Riktlinjer Resor i tjänsten
Beslutsdatum och beslutsfattare 4 Omfattning 4 Värdegrund 4 Syfte/inriktning 4 Ansvar 4 Effektivitet/val av färdsätt 4 Uppföljning 5 Riktlinjer för tjänsteresor inom kommunen 5 Korta resor 5 Längre resor 5 Riktlinjer för fordon 5 Tjänstecykel 5 Tjänstebusskort 5 Bilpool 5 Tjänstefordon 5 Hyrbil 5 Taxi 5 Egen bil i tjänsten 5 Övrigt 6 Riktlinjer för förare 6 Säkerhet 6 Kompetens 6 Böter, tillbud, olyckor 6 Riktlinjer för parkering 6 Fördelning/administration 6 Tillfällig parkering 7 Riktlinjer för resor utanför kommunen 7 Res-fritt alternativ 7 Utbildningar, konferenser och möten 7 Resor kortare än 40 mil 7 Resor längre än 40 mil 7 Beställning av resor 7 Anslutnings- och destinationsresor för flyg eller tåg 7 Förmåner 7 Riktlinjer för resesamordnare 7 Central resesamordnare 7 Förvaltningarnas resesamordnare 7
Beslutsdatum och beslutsfattare Dessa riktlinjer ersätter tidigare Rese- och transportpolicy från 2006 (Kommunstyrelsen 1999-02-08 61). Riktlinjerna harmonierar med Luleå kommuns Miljöpolicy 2010, Arbetsmiljöpolicy 2003 och Inköpspolicy 2011. Omfattning Dessa riktlinjer avser planering och genomförande av alla tjänsteresor. Riktlinjerna omfattar alla medarbetare inom kommunens samtliga verksamheter och tillämpas även i kommunens majoritetsägda bolag. Värdegrund Utifrån Luleå kommuns gemensamma värdegrund om engagemang, ansvarstagande och kompetens ska dessa riktlinjer tillämpas genom att medarbetare: är engagerade i att hitta det bästa alternativet tar ansvar för de resor vi gör i tjänsten har kompetens om hur vi reser säkert och miljöanpassat Syfte/inriktning Luleå kommun ska framstå som en förebild inom arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljöarbetet. Vid samarbete och arrangemang med externa aktörer ställer vi krav på trafiksäkerhet och miljöanpassning av resor. Luleå kommuns inriktning är att resor ska: vara kostnads- och resurseffektivare Vi reser bara när det behövs. Tjänsteresor ersätts i så stor utsträckning som möjligt med telefon-, video- och webbkonferenser. Vi har en helhetssyn på våra resor så att de blir effektivare i förhållande till tid, ekonomi och energi. minska miljöpåverkan Tjänsteresor planeras och genomförs på ett sådant sätt att klimatpåverkan och andra 4 miljöfaktorer minimeras, till exempel genom val av färdsätt. vara säkra För en trygg och säker arbetsmiljö ska tjänsteresorna ske på ett trafiksäkert sätt med hänsyn till både resenärer och medtrafikanter, till exempel via utbildning av förare och trafiksäkra fordon. Ansvar Kommunchefen ansvarar för att dessa riktlinjer upprättas och utvecklas. Förvaltningschefer ska: Säkerställa organisation för efterlevnad och uppföljning av riktlinjer för resor. Chefer ska: Säkerställa att alla medarbetare känner till innehållet i riktlinjerna så att de har kunskaper om kostnadseffektivt, säkert och miljöanpassat resande och agerar därefter. Följa upp att riktlinjerna efterlevs. Medarbetare ska: Ansvara för att resor i tjänsten sker i linje med riktlinjerna. Förtroendevalda: Alla förtroendevalda som får ersättning för resor ansvarar för att resor i tjänsten sker i linje med riktlinjerna. Upphandlande verksamhet: Vid upphandling av andra uppdragstagare exempelvis konsulter, föreläsare med mera, ska kommunens inriktning för resor beaktas. Effektivitet/val av färdsätt Alla medarbetare har ett ansvar för att planera sina resor så att de så långt som möjligt lever upp till intentionerna i riktlinjerna. Pröva alltid om resan är nödvändig! Resor ska planeras och genomföras i följande steg.
