Facebooksidan Kommunpolitik i Karlstad utvärdering och fortsättning

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 1 (8) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Kommunikationsenheten Tjänsteyttrande 2013-01-28 Katarina Lindström, 054 540 10 18 katarina.lindstrom@karlstad.se Facebooksidan Kommunpolitik i Karlstad utvärdering och fortsättning Dnr KS-2013-12 Dpl 02 Ärende Den första september 2012 startade Karlstads kommun Facebooksidan Kommunpolitik i Karlstad, där samtliga politiska partier i kommunfullmäktige, får svara på frågor från Karlstadsborna och diskutera politik på ett sätt där kommuninvånarna är involverade. Målsättningen är att sidan ska ha tydligt medborgarfokus och vara en arena för medborgarna och politiker att mötas och samtala kring kommunens utveckling. Den här utvärderingen av hur sidan använts under hösten ska ligga till grund för ett beslut om Facebooksidan ska fortsätta att drivas eller inte. Utbildning av politiker och lansering Den 23 augusti fick kommunfullmäktige en allmän utbildning i Facebook och information om hur sidan Kommunpolitik i Karlstad är tänkt att fungera. Samtliga kommunalråd och presidier fick möjlighet att gå en utbildning där fokus låg på hur sidan Kommunpolitik i Karlstad kommer att fungera, sidans syfte, våra roller, riktlinjer samt språk. Inför utbildningstillfället togs en handbok fram för att underlätta för ovana användare att skapa konto samt lära sig grunderna i Facebook. Till instruktionerna bifogades en guide för att besvara inlägg, riktlinjer och juridik och säkerhetsföreskrifter. Den 3 september invigdes sidan och kommunalråden samlades hemma hos en av våra medborgare i Molkom för att välkomna Karlstadsborna in i dialogen. Öppnandet av sidan gjordes genom att publicera den första statusuppdateringen. Administration av sidan En medarbetare på kommunikationsenheten har fungerat som moderator för dialogen. Moderatorn har övervakat så att svarstiden hållits, svarat och vidarebefordrat inlägg vid behov och sett till att en god ton hålls på sidan. Vid behov har moderatorn tagit bort olämpliga inlägg. Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054 18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 2 (8) Partiernas politiska sekreterare har haft uppdraget att i första hand bevaka frågor som kommer in och vidarebefordra till rätt person inom partiet som kan svara. Politikerna har svarat antingen direkt eller efter att ha fått en fråga vidarebefordrad från en politisk sida. Politikerna har svarat genom sitt partis sida, men skrivit under med namn och titel. Dialog och statusuppdateringar Tanken var att sidan skulle bli en mötesplats mellan Karlstadsborna och kommunens politiker, där medborgarna skulle ha möjlighet att vara med och påverka Karlstads framtid. Sidan skulle ha starkt medborgarfokus där kommuninvånarna kan ställa frågor och få svar direkt från berörda politiker. Moderatorn har gjort statusuppdateringar genom att lyfta ärenden som ska tas upp i kommunfullmäktige eller någon av nämnderna och kommuninvånarna har erbjudits att tycka till. Till exempel har invånarna fått ge synpunkter på var de vill ha en skejtpark, kommunens budget och lagen om valfrihet. Inkomna frågor Inkomna frågor har varierat stort: Kommuninvånarna har haft lättare att tycka till kring konkreta förslag eller mer vardagsnära frågor. Frågor om hur budgeten ska prioriteras har många medborgare själva ansett är för svår.

Fråga våra politiker Sidan blev också ett sätt att presentera våra politiker för medborgarna och tydliggöra vilka roller de har. Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 3 (8)

Försök att göra sidan mer levande Den 26 oktober bjöds alla politiska sekreterare in till ett möte för att samtala om hur sidan kunde bli mer levande. Anledningen till det var att fördelarna med det sociala mediet inte riktigt togs tillvara, när det till största delen enbart blev frågor och svar. Det blev också stillastående på sidan när det inte var några politiska möten som genererade statusuppdateringar. Frågan var om de politiska partierna Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 4 (8)

