Handledning för utförare Jobbcoachning

Handledning för utförare Jobbcoachning Revisionshistorik... 2 Jobbcoachning... 3 Målgrupp för jobbcoachning... 3 Beskrivning av Jobbcoachning... 3 Omfattningen av tjänsten... 4 Informationen om jobbcoachföretagen... 4 Arbetsförmedlingen avgör behov av tjänst och därefter väljer den arbetssökande leverantör... 4 Kapacitetstak... 5 Placering av en arbetssökande... 5 Överenskommelse om start... 5 Gemensam planering... 6 Behov av tolk... 6 Om den arbetsökande får praktik... 6 Är det möjligt att förlänga placeringstiden?... 7 Vad händer om deltagaren önskar byta jobbcoach?... 7 Vilka anledningar finns att en placering upphör?... 7 Upphörande på grund av förhinder...8 Jobbcoachen lämnar slutredovisning...8 Ersättningsmodellen... 9 Startersättning... 9 Slutersättning... 9 Resultatersättning... 10 Granskning för resultatersättning... 10 Sekretess...11 Uppehåll i verksamheten... 12 Dokumentation, redovisning och återrapportering... 12 Ledigheter... 13 Försäkringar... 13 Arbetsförmedlingens uppföljningsansvar... 13 Avvikelserapportering... 14

Revisionshistorik Version Förändring Datum 1 Dokumentet publiceras 2012-01-01 2 Avsnitt avseende avvikelserapportering reviderat 2012-02-29 3 Avsnitt avseende Arbetsförmedlingens uppföljningsansvar och avvikelserapportering reviderat 4 Avsnitt avseende Omfattning av tjänsten, Arbetsförmedlingen avgör behov av tjänst, Vilka anledningar finns att en placering upphör samt Ersättningsmodellen är reviderade 2012-05-28 2012-07-05 2

Jobbcoachning Detta dokument är en sammanfattning och förtydligande till förfrågningsunderlaget och resterande del av avtalet. Målgrupp för jobbcoachning Tjänsten riktar sig till arbetssökande inskrivna på Arbetsförmedlingen som är i behov av ökad kunskap och ett personligt stöd för att bli framgångrika i sitt arbetssökande. Beskrivning av Jobbcoachning Tjänsten riktar sig till arbetssökande som är inskrivna på Arbetsförmedlingen och som är i behov av ökad kunskap och personligt stöd för att bli framgångrika i sitt arbetssökande. Tjänsten syftar till att öka den arbetssökandes möjligheter att komma till egen försörjning, detta genom att ge den arbetssökande förståelse för jobbsökarprocessen och konkreta verktyg för att söka arbete men även genom att matcha den arbetssökande mot arbetsmarknadens efterfrågan. Jobbcoachningen omfattar följande delar: Matchning Jobbcoachningen ska bidra till att öka deltagarens möjlighet att komma till arbete genom att deltagaren matchas mot arbetsmarknadens efterfrågan. Det innebär exempelvis att jobbcoachen ska finna rekryteringsbehov och sammanföra den arbetssökande med lämpliga arbetsgivare. Aktivt arbetssökande Under hela tidsperioden i jobbcoachning ska deltagaren vara aktiv med sitt jobbsökande och ha en återkommande kontakt med en jobbcoach för att få stöd. Jobbcoachen ska regelbundet ge deltagaren personlig återkoppling på dennes arbetssökande samt stödja och visa på konkreta möjligheter i det fortsatta arbetssökandet. Jobbsökarfärdigheter Jobbcoachningen ska förbättra den arbetssökandes färdigheter i att söka arbete. Detta sker genom att den arbetssökande får: - kunskap om hur man finner lediga tjänster, dels de som utannonseras via tidningar och på Internet men även de tjänster som inte annonseras öppet. - få stöd av jobbcoachen med att presentera sig i databaser för rekrytering inom lämpliga yrkesområden, 3

