdragsområdet: 3
Befolkning Totalt Ekerö Bromma Hässelby-Vällingby Spånga-Tensta M K Rinkeby Kista 0 20 000 40 000 60 000 80 000 100 000 120 000 Åldersfördelning Området Totalt Ekerö Bromma Hässelby-Vällingby Spånga-Tensta 75- w 66-74 41-65 19-40 00-18 Rinkeby Kista 0 10 000 20 000 30 000 40 000 50 000 60 000 70 000 80 000 Verksamheten Verksamheten är lokaliserad vid 5 geografiskt skilda arbetsplatser och omfattar följande mottagningar/motsvarande: - Sjukgymnastik/arbetsterapi och stroketeam Tranebergs vårdcentral - Sjukgymnastik/bassängverksamhet Bromma sjukhus inklusive lymfödemmottagning och psykosomatikenhet. - Sjukgymnastik/arbetsterapi Rinkeby vårdcentral - Rehabiliteringsenheten Kista Galleria (sjukgymnastik och arbetsterapi) - Dietistmottagningen Rosenlunds sjukhus 4
Antal anställda Yrkeskategori K M Arbetsterapeut 6 1 Sjukgymnast 28 2 Logoped 1 0 Kurator 1 0 Dietist 2 0 USK/Sjgbitr 2 0 Vaktmästare 0 2 Ekonom 1 0 Verksamhetschef 0 1 Paramed Totalt 41 6 Andel 87 % 13 % Antalet besök 2005 var 24 600, varav 21 800 mottagningsbesök och 2 800 hembesök. Dessutom 3 000 telefonkontakter och 3 900 besök i egenträning. Fördelning besök K M 74 % 26 % Problembeskrivning Vi hade för stort antal återbesök hos sjukgymnast i förhållande till antalet nybesök. För arbetsterapeuterna var uppföljningen av förskrivna hjälpmedel otillfredsställande på grund av tidsbrist och ej upparbetade rutiner. Dietisterna fick många felaktiga remisser och fick lägga ner mycket tid på att hantera detta. För patienterna påverkades tillgänglighet och kvalitet negativt. Dessutom upplevde personalen att arbetssituationen var stressig och präglad av tidsbrist. Syfte och mål Övergripande syfte var att öka genomströmning i verksamheten och att förbättra arbetstillfredsställelse. Vi ville ha nöjda patienter och medarbetare och skaffa underlag för förbättringar genom kartläggning av verksamheten. Mål: öka tillfredsställelse i arbetet öka andel nybesök (sjukgymnastik) förbättra uppföljning av hjälpmedel (arbetsterapi) korrekta remisser till rätt instans (dietist) 5
Mätningar Följande mätningar har genomförts: Medarbetarenkät har gjorts vid två tillfällen, juni och oktober 2005. T3 har mätts vid 5 tillfällen Inflödet av ärenden till verksamheten mättes (ve 10-11 2005) Fördelning av tid kartlades under två veckor våren 2005 Kartläggning av administrativ tid (ve 10-11 2006) Kartläggning inflöde ve 10-11 2005 700 600 500 400 300 200 100 0 SJG AT Dietist Totalt Fax Remiss per post Remiss vid patientbesök Överrapportering, muntlig Mottagna samtal under telefontid Mottagna samtal på telefonsvarare Oplanerade patientbesök Antal hänvisningar till annan Paramedicin Västra - tidsfördelning 0,9% 3,3% 0,5% 2,6% 9,7% 6,4% 6,2% Telef on Nybesök Återbesök Hembesök Grupp 0,8% Konsultation 7,6% 22,6% Dokumentation (journal, etc) Administration, varumottagn, etc Mötestid Handledning studenter 11,5% Introd/handledn nyanställda Utbildning 17,5% 8, 1,8% 0,7% Handledning (som man får själv) Friskvård Oredovisat 6
T3 2005 2006 Datum 02-jun 10-okt 07-nov 16-jan 06-feb Totalt 14 11 13 11 11 Sjukgymnast 16 12 15 12 13 Arbetsterapeut 8 10 9 6 7 Dietist 15 15 15 18 17 Stroketeam (fr 1/1-06) 0 Kartläggning av administrativ tid 2,4% 1,2% 1,3% Beställning varor Inköp butik Varumottagning 6,1% 2,3% 1,9% 12,7% 6, 5,4% 3,3% 3,3% 29,4% Hjälpmedel - förrådshantering Rengöring/tvätt Möten på arbetsplatsen Systemadministration Journal Systemadministration EK, intranät Kassaredovisning, pengahantering Fordonsvård, etc Information Skriva egen info, göra mtrl för generellt bruk Skriva mötesanteckningar, protokoll, etc 17,5% 0,7% 0,9% 4,3% Telefon till näradministration, etc Palett, personaladministration Studenter, tid för handledning Strultid, åtgärda/anmäla fel 1,3% 16 % av den totalt utförda arbetstiden utgjordes av administrativa uppgifter som fördelades enligt ovan. Det motsvarar ungefär 1 ¼ timme per dag och heltid. Förändringar Vi har startat Ryggrupp med syftet att kunna ta fler nybesök. Den är testad och visade så bra resultat att den permanentats, nya grupper startas varannan månad. För arbetsterapeuterna skulle en lista användas för alla nyordinerade hjälpmedel och uppföljning göras under tre veckor. Detta arbete fick avbrytas på grund av bemanningsproblem och tidsbrist. Istället initierades ett nytt förbättringsarbete med framtagande av en prioriteringslista på de hjälpmedel som bör följas upp. Detta arbete pågår. 7
