Förvaltningsnamn Avsändare Minnesanteckningar från möte med Ledningsgruppen för samverkan Region Jönköpings län kommunerna i Jönköpings län Tid:, 13.00-15.00 Plats: Regionens hus, (fd Landstingets kansli), Husargatan 4 i Jönköping, sal C Närvarande: Mats Bojestig Ann-Marie Schaffrath Göran Henriks Ulla Henriksson Anders Åberg Anders Saldner Gun-Ann Öholm Jansson Gunnel Lundgren Sandra Widheimer Victoria Andersson (punkt 2) Carola Walfridsson (punkt 3 och 9) Frånvarande: Katarina Ståhlkrantz, Mats Spånberg Förslag till dagordning för dagens möte fastställs med följande tillägg; Semesterplaneringen. 1. Rapportering från de tre strategigrupperna Psykiatri/missbruk Ulla Henriksson informerar om arbetet i strategigruppen psykiatri/missbruk. Strategigruppen saknar fortfarande en ordförande. Mats Bojestig informerar om att ordförande Micael Edblom kommer till strategigruppens nästa möte. Ulla delger att strategigruppen informerats om deras stärkta mandat. Johan Björk informerade under senaste mötet att han ska sluta samt representanterna från regionen vidhåller att de önskar en höglandsrepresentant i strategigruppen. Mats Bojestig informerar om att Marie Proczkowska Björklund har rekryterats som ny chef i Jönköping för den länsövergripande verksamheten. Ulla delger att strategigruppen vid sitt senaste möte tittade på överenskommelsen och handlingsplan PRIO. Workshop kring brukarmedverkan kommer att genomföras efter sommaren. Iréne Josephson informerade om samordnad individuell plan (SIP) och överlämnade slutrapporten, ansvarig för spridning av slutrapporten är beställaren av rapporten. Iréne delgav även information om äldres psykiska hälsa samt att strategigruppen informerats om utredningen avseende en länsgemensam tillnyktringsenhet (TNE). Äldre Gunnel Lundgren informerar om arbetet i strategigruppen äldre. Strategigruppen har ägnat mycket tid åt handlingsplanen och nu kommer fokus ligga på att det blir verkstad av handlingsplanen och uppföljning av det arbete som genomförs.
Barn och unga Anders Åberg informerar om arbetet i strategigruppen barn och unga. Strategigrupen fick under sitt senaste möte information från analysgruppen om deras uppdrag och hur de kan stödja strategigruppen. Till nästa möte ska analysgruppen titta på mätbarheten på de mål som strategigruppen har satt upp. Marit Gustafsson delgav information om barns psykiska hälsa och en rapport kommer att delges ledningsgruppen. Mattias Vejklint informerade om utredningen avseende en länsgemensam tillnyktringsenhet (TNE) samt om det länsgemensamma arbetet med ensamkommande flyktingbarn och delgav resultat från en enkätundersökning. Anders Åberg informerar om att Svenska Dagbladet har publicerat en skrivelse som socialcheferna i Jönköpings län har formulerat angående statens ansvar vad gäller ensamkommande flyktingbarn. Skrivelsen skickades, utöver Svenska Dagbladets debattsida, även till regeringen. Gun-Ann delger att det är svårplanerat för kommunerna även vad gäller platser på skola och förskola för de ensamkommande flyktingbarnen. Anders delger att strategigruppen diskuterade gemensamma rutiner för avvikelsehantering. Gunnel informerar om att avvikelsehantering är gemensamt för alla strategigrupper. Samverkansgruppen för norra distriktet har tagit fram ett förslag på avvikelsehantering som finns tillgängligt via en länk. Anders Åberg anser att det borde finnas en länsövergripande lösning avseende avvikelsehantering. Mats Bojestig anser att alla tre strategigrupper får ge input till det förslag som finns och att beslut sedan tas i ledningsgruppen. Beslut: Ledningsgruppen beslutar att Anders Åberg mailar länken med förslaget avseende avvikelsehantering till Sandra som i sin tur vidarebefordrar den till strategigrupperna. 