Servicenämnden handlingar 2014-04-07

Servicenämnden handlingar 2014-04-07

HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden 2014-03-31 1(1) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum 2014-04-07 Tid: 13:00 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning *3 SE 2013/0131 Förstudie kommuntryckeriet 2013 4 SE 2013/0132 Sammanträdesdagar 2014 5 SE 2014/0025 Anmälningsärenden 2014-04-07 6 SE 2014/0016 Information

1(7) Tjänsteskrivelse 2014-03-24 Diarienummer: SE 2014/0106 Version: Beslutsorgan: Enhet: Servicekontoret/Stab Handläggare: Roger Weman E-post: roger.weman@halmstad.se Telefon: Återremiss förstudie kommuntryckeriet 2013 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att godkänna förstudien i sin helhet (enligt uppdrag). 2. Servicenämnden beslutar att avveckla kommuntryckeriet 3. Servicenämnden ger förvaltningschef i uppdrag att verkställa ovan beslut och i möjligaste mån vidta åtgärder för att minska avvecklingskostnaderna Sammanfattning Kommuntryckeriet har de tre senaste åren gått med förlust. Verksamheten visar på en förlust på ca 1 000 tkr under 2013 och bedöms bli ännu större under 2014. Tryckeriets sammanlagda intäkter har minskat med 300 tkr jämfört med föregående år samtidigt som kostnaderna ökat. Servicenämnden remitterade hösten 2013 servicekontorets förstudie angående kommuntryckeriet med önskat svarsdatum till senast 2013-11-30. Sju möjliga alternativ identifierades varav fyra av dem ansågs möjliga att genomföra. Utifrån tidigare gjord förstudie och remissvaren från 12 verksamheter föreslogs Servicenämnden besluta att Kommuntryckeriets samtliga verksamheter i nuvarande form avvecklas. Verksamheternas trycksaksproduktion kan tillgodoses via köpta tjänster av upphandlade tryckerier, egen produktion på MFP-kopiatorer och eventuellt en samverkan med Medierummet. Ärendet återremitterades till servicekontoret för kompletteringar av konsekvenser. Åtgärder måste vidtas för att bryta trenden av olönsam verksamhet och dess bidrag till uppburen skuld. Prognosen för innevarande år stärker bilden av ett förlustår och trenden för kommande år likaså. Tidpunkt för dessa åtgärder och en omställning, alternativt nedläggning, har en väsentlig påverkan. Väljer servicenämnden att avveckla hela 1

verksamheten bör detta ske utan onödig fördröjning. Vår erfarenhet visar att verksamheter som fått nedläggningsbesked tenderar till att tappa produktivitet i takt med att personalen söker sig till nya arbeten och/eller tappar arbetslust när man inte hittar något nytt. Grad av stödåtgärder för personal som inte hittar annat arbete har också betydelse. Ju mer omfattande paket ju större avvecklingskostnad. Vid en snabb avveckling (årsskifte 2014/15) sammanställs en avvecklingskostnad om totalt upp till ca 4,75 Mkr fördelat över hela perioden. Förvaltningschef bör ges uppdrag att i möjligaste mån minska dessa avvecklingskostnader. Ärendet Uppdrag Kommuntryckeriet har de senaste åren redovisat ett underskott. Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde den 2011-12-01 att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra en förstudie av kommuntryckeriets verksamhet. Efter att remisser från berörda nämnder inkommit till Servicenämnden avsåg man, att på nämndsmöte 2014-02-10, fatta beslut om kommuntryckeriets fortsatta inriktning. Den redovisning som presenterades saknade tillräckliga konsekvensberäkningar (ekonomiskt) och ärendet återremitterades till nämndens möte 2014-03-10. Servicekontoret fick även i uppdrag att fortsätta dialog med Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen angående att driva tryckeriet som arbetsmarknadsprojekt. Bakgrund Kommuntryckeriets verksamhet har de tre senaste åren gått med förlust. Verksamheten 2013 visar på ett årsresultat på ca -1 100 kkr. De sammanlagda intäkterna har minskat med 300 kkr jämfört med 2012 samtidigt som kostnaderna ökat. En del i kostnadsökningen kopplas till den flytt som gjordes 2009 och den hyreshöjning som detta innebar. En annan del i förklaringen är att intäkterna minskat konstant sedan 2009. För att säkerställa att verksamheten bedrivs på affärsmässiga grunder, har stadskontoret dessutom tagit ut en avkastning om 600 kkr/år (minskar till 300 kkr år 2014). Servicekontorets återkommande önskan att få resultatbalansera underskottet har inte hörsammats av verksamhetsberedningen och underskottet har förts vidare till kommande år. Sammantaget har allt detta sedan 2010 bidragit till ett ackumulerat underskott för hela verksamheten (se bilaga). Antalet beställningar från förvaltningar och bolag uppgick till ca 4000 st år 2012 och för 2013 ca 3400 st, en minskning med ca 600 beställningar bara på det senaste året. Den enda verksamhetsgren vi ser en ökning på är färgtryck av broschyrer, foldrar etc. För att täcka de ökade kostnaderna, och minska förlusterna, skulle Kommuntryckeriet behöva höja sina priser med minst 20 %. Detta anses inte rimligt eftersom priserna, jämfört med alternativ på den privata marknaden, då inte blir konkurrenskraftiga. I Kommuntryckeriets uppdrag ingår att hitta den billigaste lösningen för beställaren och en prishöjning på 20 % kan inte konkurrera med upphandlade tryckerier. 2

