Regionstyrelsen Lars Blixt Verksamhetscontroller 040-675 36 38 Lars.Blixt@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2015-10-08 Dnr 1500767 1 (7) Regionstyrelsen Investeringar 2015 - uppgradering Melior Ordförandens förslag 1. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att starta ett projekt med inriktning att konsolidera de befintliga journalsystemen Melior och PMO genom uppgradering av Melior som benämns Melior+. 2. Regionstyrelsen godkänner som en del av detta, finansiering ur regionstyrelsens investeringsramar av den immateriella investeringen Melior+ med sammanlagt 55 Mkr fördelat med 15 Mkr 2015 ur regionstyrelsens investeringsram, och 30 Mkr 2016 och 10 mkr 2017 ur hälso- och sjukvårdens investeringsram för utrustning och att återkomma med en samlad bild av investeringen senast 2016-06. Sammanfattning har genom åren genomfört omfattande konsolideringar av informationssystemen inom hälso- och sjukvården vilket innebär att de generella journalerna finns i två olika system. Långsiktigt bedrivs ett arbete tillsammans med Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen benämnt 3R med målet att skapa ett gemensamt vårdinformationssystem för hälso- och sjukvården. Livslängden på de befintliga systemen är begränsad och bedömningen är att behöver genomföra ytterligare intern konsolidering innan den långsiktiga lösningen är på plats. Förslaget är att genomföra detta som en uppgradering av ett av de befintliga systemen, Melior. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2015-10-08 C:\pactdok\Regionstyrelsen\2015-10-08\Investeringar 2015 - uppgradering Melior\1500767-U3 RS_Beslutsförslag.docx Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Rådhus Skåne, Västra Storgatan 12 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: www.skane.se
Datum 2015-10-08 2 (7) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget har genom åren genomfört omfattande konsolideringar av informationssystemen inom hälso- och sjukvården. Som en del av förnyelsearbetet inom startade ett arbete med visionen en patient - en journal. Inriktningen på arbetet blev att skapa en gemensam journal för öppenvård och habilitering- och hjälpmedel och en gemensam journal för specialistvården med ambitionen att de två systemen skulle kunna kommunicera med varandra. För öppenvården startade en upphandling under hösten 2008 och vinnande anbud blev systemet PMO. Upphandlingen blev överklagad vilket gjorde att avtalet kunde tecknas först 2010. Utrullningen av systemet startade 2012 och var fullt genomförd tidigt 2014. Genomförandet av PMO innebar en investering om knappt 90 miljoner kronor som är bokförd som en immateriell tillgång med kvarvarande livslängd till början av 2019. För specialistvården gjordes valet att fortsätta utveckla det journalsystem som använts sedan början av 90-talet, Melior, dels genom att uppgradera till en ny gemensam version och dels genom att konsolidera de olika databaser som då fanns till en gemensam. Utvecklingen startades redan 2009 men var i drift först 2013. Utmaningen för projektet var dels teknisk då ingen annan installation i Sverige fanns med så många användare, (8 000), i en gemensam databas och dels att verksamheten skulle börja arbeta med en regiongemensam journalstruktur och förvaltning. Genomförandet av uppgraderingen av Melior innebar en investering om knappt 40 miljoner kronor som är bokförd som en immateriell tillgång med kvarvarande livslängd till början av 2018. Utöver dessa två huvudjournalsystem finns ytterligare cirka 100 för- och stödsystem inom hälso- och sjukvården då inget av de existerande huvudjournalsystemen löser mer än en bråkdel av verksamhetens behov av IT-stöd. Långsiktigt bedrivs ett arbete med Stockholms läns landsting och Västra Götalandsregionen benämnt 3R med målet att skapa ett gemensamt vårdinformationssystem för hälso- och sjukvården som täcker in stora delar av de behov av systemstöd som finns inom hälso- och sjukvården. För detta finns i investeringsbudgeten avsatt 900 miljoner kronor under åren 2017 till 2019. Den bedömning som Medicinsk serviceförvaltningen nu gör är att arbetet med 3R kommer ta ytterligare längre tid beroende på komplexiteten i uppdraget och de olika skeden som de ingående parterna befinner sig i avseende konsolideringsarbete. De befintliga journalsystemen i har båda problematik som på sikt behöver åtgärdas. Melior är ett stabilare system än PMO med ungefär