2. Rapportering avseende uppdraget säker informationsöverföring Victoria Andersson informerar om uppdraget säker informationsöverföring och visar bifogad powerpointpresentation. En lägesrapport delges avseende förstudien i Vaggeryds kommun respektive i Jönköpings kommun. I Vaggeryd har testperiod av Link pågått sedan 9 februari i år. Det finns fördelar och nackdelar med systemen och det är till största del tekniska lösningar som försvårat kommunernas användning. I Jönköping är en enkät ute nu med syfte att kartlägga användarnas uppfattning om olika system för informationsöverföring gällande vård och behandling. Primärvården är inte längre med i Meddix och det är en aspekt som tagits med i enkäten. Victoria informerar om att det ursprungliga uppdraget som Läns-LAKO beslutade om den 19 november 2013 innebär att hitta en kostnadseffektiv lösning avseende informationsöverföringen mellan huvudmännen. Arbetsgruppens uppdrag innebär att på ett så allsidigt sätt som möjligt utreda hinder i informationsöverföringen och åtgärder för att förbättra. Framför allt behöver följande tre områden prioriteras; Den dagliga informationsöverföringen mellan huvudmännen Digitalisering av SIP, samordnad individuell plan Tillgänglig läkemedelslista för kommunal HSL-personal
Slutrapporten kommer att innehåll följande; Redovisning av alternativa lösningsförslag för daglig informationsöverföring, med fokus på kostnadseffektivitet Resultat från förstudierna utgör en del i detta, men inte hela svaret Redovisning av befintliga lösningsalternativ för digitaliserad SIP Redovisning av lösning för tillgänglig läkemedelslista för kommunal HSL-personal Slutrapporten Kommer inte att ge rekommendation om vilket system som ska väljas för att lösa den dagliga informationsöverföringen eller en digitaliserad SIP. Mats Bojestig delger att uppdraget ursprungligen kom med anledning av en frustration avseende NPÖ och anser att det är viktigt att information om NPÖ och det som delges nationellt avseende NPÖ 2.0 kommer med i rapporten. Göran Henriks undrar hur det ser ut med kommunernas utveckling av dokumentation. Victoria informerar om att fyra av länets kommuner är på gång att producera till NPÖ och delger att slutraporten kommer att innehålla information om hur NPÖ fungerar. En delredovisning av förstudierna kommer att delges ledningsgruppen den 5 juni. Slutrapporten kommer att vara klar tidigast i höst med anledning av att resultatet från Vaggeryds kommuns test av både Link och Cosmic ska finnas med i rapporten. Vaggeryd bryter testet av Link innan sommaren och kommer efter det att påbörja testet av Cosmic. Anders Saldner poängterar att det inte handlar om rekommendation av vilket system som ska väljas, det är inte enbart en fråga om pengar. Gunnel delger att kommunerna till exempel inte kan ange riktade krav i sina upphandlingar om att det ska vara Cosmic. Mats anser att det kan finnas möjligheter för kommunerna att välja Cosmic, men även om alla kommuner skulle välja Cosmic är det en lång process innan alla kommuner skulle vara klara med ett införande av Cosmic. Göran undrar hur kommunerna arbetar med hälsokonto och Min journal på nätet och om det finns omvärldsspaningar på nya system. Anders Åberg informerar om att Jönköpings kommun är på gång och tittar på detta vilket kan innebära stora förändringar i kommunen. Anders Saldner delger att det handlar om ehälsa och att Carina Hellström har information om detta. Mats delger att ledningsgruppen vid förra mötet beslutade att det inte ska bildas en strategigrupp ehälsa men att det istället bildas en grupp med samma arbetsuppgifter. Den gruppen bör arbeta med omvärldsspaningen avseende system för arbetet med ehälsa. Om en stor kommun som Jönköping eller Stockholm väljer ett system är det troligt att hela Jönköpings län tvingas gå in i samma system. 3. Beslut avseende Strategi- och handlingsplan Äldre (diarienummer RJL 2015/674) Carola Walfridsson presenterar arbetet och strategigrupp Äldres förslag på strategi- och handlingsplan för halvårsskiftet 2015-2017 och visar bifogad powerpointpresentation. Information delges om strategigruppens uppdrag och om strategigrupp äldres tanke med att handlingsplanen ska avse en längre period än enbart ett år. Anledningen till att handlingsplanen ska avse en längre period är för att arbetet med genomförandet tar längre tid