- öva muntlig presentation riktad mot potentiella arbetsgivare och träning inför anställningsintervjuer ingår också i jobbsökarfärdigheterna Jobbcoachen ska från början säkerställa att den arbetssökande har aktuella ansökningshandlingar, exempelvis CV/meritförteckning och ansökningsbrev. Den arbetssökande ska få god förståelse för hur man anpassar dessa ansökningshandlingar för olika tjänster och yrkesområden. Jobbcoachningen får inte innebära utredningsinsatser, medicinsk eller arbetslivsinriktad rehabilitering, terapeutiskt stöd eller utbildningsinsatser. Omfattningen av tjänsten Jobbcoachningen ska äga rum under normal arbetstid, dvs. dagtid under måndag till fredag. Deltagaren ska under den 3 månaders långa placeringstiden få minst 16 timmar jobbcoachning, varav minst en halvtimme per vecka ska ske enskilt i jobbcoachens lokaler. Övrig tid och antal mötestillfällen kommer deltagaren och jobbcoachen gemensamt överens om utifrån deltagarens behov av aktiviteter, vilket kan variera under placeringstiden. Tiden utöver denna individuella jobbcoachning kan ske i grupper 2-5 deltagare, via telefon eller videokonferens och liknande. Det är tillåtet med större gruppaktiviteter men detta räknas inte in i de 16 timmar för jobbcoachning. Informationen om jobbcoachföretagen På sidan Sök jobbcoach på arbetsformedlingen.se redovisas alla kontrakterade leverantörer för tjänsten. Där finner du även information gällande varje leverantör såsom exempelvis tjänstedeklarationen och kontaktuppgifter. Arbetsförmedlingen avgör behov av tjänst och därefter väljer den arbetssökande leverantör Arbetsförmedlingen gör först och främst en kartläggning av den arbetssökandes individuella förutsättningar och behov samt en arbetsmarknadspolitiskt bedömning. 4

Om det är fastställt att den arbetssökande kan ta del av tjänsten Jobbcoachning ska den arbetssökande själv välja vilken leverantör som denne vill använda sig av. Den arbetssökande kan välja leverantör i hela landet, de får dock själva stå för reskostnaden. Arbetsförmedlingen vare sig rekommenderar eller på annat sätt påverkar den arbetssökandes val. Dock kan Arbetsförmedlaren fungera som ett stöd för att den arbetssökande ska kunna göra ett väl underbyggt och aktivt val. Om den arbetssökande inte väljer själv så sker valet enligt så kallat ickevalsalternativ. Den arbetssökande kommer då att få den leverantör som är närmast belägen den arbetssökandes bostadsadress. För att finna det närmsta jobbcoachföretaget använder sig arbetsförmedlaren av funktionen Hitta närmaste i Sök jobbcoach. Om ickevalsalternativet används och det visar sig finnas fler än en leverantör på samma adress bör arbetsförmedlaren be den arbetssökande att göra ett aktivt val mellan de leverantörerna. Om inte det är möjligt måste en lottning genomföras av den lokala arbetsförmedlingen. Kapacitetstak Leverantörerna kan själva välja om de vill ha ett kapacitetstak eller inte. Om den kompletterande aktören har ett sådant och det är full beläggning ska den arbetsökande välja en annan leverantör som har lediga platser. Den arbetssökande kan inte ställas i kö. Placering av en arbetssökande Överenskommelse om start 1. Beslutsdag (arbetsdag 1) På den första dagen tar arbetsförmedlare beslut om placering hos en kompletterande aktör.startdatumet sätts fram 10 arbetsdagar. Meddelandet om placering skickas till den kompletterande aktören via post. Även den arbetssökande får ett placeringsmeddelande. 2. Startdag (arbetsdag 11) Senast startdagen ska det första mötet ske mellan den kompletterande aktören och den arbetssökande. En gemensam planering ska nu upprättas av jobbcoachen. 5

