FLYG 075/96 Sida 1 (7) 6. DOKUMENTATIONSSTÖD INNEHÅLL 6. DOKUMENTATIONSSTÖD... 3 6.1 ALLMÄNT... 3 6.2 UPPDATERING... 4 6.2.1 Allmänt... 4 6.2.2 Informativa dokument... 4 6.2.3 Direktiva dokument... 4 6.3 FRAMTAGNING AV NYA DOKUMENT... 4 6.3.1 Allmänt... 5 6.3.2 Dokumenttyper... 5 6.3.3 Dokumentkrav... 5 6.3.4 Analys- och specifikationsarbete... 5 6.3.5 Dokumentproduktion... 6 6.3.6 Gransknings- och ändringsverksamhet... 6 6.4 ARKIVERING... 7
FLYG 075/96 Sida 3 6. DOKUMENTATIONSSTÖD Syfte och inriktning på kapitel 6: I det här kapitlet ställs krav på att leverantören skall vara beredd att mot särskild beställning leverera det dokumentationsstöd som av FMV bedöms bli aktuellt för upphandlingsobjektet under dess vidmakthållandefas. Dokumentationsstödet kan omfatta: Uppdatering av befintliga dokument Produktion av nya dokument Arkivering av original till dokumenten. Observera att det i detta kapitel inte ges några detaljerade anvisningar för hur kravspecifikationer för upphandling av dokumentationsstöd skall utformas. Däremot ges anvisningar för kravställande på hur FMV skall säkerställa att under objektets driftskede kunna beställa önskat dokumentationsstöd. När FMV beställer dokumentationsstöd är det lämpligt att kraven därvid specificeras enligt de principer som anges i Teknisk Specifikation kapitel 9. DOKUMENTATIONSKRAV och i Verksamhetsåtagandet kapitel 9. DOKUMENTFRAMTAGNING. 6.1 ALLMÄNT Ange övergripande vad dokumentationsstödet kan komma att omfatta, exempelvis: Vilka typer av dokument som leverantören skall vara beredd att uppdatera Vilka typer av dokument som leverantören skall vara beredd att nyproducera och hur produktionsprocessen i stort skall se ut Vilka dokument som leverantören skall vara beredd att arkivera, krav på arkivutrymmen, hur FMV skall ha tillgång till arkiverat material, etc.
FLYG 075/96 Sida 4 6.2 UPPDATERING 6.2.1 Allmänt I detta avsnitt specificeras krav på uppdateringsuppgifter för olika typer av dokument för upphandlingsobjektet under dess vidmakthållandefas. Ange vilka typer av åtaganden som ingår i begreppet uppdatering, t ex: Rättning till följd av produktändringar eller modifieringar Kompletteringar till följd av tillkommande funktioner hos produkten Kompletteringar till följd av erfarenheter som vunnits under produktens användning. 6.2.2 Informativa dokument Ange vilka typer av informativa dokument som leverantören skall vara beredd att uppdatera. Med informativa dokument avses beskrivningsdokument, ritningar, installationsdokument, reservdelskataloger, förnödenhetsdataunderlag, sats- och tillbehörslistor, reservmaterielunderlag. Dela upp de olika dokumenttyperna i enskilda dokument om så är nödvändigt. Ange också om leverantören skall göra uppdateringarna fram till färdiga dokument, som manuskript eller endast som underlag. 6.2.3 Direktiva dokument Ange vilka typer av direktiva dokument som leverantören skall vara beredd att uppdatera. Med direktiva dokument avses användar- och handhavandeföreskrifter, säkerhets- och skyddsföreskrifter, underhållsplaner, underhållsföreskrifter, transport- och lagringsföreskrifter, installationsanvisningar. Dela upp de olika dokumenttyperna i enskilda dokument om så är nödvändigt. Ange också om leverantören skall göra uppdateringar fram till färdiga dokument, som manuskript eller endast som underlag. 6.3 FRAMTAGNING AV NYA DOKUMENT I detta avsnitt anges krav på dokumentationsstöd från leverantören vid komplettering och nyproduktion av dokument för upphandlingsobjektet under dess vidmakthållandefas.