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 5 (8) kunde bidra till att öka intresset för politiken och hjälpa till att involvera kommuninvånarna genom att lyfta specifika frågor som berör på en vardagsnivå. Under mötet beslutades att två statusuppdateringar/frågor per vecka var rimligt för att få sidan mer levande. Varje parti ombads att komma in med fem frågor som samlades ihop i en idébank där frågor från partierna kunde läggas ut på ett rättvist sätt under veckor då inte kommunfullmäktige eller nämndsammanträden ägde rum. För de som inte kunde närvara vid mötet skickades minnesanteckningar ut för att ge alla möjlighet att tycka till innan partifrågorna började ställas. I efterhand kan vi se att den här förändringen gick för snabbt och förankrades för dåligt. Statistik Under det första dygnet som sidan var uppe fick den över 300 gillare. Idag är det 775 personer som gillar sidan. Genom Facebooksidan når kommunen inte bara de som gillar sidan utan även vännerna till dem som kommenterar eller gillar våra inlägg. Det betyder att vi som mest nått ut till över 2 100 personer på bara ett inlägg. Den geografiska spridningen på sidan håller sig till största delen inom kommunens gränser. Det är något fler kvinnor än män bland våra gillare och den största åldersgruppen är 35-44 år. De inlägg som genererat mest interaktion från Karlstadsborna är frågan om en köttfri dag i skolan, lagen om valfrihetssystem, kommunens budget och när de fått chans att ställa frågor till våra kommunalråd.

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 6 (8) Sammanfattning Kommunpolitik i Karlstad har levt upp till sitt syfte att vara en arena för medborgarna och politiker att mötas och samtala kring kommunens utveckling. Sedan starten har det kommit in många frågor av varierande art. Det har oftast handlat om frågor som berör kommuninvånarnas närområde. Delaktigheten bland politikerna har fungerat bra och framför allt så har svaren varit mycket bra, både vad gäller innehåll och språk. Det finns även exempel på inlägg som visar att politikerna inte alltid behöver vara delaktiga i dialogen utan att medborgarna kan sköta den själva och lyfta alla argument. Enbart ett inlägg har raderats av moderatorn då det kunde tolkas som reklam. Vid ett par tillfällen har moderatorn gått in och bett att god ton ska hållas, men tonen har oftast varit bra. Vi ser dock att vi skulle kunna ha en mer inbjudande ton i våra inledande svar, där vi bekräftat att vi sett frågan och skickar den vidare. Till exempel genom att inleda med en personlig hälsningsfras och tacka för synpunkten/frågan. Vi har också låtit några inlägg stå helt obesvarade vilket inte är bra. Alla inlägg måste besvaras. Utvecklingsmöjligheter finns Dialogen på Facebooksidan är möjlig att utveckla ytterligare. Till exempel den kunna användas i större utsträckning för att involvera medborgarna i olika utvecklingsprojekt, till exempel för att hämta in synpunkter i arbetet med Älvstråket eller andra planförslag för de kommuninvånare som inte har vägarna förbi den fysiska utställningsplatsen. Levande dialog en förutsättning Om sidan ska bli populär gäller det att dialogen hålls levande på sidan genom regelbundna statusuppdateringar som bjuder in till interaktivitet. Det bör vara minst ett par statusuppdateringar i veckan med frågor som skapar delaktighet. För att

