Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013 Kävlinge kommun 12 mars 2015 Linus Aldefors
Bakgrund, syfte, metod och avgränsningar Bakgrund Uppföljning är ett av nyckelmomenten i revisorernas granskning. Enligt god sed ska revisorerna regelbundet följa upp genomförda granskningsinsatser. Syfte Metod Uppföljningen syftar till att ge svar på om åtgärder med anledning av revisorernas granskning har genomförts, det vill säga om granskad styrelse och nämnd har behandlat och beslutat med anledning av lämnade iakttagelser, bedömningar och rekommendationer, samt om besluten verkställts och givit avsedda effekter. Uppföljningen sker genom att en enkät skickats till personer med ansvar för respektive område, samt i genom avstämning vid behov. Inom ramen för uppföljningen har en del parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Uppföljningen utgår från de brister och förbättringsområden som identifierades i 2013 års djupgranskningar. Avgränsningar Enligt revisionsplanen för 2013 omfattar uppföljningen: Granskning av kommunens vattenförsörjning underhåll och krisberedskap Granskning av investeringsprocessen Granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av miljö- och hälsoskyddstillsynen Granskning av kommunens arbetsmarknadspolitiska åtgärder Page 2
Granskning av kommunens vattenförsörjning underhåll och krisberedskap Syfte Utreda om ansvaret för kommunens vattenförsörjning är klart uttalat och känt. Vidare avser granskningen att bedöma om tillräckliga insatser görs i kommunen för att säkerställa vattnets kvalitet. Rekommendationer (bedömningar) Kontrollmiljö - Kommunens krisberedskap bedömer vi vara tillfredsställanded. ( ) Styrande dokumentation om hur riskanalysser, handlingsplaner och utvärderingar m.m. ska genomföras saknas eller är inte kommunicerade. Riskanalys Risk- och sårbarhetsanalysen gällande vattenförsörjningen är begränsad till förgiftat vatten för år 2012. Politiska mål för verksamheten är inte framtagna, inte heller på tjänstemannanivå finns andra mål än att vattenkvaliteten ska vara tjänlig. Uppföljning och utvärdering Kommunen genomför uppföljningar av vattenkvaliteten. Handlingsplaner har dock ännu inte tagit fram utifrån riska analysen från 2012 om förgiftat vatten. Planen har inte heller följts upp på annat sätt. Page 3
Granskning av kommunens vattenförsörjning underhåll och krisberedskap Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av kommunens vattenförsörjning delvis har beaktats. Styrdokument kring hur riskanalyser, handlingsplaner och utvärderingar ska genomföras är inte framtagna, däremot framgår det av beredskaps- och krispärmens punkter; krisledning och egentillsynsprogram, vem som ansvarar för att sådana tas fram. Arbete med att ta fram nödvatten-/beredskapsplan pågår. Utöver att vattenkvaliteten ska vara tjänlig, har ett flertal mål antagits av såväl politiken som av tjänstemannaorganisationen, exempelvis; målsättning om förnyelsetakt av dricksvattennätet som löpande medelvärde, mål för svarstider gentemot kund samt mål att antalet vattenläckor ska vara lägre än rikssnittet. En specifik handlingsplan utifrån 2012 års riskanalys har ej tagits fram. Däremot har hanteringen av olika former av störningar i dricksvattenförsörjningen tagits fram i form av annan dokumentation. Även en beredskaps- och krispärm redovisar hanteringen av olika scenarier. Page 4
Syfte Granskning av investeringsprocessen Granska om kommunstyrelsen och tekniska nämnden har en ändamålsenlig och effektiv investeringsprocess. Rekommendationer Kommunstyrelsen bör utarbeta en checklista som tydliggör vilka delar som bör beaktas i investeringsprocessen, liknande den checklista tekniska nämnden använder vid genomförande av investeringar. Kommunstyrelsen bör i anvisningar tydliggöra vilka rutiner som ska gälla vid kommunfullmäktiges revidering av investeringsbudgeten. Kommunstyrelsen bör också upprätta anvisningar avseende nämndernas krav att av fullmäktige begära ombudgetering av pågående investeringar till nästkommande år. Kommunstyrelsen bör framställa underlag som tydliggör vad besluten om investeringar grundar sig på. Kommunstyrelsen bör förtydliga principerna för hur uppföljningsarbetet ska ske och nämnderna bör säkerställa att det finns en kontinuerlig uppföljning av investeringsprojekten. Detta för att säkerställa att samtliga kostnader som följer av en investering fångas upp och beaktas i uppföljningsarbetet. Framtagna anvisningar för investeringar bör kompletteras med hur investeringsprojekten ska följas upp. Page 5