Gemensam planering Den kompletterande aktören ska upprätta en gemensam planering tillsammans med den arbetssökande. Detta ska ske i samband med ett personligt möte. Det är vid detta tillfälle som tjänsten anses påbörjad. En gemensam planering beskriver vilka aktiviteter som deltagaren ska ta del av och vad syftet med dessa aktiviter är samt det förväntade resultatet. Jobbcoachen ansvarar för att dokumentera planeringen och sända den till Arbetsförmedlingen för godkännande omgående, dock senast 5 dagar efter startdatum. Jobbcoachen ska lämna en kopia av den gemensamma planeringen till deltagaren. Det är först efter att arbetsförmedlaren godkänt gemensam planering som leverantören kan begära startersättning för deltagaren. Den arbetssökande bör ta med sig relevant dokumentation, däribland handlingsplanen från Arbetsförmedlingen. Om den arbetssökande inte överlämnar handlingsplanen till jobbcoachen ska jobbcoachen utgå från att normalt sökområde och fullt arbetsutbud gäller. Den gemensamma planeringen blir även ett underlag vid slutredovisning till Arbetsförmedlingen och ska sparas hos den kompletterande aktören till dess att ersättning inte längre kan begäras. Därefter ska planeringen makuleras eftersom de kompletterande aktörerna inte ska upprätta egna arkiv. Behov av tolk Om en leverantör av Jobbcoachning meddelar behov av tolk gör arbetsförmedlaren en bedömning om det finns ett sådat behov för den arbetssökande, och om det finns det så bokar arbetsförmedlaren en tolk enligt gällande rutiner och avtal Om den arbetsökande får praktik Det är Arbetsförmedlingen som beslutar om arbetspraktik. Jobbcoachen skall därför hänvisa den arbetssökande till Arbetsförmedlingen om den arbetssökande har frågor eller önskemål om arbetspraktik. 6

Om den arbetssökande får arbetspraktik under placeringstiden så forsätter jobbcoachningen med de veckovisa kontakterna via telefon eller elektroniska kontaktvägar fram till perioden upphör. Övriga planerade aktiviteter utgår. Är det möjligt att förlänga placeringstiden? Det är aldrig möjligt att förlänga tiden i Jobbcoachning. Är det så att deltagaren fortfarande önskar jobbcoachning efter att tidsperioden löpt ut ska arbetsförmedlaren återigen göra en bedömning huruvida det finns ett behov av jobbcoachning. Vad händer om deltagaren önskar byta jobbcoach? Tjänsten Jobbcoachning tillhandahålls enligt ett så kallat valfrihetssystem. Det innebär att deltagarna själva väljer leverantör, dessutom har de även möjlighet att byta leverantör om de så önskar. De kan välja leverantör i hela landet. Om deltagaren redan under första månaden av jobbcoachningen framför önskemål om byte sker det bytet inom samma placeringsbeslut. Har mer än en månad passerat så avbryts beslutet. Arbetsförmedlaren skall först och främst göra en bedömning om behovet av jobbcoach kvarstår och att inga andra insatser, tjänster eller program är att föredra för den arbetssökande. Därefter tas ett nytt beslut om jobbcoachning i 3 månader hos den nya leverantören. Vilka anledningar finns att en placering upphör? Jobbcoachningen kan upphöra av olika orsaker, exempelvis: - Får en anställning - Påbörjar studier - önskar byta leverantör av jobbcoachning - blir förhindrad från att ta arbete (exempelvis sjukdom, föräldraledighet etc) en längre tid, det vill säga att deltagaren under missa större delen av jobbcoachningsperioden. - Arbetsförmedlingen gör en bedömning att deltagaren har ett annat behov än jobbcoachning 7

- jobbcoachen och deltagare är överens om att Jobbcoachning inte är rätt tjänst för deltagaren. I detta fall ska jobbcoachen kontakta Arbetsförmedlingen. Den kompletterande aktören är skyldig att, tillsammans med den arbetssökande, försöka hitta lösningar som innebär att placeringen kan fullföljas. Om det inte lyckas ska en skriftlig motivering göras via e-post till ansvarig arbetsförmedlare. I samråd med Arbetsförmedlingen avbryts placeringen och den arbetssökande återgår till Arbetsförmedlingen för en ny planering. I alla ärenden som rör avbrott återkopplar arbetsförmedlaren till leverantören eftersom detta inte sker per automatik. Upphörande på grund av förhinder Vid en kortare tids förhinder är den arbetssökande fortsatt placerad hos den kompletterande aktören som gör löpande noteringar om att den arbetssökande är förhindrad. När den arbetssökande åter står till arbetsmarknadens förfogande återgår denne till den kompletterande aktören om inte placeringens slutdatum har passerats. Vid längre tids förhinder, exempelvis sjukdom, föräldraledighet och liknande, ska Arbetsförmedlingen göra en bedömning om det är lämpligt att avbryta den arbetssökandes placering hos den kompletterande aktören. Det inte är möjligt att förlänga tjänsten på grund av den arbetssökandes förhinder. Jobbcoachen lämnar slutredovisning När den arbetssökandes tid hos den kompletterande aktören börjar ta slut ska jobbcoachen och den arbetssökande gemensamt upprätta en slutredovisning. Slutredovisningen rapporteras in elektroniskt via webbstödet senast 5 arbetsdagar efter avslutat jobbcoachning. Arbetsförmedlaren godkänner slutredovisningen i webbstödet, om den inte uppfyller önskvärt innehåll avslås den och den återsänds till den kompletterande aktören för komplettering. Arbetsförmedlaren kontakter den kompletterande aktören och anger orsaken till underkännandet i och med att detta inte sker per automatik. 8