FLYG 075/96 Sida 5 6.3.1 Allmänt Ange under vilka betingelser det kan bli aktuellt att befintliga dokument får mera omfattande kompletteringar eller att helt nya dokument produceras. Exempel på sådana betingelser kan vara att produkten genomgår en större modifiering eller REMO, att materiel tillkommer, att drift och underhåll skall bedrivas på annat sätt eller med andra personalkategorier än vad som ursprungligen varit meningen, etc. 6.3.2 Dokumenttyper Ange vilka dokumenttyper eller dokument som leverantören skall vara beredd att omfattande komplettera eller att nyproducera. Ange också vilken förädlingsgrad som krävs på dokumenten. Exempel på förädlingsgrad är manuskript, originalutgåva och mångfaldigad originalutgåva. 6.3.3 Dokumentkrav Ange på ett övergripande sätt vilka dokumentkrav som kommer att gälla för omfattande komplettering eller för nyproduktion av aktuella dokument. Exempel på övergripande dokumentkrav är: FMV dispositionsrätt till producerade dokument Språk för de olika dokumenten Normer och standarder som skall gälla för de olika dokumenten Kvalitet på dokumenten så att de kan läsas och reproduceras utan att förlora i läsbarhet Dokumentationsmedia för de olika dokumenten Digitalisering av dokumenten enligt FMV CALS-policy/-standard. För detaljerade krav på nyframtagna dokument refereras till Teknisk Specifikation, kapitel 9. DOKUMENTATIONSKRAV. 6.3.4 Analys- och specifikationsarbete Ange att leverantören skall vara beredd att utföra erforderligt analys- och specifikationsarbete vid framtagning av nya dokument. Detta krav gäller speciellt om dokument skall göras för helt nya målgrupper eller om dokumenten skall struktureras på annat sätt än enligt tidigare praxis. I analysen skall
FLYG 075/96 Sida 6 framförallt målgrupper klarläggas, liksom informationsmålen, dokumentens innehåll och användningssituationerna för de olika dokumenten. Resultatet av analysen skall resultera i dokumentspecifikationer för respektive typ av dokument där analysresultaten sammanfattas. 6.3.5 Dokumentproduktion Ange att leverantören skall vara beredd att inom en viss tid efter det att beställning av dokumentationsstöd lagts presentera en plan för aktuell dokumentproduktion. FMV skall ha rätt att yttra sig över planen och ha rätt att göra de ändringar som fordras för att åtagande och leveranstid skall uppfyllas och innehållas. I planen skall bl a följande redovisas: Vilka dokument som skall produceras. Vilka delaktiviteter som ingår i arbetet, t ex analys- och specifikationsarbete, faktainsamling, manusproduktion, produktion av grafiska mallar, bildproduktion och hur delaktiviteterna övergripande skall genomföras Vilka kvalitetssäkringsåtgärder som leverantören skall vidta för att säkerställa att dokumenten får en tillfredsställande kvalitet Hur leverantören avser säkerställa kvaliteten på dokument och dokumentationstjänster levererade av underleverantörer. Ange att leverantören även skall ta med eventuella underleverantörers dokumentarbete i planen för dokumentframtagning. Se även Verksamhetsåtagande (VÅ) kapitel 9. DOKUMENTFRAMTAG- NING. 6.3.6 Gransknings- och ändringsverksamhet Ange hur gransknings- och ändringsverksamhet skall genomföras för nya dokument som beställts. Ställ speciellt krav på FMV:s medverkan i denna gransknings- och ändringsverksamhet. Exempel på FMV granskningsverksamhet kan därvid vara: Granskning av analysresultat och specifikationsframtagning/specifikationer Genomläsning av manus eller delar därav
FLYG 075/96 Sida 7 Praktisk användning av manus i utbildningsverksamhet Viss provperiod för dokument på förband Slutgranskning av original som är klara för mångfaldigande. 6.4 ARKIVERING Specificera i aktuella fall de arkiveringstjänster som FMV avser att anskaffa från leverantören, t ex arkivering av originalhandlingar, arkivering av överutgåvor, etc. Ställ krav på arkivutrymmens fysiska utformning för att säkerställa t ex brandsäkerhet, säkerhets-/sekretesskydd mot obehörig åtkomst, etc. Ställ även krav på att arkiverat material skall förtecknas och dessutom inventeras med lämpliga intervaller. Ange vilka regler som skall gälla för FMV åtkomst till arkiverat material och vilka regler som skall gälla för att materialet skall få användas för andra ändamål än de ursprungligen avsedda. Ställ krav på att dokumentation med anknytning till objektet/systemet skall arkiveras på ett systematiskt och säkert sätt minst X antal år (10 år) eller under objektets/systemets planerade livslängd i Sverige. Detta skall gälla såväl leverantören som dennes underleverantörer.