Solna 2015-01-26 Kvalitetsberättelse Polhemsgården 2014 Förenade Care AB driver sedan 2010-03-01 äldreboende för dementa på uppdrag av Solna Stad. Verksamheten består av 84 lägenheter fördelade på fyra plan med 21 lägenheter per plan. På plan fyra finns fem lägenheter som är korttidsvård och växelvårdsplatser. Polhemsgårdens demensboende har under 2014 haft en omsättning av boende med 20 personer. Omsättningen rör avlidna. På Polhemsgården arbetar sjuksköterskor och undersköterskor/vårdbiträden dygnet runt. Måndag till fredag finns verksamhetschef, stf verksamhetschef, arbetsterapeut, sjukgymnast samt vaktmästare på plats. Aktivitetsansvariga arbetar på schema och finns tillgängliga veckans alla dagar. Dagverksamheten Lyktan är öppen mellan klockan 08.00-16.00 på vardagar och omfattar 8 platser. Antalet besökare per dag har varierat under året. Inom Förenade Care och Polhemsgården har vi ett väl utvecklat kvalitetsarbete med en tydlig ram enligt ISO 9001, ISO 14001 samt OHSAS 18001. Vi arbetar med en tydlig struktur kring kvalitet och kvalitetsutveckling med tydliga mål, riktlinjer och ramar. Vi lämnar in en sammanställning på årsbasis till ledningen för Förenade Care. Vi beskriver väl vårt arbetssätt kring arbetsmiljö, kvalitetsarbete och miljöfrågor samt redogör för hur vi har arbetat med dessa frågor, där vi kan analysera orsakerna till eventuella uppkomna frågeställningar eller avvikelser. Vi arbetar även utifrån uppdragsgivarens mål och avtal samt uppföljning av verksamheten. Vilka vi på olika sätt presenterar och implementerar i verksamheten. Detta sker genom information på arbetsplatsträffar, planeringsdagar och via olika forum på verksamheten där både personal, boende och närstående samverkar. Riskanalys På Polhemsgården har vi under 2014 arbetat aktivt med att identifiera risker och tillbud för att på ett systematiskt sätt följt upp de risker och tillbud som har kommit till vår kännedom. Vi arbetar med ett avvikelseråd där samtliga tillbud och risker gås igenom och återkopplas till berörd personal. Avvikelserådet träffas en gång i månaden. Sjuksköterskorna arbetar dagligen med uppkomna avvikelserna om sådana förekommer. En patientsäkerhetsberättelse finns upprättad. I denna identifierar vi ev. risker inom verksamheten utifrån ett boendeperspektiv och konkretiserar hur vi åtgärdar de samma. Risker som analyseras: omgivningsanpassade åtgärder, Lex Sarah och Lex Maria, MTP, avvikelsehantering, läkemedelsfrågor, vårdhygien, palliativt omhändertagande, nutrition och munhälsa, dokumentation, riskbedömningar (fall, malnutrition, trycksår, elimination, agiterat beteende samt palliativ vård). Vi har tydliga rutiner och rutinbeskrivningar kring när, var och hur en riskanalys/riskbedömning ska göras och hur vi ska arbeta med detta utifrån handlingsplaner. Riskanalyser görs både ur ett boendeperspektiv och ett personalperspektiv och vi använder varför metoden för att komma fram till vad riskens egentliga grundorsak består av. Riskanalys och bedömning hos de boende: I samband med inflyttning görs en första genomgång av potentiella risker utifrån journaler, kontakt med den boende och/eller närstående och bedömningar utifrån vedertagna bedömningsinstrument så väl