Notera också att den kompletterande aktören inte kan rapportera in slutredovisningen om inte arbetsförmedlaren godkänt den gemensamma planeringen. En slutredovisning ska lämnas in för samtliga deltagare. Det innebär att för alla de deltagare som leverantören sänt in en gemensam planering ska även en slutredovisning inkomma, detta oavsett om deltagaren fullföljt jobbcoachningen eller inte. Slutredovisningen ska sammanfatta deltagarens aktiviteter samt resultatet av dem. Den ska således ge en beskrivning av alla momenten i tjänsten, dvs. Matchning, Jobbsökarfärdigheter samt Aktivt arbetssökande. Ersättningsmodellen Startersättning En startersättning på 5 000 kr (exklusive moms) utgår till den leverantör som tar emot en ny deltagare. Ersättningen kan leverantören begära tidigast efter att en gemensam planering sänts in och att denna godkänts av arbetsförmedlaren. Startersättning betalas endast ut en gång per deltagare och placeringsperiod om deltagaren byter leverantör av jobbcoachning inom samma organisationsnummer. Slutersättning En slutersättning på 5 000 kr (exklusive moms) utgår till leverantören efter att jobbcoachningen upphör genom att: - Placeringsperioden om 3 månader är slut. - Arbetsförmedlingen tar beslut om avbrott innan placeringsperioden är slut på grund av att deltagaren fått arbete eller startat företag. - Arbetsförmedlingen gör bedömningen att deltagaren ska ta del av annat stöd hos Arbetsförmedlingen exempelvis en arbetsmarknadspolitiskt utbildning. För programmet Arbetspraktik ska dock inte jobbcoachningsperioden avbrytas i förtid. Slutersättning betalas inte ut då deltagaren bytt till annan leverantör. Slutersättning utgår först när jobbcoachen sänt in en slutredovisning och att denna godkänts av den ansvariga arbetsförmedlaren. 9

Resultatersättning En resultatersättning på 5 000 kr (exklusive moms) utgår till leverantören om deltagaren arbetat eller drivit eget företag utan stöd från Arbetsförmedlingen under 2 sammanhängande månader. Arbetet eller företaget skall motsvara den arbetssökandes önskade omfattning. Det innebär att den arbetsökande inte längre ska uppbära eventuell arbetslöshetsersättning. Arbetsgivaren som anställt deltagaren kan dock ta del av ekonomiskt stöd från Arbetsförmedlingen. Deltagaren ska ha tillträtt arbetet respektive startat eget företag senast 1 månad efter avslutad placeringsperiod. Begäran om resultatersättning kan göras först när jobbcoachen sänt in en slutredovisning och att denna godkänts av den ansvariga arbetsförmedlaren. Flera anställningar kan räknas ihop om de tillsammans innebär att villkoren uppfylls. Det får dock inte vara något uppehåll mellan anställningarna under de 2 månader som begäran avser. Endast en resultatersättning per deltagare och placeringsperiod betalas ut. Det innebär att det är den senaste leverantören som deltagaren var placerad hos som kan begära resultatersättning. Resultatersättningen betalas således inte ut om deltagaren har bytt till annan leverantör eller om deltagaren avbrutit placeringsperioden i förtid av annan orsak än arbete eller drift av företag. Granskning för resultatersättning Leverantören sänder in en begäran om resultatersättning först när deltagaren har arbetat alternativt drivit eget företag i 2 sammanhängande månader. Arbetsförmedlaren kontrollerar då att detta stämmer genom något av följande 2 sätt 1. Leverantören inkommer med skriftliga intyg. Intygen ska visa att deltagaren haft anställning eller drivit eget företag under 2 sammanhängande månader samt omfattningen motsvarar deltagarens önskade omfattning. Intygen ska vara originalhandling eller vidimerad kopia av original. Mall för Intyg om anställning finns att hämta på arbetsförmedlingens hemsida på sidan för blanketter för kompletterande aktörer. 10