I förstudien togs sju olika alternativ till framtida förändring av befintlig verksamhet upp som så småningom utmynnade dessa i fyra föreslag som är möjliga att genomföra: förslag 1; Köpt tjänst, avveckling av Kommuntryckeriet förslag 2; Avveckling av Kommuntryckeriet och uppgradering av MFP, förslag 3; Arbetsmarknadsåtgärd i kombination med förslag 1 eller 2, förslag 6; Begränsad egen produktion med ökade antal köpta tjänster. Innan servicenämnden kan fatta beslut om tryckeriets framtida inriktning, önskades berörda nämnders synpunkter på denna förstudie. Förstudien skickades därför som remiss 2013-09-26 till förvaltningar och bolag, med en önskan om remissvar senast 2013-11-30. I remissen välkomnades även nya förslag som kunde lösa problemet och alternativa förslag att utreda vidare. Inga nya förslag på lösning presenterades. Servicenämnden står därför inför ett faktum där pågående verksamhet, med hänsyn taget till ekonomiska utfall, inte kan fortsätta med oförändrad inriktning. Förslag till beslut på mötet 2014-02-10 var att, 1. Servicenämnden skulle besluta att i första hand verka för lösning i enlighet med förslag 3 (Arbetsmarknadsåtgärd) tillsammans med UAN (etc). 2. Servicenämnden alternativt beslutar att ifall en lösning inte kan presenteras enligt förslag ovan, förorda en nedläggning av Kommuntryckeriet i enlighet med utredningens förslag 1 och 2. Verksamheternas trycksaksbehov tillgodoses genom dels köpta tjänster av upphandlade tryckerier, dels kopiering på verksamheternas MFP kopieringsapparater. 3. Servicenämnden skulle således ge servicekontoret i uppdrag att avveckla kommuntryckeriet i enlighet med punkt 3 och vidta de åtgärder som krävs vad gäller personal, lokal och inventarier. Istället fattades beslut om att återremittera ärendet för kompletteringar och, som en sista åtgärd, undersöka andra alternativ. Analys, förslag och motivering I beslutet att återremittera ärendet till servicekontoret följde två områden att komplettera. Dessa var att Servicekontoret får i uppdrag att utreda kostnader i samband med eventuell avveckling av tryckeriet Servicekontoret får i uppdrag att fortsätta dialog med Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen angående att driva tryckeriet som arbetsmarknadsprojekt. Den sista punkten är lättast att redovisa. Dialogen med Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen (härefter förkortat UAF) förklarar deras ståndpunkt lämnad i tidigare remissvar. Uppfattningen hos UAF är att de praktikanter, d v s ungdomar som står allra längst utanför arbetsmarknaden, inte har förmågor som duger att bygga tryckeriets framtid på. Hade arbetsförmågor funnits hade dessa förmodligen hanterats via arbetsföremedlingen och något av deras program. Man var rädd för att det beskrivna kvalitetskravet, som remissunderlaget efterlyste, inte skulle kunna uppfyllas och valde 3