Datum 2015-10-08 3 (7) en tredjedel av de systemstörningar som PMO uppvisar. När det gäller gränssnitt är PMO:s användare mer positiva än de som använder Melior. Det största problemet är dock att informationsutbytet mellan de två systemen inte fungerar så bra som var tänkt och framförallt att PMO:s tekniska uppsättning gör att databasen dels inte tillåter utveckling och dels inte räcker till. När PMO sattes upp innebar det en konsolidering av dels fem interna system till ett och dels en mängd journaler som fanns hos privata vårdgivare ingående i hälsovalssystemet. I samband med detta valdes att migrera den historiska informationen från de tidigare systemen till PMO vilket innebar att en mycket stor mängd data kom att finnas i databasen från början. Då databasen har begränsningar i sin uppsättning finns det en slutpunkt för när databasen kan ta emot mer data. En annan problematik med PMO är den långa tid som gick från det att det upphandlades till det att det var fullt i drift. Den tekniska plattform som systemet är byggt på har hunnit bli omodern och utvecklings- och integrationsmöjligheterna med andra system är mycket begränsade. Leverantören utvecklar inte systemet längre. Detta sammantaget gör att bedömningen är att systemets livslängd högst är till början av 2019 och att det utifrån den tid som ett utbyte av system tar finns ett starkt behov av att starta en sådan process redan nu. Till detta skall läggas att trots flera försök ännu inte har ett fungerande elektroniskt remiss- och svarssystem. Genom åren har medel avsatts för dels utveckling av en modul i samarbete med Siemens för allmänkonsultationsremisser och för labmedicinska remisser och dels med system specifikt för labmedicinska remisser. Dessa försök har av olika skäl misslyckats vilket innebär att som ett av få landsting fortfarande har en manuell hantering av remissflödena. Detta genererar mycket administrativt arbete inom s egen produktionsapparat och för de privata vårdgivare som anlitar. Avsaknaden av elektroniska remisser ökar ledtider och skapar en risk att papper försvinner på vägen. Flera större investeringar de senaste åren såsom LIMS (laboratory information management system) inom labmedicin och rörpostanläggningarna på SUS Lund och CSK förutsätter ett elektroniskt remiss- och svarssystem för att kunna utnyttjas fullt ut. Leverantören av Melior, Siemens, avyttrade sin division med inriktning på IT-lösningar för sjukvård, i augusti 2014 till det amerikanska bolaget Cerner. I samband med detta återupptogs diskussioner om att slutleverera ej levererad och avtalad remiss och svars lösning. Cerner utlovade då att leverera den standardprodukt som de tillhandahåller till sina andra kunder. Detta kräver uppgradering av nuvarande tekniska plattform för Melior. Utifrån detta har ett förslag tagits fram som innebär en konsolidering av befintliga journalsystem till ett, ett remiss- och svarssystem för labmedicin, allmänkonsultationer och röntgenremisser och ett beställningssystem för läkemedel. Lösningen går under benämningen Melior+. En sådan lösning kan ses som ett steg på vägen till den än mer omfattande lösning som eftersträvas i 3R-samarbetet och innebär att delar av det arbete som Region
Datum 2015-10-08 4 (7) Skåne har åtagit sig att göra inom ramen för 3R görs inom ramen för Melior+. En skattning av resursbehov har genomförts med Cerner utifrån den erfarenhet de har sedan tidigare projekt. Skattningen är övergripande och kommer att detaljeras i högre utsträckning och med större precision när en projektorganisation etablerats och arbetet med projektet kommit igång. Installation av uppgraderad plattform är beräknad till ca 55 mkr. Utöver detta tillkommer utgifter för databasuppsättning, utrullning av installationen, utbildningsinstaser mm. Det är i detta skede inte möjligt att precisera hur mycket de totala insatserna kommer att stanna vid, det är något som projektet får återkomma med. En bedömning är dock att projektet totalt kommer att ha en resursförbrukning mellan 100-200 miljoner kronor fördelat på investering och utbildning som hanteras som en resultatpost. I detta skede föreslås dock att medel avsätts för de 55 miljoner kronor som avtalet med Cerner preliminärt innebär, fördelat med 15 mkr 2015, 30 mkr 2016 och 10 mkr 2017. I förslag till budgetdirektiv för 2016 finns avsatt medel för vårdinformationssystem från och med 2016 inom ramen för hälso- och sjukvårdens utrustningsinvesteringar. Förslaget innebär att investeringen under 2015 finansieras ur regionstyrelsens investeringsram och för 2016 och 2017 ur hälso- och sjukvårdens investeringsram. Mkr 2015 2016 2017 Regionstyrelsens investeringsanslag 170 Investeringsram hälso- och sjukvården utrustning* 876 876 Hittills fördelat 92 42 0 Förslag utökning ram fastighetsägarinvesteringar** 36 Förslag utrustning rättspsykiatri*** 39 Förslag Melior + 15 30 10 Kvar till regionstyrelsens förfogande 27 804 866 *Investeringen finansieras from 2016 ur HS investeringsram för utrustning ** RS förslag om komponentredovisning justering ram fastighetsägarram 2015-10-08 *** HS utrustningsram inkl. beslutsförslag om utrustning RPC 2015-10-08 Förutsatt beslut startar projektet under hösten 2015. En första installation bedöms finnas på plats andra kvartalet 2017 och en fullständig installation är klar 2019. I detta skede är dock tidsangivelserna mycket osäkra. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Den årliga driftkostnaden för PMO och Melior är cirka 80 mkr. Detta inkluderar support- och licensavgifter, teknisk driftmiljö, och kapitaltjänstkostnader för de befintliga immateriella tillgångarna. Båda systemen kommer att vara kvar i drift parallellt med införandet av den uppgraderade Melior plattformen men med en viss avvecklingstakt i den tekniska driftmiljön efter hand som PMO installationer avvecklas. Totalt