I de fall som leverantören av olika skäl inte kan inkomma med intyg kan en annat sätt att verifiera ersättningen ske: 2. Arbetsförmedlaren kan kontrollera i Arbetsförmedlingens register om deltagaren gått till arbete i önskad omfattning för att kunna godkänna resultatersättning. Om det enligt registret framgår att den arbetssökande har arbetat tar Arbetsförmedlingen kontakt med deltagaren för att undersöka om arbete fortgått under de 2 månader leverantören hänvisar till. Se metodstödet för webbstödet Sekretess Aktuell lagstiftning finns att läsa i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Arbetsförmedlingen ska inte röja arbetssökandes personliga förhållanden och arbetsgivares eller arbetssökandes affärs- eller driftsförhållande om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller honom närstående lider men. Även uppgift om att den arbetssökande är placerad hos kompletterande aktör är sekretessbelagd. Att röja dessa uppgifter anses innebära men för den arbetssökande. Arbetsförmedlingen har trots detta rätt att lämna ut uppgifter till den kompletterande aktören dock inga andra uppgifter än de som krävs för att jobbcoachen ska kunna fullgöra sitt uppdrag. De uppgifter som omfattas av sekretess hos Arbetsförmedlingen är även förenade med tystnadsplikt för den kompletterande aktören. Tystnadsplikten innebär att uppgifterna varken får röjas eller utnyttjas utanför uppdraget. Tystnadsplikt gäller hos den kompletterande aktören genom det avtal som tecknats. Dock gäller inte tystnadsplikten i förhållande till Arbetsförmedlingens anställda. Den kompletterande aktören ska på begäran lämna ut information till Arbetsförmedlingen som har betydelse för Arbetsförmedlingens handläggning av det enskilda ärendet. Om någon annan än den arbetssökande själv vänder sig till den kompletterande aktören och begär ut uppgifter eller handlingar ur ett ärende som rör uppdrag från Arbetsförmedlingen, ska personen omgående hänvisas till Arbetsförmedlingen. Prövning av huruvida en sekretessbelagd uppgift får lämnas ut är myndighetsutövning och kan endast utföras av myndigheten själv. 11

Uppehåll i verksamheten Den kompletterande aktören ska leverera tjänsten kontinuerligt och ta emot de deltagare som Arbetsförmedlingen anvisar till dem utan dröjsmål. Detta innebär att den kompletterande aktören inte kan göra uppehåll i verksamheten, exempelvis för sommarledighet eller liknande. Om den kompletterande aktören av olika anledningar önskar vara ledig, exempelvis vid semester, sjukdom eller föräldraledighet måste denne anställa en vikarie eller anlita en underleverantör för att se till att tjänsten levereras enligt avtal. Om inte detta är möjligt så kvarstår endast möjligheten att säga upp delar av avtalet eller hela avtalet. Dokumentation, redovisning och återrapportering Den kompletterande aktören ska redan från början dokumentera verksamheten så att underlag finns för Arbetsförmedlingens löpande uppföljning av verksamheten. Kompletterande aktörernas dokumentation ska omfatta underlag för leveranskontroll och kvalitetsgranskning och kunna granskas mot inlämnade anbud. Kravet på dokumentation omfattar även överenskommelser med den arbetssökande och ska göras löpande under aktiviteternas genomförande. Den kompletterande aktören ska bevara upprättad dokumentation kring den enskilda deltagare under 6 månader efter att deltagaren avslutat sin aktivitet. Dokumentationen ska förvaras på sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av uppgifterna eller dokumenten. Senast 8 månader efter att deltagaren avslutat sin aktivitet ska den kompletterande aktören låta förstöra/radera all dokumentation rörande den enskilda deltagaren som inte genom tvingande lag måste bevaras. Med tvingande lag avses sådan lagstiftning som reglerar bokföringsskyldighet, redovisning eller liknade. Dokumentationen ska omfatta: redovisning av de aktiviteter som ingår i deltagarens planering inklusive innehåll och tidsomfattning. underlag för utbetalningar 12