Möjligheterna att genomföra ett möte som resefritt möte (video- och telefonmöte) ska övervägas innan beslut fattas om en resa. Resor ska planeras med så god framförhållning som möjligt. I de fall de tre olika inriktningarna kommer i konflikt med varandra beslutar ansvarig chef utifrån ett helhetsperspektiv. Vid beräkning av totalkostnad ska hänsyn tas till alla delar såsom transport, logi, arbetstid och restid. Bokningar och resor ska följa kommunens riktlinjer för tjänsteresor och vara godkända av närmaste chef. Uppföljning Verksamheterna ansvarar för att riktlinjerna efterlevs genom kontinuerlig uppföljning. En central uppföljning sker via intern statistik och uppgifter från leverantörer och redovisas årligen. Riktlinjer för tjänsteresor inom kommunen Korta resor Välj i första hand att gå eller cykla vid korta resor. I andra hand, åk buss. I tredje hand använd ett tjänstefordon. Bilresor i tjänsten ska i första hand ske med kommunens fordon. Längre resor Välj i första hand att åka buss och i andra hand ett tjänstefordon. Bilresor i tjänsten ska i första hand ske med kommunens fordon. Vid resa med bil ska samåkning eftersträvas. Riktlinjer för fordon Tjänstecykel Alla verksamheter bör erbjuda tillgång till tjänstecykel och hjälm. Tjänstebusskort Alla verksamheter bör erbjuda tillgång till tjänstekort för kollektivtrafik. Bilpool Bilpoolens fordon ska i första hand användas för resor inom kommunen eller till/från grannkommuner. Tekniska förvaltningen bygger upp bilpooler på uppdrag av förvaltningarna. Bilpoolerna kan tillhöra en verksamhet och delas av till exempel ett arbetslag eller tillhöra flera verksamheter belägna i närheten av varandra. Verksamheter som har en egen bilpool administrerar själv bokning. Vid behov ska Luleå kommuns handlingsplan Rutiner då alkolås aktiveras följas. Tjänstefordon Tjänstefordon är lämpligt när fordonen behöver specialutrustning och/eller för medarbetare som kör ofta i tjänsten. Tekniska förvaltningen beställer tjänstefordon på uppdrag av förvaltningarna. Alla tjänstefordon ska efter arbetsdagens slut parkeras på av arbetsgivaren anvisad parkeringsplats. Vid beredskap kan tjänstefordonet stå uppställd vid bostaden efter överenskommelse med arbetsgivaren. Tjänstefordonen får vid jour- och beredskap ej användas för privat bruk. Hyrbil Hyrbil är ett komplement till tjänstefordon. De ska användas vid tillfälliga behov av fler bilar och för tjänsteresor över ett dygn, exempelvis till andra kommuner. Hyrbilar bokas med avtalad leverantör. Taxi Taxiresor är i enstaka fall ett komplement till tjänstefordon. De ska användas vid tillfälliga och mer akuta behov av tjänsteresor lokalt. Egen bil i tjänsten Om andra transportmöjligheter inte bedöms som möjliga kan användande av egen bil övervägas. Arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön vid resor i tjänsten och de fordon som används ska vara trafiksäkra. Resor ska godkännas av närmsta chef för att ersättning ska betalas ut. Ersättning regleras genom centrala och lokala kollektivavtal. Fordonet bör 5
minst uppfylla nedanstående krav: huvudstöd och trepunktsbälte på de platser som används krockkudde på förarplatsen vara utrustad med förstahjälpen väska och varselväst Övrigt Vid alla resor med tjänstefordon ska utförlig körjournal skrivas. Tjänstefordon och hyrbilar får ej nyttjas för privat bruk. Resor mellan bostad och arbetsplats är privata resor och ska förmånsbeskattas om det sker med tjänstefordon. Undantag kan ske exempelvis om: chef bedömer det nödvändigt att medarbetare vid beredskap har tjänstefordon tillgängligt vid bostaden en enstaka tjänsteresa måste påbörjas från bostaden tidigt påföljande morgon bostadsorten passeras under hemresan och fordonet står uppställt vid bostaden för att återlämnas kommande morgon tjänstefordon får endast nyttjas när geografisk handlingsfrihet från bostaden är nödvändig, det vill säga när man inte vet var behov av tjänst kan uppstå tjänstefordon får inte nyttjas om beredskap innebär att medarbetaren snarast ska infinna sig på sin ordinarie arbetsplats Riktlinjer för förare Alla medarbetare ska genom sitt körsätt och övrigt beteende alltid vara förebilder i trafiken. Att följa gällande trafiklagstiftning är en självklarhet. Att framföra fordon i tjänsten innebär risker där arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar. Säkerhet Färden ska planeras så att det i förhållande till vägval, väglag och andra förhållanden finns tid för en säker färd och raster. Handsfree-utrustning ska användas vid telefonsamtal under färd. För att ringa upp rekommenderas att man stannar fordonet. För att använda cykel i tjänsten ska cykeln uppfylla trafiksäkerhetskrav