samt att det är en fördel om strategi- och handlingsplanen avser samma tidsperiod som övriga överenskommelser och handlingsplaner som finns för målgruppen i avsikt att hålla samman pågående arbeten i samverkan exempelvis handlingsplanen äldre och läkemedel. Arbetet med handlingsplanen har utgått ifrån ledningssystemet där det framgår att Balansed Scorecard (BSC) ska användas, vilket är nytt, och arbetet har genomförts i samverkan med analysgruppen. Modellen är tänkt att kunna användas inom alla strategiområden och behöver fortsätta att förfinas, men det är en grund. Strategigruppen har arbetat med strategi- och handlingsplanen under en längre tid och bland annat inhämtat information och kunskap från tänkta nationell spaning med till exempel tänkta äldre överenskommelse mellan SKL och Socialdepartementet, länsdelarnas handlingsplaner, analysrapporten för länet samt chefsträffen i februari där chefer, äldre och analysgruppen var representerade. I strategi- och handlingsplanen konkretiseras arbetet genom strategi dokumentet som är den beskrivande delen och handlingsplanen en översikt genom de fyra perspektiv (BSC); medborgare och kund, process och produktion, lärande och förnyelse samt ekonomi. Varje perspektiv består av ett antal framgångsfaktorer (totalt 11 stycken) med tillhörande mål och aktiviteter, där utveckling och måluppfyllelse följs med hjälp av indikatorer som visar eller indikerar läget. Det har kommit åsikter avseende framtagandet och resultatet av handlingsplanen och Carola förtydligar att strategigruppen har förhållit sig till ledningssystemet och att BSC ska vara med, men det har framkommit åsikter om att strategigruppen ska använda sig av modellen påverkansdiagram och att framtagningen inte involverat äldre och hela strategigruppen. Gunnel delger att strategigruppen har involverat många i arbetet med handlingsplanen samt tagit med BSC och anser att det är viktigt. Mats delger att ledningsgruppen har diskuterat att strategigruppernas handlingsplaner ska fokusera på några få områden men anser att presentationen om hur de 11 framgångsfaktorerna går över i aktiviteter är riktigt bra. Det är viktigt att fokus nu handlar om att göra verkstad av handlingsplanen och inte på att göra om handlingsplanen. Göran delger att fokus inte bara ligger på sjuka äldre och anser att det kan förtydligas ytterligare i texten. Under rubriken Målgrupp anges att strategi- och handlingsplanen avser personer 65 år och äldre. Ulla anser att strategigruppen använt ett bra arbetssätt för sin handlingsplan, ett arbetssätt som även andra grupper kan arbeta med. Mats delger att det finns behov av att ta fram en mall för strategigruppernas arbete med kommande handlingsplaner och föreslår att en mall tas fram som förenklar arbetet med handlingsplanen och som utgår ifrån det arbetssätt som strategigrupp äldre arbetat efter, med syfte att strategigrupperna ska lägga mindre tid på att skriva och istället mer tid på att utföra arbetet. Göran delger att han har ett underlag som han förmedlar till Sandra för vidarebefordran till de som får uppdraget att ta fram mallen för arbetet med handlingsplanerna. Beslut: Ledningsgruppen beslutar att anta Strategi- och handlingsplan Äldre samt att en mall ska tas fram som förenklar arbetet med handlingsplanen och som utgår ifrån det arbetssätt som strategigrupp äldre arbetat efter.
