Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2009. Landstinget Kronoberg

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2009 Landstinget Kronoberg Genomförd på uppdrag av revisorerna Mars 2010 1

1. INLEDNING... 3 2. BOKSLUTSPROCESSEN... 4 2.1 AVSTÄMNING AV VÄSENTLIGA BALANSKONTON... 4 2.2 ANKOMSTREGISTRERADE FAKTUROR/SLUTLIG AVSTÄMNING... 4 2.3 SUMMA FUNNA FEL I ÅRSBOKSLUTET 2009... 4 3. LIKVIDA MEDEL... 5 4. LÖPANDE REDOVISNING... 5 4.1 LEVERANTÖRSFAKTUROR - BETALNINGSKONTROLL... 5 4.2 OBALANS I HUVUDBOKEN... 5 4.4 ÖVRIGT - UPPFÖLJNING... 6 5. REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL... 6 6. REDOVISNING AV MERVÄRDESKATT... 7 7. EKONOMISK STYRNING OCH UPPFÖLJNING... 8 7.1 REGISTRERING AV BUDGET... 8 7.2 UPPFÖLJNING AV GENOMFÖRDA FÖRÄNDRINGAR... 8 2

1. Inledning Revisionen av Landstinget Kronobergs verksamhet har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och Landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Revisionen har som mål att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i landstingets verksamhet. Enligt kommunallagen skall styrelsen tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktig har bestämt, att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att medel förvaltas på ett betryggande sätt. I styrelsens ansvar ingår således inte endast att utforma organisationen så att den är rationell och effektiv den ska också vara trygg. Den interna kontrollen måste ägnas stor uppmärksamhet och kontinuerligt följas upp av styrelsen Intern styrning och kontroll är definierad som en process för att försäkra sig om att verksamhetens mål uppnås. Denna består av olika komponenter såsom kontrollmiljö (anger tonen i organisationen och påverkar kontrollmedventenheten), riskbedömning (identifiering och analys av relevanta risker), kontrollaktiviteter (regler och riktlinjer som bidrar till att säkra att fullmäktiges och ledningens direktiv genomförs), information och kommunikation (relevant information ska identifieras och förmedlas till berörda så att uppgifter kan utföras korrekt) samt övervakning (uppföljning och utvärdering av interna styr- och kontrollsystem). Denna rapport är inriktad på de delar av den interna kontrollen som avser redovisningsrelaterade kontrollaktiviteter och utgör en bilaga till årets revisionsberättelse. Årligen genomför landstingets revisorer en övergripande granskning av den interna kontrollen. En uppföljning av tidigare års påpekanden är en naturlig del i granskningen. Inga stora förändringar föreligger i redovisningsrelaterade rutiner eller i attestordning mm i förhållande till föregående år. Vi kommenterar nedan de delar som framfördes i förra årets rapport samt övriga iakttagelser från årets granskning. 3

2. Bokslutsprocessen 2.1 Avstämning av väsentliga balanskonton De senaste åren har vi noterat såväl genomförda förbättringar som kvarstående förbättringsmöjligheter i landstingets bokslutsprocess. Avstämningsarbetet av huvudbokens balanskonton i årsboksluten har fungerat allt bättre. I det senaste delårsbokslutet påtalade vi dock klara förbättringsmöjligheter gällande såväl avstämning som konsolidering av landstingets totala redovisning. I 2008 års granskning gjordes en översiktlig granskning av bokslutsprocessen där vi noterade att relativt många personer är inblandade i avstämningsarbetet. I samband med den nya organisationen med centrumbildningar vill vi återigen framföra vikten av att en översyn av processen sker med syfte att få till stånd en mer effektiv och samordnad hantering. Ett förstärkt helhetsgrepp bör kunna leda fram till en bättre kontroll men också ett bättre resursutnyttjande. Vi kan konstatera en klar förbättring av dokumentationen av årets bokslut. Huvudbokens balanskonton finns tydligt dokumenterade såväl enskilt som sammantaget för landstingets enheter. Dock föreligger alltjämt avstämningsproblem med kundfordringars konto och i bokslutet 2009-12-31 kvarstår en differens på ca 0,3 mkr. Differensens storlek har varierat under året och orsaken därtill har inte kunnat utredas. Några dokumenterade avstämningsunderlag finns inte. Även på andra balanskonton såsom varulager/förråd och bankkonton föreligger mindre differenser. De senaste åren har vi påtalat att avstämningsarbetet måste få en hög prioritet och detta krav kvarstår. 2.2 Ankomstregistrerade fakturor/slutlig avstämning I året bokslutsgranskning noterar vi att kontot för ankomstregistrerade fakturor, 5999, har ett kreditsaldo på nästan 2 mkr. Detta genomgångskonto som används till dess fakturan är slutattesterad skall vara noll efter en genomförd bokslutsprocess. Så är alltså inte fallet och vi kan därmed konstatera en brist i förfarandet. En brist som kan vara resultatpåverkande. 2.3 Summa funna fel i årsbokslutet 2009 Efter årets granskning av landstingets bokslut 2009 har vi noterat följande: Konstaterade fel Tillkommande kostnad för köpt vård -4,3 mkr Makulering av kundfaktura hänförlig till 2009-1,1 mkr Ej färdigbehandlade ankomstregistrerade leverantörsfakturor -0,4 mkr 4

