Protokoll från distriktsstyrelsens möte 2014-04-02, #693

Protokoll från distriktsstyrelsens möte 2014-04-02, #693 Närvarande Anna Gottfridsson Magnus Bernhardson Karolina Karlsson Jenny Irwert Jan Månsson Pernilla Niemi Micael Andreasson Mikael Johansson Adjungerade Mats Mattsson Mikael Jedenby Frånvarande Mathilda Wihlborg Anton Engström Alexander Johansson Förkortning AGO MAG KN (deltog ej på punkt 3.3) JI JAN PN MAO MIJ LUT HUT Förkortning MAW AE AJ 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO öppnar mötet 1.2. Val av mötesordförande att AGO väljs till mötesordförande och JAN till sekreterare. 1.3 Fastställande av föredragningslista att fastställa föredragningslistan med tillägg av: 3.3., 3.4., 4.9. och 5.1.b. 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll att godkänna föregående mötesprotokoll #692. 1.5 Actionlistan MAO läste igenom och uppdaterade allt direkt i enlighet med dagens status från var och en som har en öppen fråga, f.n. 13 öppna punkter, delvis enkla att stänga. Sidan 1

1.6 Rapporter Inga ytterligare rapporter utöver det som redan har en punkt på agendan. 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Utskotten a. LUT Mats Mattson berättar lite mer om vad som är på gång i LUT. Under våren har det planerats HLR kurserna som har samlat 13, 0 respektive 3 anmälda. De två senare ställdes in. Ny kurs blir den 8 maj som lovar 20 stycken. En ytterligare förfrågan har kommit på ytterligare en kurs vilket är roligt, HLR är öppen från Utmanare. Västra kansliet och Sensus har genomfört en Anpassat ledarskap vilket behöver följas upp, fortsättningen kommer. Utbildningsdagarna i Halmstad gav lite nytt om att alla kurser skall ligga under Västra kansliet och dess utbildningsgrupp, t.ex. även Sekreterarkurser. Även den digitala kurskatalogen presenterades. Utöver det borde man titta på att kanske försöka få igång något att stärka kårerna. Scout inne är planerad för våren och i höst en Scout ute och en Bas. Samverkan mellan de olika scoutorganisationerna skall initieras aktivare via vår Regionala utbildningsgrupp. b. HUT Mikael Jedenby beskriver hur HUT jobbar med en workshop på Scoutforum och om hur man gör för att skapa arrangemang. Det är Lägerbål S:t Georg mellan 19.00 20.00 Kexan från Kärra scoutkår leder och alla är välkomna. Mer info är på väg ut. Det är en månad kvar till Äventyret, planeringen pågår men det är relativt lugnt. Ledararrangemanget som finns med i kalendern ligger tidigt i höst vilket behöver säljas in redan nu och få en tydlig prägel då vi behöver få det till en succé. c. Rapporter övriga utskott RUT jobbar på som vanligt. De har än så länge fem funktionärer inför Innebandynatta men behöver ragga fler. De behöver en bra bas för att kunna verka som mentorer för nya medlemmar De planerar att ha fler spontanaktiviteter nu under våren och inbjuder via Facebook sidan. KUT har haft ett fysiskt möte och skall snart ha ett möte till. Utskottet jobbar vidare enligt plan och har snart svar och lösningar på både internet och lagringen av våra filer. PUT har inget nytt att rapportera men är på och planerar med och för Kulturkalaset, bl.a. genom att ta del av en utbildning som Göteborg & co håller i. d. Protokoll från utskottsmöten Sidan 2

Vi har för närvarande inte fått in några men med storlek på utskotten och hur det för närvarande jobbas så behöver vi inte rycka på mer för att få anteckningar. Rapporter via DS ansvarig räcker just nu. 2.2 Råden a. Skeppsrådet Verksamhetsberättelse för 2013 saknas. På senaste jobbardagen kom fler och yngre än vad som var planerat vilket var positivt. Förberedelserna inför på-mastning går enligt plan och skall vara klart efter påsk. b. Husrådet Verksamhetsberättelse för 2013 saknas men annars inget nytt. c. Kanotrådet Inget nytt. d. Val av anställd till husrådet (bordlagd från #691) att välja Susanne Johansson så att hon som ett av sina uppdrag i tjänsten aktivt deltar på Husrådsmöten. 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge Bokföringen är nästan klar fram till mars även om det inte har hänt så mycket (viss eftersläpning finns alltid). Kvartalsrapport 1 per KST blir vår första rapport med nya budgetmallen där omfattningen kan diskuteras vidare. att uppdra åt Jan att skicka ut en rapport per utskott samt för alla KST på 100 så snart det är klart, att diskuteras vidare. För KST serie 200 håller Jan och Susanne i uppföljningen 3.2 Bokslut 2013 Året kommer att landa på ett underskott på cirka 210 ksek vilket är bättre än budgeterat, 231 ksek, men sämre än vad vi uppskattade i höstas. Vi har lägre kanslikostnader och högre intäkter för arrangemang men också en del nytt som har kostat, t.ex. IT satsningen 35 ksek och Hjärtstartare 20 ksek. Vi har också fått mindre i medlemsavgifter, -20 ksek. Vi har dessutom har svårt att få koll på hur avslutet av K/M s Göteborgsdistrikt påverkar oss. Oberoende av dessa var för sig relativt små avvikelser så är kassan med strax under 3 miljoner i eget kapital. Sidan 3

