Valberedningens uppdrag

Valberedningens uppdrag Vilka kandidater kan företräda medlemmarna bäst i föreningens styrelse?

Innehåll Uppdragsgivare... 3 Huvuduppgifter... 3 Förutsättningar... 4 Arbetsprocess... 5 Synliggörande av valberedning... 5 Marknadsföring av fackliga uppdrag... 5 Behovsinventering... 5 Nominering... 6 Kandidatförslag till styrelsen... 9 Årsmöte... 9 Val av valberedning.................................................. 9 Bilagor... 10 SWOT-analys... 10 Kompetenskarta för förtroendevald... 13 Frågor till nuvarande styrelseledamöter... 14 Frågor till presumtiva styrelseledamöter... 15 2

Det är valberedningen som har till uppgift att på ett opartiskt sätt föreslå medlemmarna vilka kandidater som är bäst skickade att företräda medlemmarna i föreningens styrelse. Uppdragsgivare Valberedningens uppdragsgivare är medlemmarna. Huvuduppgifter Det är valberedningen som har till uppgift att på ett opartiskt sätt föreslå medlemmarna vilka kandidater som är bäst skickade att företräda medlemmarna i föreningens styrelse. Annorlunda uttryckt innebär valberedningens arbete att säkerställa föreningens chefsförsörjning. Föreningens framtid och verksamhet avgörs i hög grad av valberedningens arbete. I valberedningens uppdrag ingår att följa upp styrelsearbetet och tala med såväl ordinarie ledamöter som suppleanter om hur de ser på styrelsearbetet och sitt eget uppdrag. Valberedningen bör försöka reda ut anledningen till eventuellt bristande engagemang från styrelseledamöterna. Uppföljning av styrelsen och dess arbete är en grundläggande uppgift för valberedningen inför arbetet med att föreslå kandidater. Föreningens framtid avgörs av valberedningens arbete 3

Förutsättningar Ledamöterna i valberedningen måste ha mod och integritet att våga stå upp för sina uppfattningar och visa på ett etiskt förhållningssätt med därmed sammanhängande tystnads plikt. God människokännedom är viktigt i valberedningsarbetet. Den som är med i valberedningen bör inte ha något annat förtroendeuppdrag i föreningen. Om någon i valberedningen föreslås som kandidat till annat uppdrag är det viktigt att personen lämnar sitt uppdrag i valberedningen. För att kunna göra ett bra arbete behöver valberedningen vara väl insatt i såväl föreningens verksamhet som övergripande strategier hos till exempel Jusek, Saco S eller Saco-P och känna till vilka uppgifter och vilket ansvar som styrelseledamöterna har. En annan avgörande förutsättning är att valberedningen har goda medlemskontakter. Ett kontinuerligt arbete med att identifiera möjliga kandidater till fackliga för troendeuppdrag underlättar den slutliga rekryteringen inför årsmötet. Ledamöterna i valberedningen måste ha mod och integritet att våga stå upp för sina uppfattningar och visa på ett etiskt förhållningssät. 4

Arbetsprocess Synliggörande av valberedning För att medlemmarna ska kunna ta kontakt med valberedningen och lämna förslag på kandidater till fackliga uppdrag måste valberedningen presenteras. Information till medlemmarna om vilka ledamöter som ingår i valberedningen kan ges via föreningens hemsida, genom e-postutskick till medlemmarna och genom att valbered ningen medverkar vid medlems möten. Marknadsföring av fackliga uppdrag Det är viktigt att valberedningen på ett korrekt och attraktivt sätt marknadsför uppdraget som fackligt förtroendevald styrelseledamot. Valberedningen kan till exempel använda sig av föreningens hemsida, göra e-postutskick till medlemmarna och medverka vid medlemsmöten. Ett sätt för valberedningen att hålla sig underrättad om det fackliga uppdraget är att ta del av kallelser och protokoll från föreningens styrelsemöten. För att få en bättre bild av hur styrelsen arbetar och fungerar behöver valberedningen vara närvarande på en del styrelse möten. Valberedningen kan stimulera styrelsen att lägga ut fackliga uppdrag på engagerade medlemmar som kan tänkas var lämpliga kandidater till förtroendemannauppdrag. Valbered ningen kan även initiera fackligt mentorskap som kan vara ett bra stöd för kandidater som gärna tar på sig uppdrag om de vet att de har bollplank att tillgå. Behovsinventering En behovsinventering syftar till att ge valberedningen en gemensam plattform för arbetet med att identifiera de uppgifter och kompetenser som behövs för att driva och utveckla föreningens verksamhet. För att underlätta arbetet med att ta reda på vilka behov som ska tillgodoses genom de kandidater valberedningen har till uppgift att föreslå kan valberedningen ta hjälp av en SWOT-analys Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Treaths. Syftet är att analysera förutsättningarna för föreningens arbete på kort och lång sikt. Analysverktyget gör det möjligt att översiktligt systematisera, strukturera och samman fatta kritiska faktorer, händelser och aktörer som är drivkrafter alternativt bromsklossar för styrelsen och föreningen i det fortsatta fackliga utvecklingsarbetet. Det är även angeläget att valberedningen stämmer av olika frågor med medlemmarna. Genom behovsinventeringen får valberedningen ett underlag till vilken profil kommande styrelse behöver ha för att kunna göra ett så bra jobb som möjligt. Med ledning av behovsinventeringen görs sedan en kompetens karta, se bilaga 2, som underlättar arbetet med att ta fram förslag till kandidater. 5