därför att tacka nej. Många av de ungdomar som hanteras i något av UAF s olika program har svårt med pålitlighet och snäva dead-lines. För dessa handlar det i första hand om att kunna ta sig till en arbetsplats och att göra det i rätt tid. Enklare arbetsuppgifter utan prestationskrav kan hanteras om det finns en dedikerad handledare på plats. UAF ser möjligheter att en och annan gång kunna erbjuda praktikant för enklare arbetsuppgifter och kortare placering, men inte som arbetskraft att driva det tryckeri som beskrivits i remissunderlaget. Och i så fall med stöd av en handledare. Den första punkten, kostnader i samband med en eventuell avveckling, måste delas upp i flera olika kostnader eftersom de skiljer sig åt. Personal Verksamheten sysselsätter 6 personer varav en lönebidragsanställd. Tre heltidsanställda har 12 månaders uppsägningstid vid arbetsbrist, en heltidsanställd och en anställd med 75% tjänstgöringsgrad har 6 månaders uppsägningstid. Vid en avveckling kan olika scenarier uppstå. I vilket fall som helst hanteras den lönebidragsanställda av Utbildnings- och Arbetsmarknadsförvaltningen (UAF) och medför inga kostnader för servicekontoret men det finns en risk att medarbetaren blir uppsagd om det inte finns andra lämpliga uppdrag inom ramen för UAF. Om ambitionen är att avsluta verksamheten snabbt så kan övrig personal erbjudas en snabb insats via ett (frivilligt) omställningsprogram. Det pågår i cirka 6 månader och ska leda till nyorientering på arbetsmarknaden med hjälp av karriärvägledning, praktik, förslag till utbildningsvägar, kontakt med Arbetsförmedlingen etc. Innan ett sådant omställningsprogram startar görs en överenskommelse om avslut av anställningen, ofta i kombination med en avgångsersättning. Kostnaden beror på vilken typ av överenskommelse som görs men den kan bli lika stor som vid en uppsägning. De anställdas oro kan hanteras på ett tidigt stadium av professionell personal (Lernia omställning). Processen vid arbetsbrist har en ungefärlig handläggningstid på åtminstone tre månader. I processen ingår att göra omplaceringsutredningar inom servicekontoret och inom Halmstads kommun. I utredningen, som gäller hela kommunen, matchas medarbetarnas kompetens med de tjänster som är lediga eller beräknas bli lediga. Matchningen görs under en tvåveckorsperiod. Om medarbetarna inte kan omplaceras leder det till uppsägning. Kostnaderna vid en uppsägning per den 2014-06-30 och om arbetsbefrielse medges för de anställda blir cirka 1,6 miljoner kronor inklusive personalomkostnadspålägg. I detta förslag förlorar vi möjligheterna till intäkter. Om avvecklingsprocessen inleds och uppsägning kan lämnas 2014-06-30 kan verksamheten bedrivas med samma bemanning året ut. Tre heltider har därefter ytterligare 6 månaders uppsägningstid, kostnad för det blir cirka 650 000 kronor, samt att möjligheterna till intäkt finns kvar så länge verksamhet kan bedrivas. Varje intäkt medverkar till att minska avvecklingskostnaderna. Detta alternativ är att förorda. En möjlig lösning är särskild avtalspension vid 61 års ålder. Om verksamheten upphör 2014-07-01 och en person beviljas särskild avtalspension (betalas ut till 65 års ålder) blir totalkostnaden cirka 2,1 Mkr. Om avvecklingen görs vid årsskiftet och två personer beviljas särskild avtalspension beräknas summan bli 2,2 Mkr inklusive uppsägningskostnad för en person. När anställningarna upphör träder omställningsfonden in för ett omställningsarbete liknande ovanstående. 4

