Sida 1 av 5 Protokoll från styrelsemöte Tid: 19:00-21:00 Datum: 2014-11-19 Plats: Slammertorp Närvarande: Amanda Hedenberg (t.o.m. 7) Elisabeth Östlund Jakob Maleus Cederäng (fr.o.m. 2) Oskar Birkne Rikard Nilsson Torbjörn Persson (fr.o.m. 10) 1. Mötet öppnas Vice ordförande Oskar Birkne förklarar mötet öppnat i ordförande Jakobs frånvaro. 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare Jakob Maleus Cederäng väljs till mötesordförande. Oskar Birkne väljs till mötessekreterare. 3. Val av justerare Rikard Nilsson väljs att tillsammans med mötesordföranden justera protokollet. 4. Kåraktuellt a. Ledarmötet 24/11 Planen är att ett ledarmöte ska hållas på måndag, 24 november. Informationen har dock varit bristfällig och Gummihandskarna som ska hålla i mötet verkar inte fullt förberedda. Styrelsen diskuterar med Gummihandskarna efter mötet för att avgöra om mötet ska genomföras på bestämd tid eller skjutas upp alternativt ställas in helt. b. Basar slutrapport Ej klar än. Skickas ut innan nästa styrelsemöte. c. Julavslutning 10 december. Torbjörn Persson och Anneli Löfgren är sedan tidigare utsedda till ansvariga och verkar ha läget under kontroll. 5. Kontraktet på Slammertorp Johan Hård och Oskar Birkne har haft möte med kommunen för att diskutera förnyelse av kontraktet på Slammertorp. En idé till kontraktsförslag har inkommit där man skissar på följande innehåll: Avtal på 3 år, med 36 månaders förlängning om det inte sägs upp av endera part. 9 månaders ömsesidig uppsägningstid. Hyra 12 000 kronor per år i det ingår yttre underhåll m.m. Kåren svarar för inre underhåll samt förbrukning av el och vatten. Kommunen kommer att göra en elrevision, som innebär en genomgång av elsystem med förslag på åtgärder/förbättringar.
Sida 2 av 5 Möjligheter att lösa toafrågan, antingen genom anslutning till kommunalt avlopp, eller via en lösning av typ Järvafältstoa ute som också allmänhet och besökare kan nyttja, får diskuteras i särskild ordning. Det gäller även möjlighet till renovering av ugnen i bagarstugan. Styrelsen tycker att det föreslagna kontraktet känns prisvärt i förhållande till innehållet men ser en rad förslag på ytterligare innehåll eller ändringar i förslaget: Styrelsen önskar en luftvärmepump. Ett förslag är att kommunen står för inköp och kåren för installation. Vore bra om kommunen även står för visst inre underhåll, åtminstone om det t.ex. skulle uppstå mögel som medför större renoveringar. Eldstaden skulle kunna vara kommunens ansvar eftersom den används mycket av allmänheten, framför allt på sommaren. Soptömning bör också vara kommunens ansvar av samma anledning. Angående toalettlösning så föredrar styrelsen att se kommunalt avlopp till stugan framför Järvafältstoalett (dasslösning). Det ena behöver dock inte utesluta det andra. Johan Hård och Oskar Birkne får i uppdrag att boka nytt möte med kommunen för att förhandla vidare om kontraktet utifrån ovanstående synpunkter. Styrelsen har även fått in ett erbjudande om att hyra Gamla Stäketskolan för möten i Kallhälls scoutkår. Styrelsen kommer höra runt med resten av kåren om intresse för detta finns. 6. Ekonomi Rikard börjar få ordning på alla papper för att kunna påbörja sitt kassörsjobb ordentligt. Det saknas underskrivna protokoll från kårstämman och det konstituerande styrelsemötet. Kåren har i nuläget fyra bankkonton. Styrelsen anser att vi bör försöka minska ner till två konton, ett transaktionskonto och ett sparkonto. 7. Värmepump Tas upp vid förhandlingen med kommunen om Slammertorpskontraktet. 8. Skrivare till Slammertorp Joakim Tollsten har införskaffat en färglaserskrivare som skriver ut i A3-format enligt stämmans önskemål. Denna skrivare skänks gratis till kåren. Den är dock betydligt större än nuvarande skrivare. Joakim och Jakob kommer fixa plats för skrivaren och se till att den installeras. 9. Materielansvarig Berndt, vilket material avdelningar vill ha Enligt motionen om övningsmaterial som bifölls av stämman så ber styrelsen materielförvaltaren Berndt Lehnert att fråga avdelningarna om vad för material som behövs och till styrelsen redogöra kring dessa behov. Det material som avses är material som behöver förnyas såsom delar till stormkök, sågblad, yxor, lyktor etc. Berndt ska återkoppla till styrelsen innan nästa styrelsemöte.