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 7 (8) detta ska vara möjligt att genomföra krävs en bra och strukturerad arbetsform för att få fram lämpliga frågor och för att se till att berörda personer vet om att det kommer en fråga som de bör bevaka för att kunna gå in och svara. Ett sätt att få fler statusuppdateringar i form av engagerande frågor är att Kommunpolitik i Karlstad ställer frågorna, men med respektive partis logotyp, för att göra det tydligt vilket parti som står bakom. På så sätt hamnar frågorna i gillarnas nyhetsflöde. Ökad politisk närvaro önskvärd När det kommer till närvaron hos politiken så har den varierat, vilket troligtvis har att göra med tidsbrist. En lösning kan vara att låta fler personer svara åt partierna. Ett enkelt sätt att visa närvaro är att ge ett första bekräftande svar om det är så att svar från en mer insatt person kommer att dröja. Stort intresse i omvärlden Kommunpolitik i Karlstad är den första av sitt slag i Sverige och vi har fått en hel del uppmärksamhet för det. Flera andra kommuner har efterfrågat information kring arbetet med den. Även i Europa vill man följa arbetet med sidan, både genom projektet Opening Up och nya kontakter som uppstått genom de konferenser där sidan presenterats. En undersökning som gjorts bland invånare i Danmark visar att kommuners Facebook-sidor ökade den lokala demokratin. 73 procent av invånarna ansåg att Facebook gav dem bättre möjlighet att delta i debatten om vad som händer I kommunen. 40 procent ansåg att de hade fått bättre kontakt med de lokala politikerna. Se bilaga 1. Verktyg för medborgardialog ett utvecklingsområde I kommunens strategiska plan är ett av de övergripande målen att Karlstadsbornas erfarenheter och kunskaper ska tas tillvara bättre. Ett sätt att nå målet är att utveckla nya former för invånarnas inflytande och delaktighet och på det sättet ta del av människors engagemang. Facebooksidan Kommunpolitik i Karlstad är ett sådant nytt sätt att fånga in medborgarnas synpunkter i olika frågor, lyssna av fokus och behov samt skapa intresse för kommunpolitiken. Ett annat åtagande i den strategiska planen är att Karlstads kommun ska nomineras till Sveriges Kvalitetskommun 2015. Ett av Karlstads kommuns förbättringsområden enligt kartläggningen i Kommunkompassen 2012 är att vidga arbetet med medborgardialog genom att ta fram fler verktyg, göra arbetet mer systematiskt och att öka påverkansgraden för medborgarna till exempel på budget och olika arbetsprocesser. Facebook-sidan är bara ett sådant verktyg, men har fungerat bra, eftersom den bidragit till att fler människor har fått ventilera sina synpunkter och ha dialog direkt med kommunens politiker. Facebooksidan kan dock förbättras genom metoder för att bjuda in till dialog i olika frågor och ett system för att ta hand om de synpunkter som kommer in.

Katarina Lindström kommunikationschef Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 8 (8)

Bilaga 1 Translated version of article published at www.kl.dk on 20th November 2012 Citizens love the municipal Facebook pages A new major survey shows that local Facebook pages strengthen the municipality's reputation and local democracy. The survey was conducted among 19 Facebook pages of Danish municipalities. The users love the municipal Facebook pages. Eight out of ten are satisfied or very satisfied with their municipality Facebook page and the good experience affects the public perception of the municipality as well as motivates the citizens to engage in local democracy. This is the conclusion of a brand new survey conducted by the Local Government Denmark (LGDK) in collaboration with 19 of the 27 Danish municipalities that currently have an official Facebook page. Facebook boosts reputation Four out of five respondents declare themselves satisfied or very satisfied with their municipality Facebook page and half of the users have gotten a more positive perception of the municipalities because of the pages. They experience the municipality as more open, modern and service-minded. "The survey shows that Facebook pages give the municipalities a reputation boost which otherwise would cost the municipalities a small fortune to obtain through normal advertising. It can only strengthen the business case when the remaining 71 municipalities are to decide whether it is worthwhile to make an official municipality page, says chief consultant Jesper Brieghel from LGDK. Facebook strengthens democracy The survey also shows that Facebook pages strengthen local democracy. 73 percent believe that the pages give them a better opportunity to participate in the debate about what is going on in the municipality. 40 percent feel they have a better contact with the local politicians. And 56 percent think they have a better understanding of local politics in the municipality. "To our surprise it is not only 'the same old crowd' we are dealing with. Through Facebook the municipality also reaches citizens who otherwise would not get the news from the municipality and citizens who have not previously been politically active locally," says Jesper Brieghel. More citizens are given a voice One third of the respondents are users who neither read local news on the website nor get a local newsletter. They now receive regular news and information from the municipality via Facebook - and appreciate it. Half of the respondents have never written a letter to the editor, blog post or comment on a website. Of those 26 percent (or 14 percent of all respondents) now use Facebook to speak for the first time. Either by participating directly in the Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 Fax: 054 18 34 06 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr KS-2013-12 Dpl 02 sid 2 (2) political debate or by drawing attention to things they do not experience works in the municipality. And 37 percent use Facebook to read other citizens and politicians' positions on issues in the municipality. Everyone can participate "Facebook pages simply lower the bar for participation in the local democracy. More people follow the local debate and new citizens have the courage to speak. It provides food for thought up to a local election in which the entire municipal Denmark is struggling to create new interest in local democracy and thus hopefully raise the declining election turnout", says Jesper Brieghel. Note by Hoeje-Taastrup Municipality: There will be local elections in all 98 Danish municipalities November 19 th 2013. Local Government Denmark (LGDK) is the interest group and member authority of the Danish municipalities.