4. Samverkan avseende hörhjälpmedel Mats Bojestig informerar om att underlaget om samverkan avseende hörhjälpmedel har reviderats något. Beslut: Ledningsgruppen beslutar att godkänna reviderat underlag om samverkan avseende hörhjälpmedel. 5. Tolkningsgruppens årliga sammanfattning av inkomna ärenden Gunnel Lundgren informerar om att tolkningsgruppen behöver ytterligare tid för att bereda de ärenden som inkommit och återkommer med en rapport vid nästa möte med ledningsgruppen. 6. Diskussion avseende brukarmedverkan Anders Saldner informerar om att FoUrums strategidokument för brukarmedverkan bland annat handlar om att definiera begrepp samt att det i FoUrums utvecklingsprojekt ska finnas med brukarmedverkan, den kunskapskällan ska beaktas i alla projekt och det ska beskrivas hur det arbetet genomförts i respektive projektet. Dokumentet ger stöd för att finna verktyg för arbetet med att stärka brukarmedverkan. Göran delger att det finns behov av en begreppsdefiniton och tycker att FoUrums strategidokument är ett strålande dokument. En diskussion förs i ledningsgruppen avseende brukarmedverkan, till exempel på vilken nivå som det ska finnas brukarmedverkan. Ska det finnas brukarrepresentanter i strategigrupperna? Gunnel delger att det är den aktuella frågan som avgör, men att det behöver finnas brukarmedverkan långt ner i organisationen för att det ska kallas för brukarmedverkan. Att bjuda in brukarrepresentanter till chefsdagarna är bra, men sedan behöver det ske i vardagen på olika nivåer och på olika sätt. Gun-Ann informerar om att skolan arbetar med brukarmedverkan i vardagen och att det sker ett strukturerat arbete i alla kommuner. Mats delger att det inom psykiatriområdet har funnits med representanter i stor utsträckning men att vi behöver hitta former för arbetet inom hela ledningssystemet avseende vem som ska vara med, på vilken nivå och på vilket sätt som de ska ha inflytande. Göran tycker att det finns behov av ett underlag för hur vi systematiskt arbetar med brukamedverkan, vi behöver ha vardagscasen och föreslår att vi tar med ett case till varje möte och delger varandra en berättelse om brukarmedverkan. Mats föreslår att det genomförs workshops med brukare som kan ge input på till exempel målen och inriktningen på strategigruppernas handlingsplaner. Gun-Ann anser att FoUrums strategidokument för brukarmedverkan är anpassat efter FoUrums arbetssätt och att det inte kan gälla alla. Anders Åberg förtydligar att dokument inte i första hand handlar om inflytande utan om evidensbaserad praktik och att ta till vara på brukarnas kunskap. Diskussionen fortsätter avseende brukarmedverkan och bland annat anges det att det är viktigt att det finns ett syfte med brukarmedverkan, det är viktigt med brukarmedverkan med syfte att ge input, vid målstyrningen och i uppföljningen, brukarrevision är bra och kan även ske på andra områden än missbruk, brukarmedverkan bör inte ske i ledningsgrupp och på styrelsenivå.
