Board meeting, 2014 1 (8) Utfärdat av (avd nr, namn, tfn, geogr plac)/issuer (dept, name, phone, location) Sign Mötesdatum/Date of meeting Infoklass/Info class Erika Bodehed, BF53910, +46 31-3233161,GC4 24 apr 2014 External Fastställt av (avd nr, namn, tfn, geogr plac)/approved by (dept, name, phone, location) Sign Datum/Date Giltig/Valid Tid: Torsdagen den 24 april 2014 Plats: Närvarande: Distribution: Lundby, VLH30 Se bifogad närvarolista Mötesexternt dokument 1 Ordföranden öppnade mötet 2 Dagordningen godkändes 3 Föredragshållare: Karin från Caritas vattentankar i Lund (Projekt nr: 206, 212, 220, 229, 238, 271, 284) VUH har vid flera tillfällen skänkt pengar till projektet Caritas Vattentankar och är mycket positiva till idé och sättet man kan erbjuda vatten till små medel. Bakgrund Karin har arbetat som läkare och det var när hon gick i pension som hon anmälde sig till ett volontärläkarprogram och hamnade i Kenya. På bara de 6 veckorna hon var där blev hon omedelbart berörd och ville göra mer för folket i området. Byn som Karin åkte till ligger 30 mil från Nairobi och är en fattig del där det är ökenklimat och mycket torrt. Karin har nu varit i byn 11 år i rad och bara 2 gånger har hon sett grönska i området. Afrika är på frammarsch med ökad BNP men de fattigaste lever kvar i det gamla och har inte tagit del av utvecklingen. Karin kom till ett väl fungerande sjukhus som hade kvar vita missionärer, röntgenutrustning och mycket annat. De två vanligaste sjukdomarna var aids och malaria. När Karin först åkte dit i början på 2000-talet hade de inte kommit några bromsmediciner och många fick skickas hem utan hjälp. Det gick inte behandla långsiktigt eftersom medicin saknades. Idag finns bromsmediciner och det är öppet för alla att komma och testa sig. Nivån positiva ligger på 5-7% av patienterna. I snitt har det varit 50 % i de värst drabbade områdena men det vänder och propagandan har hjälpt till att upplysa folket. Det som är svårast med att informera är att man inte förstår att det är ett virus som smittar eftersom det inte går att se och många tror att det är en förtrollning istället. Den yngre generationen drar sig till städerna där de bor under dåliga förhållanden och kommer bara hem var 3-4:e månad för att lämna pengar Byn som Karin besökte har 7000 10000 invånare där de flesta lever på självhushåll. Sjukhuset som Karin arbetade på servade 100 000 människor med en omkrets om 7 mil.
2 (8) Vattenförhållandena I den här delen av Kenya finns bara tillgång till regnvatten då det inte går att djupborra på grund av saltvatten. Istället bildar man en damm av regnvattnet som forsar ner från bergväggarna. Sjukhuset samlade vatten genom att använda husets plåttak och en hängränna men problemet är att många av de fattiga bor i hyddor med halmtak. Det är bara två regnperioder per år men tidigare har det räckt då det under dessa perioder regnar tillräckligt för att samla vatten så man klarar sig. För att tvätta kläder och andra sysslor så används saltvatten. På senare år så har det börjat regna i kortare perioder vilket ökar risken för att vatten ska ta slut samt att skörden riskerar torka ut. Vid de dammar som de kan hämta vatten är det ofta primitiva anordningar och de allra flesta får bära hem vattnet. Oftast är det kvinnorna och barnen som får bära och det gör att barnen inte har möjlighet till att gå i skolan. De som är rikare har åsnor för att hämta vatten och de kan ta upp till 80 liter. Vattenhandlarna använder sig av åsnor och säljer sedan vattnet dyrt, speciellt under de torra perioderna. Att köpa detta vatten är dyrare än att köpa en flaska mineralvatten i Sverige. Vattentanksprojektet När Karin kom dit andra året så uppmärksammade hon att de använde sig av vattentankar och tänkte då genast att detta kan jag hjälpa till med. Karin bidrog under det året till att starta upp 10-15 tankar med hjälp av bidrag och donationer från släktingar