Dietisterna har utarbetat en handläggningsmanual för remittering till dietist. Manualen skall presenteras för varje VC, HLM i västra Stockholm samt de privata läkare som skriver remiss till dietistmottagningen. Delar av manualen skickas med till remittenten om komplettering av remissen behövs eller om remissen återsänds. Statistik över inkomna remisser samlas in och dokumenteras. En remissmall har tagits fram och är tillgänglig för läkarna i Profdocjournalen. Resultat Sjukgymnastik Ryggruppen hade 10 patienter som fick komma två tillfällen per vecka under fyra veckor, dvs. totalt åtta behandlingstillfällen. Varje behandling varade 45 min. Detta motsvarar alltså 80 (!) återbesök som en sjukgymnast nu klarar av på 8 x 45 min, eller 6 tim. Vi har med hjälp av gruppbehandlingen frigjort 60 tim behandlingstid. Ett nybesök brukar bokas till 60 min/pat. Andel nybesök har ökat något mellan 2004 och 2005, T3 har sjunkit från 16 till 13 dagar. Andel nybesök sjukgymnast 20, 15,0 % 10,0 % 10,7% 11,1% 13% 1 11% 11% 8% 9% 14% 18% 14% 1 11% 8% 12% 11% 5, 0, 2004 2005 05-jan 05-f eb 05-mar 05-apr 05-maj 05-jul 05-aug 05-sep 05-nov 05-dec 06-jan 06-f eb Arbetsterapi Arbetet med prioriteringslista för hjälpmedel planeras vara klart under våren 2006. Redan nu har en del erfarenheter dragits, bland annat att vissa hjälpmedel är uppföljda i direkt anslutning till ordination och att uppföljning kan göras av annan person. Dietist För dietisterna har antalet vidarebefordrade remisser minskat sista halvåret 2005, medan antalet återsända och återförda för komplettering ökat. 8
Remisser till dietist 20 15 10 5 0 Återsända För komplettering Vidarebefordrade Kvartal 1 Kvartal 2 Kvartal 3 Kvartal 4 Medarbetare Medarbetarnas arbetstillfredsställelse har förbättrats (betydelsefull på jobbet, kontroll över arbetssituation, nöjd med arbetssituation/arbetsmiljö). Här är resultaten av medarbetarenkäter utförda i juni och oktober. Engagemang i verksamhet i förändring Jag känner mig betydelsefull på jobbet 8 6 djupt testar känner till inte 8 6 Har upplevt olustig stress senaste veckan Jag har kontroll över min arbetssituation 3 1 6 Det finns behov att förbättra/utveckla arbetssätten Mina idéer tas tillvara 6 5 3 1 9
Har möjlighet att föra dialog och få information om förbättringsarbeten Skulle kunna rek. en vän att börja arbeta här 6 6 Jag är nöjd med min arbetssituation/miljö Samarbetsförmågan på min arbetsplats är mycket god 5 3 1 5 3 1 Resultaten från medarbetarenkäterna kommer att jämföras med SLSO: s medarbetarenkät som genomförs våren 2006. Hur går vi vidare? Sjukgymnastik I stället för mestadels individuella behandlingar har vi nu startat flera grupper för olika diagnoser/besvär: Ryggrupp, Stavgångsgrupp, Sittande och stående QiGong-grupper, Nackoch axelgrupp, Avspänningsgrupp samt Lättgympa. De olika mottagningarna planerar sina grupper utifrån de vanligaste patientproblemen på respektive mottagning. Behoven ser väldigt olika ut på olika mottagningar och varje enhet kommer att göra sin planering. Dietist Så länge som det endast finns en dietisttjänst, så fortsätter handläggningsmanualens prioriteringar att gälla. För att ytterligare öka tillgängligheten, planeras för att dietisten finns ute på någon vårdcentral, en gång per vecka. 10
Arbetsterapi Arbetsterapin kommer att fortsätta arbetet med prioriteringslistan. Samtliga arbetsterapeuter ska följa denna lista. Arbetsterapeuterna vill följa upp och utvärdera funktion och nytta: - ta reda på patientens upplevelse av förändrad livskvalitet - ta reda på hur hjälpmedlet fungerat - utvärdera resultatet mot uppsatta mål - överrapportera, utse kontaktperson för det fortsatta uppföljningsansvaret Medarbetare Vi planerar att internutbilda i genombrottsmetoden med målet att allt förbättringsarbete ska dokumenteras på samma sätt. Målet är att alla ska använda PGSA-hjulet och att vi har bra mallar för dokumentation. Utrymme kommer att ges på arbetsplatsträffar för detta. Vår gemensamma intranätsida ska ge plats för dokumentation av våra förbättringsarbeten. Vi ska undersöka om det finns förbättringsutrymme avseende administrativ tid och nästa kartläggning kan komma att avse tid som ägnas kringarbete runt patienten. Reflektion Vi har kämpat med tidsbrist och endast delvis lyckats få med flera medarbetare. Vi anser genombrottsmetoden mycket användbar och har sett värdet av små förbättringar i verksamheten. Vi har också fått mycket information i de mätningar vi utfört. Till exempel föreställde vi oss att mycket tid gick åt till att hantera oförutsedda saker som inte hade med patienterna att göra, vi kallade det strultid. Vår mätning visade att för en normal heltid ägnas ca fyra minuter per dag åt sådan aktivitet, irriterande förvisso, men inte i den omfattning vi befarade. Vi tycker det är viktigt att förmedla att ett bra utfört förbättringsarbete leder till att tid skapas och bidrar till en positiv spiral. Att ha bra faktaunderlag för beslut och att utarbeta goda rutiner ger trygghet i arbetet och bidrar till en bättre arbetsmiljö med både mer nöjda medarbetare och bättre kvalitet och tillgänglighet för patienterna. 11