3. Likvida medel Vi har i tidigare års granskningar kartlagt och följt dispositionsrätten till landstingets konton. Vi har kunnat verifiera att det alltid krävs dualitet för alla uttagstransaktioner på bankkonton. Efter att vi har förhört oss om eventuella förändringar med landstingets ekonomiledning kan vi notera oförändrade förhållanden jämfört med föregående år. Då en trygg hantering av landstingets likvida medel är fundamental vill vi fortsätta trycka på vikten av att ständigt hålla dispositionsrätten aktuell och att vara vaksam på situationer med jävsförhållanden som kan försvaga den interna kontrollen. 4. Löpande redovisning 4.1 Leverantörsfakturor - betalningskontroll I föregående års granskning rekommenderade vi en förstärkning av betalningskontrollen och att landstinget skulle utforma rutiner för återrapportering från bankgirot. Denna rekommendation lämnades mot bakgrund av att betalning sker genom klarmarkering i systemet och att personer som verkställer betalningen endast får information om totalbeloppets storlek. Dessutom finns möjlighet att kringgå attestreglerna genom att fakturor och utanordningar registreras direkt i huvudboken. Inom organisationen har diskuterats hur man ska hantera betalningskontroller på ett effektivt sätt och stickprovskontroller har införts. Under 2009 har nämnda kontroll inte utförts i någon större omfattning. Vi uppmanar därför till fortsatta och regelbundna kontroller. Vi har även tidigare noterat att manuella justeringar ibland måste göras vid scanning av leverantörsfakturor. Detta beror på att när en faktura scannas registreras uppgifterna med automatik i olika fält såsom bankgiro och belopp. Den automatiska inläsningen kan bli fel och kräver då en manuell justering. En manuell justering innebär samtidigt i sig en risk för felaktigheter som ställer högre krav på kontroller. I vår bokslutsgranskning upptäcktes två fel som uppkommit till följd av ovanstående registrering och manuella hantering. Vid ett tillfälle har bankgironumret av misstag registrerats som ingående moms och därmed också rekvirerats från kommunkontosystemet ( Ludvika-moms ). Posten som uppgår till ett mycket väsentligt belopp fanns upptagen som leverantörsskuld redan från december 2008 men har nu rättats innebärande en återbetalning av momsen. Vi ett annat tillfälle har ett betydande felaktigt belopp registrerats och även slutattesterats av ansvarig. Felet upptäcktes innan betalning genomförts och har rättats. Vi ser mycket allvarligt på de fel som inträffat och landstinget måste tillse att de kontroller som finns i hantering av leverantörsfakturor efterlevs, och om de inte bedöms vara tillräckliga, överväga behovet av ytterligare kontroller. 4.2 Obalans i huvudboken Landstingets redovisningssystem tillåter så kallade enbenta transaktioner. En grundläggande princip i redovisningen är att varje bokning måste balansera, det vill säga vara lika stor till belopp i debet som i kredit. Orsaken till att landstingets system 5