och bekanta. Karin insåg dock ganska snabbt att om hon skulle kunna hjälpa fler så behövde hon en organisation med sig i ryggen. Då Karin var ordförande i föreningen Caritas i Lund* och de samtidigt letade efter ett nytt projekt att stötta så var det ett enkelt val. Caritas i Lund står nu som namnet bakom projektet och hanterar det administrativa men det är Karin som har driver projektet. (*Caritas är katolska kyrkans biståndsorganisation, en stor internationell organisation med spridning över hela världen.) Karin säger att det går lättare nu med mail och annat mot i början när de fick förlita sig på snigelposten. Karin åker fortfarande ner till Kenya varje år för att titta till vattentankarna och kontrollera ekonomin. Idag finns 2 koordinatorer på plats i Kenya som känner befolkningen och gör valen av vilka familjer som är i behov av en vattentank. Hus och vattentank byggs till individuella familjer, i snitt är en familjestorlek 6 barn. De är väldigt vanligt med 2 hustrur, en first wife och en second wife och då blir det ofta dubbelt med barn. Många män vill ha en son innan de vill sluta skaffa barn. Karin litar full ut på sina koordinatorer som är hängivna katoliker och väldigt pålitliga och skulle aldrig ta pengar till sig själva. Den ena koordinator, Margret, är sjuksköterska och utbildar samtidigt familjerna i preventivmedel. Många vill idag bli steriliserade och detta går att göra med titthålskirurgi. Andra alternativ är p-injektioner eller p-stav. P-piller är för opålitligt och används inte. Idag finns förståelsen för hur det hänger ihop och de flesta vill ta ett aktivt val.
3 (8) Byggnadsprocessen För att bygga en tank så torkas först teglet i solen därefter byggs det ihop och bränns inifrån. Det gäller att veta hur länge det ska brännas för att inte bli för sprött. När detta är gjort gjuts en botten platta som är 4m i diameter som byggs upp med tegelstenar till den är ca 2m hög. Efter detta så putsas väggarna och ett tätslutande tak läggs på. Ut från tanken har man en kran så att vattnet kan rinna ut. För att kunna samla vatten i tanken så krävs det ett hus med plåttak. Från plåttaket går det sedan 2 rännor in i tanken. Tanken är på 20 kubikmeter och blir fylld fort eftersom det regnar enormt under de 2 regnperioderna. Dock har det under det senaste åren regnat mindre och det är inte alltid säkert att det regnar tillräckligt för att fylla tanken. Det behövs 5 personer för att bygga en tank och hus och de finns en constructor som alltid är med och bygger och han i sin tur har arbetare. Det tar ca en vecka att bygga en tank. Ibland gör man teglet och ibland köper man det färdigt. Då de flesta bor i små hyddor med halmtak så bygger man även ett hus i anslutning till tanken. Husen är 15 kvm med 2 rum och är betydligt bättre än den tidigare hyddan även om det låter litet. För de svaga människorna så har man ibland även köpt madrasser. Desinficering Regnvattnet som ligger i tanken i långa perioder innehåller ofta bakterier och för att få i sig rent vatten så lär de även ut hur de ska desinficeras vattnet. Processen som tillämpas är rekommenderad av WHO och görs enkelt genom att fylla en petflaska och låta den ligga i solen i 24h. Man har sett tydlig koppling till att diarréfrekvensen minskas i de områden där vattnet desinficeras. Resultat Totalt har de byggt 138 tankar på 11 år. (Man har inte byggt hus till alla tankar.) Karin visar bilder på marknadsstånden, affärsgatan, oxar som dragdjur, arbetarna, gamla skruttiga bussar, familjerna, Margret, vattentankarna och husen de byggt. VUH tackar Karin för en fin presentation och önskar lycka till i det forsatta arbetet! 4 Val Till ordförande för mötet väljs: Hans Frylén Till sekreterare för mötet utsågs: Erika Bodehed Till justeringsmän utsågs: Eva Jacobsson och Thomas Gustavsson Till rösträknare utsågs: Eva Jacobsson och Thomas Gustavsson 5 Upprop Rundskickad lista godkänns som upprop.
