Projektmålen 1. gemensamt bibliotekssystem 2. gemensam katalog 3. gemensamma transporter 4. gemensamt bibliotekskort 5. gemensam portal bibblo.se 6. gemensam kommunikation
Externa nyttoeffekter ökat nyttjande -genom att erbjuda ett stort medieutbud av böcker och ljudböcker förenkla för användarna och erbjuda likvärdig service -utifrån våra värdegrund berikande, inspirerande, paus, möten - genom gemensamma regler, avgifter, mediepolicy och ett bibliotekskort för hela länet göra biblioteken mer tillgängliga -genom ny webbportal för Bibblo.se.
Interna nyttoeffekter höja kvaliteten på arbetet -genom ökat utbyte av erfarenheter och gemensam problemlösning. Personalens specialkunskaper kan synliggöras och användas av fler minskade kostnader -genom stordrift av system, portal, bibliografisk service, BURK, SMS (transporter, personregister) synliggöra biblioteken i Norrbotten -genom gemensam marknadsföring, mer för pengarna.
Projektägare bibliotekscheferna länsbibliotekschefen Styrgrupp 5 chefer Projektledare 100 % System/portal upphandling + drift 1 samordnare 4 pers arbetsgrupp 14 systemansvariga Bibblo.se innehåll, funktioner, tjänster, form, org. 1 samordnare 6 pers arbetsgrupp Transporter avtal, rutiner, leverantörskontakt er 1 samordnare 4 pers arbetsgrupp Bibliografisk service 1 samordnare 4 pers arbetsgrupp Medier Regler, avgifter, policy 1 samordnare 4 pers arbetsgrupp Kommunikation utarbeta strategi för 2013 1 samordnare 5 pers arbetsgrupp
Erfarenheter av arbetet! Mål och syfte: Bestäm varför ni vill samarbeta, vad vill ni uppnå? Förankra i kommunen och bland politikerna. Ta alla tillfällen att berätta om ert samarbete! Organisation: Skapa en tydlig organisation och ansvarsfördelning. Utse en projektledare och styrgrupp. Ta fram direktiv skrivna av projektägarna = cheferna. Tala om förväntningar på chefsgrupp, styrgrupp, projektledare, samordnare!
Andra nyttiga erfarenheter! Intern kommunikation: Tala om förväntningar på chefsgrupp, styrgrupp, projektledare, samordnare! Informera och förankra Bland medarbetarna. Har alla rätt bild av syftet med samarbetet? Chefsansvar! Låt medarbetare vara delaktig så mycket det går satsa på utbildning och se till att ha roligt! Lätt att det blir fokus på det interna rutiner, regler, nyttor. Varför finns vi till? Jo, för våra länsinvånare! Gör en risk och konsekvensanalys t ex transporter. Respektera deadlines! Investering/Drift: planera och begär extra pengar i god tid.
INVIGNING 11 januari
Organisation 2013 Ledarforum 15 bibliotekschefer 4-6 möten/år Forum styrgrupp Samordnarna 2 möten/år Styrgrupp 4 chefer 6 möten/år Barnbiblioteksforum 2 möten/år Samordnare Systemförvaltning 5 personer 8 tim/vecka/person Katalog 5 personer 2 tim/vecka/person Medier 5 personer 1 tim/vecka/person Bibblo.se 50 % red + 3 st 8 tim/vecka/pers Teknisk support Polarbibblo.se 50% redaktör Webbproducent 10 tim/vecka* Kommunikation 6 personer 4 tim/person/vecka Läsluststrategi 6 personer Arbetstid avsätts Systemadministratörer Lokalredaktörer Kommunala redaktörer 11 personer 1 tim/vecka/person Arbetsgrupper
Tack för oss! Birgitta Markusson Lena Lundberg Vesterlund www.bibblo.se
Upphandling: bibliotekssystem, webbportal, medietransporter. Gemensamma avtal: bibliografisk service, BURKsök, personuppgifter/spar Lokala avtal: SMS-tjänst.
Erfarenheter av upphandlingen Använd kommunens alt. regionens upphandlingsenhet. Var ute i god tid. Arbetet är tidskrävande. Ägna mycket tid åt kravspecifikationen. Gör studiebesök! Nödvändigt att de som ska implementera är med och tar fram upphandlingsunderlaget. Ha både chefer och experter på systemet, portalen i upphandlingsgruppen. Vässa armbågarna!