underlag för gemensam planering och överenskommelser, genomgångna delmoment och aktiviteter, löpande anteckningar om händelser och iakttagelser, uppnådda mål och resultat Korrekt dokumentation, gemensam planering samt jobbcoachens löpande anteckningar, underlättar kontakterna med Arbetsförmedlingen och är ett underlag för slutredovisning och återrapportering samt överföring av information till Arbetsförmedlingen i det enskilda ärendet, exempelvis avvikelserapportering. Ledigheter Jobbcoachen kan aldrig bevilja den arbetssökande ledighet. Om den arbetssökande har önskemål om ledighet ska jobbcoachen informera Arbetsförmedlingen. Försäkringar De arbetssökande omfattas inte av någon försäkring när de deltar i Jobbcoachning. Den kompletterande aktören ska därför teckna en företagsförsäkring som täcker skador som den arbetssökande kan förorsaka hos kompletterande aktören. Arbetsförmedlingens uppföljningsansvar Ett beslut om en jobbcoachningsinsats syftar till att den sökande ska få ett förstärkt stöd i sitt arbetssökande. Den arbetssökande är under jobbcoachningsinsatsen fortfarande inskriven vid Arbetsförmedlingen som också har fortsatt ansvar bland annat för att följa upp att en arbetssökande som är anmäld till arbetslöshetskassan uppfyller villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Jobbcoachen får inte någon information om den arbetssökande är anmäld till arbetslöshetskassan eller inte. Därför ska jobbcoachen utgå från att den arbetssökande kan ha arbetslöshetsersättning. Jobbcoachen ska alltid rapportera eventuella avvikelser till Arbetsförmedlingen. Jobbcoachen ska föra löpande dokumentation över deltagarens aktiviteter inklusive frånvara från avtalade möten, uteblivna planerade telefonkontakter, utebliven planerad kontakt via e-post eller annan elektronisk kommunikationsväg. Den arbetssökande bör överlämna sin handlingsplan som upprättats tillsammans med Arbetsförmedlingen till jobbcoachen. Om inget annat följer 13

av handlingsplanen eller om den arbetssökande inte överlämnar handlingsplanen till jobbcoachen ska jobbcoachen utgå från att sökområdet är hela landet och alla yrkesområden som är möjliga med hänsyn tagen till deltagarens förutsättningar och kvalifikationer. Avvikelserapportering Arbetsförmedlingen har under hela placeringstiden hos jobbcoachen det fortsatta ansvaret för att följa upp om den arbetssökande uppfyller grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Därför är det viktigt att den kompletterande aktören omgående sänder en avvikelserapport vid de tillfällen då den arbetssökandes agerande leder till avvikelser från den överenskomna planeringen. Jobbcoachen ska informera Arbetsförmedlingen om den arbetssökande har uteblivit från besök eller underlåtit att kontakta jobbcoachen på tid som överenskommits. Jobbcoachen ska då omgående rapportera detta till Arbetsförmedlingen genom en avvikelserapport via webbstödet. Jobbcoachen ska också lämna en kopia av avvikelserapporten till den arbetssökande. Om den arbetssökande tackar nej till erbjudet arbete ska jobbcoachen lämna en avvikelserapport till Arbetsförmedlingen. Jobbcoachen ska också informera Arbetsförmedlingen om den sökande vill begränsa sitt sökområde utöver vad som framgår av handlingsplanen. Arbetsförmedlingen ska i ett sådant fall också göra en bedömning av om begränsningen ger anledning till underrättelse till arbetslöshetskassan. 14