I listan nedan finns de större avvikelser mot budget: Medlemsavgifter, 160 ksek mot budgeterat 180 ksek, -20. Regionsbidrag, 380 ksek mot budget 300 ksek vilket inkluderar även Halland genom K/M s andel (annars 255 ksek), +60 Räntor, 44 ksek mot budget 10 ksek, huvudsakligen genom K/M s avveckling av fonderna, +34 Personal, 467 ksek mot budget 436 ksek, vilket vi visste redan i våras p.g.a. överlappningen och Karin s innestående timmar, -31 IT och Hjärtstartare, 55 ksek mot 0 i budget, -55 Resten ger +33kSEK mot budget vilket i huvudsak är två saker: o Lite högre intäkter och lägre kostnader på våra arrangemang o Lägre kanslikostnader, löpande förbrukning. Så snart K/M s bokslut är klart skall alla detaljer för vårt eget kunna fastställas och skickas över till revisorerna inför granskningen. Slutligt bokslut skall kunna fastställas på nästa DS. 3.3 Utbildningsbidrag DS har tidigare bidragit för de som har fått chans att gå utbildningen Värdebaserat ledarskap i de delar som inte täcks av andra bidrag. Ansökan har inkommit från Karolina Karlsson, Stenungsunds scoutkår. Beslut (KN deltog ej i beslutet): Att DS ersätter upp till 2,000: - för Karolina mot redovisning på vanligt sätt där alla andra erhållna bidrag skall beskrivas. 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Extra distriktsstämma a. Genomförandet Extra stämman kommer att genomföras. AE är DS förslag på ordförande med KN som förslag på sekreterare. MAO gör klart alla handlingar för mötet. b. Valberedning KN har jobbat hårt och fått till fyra namn som DS skall föreslå stämman att välja till vår valberedning. att förslå extra DST att välja följande fyra att ingå i valberedningen, vilket kan ge en plats vakant samt att framföra ett stort tack till KN för ett oerhört bra jobb. Johan Amborg, Steungsunds Scoutkår Matilda Eriksson, Porthälla Scoutkår Simon Jännebring, Scoutkåren Göta Lejon och KMs förbundskår Emil Borglund, Johannebergs Scoutkår Sidan 4

4.3 Uppdragsbeskrivning för Skeppsrådet (bordlagt #692) att fastställa uppdragsbeskrivningen för 2013 att gälla även för 2104. 4.4 Sommarrutiner att låta kansliet vara stängt från torsdag 19 juni och att öppna för hösten den 11 augusti. att uppdra till MAO att föreslå årets rutiner för att verksamheten skall fungera även under sommaren att kunna fastställas på nästa DS inklusive vem som ansvarar för vilka veckor. 4.5 Städdag att vi inte genomför någon städdag under våren p.g.a. brist på tid. 4.6 Valberedning av stiftelsen att uppdra åt AGO och JAN att titta över en tidplan i samband med frågan om hur samverkan med Stiftelsen skall utvecklas. 4.7 Kortbetalning på kansliet att avveckla kontanthanteringen och uppdra år JAN att införskaffa lämplig lösning i samverkan med Susanne, som även skall kunna användas utanför kansliet, på kurser och arrangemang av olika slag. 4.8 Kommunikation a. Pappersutskick. DS diskuterade om hur vi skall nå ut till våra medlemmar på ett bättre sätt än vad som sker. Olika förslag och tankar bollades om vad det får det kosta och vilka media kan användas. att uppdra åt PN att låta KUT i samverkan med kansliet skicka ut ett påskkort i A5 till alla medlemmar över 15. Det skall skickas ut senast 9 april och innehålla korta texter om det vi just nu har på gång. Underlag från alla för PN att gallra. 4.9 Inköp nyckelband Västra kansliet har tagit fram ett förslag på nyckelband att kunna dela ut som både tack och reklam med ett förslag på att distrikten i väst skall dela på 5000 stycken. att uppdra åt AGO att beställa 1000 nyckelband, 5,562: -, eventuellt 500 extra för att fylla upp. Sidan 5