tillåter obalans i enskilda transaktioner är av systemteknisk natur vid exempelvis filöverföring av sidordnad redovisning. Vi har påtalat att de erforderliga åtgärder som krävs till dessa transaktioner starkt måste begränsas och att klara rutiner upprättas kring hanteringen. Enligt nu gällande rutiner måste enbenta transaktioner attesteras av redovisningschef. Vi kan konstatera att landstingets huvudbok inte balanserat vid årets slut, vilket har krävt en justering på ett resultatkonton uppgående till ca 12 000 kronor. Detta är en tydlig indikation på att rutiner och kontroller inte fungerar tillfredsställande. En kartläggning pågår för tillfället inom landstingets centrala ekonomiavdelning för att utreda var obalansen uppstått. Landstinget Kronoberg måste komma tillrätta med den bristande kontrollen över enbenta transaktioner. Om detta inte sker på ett tillfredsställande sätt är systemet mycket sårbart för oegentligheter. 4.4 Övrigt - Uppföljning Systemet för scanning av leverantörsfakturor ger en systematiskt förstärkt intern kontroll bland annat då det alltid kräver två olika personer för att attestera en faktura. För att kontrollen ska vara effektiv krävs att ansvariga kontinuerligt kontrollerar och godkänner registrerade attestanter. Rutiner för denna kontroll finns inom landstinget. Personer i scanninggruppen har behörighet att registrera och ändra attestanter i systemet. Då samma funktion även i vissa fall har attesträtt rekommenderade vi föregående år att rutinerna ses över och förstärks. I årets granskning har vi ställt frågor kring hur landstinget säkerställt hur ovanstående rutiner har efterlevts. Någon egen kontroll inom landstinget av att kontrollsystemet fungerar har inte skett. Därmed kvarstår vår rekommendation. System och kontroller är ingen garanti för korrekt hantering utan förutsätter att personer som attesterar transaktioner är noggranna och upptäcker eventuella felaktigheter. Som ovan nämndes har en faktura med ett mycket väsentligt belopp felaktigt registrerats men också slutattesterats. Landstingets ledning måste tillse att kontrollsystemen fungerar och efterlevs. De undantag från scanningen som funnits, exempelvis sekretessfakturor, utländska fakturor mm, har fortsatt begränsats under året. Undantag förekommer dock i viss utsträckning och det finns således fortfarande en möjlighet att hantera fakturor utanför systemet, då direkt via huvudboken. Organisationen kommer under 2010 att fortsätta reducera undantagen så att dessa hanteras via scanningen och ser även över möjligheten att systemmässigt begränsa rätten att hantera fakturor via huvudboken. Så länge de nya rutinerna inte införts är systemet sårbart för oegentligheter. 5. Reglemente för intern kontroll Under 2009 har det inom landstinget arbetats fram ett reglemente för intern kontroll innehållande syfte med reglementet och dess omfattning, organisation för intern kontroll omfattande fördelning av ansvar och vad detta innebär samt styrning och uppföljning av den interna kontrollen. Årligen skall enligt reglementet en särskild 6

plan, internkontrollplanen, ligga till underlag för uppföljning och rapportering. Planen ska utgå efter en mall och lämnas till landstingsdirektören. Reglementet anger på en övergripande nivå vad planen skall innehålla. Vi anser att reglementet är ett bra sammanhållande och övergripande dokument som tydliggör ansvaret för den interna kontrollen. Vi har lämnat följande synpunkter för att förstärka reglementet och processen. Synpunkterna handlar mycket om att på bästa sätt kunna omsätta reglementet i praktiken så att rutinen/dialogen från första början verkligen säkerställs och blir kommunicerande. Detta gäller rapportering av väsentligheter och risker och hur man säkerställer att verksamheterna kontinuerligt blir föremål för egenutvärderande intern kontroll, med syftet att säkerställa att brister/risk för fel reduceras till acceptabla nivåer. Processen/reglementet bör tydligare klargöra vilka områden internkontrollplanen skall omfatta. Den verksamhetsanknutna interna kontrollen bör omfatta lednings- och styrningsfrågor, exempelvis driftenhetens mål och visioner inkluderande väsentlighets- och riskbedömning, ledarskapsoch kompetensförsörjning/utveckling, miljö, rutin för ledningens genomgång av säkerhet och brandskydd, risk och sårbarhetsarbete, våld samt hot om våld samt katastrofplanering. Vidare bör det framgå vem som bär ansvar för den redovisningsanknutna interna kontrollen. Vi anser att detta ansvar bör ligga på den gemensamma administrationen vad gäller den löpande redovisningen men också per driftenhet/centrum när det gäller vägen från erhållen råbalans till slutligt redovisat resultat och ställning och egendomsskydd. Reglementet talar om en risk- och väsentlighetsanalys och om riskbedömningar. Men på vilka grunder sker detta arbete och vem ansvarar? Det behövs en tydligare koppling till mål, strategier och riskbedömningar så att man undviker att följa upp "mindre viktiga saker" för att samtidigt riskera att missa verksamhetskritiska områden. Reglementets innebörd behöver konkretiseras. Hur skall intentionerna i reglementet på mest effektivt sätt omsättas i praktiken? Vilka delar ska ingå? Hur ser mallen ut? Vem har ansvar för att ta fram den? Hur ser rapporteringen till ledningen ut? I reglementet står att rapporteringen ska "ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar". Men utifrån vilka faktorer? Av reglementet bör det framgå att planen skall ha sin utgångspunkt i driftenhetens särart men också att erfarenheter från tidigare år skall beaktas. Vidare bör såväl styrelse som fullmäktige kunna anslå en speciell inriktning och fokus inför utformningen av den årliga planen. 6. Redovisning av mervärdeskatt Genom kommunkontosystemet ( Ludvikamoms ) kompenseras landstinget för ingående moms i icke momspliktig verksamhet. Tidigare år har vi översiktligt tittat på redovisningen av mervärdeskatt och noterat en schablonmässig tömning av redovisningskonton för mervärdeskatt. Ansvariga för hanteringen har inte känt någon osäkerhet i redovisningen. Mot bakgrund av detta har vi inte bedömt det nödvändigt med någon fördjupad granskning. 7