Datum 2015-10-08 5 (7) införande av ny plattform beräknas ha genomförts till 2019. Befintliga support- och licenskostnader som finns idag för Melior kvarstår oförändrade för uppgraderad Meliorplattform. Då den samlade bilden av projektets totala resursförbrukning fortfarande är mycket osäker är resultateffekterna på samma sätt osäkra. Nedan visas en mycket preliminär översikt av direkta driftkonsekvenser. Driftkostnadskonsekvenser för Melior, PMO och uppgradering av Melior(Mkr) Årliga driftkostnader 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Driftkostnader ny plattform Drift, service och support 0 51 62 58 61 61 Kapitalkostnader 0 0 0 29 28 28 Summa nya kostnader Melior+ 0 51 62 87 89 88 Kostnader för dagens Melior och PMO Drift, service och support 55 26 26 20 9 1 Kapitalkostnader 25 25 24 17 5 0 Summa kostnader befintliga system 80 51 50 37 14 1 Totalkostnader för Melior, PMO och ny plattform 80 102 112 124 103 89 Förslaget är att Melior+ aktiveras som en immateriell tillgång. För att göra detta krävs att investeringen innebär en positiv ekonomisk faktor för Region Skåne. Tabellen ovan visar jämfört med kostnaden 2015 en direkt driftkostnadsökning från år 2016, under åren fram till 2020 då kostnaderna för de gamla systemen skall klinga av sammanlagt 130 miljoner kronor. Tabellen nedan visas ett enkelt räkneexempel bara kopplat till den del som avser remiss och svarsfunktionen. Beräkningen är preliminär och ett fylligare material skall presenteras i samband med återkoppling till regionstyrelsen i juni 2016. Beräkning av värdet av tidseffektivisering Mindre tid till "pappersremisser" Användare Årsarbetstid Mindre tid till "pappersremisser" Timkostnad Mindre kostnad för inloggning 15 minuter per dag och användare 10 000 st. 220 dagar (heltid arbetar 220 dagar per år) 550 tusen h/år 200 kr/h 110,0 Mkr/år
Datum 2015-10-08 6 (7) Besparingspotential 2017 2018 2019 2020 2021 Summa Användare (st.) 5 000 10 000 10 000 10 000 10 000 - Mindre tid till "pappersremisser" (tusen h/år) 275 550 550 550 550 2 475 Mindre tid till "pappersremisser" (Mkr/år) 55,0 110,0 110,0 110,0 110,0 495,0 Utöver ovanstående bedömer Medicinsk service att fördelarna med det uppgraderade och konsoliderade systemet är: Totalkostnaden för drift, licenser, support och underhåll blir lägre än idag, trots utökad funktionalitet Möjlighet att hamna i en modern teknisk och användarvänlig miljö vilket ger vinster gällande användare tidsåtgång i systemet. Ett system som stödjer informationsflöden genom hela patientprocessen. Läkemedelsmodul som stödjer verksamheten och apotek Ger möjlighet till en helhetsbild gällande patienten i en vy, minskar på sikt radikalt mängden av inloggningar och hopp mellan system. Logg och logganalys verktyg ingår undviker investering på 10msek Ingående delar så som sängplatsöversikt, remiss & svar PAS system ingår idag har vi licens och driftskostnader på 15msek/år Möjlighet till färdiga kopplingar och integrationer emot 90 % av medicinsk teknisk apparatur, minskar radikalt komplexitet och kostnad för nya integrationer Möjlighet till att avropa/upphandla integrerade delar så som IVA, periop, ambulans, etc
Datum 2015-10-08 7 (7) Juridisk bedömning Förslaget om uppgradering av Melior till Melior+ är granskat av extern juridisk kompetens. Mellan Siemens och gäller ett ramavtal från 2003 samt underhållsavtal från 2014 beträffande Melior. Avtalet har övertagits av Cerner från och med i år 2015. I ramavtalet finns en rätt för att uppgradera Melior. Avtalsmässigt ingår parterna ett tillägg till befintligt ramavtal, där rätten att uppgradera Melior tas i anspråk och detaljeras tekniskt och praktisk. Ramavtalet som finns gäller i övrigt. Den juridiska bedömningen är att eftersom uppgradering rör en del av befintligt - och synnerligen komplext - journalsystem torde det dock inte finnas någon annan än Cerner som kan utföra uppgraderingen med tillhörande implementationsarbete. Miljökonsekvenser Projekten bedöms inte få någon miljöeffekt. Samverkan med berörda fackliga organisationer Regional samverkan sker 14/9. Uppföljning Regiondirektören får i uppdrag att återkomma med en samlad bild av projektets tidplan och samlad utgifter och resultateffekt senast 2016-09. Henrik Fritzon Ordförande Alf Jönsson Regiondirektör