som en subjektiv bedömning. Denna första bedömning utförs av sjuksköterska och para medicinsk personal. Efter 2 veckor ska riskbedömningen vara väl utarbetad med orsaksanalys, åtgärd samt uppföljningsdatum för resultat. Riskbedömningen förvaras sedan i en separat pärm med ev. handlingsplan. Riskbedömningen ska följas upp minst var 3:e månad och/eller oftare vid behov. Riskbedömningar ska lyftas och förankras på våningsmöte på respektive enhet. I samband med detta görs även en riskbedömning utifrån ett personalperspektiv. För att ta ett exempel kan man där det finns risk för fall hos den boende kan man även se en risk för obekväma arbetsställningar hos personalen. Till denna risk finns sedan en konkretiserad handlingsplan knuten. Där kan personal se hur man ska arbeta och vad man ska tänka på utifrån både ett boende och ett personalperspektiv. Vi arbetar även aktivt med tillbudsrapportering där vi analyserar händelser som kunde ha lett till skada och hur vi ska arbeta för att förhindra detta. Vi har även en månadsredovisning gällande medicinska avvikelser till Solna Stads Mas, Förenade Cares Mas samt vår läkarorganisation Familjeläkarna. Vid bedömd risk har man analyserat kring vilken karaktär risken har. Vi har sedan utifrån problematik lyft risk och analys av den i respektive forum där problematiken hör hemma. Gällande boenderisker i enskilt hem har dessa lyfts på rehabiliteringsmöten, gruppmöte och/eller på vårdplaneringar samt våra nya tvär professionella grupper som utvecklades ytterligare under 2014. Gällande risker för personal i samband med arbete hos den boende lyfter vi detta på arbetsmiljömöte, våningsmöte samt arbetsplatsträffar. Gällande risker av HSL-karaktär lyftes dessa på sjuksköterskemöten och möten med paramedicinsk personal. Vi har även ledningsgruppsmöte där vi tvärprofessionellt arbetar med händelser, brister och utveckling inom verksamheten. Återkoppling sker sedan på APT eller i de enskilda grupperna samt om behov finns även individuellt. Resultaten av riskanalyserna visar på bra uppföljning av boendes och personals miljö. Tillbudsrapporteringen behöver förbättras ytterligare då det fortfarande är för få som skriver tillbud. Uppföljning genom egenkontroll Vi har arbetat med olika uppföljningar och egenkontroller i olika ämnen så som basala hygienrutiner, HSL och Sol -dokumentation. Vi har även ett stort kvalitetsledningssystem som vi följer upp verksamheten med. Gällande egenkontroll av följsamhet av basala hygienrutiner kan jag se en större förståelse och kunskap hos omvårdnadspersonalen efter utförd utbildning. Vi lämnar ut egen självskattning av basala hygienrutiner 2 g/ år. Det genomförs även oanmälda hygienronder 2/år. Jag följer upp kunskapsbrister i egenkontroll blanketten tillsammans med resultaten av hygienronderna. Gällande granskning av den sociala dokumentationen ser jag fortsatta förbättringar. Våra anställda har blivit bättre på att skriva genomförandeplanen utifrån ett boendes perspektiv med den boendes/närståendes önskemål som huvudinriktning och mål. Man följer även gällande rutiner för uppdatering av genomförandeplan och dess innehåll. Vi har en dokumentationsansvarig för att säkerställa granskning och efterföljsamhet gällande riktlinjer och lagstiftning. Gällande granskning av HSL-journalerna ser jag en enorm förbättring i att använda vårdplaner som ett arbetsinstrument. Sjuksköterskan ordinerar vidare till omvårdnadspersonalen hur de ska/kan arbeta för att förebygga risk eller förbättra/åtgärda redan uppkommen händelse. Mas har under året genomfört journalgranskning av HSL-dokumentationen. Verksamhetschefen utför loggkontroller varje månad enligt ett fastställt schema. Loggkontrollerna visar på att