Workshops nämns som ett sätt för att arbeta med brukarmedverkan och Ulla informerar om att ny workshop kommer att genomföras i höst med syfte att följa upp frågan om hur brukarna själva vill att brukarmedverkan ska se ut. Politikerna behöver också involveras i arbetet med brukarmedverkan. Mats föreslår att ett uppdrag ges till tjänstemännen i de tre strategigrupperna med syfte att tänka ut en modell för brukarmedverkan och att de återkommer till ledningsgruppen med ett förslag. Anders Saldner delger att det är positivt om vi kan få handlingsplanerna att genomsyra brukarmedverkan och beskriva hur och på vilket sätt arbetet ska ske med brukarmedverkan. Modellen bör förtydliga att det är viktigt att brukarna får möjlighet att ge input till handlingsplanerna. Beslut: Ledningsgruppen beslutar att tjänstemännen i de tre strategigrupperna samt en representant från Qulturum tar fram förslag på en modell för hur strategigrupperna kan arbeta med brukarmedverkan, det är viktigt att brukarna får möjlighet att ge input till handlingsplanerna. Förslaget delges ledningsgruppen vid ett kommande möte. 7. Diskussion avseende ledningssystemet för samverkan Mats informerar om att ledningsgruppens arbetsgrupp har gett Sandra i uppdrag att revidera dokumentet som beskriver ledningssystemet för samverkan med utgångspunkt i de diskussioner som förts och beslut som tagits i ledningsgruppen avseende ledningssystemet. Det handlar bland annat om att formulera att arbetet inte längre ska vara kopplat till de olika länsdelarna. Ledningsgruppen kommer att delges underlaget till nästa möte. 8. Dagordning till nästa möte med Kommunalt forum, den 29 maj 2015 Förslag till Kommunalt forums dagordning den 29 maj avseende ärenden inom området Folkhälsa, sjukvård och omsorg har översänts till Agneta Jansmyr enligt nedan: Beslut att anta Strategi- och handlingsplan äldre Underlag om samverkan Region Jönköpings län och länets kommuner avseenden hörhjälpmedel Information med tema Barn och unga - Barn och ungdomshälsan - Familjecentralernas verksamheter - Barnahusverksamheten 9. Övriga frågor Semesterplanering Mats informerar om att Region Jönköpings län för en intensiv diskussion om semesterplaneringen med anledning av sjuksköterskebristen. Mats undrar om vi kan samplanera våra vårdplaneringar med en gemensam insats inför sommaren, en idé som han
har diskuterat med bland annat Ulla. Det handlar om att hitta ett arbetssätt för hur vi gemensamt kan planera för en trygg och säker inskrivning och hemskrivning. Mats delger att regionen skulle prioritera detta arbete väldigt högt och kan friställa personal för det. Gunnel informerar om att semesterplanering redan sker inför varje sommar och jul på länsdelsnivå. Mats anser att det finns möjlighet att förbättra arbetsprocessen och öka precisionen om vi kan samplanera våra vårdplaneringar. Kan vi sammankalla en grupp som tittar på detta tillsammans? Läkemedelslistan ska fungera, i hemmet är det viktigt att allt fungerar, vi behöver minska användningen av korttidsboendena m.m. Gunnel delger att det är viktigt att primärvården är med i detta arbete och Mats delger att primärvården har ett ansvar enligt betalningsansvarslagen. Ulla informerar om att det finns behov av att diskutera att det är rätt personer som möts, handläggarna är också med i vårdplaneringen och de måste också vara med i diskussionen. Ann-Marie delger att arbetet med gemensam vårdplanering finns beskrivet i Strategi- och handlingsplan Äldre. Idealet är att patienten kommer hem och att bedömning görs i hemmet och det kan behövas en processbeskrivning för hur det kan se ut i den bästa av världar. Vi har så olika bilder av hur det ska gå till och av den anledningen vore det bra om vi kan visa på en idealbild. Det finns kommuner i länet som arbetar med att göra vårdplanering i hemmet men ingen är redo att i dagsläget använda systemet fullt ut. Ledningsgruppen anser att det finns behov av att identifiera en långsiktig idealprocess för att effektivisera vårdplaneringen vid hemskrivning men det kan finnas svårigheter med att samla alla 13 kommuner och primärvård innan sommaren. Mats anser att vi behöver samla alla kommuner, Ulla och en kollega till Gunnel kommer att ha möjlighet att diskutera detta med sina kollegor under nästa vecka. Mats återkommer med besked på primärvårdsrepresentant. Beslut: Ledningsgruppen beslutar att en idealprocess för att effektivisera vårdplaneringen vid hemskrivning (en långsiktig) ska identifieras. En arbetsgrupp ska tillsättas. Carola Walfridson och representant från Region Jönköpings län och primärvård får i uppdrag att samordna en arbetsgrupp. Mats återkommer med namn på representant från regionen och primärvården inom två veckor. Mats Bojestig Ordförande Sandra Widheimer sekreterare