och hjälm bör användas. Kompetens Alla medarbetare som kör mer än 1000 mil/ år i tjänsten ska utbildas. Medarbetare som regelbundet genomför tjänsteresor med bil, men under 1000 mil, bör genomgå utbildning i sparsamt körsätt/eco-driving och trafiksäkerhet. Personalkontoret ansvarar för att erbjuda utbildningsprogram och upphandlar utbildningen. Varje verksamhet ansvarar för att förarna utbildas. Böter, tillbud, olyckor Straffrättsliga påföljder och avgifter för överträdelser av trafiklagstiftning och liknande, till exempel böter för fortkörning, felparkering, betalas av medarbetaren. Alla tillbud och olyckor ska medarbetaren utan dröjsmål rapportera till arbetsgivaren. Allvarliga olyckor med personskador ska arbetsgivaren anmäla till Arbetsmiljöverket och Polisen. Riktlinjer för parkering Fördelning/administration Kommunens parkeringsplatser är avsedda för medarbetares behov kopplade till anställningen och inte som en boendeparkering. Medarbetare kan erhålla parkeringstillstånd, i mån av plats, mot löneavdrag. Respektive förvaltning/kontor beslutar om fördelning av parkeringstillstånd. Vid fördelning av parkeringstillstånd ska hänsyn tas till följande grupper: medarbetare med funktionsnedsättning som påverkar möjligheten att resa med buss eller cykla/gå till jobbet medarbetare som regelbundet använder privatbil i tjänsten på uppdrag av arbetsgivaren medarbetare med stort avstånd till arbetet och avsaknad av lämplig bussförbindelse medarbetare som är förälder till förskolebarn På parkeringstillståndet framgår anvisad parkeringsyta/plats. Dessa parkeringsplatser har eluttag för motorvärmare, är reserverade platser och belägna så nära entrén som möjligt vid varje kommunal arbetsplats. Även platser för cykelparkering är prioriterade parkeringsplatser. 6
Behov av parkeringstillstånd bör årligen ses över och eventuellt omprövas av respektive förvaltning. Tillfällig parkering Medarbetare som tillfälligt använder privatbil i tjänsten på uppdrag av arbetsgivaren kan få ett tillfälligt parkeringstillstånd för aktuell dag och parkering sker i mån av ledig plats. Sker tillfällig parkering mot avgift på annan parkeringsplats, ersätter arbetsgivaren kostnaden i enlighet med gällande avtal. Utdelning av parkeringstillstånd organiseras i närheten av respektive parkering. Riktlinjer för resor utanför kommunen Res-fritt alternativ Pröva alltid om resan är nödvändig och överväg alla alternativ som exempelvis telefonmöte, video- eller webbkonferens innan beslut fattas om att resa långt. Utbildningar, konferenser och möten När Luleå kommun arrangerar utbildningar, konferenser och möten bör de förläggas i kommunen. Inbjudningar och kallelser ska uppmana till samåkning. Resor kortare än 40 mil Resan bör i första hand ske med tåg eller buss, i andra hand med hyrbil. Resor längre än 40 mil Rean bör i första hand ske med tåg eller buss. Flygresor ska användas där tidsmässiga- eller praktiska skäl inte medger annat. Beställning av resor Resorna ska godkännas i förväg av närmsta chef. Beställning av resa görs av den resande. Alla beställningar av hotellrum, flyg, tåg, taxi med mera, görs hos den resebyrå Luleå kommun antagit som leverantör. Uppgifter på aktuell resebyrå och hur du går tillväga finns på kommunens intranät under rubriken resor. Resor ska bokas i god tid för att lägsta pris kan uppnås i så stor utsträckning som möjligt. Ändringar och avbokningar ska ske snarast. Anslutnings- och destinationsresor för flyg eller tåg Anslutningsresor görs i första hand med buss eller tåg och i andra hand med taxi. Resor på destinationsorten görs i första hand med kollektivtrafik och i andra hand med taxi. Förmåner All bonus och övriga förmåner som reseleverantör/hotell erbjuder tillfaller Luleå kommun. Riktlinjer för resesamordnare Central resesamordnare Central resesamordnare har huvudsakligen uppdraget att hålla kontakten med förvaltningarnas resesamordnare och kommunens resebyrå samt informationsutbyte däremellan. Det ingår även att upprätthålla aktuell reseinformation på kommunens intranät, föra kommunövergripande diskussioner med resebyrån och resesamordnarna samt ha hand om andra frågor som berör tjänsteresor. Förvaltningarnas resesamordnare Förvaltningarna ansvarar för att utse resesamordnare som har till uppdrag att vara ett stöd vid bokning av tjänsteresor, sprida rutiner och reseinformation inom den egna förvaltningen. De ska även lyfta frågor som uppkommer på den egna förvaltningen till central resesamordnare. Resesamordnarna ansvarar för uppföljning av förvaltningens resande på förvaltningens uppdrag. Resesamordnarna ska ansvara för den statistik som efterfrågas centralt gällande resor. 7