4 (8) 6 Mötets behöriga utlysande Nära 3 veckor innan årsmötet gick ett email ut till alla med en aktiv mailadress samtidigt som det annonserades på hemsidan. Utlysandet godkänns av mötet. 7 Styrelsens Verksamhetsberättelse Bakgrund Volvo Anställdas U-hjälps förening - Föreningen VUH grundades 1976. - En ideell förening som är politisk och religiös obunden. - Både Volvo AB och Volvo Personvagnar inkluderas. - Målet är hjälp till självhjälp. Verksamhetsberättelsen behandlades punkt för punkt. Styrelsen Inga synpunkter Möten Inga synpunkter Besök Inga synpunkter Medlemsantal Kommentar: Dippen i februari beror på en städning av medlemslistan där inte längre aktiva medlemmar togs bort samt rättning av de som varit dubbelregistrerade. En annan orsak är bolagsändringen inom Volvo AB som gjorde att inte alla medlemmar följde med automatiskt. Thomas följer upp detta och försöker få tillbaka medlemmarna. Gåvor Kommentar: Rickard Möller närvarade på mötet och berättade om sin insamling från 2013 och att han siktar på att kunna samla ihop mer pengar i år i samband med deras MC arrangemang där de ska köra över Öresundsbron i ett försök att slå världsrekord. Värvning av medlemmar Kommentar: Målsättningen för 2013 var att under förra året nå 1200 medlemmar. Styrelsen har fått inse att det var en väldig hög målsättning då man trots stor satsning på aktiviteter med många deltagare så har det endast resulterat i ett fåtal nya medlemmar. Fråga från mötet: Varför slutar man vara medlem och vad är snitt bidragsnivån? Snittet för bidragsnivå är ca 59kr. främsta anledningen till att man slutar är att man byter jobb från Volvo. Rickard Möller har blivit VUH-ombud och nämner att utrustning i verkstäderna som blir trasig säljs till anställda och Rickard vill försöka få att den summan ska gå till VUH. Positiva kommentarer o mötet om hans idé.
5 (8) Det konstaterades att det är risk att vi tappar medlemmar i och med nedskärningarna inom Volvokoncernen. My benefits Kommentar; kommer lanseras inom kort inom Volvokoncernen och via denna portal slipper vi mycket manuellt jobb med medlemsregistrering och uppföljning. Via My Benefits kan medlemsregistret hanteras mycket enklare. Pensionärer och konsulter kommer fortfarande behöva hanteras manuellt. Bidragsnivån kommer ligga som en rullista där lägsta bidragsnivån är 40kr/månanden. Det kommer också gå att öka sitt månadsbidrag via My Benefits. Förjoppningen är att kunna lansera samma lösning inom Volvo Personvagnars Your Benefits till hösten, men inget är klart ännu. Hemsidan Finns nu även engelsk kort version. Inga synpunkter. Blivande pensionär Behandlades i värvning av medlemmar Ekonomi Kommentar; Diffen på 3900kr beror på en utbetalning till Curitiba för 2013 som ej är gjord än. Den större ökningen i bidrag beror på en summa om 150 000 kr från Volvo bussar i samband med avgångsvederlag. Verksamhetsberättelsen godkänns av mötet. 8 Revisionsberättelse Revisionsberättelsen har skickats ut till alla för genomläsning. Hans Frylén berättar kort kring revisorsarbetet. Revisionsberättelsen godkänns av mötet. Stort tack till KMPG för att de vill ställa upp med sin insats och support för VUH! 9 Fastställande av balansräkning Balansräkningen som finns presenterad i årsredovisningen godkänns av mötet. 10 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen Revisorerna rekommenderar ansvarsfrihet. Godkänns av mötet.