omvårdnadspersonalen ytterligare måste förbättra veckoanteckningarna det gäller såväl fast som timanställd personal. Gällande egenkontroll och uppföljningar av avvikelser, klagomål och rapporter om missförhållande analyseras dessa 1 ggr/månad på avvikelserådet. Man ser över ev. åtgärder och återkopplar detta på APT, våningsmöten, gruppmöten, SSK-möten och eller ledningsgruppsmöten. Gällande egenkontroll samt granskning av rutiner och riktlinjer reviderar vi dessa minst 1 ggr/år där vi kopplar ihop våra skrivna rutiner till gällande riktlinjer och lagstiftning. Dessa rutiner och ev. förändringar förankras sedan på APT eller på andra relevanta möten för rutinen. Vi arbetar inom företaget med anhörigundersökningar 1 ggr/år. där vi under 2014 uppnådde ett resultat med över 98 % nöjda närstående. Vi har i 2014 års nationella brukarundersökning erhållit ett något bättre resultat än föregående år. Vi kommer att under 2015 lägga in förbättringsområdena som mål där undersökningens resultat ligger till grund. Det framkommer klart och tydligt att det finns en enkät trötthet från många anhöriga. Regionchef genomför årliga kontroller av verksamheten efter fastställt schema. Områden som granskas är totalt 16 stycken och rör t.ex. omvårdnad, samverkan, avvikelser, hygien, dokumentation samt förebyggande arbete. Samverkan Vi har arbetat med samverkan inom vår egen verksamhet genom att fokusera på teamarbetet med den boende i fokus. Vi arbetar med att personalen ska utifrån den boende ha ett tvärprofessionellt perspektiv som baseras på respekt för den enskilde och dennes närstående samt med respekt för sina kollegor. Detta sker med hjälp av det värdegrundsarbetet som vi påbörjades under 2013. Vi samverkar med olika representanter ur Svenska Kyrkan eller andra trossamfund. Vi har haft sommarpraktikanter i verksamheten. Vi har samarbete med olika sjuksköterskeskolor och tar emot sjuksköterskestudenter. Vi har även undersköterskestudenter för handledning via gymnasieskolor. Vi samarbetat även med MedLearn för att kompetensutveckla vår personal via Solna Stad. Ett nytt samarbete som startade under 2014 var mot trädgårdsförening. Ett bra samarbete med Solna stads via nätverksmöten samt ett nära arbete med kvalitetsstaben utvecklar också verksamheten. Utredning avvikelser Vi arbetar för att förtydliga ansvar och lagstiftning gällande rapporteringsskyldighet kring missförhållanden eller risk för dessa genom att utbilda bl.a. i lagstiftningen kring Lex Sarah och Lex Maria. All personal får i samband med anställning en genomgång av lagstiftningen kring dessa områden. Vi har även utbildningstillfällen minst 2 ggr/år på våra arbetsplatsträffar. Vi har även utbildning inom detta område i samband med vikarie tillsättning. Samtlig personal informeras muntligt gällande Lex Sarah i samband med utvecklingssamtal 1 ggr/år. Vid dessa tillfällen skrivs även en ansvarsblankett under som visar att man har tagit del av denna information samt att man förstått vad informationen innebär. Vi har skriftliga rutiner kring rapportering och vi har även skriftlig information som delas ut i samband med anställning. Under 2014 har en vårdavvikelse utretts. Utredning visade inte på några brister rörande omvårdnaden och samtliga kontakter med ansvarig läkare rörande fallet har sköts korrekt.