Om ambitionen är att bibehålla verksamheten under uppsägningstiden kan verksamheten bedrivas med reducerad bemanning och kompetens efter 6 månader. Omställningsfonden gäller även här. Lokal Hyra av lokal är tecknad med fastighetskontoret på ett 5+5 årskontrakt. Fastighetskontoret har i sin tur ett kontrakt med Jana fastigheter på 10 år. Hyreskontraktet med Jana fastigheter löper ut 2018-08-31. Uppsägning ska ske minst 12 månader innan kontraktet löper ut, annars förlängs det per automatik i ytterligare 5 år. När hyresavtalet ingick utfördes dessutom ett ombyggnadsarbete, för att anpassa lokalerna till just tryckeriverksamhet. Avskrivningstiderna för detta är 33 år. Att lämna lokalerna vid årsskiftet 2014/2015 skulle, under förutsättning att ingen ny hyresgäst hittas, medföra en årlig kostnad på 660 kkr, eller totalt 2,4 Mkr. Fastighetskontoret, som varit i kontakt med Jana fastigheter, meddelar att ingen ny hyresgäst finns i dagsläget och att lokalens speciella utformning, samt hyresnivån, inte talar för att man tror på en snabb lösning. Det mest rimliga alternativet är då att vi nyttjar lokalerna för eget bruk och eftersom behov finns av ytterligare ytor ser vi möjligheter att hitta alternativa hyresgäster internt. Skulle en extern aktör visa intresse för denna lokal kan vi med relativt kort varsel utrymma den. Servicekontoret kommer under året bli föremål för utredning om alternativ placering i någon av kommunens egna lokaler och en eventuell flytt av hela verksamheten bedöms aktuell runt 2017/2018. Till dess är vi parkerade i nuvarande utrymmen och tryckeriets lokaler kan bli ett önskat tillskott. Materiel Tryckeriet består också av maskiner och annan materiel. Avskrivningstiderna är olika beroende på typ av maskin/materiel. Inköpen är baserade på att dessa maskiner ska fungera under hela sin livstid och avskrivningarna speglar detta. Dagens avskrivningsvärde är totalt 850 kkr. Skulle verksamheten avvecklas 2014/15 sjunker skulden till 558 kkr, avveckling 2015/16 ger 361 kkr och 2016/17 ger 190 kkr. Därefter anses all materiel avskriven. I praktiken hanteras en icke avskriven summa som en skuld i bokföringen om tryckeriet avvecklas. Ju tidigare en avveckling sker, ju större skuld i resultatet. Vid avveckling ges, å andra sidan, möjlighet att sälja befintliga maskiner/materiel men värdet på marknaden är svår att uppskatta utan hjälp av sakkunniga. Ju äldre maskinen blir ju lägre pris på marknaden, men desto lägre avskrivningskostnad för verksamheten. En försäljning är inte att betrakta som en förtjänstfull affär, men kan bidra till att minska avvecklingskostnaderna. Annan upphandlad aktör Möjligheten att via upphandling förmå extern leverantör att överta lokaler och befintlig personal bedöms som försumbart liten. Branschen är under stark konkurrens och priserna har låg vinstmarginal. Eftersom huvuddelen av tryckeribranschens företrädare meddelat att de har kapacitet över inom sina egna verksamheter, skulle de hellre vilja ha jobbet för att öka sina egna resursers utnyttjandegrad, än att överta mer maskiner, mer lokaler och mer personal. 5

Verksamhetens resultat Servicenämnden efterfrågade ett antal olika kalkyler där man ville se resultat med/utan hyra etc. Enklast kan detta åskådliggöras i tabellform (se nedan) (Alla siffror är i tkr) Hyreskostnad i Resultat utan Rådhuset (från år Resultat med År Resultat Varav hyra hyra 2008) en Rådhushyra 2009 694 660 34 282 316 2010 835 651 184 282 466 2011 534 660 126 282 156 2012 748 676 72 282 354 2013 1 091 679 412 282 694 Minus = negativt Plus = positivt Tabellen visar att verksamheten hade genererat ett underskott även med en oförändrad hyra i Rådhuset. Vad som mest troligt hade tillkommit är en ökad Rådhushyra baserad på det akuta behov av arbetsmiljöåtgärder som förelåg när flytten företogs. I denna tabell har vi bortsett från en sådan åtgärd och hyreskostnaderna är därmed i underkant. Tabellen visar heller inte det ackumulerade underskott som verksamheten släpar med sig och som bygger upp för varje år. Konsekvenser Åtgärder måste vidtas för att bryta trenden av olönsam verksamhet och dess bidrag till uppburen skuld. Prognosen för innevarande år stärker bilden av ett förlustår och trenden för kommande år likaså. Tidpunkt för dessa åtgärder och en omställning, alternativt nedläggning, har en väsentlig påverkan. Väljer servicenämnden att avveckla hela verksamheten bör detta ske utan onödig fördröjning. Vår erfarenhet visar att verksamheter som fått nedläggningsbesked tenderar till att tappa produktivitet i takt med att personalen söker sig till nya arbeten och/eller tappar arbetslust när man inte hittar något nytt. Grad av stödåtgärder för personal som inte hittar annat arbete har också betydelse. Ju mer omfattande paket ju större avvecklingskostnad. Vid en snabb avveckling (årsskifte 2014/15) sammanställs en avvecklingskostnad om upp till totalt ca 4,75 Mkr* fördelat över perioden 2014-2018. *) Personallöner 1,5 Mkr + hyreskompensation 2,4 Mkr + avskrivningar materiel 850 kkr = 4,75 Mkr. Men då finns också möjligheter till intäkter från försäljning av maskiner och materiel samt en tom lokal för eventuellt ny hyresgäst och/eller kommunens användning. Outplacement åtgärder finns som tillval. Detta ska ställas i relation till det underskott om ca -1,3 Mkr tryckeriet beräknas generera årligen och som förväntas öka. Servicekontoret har i tidigare återremiss uppdraget att redovisa konsekvenser vid en avveckling samt undersöka möjligheterna till arbetsmarknadsprojekt. Detta anses härmed uppfyllt. Tidigare förslag att inrätta en sk printservice hänger inte ihop med utredning om kommuntryckeriets lönsamhet och bör beaktas i ett eget ärende vid senare tillfälle, alternativt behandlas i tilläggsuppdrag att nyttja lokalarna för annat ändamål och därmed minska avvecklingskostnaderna. 6