Nominering Valberedningen kan ta hjälp av en SWOTanalys I nomineringsarbetet gäller det att ta hänsyn till resultatet från behovsinventeringen och jämställdhets-, mångfalds- och åldersperspektivet och att satsa på kunniga och intresserade personer som vågar ifrågasätta och driva på utvecklingen och som samtidigt har respekt och förståelse för olika uppfattningar. Som ett led i arbetet med att identifiera möjliga kandidater är det viktigt att valberedningen tar kontakt med nuvarande styrelse ledamöter och ställer ett antal frågor, se bilaga 3. Lika viktigt är det att valberedningen vänder sig till presumtiva styrelse ledamöter med ett antal frågor, se bilaga 4. Valberedningen kan själv aktivt delta i nomineringsprocessen. I de fall valberedningen bedömer att det är fel person som har nominerats som styrelseledamot kan valberedningen på eget initiativ hitta en lämplig kandidat. Valberedningen kan även ifrågasätta om en person ska väljas om, även om vederbörande inte har avsagt sig styrelseuppdraget. Saknas det kandidater till det val som ska förrättas ska valberedningen på eget initiativ fylla dessa luckor. En valberedning får således inte komma till ett årsmöte med beskedet att ingen är nominerad till något val som ska förrättas enligt den fastställda dagordningen. I nomineringsarbetet gäller det att ta hänsyn till bland annat jämställdhets-, mångfalds- och åldersperspektivet. 6

En avgörande förutsättning är att valberedningen har goda medlemskontakter. 7

8 Valet av valberedning sker vanligen på årsmötet och då som sista punkt bland förkommande val. Formerna för beredning av förslag till kandidater till årsmötet varierar.

När kandidatnomineringen avslutats börjar valberedningens egentliga beredningsarbete med att bland de nominerade föreslå dem som bör väljas. Om fler personer är nominerade till ett visst uppdrag än som ska väljas, ska valberedningen förorda vem eller vilka som bör väljas. Det gäller att finkänsligt pröva de kandidater som står mot varandra och bedöma vad som talar för deras lämplighet för det aktuella uppdraget. Om två kandidater står mot varandra, ska valberedningen ge besked till den som inte får förord och även ange skälen härtill. Beskedet ska ges innan valberedningen slutför beredningen av valet. Den kandidat som inte fått valberedningens förord ska ha möjlighet att avgöra om han eller hon vill kvarstå som kandidat. Valberedningen bör eftersträva enhälliga förslag. Endast undantagsvis bör valberedningen redovisa ett majoritets- respektive minoritetsförslag för en kandidatnominering. Om så sker ska båda förslagen redovisas och motiveras vid valet på årsmötet. Kandidatförslag till styrelsen Valberedningen ska skriftligen redovisa resultatet av sitt arbete till styrelsen. Det ska ske i så god tid att styrelsen kan redovisa valberedningens förslag tillsammans med handlingar som ska vara tillgängliga för medlemmarna före årsmötet. Årsmöte Valberedningen avslutar sitt uppdrag på årsmötet. Det sker när dagordningens val har behandlats. Ska nomineringarna enligt stadgarna ha avslutats en viss tid före års mötet är det endast de till valberedningen anmälda kandidaterna som är valbara. Saknas bestämmelser om när kandidatnomineringarna ska vara avslutade får nya namn föreslås på årsmötet. Om en avsägelse kommer först under pågående årsmöte bör valberedningen föreslå att årsmötet ajourneras så att valberedningen bereds möjlighet att hitta en ny kandidat bland årsmötesdeltagarna. Lyckas inte detta måste årsmötet ajourneras till en bestämd senare dag. Det förutsätts då att valberedningen hittat en kandidat till den dag årsmötet återsamlas. Val av valberedning Valet av valberedning sker vanligen på årsmötet och då som sista punkt bland förkommande val. Formerna för beredning av förslag till kandidater till årsmötet varierar. En form kan vara att på ett medlemsmöte som föregår årsmötet utse en arbetsgrupp som får till uppgift att bereda valet av den valberedning som ska arbeta under kommande period. Om ingen i valberedningen har för avsikt att ställa upp för omval bör den komma med ett förslag till ny valberedning. Det kan till exempel vara lämpligt att styrelseledamöter som inte vill omväljas tar på sig den uppgiften. 9