Sida 3 av 5 10. Arbetsgrupperna Det föreslås att kåren ska ha en kick-off för alla ledare i kåren inför vårterminen, förslagsvis 10 eller 11 januari. Det blir en heldag där vi bland annat tillsammans ska diskutera vad vi vill ha för hjälp av föräldrarna och hur vi ska få hjälpen. Tanken är sedan att vi ska ha ett stort föräldramöte för alla föräldrar i hela kåren där vi talar om vad vi förväntar oss av dem. 11. Delegater till distriktsstämman Oskar Birkne och Torbjörn Persson åkte som Kallhälls scoutkårs delegater till distriktsstämman. Eftersom ingen ny distriktsstyrelse kunde utses så kommer en extra distriktsstämma att hållas, preliminärt 18 januari. 12. Delegater och deltagare till Scouternas stämma Jakob Maleus Cederäng och Oskar Birkne åker som ombud på demokratijamboreen. Joakim Tollsten åker som deltagare. Styrelsen beslutade senast följande: Kåren betalar hela beloppet för delegater, både avgift och resa. Resan som betalas av kåren är den bussresa som distriktet anordnat. De som inte åker som delegater får avgift och resa betald men med motprestation att man återkopplar till kåren genom en skriftlig och muntlig rapport vid t ex ett ledarmöte. Utöver detta beslutar styrelsen att boende och frukost ska bekostas av kåren för ombuden. 13. Verksamhetsplan Avdelningarna skickar in verksamhetsplan för sin verksamhet till Torbjörn Persson som sammanställer. Styrelsen kompletterar sedan verksamhetsplanen. 14. Inköp av ny kyl/frys och spisfläkt och ev. ny frysbox Ny kyl/frys och spisfläkt är redan inköpta till Slammertorp. Styrelsen beslutar att kåren betalar dessa men vill i fortsättningen att så dyra inköp stäms av med styrelsen innan de utförs. Styrelsen beslutar att inte köpa in någon frysbox. 15. Bredband Jakob presenterade olika alternativ för inskaffande av mobilt bredband till kåren för huvudsakligt användande i Slammertorp. Om Telia fungerar med Jakobs router så tecknar kåren preliminärt Telias abonnemang med 10 GB per månad. Annars blir det preliminärt Tele2s abonnemang med 10 GB per månad. Jakob ser till att abonnemang tecknas. 16. Övriga frågor a. Klirr i kåsan Styrelsen beslutar att kåren skänker 1000 kronor till Viksjös insamling Klirr i kåsan för att de ska kunna bygga en ny scoutlokal som ersättning för deras nerbrunna. Rikard ser till att detta betalas. b. Bellmanstafetten Fem medlemmar från kåren sprang Bellmanstafetten 20 augusti. Med vägledning från tidigare styrelsebeslut beslutas att kåren står för halva deltagaravgiften.
Sida 4 av 5 c. Mailsvar Styrelsen beslutar att Jakob Maleus Cederäng ansvarar för att mail till styrelsen samt kårens info-mail besvaras. d. Ängsjölyftet Styrelsen beslutar att kåren siktar på att delta på Ängsjölyftet under två dagar i vår. Torbjörn Persson ber Johan Hård informera kommunen om detta. e. Bygdegården Berndt Lehnert vill ha återkoppling kring förslaget på hur mycket det ska kosta för kåren att låna Ulvsättra bygdegård och loge. Styrelsen vidarebefordrar vad som sades på ledarmötet 26 september: Bygdegården hörde av sig (via Berndt). De vill ha betalt för när vi använder logen. De föreslår 200 kr per gång vi är i logen och 200 kr per gång i bygdegården. Vi lämnar åt styrelsen att ta beslut, men vi föreslår hellre en fast årlig avgift än en avgift per gång. Om det ska vara en avgift per gång så föreslår vi 100 kr för logen och 200 kr för bygdegården. f. Budgeten Oskar Birkne skickar ut den budget som beslutades på kårstämman. g. Kontaktlista Rikard tycker att en kontaktlista till alla kårens vuxna skulle sitta som en fläskläpp. Oskar Birkne skickar ut utdrag ur medlemsregistret Scoutnet. h. Protokoll Rikard behöver underskrivna protokoll. Torbjörn Persson ansvarar för att detta fixas senast på måndag. i. Stadgar Oskar Birkne skickar ut kårens stadgar för allas kännedom. j. Postbox Torbjörn Persson jagar vidare angående att få ordning på kårens postbox. Det behövs en firmatecknare för att teckna ny postbox. 17. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte hålls tisdagen den 16 december kl 19:00 hemma hos Torbjörn Persson. 18. Mötet avslutas Ordförande Jakob Maleus Cederäng förklarar mötet avslutat. Dag som ovan Justeras. Oskar Birkne Mötessekreterare... Jakob Maleus Cederäng Mötesordförande
Sida 5 av 5 Justeras. Rikard Nilsson Justerare