Ärendets beredning Inom kommunen Servicenämnden remitterade 2013-09-26 servicekontorets förstudie angående kommuntryckeriet med önskat svarsdatum till senast 2013-11-30. Tolv verksamheter svarade. Ärendet har beretts av Udo Metz, projektledare kontorsservice, samt Roger Weman, förvaltningschef. Ärendet återremitterades på servicenämndens möte 2014-02- 10 med uppdrag om kompletteringar. Kompletteringarna redovisades på nämndens möte 2014-03-10. Nämndens inriktning att avveckla kommuntryckeriet kvarstod och förvaltningschef gavs uppdrag att bereda verksamhetsförändringen via samverkansgruppen. Nämndsmöte 2014-04-07 är ämnat för beslut i frågan. Andra grupper Servicekontorets ledningsgrupp, samt del av personal, har varit delaktiga i framtagande att utredningsmateriel Fackliga organisationer Ärendet har hanterats som informationspunkt via servicekontorets samverkansgrupp och kommer hanteras som en samverkansfråga innan nämnd tar beslut efter färdigställt beslutsunderlag. Samverkansgruppen har framfört synpunkter på ärendet och att frågan om kommuntryckeriet bör hanteras separat. Synpunkterna har hörsammats. Kontinuerlig information om ärendets gång har getts på APT samt till personalens fackliga representanter. Lista över bilagor -- För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef 7

1(1) Tjänsteskrivelse 2014-03-24 Diarienummer: SE 2013/0132 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland E-post: Telefon: Ändring av sammanträdesdagar 2014 Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att tidigarelägga sammanträdesdatum i juni till den 9:e. 2. Servicenämnden beslutar att ställa in sammanträdet i augusti. Ärendet På grund av semestrar behöver sammanträdet den 16/6 flyttas till den 9/6 kl 13.00. Sammanträdet i augusti ställs in. 1

1(1) Tjänsteskrivelse 2014-03-25 Diarienummer: SE 2014/0025 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland, Christel Rehmark E-post: Telefon: Anmälningsärenden 2014-04-07 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att lägga anmälningsärendena till handlingarna. Ärendet Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2014 har ändrats i KF 26, Diarienummer KS 2013/0032. Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande sammanträdesdagar för 2014: 18/2, 18/3, 15/4, 20/5, 17/6, 23/9, 15/10, 3/11, 25/11, 16/12 (heldag) samt 17/12 (kväll). KS 2013/0499: Reviderad bilaga efter KF-beslut avs bestämmelser om ersättningar till Halmstad kommuns förtroendevalda. 1

1(1) Tjänsteskrivelse 2014-03-24 Diarienummer: SE 2014/0016 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark, Gunni Heland E-post: Telefon: Information till servicenämnden 2014-04-07 Information från måltidsservice. Aktuella upphandlingar. 1