För att underlätta arbetet med att ta reda på vilka behov som ska tillgodoses genom de kandidater valberedningen har till uppgift att föreslå kan valberedningen ta hjälp av en SWOT-analys. Bilaga 1 SWOT-analys Några inspirationsfrågor Styrkor och svagheter 1. Vad är kännetecknande, utmärkande och karakteristiskt för föreningen? Vad är vår kärna, vår själ och kultur? 2. Vilken är föreningens grundbult? Vilken är vår idé och huvuduppgift? Vad ska vi göra? Vad vet vi om medlemmarnas situation och behov och önskemål på oss? Hur tillvaratar vi deras intressen? 3. Vilka är vi? Hur upplever vi vårt uppdrag och arbete? Vad är viktigt, bra och dåligt i vår förening? 4. Hur hanterar och tillgodogör vi oss olika bakgrund, kunskap och erfarenhet? Hur tar vi tillvara, uppmuntrar och bearbetar nya idéer och värderingar? 5. Vilka möjligheter finns att utvecklas i förtroendeuppdraget? 6. Hur arbetar vi för att behålla förtroendevalda och hur attraherar vi medlemmar att vilja ha förtroendeuppdrag? 7. Vilken kompetens behövs i styrelsen under kommande verksamhetsperiod? Vilka kompetenser har vi idag och vilka områden behöver eventuellt kompletteras? 10

Möjligheter och hot 1. Hur vet vi vad våra medlemmar efterfrågar och hur säkerställer vi att deras behov och önskemål blir uppfyllda? 2. Vad händer i vår omvärld som har betydelse för föreningen? På viket sätt påverkas förändringarna i samhället och på arbetsplatsen av vår förening? 3. Vilka krav ställer omvärldsförändringarna på föreningen och dess verksamhet? 4. Hur synliggör och särskiljer vi oss i jämförelse med andra fackliga föreningar? 5. Vilka är våra största konkurrenter, andra fackföreningar eller företeelsen att presumtiva medlemmar väljer att inte ansluta sig fackligt? Vilken tillväxtpotential har vi? 6. Vilken framförhållning finns i föreningen för att förutse faktorer, händelse och aktörer i omvärlden som påverkar föreningens fortsatta arbete? 7. Hur stor är föreningen och hur fungerar den om fem år? Vad krävs för att komma dit? 11

12 Med ledning av behovsinventeringen görs en kompetenskarta som underlättar arbetet med att ta fram förslag till kandidater.

Bilaga 2 Kompetenskarta för förtroendevald Exempel Mycket Mycket hög Hög Låg låg Generell styrelseerfarenhet Generell ledarerfarenhet Erfarenhet av föreningsarbete Strategisk kompetens Analytisk kompetens Organisationskompetens Finansiell kompetens Juridisk kompetens Informations- och marknadskompetens Föreningskompetens Administrativ kompetens Internationell erfarenhet Samarbetsförmåga Nätverk Och så vidare utifrån behovsinventeringen Valberedningens uppdragsgivare är medlemmarna 13

Bilaga 3 Frågor till nuvarande ledamöter Exempel 1. Står till valberedningens förfogande? 2. Antal år i styrelsen? 3. Nuvarande och tidigare uppdrag i styrelsen? 4. Andra uppdrags- och styrelseerfarenheter? 5. Synpunkter på styrelsens arbetsformer? 6. Vad är det som motiverar dig till fortsatt engagemang? 7. Vad är din målsättning med styrelsearbetet? 8. Vad är det bästa med styrelsen som helhet? 9. Vad vill du ändra på? 10. Vem/vilka är mest drivande i styrelsen? 11. Vilken kompetens behöver tillföras styrelsen som helhet? 12. Vilket kompetensutvecklingsbehov har du som styrelseledamot? Som ett led i arbetet med att identifiera möjliga kandidater är det viktigt att valberedningen talar med både nuvarande och presumtiva styrelseledamöter. 14

Bilaga 4 Frågor till presumtiva ledamöter Exempel 1. Står till valberedningens förfogande? 2. Nuvarande och tidigare uppdrag i styrelser? 3. Vad i föreningens verksamhet gör dig engagerad? 4. Vilka mål vill du uppnå med styrelseuppdraget? 5. Vad skulle du vilja utveckla i föreningens verksamhet? 6. Vilka är dina styrkor och svagheter? 7. Vad kan du tillföra styrelsen och föreningen? 8. Vilket utvecklingsbehov har du? 9. Hur mycket tid är du beredd att satsa på förtroendeuppdraget? 10. Hur tror du att andra uppfattar dig? 11. Referenspersoner? 15

Om Jusek Jusek är förbundet för jurister, ekonomer, systemvetare, personalvetare och samhälls vetare. Vi driver frågor som påverkar medlemmarnas utbildning, karriär, trygghet och villkor. Med cirka 80 000 medlemmar är vi ett av de största akademikerförbunden. Jusek är medlem i Saco och partipolitiskt obundet. Stockholm: Nybrogatan 30, Box 5167, 102 44 Stockholm. Malmö: Carlsgatan 12 A, 211 20 Malmö. Göteborg: Lennart Torstenssonsgatan 7, 412 56 Göteborg. Tel 08-665 29 00. E-post jusek@jusek.se. www.jusek.se Fotoskrift AB T0076 1203 1000 ex Billes Tryckeri AB