I årets granskning av bokslutet upptäcktes en post på ett mycket betydande belopp i leverantörsreskontran som i december 2008 felaktigt registrerats som ingående moms. Momsen har sedan ingått i den ordinarie redovisningen och således rekvirerats från kommunkontosystemet. Ett så stort fel borde ha upptäckts i hanteringen av momsen och vi drar därför slutsatsen att rutinerna måste kvalitetssäkras och förstärkas. Noteras bör också det faktum att det i leverantörsreskontran ligger en väsentlig post som inte reglerats på över ett år utan att ha observerats. 7. Ekonomisk styrning och uppföljning 7.1 Registrering av budget Under 2009 gjordes en granskning av landstingets ekonomi- och verksamhetsstyrning. En del av denna granskning omfattade budgetregistreringens detaljeringsnivå som har påverkan på den ekonomiska uppföljningens kvalitet. En budget kan registreras på olika sätt. Inom Länssjukvården finns anvisningar om att budget ska läggas ut på lägst 3 positioner, exempelvis konto 641BB (budgetkonto). För vissa kostnadsposter är det obligatoriskt med 5 positioner. Personalkostnader ska registreras i personalbudgetmodulen och kommer då med automatik att registreras på 5 positioner. I modulen finns ett stoppdatum för registrering och eventuella rättelser sker därefter på så kallade BB-konton. Vi noterade att alla ekonomer inte använder denna modul fullt ut vilket leder till att en enhetlig och detaljerad uppföljning av personalkostnader försvåras. I årets bokslutsgranskning konstaterar vi att vid registrering av budgeten i Länssjukvården har dessa budgetkonton använts ofta och till väsentliga kostnadsposter. Som exempel kan nämnas köpt vård och personalkostnader. Detaljeringsgraden i budgetregistreringen varierar mellan olika enheter. I den tidigare granskningen framförde vi att olika tillämpning av budgetregistrering i personalkostnadsmodulen försvårar enhetliga uppföljningar avseende personalkostnader och att detta är olyckligt med tanke på att personalkostnader står för den dominerande delen av kostnadsmassan. Vi vill återigen framföra att en ändamålsenlig ekonomistyrning ställer krav på en nyanserad uppföljning av verksamheters kostnader. Detta innebär att budgeten på detaljerad nivå bör finnas registrerad i ekonomisystemet för samtliga verksamheter. 7.2 Uppföljning av genomförda förändringar Till följd av en mycket ansträngd ekonomi lägger landstingets ledning ut besparingsåtgärder i verksamheterna. Inom Länssjukvården har en av dessa åtgärder avsett en ändrad bemanning per disponibel vårdplats (1,3 tjänster per vårdplats) och i årsanalysen uppges denna besparing vara gjord budgetmässigt. Detta innebär att vid upprättande av schema läggs en bemanning motsvarande 1,3 tjänster ut. Vid upprättande av bokslutet har inte en uppföljning av den faktiska bemanningen skett varför det inte går att konstatera huruvida besparingen i praktiken genomförts. Besparingen kan i själva verket vara neutraliserad av fler vikarier och mer övertid hos befintlig personal. 8

Den faktiska ökningen av månadslönen, såsom den går att utläsa i redovisningen, visar en högre procentuell ökning än den löneöversyn som gjordes för 2009. Detta beror på löneglidningar, produktionsökningar samt en minskad sjukfrånvaro som leder till att fler anställda kommer tillbaka i arbete. Det går inte att utläsa i redovisningen hur kostnadsökningen fördelar sig på de olika orsakerna. Att inte de lönejusteringar som sker utöver de ordinarie budgetkompenserade lönerevisionerna kan urskiljas, mätas och värderas är anmärkningsvärt och bör därför snarast åtgärdas. Växjö den 15 mars 2010 Kristina Lindstedt Auktoriserad/certifierad revisor Peter Bjureberg Auktoriserad/certifierad revisor 9