Klagomål och synpunkter De frågor och synpunkter som inkommit har främst handlat om omvårdnad samt maten. Alla ärenden har hanterats skyndsamt och de flesta har varit nöjda med den återkoppling de fått. Vi har fått mycket positiv återkoppling från anhöriga/närstående gällande personalens bemötande. Vår egen enkätundersökning resulterade i 100 % nöjda anhöriga/närstående. Arbetsmetod: Vi arbetar aktivt med de synpunkter och klagomål som kommer in. Antingen kan detta göras via vårdplaneringar och/eller via enskild kontakt. Återkoppling sker alltid första vardagen efter att klagomål kommit till vår kännedom, samt återkoppling i hela ärendet sker inom en vecka. Samverkan med kunder och närstående Närstående har bjudits in till vårt förtroenderåd där vi har diskuterat framtida utvecklingsplaner och förbättringsförslag. På förtroenderådet deltar 1 representant per våning samt kontaktpolitiker. Vi har under hösten fått fram en bra grupp som arbetar inom rådet. Nya förslag har inkommit om hur vi skall nå närstående, bland annat förslag om en informations TV i vår entré. Denna kommer bl.a. att visa på de olika aktiviteterna som sker på boendet. Arbetet med detta är påbörjat men det kvarstår en del insamlande av materialet innan vi kan gå igång. Beräknas vara klart under första kvartalet 2015. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Vi har inom verksamheten en kvalitetsansvarig samt internrevisorer inom varje personalkategori. Dessa arbetar med utveckling av kvalitet och kvalitetsarbete inom verksamheten. Vi arbetar med rutiner, rutinavvikelser och förbättringsförslag som inkommit inom verksamheten. Vi lyfter sedan dessa på APT där vi gemensamt arbetar med utformning och åtgärder. Vid revisioner intervjuas personalen och får beskriva hur de arbetar och vilka förbättrings åtgärder som kan vidtas. Dessa överförs till rutiner eller handlingsplaner om så behövs. Vi kommer att lägga projektplaner inom några specifika områden 2015 detta för att se om det är en bra arbetsmetod. Psykosociala enkäter lämnas ut minst 1g/år till samtlig personal. I dessa efterfrågas bland annat personalens välmående samt önskan kring ev. förbättringar. Resultatet analyseras sedan på ledningsgruppsmöte, kvalitets möten samt APT. 2014 visade på 86 % nöjda medarbetare. Vid resultat under 75 % nöjdhet skrivs en handlingsplan. Personalen har olika ansvarsområden detta för att öka delaktigheten samt för att säkerställa och utveckla kvaliteten ur varje personalgrupps synvinkel. Kvalitetsdeklarationerna lämnas ut till alla i samband med inflyttning, detta för att både den boende samt närstående ska ta del av informationen i deklarationen. Deklarationen lyfts sedan på APT två gånger om året samt på planeringsdagar.
Händelser av betydelser En ny sjuksköterska har anställts under hösten för att kunna lägga ännu större fokus på utbildningar till omvårdnadspersonalen. En Silviasjuksköterska har även rekryterats till verksamheten. Vi har även extern handledning för våra sjuksköterskor detta för att stärka gruppen och samarbetet. Utbildningsinsatser Undersköterskor: Vi har under 2014 lagt stort fokus på hygien och kost. Vi har även via omvårdnadslyftet kompetenshöjt 4 anställda till undersköterskor. En är idag äldre specialist undersköterska. Tre personer har genomgått utbildning gällande BPSD registret. Fokus under 2014 har också legat på att utveckla team möten. Detta för att utveckla gruppens omhändertagande av de boende. Under dessa möten talas det mycket om personcentrerad omvårdnad. Ledningsgruppen har tillsammans med regionchef och övrig ledning arbetat för att öka samarbetet mellan grupperna samt för att öka delaktigheten och egenansvaret, Fortsatt arbete har även legat på schemaplaneringen för att säkerställa en större kontinuitet och en större trygghet för de boende. Vi ser via uppföljningen av verksamheten att utvecklingen gått framåt på många punkter. Vi kan även se vilka punkter vi utvecklat och fått bra resultat på i uppföljningen från kvalitetsstaben. Denna visar även på de punkterna/områden vi behöver förbättra/utveckla och arbeta med under 2015. Vi har inte haft någon boende/närstående som begärt kompensation i samband med klagomål. Allt ovanstående arbete gäller även dagverksamheten Lyktan och dess personal då de ingår i verksamheten. Maith Österman Verksamhetschef Förenade Care