6 (8) 11 Val av nedanstående presenteras av representant Maria Windler från valberedningen: a) Val av ordförande för två år Lisa Daleborn (omval) Inga övriga förslag, nog med förslag. Lisa Daleborn väljs av mötet till ordförande på två år. b) En ordinarie styrelseledamot för två år Stina Regnman (omval) Inga övriga förslag, nog med förslag. Stina Regnman väljs av mötet till ordinarie styrelseledamot på två år. c) Fyra styrelsesuppleanter för ett år Eva Jacobsson (nyval) Wenche Krafft (nyval) Christina Magnusson(omval) Magnus Karlsson (omval) Inga övriga förslag, nog med förslag. Dessa 4 väljs av mötet till styrelsesuppleanter på ett år. d) Två revisorer för ett år, varav 1 auktoriserad Jan Malm, auktoriserad (omval) Hans frylen (omval) Två förslag till revisorer. Nog med förslag. Dessa 2 väljs av mötet till revisorer på ett år. e) Två revisorssuppleanter för ett år, varav 1 auktoriserad Carl Johan Kratz, auktoriserad (omval) Thomas Gustavsson (omval) Två förslag till revisorer suppleanter. Nog med förslag. Dessa 2 väljs av mötet till revisorer suppleanter på ett år. 12 Val av valnämnd a) Tre ordinarie för ett år Maria Windler (omval) Emma Heiwall (omval) Karin Cuba (omval) b) Två suppleanter för ett år Therese Wester (omval) Lena Rosten (omval)
7 (8) c) Sammankallande Maria Windler Alla föreslagna väljes enhälligt av mötet. Kommentar valberedningen utser normalt inte sig själv. 13 Motioner Inga motioner hade inkommit. Påminnelse har gått ut via mail och hemsidan. 14 Riktlinjer för godkännande av projekt och organisation Lisa presenterar styrelsens interna dokument som information enligt önskemål på förra årsmötet. Fråga från Hans Frylén; Vad räknas till religiöst obunden? Guideline är att VUHs pengar inte ska gå till att missionera. Organisationer får vara religiösa vilket många är men bidraget får inte gå till religiös verksamhet. 15 Verksamhetsplan Kort redogörelse för verksamhetsåret 2013 samt presentation av verksamhetsplanen för kommande år 2014/2015. 2013 - En utställningsmonter har uppförts utanför matsalen på Volvo PV där minnessaker som VUH fått genom åren placerats. - Lisa har tagit fram en presentation som kan användas för att berätta om VUH. Övriga större aktiviteter har benämnts under motet och gås inte igenom ytterligare. 2014 Verksamhetsmål: Identifiera och stödja utvecklingsprojekt i utsatta och fattiga områden. För att kunna stödja våra projekt på ett effektivt sätt är vår ambition att växa i medlemsantal och total bidragsnivå under verksamhetsåret 2014. Det hoppas vi kunna göra genom att fortsätta arbetet med ökad direkt interaktion med medlemmarna, t.ex. via besöksmöten, arbetet med VUH-ombud och Volvobolagens förmånsportaler. Planerade aktiviteter för verksamhetsåret presenteras. Förslag från Hans att bifoga aktivitetsmatrisen med protokollet godtages av styrelsen. Mathilda nämner Volvo Merchandise intresse för ett mer långvarigt samarbete.
8 (8) 16 Årsmötet avslutas Styrelsen tackar Sodexo för fika! Vid protokollet: Erika Bodehed Lisa Daleborn Justeringsmän: Eva Jacobsson Thomas Gustavsson