5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda Det vardagliga rullar på och fungerar men saknar lite struktur. Det har varit lite för mycket oplanerat som har gett övertid och vi stöttar inte på rätt sätt för våra anställda. En del förändringar har gått lite fort och lämnat till Sandra att lösa själv. Vi behöver gemensamt göra en tydligare styrning av vad som skall göras och till när. att låta uppdra åt MAO att med JAN:s hjälp få ordning på tidsrapporteringen så att det görs i lönehanteringen i vårt lönesystem. Regler och förutsättningar skall fastställas gemensamt på nästa DS. a. Teknik Filhantering (bordlagt från #690) är en öppen fråga. Både Projectplace och Scouterna har bra metoder och möjlighet men vi måste styra upp det, och sätta bra mallar så att alla, även i framtiden, kan hitta de dokument man söker. att uppdra åt MIJ att tillsammans med KUT söka en lösning som ligger i linje med dagens diskussioner, ett första förslag skall vara klart till nedtakten. 5.2 Kragenäs a. Senaste arbetshelgen på Kragenäs var den bästa på länge. Det var 17 som var med och det var massor som blev gjort. De tre funktionerna inom Kragenäs gruppen jobbar vidare på sina respektive områden. JI håller ihop och gör det mer och mer med en genensam väg framåt, ett mer utvecklat och väl fungerande Kragenäs. För denna sommar kommer vi att få mer än 2000 lägerdeltagare och aktiviteterna under VILDA bygger för framtiden. b. Läget inför sommaren vad gäller plats och teknik är väl förberett för de som kommer. Den öppna frågan handlar om markerna och om de kommer att bli insådda som planerat. Intensivt arbete pågår och alternativa förläggningsplaner har gjorts. c. Inför 2015 har det inkommer en offertförfrågan som det jobbas på. Underlag skall snart skickas ut och möte med platsansvarig är planerat. d. Ersättning till funktionärer på Kragenäs under sommaren har inte fastställts. Det finns lite olika metoder och DS har ingen egen åsikt i frågan så länge kostnaden stannar inom budget. 5.3 Nytt märke och grafisk profil Det har dragit ut på tiden vad gäller att få till färdiga förslag på design av de grupperingar (av inkomna förslag) som DS har gjort. Utkast finns hos KUT för att gå vidare men också åsikter om att det är lite gammalt och att man borde göra nytt vilket inte helt ligger i linje med vad vi har sagt om vägen framåt på vår hemsida. Vi ligger också efter för vi kommer inte att kunna presentera vinnare på Distriktsforum. Det vore dock tacksamt om alla förslag kan vara ute till dess så att omröstningen kan börja. Sidan 6

att uppdra åt MAO att snarast lägga ut den sex framtagna förslagen för en omröstning på hemsidan så att DS på nästa möte kan fatta beslut om hur att gå vidare, vilket bl.a. innebär att KUT skall jobba vidare med att utifrån det ta fram en fungerande grafisk profil. 5.4 Nytt kansli Inget nytt att rapportera 5.5 Strukturer distriktet/stiftelsen (bordlagt #691) Frågan gäller både gränsdragning mellan Stiftelsen och DS men även hur att hantera ekonomirelationer och äskandeprocessen. Några tydliga och kompletta rutiner finns inte utan bygger på lite av att det alltid varit så. att uppdra åt AGO och JAN att ta fram ett förslag senast till nedtakten att diskutera vidare som även skall innehålla hur vi valbereder stiftelsen så att det sker i god tid. 5.6 Krisplan för distriktet Förslag kommer inför nästa DS från MIJ. 5.7 Kommande aktiviteter a. Extra distriktsstämma och allt annat runt Distriktsforum har förberetts i detalj av Karolina, underlag är utskickat till berörda. DS skall vara på plats 8.30 för att stötta enligt plan. b. DSL-grillning inget nytt c. Nedtakt med DS, AE och MIJ jobbar vidare d. Upptakt med DS, JM återkommer med plan för heldagen. e. DSL-träff, inget nytt f. Kalendersynk + glöggmys, inget nytt 5.8 Regional scouting Framtagande av arbetsdokument mellan och med distrikten inom Västra kansliet har vilat lite med tanke på byte av generalsekreterare, då det ännu inte blivit något möte i frågan. Lägret 2015 går framåt i sin planering men inte helt i linje med hur vi har gett uppdraget till Styrgruppen. att uppdra åt Jan att prata med AE om läget i gruppen och vad som är planen framåt. 5.9 Nationell scouting Sidan 7

AGO och PN har varit på DO-träff i Alvesta och pratade en del med distrikten i Väst. Det var mycket fokus på strategi, 2015 2025, Novus undersökningar och PR-byrån som jobbar för att få fram ett bra dokument. Tre huvudområden är planen och mer kommer i minnesanteckningarna. 6. AVSLUT 6.1 Övriga frågor Vi har för närvarande 11 kårer utan stadgar vilket behöver följas upp. 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter Inget ytterligare att planera 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas AGO avslutade i fart då tiden som vanligt har varit knapp. Ordförande Anna Gottfridsson Sekreterare Jan Månsson Sidan 8