Granskning av investeringsprocessen Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av kommunens investeringsprocess delvis har beaktats. Kommunstyrelsen har utarbetat instruktioner för investeringsplanen. Kommunstyrelsen har även tillsett att en excel-mall tagits fram för planeringen av investeringar för det nästkommande året inklusive plan för år 2 och 3. Vår bedömning är att detta inte är en direkt checklista som stöd till investeringsprocessen utan ett planeringsverktyg. Däremot är de nya instruktionerna att anses som tydliggjorda anvisningar. Kommunstyrelsen har än inte förtydligat avsnittet som behandlar investeringsbudget och redovisning i kommunens styrprinciper. Dessa ska ses över under 2015 inför den nästkommande mandatperioden. Enligt kommunstyrelsens beslut i samband med granskningen ska dessa förtydliganden utgå från granskningsrapportens rekommendationer. Page 6
Granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av miljö- och hälsoskyddstillsynen Syfte Bedöma miljö- och byggnadsnämndens styrning, uppföljning och interna kontroll avseende miljö- och hälsoskyddstillsynen i Kävlinge kommun. Rekommendationer Nämnden bör tillse att indikatorerna för måluppfyllelse i en större utsträckning konkretiseras i mätbara nyckeltal. Nämnden bör ytterligare stärka sin styrning av tillsynsverksamhetens effektivitet. Nämnden bör tydliggöra vilken sorts uppföljning de efterfrågar samt med vilken frekvens avrapportering ska ske Nämnden bör sträva efter att stärka kopplingen mellan planering och budgetprocess. Dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende fakturering bör upprättas. Nämnden bör tillse att tidrapporteringsapplikationen i Miljöreda implementeras. Page 7
Granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av miljö- och hälsoskyddstillsynen Bedömning Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av miljö- och byggnadsnämndens styrning och uppföljning av miljö- och hälsoskyddstillsynen till stor del har beaktats. De fakturerade tillsynsavgifterna har ökat med ca 15 % men miljö- och byggnadsnämnden har inte nått upp till självförsörjning dels p.g.a. höga sjukskrivningstal. Nämnden har inte tagit fram nyckeltal i enlighet med rekommendationerna p.g.a. det inte anses finnas goda mått på miljönytta avseende tillsynsverksamhet. Detta påtaladades också i nämndens svar till revisionen. Nämnden har förtydligat efterfrågad uppföljningsdokumentation gällande totalt fakturerade tillsynsavgifter samt tillsynens framsteg gentemot tillsynsplan. Avrapportering sker varje tertial. Dokumenterade rutiner för fakturering har än ej upprättats. Tidrapporteringsapplikationen i miljöreda har testats för livsmedelskontrollen under 2014 och utvärdering sker. Page 8
Syfte Granskning av kommunens arbetsmarknadspolitiska åtgärder Granska och bedöma om arbetsmarknadsverksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Rekommendationer Bildningsnämnden bör med uppmärksamhet följa ungdomsarbetslösheten och ökningen av yngre personer med komplex problematik och överväga om insatserna för den målgruppen kan stärkas. Bildningsnämnden kan öka framförhållningen när det gäller att implementera projekt i ordinarie verksamhet. Bildningsnämnden bör verka för att arbetsmarknadsverksamhetens målgrupp och de insatser som erbjuds kopplas till framtida rekryteringsbehov inom kommunen. Socialnämnden bör tydliggöra vilken uppföljning och återrapportering som nämnden i egenskap av beställare vill ta del av. Page 9
Bedömning Granskning av kommunens arbetsmarknadspolitiska åtgärder Vår bedömning är att de rekommendationer som revisionen framförde i samband med 2013 års granskning av kommunens arbetsmarknadspolitiska åtgärder har beaktats. Bildningsnämnden har genom lärcentrum utvecklat ett samarbete med arbetsförmedlingen (AF). Möte med ungdomshandläggarna på AF sker regelbundet. Möjligheter att mixa studier och praktik på lärocentrum ses över för tillfället. Utsatta grupper är prioriterade i samarbetet. Framförhållningen gällande implementering av arbetsmarknadsprojekt har inte prövats då inga nya projekt av den dimensionen har påbörjats sedan granskningen. Beslut är däremot taget att implementering ska finnas med från början i projektplaner. Berörda förvaltningsdelar ska också uttala sig huruvida projekt ska startas upp eller ej. Bildningsnämnden har kopplat arbetsmarknadsåtgärder till rekryteringsbehov för vårdsektorn men inte för några andra område. Nämnden har kunnat tillgodose en ökad efterfrågan av praktikplatser för åldersgruppen 18-24. Detta är en del av den samverkan som skett mellan AF och nämnden. Rapportering till socialnämnden gällande kvalitet sker genom en årlig rapport. Skriftliga rapporter upprättas av lärocentrum vid avslutade insatser för enskilda individer. Vidare sammanträder Socialtjänsten regelbundet med arbete och integration samt AF, försäkringskassan och angående processutveckling för att föreslå förbättringar i samarbetet mellan myndigheterna. Page 10